Приказное (столбцовое) делопроизводство (XVI - XVII вв.). Приказное делопроизводство в XV–XVII вв
На раннем этапе развития Древнерусского государства и в период феодальной раздробленности (до конца XVв.) государственных учреждений еще не существовало. Становлению учреждений и системы делопроизводства в них предшествовал период возникновения и развития документирования, т.е. документационного оформления явлений частной и общественной жизни людей. Управленческие функции выполняли чаще всего отдельные должностные лица или органы, осуществляющие свою деятельность либо вообще без сотрудников, либо с очень ограниченным штатом чиновников. В этих условиях единая система делопроизводства еще не в полной мере была востребована самой системой управления. Постепенное накопление традиций в сфере документирования вело к формированию круга профессиональных специалистов в области создания и обработки документов. Первоначально их состав пополнялся за счет церковных псаломщиков и дьяконов. Параллельно стали вырабатываться устойчивые образцы обращений и завершений в документах, формуляры, т.е. типовые устойчивые формы отдельных наиболее распространенных документов, которые и становились своеобразными «пособиями» по делопроизводству. Устанавливаются приемы засвидетельствования документов и их составления. Документы начинают проходить стадии написания - чернописи, редакции и беловика. Устанавливаются такие элементы, как скрепы, печати, мосты (подписи на склейках), элементы защиты информации от несанкционированного доступа на стадии ее хранения и использования. С образованием централизованного государства, центром которого стало Московское княжество, начинает складываться и аппарат его государственного управления, необходимый в хозяйственной и политической жизни любого государства. Одновременно на основе обычаев формируется и система документационного обеспечения этого аппарата. Высшим органом государственной власти стала боярская дума, сложившаяся из эпизодически собиравшихся князем совещаний бояр и «ближних людей» для решения вопросов государственного значения. В целом полномочия думы были неопределенны и безграничны. «Офисы» (центральный орган управления) того времени, называвшиеся приказными избами, или приказами, формировались под практические потребности по разрешению отдельных вопросов государственного управления. Именно поэтому период становления и развития государственного делопроизводства принято называть приказным периодом - по названию первых государственных учреждений - приказов. Этот период охватывает время с XV по XVII в. По назначению приказы делились на посольский, поместный, тайных дел, холопий, большой казны и другие. Точное количество приказов не известно, разные исследователи считают, что их было более сорока. Во главе приказов стоял приказной судья. Ниже шли товарищи главного судьи, назначаемые из думных чинов. В их ведении находились дьяки (до трех) и подьячие: старшие, «средней руки», «молодшие». Именно они занимались делопроизводством и вели всю работу с документами. Работа дьяков и подьячих строго контролировалась, за ошибки в документах их наказывали - били, лишали жалованья. Работа с документами была организована следующим образом. Дьяк проставлял на поступившем в приказ документе «помету», т.е. давал указание, что надо сделать в соответствии с содержанием: «сделать выпись», вклеить в столб» и т.д. Старший («старый») подьячий готовил проекты документов, средний - делал выписки из документов, наводил справки, хранил дела, опечатывал сундуки или лари, где они хранились, младшие - переписывали черновики набело. Дьяк, иногда старший подьячий удостоверяли документ, проставляя на нем припись - свою должность, имя и фамилию. Ни царь, ни бояре документы не подписывали. Местными органами управления являлись различные избы -губная, съезжая, приказная. В делопроизводстве приказов использовалась достаточно древняя «столбцовая техника делопроизводства». Текст писали на полосках бумаги шириной 15-17 см. Если он не умещался на одном листе, его продолжали на втором и т.д. Затем листы склеивали в ленту, а место склейки называли «сстав». Затем документ сворачивали в свиток, названный «столбцом». Столбцы использовались и при формировании дел. Первым документом обычно был инициативный документ, например челобитная. К ней по мере поступления или создания, т.е. в хронологической последовательности, подклеивались все документы, необходимые для решения вопроса. В результате получался свиток - столбец. На долгое время столбец стал основной формой документа в России. Таким образом, для этого периода характерна столбцовая техника делопроизводства. С X века пергамент стал вытесняться бумагой. Писались документы гусиными перьями. Химический состав бумаги и чернил обеспечили большую долговечность текстов, поэтому до наших дней дошло множество документов того времени.
Процедура подготовки документов в приказном делопроизводстве
Процедура подготовки документов в приказном делопроизводстве включала следующие основные этапы: Поступление документа на рассмотрение; Подготовка дел к «докладу»; Рассмотрение и решение дела; Оформление документа, содержащего решение. Видовой состав документов приказного делопроизводства не был особенно разнообразным, все существовавшие в тот период документы группируются в несколько основных видов: грамоты (царские указы, посылаемые через приказы на места), приговоры, наказы (указания царя воеводам и другим местным начальникам), доклады, памяти (записки по делу между подьячими из разных приказов), отписки (доклады, поступающие в приказы с мест), челобитные (обращения граждан). Однако внутри каждого вида существовало множество разновидностей. От царя исходили указы, грамоты (вестовая, вкладная, бессудная, отказная, окружная и др.); от Боярской думы - приговоры Боярской думы; от приказов - памяти (высылочная, наказная, приставная, указная и др.). Местные учреждения направляли отписки. Частные лица посылали в государственные учреждения челобитные. Из перечня документов видно, что приказное делопроизводство касалось с основном государственных и гражданских дел. Формуляр документа в XVI - XVII вв. представлял собой сплошной текст. Реквизиты из него не выделялись (за исключением пометы дьяка, даты получения и фамилии лица, доставившего документ). Критерием определения вида документа этого периода служит расположение реквизитов в тексте. В приказном делопроизводстве были и законодательные акты, влиявшие на работу с официальными документами: например, Судебник 1550 года и «Соборное уложение» 1649 года. Таким образом, история делопроизводства в XVI - XVII вв. показывает, что в этот период складываются: Штат служилых людей, обязанностью которых была работа с документами; Система видов и разновидностей документов, в которых фиксируются и передаются управленческие действия и решения; Правила оформления документов; Организация работы с документами (движение внутри приказа, исполнение, удостоверение, формирование, хранение).
Коллежское делопроизводство (XVIII в.).
Отсутствие в приказном делопроизводстве установленного законом единообразного порядка, точных форм письменных документов, конкретных сроков их исполнения, громадное число учреждений, запутанность их взаимоотношений между собой и в управлении территориями побудили правительство искать новые формы государственного устройства. После переработки иностранных (шведских) образцов появляются учреждения нового типа и нормативное обеспечение, точно определяющее их состав, организацию, компетенцию и делопроизводство. Прежние учреждения - приказы - были заменены коллегиями, канцеляриями, конторами, ратушами. Приказы заняли 12 коллегий: Иностранных дел, Военная, Адмиралтейская, ревизион-коллегия, Коммерц-коллегия и др. При каждой коллегии был прокурор для контроля за законностью. При Петре I от свитков перешли к тетрадям - свернутым вдвое листам. В виде тетрадей оформлялись финансовые, регистрационные, учетные и другие документы (всего до трехсот наименований). Тетради сшивались в книги. Но формой документа все же оставался столбец, отражающий характер дела. Промежуточные документы, не вошедшие в столбцы (различные выписки, справки), хранились в связках. Следует отметить особенность регистрации документов в коллежской системе делопроизводства, которая заключалась в том, что регистрация сопровождала документы в течение всего процесса производства дела, а после - и в архиве. Все пакеты, адресованные в адрес коллегии, сдавались дежурному чиновнику, который расписывался в получении и, не распечатывая, передавал в присутствие. Значительным изменениям подвергся формуляр документа XVIII в. Это было вызвано заменой в 1700 году столбцовой техники на листовую, бумажную. В коллежском делопроизводстве существенные изменения претерпевают формы документов. Для многих из них разрабатываются «генеральные формуляры» - образцы, по которым следовало их составлять. Также в коллежском делопроизводстве их текста выделяется и становится самостоятельным элементом формуляра документа дата, во многих документах она пишется теперь под текстом с левой стороны листа: «Сентября 16 дня 1746 года». Сама дата с того же 1700 г. переведена на летоисчисление не от Сотворение мира, а на 5508 лет позже, от Рождества Христова. Петр I много времени уделял реформам в области управления государством. Появляются новые учреждения бюрократического типа (коллегии) и регламенты для них. В регламентах определяется состав, компетенция и делопроизводство учреждения. В новые учреждения приглашают иностранцев на канцелярские должности. Результатом этого стало появление множества заимствованных терминов в делопроизводстве. Первоначально каждая коллегия руководствовалась своим регламентом, затем законодательной основой реформы стал «Генеральный регламент», утвержденный Петром I в 1720 г. В «Генеральном регламенте» были подробно проработаны вопросы документирования, ведения дел, регистрации, контроля исполнения, ответственности. Но коллежское производство отличалось чрезвычайной медлительностью. «Генеральный регламент» ввел систему делопроизводства, получившую название коллежской по названию типа учреждений. Доминирующее значение в этих учреждениях получил коллективный способ принятия решений присутствием коллегии. «Все лучшее через советы бывает», -говорится на этот счет в Генеральном регламенте в главе «О преимуществе коллегий». Делопроизводство получило твердую законодательную основу. Генеральный регламент ввел обязательную регистрацию документов в соответствующих журналах, поэтому на документах появились регистрационные номера - входящий и исходящий. Высшим органом власти стал Сенат - законодательный и надзирающий за правительственными учреждениями орган, приказы были заменены коллегиями, на местах были созданы губернские, провинциальные и уездные канцелярии. Коллегия состояла из присутствия, канцелярии, контор. В присутствии обсуждали и принимали решения по вопросам управления. В канцелярии обрабатывали входящие и исходящие документы, готовили вопрос к слушанию на заседании присутствия. В конторах вели финансовые документы.
Министерское делопроизводство (XIX - начало XX вв.)
«Общее учреждение министерства» от 25 июня 1811 г. стало основным законодательным актом, определившим организацию и порядок работы центральных учреждений более чем на век. Он четко установил «предмет ведения государственных дел» министерств. Им были определены единообразная структура министерств, порядок их взаимоотношений с другими учреждениями. Начало XIX века ознаменовалось мощным ростом производства и новой реформой в сфере управления: появились министерства. Коллегии были заменены министерствами. Отличие министерского делопроизводства от коллежского было обусловлено, прежде всего, изменением принципа принятия управленческих решений. Он стал единоначальным: каждое должностное лицо отвечало за конкретный участок управленческой деятельности и в соответствии со своими обязанностями принимало участие в подготовке проекта документа. В процессе подготовки документ проходил путь от столоначальника до министра. Министерство возглавил министр, а в его отсутствие - единственный заместитель (товарищ министра). Министры и товарищи министров назначались императором и были ответственны только перед ним. Рабочий аппарат министерств состоял из департаментов. Они делились на отделения, отделения - на столы. В каждом департаменте также создавался совещательный орган из директора департамента и начальников отделений - общее присутствие. Получили окончательное и единообразное устройство канцелярии как специальные подразделения, где было сосредоточено все «письмоводство» (т.е. делопроизводство). В 1810 году создан Государственный совет - высшее законосовещательное учреждение. «Общим учреждением министерств» устанавливался единообразный порядок «производства дел» во всех учреждениях и их структурных подразделениях. Весь процесс делопроизводства стал подразделяться на следующие этапы: Порядок вступления дел; Движение их, или собственно так называемое производство; Отправление дел; Ревизия; Отчеты. Таким образом, были выделены основные этапы работы с документами: организация приема документов, направление на исполнение и исполнение, регистрация документов и контроль за их исполнением, отправка документов. Регистрация документов была обязательной. Все входящие и исходящие документы регистрировались в журналах. Каждый журнал состоял из трех частей: для регистрации документов, полученных от верховной власти, для «обыкновенных бумаг» и для секретных документов. Закон выделял следующие категории документов, которые подписывались конкретным должностным лицом (министром), а также виды документов, направляемые учреждениями и должностными лицами: От императора министр получал указы и повеления, направлял ему доклады (всеподданнейшие доклады) или записки, представления, отчеты; От Государственного совета министр получал высочайше утвержденные мнения, направлял представления; От Сената министр получал сенатские указы, направлял представления, рапорты, доношения; От Комитета министров посылались выписки из журналов заседаний, министр же направлял записки и представления; Для получения денег из Государственного казначейства министр посылал отношение. Отношения, сообщения, официальные письма служили для переписки между министерствами. Подчиненным учреждениям направлялись предписания, от них в вышестоящие инстанции шли рапорты, доношения, представления. Директор департамента обладал правом посылать: Министру записки (докладные записки), представления; В департаменты других министерств - отношения; Подчиненным - предписания. В исполнительном делопроизводстве сложился и определенный порядок составления документов. Во многом он также регламентировался законодательством. До 60-х гг. XIX в. был распространен коллежский порядок составления документов. Он особенно строго соблюдался (и соблюдается сейчас) в судебных учреждениях. Коллежский порядок документирования заключается в том, что в начале документа повторяется вся предыстория вопроса. Позже этот порядок был заменен составлением справки, в которой давались краткие извлечения из всех документов с указанием их даты и номера. Такая справка получила название экстракта. Законами устанавливались определенные правила составления всех разновидностей документов. В документе выделялись: заглавие, содержание, или «расположение обстоятельств дела», подпись, скрепа, особенные пометки, бланковые и конвертные надписи. Каждая часть должна была быть соответствующим образом оформлена. В XIX в. документы стали изготавливаться на бланках. Бланком назывался лист, в левом верхнем углу которого делались «бланковые надписи»: наименование ведомства, учреждения, структурной части учреждения, от которой исходил документ, дата отправления документа, номер его по журналу исходящих документов, заголовок к документу. Бланки вначале были рукописными, а вскоре их сменили типографские бланки и штампы с бланковыми надписями. В XIX в. пытались бороться с ростом количества документов. Об этом свидетельствуют законодательные акты, названные «сокращением документооборота», «сокращением переписки» и изданные в 1831, 1852, 1860 годах. В исполнительном делопроизводстве особым этапом объявлялась ревизия дел, т.е. проверка исполнения документов. В исполнительном делопроизводстве устанавливается более четкая организация хранения документов. Основным признаком группировки документов в дела оставался предметно-вопросный; корреспондентский и географический признаки применялись при формировании дел с перепиской. По номинальному и авторскому признакам группировались внутренние документы. С середины XIX века сложился новый порядок изложения дела в виде краткой записки по существу вопроса. Это должно было ускорить прохождение дел. По очередности исполнения все поступающие в министерство дела делились на: Чрезвычайные (например, дела по злоупотреблениям); Срочные; Текущие (ведомости, донесения, переписка). Чрезвычайные и срочные дела принимались к производству незамедлительно. Но из-за того, что документы писались пером по бумаге и регистрировались в многочисленных журналах, создание и прохождение документа оставалось все же длительным процессом. В конце XIX века в учреждениях появились пишущие машинки. Это привело к революционным преобразованиям в системе делопроизводства. Скорость печати, компактный вид документа, возможность получения сразу нескольких копий - все это упростило процесс документирования и сократило объем документов. Появление телеграфа привело к распространению новых видов документов - телеграмм и телефонограмм. В некоторых учреждениях значительно ускорили обработку документов путем применения механических нумераторов и штампов. К этому времени появляется первая делопроизводственная литература. Издавались многочисленные сборники, содержащие образцы разнообразных документов (письмовики). Они предназначались как для чиновников разного толка, так и для частных лиц, решивших обратиться в государственные учреждения. Документы этого времени касались уже не только государственных и гражданских, но и производственных отношений.
