Для всех ведущих трудовую деятельность в сфере перевозок термин в заголовке знаком, хоть он в российской практике и не очень распространен. Большинство же людей не в курсе, что это - инвойс. В статье мы не только разберем детально это понятие, но и посмотрим, как правильно заполнять документ, каким он может быть.

Что это?

Инвойс - документ, характерный для международной коммерции. В нем содержится перечень отправляемой продукции, ее количество, стоимость, формальные особенности изделий, условия для отправки, данные об адресанте и адресате. Выписка инвойса (кроме сделок с предоплатой) - символ того, что покупатель обязан оплатить указанный в нем товар.

Коммерческий invoice - основной документ, требуемый таможенными службами для проверки международных отправлений. Его наличие необходимо для всех товаров (кроме отправляемых документов), перемещаемых через государственные границы.

Что касается России, стран СНГ, то тут отсутствуют аналоги подобной документации. Порой на вопрос "Что это - инвойс?" отвечают, что это счет-фактура. Что неверно. Счет-фактура - документация для налогового контроля. В нашей реальности инвойс - это больше счет на оплату, применяемый при международных поставках.

Особенности документа

Что такое инвойс и счет-проформа? Основание для перечисления оплаты. Поэтому его выписывают одновременно с отгрузкой продукции покупателю. Всего же существует две формы документа:

• Проформа-инвойс. Для тех договоров, при которых покупатель должен перечислить аванс продавцу. Ключевое отличие этой формы - некоторые данные в ней предварительные.
• Собственно коммерческий инвойс. Содержит фактическую точную информацию, которая основывается на сведениях об отгрузке товаров, выполнении работ, оказании услуг.

Составлять такой документ можно на любом языке, одинаково понятном партнерам. Чаще всего это английский.

Тонкости заполнения

Продолжаем разбирать, что такое инвойс, как выглядит документ. В себе он обязательно должен содержать следующее:

• Наименование адресанта, его юридический адрес.
• Визирование (подпись) документа в международной практике необязательно.
• Наименование продукции, ее цена и количество берется из контракта.
• Счет-проформа может содержать сведения о допустимых отклонениях от контракта.
• Базовые поставочные условия берутся также из соглашения (контракта). Чаще всего их определяет "Инкотермс" (Международные правила толкований торговых понятий).
• Общая стоимость чаще всего выражается в той валюте, что указана в контракте. В противном случае указывается по какому курсу (дата перевода) будет осуществляться конвертация. Обозначают валюту общероссийским буквенным кодом из классификатора ОК 014-2000.
• Условия платежа в фактуре-инвойс - это банковские реквизиты. Расчетный счет, адрес и название банка, свифт-код, корреспондентский счет, иные частности платежа.

Мы можем увидеть образцы инвойса различных форматов. Чаще всего используется корпоративный бланк отправителя. При отсутствии оного информация печатается на обычном листе бумаги.

Инвойс: каков порядок его заполнения?

Документ обязательно должен содержать в себе следующие данные:

• Дата отправки.
• Ссылка на экспортную документацию - номера заказа, самого инвойса.
• Полное имя и адрес адресанта.
• Полное имя и адрес адресата.
• В случае если адресант и импортер - не одно лицо, также указывается полное имя и адрес последнего.
• Государство-экспортер.
• Страна-производитель товаров.
• Государство, где находится пункт конечного назначения.
• Номера авиатранспортных накладных.
• Обязательное описание каждой позиции продукции.
• Виза отправителя грузов, дата заполнения.
• Указание международных стандартизированных условий поставки.

Описание товаров в документе

Продолжаем рассказывать о заполнении инвойса. Каждую позицию товара в нем необходимо описать подобным уровнем:

• Наименование продукции.
• Основная сфера ее использования.
• Серийный номер (если это применимо).
• Тарифный гармонизированный номер (если есть сведения о нем).
• Численность продукции.
• Материал, из которого она изготовлена.
• Номера позиции, пункта (если известны).
• Тип упаковки.
• Вес товара.
• Площадь, объем занимаемого места.
• Единицы измерения.
• Цена за единицу.
• Общая стоимость поставки.

