Универсальный передаточный документ электронный формат. Применение упд через электронный документооборот. Какие документы заменяет УПД

С отчетности 2011 года информация по сегментам формируется по новым правилам. Прежде всего обратите внимание, что ранее ПБУ 12/2000 предписывало применять данное положение тем коммерческим организациям, которые должны составлять сводную бухгалтерскую отчетность. Например, если у организации имеются дочерние и зависимые общества. Теперь в обязательном порядке информацию по сегментам должны формировать все организации - эмитенты публично размещаемых ценных бумаг. Остальные - только если примут такое решение. Отдельного правила в отношении субъектов малого предпринимательства нет.

На кредитные организации, как и раньше, данное ПБУ не распространяется.

Правила выделения отчетных сегментов

Выделение сегментов производится с целью получения обособленной информации о деятельности и показателях организации, которая способна приносить экономические выгод и которая систематически анализируется лицами, уполномоченными принимать соответствующие решения.

В зависимости от организации и управленческих стандартов в компании могут использоваться такие основания для выделения сегмента (в ПБУ называется «основа выделения сегмента»), как:

производимая продукция (закупаемые товары, выполняемые работы, услуги);

• основные покупатели или заказчики;
• географические регионы;
• структурные подразделения.

Ранее было два вида сегментов - операционный и географический.

Помимо основных типов сегментов могут применяться специфические основания для выделения обособленной информации — к примеру, в зависимости от обособленности данных, представляемых совету директоров, или в зависимости от закрепления информации за конкретными ответственными лицами.

Если условия выделения сегмента сходны, то два или несколько сегментов можно объединить в один.

Важно: если в организации выделяются более 10 сегментов, то она должна предпринять действия по их объединению. Хотя строгого правила, ограничивающего количество отчетных сегментов, нет.

Все показатели, не вошедшие в отчетные сегменты, называются прочими сегментами.

Для обособления информации в отчетный сегмент должно выполняться хотя бы одно условие :

а) выручка сегмента от продаж и операций с другими сегментами составляет не менее 10 процентов общей суммы выручки всех сегментов;

б) финансовый результат (прибыль или убыток) сегмента составляет не менее 10 процентов от наибольшей из двух величин: суммарной прибыли сегментов, имеющих прибыль, или суммарного убытка сегментов, имеющих убыток;

в) активы сегмента составляют не менее 10 процентов суммарных активов всех сегментов.

Не забывайте, что не вошедшая в какой-либо отчетный сегмент информациявключается в прочие сегменты. А на долю отчетных сегментов должно приходиться не менее 75 процентов выручки от продаж организации. При невыполнении условия о 75 процентах необходимо выделить дополнительные сегменты. Таким образом, 3/4 выручки от продажи должно быть «сегментировано».

Перечень отчетных сегментов должен переходить из года в год. Ранее ПБУ 12/2000 предусматривало обязательное выделение отчетных сегментов, которые присутствовали в прошлом году, даже если какой-то из них в текущем году переставал соответствовать условиям и требованиям, необходимым для его выделения. Теперь такой сегмент необходимо выделять в текущем году, только если предполагается, что он сможет обособляться в отдельный блок в будущем.

В ПБУ 12/2010 введено новое правило для сегмента, который впервые стал соответствовать условиям для его выделения. Для нового сегмента по возможности должна быть собрана сравнительная информация за предшествующие годы. Что это значит? Как минимум необходимо просчитать долю этого сегмента в показателях предыдущего года.

Распределение информации между сегментами

Разумеется, все сегменты должны быть раскрыты, то есть по каждому должна быть сформирована требуемая информация, характеризующая сегмент в общей деятельности фирмы.

Если выручка, расходы, активы и обязательства относятся к двум и более отчетным сегментам, то их надо распределить между этими сегментами. Распределение должно быть обосновано и проведено тем способом, который закреплен в учетной политики организации. Ранее существовало условие о том, что распределять активы надо, только если по секторам распределяются соответствующие им доходы и расходы. Теперь по правилам ПБУ 12/2010 распределенные выручка и расходы могут включаться в прибыль или убыток в случае, если они входят в расчет финансового результата (прибыли, убытка) этого сегмента при принятии решений полномочными лицами организации.

Раскрытие сегмента

В новом ПБУ по сегментам отсутствует порядок, регламентирующий, что не должно включаться в выручку, в расходы или обязательства. Исключили и принцип первичности и вторичности информации по сегменту.

Зато теперь дано более полное описание структурированной информации по отчетным сегментам. В общей части пояснения к бухгалтерской отчетности необходимо указать основу выделения сегментов, случаи их объединения и виды или группы продукции (товаров, работ, услуг), по которым у фирмы есть выручка в отчетном периоде.

Помимо этого в целом раскрываются способы оценки показателей сегментов (порядок учета операций между отчетными сегментами, характер различий и т. д.) и доли совокупных показателей всех отчетных сегментов в соответствующих статьях баланса или отчета о прибылях и убытках.

Для каждого сегмента за отчетный период (на отчетную дату) приводятся обязательные показатели :

• финансовый результат (прибыль или убыток);
• общая величина активов.

Только в случае представления данных полномочным лицам организации (в том числе на системной основе) раскрываются:

• общая величина обязательств;
• выручка от продаж;
• подразумеваемая выручка от операций с другими сегментами;
• проценты (дивиденды) к получению;
• проценты к уплате;
• величина амортизационных отчислений по основным средствам и НМА;
• иные существенные доходы и расходы;
• налог на прибыль организаций;
• величина внеоборотных активов.

Напомним, что ранее необходимо было обязательно формировать такие показатели, как величина капитальных вложений, величина вложений в зависимые общества и совместную деятельность и пр. Теперь эти показатели необязательны.

