Документы по инвентаризации сколько хранить. Каждому документу свой срок хранения. Мероприятия по организации хранения архивных данных

(PDF, 30 кб)

Производственный календарь - документ, определяющий нормы рабочего времени с указанием выходных, праздничных и предпраздничных дней. На основе этих данных составляются рабочие графики, в том числе и документ учета фактически отработанного времени, данные которого в конце периода определяют размер зарплаты. Наш календарь форматирован таким образом, чтобы ориентироваться в нём было просто и понятно даже неопытному бухгалтеру или кадровику.

Поквартальный производственный календарь на 2017 год при 5-дневной неделе

31 – праздничный день

31 – предпраздничный день

31 – выходной день

31 – рабочий день

Краткая версия

I квартал 2017 г.

II квартал 2017 г.

III квартал 2017 г.

IV квартал 2017 г.

Нормы рабочего времени на 2017 год в таблице

Ниже представлена сводная таблица количества календарных, рабочих, выходных дней и количества рабочих часов при 40-, 36-, 24-часовых рабочих неделях по месяцам, кварталам, полугодиям и в целом за весь 2017 год. Сохраните ее себе.

ФАЙЛЫ

Где и как применяют нормы рабочего времени

Норма рабочего времени определяется суммарным количеством часов, которые нужно выработать за определенный календарный период.

Этот показатель используется для утверждения режима работы предприятия. Норматив был разработан с учетом адекватного распределения нагрузки на сотрудника, предотвращения произвола работодателя в части самовольного увеличения количества трудовых часов.

В Трудовом Кодексе определена продолжительность рабочего времени - 40 часов в неделю при полной занятости (статья 91). В статье 92 уточняется продолжительность сокращенного рабочего дня для подростков до 16-ти лет, молодых людей от 16-ти до 18-ти лет, инвалидов, работников вредного производства и учителей.

Продолжительность рабочей недели для каждой категории граждан позволяет рассчитать норму рабочего времени для любого месяца.

Для этого берут недельную норму рабочих часов, делят на 5 (количество рабочих дней в классической 5-ти дневной неделе), а затем умножают на сумму рабочих дней конкретного календарного месяца (общее число дней минус выходные и праздники). В результате получается норма рабочих часов расчетного месяца.

Важно! Если в месяце были праздничные дни, то следует учесть, что предшествующий им будний день всегда на 1 час короче стандартной продолжительности рабочего времени. Таким образом, из полученного по указанной формуле числа дней нужно вычесть еще по одному часу за каждый день, предшествующий праздничному.

Таким несложным способом получают количество часов, который каждый сотрудник обязан отработать для получения 100% оклада. Исходя из соотношения фактически отработанных дней к нормативу для конкретного месяца, определяется размер заработной платы.

Нормы рабочего времени применяют для организации режима труда работников любых профессий. Норма выработки, применяемая на производственных предприятиях, по сути, тоже разновидность нормирования рабочего времени.

Праздничные и сокращенные дни по календарю

Ниже приведена таблица, из которой наглядно видно, что в 2017 году образуется несколько «длинных» выходных. Также отметим, что сокращенный рабочий день предполагает уменьшение рабочего времени на 1 час.

Переносы выходных дней в 2017 году

В 2017 году 1 и 7 января, а также 4 ноября выпадают на выходные дни. Поэтому переносы будут следующими:

• С воскресенья 1 января — на пятницу 24 февраля
• С субботы 7 января — на понедельник 8 мая
• С субботы 4 ноября — на понедельник 6 ноября

Это следует из текста Постановления Правительства РФ от 4 августа № 756 за подписью Д.А.Медведева.

Как и почему переносят выходные дни?

В России 14 официальных праздничных дней. Ежегодно Правительство принимает очередное постановление об их переносе. Проводится такое мероприятие для того, чтобы оптимизировать производственный календарь, избежать «рваного» рабочего графика. Существует несколько простых правил переноса:

• Если праздник приходится на выходной, его переносят на рабочий день, следующий после этого выходного.
• Рабочее время в день, предшествующий праздничному, сокращается на 1 час.
• Для того, чтобы работникам удавалось рационально использовать дни отдыха, выходные дни иногда переносят на будни. Из этих же соображений разрешено переносить 2 выходных дня каникул в новогодние праздники на любой другой месяц.

