Открыть трудовую книжку с записью. Оформление трудовой книжки. Вкладыш в трудовую книжку

Каждый официально трудоустроенный человек имеет трудовую книжку. Это основной документ, в котором отражаются все сведения о трудовой деятельности. Она должна быть правильно оформлена. Существуют правила, которые утверждены на законодательном уровне: Постановление Правительства РФ № 225 и Постановление Минтруда РФ № 69, в которых утверждены форма трудовой книжки, ее образцы, правила ведения оговоренного документа, а также порядок обеспечения бланками предприятий с освещением некоторых моментов оформления книжки о труде.

Трудовая книжка является документом, который необходимо предъявить при трудоустройстве. Но где её взять, если человек выходит на работу впервые? В п. 8 Постановления № 225 сказано, что при первичном трудоустройстве, трудовую книжку на своего нового работника заводит сам работодатель. Он не может попросить работника её купить, она должна быть приобретена за счёт средств работодателя. Запись о приёме на работу должна быть обязательно отражена в трудовой. У кадровика есть 5 дней на это. Если он этого не сделает в отведённый срок, ему грозит штраф.

Как получить трудовую книжку

В п. 3 Постановления № 225 сказано, что каждая компания, планирующая принимать в свой штат работников и заключать с ними трудовой договор, должна закупить бланки трудовых книжек. Делается это за счёт собственных средств самой компании, а не за счёт средств молодых работников.

Бланки трудовых книжек должны храниться в отеле кадров. За их сохранность отвечает отдельный работник, хотя ответственности за утерю бланка трудовой не предусмотрено. Это не бланк строгой отчётности, поэтому особых условий хранения не требуется.

Для кого нужны новые бланки?

1. Для тех работников, которые трудоустраиваются на работу в первый раз. Так как трудовая книжка – это обязательный документ при трудоустройстве, то её необходимо получить. На основании имеющихся у нового работника документов работник отдела кадров заполнит титульную страницу;
2. Для тех работников, кто потерял или утратил документ. Работодатель должен выдать дубликат. Трудовая книжка должна быть правильно оформлена и заполнена. Этим занимается работник отдела кадров, в чьи обязанности входит ведение и заполнение данной книжки.

В первую очередь нужно заполнить титульный лист. Сведения вносятся на основании документов:

• паспорта, в котором указаны личные данные нового работника;
• диплома или иного документа об образовании, подтверждающего квалификацию и прочие «трудовые» качества.

Запись о приёме на работу делается от руки, на основании приказа, выпущенного по предприятию. Работник должен знать, что писать заявление с просьбой выдать ему бланк трудовой книжки, по тем или иным причинам, он не должен.

Однако на некоторых крупных предприятиях заявление о выдаче новой трудовой книжки нужно будет написать. Но это необходимо сделать не при первичном трудоустройстве, а при утере или механической гибели документа. То есть при получении дубликата. Такая мера необходима потому, что на предприятии большой кадровый учёт.

Где получить трудовую книжку

У работодателя в отделе кадров хранятся бланки трудовых книжек. А работодатель может приобрести их в любом месте:

• в магазине канцелярских товаров;
• в киосках с печатной продукцией;
• в иных местах.

Трудовые книжки доступны для покупки. Не нужно предъявлять документы при их приобретении. Купить можно сколько угодно бланков. Придя в первый раз устраиваться на работу, молодой специалист должен обговорить этот факт с работодателем. Последний должен взять на себя предоставление и оформление трудовой книжки.

Работодатель не имеет права просить или требовать у работника приобретения этого документа за его деньги. Бланки трудовых книжек приобретаются за счёт собственных средств работодателя.

Как получить трудовую книжку впервые

Чтобы получить свою первую трудовую книжку, необходимо трудоустроиться. Согласно ст. 63 ТК РФ, приём на работу несовершеннолетних возможен, но при соблюдении определённых правил и предоставлении им льгот и гарантий. Минимальный возраст, с которого возможно трудоустройство, это 14 лет. Следовательно, и трудовую книжку можно завести с 14 лет.

Но есть несколько нюансов при выдаче книжки несовершеннолетнему работнику:

• если он ещё не получил паспорт, то сведения на титульном листе отражаются на основании свидетельства о рождении;
• работник вряд ли успел получить какое-либо образование, кроме школьного, поэтому данные будут внесены на основании справки из школы (или иного учебного заведения).

Работник может сам заранее позаботиться о себе и приобрести бланк трудовой книжки, но заполнять самостоятельно титульный лист он не может. Кадровик примет документ, если он будет чистый. Если же работник сделает запись своей рукой, то книжка уже будет недействительна. Первая запись делается в течение 5 дней после того, как будет издан приказ о приёме. То есть сначала работник пишет заявление о приёме на работу, потом работодатель заключает с ним трудовой договор, потом издаётся приказ. И только после этого делается первая запись.

Запись должна выглядеть так:

• графа 1 – это порядковый номер. Как правило, ставится цифра «1»;
• графа 2 – это дата приёма на работу. Здесь указывается дата заключения трудового договора;
• графа 3 – название работодателя, оно указывается полностью, как в учредительных документах. Затем указывается должность, на которую принят соискатель;
• графа 4 – реквизиты приказа о приёме на работу. Это номер приказа по порядку и дата его издания.

После того как первая запись будет внесена, трудовую книжку необходимо зарегистрировать в журнале движения книжек. Сюда вносятся:

• личные данные работника;
• реквизиты трудовой книжки – серия и номер;
• дата поступления нового сотрудника на работу;
• должность, на которую он принят.

Форма журнала утверждена Постановлением № 69. Все графы, которые указаны в оговоренном документе, должны быть заполнены.

Как получить копию трудовой книжки

В обязанность работодателя входит выдача документов (или их копий), связанных с трудоустройством и осуществлением трудовой деятельности. Нередко бывают ситуации, когда человеку нужна копия его трудовой книжки. Например, для представления в органы соцзащиты или в банк, для оформления кредита. Чтобы взять копию трудовой книжки у работодателя, необходимо составить письменное заявление. Оно передаётся в отдел кадров, регистрируется в качестве входящего документа. В течение 3 дней копия должна быть выдана. Если начальство отказывает в выдаче или просто игнорирует запрос, то следует пожаловаться в инспекцию по труду.

Заявление составляется в свободной форме, но обязательно письменно. Оно должно отвечать требованиям, которые прописаны в ст. 7 Закона № 59-ФЗ. То есть в нём должна быть следующая информация:

• сведения о работодателе;
• сведения о работнике;
• название документа;
• просьба о выдаче копии трудовой книжки;
• подпись заявителя;
• дата подачи заявления.

Рекомендуется составить 2 экземпляра обращения. Один остаётся у работодателя, а второй, содержащий дату регистрации и номер входящего документа, - у заявителя. Если работодатель откажется выдавать копию документа или же проигнорирует просьбу, экземпляр работника будет доказательством того, что он должным образом излагал свою просьбу.

Работодатель несёт ответственность за хранение оригиналов трудовых книжек, поэтому выдачу копии (или оригинала, по необходимости) он должен зарегистрировать. Нужно сделать соответствующую пометку в журнале движения трудовых книжек.

Копия трудовой книжки работнику выдаётся так:

• составление письменного заявления;
• регистрация его в отделе кадров;
• издание приказа;
• ознакомление работника с копией приказа;
• выдача на руки копии.

Копию трудовой книжки можно сделать так:

• на ксероксе;
• отсканировать, а потом распечатать;
• самостоятельно сделать на компьютере, потом распечатать. Она должна быть такого же размера и формата, как оригинал.

В зависимости от цели получения, снять копии нужно со всех страниц или только с части. При этом наличие титульного листа является обязательным требованием. Оформляется копия так:

• на титульном листе нужно указать, где хранится оригинал. Указывается название фирмы, номер личного дела работника и дата, когда копия была сделана;
• на каждом скопированном листе нужно сделать запись «копия верна», а удостоверить эту запись должен работник отдела кадров. Она может быть сделана вручную или поставлена штампом;
• на последней странице копии руководитель делает пометку, что данный сотрудник сейчас работает в этой фирме. Обязательно нужно указать дату.

