Уведомление о времени начала отпуска образец. А вы уведомили работников о предстоящем отпуске? Обязательно ли уведомление работника о начале отпуска

Главная / Суд

Уведомление о начале отпуска - образец этого документа нетрудно составить самостоятельно - содержит информацию о времени начала и окончания отпуска сотрудника, а также информирует его о предстоящем отпуске. Работодатель должен своевременно доводить до сведения сотрудников эту информацию, как того требует ст. 123 ТК РФ.

Как производится извещение о начале отпуска

Законодательство не устанавливает определенной формы извещения о начале отпуска. Руководство компании вправе известить сотрудников о предстоящем отпуске как в устной, так и в письменной форме, соблюдая следующие условия, предусмотренные ст. 123 ТК РФ:

Известить сотрудника необходимо за 2 недели до начала отпуска.
Факт уведомления должен быть подтвержден подписью работника.

Согласно письму Роструда «О сроке оплаты отпуска…» от 30.07.2014 № 1693-5-1, работодатель может самостоятельно выбрать способ информирования работников о предстоящем отпуске.

Например, можно завести специальный журнал Уведомление работника об отпуске по графику, образец и фиксировать в нем каждый факт извещения работников. В таком случае сотрудник должен расписываться непосредственно в журнале.

Также отметка об уведомлении может содержаться в приказе организации о предоставлении отпуска. Важно при этом учесть, что датой извещения будет считаться тот день, когда работник поставил свою подпись в документе.

Информацию об уведомлении работодатель может вносить и в график отпусков организации. Для этого он должен дополнить документ графами для отражения информации об уведомлении и подписей сотрудников.

Еще один распространенный вариант — письменное уведомление в виде отдельного документа, который выдается каждому сотруднику индивидуально. Его распечатывают на бумаге в 2 экземплярах. На обоих ставится отметка об ознакомлении и подпись сотрудника, после чего один экземпляр остается у работника, другой — в организации.

Уведомление работника об отпуске по графику, образец уведомления

Уведомление в письменной форме под подпись — оптимальный вариант, который позволяет работодателю соблюсти требования законодательства и иметь на руках доказательство осведомленности работника о времени начала и окончания очередного отпуска. В документе может содержаться следующая информация:

наименование организации;
название и номер документа;
дата издания уведомления;
фамилия и инициалы работника;
наименование должности сотрудника;
даты начала и окончания отдыха работника;
количество календарных дней отпуска.

На уведомлении необходимо поставить отметку об ознакомлении работника и удостоверить его подписью руководителя организации. Если работник отказывается подписать документ, работодателю необходимо составить соответствующий акт, который станет доказательством информированности сотрудника о предстоящем отпуске.

Удобно оформлять уведомление в виде шаблона: заготовки с одинаковым текстом, в который достаточно вписать данные работника и даты. Образец уведомления вы можете найти на нашем сайте.

Всегда ли необходимо уведомление о начале ежегодного оплачиваемого отпуска?

Уведомление необходимо составлять в случаях, когда работники отдыхают по заранее установленному графику . Несоблюдение данного требования законодательства, согласно ст. 5.27 КоАП РФ, является административным правонарушением.

При этом на практике встречаются ситуации, когда сотрудники пишут заявление с просьбой предоставить отпуск в другое время. Руководство предприятия может пойти навстречу, причем в таком случае нет смысла уведомлять сотрудника о предстоящем отпуске. Подписи на заявлении будет достаточно для доказательства его информированности.

Правильно организованный процесс уведомления работников позволяет избежать нарушения трудового законодательства и, как следствие, возможных проблем с трудовой инспекцией в случае проверки предприятия.

Заметим, что закреплённое за каждым трудящимся человеком право на отдых, является не только преференцией, но и прямой обязанностью. Работник не имеет права отказаться от установленного ему законного отдыха. Поэтому работодателю важно знать ключевые аспекты ведения кадровой документации при оформлении ежегодных отпусков, чтобы нивелировать риски возникновения конфликтов внутри коллектива, а также претензий со стороны регуляторов. А работнику не помешает знать свои права и обязанности при выходе в отпуск. Тем более что нюансов здесь довольно много, есть и лазейки для обеих сторон.

Зачем нужно уведомление об отпуске - законодательные нормы и сроки

Норма трудового права, устанавливающая очерёдность по выходу в отпуск сотрудников предприятия, а также срок по их уведомлению об этом - . Здесь отражён ключевой момент, который касается порядка информирования человека об уходе в отпуск: работодатель обязан предупредить сотрудника о том, что он направляется в очередной отпуск. И делать это нужно минимум за 2 недели до его начала.

