Срок хранения отчетов по охране труда. Какие сроки хранения документов по охране труда? Учебно-информационный центр крымресурс

Из Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Министерством Культуры РФ от 25.09.2010г. № 558

1.Документы (положения, протоколы,решения, предложения, заключения, перечни стандартов и норм, перечни рабочих мест,обоснования, данные, информации, ведомости рабочих мест, карты аттестации рабочих мест, планы) об аттестации рабочих мест по условиям труда - 45 л. ЭПК
Примечание: При тяжелых, вредных и опасных условиях труда – 75 л.
2.Акты, предписания по технике безопасности; документы (справки, докладные записки, отчеты) об их выполнении – 5 л. ЭПК
3.Комплексные планы улучшения условий и охраны труда, санитарно-оздоровительных мероприятий – Пост.
4.Переписка о разработке и ходе выполнения комплексных планов улучшения условий и охраны труда, санитарно-оздоровительных мероприятий - 5 л. ЭПК
5.Документы (справки, предложения, обоснования, рекомендации) о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности - Пост.
6.Переписка о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности – 5 л. ЭПК
7.Планы мероприятий по улучшению условий труда работников - 5 л.
8.Документы (акты, справки, информации) о результатах проверок выполнения соглашений по вопросам охраны труда – 5 л. ЭПК
9.Документы (докладные записки, справки, доклады, отчеты, акты, переписка) о состоянии условий и применении труда женщин и подростков – 5 л. ЭПК
10.Перечень работ с тяжелыми,вредными, опасными условиями труда, при выполнении которых не допускается применение труда женщин и лиц, не достигших 18-летнего возраста: а) по месту разработки и утверждения - Пост. б) в других организациях - до замены новым
11.Перечень профессий с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда: а) по месту разработки и утверждения - Пост. б) в других организациях – До замены новым
12.Списки работающих на производстве с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда – 75 л.
13.Полисы страхования гражданской ответственности опасных производственных объектов - Пост.;
14.Табели и наряды работников тяжелых, вредных, опасных профессий – 75 л.
15.Правила по охране труда работающих инвалидов: а) по месту разработки и утверждения - Пост. б) в других организациях – До замены новым
16.Документы (акты, заключения, справки и др.), подтверждающие тяжелые, вредные, опасные условия труда – 75 л. ЭПК
17.Переписка о предупредительных мероприятиях на случай стихийных бедствий, чрезвычайных ситуаций – 5 л. ЭПК
18.Планы-схемы эвакуации людей и материальных ценностей в случае чрезвычайных ситуаций – До замены новыми
19.Нормы запасов оборудования и материалов на случай аварий: а) по месту разработки и утверждения - Пост. б) в других организациях – До замены новым
20.Документы (отчеты, справки, сведения) о причинах заболеваемости работников организаций – 5 л. ЭПК
21.Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний – 75 л. ЭПК
22.Договоры страхования работников от несчастных случаев - 5 л.
Примечание: После истечения срока действия договора. При наступлении несчастного случая – 75 л.
23.Документы (программы, списки, переписка) об обучении работников технике безопасности – 5 л.
24.Протоколы аттестации по технике безопасности – 5 л .
25.Журналы, книги учета: а) профилактических работ по технике безопасности – 10 л. б) инструктажа по технике безопасности – 10 л. в) проведения аттестации по технике безопасности – 5 л.
26.Документы (условия, программы,протоколы, рекомендации)смотров-конкурсов по охране труда и технике безопасности – 5 л. ЭПК
27.Извещения медпункта о пострадавших в результате несчастных случаев – 5 л.
28.Сведения об авариях и несчастных случаях – 5 л. ЭПК
Примечание: Сведения о несчастных случаях, связанных с человеческими жертвами, – пост. ;
29.Книги, журналы регистрации несчастных случаев, учета аварий – Пост. ;
30.Переписка об авариях и несчастных случаях – 5 л. ЭПК
31.Документы (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки) о производственных авариях и несчастных случаях: а) по месту происшествия – 75 л. ЭПК б) в других организациях - 5 л.
Примечание: Связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами - пост. ;
32.Документы (протоколы, справки, заключения) о тяжелых, вредных,опасных условиях производства,травматизме и профессиональных заболеваниях – 75 л. ЭПК
33.Документы (доклады, анализы) о тяжелых, вредных, опасных условиях производства, травматизме и профессиональных заболеваниях – 10 л. ЭПК
34.Переписка о профессиональных заболеваниях, производственном травматизме и мерах по их устранению - 5 л. ЭПК
35.Документы (акты, докладные записки, заключения) о сокращении рабочего дня в связи с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда – 75 л. ЭПК
36.Документы (докладные записки, акты, заключения, переписка) об обеспечении рабочих и служащих специальной одеждой, обувью, специальным питанием – 3 г. Примечание: При отсутствии других документов о тяжелых, вредных и опасных условиях труда акты,заключения - 75 л .
37.Нормы обеспечения специальной одеждой и обувью, предохранительными приспособлениями, специальным питанием: а) по месту составления и утверждения - Пост. б) в других организациях -3 г.
Примечание: После замены новыми
38.Списки (ведомости) на выдачу специальной одежды и обуви, специального питания - 1 г.
39.Переписка о сокращении рабочего дня в связи с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда – 5 л. ЭПК
40.Документы (постановления, акты, доклады, справки) о санитарном состоянии организации – 5 л. ЭПК
41.Журналы учета исполнения постановлений о штрафах - 3 г.
Примечание: После оплаты последнего штрафа, записанного в журнале
42.Журналы регистрации административных взысканий за нарушение санитарных норм и правил – 3 г.
43.Переписка о проведении профилактических и профгигиенических мероприятий – 3 г .
44.Перечни профессий, работники которых подлежат проведению обязательных медицинских осмотров: а) по месту разработки и утверждения - Пост. б) в других организациях – До замены новыми
45.Переписка о проведении медицинских осмотров работников – 5 л.
46.Анкеты обследования условий труда работников – 5 л. ЭПК

