Документооборот внутри организации. Документооборот в организации: когда всё на своих местах. Системы вэдо и edi: в чем разница

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Основные понятия документооборота

План

Введение

1. Сущность документооборота

2. Технология работы с документами

3. Обработка входящих документов

4. Обработка исходящих документов

5. Внутренний документооборот

6. Архивное хранение документов

Заключение

Список литературы

Введение

Документооборот - движение документов в рамках ДОУ. Документы, с которыми ведется работа в организации (как созданные в ней, так и полученные из других источников), включаются в ее Документооборот. Документооборот - это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. При анализе документооборота организации применяются различные количественные и качественные оценки. Одним из основных показателей является объем документооборота - число документов, поступивших в организацию и разработанных ею за определенный период.

Информационно--документационное обеспечение деятельности любой организации является очень важной обслуживающей функцией. В крупных и средних организациях эти функции обычно выполняет специальное структурное подразделение, которое может иметь различные названия: управление делами, общий отдел, канцелярия, секретариат.

В небольших компаниях эти функции, как правило, возложены на секретаря. Основным нормативным документом, определяющим работу по документационному обслуживанию организации, является инструкция по делопроизводству. Разрабатывается она на основе общегосударственных нормативных документов: Основных положений Государственной системы документационного обеспечения управления, Основных правил работы вневедомственных архивов, государственных стандартов на унифицированные системы документации, методических материалов архивных органов, ведомственных правил.

Цель работы: рассмотреть документооборот и его этапы.

Задачи работы:

Рассмотреть сущность документооборота;

Рассмотреть технологию работы с документами;

Рассмотреть обработку входящих документов;

Рассмотреть обработку исходящих документов;

Рассмотреть внутренний документооборот;

Рассмотреть архивное хранение документов.

1. Сущность документооборота

Документооборотом называется движение документов в процессе их оперативного использования и бухгалтерском обслуживании с момента составления или поступления от других предприятий и организаций до передачи на хранение в архив после записей в учетные регистры. Основные этапы документооборота: составление и оформление документа; принятие документа бухгалтерией (учетным аппаратом); движение документов по отделам и рабочим местам бухгалтерии, его обработка и использование для учетных записей; передача документа на средства вычислительной техники (иной оргтехники) и их возвращение; передача документов в архив. Правильная организация документооборота требует составлений плана документооборота, который должен определить порядок оформления документов, поступление их в бухгалтерию, обработку, использование для записей в учетные регистры и передачу в архив.

План документооборота на каждом предприятии разрабатывается главным бухгалтером и утверждается руководителем. Требования главного бухгалтера относительно порядка составления и сдачи в бухгалтерию или на вычислительную установку и обработку документов являются обязательными для всех подразделений и служб предприятия. На предприятии должно быть разработано положение об организации документооборота и график документооборота. Данное положение разрабатывается с учетом особенностей хозяйственной деятельности предприятия и утверждается его руководителем. Оно служит для упорядочения движения и обеспечения своевременного получения первичных документов для записей в бухгалтерском обслуживании. В нем указываются сроки предоставления документов, пути их движения, ответственные лица. В графике отражается перечень работ по созданию, проверке и обработке документов, а также указываются конкретные исполнители, их взаимосвязь срок выполнения работ. Контроль за соблюдением графика документооборота на предприятии осуществляется главным бухгалтером. Требования главного бухгалтера относительно порядка подачи в бухгалтерию или на вычислительное устройство необходимых документов и ведомостей является обязательными для всех подразделений и служб предприятия. Государственная система документационного обеспечения управления: основные положения. - М., 2001. - с. 32

Рис. 1. Взаимосвязи канцелярии и остальных подразделений организации

2. Т ехнология работы с документами

Разделяют централизованный документооборот и документооборот уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Документы, учитываемые только в структурных подразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения. Как правило, централизованный документооборот представлен организационно-распорядительной документацией (ОРД), а документооборот уровня структурного подразделения - специализированной документацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации (хотя в него может входить и ОРД).

В крупных организациях обычно существует отдельное структурное подразделение, в задачи которого входит обеспечение централизованного документооборота. Оно может называться по-разному: управление делами, общий отдел и т. п. В организациях, где объем централизованного документооборота не настолько велик, чтобы им занималось самостоятельное подразделение, функции по его поддержанию возлагаются, например, на секретаря руководителя организации. Барановский В.П. Документационное обеспечение деятельности организации.- М.: Экмос, 2000. - с. 41

Выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот:

1. Входящие документы, поступившие в канцелярию из внешних организаций

2. Исходящие документы, поступившие в канцелярию из структурных подразделений для отправки во внешние организации

3. Внутренние документы, поступившие в канцелярию из структурных подразделений организации или от руководителя для рассылки внутри предприятия.

3. Обработка входящих документов

Для обработки входящих документов регламентированы следующие основные процедуры (рис. 2):

Экспедиционная обработка;

Регистрация;

Рассмотрение руководством и выдача резолюции;

Ознакомление в структурном подразделении или исполнение;

Контроль исполнения.

Контроль исполнения осуществляется сотрудниками канцелярии или секретарем организации и включает:

Постановку документов, ход исполнения которых надлежит отслеживать, на контроль;

Отслеживание хода исполнение и формирование отчетов для руководства;

Снятие исполненных документов с контроля.

Рис. 2. Порядок обработки входящих документов

Поступающие в организацию документы попадаю в структурное подразделение канцелярии - экспедицию. Там они подвергаются экспедиционной обработке, которая заключается в проверке правильности доставки корреспонденции, вскрытии конвертов, проверке целостности вложений и предварительной сортировке документов на регистрируемые и нерегистрируемые.

Под регистрацией входящих документов понимается фиксация факта получения документов путем присвоения им порядковых номеров к записи установленных сведений о «их в регистрационную ферму. Регистрируете» практически вся входящая корреспонденция, за исключением материалов информационно-справочного характера, присланных для ознакомления, а также газет, журналов, личных писем и поздравительных открыток, т. е, для многих документов регистрационный номер является обязательным реквизитом. Требования, которые должны всегда соблюдаться, это. однократная регистрация документа и дальнейший учет его перемещения по структурным подразделениям.

Большинство полученных документов должны быть адресованы на исполнение. При этом существует два основных маршрута прохождения документа: непосредственно исполнителю или руководству.

По результатам рассмотрения поступивших документов выдается резолюция, включающая указания о порядке и характере их исполнения, об ответственном исполнителе и сроках исполнения. Сроки могут быть типовыми (устанавливаемыми нормативными актами) или индивидуальными (устанавливаемыми руководителями). В некоторых организациях резолюция руководства оформляется как самостоятельный документ - поручение.

Рассмотренные документы направляются через канцелярию назначенному в резолюции ответственному исполнителю- начальнику департамента, управления или отдела, который, получив документ с резолюцией, может наложить уточняющую резолюцию, предназначенную исполнителю рангом ниже, и т. д. Кудрявцев В.А. Организация работы с документами. - М.: ИНФРА-М, 2000. - с. 68

Ход исполнения некоторых входящих документов (порядка 10 % от общего объема поступающей корреспонденции) подлежит централизованному контролю. Это означает, что выданная руководителем резолюция по исполнению документа заносится сотрудником канцелярии в учетную карточку, т.е. документ ставится на контроль. Затем во время его исполнения в структурном, подразделении сотрудник канцелярии отслеживает состояние дел. Руководство получает от него информацию об исполнении контролируемых документов в форме разнообразных делопроизводственных отчетов.

Когда документ исполнен, его снимают с контроля - вносят в учетную карточку данные о результатах работы с документом и ссылку на номер дела, в которое помещается документ.

4. Обработка исходящих документов

Технология обработки исходящих документов включает следующие основные процедуры (рис. 3):

Разработку проекта документа в структурном подразделении;

Согласование проекта документа в структурных подразделениях организации;

Утверждение документа руководством;

Регистрацию документа;

Экспедиционную обработку документа.

Проекты исходящих документов, готовятся в структурных подразделениях непосредственными исполнителями. Подготовленные таким образом проекты рассматриваются руководителями соответствующих структурных подразделений и согласовываются с другими заинтересованными подразделениями.

Рис. 3. Порядок обработки исходящих документов

Согласование документа подразумевает ознакомление заинтересованного лица с содержанием документа и добавление грифа согласования. Документ, прошедший все необходимые согласования, направляется в канцелярию для представления на рассмотрение руководству.

Проекты исходящих документов, подготовленные в ответ на входящие, рассматриваются тем же руководителем, который выдавал резолюцию по исполнению соответствующих входящих. Если проект составлен надлежащим образом, он подписывается руководителем и возвращается в канцелярию.

