Выписка из трудовой книжки бланк. Выписка из трудовой книжки: образец. Справка с учетом работы по совместительству

Предоставление выписки из трудовой книжки (образец можно посмотреть здесь) по требованию работника является обязанностью работодателя. Соответствующее требование работника должно быть выражено в письменной форме. Это следует из регулирующих норм Трудового кодекса Российской Федерации и правил оформления трудовых книжек. Работодатель должен надлежащим образом заверить такую выписку. Кроме того, надлежит учитывать, что работодатель не имеет права взимать за предоставление выписки плату с работника.

Форма выписка из трудовой книжки

На основании положений статьи 66 Трудового кодекса РФ трудовая книжка - это документ, который содержит сведения о трудовой деятельности и стаже сотрудника.

Форма и порядок составления трудовых книжек утверждены в двух нормативных правовых актах:

• в Правилах , закрепленных Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года N 225 (далее - Правила);
• в Инструкции , закрепленной Постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 года N 69 (далее - Инструкция).

И пункт 7 Правил обязывают работодателя в случае поступления от сотрудника письменно оформленной просьбы о выдаче выписки из трудовой книжки (образец заполнения выписки можно посмотреть здесь) предоставить последнему такую выписку в течение трех рабочих дней с даты поступления подобной просьбы. Этот документ надлежит заверить надлежащим образом и выдать сотруднику бесплатно.

Важно учитывать, что трудовое законодательство не предусматривает форму и содержание как письменной просьбы (заявления) сотрудника, так и самой выписки.

В то же время существуют нормы, регулирующие порядок оформления выписок, копий документов.

Согласно пунктам 1 и 5 Порядка выдачи копий документов, касающихся прав граждан, утвержденного 04 августа 1983 года и продолжающего действовать в настоящее время, выписка из документа подтверждается подписью руководителя (иного лица, имеющего соответствующие полномочия) и печатью. На выписке должна быть отражена дата ее предоставления с указанием, что оригинал документа хранится в организации.

Пункт 3.26 Постановления Госстандарта РФ от 03 марта 2003 года N 65-ст гласит, что при подтверждении идентичности копии документа оригиналу ниже реквизита "Подпись" приводятся формулировка "Верно", должность подтверждающего такую идентичность лица, его личная подпись с расшифровкой Ф.И.О. (напр., Подопросветов Р.И.) и дата подтверждения.

Заявление может быть составлено в произвольной форме.

Например:

Генеральному директору Муниципального унитарного предприятия

«Социальная инициатива» Константиновой О.Л.

от Глаголевой Т.Б.

Заявление

Прошу Вас предоставить мне выписку из трудовой книжки для предоставления в органы социальной защиты населения.

Подпись ________________ Дата ___ ______________ 20___г.

Руководитель организации, имеющей кадровое подразделение, проставляет на таком заявлении визу (например, «предоставить выписку»), подпись и направляет его в отдел кадров.

Руководитель организации, не имеющей такого подразделения (например, субъекта малого предпринимательства), или индивидуальный предприниматель могут оформить и выдать выписку самостоятельно.

Выписка из трудовой книжки (бланк скачать)

Так как форма выписки законодательством не предусмотрена, ее можно сделать самостоятельно следующим образом:

• указать наименование документа «Выписка из трудовой книжки»;
• отразить персональные сведения о сотруднике: фамилию, имя, отчество;
• сформировать таблицу с количеством строк и столбцов, соответствующих трудовой книжке;
• вписать в таблицу сведения из трудовой книжки в соответствии с указанным документом: дату (число, месяц, год), информацию о принятии на работу, переводе, увольнении сотрудника (с указанием соответствующих норм трудового законодательства) и основание (наименование документа, его реквизиты);
• в последней строке следует не забыть отразить сведения о том, что сотрудник продолжает работать у соответствующего работодателя;
• заверить выписку с отражением печати и подписи уполномоченного должностного лица, сформировавшего выписку.