Срок хранения документов по охране труда зависит от степени важности информации, содержащейся в них. В статье мы расскажем о законе, определяющем срок хранения документов по охране труда, и о продолжительности этих сроков.

Кто устанавливает сроки хранения документов по охране труда

Любые документы фирмы - кадровые, бухгалтерские, налоговые и т.д. - подлежат хранению. Сроки их хранения различны и регламентируются законом.

Подробнее о том, в течение какого периода необходимо хранить счета-фактуры, вы можете узнать из материала .

Не являются исключением и документы по охране труда. Они образуются у любого работодателя, создающего для своих работников условия, способствующие сохранению их жизни и здоровья в процессе работы.

Объемы такой документации зависят от множества факторов: степени ответственности работодателя перед сотрудниками, масштабов его деятельности, наличия или отсутствия вредных и опасных условий труда и многого другого.

Поскольку хорошее здоровье человека является важным условием его жизни, любые вредные факторы, воздействующие на него во время трудовой деятельности, должны находиться под особым контролем. А вся документация, связанная с процессом охраны труда, должна сохраняться в течение определенного времени.

Максимальный период, в течение которого отдельные документы по охране труда не могут быть уничтожены, равен продолжительности жизни человека. Но не все документы нужно хранить так долго. Чтобы сориентироваться в сроках хранения, необходимо обратиться к специальным нормативным документам.

ВАЖНО! Сроки хранения документов по охране труда указаны в п. 7.3 Перечня типовых архивных документов, утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558.

Подробнее о сроке хранения документов по охране труда расскажем далее.

Когда документы можно не хранить

Любой приказ, распоряжение, инструкцию, акт или иной документ, связанный с обеспечением нормальных условий труда, работодатель обязан сохранять. При этом не имеет значения, оформлены эти документы по унифицированной форме или имеют произвольный вид.