Все исходящие из организации документы подлежат обязательной централизованной регистрации, которая производится в канцелярии после подписания документа руководителем, что проявляется в присвоении отправляемому документу регистрационного номера. Кудрявцев В.А. Организация работы с документами. - М.: ИНФРА-М, 2000. - с. 71

Экспедиционная обработка исходящих документов подразумевает проверку целостности вложений, правильности адресации, упаковку в конверты и отправку документов.

5. Внутренний документооборот

Достаточно большой пласт централизованного документооборота составляют так называемые внутренние документы. В их число входят (ОРД), предназначенные для использования только внутри организации. Это могут быть приказы руководства касательно внутренней деятельности организации, протоколы совещаний, различные нормативные документы (должностные инструкции, положения о структурных подразделениях и т. п.). На этом этапе в функции канцелярии входит выполнение таких операций, как (рис.4):

Подготовка проекта внутреннего документа;

Обеспечение согласования документа;

Утверждение;

Контроль исполнения документа;

Подшивка копии в дело.

Рис. 4. Обработка внутренних документов

Проекты внутренних, документов могут подготавливаться структурными подразделениями организации или секретарями руководства. Технология их дальнейшей обработки совершенно аналогична рассмотренной выше технологии обработки входящих документов. Белов А.А. Делопроизводство, документооборот. - М.: Книжный Мир, 2004. - с. 48

6. Архивное хранение документов

Организация архивного хранения документов и их эффективного использования - одна из основных задач службы документационного обеспечения. Структура архива организации формируется согласно номенклатуре дел. Это самостоятельный документ, составление которого является сложной и многоступенчатой работой.

Номенклатура дел пересматривается ежегодно до наступления делопроизводственного года. При ее составлении учитываются структура предшествующей номенклатуры и планы функционирования организации в следующем году. Каждое структурное подразделение готовит свою часть, а затем отдельные куски централизованно сводятся в общую номенклатуру. Проект номенклатуры подлежит утверждению руководителем организации.

В течение делопроизводственного года документы, оперативная работа с которыми закончена, подшиваются в дела согласно действующей номенклатуре. При этом возможно появление документов, которые не были предусмотрены при ее составлении. Если это происходит, заводится дело с новым заголовком, о чем делается пометка в номенклатуре. Также вполне вероятно, что за весь год не появится ни одного документа для заведения дела с предусмотренным заголовком. О каждом заведенном деле в номенклатуре делается соответствующая пометка.

Архивное хранение документов в организации может осуществляться в несколько этапов. Определенное время они хранятся в архиве структурного подразделения, а затем передаются в архив организации. После этого часть документов подлежит передаче на государственное хранение. Барановский В.П. Документационное обеспечение деятельности организации. - М.: Экмос, 2000. - с. 49

Российское делопроизводство имеет многовековую историю, отличающуюся национальными чертами. Документы проживают долгую жизнь - от оформления до архивного хранения и уничтожения. Правила работы с ними в конкретной организации составляют систему делопроизводства. Она представляет собой набор общих принципов и конкретных технологий обработки документов. Формирование их происходит под влиянием многих факторов. Наиболее значимыми из них являются имеющиеся традиции работы, как национальные, так и возникшие в рамках определенной организации, а также разнообразные нормативно-методические документы государственных органов.

Заключение

Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.

Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля.

От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание, особенно в бухгалтерии, где несвоевременная обработка финансовых документов может привести к отрицательным экономическим последствиям.

Список литературы

1. Белов А.А. Делопроизводство, документооборот. - М.: Книжный Мир, 2004.

2. Барановский В.П. Документационное обеспечение деятельности организации. - М.: Экмос, 2000.

3. Государственная система документационного обеспечения управления: основные положения. - М., 2001.

4. Кудрявцев В.А. Организация работы с документами. - М.: ИНФРА-М, 2000.

5. Ожегов С. И. и Шведова Н. Ю. Толковый словарь русского языка. - М., 1994.

6. Радченко А. И. Основы государственного и муниципального управления. Ростов-на-Дону, 1999.

Подобные документы

Централизация операций по приему документов. Разделение документов, включенных в документооборот организации, на документопотоки. Организация предварительного рассмотрения поступивших документов до передачи их на резолюцию. Обработка исходящих документов.

контрольная работа , добавлен 22.08.2013


Принципы организации документооборота. Движение входящих, исходящих и внутренних документов, их регистрация и регистрационные формы. Информационно-справочная работа. Контроль исполнения документов. Работа с информацией, содержащей коммерческую тайну.

реферат , добавлен 11.12.2010


Значение и организация контроля исполнения документов. Краткая характеристика и анализ работы менеджера с документами на примере ООО "Тропа". Основные принципы профессии офис-менеджера и топ-менеджера. Основы обработки входящих и исходящих документов.

курсовая работа , добавлен 23.02.2011


Описание системы работ внешних и внутренних документов в организации. Контроль за исполнением документов: виды, цель, этапы исполнения и уровни. Принципы организации внутреннего документооборота. Мониторинг использования системы управления документами.

курсовая работа , добавлен 09.12.2012


Принципы организации документооборота в управленческой деятельности. Основные понятия, виды и способы организации документооборота. Архитектура систем. Эффект от внедрения DIRECTUM. Основные функции DocsVision и сравнение используемых технологий.

дипломная работа , добавлен 13.03.2013


курсовая работа , добавлен 25.12.2014


Варианты расположения реквизитов заголовочной части: угловой и продольный. Общее понятие о бланках документов. Основные принципы организации документооборота. Схема прохождения документов, документопотоков, их значение. Учет объема документооборота.

контрольная работа , добавлен 09.03.2016


Правовое регулирование управления документацией, система международных стандартов. Особенности электронного документооборота за рубежом. Основные направления совершенствования организации работы с документами в России с учетом зарубежного опыта.

дипломная работа , добавлен 20.10.2010


Основные виды документооборота. Безбумажный обмен неюридическими документами. Дублирование электронных документов бумажными. Организация бизнес-процессов на современном предприятии. Документопотоки компании с территориально-распределенной структурой.

доклад , добавлен 18.11.2009


Документооборот и принципы его организации. Подготовка документов к архивному хранению. Принципы формирования дел. Учет документооборота на примере ООО "Примера", структура данной организации. Расчет численности службы ДОУ. Схема потока документов.

Чтобы управлять любой компанией, нужно оперативно и на высоком уровне обрабатывать имеющиеся документы. При этом имеется в виду перемещение документации по всем путям следования: с момента составления до попадания в архив. Совокупность всех действий, связанных с обработкой входящей документации, называется документооборот в организации, о нём и пойдёт речь ниже.

Вы узнаете:

• Что такое документооборот и зачем он нужен на предприятии
• Какие существуют правила и принципы для бесперебойного документооборота
• Каким образом устроена система документооборота в организациях
• Что такое электронный документооборот и в чем его отличие от бумажного
• Как поэтапно внедрить электронный документооборот на предприятии и сколько это будет стоить

Что такое документооборот в организации и для чего он нужен

Документооборот в организации – это перемещения документов от их составления или получения до конца выполнения или дальнейшей отправки.

Заметим, что в раскрытии данного термина акцент падает на словосочетание “перемещение документов”, другими словами их полный цикл движения внутри организации (от отдела к отделу или от служащего к служащему). Документооборот в организациипроисходит поопределёнными правилами, актуальными для неё. То есть существуют особенности организации документооборота.

Часто происходит перемещение документов сверху вниз. При такой ситуации, начальник компании сам получает все документы, а уже затем по своему усмотрению выбирает тех, кто будет этим заниматься. Но есть и другой путь движения документов, который является эффективнее и быстрее. Он актуален тогда, когда управление документооборотоморганизации отлажено, существует чёткое делегирование между отделами и служащими. В данном случае основной объём документов попадает непосредственно к исполнителям. Процессы подписания, согласования и ряд других тоже зависят от правил, принятых внутри организации, внутренний документооборот организации не исключение.

Получается, что документооборот в организации подчиняется законам, по которым происходит управление, он показывает её преимущества и недостатки.

Перемещение документов можно разбить на несколько этапов:

• получение документов компанией, их первоначальная обработка;
• просмотр и сортировка;
• внесение документов в базу;
• наблюдение за исполнением;
• объём работ в информационно-справочном направлении;
• реализация документов, оформление, создание, корректировка;
• отправление или приобщение к делу.

Документопоток – это процесс, при котором несколько документов, объединённых по некоторым критериям, двигаются одним и тем же путём.