В каких случаях выдается дубликат трудовой книжки? В таких случаях, как:

• утеря трудовой книжки бывшим работником ();
• утеря трудовой книжки работодателем;
• негодность трудовой книжки (если она была испачкана, порвана, обгорела и т.д.);
• внесение в трудовую книжку записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной. В этой ситуации дубликат трудовой книжки оформляется только по требованию работника (п. 33 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225);
• массовая утрата трудовых книжек работодателем в результате чрезвычайного происшествия: катастрофы, стихийного бедствия и т.д. (п. 34 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225).

Дубликат трудовой книжки при утере

Сначала определимся с тем, кто выдает дубликат трудовой книжки при утере. Как известно, трудовые книжки работников хранятся у работодателей (п. 42 Правил, утв. Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225). Соответственно, сам работник может потерять книжку в период, когда является безработным - т.е. когда уволился с одной работы, но еще не устроился на другую. И в некоторых других случаях, когда работнику организации на время выдается трудовая книжка на руки под расписку. К примеру, для представления в отделение ПФР (ст. 62 ТК РФ).

Так вот, если гражданин потерял свою трудовую книжку, будучи безработным, то оформление дубликата трудовой книжки ложится на плечи его последнего бывшего работодателя (п. 31 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225). А новый работодатель, если таковой будет, этим заниматься не должен. Он может лишь оформить работнику обычную новую трудовую книжку по его заявлению и сделать в ней первую запись о приеме к себе на работу.

Так что если к вам, как к новому работодателю, придет только что принятый на работу сотрудник и спросит, как получить дубликат трудовой книжки при утере, посоветуйте ему обратиться с этим на прежнее место работы.

Порядок оформления дубликата трудовой книжки

Предположим, вы и есть тот самый работодатель, чей бывший работник потерял свою трудовую книжку и теперь пришел к вам с заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки. Утвержденной формы такого заявления нет, поэтому оно может быть составлено в произвольной форме.

В такой ситуации вы, как работодатель, должны оформить дубликат в течение 15 дней со дня подачи заявления работником (п. 31 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225). Для этого вам понадобятся сведения о предыдущих местах работы вашего бывшего сотрудника. Их вам должен предоставить он. Это могут быть копии его трудовых договоров, справки с предыдущих мест работы, выписки из приказов о приеме на работу, об увольнении (их копии), справки из государственного или муниципального архива.

Как оформить дубликат трудовой книжки (образец)

На новом бланке трудовой книжки:

• на титульном листе в левом верхнем углу указывается «Дубликат». Все основные сведения о работнике заполняются в общем порядке;
• на первом развороте книжки в разделе «Сведения о работе» сначала отражается общий трудовой стаж работника, заработанный им до трудоустройства к вам на работу. Затем в дубликате указываются периоды работы у конкретных работодателей на основании копий документов и справок с предыдущих мест работы, предоставленных работником. При этом записи не нумеруются. Первая нумерация должна появиться в дубликате в строке с записью о приеме на работу этого сотрудника в вашу организацию.

В идеале в дубликате трудовой книжки должны быть восстановлены все сведения о трудовой деятельности сотрудника. Но если каких-то данных нет, к примеру, оснований увольнения с тех или иных мест работы, то вносить их в дубликат со слов работника не нужно (п. 32 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225).

Пример заполнения дубликата трудовой книжки при утере приведен ниже.

Последний этап - это выдача дубликата трудовой книжки. Дату выдачи необходимо зафиксировать в книге учета движения трудовых книжек (Приложение N 3 к Постановлению Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69). И в ней же сотрудник должен поставить подпись, свидетельствующую о том, что дубликат книжки он получил.

Если работодатель потерял трудовую книжку или внес в нее не ту запись

Если работодатель потеряет трудовую книжку работника, ему также придется ее восстанавливать. Но в такой ситуации, раз уж вина лежит на работодателе, нужно будет помочь работнику собрать сведения о стаже с его предыдущих мест работы. Например, разослав бывшим работодателям пострадавшего сотрудника запросы о предоставлении соответствующей информации.

В целом, образец заполнения дубликата трудовой книжки по справкам с других мест работы будет выглядеть так же, как и в случае с утерей книжки самим работником.

