Центральный вопрос документоведения изучение. Структура документоведения
Государственное образовательное учреждение
Высшего профессионального образования
Ульяновский государственный университет
Факультет культуры и искусства
И.А. Кутейников
Документоведение
Учебное пособие
Конспект лекций для подготовки к экзаменам
Для студентов факультета культуры и искусства
Направление бакалавриата 034700 «Документоведение и архивоведение»
Профиль «Документоведение и ДОУ»
Ульяновск
Тема 1. Документоведение как наука
1. Предмет и объект документоведения
3. История документоведения
1. С древних времен люди стали понимать, что составление документов, их движение, хранение подчиняется определенным закономерностям и правилам.
Например, создание документа проходит по следующему регламенту:
Сбор необходимой информации для составления документа;
Составление и оформление документа;
Согласование его с заинтересованными лицами;
Подписание документа;
Введение документа в документооборот.
В работе с документами также прослеживаются определенные закономерности , например:
Важные документы должны быть зарегистрированы;
Исполнение срочных и важных документов должно контролироваться;
При хранении документов должен быть определенный порядок, позволяющий быстро найти необходимый документ;
Через определенное время часть документов должна передаваться на архивное хранение, другая часть - уничтожаться.
Правила документирования и работы с документами, вначале негласные, разрозненные становились традициями, а затем обязательными, закрепленными в нормативных актах. Так постепенно складывалась теория документоведения.
Документоведение - научная дисциплина, которая изучает в историческом развитии:
Закономерности образования документов;
Способы их создания;
Становление и развитие систем документации, складывающиеся в различных отраслях человеческой деятельности.
Предметом изучения курса документоведения являются :
Документы;
Способы документирования.
Объектами изучения документоведения являются :
Функции, свойства и структура документов;
Закономерности создания документов;
Способы документирования;
Создание систем документации;
Принципы организации документооборота;
Пути совершенствования документационных процессов в обществе.
Документоведение связано с теорией информации, лингвистикой, историей, правом, архивоведением, информатикой и другими науками.
Актуальной задачей документоведения является теоретическое обоснование и определение направлений совершенствования современных документационных процессов.
2. Документирование - неотъемлемая черта современного этапа развития цивилизации. Документы и документная информация лежат в основе большинства управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивая юридическую силу и тем самым способствуя их исполнению. Знание документоведения и владение делопроизводством стало важным для большинства офисных работников. Обучение студентов по направлению бакалавриата «Документоведение и архивоведение» профиля «Документоведение и документационное обеспечение управления» необходимо для подготовки :
Менеджеров различного уровня;
Специалистов в сфере финансов и бухгалтерского учета;
Юристов;
Специалистов по работе с персоналом;
Специалистов других областей, работающих с документами.
Главная задача курса заключается в том, чтобы изучить :
Теоретические основы документоведения;
Современные требования, предъявляемые к составлению и оформлению документов, организации их движения, учета и хранения.
В результате изучения дисциплины "Документоведение и документационное обеспечение управления" специалист должен знать :
Способы документирования;
Свойства и функции документа;
Структуру и формуляр современного документа;
Основной состав документов предприятия;
Законодательные и нормативно-методические материалы по документированию и организации работы с документами;
Системы документации;
Правила составления и оформления документов;
Организацию работы с документами;
Правила систематизации документов предприятия;
Правила составления номенклатуры дел;
Правила проведения экспертизы ценности документов;
Особенности работы с конфиденциальными документами;
Состав, структуру и функции службы документационного обеспечения управления;
Системы электронного документооборота;
Основы создания архива организации.
При этом специалист должен уметь :
Разрабатывать основные бланки и шаблоны документов предприятия;
Составлять документы по различным управленческим ситуациям;
Строить рациональную схему делопроизводства предприятия;
Организовывать контроль за сроками исполнения документов;
Самостоятельно проводить систематизацию документов и формирование дел;
Составлять номенклатуру дел организации;
Определять сроки хранения документов;
Работать с конфиденциальными документами;
Готовить дела к передаче на архивное хранение.
3. Документоведение в России возникло в XVI-XV1I веках. Появились первые устойчивые формы документов. Связано это было :
С развитием торговых отношений;
С развитием правовых отношений;
С развитием международных связей.
В начале XVIII века рост документов привел :
К созданию унифицированных форм документов;
К составлению правил документирования;
К закреплению правил составления документов законодательными актами государства.
В XVIH-XIX веках устанавливаются :
Правовые основы документирования;
Основы классификации документов (деление их на внутренние и внешние).
В первой половине XX века :
Создаются унифицированные системы документации;
Вводятся понятия - научная, историческая и правовая ценность документов.
В 1943 г. преподавателем Московского государственного историко-архивного института профессором КГ. Митяевым вводится термин «документоведение» и разрабатывается самостоятельный научный курс.
К концу 1950-х - началу 1960-х гг. в связи с научно-технической революцией в стране :
Увеличиваются объемы информации;
Резко возрастает количество документов;
Возникает необходимость в научных исследованиях в области документоведения;
Возникает необходимость в подготовке специалистов в этой области.
Все это послужило дальнейшим толчком к развитию документоведения как научной и учебной дисциплины. В 1960-х гг .:
Разрабатывается и внедряется Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД);
Создается Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (1966 г.);
Появляются первые специальные научные работы, посвященные объекту документоведения и его задачам.
В 1990-е гг. вводится термин "документационное обеспечение управления" и "информационно-документационное обеспечение управления". Появление этих терминов связано с внедрением компьютерных технологий в работу с документами. Конец XX века - начало XXI века характеризуется :
Использованием наряду с традиционными документами электронных документов;
Разработкой концепций электронного делопроизводства и документооборота.
Документоведение относится к числу наук об обществе, поэтому свои задачи оно решает совместно с другими гуманитарными науками, как фундаментальными, так и прикладными. Это взаимодействие проявляется в различных формах и происходит на разных уровнях, прежде всего на уровне объекта и предмета исследования, понятийного аппарата, методов исследования. Можно сказать, что документоведение интегрировано в сложившуюся к настоящему времени систему социально-коммуникационных наук, занимая в ней свою, вполне определенную нишу.
Многие проблемы документоведческого характера в той или иной степени исследуются такими фундаментальными общественными науками, как философия, история, социальная психология, социология, культурология, теория информации, лингвистика, семиотика.