В любой компании существуют вот такие потоки документов:

• поток исходящей документации. Это такие документы, которые уходят в иные компании;
• потоки внутренней документации. Данный вид составляется в рамках компании и используется только внутри неё;
• поток входящей документации. Включает в себя все документы, которые попадают в компанию.

У документопотока существуют определённые параметры:

• плотность;
• структура;
• содержание или определённая направленность;
• направление;
• цикличность или режим.

Плотность документопотока – это тот объём документов, который обрабатывается в конкретном пункте за обозначенное время. При этом учитываются абсолютно все документы: любого способа доставки, всех способов составления. Например, полученные по e-mail, принятые факсом, доставленные людьми.

Структура документопотока, как правило, совпадает с целями и функционалом входящих в неё документов. Здесь происходит группировка по определённым признакам, особенностям и классам.

Направление документопотока зависит от способов оценки, ознакомления, утверждения, приёма, вида обработки (есть контроль или нет, нужно регистрировать или нет, и так далее) и иных событий.

Цикличность или режим документопотока – это все те перемены, которые произошли в области информационной нагрузки за определённое время. На данные изменения влияют многие цикличные факторы (результат, постановка задачи, сезонное понижение различных видов активности, работа компании и ряд других).

Объем документооборота в организации – это перечень документов, попавших в компанию, а также составленных внутри неё, за какое-то конкретное время.

Величина документооборота в организации помогает:

• определить степень занятости службы документационного обеспечения управления, а также руководителя и секретаря;
• вычислить нужное количество служащих для делопроизводства;
• рассчитать актуальность использования механизированных и автоматизированных инструментов.

Таким образом, документооборот в организации демонстрирует занятость не только всех управленцев компании, но и остальных сотрудников.

Документопотоки делятся на несколько уровней – первый и второй, для каждого существуют свои правила организации документооборота. Документы, которые попадают в компанию извне, нередко состоят из документов, составленных отдельными людьми, различными компаниями и другими организациями. Внутри компании документопотоки могут включать в себя докладные, служебные записки, протоколы, документы распорядительного характера и многие другие.

Все правила и принципы организации документооборота описаны в уставе компании, графике документооборота организации, инструкциях, приказах, положениях, структурах и иных актах, касающихсяорганизации системы документооборота. Для того чтобы процессы создания и работы с документами осуществлялись в компании по единому сценарию, составляется инструкция по делопроизводству.

Инструкция по делопроизводству должна содержать:

• методические указания для взаимодействия с документами;
• правила внесения документов в базу;
• указания на то, в течение какого времени не уничтожать файлы и документы;
• критерии, по которым оформляются и пишутся дела;
• последовательность действий, связанных с ликвидацией документов, следующей за актами комиссии и изучения описей;
• временные рамки, правила и список лиц, отвечающих за отправку и работу с документами;
• предписания, по которым руководству сообщается о том, на каком этапе находится работа с документами;
• правила, в соответствии с которыми, документы на время рассматриваются отдельно от дел;
• принципы создания номенклатуры дел компании, корректировка и согласование;
• законы, по которым происходят процессы хранения файлов;
• шаблоны и образцы документов, которые используются в компании;
• свод законов, придерживаясь которых, нужно работать с документами, все предыдущие версии которых удаляются;
• указания на то, как подготовить документы перед сдачей в архив.

При отсутствии инструкций по делопроизводству используйте «Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти" и "Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации”.

График документооборота. Все процессы, направленные на составление и рассмотрение документов, осуществляются исходя из правил и времени,описанных в графике документооборота ворганизации.

Данный график составляется в зависимости от методов управления в компании, её размеров, количества сотрудников, направления работы и других аспектов.Представляет собой полный список осуществлённых работ отделов компании, а также каждого работника, при этом учитываются сроки и связи.

Документооборот в организации входит в компетенцию работников бухгалтерии, они занимаются архивом и всем, что с этим связанно. Пока организация не слишком большая, всё хорошо, но с ростом компании, растёт и документооборот в организации, что влечёт за собой необходимость наличия определённых навыков (определение ценности, подготовка описей, специальная обработка и так далее).

Обычно за учётом документооборота в организации следит один работник, он, как правило, не обладает навыками, позволяющими правильно оформить архив. Чтобы исправить такое положение дел, многие организации привлекают специалистов и сдают документы к ним в архив.

В каждой крупной компании присутствует архивариус – профессионал, который занимается архивом документов, касающихся бухгалтерии. Но если архив расположен в значительном отдалении от непосредственного места работы, то это влечёт за собой ряд сложностей.

Чем электронный документооборот в организации отличается от обычного

Электронный документооборот (ЭДО) – это передвижение документов, возможность осуществления работы,исключивприменение бумажных носителей: регистрация и ввод документов, поиск документов, создание отчетов, контроль исполнения, ведение архива и т.д.

Виды электронного документооборота:

• технический и технологический;
• складской;
• в сфере управления;
• в сфере производства;
• в сфере бухгалтерии;
• в сфере секретности и конфиденциальности;
• в сфере архива;
• в сфере кадров.

Иными словами,электронный документооборот в организации имеет такое количество видов, сколько существует различной деятельности. В связи с этим наблюдается стремительное развитие ИС в области частной организации системы документооборота.

Преимущества электронного документооборота:

Повышение прозрачности внутренней работы предприятия: системы электронного документооборота в организации дарят руководству возможность видеть, что происходит с документом на всех стадиях передвижения. Плюс можно в секунды ознакомиться с любым файлом, его создателем, теми, кто его открывал и вносил изменения.

Более адекватное использование физического пространства и техники: теперь не нужно тратить место на сервера, а также шкафы, полки и другие предметы, которые используются для хранения многочисленных бумаг. Исходя из полной информации о документе, его можно своевременно удалить, когда придёт время. Всё это приводит к освобождению помещений и специальных электронных мест для хранения информации.

Повышение безопасности информации и документов: даже если по каким – то причинам файлы повредились или удалены, центральная база своевременно сохраняет копии всех документов. А если файл поменял место хранения, то его всё равно можно быстро и легко найти.

Экономия времени: не придётся тратить драгоценное время на поиск бумаг, которых не оказалось на положенном месте. Даже если документы сгорят в пожаре, у центральной базы всегда имеются резервные копии.

Снижение затрат на распечатку, почтовые марки, конверты и пересылку: теперь все эти процессы заменяет электронная отправка документов.

Повышение уровня удовлетворённости служащих и руководителей: психоэмоциональное состояние сотрудников улучшается в результате оптимизации каждодневных рабочих процессов. Вместо того, чтобы заниматься рутинной работой, связанной с перебиранием бумаг, работники выполняют другие процессы. В свою очередь руководство имеет больше возможностей для контроля сотрудников.

Больше гибкости в отношении физического местонахождения сотрудников: открываются широкие возможности удалённой работы из любой точки на карте. Не нужно часами ждать того, что документ идёт к вам из соседнего здания.

Ведение личной истории каждого файла и сопутствующей документации: СЭД даёт возможность в считанные секунды регулировать взаимодействия между покупателями и продавцами. Достаточно просто открыть несколько файлов на компьютере.

Проблемы внедрения системы электронного документооборота:

Обеспечение подлинности документов посредством юриспруденции (станет не актуально после вступления в силу закона касающегося электронной подписи).

Нежелание некоторых руководителей развиваться. Личная нелюбовь ко всему прогрессивному и новому, в том числе работе с компьютером. Старая технология организации документооборота вполне устраивает.

Необходимость работать с бумагами внутри различных компаний, с которыми происходит постоянное взаимодействие.

Регулярные структурные реформации внутри компании, низкое развитие бизнес-процессов.

Нежелание персонала знакомиться с новым, проходить обучение, повышать квалификацию. Страх перед внедрением электронных процессов, которые делают деятельность сотрудников прозрачной для руководителей.

Как организовать электронный документооборот в компании

С чего начать организацию электронного документооборота в компании, вы узнаете из статьи-инструкции от редакции журнала «Коммерческий директор».

Отсутствие документа может привести к катастрофе

Владимир Калинин ,

зам. председателя правления компании CostManagementGroup

Мудрый руководитель обязательно должен создать приказ, в котором будут отражены работники, отвечающие за оформление документов. Персонал обязан с уважением относиться к счетам, актам, предписаниям и другим бумагам. Если этого не наблюдается, то будьте готовы к: халатности сотрудников, наказаниям от контролирующих органов. Например, налоговая накладывает штраф, если в наличии нет соответствующего документа, касающегося крайне низкой суммы.

Неправильное составление или полное отсутствие какой – либо бумаги может негативно отразиться на вас и вашей компании, в случае отстаивания своих интересов в суде. Вот мой личный пример из жизни.