При проведении информирования наниматель должен опираться на составленный в предшествующем году график отпусков. Этот документ ратифицируется в срок до середины декабря (+/- 2 дня) и устанавливает для каждого работника точные даты и периоды, на которые в текущем году работник обязан отправиться отдыхать. Внести коррективы в этот график можно только по обоюдному согласию. Человек по собственной инициативе не может перенести даты или уменьшить/увеличить количество дней в определённой части своего отпуска. Здесь можно только договориться с работодателем. Другого выхода нет.

Аналогичная ситуация и у нанимателя: если работник не соглашается выйти в отпуск в другое (неустановленное в графике отпусков) время, никто не имеет права принудить его сделать это, даже если этого требует производственный процесс.

Заметим, что утверждённый график отпусков должен быть у каждой компании, в противном случае на предприятие может быть наложен штраф. Это регулируется административным законодательством, если быть точными, статьёй 5.27 КоАП. Единственное исключение здесь - микробизнес, в штате которого трудоустроено менее пятнадцати работников, действующий в статусе индивидуального предпринимателя. Эта категория работодателя освобождена от обязанности применять график отпусков на год.

Таким образом, если работник трудоустроен на предприятие до декабря предыдущего года и, соответственно, внесён в график отпусков, его необходимо должным образом уведомить об его обязанности отдохнуть за счёт предприятия. В случае если этого не происходит, и человек не получает официального уведомления об отпуске за 14 дней, он имеет право сдвигать сроки до удобного ему момента. То есть при задержке на 2 дня, срок выхода в отпуск может быть совершенно законно перенесён по инициативе работника на 2 дня, если кадровая служба опоздала с уведомлением на 5 дней - соответственно, на 5 дней и т. д.

Для этого человеку достаточно написать заявление, что он не был предупреждён о дате начала отпускного периода. Это право закреплено в части 2 статьи 124 ТК РФ.

Проверяет наличие уведомлений об отпуске и трудовая инспекция. Если при очередной проверке будет обнаружено, что информирования об отпуске не было, это может спровоцировать санкции со стороны контролёра.

Когда уведомление не требуется

Есть всего 2 вида отпуска, когда наниматель обязан уведомить сотрудника в письменном виде:

Ежегодный оплачиваемый.
Дополнительный отпуск.

Это соотносится с тем, что именно эти виды регулируются графиком отпусков.

Если же человек пишет заявление на отпуск без содержания, предупреждать его об этом нет необходимости.

Ещё один вариант, когда не нужно составлять уведомление, - если человек по согласованию с руководством просит передвинуть срок отпуск на более ранний или поздний период. И при этом распоряжение о предстоящем отпуске издано минимум за 14 дней. В этом случае извещать работника об этом факте необязательно. Достаточно того, что в приказе указаны все необходимые данные об отпуске. Сотрудник, подписывая приказ, зафиксирует факт ознакомления с распоряжением и одновременно с уведомлением о дате начала отпуска.

Если приказ об отпуске издан min за 14 дней, уведомлпение в другой форме составлять не нужно

По такому же алгоритму можно оформлять и отпуска сотрудникам, которые трудоустроены в компанию менее года, а значит, не внесены в график отпусков. От служащего в этом варианте требуется в обязательном порядке написание заявления на отпуск, а работодатель должен на его основании издать приказ.

Такая простая схема поможет в решении о необходимости уведомления или об его отсутствии

Детали при отпуске совместителей

Специфика оформления отпуска сотрудника, трудоустроенного либо по внутреннему, либо по внешнему совместительству, диктует определённые правила:

Отпускной период совместителю положен в то время, когда он берёт плановый отпуск по основному месту работы. Чтобы наниматель имел возможность правильно спланировать график отпусков (а совместители также туда вносятся), сотрудник должен сообщить нанимателю информацию о запланированном на основном месте отпуске.
Когда положенные 6 месяцев для предоставления ему времени законного отдыха ещё не прошли, на невыработанные дни ему должен быть оформлен отпуск без сохранения заработной платы.

По факту извещение о начале отпускного периода для работников-совместителей носит формальный характер, так как человек в первую очередь сам замотивирован, чтобы отпуск по совместительству был предоставлен ему своевременно.

Нужно помнить обеим сторонам в этом случае, что если совместитель не подаёт данные о периодах отдыха, установленных по основному месту трудоустройства, он включается в график отпусков на общих основаниях и не имеет права диктовать впоследствии свои условия. В такой ситуации наниматель совместителя просто предупреждает его за 14 дней до наступления отдыха.

Как грамотно оформить извещение о начале отпуска - 5 видов, требования и детали

По этому вопросу нужно знать, что унифицированной формы уведомления о начале отпуска не существует. В связи с чем кадровая служба предприятия имеет право самостоятельно разработать и применять свою форму. Причём рекомендуется до начала использования документа ратифицировать образец извещения в учётной политике предприятия либо в других внутренних актах предприятия, регулирующих кадровый документооборот.