Подробнее об унифицированных формах учетных документов вы можете узнать из материалов, размещенных на нашем сайте, например из статьи .

Периоды хранения, закрепленные в перечне, утв. приказом № 558, можно условно разделить на следующие группы:

• В течение 1 года надлежит хранить списки (ведомости) выдачи спецодежды и спецпитания.
• 3-летний период хранения отведен для журналов учета исполнения постановлений о штрафах, регистрации административных взысканий за нарушение санитарных норм и правил, докладных записок и иной переписки об обеспечении работников спецодеждой.
• 5 лет надлежит сохранять следующие документы по охране труда: акты предписания по ТБ, планы мероприятий по улучшению условий труда, сведения (акты, отчеты) о причинах заболеваемости сотрудников и др.
• Целое десятилетие невозможно будет уничтожить журналы профилактических работ и инструктажа по ТБ, доклады о тяжелых, вредных, опасных условиях производства, травматизме и профзаболеваниях и др.
• Период длиной в 45 лет определен для хранения положений, протоколов, связанных с аттестацией рабочих мест по условиям труда.
• 75-летний отрезок отведен для хранения списков работающих на производстве с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда; их табелей и нарядов; актов расследования профзаболеваний и др.

Для отдельных документов по охране труда определенные сроки не установлены - их придется сохранять постоянно (например, журналы регистрации несчастных случаев) или надлежит хранить до замены новыми (к примеру, правила по охране труда работающих инвалидов).

Итоги

Каждый документ, созданный работодателем в процессе обеспечения нормальных условий труда для своих работников, подлежит хранению. Сроки, в течение которых документы по охране труда уничтожать запрещено, различны.

Отдельные документы надлежит хранить всего 1 год, другие - от 3 до 10 лет. Для части документации придется организовать сохранность в течение 75 лет, на постоянной основе либо до момента замены их новыми.

Сроки хранения всех видов документов указаны в «Перечне типовых архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения». Этот перечень утвержден приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 года № 558.

В разделе 7.3. перечня для документов по охране труда установлены разные сроки хранения. В таблице 1 мы привели выборку из этого раздела.

Таблица 1. Сроки архивного хранения документов по охране труда

Не ищите в этом перечне точные названия документов, в нем указаны только содержание и возможные виды документов. Но далеко не все, которые могут быть в вашей компании.

Срок хранения «постоянно» означает, что документы хранят столько же, сколько существует сама компания, и уничтожать их нельзя до самой ликвидации организации. В этом случае документы не уничтожают автоматически. Сначала муниципальный архив отберет документы, которые целесообразно хранить и дальше, а остальные документы будут выделены для уничтожения. Если же компанию реорганизуют, то архив документов передают на хранение организации - преемнику.

Срок хранения «до минования надобности» имеют, как правило, выписки или распечатки утвержденных на государственном уровне документов, которыми на предприятии пользуются во время работы: различные нормы, перечни, правила. Этот срок не может быть меньше 1 года.

Срок хранения журналов по охране труда начинается со следующего года после последней записи в нем. Например, последнюю строку в журнале заполнили 10 марта 2016 года. Срок хранения этого журнала начнется с 1 января 2017 года и закончится 31 декабря 2026 года - 10 лет.

Проведена спецоценка условия труда, работодатель получил ее итоговые документы. И вот здесь может возникнуть вопрос, а у кого на предприятии хранятся результаты СОУТ? Вопрос вроде бы и не сложный, но должно быть обеспечено их надлежащее хранение, поскольку на протяжении пяти лет они имеют законную силу.

Результаты могут понадобиться в любой момент. Это может быть вызвано производственной необходимостью, а может и нагрянувшей проверкой, когда проверяющие имеют право потребовать их предъявления.

По завершении всех мероприятий спецоценки специалисты привлеченных организаций готовят отчет по полученным результатам. За основу этого документа берется специальная форма, которая заполняется по инструкции, утвержденной приказом №33н.