А еще бывает, что работодатели по ошибке вносят недействительные записи в трудовые книжки своих работников. Такая ситуация - самый простой случай, когда понадобится оформление дубликата трудовой книжки. Образец для его заполнения - это оригинал трудовой книжки. То есть в дубликат надо будет просто перенести все записи из первоначальной трудовой книжки, кроме последней недействительной записи.

Аналогичным образом оформляется дубликат, если книжка пришла в негодность. То есть ее состояние таково, что требуется замена (

Для обращения в суд, банк, пенсионный фонд и другие инстанции сотруднику может понадобиться заверенная выписка из трудовой книжки: образец оформления документа и пример дающего старт процедуре заявления вы найдете в статье.

Из статьи вы узнаете:

Что делать, если сотрудник обратился с просьбой о выписке из трудовой книжки? Отказывать нельзя - по закону работодатель обязан оформить документ и выдать его в установленные сроки. Попросите работника подать заявку в письменном виде. В заявлении, написанном в свободной форме, указывается тип требуемого документа и период, за который извлекаются сведения. А вот причину запроса указывать вовсе не обязательно, тем более что существует множество разных ситуаций, когда без выписки не обойтись.

Зачем нужна выписка из трудовой книжки

Выписка из трудовой книжки (бланк-2018 скачать можно бесплатно) понадобится, если сотрудник планирует:

• оформить заграничный паспорт или визу для поездки за рубеж;
• обратиться за назначением пенсии ;
• взять кредит или ипотеку в банке;
• получать пособия или льготы через органы социальной защиты;
• доказать место работы в ходе судебного процесса и т.д.

Скачайте документы по теме:

Какой бы ни была причина обращения за выпиской, в соответствии с ч.1 ст.62 ТК РФ и п.7 «Правил», утвержденных постановлением правительства РФ №225 от 16.04.2003г., работодатель обязан пойти навстречу. Количество таких обращений не ограничивается законом, плата за оформление документа не взимается. Даже если сотрудник приходит с аналогичной просьбой третий раз за месяц, кадровик не вправе ему отказать.

Отвечает Иван ШКЛОВЕЦ,
заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

Помимо копии документа, сотрудник может запросить выписку из него 9ст.62 Правил, утвержденных постановлением правительства РФ от 16 апреля 2003г. №225). Выписка отражает часть текста или полное содержание подлинника. Как правило, выписку оформляют в тех случаях, когда изготовление копии документа…

Задайте свой вопрос экспертам

Как оформить выписку из трудовой книжки-2018 (образец)

Не путайте выписку с копией. При изготовлении копии документа копируются все страницы, в то время как выписка содержит только данные, необходимые сотруднику в данный момент - например, о текущем месте работы. Таким образом, делать выписки можно даже из приказов и договоров, содержащих персональные данные других лиц - извлекается только информация, касающаяся одного конкретного человека, следовательно, закон не нарушается.

Выписка оформляется на основании заявления с визой руководителя организации. Сначала издается приказ в свободной форме. Исполнителем назначается делопроизводитель или сотрудник отдела кадров, занимающийся ведением и учетом трудовых книжек . Не забудьте вписать в приказ его должность, фамилию, имя, отчество и табельный номер. Как только распоряжение будет отдано, можно переходить ко второму этапу.

Унифицированной формы выписки не существует. Работодатель сам решает, как должен выглядеть документ в каждом конкретном случае. Обычно используется фирменный бланк компании, на который переносятся запрашиваемые сведения из трудовой книжки, а также данные о ее владельце, переписанные с титульного листа . Рекомендуется подавать их в форме таблицы с записями о периодах работы и ссылками на документы-основания. Так выглядит примерный образец выписки из трудовой книжки (образец оформлен для сотрудницы, запросившей только сведения о текущем месте работы):

Очень важно правильно заверить бланк: указать дату оформления, написать, что оригинал трудовой книжки хранится у работодателя (согласно письму Роструда №ПГ/9518-6-1 от 20.12.2012г.), поставить печать организации и подпись ответственного должностного лица. Причем вовсе не обязательно заверять выписку подписью директора, если инстанция, для которой она готовится, на этом не настаивает. Уточните у сотрудника, для каких целей ему понадобилась выписка. Если для суда, то подпись директора необходима, если нет - достаточно подписи начальника отдела кадров или сотрудника, уполномоченного заниматься трудовыми книжками.