Если вы из Республики Татарстан или Башкортостан:

Скачать файлы календаря для распечатки на принтере (формат А4)

Выберите для себя наиболее удобный формат для печати календаря:

СКАЧАТЬ ФАЙЛЫ КАЛЕНДАРЯ
Скачать производственный календарь на 2017 год в горизонтальной ориентации в картинке PNG (на 4 страницах) Скачать поквартальный производственный календарь на 2017 год в PDF (на 4 страницах)

Сохрани, пригодится:

Производственный календарь при шестидневной рабочей неделе

Законом предусмотрено, что некоторые предприятия могут устанавливать 6-дневную рабочую неделю (ст. 100 ТК РФ). Выходным днем при таком графике работы будет являться воскресенье (ст. 111 ТК РФ). При этом количество рабочих часов накануне выходного дня не может быть более 5 часов (ст. 95 ТК РФ). Ограничение в 40 рабочих часов при 6-дневной рабочей неделе остается (ст. 91 ТК РФ), поэтому на практике часто применяется следующая схема распределения количества часов по дням недели, в порядке с понедельника по субботу: 7+7+7+7+7+5=40.

ФАЙЛЫ

Графики работы, предусмотренные ТК РФ

В классической модели рабочего процесса предусмотрена 5-ти дневная рабочая неделя с 2-мя выходными и рабочим днем, длительность которого 8 часов. Далеко не все предприятия могут работать по этой схеме, поэтому существуют и другие варианты рабочего графика:

• Ненормированный рабочий день. Для сотрудников, которые задерживаются на работе после окончания трудового дня или приходят на работу до его начала. ТК РФ строго определяет перечень должностей, для которых это допустимо.
• Работа по сменам. Вводится на предприятиях, которые работают дольше, чем длится максимально допустимая продолжительность ежедневной работы.
• Гибкий график. Предусматривает возможность выбора времени начала, окончания и продолжительности рабочего дня. Главное - выработать необходимую норму часов за месяц и год.
• Раздробленный рабочий день. Рабочий день с перерывом, разбивающим его на части. В совокупности не может превышать допустимую Трудовым Кодексом продолжительность ежедневного труда.

Важно! В графиках работы, отличных от классической пятидневки, используют метод суммированного учета. В этом случае учитывается не недельный норматив, а месячный или даже годовой. Продолжительность рабочего времени за период, в среднем, должна быть равна допустимой Трудовым Кодексом длительности рабочего дня.

Зачем нужен производственный календарь

Без производственного календаря не обходятся работники кадровых отделов и бухгалтерий. Однако этот документ используется и другими сотрудниками различных фирм и предприятий. Итак, подводя итоги, можно выделить для чего же он нужен:

• Составление графика работы. Использование производственного календаря позволяет учесть количество выходных и рабочих дней в месяце, для которого график составляется.
• Определение нормы трудового времени для каждого периода. Особенности расчета этого показателя будут рассмотрены ниже.
• Расчет заработной платы, отпускных и больничных пособий. На основе табеля учета рабочего времени в конце периода определяется соотношение фактически отработанного времени и планового. Полученные значения помогают рассчитать размер ежемесячных выплат и премий.
• Планирование отпуска. Сотрудники, ознакомившись с производственным календарем, могут выбрать лучшее время для отпуска, определить даты кратковременных поездок, приобрести билеты и путевки заблаговременно.

Производственный календарь на 2017 год, утвержденный правительством РФ, включает нормы рабочего времени в 2017 году. В производственном календаре 2017 отражены праздничные и выходные дни. Подробный комментарий по применению производственного календаря на 2017 год поможет без ошибок начислить зарплату, больничные или отпускные, а также р ассчитать рабочие часы.

Внимание!
Выходные и количество рабочих дней в 2017 году утверждены Постановлением Правительства РФ от 4 августа 2016 г. № 756.

Как составляют производственный календарь на 2017 год

Производственный календарь на 2017 год составляют, учитывая следующие правила.

По статье 112 Трудового кодекса РФ нерабочими праздничными (выходными) днями в России считаются:

• 1, 2, 3, 4, 5, 6 и 8 января – Новогодние каникулы;
• 7 января – Рождество Христово;
• 23 февраля – День защитника Отечества;
• 8 марта – Международный женский день;
• 1 мая – Праздник Весны и Труда;
• 9 мая – День Победы;
• 12 июня – День России;
• 4 ноября – День народного единства.

При совпадении выходного и нерабочего праздничного дней выходной день переносится на следующий после праздничного рабочий день.

Производственный календарь на 2017 год составлен также с учетом дополнительных переносов новогодних праздников. Дело в том, что Федеральными законами или Правительством РФ может быть установлен особый порядок переноса праздников при их совпадении с выходными (например, для новогодних каникул). Это следует из положений частей 2 и 5 статьи 112 Трудового кодекса РФ. В 2017 году 1 и 7 января выпали на выходные. Образовавшиеся из-за этого дополнительные выходные перенесут так: с 1 января на 24 февраля, с 7 января на 8 мая.

Помимо общероссийских региональным законодательством могут быть установлены дополнительные нерабочие праздничные (выходные) дни (ч. 1 ст. 6 ТК РФ, постановление Президиума Верховного суда РФ от 21 декабря 2011 г. № 20-ПВ11).