Федеральное агентство по образованию РФ
Кафедра документоведения
Реферат по теме:
Основные разновидности приказного делопроизводства
Белгород, 2007
Введение
Актуальность. Моя тема очень актуальна для моей будущей профессии. Так как приказы это неотъемлемая часть в истории Российского делопроизводства. Каждый документовед должен знать историю отечественного делопроизводства, чтобы в будущем успешно и качественно выполнять свои обязанности и понимать значение своей профессии.
Цель моей работы - проследить этапы формирования приказов, изучить различные классификации и уже конкретно рассмотреть деятельность отдельных приказов таких как: Печатный, Холопий, Земский, Разбойный, Поместный, Монастырский, Посольский, Приказ Большого Дворца.
1.изучить формирование и структуру приказов;
2.рассмотреть различные классификации приказов;
.изучить документооборот в Печатном приказе;
.представить дела Посольского приказа;
.осветить деятельность приказа Большого Дворца;
.показать деятельность Поместного приказа;
.рассмотреть Монастырский приказ;
.рассмотреть Холопий приказ;
.показать взаимосвязь Земского и Разбойного приказа.
Алексеева Е.В. в своей книге «Архивоведение» дает классификацию приказов, что показывает различные подходы на эту тему. В книге «Делопроизводство» Кирсанова М.В. подробно разбирает основные разновидности приказного делопроизводства, что дает полную и исчерпывающую информацию о деятельности приказов. Леонтьев А.К. в книге «Образование приказной системы управления в Русском государстве» показывает нам структуру и повествует историю формирования приказного делопроизводства.
Глава 1. Образование и классификация приказов
1.1 Формирование и структура приказов
Государственное делопроизводство как система начинает складываться с момента образования централизованного Русского государства в конце XV века и начала процесса создания аппарата государственного управления, необходимого для регулирования хозяйственной и политической жизни государства. Система государственных учреждений этого периода включала: высший законодательный орган - Боярскую думу, центральные исполнительные органы - приказы, на местах - приказные избы (губная, съезжая, земская и другие).
Период с XVI-XVII век получил название «приказного делопроизводства» по названию первых государственных учреждений - приказов.
Как центральные отраслевые органы государственного управления приказы, являвшиеся исполнительными органами решений Великого князя и Боярской думы, сформировались не сразу. Из личных поручений (приказов) Великого князя князьям и боярам возникли «избы» или «дворы». В XVI веке они преобразуются в постоянно действующие центральные учреждения - приказы с определенным кругом управленческих задач, самостоятельными структурными подразделениями, специальным штатом служилых людей (дьяками, подьячими) и определенной системой делопроизводства1.
Общее количество приказов, существовавших на Руси, точно не известно, в частности, в XVII в. Разные исследователи называют их число от 40 до 70. Во главе отдельного приказа стоял приказной судья (в некоторых приказах судей было по два и более; они назывались товарищами главного судьи), назначаемый из думных чинов. В его ведении состояли дьяки от одного до трех, а к концу XVII века в крупных приказах от 6 до 10 человек. В ведении дьяков находились подьячие, которые в соответствии со стажем работы делились на «старых» (старших), «середних» и «молодых» (младших).
Старшим подьячим, наиболее опытным и уважаемым, и подьячим «средней руки» доверялась сложная работа, связанная с подготовкой решений по делам, хранением дел, опечатыванием архивных сундуков. Младшие подьячие не пользовались особым доверием. Многие царские указы XVII в. обращают внимание на необходимость строго контролировать их работу. За ошибки, допускаемые в официальных документах, подьячих строго наказывали: били батогами, лишали жалованья.
В крупных приказах подьячие объединялись в «столы», или повытья, - структурные подразделения приказов; деление на столы производилось не по роду дел, а по территориальному принципу. Для приведения в исполнение разных распоряжений существовали особые должности толмачи, трубники, недельщики и др. В их обязанности входило также доставлять переписку приказов по принадлежности, вызывать тяжущихся на суд и другие2.
На местах в ведении приказов состояли воеводы, управлявшие территориями и выполнявшие предписания центральных властей. Воеводы имели свою «канцелярию» приказную избу и помощников «меньших» воевод и дьяков. В приказной избе хранилась государственная городская печать, денежные суммы и велось делопроизводство.
Приказы и приказные избы представляли собой одновременно и присутствие, и канцелярию, и архив. Документы обычно размещались на столах, на скамьях, особо ценные - в сундуках-ларях в тех же помещениях, где велась текущая работа и прием посетителей.
Руководители приказов - судьи и приближенные к ним лица, участвовавшие в принятии решений, ставили своих подписей на документах. Это входило в обязанность дьяка, отвечавшего за ведение делопроизводства приказа: «а на всех делах закрепляют и помечают думные дьяки, а царь и бояре ни к каким делам руки не прикладывают, для того устроены они, думные дьяки». Царь и бояре собственноручно подписывались только на договорных грамотах, заключаемых с другими государствами. Подпись, или «припись», дьяка была весьма своеобразна: если документ состоял из нескольких листов, дьяк «приписывал» документ на каждой склейке, проставляя по одному слогу своей фамилии на каждой склейке, чтобы буквы захватывали оба листа, что было узаконено Судебником 1550 года. Это предохраняло документ от фальсификации и подлога.
1.2 Классификации приказов
В середине XVI века возникают постоянно действующие приказы со своими штатами, внутренней структурой и специальным делопроизводством.
Из большего числа приказов, создававшихся в разные годы, можно выделить несколько основных групп, объединенных по направлению деятельности:
.военные - Разрядный, Поместный, Стрелецкий, Пушкарский, Оружейная палата;
.дворцовые приказы, заведовавшие отдельными отраслями великокняжеского, а с 1547 года царского хозяйства - Казенный, Конюшенный, Ловчий, Сокольничий, Пострельничий;
.внешние сношения с иностранными державами - Посольский приказ;
.финансовые, фискальные приказы для сбора налогов и податей - Приказ Большого прихода;
.судебно-полицейские приказы - Разбойный, Холопий, Земский;
.судебные приказы, которые заведовали судом на определенных территориях - Московский, Владимирский, Дмитровский, Казанский.
Существует еще одна классификация приказов:
Областные приказы: Четверти (Владимирская, Галицкая, Костромская, Новгородская, Устюжская, Новая); Казанский; Литовский; Сибирский; Смоленский.
Финансовые приказы: Большого прихода; Большой казны; Счётный; Денежного сбора; Печатный; Сбора запросных и пятинных денег; Купецких дел; Доимочный.
Дворцовые приказы: Большого дворца; Царицына мастерская палата; Казённый; Оружейная палата; Судный дворец; Золотых дел; Серебряный; Конюшенный; Соборного дела; Житный; Записной; Иконный; Панихидный; Сокольничий; Аптекарский; Новой аптеки.
Административные приказы: Поместный; Холопий; Монастырский; Челобитный; Ямской; Книгопечатный; Каменный; Рудного сыска; Строения богаделен.
Судебные приказы: Московский и Владимирский судные; Казанский судный; Судный; Приказных дел; Земский; Разбойный; Розыскных дел; Сыскные; Расправная палата при Боярской думе; Мещанского суда.
Патриаршие: Разрядный; Духовный; Дворцовый; Казённый; Церковных дел.
Дипломатические приказы: Посольский; Малороссийский; Калмыцких дел; Лифляндских дел.
Военные приказы: Разрядный; Денежной раздачи; Драгунского и солдатского отпуска; Полковых дел; Великой России; Полоняничный; Пушкарский; Рейтарский; Сбора ратных людей; Семёновский; Хлебный; Ствольный; Стрелецкий; Мушкетного дела; Иноземский; Потешный; Преображенский.
Глава 2. Разновидности приказов
.1 Документооборот в Печатном приказе
Печатный приказ как центральный орган управления, обладавший в современном понимании нотариальными функциями в масштабах всего Московского государства, являлся решающим, заключительным этапом на длинном пути прохождения документов, касающихся оформления прав на движимые и недвижимые имущества, судебно-следственных материалов, свидетельств на право торговли и держания откупов, изменений по службе. В Печатном приказе документу придавалась юридическая сила: он удостоверялся государственной печатью, заносился в регистрационные записные книги приказа, за что взималась печатная пошлина.
Специфика деятельности и делопроизводства Печатного приказа заключалась в том, что единственной собственной документацией приказа являются его записные регистрационные книги. Никаких других документов Печатный приказ не производил, за исключением памятей, посредством которых служащие приказа переписывались с администрацией других приказов. Регистрационные книги приказа содержат в себе информацию об этом объеме приказной документации, грамотах и актах, приходящих в Печатный приказ и проходящих через него7.
В делопроизводстве Печатного приказа ключевыми являлись два момента: процедура регистрации грамоты или акта и взятие пошлины или освобождение от нее за приложение печати к документу.
Регистрация документа - закрепление в законодательном порядке юридических прав владельца удостоверяемой грамоты или акта. В Печатном приказе она проходила путем занесения краткой записи о запечатываемой грамоте или акте в пошлинную или беспошлинную книгу приказа. Обязательными для записи и пошлинных и беспошлинных книг устанавливалось несколько элементов: дата регистрации; населенный пункт, на который грамота или акт посылались; полное имя владельца грамоты или акта; краткое содержание сути дела, изложенного в регистрируемом документе и соответствующая пометка служащих приказа о том, были ли взяты печатные пошлины и в каком количестве. Книги прошлых лет оставались в приказе, к ним нередко обращались в текущем делопроизводстве. Они образовали архив Печатного приказа, записи в книгах использовались для наведения справок и изготовления выписок, на основании которых составлялись памяти и выписки по запросам других приказов.
Цель регистрации сводилась к приданию документу юридической силы, обеспечению его учета и контроля, а в дальнейшем поиска. Регистрация давала возможность подтвердить факт получения или отправки документа, вести контроль за его исполнением, составлять количественные и качественные характеристики документооборота, создавать информационно-справочный аппарат. Таким образом, перечисленные функции составляют суть нотариальной деятельности, которой занимался Печатный приказ как центральный государственный орган всего Московского царства.
Печатный приказ как сугубо канцелярское учреждение не замыкался в собственных границах, он взаимодействовал с другими центральными учреждениями и представителями царской власти на местах. Велась обширная переписка с воеводами, начальниками московских приказов и дьяками приказных изб в городах. В своей массе переписка сводилась к просьбам-запросам, обращенным к начальнику и дьяку Печатного приказа, отыскать в регистрационных книгах нужную запись и сделать с нее копию. В этом отношении на Печатный приказ ложилась ответственность за исполнение запросов и подачу достоверных сведений по запрашиваемому вопросу на основании материалов архива8.