Все листы нумеруются и сшиваются. На месте сшива ставится печать фирмы, подпись ответственного лица, указывается количество страниц. Затем на каждой странице руководитель организации ставит свою подпись, ее расшифровку (имя, фамилию, отчество), должность, которую он занимает в компании. Печать ставится так, чтобы она частично охватывала текст, но позволяла его прочитать. Копия действительна в течение одного месяца. Если речь идёт о крупном кредите в банке, то в течение 2 недель.

Как получить трудовую книжку при увольнении

Когда работник увольняется, вне зависимости от оснований, работодатель должен произвести с ним окончательный расчёт и выдать ему все документы, в том числе и трудовую книжку. Сделать это работодатель должен в последний рабочий день увольняемого. Если этот день не совпадает с днём фактического пребывания на работе (например, уход в отпуск с последующим увольнением), то расчёт и выдача документов происходит в последний день фактического нахождения на рабочем месте.

Книжка должна быть правильно оформлена. В неё должны быть внесены все необходимые записи, в том числе и об увольнении. Все они должны отвечать требованиям:

• каждая запись, которая делается в книжке, должна быть заверена подписью того работника отдела кадров, который за это ответственен;
• на каждой подписи должна стоять печать организации или отдела кадров;
• должна наличествовать и подпись самого сотрудника (кроме тех случаев, когда книжка выдается не ему, либо он отказывается ее получить);
• записи формулируются строго так, как это прописано в Правилах. Делать запись в «свободной» форме запрещено;
• последней будет запись об увольнении из той организации, из которой книжку забирают;
• записи могут вестись и на одном из языков субъекта РФ. Но в этом случае, каждая запись на региональном языке должна быть продублирована на русском, и они обе должны быть правильно оформлены и заверены.

Получить трудовую книжку на руки при увольнении, может:

• сам работник:
• его родственник.

Можно воспользоваться услугами Почты России, или сохранить документ в установленном порядке. В любом случае, в журнале должна быть сделана пометка о выдаче книжки. Также должна стоять подпись лица, её получившего.

Всегда книжку получает сам уволившийся. Близкие родственники могут получить документ лишь в том случае, если уволившийся работник умер, не успев получить книжку, или его рабочий стаж прервался по причине смерти.

Можно отправить документ Почтой, но с соблюдением следующего порядка:

• получив письменное согласие;
• оформив заказное (или ценное) письмо с описью вложенного. Корреспонденция отправляется на тот адрес, который работник указал в письменном согласии. Обязательно нужно оформить уведомление.

Итоги

Чтобы получить трудовую книжку впервые, необходимо:

• официально трудоустроиться;
• обратиться устно к работодателю с просьбой о выдаче трудовой книжки;
• дождаться издания приказа о найме на работу, получить его копию и ознакомиться с ней под подпись;
• удостовериться в том, что работник отдела кадров сделал соответствующую запись в книжке, а саму книжку зарегистрировал должным образом.

Для правильного оформления книжки работодателю даётся 5 дней. За нарушение сроков его ожидает штраф.

Первые трудовые книжки стали оформлять работникам еще далеко в прошлом – в 1938 году. В них указывали сведения о работе человека и причины увольнения. Тогда такой документ и послужил первой трудовой книжкой работника, которую он обязан был сберегать на протяжении всей жизни. Оформление трудовой книжки впервые подразумевало, что ее больше не будут менять, а абсолютно все сведения о работе будут записаны именно в этот единственный документ о трудовой деятельности.

Сегодня все трудовые книжки соответствуют установленным образцам, которые утверждаются правительством Российской Федерации. Все записи, которые вносятся в них, должны быть оформлены соответственно установленным образцам и трудовому законодательству. Организации и предприятия любой формы собственности обязаны вести трудовые книжки своих работников.

Чтобы организовать необходимую информацию по делопроизводству и собрать ее в одном месте, были изданы и утверждены правила и инструкции по ведению, заполнению, хранению, выдаче трудовых книжек. Здесь же указано, как оформить трудовую книжку впервые для человека, который только начал свою трудовую деятельность.

Производим первую запись в трудовой книжке

Работодатель в обязательном порядке оформляет работнику трудовую книжку, если ее не было ранее, в период, не превышающий пять рабочих дней.

Оформляют трудовую книжку и заполняют ее в присутствии владельца. Обязательно проверяют правильность написания всех данных сотрудника, ведь этот документ является единственным, который сможет в будущем подтвердить стаж работы человека. При оформлении пенсии или каких-либо льгот очень тщательно проверяются данные трудовой книжки и соответствие записей в ней. Если в ней будут неточности или ошибки, то этот факт может привести к различным проблемам для ее обладателя.

Не пренебрегайте возможностью лишний раз проверить те данные, которые вы указываете. Заполнение трудовой книжки первый раз обязывает вписать фамилию и имя сотрудника, его дату рождения, то есть полностью заполнить титульный лист. Эти данные списываются только с паспорта и никогда не на слух.

Если данный сотрудник не является полностью занятым на предприятии – это его работа по совместительству – трудовая книжка должна быть заведена на его основном месте работы. Записи о работе по совместительству могут вноситься или не вноситься в трудовую книжку – это будет полностью зависеть от пожеланий работника. Работодатель будет обязан по просьбе сотрудника внести запись о работе по совместительству. Отказать в этом он не в праве.

Сведения, которые обязательны к указанию в трудовой книжке:

• о личных данных человека,
• о том, какой вид работы будет выполняться им,
• о переводе или переквалификации,
• о причинах увольнения,
• о различных видах поощрений и награждениях.

Если до того, как поступить на работу, человек служил на военной службе или во внутренних органах, получал образование или посещал курсы повышения квалификации, тогда в трудовую книжку перед первой записью о приеме на работу можно указать и эти данные.

Приобретаем трудовую книжку

Изготавливать и реализовывать специальные бланки трудовых книжек имеет право только государственное объединение предприятий, которые заняты производством государственных знаков.

Все бланки имеют определенную степень защиты и являются подотчетным документом. То есть в ситуации, если менеджер по персоналу испортил бланк трудовой книжки, он обязан составить акт его уничтожения, и только после выписывать новую трудовую книжку. Причем возмещать ее стоимость кадровик будет самостоятельно, так как по его вине произошла порча бланка. Перекладывать покупку бланков трудовой книжки на работника он не имеет права.

В случае утери или порчи трудовой книжки работником – стоимость возмещает сам работник. Также работодатель, оформляя работнику его трудовую книжку, взимает с него плату за бланк.

Учет трудовых книжек

На предприятии ведется строгий учет выдачи, движения и хранения трудовых книжек буквально всех его сотрудников. Для этого существуют специальные книги прихода и расхода этих документов. Данные книги нумеруются, прошиваются и заверяются подписью руководителя и печатью организации. Здесь отображаются все движения новых бланков трудовых книжек и регистрация трудовой книжки каждого нового сотрудника.

Когда человека приняли на работу и оформили официально на должность, его трудовая книжка хранится на данном предприятии, но не у работника. Ответственность за ее сохранность несет именно предприятие.

При увольнении сотрудника трудовая книжка выдается ему на руки. О том, что трудовая книжка была выдана человеку, делается соответствующая запись в книге учета этого документа. Сотрудник обязательно расписывается в ее получении, чем подтверждает передачу ответственности за этот документ с предприятия на себя.

Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, сопровождается необходимостью приобретения защищенного бланка трудовой книжки.

Предприятие снабжает своих сотрудников бланками трудовых книжек самостоятельно и вам не придется бегать за ними по магазинам при оформлении на работу. Для этого управление организацией приобретает необходимое количество трудовых книжек у производителя или распространителя их на основании договора.

Потому будет правильным обратиться за предоставлением бланков трудовой книжке к работодателю, так как у него уже должен быть заключен определенный договор на возможность приобретать трудовые книжки. Приобретать ее самостоятельно может оказаться рискованно, ведь вы можете купить вовсе не соответствующую установленным стандартам трудовую книжку.

Вносим записи в трудовую книжку

Заполнение трудовой книжки впервые должно быть подкреплено документом, на основании которого и вносятся записи. Это паспорт работника (для заполнения титульного листа) и приказ о его принятии на работу на определенную должность.

При внесении записей недопустимы сокращения, исправления, замазывания и зачеркивания. Все исправления делаются в самом необходимом и крайнем случае и обязательно подкрепляются соответствующими документами.

