4.3.1.1. Постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте. Все виды работ с документами должны проводиться при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения.

4.3.1.2. Освещение в хранилищах может быть естественным и искусственным.

4.3.1.3. Естественное освещение в хранилищах допускается рассеянным светом, при условии применения на окнах светорассеивателей, регуляторов светового потока, защитных фильтров, штор, жалюзи, окраски стекол. Для защиты документов применяют хранение в переплетах, папках, коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа, в оберточной бумаге и т.п.

4.3.1.4. Для искусственного освещения применяют лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью. Допускается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра типа ЛБ, ЛХБ, ЛТБ.

4.3.1.5. Уровень освещенности в диапазоне видимого спектра не должен превышать: на вертикальной поверхности стеллажа на высоте 1 м от пола - 20 - 50 лк (люкс), на рабочих столах - 100 лк (люкс).

4.3.2. Температурно-влажностный режим

4.3.2.1. В помещениях хранилищ, оборудованных системами кондиционирования воздуха, должен поддерживаться оптимальный температурно-влажностный режим, учитывающий специфику видов документов: для бумажных документов - температура 17 - 19 град. С, относительная влажность воздуха 50 - 55%; для пленочных материалов - черно-белых (15 град. С и 40 - 55%) и цветных (2 - 5 град. С и 40 - 55%); для документов на магнитных лентах и дисковых носителях - 15 - 20 град. С и 50 - 65%.

4.3.2.2. Резкие колебания температуры и влажности в хранилищах не допускаются. В помещениях с нерегулируемым климатом должны осуществляться мероприятия по оптимизации климатических условий на основе рационального отопления и проветривания помещений, использования средств осушения или увлажнения воздуха. При длительном стабильном повышении относительной влажности воздуха до 80 - 90% предпринимаются обязательные меры по нормализации климатических условий (интенсивное проветривание, осушение хранилищ, устранение причин повышения влажности).

4.3.2.3. Температурно-влажностный режим в хранилищах контролируется путем регулярного измерения параметров воздуха: в кондиционируемых помещениях - один раз в неделю, в помещениях с нерегулируемым климатом - два раза в неделю, при нарушениях режима хранения - ежедневно.

4.3.2.4. Контрольно-измерительные приборы (термометры, психрометры, гигрометры) размещают в главном проходе на стеллаже, вдали от отопительных и вентиляционных систем. Показания приборов фиксируются в регистрационном журнале.

4.3.3. Санитарно-гигиенический режим

4.3.3.1. Помещения архива должны содержаться в чистоте, в условиях, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов, пыли.

4.3.3.2. В помещениях хранилищ должна быть обеспечена свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон, опасных в санитарно-биологическом отношении.

4.3.3.3. Открывающиеся в теплое время года окна, а также вентиляционные отверстия в стенах, потолках, полах хранилищ и наружные отверстия вентиляционных систем следует защищать сетками с диаметром ячеек не более 0,5 мм.

4.3.3.4. В помещениях хранилищ запрещается пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви, хранение и использование пищевых продуктов, курение.

4.3.3.5. В помещениях хранилищ необходимо проводить систематическую влажную уборку. Не реже одного раза в год проводится обеспыливание стеллажей, шкафов, средств хранения; полы, плинтусы, подоконники, цокольные части стеллажей обрабатываются водными растворами антисептиков (2%-ный формалин, 5%-ный катамин АБ и т.п.).

4.3.3.6. Два раза в год (в начале и по окончании отопительного сезона) документы (выборочно) и помещения хранилищ подвергают обследованию для своевременного обнаружения насекомых и плесневых грибов.

При обнаружении биологических вредителей принимают срочные меры по дезинфекции и дезинсекции помещений силами архива, санэпидемстанции или карантинной службы.

4.3.3.7. При проведении уборок или санитарных обработок вода и антисептические растворы не должны попадать на документы.

4.3.4. Охранный режим

4.3.4.1. Охранный режим обеспечивается выбором места размещения архива в здании, техническими средствами защиты, организацией системы охраны, сигнализации, соблюдением мер пропускного режима, порядка доступа в хранилище, опечатыванием помещений. Наружные двери архива и хранилищ должны иметь металлическую облицовку и прочные запоры. На доступные извне окна устанавливают запираемые, распашные наружу металлические решетки. Помещения архива оборудуют охранной сигнализацией, в нерабочее время помещения пломбируются (опечатываются). Хранилища в рабочее время должны быть закрыты на ключ. Право доступа в хранилище имеют заведующий и сотрудники данного хранилища, а в отдельных случаях - другие лица в их сопровождении. Вынос документов из архива осуществляется только по специальным пропускам в установленном порядке.