Как правило норма рабочего времени на определенные периоды времени исчисляется по графику пятидневной рабочей недели с двумя выходными днями (выходной день в субботу и выходной день в воскресенье) исходя из следующей продолжительности ежедневной работы (смены):

• при 40-часовой рабочей неделе восемь часов;
• при продолжительности рабочей недели менее 40 часов количество часов, получаемое в результате деления установленной продолжительности рабочей недели на пять дней.

Накануне нерабочих праздничных дней производится сокращение рабочего времени на один час (ст. 95 ТК РФ).

Производственный календарь на 1 (I) квартал 2017 года

*

Норма рабочего времени (рабочих часов) в 1 квартале 2017 года

Сроки сдачи отчетности в 1 квартале 2017 года

СЗВ-М за декабрь 2016 года – первый отчет, который сдадут бухгалтеры в 2017 году. После СЗВ-М нужно сдать сведения о среднесписочной численности работников. Сдавайте этот отчет, даже если численность сотрудников на 1 января 2017 года – «0» человек. От нулевого отчета освобождены только ИП без работников.

До 20 января отправьте 4-ФСС на бумаге, до 25-го числа можно сдать электронный расчет. В 2017 году будет действовать новая форма 4-ФСС. Она утверждена приказом фонда от 26 сентября 2016 г. № 381. В ней остались данные только по взносам на травматизм. Но для отчета за 2016 год берите старую форму, утвержденную приказом ФСС от 26 февраля 2015 г. № 59.

В первом квартале 2017 года компании в последний раз сдадут РСВ-1 за 2016 год. Срок – 15 февраля для бумажного, 20 февраля для электронного расчета.

В конце марта – важные отчетные даты. До 28 числа сдайте декларацию по налогу на прибыль за 2016 год. 30 марта – последний день для декларации по налогу на имущество за год, а 31 марта – последний день для годовой бухгалтерской отчетности и декларации по упрощенке.

Сроки сдачи отчетности в 1 квартале 2017 года – в таблице.

Таблица. Календарь бухгалтера на 1 квартал 2017 года

Производственный календарь на 2 (II) квартал 2017 года

Норма рабочего времени (рабочих часов) во 2 квартале 2017 и 1 полугодии 2017 года

Сроки сдачи отчетности во 2 квартале 2017 года

В начале апреля сдайте 2-НДФЛ и 6-НДФЛ за 2016 год. 20 апреля компании впервые отчитаются по взносам на травматизм через обновленную 4-ФСС. Электронный расчет можно отправить до 25 апреля.

До 2 мая сдайте новый расчет по страховым взносам в ИФНС. В этот же день – важная отчетная дата для ИП. 2 мая – последний день, когда предприниматели могут без штрафа сдать декларацию по упрощенке за 2016 год. Эти и другие важные бухгалтерские даты – в таблице.

Таблица. Календарь бухгалтера на 2 квартал 2017 года

Производственный календарь на 3 (III) квартал 2017 года

Норма рабочего времени (рабочих часов) в 3 квартале и 9 месяцах 2017 года

Сроки сдачи отчетности в 3 квартале 2017 года

До 20 июля компании должны сдать бумажный 4-ФСС по взносам на травматизм за полугодие или до 25-го числа отправить электронную форму. 25 июля – последний день сдачи декларации по НДС за второй квартал. 28 июля – крайний срок для декларации по налогу на прибыль за полугодие. 31 июля – последний день для 6-НДФЛ.

Таблица. Календарь бухгалтера на 3 квартал 2017 года

* Предпраздничные дни, в которые продолжительность работы сокращается на один час.

Норма рабочего времени (рабочих часов) в 4 квартале 2017 года, 2 полугодии и 2017 году

Сроки сдачи отчетности в 4 квартале 2017 года

В октябре 2017 года у бухгалтера напряженная отчетная пора:

Эти и другие ключевые отчетные даты за 4 квартал смотрите в таблице ниже.

Таблица. Календарь бухгалтера на 4 квартал 2017 года и в 2018 году для отчетов за 2017 год

Прежде чем детально вести речь о норме рабочего времени (далее также – НРВ), следует понимать основы: из чего она складывается и на что влияет. В данной статье мы подробно разбираем, как рассчитывается норма часов рабочего времени на 2017 год.

Ежегодная задача

Чтобы выпустить любой вид продукции, в том числе в абсолютно разных отраслях промышленности и производства, аграрном секторе, необходимо использовать трудовые навыки соответствующего персонала. От получения кухонной табуретки до создания реактивного самолёта любой продукт или товар выпускают всё равно при участии человека.

