Электронный журнал делопроизводство и документооборот на предприятии. Что такое делопроизводство и документооборот? Безбумажный документооборот: быть или не быть

Ищите в материале: актуальные образцы, схемы-памятки от экспертов, готовые маршруты движения документов. Материалы помогут правильно организовать делопроизводство, избежать проблем с руководством и контролирующими органами.

Материалы по теме:

Что такое делопроизводство кратко

Или документационное обеспечение управления (ДОУ) - ряд процессов, которые затрагивают все этапы работы с документами. Под ним нередко понимают документооборот, но эти два понятия отличаются, хоть и находятся в тесной взаимосвязи между собой. Документооборот - это лишь промежуточный этап между созданием бумаг и их архивированием.

Справка: понятие делопроизводства отражено в законах. ДОУ регулирует система стандартов по информации, издательскому делу и библиотечному делу.

9 основных делопроизводственных процессов компании

Скачать все 9 шпаргалок в журнале

Выделяют следующие виды делопроизводства:

• общее - ведение общих документов;
• специальное - работа с конкретными бумагами, например, по личному составу, бухгалтерскими, секретными и т.д.

В государственных компаниях алгоритм работы с документами регламентирует закон. Частные фирмы вправе самостоятельно решать, как вести документооборот и делопроизводство.

3 основных направления делопроизводства

1. Документирование - составление, оформление, согласование, изготовление бумаг;
2. Организация работы с документами - движение, контроль исполнения, хранения и использования;
3. Систематизация - передача документов на хранение, их размещение в сейфах, утилизацию и т.д.

Основные регламенты организации

Составные части делопроизводства едины в организациях любого типа и назначения. При этом не важно, какой способ ведения ДОУ - бумажный или электронный, вы должны учитывать особенности работы с бумагами, уделять внимание деталям.

Задачи и функции делопроизводства

Ведение делопроизводства позволяет организовать налоговый, бухгалтерский, управленческий учет, обеспечить оперативное реагирование на входящие письма, усовершенствовать обратную связь с сотрудниками. От того, насколько грамотно организован документооборот и ДОУ, зависит эффективность и скорость взаимодействия внутренних служб организации. Основы делопроизводства и документооборота должны знать все сотрудники организации, которые так или иначе связаны с подготовкой, передачей, архивированием бумаг.

Работники обязаны выполнять следующие функции:

• разрабатывать, внедрять, вести табель и альбом унифицированных документов;
• разрабатывать и проектировать бланки;
• проводить экспедиционную обработку отправляемых и поступающих бумаг;
• регистрировать исходящие, входящие и внутренние документы;
• контролировать правильность оформления бумаг, передаваемых на подпись руководству;
• регулировать ход исполнения документов;
• составлять тексты;
• разрабатывать номенклатуру дел, обеспечивать их хранение, оперативное использование;
• контролировать работу с бумагами во всех подразделениях;
• участвовать в мероприятиях, направленных на совершенствование методов и форм работы.

Просмотрите нормы делопроизводства, зафиксированные в ГОСТе «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», который сменил ГОСТ Р 6.30-2003. Знание основных правил позволит избежать ошибок в работе. в журнале «Справочник секретаря».

Используйте в работе ГОСТ Р 7.0.97-2016

Скачать ГОСТ по делопроизводству

Общая схема организации делопроизводства и документооборота

Изучите основы делопроизводства, правила составления и ведения бумаг, особенности их движения внутри организации и за ее пределами. Придерживайтесь пунктов Инструкции, утвержденной в компании, в которой прописаны основные нюансы работы с бумагами.

Используйте в работе образец Инструкции с комментариями эксперта

Скачать образец

Общая схема разъяснит правила работы, какие действия выполнять начинающему специалисту, чтобы не запутаться в процессах. Опирайтесь на нее, пока не вникните в суть, не разработаете собственный алгоритм обработки, движения и хранения бумаг, не запомните основные термины делопроизводства.

Организация потоков входящих документов

Под входящими понимают все виды документов, созданные в бумажном или электронном виде в других компаниях. Это могут быть письма, счета, предложения, другие элементы делопроизводства.

Чтобы избежать хаоса, своевременно обрабатывайте их:

• регистрируйте документ - ставьте дату поступления и присваивайте номер;
• передавайте бумаги в подразделение, которое должно заниматься работой с ними или хранением;
• регистрируйте принятие документа в работу;
• ставьте отметку об исполнении, ответе или принятых мерах;
• передавайте документ в архив.

Неукоснительно соблюдайте эти правила делопроизводства. Если в компанию поступает большое количество бумаг и файлов, чтобы оптимизировать работу с ними, используйте специальные программы. Некоторые из них снабжены системой оповещения о сроках, готовности документов и т.д.

Журнал учета входящей корреспонденции

Скачать документ

Организация потоков исходящей документации

Путь исходящих документов определяют правилами работы с ними, их видом. Обычно он начинается с секретаря. После составления бумаги, ее передают лицу, имеющему право подписи, согласования. Только затем документ отправляют во внешние инстанции.