Как делаются исправления или дополнения в трудовой книжке

Например, если женщина вступила в брак и изменила свою фамилию на фамилию мужа, в трудовую книжку вносится это изменение следующим образом:

1. Аккуратно, одной чертой перечеркивают надпись, так чтобы зачеркнутая надпись читалась.
2. Выше записывают новые сведения.
3. Рядом на обложке трудовой книжки вписывают номер, дату и название документа, на основании которого произвели изменения. В данном случае этим документом является свидетельство о браке.
4. Запись заверяется подписью менеджера по кадрам и печатью предприятия.

Документы, на основании которых можно внести изменения в трудовую книжку:

• свидетельства о рождении,
• паспорта,
• свидетельства о вступлении в брак или о его расторжении.

Сроки внесения данных в трудовую книжку

Записи, содержащие данные о принятии человека на работу, о переводе на другую должность, о повышении квалификации и награждении вносят не позднее одной недели с момента издания соответствующего приказа. При увольнении работника запись делается обязательно в этот же день. В этот же день работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику на руки.

Утеря трудовой книжки по вине работодателя

Восстановлением и выдачей дубликата трудовой книжки занимается непосредственно работодатель. Все заявления и документы в необходимые службы подает предприятие. Также и оплата за услуги по восстановлению данных ложатся на предприятие – виновника утери.

Случаются и чрезвычайные ситуации, при которых может произойти даже массовая утрата трудовых книжек сотрудников предприятия. В таком случае восстанавливать стаж будет специальная комиссия. Создается она органами исполнительной власти и подчинена государству. После выдачи акта о восстановлении всей информации по стажу сотрудника работодатель может выдавать дубликат трудовой книжки.

Утеря трудовой книжки сотрудником

Если человек потерял свою трудовую книжку сам, восстанавливать ее он также обязан самостоятельно. Для этого следует предупредить письменно последнего работодателя и подать ему заявление об этом. В течение 15 дней работодатель выдаст дубликат его трудовой книжки. В этом документе обязательно стоит надпись о том, что данный документ является дубликатом. Но если мы впервые заполняем трудовую книжку, то и никаких посторонних записей, например о том, что трудового стажа до настоящего момента человек не имел, не делается.

Если работнику необходима трудовая книжка во время его работы на предприятии

Бывает, что некоторые инстанции хотят видеть трудовую книжку работника и требуют ее предоставить. Так как выдавать работающему человеку трудовую книжку на руки нельзя – можно сделать выписку или же попросить сделать копию трудовой книжки. Эти документы заверяются и подписями и печатью, а потому и заменяют оригинал и удовлетворяют большинство инстанций. Для того, чтобы получить эти документы от работодателя, сотруднику необходимо подать письменное заявление.

Трудовая книжка работника - это основной документ, доказывающий факт его трудоустройства. Он содержит данные о месте выполнения трудовой функции, названии должности, мерах поощрения и наказания, а также о причинах и обстоятельствах увольнения. Будучи правильно оформленным, этот документ дает человеку право на получение пенсионного удостоверения.

Трудовая книжка: как получить и заполнять

Законодательством определены только два основания для выдачи трудовых книжек: тем, кто впервые приступает к выполнению трудовой функции, и тем, кому нужен дубликат документа при утере или порче оригинала.

Только работодатель или лицо, уполномоченное руководителем компании, имеет право выдавать трудовые книжки. Поступая на работу, человек должен уведомить нанимателя о том, что ему нужна трудовая книжка. Как получить этот важный документ? Работнику следует написать заявление на его выдачу (с указанием причины отсутствия трудовой) в отдел кадров того предприятия, на котором он будет работать.

При выдаче документа заполняют его титульную страницу и графы о первом месте работы. Когда работнику предоставляется трудовая книжка, цена ее вычитается из его первой заработной платы. Это указано в соответствующих Постановлениях Министерства труда. Трудовая книжка, цена которой колеблется в диапазоне 175-180 рублей, может быть снабжена вкладышем (его стоимость такая же).

В дальнейшем на каждом следующем предприятии работники отдела кадров вносят в документ новые записи: о приеме на работу, повышении, переводе или увольнении.

Что представляет собой трудовая книжка?

Внешний вид данного документа - это книжечка с жесткой обложкой, на которой изображен герб Российской Федерации, и более мягкими листами. Также существуют вкладыши, которые вшивают в документ, когда все листы его оказываются исписанными.

Чистый бланк трудовой книжки относится к документам строгой отчетности, предприятие закупает его и складывает в запертый на замок несгораемый шкаф.

Впрочем, такие же меры безопасности предпринимают для хранения заполненных и принятых от сотрудников трудовых книжек.

Заполнение документа возлагают на сотрудника отдела кадров или на работника, выполняющего подобные функции. Если фирма небольшая, ведение трудовых книжек выполняет сам руководитель. Каждому работающему гражданину следует знать, что никто не имеет права совершать какие-либо записи в его документе без соответствующего уведомления. Владелец трудовой должен получить письменное извещение.

Учет

Все действия с бланками и заполненными документами регистрируются в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Здесь указывают имя того, кому выдают документ, а также основания для этого (отсутствие трудовой, ее утеря или необходимость замены по причине обветшания).

Выдача трудовой книжки (заполненной) на руки работнику возможна только при его увольнении. Во всех остальных ситуациях отдел кадров предоставляет выписки из соответствующих страниц.

Законодательство РФ содержит указания о том, как должна быть оформлена трудовая книжка, как получить документ и каким образом формулируются его записи. Некоторые нормы и правила включены в Положения Минтруда. Однако наиболее емко и полно порядок работы диктует инструкция по трудовым книжкам, которой должны руководствоваться в своей деятельности все работники отдела кадров.

Кроме прочего, в ней указаны формы приходно-расходных и учетных книг.

Назначение трудовой

Значение в которой указаны основные данные о местах трудоустройства человека, его образовании, навыках и опыте, довольно велико. Этот документ не только является доказательством наличия достаточного трудового стажа, что важно при оформлении пенсионного удостоверения, но и выступает красноречивой иллюстрацией трудовых достижений человека. Это признают и часто используют руководители многих предприятий при проведении собеседования.

Наряду с резюме, они могут попросить соискателей предоставить копии и выписки из трудовых книжек. Эти данные говорят сами за себя и лучше любых слов иллюстрируют пригодность человека для замещения конкретной должности.

Что отражается в трудовой книжке?

В трудовой документ в обязательном порядке вносят следующие сведения:

1. Поступление на работу с указанием конкретной должности.
2. Дата и факт перевода в другой отдел.
3. Повышение в должности или снятие с нее.
4. Данные об изменении статуса работника: изменение срочного контракта на перевод сотрудника, работавшего по совместительству, в штат.
5. Имевшие место поощрения.
6. Наказания и взыскания, которые послужили причиной увольнения.
7. Дата, факт и причина увольнения.

Ведение трудовой книжки совместителя

В том случае, когда сотрудник выполняет какую-либо работу на предприятии в свободное от основной работы время, он считается совместителем. Его трудовая остается в отделе кадров по месту основной работы.

Закон не обязывает работодателя вносить записи о такой деятельности в трудовой документ, это оставляют на усмотрение самого сотрудника. При этом не имеет значения, о каком виде совместительства идет речь (о внешнем или внутреннем).

Трудовая книжка работника может пополниться дополнительной записью в том случае, когда человек принесет на место основной работы справку, удостоверяющую факт его трудоустройства по совместительству. На основании этого документа, заявления от владельца трудовой и приказа руководителя, сотрудник отдела кадров имеет право сделать необходимую запись.

Как и когда оформляется трудовая книжка (РФ)?

Когда человека принимают на работу и заполняют трудовую книгу, его просят предоставить:

• Документ, удостоверяющий личность (паспорт).
• Документ, подтверждающий данные об образовании (диплом, аттестат, свидетельство). Если происходит первичная выдача трудовой книжки, эти документы служат основанием для заполнения титульной страницы.
• Если работник посещал какие-либо курсы, повышающие уровень его квалификации, ему следует приложить соответствующие сертификаты.
• Военнообязанные граждане обязаны предъявить военный билет.
• Документ о заключении брака, если он послужил основанием для смены фамилии.

Законодательство РФ определяет срок, в течение которого работодатель обязан отразить в трудовой книжке факт трудоустройства своего подчиненного. Ему отведено для этого пять дней с того момента, когда работник начал выполнять свои обязанности.