Группа специалистов, большой коллектив либо отдельный мастер в своем секторе деятельности тратят на работу определенное количество времени. Поэтому при планировании производственных процессов и взаимном сотрудничестве с другими компаниями и покупателями выпускаемой продукции, производитель должен загодя рассчитать рабочие часы по каждой задействованной у него на предприятии специальности. В конечном счёте это влияет и на число работников, которых можно принять в организацию.

Если говорить короче, то руководству вместе с отделом кадров и нормировщиками каждый год приходится производить подсчёт НРВ.

Как определить годовую норму

Сначала раскроем сам термин. По общему правилу норма рабочего времени – это количество часов, потраченных на выполнение работы за календарный период. Как правило. За основу берут, 40 часов в неделю.

На сегодня её подсчитывают на основании порядка, который изложен в приказе Минздравсоцразвития РФ от 13 августа 2009 года № 588н (далее также – Порядок).

Согласно положениям этого нормативного акта, продолжительность трудовой недели (при норме в 40 рабочих часов, а порой и меньше) делят на число 5 (если человек трудится по 5-дневному графику) и умножают на число рабочих дней в году. После из полученного результата отнимают количество часов, на которые были сокращены рабочие дни, которые идут прямо перед официальными государственными праздниками:

• Новым годом;
• 9 мая;
• другими подобными праздничными датами.

По закону рабочий и одновременно предпраздничный день обычно считается сокращенным на 1 трудовой час.

Норма часов рабочего времени на следующий год должна быть рассчитана до окончания года предыдущего. При этом нужно учесть:

1. Требования трудового законодательства РФ.
2. Постановления Правительства РФ, корректирующие рабочие и праздничные дни на будущий год.

Так, по поводу периода 2017 года было кабинетом министров РФ было выпущено постановление от 04 августа 2016 года № 756. В нём сказано, что будут перенесены такие дни отдыха:

• 01.01.2017 на 24.02.2017;
• 07.01.2017 на 08.05.2017.

Возможно, что новичку в сфере нормирования труда данные процедуры покажутся запутанными и непростыми для понимания. Однако только учитывая все эти постановления и подзаконные акты можно выяснить, как правильно рассчитывается норма часов рабочего времени на 2017 год и последующие трудовые периоды.

Количество рабочего времени в 2017 году

При его определении следует учесть такие положения:

• даже если работник трудится 5 или 6 дней в неделю, воскресенье считают выходным днём;
• переносить выходной день для отдельных специалистов можно только в том случае, когда предприятие по объективной причине не имеет возможности остановить рабочий процесс на выходные. То есть персонал должен выполнять свои обязанности как в субботу, так и в воскресный день. Об этом говорит статья 111 Трудового кодекса;
• в статье 112 ТК РФ есть список праздников, при наступлении которых работники отдыхают.

К праздникам Трудовой кодекс относит и новогодние каникулы (с 01.01 по 08.01 включительно). Рождество тоже отнесено к праздникам с назначением выходного дня.

Кроме того, праздник, выпавший на выходной, переносит такой день отдыха. Данный принцип работает каждый год. Исключение составляют только первые 8 дней января – Новый год и Рождество. Дело в том, что перенесение дней отдыха в новогодние каникулы автоматически не происходит. Каждый год Правительство РФ в отдельном порядке взамен утверждает дни, когда работники предприятий отдыхают и не выходят на службу. Этот момент оговаривает часть 5 статьи 112 ТК РФ.

Согласно законодательству (ч. 1 ст. 95 ТК РФ) продолжительность рабочего дня накануне официального праздника должна быть урезана на 1 час.

Все перечисленные выше требования Трудового кодекса РФ, а также учёт Порядка, стоят в основе расчёта рабочего времени на календарный год. Если говорить конкретно и в цифрах, то норма часов рабочего времени на 2017 год будет следующая:

Среднемесячная НРВ на 2017 год

Между тем знание общегодового времени на труд не даёт полной картины рабочих часов в каждом месяце. Полноценный учёт требует быть в курсе и о среднемесячном рабочем времени (каждом месяце в отдельности).

Для этих целей имеет значение количество календарных дней в месяце. Оно может быть от 28 до 31. Так, 2017 год считается не високосным. Вдобавок у каждого месяца – своё количество праздников и выходных дней. И оно существенно различается. Например, в январе – целых 8 дней дополнительно к выходным объявлены нерабочими. А вот апрель и октябрь в 2017 году вообще не имеют нерабочих праздничных дней.

Таким образом, для планирования рабочего процесса можно использовать среднемесячное количество рабочих часов. Надо собрать воедино все данные конкретного года и продолжительность времени работы в нём, исчисленную в часах.

Общепринято, что среднее количество рабочего времени за месяц получают делением общегодовой суммы часов на 12. Так, для сотрудников с разной продолжительностью труда норма часов рабочего времени на 2017 год показана в таблице.

