Как заверить трудовую книжку. Образец: как правильно заверить копию трудовой книжки. Как заверяется документ

Дубликат трудовой книжки - образец заполнения 2017 - вопрос о корректном оформлении этого документа продолжает оставаться актуальным из года в год. Ведь дубликат фактически является новой трудовой книжкой специалиста, подтверждающей весь его трудовой путь. Поэтому специалистам кадрового учета любой компании важно четко представлять, какие правила следует соблюсти при оформлении образца дубликата трудовой книжки.

Случаи оформления и выдачи дубликата трудовой книжки

Дубликат трудовой книжки — это по сути та же трудовая книжка специалиста. Он также подтверждает трудовой стаж лица при назначении впоследствии пенсии, в таком документе содержится вся информация о трудовом пути работника.

Законодатель допускает несколько типовых ситуаций, когда фирма должна оформить дубликат книжки сотруднику (п. 31, 33, 34 Правил ведения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225):

• оригинал был безвозвратно утерян (в том числе в случае, когда книжку потерял работодатель вследствие чрезвычайных происшествий);

Подробнее о том, что делать работнику, который потерял свою трудовую книжку, см. в статье .

• книжка пришла в состояние негодности (ее листы испорчены, испачканы и т.д.);
• если в книжку специалиста были внесены сведения о его увольнении или переводе на другое место работы, при этом такая запись впоследствии была признана недействующей.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В случае утраты трудовой книжки лицо, утратившее ее (а это может быть как работник, так и сотрудник, ответственный за ее хранение в компании), обязано обратиться к работодателю по последнему месту работы за выдачей дубликата. Если же листы книги испачканы либо в ней имеется недействительная запись, то дубликат тоже может быть оформлен, однако обязанности обратиться за его выдачей у специалиста нет.

Как сделать дубликат трудовой книжки

Для того, чтобы корректно оформить сотруднику дубликат трудовой книжки, фирме нужно следовать нескольким несложным правилам, перечисленным в Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 (далее — Инструкция). В 2017 году каких-либо изменений в части заполнения образца дубликата трудовой книжкине было, поэтому нужно руководствоваться прежним порядком.

Во-первых, на титульном листе (первая страница) необходимо сделать запись: «Дубликат» (п. 1.2 Инструкции).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если дубликат предназначен для замены имеющейся по факту у работника в распоряжении трудовой книжки (к примеру, если она испачкана, или если в нее была внесена недействительная запись), то с момента выдачи дубликата юридической силой обладает только он. Поэтому на оригинале следует прописать: «Взамен выдан дубликат». И указать серию с номером нового документа.

Во-вторых, титульный лист дубликата необходимо заполнить сведениями о специалисте, актуальными на дату выдачи дубликата.

После этого необходимо восстановить совокупный трудовой стаж сотрудника в разделе «Сведения о работе». Для этого нужно в первой строке графы 3 дубликата указать, сколько составляет суммарный рабочий стаж специалиста, без конкретизации, где именно и в течение каких временных периодов он там работал. Графы 1, 2, 4 при этом остаются пустыми.

ВАЖНО! Совокупный стаж указывается только на основании документов, его подтверждающих (п. 7.2 Инструкции).

Далее уже следует восстановить хронологию работы специалиста у разных работодателей. Это делается следующим образом: в графе 2 проставляют дату поступления на работу в конкретную компанию, в графе 3 указывают реквизиты такой фирмы и должность специалиста, на которой он в прошлом трудился. В 4-ой графе, соответственно, приводят реквизиты подтверждающего документа. Следующей строкой фиксируют сведения об уходе специалиста из фирмы по аналогичному алгоритму.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если в подтверждающих документах специалиста какие-либо сведения отсутствуют/указаны не полностью (к примеру, основание для прекращения трудовых отношений), то в дубликате указываются только те сведения, который известны (п. 7.2 Инструкции).

Как оформить дубликат трудовой книжки - образец

Основываясь на приведенных выше правилах, фирма сможет без труда составить дубликат взамен утраченной по каким-либо причинам трудовой книжки специалиста.

При этом организации нужно не забыть снять копии со всех документов, подтверждающих трудовую биографию специалиста, после чего вернуть их работнику.

Итоги

Пример заполненногообразца дубликата трудовой книжки следует иметь кадровому подразделению каждой компании, во избежание возможных ошибок при его оформлении. Организациям важно знать, что дубликат нужно заполнять только на основе документов, подтверждающий прошлый стаж сотрудника. При этом нужно не забыть на самом дубликате сделать отметку «Дубликат». А если он выдается взамен неутраченной книжке, то на оригинале прописать «Взамен выдан дубликат с такой-то серией и номером».

