Заверить копию заявления. Как заверить документ: «копия верна

Заверенные копии документов вам могут потребоваться для предоставления в налоговую инспекцию, представителям внебюджетных фондов, контрагентам, выдачи работникам и др. И обычно ставится требование заверить копии «должным образом», «в установленном порядке». Начинающие бухгалтера в такой ситуации находятся в недоумении, поскольку непонятно, где же искать этот «порядок», как заверить документ. Что же скрывается под мудреными формулировками?

Как заверять

Несмотря на то, что в требованиях на заверение применяются одни и те же формулировки, которые вы прочли выше, в нормативных документах нет определения этих терминов. Но давайте подумаем, для чего нужны копии документов? Цель – подтверждение соответствия копии оригиналу документа.

Заверить копии документов могут:

— нотариус;

— сама организация.

Нотариальное заверение происходит, если нормативный акт прямо указывает на такую необходимость. Но если требования нет, то затраты времени и денег на это не будут оправданы.

Чаще всего организация заверяет документы, которые у нее имеются, самостоятельно. Но вот перед вами копия, которую вам надо заверить. Что делать, как написать, на что опереться?

Нормативные документы

Есть достаточно древний документ — Указ Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 N 9779-X«О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан».

Несмотря на его почтенный возраст и ограниченную сферу применения (судя по названию), он является действующим документом, а порядок заверения, изложенный в нем, распространяется и на другие документы (по обычаям делового оборота).

Есть и более современный документ — ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», который принят Постановлением Госстандарта от 03.03.2003г. №65-ст.

Эти документы дополняют друг друга и не противоречат.

Что можно заверить

Вы можете заверить копии:

— документов, составленных вашей организацией;

— подлинников документов, составленных другими организациями, которые хранятся у вас.

реквизиты

Что же писать на копии? Должны быть такие реквизиты:

— заверительная надпись («копия верна» или «верно»);

— должность лица, который заверил копию (по умолчанию – руководитель). Может быть любой работник, если на него возложено исполнение таких обязанностей в доверенности или по приказу;

— подпись заверившего лица;

— расшифровка подписи (фамилия и инициалы);

— печать (допускается в том числе печать отдела кадров, если она есть. У ИП печати может не быть;

— отметка о нахождении подлинного документа в организации;

— дата заверения (выдачи).

Теперь конкретный пример надписи:
Копия верна,
подлинник находится в ЗАО «Загадка»
Генеральный директор ЗАО «Загадка» Отгадкин Отгадкин О.О.
20 марта 2013 г. М.П.

Обратите внимание: заверяемый документ не должен иметь подчисток, неясно читаемого текста, неоговоренных исправлений, иначе копию не примут.

Если вы заверяете документ на нескольких страницах, то можно заверить каждый лист отдельно или прошить все листы ниткой вместе, пронумеровать, на место прошивки приклеить бумажку и на ней уже сделать заверительную надпись. Кроме того, укажите количество листов, которые вы прошили.

Для заверения копий документов в ИФНС нужно писать:

— заверительную надпись;

— подпись должностного лица (руководителя);

— печать.

Получается, что заверить документ не так уж и сложно. Как считаете вы? Поделитесь, пожалуйста, в комментариях!

Практически каждый из нас сталкивается в жизни с ситуациями, которые требуют предоставления заверенных определенным способом документов. Без таких отметок просто невозможно осуществить некоторые действия. Определенные инстанции требуют заверки каждой бумажки у других должностных лиц.

В принципе, во многих случаях достаточно будет подписи самого лица, которое предоставляет документы. Но иногда понадобится поставить соответствующие обозначения у специальных работников, например, нотариусов. Такие действия имеют специальный порядок и юридическое значение.

Поэтому довольно часто у нас возникает вопрос: "Какие документы необходимо заверять, как заверять документы «копия верна», кто этим занимается?" Если заглянуть в нормативно-правовые акты, то ответы довольно просты.