Что касается печати, то сегодня далеко не все организации ее используют . Как правило, на бланке ставится печать компании или кадровой службы. Но если уставными документами компании предусмотрено отсутствие печати, единственными заверительными реквизитами считаются подписи должностных лиц. Учтите, что в этом случае сотрудник может дополнительно попросить официальную справку об отсутствии печати для предъявления по месту подачи выписки, и будьте готовы ее предоставить.

Ответ подготовлен совместно с редакцией

Отвечает Нина КОВЯЗИНА,
заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

Закон не ограничивает количество печатей, которые могут быть у организации. Поэтому для оптимизации рабочего процесса работодатель по своему усмотрению вправе вводить дополнительные печати структурных подразделений, в том числе печать отдела кадров…

О том, как выглядит форма выписки из трудовой книжки и какие сведения должны содержаться в ней, мы вам расскажем в статье.

Чем выписка отличается от копии?

В делопроизводстве при оформлении справок часто используются два термина: “копия” и “выписка”. Копия призвана полностью воспроизводить информацию из подлинного документа. Что такое выписка из трудовой книжки? Образец приводим для ознакомления:

Прежде всего, это выдержка части документа. Соответственно, она представляет собой заверенные копии и страниц, которые содержат сведения о в нужный период. Для того, чтобы она имела юридическую силу, ее необходимо должным образом оформить и заверить.

Правила оформления

Она оформляется в отделе кадров предприятия, на котором трудится сотрудник. Может быть оформлена на специально разработанном для этого бланке.

В начале документа обязательно должны присутствовать данные, содержащиеся на титульной странице трудовой книжки:

• ФИО работника;
• дата рождения сотрудника;
• сведения об образовании;
• профессия;
• также вносится дата заполнения книги.

Далее заполняется таблица, где в хронологическом порядке указывается информация о профессиональном пути человека в определенный период. Все записи должны соответствовать информации, указанной в его трудовой книжке. Если в выдержке необходимо указать сведения о последнем месте работы сотрудника, в нее вносится запись: “работает по настоящее время”.

Как заверяется выписка?

Этот документ необходимо заверить. Только после этого он выдается на руки сотруднику, который в нем нуждался. Делается это следующим образом. Если страница одна, то именно на ней ставит свою подпись кадровик. Также на ней ставится печать компании.

Если документ состоит из нескольких листов, их нужно прошить и пронумеровать. В этом случае подпись ставится на каждом листе. На последнем листе также вносится информация о количестве листов. На нем же ставится подпись заверителя, подкрепленная печатью компании. Для более полного понимания того, как сделать выписку из трудовой книжки, образец для скачивания.

Разбираем образец трудовой книжки и правила заполнения документа в различных ситуациях. В статье вы найдете пошаговые инструкции по заполнению трудовых книжек сотрудников в разных случаях: при приеме на работу, совместительстве и увольнении.

Из статьи вы узнаете:

Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда

Энциклопедиция по оформлению трудовых книжек "под ключ" от Системы Кадры.

Прием на работу: кто заполняет трудовую книжку

Трудовая книжка - основной документ о рабочей деятельности и стаже сотрудника (ч. 1 ст. 66 ТК). Форму и правила заполнения трудовых книжек смотрите в постановлении Правительства от 16.04.2003 № 225. По закону компания-работодатель обязана вести документ на каждого работника, который проработал в ней больше пяти дней (ч. 3 ст. 66 ТК).

По правилам заполнения трудовой книжки вести ее должны работодатели-компании и работодатели-предприниматели. У работодателей-физлиц, которые не признаются предпринимателями, нет права делать пометки в книжках работников.

Скачайте документы по теме:

При трудоустройстве сотрудник должен принести ряд документов, в том числе о своей рабочей деятельности и стаже (абз. 3 ч. 1 ст. 65 ТК). Проверьте серию и год выпуска трудовой книжки . Образцы серий бланков, которые выпускались в России и СССР с 1974 года, смотрите ниже. Они не утратили силу, заменять их новыми не надо.