4.3.4.2. Охранный режим распространяется также на помещения, в которых временно хранятся архивные документы и материальные ценности архива (читальный, выставочный залы, лаборатории и т.п.).

Ведение бухгалтерской, кадровой и правоустанавливающей документации – неотъемлемая часть повседневной работы отдела делопроизводства любой современной организации. Хранение бумаг – важный компонент этой работы. Срок хранения документов определяется не только их важностью, но и типовыми перечнями, в которых даются рекомендации по срокам. Соблюдение организацией всех требований и правил позволит избежать проблем с контролирующими органами.

Из статьи вы узнаете:

Хранение документов в архиве

Учредительные документы – это первые деловые бумаги, которые получает компания. Значение устава и свидетельства о регистрации для организации также важно, как наличие паспорта и свидетельства о рождении для человека. Они могут понадобиться в самых разных ситуациях. Конечно, утрата этих деловых бумаг не является большой проблемой, их можно легко восстановить, но для этого, правда, придется уплатить государственную пошлину. Однако лучше этого не делать, а просто соблюдать условия и сроки их хранения.

Хранение правоустанавливающих документов

Статья 52 Гражданского кодекса РФ регламентирует порядок регистрации любого юридического лица. Оно создается на основании соответствующих учредительных документов. Организационно-правовая форма создаваемого предприятия определяет их состав и количество. Как правило, это Устав и свидетельство о регистрации. Естественно, что любое предприятие является налогоплательщиком, поэтому у него должно быть также свидетельство о постановке на учет в соответствующем налоговом органе. Обычно это ИНН/КПП. Если создаваемое общество является хозяйственным субъектом, то у него должен быть учредительный договор. Акционерные общества должны иметь реестр ценных бумаг и их владельцев.

Традиционно правоустанавливающими документами предприятия всегда считались документы на бумажных носителях. Эти деловые бумаги играют большую роль в работе организации и имеют важное юридическое значение. В последнее время ситуация изменилась. В Российской Федерации все большее распространение приобретает электронный документооборот, и электронная документация начинает использоваться наравне с бумажной, а в некоторых случаях даже приобретает преимущественное значение.

Приведем пример. Для осуществления различных действий и получения госуслуг компании теперь имеют право не предоставлять сотрудникам государственных органов правоустанавливающие документы на бумажных носителях. Это нововведение обусловлено тем фактом, что единый реестр государственной регистрации юридических лиц (ЕГРЮЛ) содержит все необходимые сведения. Любой сотрудник государственной организации, налоговый инспектор или нотариус, обладающий доступом к ЕГРЮЛ, может в любой момент получить все требуемую информацию по конкретному юридическому лицу. Более того, бумажный Устав теперь не является необходимым элементом делопроизводства обществ с ограниченной ответственностью. Теперь в своей работе они могут использовать электронный Устав типовой формы.

Читайте также:

Архивное хранение документов

Архивное хранение правоустанавливающих, как и любых иных, документов должно осуществляться в специально отведенном для этого месте. Традиционно, это специальная папка, хранящаяся в сейфе. Обязанности по хранению документации, в качестве первых лиц организации, несут либо генеральный директор, либо главный бухгалтер. В случае наличия в компании юридического отдела эту функцию можно доверить его сотрудникам. Однако следует иметь в виду, что за порчу или утрату документов ответственность в любом случае несет руководитель предприятия.

Обратите внимание, что для акционерных обществ законом установлены особые требования, касающиеся сроков и порядка хранения деловых бумаг. 16.07.2003 г. было принято специальное постановление ФКЦБ №03-33/пс, регламентирующее порядок хранения документов акционерных обществ. Дело в том, что предприятия данной формы собственности используют в своей деятельности ценные бумаги. К ним законодательством предъявляются особые требования к условиям и срокам хранения.

Все остальные предприятия, имеющие иную организационно-правовую форму, при хранении и определении условий содержания деловых бумаг, руководствуются общим правилами, не регламентированными специальными постановлениями или актами.

Хранение бухгалтерских и налоговых документов

Любое предприятие не зависимо от формы собственности и организационно-правовой формы, обязано вести налоговый и бухгалтерский учет. Существует ряд организаций, которые по закону не обязаны соблюдать требования ФЗ «О бухгалтерском учете». Но и они также должны вести учетные ведомости, регистрирующие их финансовую деятельность. Все финансовые и налоговые деловые бумаги должны содержаться и храниться по строго определенным правилам и нормативам.

Вся бухгалтерская документация может быть условно разделена на две большие группы:

Первичная документация.

Учетная документация.