Безусловно, по большей части запросы касались земельных сделок, требовалось подтвердить выдачу грамоты на недвижимое имущество, конкретизировать количество выданных четей, уточнить имя человека, на которого была выписана грамота и т.д. Нередко на основании книг Печатного приказа устанавливалась истина и вершились судебные дела.
Связь была двусторонней, а ее инициатором являлись как внешние учреждения: приказы или администрация на местах, так и сам Печатный приказ. Он посылал запросы в города, часто с целью выяснения имен владельцев и их откупов.
Запросы в Печатный приказ поступали в форме памятей, и приказ готовил ответы в той же форме. В ответе-выписке содержалась точная копия записи, найденной в регистрационной книге, с указанием полной даты и имени дьяка, за чьей приписью была сделана запись.
Два ключевых момента в делопроизводстве этого учреждения определили характер его деятельности в первой половине XVII века: регистрация акта или грамоты и взятие либо сложение пошлины за приложение печати к документу. Действия служащих Печатного приказа и установление тарифов на печатные пошлины полностью регулировалась указами государя и собственной устоявшейся приказной практикой. Нормы и установления, выработанные в результате деятельности Печатного приказа в первой половине XVII в., полностью и без изменений вошли в статьи XVIII главы Соборного уложения 1649 г9.
Система хранения и учета книг Печатного приказа прошлых лет была удивительно хорошо налажена и позволяла исполнять самые сложные запросы в ограниченные сроки. Справочно-информационная деятельность служащих Печатного приказа являлась ведущей составляющей всей системы приказного делопроизводства. Регистрационная и информационная деятельность определяли для Печатного приказа место связующего звена среди других центральных органов государственного управления.
2.2 Дела Посольского приказа
Посольский приказ оформлял выезд за рубеж. Если территории порубежных соседей вклинивались на русскую территорию или наоборот, то для перехода из государства в государство крестьянам этих имений не нужны были официальные документы. Во всех остальных случаях необходимо было получить проездную грамоту в Посольском приказе или у воевод, исполнявших в данном случае его функцию. Несанкционированный переход границы рассматривался как преступление, и преступника судили, проведя следствие. На местах этим опять же занимались воеводы, которые должны были писати о том государю. Так как вряд ли царь сам рассматривал все подобные отчёты, то они поступали в Посольский приказ.
Приказ имел право выдавать разрешения только на выезд в государства, в которых Россия находилась в мирных отношениях, поэтому можно говорить о том, что приказ определял, с какими странами Москва живёт в мире и с кем выгодно и невыгодно иметь сношения. Так как сохранение мира - одна из важнейших задач, то русских подданных, совершивших в дружественной стране лихое дело, то есть убийство, разбой или грабёж, также судили в приказе или на месте.
Соответственно по названию приказа, можно говорить о том, что он был ответственным за назначение русских послов и прием иноземных.
Также Посольский приказ занимался искуплением пленных и сбором денег на это. На практике эти деньги собирал не Посольский приказ, а все другие, согласно своей компетенции, а затем из своих денег отдавали причитающееся на выкуп пленных.
Иностранцы, получившие разрешение на въезд в страну, должны оформлять все сделки в Печатном приказе, то есть без проездной грамоты они не имеют право находиться в России и тем более производить какие-то операции, так что в Печатном приказе, скорее всего, обязаны были проверять наличие таковых у иноземцев при оформлении документов: закладных, купчих. Иностранцы в городах жили в основном в отдельных районах и, следовательно, были подведомственны приказу Большого дворца в Москве и воеводам на местах. Отсюда тесное взаимодействие Посольского приказа уже как минимум с двумя другими: Печатным и Большого дворца10.
Таким образом, приказ ведал всеми международными отношениями Москвы: и торговыми, и политическими, и, наверняка, в какой-то степени культурными.
2.3 Приказ Большого Дворца
приказ делопроизводство посольский печатный
Приказ Большого Дворца занимался делами московских посадских людей и слобод, а также делами по управлению дворцом.
Приказ Большого Дворца был обособленным ведомством и обладал правом сбора печатной пошлины и имел свою печать. Однако, указом 25 февраля 1624 года по докладу Печатного приказа все печатные пошлины по делам, которые исходили из приказа Большого Дворца, было предписано печатать, подписывать и собирать в Печатном. Это мероприятие не имело успеха. Большой Дворец так и не пересылал грамоты в печатный.
Лицам, взявшим что-либо на откуп, выдавались откупные грамоты. Таким образом, Большой Дворец ведал откупами. Однако непонятно, почему тогда все остальные статьи, посвящённые откупной системе, повествуют о том, сколько кому денег платить за откупные грамоты в Печатный приказ, и почему с мест деньги за удостоверение откупных грамот присылались туда же. Это можно объяснить тем, что откуп брали на разные занятия, подведомственные разным приказам. В таком случае, все грамоты действительно должны были оформляться в Печатном приказе11.
Большой Дворец взыскивал печатные пошлины за приложение печати к сотным грамотам, выдававшимся в дворцовые волости из разных приказов, в том числе и из самого Большого Дворца. У Большого Дворца было право ставить печати к грамотам, направляемым в дворцовые волости, и право получать за них печатные пошлины. Сотные же и иные грамоты, направляемые из других приказов, подлежали освидетельствованию в Печатном приказе, с уплатой пошлины там же.
Но основной функцией было управление слободами и посадами, то есть Дворец занимался регулировкой отношениё между белыми и чёрными слободами, процессами обеления, входа в тягло и всяческих перемещений посадского населения.
Приказ также ведал населением, несшим тягло и проживавшим в пределах посадской близости. Эти пределы определены точно только для Москвы: на все стороны от Земляного города ото рву по 2 версты.
Уложение запрещало посадским людям закладываться в качестве крестьян и холопов и устанавливало за это определённое наказание. Так как посадское население было подсудно приказу Большого Дворца, то ему приходилось взаимодействовать с приказами Холопьего суда, Сыскным и многими другими.
Также Большой Дворец должен был ведать торговыми делами гостиной и суконной сотен, в частности тем, где и как они торгуют.
2.4 Поместный приказ
Поместный приказ вёл писцовые книги, учитывающие хозяйственный потенциал землевладений всех типов, и переписные книги, основное значение которых состояло в учёте тяглого населения феодальных владений. Поместный приказ следил за соответствием всей поземельной документации, в том числе и выписей писцов, писцовым книгам. В спорах о земле принимались во внимание записи и в прежних писцовых книгах, а при отсутствии таковых приказ мог давать ввозные грамоты на прежние поместья на основе дозорных книг.
Следующая крупная функция Поместного приказа состояла в верстании служилых людей по отечеству поземельной дачей с учётом оклада, назначаемого разрядным приказом, и родовитости служилого человека.
На приказ возлагалась регистрация всех поземельных сделок между феодалами - купли-продажи вотчин, их заклада, поступки и передачи по наследству, мены поместьями и поместий на вотчины. Приказ следил за законностью владения поместьями, осуществлял контроль за исполнением указа о запрете духовным иерархам и монастырям покупать и принимать в качестве вклада родовые, выслуженные и купленные вотчины и не имел права регистрировать такие сделки; осуществлял также продажу порозжих земель в вотчины, а при отсутствии у таких вотчин наследников отбирал их на государя. То же делалось в отношении выморочных поместий, которые подлежали передаче женам на прожиток. На приказе лежало разрешение всех поземельных конфликтов, в том числе связанных с закладом и выкупом заложенной земли и других. Словом, приказ отвечал за исполнение всех установлений, вошедших в главы Уложения и посвященных поместному и вотчинному землевладению.
Следующая крупная функция приказа состояла в контроле за соблюдением крепостного устава относительно крестьян. Прямой обязанностью приказа была борьба с побегами крестьян и возврат их владельцам на основании писцовых и переписных книг. Как возврат беглых, так и остальные акты сделок на крестьян подлежали регистрации в приказе. Однако до 1675 такие записи велись не в Поместном приказе, а в Холопьем. В октябре 1675 г. вышел приказ, по которому запись крепостных документов и купчих на крестьян должна была производиться в Поместном приказе в специальных книгах. На основе Уложения 1649 г. должно было произойти разграничение функций между Поместным и Холопьим приказами, но процесс этот затянулся до последней четвери XVII в.
Поместный приказ был обязан устанавливать и свободное состояние пришлых людей, назвавших себя свободными и изъявивших желание записаться в качестве крестьян за какими-либо помещиками или вотчинниками. Во всех указанных случаях компетенция Поместного приказа распространялась на территорию центра и юга государства, исключая новгородские и псковские земли, подлежавшие юрисдикции приказных изб Новгорода и Пскова, и территории, подведомственные приказам Сибирскому и Казанского дворца.
Таким образом, Поместный приказ должен был постоянно взаимодействовать со всеми остальными приказами, так как обладал довольно широким кругом функций и в разных частных случаях был вынужден прибегать к помощи коллег.
2.5 Монастырский приказ
На пути подчинения церковных корпораций общей системе государственной централизации заметным шагом явилось создание Монастырского приказа. Он был учреждён в интересах средних и низших слоёв служилых людей по отечеству и верхушки торгово-посадского мира, наиболее активно боровшихся с духовными феодалами за землю и крестьян. Монастырскому приказу были подсудны духовенство, чёрное и белое, и зависимые от них люди и крестьяне, исключая патриарха и патриарших людей и крестьян, по значительной части недуховных дел, кроме крупных уголовных преступлений. За церковью сохранялся только суд по церковным делам.
До этого суд по недуховным делам в отношении клириков от митрополитов и ниже, а также монастырей осуществлялся в приказе Большого Дворца. Здесь же духовные вотчинника, минуя общегосударственные учреждения, подлежали суду самого царя. На уровне приказов все дела, касающиеся церкви, духовных лиц и зависимых от них людей, были в ведении суда патриарших приказов. Уложение 1649 года лишало высшее духовенство, за исключением патриарха, административных и судебных привилегий, главным образом юрисдикции по отношению к церковным людям в основной массе гражданских и уголовных дел. В ведение Монастырского приказа предоставлялись также и церковные и монастырские земли.
Указанное ограничение привилегий церкви в области управления и суда в Уложении не проведено последовательно. В руках главы церкви - патриарха оставался орган управления патриаршими вотчинами и людьми, подчинёнными патриарху - Патриарший двор.
Из приказа Большого Дворца в ведение Монастырского приказа были переданы все монастырские и церковные земли. Контроль же за исполнением запрета передачи вотчин в монастыри по завещанию и обменом вотчинами возлагалась на Поместный приказ.
Наряду с этим Монастырский приказ также был и финансовым, административным и полицейским органом по отношению к церковным учреждениям, то есть совмещал функции характерные для всех приказов вообще.
Доходы Монастырского приказа были довольно велики, так как церковь в России XVII века играла заметную роль во внутренней политике и экономике государства, и именно поэтому правительство пошло на такой шаг, как создание особого органа, ставившего церковь в какой-то степени под контроль светской власти.
2.6 Холопий приказ
Вопрос о положении крестьян и холопов в XVII веке был очень важным. На Холопий приказ возлагался контроль за соблюдением статуса второй по численности категории феодально-зависимого населения - холопов. Главнейшей его функцией было оформление служилых кабал в соответствии с требованиями закона и регистрация их в кабальных книгах. Одной из форм такого контроля было рассмотрение челобитных самих холопов с жалобами на неверное оформление кабал на них.
В этой связи Холопий приказ был обязан следить за тем, чтобы не оформляли кабалы на крестьян и бобылей, в том числе на беглых, и на детей боярских верстанных и наверстанных. Холопий приказ преследовал насильственное похолопливание и имел право наказывать виновных. Всё это ставило перед Приказом необходимость контроля за оформлением кабал на свободных людей или на бывших холопов при наличии у них отпускных. Сюда же относился контроль за соблюдением правового режима добровольных холопов. Через приказ получали отпускные холопы, бежавшие из плена.
Важнейшей функцией Холопьего приказа была борьба с побегами холопов; беглые приводились в приказ, наказывались кнутом и возвращались владельцам. Приказ следил также за соблюдением условий сыска беглых холопов, предписанных законом, к тому же там рассматривались дела о сносе беглыми имущества их хозяев и о возврате его по принадлежности.
При отдаче беглого холопа владельцу Приказ наказывал ему накрепко, чтобы он холопа до смерти не убил, не изувечил и голодом не заморил, отсюда вытекала практика разбора в приказе всех судных дел о холопах и вынесения приговоров по ним. То есть этот приказ, как и все остальные выступал в роли судебной инстанции.
На Холопий приказ возлагались регистрация других форм кабальной зависимости. Сюда относились купчие и данные на людей из татарского полона; освобождение от неволи крещёных татар. Подлежали регистрации в приказе заёмные кабалы и жилые или житейские записи, которые оформлялись при отдаче родителями своих детей, племянников в работу на определённый срок, те урочные лета17.
Соответственно своим функциям Холопий приказ должен был взаимодействовать со многими, но не со всеми остальными приказами.
2.7 Земский и Разбойный приказы
Земский приказ был создан во второй половине XVI века как правительственное учреждение, наблюдавшее за порядком в Москве и ведавшее судопроизводством по делам о разбоях и о делах, совершённых в столице.
Игра в карты и в кости не запрещалась, так как на неё существовала государственная монополия, так что игра приносила довольно большой доход в казну.