Копия документа

Прежде всего необходимо определиться с самим понятием, которое будет рассматриваться в статье как фигурирующее. Копией документа является полное идентичное воспроизведение информации с оригинала. При этом сохраняется форма, содержание и порядок изложения данных, но бумага не имеет юридической силы.

Заверенная копия представляет собою тот же документ, о котором только что говорилось, но при этом имеющий специальные отметки, предоставляющие ему правовую основу для действия.

Довольно часто случается так, что дубликатом определенного подлинника признается исключительно та копия, которая имеет специальную заверку. Просто отксеренный лист бумаги в некоторых правовых взаимоотношениях не играет абсолютно никакой роли.

Форма копии документа

В законодательстве существуют нормы, которые определяют особые требования к документу, что называется копией. К ним относят:

• сохранение формы и содержания;
• воспроизведение всех реквизитов;
• оформление на обычном листе или фирменном бланке (в зависимости от ситуации);
• сохранение даты, индекса, адреса в соответствии с оригиналом, вне зависимости от того, где такая копия составлялась.

То есть дубликат должен быть идентичным. Он не может содержать информацию, которой не было в оригинале документа. При этом важно сохранять всю последовательность излагаемой информации.

Виды копий

На сегодняшний день можно выделить две формы дубликатов:

• копия, сделанная при помощи технических средств;
• вновь созданный документ.

Первый вариант, как правило, осуществляется при помощи ксерокса. В данной ситуации оригинал просто копируется и заверяется уполномоченными лицами.

Второй способ характеризуется тем, что на основе первоначального варианта создается новый документ, который в полной мере ему соответствует. Он не использует техническое копирование, а предпринимает те же варианты создания, что и оригинал.

Заверение дубликата

Довольно часто возникает вопрос о том, как заверить копию документа. Нормативно-правовой базой предусмотрен ряд случаев, когда дубликаты в обязательном порядке должны содержать специальные отметки. Такие знаки подтверждают верность документа и его идентичность оригиналу.

Как правильно заверить копию документа? В зависимости от той ситуации, для которой предоставляется дубликат, можно выделить три формы проставления подтверждения юридической точности копии документа. К ним относят:

• заверка нотариусом;
• проставление отметок государственными инстанциями;
• подтверждение идентичности частным лицом.

Первый вариант предусматривает использование нотариальных услуг. Например, для того чтобы предоставить документы для некоторых регистрационных дел по доверенности, предусматривается заверение копии именно таким должностным лицом.

В некоторых случаях лицо имеет право заверить документы в государственных органах. В принципе, в такой ситуации юридическая сила дубликата будет такой же, как и при использовании первого варианта. Для этого необходимо обратиться в ЖЭК, деканат и т.д.

Довольно часто для того, чтобы придать копии юридическую силу, достаточно будет того, что директор организации или другое уполномоченное лицо лично отметит, что дубликат соответствует оригиналу документа.

Заверение документа в организации

Юридические лица могут самостоятельно проставить соответствующие отметки на дубликатах. Для этого прежде всего необходимо знать форму и порядок надписей, которые в обязательном порядке должны присутствовать. Право заверять копии документов в таком случае имеют работники компании, которые занимают руководящие должности и к их обязанностям относятся такие действия.

Порядок проставления отметок:

• местонахождение оригинала документов;
• подтверждение правильности («верно»);
• фамилия и инициалы лица, которое осуществляет заверительную подпись;
• дата составления копии;
• подпись;
• печать.

Довольно часто пропускают первый пункт. Но эта отметка особенно важна в случаях, когда дубликат предоставляется в федеральные органы. Они требуют наличия такой информации, поэтому в обязательном порядке нужно включать такие данные в процессе юридического оформления.

Заверка документов, которые содержат два и больше листов

Как заверить копию документа, которая состоит из нескольких страниц? Для этого в законодательстве закреплены специальные рекомендации, которых нужно придерживаться.