Значительно большую ценность имеет первичная документация. Это связано с тем, что львиную долю такой документации составляют бумаги, поступающие на предприятие со стороны, от деловых партнеров и контрагентов. Все совершаемые бухгалтерские операции, а также формирование базы налогообложения, осуществляются исключительно на основе первичной документации. Она имеет определенные формат и вид. Что относится к первичной документации? Прежде всего, это акты, договоры, счета-фактуры, накладные, а также ряд других документов. Все юридически значимые действия удостоверяются именно этими деловыми бумагами. В этой связи они имеют ряд специальных требований, касающихся содержательной части и условий, в которых они должны храниться.

В настоящее время уже далеко не редкостью стали первичные деловые бумаги, созданные и функционирующие в электронном формате. Для документации подобного рода также разработаны определенные стандарты, определяющие их форму и вид, в частности, наличие квалифицированной электронной подписи. Что же касается сроков хранения электронных документов, то они абсолютно идентичны их бумажным аналогам.

Сроки хранения архивных документов в организации

Устав любого предприятия или организации не зависимо от их юридически-правового статуса должен содержать пункт, регламентирующий в каких условиях и в течение какого периода времени должны храниться бухгалтерские деловые бумаги. Наличие данного пункта поможет избежать дополнительных вопросов от представителей проверяющих органов. В дополнение к этому рекомендуется издать локальный нормативный акт, определяющий, как надлежит хранить документацию фирмы и кто конкретно будет нести за это ответственность.

Всю первичная бухгалтерская документация должна храниться в соответствии с требованиями современного российского законодательства, но не менее 5 лет.

Хранение документов по кадрам

В подавляющем большинстве случаев, документация, относящаяся к кадровой работе, является документацией строгой отчетности. Особые условия хранения данных деловых бумаг вызваны тем фактом, что в них содержаться персональные данные сотрудников. Повышенная ответственность за целостность и сохранность как самих носителей, так информации, в них содержащейся, лежит на специально уполномоченном сотруднике – инспекторе по кадрам. Отсутствие подобной должности в штатном расписании организации предполагает, что данную ответственность будет нести либо сам руководитель предприятия, либо главный бухгалтер.

Все приказы, по работе с кадрами, учетные карточки работников, трудовые книжки и заявления сотрудников находятся в введении инспектора по кадрам. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» регламентирует порядок формирования первичной документации по кадровой работе и оплате труда. Из положений этого закона следует, что вся первичная учетная документация может быть принята к учету, только в том случае, если ее формирование осуществлялось на основе альбомов унифицированных форм первичной учетной документации.

Подготовка документов к архивному хранению

Хранение бухгалтерской документации регламентируется письмом Минфина СССР от 29.07.1983 за №105. Согласно этому письму она должна храниться в архиве , под которым понимается отдельное помещение со специальными шкафами и сейфами. Правила Росархива от 06.02.2002 содержат типовые рекомендации к обустройству данных помещений. Рекомендации являются желательными, но не обязательными. Наказания за их несоблюдение не предусмотрено.

Несколько другие требования предъявляются к тому, как следует хранить документацию строгой отчетности. Она должна содержаться в сейфах или специальных помещениях, оборудованных с соблюдением повышенных мер безопасности. Такие же требования предъявляются к деловым бумагам, помеченных грифом «коммерческая тайна».

Вся прочая деловая документация может храниться на стеллажах и в специальных шкафах. Они могут быть расположены непосредственно в кабинете руководителя организации или главного бухгалтера. Обратите внимание, что с целью обеспечения удобства доступа выписки из банка, авансовые отчеты, акты, кассовые ордера и другие финансовые бумаги рекомендуется содержать в переплетенном виде и располагать в хронологическом порядке.

В случае нехватки места, а также после прохождения проверки ФНС, ряд деловых бумаг подлежит передаче в архив муниципального образования. Передача осуществляется по описи, в пронумерованном и прошитом виде. Ряд бумаг по истечении срока хранения подлежит уничтожению. Специальная комиссия осуществляет проверку данной документации и фиксирует факт ее уничтожения.

Соблюдение установленных правил, порядка и сроков гарантирует предпринимателю защиту от неприятностей, вызванных разногласием с проверяющими органами, а также позволяет ему создать необходимую законодательную базу, которая может потребоваться при отстаивании законных прав и интересов в судебных органах.

Архив - это организация или ее структурное подразделение, которые осуществляют приём и хранение документов с целью использования ретроспективной информации. За хранение документов в крупной организации отвечает ведомственный архив, а архив организации малого и среднего бизнеса ведется секретарём или в канцелярий.