В том случае, когда данное условие будет нарушено и внесение записи задерживается, работодателю грозят правовые последствия. Порядок ведения трудовых книжек актуален для всех категорий работников, даже для тех, кому еще нет 18 лет.

Как гласит Трудовой кодекс, человек имеет право на официальное трудоустройство по достижении 14-летнего возраста. Конечно, для таких сотрудников действуют льготные условия, касающиеся продолжительности рабочего дня и нагрузки. Кроме того, работодатель не может принять на работу подростка без письменного согласия его родителей или опекуна.

Что может быть основанием для внесения

Как уже было указано выше, для заполнения чистой трудовой требуются основные документы работника (паспорт, данные об образовании и квалификации). Это необходимо для того, чтобы графы титульной страницы были заполнены верно и максимально полно, без в именах собственных.

Если же сотрудник поступает на предприятие и приносит заполненную трудовую, работник отдела кадров действует на основании приказов, изданных руководителем (о приеме на работу, переводе, поощрении или увольнении).

Для документального отражения факта приема или предоставляется семь дней, а при увольнении трудовая книжка выдается в тот день, когда был издан приказ.

Формулировка сведений, вносимых в трудовые

Как правило, детальная информация о причинах и обстоятельствах тех или иных действий изложена именно в приказе руководителя (например, наличие и длительность испытательного срока). Эти сведения не переносят в трудовую книжку дословно.

Наоборот, от сотрудников отдела кадров ожидают максимально лаконичных и емких формулировок. Инструкция содержит даже образцы некоторых фраз:

• Принят (принята) на должность.
• Переведен (переведена) на другое место работы.
• Сотруднику присвоен конкретный квалификационный уровень, разряд или
• Назначено награждение или поощрение.
• Работник был уволен (уволена) в связи с…

Это значит, что ведение трудовых книжек предусматривает указание только причины записи, ее порядкового номера и даты приказа.

Грамматический аспект

Исходя из норм и правил, которые диктует законодательство, нумеровать и датировать записи в трудовой книжке следует только арабскими цифрами.

Когда говорят о нумерации, имеется в виду, что первой записью считается та, которая была сделана раньше всех остальных. Когда работник увольняется и передает свой документ на следующее предприятие, сотрудник отдела кадров продолжает нумеровать записи, а не начинает с первого номера.

Сокращения слов и терминов не допускают, исключением могут быть только общепринятые аббревиатуры.

Порядок исправления ошибок, допущенных при внесении записей

Когда документы заполняются людьми, есть риск возникновения грамматических или смысловых ошибок. Причиной может быть использование недостоверных источников (устаревших данных или неполных сведений), а также различные опечатки и механические описки.

На этот случай Инструкция предлагает несколько методов коррекции ошибок:

1. Ошибка в трудовой книжке исправляется путем зачеркивания неверного слова и написанием нового строкой выше или ниже.
2. Занесение записи, которая должна аннулировать ту, которая содержит ошибку.

В том случае, когда сотрудником была сменена фамилия или получена новая профессия, работнику отдела кадров следует изменить данные на титульном листе трудовой книжки. Для этого может быть применен первый метод, а на обороте обложки (с внутренней стороны) выполняют новую запись.

При коррекции указывают тип и номер документа, на котором основано изменение, затем человек, выполнивший запись, расписывается и ставят печать предприятия.

Аннуляция записи может потребоваться в том случае, когда в ней была допущена ошибка или обнаружена неточность в сведениях, указанных ранее. Коррекция выполняется следующим образом:

1. Вносят верную информацию.
2. Номеруют и датируют ее.
3. Выполняют обязательное действие: указывают, что запись №... нужно принимать как недействительную.
4. Дублируют номер приказа, который указан возле ошибочной записи.

Зная о том, что такое трудовая книжка, как получить и вести этот документ, а также будучи осведомленным о правах и обязанностях работника и работодателя, каждый человек должен соблюдать указанные нормы и правила. Это отвечает его интересам как гражданина и соответствует требованиям законодательства.

Вести трудовые книжки на каждого сотрудника должны следующие категории работодателей:

• организации;

• индивидуальные предприниматели;

• частные нотариусы;

• адвокаты, учредившие адвокатские кабинеты.

Такой вывод следует из части 6 статьи 20, части 3 статьи 66 Трудового кодекса РФ.

Новая трудовая книжка

Обязанность оформить новую трудовую книжку возникает у работодателя и в тех случаях, когда сотрудник, поступающий на работу:

• только начинает свою трудовую деятельность;

• продолжает трудовую деятельность, но трудовая книжка у него отсутствует (потеряна, испорчена и т. п.).

Для оформления трудовой книжки сотрудник должен подать заявление в произвольной письменной форме . В тексте заявления ему следует указать причину, по которой у него отсутствует трудовая книжка.

Об этом сказано в частях 4 и 5 статьи 65 Трудового кодекса РФ.

Также организация обязана оформить новую трудовую книжку сотруднику, предъявляющему при приеме на работу трудовую книжку иностранного государства.

Трудовые книжки, оформленные до вступления Республики Крым и г. Севастополя в Российскую Федерацию, менять не нужно. Это касается как трудовых книжек советского образца, так и трудовых книжек украинского образца 1993 года.

На территории России действуют трудовые книжки образца 1974 года (советские) и 2004 года. То есть с 2004 года в России выдают книжки по форме, утвержденной постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 (ст. 66 ТК РФ). А все те, которые были выданы раньше, начиная с 1974 года, продолжают действовать (п. 2 постановления Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Проверить, относится ли трудовая книжка сотрудника к советским образцам, можно по таблице . В ней названы все серии книжек, которые выпускались в России (СССР) начиная с 1974 года. К примеру, сотрудник принес трудовую книжку серии АТ-V. Такие выпускались в СССР в 1986-1989 годах. Значит, этот документ продолжает действовать на территории России, и менять его не нужно.

В отношении трудовых книжек украинского образца предусмотрены особые правила. Если на сотрудника организации, расположенной в Крыму или г. Севастополе, ранее была оформлена трудовая книжка украинского образца, ее менять также не нужно. Все дальнейшие записи продолжайте делать в ней. Однако по желанию сотрудника такую книжку можно заменить. Это предусмотрено пунктом 4 статьи 2 Закона от 14 октября 2014 г. № 299-ФЗ.

Совет: если по желанию сотрудника ему будет оформлена российская книжка, старую украинскую книжку отдайте сотруднику. Она понадобится ему для последующего подтверждения трудового стажа. А себе на всякий случай можно оставить копию.

Ситуация: можно ли оформить трудовую книжку на бланке, который принес сам сотрудник ?

Нет, нельзя. Трудовую книжку можно оформлять только на бланках, приобретенных у их законных распространителей.

Производителем трудовых книжек является объединение «Гознак», которое подконтрольно Минфину России (п. 2 Порядка, утвержденного приказом Минфина России от 22 декабря 2003 г. № 117н). На распространение трудовых книжек уполномочены: ГУП «Главснаб Правительства Москвы», ЗАО «Разносбыт», ООО «СпецБланк».

Для получения бланков трудовых книжек необходимо написать на фирменном бланке своей организации письмо-заявку в адрес одного из этих распространителей с указанием количества нужных форм или направить запрос по факсу.

Внимание: если бланки трудовых книжек и вкладышей к ним будут приобретены не у законных распространителей, работодателя могут оштрафовать за нарушение трудового законодательства.

Это следует из определения Верховного суда РФ от 6 сентября 2007 г. № КАС07-416. Размер штрафа в данном случае составит:

• для должностных лиц организации (например, руководителя) - от 1000 до 5000 руб. (повторное нарушение влечет штраф на сумму от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификацию на срок от одного года до трех лет);

• для предпринимателей - от 1000 до 5000 руб. (повторное нарушение влечет штраф на сумму от 10 000 до 20 000 руб.);

• для организации - от 30 000 до 50 000 руб. (повторное нарушение влечет штраф на сумму от 50 000 до 70 000 руб.).

Такие меры ответственнос ти предусмотрены частями 1 и 4 статьи 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Ситуация: как оформить сотруднику трудовую книжку при устройстве на работу, если старую он потерял, а организация, являющаяся предыдущим местом работы, ликвидирована?

Трудовая книжка является документом, предъявление которого обязательно при устройстве на работу (за исключением случаев, когда сотрудник устраивается на работу впервые или по совместительству). Об этом сказано в частях 4 и 5 статьи 65 Трудового кодекса РФ.