Фактически есть 5 видов уведомлений, так, известить человека о плановом отдыхе можно с помощью:

Приказа на предоставление определённого вида отпуска (основного, дополнительного или того и другого, а также других комбинаций отпускных дней). Оформляется документ по стандартным формам №Т-6 (персональная) или №Т-6а (распоряжение, которое устанавливает отпускные периоды сразу для группы сотрудников). При этой стандартной процедуре нужно только строго соблюдать, чтобы сроки извещения (14 дней) соблюдались для всех отпускников. Если, к примеру, кадровик не успевает предупредить одного из работников, который фигурирует в форме №Т-6а, за 14 дней (общий приказ ещё не издан), для него составляется индивидуальное письменное уведомление.
Приказ по шаблону №Т-6а также признаётся формой уведомления, в нём фиксируются реквизиты, есть виза и дата ознакомления
Отдельного журнала или ведомости к графику отпусков, когда уведомление оформляется в табличном виде и отражает необходимые сведения:
- Реквизиты по работнику - Ф. И. О., должность, подразделение, табельный номер.
- Информацию о дате начала отпуска.
- Периоде, на который он предоставляется.
- Графу с визой отпускника, где он расписывается о том, что он проинформирован о необходимости уйти в отпуск.
- Дату, когда человек был проинформирован об этом.
Заметим, что предыдущий вариант фактически дублирует всю информацию, уже отражённую в графике отпусков. Поэтому применение этого варианта предпочтительнее. В этом случае нет дополнительных бумаг, кадровику не нужно оформлять несколько бумаг вместо одного уже готового документа. Но здесь нужно учитывать один момент (как, впрочем, во всех других вариантах): согласовать такой способ уведомления нужно в локальном акте. К примеру, это может быть распоряжение о внесении дополнительных столбцов в унифицированную форму №Т-7, по которой в компании оформляется ежегодный график отпусков.
Если на предприятии ратифицирован график отпусков, где есть столбцы согласования с визами отпускников и датами, когда это было сделано, этот документ признаётся уведомлением
Уведомление может быть составлено также в виде персонального ознакомительного листа, который рекомендуется подготовить и распечатать в двух экземплярах. Оба листа нужно завизировать ответственным лицом работодателя. Это может быть как гендиректор, так и руководитель службы персонала, а также непосредственный начальник сотрудника. После ознакомления и подписания документа один экземпляр складывается в определённую папку с уведомлениями и хранится в архиве, а второй выдаётся на руки сотруднику. Это может быть лист формата А4 или А5, напечатанный на компьютере или написанный от руки. Выбор за работодателем. Как грамотно подготовить форму такого извещения расскажем ниже.
Персональное уведомление, как правило, распечатывается в 2-х экземплярах
Если это принято в локальном акте, допускается визирование ознакомления в рабочем журнале начальника структурного подразделения.

Для информации: любой из вышеперечисленных способов информирования допускается регуляторами трудовой деятельности. Об этом свидетельствуют официальные письма Минтруда и Роструда РФ под номерами №1693–6-1 и №428–6-1, соответственно. Главное здесь - чтобы в документе была отражена вся необходимая информация и стояла оригинальная подпись работника.

В том или ином варианте уведомление нужно в обязательном порядке занести в отдельный регистр учёта исходящего документооборота - такой журнал должен быть в каждой компании (подробности - в отдельной главе).

Образец листа извещения о начале отпуска

Как любой документ кадрового делопроизводства лист уведомления о начале отпуска должен быть составлен по определённым канонам:

В «шапке» извещения указывается:
- От кого направляется документ - основные реквизиты предприятия-нанимателя.
- Кому адресовано уведомление - Ф. И. О. работника, должность, его табельный номер.
- Название самого документа, его исходящий номер и дата издания.
В основной части кратко даётся информация:
- Дата, с которой работник числится в оплачиваемом отпуске.
- Срок, на который оформлен отпуск в календарных днях.
- Дата выхода на работу.
- Желательно указать законодательное основание, по которому работнику требуется исполнить своё право и обязанность.
В финальной части ставится:
- Виза должностного лица от нанимателя.
- Подпись отпускника об ознакомлении с документом.

Можно использовать и сокращённый вариант уведомления, но лучше указать всю информацию

Порядок ознакомления работника с уведомлением

Как указывалось выше, в зависимости от вида информирования будущий отпускник должен поставить свою визу либо на распоряжении, либо на отдельном листе уведомления, либо расписаться и поставить дату в соответствующих блоках графика отпусков, либо зафиксировать этот факт в отдельном журнале. Всё зависит от способа, который установлен во внутренних нормативных актах.

Но бывают ситуации, когда сотрудник отказывается признавать спущенный сверху график отпусков и не хочет подписывать уведомление. Заметим, что такое сопротивление со стороны трудящегося не приведёт к нужному результату. Здесь можно только договориться. Отменить в одностороннем порядке сроки выхода в отпуск невозможно.