Прежде всего стоит пронумеровать каждую страницу, из которой состоит копия. При этом не имеет значения, где именно будут стоять цифровые обозначения. Главное, чтобы они соответствовали оригиналу. В обязательном порядке все листы необходимо скрепить между собой соответственно нумерации документа. Сшить их можно при помощи нити или железной скобкой. Место соединения должно припадать на ту часть бумаги, где нет текста. Как правило, это левая часть страницы.

На то место, где выходит нить или скобка, нужно наклеить специальную бумажку, на которой будет обозначено количество листов и подпись должностного лица. Кроме того, необходимо поставить печать, но так, чтобы одна ее часть была на листе с обозначением номеров страниц, а вторая – на самом документе.

Кроме того, нормативно-правовыми актами предусмотрена возможность не скреплять страницы многолистового документа между собой. Но в таком случае на каждой составляющей копии в обязательном порядке должны быть проставлены соответствующие обозначения, которые свидетельствуют о верности дубликата.

Заверка документа у нотариуса

Как заверить копию документа, на которые полномочий работников организации не хватает? В таких случаях лицу придется воспользоваться услугами нотариуса. Именно такой работник имеет право проставлять отметки, которые свидетельствуют об идентичности дубликата документа его оригиналу. При этом к нему можно обращаться не только в тех случаях, когда это прямо указано в законе. Граждане и организации имеют право на подтверждение тождественности в нотариальной форме даже тех документов, которые могут быть заверены другим способом. Просто в таком случае не возникает неуверенности в том, что что-то сделано не так, как нужно.

Нотариально заверенные копии документов имеют бесспорный характер. Если должностным лицом организации могли быть совершены ошибки при проставлении соответствующих отметок, то у нотариуса такое недопустимо. Поэтому при предоставлении документа, заверенного таким способом, не возникнет никаких вопросов.

Порядок заверки дубликата

Каждый работник нотариата знает о том, как правильно заверить копию документа. Для того чтобы он подтвердил идентичность дубликата, необходимо предоставить:

• оригинал;
• копию;
• документ, подтверждающий личность лица, которое обратилось к нотариусу.

Прежде всего должностное лицо проверяет правильность копии документа и ее полное соответствие оригиналу. После того как этот факт будет подтвержден, нотариус ставит отметки, которые включают его имя, слово «верно», дату, печать, номер регистрации заверки.

После того как все действия будут выполнены, тот, кто обратился в нотариальную контору, расписывается в специальном журнале, где ведется реестр всех обращений граждан и юридических лиц.

Заверить копию документа у нотариуса довольно просто и недолго. Кроме предоставления всех необходимых документов и оплаты таких действий, ничего не требуется.

Сколько стоит заверить копию документа

Если говорить о том, какую цену имеют такие действия, нужно заметить, что здесь все зависит от того, кто занимается процессом.

Когда речь идет о самой организации или органах государства, то такая процедура бесплатная. Никаких отдельных платежей за осуществление таких действий вносить не нужно.

Свою цену имеет нотариальное заверение. Как правильно заверить копию документа, мы разобрались, а вот в том, во сколько это обойдется – нет. В данной ситуации все напрямую зависит от того, каким именно нотариусом осуществляется подтверждение идентичности. Если это государственный работник – то тарифы будут более низкими. В случае если лицо обратилось к частному нотариусу, то тут нужно будет заплатить уже больше.

Практическое значение

Предоставление копии, оформленной юридически, имеет важное значение. В первую очередь это проявляется в том, что такой документ может фигурировать в делах вместо оригинала, подтверждая при этом те или иные факты.

О том, как заверить копию документа, было рассказано достаточно. Самое главное – это запомнить порядок проставления отметок и информации, которая должна в нее входить.

Как заверить копии документов? Образец не установлен на законодательном уровне. Поэтому необходимо выучить все описанные выше правила и соблюдать их. Как примерно он должен выглядеть, можно посмотреть на фото выше.