В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине организация вправе оформить ему новую трудовую книжку. Для этого новый сотрудник должен написать заявление (с указанием причины отсутствия трудовой книжки). Такие правила установлены в части 5 статьи 65 Трудового кодекса РФ.

Данную норму в полной мере можно распространить на описываемую ситуацию. При этом, оформляя новую трудовую книжку взамен утерянной, в нее внесите сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы сотрудника, подтвержденном соответствующими документами. Общий стаж запишите суммарно, то есть указывая общее количество лет, месяцев, дней работы, без уточнения работодателя, периодов работы и должностей.

Такой порядок оформления трудовой книжки рекомендован в письме Роструда от 30 апреля 2008 г. № 1026-6.

Документами, подтверждающими стаж сотрудника, могут быть официальные ответы (письма) прежних работодателей, полученные по запросу организации (п. 23 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, и п. 3.4 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

Для того чтобы подтвердить стаж работы в организации, которая была ликвидирована, можно обратиться к ее правопреемникам. Если правопреемники отсутствуют, за документами, подтверждающими стаж, нужно обратиться в государственный или муниципальный архив (ст. 23, п. 3 ст. 26 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).

Срок оформления

Трудовую книжку сотруднику, поступившему на работу впервые, заполните в присутствии сотрудника в течение недели со дня приема на работу (п. 8 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Трудовые книжки оформите на всех сотрудников, проработавших в организации свыше пяти дней (ч. 3 ст. 66 ТК РФ).

Если сотрудник не приступил к работе в день, установленный трудовым договором, работодатель вправе аннулировать трудовой договор. В этом случае трудовой договор считается незаключенным (ч. 4 ст. 61 ТК РФ). Поэтому вносить запись в трудовую книжку такому сотруднику не нужно (письмо Роструда от 19 марта 2012 г. № 395-6-1).

Что вносить в трудовую книжку

В трудовую книжку вносите сведения:

• о сотруднике;

• о выполняемой им работе;

• о переводах на другую постоянную работу;

• о награждении за успехи в работе;

• об увольнении сотрудника (с основаниями прекращения трудового договора).

Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносите за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

Такой порядок установлен в части 4 статьи 66 Трудового кодекса РФ и в пунктах 4 и 5 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Запись в трудовой книжке сотрудника организации, расположенной в Крыму (городе Севастополе), зависит от того, поменялось ли название организации после перерегистрации. Кроме того, по желанию сотрудника взамен украинской трудовой книжки может быть оформлена новая книжка российского образца (п. 4 ст. 2 Закона от 14 октября 2014 г. № 299-ФЗ). Поясним.

Оформлять трудовые книжки крымские организации должны по российскому законодательству (ст. 23 Закона от 21 марта 2014 г. № 6-ФКЗ). При этом возможны три варианта.

Вариант 1 . Название организации не поменялось. Значит, никакие новые записи вносить не придется.

Вариант 2 . Название организации поменялось после перерегистрации.

Если после перерегистрации наименование организации изменилось, то запись об этом нужно внести в трудовые книжки. Это правило предусмотрено пунктом 3.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69. Формулировка может быть такой:

Вариант 3 . У сотрудника была трудовая книжка украинского образца, ее заменили новой по желанию сотрудника. При этом не важно, менялось название организации или нет.

В таком случае оформите новую трудовую книжку российского образца. Нужно сделать первую уже в российскую организацию, которая прошла перерегистрацию. Записи о работе в украинской организации не делайте.

Ситуация: нужно ли вносить запись в трудовую книжку при заключении ученического договора с соискателем, не состоящим в штате организации ?

Нет, не нужно.

По общему правилу записи в трудовую книжку вносят только тем сотрудникам, с которыми организация заключает трудовой договор (абз. 3 ч. 1 ст. 65 ТК РФ). Кроме того, заполнять трудовую книжку нужно только в отношении сотрудников, проработавших в организации свыше пяти дней (ч. 3 ст. 66 ТК РФ).

Таким образом, вносить запись в трудовую книжку о времени обучения сотрудника по ученическому договору не нужно.

Вкладыш в трудовую книжку

Если необходимо внести новую запись в один из разделов трудовой книжки, а все графы этого раздела уже заполнены, то следует оформить вкладыш в трудовую книжку (п. 38 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Вносить новую запись в другие незаполненные разделы трудовой книжки неправомерно. Форма вкладыша утверждена постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Вкладыши работодатель в том же порядке, что и трудовые книжки, в том числе вносит сведения о них в книги учета . Нумерация записей во вкладыше продолжает нумерацию записей трудовой книжки по соответствующим разделам. При этом сами по себе вкладыши без трудовых книжек недействительны. Это следует из положений пунктов 11, 38 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

При выдаче вкладыша в трудовой книжке поставьте штамп с надписью «Выдан вкладыш» и укажите серию и номер вкладыша (п. 39 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Как правило, штамп проставляют в правом верхнем углу титульного листа трудовой книжки.

Конкретное место в трудовой книжке, куда следует вшивать вкладыш, Правила, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, не указывают. На практике вкладыш вшивают между последней страницей и задней обложкой трудовой книжки.

Титульный лист

Если трудовая книжка оформляется впервые, то сначала заполните ее титульный лист. На титульном листе запишите следующие сведения о сотруднике:

• фамилию, имя, отчество;

• дату рождения (число, месяц, год);

• образование, профессию, специальность (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).

Фамилию, имя и отчество укажите полностью, без сокращений и замены инициалами. Полностью напишите и дату рождения. Записи сделайте на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, заграничного паспорта, водительских прав, военного билета и т. п.).

Запись об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний вносите на основании диплома, аттестата и т. д. Варианты записи об образовании:

• основное общее (если сотрудник окончил девять классов);

• среднее общее (если сотрудник окончил 11 классов);

• начальное профессиональное (если сотрудник окончил профессионально-техническое училище);

• среднее профессиональное (техникум, училище, колледж);

• высшее профессиональное (университет, институт, академия);

• послевузовское профессиональное образование (аспирантура, ординатура, докторантура).

А если сотрудник не закончил обучение? До 1 сентября 2013 года в строке «Образование» титульного листа трудовой книжки можно было сделать запись о неоконченном образовании соответствующего уровня (например: «неоконченное высшее»). Для этого сотрудник должен был представить заверенный документ из образовательного учреждения (например, студенческий билет, зачетную книжку, справку и т. п.). Однако в связи с принятием нового Закона от 29 декабря 2012 г. № 273-ФЗ с 1 сентября 2013 года отсутствует такой уровень образования, как неоконченное высшее. Поэтому данную запись в трудовую книжку вносить не следует. При необходимости факт обучения сотрудник может подтвердить справкой из образовательной организации, студенческим билетом или зачетной книжкой. Таким образом, в трудовую книжку вносите только запись о законченном уровне образования (ст. 10 Закона от 29 декабря 2012 г. № 273-ФЗ).

Такой порядок предусмотрен пунктом 9 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, и пунктом 2.1 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

После того как внесете эти данные на титульный лист, укажите дату заполнения трудовой книжки и попросите сотрудника расписаться на специально отведенной для этого строке. Затем записи должен заверить своей подписью сотрудник, ответственный за выдачу трудовых книжек (инспектор по кадрам, начальник отдела кадров, бухгалтер и т. п.), с приложением печати организации или кадровой службы, если у нее есть своя печать. Об этом сказано в пункте 2.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Cовет: акционерные общества и ООО вправе не применять печать. Но пока от печатей лучше не отказываться. Объяснение такое.

7 апреля 2015 года вступил в силу Закон от 6 апреля 2015 г. № 82-ФЗ. Статьями 2 и 6 данного Закона предусмотрено, что акционерные общества и ООО теперь вправе (а не обязаны) иметь печать. Сведения о наличии печати общество отражает в уставе.

В то же время продолжают действовать пункты 2.2, 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69) и пункт 35 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. Эти подзаконные акты предусматривают, что запись на титульном листе и записи об увольнении нужно заверять печатью. Об этом напомнил Роструд в письме от 15 мая 2015 г. № 1168-6-1.

Еще один момент. Чтобы отказаться от печатей, обязательно внести изменения в устав своей организации.

Пример оформления титульного листа трудовой книжки

А.В. Дежнева 13 января 2016 года принята в организацию на должность кассира. Для нее это первое место работы.