Но если человек всё-таки упирается или его просто нет на рабочем месте, что делает невозможным подписание уведомления, работодатель имеет право:

Как только все формальности выполнены, работник обязан отправиться в отпуск, нахождение его на рабочем месте ни к чему не приведёт.

Работодатель же, в свою очередь, за 3 дня до наступления отпуска должен выплатить сотруднику отпускные.

Другие виды уведомлений, касающиеся отпуска, их специфика

Разберём ещё несколько вопросов от пользователей, касающихся других отпускных моментов.

Образец уведомления о переносе отпуска

Чаще всего инициатива о переносе даты начала отпуска исходит от сотрудника. Это случается, когда, к примеру, подворачивается хорошее предложение от туроператора с датами чуть позже начала запланированного отпускного срока или пошла несостыковка с отпуском второй половины, другие жизненные ситуации. Случаются и производственные авралы, когда работник очень нужен на рабочем месте. Это может быть выездная налоговая проверка, не запланированный всплеск торговой активности, когда менеджер-продавец нужен в компании, внеплановый аудит или инвентаризация склада и т. п.

Здесь нужно понимать, что перенос сроков отпуска возможен только по двусторонней договорённости. Чтобы решить вопрос, инициатор этой процедуры должен известить вторую сторону о своей просьбе.

Для нанимателя важно в этом вопросе: указать в извещении обстоятельства, приведшие к этому решению. Особенно существенен этот факт в варианте, когда предприятие просит работника сдвинуть свой отдых с возникшей производственной необходимостью. Человек должен понимать, в связи с чем он должен идти навстречу нанимателю. Следует также предусмотреть возможность для сотрудника прямо на документе дать своё согласие или отказ на перенос срока своего отдыха.

Отметим, что заставить человека перенести отпуск работодатель не имеет права. При нарушении этого постулата к компании могут быть применены штрафные санкции по действующему законодательству (смотри статью 5.27 КоАП).

Итак, если инициатором переноса начала отпуска является предприятие, то нужно указать на существенные обстоятельства для подвижек в сроках планового отпуска, к примеру, так:

Отметим: законодательство и официальные письма регуляторов, напрямую указывают, что отказ работника сдвигать сроки установленного в графике отпускного периода не может быть признан нарушением трудовой дисциплины, равно как и применение каких-либо санкций к человеку в этом случае не допускается. При игнорировании этого правила пострадавший сотрудник имеет право направить претензию в трудовую инспекцию или в суд.

Если же инициатором подвижек в сроках является работник, он может:

Вернёмся ещё раз к тому моменту, что обе стороны имеют право как согласовать предложенный перенос, так и отказать в нём. Принудительный порядок здесь не работает.

Уведомление об отзыве из отпуска

Возможны ситуации, когда работник, который уже находится в отпуске, срочно необходим на производстве. Отзыв сотрудника с отдыха возможен, это регламентировано в статье 125 ТК РФ. В этом же документе есть алгоритм действий при такой ситуации. Для того чтобы вернуть человека на рабочее место, во-первых, необходимо соблюсти 3 ключевых условия:

Известить работника о производственной необходимости можно любым доступным способом: по телефону, электронной почте, лично подъехать к работнику и пр. После того как работник выразил своё согласие с отзывом, готовится приказ, в котором кадровик должен рассчитать количество не отгулянных сотрудником дней отпуска и внести коррективы в его личную карточку. Не стоит забывать, что нужно своевременно скорректировать и общий график отпусков по компании.

В приказе в обязательном порядке указывается основание отзыва - письменное согласие отпускника

Видеоинструкция: как правильно отозвать работника из отпуска

Извещение об изменении количества дней отпуска

В сегодняшней довольно сложной экономической ситуации в стране часто встречается ситуация, когда руководство решает сократить часть дополнительных отпусков, которые ранее были установлены сверх норм трудового права. В связи с чем возникают логичные вопросы: как кадровику решить эту проблему, ведь фактически это ухудшение условий труда, как составить уведомление об изменении количества отпускных дней и т. п.

Здесь важно понимать, что по трудовому законодательству ухудшение условий труда не допускается. Но это касается только тех пунктов, которые установлены в ТК РФ. Так, минимально возможный дополнительный отпуск, к примеру, за ненормированный рабочий день определён в объёме 3 дня (смотри статью 116 ТК РФ). Если же в трудовом соглашении с работником по воле работодателя этот период установлен в увеличенном размере, это добрая воля предприятия. Фактически возврат количества дополнительных отпускных дней к норме не может быть расценено, как ухудшение условий. Это просто приведение отпуска к нормативам.