Для систематизации помещаемых в архив документов образуется такая единица их хранения, как дело. Дело - документ или совокупность документов, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности и помещенные в отдельную обложку. Документы формируются в дела, согласно номенклатуре дел систематизированному перечню наименований дел, регистрируемых в организации, с указанием сроков их хранения.

При, подготовке документов к архивному хранению совершаются две делопроизводственные операции: формирование дела и его оформление. Формирование дел - отнесение документов к определенному делу и их систематизация. Оформление дела, определяемая, установленными правилами подготовка к хранению документов.

Организация архивного хранения документов и их эффективного использования - одна из основных задач службы документационного обеспечения. Структура архива организации формируется согласно номенклатуре дел. Это самостоятельный документ, составление которого является сложной и многоступенчатой работой.

Номенклатура дел пересматривается ежегодно до наступления делопроизводственного года. При ее составлении учитываются структура предшествующей номенклатуры и планы функционирования организации в следующем году. Каждое структурное подразделение готовит свою часть, а затем отдельные куски централизованно сводятся в общую номенклатуру. Проект номенклатуры подлежит утверждению руководителем организации.

В течение делопроизводственного года документы, оперативная работа с которыми закончена, подшиваются в дела согласно действующей номенклатуре. При этом возможно появление документов, которые не были предусмотрены при ее составлении. Если это происходит, заводится дело с новым заголовком, о чем делается пометка в номенклатуре. Также вполне вероятно, что за весь год не появится ни одного документа для заведения дела с предусмотренным заголовком. О каждом заведенном деле в номенклатуре делается соответствующая пометка.

Архивное хранение документов в организации может осуществляться в несколько этапов. Определенное время они хранятся в архиве структурного подразделения, а затем передаются в архив организации. После этого часть документов подлежит передаче на государственное хранение.

Российское делопроизводство имеет многовековую историю, отличающуюся национальными чертами. Документы проживают долгую жизнь - от оформления до архивного хранения и уничтожения. Правила работы с ними в конкретной организации составляют систему делопроизводства. Она представляет собой набор общих принципов и конкретных технологий обработки документов. Формирование их происходит под влиянием многих факторов. Наиболее значимыми из них являются имеющиеся традиции работы, как национальные, так и возникшие в рамках определенной организации, а также разнообразные нормативно-методические документы государственных органов.

Документы хранятся в профессиональном архиве и вы уверены в их безопасности и конфиденциальности, потому что доступ к документам, право на заказ доставки, сканирования, обработки, копирования документов имеют только те сотрудники, кого вы сами назначили и авторизовали в профессиональной системе по управлению бумажными документами i-Архив.

Внеофисное хранение документов сокращает ваши расходы на дорогое офисное пространство. Регистрация документов в ОСГ при принятии на хранение позволяет вам быстро заказать и безопасно получить оригинал или скан-копии любого нужного вам документа. Время на поиск документов сокращается в разы. Сотрудники используют своё рабочее время на выполнение целевых задач, которые ведут к успеху и повышают прибыль организации.

Каждый документ имеет установленный законодательством срок хранения, в течение которого фискальные и друге надзорные органы могут запросить документ и вы будете обязаны его предоставить. В случае непредоставления документов в срок организация рискует быть оштрафованной за каждый такой случай на 300 000 рублей. Профессиональная система по управлению документами исключает вероятность организации быть оштрафованной, гарантирует вам сохранность документов на протяжении всего срока хранения и позволяет получить оригинал любого документа из архива быстро.

Документы хранятся в профессиональных архивных хранилищах, оборудованных системами противопожарной безопасности и климат-контролем. Большинство хранилищ соответствует стандартам класса А и А+. Каждое хранилище – стратегический объект, централизованная система безопасности и техническое обеспечение которых гарантирует физическую сохранность документов. Обеспечена юридическая безопасность руководителей компании и сотрудников финансовой службы: все требуемые законом документы в сохранности и доступны в течение суток.

Все требуемые законом документы доступны по первому требованию контролирующих организаций. Данные хранятся в соответствии с установленными законом сроками хранения. Руководители компании защищены от рисков понести уголовную и административную ответственность, устанавливаемую за нарушение обработки и сохранности документов.

Управляйте вашими документами с помощью интеллектуальной системы по управлению документацией - i-Архив. Интерфейс i-Архива прост и интуитивно понятен, вы и ваши сотрудники можете приступить к работе в i-Архиве сразу – без специальной подготовки или обучения. Например, вы можете заказать скан-образ документа, оригинал документа и получить его в день заявки или на следующий день.