Самым тесным образом документоведение связано с исторической наукой. Фактически любая наука опирается на исторический метод познания. Документоведение в этом отношении не является исключением. Более того, объект его исследования обязательно подвергается анализу в исторической ретроспективе, в динамике, позволяющей проследить этапы, закономерности, тенденции развития, взаимосвязи документов во всем их многообразии. Происхождение и функционирование документов и систем документации, складывание комплексов документов невозможно понять без знания социально-экономической, политической истории, истории культуры и т. д., т. е. без изучения исторического аспекта.
С другой стороны, сам документ, причем не только с точки зрения его содержания, но также и формы, характеризуется относительной самостоятельностью, наличием собственных закономерностей функционирования, которые, в свою очередь, оказывают определенное воздействие на те или иные стороны общественного развития. Поэтому изучение прошлого предполагает знание генезиса документов, документных форм, особенностей документной коммуникации и т. д.
Документоведение объективно способствует формированию Источниковой базы исторических исследований. Одна из важнейших отраслей исторической науки - источниковедение , исследующее теорию, методику и технику исторических источников - одновременно может быть отнесена к научным дисциплинам документоведческого цикла. На основании близости к истории и источниковедению некоторые авторы ошибочно предлагают отнести документоведение к классу исторических наук и даже включают его в состав так называемых вспомогательных и специальных исторических дисциплин, которые рассматриваются как субдисциплины источниковедения. При этом источниковеды исходят из узкого понимания объекта и предмета документове- дения, неоправданно ставя знак равенства между документове- дением и делопроизводством. Одновременно следует заметить, что в последнее время обнаружилась тенденция к тому, чтобы источниковедение как таковое вывести за рамки исключительно исторической науки и рассматривать как интегрирующую дисциплину в системе гуманитарных наук, как элемент исторической антропологии, этнологии, социологии, т. е. всего гуманитарного знания.
Кроме того, важнейшим и принципиальным отличием документоведения от исторической науки является ограничение последней кругом изучаемых проблем, связанных исключительно с прошлым человеческого общества (история - это моделирование прошлого), тогда как для документоведения в первую очередь важна оперативная, а также перспективная (прогностическая) среда бытования документа.
На примере соотношения документоведения и истории видно, насколько сложным является определение его места в системе наук. Принципиальное значение в решении этой проблемы имеет, прежде всего, сам подход к объекту и предмету документоведения. Новейшие научные изыскания позволяют говорить о том, что до- кументоведение, изучающее в целом теорию и историю документа и документной коммуникации, может выступать теоретической основой, фундаментом для всех научных дисциплин, объектом которых предстает документ. В этом качестве в состав документоведения могут быть включены практически все дисциплины документационно-коммуникационного цикла.
Вместе с тем даже в рамках этого подхода (остающегося, впрочем, по-прежнему дискуссионным) следует иметь в виду, что каждая из дисциплин документационно-коммуникационного цикла обладает определенной самостоятельностью, решая те или иные более узкие, прикладные задачи. К числу относительно самостоятельных специальных документоведческих дисциплин относят архивоведение, библиографоведение, музееведение, рекламное дело, палеографию и некоторые другие. Кроме специальных, выделяют также частнонаучные документоведческие дисциплины - книговедение, патентоведение, картоведение и другие, изучающие отдельные виды и разновидности документов 1 . В свою очередь, специальные и частные документоведческие дисциплины также могут вбирать ряд других прикладных дисциплин и направлений. К примеру, в состав книговедения включают теорию и практику редактирования, художественное конструирование книги, библиополистику и другие; в архивоведении выделяют теорию и методику архивоведения, историю
1 Кушнаренко Н. Н. Документоведение: учебник. Киев, 2006. С. 153-155.
и организацию архивного дела, архивное право, архивоведческое терминоведение, архивный менеджмент и др.
В результате можно сказать, что общее, специальное и частное документоведение соотносятся между собой как ствол, ветви и листья одного громадного, могучего дерева - науки о документе, которую и представляет документоведение в целом. В свою очередь весь этот огромный живой, непрерывно развивающийся научный организм питается от корней, уходящих глубоко в толщу человеческого общества, социума.
Рассмотрим эту диалектическую научную взаимосвязь на примере нескольких дисциплин документационно-коммуникационного цикла. Одной из наиболее значимых среди них является архивоведение. Оно решает важнейшую документовед- ческую задачу - формирование эффективной и комфортной информационной среды в обществе, разрабатывает способы организации, хранения, поиска ретроспективной документированной информации. Одновременно архивоведение занимается изучением информационной ценности документа как исторического источника.
Традиционно менее очевидной представляется связь докумен- товедения с книговедением. Включение последнего в число доку- ментоведческих субдисциплин встречает возражения со стороны приверженцев административного документоведения. Между тем книга исторически и логически по своей информационной, социальной сущности и основным функциям, по характеру материального носителя, способу передачи информации также является документом, хотя и обладающим, безусловно, значительной спецификой. С развитием компьютерных технологий, с возможностью представления книги в электронном формате, с появлением электронных библиотек произошло дальнейшее расширение самого понятия «книга», а следовательно, и изучающей ее научной дисциплины. В связи с этим некоторые ученые стали впадать в другую крайность, предлагая едва ли не замещать документоведение книговедением. Так, французский библиолог Р. Эстиваль рассматривает книговедение как обобщающую науку о письменной коммуникации. Вслед за ним отечественный ученый А. А. Гречихин предложил формировать книговедение как науку о знаковом общении (информационной деятельности).
Все большее сближение книговедения с документоведением на основе признания единого для них теоретического фундамента - общего документоведения - повлекло за собой также и трансформацию библиографии - отрасли, занимающейся учетом печатной и рукописной продукции и информацией о ней. Библиография постепенно превращается в документографию.
Со временем уходит в прошлое и стремление рассматривать документоведение лишь в качестве прикладной научной дисциплины, относящейся к циклу наук об управлении. Вместе с тем остаются традиционно прочными взаимосвязь и взаимодействие между документоведением и теорией управления, менеджментом, поскольку в документах находят непосредственное отражение и функции управления, и его организация. В этой связи В. С. Мингалевым в рамках традиционного представления о предмете документоведения был даже сформулирован «наиболее общий закон документоведения», суть которого заключается в соответствии содержания документации функциям управления.
В свою очередь, научно обоснованная, рациональная организация работы с документами способствует совершенствованию управленческой деятельности, повышению ее эффективности, поскольку практически все работники управленческого аппарата в той или иной степени заняты работой с документами, затрачивая порой на эти цели, по некоторым данным, до двух третей рабочего времени.