Скачать все 6 памяток

Для эффективной работы с потоком исходящих документов руководство назначает ответственных лиц. Чаще всего в роли них выступают секретари, офис-менеджеры, кадровики, бухгалтеры или другие сотрудники. Чтобы бумаги своевременно были отправлены адресату, контролируйте их движение на каждом этапе, а в завершении проверяйте на ошибки и регистрируйте.

Таблица. Участники процессов делопроизводства для исходящих писем

Скачать таблицу полностью в журнале

Организация потоков внутренних документов в делопроизводстве

В крупных компаниях большое количество внутренних документов. Если работа с ними ведется формально, часть из них может теряться на разных этапах. Ваша цель - организовать процесс так, чтобы сократить их путь и избежать потери.

Важно! Следите за этапом регистрации - присвоение одного номера разным бумагам вызовет общий беспорядок и путаницу.

Таблица. Маршрут приказа по основной деятельности

Составьте для себя алгоритм работы с документами, опираясь на правила, описанные в Инструкции. Если в отделе работает несколько специалистов, разграничьте круг обязанностей, например, один работает только с внутренними бумагами, второй - с внешними.

Кто несет ответственность за делопроизводство

Ответственность за делопроизводство несет руководитель организации, а за документы корпоративного управления - совет директоров или председатель, а также секретарь. Если рассматривать вопрос ответственности, можно отметить, что ни в одном нормативном акте она не зафиксирована. В рамках компании она закрепляется приказами, распоряжениями, должностными инструкциями и т.д.

За движение, процесс обработки, отправки и другую работу с бумагами, которые не подлежат проверке инспекторами, отвечает любой сотрудник компании, на которого возложены обязанности ведения делопроизводства и документооборота. В крупных фирмах назначают несколько ответственных лиц, или создают специальную службу.

Основные способы оформления ответственности за делопроизводство

Способ №1. Внесение функций в должностную инструкцию любого сотрудника

На любого сотрудника компании возлагают ответственность за ведение делопроизводства, прописывая в его должностной инструкции дополнительные функции. Если не зафиксировать обязанности, при возникновении спорных ситуаций ответственность ляжет на плечи руководителя.

Способ №2. Распределение обязанностей между сотрудниками

При распределении обязанностей по ведению делопроизводства функции разделяют между сотрудниками службы и специалистами структурных подразделений. В этом случае в Инструкции по делопроизводству четко указывают, кто и за какой фронт работ несет ответственность.

Способ №3. Возложение обязанностей вести делопроизводство на секретарей

В штатное расписание вводят должность секретаря или офис-менеджера, который отвечает за делопроизводство и документооборот. Его обязанности закрепляются в должностной инструкции и трудовом договоре. Сотрудник придерживается правил, утвержденных руководством, ориентируется на действующее Положение.

Что будет, если не организовать делопроизводство

В любой компании есть делопроизводство, но не в каждой оно организовано должным образом. Если нет единых правил работы с документами, возможны проблемы. Например, за неправильное хранение или утерю трудовых книжек, отсутствие бухгалтерских документов могут оштрафовать.

1. Руководитель Алексей надлежащим образом документально оформил обязанность Людмилы по ведению личных документов сотрудников, издал соответствующий приказ, а та потеряла трудовую книжку одного работника. В этом случае она будет привлечена к ответственности.
2. Директор ООО «Альфа » Даниил формально отнесся к распределению функций и ответственности среди сотрудников. Часть бумаг, касающихся начисления заработной платы, потерялась в архиве. При проверке их не смогли предоставить инспекторам. Суд постановил признать виновным Даниила. Если бы он внимательнее отнесся к составлению должностных инструкций и договоров с сотрудниками, ответственность легла на плечи другого человека.

Хаос в бумагах провоцирует не только проблемы с законом, но и сказывается на рабочих процессах, отношениях с клиентами и партнерами. Несвоевременное выполнение договорных обязательств может привести к штрафам, расторжению договоров, ухудшению репутации компании. Поэтому важно регламентировать работу с бумагами.

Кто понесет ответственность за ненадлежащее ведение делопроизводства - зависит от ситуации. Но помните, что руководство компании не всегда готово искать виновных, поэтому возможны санкции по отношению к рядовым сотрудникам, которые занимаются бумажной работой, даже если эти обязанности не закреплены в должностных инструкциях.

Журнал «Делопроизводство»

Зафиксировать информацию, без искажений сохранить ее или передать – главная задача любого документа. Чем бы современный человек ни занимался, каждое действие находит отражение в документе. Еще важнее документ в коммерческой или государственной деятельности – это основа всего, единственная опора порядка: убрать ее – и неразбериха поглотит даже самый совершенный и отлаженный механизм. Но мало создать документ, с документом нужно работать, и работать правильно. Получить или передать по назначению, проследить за исполнением, зарегистрировать, уничтожить или сохранить, организовать решение проблемы – для всего этого требуются специальные знания.

Появление первых стандартов в оформлении документации прослеживается уже с XV – XVII веков, тогда же родилось и слово «делопроизводитель». Вместе с изменением количества, изменились и сами документы, и правила работы с ними. Это непрерывный процесс, и наблюдать его можно до сих пор. Постоянно быть в курсе всех перемен и нововведений помогает журнал «Делопроизводство».