Существует деление: Москва - Земский приказ, все остальные территории - Разбойный, в основу которого лежал давнишний принцип подсудности по месту совершения преступления и поимки преступника18.
Разбойный приказ - один из органов центрального управления, возникший в ходе губной реформы с 1539 г. до середины 50-х годов XVI века, вызванной обострением классовой борьбы и ростом числа разбоев.
В соответствии с Соборным Уложением 1649 года Разбойный приказ разбирал дела связанные с татьбой, разбоем, убийствами, совершёнными в Московском и других уездах. В столице этим занимался Земский приказ. На местах функции приказа исполняли губные старосты, осуществлявшие свою деятельность по наказам из Разбойного приказа, которому были подчинены по этим делам. Они должны были преследовать и ловить преступников, получив на это санкцию вышестоящей инстанции, но наказывать и судить они должны были без доклада по своему усмотрению в соответствии с нормами права. В качестве приказной власти губные старосты ведали также помимо губных дел сыском беглых крестьян, сбором податей, межеванием земель, оформлением кабал и кабальных книг. Помощниками губных старост были губные целовальники, в обязанности которых входило:
а) присутствовать на суде губных старост;
б) исполнять их поручения;
в) заведовать тюрьмами;
г) собирать подмогу из населения в экстренных случаях.
Аппарат местного управления имел прямое отношение к приказной системе, так как выполнял её функции на местах, хотя и не входил в её состав.
В Москве и в городах тюрьмы строились на средства Разбойного приказа, который также должен был заниматься наём палачей и выдачей им жалованья.
Также в компетенцию Земского приказа в Москве (и Разбойного на других территориях) входил разбор дел связанных с приобретением иностранцами дворов и заключением с ними кабальных грамот. И то и другое считалось разбойным делом и поэтому разбиралось в Разбойном и Земском приказах, а также в приказных избах (выполнявших функции приказов на местах).
Одной из статей дохода обоих приказов: и Разбойного, и Земского - являлся штраф, взимавшийся с людей, которые видели, как кого-то избивают или грабят, и не пришли на выручку, не бросились за преступниками в погоню, а также, знавших о пребывании татей, разбойников и лиц с резаными ушами не имевших письменных свидетельств об освобождении из тюрем. С таковых брался штраф в размере полтины с человека.
В статью расхода можно вписать содержание и строительство тюрем в городах.
Заключение
В целом, в приказной период постепенно создается система делопроизводства центральных и местных учреждений, складываются кадры делопроизводственных служащих, создаются устойчивые формы документов и приемы их составления. Однако государство, действуя отрывочными и частными мерами, не создавая общих административных правил, не могло еще ввести порядка в организацию учреждений и их делопроизводство. Только с середины XVII века принимаются некоторые меры для наведения порядка в делопроизводстве.
В наследство от приказного делопроизводства получили мы и слово "волокита". Подклеенные в столбцы длиной в среднем 50-80 м. документы наматывали на палочки в свитки. Ленты при чтении волочились, отсюда родилось и понятие, обозначающее сегодня несвоевременное и не по существу решение того или иного вопроса. В аппарате приказного делопроизводства процветали взяточничество, чинопочитание, формализм. Не были развиты такие делопроизводственные операции, как регистрация документов, хранение, контроль за исполнением. И всё же именно на этом историческом этапе складывается первая система работы с документами, закладываются основные приёмы и методы создания, оформления и обработки документов.
Важной особенностью приказной системы управления являлась пестрота и неопределенность функций приказов. Почти каждый приказ выполнял не только функции управления; в его ведении находились также определенные территории (волости, города, селения), налоги с которых поступали на содержание приказа и осуществление его задач. Этой сложностью определения точных функций приказов объясняются и трудности классификации приказов.
Еще одна особенность приказного делопроизводства заключалась в том, что его организация основывалась главным образом на нормах обычного права, то есть на традициях, обычаях, передаваемых из поколения в поколение в устной форме приказными служилыми людьми. В 1550 году был издан Судебник, представлявший собой акт кодификации правовых отношений; в 1649 году Земским собором утверждается Соборное уложение. Эти законодательные акты, устанавливая организацию деятельности судебных органов, регламентировали состав документов, правила оформления некоторых из них, порядок рассмотрения, а также ответственность должностных лиц за недобросовестную работу с документами и меру ответственности за допущенные нарушения.
Литература
1.Алексеева Е.В. Архивоведение. М.: Академия, 2004. 276 с.
2.Демидова Н.Ф. Служилая бюрократия России XVIII века и её роль в формировании абсолютизма. М.: Просвещение, 1987. 247 с.
.Кирсанова М.В. Делопроизводство. Новосибирск: ИНФРА-М, 2003. 326 с.
.Коломеец М.С. Делопроизводство. М.: Просвещение, 2001. 385 с.
.Кузнецова Т.В.Делопроизводство. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. 359 с.
.Леонтьев А.К. Образование приказной системы управления в Русском государстве. М.: Высшая школа, 1961. 261 с.
Репетиторство
Нужна помощь по изучению какой-либы темы?
Наши специалисты проконсультируют или окажут репетиторские услуги по интересующей вас тематике.
Отправь заявку
с указанием темы прямо сейчас, чтобы узнать о возможности получения консультации.
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru
Федеральное агентство по образованию
ГОУ ВПО «Волжский государственный инженерно-педагогический университет»
Социально-экономический институт
Кафедра менеджмента
по дисциплине «Делопроизводство» на тему:
«Краткая характеристика приказного, коллежского и исполнительного делопроизводства в России»
Выполнила студентка
группы СЗ-11 заочного отделения
Баева Татьяна Евгеньевна,
Проверила Станченкова Ю. И.
г. Нижний Новгород 2014 г.
3. Система видов документов приказного делопроизводства
5. Генеральный регламент
6. Виды документов коллежского делопроизводства
9. Структура министерств
Литература
делопроизводство реквизит книжный штатный
1. Приказное делопроизводство
Приказное делопроизводство как система начинает складываться после образования в конце XV в. Русского централизованного государства и активно развивается на протяжении XVI-XVII вв.
Образование Русского государства потребовало создания специальных органов для реализации властных полномочий. Во главе государства стоял царь. Высшим органом управления в XVI-XVII вв. стала Боярская дума, представлявшая собой собрание представителей старинных боярских фамилий и позднее, в XVII в., выслужившихся приказных чинов -- дьяков. Местные органы в лице воевод, городовых приказчиков, губных и земских старост, целовальников осуществляли??ою деятельность в избах (губной, приказной, земской). Во главе приказной избы стоял воевода, ему подчинялись дьяки и подьячие, ко?о?ые вели делопроизводство в избе.
2. Особенности приказного делопроизводства
В наибольшей степени четкая система делопроизводства в XVI-XVII вв. сложилась в центральных учреждениях -- приказах, поэ?ому делопроизводство э?ого периода называют приказным. Для приказного делопроизводства характерно появление штата «служилых» людей, обязанностью ко?о?ых была работа с документами. Во главе приказов стояли судьи из думных чинов, а при них дьяки (их могло быть несколько). В подчинении у дьяков находились подьячие, подразделявшиеся на «старых» (старших), «средней руки» (средних) и «молодших» (младших). Структурными подразделениями приказов были столы или повытья.
Ответственность за всю работу с документами, т.е. за делопроизводство, возлагалась на дьяка. Старшие подьячие заведовали структурными частями приказов, готовили проекты документов (черновики), средние подьячие делали выписки и наводили справки по рассматриваемому вопросу, хранили дела в сундуках и ларях, опечатывали их, младшие -- переписывали документ набело.
3. Система видов документов
В приказном делопроизводстве складывается система видов и разновидностей документов, в ко?о?ых фиксируются и передаются решения по управлению государством.
От верховной власти в лице царя и Боярской думы подчиненным направлялись грамоты, указы и приговоры Боярской думы. Стоит сказать, для переписки между приказами применялся такой документ, как «память». Также памяти направляли подчиненным, например воеводам. Из местных учреждений в приказы посылали «отписки». Формой письменного обращения частных лиц в государственные учреждения были челобитные. Учитывая зависимость от назначения документ имел разновидности. К примеру, были грамоты: вестовая, бессудная, отказная, окружная; памяти: высолочная, наказная, указная и др.
Перечисленные виды документов составляли систему делопроизводства, предназначавшуюся для общения государственных учреждений между собой, а также частных лиц с государственными учреждениями. Наряду с ней существовали системы документации, в ко?о?ых фиксировались отдельные функции управления: военная, дипломатическая, статистики, бухгалтерского учета, хозяйственного учета и др. К примеру, дипломатические отношения с иноземными государствами оформлялись договорами, грамотами главам государств, грамотами на проезд по территории государства и др.; статистические данные заносили в книги -- писцовые, дозорные, переписные, приправочные и др.; хозяйственный учет требовал ведения книг по учету, сметных списков, судебная деятельность нашла отражение в правовых и судебных грамотах, судебных приговорах, судных списках, сказках, сыскных, распросных, пыточных речах.
Отметим, что текст документов повествовался на узких полосках бумаги (шириной 15-17 см) на одной стороне; оборотная сторона использовалась для проставления помет, резолюций, написания адреса. В случае если текст занимал несколько листов, их склеивали по узкому краю в ленту, иногда очень большой длины (например, Соборное уложение 1649 г. имело длину около 309 м), которое скатывалось в свиток, получивший название «столбец». Поэ?ому и система делопроизводства э?ого периода называется «столбцовой». В случае если документ состоял из нескольких склеенных листов, дьяк проставлял??ою подпись (называемую «припись») по слогам на оборотной стороне документа по всем местам склейки листов так, ??обы буквы захватывали оба конца склеенных листов. Место склеивания листов называли «сстав».
Такой способ подписания обеспечивал охрану документов и затруднял их фальсификацию. Стоит заметить, что он был узаконен Судебником 1550 г.
Удостоверение документа было весьма??оеобразным. Ни царь, ни бояре??ои подписи на них не ставили. Официальные документы могли удостоверяться печатью. В э?от период применялись две государственные печати -- большая и малая. В XVII в. существовал печатный приказ, ведавший приложением печати.
Формуляр документов периода приказного делопроизводства представлял сплошной текст, реквизиты из него практически не выделялись, однако в зависимости от вида документа они располагались в строго определенной последовательности.
Расположение реквизитов и словесные формулировки служат критерием определения вида документа. Иногда в самом тексте документа называли его вид:
«Как сия грамота к вам придет...», «Царь государь указал» а бояре приговорили...»
Сложившиеся правила составления и оформления документов, придававшие им устойчивую форму, привели к появлению «образцовых книг», включавших образцы неко?о?ых видов документов.
В приказах сложились определенные традицией правила формирования документов в дела: документы склеивались в столбцы, в ко?о?ых отражалось последовательное «производство» по конкретному вопросу. Нужно помнить, такие столбцы начинались инициативным документом (челобитной, памятью и т.д.), за ко?о?ым следовали традиционно в хронологическом порядке другие документы, возникшие в ходе рассмотрения данного дела (распросные речи, сказки, выписки и др.). При всем этом сохранились столбцы, представлявшие собой комплекты документов, подклеенных без какой-либо системы, по мере их накопления. Исходя из всего выше сказанного, мы приходим к выводу, что при формировании документов в дела, так же как в процессе документирования, применялась «столбцовая техника делопроизводства».
Наряду со столбцовой техникой делопроизводства в приказах берёт своё начало и применялась книжная форма делопроизводства. К примеру, в приказах велись боярские книги (списки бояр), писцовые книги. Ветхие столбцы переписывались в тетради.
В делопроизводстве приказов зарождается организация архивов. Побудет описание и учет документов. Начинают составляться описи документов.
Главная особенность делопроизводства приказов заключалась в том, что его организация в??оей основе не регулировалась законодательством, а основывалась на традициях, обычаях, передаваемых из поколения в поколение приказными служилыми людьми. При этом в середине XVI в. усиливается законодательная деятельность государства В 1550 г. был издан Судебник, представлявший акт кодификации правовых отношений; в 1649 г. Земским собором утверждается выдающийся памятник русского права -- Соборное уложение. Устанавливая законодательным порядком организацию деятельности судебных органов, они регламентировали состав документов, правила оформления неко?о?ых из них, порядок рассмотрения, а также, что представляется очень важным и необходимым для делопроизводства, устанавливает ответственность должностных лиц за недобросовестную работу с документами и меру ответственности за допущенные нарушения.
4. Коллежское делопроизводство
Коллежское делопроизводство значительно отличается от приказного. Изменения связаны? прежде всего, с административными реформами Петра I, коренным образом изменившими систему государственных учреждений и управления, а также принцип принятия решений, ко?о?ый стал коллегиальным, что означало принятие решения голосованием.
Исключая выше сказанное, указом 1700 г. столбцовая форма делопроизводства отменена и заменена листовой.
В результате реформ высшим светским учреждением стал Сенат, церковным -- Синод. Центральные учреждения приказы были заменены коллегиями. Преобразованы местные учреждения. Созданы бурмистерские избы, городовые магистраты, ратуши губернские и провинциальные канцелярии.