Появление и успешное развитие в последние годы новой научной дисциплины - информационного менеджмента - еще сильнее сблизило исследование управленческих и документоведческих проблем, поскольку большая часть информации фиксируется в документах. Более того, некоторые авторы считают перспективным объединение служб документационного обеспечения управления и информационного менеджмента.
Документоведение испытывает также влияние таких прикладных управленческих дисциплин, как социология управления, психология управления и делового общения.
Документоведение взаимосвязано с правоведением, прежде всего с такими его отраслями, как конституционное, гражданское, административное, трудовое, информационное право, с криминалистикой как прикладной юридической наукой. В доку- ментоведении широко используются достижения правовой науки: придание юридической силы документам, правовые способы их введения в действие, классификация правовых актов и другие. В современном законодательстве документация дифференцируется по видам, значимости, выделяются отдельные системы документов. Одним из объектов документоведения является система организационно-правовой документации. В свою очередь, юристы в своей повседневной деятельности не могут обойтись без знания основ документоведения, организации и технологии документационного обеспечения управления, судебного и т. п. делопроизводства. Криминалисты исследуют природу документов, приемы, способы преднамеренного искажения документированной информации и т. п. с целью раскрытия и расследования служебных подлогов.
Нельзя не сказать и о связи документоведения с экономическими науками. Оптимизация деятельности служб документационного обеспечения управления невозможна без определения их экономической эффективности, без всестороннего анализа использования финансовых и материальных ресурсов, необходимых для создания и обработки документов, без составления соответствующих методик, нормативов трудозатрат и т. д. В число систем документации, изучаемых документоведением, входят и такие специальные системы, непосредственно отражающие экономическую сферу жизни и деятельности общества, как бухгалтерская, отчетно-статистическая, технико-экономическая, внешнеторговая, банковская, финансовая.
В документоведении достаточно широко используются достижения прикладной лингвистики, в частности, с целью унификации текстов официальных документов, стандартизации языковых единиц, а также в процессе редактирования документов.
Стремительное наращивание информационных ресурсов, бурное развитие компьютерных технологий и активное теоретическое осмысление информационных процессов во второй половине XX столетия оказали огромное влияние на характер и содержание документоведческих исследований, привели к встраиванию документоведения в цикл социально-коммуникационных наук. В результате документоведение оказалось самым тесным образом связано с такими сравнительно молодыми, но быстро развивающимися научными дисциплинами, как социальная информатика, вычислительная техника и программирование, информационная безопасность и защита информации и другие. Совместно с ними документоведение получило возможность эффективно решать на современном уровне теоретические и прикладные задачи, связанные с производством, передачей, поиском, хранением документированной информации.
Тенденция к интеграции отдельных научных дисциплин до- кументоведческого цикла, с одной стороны, и информационных наук - с другой, характерна в целом для мирового развития. В частности, в США произошло фактически слияние библиотечной и информационной науки в единую «Librarian and Information Science (LIS)».
Для решения некоторых своих проблем документоведение широко использует достижения в области технических и естественных наук, таких как химия, биология, физика и других, поскольку документ является одновременно и материальным объектом, носителем информации, обладающим вполне определенными физическими свойствами. Кроме того, создание, поиск, хранение документов, равно как и многие другие виды документационной деятельности связаны с использованием различных средств документирования и передачи информации, включая сложную современную оргтехнику.
Введение 3
1. Становление и развитие документоведения 5
2. Место документоведения в системе наук 11
3. История в документоведении 18
Литература 22
Введение
Последняя треть 20-го столетия ознаменовалась переходом целого ряда стран к постиндустриальному, информационному обществу, в условиях которого основная масса работающих занята в сфере информационной деятельности, а главным продуктом производства и товаром является информация. В настоящее время информация стала важнейшим ресурсом общества и приобрела стратегическое значение.
Глобализация мировых процессов, с одной стороны, и глубокие социально-политические и экономические преобразования, развернувшиеся в 1990-е годы, - с другой, создали предпосылки для быстрого вхождения России в мировое информационное пространство. В наступившем столетии будущее нашей страны во многом будет зависеть от того, насколько энергично и эффективно она станет двигаться в этом направлении.
Информационные процессы активно воздействуют на все стороны человеческой жизни. Использование новейших информационных технологий многократно усиливает это влияние. Чтобы реализовать свои потенциальные возможности, достичь профессиональных успехов, стать гармонично развитой личностью, современный человек должен обладать достаточно высоким уровнем информационной культуры. Между тем большая часть информации фиксируется на материальных носителях, содержится в разнообразных документах. Таким образом, знание информационно-документационных процессов, основ работы с документами является неотъемлемой частью информационной культуры человека.
Особенно велика роль информации в процессе управления – на всех его уровнях и во всех сферах: политической, экономической, научной, культурной и т.д. Собственно, без информации невозможно и само управление, зародившееся около 7 тысячелетий назад. Документирование информации, её поиск, обработка, хранение, передача требуют значительных финансовых, материальных, трудовых ресурсов и времени. Поэтому организация эффективной работы с документами, совершенствование всех информационно-документационных процессов как в масштабе общества в целом, так и на уровне отдельных предприятий, организаций, учреждений является важнейшим направлением управленческой деятельности. В свою очередь, для квалифицированной работы с документированной информацией требуется значительное число профессионально подготовленных специалистов. Совершенно не случайно к 2000 году более чем в 30 вузах Российской Федерации развернулась подготовка кадров высшей квалификации – документоведов.
1. Становление и развитие документоведения
Зарождение документоведения в России было связано с так называемым “практическим” документоведением, т.е. с созданием правил работы с документами и требований к самим документам на практике, в делопроизводственном процессе, в прикладной сфере. Практическое документоведение возникло с появлением палеографии (науки о развитии письменности, о древних рукописях) и дипломатики (науки, изучающей форму и содержание правовых актов), т.е. ещё в 16-17 столетиях. Уже тогда в России появились унифицированные документные формы, складывавшиеся из отдельных частных случаев, которые обобщались в канцеляриях и затем официально закреплялись. Делопроизводственная практика и в дальнейшем оказывала постоянное и существенное влияние на процесс становления науки о документах.