Порой работнику необходимо подтвердить свое официальное трудоустройство. А поскольку трудовая книжка отдается на руки лишь при расчете, то выдают документальную копию.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Как в 2019 году оформить заверение копии трудовой книжки? Наниматель не вправе выдавать своему сотруднику подлинник трудовой книжки, если только это не связано с прекращением трудовых отношений.

Поэтому во всех случаях, когда сотруднику требуется подтвердить трудоустройство или стаж, оформляется копия документа.

Причем оформлена таковая должна быть надлежащим образом. Как правильно в 2019 году заверяется копия трудовой книжки?

Что нужно знать

Трудовая книжка может потребоваться в самых различных обстоятельствах. Но все трудовые книжки должны сохраняться у работодателя.

Трудовая книжка отдается сотруднику только в день окончательного расчета. Поэтому при надобности предоставления трудовой книжки выдается ее копия.

Для приобретения копии сотрудник подает заявление с соответствующей просьбой на имя . В небольших организациях достаточно устной просьбы.

В трехдневный срок с момента подачи заявления изготавливается и выдается заверенная подобающим образом копия требуемого документа.

Копия сохраняет свою действительность в течение одного месяца. Но если за это время в книжке появились новые записи, то копия становится недействительной.

Следовательно, необходимо изготовление нового документа. Кто вправе оформить копию трудовой и заверить ее?

Как правило, оформлением приема и в организации занимается кадровая служба. Она же ведает ведением и хранением трудовых книжек.

Но в маленьких фирмах нередко вообще отсутствуют кадровые работники. Их полномочия исполняет сам руководитель или бухгалтер.

То есть обращаться за оформлением копии следует к лицу, занимающемуся кадровым учетом. В некоторых случаях копия документа может изготавливаться нотариусом.

Обычно так случается, когда субъект официально не трудоустроен и трудовая хранится у него. Нотариальная копия действительной считается бессрочно, но при условии, что в книжке не появились новые записи.

Определения

Трудовая книга это документ, в каком фиксируются все периоды трудовой деятельности работника.

При приеме на работу любой человек обязан предоставить трудовую книжку работодателю для внесения записи о трудоустройстве.

При отсутствии книжки у работника, к примеру при , сей документ оформляется работодателем.

В период всей трудовой деятельности работников трудовые книжки сохраняются у нанимателя и на руки не выдаются. Получить трудовую можно лишь при увольнении.

Копия трудовой книжки необходима для предоставления по месту требования в различные инстанции.

Понадобиться она может в любых ситуациях, когда при оформлении каких-либо документов требуется подтверждение трудового стажа.

Но законной силой копия трудовой обладает только в том случае, когда она правильно заверена.

Заверение копии любого документа предполагает проставление на ней определенной записи, подписи ответственного лица и печати.

Но при этом требуется правильное оформление. Неправильно проставленный оттиск печати или ненадлежащая запись превращает копию в обычную бумажку, не обладающую никакой юридической силой.

Какова роль документа

Заверенная правильно копия трудовой книжки представляет собой практически аналог оригинального документа.

Ее можно предъявить по требованию любого органа, инстанции или организации. Везде где в документообороте фигурирует трудовой стаж.

К наиболее распространенным ситуациям, когда надобна копия трудовой, можно причислить такие ситуации как:

• оформление ;
• получение государственной субсидии;
• оформление пенсионных выплат;
• процедура ;
• получение загранпаспорта и т.д.

На основании копии трудовой подтверждается период трудовой деятельности.

Но в некоторых случаях ознакомление с записями в трудовой может потребоваться дополнительному работодателю при устройстве на работу . Некоторые должности категорически запрещены к совмещению.

Законные основания

Заверение трудовой книжки процесс довольно распространенный. Каждый кадровик за период своей деятельности сталкивается с этим не раз.

Но вот определенного норматива, регламентирующего порядок заверения конкретно трудовой книжки, законом не предусмотрено.

Руководствоваться следует общими нормами трудового законодательства и нормативами, касающимися документооборота в целом.

То есть применяются положения, регулирующие копирование и заверение любых важных документов.

К тому же формат трудовой книжки предполагает особый характер данного документа.

Некоторые правовые тезы, например , приказы, попросту не могут применяться в отношении этого документа.