По принципу принятия решений (коллегиальному) делопроизводство XVIII в. стало называться коллежским.
Основой деятельности системы государственных учреждений России XVIII в. стало законодательство. Законодательными актами закреплялся как факт создания учреждений, так и их функции, штатный состав, должностные обязанности чиновников, организация делопроизводства.
5. Генеральный регламент
28 февраля 1720 г. был издан Генеральный регламент, по ко?о?ому в законодательном порядке была определена внутренняя организация коллегий, их структура, штатный состав, должностные обязанности чиновников, правила внутреннего распорядка и поведения чиновников, убранство «камор» -- присутственных мест. Организация работы с документами: правила регистрации, контроля за исполнением документов, порядок их составления, удостоверения.
В?оо???????ии с его требованиями аппарат коллегии включал присутствие, канцелярию, контору (рис. 1.1).
Рисунок № 1.1 Структура и штатный состав коллегий
Присутствие коллегии состояло из президента, вице-президента, четырех советников и четырех асессоров. Президент мог иметь личного секретаря. Канцелярия коллегии состояла из секретаря, нотариуса, регистратора, актуариуса, канцеляристов, копиистов, переводчиков, толмачей и вахмистра. Конторы создавались для ведения «счетных дел». Возглавлял контору камерир, в его подчинении находились камор-шрейберы.
В коллегиях также предусматривались должности вахмистра, фискала.
Порядок рассмотрения дел в коллегиях и должностные обязанности чиновников по Генеральному регламенту представлены на рис. 1.2.
Генеральный регламент узаконил необходимость регистрации и контроля за исполнением документов и регламентировал технологию их ведения.
Была введена обязательная регистрация документов, ко?о?ые регистрировались в журналах, названных: «повседневная записка», «росписи», «регистратура» -- книги А.В.С.Д.
Генеральный регламент ввел понятие об архивах. В 44-й главе установлено, что архивы делятся на три категории:
текущие, создаваемые при канцеляриях;
ведомственные (архивы коллегий);
государственные (исторические), в ко?о?ые всеми коллегиями передавались документы, нужны для справок.
Документы хранились в текущем архиве три года и помещались в обложку, на ко?о?ой указывалось краткое содержание дела, даты его начала и окончания. На все документы дела оставлялась внутренняя опись.
Рисунок № 1.2 Порядок рассмотрения дел в коллегиях и должностные обязанности чиновников по Генеральному регламенту 1720 г.
6. Виды документов приказного делопроизводства
Реформаторская деятельность в административной сфере оказала большое влияние на состав официальных документов и их формуляр.
Возникло много новых видов документов, неко?о?ые получили новые наименования. Их определения даны в Генеральном регламенте.
Виды документов, служившие для обмена информацией между учреждениями, определялись их соподчиненностью.
От царя и Сената в коллегии и из коллегий в местные учреждения направлялись распорядительные документы в форме указов. Подчиненные учреждения и должностные лица посылали в вышестоящие учреждения (например, коллегии в Сенат, местные учреждения в коллегии) рапорты и доношения.
В XVIII в. побудет новый вид документа -- протокол. Его назначение, правила составления и оформления подробно изложены в специальной статье Генерального регламента.
Частные лица продолжали обращаться в государственные учреждения в форме челобитных, затем их стали называть «прошения челобитчиковы». В последней четверти XVTII в. за данным видом документа прочно закрепилось наименование «прошение».
Продолжают развиваться другие системы документации.
Для переписки между военными в XVIII в. характерны такие виды документов, как рескрипты, реляции, рапорты, донесения, приказы, ордера, предписания. Учет численного состава фиксировался в штатах, табелях, списках, ведомостях. Ход военных действий отражался в дислокациях, диспозициях, предположениях и др. Договорные отношения с иностранными государствами закреплялись в трактатах, договорах, конвенциях, инструментах, протоколах. Стоит сказать, для переписки с иностранными государствами использовали ноты, мемуары, меморандумы, письма; дипломаты отправляли на родину реляции, письма, депеши. Судебная документация состояла из допросов, клятвенных обещаний, показаний; результат судебного разбирательства отражался в приговорах, определениях, выписках из журналов. Стоит сказать, для бухгалтерского учета вели баланс -- особую таблицу, показывающую состояние хозяйственной деятельности на определенную дату, главную книгу, где систематизировали все хозяйственные операции. В э?от период в России начинают применять термины «баланс», «дебет», «кредит», «бухгалтер».
Статистический учет вели в подушных переписях, названных ревизиями. Результат ревизий фиксировался в «ревизских сказках», на основании ко?о?ых составлялись губернские??одки.
В XVIII в. складывается система документации по личному составу. Введены формулярные (послужные) списки -- документ, дающий полное представление о находящемся на государственной службе (от семейного положения до выхода в отставку или на пенсию).
Коренным образом изменился формуляр документа в связи с переходом на листовую форму ведения делопроизводства.
Из текста выделяются реквизиты: адресат, автор, вид документа, подпись, дата составления (подписания), дата получения документа, скрепы, регистрационные номера (исходящий и входящий). Легко определить вид документа в XVIII в., так как наименование вида почти всегда указано в документе.
Документ начинали с обозначения адресата, ко?о?ый повествовали вдоль верхнего поля листа: «В Правительствующий Сенат», «В Государственную Юстиц-коллегию». Автор указывался под адресатом: «Из Тульского уездного суда».
Введение в 1722 г. в действие «Табели о рангах» повлияло на документирование, так как с э?ого времени при письменном обращении к должностному лицу стали употреблять титулы: высокопревосходительство, превосходительство, высокородие, высокоблагородие, благородие. Писали также частные титулы, при??оенные по должности (господин генерал, господин тайный советник и т. д.). Третий вид титулов был связан с происхождением. Такими титулами были: «светлость» (для князей), «сиятельство» (для князя и графа), «благородие» (для дворян, включая баронов).
В XVIII в. на документе перед текстом стали указывать наименование вида документа и, иногда, его краткое содержание: «рапорт о получении указа».
Документы в XVIII в. обязательно подписывались должностными лицами.
В левом нижнем углу документа проставляли дату подписания: «Генваря 21 дня 1753 года».
Исходящий регистрационный номер повествовали вдоль поля документа.
При получении документа в левом верхнем углу проставляли входящий регистрационный номер и дату получения: «Стоит сказать - получено июля 15 дня 1745 года».
Документы в ряде случаев скреплялись печатью. В Генеральном регламенте в 13-й главе определен порядок пользования печатями.
В 1775 г. Екатериной II осуществлена административная реформа, в результате ко?о?ой был издан закон, названный «Учреждения для управления губерний Всероссийской империи».
Губернская реформа 1775 г. в корне изменила систему центрального управления в Российской империи. В ее основу было положено разделение функций управления: административных, финансовых, судебных. Были созданы: губернские правления, казенные палаты, нижние земские суды, уездные казначейства, палаты уголовного и гражданского суда, сословные суды.
В результате реформы в 1775 г. были ликвидированы все коллегии (за исключением Военной, Морской и Иностранных дел), а их функции переданы местным учреждениям. В созданных учреждениях сохранилась структура коллегий, состав чиновников, организация работы с документами. Все решения принимались в общем присутствии, а технологический процесс обработки документов осуществлялся в канцелярии. Сохранился коллегиальный принцип принятия управленческих решений.
Закон 1775 г. особенно четко установил определенный порядок «для сообщения властей и мест», т.е. порядок переписки между государственными учреждениями различных уровней. От вышестоящих подчиненным направлялись указы; подчиненные направляли в вышестоящие инстанции рапорты и доношения; равные инстанции посылали друг другу предложения и сообщения.
Главная особенность коллежского делопроизводства состоит по сути в том, что в э?от период начинается последовательное регулирование делопроизводства законодательством.
7. Исполнительное делопроизводство
Исполнительное делопроизводство возникло в результате административных реформ Александра I. В начале XIX в. система государственных учреждений России была подвергнута серьезной корректировке. Высшими государственными учреждениями стали: Правительствующий Сенат, Комитет Министров, Государственный совет, позже во второй половине XIX в. создан Совет Министров. Коллегии были заменены новыми центральными учреждениями -- министерствами. Местные учреждения осуществляли??ою деятельность в?оо???????ии с законом 1775 г. и почти не претерпели изменений.
Высшие государственные учреждения: Сенат, Комитет Министров, Государственный совет, основывали??ою деятельность на принципе коллегиальности. Материал опубликован на http://зачётка.рф
Делопроизводство в них велось в?оо???????ии с законами, названными «учреждения»: «Учреждение Правительствующего Сената», «Учреждение Комитета Министров», «Учреждение Государственного совета».
8. Принципы исполнительного делопроизводства
Создание министерств положило начало новому этапу развития системы управления и делопроизводства в России.
Стоит отметить, что основой организации деятельности новых центральных органов управления стал принцип единоначалия. В основу было положено точное исполнение указаний руководства. Коллегиальное обсуждение и принятие решений, характерное для коллегий XVIII в., стало тормозить управленческий процесс, ко?о?ому требовалась гибкость и оперативность.
В 1811 г. издано «Общее учреждение министерств», ко?о?ое законодательно закрепило единообразие в организационном устройстве министерств. Принцип единоначалия, положенный в основу министерской системы, означал, что управленческие решения принимаются единолично конкретным должностным лицом в рамках его компетенции.
Второй важный принцип, положенный в систему министерской реформы, -- принцип иерархии означал строгое распределение функций управления между структурными подразделениями и обязанностей чиновников по их реализации. Принцип иерархии означал последовательность подготовки решения и обязательное участие в э?ом процессе всех структурных подразделений и должностных лиц -- от нижестоящих к вышестоящим.
Внедрение данных принципов в организацию управления оказало влияние на структуру и делопроизводство министерств.
9. Структура министерств
Возглавлял министерство министр. Стоит заметить, что он назначался императором и нес ответственность только перед ним. У министра могли быть заместители (один или несколько) -- товарищи министра и обязательно создавалась канцелярия министра. Министерство делилось на департаменты, ко?о?ые в??ою очередь, состояли из отделений, отделения -- из столов. Во главе их?оо???????енно стояли: директор департамента, начальник отделения, столоначальник.
При необходимости разрешалось образовывать «особенные установления»: канцелярию при директоре департамента, счетные столы, ученые комитеты, чертежные, лаборатории.
«Общее учреждение» узаконило введение в аппарат министерств двух коллегиальных органов: при министре -- Совет министра, при департаментах -- Общее присутствие департамента, носивших совещательный характер. Наряду с чиновниками министерства в их состав включались представители крупного капитала и представители науки и искусства. Их знания и практический опыт способствовали всестороннему и профессиональному обсуждению конкретных вопросов и принятию наиболее верных решений. Сочетание принципа единоначалия с коллегиальным обсуждением сложных управленческих проблем должно было способствовать оптимизации управления в целом.
10. Виды документов исполнительного делопроизводства
Единство структуры, штатного состава чиновников и их должностных обязанностей позволило установить единый порядок в организации делопроизводства.
Компетенция должностных лиц в вопросах управления определила состав управленческих документов министерств. «Общее учреждение министерств» 1811 г. прямо указывало, что «различная степень власти» -- главная причина разделения прав и обязанностей чиновников в процессе создания документов. Поэ?ому достаточно четко были определены виды документов, ко?о?ыми сообщались между собой органы власти и управления.
Министр получал:
от императора указы и повеления, направлял ему доклады (или записки) и представления;
от Государственного совета -- высочайше утвержденные мнения, направлял -- представления;
от Сената -- сенатские указы, а в Сенат направлял -- представления, рапорты, доношения;
от Комитета министров -- выписки из журналов заседаний, направлял -- записки и представления.
Для получения денег из Государственного казначейства министр посылал отношение.
Между собой министерства обменивались отношениями, сообщениями, официальными письмами. Подчиненным, как служащим в стенах министерства, так и вне их, направлялись предписания. Подчиненные посылали в вышестоящие инстанции рапорты, доношения, представления.
Директор департамента обладал правом направлять министру записки (докладные записки), представления; в департаменты других министерств -- отношения, подчиненным -- предписания.
Начальник отделения обращался в другие отделения??оего министерства в форме записки, в отделения других министерств -- в форме отношения.
Начальники отделений имели право подписывать запрос в архив о необходимости получения из него сведений. Ход заседания совещательных органов (Совета министра, Общего присутствия департамента) фиксировался в журналах.
В параграфе 262 «Общего учреждения министерств» впервые регламентирована зависимость юридической силы документа от правил его оформления: «Предписания Министров только тогда признаются действительными, когда они имеют установленную форму».
К «Общему учреждению» приложены четыре формы переписки, служившие эталоном для составления и оформления официальных документов. Стоит заметить, что они составлены на бланках с угловым расположением реквизитов. Бланк включал: наименование учреждения-автора, наименования структурных подразделений, дату подписания документа, исходящий регистрационный индекс, краткий заголовок к тексту. Позже побудет ссылка на номер инициативного документа. В правом углу документа указывался адресат.
При анализе переписки следует иметь в виду, что на одних документах наименование вида обозначалось, а в других «беззаглавных», оно отсутствовало. Его можно определить, зная соподчиненность автора и адресата.