Различные нормативные акты и корпоративные процедуры предписывают обязательное долговременное хранение множества бумажных документов в архиве, например, договоров, личных дел, финансовых бумаг.Наиболее распространенные задачи по хранению документов в организации - хранение документов бухгалтерского учета и хранение кадровых документов.
Правила хранения бухгалтерских документов, документов налогового учета, в том числе сроки хранения денежных документов (накладных, счетов-фактур, актов, кассовых документов, документов строгой отчетности, т.е. так называемой «первички») регулируются законами РФ, приказами Росархива и варьируются (см. также Программа управления кредиторской задолженностью). Кроме того, в определенный момент количество хранимых документов превращается в ощутимую проблему для многих государственных и коммерческих компаний, предприятий и организаций. Долгосрочное хранение документов непосредственно в офисе компании имеет тенденцию сдерживать скорость движения документов и эффективность ее работы в целом, не говоря уже об увеличении стоимости затрат содержания архива.

До недавнего времени большинству компаний и организаций в такой ситуации приходилось отнимать площади под архив у дорогого офисного пространства, приходилось также самостоятельно заботиться о сохранности архива, обучении персонала подготовке документов к архивному хранению, систематизации и хранению документов. Несовершенные условия хранения документов, устаревшие технологии и текучка кадров замедляли поиск документов и становились частой причиной их утери. ОСГ предлагает компаниям современное альтернативное решение, которое позволяет уменьшить расходы и повысить эффективность - это организация архивного хранения документов.

Услуги по хранению документов, т.е. организация депозитарного хранения документов в специализированном архивном комплексе при постоянном контроле сроков и других условий хранения каждого из многочисленных видов документов - современное решение проблемы дорогостоящего содержания собственного архива для крупных компаний и компаний с большим документооборотом в бумажной форме.

Хранение документов в архиве

Несмотря на кажущуюся сложность, подготовка документов к архивному хранению и сдача документов в архив происходят относительно быстро. ОСГ упакует ваши документы в специально предназначенные для хранения документов короба, транспортирует их и разместит в своих архивных хранилищах - профессионально оборудованных помещениях для хранения документов.

Помимо надежности и конфиденциальности внеофисное хранение документов обладает массой полезных свойств. Вы можете в любой момент запросить скан документа, если сканирование документов не было произведено ранее в соответствии с услугой e-Архив, заказать доставку оригиналов документов, а по истечении обозначенных законодательством сроков архивного хранения документов - конфиденциальное уничтожение документов.

i-Архив от ОСГ поднимает процесс хранения документов и управления ими на качественно новый уровень, передавая заботы об организации архивного хранения документов всего Вашего архива в руки специалистов ОСГ. Информация о каждом документе помещается в вашу новую онлайн базу данных. Вы можете запросить сканирование любого документа и получить его по сети или заказать доставку оригинала курьером ОСГ.

ОСГ работает во всех городах России, Архивные хранилища документов ОСГ есть во всех крупных регионах России. Наши специалисты проконсультируют вас по вопросам архивного хранения документов и дел, организации хранения архивных документов на вашем предприятии или в организации.

e-Архив предусматривает не только конфиденциальное хранение документов в архиве, но и сканирование (оцифровку) документов всего вашего бумажного архива. В результате вы получаете полностью электронный архив в то время, как бумажные документы надёжно хранятся в профессиональных архивных хранилищах ОСГ. Представьте себе современный офис без лишних бумаг. Более того, у вас появляется круглосуточный доступ ко всем файлам отсканированных документов, где бы вы ни находились. Хранение документов в электронной форме обогащает ваш инструментарий незаменимой функцией быстрого поиска по ключевым словам и атрибутам документов.

Подготовка документов к архивному хранению

Подготовка и передача документов на архивное хранение производится квалифицированными специалистами, четко понимающими всю важность и серьезность поставленной задачи.

Архивное хранение документов вне офиса дает множество преимуществ, начиная с элементарной экономии офисного пространства и заканчивая сохранением значительных финансовых ресурсов, расходуемых на самостоятельное ведение архива.

Как организовано архивное хранение документов в ОСГ

1.

Доступ к i-Архиву

Сразу после заключения договора вам предоставляется доступ в i-Архив – интеллектуальную систему управления вашими документами. Ответственные сотрудники вашей компании получают персонализированный доступ к этой системе. Через i-Архив вы оформляете передачу документов на внеофисное хранение, заказываете скан-копии документов или доставку оригиналов документов в офис. С помощью этой системы можно также оформлять заказы на архивную обработку документов, создание е-Архива и другие услуги.

На рабочих местах исполнителей документы хранятся в папках, скоросшивателях, папкахрегистраторах. В свою очередь для хранения последних служат лотки, блоки подвесные, которые устанавливаются на конторских столах или встраиваются в них.