Однако уже с начала 18 века стали закладываться правовые основы документирования, прежде всего в сфере государственного управления. Многие формы документов были закреплены законодательными актами. В 19 веке эта работа была продолжена. Причём в середине столетия появились первые попытки теоретического осмысления документационных процессов в российском обществе. Они были предприняты в работах Н.Варадинова и В.Вельдбрехта, которые систематизировали документацию, распределили её по группам и на основании законодательных актов предложили правила составления документов. В этих работах, помимо образцов документов, содержалась и теоретическая часть.
Н.В.Варадинов, в частности, разделял делопроизводство на 1) теоретическое и 2) практическое. Он впервые ввёл в оборот и сам термин “теоретическое делопроизводство”. В теоретическом значении, по его мнению, делопроизводство представляет собой “науку, излагающую правила составления деловых бумаг, актов и самих дел”, а также изучающую “наружные” и “внутренние свойства” деловых бумаг. Практическое же делопроизводство – это “общий порядок производства дел в присутственных местах по данным законами формам и по установившимся образцам деловых бумаг”.
Однако в последующие десятилетия, вплоть до революции 1917 г., документоведческие исследования не получили сколько-нибудь серьёзного продолжения, за исключением, пожалуй, работ инженера-путейца И.И.Рихтера, увидевших свет в начале 20-го столетия. В них содержались отдельные теоретические обобщения и определения ряда понятий. Кроме того, автор предпринял небезуспешную попытку классификации “делопроизводства и делохранения казённых железных дорог”.
Приход к власти большевиков сопровождался дальнейшим развитием практического документоведения в направлении унификации документов, начиная от отдельных документных форм и заканчивая созданием унифицированных систем документации. Однако с самого начала в литературе по делопроизводству поднимались и некоторые теоретические вопросы (в частности, в книгах П.В.Верховского, С.Н.Голубова, Н.В.Русинова).
Определённое отражение документоведческие проблемы нашли в 1920-е годы и в исследованиях в области управления. Тогда в Советском Союзе была создана целая система научно-исследовательских, хозрасчётных, ведомственных и общественных организаций, занимавшихся вопросами научной организации управления. Сложилось несколько самостоятельных школ управленческой мысли: школа А.К.Гастева (Центральный институт труда), направление П.М.Керженцева, школа Е.Ф.Розмирович (Институт техники управления при Наркомате Рабоче-Крестьянской инспекции СССР). Вопросами научной организации труда и совершенствованием делопроизводства занимался также ряд других организаций.
Пожалуй, наиболее плодотворно эта работа велась в Институте техники управления. Его сотрудники “решали крупные теоретические проблемы делопроизводства: терминологические, организационно-технологические, унификации и стандартизации документов, классификации документов, связи делопроизводства и архивного дела”. Здесь был подготовлен и в 1931 г. издан проект “Общих правил документации и документооборота”, в котором обобщались теоретические исследования и практический опыт отечественных и зарубежных учёных.
К этому времени на Западе также достаточно отчётливо была осознана необходимость серьёзного изучения круга проблем, связанных с функционированием документов. Так, бельгийский учёный Поль Отле писал тогда в одной из своих работ: “Хаос книг и документов требует в наши дни науку, которая смогла бы предупредить возможное зло в вопросах документации, которая не упорядочена, дублируется и весьма противоречива”.
Однако крутой поворот, произошедший в СССР на рубеже 1920-х – 1930-х годов, привёл к существенным изменениям во всех сферах жизни советского общества. Он сопровождался массовыми политическими репрессиями, которые тяжёлым катком прошлись по научным и управленческим кадрам. Исследования в области документоведения были свёрнуты. Исключениями стали отдельные направления, которые были ориентированы либо на выполнение социального заказа тоталитарной власти (совершенствование системы учёта советских граждан, введение паспортной системы), либо проводились в рамках некоторых крупных ведомств (рационализация бухгалтерской, кадровой документации и т.п.).
Вместе с тем в период сталинизма создавались определённые предпосылки для развития документоведения в будущем. Дело в том, что в начале 1930-х гг. в Москве был открыт государственный историко-архивный институт (МГИАИ), призванный готовить специалистов высшей квалификации для работы в государственных архивах, а затем и работников государственного делопроизводства. В МГИАИ началось преподавание учебного курса “Общее делопроизводство” первоначально в рамках учебной дисциплины “Теория и практика архивного дела”, а с 1942 г. был введён самостоятельный курс “История и организация делопроизводства в СССР”. В 1943 г. впервые появился и сам термин документоведение.
Изучение документоведческих проблем в учебных курсах стимулировало научные разработки в этой области. Переломными стали 1960-е годы, когда документоведение становится самостоятельной научной дисциплиной. В 1969 г. оно было внесено в номенклатуру специальностей научных работников.
Внимание к теоретическим проблемам документоведения особенно усилилось в связи с разработкой и внедрением Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), а также в процессе создания информационной базы автоматизированной системы управления (АСУ). Для этих целей в 1966 г. был создан Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). Именно в те годы появились первые специальные теоретические работы, посвящённые выяснению объекта документоведения и его задач.
Начиная с 1960-х годов, в нашей стране определились два основных центра, активно и эффективно ведущих научные исследования в области документоведения – это МГИАИ, где в 1964 г. был создан факультет государственного делопроизводства, и ВНИИДАД.
Не последнюю роль в интенсификации научных документоведческих исследований сыграл своеобразный “взрыв документальной активности общества” в 1960-е – 1970-е годы. Число копий документов во всём мире перевалило тогда за 1 трлн в год, а в центральных ведомствах СССР годовой документооборот (с учётом размножения) вышел за пределы 1 млн штук8. К тому времени обнаружилось, что сугубо делопроизводственный подход в организации и проведении документоведческих исследований во многом себя исчерпал, вследствие своей ограниченности. В рамках этого подхода изучались преимущественно документы текущего делопроизводства, равно как и процессы, происходившие с уже составленными документами.
Рыбаков Андрей Евгеньевич
(конспект лекций для студентов I курса исторического факультета Белорусского государственного университета)
РАЗДЕЛ 1. НАЗНАЧЕНИЕ КУРСА, ИСТОЧНИКИ И ЛИТЕРАТУРА
Тема 1.1. ПРЕДМЕТ, СОДЕРЖАНИЕ, ЗАДАЧИ КУРСА И МЕТОДЫ ЕГО ИЗУЧЕНИЯ
Документоведение – это наука, изучающая документ и системы документации в их историческом развитии, теоретические и практические проблемы создания документированной информации учреждений любой организационно-правовой формы.