Отметим, чтобы не нарушать трудовое право, в такой ситуации нужно:

Согласно второй части статьи 74 ТК РФ, нужно за 2 месяца предупредить человека об изменении условий труда и отдыха. Делается это при помощи соответствующего уведомления.
Но до этого момента необходимо издать приказ, который зафиксирует волю работодателя по вносимым изменениям.
Статья 72 Кодекса, а также официальное Письмо Роструда за номером 1904–6-1, где рассматривается данный вопрос, требуют от нанимателя заключить с человеком дополнительно соглашение, где должны быть зафиксированы коррективы в трудовой распорядок. Порядок оформления такого документа не регламентирован, допускается составить его в свободной форме. Так как доп. соглашение - неотъемлемая часть трудового контракта, составить документ нужно в двух экземплярах. Один выдаётся на руки служащему, второй подшивается в личное дело, хранящееся в компании. Факт, что человек ознакомился, подтвердил своё согласие и принял свой экземпляр соглашения, засвидетельствует его виза. Это установлено частью 1 статьи 67 ТК РФ.

Здесь необходимо учесть один немаловажный момент: если в компании такого рода условия зафиксированы в коллективном договоре, и этот внутренний акт подлежит корректировке, в обязательном порядке (статьёй 50 ТК РФ) предусмотрена уведомительная регистрация уточнённого варианта в инспекции по труду.

Где регистрируются уведомления о начале отпуска

Регистр уведомлений, которые выдаются сотрудникам предприятия, должен вестись в каждой компании, сюда относятся извещения:

о реорганизации общества;
о даче объяснений;
о переводе на другую должность;
о корректировках в распорядке трудового процесса, условиях труда и отдыха;
о плановом отпуске.

Всю информацию, касающуюся грядущего отпуска, нужно своевременно, заполняя все необходимые столбцы, вносить в этот внутренний журнал. Основная задача этого регистра - оперативный поиск данных по конкретному вопросу. Особенно это актуально при возникновении разногласий и претензий со стороны недовольных работников и регуляторов.

Как практически в большинстве всех вышеперечисленных документов здесь нет стандартизированной формы, поэтому кадровая служба компании имеет право принять внутреннее решение о том, какие сведения будут отражаться в регистре. Но есть правила документооборота и учёта, поэтому рекомендуемый стандарт заполнения журнала следующий:

Титульный лист регистра должен содержать наименование предприятия, название журнала, а также период, когда учётный документ был начат и закончен.
Титульный листдолжен содержать реквизиты и срок ведения (время окончания указывается по факту)
На следующей странице рекомендуется подготовить реестр, кто и в какое время ведёт этот журнал. Здесь нужно указать следующие моменты:
Далее, следует основная содержательная часть самого регистрационного документа, оформленная в табличной форме. Основные данные здесь:

По этике документооборота все регистры ведутся в печатном виде (возможно дублирование основного документа в электронном виде).

Все листы регистра должны быть пронумерованы и прошиты суровой нитью. На обороте журнал фиксируется на приклеенный лист А6, на котором указывается дата прошивки документа, количество страниц, гендиректор предприятия визирует журнал, ставится печать компании.

Печать, фиксирующая регистр, может быть и не гербовой, но виза генлдиректора должноа быть оригинальной (не стоит ставить факсимиле)

Сроки хранения уведомлений

Период, сколько в организации должны храниться извещения об отпуске, регулируется законодательно. Так, все распоряжения, а, соответственно, и уведомления об отпускном периоде должны находиться в закрытых архивных кабинетах (либо в специально оборудованных шкафах или сейфах). Срок их хранения - 5 лет с момента издания.

Если предприятие прекращает свою деятельность до окончания срока давности документа, ответственные лица обязаны сдать всю документацию по отпускам в региональное отделения архива в установленном порядке.

Подводя итоги всего сказанного, нужно отметить, что грамотное владение нормативами кадрового делопроизводства, а также применение на практике внедрённых норм при оформлении, предоставлении, а также фиксации факта, что извещение об отпуске получено и что работник надлежащим образом уведомлен о периоде своего отпускного периода, а также о сроке выхода на работу, гарантирует предприятию отсутствие претензий как со стороны работников, так и со стороны регулирующих органов. Для сотрудников же знание трудовых норм даёт возможность отстаивать свои права и не идти слепо на поводу опытных (и не очень) кадровиков.

Как и многие другие подобные документы в трудовых правоотношениях, уведомление об отпуске является обязательным для составления. Это прямое требование ст. 123 Трудового кодекса РФ: работник должен быть ознакомлен о времени начала отпуска не менее чем за 2 недели до его начала.

Но сам факт ознакомления может быть организован на предприятии разными способами. Обычно работник сам обращается к работодателю с или об . В соответствии с графиком отпусков. Работодатель издает приказ и на нем проставляется подпись работника.

Но для того, чтобы организация кадрового дела на предприятии велась безупречно, составление такого документа необходимо. Тем более что это простая процедура.