В перечне выше - минимум информации о товаре, что может быть указана.

Требования к описанию продукции

Что это - инвойс? Всегда полное описание отправляемой продукции. Оно должно отвечать на четыре основных вопроса:

• Что это?
• Из чего оно сделано?
• Какое число?
• Как будет использоваться?

Обязательна также следующая разбивка:

• Наименование товара.
• Цена за единицу.
• Общая стоимость.
• Номинальная цена.
• Страна-изготовитель.

Особые требования к описанию товаров

Для некоторых отправляемых наименований требуется определенного вида описание.

Текстиль:

• Процентный состав материала (100 % лен, 50 % полиэстер/50 % хлопок и проч.)
• Способ производства материала - тканный, вязанный.
• Для кого предназначено изделие - мужчины, женщины, дети.
• На образцах ставят метку: MUTILATED SAMPLES. NOT FOR RESALE.

• В описании - формулировка Unsolicited gift.
• Полная характеристика и стоимость входящих в презент изделий.

Часы (настольные и настенные) - стоимость отдельно гальванического элемента, корпуса, подвижных составляющих, натуральных камней (если есть).

Химические вещества:

• Название, описание (необходимо для классификации вещества).
• Обязательная отметка следующего содержания: "Все химические вещества в данном грузе соответствуют постановлениям по TSCA, принятым общемировым нормам. Нет компонентов, которые бы нарушали предписания TSCA или отдельные его акты".
• Можно ограничиться и краткой меткой: "Все хим. вещества отправления не подлежат контролю по TSCA".

Всевозможные биологические образцы:

• Происхождение ткани - человеческое, животное, проч.
• Причина отправления - тестирование, эксперимент.
• Способ транспортировки образца.
• Срок хранения.
• Копия разрешения на вывоз/ввоз или его номер.

Упаковывание инвойса

К отправлению обычно прилагается один визированный оригинал документа с пятью копиями. Отметим, хотя бы одна копия всегда должна сопровождать груз!

Место для хранения коммерческих инвойсов - клейкий карман на упаковках для международных отправлений. Туда же обычно укладывается и авиатранспортная накладная.

Не лишним будет поместить еще одну копию инвойса вовнутрь упаковки.

Проверка

Перед отправлением груза с коммерческим инвойсом необходимо проверить следующее:

• Наличие как одного оригинала, так и 5 копий документа.
• В инвойсе обязательно должно быть полное описание всего содержимого груза. Если у вас есть сомнения, что оно недостаточно всеобъемлющее, то все же нужно не полениться дополнить характеристику более конкретными данными.
• В коммерческом инвойсе обязательно должна быть прописана объявленная ценность всего содержимого груза. Обратите внимание и на то, что для таможенных служб лучше всего ее указывать в валюте государства вашего адресата.
• В случае, когда вы отправляете два и более товаров, не лишним будет проверить разбивку стоимости по каждой из разновидностей продукции. При этом общая объявленная ценность для всего отправления также должна быть указана. Если ее нет, то попросите ответственное лицо рассчитать данную величину и вписать ее в документ.
• Хоть не для всех отправлений является обязательным данный факт, мы советуем проверить коммерческий инвойс на имение подписи отправителя. Этот тот случай, когда лучше всего перестраховаться. Если она не понадобится, то документ не будет считаться испорченным. А если виза нужна, но вовремя не проставлена, то с поставкой уже возникнут серьезные проблемы.

Коммерческий инвойс - международный документ, составляемый для различного рода отправлений. В России как аналогов его самого, так и проформы пока нет. Неверно считать равнозначной инвойсу бумагой отечественный счет-фактуру. При заполнении этого документа важно быть внимательным. В частности, проверять подробное описание всех помещенных в посылку, контейнер грузов, их объявленную стоимость, дополнительные сведения для особой продукции.