В современном деловом обороте допускается использование вместо подлинников документов их надлежащим образом заверенных копий. Так, к примеру, в процессуальном законодательстве РФ предусмотрено, что письменные доказательства представляются в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии (ч. 2 ст. 71 ГПК РФ, ч. 8 ст. 75 АПК РФ, ч. 2 ст. 70 КАС РФ). Требование о необходимости представления надлежащим образом заверенных копий документов содержат многие нормативные правовые акты. Например, такое требование можно найти в ст. 161 Кодекса внутреннего водного транспорта РФ, п. 4 ст. 226.1 НК РФ, ст. 84.1 Трудового кодекса РФ.

Что следует понимать под "надлежащим образом заверенной копией документа"?

Общие правила

В соответствии с пп. 25 п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст, под заверенной копией документа понимается такая копия, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

В ГОСТе Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации", утв. Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст, предусмотрены порядок и форма заверения копий различных видов документов. В п. 3.26 указано, что при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Если копия документа не заверена в соответствии с приведенными требованиями, она считается ненадлежащей (Постановление ФАС Поволжского округа от 07.07.2011 по делу N А57-9000/2010). Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

Копии документов, не заверенные надлежащим образом, а также документы, не содержащие обязательных реквизитов, суды не принимают в качестве доказательств. Это можно увидеть из следующих показательных примеров из судебной практики:

Простая копия доверенности представителя, подписавшего исковое заявление от имени организации, послужила основанием для его оставления без рассмотрения. Суд посчитал, что (про недопустимое доказательство в данном судебном акте ничего не сказано!) полномочия представителя не были подтверждены (Апелляционное определение Нижегородского областного суда от 28.06.2016 по делу N 33-7798/2016);

Поскольку приложенная к жалобе на бездействие судебного пристава копия доверенности не была надлежащим образом заверена, вышестоящий орган ФССП РФ правомерно отказал в рассмотрении поданной жалобы (Определение Пермского краевого суда от 18.07.2011 по делу N 33-7178).

Порядок заверения копий

С одной стороны, приведенные нормативные документы носят рекомендательный характер, и формально не обязательны к применению. В судебной практике есть примеры случаев, когда суды считали несоблюдение порядка заверения копий документов несущественным и не лишали владельцев таких копий полагающегося им объема прав и гарантий. К примеру, получение налогоплательщиком от своего контрагента копий документов, заверенных с нарушением рекомендованного порядка, без указания того или иного реквизита, не означает его недобросовестность и не лишает права на получение причитающейся ему налоговой выгоды (Постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 14.09.2015 N Ф06-27279/2015).

Однако лучше не рисковать и настаивать в таких случаях на получении надлежащим образом заверенных копий документов, тем более что сам по себе порядок не вызывает никаких сложностей. Отметим также, что если законом или нормативным правовым актом никаких иных специальных требований к порядку заверения документов не предусмотрено, то использование приведенного порядка признается достаточным.

К такому выводу пришел суд, признав незаконным постановление судебного пристава об отказе в возбуждении исполнительного производства по мотиву того, что к заявлению взыскателя была приложена ненадлежащим образом заверенная копия доверенности. По мнению суда, нормы Федерального закона от 02.10.2007 N 229-ФЗ "Об исполнительном производстве" не предусматривают каких-либо специальных правил относительно порядка заверения доверенности, прилагаемой к заявлению взыскателя, в связи с чем оснований для отказа в возбуждении исполнительного производства не было. Представленная копия доверенности была оформлена надлежащим образом: она была выполнена на бланке компании-взыскателя, заверена печатью и подписью уполномоченного лица. Отметка о заверении копии проставлена в нижнем правом углу первой страницы доверенности (Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 06.03.2015 N Ф07-1185/2014).