Пример уведомления об отпуске

Общество с ограниченной ответственностью «АстаСвет»

ОГРН 496876464684 ИНН 6569988989

юр. адрес: 238563, Россия, Кировская область, г. Нолинск,

пр-кт Коммунаров, 307а

Синициной Ирине Федоровне

ведущему специалисту

В соответствии со статьей 123 Трудового кодекса Российской Федерации уведомляем Вас о том, что в соответствии с графиком отпусков на 2017 год (приказ генерального директора № 108 от 10.12.2016 г.) время начала Вашего ежегодного оплачиваемого отпуска – 10 декабря 2017 г. Время окончания отпуска – 15 января 2018 г. (с зачетом праздничных дней).

Генеральный директор Долгоруков А.Р.

С уведомлением об отпуске ознакомлена.

20.11.2017 г. Синицина И.Ф.

Как составить уведомление об отпуске

Сотрудник кадрового отдела должен ознакомить сотрудника с датой начала отпуска. Не менее, чем за 2 недели. На практике желательно включить в текст документа также дату окончания законного времени отдыха. Ведь в коммерческих организациях часто встречается разделение отпуска на части.

Аналогично составляется документ и при направлении сотрудника в дополнительный отпуск в рамках гарантий и компенсаций отдельным категориям работников.

Иногда работодатель в силу экономических условий уведомляет работников об отпуске без сохранения заработной платы. Конечно, это не законно. Есть понятие простоя. Можно попробовать подать , . Взвесив желание работать в организации или добиться справедливости.

Когда вручать уведомление об отпуске

Предположим ситуацию, когда работодатель не успел уведомить работника о начале отпуска. В таких случаях все зависит от договоренности сторон. Работник вправе подать , которое начальник обязан рассмотреть положительно.

Помимо уведомления допускаются также:

выдача копии приказа
ведомость ознакомления с приказом
ведомость ознакомления с графиком (с указанием на конкретную дата начала очередного отпуска)
другие способы, позволяющие зафиксировать факт ознакомления сотрудника.

Уведомление об отпуске вручается лично (при или составляйте соответствующий акт), либо направляется заказным письмом с (если сотрудник работает удаленно, в командировке, находится на больничном и т.п.).

Каждый работник, кто отработал в компании отрезок не меньше 6 месяцев, наделен право получить время отдыха. Для определения очередности ухода в отпуск всех работников компании разрабатывается специальный документ – график отпусков. Администрации нужно произвести уведомление об отпуске за 2 недели до его приближения.

Сотрудникам в процессе выполнения ими трудовых обязанностей, могут оформляться разные периоды отдыха:

- в него входят ученический, декретный, из-за работы во вредных условиях и прочие;
Другие типы отпусков, предоставление которых указано в законах либо внутренних актах организации.

Уведомление об отпуске должно сообщать сотруднику, что уже совсем скоро предстоит период отдыха, запланированный в . ТК устанавливает, что сообщить об этом администрация обязана не позже 2-х недель до этого времени.

Если сотрудник в запланированный день на своем рабочем месте не находится, и потому не может ознакомиться и подписать уведомление, то документ нужно переслать ему по адресу проживания заказным отправлением с уведомлением о получении. При этом датой, когда сотруднику было сообщено об отпуске, станет дата фактической передачи письма (по отметке на уведомлении).

Когда уведомление не было предоставлено, то сотрудник имеет право перенести время отпуска на любой удобный для него месяц. Для этого ему необходимо оформить заявление, где указать новый период отпуска, и предоставить его руководству. На основе него кадровая служба должна подготовить приказ об изменении сведений в графике отпусков.

бухпроффи

Важно!
Кроме этого, за не уведомление фирме и должностным лицам грозит административная ответственность. Если будет проведена проверка, которая выявит данный факт, то на всех виновных будут наложены штрафы в соответствии с КОАП.

В необходимости своевременно провести уведомление работника об отпуске есть лазейка для тех, кого не устраивает установленный для него период отдыха. Если сотрудника не предупредили письменно, то он имеет полное право не идти в отведенное для него время, а выбрать себе новое, которое его полностью устроит.

Нужно ли оформлять заявление на отпуск если получено уведомление?

Оформление заявления играет роль просьбы предоставить сотруднику время отдыха. Когда отпуск предоставляется согласно заранее составленному и согласованному графику, в составлении заявления нет необходимости.

Однако все же есть ситуации, при которых информация в графике есть, но заявление все же написать нужно:

Сотрудник получил согласие от руководства пойти в отпуск в другой день, чем записано в графике;
В график занесен только месяц, а конкретная дата там не записана;
Отпуск предоставляется новому сотруднику, который на момент составления документа еще не работал.

В указанных ситуациях заявление, где проставлена виза руководителя, служит подтверждением согласования периода отпуска, и является основанием для создания необходимого приказа и проведения расчета выплат.

Кадровики некоторых компаний все равно требуют оформления заявления на отпуск, даже когда работник идет в него согласно графику. Они обосновывают это тем, что составление приказа и расчет выплат могут быть проведены только на основании письменного запроса. Нормативными актами не запрещено это делать, хотя и влечет за собой лишний документооборот.