После того, как поставщик предоставил нашей компании товары ненадлежащего качества, мы написали заявление в арбитражный суд. Но в процессе формирования пакета документов выяснилось, что у нас нет подлинника акта приемки-передачи товаров, а в копии была допущена ошибка.

Чтобы одержать победу в суде, нам нужен был этот документ. На его восстановление понадобилось потратить немало времени и переживаний. Если бы изначально документооборот в организации был в порядке, то таких издержек удалось бы избежать.

Эффективная организация документооборота на предприятии: принципы и правила

Чтобы документооборот в организации осуществлялся оперативно и без лишних энергозатрат, он должен проходить в соответствии с некоторыми правилами/принципами. К принципам организации документооборота можно отнести:

уменьшение уровня, на котором заверяются документы;

создание правил перемещения документов, объединённых по определённым признакам;

конкретные инструкции с описанием задачи, лиц её выполняющих, сроков, данных на реализацию;

минимизацию отделов, через которые перемещается документ, ликвидацию возвращения бумаг в те отделы, в которых они уже были, только если это не связанно с деловыми требованиями;

ликвидацию нецелесообразных согласований, это должно происходить одновременно на разных уровнях, тогда организация документооборота на предприятии станет эффективной;

заблаговременную сортировку документов(предназначенных для руководителя, направленных заместителям, разработанных для конкретных отделов). Этим занимаются помощники руководителя или секретарь – референт;

внесение документов в базу один раз (все документы должны регистрировать только единожды: полученные – при поступлении, отправленные и внутренние – при написании);

обработку всех документов в службе документационного обеспечения управления.

Оптимальный документооборот в организации возможен при условиях, описанных ниже:

Чёткая постановка временных рамок при написании и рассмотрении документов, которые прописываются в соотношении с задачами производственного маркетинга;

Применение единой системы кодировки документов, группировки в соответствии с классами, а также общих принципов их исправлений;

Определение документации с точки зрения работы с информацией и материально – технической базы.

Основными правилами организации документооборота являются:

Единые принципы движения и обработки главных видов бумаг;

Минимизация отделов, по которым передвигается документ, исключить повторные перемещения;

Сокращение времени на прохождение документом всего цикла пути.

Используя на практике данные предписания, появляется возможность воплотить главный принцип службы делопроизводства в области организации – сообща заниматься однородными процессами в сфере технологии. Бумажные и/или электронные документы должны соответствовать общим правилам предоставления информации.

• Командообразование как способ идеального управления персоналом

Как осуществляется общая организация документооборота на предприятии

Прохождение и порядок исполнения входящих документов

Документопоток полученных документов включает:

• претензии и обращения граждан;
• бумаги, пришедшие от различных компаний рамках осуществления совместных задач;
• документы из гос. организаций, наделённых властью, а также из тех, что стоят выше по должностной лестнице;
• бумаги из нижестоящих ведомств, касающиеся запросов, учётов и отчётов.

При получении документов общая организация документооборота компании основывается на действиях:

• направление ответа;
• изучение руководителями;
• внесение в базу;
• ознакомление и сортировка;
• начальная обработка;
• приём документов;
• реализация решений, принятых должностным лицом.

Чётко виден порядок организации документооборота. При составлении ответа, вместе с документом следует прикреплять материалы,исходя из которых он создавался. Такой шаг позволит исключить общение с исполнителем и сделает работу руководителя более эффективной. Подшивку всех материалов и документа делает канцелярский работник или секретарь – референт на самом заключительном этапе. Таким образом, организация документооборота учреждения дарит целый ряд преимуществ.

Рассмотрение документов руководством организации и структурных подразделенийобычнопроисходитвэтот же день, но документы, которые являются срочными, изучаются сразу по приходу. Ведение документооборота в организации происходит с учётом некоторых правил.

После того, как руководитель изучил документы, он пишет о результатах в резолюциях. Где, касаемо какого – либо документа, пишется полный перечень действий для исполнителя. Далее оригинал передаётся тому исполнителю, которого назвали первым, а для остальных делаются копии.

Документы, которые заносятся в базу, и которые нет, помечают штампом, который указывает на факт регистрации, а также записывают время получения и дату.

На этапе начальной обработки документы структурируются по отделам, для которых предназначены. Документы, которые не нужно заносить в базу, готовятся для отправления к адресату, все остальные – добавляют в базу. Документы для отделов раскладываются по названиям, а после попадают к их секретарям. Документы для руководителей направляются к секретарю – референту или в канцелярию.

Как правило, в небольших компаниях начальной обработкой полученных бумаг занимается секретарь – референт или секретарь.

Первоначальная обработка входящей документации нужна для того, чтобы приготовить документы для конечного адресата, а также убедитья в верном адресе доставки и сохранности того, что внутри. Обращается внимание на то, чтобы конверт был не повреждён, затем его открывают и проверяют всё ли в наличии. При отсутствии чего-либо или механических повреждениях, отправитель вводится в курс.

Прием входящей корреспонденции, неважно кто конечный получатель, подвергается обработке в канцелярии или секретарём – референтом.

Предварительное рассмотрение поступивших документов осуществляется для сортировки бумаг, адресованных руководству. Для экономии времени руководителей, эти документы внимательно изучаются до того, как попасть к ним на стол. К руководству должно доходить только 20 % от всех документов, они содержат информацию непосредственно для руководства или требуют его вмешательства.

Первоначально адресат должен получать срочные документы, а все остальные обязаны изучаться в этот же день, когда получены. На всех документах необходимо присутствие ФИО исполнителя, кода структурного подразделения.

Исполнение резолюции производится теми лицами, которые в ней обозначены. Если требуется, то весь процесс осуществления работ в соответствии с документом отображается на другой стороне карточки регистрации. Пока бумага не исполнена, она лежит в рабочей папке того, кто над ней работает.

Прохождение исходящих и внутренних документов

Речь идёт о видах документов, которые подразумевают ответ, таких как инициативные письма, отказы, предложения, пожелания, просьбы, согласие и ряда других.

Передвижение отправленного документа имеет ряд этапов:

• внесение в базу и отправка;
• утверждение;
• согласование, если нужно заверение;
• распечатка и создание проекта.

Заверение и согласование можно осуществить быстрее, если выслать копии заинтересованным людям и компаниям. Затем перенабрать документ с учётом их пожеланий.

Готовый документ передаётся секретарю – референту, который просматривает его на предмет оформления, присутствия вложений и соответствующих материалов, по которым документ писался. Если найдены несоответствия, то документ отдают исполнителю назад. После соблюдения всех правил документ попадает на подписание к руководителю. Если последний делает правку, то документ переделывается.

После подписи документы попадают в базу, а затем уходят в канцелярию или к секретарю для дальнейшей отправки. Здесь их раскладывают по адресам, запечатывают, если нужно объявляют вложенную стоимость, полностью готовят и отдают на почту. При этом все документы отправляются в тот же день, что и получены.

Если говорить о внутренних документах, то можно выделить такие стадии:

• предварительная подготовка;
• корректировка;
• согласование;
• заверение;
• подпись;
• реализация.

У полученных и отправленных документов наблюдается совпадение путей перемещения на стадиях реализации, корректировки и подготовки. Но отдельные виды документов внутри компании нередко пользуются своими путями. Например, распоряжения и приказы попадают в отдел к юристам; к протоколам не нужно делать проект, а документы, адресованные руководителю, направляются непосредственно в его кабинет.

Протоколы и приказы добавляет в базу секретарь или канцелярский работник, делает многочисленные копии, передаёт их во все отделы. Любые внутренние документы (справки, сводки, письма, записки и так далее), вслед за изучением их соответствующим работником, прикрепляются к делам или отправляются в отделы.

Работа с конфиденциальными документами

Если в документах содержится коммерческая и/или служебная тайна, то их называют документами конфиденциального характера.

В больших и средних компаниях такими документами занимается начальник канцелярии, а на маленьких – секретарь – референт.

Чтобы взаимодействие работников с конфиденциальными документами осуществлялось адекватно, необходимо обеспечить следующие три условия:

выдавать под роспись работнику документы данного вида более чем на два рабочих дня;

осуществлять отправку этих документов внутри и вне компании только с согласия руководства;

взаимодействовать с таким документами в специально подготовленном для этого кабинете, в который могут попадать только малое количество служащих.

Конфиденциальные документы вносятся в специальную базу, а также содержатся в специальных помещениях или в закрытых стальных шкафах. Самые нужные документы рекомендуется класть в сейфы и/или защищать сигнализацией и/или охраной.

В конце работы документы конфиденциального содержания просматриваются и отдаются в хранилище. Если по какой – то причине обнаружена пропажа документа, то об этом срочно информируется руководство.