Как правильно заверить трудовую книжку

Копия с подобающим заверением трудовой книжки должна быть предоставлена работнику в трехдневный срок с момента получения работодателем письменной формы соответствующего характера.

Сам процесс создания копии не представляет никакой сложности. Копия снимается со всех заполненных страниц.

Заверение копии любого документа можно осуществить двумя способами:

Руководствуясь имеющейся судебной практикой в отношении копий документов, целесообразнее постраничное заверение.

К важным аспектам создания копий относится обязательное указание даты изготовления. Необходимо это для того, чтобы точно подсчитать срок действительности копии.

Любая новая запись делает копию недействительной, даже если период действия еще не истек. Четкие стандарты относительно внешнего вида копии отсутствуют.

Как правило, зависит это от внутренних правил конкретной организации. Порой правильный с юридической точки зрения документ может не приниматься по причине несоответствия утвержденным требованиям.

Необходимо уточнять, какая требуется копия, в структуре, требующей предоставления документа. Нигде не регламентировано и количество разворотов, копируемых на один лист формата А4.

Но наличие более одного разворота на листе может вести к тому, что копия не будет принята и потребуется переоформление.

Порядок действий

Когда сотрудник трудится в настоящее время, то порядок изготовления копии трудовой книги таков:

Заверяется копия сотрудник кадровой службы, главным бухгалтером либо самим руководителем организации.

Когда заверяется вся копия целиком, то заверительная подпись и печать ставятся на последнем листе пронумерованной и прошитой копии.

Нитка, которой прошита копия, выводится на последний лист копии и проклеивается бланком. На нем указываются данные о количестве листов.

Здесь же проставляется заверительная надпись и подпись ответственного лица. Печать также располагается частью на подписи и на информационном бланке.

При проставлении заверительной надписи и печати нужно учитывать некоторые нюансы:

Если на момент изготовления копии трудовой книжки человек не трудоустроен, то для заверения документа нужно обратиться к нотариусу.

Как быть с вкладышем

Вкладыш в трудовую книжку необходим в случае, когда все листы оказываются заполненными и некуда внести новые записи. Заполняется вкладыш на бланке установленной формы по общим правилам.

В трудовую книжку вкладыш крепится посредством вшивания. Как отдельный документ вкладыш не имеет никакой юридической силы.

При оформлении вкладыша в верхней части титульного листа книжки ставится отметка с указанием номера и серии вкладыша. Количество таких отметок и следственно самих вкладышей не ограничено.

Особенность оформления вкладыша в том, что при первом заполнении он заверяется подписью ответственного лица и печатью.

Заверительная отметка ставится на первой странице вкладыша. В случае изготовления копии трудовой книжки с наличием вкладыша процесс ничем не отличается.

Вместе со всеми листами трудовой книжки копируется и вкладыш. Заверяется вкладыш в обычном порядке.

Образец заверенной записи

Многие организации требуют указания в заверительной записи факта настоящего трудоустройства. Как правильно заверить копию трудовой книжки « …работает по настоящее время»?

Иногда пишется «…трудится по настоящее время» или подобное. Но с точки зрения закона такая надпись не совсем правомерна.

Во-первых, само нахождение трудовой книжки у работодателя указывает на факт трудоустройства. К тому же копия должна точно отображать оригинал и наличие дополнительных записей данное правило нарушает.

Но если таково требование получателя, то надпись лучше сделать так, как предусматривают требования конкретного получателя.

Вносить заверительную запись можно как рукописным способом, так и при использовании специального штампа. Посредством штампа можно выполнять и часть записи или полный ее вариант.

Например, оттиск печати может содержать запись «Копия верна». Ответственному работнику остается только проставить дату и свою подпись.

Если работодатель является индивидуальным предпринимателем и работает без печати, то заверение осуществляется посредством подписи с расшифровкой.

По какому назначению

Основное требование к копии трудовой книжки это ее разборчивость и надлежащее заверение.

Но при этом требования к заверительной подписи могут несколько отличаться в зависимости от организации, куда предоставляется копия.

Что касается распространенных ошибок, которые недопустимы в любом случае, то они таковы:

Для банка

Банку копия трудовой книжки необходима для подтверждения трудоустройства субъекта и наличия у него стабильного дохода, то есть для кредита.

В целом копия составляется по общим правилам. Но есть и отдельные нюансы, характерные для конкретного банковского учреждения.

Уточнять их нужно непосредственно у получателя. В общем можно отметить следующие:

Фото: пример записи в трудовой книжке

На загранпаспорт

До принятия , вступившего в силу 7.04.2013, при оформлении заграничного паспорта требовалось обязательное предоставление копии трудовой книжки, заверенной работодателем, или ее оригинала при отсутствии факта трудоустройства.