Другие НРВ на 2017 год в России

На практике бухгалтерия и кадровая служба нуждаются в дополнительных данных о нормативах трудового времени на 2017 год. Информация будет более полной, если знать, что в 2017 году при 40-часовой рабочей неделе:

• общее количество рабочих дней – 247;
• выходные и праздники – 118 дней;
• сокращенные дни – 3.

Местные особенности

Приведённые выше цифры касаются всей Российской Федерации. Но в отдельных регионах могут быть объявлены свои дни отдыха, связанные с местными религиозными праздниками. А именно – на основании статьи 4 Закона «О свободе совести и религиозных объединениях» от 26.09.1997 № 125-ФЗ.

Есть также дополнительные положения, которые дают властям субъектов РФ делать некоторые календарные даты выходными днями по другим причинам, кроме религиозных. Это статья 6 Трудового кодекса и пункт 8 письма Министерства труда России от 10 июня 2003 года № 1139-21.

В подобных случаях расчётная норма часов рабочего времени на 2017 год будет выглядеть иначе, чем в основном по России.

У выходных дней местного назначения есть существенная особенность. Если они введены, то все потери в доходах регион компенсирует себе сам.

Учёт категории сотрудника

Рассчитывать НРВ необходимо с учетом категории специалиста и специфики работы. Так, в отдельных моментах рабочее время персонала должно быть урезано. Несмотря на то что другие сотрудники этого предприятия, работающие по тому же графику, не получают изменений в своем рабочем распорядке.

Например:

• статья 92 Трудового кодекса говорит о лимите рабочего времени для сотрудников, имеющих инвалидность первых двух групп. Максимум 35 часов в неделю они могут быть задействованы на предприятии;
• если имеют место работы с вредностью 3-й или 4-й степени – не больше 36 рабочих часов;
• статья 94 ТК РФ ограничивает время труда несовершеннолетних сотрудников. Продолжительность – не свыше 7 часов в день. А если ему нет 16 лет, то максимум – 5 часов на работе.

Эти моменты каждое предприятие берет во внимание и берет в расчёт времени, которое уходит на рабочий процесс в целом.

Производственный календарь с учётом нормы часов рабочего времени на 2017 год

Нередко на предприятиях или в Интернете можно найти производственный календарь, в котором учтены все рабочие смены, праздники, выходные, переносы рабочих часов и т. п. (см. рисунок ниже). Надо отметить, что такой календарь стоит несколько особняком от Трудового кодекса и Порядка, поскольку не имеет официального признания. Его нельзя считать нормативным актом.

Однако в практическом использовании календарь весьма удобен, почему его зачастую и используют. Бухгалтеры применяют его в подсчете оплачиваемых дней (например, по больничному листу), а отдел кадров с его помощью расписывает график отпусков сотрудников.

То есть подобный календарь составляют самостоятельно на основе обычного календаря, где указаны выходные и праздничные дни. Его можно купить в любом книжном магазине перед наступлением следующего года. В нём всё подробно размечают на основании норм ТК РФ и постановлений Правительства. В подобном календаре прописывают продолжительность рабочего времени на каждый день этого года. Конечно, его размер должен быть таким, чтобы помещались все необходимые пометки.

Предприятие, которое рассчитывает рабочие часы для персонала, должно внимательно следить за ежегодными изменениями в календаре и совпадениями праздничных дней с выходными. Также необходимо постоянно просматривать новости и не упустить появление изменений или дополнений в нормативных актах трудового законодательства, которые регулируют продолжительность рабочего времени для какой-либо профессии и/или категории работников.

Сроки хранения документов по номенклатуре дел имеют разную продолжительность и устанавливаются специальными перечнями. Из нашего материала вы узнаете о том, какие документы придется хранить в компании постоянно, а от каких периодически можно избавляться.

Зачем нужна номенклатура дел и как она связана со сроками хранения документов

Разберем сроки хранения документов по номенклатуре дел на практическом примере. Выпускница Финансовой академии Мария поступила на работу в ООО «Вираж», занимающееся ремонтом и строительством офисов. Поскольку опыта в финансовых вопросах у бывшей студентки не было, руководство решило закрепить ее за канцелярией на время испытательного срока — так можно быстрее ознакомиться со структурой компании и изучить специфику ее деятельности.

Данное подразделение состояло из 5 сотрудников, которые занимались решением разного рода организационных вопросов, в том числе отвечали за организацию документооборота фирмы.

Сотрудница отдела, к которой прикрепили Марию, занималась разработкой номенклатуры дел на будущий год.

ВАЖНО! Номенклатура дел на следующий год составляется в последнем квартале текущего года, утверждается руководителем и вводится в действие с 1 января (п. 3.4.6 Правил работы архивов компаний от 06.02.2002).

Марию тоже подключили к этой работе — ей поручили проставление сроков хранения документов по номенклатуре дел напротив названий заголовков дел строго по типовому перечню.