Грузосопроводительным документом, который предоставляет компания-поставщик на партию товара, является инвойс или счет-фактура. Наиболее употребимая форма коммерческого документа оформляется на фирменном бланке, но можно составить счет-фактуру и на обычной бумаге. Для удобства отправителей образец заполнения инвойса в формате PDF предоставляют веб-сервисы юридических компаний (на нашем сайте есть образец в разделе ).

Коммерческий инвойс является подтверждением факта отгрузки экспортируемого товара продавцом, но не удостоверяет его продажу. Дополнительным назначением инвойса является установление страны происхождения товара и использование его в качестве накладной.

Структура коммерческого инвойса

При оформлении счета имеются отраслевые особенности, но обязательным является заполнение общих элементов структуры счета. Правилами оформления документа предусмотрено описание шести основных частей образца инвойса на товар:

1. Номер и дата документа. В схеме нумерации можно предусмотреть кодирование не только хронологической последовательности операции, но и других важных моментов (сроков).
2. Данные о стране происхождения продукции , т. е. об отправителе – продавце товара. Сюда включаются сведения об экспортирующей компании – ее полное наименование, контактные данные, платежная и юридическая информация. Для плательщика НДС обязательным является указание регистрационного номера.
3. Правила ведения бизнеса . В данный раздел вносится серия, номер и дата заключения контракта, фиксируется дата окончательного расчета за поставку, наименование валюты, условия международной поставки.
4. Сведения о получателе . Раздел включает наименование и адрес заказчика с уточнением конкретного исполнителя расчетов (отдела крупной компании).
5. Информация о товарах . Детализированный перечень – – включает описание поставляемого груза с указанием:
   • единицы измерения;
   • количества товара (по каждому наименованию);
   • сведений об упаковке;
   • кода товара согласно ТН ВЭД;
   • цены за единицу каждого наименования;
   • скидки к цене (если оговорено условиями);
   • итоговой суммы, подлежащей оплате.
6. Полное описание условий оплаты (чек, банковский перевод и т. д.), а также упоминание о размере возможного начисления пени в случае просрочки платежа.

Коммерческий инвойс подписывается должностным лицом компании-поставщика и ее главным бухгалтером с указанием их Ф. И. О. и заверяется печатью отправителя.

Особенное условие оформления счета-фактуры – перевод

В соответствии с приказом Государственного таможенного комитета (ГТК РФ) №1467/18.12.2003 должностные лица таможни вправе потребовать перевода на русский язык коммерческого инвойса, предоставленного компанией-экспортером на языке страны происхождения. Это условие не выдвигается, если заполнен образец английского инвойса ().

Сложность перевода заключается в воспроизведении на русский язык иностранных названий обилия продукции, ее артикулов, кодов и другой информации. Таможенная служба может потребовать, чтобы перевод был подтвержден подписью должностного лица и печатью организации, делавшей перевод.

Для оформления качественного коммерческого инвойса можно использовать либо шаблоны, либо полноценное программное обеспечение. Специфика такого оформления и рассылки счетов-фактур предполагает обязательное создание аккаунта, посредством использования которого можно сохранять все созданные ранее документы, высылать счета клиентам. При этом полная сумма, выставляемая к оплате, будет подсчитываться автоматически.

Вы можете заказать услуги.

Внимание!!! с конца 2016 года почта России ужесточила правила приема заявления на розыск посылки и требует прикладывать копии квитанции или чека об оплате почтового отправления.

Многие покупатели Алиэкспресс сталкивались на форумах с советами просить у продавца инвойс. Но обычный человек, далекий от бухгалтерии не знаком с данным понятием. Давайте разберемся вместе, что такое инвойс и как он выглядит? В каких ситуациях он требуется? Как просить у продавца инвойс? И чем инвойс может быть полезен покупателю? Какие есть заблуждения и мифы про инвойс и почему он не является доказательством отправки товара?