Как провести ознакомление

Законодательно не установлен обязательный к применению способ оповещения сотрудников об отпуске.

Как правило, используются следующие типы:

Заводится журнал уведомлений сотрудников об отпуске - в него по каждому факту сообщения об отпуске вписываются данные о работнике, типе и периоде отпуска, дате сообщения, а работник в подтверждение этого ставит свою подпись.
Проставление отметки в - закон определяет, что работник должен быть ознакомлен со своим приказом на отпуск, а в подтверждение этого расписаться там. Этот шаг может трактоваться как уведомление работника об отпуске по графику отпусков. Но нужно иметь в виду, что работнику необходимо сообщить о приближающемся отдыхе за 2 недели, а поэтому приказ также нужно оформлять в этот период. Датой уведомления будет выступать не день, в который издан приказ, а тот, когда работник фактически поставил отметку об ознакомлении.
Введение новой графы в график отпусков. Закон разрешает производить доработку типовых бланков под нужды организации. Поэтому, туда можно также добавить графу для того, чтобы работник в ней ставил дату и подпись подтверждения сообщения о приближающемся отпуске.
Уведомление в виде предоставления отдельного документа. Такой способ уведомления чаще всего встречается на предприятиях. Письменный документ должен содержать все необходимые сведения, и он печатается в двух копиях - одна выдается на руки работнику, а на второй он ставит подтверждающую подпись.

Работник может быть не согласен с периодом отпуска, а потому откажется подписывать уведомление. При возникновении этой ситуации в присутствии хотя бы двух независимых людей оформляется акт об отказе. После этого документ подкалывается к графику отпусков и хранится вместе с ним.

При составлении уведомлением отдельными бланками, желательно создать отдельный журнал регистрации, где фиксировать каждую выдачу уведомления работнику, а также дату подписания. Стандартной формы для него не существует, а потому можно разработать свою, на основе внутренних потребностей.

Внимание! Уведомления об отпусках должны храниться в архиве организации не меньше 5 лет.

Скачать образец уведомления

Образец составления уведомления об отпуске

Закон нигде не указывает, какую именно форму должно иметь уведомление, если его оформляют как отдельный документ. В организации для его основы можно использовать фирменный бланк, а текст составить исходя из особенностей работы компании.

Весь текст уведомления можно целиком набрать на компьютере, или же использоваться в виде шаблона с незаполненными полями, в которые вручную вносятся сведения о сотруднике - его Ф.И.О., должность, период и начало отпуска и т. д.

В верхней части уведомления нужно указать название и реквизиты организации. После этого на отдельной строке записываются дата оформления и место.

Затем посередине листа нужно записать название – «Уведомление», и проставить его номер. Под ним необходимо произвести регистрацию бланка в журнале.

Текст самого уведомления нужно составлять в форме письма в вежливой форме, там необходимо указать:

Статью ТК, где указана необходимость предоставить работнику уведомление;
Сведения о дате начала и завершения отпуска по графику;
Длительность периода в днях;
Сведения о графике отпусков, в котором был закреплен данный период предоставления отдыха;
Необходимость поставить подпись на бланке и вернуть его назад в кадровую службу.

Уведомление об отпуске должно подписывать лицо, ответственное за оформление документа, руководитель кадровой службы. В нижней части бланка обязательно должна находиться пустая графа, в которой работник может проставить дату ознакомления и свою подпись.

К сожалению, в жизни не всегда законодательные требования можно легко исполнить. В госучреждениях обязанности, связанные с документальным оформлением отпусков, исполняются тщательнее. В маленьких фирмах дело обстоит сложнее, часто вести кадровую бумажную работу там просто некому. Кстати, и компании с большим штатом персонала делают ошибки в таких документах. Отчасти это связанно с тем, что многим людям сложно запланировать свою жизнь на год вперед.

Хотя вопрос о том, утверждать график отпусков или нет, не стоит, это обязательная бумага, и мнение государственной инспекции труда в данном вопросе однозначно - да! Проблемы обычно возникают чуть позже - когда приближается время запланированных отпусков.

ПОВОД ДЛЯ СПОРА

Поводом к искусу являются уведомления о времени начала отдыха. Согласитесь, вначале кажется лишним напоминать о долгожданном отпуске, да и кому захочется готовить лишний документ. Законодатели же имеют другое мнение по этому поводу.

Извлечение

из Трудового кодекса РФ

Статья 123. Очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков

О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала.

Обратите внимание! Работника необходимо уведомить о времени начала отпуска в письменной форме и под роспись.

Государственная инспекция труда бдительно следит за реализацией данной нормы. При плановой или внеплановой проверке обязательно будут затребованы документы, подтверждающие факт ознакомления работника о времени начала отпуска. И будьте предельно внимательны, ведь данная норма относится ко всем видам отпусков, а не только к ежегодному оплачиваемому.