Документоведение относится к разряду молодых наук, она еще окончательно не сформировалась как научная дисциплина, обобщающая совокупность знаний о документе. Эта наука возникла не сразу, прошла в своем развитии несколько этапов.
Исторически первой в этом ряду стоит документационная наука, возникшая в конце XIX в. и получившая международное признание в первой половине ХХ в. Под этим названием развивалась наука, предметом которой была документационная деятельность, включающая процессы сбора, систематизации, хранения, поиска и распространения документов во всех сферах жизни.
История документационной науки оказалась короткой. В середине ХХ в. (50-60 гг.) процессы коммуникации начинают рассматриваться не только в ракурсе одного из их средств – документа, но и более широко – как информационные. Понятие «документ» уступает место понятию «информация», поскольку первое является производным от второго. Первоначальные представления о предмете документационной науки были модернизированы и приобрели информационное и кибернетическое содержание.
С начала 60-ых гг. начинают развиваться научные направления под названием документалистика и документоведение.
Документалистика – кибернетическая дисциплина, изучающая динамику и структуру информационных потоков и массивов. Документалистика рассматривается как прикладная отрасль кибернетики, занимающаяся оптимизацией управления документными системами всех типов – от изобразительного искусства до канцелярского делопроизводства. В отличие от документоведения, документалистика рассматривает документ как любую фиксированную информацию.
Вплоть до середины 80-ых гг. документалистика наряду с информатикой считались обобщающими науками о документе. Однако документалистика не отражает всего диапазона исследований документа, проблем его производства, распространения и использования и не может быть обобщающей наукой о документе. Информатика занимается исследованием методов и средств сбора и переработки, хранения, поиска и распространения научной информации. Информатика изучает и документную, и недокументную информацию. Вне ее поля зрения находится документ в его материальной ипостаси, условия производства, хранения, организации работы с документами. Поэтому, как и документалистику использовать информатику в качестве обобщающей науки о документе достаточно сложно.
В это время документоведение развивается как научное направление, в задачи которого входит изучение в историческом аспекте развития способов, отдельных актов и систем документирования явлений объективной действительности и его результата – создания документов, их комплексов, систем.
Позднее под документоведением стали понимать науку о правилах оформления административных документов и ведения документационного хозяйства. Документоведение отождествляют с делопроизводством и рассматривают как раздел архивоведения. Такая узкая трактовка сохранилась в некоторой степени и до наших дней.
Важнейшей задачей документоведения на современном этапе является теоретическое обоснование процессов документационного обеспечения аппарата управления. В определенном смысле содержание понятия «документоведение» можно трактовать как теорию делопроизводства. Сама же организация документных работ: прием, распределение, регистрация документов, контроль исполнения, справочная работа, практические вопросы классификации документов, порядок проведения экспертизы ценности документов, их хранение и использование – предмет делопроизводства.
В практическом преломлении знания в области документоведения необходимы для глубокого и всестороннего овладения делопроизводством, организацией управленческого труда в учреждениях. Не зная основных теоретических положений, заложенных в документоведении, нельзя правильно решать вопросы подготовки, обработки документов, классификации и использования документной информации. Большое значение документоведение имеет при разработке информационной базы АСУ. Теоретические проблемы, исследуемые в документоведении, помогают рационально организовать документационное обслуживание работы аппарата управления.
Объектом документоведения как науки является комплексное изучение документа как системного объекта, специально созданного для хранения и распространения (передачи) информации в пространстве и времени. Документ создается в ходе документно-коммуникационной деятельности, поэтому объектом науки являются все виды этой деятельности – создание, производство, хранение, распространение и использование документов, создание систем документации.
Предметомдокументоведения является создание научного знания о документе в единстве его информационной и материальной составляющих, о закономерностях создания и функционирования документов в обществе.
К общенаучным методам исследований документоведческих проблем относятся: системный, функциональный, моделирования, формализации, экономико-математические.
В документоведении получили распространение такие частные методы, как описание, анализ, сопоставление, классификация, обобщение, измерение и вычисление и др.
К специальным методам, которые применяются в конкретных науках, в документоведении относятся: методы унификации и стандартизации документов, минимизации путей и процедур документооборота, однократности в делопроизводственных операциях и документировании, выявления и отбора документов, экспертизы ценности документов и др.
Как научная дисциплина документоведение тесно связано с архивоведением, документалистикой, информатикой, источниковедением, лингвистикой, теорией управления, правовыми дисциплинами.
Документоведение использует опыт исследования документа, накопленный источниковедением, дипломатикой, археографией, и, в свою очередь, оказывает влияние на развитие этих наук. На развитие документоведения в значительной мере оказывает влияние теория управления, так как в документах отражаются функции управления.
Документоведение связано с юридическими дисциплинами, особенно в области разработки правовых актов управления.
Основные термины и определения, используемые в документоведении:
Документированная информация (документ) – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (Закон Республики Беларусь «Об информатизации»)
Документ – материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве (ГОСТ 16483-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).
Информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.
Делопроизводство, документационное обеспечение управления (ДОУ) – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
Документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам (создание документов).
Документация – совокупность документов по определенному вопросу.
Система документации – совокупность взаимоувязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности.
Унифицированная система документации (УСД) – система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
Организационно-распорядительная документация – подсистема управленческой документации, обеспечивающая организационную функцию аппарата управления.
Распорядительная документация – совокупность распорядительных документов, издаваемых коллегиальными органами управления, а также руководителями государственных и негосударственных организаций в целях реализации возложенных на них функций.
Система документирования – совокупность норм, правил, средств и способов создания документов.
Аппарат управления – 1. Система органов государственного управления, совокупность учреждений и организаций, обеспечивающих управления в какой-либо сфере или области деятельности; 2. Совокупность работников (руководителей, специалистов, технических исполнителей) какого-либо учреждения или организации, выполняющих работы по управлению.
Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
Архив– 1.Совокупность архивных документов; 2. Организация или структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение документов с целью использования (ретроспективной) информации.
Тема 1.2. ИСТОЧНИКИ И ЛИТЕРАТУРА
Источники:
Законодательные акты, нормативные документы XVI-XX вв. (Статуты Великого княжества Литовского 1529,1566,1588 гг. и др., Общее учреждение министерств 1811 г. и др.).
Письмовники. Руководства по делопроизводству.
Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций и предприятий СССР (1963 год).