Журнал предлагает читателям все самую актуальную и полезную информацию. Его авторы – это ведущие специалисты делопроизводства в стране.

Журнал «Делопроизводство»: содержание

Журнал «Делопроизводство» представляет интерес для людей всех профессий, чья деятельность связана с документами. Кроме общих вопросов, освещает журнал кадровое делопроизводство, бухгалтерское и другие узкоспециализированные направления. В журнале «Делопроизводство» можно читать информацию по следующим вопросам:

· нормативное и законодательное регулирование в сфере делопроизводства;
· создание и оформление документов;
· этапы работы с документами;
· архивное хранение;
· история документирования;
· экспертиза ценности документов;
· организация документооборота;
· текущее хранение документов;
· должностные обязанности и нормирование труда работников службы делопроизводства;
· автоматизация делопроизводства.

Компьютеры играют все большую роль во всех областях человеческой деятельности: в электронном виде оказываются госуслуги, бумажные письма давно ушли в прошлое, и документооборот не стал исключением. Рубрика, раскрывающая вопросы перевода делопроизводства в безбумажную форму, с каждым выпуском растет. В журнале «Делопроизводство» есть отдельная рубрика, посвященная обучению профессии документоведа. Журнал расскажет о новых теоретических исследованиях системы распорядительных и организационно-правовых документов и бесценном практическом опыте.

Немало внимания в журнале уделяется зарубежному и международному опыту делопроизводства. Людям, предпочитающим купить журналы по кадровому делопроизводству, без сомнения будут интересны статьи правоведов, раскрывающие практическую сторону взаимоотношений с персоналом.

Рассматривает журнал архивы и делопроизводство архивных учреждений разных уровней, вопросы защиты и безопасности информации, особенности документирования организаций различного профиля. Систематически журнал знакомит читателей со списками новых книг по теме «Делопроизводство».

Журнал «Делопроизводство»: скачать в сети

Журнал «Делопроизводство» читать online или скачать один из предыдущих выпусков себе на компьютер можно на многих сайтах в сети Интернет. Кроме того, электронная версия всех выпусков журнала является приложением официальной базы данных Росархива и входит в специализированный сборник «Информационной системы архивистов России».

Поможет разобраться во всех тонкостях и хитросплетениях, что готовит документооборот, журнал «Делопроизводство».

Документы - это основные информационные ресурсы любого предприятия, работа с которыми требует правильной организации. Журнал всецело посвящен этому важному вопросу.

Издание окажет Вам неоценимую помощь в работе, реально помогая привести свое делопроизводство и документацию в соответствие с требованиями существующих стандартов (ГОСТ Р 6.30-2003, ГОСТ РИСО 154891 и др.) и действующего законодательство, опираясь на отдельные положения Трудового кодекса, Гражданского кодекса, КоАП и другие нормативно-правовые акты.

Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» адресован руководителям и специалистам специальных служб ДОУ (отделов документационного обеспечения управления, канцелярий, архивов, секретариатов, управлений делами), словом, всем тем, кто профессионально работает с документами.

Основные материалы журнала «Делопроизводство и документооборот на предприятии» посвящены вопросам, с которыми каждодневно сталкивается любой работник служб ДОУ: составление деловых писем, протоколов, служебных записок, подготовка приказов и т.д. Даются подробные рекомендации по оформлению трудовых книжек, а также раскрываются все нюансы ведения кадрового делопроизводства и бухгалтерских документов.

• Оформление документов - Содержит полную информацию по составлению различных видов документации. Какие варианты оформления документов существуют. Какую функцию выполняет каждый реквизит. На примерах конкретных ситуаций рассматривается весь комплект необходимых документов. Комментарии юристов.
• Современное делопроизводство - Представлены новейшие технологии бумажных и электронных документов на примере передового опыта отечественных и зарубежных компаний.
• Архивное дело - Разъяснения по вопросам: как подготовить документы к длительному хранению, как грамотно наладить их учет и использование, как построить отношения с госархивом. Практические советы специалистов-практиков.
• Права и обязанности - Рассматриваются все тонкости трудовых отношений применительно к разным категориям работников в разных ситуациях. Лучшие отечественные специалисты делятся личным опытом по организации труда в своей компании.
• Информационные технологии - Рассказ о современных технологиях работы с бумажными и электронными документами. Примеры удачного внедрения систем электронного документооборота (СЭД).
• Формула успеха - Рассказ о том, как достичь успехов в профессии. Рекомендации психологов.

Среди авторов журнала «Делопроизводство и документооборот на предприятии» директора и управляющие крупных компаний, научные сотрудники, офис-менеджеры, ведущие специалисты, консультанты, юристы, преподаватели.

Значительное место отводится разделу «Ответы на вопросы читателей», где каждый подписчик издания сможет получить исчерпывающую информацию по самым актуальным вопросам.

«Делопроизводство и документооборот на предприятии» является гарантом Вашей компетентности и профессионализма.

Издание отличает понятный, постой язык и большое количество наглядных примеров.

Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» выпускается издательством «Бизнес-арсенал», издается с 2002 года.