Обязанность руководителей – познакомить работников с законами взаимодействия с документами конфиденциального характера. Новички ставят подпись в «Обязательстве о неразглашении служебной тайны», в соответствии со всеми правилами компании. Происходит информирование об административной, уголовной или другой ответственности в рамках законов РФ.

• Увольнение по собственному желанию: правила и подводные камни

Работа с письмами и обращениями граждан

Данные процессы значительно отличаются от остального делопроизводства и осуществляются отдельно. Секретарь-референт или иной работник, занимающиеся вопросами граждан, должны проводить андеррайтинг этих документов.

На плечах руководителей лежит личная ответственность в сфере работы с письмами и обращениями граждан. В их обязанности входит постоянное усовершенствование этих областей и доскональное их изучение.

Все бумаги, отправленные гражданами, обязаны быть получены, изучены, добавлены в базу в тот же день, что и пришли.

Если гражданин пришёл непосредственно на приём, то вся информация от него (устная и письменная) заносится в базу.

После того, как документы были добавлены в базу, они попадают к руководителю. В соответствии с законом и всех изложенных обстоятельств, руководитель выносит решение. Если решение отрицательное, то оно обосновывается ссылкой на законодательный акт или иной документ, а также в нём описываются причины отказа. Отрицательное решение обязательно составляется в письменном виде.

Руководство обязано отвечать гражданам как можно быстрее, но в зависимости от сложности задаваемых вопросов. Этот процесс обязателен для контроля, вся ответственность за него на руководителях.

Обычно жалобы и заявления, в рамках которых не требуется рассматривать дополнительные моменты, решаются за две недели после получения. В случае дополнительного изучения обстоятельств, возможно увеличение периода на решение, но не более чем на тридцать дней со дня получения.

Обратившейся гражданин информируется по поводу решения его вопроса в соответствии со всеми обстоятельствами и законами РФ. Если данная компания не компетентна дать ответ заявителю, то обязана в течение пяти дней вернуть отправителю (с указанием куда обратиться) или передать в компетентную организацию.

Правильность оформления документов доверяю людям

Игорь Тарасов, ген. директор и владелец ООО «Алтика», Казань

Лично у меня документами и поступлением их в нужное время занимаются бухгалтер, менеджеры и ком.директор. Всем нашим партнёрам и клиентам мы демонстрируем свой договор, составленный юристами и опирающийся на судебную практику. На моей памяти не было случаев, в которых мы бы не нашли компромисс. Поэтому обычно наш документ подписывают без проблем, либо мы вместе вносим какие-то правки и переходим квзаимовыгодному сотрудничеству.

В связи с тем фактом, что мы работаем по всем регионам РФ, бывают ситуации, когда проблематично получить назад счет – фактуры и накладные. Чтобы их стало намного меньше, стали производить расчёт с транспортными компаниями только после того, как они предоставляют нам счёт – фактуры и накладные с пометкой, что покупатель товар получил.

Я проверяю документы редко, только в случаях острой необходимости. В середине каждого месяца наш бухгалтер сверяет документы, полученные от клиентов, с документами переданного им товара. Когда чего – то не достаёт, он общается с менеджером, который работал в данном случае.

Схема документооборота в организации: маршруты движения

Чтобы сделать маршруты движения для всех документов максимально эффективными, создаются специальные схемы. Они представляют собой незаменимое приложение, которое входит в инструкцию по документационному обеспечению управления.

Естьтри основные формы организации работы с документами:

• смешанная;
• централизованная;
• децентрализованная.

Смешанная форма применяется в огромных компаниях, где запутанная структура и внушительный документооборот в организации. Централизованная форма используется на маленьких предприятиях, где документооборот в организации соответствующий. А децентрализованная форма актуальна для компаний, где весь список действий осуществляется в структурных подразделениях.

Главное – чётко понимать, что вы хотите от ЭДО

Михаил Егоров , руководитель IT-департамента группы компаний «Русагро», Москва

Достижение результата почти всегда опирается на верно обозначенные требования. У нас работал финансовый директор – настоящий профессионал, всегда был в курсе всех тонкостей работы с системой документооборота в организации.

Так он требовал понятно и лаконично, а отдел IT успешно воплощал его требования. Маршруты, по которым проходили документы, контролировал сотрудник IT, он осваивал программу и, опираясь на информацию, полученную от финансового департамента, создавал подробные маршруты любого документа.

7 этапов, чтобы грамотно автоматизировать документооборот в организации

Если инициатива в данном вопросе не идёт от руководства, то возможность внедрения ЭДО стремится к нулю. Процесс автоматизации условно состоит из двух частей: непосредственно процесса и отчёта. Чтобы получить отлично функционирующую версию документооборота в организации,директорунужно привлечь к работе менеджеров ответственных за нужные технические процессы.

При автоматизации организации системы документооборота существуют следующие основные этапы.

Этап 1. Что автоматизировать

В первую очередь внедрять ЭДО нужно в бухгалтерию и отдел, занимающийся финансами, так как больше всего различных документов оседают именно в этих местах. Из – за больших объёмов, сотрудники часто не имеют возможности вовремя обрабатывать данные документы, в результате страдают все бизнес - процессы.

Этап 2. Описание бизнес-процессов

Перед внедрением ЭДО внимательно ознакомьтесь с текущими бизнес – процессами всей компании. Чтобы это сделать, нужно чтобы руководители отделов подробно описали пути, которые у них проходят документы, а также рассказали обо всех своих процессах, связанных с бизнесом. После этого рисуется таблица из этих данных, а затем определяется задача и те, кто её решит.

Этап 3. Планирование

Здесь создаётся план, по которому будет осуществляться работа, рассчитывается количество ресурсов, устанавливаются временные рамки и тому подобное. Этим занимается финансовый директор, управляющие отделами, и директор информационного отдела.

Этап 4. Выбор IT-решения

Если мы говорим о больших компаниях или холдингах, то внедрение ЭДО обойдётся дорого и займёт длительное время, даже при автоматизации нескольких процессов.

На маленьких предприятиях, в которых и документооборот соответствующий, для оптимизации документооборота в организации можно ограничиться обычной базой данных (Access, Excel или другой). IT – отдел должен выбрать какой доступ сотрудники будут иметь: внутри локальной базы данных, внутри специально разработанного сайта и так далее.

Самые главные документы лучше хранить в ограниченном доступе. Получается, что в небольших компаниях не нужно тратить много денежных средств, всё дёшево и просто.

Этап 5. Реализация

Всеми процессами, касающимися внедрения, обычно занимается руководитель проекта. От генерального директора требуется определить:

временные рамки,за которые документы преодолевают всю общую систему электронных согласований;

критические точки, где осуществляются конкретные изменения в системе передвижения документов.

Следить за внедрением ген. директору нужно «по отклонениям», а значит пригодятся такие данные:

• число откликов системы на определённый документ;
• данные о задержке документов в какой – то конкретной точке.

В результате эффективность ген. директора увеличивается, а нагрузка на него снижается.

Этап 6. Завершение

В этом месте происходит тестирование системы, нужно внимательно всё ещё раз изучить, дабы увидеть и устранить проблемы, связанные с автоматизацией. Это последний этап, на котором можно избавиться от ошибок в автоматизации.

Этап 7. Контроль использования системы

На этом этапе главная задача – устранить все ошибки, которые были выявлены пользователями в процессе эксплуатации. Программа должна быть популярна среди работников.

Сколько стоит внедрить электронный документооборот в организации

Окончательная цена проекта по внедрению ЭДО в компании может значительно отличаться от первоначальной стоимости. Сюда входят следующие затраты:

• на сопровождение;
• на внедрение;
• на лицензии (ключи).

Не стоит забывать о том, что при обеспечении документооборота организации могут возникнуть незапланированные траты, например, на программное обеспечение, операционную систему, электронику и так далее. Естественно это приведёт к удорожанию места работника.Помните о моменте, касающемся обучения персонала (курсы, конференции, семинары, учебные пособия, обучающие материалы и так далее).

Подведя итоги, отметим, что документооборот в организации – это неотъемлемый инструмент на пути эффективного управления и постановки задач.Чем больше у компании партнёров и клиентов, тем больше у неё документооборот.

При сложной структуре внутри компании, тяжелее осуществлять документооборот в организации. А значит, чтобы произвести андеррайтинг всей системы, учёт документооборота организации, следует изучить все компании и субъекты,с которыми она работает.

Информация об авторе и компании

Владимир Калинин , заместитель председателя правления компании CostManagementGroup, Москва. Компания CostManagementGroup работает на рынке пять лет. Занимается созданием систем управления промышленными предприятиями, инвестиционной деятельностью, разработкой стратегий развития муниципальных образований, оказывает консультационные услуги в области управления промышленными активами. За время работы компания реализовала 11 проектов. Сотрудничает с 12 регионами России. Численность работников - 50 человек, в том числе топ-менеджеры, имеющие 5-8-летний опыт работы на крупных промышленных предприятиях.