В действующем законодательстве можно встретить и другие дополнительные требования к порядку заверения копий документов. Так, в абз. 4 п. 1 Указа Президиума ВС СССР от 04.08.1983 N 9779-X "О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан" установлено, что верность документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации. Эту отметку, как правило, никто не проставляет, чтобы не "утяжелять" удостоверительную надпись, тем более что суды не настаивают на обязательном соблюдении такого требования, ограничиваясь только требованием о проставлении тех обязательных реквизитов, которые приведены выше.

Про оригиналы нельзя забывать

При предъявлении заверенных копий документов следует учитывать, что у суда может возникнуть желание проверить наличие подлинников, с которых были сняты копии. Заверение соответствия копии документа подлиннику возможно лишь в случае, если лицо, заверяющее правильность копии документа, располагает подлинником документа. Установленные реквизиты заверительной надписи (должность лица, заверившего копию; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия); дата заверения) о соответствии копии документа его подлиннику имеют целью предотвращение неправомерного заверения копий документов лицами, у которых подлинники таких документов отсутствуют.

В соответствии с ч. 6 ст. 71 АПК РФ арбитражный суд не может считать доказанным факт, подтверждаемый только копией документа или иного письменного доказательства, если утрачен или не передан в суд оригинал документа, а копии этого документа, представленные лицами, участвующими в деле, не тождественны между собой и невозможно установить подлинное содержание первоисточника с помощью других доказательств.

Так, при рассмотрении одного дела суд установил, что лицо, заверившее документ, не имеет никакого отношения к организации, от имени которой оно заверяло копию. Поскольку в материалы дела не было представлено доказательств в подтверждение того, имело ли оно право заверять документы и располагало ли подлинниками, суд признал заверенные им копии недопустимыми доказательствами (Постановление ФАС Московского округа от 11.01.2012 по делу N А40-26778/11-5-185).

Если речь идет о деле о банкротстве, в рамках которого кредитор пытается включить свои требования к должнику в реестр, он обязан предъявить оригиналы документов, подтверждающие его требования. Такая необходимость связана с тем, что с целью защиты конкурсной массы от недобросовестных кредиторов суд обязан установить действительность таких требований и отсутствие признаков злоупотребления правом со стороны заявителей.

Так, в одном деле суд усомнился в представленных компанией документах в подтверждение ее вексельных требований. Копии документов, представленные в материалы дела, были заверены самой компанией, хотя она не имеет отношения к их составлению и оригиналами не располагала. Представитель компании пояснил, что документы получил из материалов дела в ходе ознакомления с ними, однако данный довод не был проверен нижестоящими судебными инстанциями, поэтому суд округа направил дело на новое рассмотрение (Постановление ФАС Московского округа от 26.06.2014 N Ф05-6271/2014).

Кто вправе заверять копии?

Таким образом, надлежащим образом заверенной копией документа является такая копия, которая полностью соответствует оригиналу, и верность копии свидетельствует уполномоченное лицо. Верность копий подлинникам документов может свидетельствовать руководитель организации, который от ее имени действует без доверенности, а также иное лицо, которому такое право предоставлено по доверенности или локальным актом организации.

Так, в одном деле суд пришел к выводу о том, что копия доверенности на представление интересов лица на подачу жалобы в таможенные органы может быть заверена лицом, которому она была выдана, вследствие чего является незаконным отказ в принятии жалобы на бездействие таможенного поста со ссылкой на то, что доверенность не соответствует требованиям надлежащего заверения. Заверение копии доверенности специалистом соответствовало приказу генерального директора общества, согласно которому в связи с большим документооборотом с таможенными органами, судебными инстанциями и иными государственными структурами, с целью организации наиболее эффективной работы всем работникам фирмы предоставлено право заверения копий документов. Такой порядок заверения копий документов не противоречит закону (Постановление ФАС Дальневосточного округа от 02.02.2011 N Ф03-10026/2010 по делу N А51-10967/2010).