Теперь такое требование больше не применяется. Необходимые сведения о трудовой деятельности указываются в специальной анкете.

При этом требование сотрудников ФМС предоставить трудовую книжку или ее копию для оформления загранпаспорта в настоящее время считается неправомерным и гражданин вправе пожаловаться на действия представителей службы.

Как правильно заверить трудовую книжку в 2019 году и при этом соблюсти все требования законодательства? Расскажем об этом.

Читайте в нашей статье:

Правила заверения трудовой книжки

Копия трудовой предоставляется в течение 3 дней по письменному заявлению сотрудника на имя руководителя, в котором указана причина запроса. Отказать в этом кадровый специалист не имеет права (62 ст. ТК). Если организация малочисленна, допустимо и устное заявление, но лучше все-таки сделать все правильно. Указывать организацию-получателя не обязательно, но это в интересах самого работника: так «кадровик» сможет сделать документ с учетом требований получателя.

В то же время выдавать книжку на руки до момента увольнения нельзя (за исключением случаев, когда оригинал требуется для Пенсионного фонда). Следовательно, необходимо сделать копию.

Это может быть распечатанный скан документа или перенабранный и распечатанный текст, который заверяется. Копия трудовой может потребоваться во многих случаях: чаще всего для того чтобы получить в банке финансовый кредит либо подтвердить резюме, обосновать запрос на получение визы и т.д. Также она может потребоваться и самому работодателю, для расчета пособий.

Если выбран метод сканирования, необходимо оставить оригинальный размер документа, а не масштабировать его «для читабельности». Излишне говорить о том, что изображение должно быть не затемнено, а все буквы и цифры – отчетливо видны и понятны. Поправки и дополнения недопустимы, поэтому перед процедурой необходимо проверить актуальность и полноту сведений о сотруднике.

Порядок оформления документа:

Найдите нужный вам образец документа по кадровому делопроизводству в журнала "Справочник кадровика". Эксперты составили уже 2506 шаблонов!

Важно отличать копию трудовой книжки от выписки, то есть копирования части сведений. Это понятие утверждено в Правилах ведения и хранения трудовых книжек (утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225), п. 7. В таком случае достаточно обработать титульную страницу и лист с необходимыми сведениями. Далее выписка заверяется по тем же правилам.

Заверение копии трудовой книжки с 1 июля 2018 года

Росстандарт изменил правила заверения документов не так давно. Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 должен был начать свое действие еще в июле 2017 года, однако оно было отсрочено до 30 июня 2018-го (приказ № 435-ст).

Основное изменение – указание места хранения оригинала документа . Если он хранится в деле, необходимо указать и реквизиты дела .

Впрочем, уже сейчас можно в работе ориентироваться на новые правила. Такие копии будут приняты без проблем, наравне со «старой версией», а вот с 1 июля - только по новому ГОСТу.

Запись “работает по настоящее время” в трудовой

Бывают случаи, когда требуется отметить, что сотрудник продолжает свою деятельность на данном рабочем месте (например, если заверенная копия нужна для получения банковского кредита). Здесь возможно использовать разные варианты формулировок. Более распространенной и точной является фраза: «Осуществляет трудовую деятельность в (обозначить) должности по настоящее время». Но правильным будет и: «Работает по настоящее время».

Заверяющая запись ставится только на копии трудовой и удостоверяется печатью организации и подписью ответственного лица.

Кто заверяет копию трудовой книжки

Если книжка находится на руках у гражданина, надо обратиться к нотариусу, который и заверит подлинность копии. В большинстве случаев нотариусы просят предоставить уже отсканированные страницы, иногда скан делается на месте.

На предприятии право заверять документы имеется у тех сотрудников, на кого это возложено должностными обязанностями. Обычно это работники кадрового отдела, руководитель предприятия или главный бухгалтер – в тех случаях, если на предприятии нет отдельного кадрового подразделения. В тех случаях, когда заверить трудовую необходимо самому генеральному директору, право на процедуру имеет учредитель либо кадровый специалист (но только основного, головного офиса).

Срок действия копии трудовой книжки

Как и любой юридический документ, копия трудовой имеет ограниченный период действия, напрямую связанный с правилами учреждения, в которое необходимо ее предоставить. Поэтому лучше узнать о сроке действия конкретной инстанции, чтобы не столкнуться с необходимостью приходить повторно. Обычно этот срок составляет до 14 до 60 дней.