ВАЖНО! Сроки хранения документов отражены в типовых и ведомственных перечнях. Основой для определения сроков служит Перечень архивных документов и сроков их хранения, утвержденный приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558.

Структура номенклатуры дел компании

Номенклатура дел ООО «Вираж» была сформирована, исходя из организационной структуры фирмы. В процессе документооборота принимали участие следующие подразделения:

• подразделение организационных вопросов (канцелярия);
• кадровое подразделение;
• департамент труда и заработной платы;
• отдел экономического планирования, статистики и финансов;
• департамент бухгалтерского учета и отчетности;
• департамент налогового учета и декларирования;
• отдел охраны труда;
• производственно-технический отдел (ПТО);
• другие подразделения.

Прежде чем проставить сроки хранения напротив указанных в номенклатуре дел, Мария подробно изучила структуру фирмы и разобралась с функциональным назначением каждой структурной единицы. Затем досконально стала разбираться с Перечнем, утвержденным приказом № 558. Информацию о сроках хранения тех или иных документов Мария отражала в графе 4 номенклатуры. Начала она с канцелярии и особенно скрупулезно изучила документооборот подразделения, в котором в настоящее время работала.

Документы канцелярии: как долго их придется хранить

В номенклатуре канцелярии содержался перечень самых разнообразных дел, сроки хранения которых разительно друг от друга отличались. К примеру, к правилам внутреннего трудового распорядка применяется период хранения длиной всего в 1 год (после замены новыми), а коллективный договор предписано хранить постоянно.

Номенклатура дел канцелярии имела следующий вид (приводится в сокращении):

Заполняя графу 4 номенклатуры, Мария обратила внимание на последние 2 строки в графе 2 «Заголовок дела». Как оказалось, несколько резервных строк принято оставлять в номенклатуре любого подразделения компании на случай появления заголовков дел, ранее номенклатурой не предусмотренных. Сроки хранения в этих строках будут проставляться только после того, когда резервные строки заполнятся наименованием дел, — пока Мария оставила их пустыми.

После внесения сроков хранения документов, отраженных в номенклатуре канцелярии, Мария занялась документацией кадрового подразделения.

Определяем периоды хранения документации кадрового подразделения

Документацию кадровой службы отличает один нюанс: множество дел подлежат хранению в течение 75 лет. Такой длительный период хранения предусмотрен для документов, связанных с личной информацией о сотрудниках фирмы.

Кадровую номенклатуру Мария также заполнила сроками хранения, которые представлены в таблице (приводится в сокращении):

Отдельные документы из номенклатуры Мария изучила особенно подробно. Ее интересовали вопросы, связанные с тем, каким нормативным требованиям они должны соответствовать и как правильно должны заполняться.

Ответы на свои вопросы Мария нашла на нашем сайте.

Например:

• о виде и содержании штатного расписания можно узнать из материала «Унифицированная форма № Т-3 — штатное расписание (бланк)» ;
• о сроках утверждения графика отпусков и наказании за его отсутствие говорится в статье «Унифицированная форма № Т-7 — график отпусков» .

Бумаги «зарплатного» департамента и сроки их хранения

Сроки хранения документации, связанной с расчетом и выплатой заработной платы, в большинстве случаев не превышает 5-летнего периода, за исключением отдельных документов, которые нельзя уничтожать в течение 75 лет (например, лицевые счета сотрудников). А локальные акты, на основе которых ведутся расчеты с персоналом, подлежат постоянному хранению.

Номенклатура и сроки хранения данного вида документов представлены в таблице (приводится в сокращении):

Названия дел этого подразделения фирмы для Марии были знакомы — во время прохождения практики она помогала бухгалтеру по зарплате, и сама выполняла отдельные расчеты. А вот про сроки хранения этих ведомостей, справок и реестров услышала впервые.

Подробнее с формой и порядком заполнения документации, связанной с зарплатными расчетами, вы можете ознакомиться на нашем сайте. Например:

• образец заполнения расчетного листка сотрудника компании доступен для просмотра в материале «Унифицированная форма № Т-51 — расчетный лист» ;
• узнать подробности об оформлении ведомости на выплату зарплаты можно из материала «Зарплатная ведомость формы Т53 (скачать бланк)» .

Периоды, в течение которых нельзя избавляться от налоговых документов

Изучая заголовки дел номенклатуры по департаменту налогового учета и декларирования, Мария сделала для себя следующий вывод: этот вид документации относится к бумагам кратковременного хранения. Практически все дела этого отдела, включая налоговую отчетность и декларации, подлежали хранению в течение 4-5 лет:

С налоговой документацией Мария была знакома только теоретически. Поэтому для пополнения своих знаний она воспользовалась материалами нашего сайта, откуда узнала не только обо всех видах счетов-фактур (обычном, исправленном и корректировочном), но и познакомилась с правилами оформления налоговых деклараций и иных подобных документов.