Справка. Узнать, попала ли ваша компания в план проведения проверок юридических лиц и индивидуальных предпринимателей на 2012 г., можно на официальном сайте государственной инспекции труда вашего региона. Для Москвы - http://git77.rostrud.ru/plan.shtml.

КАК УВЕДОМИТЬ?

Многие предприятия создают свой бланк уведомления, ведь законодатели не разработали определенную форму. В документе желательно указать время начала и окончания отпуска, его вид, количество дней, которые сотрудник будет отдыхать. Уведомление лучше всего составить в двух экземплярах: один останется в кадровой службе, второй заберет себе работник.

Однако при этом есть один нюанс, который можно трактовать в пользу кадровиков: законодатели не настаивают, чтобы уведомление составлялось на отдельном листе бумаги, то есть оформлялось как самостоятельный документ, что заметно упрощает документооборот.

Так, чтобы не обременять себя дополнительной работой, кадровики могут использовать приказ об отпуске (унифицированная форма № Т-6 или Т-6а), только издать его, в соответствии со ст. 123 ТК РФ, за две недели до начала отпуска. Поскольку в приказе предусмотрены реквизиты для подписи сотрудника, то фактически все требования закона исполнены, работник оповещен в письменной форме.

Однако стоит иметь в виду, что проверяющие государственной налоговой инспекции не всегда могут согласиться с этими доводами, как минимум не с первого раза.

СЮРПРИЗ

Напомним, что работодатель обязан оплатить отпуск не позднее чем за три календарных дня до его начала . Если последний день выплаты выпадает на выходной, то необходимо произвести оплату отпускных накануне. Федеральная служба по труду и занятости четко придерживается данной законодательной нормы.

На практике предприятия чаще всего не следуют графику отпусков. Этот документ утверждается в установленные сроки, распечатывается и вручается работникам под роспись. А потом каждому отдельно объясняют, что это формальность, и они имеют возможность воспользоваться своим отпуском в другое время.

Кадровая служба не готовит приказы на отпуск, а ждет, когда работник принесет заявление на отпуск.

Извлечение

из Трудового кодекса РФ

Статья 124. Продление или перенесение ежегодного оплачиваемого отпуска

Если работнику своевременно не была произведена оплата за время ежегодного оплачиваемого отпуска либо работник был предупрежден о времени начала этого отпуска позднее чем за две недели до его начала, то работодатель по письменному заявлению работника обязан перенести ежегодный оплачиваемый отпуск на другой срок, согласованный с работником.

Таким образом, компания не производит своевременную оплату. Приказы кадровой службой не издаются, а следовательно, не передаются в бухгалтерию для расчета и оплаты. Это напрямую приводит к необходимости переноса отпуска. И он предоставляется по заявлению работника.

Чаще всего работодатели нарушают ч. 9 ст. 136 ТК РФ, задерживая выплаты уходящим в отпуск работникам, лишь из-за несогласованности действий подразделений и департаментов. Но уважительной причиной нарушения это считаться не будет.

Казалось бы, в этом случае в организации все в порядке. Однако есть несколько «но» при использовании данной схемы.

А КАК НАКАЖУТ?

Если компания своевременно не производит выплату отпускных, то работодатель должен выплатить работнику компенсацию в размере не ниже 1/300 действующей в это время ставки рефинансирования Центрального банка РФ от невыплаченных в срок сумм, за каждый день задержки, начиная со следующего дня после установленного срока выплаты по день фактического расчета включительно. При этом обязанность выплаты указанной денежной компенсации возникает независимо от наличия вины работодателя . Так что при проверке Роструд может начислить довольно большую сумму компенсации, подлежащей выплате работникам.

Но это далеко не все подводные камни данной ситуации. Статья 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях (КоАП РФ) предусматривает наложение административного штрафа :

на должностных лиц в размере от 1 000 до 5 000 руб.;
на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от 1 000 до 5 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;
на юридических лиц - от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

И сотрудники государственной инспекции труда часто ей пользуются. Избежать административного наказания не удастся, хотя штраф в данном случае все же более предпочтителен, нежели приостановление деятельности. Но если выявится повторное нарушение, то будет применена иная норма - дисквалификация руководителя .

ПРИЕМЛЕМЫЕ ВАРИАНТЫ

Чтобы избежать санкций, необходимо своевременно информировать работников о начале их отпуска (не менее чем за две недели до начала), а также нормативно закрепить в положениях компании необходимость написания заявления о переносе отпуска в течение одного-двух дней с момента уведомления.

Тогда работодатель не понесет никакой ответственности, а работники смогут работать в комфортных условиях, планируя свой отпуск в удобное для них время, даже если их планы изменятся после утверждения графика отпусков.

Помните, что объяснение вроде «все так делают» не сможет оградить вашу организацию от проблем, поскольку в ответ всегда можно услышать от проверяющих: «Да, но вам не повезло».