Единая государственная система делопроизводства (1974).
Единая государственная система документационного обеспечения управления (1991).
Конституция Республики Беларусь.
Гражданский кодекс Республики Беларусь.
Трудовой кодекс Республики Беларусь.
Закон Республики Беларусь «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь».
Закон Республики Беларусь «Об информатизации».
Закон Республики Беларусь «О нормативных правовых актах Республики Беларусь».
Закон Республики Беларусь «Об электронном документе».
Закон Республики Беларусь «О техническом нормировании и стандартизации».
Указ Президента Республики Беларусь от 28 июня 2000 г. № 357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь».
Указ Президента Республики Беларусь от 20 сентября 1996 г. № 373 «Об утверждении Положения о Национальном архивном фонде Республики Беларусь и сети государственных архивных учреждений» (с изменениями и дополнениями, внесенными Указом Президента Республики Беларусь от 4 октября 2002 г. № 513).
Положение о порядке подготовки проектов нормативных правовых актов (утверждено Указом Президента Республики Беларусь от 11 августа 2003 г. № 359 «О мерах по совершенствованию нормотворческой деятельности»).
Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 25 февраля 1993 г. № 100 «О перечнях документов, на которых ставится печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь».
Положение о порядке изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей с изображением Государственного герба Республики Беларусь (утверждено постановлением Кабинета Министров Республики Беларусь от 7 августа 1995 г. № 424, с изменениями и дополнениями от 8 октября 2002 г. № 1392, от 12 марта 2004 г. № 267).
Положение о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь (утверждено постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31 июля 2000 г. № 1172).
Примерная инструкция по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь (утверждена приказом председателя Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23 мая 1995 г. № 13).
Инструкция по оформлению документов с использованием компьютерных технологий в республиканских органах государственного управления и иных государственных организациях, подчиненных Правительству Республики Беларусь (утверждено постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 24 июля 2003 г. № 27).
Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (утвержден начальником Главного архивного управления при Совете Министров СССР 15 августа 1988 г.).
Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения (утвержден постановлением Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 6 августа 2001 г. № 38, с изменениями и дополнениями от 28 апреля 2004 г. № 4).
Государственный стандарт Республики Беларусь (СТБ) 6.10.1-95 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Основные положения».
Государственный стандарт Республики Беларусь (СТБ) 1221-2000 «Документы электронные. Правила выполнения, обращения и хранения».
Государственный стандарт СССР (ГОСТ) 16487-70 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
Государственный стандарт СССР (ГОСТ) 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
Государственный стандарт СССР (ГОСТ) 6.10.2-75 «Унифицированные системы документации. Термины и определения».
Общегосударственный классификатор Республики Беларусь (ОКРБ) 010-95 «Унифицированные документы».
Методические указания по практическому применению СТБ 6.38-95 (утверждены приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 03.04.1996 № 14).
Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД): унифицированные формы, методические материалы по применению классификатора унифицированных форм (утверждена Председателем Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь 28 декабря 1999 г.).
Литература:
Альбом форм организационно-распорядительных документов / Авт.-разраб. Э.Н.Давыдова, П.А.Левчик, А.Е.Рыбаков, А.С.Терехов. – Мн., БелНИИДАД, 2002.
Давыдова Э.Н., Рыбаков А.Е. Делопроизводство: Учебн. и практ. Руководство. Мн., ТетраСистемс, 1998.
Давыдова Э.Н., Рыбаков А.Е. История и организация делопроизводства в Беларуси. Мн., ТетраСистемс, 1999.
Делопроизводство и документоведение: Краткий словарь современной терминологии / Авт-разраб.: С.В.Жумарь и др. Мн., БелНИИДАД, 2001.
Илюшенко М.П. К вопросу о функциях документов // Советские архивы. 1973. № 5. С. 18-21.
Илюшенко М.П., Кузнецова Т.В. Формуляр документа. М., 1986.
Илюшенко М.П., Кузнецова Т.В., Лившиц З.Я. Документоведение. Документ и системы документации: Учеб. Пособие. М., 1977.
Краткий словарь видов и разновидностей документов / Отв. редактор А.С.Малитиков. М., 1974.
Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере. М., 2000.
Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). М., 2000.
Кушнаренко Н.Н. Документоведение: Учебник. – К., 2000.
Подольская И.А., Санкина Л.В. Методика и практика стандартизации и унификации документов: Учеб. пособие. М., 1987.
Рахманин Л.В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов. М., 1988.
Рыбаков А.Е. Печать: порядок изготовления, использования, хранения // Архивы и делопроизводство. 2003. № 2. С. 18 – 25.
Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Международные стандарты на документацию. Переписка с зарубежными партнерами // Секретарское дело (Российское издание). 1999. № 4. С. 7 – 16.
РАЗДЕЛ 2. ДОКУМЕНТ, ЕГО ФУНКЦИИ И СПОСОБЫ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ
Тема 2.1. ПОНЯТИЯ «ИНФОРМАЦИЯ» И «ДОКУМЕНТ»
Термин «документ» происходит от латинского слова «documentum». Документы появились как дополнительное (к звуковой речи) средство общения людей. Они были вызваны к жизни, прежде всего необходимостью запечатлеть, закрепить и передать то или иное сообщение. Носители, материальные предметы, на которых фиксировалась информация, выполняли в древние времена главным образом функцию свидетельства. Поэтому латинское слово «documentum» означало образец, доказательство, свидетельство.
Этот термин в свою очередь произошел от глагола «docere» – учить, обучать. Корни этого слова уходят в индоевропейский праязык, где оно, по одной из версий, означало жест вытянутых рук, связанный с приемом или получением чего-либо.
На базе этого слова были образованы слова «doceo»– учу, обучаю, «doctor» – ученый, «doctrina» – учение, и наконец, «documentum» – то, что учит, поучительный пример. В этом значении слово документ использовалось Цезарем и Цицероном. Позднее оно приобрело юридическое значение и стало означать «письменное доказательство», «доказательство, почерпнутое из книг, подтверждающих записей, официальных актов». В значении письменного свидетельства слово «документ» употреблялось от средневековья до XIX в.
В русский язык слово «документ» пришло во времена Петра I, как заимствованное из немецкого и польского языков, – в значении «письменное свидетельство». Следовательно, документу придавалось, прежде всего, правовое значение.