Подробности о заполнении исправленного счета-фактуры вы можете узнать из материала «В каких случаях используется исправленный счет-фактура?» .

Практический пример заполнения корректировочного счета-фактуры содержится в статье «Образец заполнения корректировочного счета-фактуры (2017)» .

Правильно заполнить декларацию по НДС поможет статья «Какой порядок заполнения декларации по НДС (пример, инструкция, правила)» .

Нюансы сроков хранения некоторых налоговых документов

Из полученных в академии знаний Мария помнила, что полученный фирмой убыток можно переносить на будущие периоды, уменьшая на его величину (или ее часть) объем налоговой базы. А как же в этом случае хранить документацию, связанную с подтверждением суммы убытка и процедурой переноса на последующие периоды? Можно ли избавиться от обосновывающих убыток расчетов и деклараций спустя 5 лет после его получения, как предусмотрено перечнем для первичных документов?

ВАЖНО! В соответствии с п. 4 ст. 283 НК РФ у компании должны быть документы, подтверждающие величину понесенного убытка.

Что это за документы и каков их срок хранения? Мария перелистала весь Налоговый кодекс, но этой информации не нашла. Тогда она обратилась к судебной практике, из которой выяснила, что подтвердить объем полученного убытка можно декларацией по налогу на прибыль и первичкой (постановление ФАС МО от 31.08.10 № КА-А40/9849-10-2). Чиновники Минфина относят к таким подтверждениям всю первичную бухгалтерскую документацию, обосновывающую финансовый результат работы фирмы (письмо от 23.04.09 № 03-03-06/1/276).

Таким образом, бухгалтерская первичка должна храниться в течение всего периода переноса убытка плюс 4 года после полного его списания. К счастью, ООО «Вираж» было процветающей и прибыльной компанией, и этот нюанс, связанный с исчислением сроков хранения налоговой и бухгалтерской документации, его не касался.

Подробнее о нюансах переноса убытка см. в материале «Как и на какой срок можно осуществить перенос убытков на будущее?» .

Сроки хранения бухгалтерской документации

Начиная разбираться со сроками хранения бухгалтерских документов, Мария приступила к самому объемному разделу номенклатуры. Даже укрупненные дела, объединенные едиными заголовками, поразили ее своим разнообразием. Только бухгалтерская документация обладала таким многообразием форм и видов. Начиная от накладных и актов выполненных работ и заканчивая инвентаризационными описями и отчетностью. Отчетность подлежала постоянному хранению, в отличие от накладных, актов и иной первички, срок хранения которой не превышал (согласно перечню) 5 лет:

С подробным перечнем унифицированных документов вы можете ознакомиться в материале «Унифицированные формы первичных документов (перечень)» .

Подробности о каждом из указанных документов описаны в отдельных статьях, размещенных на нашем сайте.

Например, о нюансах оформления товарной накладной вы можете узнать из материала «Унифицированная форма Торг-12 — бланк и образец» .

Номенклатура дел отдела охраны труда и периоды их хранения

После отражения в номенклатуре фирмы сроков хранения документов бухгалтерского и налогового назначения Мария приступила к совсем неизвестному ей разделу — делам отдела охраны труда. Все обозначенные в номенклатуре заголовки дел присутствовали в типовом перечне, утвержденном приказом № 558, поэтому проставить сроки их хранения было просто:

Как видно из номенклатуры, отдел охраны труда оформлял разнообразные журналы, хранить которые надлежало от 2 (например, журнал выдачи инструкции по ОТ) до 10 лет (журнал регистрации вводного инструктажа). Но основная масса документации этого отдела подлежала хранению в пределах 5-летнего срока.

Плановая и статистическая документация: сколько ее хранить

Следующий раздел номенклатуры по объему был небольшим. Состоял он в основном из планов и статотчетности. Все прогнозные и плановые бумаги в целом по компании ООО «Вираж» перечнем предписано было хранить постоянно. Только индивидуальные планы и отчетность сотрудников не требовали такого длительного периода сохранения — отрезок времени, в течение которого от них нельзя избавляться, составляет всего 1 год.

Где узнать сроки хранения документов, отсутствующих в типовом перечне

Раздел номенклатуры по делам, формируемым или используемым в производственно-техническом отделе (ПТО), включал заголовки дел, совсем не знакомых Марии. И в типовом перечне, утвержденном приказом № 558, документов с подобными названиями она не обнаружила. Поскольку срок хранения в графу 4 номенклатуры внести в любом случае необходимо, за помощью Мария обратилась к своему непосредственному руководителю, поручившему ей это задание.