Закон не содержит обязательного требования заверения печатью организации отдельно каждого листа, представленного в пакете прошитых и скрепленных печатью документов. В деле о взыскании задолженности за поставленный товар суд признал допустимыми доказательствами копии товарных накладных и счетов-фактур, прошитых и скрепленных печатью вместе (Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 26.08.2011 по делу N А10-41/2011). Копии документов могут заверять и государственные органы в пределах своей компетенции для выполнения возложенных на них задач. Такие копии могут быть представлены в качестве доказательств в суде. Например, распечатки сообщений электронной почты, информации с жестких дисков и иных носителей, заверенные антимонопольным органом, который получил эти материалы в ходе проведенной им проверки, являются надлежащими доказательствами по делам о нарушении антимонопольного законодательства (Постановление Президиума ВАС РФ от 12.11.2013 N 18002/12 по делу N А47-7950/2011).

При рассмотрении дел в порядке упрощенного производства действуют общие правила представления письменных доказательств в виде подлинников или надлежаще заверенных копий, выписок из документов (Постановление Пленума ВАС РФ от 08.10.2012 N 62 "О некоторых вопросах рассмотрения арбитражными судами дел в порядке упрощенного производства"). Необходимо учитывать, что если для обычного судебного разбирательства на стадии подачи иска можно приложить простые копии доказательств по делу или даже не все доказательства сразу раскрыть, то для упрощенного производства это не подходит. Поскольку особенность данной судебной процедуры состоит в принятии решения без вызова сторон на основании документов, своевременное представление надлежащим образом заверенных копий является принципиально важным.

Участники гражданского оборота при использовании судебных актов в исполнительном производстве, в деле о банкротстве и в иных случаях должны иметь на руках их надлежащим образом заверенные копии с подписью судьи и гербовой печатью. Перечень требований к заверению копий судебных актов (от прошивания и места наклеивания наклейки до проставления подписи и гербовой печати суда) предусмотрены в п. 10 раздела II Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанций), утв. Постановлением Пленума ВАС РФ от 25.12.2013 N 100.

В противном случае они рискуют получить отрицательный результат. Так, к примеру, арбитражный суд не может установить размер требований конкурсного кредитора к должнику на основании не заверенных надлежащим образом копий актов суда общей юрисдикции (Постановление Президиума ВАС РФ от 22.11.2005 N 10161/05 по делу N А55-13072/04-38).

В Постановлении Пленума ВАС РФ от 08.10.2012 N 61 "Об обеспечении гласности в арбитражном процессе" в отношении дел, касающихся государственной тайны, указано, что при представлении лицами, участвующими в деле, копий документов суд проверяет, заверены ли они надлежащим образом в соответствии с требованиями ч. 8 ст. 75 АПК РФ (п. 16.1).

Нотариальное заверение копий

Нотариальное заверение копии документа является обязательным в случаях, прямо предусмотренных законом (например для представления интересов в суде, в Росреестре и др.). Если на законодательном уровне не установлено, что копии документов должны быть удостоверены нотариусом или иным государственным органом, организация вправе самостоятельно заверить копии необходимых документов. Нотариус удостоверяет копии документов в соответствии с Методическими рекомендациями по свидетельствованию верности копий документов и выписок из них, утв. решением Правления ФНП от 25.04.2016, протокол N 04/16.

В отличие от обычного заверения копий для нотариуса не имеет значения тот факт, является ли заявитель владельцем соответствующего подлинника или нет. Перед выполнением нотариального действия он обязан установить личность заявителя (п. 2.1 названных Рекомендаций).

Нотариус не станет заверять копию биометрического загранпаспорта гражданина, который является технически сложным документом, включающим заламинированные страницы, содержащие скрытую информацию в электронном виде, что не позволяет нотариусу сделать однозначный вывод об отсутствии признаков подделки документа и свидетельствовать верность его копии (Определение Московского городского суда от 26.12.2011 по делу N 33-40341).