Высшие учреждения и должностные лица, обращаясь к нижестоящим, адресовали документ в дательном падеже: «Калужскому губернскому правлению». Равные друг с другом и нижестоящие учреждения, обращаясь в вышестоящие, использовали предлог «в»: «В Калужское губернское правление».
В случае если документ адресовался конкретному лицу и нижестоящее должностное лицо обращалось к вышестоящему, в адресат включалось обращение, ?оо???????ующее титулу: «Его превосходительству», «Его благородию». При общении равных должностных лиц и вышестоящих с нижестоящими титул опускался.
Документы в XIX в. обязательно имеют подпись и скрепу, в ко?о?ых указывают наименование должностей. Первоначально бланки повествовали от руки, но с 20-х годов XIX в. их стали изготовлять типографским способом.
Организация работы с документами, названная в «Общем учреждении» «образ производства дел», включала пять составных частей:
порядок вступления дел;
движение их, или собственно так называемое производство;
отправление дел;
Первые три части устанавливали путь прохождения документов от момента их получения или создания до завершения исполнения и отправки, причем в каждом структурном подразделении, начиная от канцелярии министра и заканчивая столом и «особенными установлениями». Структура документопотоков, как входящих, так и исходящих документов, ставилась в зависимость от заключенной в них информации. К примеру, вся переписка министерства делилась на два потока:
переписка министра;
переписка департамента.
«Общее учреждение министерств» определило компетенцию министра и директоров департаментов в рассмотрении управленческих ситуаций, поэ?ому распределение всех входящих и исходящих документов между ними не вызывало особенных затруднений.
В XIX в. документы регистрировались в журналах. Ежемесячно в структурных подразделениях проводилась «ревизия дел», т.е. был внедрен систематический контроль за исполнением документов. По его результатам составлялись «ведомости» о количестве исполненных и неисполненных документов. В конце года составлялась общая ведомость по министерству.
Ежегодная деятельность министерств заканчивалась отчетом. Отчетов было три: отчет в суммах» отчет в делах, отчет в видах и предположениях к усовершенствованию каждой части. Стоит сказать, для каждого отчета существовал особый порядок составления и представления.
Со всех исходящих документов снимались копии («отпуски»), ко?о?ые сдавались в архив министерства, где на них составлялись описи.
«Общим учреждением министерств» установлены единые принципы организации деятельности министерств и делопроизводства. Специфика каждого из них нашла отражение в положении о каждом министерстве («частные учреждения»).
На всем протяжении XIX в. активно развивались другие системы документации. Стоит сказать, для XIX в. характерно то, что неко?о?ые из них приобретали законченную форму в виде Уставов, в ко?о?ых подробно регламентирован состав документов системы, правила их составления и оформления, а также приложены образцы форм документов. К примеру, вопросы бухгалтерского учета закреплены в 1848 г. в «Общем счетном уставе», документирование прохождения государственной службы в «Уставе о службе гражданской» 1832 г.
С середины XIX в. неоднократно предпринимались попытки сокращения числа документов. Данные меры по сокращению делопроизводства закреплены в специальных законодательных актах, изданных в 1831,1852,1860 гг.
Изобретение в последней трети XIX в. пишущих машин, гектографов, вывело на новый уровень культуру документирования, ускорило изготовление документов, что позволило экономить время и средства. Появление телеграфа, телефона привело к появлению новых видов документов: телеграмм, телефонограмм. Общегосударственные нормы в делопроизводственной сфере, заложенные в «Общем учреждении министерств», требовали изменений и развития. Отдельные ведомства пытались самостоятельно упростить делопроизводственный процесс. К примеру, к канцелярии попечителя Московского учебного округа внедряются элементы механизированной обработки документов: пометки на них (о получении, регистрации, направлении на исполнение, об исполнении и др.) наносились с помощью механических нумераторов или штампов.
В наибольшей степени четко направления и способы совершенствования делопроизводства отражены в «Стоит сказать - положении и письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве», изданном в 1911 г.
На всем протяжении XIX в. издавались сборники образцов документов, называемых «письмовники», с целью помочь чиновникам и частным лицам составить документ в?оо???????ии с существующими правилами.
В XIX в. начинается процесс формирования теории делопроизводства. Стоит заметить, что он связан с именами М. М. Сперанского, Ф. Русанова, Н. В. Не стоит забывать, что Варадинова, К. Зосимского, В. Вельбрехта.
В начале XX в. Россия стояла на пороге новых преобразований в области делопроизводства. При этом смена государственного строя в результате Февральской буржуазно-демократической революции и Октябрьской социалистической революции привела к коренным изменениям в государственном устройстве России и организации делопроизводства.
Литература
1. Деловое письмо: справочник / Т. М. Лагутина, Л. П. Щуко.--СПб.: "Герда": 2005.--480 с.
2. Документирование управленческой деятельности: Учебное пособие для студ. вузов / И.Ю.Крылова.--СПб.: Бизнес-пресса: 2004.--230с.
3. Делопроизводство на компьютере: популярный самоучитель / С.Сагиян.--СПб.: Питер: 2005.--256 с.
4. Делопроизводство на компьютере: [учебное пособие] / Т. М. Елизаветина, М. В. Денисова.--М.: КУДИЦ-ОБРАЗ: 2005.--300 с.
5. Делопроизводство: Учебник для вузов/ Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Г.Ю. Максимович, Л.В. Санкина; Под общ. ред. проф. Т.В.Кузнецовой. - М.: МЦФЭР, 2004. - 544с.
6. Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В.А. Кудрявцева. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФА - М, 2003.
7. Приказ и деловое письмо: требования к оформлению и образцы документов спгласно ГОСТ 6.30-2003: практическое пособие / М. И. Басаков.--Ростов н/Д: Феникс: 2005.--224 с.
Размещено на Allbest.ru
Подобные документы
Создание системы делопроизводства центральных и местных учреждений в приказной период. Специфика деятельности и делопроизводства Печатного, Посольского, Поместного и Земского приказов. Учреждение Монастырского и Холопьего приказов, их компетенции.
реферат , добавлен 10.06.2011
Приказная, коллежская и министерская системы производства дел в дореволюционной России. Развитие делопроизводства в Советских учреждениях. Анализ современных требований к оформлению реквизитов документов. Содержание стандарта по управлению документами.
курсовая работа , добавлен 14.12.2016
Нормативно-методическое регулирование делопроизводства. Основные направления деятельности, задачи и функции ООО "ВолнаАвто", его структура и личный состав. Применение автоматизированных (электронных) технологий организации делопроизводства на фирме.
дипломная работа , добавлен 21.09.2015
Структура и функции подразделений делопроизводства. Юридические основания создания организационно-распорядительных документов в деятельности организаций. Классификация документов на предприятии. Правила их подготовки и оформления, этапы обработки.
презентация , добавлен 07.08.2013
Формы организации делопроизводства. Унифицированная система организационно-распорядительной документации: цель, порядок применения и ведения. Форма гражданских договорных отношений. Сроки выдачи копий документов. Общественное значение делопроизводства.
контрольная работа , добавлен 27.08.2012
Изучение сущности и специфики реорганизации делопроизводства в учреждениях России в конце XIX-начале XX в. Особенности движения документов и дел, организации документооборота, унификации форм документов и законодательной регламентации делопроизводства.
курсовая работа , добавлен 06.05.2010
Характеристика гостинично-ресторанного бизнеса как отрасли деятельности, схемы информационных потоков. Нормативы и стандарты организации делопроизводства. Исследование систем управления гостиницей по документам. Системы автоматизации делопроизводства.
курсовая работа , добавлен 26.09.2010
Понятие и развитие документооборота на предприятии. Схема движения и технология обработки документов. Регистрация и контроль исполнения документов. Организационные формы делопроизводства на предприятии. Единая государственная система делопроизводства.
курсовая работа , добавлен 26.10.2011
Законодательное и нормативно-методическое регулирование делопроизводства. Анализ организации документационного обеспечения управлением в ООО "ВолнаАвто". Применение автоматизированных технологий организации делопроизводства на исследуемом предприятии.
дипломная работа , добавлен 12.11.2015
Виды документов в Древнерусском государстве и в период феодальной раздробленности. Приказное и коллежское делопроизводство. Система министерства, принцип единоначалия, управленческий документ. Состояние делопроизводства в период 40-х-90-х годов.
Приказное делопроизводство
Российское делопроизводство как система начинает складываться с середины XV в. по мере превращения Московского княжества в Великорусское государство. Московским великим князьям удалось создать сильную централизованную систему управления. Важнейшие функции административного управления в этой системе выполнялись Боярской думой и приказами центральными исполнительным органами. Происхождение приказов как структурных единиц управления связано с практикой дачи поручений (приказов) великого князя своим подчиненным.
Первыми учреждениями приказного типа были Большой дворец и Казанский приказ. Конюшенный путь превратился в Конюшенный приказ. Процесс создания приказов продолжился до XVIII века.
Приказы были общегосударственной компетенции, дворцовые, ведавшие великокняжеским (царским) хозяйством, и патриаршие, управляющие церковно- монастырскими делами. Государственные в свою очередь делились на функциональные и территориальные. Военные функции выполнял Разрядный приказ. Поместный - ведал земельными делами, Оружейная палата - изготовлением и хранением оружия. Полицейский надзор в Москве осуществлял Земский двор, Посольский приказ ведал отношениями с иностранными государствами и. т. д. На отдельных территориях всеми вопросами управления ведали специальные приказы: Московский, Владимирский, Дмитровский, Рязанский, Казанский, Сибирский.
В период действия делопроизводства, получившего название «приказного», царь издавал указы, акты, жалованные грамоты, Боярская дума - приговоры; от приказов на места направлялись «памяти». На местах воеводы в подчинении имели свою «канцелярию» - приказную избу со штатом в виде «меньших» воевод, дьяков и подьячих. Из приказных изб «на верх» посылались «отписки» (отсюда родилось название бессодержательного чиновничьего ответа на какое-либо обращение). В приказной избе хранились деньги, городская печать, велось делопроизводство. В правовом отношении приказное делопроизводство, формируясь постепенно, закреплялось в Судебниках 1497, 1550, 1589 гг. и в Соборном уложении 1649 г. Считается, что в этот период родились термины «дело» как собрание документов по какому-либо делу, вопросу и «делопроизводство» как процесс производства («вершение») дел.
В приказах происходит выделение делопроизводства в особую сферу деятельности, формируется слой служивых людей - профессиональных чиновников, для которых документ стал основным предметом их труда. Приказов по разным источникам насчитывалось от 50 до 70. В каждом из них было от 3 до 10, а в некоторых приказах - до 400 с лишним «приказных людей». В Посольском приказе, например, насчитывалось 447 сотрудников.
Во главе приказа стоял судья, который управлял приказом. В его подчинении были дьяки, заместители судьи - товарищи. Проект документа («черное письмо») по указанию дьяка составлял подьячий «средней руки», дьяк «чернил» его, т. е. исправлял, а «молодший» подьячий «белил» - переписывал начисто. Затем «старый» подьячий сверял беловик с черновиком, «справлял» его, т. е. подписывал, удостоверяя своей подписью соответствие его исправленному черновику, а уже «справленный» документ подписывал дьяк. Окончательно оформленный документ назывался «матицей». При составлении копии документа - «списка» указывались особенности его матицы, иногда указывалось место ее хранения.
В приказном делопроизводстве длительное время использовалась достаточно древняя «столбцовая» техника оформления документов.
Создание большинства государственных учреждений не было оформлено законодательными актами. Однако их деятельность санкционировалась определенными нормами, закреплявшимися документами. Так, в период образования Русского государства издаются документы, проводящие централизацию власти и управления. Указные грамоты XIV-XV вв. характеризует великокняжеское правительство как главную судебную инстанцию.
В первой половине XVII в. Создание приказов оформлялось законодательными актами, которые определяли его функции, штат и бюджет. Во второй половине XVII . было установлено « указное число » подьячих для каждого приказа. Однако ни в организации, ни в компетенции приказов не было единообразия.
Формируется группа людей, единственным занятием которых становиться государственная служба. Судебники закрепили и уточнили должностной состав управленческого аппарата. Первым названы думные чины: боярин - высший сановник, близкий к князю; окольничий - второй после боярина высший чин; думные дворяне. За ним следуют дети боярские - низший разряд свободных служилых людей, целовальники-посадские люди или черносошные крестьяне, избиравшиеся (целовавшие крест) на различные должности в органах местного управления. Некоторые из бояр - «думцев» уже в четырнадцатом веке являлись одновременно управителями приказов и главными администраторами на местах.. Думные чины давались лицам, родственным с царской фамилией. Они занимали высшие государственные должности и места в Боярской думе. Присутствие на заседаниях Думы было важной привилегией бояр, окольничих, думных дворян. В думе не решались, а обсуждались все государственные дела, решение же принимал князь: «сужу аз, князь великий, или кому прикажем»
Всевластие князя ограничивалось особым институтом - местничеством: служебное положение, раз занятое предком, переходило к его потомкам, т. е. иерархия должностей соответствовала родословной. Отменено местничество только в 1682 г.