Игорь Тарасов, генеральный директор и собственник ООО «Алтика», Казань. ООО «Алтика» создано в 2001 году. Основной вид деятельности - оптовая торговля сырьем для кондитерского и молочного производства: растительными сливками «Соблазн» и молочными продуктами длительного срока хранения. Партнеры предприятия - более 200 производителей кондитерских и молочных продуктов Поволжья, Урала и Сибири. Штат - 23 человека.

Михаил Егоров, руководитель IT-департамента группы компаний «Русагро», Москва. Группа компаний «Русагро» создана в 1995 году. Сегодня этот агропромышленный холдинг развивает три направления: сахарное, масложировое и сельскохозяйственное. В группу компаний входят семь сахарных заводов, четыре элеватора, комбикормовый завод, портовый элеватор, два масложировых комбината и четыре маслоэкстракционных завода в Белгородской, Воронежской, Ростовской, Тамбовской областях и Краснодарском крае.

Документооборот организации - важнейшее звено делопроизводства. Он определяет инстанции перемещения документов и скорость их движения. Это имеет огромное значение для управленческих процессов, ведь оперативная обработка документации обеспечивает организацию актуальной и своевременной информацией. Невостребованный документ - всего лишь листок бумаги. Обработанный надлежащим образом, он становится источником ценных сведений. Организация делопроизводства в компании напрямую влияет на ее эффективность.

Из этой статьи вы узнаете:

• каковы базовые принципы организации документооборота;
• как описать рабочие процессы с помощью схемы документооборота;
• какие формы управления документооборотом организации наиболее оптимальны;
• отличается ли внутренний документооборот организации от внешнего.

Принципы организации документооборота

Документооборот в организации объединяет процессы движения документов с момента их создания или получения до отправки или исполнения. Он отражает связи в административных процессах, которые осуществляются с использованием документальной информации, и является атрибутом их функционирования. Движение должно подчиняться определенным правилам или принципам, задача которых - обеспечивать максимально оперативное прохождение документа: максимально короткий путь при минимальных временных затратах.

Рациональный документооборот соответствует следующим принципам:

• Прямоточность

Для перемещения документации выбираются оптимальные, наиболее короткие пути, не включающие петель и возвратных движений. Этот принцип требует создания рациональной технологии обработки, соблюдения последовательности операций.

• Непрерывность

Подача документов на уровень принятия решений должна производиться непрерывно. Непрерывность в документообороте исключает “залеживание” и скопление документации в структурных подразделениях, обеспечивает равномерную загрузку подчиненных.

• Ритмичность

Документальные потоки должны двигаться равномерно, подчиняясь оптимальному ритму. Задержка документа в одной инстанции может вызвать остановку потока на следующем уровне, т.е. данный принцип тесно связан с непрерывностью движения объектов.

• Параллельность

В процессе движения документа выполняются определенные операции по его обработке. Это сокращает время прохождения и ускоряет документооборот организации в целом.

• Пропорциональность

Загрузка каналов движения должна быть пропорциональна возможностям и потребностям вспомогательно-технических подразделений. При несоблюдении данного принципа возникает перегруженность каналов.

Схема документооборота организации

Для повышения эффективности документооборота в организации необходимо разработать нормативный акт, регламентирующий делопроизводственные процессы. Им является Инструкция по делопроизводству . Она должна учитывать особенности организационно-управленческой структуры и специфику деятельности конкретной компании.

Схема документооборота должна отвечать следующим критериям рациональности:

• минимальное количество инстанций на пути документации;
• наличие единых правил для делопроизводственных процессов и технологических процедур;
• сокращение времени на их выполнение;
• сокращение количества возвратных движений при создании, регистрации и согласовании;
• уменьшение числа сотрудников делопроизводственной службы;

В ходе оптимизации делопроизводственных процессов разрабатываются документы, описывающие оптимальные маршруты, содержащие схемы прохождения объектов, регламентирующие последовательность операций. К ним относятся: табель форм документов, маршрутно-технологические схемы документооборота организации, графики и схемы перемещения документации.

Схемы способны наиболее точно отобразить все этапы прохождения документов. После тщательного анализа каждого вида работы составляется блок-схема, отображающая весь процесс. Она графически представляет последовательность действий, необходимых для решения задачи.

Пример схемы документооборота организации

Скачайте документы по теме:

• Инструкция по делопроизводству (фрагмент). Организация документооборота

Управление документооборотом организации

Любой документальный поток внутри компании должен подчиняться утвержденным правилам и соответствовать административной структуре компании, принятым в ней методам и формам управления.

Кроме того, для эффективного управления документооборотом организации целесообразно выбрать наиболее подходящую к ее специфике организационную форму:

• Централизованная

Аккумулирует все технологические операции в специализированном структурном подразделении. Его роль может играть канцелярия, отдел делопроизводства или даже определенный сотрудник: секретарь или офис-менеджер. В одном отделе производится весь цикл технологических операций с момента получения или создания документа до его передачи на архивное хранение. Подобная организационная форма оптимальна лишь в том случае, если оборот документов не превышает 10 тысяч документов в год.

• Децентрализованная

Подразумевает создание отдельной делопроизводственной службы для каждого структурного подразделения компании. При децентрализации весь цикл работы выполняется автономно, т.е. внутри отдела. Такая форма оптимальна для территориально разобщенных компаний или в случае, когда документирование обладает определенной спецификой (например, повышенная конфиденциальность или самостоятельность деятельности организационных подразделений).

• Смешанная

При такой форме управления служба делопроизводства занимается приемом и обработкой, регистрацией, контролем исполнения, тиражированием и хранением. Департаменты компании создают документы, систематизируют и хранят дела, готовят их к передаче на архивное хранение.

Схему документооборота в соответствии с выбранной формой управления, а также функции специализированного подразделения по работе со служебной документацией фиксируют в локальных нормативных актах. Примером такого акта может служить Положение о службе делопроизводства или Инструкция по делопроизводству.

Достаточно большой пласт централизованного документооборота составляют так называемые внутренние документы. В их число входят (ОРД), предназначенные для использования только внутри организации. Это могут быть приказы руководства касательно внутренней деятельности организации, протоколы совещаний, различные нормативные документы (должностные инструкции, положения о структурных подразделениях и т. п.).

На этом этапе в функции канцелярии входит выполнение таких операций, как (рис.3):

подготовка проекта внутреннего документа;

обеспечение согласования документа;

утверждение;

контроль исполнения документа;

подшивка копии в дело.

Рис. 3. Обработка внутренних документов

Проекты.внутренних, документов могут подготавливаться структурными подразделениями организации или секретарями руководства. Технология их дальнейшей обработки совершенно аналогична рассмотренной выше технологии обработки входящих документов.

Регистрационные формы и документы службы делопроизводства

Регистрация документа - это фиксация факта создания или поступления документа в организацию. Регистрация включает проставление регистрационного номера документа и запись сведений о документе в регистрационных формах.

Регистрация документа необходима для учета, контроля и поиска нужных документов.

Утверждение документов проводится должностным лицом (руководителем) соответствующего подразделения или руководителем предприятия или специально издаваемым документом для придания документу юридической силы. В утвержденных документах присутствует гриф утверждения документа, содержащий слово УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименование должности, подпись инициалы и фамилию лица, утверждающего документ, и дата утверждения.

Перечень документов, подлежащих утверждению.

· Акты (проверок, ревизий, выполненных работ, списания, экспертизы, приема-передачи дел и т. д.)

· Инструкции (должностные, по технике безопасности и т. д.)

· Отчеты (о производственной деятельности, о командировках и т. д.)

· Перечни (должностей, работников, документов и т. д.)

· Планы (производственные, развития, внедрения новой техники и т. д.)

· Положения (о структурном подразделении, премировании и т. д.)

· Программы (проведения работ, мероприятий, командировок)

· Структура и штатная численность

· Сметы (расходов, использования средств и т. д.)

· Перечень документов, на которых ставится печать

На документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также специально предусмотренных правовыми актами ставятся печать и подпись. Подпись должна быть заверена печатью предприятия.

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть личной подписи должностного лица, подписавшего документ, и текст был разборчивым.

· Акты (приема объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы, приема-передачи дел и т. д.).

· Архивные справки, а также копии (выписки) архивных документов.

· Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т. д.).

· Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, совместной деятельности, аренде помещений, о производстве работ и т. д.).

· Заявки (на оборудование и т. д.).