Отчет представляет собой самый важный документ, оформляемый по итогам СОУТ. Он должен подписываться всеми членами комиссии, а потом утверждаться председателем. Если у кого-то из членов комиссии возникают несогласия, то он вправе письменно мотивировать свое особое мнение. Оно будет приложено к самому отчету, с которым и будет храниться на протяжении установленного срока.

Трудовой кодекс РФ и закон № 426-ФЗ, к сожалению, не определяют структурное подразделение (отдел кадров, бухгалтерия или служба охраны труда), в котором необходимо хранить карты СОУТ, как не определяют и специалиста, на которого возлагаются обязанности по ознакомлению персонала с эти документами.

Хотя тот же закон вменяет в обязанности работодателей ознакомление работников в письменной форме с полученными результатами СОУТ на рабочих местах.

Перечень типовых архивных управленческих документов, которые образуются в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления, на которых указан срок хранения, определяет эти сроки: общая документация - 45 лет, документация по вредным и тяжелым условиям труда – 75 лет.

Основываясь на приведенной законодательной базе, можно сделать такой выход: порядок и место документации, которая касается проведения спецоценки, определение лица, которое будет знакомить работников с результатами, определяет работодатель на свое усмотрение, выбирая наиболее ответственного специалиста.

Результаты проведенных СОУТ хранятся не только непосредственно на предприятиях, но и передаются ими в органы, которые установлены нормативными документами. Законодатель также предусмотрел размещение итоговых документов на официальных сайтах предприятий, если у них таковы есть. Все это необходимо для того, чтобы работники могли в любое время иметь доступ к документам, которые касаются их непосредственной безопасности.

В любом случае хранение документации должно быть организовано надлежащим образом, чтобы не пришлось нести наказание за утрату важных документов. На протяжении пяти лет они будут подтверждать серьезное отношение работодателя к такой важной процедуре, как

Из Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Министерством Культуры РФ от 01.01.2001г. № 000