Сейчас компании используют бланки, которые введены с 2004 года. Книжка нового образца утверждена приказом Минфина от 22.12.2003 № 117н. Рассмотрим, как ее заполнять в разных случаях. Для каждого случая смотрите образец заполнения трудовой книжки нового образца.

Новая трудовая книжка в 2017 году: кому и когда оформить

При заключении договора вам надо оформить и заполнить трудовую книжку (образец ниже) сотруднику, который:

• начинает работать впервые (ч. 4 ст. 65 ТК);
• предъявил документ иностранного образца;
• повредил или утратил документ (ч. 5 ст. 65 ТК).

Прием на работу: как правильно заполнить трудовую книжку

Запись о приеме сотрудника сделайте в разделе «Сведения о работе». Образец заполнения трудовой книжки при приеме на работу смотрите ниже. В графу 3 впишите полное и сокращенное название компании (п. 3.1 Инструкции). Например, «Общество с ограниченной ответственностью «Альфа» (ООО «Альфа») .

Задайте свой вопрос экспертам

При приеме на работу директора графу 3 в разделе «Сведения о работе» надо заполнять иначе в его трудовой книжке. Образец заполнения приема на работу директора смотрите ниже. Напишите так: «Назначен на должность директора ». В графе 4 укажите реквизиты документа, например, протокола общего собрания участников.

Сотрудники-совместители: как заполнять трудовую книжку

Совместителям записи о такой работе вносите по их желанию. Внести запись может только работодатель по основному месту работы. Если работник принес подтверждающий совместительство документ, сделайте запись в его трудовой книжке. Образец заполнения трудовой книжки внешнего совместителя смотрите ниже.

Запись о том, что сотрудника перевели на другую постоянную работу, внесите на основании приказа директора. Причем в течение недели. Запись должна точно повторять формулировку приказа (п. 10 Правил). Например, работник трудился помощником бухгалтера, его перевели на должность младшего бухгалтера.

Образец заполнения трудовой книжки в связи с изменением названия должности сотрудника смотрите ниже.

Награждение

Внесите в документ запись о награждении, если работника наградили или поощрили. Например, премировали за продолжительный стаж. Запись сделайте в разделе «Сведения о награждении» трудовой книжки. Образец заполнения трудовой книжки в связи с премированием смотрите ниже.

В графе 3 укажите полное и сокращенное наименование компании. В строке ниже в графу 1 впишите порядковый номер записи. В графу 2 - дату, когда наградили сотрудника. В графе 3 отразите кто, за что и чем наградил сотрудника. В графу 4 внесите реквизиты приказа о награждении как на образце трудовой книжки ниже (п. 10 Правил).

Практическая ситуация

Что писать в трудовой книжке лучшему работнику месяца

Ответ подготовлен совместно с редакцией журнала «

Отвечает Елена ВАВИЛОВА,
начальник отдела кадрового администрирования ООО «Миле СНГ» (Москва)

Компания выплатила сотрудникам ежегодную годовую премию и присвоила звание «Лучший работник месяца». Нужно ли вносить сведения об этом в трудовые книжки? На примерах разберем, как поступить кадровику и не допустить ошибок.

Помимо сведений о работе, в трудовую книжку работодатель обязан вносить информацию о награждениях за успехи в труде ( ). Инспектор ГИТ вправе проверить раздел «Сведения о награждениях» трудовой книжки, поэтому заполнять его нужно верно…

Полная версия ответа доступна после бесплатной

Расторжение договора: как правильно заполнить трудовую книжку при увольнении

При прекращении договора с сотрудником сделайте в его документе запись об увольнении в разделе «Сведения о работе». В графе 1 поставьте порядковый номер записи. В графе 2 - дату увольнения (п. 5.1 Инструкции). Образец заполнения трудовой книжки при увольнении по собственному желанию смотрите ниже.

Узнайте подробнее, из-за каких обвинят в проблемах с пенсией работника.