титульный лист трудовой книжки Дежневой.

Записи о службе

В разделе трудовой книжки «Сведения о работе» сделайте запись о службе, если сотрудник перед тем, как устроиться на работу, проходил службу в:

• армии;

• органах внутренних дел;

• Государственной противопожарной службе;

• учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы;

• органах налоговой полиции;

• органах по контролю за оборотом наркотических и психотропных веществ;

• таможенных органах.

Об этом сказано в пункте 21 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Ситуация: можно ли внести запись о службе в армии после записи о приеме на работу? Сотрудник предъявил военный билет уже после того, как был оформлен прием .

Да, можно.

Трудовую книжку заполняют на основе тех документов, которые сотрудник предъявил в отдел кадров. Если на момент оформления книжки вы не располагали документом о воинской службе, то внести такую запись вы не могли. Поэтому сделайте ее по факту предъявления военного билета.

Записи о приеме на работу

Запись о приеме на работу сделайте так. В графе 3 раздела «Сведения о работе» вначале в виде заголовка укажите полное и сокращенное название организации. Под этим заголовком в графе 1 поставьте порядковый номер, а в графе 2 укажите дату приема на работу. В графе 3 сделайте запись о том, что сотрудник принят или назначен в структурное подразделение организации (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор), впишите наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации. В графу 4 запишите дату и номер приказа (распоряжения) или иного решения, согласно которому сотрудник принят на работу.

Если сотрудник принят по срочному трудовому договору, то в записи о приеме на работу указывать на срочный характер не нужно .

Такой порядок установлен в пункте 3.1 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Работодатель может не вписывать наименование организации, а ставить перед записью о приеме на работу штамп, который включает полное и сокращенное (при наличии) названия организации. Такой штамп приравнивается к записи в трудовой книжке. Данный вывод есть в письме Роструда от 19 августа 2015 г. № 1922-6-1.

Пример оформления раздела «Сведения о работе» трудовой книжки

А.В. Лампочкин принят в организацию на должность электрика. До этого он проходил срочную службу в Вооруженных силах РФ.

Сотрудник, ответственный за ведение трудовых книжек, заполнил раздел «Сведения о работе» трудовой книжки Лампочкина.

Ситуация: как в трудовой книжке записать должность сотрудника, если в классификаторе должностей и профессий она не указана?

По общему правилу наименование должности сотрудника в трудовой книжке нужно указать в соответствии со штатным расписанием организации. Однако в ряде случаев организация должна соблюдать требования квалификационных справочников при назначении сотрудника на должность. Такие квалификационные справочники утверждаются в порядке, установленном Правительством РФ в постановлении от 31 октября 2002 г. № 787. Обязанность соблюдать требования квалификационных справочников возникает в ситуации, когда федеральным законодательством предусмотрено предоставление льгот и компенсаций либо наличие ограничений в отношении сотрудников, которые работают в данной должности. Это следует из положений абзаца 3 части 2 статьи 57 Трудового кодекса РФ и абзаца 3 пункта 3.1 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Например, такая ситуация может возникнуть, если работа в той или иной должности дает сотруднику право на досрочное назначение пенсии. Перечень должностей, работа в которых дает право на досрочное назначение пенсии, перечислена в статьях 27 и 28 Закона от 17 декабря 2001 г. № 173-ФЗ. В этом случае при несоответствии должности, указанной в трудовой книжке, квалификационному справочнику, специалисты Пенсионного фонда РФ могут отказать сотруднику в праве на назначение досрочной пенсии. Вместе с тем, Минздравсоцразвития России по представлению федеральных органов исполнительной власти имеет право по согласованию с Пенсионным фондом РФ устанавливать тождество должностей, с учетом которых предоставляется право на досрочное назначение пенсии (п. 2 постановления Правительства РФ от 11 июля 2002 г. № 516). Например, приказом Минздравсоцразвития России от 31 мая 2006 г. № 435 установлено тождество должностей «фельдшер выездной бригады», «фельдшер скорой помощи» и т. п. должности «фельдшер» в целях начисления досрочной пенсии.

Ситуация: нужно ли указывать в трудовой книжке, что работа, на которую принят (переведен) сотрудник, выполняется вахтовым методом?

Да, нужно.

Во всех случаях, когда сотрудник выполняет работы вахтовым методом, в его трудовой книжке в графе 3 раздела «Сведения о работе» указывайте, что работа выполняется вахтовым методом. Данный порядок следует соблюдать как при приеме, так и при переводе сотрудника на работу, которая выполняется вахтовым методом. Об этом говорится в пункте 2.4 Основных положений, утвержденных постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС, Минздрава СССР от 31 декабря 1987 г. № 794/33-82.

Пример оформления трудовой книжки при приеме сотрудника для выполнения работ вахтовым методом

А.В. Лампочкин принят в организацию на должность судового электромеханика для выполнения работ вахтовым методом. Сотрудник, ответственный за ведение кадрового учета, внес запись о приеме на работу в трудовую книжку Лампочкина.

Копия трудовой книжки

Чтобы заверить копию трудовой книжки, заверьте каждый лист копии. Для этого проставьте на каждом листе заверительную надпись «Верно» («Копия верна»), а также иные обязательные реквизиты:

• должность лица, заверившего копию;

• его личную подпись;

• расшифровку подписи (инициалы, фамилию);

• дату заверения;

• печать организации (печать отдела кадров).

Такой порядок следует из пункта 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденного постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст. Все листы копии скрепите.

Если копия трудовой книжки содержит большое количество листов, чтобы не заверять каждый лист копии, заверьте ее в особом порядке.

А именно на первом листе или на оборотной стороне последнего листа копии документа сделайте запись: «Копия». Сшейте ниткой и пронумеруйте все листы копии. Концы нитки выведите на оборот последнего листа копии, опломбируйте и сделайте запись: «Верно. Всего прошито, пронумеровано и скреплено печатью __ листов». Ниже записи руководитель организации или сотрудник, уполномоченный на заверение копий, указывает свою должность, ставит личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения и печать так, чтобы часть оттиска заходила на пломбу. Аналогичные разъяснения по заверению многостраничных копий документов, представляемых в налоговые органы, дают специалисты финансового ведомства (см. письмо Минфина России от 7 августа 2014 г. № 03-02-РЗ/39142).

Если дополнительно требуется подтвердить факт работы сотрудника в организации, то на последнем листе копии трудовой книжки ниже всех записей внесите текущую дату и запись: «Работает по настоящее время». Под ней руководитель организации или уполномоченный им сотрудник указывает свою должность, ставит личную подпись, расшифровку подписи и печать.

Ситуация: нужно ли предпринимателю оформлять трудовую книжку на себя? Предприниматель является работодателем /

Нет, не нужно.

Законодательство требует, чтобы работодатели (за исключением физических лиц, которые не являются предпринимателями) оформляли трудовые книжки только сотрудникам.

При этом на себя работодатель (предприниматель) трудовую книжку оформлять не должен. Исключением является случай, когда работодатель сам является наемным работником и заключает трудовой договор с собственником имущества организации.

Такой вывод позволяет сделать статья 66 Трудового кодекса РФ.

Ситуация: нужно ли внести в трудовую книжку сотрудника, который до трудоустройства был предпринимателем, запись о его предпринимательской деятельности (стаже) ?

Нет, не нужно.

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и стаже сотрудника (ч. 1 ст. 66 ТК РФ). Предпринимательская деятельность не относится к трудовой, поэтому в трудовой книжке бывшего предпринимателя отсутствуют записи о ней (ст. 15, 66 ТК РФ, п. 1 ст. 2 ГК РФ). Вносить в трудовую книжку сотрудника сведения о стаже работы за этот период организация не должна (п. 23 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, п. 3.4 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

Вместе с тем, сотруднику необходимо подтвердить стаж за время его предпринимательской деятельности для начисления ему социальных выплат. Дело в том, что влияет на размер пособий по временной нетрудоспособности, гарантирует выплату пенсий по старости и выслуге лет (ч. 1 ст. 7 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ и абз. 3 ст. 2, гл. III Закона от 17 декабря 2001 г. № 173-ФЗ).

В качестве подтверждающих стаж документов могут выступать справки, выданные территориальными отделениями ФСС России или Пенсионного фонда РФ, о периоде уплаты взносов в эти фонды. Подтверждает этот вывод письмо ФСС России от 1 декабря 1997 г. № 052/895-97. Объясняется это так.