В нормативных правовых актах дореволюционной России XIX-XX вв. по организации управления и делопроизводства термин «документ» также почти не употреблялся. В разных законодательных актах документы называются «делами», «бумагами», «актами» («Общее губернское учреждение» 1775 г., «Общее учреждение министерств» 1811 г., «Положение о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве» 1911 г.).
В белорусском языке этот термин также не использовался. В XV-XVII вв. как синоним термина «документ» использовался термин «лист», которым обозначались и законодательные акты, и акты управления государством и его территориями, и распорядительные документы, и частноправовые акты, и переписка и пр. Для обозначения частноправовых актов (купчие, продажные, меновные, «дельчие», «дарчие» и пр.) использовался также термин «запис».
В советское время термин «деловая бумага» как синоним документа употребляется в некоторых законодательных актах, повторяла его и литература 20-30 гг. То же можно сказать и о белорусской делопроизводственной литературе. Так, книга С.Середы, вышедшая в 1926 г., имела название «Дзелавод. Узоры афіцыйных папер, слоўнік тэхнічна-канцэлярскіх выразаў».
Постепенно термин «деловая бумага» заменяется «служебным документом». Так, в постановлениях ЦИК и СНК от 7 июля 1932 г. говорится о правилах хранения «служебных документов». В советское время в нормативных актах, литературе, в практике работы прочно утвердился термин «документ». Сохраняется он и в настоящее время.
В сущестовавших определениях документа подчеркивалась прежде всего его правовая основа. В «толковом словаре русского языка» 1935 г. документом называется: «письменное официальное удостоверение, свидетельствующее о личности предъявителя». Постепенно определение понятия «документ» расширилось. Особо выделяются «служебные» и «счетные документы». Появляется термин «исторические документы». Ими считаются «летописи, хроники, записки и т.п. свидетельствующие о каком-либо историческом событии, лице, эпохе и т.п.».
Таким образом, в определении документа совершенно четко можно выделить три аспекта – правовой, управленческий, исторический. Но поскольку документ является объектом исследования многих научных дисциплин, в определениях его обычно преобладает какой-то один аспект, и хотя информационная природа его очевидна, что нашло отражение в последнем официальном определении документа, само понятие «документ» определяется различным образом, так как за основу берут разные критерии – цель создания, форму, способ воспроизведения информации и т.д.
Например, в правовой науке документы изучаются как средство документирования и доказательства правовых отношений. Историческая наука рассматривает документ как важнейший исторический источник. Специальные исторические дисциплины, изучающие исторические источники, особое внимание уделяют группе письменных источников – документов (понятие «источники» шире, чем понятие «документ». Историческим источником считают отражающие исторический процесс предметы материальной культуры, памятники письменности, идеологии, нравов, обычаев, языка). Архивоведение – история и организация, теория (методика) и практика архивного дел – занимаются главным образом документами в их ретроспективном качестве.
Общие закономерности создания документа, складывания и развития систем документации и систем документирования во всех областях человеческой деятельности изучает научная дисциплина документоведение. Поэтому понятие документа у документоведов носит обобщающий характер, включает все категории документов и в то же время уточняет границы документа.
На международном уровне наиболее общим признано определение документ как записанной информации, которая может быть использована как единица в документационном процессе. Такое определение разработано и утверждено Международной организацией по стандартизации (ИСО) при участии Международной федерации библиотечных ассоциаций, Международной федерации по документации, Международного совета архивов, Международной организации по интеллектуальной собственности. Согласно стандарту ИСО, информация может быть записана любым фиксирования каких-либо сведений, т.е. с помощью не только знаков письма, но и изображения, звука и т.п. Такое определение позволяет причислить к документам все материальные объекты, которые могут быть использованы для передачи информации в обществе (включая экспонаты музеев, архитектурные памятники, образцы пород и т.п.).
В любом случае понятие «документ» тесно связано с понятием «информация», поскольку документ является ее основным носителем.
Слово «информация» происходит от латинского «informatio» – разъяснение, изложение. Оно имеет множество значений, из которых наиболее общее и широкое – «отраженное многообразие».
Закон Республики Беларусь «Об информатизации» дает такое определение информации: сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах.
Обмен информацией является необходимым условием жизни человеческого общества. Информация всегда помогала правильно отражать происходящие события и воздействовать на них. Но лишь с появлением начертательного способа фиксации информации – письма – можно говорить о документе.
Информация может быть недокументной – не зафиксированной на материальном носителе – и документной – закрепленной на нем. Документоведение имеет дело с документной информацией.
Всю информацию, которую можно получить от документа, допустимо называть информацией документа. Условно она может быть разделена на три составные части: а) информация документная, б) на документе и в) о носителе и способе ее закрепления на нем.
Основу любого документа составляет документная информация, т.е. информация, содержащаяся в документе. Для ее хранения и передачи и был создан документ.
Сведения о носителе, способе закрепления сообщения и т.п. – это информация о документе как физическом объекте, физическом теле. Материал носителя является источником вещественной информации для архивистов, книговедов, производителей магнитных лет, специалистов ЭВМ и т.д.
Информация на документе – это автографы, различные пометки авторов или выдающихся личностей на документе, резолюции, подписи, печати, штемпели и т.п., свидетельствующие об особых обстоятельствах бытования документа во времени и пространстве.
В теории информации все многообразие ее форм принято делить на элементарную – информацию, циркулирующую в неживой природе; биологическую – циркулирующую в живой природе; социальную – осмысленную человеческим обществом.
Социальная информация – это способ (форма) передачи знаний, эмоций и волевых воздействий в обществе. Обобщенно социальную информацию можно определить как сведения, предназначенные для передачи в обществе.Именно такая информация, содержащаяся в документе, является объектом изучения документоведения.
Социальная информация – явление сложное, подразделяемое на виды по разным принципам деления. С точки зрения социального назначения информация подразделяется на массовую и специальную.
Массовая информация – социальная, предназначенная для всех членов общества. Информация этого рода доступна любому человеку, поэтому она и называется массовой. Массовая в свою очередь делится на публицистическую, эстетическую, обыденную.
Специальная информация предназначена для отдельных социальных групп, в частности, специалистов. Она делится – на научную, техническую, планово-экономическую, коммерческую и другие виды.
1.Основные понятияПриступая к изучению курса, прежде всего следует ознакомиться с основными профессиональными терминами и определениями, постоянно встречающимися в работе с документами.
Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
Первоначально термин появился в устной речи (предположительно в XVII в.) и означал процесс решения (производства) дела: «дело производить» - решать вопрос, В ходе решения возникала необходимость закрепления результата, например, достигнутой договоренности. Для этого издревле и создавали документы, так как устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так понято. Уже в XVI в. употребляется слово дело как собрание документов, относящихся к какому-либо делу, вопросу. Впервые в этом понятии слово «дело» зафиксировано в документах в 1584 г.
Современное делопроизводство включает:
Обеспечение своевременного и правильного создания документов (документирование);
Организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).
Параллельно с термином «делопроизводство» в последние десятилетия используется термин документационное обеспечение управления (ДОУ). Его появление связано с внедрением в управ- ление компьютерных систем и их организационным, программным и информационным обеспечением для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе. В настоящее время термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» являются синонимами и применяются для обозначения одной и той же деятельности. И тот, и другой термин можно встретить, например, в названиях документов, регламентирующих организацию документационных процессов: «Государственная система документационного обеспечения управления» и «Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации».
Документирование - это процесс создания и оформления документа. Государственный стандарт определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установленным правилам».
Необходимость фиксировать информацию появилась у людей в глубокой древности. До нашего времени дошли «документы» различных эпох, созданные на глиняных табличках, бересте, каменных стелах и т.д. Способы нанесения информации также были разными: рисунок, графика, письмо. В настоящее время в управленческой практике используют главным образом документы, созданные каким-либо способом письма - рукописным, машинописным, типографским, компьютерным, а также с использованием графики, рисунка, фотографии, звука и видеозаписи и на специальном материале (бумаге, кино- и фотопленке, магнитной ленте, диске и др.). Изучением развития способов документирования и носителей информации занимается научная дисциплина - документоведение.
Древнейшей техникой документирования было текстовое рукописное письмо. В конце XIX в. с изобретением пишущей машинки для документирования все больше стали применяться средства механизации труда. В течение XX в. канцелярская пишущая машинка постоянно совершенствовалась за счет появления более совершенных моделей пишущих и организационных автоматов и создания электронных моделей пишущих машинок различного назначения. С внедрением в 1980-е годы в управленческую деятельность персональных компьютеров они стали широко использоваться для создания документов. В настоящее
время практически все компьютеры имеют программное обеспечение, позволяющее автоматизировать процессы составления, корректировки, редактирования, оформления, изготовления и пересылки текстовых документов. Однако внедрение новых ин- формационных технологий не исключает составления документов на бумажной основе и их обязательного оформления в соответствии с установленными правилами.
Документирование в аппарате управления может осуществляться на естественном языке (рукопись, машинопись, телеграмма, телефонограмма, факсограмма, машинограмма) или на искусственных языках с использованием соответствующих носителей (магнитные ленты, диски, лазерные диски, дискеты и др.). На сегодняшний день в управленческой практике преобладающим способом документирования является машинописная или компьютерная печать. Однако ряд документов, таких, например, как заявления, объяснительные записки, создается обычно рукописным способом.
Во многих случаях документирование является обязательным, предписывается законами и актами государственного управления.
Так, Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» (ст. 5) указывает: «Документирование информации является обязательным условием включения ин- формации в информационные ресурсы. Документирование ин- формации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации».
Организация работы с документами - это обеспечение движения документов в annapame управления, их использования в справочных целях и хранения. Термин определяется государственным стандартом как «организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения».
Документооборотом стандарт называет движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
В технологию работы с документами входит:
Прием и первичная обработка документов;
Их предварительное рассмотрение и распределение;
Регистрация документов;
Контроль исполнения документов;
Информационно-справочная работа;
Исполнение документов;
Их отправка;
Систематизация (формирование дел) и текущее хранение документов.
Раскроем некоторые из перечисленных понятий. Так, регистрация означает запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения; контроль исполнения документов - совокупность действия , обеспечивающих их своевременное исполнение; формирование дела - гpynnupoванue исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел (систематизированным перечнем наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленным в установленном порядке) и систематизация документов внутри дела.2
Любое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. Информация тождественна понятиям: «данные», «сведения», «показатели». Законодательно закреплен следующий термин:
«Информация - сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления».з
В каждой области человеческой деятельности информация имеет свою специфику и поэтому она соответственно подразделяется на медицинскую, научную, техническую, технологическую и др. В федеральных органах власти и управления, в учреждениях, организациях и на предприятиях (независимо от направления деятельности и формы собственности) обязательно возникает управленческая информация, которая используется для целей управления каким-либо объектом или структурами. К управленческой информации. предъявляется ряд требований: полнота, оперативность, достоверность, точность, адресности, доступность для восприятия человеком.
Наиболее существенны два требования к управленческой информации: во-первых, она должна быть своевременной и, во- вторых, достаточной для принятия наилучшего решения. Если информация приходит с опозданием, она может дать неверные сведения о проблеме, так как за время, ушедшее на передачу и обработку информации, состояние проблемы может измениться, и управленцы уже не смогут принять участие в ее решении.
Полнота информации выражается ее объемом, который должен быть достаточным для управления и отражать все стороны вопроса. Недостаточная информация, в которой отсутствует ряд фактов, приводит к малообоснованным, неверным или ошибочным управленческим решениям.
В настоящее время объемы информации удваиваются каждые три года. Общество переживает информационный бум. Любая организация, так же как и каждый человек в отдельности, может существовать, только обмениваясь информацией. В нынешних экономических условиях, когда очень быстро меняются и ситуация, и законодательство, предприятия могут выжить только в том случае, если они вовремя узнают, что, где, когда и почем. Другими словами, кто владеет информацией, тот владеет ситуацией.
Носителем информации выступает документ. Организации работы с информацией и документами в экономически развитых странах уделяется большое внимание. Например, в США принят и действует Закон о документе. В нашей стране принят закон «Об информации, информатизации и защите информации», которым установлены правовые нормы создания, сбора, обработки накопления, хранения, поиска, распространения и представления информации.
Создание законодательной основы использования информации является фактом существенного изменения отношения общества к организации информационных ресурсов, осознания того, что информация и документ как ее носитель, пронизывая: все аспекты управления, влияют на функционирование различных структур и в конечном итоге приводят к достижению экономических результатов.
Документы используются в различных областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Так, для юристов документ является прежде всего способом доказательства или свидетельства чего-либо, для историка - историческим источником, кибернетика-документалиста - носителем информации, а специалисты в области управления считают его средством фиксации и передачи управленческих решений.