Если документ нужен для получения кредита, то есть некоторая зависимость от запрашиваемой суммы: чем больше денег хочет получить человек, тем короче срок годности у справки.

Обратите внимание: это не касается вопросов подтверждения стажа, тут записи рассматриваются как бессрочные.

Обратите внимание

Если сотрудник уже уволился и в настоящий момент нигде не работает, заверением должен заниматься нотариус, а не «кадровик» с предыдущего места работы. Однако работодателю целесообразно все же оставлять у себя копии трудовых -всех сотрудников.

Сразу скажем, вступление в силу нового ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Требования к оформлению документов» перенесен приказом Росстандарта от 25.05.2017 N 435-ст на 1 июля 2018 года . До этого момента действует постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст и ГОСТ Р 6.30-2003 .

Как правильно заверить копию трудовой книжки: правила заверения до 1 июля 2018

• Заверение копий выполняет лицо, которому предоставлено такое право локальным нормативным актом организации или доверенностью. Это может быть сотрудник отдела кадров или бухгалтер организации, если на него возложена функция ведения кадрового документооборота, а отдел кадров отсутствует. В противном случае бумаги заверяются у генерального директора.
• Согласно п. 3.26 Постановления Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст, лицо, заверяющее документ, пишет «Верно», затем указывает свою должность, ставит подпись и расшифровку, проставляет дату. Эта заверительная надпись должна захватывать заверяемые данные, но не закрывать и не перекрывать их.
• Отсканировать (распечатать) необходимо все заполненные листы трудовой книжки или иного документа, включая титульный. Каждый лист копии должен содержать напечатанный текст только с одной стороны. Если распечатка или ксерокопия выполнены с обеих сторон листа, его могут не принять. Текст после печати должен быть четким и хорошо читаемым.
• Заверение копии трудовой книжки и любого другого документа можно осуществить двумя способами: постранично или комплектом . В первом случае заверительная надпись и печать компании проставляются на каждом листе копии. Во втором случае, листы копии нумеруются и прошиваются по левому краю так, как это делается в нотариальных конторах. На обратной стороне последнего листа необходимо «запломбировать» концы нити бумажной наклейкой и указать на ней количество листов в копии. Здесь же проставляется заверительная надпись и подпись ответственного лица. Печать компании располагается так, чтобы частично затрагивать должность и подпись ответственного лица на бумажной наклейке, а частично лист копии.
• Как правило, достоверность данных подтверждается еще и печатью организации-работодателя. Однако, в постановлении Госкомстандарта N 65-ст на этот счет сказано, что это допускается, но не обязательно. Кроме того, в нашей стране ряд компаний освобождены от обязанности иметь круглые печати, поэтому они физически не могут их проставлять. Но заверенные ими копии документов будут иметь такую же силу.
• В некоторых случаях работник может попросить написать фразу: «Работает по настоящее время». Законодательно запрет на это не установлен, поэтому делать соответствующую запись допустимо.

Как правильно заверить копию трудовой книжки — новый стандарт с 1 июля 2018

С 1 июля 2018 года вводятся разные требования к заверению копий или выписок из трудовой книжки в зависимости от назначения: В случае заверения документов для сторонней организации , под реквизитом «Подпись» следует указать местонахождение документа, с которого копия была снята. Запись может звучать следующим образом: «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N … за … год». Если компания не включила в номенклатуру дел трудовые книжки как одно дело, то в отметке о месте хранения трудовой книжки можно, например, указать: «Подлинник документа находится в отделе кадров (наименование организации)».

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

Если копия документа заверяется для использования внутри компании , запись о местонахождении оригинала вносить не нужно.

Обращаем внимание , что инициалы указываются в таком же порядке, в каком они упоминаются в аббревиатуре Ф.И.О., т.е. пишем «Иванов А. Г.», а не «А. Г. Иванов».

Важно! Печать компании проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица , подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати») [п. 5.24 ГОСТ Р 7.0.97-2016 ].