В текущих архивах подразделений, для размещения большого количества укомплектованных в деле документов, применяются стеллажи и шкафы с подвижными и неподвижными секциями.

В архивах организации, в специальных архивах документы хранятся в особых помещениях, обеспечивающих условия хранения, с использованием металлических стеллажей различных размеров и разной степени механизации.

АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ

Понятие архива и история формирования Государственной архивной службы Российской Федерации

Система хранения информации стала формироваться одновременно с формированием системы деловой письменности. Хранение информации из хаотичного становится системным в результате оценки (экспертизы) скапливающихся документов и распределения их на хранение в зависимости от проведенной оценки. Потому в документационном обеспечении управления существуют два понятия - документальный фонд и архивный фонд.

И если документальный фонд объединяет в своем составе всю документацию организации (или отдельных лиц): документы текущего управления, документы, отобранные для постоянного или длительного хранения, в том числе и переданные на хранение в Государственный архивный фонд, собранные коллекции документов, то архивный фонд - лишь часть документального фонда. В отличие от документального фонда архивный фонд не включает в себя документы с временными сроками хранения и имеет стабильный состав, который может только наполняться. В состав архивного фонда включаются документы, имеющие политическое, экономическое, научное, социальное, культурное, историческое или иное значение.

Архивное дело может отмечать несколько «дней рождения» в зависимости от точки зрения конкретного историка. Естественно, с появлением первых документов, известия о которых восходят к Х в., появилась и задача сохранения этих документов и ларник, ответственный за сохранность документов и «скреплявший» их, может считаться первым архивистом. Первая опись, а точнее перечневая роспись, датированная 1288 г. и вошедшая позднее в Ипатьевскую летопись, может считаться первым научно-справочным аппаратом, хотя различия между рукописями и книгами в ней не проведено.

С появлением системы государственных учреждений - приказов система хранения документов, их учета и использования значительно усовершенствовалась. С возрастанием объема книгопечатания письменные материалы - документы, отделялись в XIV в. от библиотек. К XVI в. крупные комплексы документов отлагались в приказах, ведавших определенными отраслями управления, прежде " всего Поместном, Разрядном, Посольском и др. Имелись хранилища документов по имущественному положению и повинностям посадских людей согласно Судебнику 1550 г. у старост, сотских, десятских. В 1836 г. опубликована неполная рукопись 70-х гг. XVI в. под,; названием «Опись Царского архива», так как в подлиннике заголовок и точная дата составления отсутствовали, о полной картине развития архивного дела в этот период судить трудно, так как генеральные описания стали проводиться после освобождения Москвы от интервентов 1614- 1615 гг. и после Большого московского пожара 3 мая 1626 г. по именным указам. В 1680 г. такой указ адресован 23 (но не всем) центральным учреждениям.

В период приказной системы управления еще не сложилось представление об архивном деле как одной из функций управления" информацией. Места хранения документов не были стабильными, по мере практической надобности их перемещали из одного хранилища в другое. Имелись случаи сознательного уничтожения документов, например удалялись из столбцов листы с повторяющимся содержанием для повышения их информационной насыщенности»;

Но никаких нормативных материалов того времени об уничтожении документов, не имеющих практического значения или дублетных, нам не известно. Зато хорошо известна практика сня-

тия копий для воссоздания хранилищ документной информации, понесших серьезный урон вследствие войны, плохих условий хранения и стихийных бедствий, особенно пожаров. Копии документов помещались в хранилища и их использование и хранение не отличались в дальнейшей от работы с подлинными документами.

16 июля 1712 г. - особая дата в истории архивного дела, связанная с указом о создании из дел и «приговоров» правительствующего Сената первого в государстве архива: «...собрать помесячно и учинить тем приговорам реестры с объявлением каждой дела» и отдать их на постоянное хранение в архив. Так был создан Московский сенатский архив как первый архив ведомства. Положения о ведомственных архивах развиты в 44-й главе «Генерального регламента», например впервые в мировой практике предусматривалась обязательная сдача учреждениями своих документов в архивы по истечении определенного срока. Для документов, необходимых в работе учреждений, сроков сдачи в архив не существовало, а для утративших практическую ценность устанавливался в 3 года. Тем самым создавались самостоятельны структурные подразделения - архивы, документы текущего делопроизводства были отделены от архивных документов. Вводилась и специальная должность - архивариус.