Для определения социальных выплат гражданам (пособий по временной нетрудоспособности, пенсий и т. д.) рассчитывается страховой стаж (ст. 7 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ, ст. 7 Закона от 17 декабря 2001 г. № 173-ФЗ).

В предпринимателей включаются периоды работы, за которые они уплачивали страховые взносы в ФСС России и Пенсионный фонд РФ (ч. 1-1.1 ст. 16 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ, п. 2-2.1 Правил, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 6 февраля 2007 г. № 91, п. 7 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 12 февраля 1994 г. № 101, ст. 2 Закона от 17 декабря 2001 г. № 173-ФЗ, п. 1 ст. 28 Закона от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ).

Поэтому в отсутствии других документов для подтверждения своего стажа предприниматель вправе представить организации справку о периоде уплаты страховых взносов, выданную территориальным отделением ФСС России.

Ситуация: нужно ли оформить сотруднику новую трудовую книжку, если та, которую он предъявил при приеме на работу, заведена у предпринимателя?

Нет, не нужно.

Начиная с 6 октября 2006 года предприниматели имеют право оформлять и вносить записи о работе в трудовые книжки (ч. 3 ст. 66, ч. 1 ст. 309 ТК РФ). Поэтому, если сотрудник предъявит трудовую книжку, заполненную предпринимателем, считайте такой документ оформленным в соответствии с законодательством. Даже если дату приема на работу в трудовой книжке сотрудника предприниматель указал задним числом (до 6 октября 2006 года). Такое разъяснение содержится в письме Минздравсоцразвития России от 30 августа 2006 г. № 5140-17.

Ситуация: как правильно предпринимателю внести записи о приеме и увольнении в трудовую книжку сотрудника? Сотрудник был принят на работу до 6 октября 2006 года, а уволен после этой даты.

При внесении в трудовую книжку записей о приеме и увольнении сотрудника, который был принят на работу до 6 октября 2006 года, а уволен после этой даты, предпринимателям рекомендован следующий порядок действий.

Сначала в разделе 3 трудовой книжки сделайте запись о приеме сотрудника на работу. При этом в графе 2 раздела 3 трудовой книжки укажите дату фактического приема сотрудника на работу. То есть, если, например, сотрудник устроился на работу 1 июня 2004 года, при внесении записи о приеме на работу после 6 октября 2006 года в графе 2 раздела 3 трудовой книжки следует указать 01.06.2004.

После этого ниже внесите запись об увольнении сотрудника. То есть по порядку укажите: номер записи, дату увольнения, его причину и документ, на основании которого внесена запись.

Ситуация: может ли предприниматель не делать запись об увольнении сотрудника в его трудовой книжке? Сотрудник был принят на работу до 6 октября 2006 года, а уволен после этой даты .

Нет, не может.

С 6 октября 2006 года предприниматели-работодатели должны вести трудовые книжки сотрудников (ст. 66 ТК РФ). Поэтому после указанной даты предпринимателю необходимо завести трудовые книжки на всех своих сотрудников - как в случае продолжения трудовых отношений с ними, так и в случае их прекращения. При увольнении сотрудника вносить в трудовую книжку только запись об увольнении (без записи о приеме) не имеет смысла, поэтому предпринимателям следует сделать парную запись о приеме и увольнении.

Ситуация: как частному нотариусу заполнить трудовую книжку, если он увольняет сотрудников из-за сложения своих полномочий?

Увольняя сотрудников по причине сложения полномочий, нотариус может использовать одно из двух оснований: статью 307 Трудового кодекса РФ - по условиям трудового договора или статью 78 - по соглашению сторон. Выбор зависит от условий договора с сотрудником.

Первое основание - статью 307 - можно применить только, когда в трудовом договоре с сотрудником нотариус предусмотрел увольнение по причине сложения своих полномочий. Ведь работодателям - физическим лицам, к коим относится и частный нотариус, дано право устанавливать дополнительные основания для увольнения своих сотрудников. В таком случае прописать их нужно в трудовом договоре. Об этом сказано в части 1 статьи 307 Трудового кодекса РФ. Если применяете это основание, то запись в трудовой книжке сформулируйте так: «Уволен по основанию, предусмотренному трудовым договором, в связи со сложением полномочий нотариусом, статья 307 Трудового кодекса РФ».

В договоре такого основания для увольнения, как сложение полномочий нотариуса, не предусмотрено? Тогда воспользуйтесь статьей 78 Трудового кодекса РФ. То есть увольте сотрудника по соглашению сторон. Для этого заключите с ним письменное соглашение , а в трудовой книжке сделайте такую запись: «Уволен по соглашению сторон, пункт 1 части 1 статьи 77 Трудового кодекса РФ».

Каких-то других специальных оснований для увольнения в ситуации, когда нотариус складывает свои полномочия, ни Трудовым кодексом РФ, ни другими федеральными законами не предусмотрено. Поэтому надо применять те общие основания прекращения трудового договора, которые прописаны в статье 77 Трудового кодекса РФ. Учитывая, что инициатором увольнения выступает нотариус, уволить сотрудника он может по одному из двух оснований - статья 78 или статья 307 Трудового кодекса РФ.

Увольнять же сотрудника в данной ситуации по основаниям пункта 1 части 1 статьи 81 Трудового кодекса РФ не стоит. Ведь если говорить о работодателях - физических лицах, а к ним относится и частный нотариус (ч. 5 ст. 20 ТК РФ), то этот пункт предусмотрен исключительно для индивидуальных предпринимателей, которые увольняют сотрудников по своей инициативе из-за прекращения деятельности. Поэтому, несмотря на то что ситуации очень схожи, применять такую аналогию опасно - сотрудник с высокой долей вероятности сможет оспорить свое увольнение в суде.

Каждый работник при зачислении в штат предприятия или организации сталкивается с такой процедурой как оформление трудовой книжки.

В этом документе должны быть отражены все данные о том, где, кем и как долго работал человек. Оформление трудовой книжки впервые начинается с ее выдачи работодателем. Затем на каждом следующем предприятии (при смене мест работы) в документ вносят необходимые записи.

Структура и содержание трудовой книжки

Этот документ сопровождает человека на протяжении всей его трудовой жизни. На основании ее записей можно сделать вывод об образовании специалиста, его навыках и опыте. Кроме того, порядок оформления трудовой книжки подразумевает размещение информации о наградах, поощрениях или дисциплинарных взысканиях, которые были применены к работнику.

Следует отметить, что ведение трудовой книжки осуществляется только сотрудником отдела кадров или тем работником предприятия, на которого возложены соответствующие функции. При этом обо всех новых записях в документе владелец книжки должен быть извещен.

Как хранятся трудовые книжки и бланки для них

Для ведения трудовых книжек государство выпускает специальные бланки. Они поступают на предприятия и хранятся с соблюдением довольно строгого порядка:

• Местом хранения должен быть несгораемый шкаф.
• Работодатель обязан обеспечить сохранность и целостность бланков. Поэтому шкаф запирают на ключ, а доступ к нему получают только сотрудники, которые имеют право работать с трудовыми книжками.
• Выдача бланков осуществляется с параллельным внесением соответствующих записей в отчетную документацию.

Оформление и выдача документа

В согласии с законодательством Российской Федерации, человек не может сам купить бланки трудовой книжки. Они предоставляются непосредственно компаниям или работодателям, которые имеют статус индивидуального предпринимателя.

Когда в штате появляется сотрудник, для которого данное место работы стало первым, работодатель должен позаботиться о выдаче ему необходимого документа. Оформление новой трудовой книжки относится к обязанностям сотрудника отдела кадров (или другого уполномоченного лица).

Порядок учета трудовых книжек

Действия, которые производят работники отдела кадров с пустыми бланками и документами, принадлежащими сотрудникам предприятия, фиксируются в приходно-расходной книге. Здесь должно быть указано, кем, кому и на каких основаниях переданы бумаги (если необходимо выполнить оформление трудовой книжки, выдать вкладыш или требуется принять их на хранение). Вкладыши - это дополнительные страницы для тех трудовых книжек, которые оказались полностью заполненными. Их ведение подчиняется таким же нормам. Чтобы вкладыш был признан полноценной частью документа, он должен быть обязательно вшит в трудовую книжку.