Другие изменения по новому ГОСТу Р 7.0.97-2016 с 1 июля 2018 года

НОВЫЕ РЕКВИЗИТЫ:

• Гриф ограничения доступа к документу . Ставят на документах с информацией, доступ к которой ограничен. Проставляют гриф в верхнем правом углу первого листа документа, проекта на границе верхнего поля листа. В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством РФ.
• Наименование структурного подразделения — автора документа (в том числе филиала, отделения, представительства, коллегиального, совещательного или иного органа) используется в бланках писем и бланках конкретных видов документов соответствующих подразделений (органов) в соответствии с локальными нормативными актами и указывается под наименованием организации.
• Наименование должности лица — автора документа используется в бланках должностных лиц и располагается под наименованием организации или наименованием территории (края, области, автономной области и др.), если документ издает руководитель органа власти субъекта Российской Федерации, муниципального образования.
• Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:
  • а) место размещения отметки об электронной подписи должны соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;
  • б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;
  • в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;
  • г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

  Отметка об электронной подписи включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти, товарного знака организации в соответствии с действующим законодательством.

ИЗМЕНЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ:

• Адресат . Если направляем документ по е-mail/факсу, допустимо указать только номер факса или электронную почту получателя. Если адресат – должностное лицо, перед фамилией следует указать «г-ну» или «г-же» (п. 5.15 ГОСТ Р 7.0.97-2016).
• Дата документа . Если месяц в дате документа указан словом, то день месяца от 1 до 9 пишем без нуля (п. 5.10 ГОСТ Р 7.0.97-2016). То есть указываем дату следующим образом: 08.03.2018 или 8 марта 2018 г.
• Текст документа . В новом ГОСТе прописано, каким шрифтом печатать кадровые документы и через какой межстрочный интервал. Желательно оформлять реквизиты шрифтами:

  Times New Roman, размер 13–14; Arial, размер 12–13; Verdana, размер 12–13; Calibri, размер 14.

  Текст документа следует печатать через один-полтора интервала с абзацным отступом 1,25 см. В письмах рекомендуется использовать фразы делового этикета: вступительное обращение «Уважаемый» и заключительную этикетную фразу «С уважением». Многостраничный документ позволительно печатать на лицевой и оборотной сторонах листа.

• Отметка об исполнителе . Включает фамилию, имя, отчество полностью, номер телефона. В качестве дополнительной информации: наименование должности, структурного подразделения, электронную почту (

При заверении копий кадровых документов, в том числе трудовых книжек, руководствуются ГОСТ. С 1 июля 2017 года заверять копии трудовых книжек надо по-новому. Подробнее об этом - в статье.

С 1 июля 2017 года должны были вступить в силу новые правила оформления кадровых документов и их копий. Но Росстандарт приказом от 25.05.2017 № 435-ст продлил срок перехода на новый ГОСТ Р 7.0.97–2016 еще на один год. Поэтому пока при заверении копий трудовых книжек можно руководствоваться ГОСТ Р 6.30-2003 (утв. постановлением Госстандарта от 03.03.2003 № 65-ст). Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 в обязательном порядке надо будет применять с 1 июля 2018 года.

Несмотря на отсрочку, применять новые требования можно и сейчас. Обновленный стандарт касается всех кадровых бумаг. По-новому надо заверять копии трудовых и ставить в документах отметки об электронной подписи. О том, как правильно это делать, расскажем далее.

Как заверить трудовую книжку с 01.07.2017

Копия трудовой может понадобиться, если ее попросил сотрудник либо компания может оформить ее для личного пользования. Например, чтобы остались сведения на случай потери оригинала.

С 1 июля 2018 года нужно по-разному оформлять копии для внутреннего пользования и документы, которые компания передает работникам или в какие-либо ведомства.

Каждый разворот трудовой книжки откопируйте на отдельном листе бумаги А4. На первом листе проставьте отметку "Копия", на последнем внесите отметку о том, что копия заверена.

Если оформляете копию для внутреннего пользования, внесите запись "Верно", а строчкой ниже запишите должность сотрудника, который подготовил документ. Затем он должен проставить свою подпись и расшифровку Ф.И.О.

Копию для сотрудника оформите в течение трех рабочих дней с момента, как он обратился с заявлением (ст. 62 ТК РФ). Так как книжка нужна работнику для внешнего пользования, отметку о заверении оформляйте так. Под записью "Верно" и подписью ответственного сотрудника сделайте отметку о том, где хранится копия документа (см. образец ниже).

Запишите, что подлинник находится в отделе кадров.

В копиях ставьте печать организации, если не отказывались от штампа. Оттиск печати ставьте так, чтобы он захватывал должность, но не подпись работника, который подготовил копию.

После того как копия книжки будет готова, пронумеруйте все листы и сшейте их. Чтобы скрепить их, нанесите наклейку с надписью

"Верно. Прошито и пронумеровано _ листов"

Затем проставьте дату и подпись с расшифровкой Ф.И.О., кто заверил документ.