· Заявление (на аккредитив, об отказе от акцепта и т. д.).

· Командировочные и другие служебные удостоверения.

· Лицензии на право ведения какой-либо деятельности.

· Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.

· Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т. д.).

· Поручения бюджетные, банковские, пенсионные, платежные (сводные в банк, на получение и перевод валюты, на импорт и т. д.).

· Реестры (чеков, бюджетных поручений, представляемые в банк, на отправку международной корреспонденции).

· Свидетельства об открытии представительств.

· Смета расходов (на производство новых изделий на капстроительство, калькуляцию к договору и т. д.).

· Совместные документы, подписанные руководителями предприятий.

· Спецификации (изделий, продукции и т. д.).

· Учредительные документы (устав, протокол и т. д.).

· Характеристики.

· Штатные расписания и изменения к ним.

· Перечень документов, не подлежащих регистрации.

В данный перечень включены документы, не подлежащие регистрации. Этот перечень может быть конкретизирован с учетом рода деятельности предприятия и доведен до секретарей-референтов, или лиц, ведущих журналы регистрации.

· Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня.

· Графики, наряды, заявки.

· Сводки и информация, присланные для сведения.

· Прейскуранты, прайс-листы.

· Технические условия.

· Нормы и нормативы расходов материалов.

· Поздравительные письма.

· Пригласительные билеты.

· Печатные издания (книги, журналы, бюллетени, каталоги).

· Формы статистической отчетности.

· Корреспонденция, адресованная работникам предприятия с пометкой "лично".

· Объяснительные записки.

· Форма журнала регистрации входящих документов

Входящие документы включают корреспонденцию, поступающую от органов законодательной и исполнительной власти, служебную корреспонденцию, письма, заявления и обращения граждан.

Для регистрации входящих документов применяется специальный журнал, в котором регистрационный номер (индекс) состоит из порядкового номера по данному журналу и номера дела, в которое подшивается документ.

Журнал необходим для обеспечения сохранности и оперативного поиска входящих документов.

Для контроля исполнения документов в журнале введена графа "Отметка об исполнении". Данные об исполнителе и сроке исполнения берутся из резолюции руководителя на входящем документе.

Исполнителю документ передается под расписку в графе "Исполнитель".

Журнал ведется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства.

На крупных предпритиях с большими потоками деловых документов организацию делопроизводства и работу с документами обеспечивает специальное подразделение - канцелярия. В зависимости от хаpактеpа выполняемой работы сотрудников канцелярий делят на две категоpии: специалисты и технические исполнители .

Специалисты - это pефеpенты, методисты, заведующий аpхивом, заведующий экспедицией, pедактоp, коppектоp.
Технические исполнители - это секpетаpь-стеногpафист, делопpоизводитель, экспедитоp, куpьеp.

Основные функции, которые выполняет канцелярия на предприятии следующие:

1). Пpием и pегистpация (учет) документов

2). Распpеделение документов и доставка их исполнителям

3). Офоpмление и отпpавка исходящих документов

4). Стеногpафиpование и печатание документов

5). Контpоль за сpоками исполнения документов

6). Фоpмиpование дел и сдача их в аpхив

7). Организация хpанения и обеспечение использования документов , хpанящихся в аpхиве.

Вопросы для самопроверки.

1. В чем состоит различие централизованного документооборота организации от документооборота структурного подразделения?

2. Как обрабатываются секретарем входящие документы?

3. Как обрабатываются секретарем исходящие документы?

4. Как организован внутренний документооборот в организации?

5. Каков порядок регистрации документов секретарем?

6. Какие функции выполняет канцелярия во взаимодействии с секретарем?

Похожая информация.

Не так давно я занимался внедрением электронного документооборота для одного из своих клиентов. В процессе мне пришлось пояснять очень многие понятия, рассказывать, что это такое, как работают системы этого типа. И только после этого он сумел разобраться в сути моих предложений и одобрил план работ. В процессе обсуждения я понял, что по этой тематике очень мало написано простым языком для широкого круга читателей. Как обычно постараюсь объяснить простым языком про это понятие.

Важно понимать, что существует два вида документооборота - внутренний (СЭД) и внешний(ВЭДО). В России его принято называть ЭДО, но я считаю что правильнее называть его ВЭДО и СЭД так разделяют в принципе эти понятия в РФ. То есть если вы ищете систему для обмена с контрагентами, то вам нужно искать ЭДО, если для внутреннего документооборота то СЭД.

В этой статье я хочу рассказать о внешнем электронном документообороте, между компанией и ее контрагентами. Внутренние системы электронного документооборота применяются для обмена документами между подразделениями одной компании, к ним предъявляют несколько иной набор требований. Но их я здесь рассматривать не буду.

Зачем нужен электронный документооборот

Электронный документооборот – это современная удобная альтернатива обычным бумажным документам, которые используются для любого вида бизнес-деятельности.

Традиционный документооборот связан с постоянными временными задержками. Для начала сотрудничества с клиентом необходим счет, часто – договор, а потом – подписанные накладные, акты выполненных работ и т.д. Все эти бумаги проходят согласования, их распечатывают, ставят подписи и печати. После чего появляется необходимость передать их партнеру по бизнесу, где они также проходят процесс согласования и подписания.

Далее документы с подписями сканируют, отправляют по электронной почте. После чего курьером, силами сотрудников или обычной почтой высылают оригиналы. Все это занимает значительное время, бумажные документы иногда теряются, требуют правок (что еще больше замедляет процесс получения документов). А для их хранения зачастую выделяют целые помещения. В результате бизнес испытывает массу неудобств, заключение сделок затягивается, возникают проблемы с бухгалтерией, так как на конец отчетного периода бумаги все еще находятся где-то «в пути». А если в договоре после подписания одной из сторон были выявлены спорные пункты или в бухгалтерской документации найдена ошибка, то процесс получения правильного бумажного документа растягивается еще больше, иногда даже на месяцы.

Электронный документооборот позволяет избавиться от всех этих неудобств:

• Все документы «подписывают» в электронном виде при помощи цифровых подписей. Это быстро и просто.
• Для получения бумажной копии достаточно просто распечатать экземпляр. Заинтересованные лица получают всю документацию мгновенно, без долгого ожидания писем или курьеров.
• Заключение договоров и подтверждение завершения сотрудничества (накладные и акты) происходит без задержек и дополнительных усилий со стороны сотрудников.
• Снижается влияние на бизнес человеческого фактора: документы не теряются, ошибки исправляются в сжатые сроки.
• Нет необходимости выделять полезную площадь для хранения множества бумажных документов.

Кроме того, электронный документооборот позволяет решить проблему отчетности бизнеса перед государством. Ранее документы принимались только в бумажном виде, и сотрудники компаний затрачивали долгие часы на поездки в налоговую, стояли в очередях к инспектору, а инспектора, в свою очередь, обрабатывали множество бумаг для проверки правильности отчета и внесения данных в общую базу.

Сейчас все эти вопросы также можно решать при помощи электронного документооборота. При этом важно понимать, что в электронном виде налоговая служба принимает отчеты и документы строго установленного образца. Любой другой формат принят не будет. А потому при внедрении электронного документооборота имеет смысл проверить формат внутренней документации компании и при необходимости внести в шаблоны документов соответствующие корректировки.

На первом этапе государство начало принимать в электронном виде налоговые декларации. Методика оказалась успешной. И с недавних пор все документы также принимаются в электронном виде.

Из чего состоит электронный документооборот

В этом виде документооборота участвуют 4 стороны:

1. Поставщик товаров или услуг. Сторона, которая генерирует электронный документ.
2. Покупатель или клиент. Сторона, которая принимает электронный документ.
3. Компания вендор, которая предоставляет электронную площадку для обмена документами и услуги сервиса для организации электронного документооборота.
4. Государство. Госорганы, куда компания вендор передает данные о зафиксированных сделках и оформленных документах.

Как это реализуется на практике:

1. Поставщик товаров или услуг генерирует электронный документ в собственной учетной системе или сразу в сервисе, предоставляемом вендором.
2. Документ внутри сервиса мгновенно отправляется компании-адресату, которая получает его либо непосредственно в сервисе, либо в подключенной к сервису собственной программе.
3. Площадка фиксирует данные о документе.
4. После «подписания» (подтверждения) стороной получателя данные о документе отправляются в налоговую инспекцию.

Таким образом автоматически фиксируется факт отправки и получения документа. В отличие от бумажных пакетов с документами, которые передаются сотрудниками компании, курьерской или почтовой службой, в электронном виде не получить документ или потерять его невозможно. Факт своевременного получения документа в электронной системе фиксируется автоматически, эти данные можно использовать в случае возникновения спора даже в суде.