В 1728 г. Сенат разослал наказы губернаторам о целесообразности создания объединенных губернских архивов и архивов городского самоуправления. Коллежскому асессору А.Д. Почайнову в 1720 г. поручили разработку и описание дипломатических дел и документов, хранившихся в Москве и Петербурге; он же стал архивариусом обоих архивохранилищ. И только в 1724 г. оформился фактически и юридически первый исторический архив России (получил штаты из шести сотрудников, печать и собственного руководителя - асессора П. Курбатова) - Московский архив Коллегии иностранных дел. Тем самым заложено начало формирования сети исторических архивов, принимающих на государственное хранение архивные фонды юридических и физических лиц

- фондообразователей. Указом Сената 1736 г. предписывалось строить для архивов каменные здания с железными затворами и решетками на окнах, от деревянных строений «не в близости». Архивы было положено опечатывать, а вынос документов, как и по Судебнику 1550 г., категорически запрещался.

В течение XVIII - XIX вв. росло количество исторических архивов, велся поиск наилучшей схемы их систематизации - архивы возникали, сливались, переподчинялись, иногда ликвидировались.

Закон «Учреждение губернских правлений» 1845г. впервые в мировой практике архивного дела требовал располагать и содержать дела постоянно в том порядке, в котором они были зарегистрированы в текущем делопроизводстве, т.е. с сохранением внутренней структуры документальных комплексов. В настоящее время этот порядок называется принципом систематизации по происхождению.

Первое упоминание о сознательном отборе хранившихся документов к уничтожению относится к 1829 г., когда на описи дел Кабинета Его Императорского Величества Николай I .оставил резолюцию «Разобрать, что важно - отобрать, прочее можно и уничтожить». Годом позже комиссии по разборке петербургских архивов императором даны аналогичные указания о том, что «несекретные дела, не нужные для будущего времени, можно по строгому разбору уничтожить», что было началом экспертизы ценности дел и документов.

В последующие годы большинство министерств разработало специальные инструкции по разбору дел, в которых делались попытки определить ценность различных категорий документов и.сроки их хранения. Уже тогда выделялись три основные группы сроков хранения: «всегдашнее», временное <5-20лет), кратковременное (1-3 года). Первоначально описи дел, подлежащих уничтожению, представлялись на рассмотрение (согласование? утверждение?) Комитета министров. Дела могли уничтожаться только с его санкции. Однако с середины XIX в. ведомства, а затем и местные органы власти получили право самостоятельного решения вопросов отбора документов к уничтожению. Секретные документы уничтожались путем их сжигания, а несекретные продавались в качестве вторсырья на бумажные фабрики.

Следствием непоследовательной политики в области архивного дела в XIX в. явилась концентрация в многочисленных учреждениях крупных комплексов документов XVIII-XIX вв., потерявших практическую ценность и рассредоточенных по самостоятельным архивохранилищам отдельных департаментов. Документы за более ранние периоды концентрировались в историче-

ских архивах, подчиненных различным ведомствам. Неоднократно возникавшие предложения по созданию единой системы архивов и общей методологии архивного дела не получали правительственной поддержки. Борьба с бесконтрольным уничтожением документов, попытки упорядочить архивное дело в провинции и частном секторе экономики, зарождение системы подготовки кадров профессиональных архивистов и т.д. осуществлялись в основном усилиями энтузиастов.

Очередная попытка спроектировать государственную систему архивного дела поддержана правительством только в XX в. В апреле 1918 г. создан Центральный Комитет по управлению архивным делом, а 1 июня 1918 г. Советом народных комиссаров принят декрет «О реорганизации и централизации архивного дела в РСФСР», вобравший в себя многое из ранее готовившихся проектов и предложений. Был создан Единый государственный архивный фонд (ЕГАФ), в который передавались дела, утратившие практическое значение, а отдельные части Государственного архивного фонда соединились по принципу централизации архивного дела. Одновременно правительственным учреждениям запрещалось уничтожать без специального разрешения какие бы то ни было дела или отдельные бумаги под угрозой судебной ответственности. Для управления ЕГАФ создан правительственный орган - Главное управление архивным делом.

Декрет, положивший начало общегосударственной системе архивного дела в России, вскоре дополнили другими законодательными актами и практическими шагами. Так, все ранее существовавшие исторические архивы получили от органов власти охранные грамоты на помещения. В 1919 г. декретами правительства созданы областные (губернские) управления архивным делом, в состав ЕГАФ включены документы профсоюзных и кооперативных организаций, армии, умерших русских писателей, композиторов, художников и ученых, том числе находившихся на хранении в библиотеках и музеях. Постановлением ВЦИК и СНК РСФСР от 21 апреля 1924 г. состав ЕГАФ пополнился большим количеством документов научных, культурных, профессиональных, сословных, религиозных и других общественных организаций, а также национализированных бывших частных предприятий. Был установлен единый порядок двойной подчиненности территориальных архивных учреждений местным органам власти и государственным органам управления архивным делом.