1.Документы (положения, протоколы, решения, предложения, заключения, перечни стандартов и норм, перечни рабочих мест, обоснования, данные, информации, ведомости рабочих мест, карты аттестации рабочих мест, планы) об аттестации рабочих мест по условиям труда - 45 л. ЭПК
Примечание: При тяжелых, вредных и опасных условиях труда – 75 л.
2.Акты, предписания по технике безопасности ; документы (справки, докладные записки, отчеты) об их выполнении – 5 л. ЭПК
3.Комплексные планы улучшения условий и охраны труда, санитарно-оздоровительных мероприятий – Пост.
4.Переписка о разработке и ходе выполнения комплексных планов улучшения условий и охраны труда, санитарно-оздоровительных мероприятий - 5 л. ЭПК
5.Документы (справки, предложения, обоснования, рекомендации) о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности - Пост.
6.Переписка о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности – 5 л. ЭПК
7.Планы мероприятий по улучшению условий труда работников - 5 л.
8.Документы (акты, справки, информации) о результатах проверок выполнения соглашений по вопросам охраны труда – 5 л. ЭПК
9.Документы (докладные записки, справки, доклады, отчеты, акты, переписка) о состоянии условий и применении труда женщин и подростков – 5 л. ЭПК
10.Перечень работ с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда, при выполнении которых не допускается применение труда женщин и лиц, не достигших 18-летнего возраста: а) по месту разработки и утверждения - Пост. б) в других организациях - до замены новым
11.Перечень профессий с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда: а) по месту разработки и утверждения - Пост. б) в других организациях – До замены новым
12.Списки работающих на производстве с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда – 75 л.
13.Полисы страхования гражданской ответственности опасных производственных объектов - Пост.;
14.Табели и наряды работников тяжелых, вредных, опасных профессий – 75 л.
15.Правила по охране труда работающих инвалидов: а) по месту разработки и утверждения - Пост. б) в других организациях – До замены новым
16.Документы (акты, заключения, справки и др.), подтверждающие тяжелые, вредные, опасные условия труда – 75 л. ЭПК
17.Переписка о предупредительных мероприятиях на случай стихийных бедствий, чрезвычайных ситуаций – 5 л. ЭПК
18.Планы-схемы эвакуации людей и материальных ценностей в случае чрезвычайных ситуаций – До замены новыми
19.Нормы запасов оборудования и материалов на случай аварий: а) по месту разработки и утверждения - Пост. б) в других организациях – До замены новым
20.Документы (отчеты, справки, сведения) о причинах заболеваемости работников организаций – 5 л. ЭПК
21.Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний – 75 л. ЭПК
22.Договоры страхования работников от несчастных случаев - 5 л.
Примечание: После истечения срока действия договора. При наступлении несчастного случая – 75 л.
23.Документы (программы, списки, переписка) об обучении работников технике безопасности – 5 л.
24.Протоколы аттестации по технике безопасности – 5 л .
25.Журналы, книги учета: а) профилактических работ по технике безопасности – 10 л. б) инструктажа по технике безопасности – 10 л. в) проведения аттестации по технике безопасности – 5 л.
26.Документы (условия, программы, протоколы, рекомендации)смотров-конкурсов по охране труда и технике безопасности – 5 л. ЭПК
27.Извещения медпункта о пострадавших в результате несчастных случаев – 5 л.
28.Сведения об авариях и несчастных случаях – 5 л. ЭПК
Примечание: Сведения о несчастных случаях, связанных с человеческими жертвами, – пост. ;
29.Книги, журналы регистрации несчастных случаев, учета аварий – Пост. ;
30.Переписка об авариях и несчастных случаях – 5 л. ЭПК
31.Документы (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки) о производственных авариях и несчастных случаях: а) по месту происшествия – 75 л. ЭПК б) в других организациях - 5 л.
Примечание: Связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами - пост. ;
32.Документы (протоколы, справки, заключения) о тяжелых, вредных, опасных условиях производства, травматизме и профессиональных заболеваниях – 75 л. ЭПК
33.Документы (доклады, анализы) о тяжелых, вредных, опасных условиях производства, травматизме и профессиональных заболеваниях – 10 л. ЭПК
34.Переписка о профессиональных заболеваниях, производственном травматизме и мерах по их устранению - 5 л. ЭПК
35.Документы (акты, докладные записки, заключения) о сокращении рабочего дня в связи с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда – 75 л. ЭПК
36.Документы (докладные записки, акты, заключения, переписка) об обеспечении рабочих и служащих специальной одеждой, обувью, специальным питанием – 3 г. Примечание: При отсутствии других документов о тяжелых, вредных и опасных условиях труда акты, заключения - 75 л .
37.Нормы обеспечения специальной одеждой и обувью, предохранительными приспособлениями, специальным питанием: а) по месту составления и утверждения - Пост. б) в других организациях -3 г.
Примечание: После замены новыми
38.Списки (ведомости) на выдачу специальной одежды и обуви, специального питания - 1 г.
39.Переписка о сокращении рабочего дня в связи с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда – 5 л. ЭПК
40.Документы (постановления, акты, доклады, справки) о санитарном состоянии организации – 5 л. ЭПК
41.Журналы учета исполнения постановлений о штрафах - 3 г.
Примечание: После оплаты последнего штрафа, записанного в журнале
42.Журналы регистрации административных взысканий за нарушение санитарных норм и правил – 3 г.
43.Переписка о проведении профилактических и профгигиенических мероприятий – 3 г .
44.Перечни профессий, работники которых подлежат проведению обязательных медицинских осмотров: а) по месту разработки и утверждения - Пост. б) в других организациях – До замены новыми
45.Переписка о проведении медицинских осмотров работников – 5 л.
46.Анкеты обследования условий труда работников – 5 л. ЭПК.