Зачем покупатели просят у продавцов Алиэкспресс инвойс?

Обычно покупатели просят у продавца инвойс в двух ситуациях. Первая- когда посылка потерялась и нужно написать заявление на ее розыск. Почта России просит предоставить для данного заявления документ об отправке посылки, которую продавец получает, отсылая вам товар.

И вторая ситуация, когда покупатель, путая инвойс и квитанцию об отправке, хочет удостовериться в том, что продавец отправил ему посылку. Но в данном случае инвойс не является подтверждением отправки. Что ввобдит многих покупателей в заблуждение.

Что такое инвойс?

Формально инвойс - это не квитанция об отправке товара, а договор между отправителем и адресатом, в котором имеется перечень товаров, их количество и цена, формальные особенности товара (цвет, вес и т. д.), условия поставки и сведения об отправителе и получателе. Этот документ подтверждает, что товар отгружен согласно условиям поставки. Именно поэтому продавцы высылают очень разные виды подобных документов. То есть этот документ не сообщает нам ничего об отправке товара. В России нет аналога данного документа. Близкий по смыслу документ- счет-фактура. В России инвойс используется только при международных отправлениях товаров.

Соответственно, так как инвойс - это документ, который составляет сам продавец, то будьте готовы, что при запросе этого документа вам могут прислать его в любом формате: распечатанный файл в формате Word, Exel, и просто отсканированный и распечатанный документ с печатью магазина и подписью продавца.

При розыске посылки подобного документа будет достаточно.

Как выглядит инвойс.

В основном продавцы высылают подобный отсканированный документ с печатью магазина и подписью:

Часто подобный документ сотавляется в формате Exel:

А вот пример инвойса в формате Word :

Продавец не высылает инвойс. Что делать?

Если вам нужно разыскать посылку, но на ваш запрос выслать инвойс продавец ничего не отвечает, то не стоит отчаиваться. У вас есть выход. Можно либо составить подобный документ самостоятельно, основываясь на имеющихся данных вашего заказа. Некоторые покупатели делают распечатку деталей заказа, где видно адрес получателя, трек номер посылки и наименование товара. Для заполнения заявления данные про вес посылки можно найти в описании товара.

Является-ли инвойс доказательством отправки посылки.

Если вы запрашиваете у продавца инвойс в качестве доказательства отправки посылки, то подобный документ не сможет служить подтверждением данного действия. Соответственно, единственным подтверждением того, что посылка была отправлена является квитанция с почты. Почему же продавец не высылает ее при запросе?

Во-первых, у продавца может не быть данной квитанции. Так как зачастую товар отправляется партиями, к продавцу приходит на дом курьер, трек номер бронируется заранее. И в итоге на руках у продавца остается что-то типа товарного чека с перечнем отправлений. И для того, чтобы ему получить квитанцию об отправке, продавцу нужно с этим чеком идти на почту и запросить полноценную выписку. Что обычно продавцу делать лень при каждом запросе перепуганного покупателя. Соответственно, ему проще сделать инвойс или любой документ, похожий на документ об отправке. Вплоть до скринов с систем отслеживания трек номеров.

А во-вторых, если вы запросили именно инвойс, то продавец его и вышлет. Так как это- нормальная практика при международных пересылках.

Квитанция об отправке посылки.

Документом, подтверждающим отправку посылки, который является договором между отправителем и почтой, является квитанция или чек об отправке посылки.

На почте России чек выглядит следующим образом:

Если продавец отправляет посылку самолично на почте Китая или EMS, то китайская квитанция выглядит так:

В зависимости от почты и курьерских служб, могут быть другие формы документов от отправке.

Надеемся, что данная статья поможет вам в прояснении ситуации, какие именно документы может прислать продавец для подтверждения отправки посылки, какие гарантии они могут давать, чем могут быть полезны и как их можно использовать.

Заполнение инвойса происходит в случаях отправки различного рода товаров за границу. Данный грузосопроводительный документ является аналогом отечественного и требуется для предоставления на таможне.