С образованием 10 апреля 1929 г. общесоюзных органов управления архивным делом местные архивные органы и государственные архивы РСФСР утратили республиканское звено управления и были подчинены Центральному архивному управлению СССР и восстановлены Советом Министров РСФСР только 28 октября 1971 г.

В связи с прекращением существования Союза ССР государствами - участниками Содружества Независимых государств 6 июня 1992 г. заключено Соглашение о правопреемстве в отношении государственных архивов бывшего Союза ССР, по которому взаимно признается переход под участников Соглашения государственных архивов и других архивов союзного уровня, включая государственные отраслевые архивные фонды бывшего Союза ССР, находящиеся на их территории, а возникающие вопросы с возвращением документов, другие вопросы взаимного сотрудничества должны быть в каждом случае предметом двусторонних соглашений. В соответствии с принятым документом прекратило существование Главное архивное управление при Совете Министров ССР, а все центральные государственные архивы СССР вошли в систему Российских государственных архивов.

Архивный фонд Российской Федерации, архивный фонд организации, архив коммерческой фирмы

В соответствии с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от

ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение и являющихся частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации» образуют Архивный фонд Российской Федерации.

В состав Архивного фонда входят находящиеся на территории Российской Федерации архивные фонды и архивные документы независимо от источников их образования, вида носителя, места хранения и формы собственности.

Юридическим и физическим лицам Российской Федерации гарантируется право на создание своих архивов. При этом под архивом понимается «совокупность архивных документов, а также специальное учреждение или структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение документов в интересах пользователей.

Государственную часть Архивного фонда составляют архивные документы, являющиеся федеральной собственностью, собственностью территориальных образований в составе Российской Федерации, городов Москвы и Санкт-Петербурга, муниципальной собственностью.

Государственное хранение этой части Архивного фонда страны осуществляется постоянно сетью государственных архивов и центров хранения документации, государственными музеями и библиотеками, отдельными министерствами и ведомствами (отраслевые фонды). Временное хранение осуществляется городскими и районными госархивами с переменным составом, а также архивами учреждений, организаций и предприятий до передачи этих документов на постоянное хранение в своих архивах, называемых ведомственными И не входящих в Государственную архивную службу. Не входят в нее также архивы академий наук и академических институтов. Они, как и другие ведомственные архивы, контролируются Государственной архивной службой.

Временное хранение документов государственной части Архивного фонда в государственных организациях ограничено сроками, .устанавливаемыми Правительством дифференцировано, в зависимости от категории организации и вида документов:

документы федеральных органов государственной власти, ГенПрокуратуры, отраслевых академий, государственных объединений, организаций и предприятий федерального и республиканского подчинения - в течение 15 лет;

- ; документы органов государственной власти и прокуратур краев, Областей, автономных округов, городов федерального значения, учреждений, организации краевого и областного подчинения - в течение 10 лет;

документы органов местного самоуправления, предприятии сельского хозяйства, организаций городского и районного подчинения - в течение 5 лет;

записи актов гражданского состояния, записи нотариальных действий, судебных дел, документов по личному составу - в течение 75 лет;

документы, образовавшиеся при осуществлении деятельности совместных (с участием государства) предприятий и объединений смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеется преобладающая доля федеральной или государственной собственности, - в течение

научной, технологической и патентной документации - в течение 10 лет; конструкторской документации - в течение 15 лет; проектной документации по капитальному строительству - в течение 25 лет; телеметрической документации - в течение 5 лет;

кинодокументов, фотодокументов и видеофонограмм - не более 3 лет со времени изготов-

фотодокументы - в течение 3 лет; документы на машинных носителях - в течение 5 лет.

Для держателей отраслевых фондов сроки устанавливаются в соответствующих соглаше-

В течение установленных сроков организации обязаны обеспечить сохранность, учет, отбор

и подготовку документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации для передачи на постоянное хранение в соответствии с правилами и инструкциями Государственной архивной службы России.

Все работы, связанные с подготовкой и передачей документов на постоянное хранение, в том числе изготовление страховых копий, научно-справочного аппарата, обработка и транспортировка документов, осуществляются за счет организаций, создающих документы.

При ликвидации или реорганизации, а также в случае изменения форм собственности держатели государственной части Архивного фонда передают документы правопреемникам (при со-

хранении на них прав государственной собственности), а при их отсутствии сдают в соответствующие государственные архивы. Эти документы при1 -ватизации не подлежат.