Судебник 1550 г. возлагает на высших должностных лиц центральной администрации (боярина, казначея, дворецкого) обязанность рассматривать все дела « жалобщиков своего приказу», докладывая о наиболее важных челобитных царю.
Служилыми чинами, выполнявшими управленческие и делопроизводственные функции, были дьяки и подьячие. Уже в штате князя появился специальный чин-дьяк, который оформлял духовные грамоты. С XV в. дьяк (по С. М. Соловьеву - высшее звание « человека пера».) включается в состав судей: бояре и окольничие осуществляли суд в присутствии государственного чиновника - дьяка. С XVI в. появляется деление дьяков на думных и приказных. Думные дьяки учувствовали в заседаниях Боярской думы и исполняли обязанности судей в главных приказах государства - Разрядном, Посольском, Поместном и Казанского дворца. Приказные дьяки были помощниками («товарищами») судей в приказах и воевод (на местах), возглавляли небольшие приказы, руководили деятельностью структурных подразделений приказов - столов. Младшим чином приказной администрации были подьячии, которые делились на три разряда: «старые» (старшие), заведовавшие в некоторых приказах повытьями- структурными подразделениями столов, «средние» и «молодые» (младшие). Среди «старых» была особая должность подьячего «с приписью».
Установившимся обычаем, а затем и законом были определены функции служилых людей. Присяги (крестоприводные записи), в которые давались должностными лицами при вступлении в должность, наказные памяти воеводам и особые грамоты являлись своего рода прототипом должностных инструкций, в которых перечислялись обязанности служивого человека, в том числе делопроизводства. И хотя они были разными в различных учреждениях, по ним можно установить круг обязанностей служилых людей, которые вследствие нечеткого разделения функций управления были многообразны. Служилый человек решал судебные, административные и финансовые вопросы.
Думные дьяки докладывали в Боярской думе о делах приказов. Формулировали и записывали царские указы и приговоры думы, скрепляли своей подписью их и другие законодательные акты(например Уложение 1649 г.), делали объявления о повышении в чинах, оглашали приговоры. В приказах думные дьяки выполняли распорядительные функции: санкционировали пересылку денег, выдачу жалованья.
Приказные дьяки готовили решения по судебным и административным вопросам, осуществляли контроль за деятельностью подьячих (проверяли находившиеся у них денежные суммы), скрепляли своими подписями приходно-расходную документацию, проверяли исходящие документы, «приписывали» грамоты, памятки и отписки, ставили на документы пометы, фиксировавшие решения по ним судейских коллегий.
Высшую группу служилых людей составляли «старые» подьячие. Основная часть их называлась подьячие «с приписью», которые наделялись значительной административной самостоятельностью - правом подписи исходящих документов. «Старые» подьячие распределяли работу между подьячими своего структурного подразделения, проверяли ее исполнение, составляли черновики в соответствии с пометой дьяка, делали выписки из дел для докладов судейским коллегиям или Боярской думе, вели приходно-расходные книги, были ответственными за архив.
«Средние» подьячие (подьячие «со справкой») «справляли», т. е. заверяли своей подписью, правильность написания документа, вели книги приказов (записные и др.) В местных учреждениях функции подьячих «с приписью» и «со справой» определялись более широко. Они должны были составлять финансовые отчеты (сметные списки), вести следственные и судебные дела.
Основным видом работы «молодых» подьячих («пищиков») было переписывание («беление») документов: многочисленных копий, выписей, записей в книгах.
На посадах, в селах и деревнях писцами грамот были земские и церковные дьячки. Хозяйственная отчетность в имениях велась показчиками или специальными « дьячками у письменных дел» Памятники русского права. М., .С середины XVI в.частноправовые акты и челобитные писались специальными подьячими- писцами - профессионалами, которые «кормились пером».По месту своей работы - городские площади - они назывались площадными. Это было своего рода нотариат.
Итак, эволюция государственного аппарата от учреждений, обслуживавших великокняжеское хозяйство, привела к иерархии учреждений централизованного государства: Боярская дума, приказы, воеводские избы. Сформировался особый слой служилых людей - чиновников, подчиненных верховной власти и зависимых от нее. Дьяки и подьячие, являясь фактическими исполнителями правительственных решений, нередко располагали большой властью в разрешении конкретных вопросов, что приводило к служебным злоупотреблениям, порождало взяточничество и волокиту, о чем неоднократно упоминает законодательство, устанавливая наказания за взятки судей центральных и местных государственных органов. Крестоприводные записи губных и земских старост и целовальников содержали специальное обязательство не брать «посулы». Однако законы ловко обходились, и так называемое производство дел стало ареной многочисленных злоупотреблений.
В правительственных учреждениях вырабатывались приемы делопроизводства, основанные на традиции, закрепленные и развитые в правовых актах: Судебниках 1497, 1550, 1589 гг., Соборном Уложении 1649 г., актах местного управления, на основании которых, а также путем анализа делопроизводственных документов можно воссоздать картину постановки делопроизводства.
Документы учреждений по характеру работы с ними условно классифицировались на внутренние, входящие («присыльные») и исходящие («посыльные»).
К внутренним документам относились решения (приговоры), выписки, списки (боярские, членов государева двора), росписи. Функция хозяйственного учета оформлялась книгами по учету (хлебных запасов, денег, пошлин и т.д.), сметными списками. Книгами статистического учета, составляемыми для описания податных сил, были писцовые (описание города с относящимся к нему уездом), дозорные (записи результатов проверки жалоб населения после войны, эпидемии), переписные (подворные переписи населения), приправочные (списки с писцовых и дозорных книг, составленные для справок) и др.
Существовали специальные образцовые книги, где подавись образцы документов; типы отдельных документов приводились в азбуках и письмовниках, которыми пользовались при составлении документов не только правительственных, но и частных.
На основании норм закона и делопроизводственной практики складывались формуляры каждого вида документа, тексты которых имели определенную схему построения и унифицированное оформление. Основная особенность типового формуляра документа XV-XVII вв. заключалась в том, что документ представлял собой единый текст. Такие его реквизиты, как наименование вида, автор, дата, а иногда и адресат, не выделялись из текста.
Своеобразной была форма документа. В канцеляриях Русского государства получила развитие узаконенная Судебником 1550 г. столбцовая форма делопроизводства. Документы писали на бумажных полосах особой формы и размера. Бумажный лист резался или пополам в длину (полосы 17 х 45 см), или на три части в ширину (полосы 15 х 34 см). Текст располагался на узкой стороне бумажных полос, которые склеивались, и получался свиток, называемый «столбец», «столпик». Место склейки полос и отдельный узкий лист называли «сстав». На целых листах бумаги (или пергамента) писались лишь жалованные грамоты от имени царя дворянам, церковным учреждениям и грамоты иностранным государствам.
Черновик документа («черное письмо») по помете дьяка составлял «старый» подьячий. Дьяк проверял документ, иногда «чернил», т. е. исправлял, текст. «Молодой» подьячий переписывал его набело, после чего «старый» подьячий сличал с черновиком и делал об этом отметку на обороте внизу правой стороны, например: «Справил Ивашка Истомин».
Переписанный начисто документ поступил на просмотр и на подпись дьяку или исполняющему должность дьяка подьячему « с приписью». В судебнике 1497 г. обращалось внимание на обязанность скрепления подписью дьяка и печатью великого князя или боярина важнейших документов, в часности судебного решения. .
Подпись («припись») начиналась на обороте документа по слову или слогу на каждом ставе, а кончалась на другой стороне листа под текстом.Очень редко подпись дьяка ставилась на лицевой стороне в строку с последним словом текста. Иногда вместо подписи дьяка или подьячего по склейкам проходит скрепляющая один став с другим надпись «сстав»
На исходящих (посыльных) документах адресат помещался на оборотной стороне столбца, в середине первого става. Независимо от нопосредственного исполнителя документы адресовались царю: «Государю царю и великому князю Алексею Михайловичу всея великая и малые и белыя России самодержцу».
В рассматриваемый период изменяется техника документирования: на смену уставу и полууставу приходит особый тип письма делопроизводственных документов - скоропись, Дорогостоящий пергамент заменяется бумагой.
Документы, подготовленные к отправке, свертывали в столбец, а некоторые правительственные документы складывали в виде конверта и запечатывали сургучной печатью. До учреждения в 1666 г. почты документы переправлялись с нарочными.
Регистрация документов как запись сведений о них была введена, прежде всего, для охраны документов. Она появилась, вероятно, в период роста феодального землевладения и обострения борьбы за землю, когда большое значение приобрело документирование владельческих прав на землю и крестьян.
Своеобразной была регистрация исходящих документов. После выдачи документа челобитчику и отсылки грамоты воеводе, например, в особые записные книги подробно записывалось их содержание. На документах делались отметки об их регистрации.
Исполнение документов контролировалось. В Судебнике 1550 г. (ст. 32) определялся порядок возмещения убытков в случае волокиты («затяжки дела») со стороны пристава. За промедление решения вопроса кроме взыскания в пользу челобитчика дьяков били батогами.
Законченные делопроизводством документы группировались (формировались) в дела - столбцы. При этом в одних случаях формирование документов в столбцы осуществлялось по мере их поступления в канцелярию и исполнения. Поэтому столбец представлял собой как бы сборник дел. Например, в приказах были столбцы структурных подразделений (столов): столбец денежного стола, хлебного, судного и т. д. Другой способ формирования дел был основан на применении особых признаков. Так, имеются столбцы, сформированные по номинальному признаку, когда за основу объединения документов бралось наименование вида, например: «указные», «памятные», «судные списки». Особенно часто этот принцип применялся при формировании дел в Разрядном приказе. Дела здесь состояли из распоряжений о назначении на службу или разнообразных списков о придворной и военной службе.
По географическому признаку объединялись документы Посольского приказа: «дела польские», «дела крымские» и т. п. Они включали грамоты главам государств, грамоты ответные, наказы послу, статейные списки и другие документы. Отдельно группировалась переписка Посольского приказа и Боярской думы с зарубежными правительствами об устройстве посольств, организации приема послов и т. п.
Основным признаком заведения дел был вопросный, когда расположение документов определялось логикой решения вопроса. В этом случае первым был инициативный документ (челобитная, память, выписка из журнала заседания присутствия), за которым следовали расспросные речи, сказки, выписки-справки и другие документы. Завершалось дело приговором (решением) и указной грамотой. Иногда к такому комплексу могли подклеить документы по другому вопросу, и тогда образовывался сборник дел.
В деле находились как подлинные документы (с дьячьей пометой или адресом и отметкой о получении), так и черновики («отпуски») обычно тех документов, которые отправляли адресатам. Такие документы, как договорные записи, составлялись в нескольких экземплярах.
Нумерации листов-склеек на лицевой стороне столбца не было. Нужно было прочитать все документы, чтобы установить цельность всего столбца. Для нахождения какого-либо документа, наведения справок нужно было раскатать весь столбец. Это неудобство заставило заводить в делопроизводстве тетради и книги, которые копировали столбцы или составлялись самостоятельно. Так что столбцы и тетради в большинстве своем повторяют одно и то же, особенно по вопросам прихода и расхода. О тетрадях упоминается уже в XV в. Судебник Ивана III в списке XVI в. написан тетрадью. Акт о венчании на царство Федора Ивановича написан книгою в четверть листа. В то же время следственное дело об убиении царевича Дмитрия написано на столбце.
Особое внимание уделялось хранению документов.Судебник1550 г. установил чтобы дьяк хранил все записи судебного заседания. Подьячим запрещалось держать дела у себя. За нарушение этого установления им грозило наказание «торговой казнью» (публичное телесное наказание на торговой площади) и лишение права впредь исполнять обязанности подьячих. В уставной земской грамоте 1552 г. данная мера наказания для земского дьяка заменена смертной казнью. Суровыми были наказания за утерю документов.
Документы хранили в ларях или сундуках, внутри них- в ящиках, мешочках, «коробьях», а в некоторых приказах - в шкафах. Например, в Поместном приказе были передвижные и вделанные в стену шкафы.
Оформилось понятие архива («хранила», «казны») как собрания исторических документов и документов государственных учреждений. В княжеском дворце при Иване III уже существовала такая «казна».
Итак, можно сделать вывод, что в XV-XVII вв. сложились навыки упорядоченной работы с документами: была выработана устойчивая терминология делопроизводственных документов, созданы их формы, появились законодательные указания о порядке документирования.
Делопроизводство основывалось на нормах обычного права, а не регулировалось специальным законом. Задачи, функции учреждений, права и обязанности должностных лиц не были закреплены законодательно.
«РАЗВИТИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ТРЕБОВАНИЙ К ДОКУМЕНТАМ»
1. Введение
2. Приказное делопроизводство
3. Коллежское делопроизводство
4. Исполнительное делопроизводство
5. Российские технологии делопроизводства в ХХ веке
1. ВВЕДЕНИЕ
Делопроизводство – это отрасль деятельности, которая обеспечивает документирование и организацию работы с документами.
Документы, иначе официальные документы, или «бумаги», сопровождают человека с самого начала жизни.
Делопроизводство является основой отношений отдельных людей и коллективов. Рыночные экономические отношения только усилили роль документа в обществе. И как бы не были насыщены предприятия техникой, началом и итогом оформления всех хозяйственных операций остаётся документ.
2. ПРИКАЗНОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
На ранних стадиях развития Древнерусского государства и в период феодальной раздробленности (до конца XV в.) государственных учреждений ещё не существовало. Становлению учреждений и системы делопроизводства в них предшествовал период возникновения и развития документирования, т.е. документационного оформления, явлений частной и общественной жизни людей. Управленческие функции выполняли чаще всего отдельные должностные лица или органы, осуществляющие свою деятельность либо вообще без сотрудников, либо с очень ограниченным штатом чиновников.
Однако письменные документы, дошедшие до нашего времени, данные, полученные археологами и лингвистами, показываю, что уже в X веке в Древнерусском государстве была культура написания документов (договоры с Византией).
В этот период в основном документируются правовые отношения, создаются жалованные и вкладные грамоты, завещания. Тогда же возникают и достаточно крупные, ещё не разделённые на документные архивы и книжные библиотеки, собрания письменных материалов.
С увеличением числа создаваемых документов обозначились и места для наиболее безопасного их хранения (обычно центральные храмы). Часто само хранение документов в храме придавало им требуемую юридическую силу.
Накопление традиций в сфере документирования вело к формированию круга профессиональных специалистов в области создания и обработки документов. Первоначально их состав пополнялся за счёт церковных псаломщиков и диаконов.
В Древнерусском государстве выработалась и процедура отмены юридической силы документов. Материалы вынимались «ларником» и уничтожались в присутствии свидетелей.
С образованием центрального государства, центром которого стало Московское княжество, начинает складываться аппарат государственного управления. Одновременно на основе обычаев формируется система документационного обеспечения этого аппарата.
Высшим государственным учреждением стала Боярская Дума.
В целом управленческий аппарат того времени носил название «приказные избы» или «приказы» , которые формировались под практические потребности по разрешению отдельных вопросов государственного управления.
Поэтому период становления и развития государственного делопроизводства с XV по XVII вв. принято называть приказным .
Процедура подготовки документов в приказном делопроизводстве включала следующие основные этапы:
1) поступление документа на рассмотрение;
2) подготовка дела к «докладу»;
3) рассмотрение и решение дела;
4) оформление документа, содержащего решение.
В делопроизводстве приказов использовалась достаточно древняя «столбцовая техника делопроизводства»: собирался свиток из подклеенных друг к другу листов – столбец . При необходимости вставить документ столбец расклеивался.
Наряду со столбцовой формой документа в приказах зародилась и начала применяться книжная (тетрадная ) форма. Тетрадь – это лист бумаги, сложенный вдвое. Тетради собирались вместе, переплетались по мере необходимости и составляли книги .
В тот период сформировались системы бухгалтерской, военной, дипломатической, статистической и других обосабливающихся систем документации. Все остальные документы, не сформированные ни в столбцы, ни в тетради, собирались в связки, где порой вместе оказывались самые разнообразные документы.
Таким образом, история делопроизводства в XVI – XVII вв. показывает, что в связи с созданием системы центральных и местных учреждений создаётся и система делопроизводства, складываются кадры служащих, появляются устойчивые формы документов, приёмы их составления, хранения и учёта.
3. КОЛЛЕЖСКОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
Отсутствие в приказном делопроизводстве установленного законом единообразного порядка, точных форм письменных документов, конкретных сроков их исполнения, громадное число учреждений, запутанность их взаимоотношений между собой и в управлении территориями побудили правительство искать новые формы государственного устройства.
Прежние учреждения – приказы – были заменены коллегиями, канцеляриями, конторами, ратушами.
Первоначально каждая коллегия руководствовалась своим регламентом, затем законодательной основой реформы стал «Генеральный регламент», утверждённый Петром I в 1720 г.
«Генеральный регламент» ввёл систему делопроизводства, получившую название коллежской по названию типа учреждений. Доминирующее значение в этих учреждениях получил коллективный способ принятия решений присутствием коллегии, в состав которой входили президент, вице-президент, 3 советника, асессоры.
С изданием «Генерального регламента» делопроизводство становится на твёрдую почву закона. Делопроизводственная деятельность закрепляется за самостоятельным подразделением – канцелярией . Центральной фигурой канцелярии становится секретарь.
«Генеральный регламент» установил процедуру рассмотрения и решения вопроса, которая включала в себя:
1) вступление дела;
2) подготовку дела к слушанию (рассмотрению и решению);
3) слушание дела и принятие решения;
4) оформления решения и доведение его до исполнителя;
5) контроль за исполнением решения;
6) архивное хранение дел.
Вопросы регистрации полученных и «отпущенных» документов были разработаны с особой тщательностью. Основной целью регистрации была их охрана, но одновременно регистрационные массивы представляли собой систему научно-справочного аппарата как для контроля за исполнением документов, так и для наведения необходимых справок.
Существенные изменения претерпевают формы документов. Для многих из них разрабатываются «генеральные формуляры» – образцы, по которым следовало их составлять.
В целом делопроизводство коллегий характеризовалось значительным увеличением письменной работы и формальностей. Даже значительно увеличенные по сравнению с приказами штаты канцелярских чиновников не в силах были справиться с обилием дел.
XVIII в. в развитии делопроизводства – это усиление на законодательном уровне регламентации всех сторон деятельности канцелярии и учреждения в целом, формирование и закрепление общих административных начал деятельности учреждений, их структуры и штатной численности.
4. ИСПОЛНИТЕЛЬНОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
В 1801-1811 гг. Российская империя проводит реформы высшего и центрального аппарата государственного управления.
Получили окончательное и единообразное устройство канцелярии как специальные подразделения, где было сосредоточено всё «письмоводство» (т.е. делопроизводство).
Для решения общих дел, относившихся ко всем департаментам, а также дел, подлежавших непосредственно разрешению министра, в каждом министерстве была создана канцелярия. Она делилась на отделения и столы, управлялась директором.
«Общим учреждением министерств» устанавливался единообразный порядок «производства дел» во всех учреждениях и их структурных подразделениях.
Весь процесс делопроизводства делится на следующие этапы:
1) порядок вступления дел;
2) движение их; или собственно так называемое производство;
3) отправление дел;
4) ревизия;
5) отчёты.
Таким образом, были выделены основные этапы работы с документами:
q организация приёма документов;
q направление на исполнение и исполнение;
q регистрация документов и контроль за их исполнением;
q отправка документов.
В 1858 г. было опубликовано «Руководство к наглядному изучению административного порядка течения бумаг в России. Оно даёт яркое представление о порядке исполнения документов в государственных учреждениях царской России. Например, в одной из низших инстанций – земском суде – документ в процессе исполнения проходил 26 инстанций, в губернском правлении над документом производилось 54 операции, в департаменте – 34, в совете министра - 45 операций.
Порядок составления документов и оформления реквизитов документов каждой разновидности зависел не столько от назначения документа, сколько от инстанции государственного управления, куда он посылался. Поэтому одна и та же разновидность документа имела разные варианты оформления реквизитов.
В XIX в. документы стали изготавливаться на бланках . Бланком назывался лист в левом верхнем углу которого делались «бланковые надписи» наименование ведомства, учреждения, структурной части учреждения, от которой исходил документ, дата отправления документа, номер его по журналу исходящих документов, заголовок документу. Бланки в начале были рукописными, а вскоре их сменили типографские бланки и штампы с бланковыми надписями.
В исполнительном делопроизводстве особым этапом объявлялась ревизия дел, т.е. проверка исполнения документов.
При ревизии дел должно было проверяться:
q в порядке ли дела содержатся;
q верно ли составляются им заглавия;
q нет ли медленности в делопроизводстве;
q не задерживается ли окончание дела требованием таких справок, в которых нет существенной надобности.
В исполнительном делопроизводстве устанавливается более чёткая организация хранения документов.
Основным признаком группировки документов в дела оставался предметно-вопросный; корреспондентский и географический признаки применялись при формировании дел с перепиской. По номинальному и авторскому признакам группировались внутренние документы.
5. РОССИЙСКИЕ ТЕХНОЛОГИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ХХ ВЕКЕ
Современные российские технологии делопроизводства развивались постепенно.
Интересные и перспективные разработки проблем делопроизводства велись в Государственном институте техники управления (1926 г.).
Предлагаемая новая система делопроизводства основывалась на общих принципах:
организация делопроизводства должна быть единой для всего учреждения;
регистрация документов должна быть однократной и производиться в самой упрощённой форме;
отказ, где возможно, от регистрации вообще;
число инстанций, через которые проходит каждый документ, сокращается до минимума;
справочная работа обеспечивается с наименьшей затратой времени;
наблюдение, руководство и ответственность за постановку делопроизводства возлагается на определённое лицо.
В 1931 г. был издан проект «Общих правил документации и документооборота». В нём был аккумулирован передовой практический опыт, накопленный к тому времени различными ведомствами и организациями, обобщены исследования отечественных и зарубежных учёных.
В 1941 г. собирается первое межотраслевое совещание по оргтехнике.
Однако вопросы, рассматриваемые на этом совещании, реально были воплощены в жизнь спустя почти 20 лет, в 1960 г.
В 1973 г. были одобрены «Основные положения Единой государственной системы делопроизводства». Документ был комплексным и включал не только вопросы делопроизводства, но и содержал рекомендации по научной организации труда служащих, структуре делопроизводственных служб и их техническому оснащению.
В 1988 г. была утверждена «Государственная система документационного обеспечения управления, основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения», которая до настоящего времени остаётся основным нормативным документом по организации делопроизводства в России.
В конце 1980-х гг. государственным стандартом вводится технология централизованного контроля за составом создаваемых документов путём внесения их в табель форм, утверждаемый руководителем организации.
Традиционная российская технология процессов ДОУ (делопроизводства) имеет следующие особенности:
четко выраженный вертикальный характер движения документов (руководитель – исполнитель – руководитель) внутри организации;
отслеживание всего комплекса работ с документами в регистрационных журналах, куда заносятся все сведения о документах, их перемещениях, резолюциях начальства и т.д.;
ведение централизованных регистрационно-контрольных и отчетных массивов (файлов, картотек, журналов);
для обеспечения единого порядка обработки документов предусматривается создание специализированных служб;
относительно небольшое разнообразие процессов делопроизводства и документооборота, их высокая степень стандартизации;
основы технологии делопроизводства закреплены в государственных нормативно-методических документах.
Основная проблема данной технологии – централизованное оперативное отслеживание движения документов, т.к. эта технология требует как получения современной информации, так и ведения объемных регистрационно-контрольных картотек.
При этом делопроизводство фактически отделено от работы с самими документами: руководители и исполнители работают непосредственно с документами (или их копиями), а делопроизводственный персонал отслеживает их действия с помощью регистрационных и контрольных карточек.
Традиции западной системы ДОУ (делопроизводства) существенно отличны от российской и основываются на высокой исполнительской дисциплине работников и большей демократичности.
К особенностям западной технологии процессов ДОУ (делопроизводства) можно отнести следующие:
1. характер движения документов преимущественно горизонтальный, с правом подписи документов, направляемых должностному лицу, имеющему равный статус;
2. обработка получаемой корреспонденции предусматривает возможность попадания документа сразу к непосредственному исполнителю, минуя руководство;
3. регистрация документов производится непосредственными исполнителями (поручатель и исполнитель ведут собственные журналы), некоторые виды документов вообще не регистрируются;
4. отсутствие централизованного (в рамках всей организации) контроля;
5. до согласования проекта документа с высшей должностной инстанцией проект содержит все варианты правки, перепечатка и подписание одобренного варианта становится технической операцией и может исполняться без участия исполнителя;
6. широкое использование бланков с рукописным внесением переменной информации;
7. использование пакетов бланков на цветной бумаге, что практически исключает неправильное адресование каждого экземпляра;
8. в иерархических системах управления руководитель каждого уровня имеет должностные обязанности по самостоятельной личной подготовке ряда документов, в основном отчетного и распорядительного характера;
9. специализированных подразделений, занимающихся делопроизводством, как правило, не создается;
10. в обязанности секретаря входит хранение локального архива руководителя (в подлинниках или копиях документов).
Внедрение в офисы новых информационных технологий в общегосударственном масштабе связывалось не с комплексным совершенствованием ДОУ, а с планами создания автоматизированных систем управления (АСУ) и проектом подготовки Общегосударственной автоматизированной системы сбора и обработки информации для учета, планирования и управления народным хозяйством (ОГАС) и подгонки под них делопроизводства.
Концепция ОГАС была в 1980-х гг. реализована в народном хозяйстве лишь частично. В 1990-х гг. та же участь постигла и концепцию информатизации нашего общества. Существенная разница заключается в том, что идеи ОГАС были хотя бы частично реализованы, а последняя концепция до настоящего времени даже окончательно не сформулирована. Отсутствие стройной теории и четкой программы информатизации сдерживают решение прикладных вопросов.
Особенно наглядно отставание в технологиях ДОУ (делопроизводства) выявилось в 1980-1990-е гг., когда теоретические изыскания в области кибернетики, математических методов управления, информатики и технической элементной базы привели в ведущих странах к широкой информатизации, внедрению в реальную управленческую деятельность организаций новых технологий, к разработке концепций «безбумажного офиса».