От него Мария узнала, что сроки хранения документов фирмы определяются на основе типового перечня, утвержденного приказом № 558, а также ведомственных перечней. К примеру, периоды хранения документов ПТО необходимо определять по Перечню типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (в редакции приказа Минкультуры от 28.04.2011 № 412).

Согласно указанному перечню Мария проставила в номенклатуре соответствующие сроки хранения документации ПТО:

Изучив вышеуказанный перечень, Мария задала еще один вопрос своему руководителю: как определить периоды, в течение которых документы ПТО подлежат хранению, если они не указаны и в этом перечне? Ответ на это вопрос вы узнаете из следующего раздела.

Как определить срок хранения документа, если его наименование отсутствует в типовом и ведомственных перечнях

В деятельности компании возможны ситуации, когда название дела по номенклатуре невозможно найти ни в одном нормативном документе, регламентирующем сроки хранения документов. В этом случае самостоятельно устанавливать сроки хранения для такой документации компания не вправе.

ВАЖНО! В соответствии с Основными правилами работы архивов в случае, если срок хранения определенных документов не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями, он устанавливается экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения по представлению архива организации и центральной экспертной комиссией организации.

Аналогичный порядок предусмотрен и в п. 1.6 Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций.

Таким образом, Мария еще раз убедилась в том, что вопрос соблюдения сроков хранения документов является важным, а обеспечение сохранности документации — ответственной процедурой для каждой организации. В том числе для ООО «Вираж».

В последующем, когда испытательный срок закончился и девушка приступила к выполнению своих основных обязанностей в департаменте бухгалтерского учета и отчетности, она с надлежащей ответственностью относилась к оформлению дел в соответствии с утвержденной в компании номенклатурой, не допуская при этом, чтобы в одно дело помещались бумаги с постоянным и временными сроками.

Итоги

Сроки хранения устанавливаются типовым или ведомственными перечнями с целью обеспечения сохранности важных документов.

Период хранения документов устанавливается в промежутке от 1 года до 75 лет, в зависимости от значимости. Отдельные виды документации подлежат хранению на постоянной основе.

Если в одном деле сгруппированы документы временного хранения с разными сроками (1 год, 3 года, 5 лет и т. д. — что означает различную степень их значимости), то срок хранения дела по номенклатуре устанавливается по наиболее ценной документации, то есть более длительный.

Запрещено сокращать установленные перечнем сроки хранения и самовольно устанавливать их для документов, по которым отсутствует информация о сроках хранения в типовых и ведомственных перечнях. Для определения сроков хранения по такой документации необходимо обращаться к специалистам Росархива.

В основном, хранящиеся документы нужны для проверяющих инстанций. Чтобы ответить на вопрос, сколько нужно хранить бумаги, следует заглянуть в законодательство, регулирующее работу с каждым из ведомств, для которого формируются корпоративные архивы. Как долго хранить документы для налоговой инспекции, можно узнать в пункте 4 статьи 89 НК РФ, там сказано: «в рамках выездной налоговой проверки может быть проверен период, не превышающий трех календарных лет, предшествующих году, в котором вынесено решение о проведении проверки». Вот вроде бы и нашли ответ: документы храним всего за три года. Кстати, в статье 196 ГК РФ указан аналогичный период, за который могут потребоваться бумаги: «Общий срок исковой давности устанавливается в три года».

В основном, хранящиеся документы нужны для проверяющих инстанций. Чтобы ответить на вопрос, сколько нужно хранить бумаги, следует заглянуть в законодательство, регулирующее работу с каждым из ведомств, для которого формируются корпоративные архивы.

Но не все так просто. Вернемся обратно к налоговому кодексу: в подпункте 8 пункта 1 статьи 23 черным по белому написано, что налогоплательщики обязаны «в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других бумаг, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов». Другими словами, к тем, уже озвученным, годам, в течение которых нужно вести архив, прибавляем еще один. Кстати, аналогичное требование установлено и к налоговым агентам, коими зачастую выступают работодатели (пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ).

Обратимся к «новому завету» для бухгалтеров, а именно к статье 29 402-ФЗ: там нам предписывается хранить документы и электронные базы не менее пяти лет, а также дается отсылка к Федеральному закону от 22 ноября 2004 года № 125-ФЗ (ред. от 27.07.2010 г.) «Об архивном деле в Российской Федерации».

Как уже отмечалось, компании обязаны вести архив не только для налоговиков, но и для других ведомств. Дольше всего хранить бумаги нужно для ФСС. Этот вывод вытекает из подпункта 6 пункта 2 статьи 28 Федерального закона от 24 июля 2009 года № 212-ФЗ, который обязывает «обеспечивать в течение шести лет сохранность документов, подтверждающих исчисление и уплату сумм страховых взносов».

Исключения из правил хранения документов

Законодательство предусматривает исключения из общих правил хранения бумаг.

Светлана Щепетильникова, эксперт журнала "Расчет"