Нотариально заверенная копия по своей юридической силе более значима. Особенностью любых нотариальных документов, в том числе нотариальных копий, является то, что обстоятельства, подтвержденные нотариусом при совершении нотариального действия, не требуют доказывания, если подлинность нотариально оформленного документа не опровергнута путем подачи заявления о подложности доказательств или не установлено существенное нарушение порядка совершения нотариального действия, и нотариальный акт был отменен (п. 5 ст. 61, ст. 186 ГПК РФ, п. 5 ст. 69, ст. 161 АПК РФ).

Предоставлений копий участникам / акционерам общества

Помимо предоставления документов в суд, необходимость предоставления копий документов имеется и в случае раскрытия информации обществу своему участнику или акционеру. В п. 9 информационного письма Президиума ВАС РФ от 18.01.2011 N 144 "О некоторых вопросах практики рассмотрения арбитражными судами споров о предоставлении информации участникам хозяйственных обществ" предусмотрено, что если участник обратился с требованием к обществу о предоставлении заверенных копий документов, то исполнение обществом обязанности по предоставлению участнику информации может считаться надлежащим только при условии, что копии таких документов заверены должностным лицом общества, полномочия которого вытекают из устава общества, его внутренних документов, или лицом, полномочия которого на заверение копий документов общества явствуют из обстановки, в которой такое лицо действует (например, сотрудником общества, присутствующим при ознакомлении участника с документами) в установленном порядке с проставлением печати общества, либо верность копий документов засвидетельствована нотариусом.

В случае предоставления информации в виде копий, записанных на компьютерные носители данных, удостоверение подлинности документа может быть осуществлено с использованием электронной цифровой подписи. Если у общества отсутствует электронная цифровая подпись, оно может предоставить участнику информацию в электронном виде без соответствующего удостоверения подлинности либо, если участник настаивает на предоставлении информации с удостоверением ее подлинности, в виде документа на бумажном носителе, заверенного надлежащим образом.

(Бычков А.И.) (Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2017)

Предприятию контрагент оказывает экспедиторские услуги и к отчету прикладывает заверенные копии подтверждающих документов. Нужно ли с 1 июля 2018 года заверять документы по новым правилам - читайте в статье.

Вопрос: По новым правилам с 1 июля 2018 г. необходимо по-новому заверять копии документов. Нашему предприятию контрагент оказывает экспедиторские услуги и к отчету прикладывает заверенные копии подтверждающих документов. необходимо ли с 1 июля требовать заверять копии таких документов по новым правилам (с указанием места хранения оригинала) или достаточно надписи: "Копия верна".

Ответ: Нет, такой необходимости нет. Надписи «Копия верна» будет достаточно.

Дело в том, что и новый и старый ГОСТы по заверению копий документов - это рекомендованные стандарты. Применять их не обязательно. Организация сама определяет порядок заверения копий документов своими внутренними документами.

Обоснование

Как сейчас заверять копии для налоговиков, фондов и работников

По-разному заверяйте копии для работников, налоговиков и фондов. Например, оформлять копии приказов для сотрудников можете по правилам из нового ГОСТа. Варианты заверительных надписей для разных случаев найдете в образцах.

Как заверить копии для сотрудников

Компания сама решает, как будет заверять копии документов для сотрудников. Можно разработать свои правила или ориентироваться на ГОСТ.

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 должен был вступить в силу с 1 июля 2017 года. Но срок сдвинули на 1 июля 2018 года (приказ Росстандарта от 25 мая 2017 г. № 435-ст). А пока действует старый ГОСТ Р 6.30-2003.

Правила из ГОСТа станут обязательными только для тех компаний, которые утвердят это в своем внутреннем документе, например в положении или приказе. Причем обязательным будет тот стандарт, который указан в документе. Если такого документа нет, заверяйте копии по правилам любого из ГОСТов, как в образце 1. Отличие нового ГОСТа от старого в том, что он требует ставить на копиях отметку, где хранится оригинал.