ФАЙЛЫ Открыть эти файлы онлайн 2 файла

Кто оформляет документ

Оформляется инвойс представителем предприятия, поставляющим товар за границу. Это может быть любой сотрудник, уполномоченный на отправку товарно-материальных ценностей в зарубежье, а также оформление и подписание сопутствующих документов. Помимо прочего этот человек должен владеть английским языком (или другим – в зависимости от того, в какую страну направляется груз), поскольку часть инвойса заполняется на языке того государства, в котором находится получатель.

Инвойс выписывается непосредственно в момент отправки груза и направляется заграничному партнеру. Таким образом, данный документ является официальным основанием для проведения оплаты покупки.

Разновидностью инвойса является проформа-инвойс, который составляется в тех случаях, когда в соответствии с договором иностранный покупатель предварительно вносит аванс (предоплату). По большей части он является копией обычного инвойса за исключением того, что некоторые сведений в нем – неокончательные или неподтвержденные.

Для чего нужен инвойс

Цель инвойса – зафиксировать перечень товаров, переправляемых в другую страну, их наименование, количество, стоимость и пр. параметры. Он является свидетельством факта погрузки товарно-материальных ценностей и одновременно с этим обязывает покупателя оплатить груз в соответствии с обозначенными условиями (за исключением тех ситуаций, когда была произведена предоплата).

Правила составления инвойса

На сегодняшний день унифицированного, обязательного к применению образца инвойса нет, так что организации могут разрабатывать шаблон документа в зависимости от собственных потребностей и в соответствии с обстоятельствами. В любом случае он должен содержать:

• реквизиты компании-отправителя (ее полное наименование и адрес),
• те же данные об организации – получателе,
• список отправляемого товара с описанием его характеристик: количества, объема, веса, целей использования, цены и т.д.

Чем более сложный или дорогой товар отправляется, тем тщательнее и подробнее следует его описывать.

К заполнению инвойса необходимо относиться очень внимательно, поскольку он является важнейшим документом, не только фиксирующим сам факт отправки груза с определенными показателями, но и позволяющим доставить товар в нужные сроки. Неправильно оформленный документ может существенно задержать груз на таможне (вплоть до месяца), что порой может негативным образом отразится на отношениях между продавцом и покупателем.

Если есть какие-то сомнения в корректности заполнения документа, лучше не полагаться на «авось», а проконсультироваться у специалиста.

Правила оформления инвойса

Инвойс может быть заполнен как от руки, так и в печатном виде, как на стандартном листе А4 формата, так и на фирменном бланке организации – последний вариант особенно удобен, так как он содержит все необходимые реквизиты фирмы-отправителя. Документ обязательно должен быть заверен «живой» подписью отправляющего лица. Печать на нем ставить не обязательно (хотя пометка о ней и присутствует), поскольку с 2016 года юридические лица законом освобождены от необходимости использовать в своей работе печати и штампы.

Инвойс составляется в шести экземплярах (оригинал и пять копий), каждый их которых находит себе применение.

• Один из них кладется внутрь посылки,
• второй, так называемый отгрузочный – в специальный кармашек для авиаотправлений (вместе с транспортной накладной),
• третий остается у отправителя,
• четвертый пересылается получателю,
• пятый и шестой – остаются у перевозчика.

Как проверить документ

Перед отправлением необходимо еще раз тщательно убедиться в том, что все необходимые сведения о грузе внесены в сопроводительный инвойс.

Первое на что нужно обратить внимание: правильность и полноту внесенной информации в перечень отправляемого груза, далее надо удостовериться в том, что объявленная ценность товаров для таможни указана в валюте именно той страны, в которую «уходит» груз.

В тех случаях, когда пересылается более двух видов товаров, надо проверить разбивку стоимости по каждому наименованию и, если не указана общая объявленная ценность всех товаров, указать ее. Также нужно убедиться в том, что число копий соответствует норме.

Образец составления инвойса