Также автоматически информация о подписанных с двух сторон документах передается в налоговые органы, что снижает вероятность ошибок бухгалтерии, потерянных бумажных копий или не включения какой-то сделки в отчет, что исключает в будущем возможные штрафы и другие проблемы с налоговой, связанных с человеческим фактором и столь распространенных в случае использования бумажного документооборота.

При бумажном документообороте руководителю компании сложно контролировать своевременность получения каждого документа. Чаще всего эти вопросы решаются на уровне бухгалтеров, курьеров, менеджеров по продажам. В результате далеко не всегда бумажные оригиналы оказываются у бухгалтера до окончания отчетного периода. А это в случае проверки может привести к штрафам и другим неприятностям.

При электронном документообороте:

• Оригинал документа доставляется мгновенно. Нет необходимости в почтовых отправлениях, помощи курьеров или менеджеров. Нет отсрочек и связанных с ними проблем.
• Руководитель компании в любой момент может проверить, когда именно был отправлен и получен документ. И в случае проблем, связанным с отсутствием важной документации, у сотрудников нет возможности переложить ответственность за свои ошибки на “плохую работу почты” и другие внешние факторы. Это понимают и сами сотрудники компании. А потому отсрочки и проблемы с отправкой/получением документов после внедрения этой системы становятся крайне редким явлением.

Чтобы реализовать сотрудничество через электронный документооборот необходимо, чтобы обе стороны пользовались программным обеспечением, подключенным к какой-либо площадке документооборота. Или, как вариант, одна или обе стороны могут работать прямо в сервисе отправки-получения документов.

Электронная подпись

Для организации электронного обмена документами необходима высокая степень безопасности и защиты. Все сервисы электронного документооборота пользуются защищенным соединением, шифрованием данных, а для подтверждения подлинности отправляемого документа применяют электронную цифровую подпись.

Цифровая подпись – это специальный «электронный ключ», который создает уникальный цифровой код при помощи математической обработки данных сертификата пользователя и электронного документа. Для проверки и подтверждения подписи применяют публичные сертификаты. А для генерации (подписания) – личный конфиденциальный «ключ» пользователя.

Площадки (сервисы) документооборота

Сегодня существует широкий перечень площадок, предоставляющих услуги документооборота. Это Directum, ELMA, DocsVision, WSS Docs, E-COM, Диадок и многие другие. Все они выполняют примерно одинаковые функции:

• Получение электронного документа от пользователя.
• Отправка адресату в его учетную запись или передача в указанную систему, если получатель работает с другим сервисом.
• Фиксация данных о документе и отправке.

При выборе системы для своей компании важнее всего учитывать предпочтения ваших клиентов. Здесь важно, чтобы вы либо работали в той же системе, что и важный для вас клиент, либо должна быть в сервисе возможность интеграции (обмена данными) между вашей системой и аналогичной площадкой, которой пользуется ваш клиент.

В некоторых случаях вы сумеете убедить покупателя начать работу с удобной для вас площадкой. Но очень часто, особенно, в случае начала сотрудничества с крупными торговыми сетями и предприятиями, они уже давно сделали свой выбор, и одно из условий сотрудничества – возможность работы с определенной площадкой электронного документооборота.

Системы ВЭДО и EDI: в чем разница?

При выборе системы документооборота многие пользователи также сталкиваются с системами, которые позиционируют себя не как ВЭДО, т.е. «электронный документооборот», а как EDI (документооборот для ритейла).

Системы EDI являются частным случаем электронного документооборота. Они ориентированы на обмен данными с торговыми партнерами или подразделениями торговой сети. Если в общем случае через документооборот проводят любые виды юридически значимых документов, то здесь реализован оперативный обмен коммерческой информацией между организациями, в том числе, юридически значимыми документами, необходимыми для торговых операций.

Обычный электронный документооборот допускает использование любых типов документов в любом удобном для сторон формате. При использовании EDI перечень возможных документов, их формат строго регламентированы. Здесь нет возможности сформировать и передать документ во внутреннем формате компании или не относящийся непосредственно к торговым операциям. О том, как работает EDI, почему ее используют только в торговле, и в чем ее преимущества, я расскажу в одной из следующих статей.

Интеграция с 1С и другими учетными системами

Для эффективной работы электронного документооборота очень важно, чтобы выбранная вами площадка поддерживающая интеграцию с вашей учетной системой.

Зачем это нужно:

• Сотрудники компании создают документы в учетной системе предприятия;
• После формирования документ автоматически передается внутри системы руководителю или бухгалтеру на подпись;
• Проверенный и подтвержденный руководителем документ необходимо передать без искажений и ручного ввода данных, т.е. дополнительных затрат времени и возможных ошибок, в сервис электронного документооборота;
• При грамотной реализации передача данных происходит автоматически. После нажатия кнопки «Отправить документ» он трансформируется в форму, необходимую для системы электронного документооборота автоматически и отправляется в сервис, где происходит фиксация и отправка документа получателю.

Очень важно, чтобы под вашу учетную систему было готовое решение на стороне сервиса, на основании которого ваши специалисты смогут реализовать необходимую надстройку для учетной программы. Если подобного решения нет, то лучше не пытаться реализовать его самостоятельно, это очень трудоемкий и сложный процесс. В сервисах документооборота применяется цифровая подпись, сложные системы шифрования. А потому нет никаких гарантий, что даже после всех усилий программистов вы получите необходимый результат. Лучше выбрать другую площадку, где вы найдете подходящий вариант интеграции.

Стоимость услуги

Сервисы документооборота обыкновенно предлагают подключение к сервису бесплатно. А за отправку документов взымается оплата. В одних случаях это будет фиксированная цена за каждый отправленный документ. Где-то можно покупать услуги пакетами, т.е. одна сумма – за 100 документов, другая – за 1000 в месяц и т.д.

К этому вопросу нужно также подходить разумно. С одной стороны, чем больший пакет вы выбираете, тем меньше будет стоимость отправки одного документа. С другой, нет никакого смысла при документообороте, не превышающем 100 документов в месяц, оплачивать пакет на 300, 500 или 1000 документов.

Часто задаваемые вопросы

Все ли документы надо отправлять через электронную систему?

Нет. При помощи электронного документооборота вы будете отправлять только те документы, которые именно таким образом отправить удобнее всего. Обычно это акты выполненных работ, налоговые накладные, иногда договора и т.д. Здесь все зависит только от ваших потребностей и удобства.

Оплата отправки производится за документ или страницу?

Вы оплачиваете, и система фиксирует отправку именно документа. Даже если в вашем документе много страниц, он считается как одна единица к оплате.

Насколько это безопасно?

Электронный документооборот полностью безопасен. Причем, сервис, предоставляющий услугу, несет ответственность за обеспечение безопасности. Для этого используется цифровая подпись, шифрование данных, защищенный канал связи. Уровень безопасности примерно такой же, как и в привычных вам сервисах банк-клиент.

Если у нас установлена 1С, все ли пользователи смогут получить доступ к электронному документообороту?

Нет. Помимо ограничения прав доступа в самой учетной системе, для работы с электронными документами подключение ограничивается одним сеансом на одном компьютере. Для доступа с другого компьютера потребуется подключение с нуля со всеми паролями и другими методами защиты.

Можно ли использовать электронный документооборот без электронной подписи и подключения к платным сервисам?

Нет. Подпись и применение сервиса документооборота, прошедшего государственную сертификацию, являются необходимыми для того, чтобы ваш документооборот получил юридическую силу. Вы можете, конечно, отправлять любыми методами по любым каналам вашим клиентам документы без электронных подписей. Но они не считаются документооборотом. Это не более чем копии для ознакомления. В этом случае вам понадобится подтверждать их всегда бумажными оригиналами.

Настолько сложно пользоваться электронным документооборотом?

Сложности могут возникнуть только на этапе подключения. Но для решения этого вопроса обычно привлекают специалистов. Сам процесс использования прост и удобен. Руководитель (ответственное лицо) проверяет документ, нажимает кнопку «подписать» и «отправить». Т.е. отправка документов становится много проще, чем даже при обмене сканами по электронной почте.

А что делать, если мой клиент не использует площадку, которой пользуюсь я?

У вас есть два варианта. Можно подключить контрагента к вашей площадке, например, за ваш счет. Либо можно узнать, имеется ли между вашими системами электронного документооборота возможность интеграции. Если да, просто воспользоваться этим сервисом. Тогда документ будет передаваться по схеме: от вас – в вашу систему – потом в систему получателя – и, наконец, лично к получателю. На скорость получения документа или сложность использования системы это никак не повлияет.

Теги: Добавить метки