Оформляя книгу учета данных о движении трудовых и вкладышей к ним, следует позаботиться о ее прошивке и опломбировании.

Зачем оформлять трудовую книжку

Документ, подтверждающий опыт и квалификацию работника, может иметь большое значение уже на этапе собеседования. Многие работодатели предпочитают изучать его параллельно с ведением устного интервью. Далее, когда выполняется оформление трудовой книжки, в ней отражаются все значимые изменения, сопровождающие трудовую деятельность работника:

• Прием на конкретную должность.
• Перевод в другой отдел.
• Повышение или понижение.
• Изменение статуса (например, перевод контрактника на работу по бессрочному трудовому договору или включение совместителя в число постоянных сотрудников).
• Награды и поощрения.
• Дисциплинарные взыскания, послужившие основанием для снятия с должности.
• Увольнение.

Существуют такие виды трудовой деятельности, которые могут не отражаться в трудовой книжке (например, выполнение некоторых работ по совместительству). Работнику следует знать, что он имеет право попросить руководителя о внесении этих данных в свой документ. Работодатель не может отказать ему в этом.

Пока оригинал трудовой книжки хранится на предприятии, сотруднику на руки он не выдается. Однако может возникнуть ситуация, когда человеку понадобится подтвердить факт своего трудоустройства или продемонстрировать список предприятий, на которых он работал. Тогда может быть создана выписка из документа или его полная копия.

Правильное оформление трудовой книжки дает человеку право на получение пенсионного свидетельства. Начисляя пенсионные выплаты, страховой фонд изучает информацию, указанную в трудовой.

Кроме прочего, сведения о местах работы человека нужны для оформления загранпаспорта. Для некоторых категорий служащих выезд за границу может быть запрещен в связи с опасностью разглашения секретной информации.

Оформление трудовой книжки: правила и сроки

Независимо от того, заводят ли новую трудовую книжку или вносят записи в существующую, работодатели требуют от будущих сотрудников определенные документы:

• Удостоверение личности (паспорт).
• Свидетельство об образовании или диплом.
• Сертификаты о прослушанных курсах (если они есть).
• Военный билет (для военнообязанных граждан).
• Свидетельство о заключении брака (если в результате была сменена фамилия).

Срок оформления трудовой книжки при поступлении человека на работу ограничен законодательством. Он составляет не более пяти дней с того момента, когда сотрудник приступил к выполнению трудовых обязанностей.

Если работодатель нарушает этот срок, ему следует подготовиться к правовым последствиям. Это актуально абсолютно для всех работников, даже для тех, кто не достиг совершеннолетия.

В согласии с законодательством, граждане могут быть трудоустроены с 14-летнего возраста. Правда, в таком случае они должны предоставить нанимателю письмо от родителей или опекуна с разрешением на ведение трудовой деятельности.

Копии трудовых книжек

Если документ был утерян или испорчен, работник может потребовать от работодателя выдачи нового.

Чтобы это сделать, ему следует написать заявление на оформление трудовой книжки. В нем указывают причину отсутствия документа. Следует отметить, что такое же заявление служит основанием для выдачи трудовой на первом месте работы человека.

Основания для записей

Оформление трудовой книжки впервые (образец титульной страницы расположен ниже) включает заполнение граф, касающихся личной информации о человеке.

Для этого сотрудник отдела кадров использует предоставленные ему документы. В остальных случаях, перед тем как в трудовой книжке появляется та или иная запись, руководитель издает соответствующий приказ.

Если речь идет о приеме на предприятие или о переводе сотрудника в другой отдел, то у работника отдела кадров есть семь дней для того, чтобы внести запись в трудовую. При увольнении документ оформляется в день издания приказа и отдается владельцу.

Несмотря на то что в приказе указывают всю подробную информацию о приеме или переводе (с наличием испытательного срока и других деталей), эти сведения не влияют на оформление трудовой книжки. Образец вносимых данных:

• Принят на работу.
• Переведен на другую должность.
• Присвоена квалификация, тарифная сетка, разряд (какие конкретно).
• Награжден, поощрен.
• Уволен.

То есть должна быть приведена только причина записи и дата приказа. Любой пример оформления трудовой книжки, находящийся в свободном доступе, иллюстрирует именно такой принцип заполнения граф документа.

Грамматические нюансы

Согласно законодательства, даты в трудовой требуется указывать с использованием только арабских цифр.

То же касается и присвоению порядковых номеров: каждая новая запись имеет свой номер, начиная с той, что была сделана, когда происходило оформление трудовой книжки впервые, и заканчивая регистрацией увольнения с последнего места работы.

Вся информация должна быть представлена максимально полно, то есть сотрудник отдела кадров не может сокращать слова.

Внесение исправлений и коррекция ошибок в документе

Естественным явлением при ведении любой документации становится совершение ошибок. Они могут быть связаны с использованием недостоверных источников информации (устаревшие данные, отсутствие полных сведений) или иметь механический характер (опечатки, описки, грамматические ошибки).

Чтобы исправить выявленную ошибку работник отдела кадров может воспользоваться несколькими способами:

1. Зачеркивание неверного слова и написание нового выше или ниже строки.
2. Внесение новой записи, которая аннулирует неверную.

Если работник сменил фамилию или получил новую профессию, это значит, что информация, указанная на титульном листе трудовой, должна быть изменена. Это выполняют методом зачеркивания (первый способ). Параллельно на внутренней стороне обложки записывают название и номер документа, ставшего основанием для изменений, ставят подпись человека, внесшего данные, и печать компании.

Если оформление трудовой книжки при приеме на работу сопровождается обнаружением ошибок в ведении документа, допущенных на предыдущем предприятии, их коррекция возможна сотрудником компании, которая принимает работника в свой штат. Эта процедура выглядит следующим образом:

1. Делают новую запись и присваивают ей следующий по порядку номер.
2. Указывают дату, когда выполняется исправление.
3. Пишут фразу «запись № считать недействительной».
4. Вносят правильную информацию.
5. Приводят номер приказа, который послужил основанием для неверной записи.

Отражение трудовой деятельности руководящих сотрудников

Оформление трудовой книжки директора - обязательная процедура для всех предприятий независимо от формы собственности, ведь на основании сделанных записей затем будет выдано пенсионное удостоверение. Порядок ведения этого документа для руководителя отличается специфическими нюансами и является более сложным, чем оформление трудовой книжки при приеме на работу сотрудников среднего и низшего звена. В большинстве случаев директор может сам вносить все необходимые записи.

Выдача трудовой книжки после увольнения работника

Когда работника по той или иной причине увольняют с предприятия, ему возвращают его документ. Оформление трудовой книжки (образец предложен ниже) при увольнении сотрудника подразумевает внесение записи, содержащей причину ухода, а также номер соответствующего приказа.

Формулируя причину, работодатель должен использовать примеры, приведенные в ТК (по собственному желанию, по согласию сторон, при ликвидации предприятия). Наиболее частой причиной становится увольнение по собственному желанию, оформление трудовой книжки в таком случае регулируется стандартными требованиями.

Документ работнику выдают в течение трех дней после окончания его последнего трудового дня. В тех случаях, когда работодатель не может отдать документ бывшему подчиненному по причине его отсутствия, он должен выслать на домашний адрес работника заказное письмо с извещением. Если человек дал письменное согласие, трудовая книжка может быть выслана ему по почте. Такой же порядок соблюдают, если работник умер, и документ должен быть передан его родственникам.

В ситуациях, когда документ не забирают, предприятие сохраняет его на протяжении двух лет (в отделе кадров, но не вместе с другими книжками). Затем его на 50 лет передают в архив, после чего уничтожают.

Если работодатель - индивидуальный предприниматель

С 2006 года индивидуальные работодатели обязаны вносить записи в трудовые книжки своих работников. Таким образом, их права уравнены с теми, которыми пользуются юридические лица.

Принимая на работу человека, который прежде нигде не работал, индивидуальный предприниматель должен предоставить ему трудовую книжку (стоимость которой будет вычтена из первой заработной платы работника), а также вовремя и правильно вносить в нее все необходимые записи.

Нередко такие субъекты хозяйственной деятельности предпочитают нанимать сотрудников-совместителей. В таком случае они ничего не вносят в трудовые, но могут выдать справку по требованию человека, и уже на ее основании запись будет сделана на основном месте работы.