Образец 1. Как заверить копию приказа для сотрудника

Для копии трудовой книжки есть специальные правила. Как ее заверить, смотрите на образце 2.

Образец 2. Как заверить трудовую книжку

Как заверить копии для налоговой

Часто налоговая требует предоставить не один, а несколько документов. Для таких случаев чиновники установили специальные правила. Чтобы не пришлось ничего переделывать или платить 200 руб. штрафа за каждую забракованную копию, оформляйте сшивы так, как требуют налоговики (письмо Минфина России от 29 октября 2015 г. № 03-02-Р3/62336).

Копии многостраничных документов заверяйте так:

— сделайте копию только с одной стороны листа;

— соберите в пачки максимум по 150 листов;

— не повреждая текст, сделайте от 2 до 4 проколов и сшейте;

— свяжите нити свободно, чтобы каждый лист можно было открыть, прочесть или снять копию;

— пронумеруйте листы арабскими цифрами;

— сделайте прямоугольную наклейку из бумаги 40—60 мм? 40— 50 мм;

— приклейте ее на узел;

— выведите прошивные нити и обрежьте концы, они должны выходить за пределы наклейки не больше чем на 2—2,5 см;

— на бумажной наклейке сделайте заверительную надпись, как на образце 3 ;

— подпишите заверительную надпись у руководителя, проставьте его должность, фамилию, инициалы и дату заверения.

Печать, если она есть, поставьте так, чтобы оттиск частично заходил на наклейку и на последний лист.

Объединять в одну подшивку разные документы и заверять ее в целом не стоит (письма Минфина России от 30 ноября 2010 г. № 03-02-07/1-549 и ФНС России от 2 октября 2012 г. № АС-4-2/16459). Но если вы все-таки сдали в инспекцию такие сшивы, то оснований для штрафа нет. Налоговики вправе штрафовать только за то, что компания вообще не принесла документы или передала их с опозданием.

Сейчас ФНС готовит новые требования к документам, которые компания представляет на бумаге. Чиновники разрешат заверять одной подписью сшив из нескольких разных документов.

Образец 3. Как заверить сшивы копий для налоговой

Как заверить копии для фондов

Соцстрах не вправе отказать компании в приеме документов. Исключение только для электронного документа, который подписали недействительной электронной подписью (п. 16 Административного регламента, утв. приказом Минтруда России от 5 ноября 2013 г. № 658н). В остальных случаях сотрудники фонда обязаны принять документы.

Есть другая опасность, что после проверки проверяющие посчитают документы недействительными. Но для этого должны быть серьезные основания, например копии вообще не завереныили заверены неуполномоченным сотрудником. Как вы заверите документ — по новым правилам или по старым, не важно. Отметка о месте хранения документа значения не имеет.

Любая организация имеет потребность и полное право выдавать копии документов. Обязательны к заверению копии, которые предоставляются работникам предприятия, налоговой инспекции, внебюджетным фондам, для участия фирмы в конкурсах или аукционах и других случаях. В связи с этим руководитель должен знать, как правильно заверить копию документа.

• информация о месте нахождения оригинала;
• надпись «Верно» или «Копия верна» (обязательно с прописной буквы);
• название должности того, кто заверяет, его подпись и фамилия с инициалами;
• дата заверения;
• печать, если таковая предусмотрена форматом организации.

1. Страницы нумеруем по порядку;
2. Сшиваем все листы ниткой или железной скобой, на месте крепежа размещаем бумажную наклейку;
3. На наклейке указываем количество листов, ставим подпись заверяющего, его фамилию и инициалы;
4. При наличии печати ставим оттиск таким образом, чтобы часть его находилась на наклейке.

Заверяя документ, обращайте внимание на качество оригинала. Если подлинник содержит исправления, приписки или его текст недостаточно ясно читается, такую копию могут не принять, несмотря на правильное заверение.