В новом ПБУ закреплены требования к раскрытию результатов сопоставления суммарных существенных показателей сегментов (включая прочие) с величинами статей в бухгалтерской отчетности. Они приводятся в пунктах 28 и 29 ПБУ 12/2010.

Помимо этого новое положение предписывает формировать некоторые показатели (выручка от продаж, стоимость внеоборотных активов) отдельно по России и по зарубежью. При этом организация должна раскрывать правила отнесения выручки от продаж к отдельным странам.

Есть и еще одно требование к раскрытию отдельной информации по сегментам. Это выделение информации о покупателях (заказчиках), по которым выручка от продаж составляет не менее 10 процентов общей выручки организации. По таким покупателям (заказчикам) надо представить информацию, к какому сегменту они относятся.

Изменение структуры отчетных сегментов

Обратите особое внимание на последний пункт ПБУ 12/2010. Он может коснуться каждой компании. Если в текущем периоде структура отчетных сегментов изменится, то надо будет рассчитать сравнительную информацию по каждому показателю за предыдущие периоды. За сколько периодов считать — не сказано.

Может оказаться, что делать такой пересчет нерационально (займет слишком много времени, требует значительных трудозатрат и пр.) или информация отсутствует. Тогда в пояснениях к бухгалтерской отчетности приводится информация по сегментам как по новой, так и по старой структуре.

Принципы сегментирования ПБУ 12/2010 и ПБУ 12/2000 различаются и структура сегментов в 2010 и 2011 годах окажется разной. Поэтому в отчетности за 2011 год информацию по сегментам за предшествующий 2010 год следует представить повторно — в новом формате. Кроме того, организации, которые переходят с ПБУ 12/2000 на ПБУ 12/2010, в отчетности за 2010 год должны руководствоваться пунктом 23 ПБУ 1/2008. Напомним: если нормативный правовой акт по бухгалтерскому учету утвержден и опубликован, но еще не вступил в силу, организация должна раскрыть факт его неприменения, а также возможную оценку влияния применения такого акта на показатели бухгалтерской отчетности организации за период, в котором начнется применение. Это правило распространяется на отчетность за 2010 год. В итоге данные за 2010 год придется пересчитать в соответствии с ПБУ 12/2010 .

Пример

ОАО «Снег» расположено в Москве ивыпускает холодильное оборудованиев трех региональных филиалах, выделенных на отдельные балансы. Каждый из филиалов специализируется на выпуске определенных видов продукции. По решению общего собрания общество раскрывает информацию по сегментам в соответствии с национальными стандартами. Управление обществом организовано по «филиальному» принципу. Руководство осуществляется через головной офис (Москва), который не осуществляет продаж. Управленческие решения принимаются по данным бухгалтерского учета. В целях подготовки информации по сегментам за 2011 год бухгалтер группировал сведения о деятельности сегментов за 2010 год в таблице 1.

Информация по сегментам за 2010 год ОАО «Снег» в соответствии с ПБУ 12/2010
Наименование подразделения	сегмента	Показатели управленческого (бухгалтерского) учета, млн. руб.						Виды продукции
				финансовый результат	налог на прибыль	стоимость активов	величина обязательств
Филиал «Калужский»	Отчетный		91%, т. е. не менее 75 %					Бытовой холодильник «Олигарх»
Филиал «Тверской»	Отчетный							Морозильный прилавок-витрина «Иней»
Филиал «Ивановский»		т.е. менее 10 %)		т.е. менее 10 %)		т.е. менее 10 %)		Холодильник «Дачник» Автохолодильник «Путешественник»
Итого по сегментам
Головной офис (г. Москва)	Сегментом не является
Всего по ОАО «Снег»

Следуя пункту 23 ПБУ 1/2008, бухгалтер включил эту таблицу в пояснительную записку к отчетности за 2010 год - наряду с информацией по сегментам, составленной по правилам ПБУ 12/2000.

Утверждено
Приказом Министерства финансов
Российской Федерации
от 08.11.2010 N 143н

ПОЛОЖЕНИЕ
ПО БУХГАЛТЕРСКОМУ УЧЕТУ "ИНФОРМАЦИЯ ПО СЕГМЕНТАМ"
(ПБУ 12/2010)

I. Общие положения

II. Выделение сегментов

III. Отчетные сегменты

IV. Оценка показателей отчетных сегментов

V. Раскрытие информации по отчетным сегментам

УПД — это универсальный передаточный документ . Его особенность — многофункциональность, благодаря которой можно заметно уменьшить объем документооборота.

Какие документы заменяет УПД?

На бумаге его можно использовать вместо:

• первичного документа.

В электронном виде — вместо:

• пакета «счет-фактура + первичный документ»;
• первичного документа;
• счета-фактуры.

Вы сами выбираете, что вам больше подходит, исходя из своих бизнес-процессов и схемы документооборота. УПД является основанием для налогового и бухгалтерского учета, о чем говорится в письме ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@. Закон не обязывает использовать универсальный передаточный документ вместо товарной накладной, акта или пакета документов, включающего счета счет-фактуру и первичный учетный документ.

Когда можно применять УПД?

УПД действует с октября 2013 года , его ввело и узаконило письмо ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@. С тех пор этим документом можно пользоваться.

УПД можно оформить:

• поставку товаров, услуг или работ;
• передачу имущественных прав.

Бумажный УПД

Образец заполнения универсального передаточного документа (УПД)

Статус УПД показывает, какое у него назначение:

1 — счет-фактура + акт;

2 — первичный документ.

В статусе 1 УПД со стороны продавца подписывает сотрудник, ответственный за подпись счетов-фактур, накладных и актов. В статусе 2 — сотрудник, который отвечает за подпись первичных документов.

В обоих статусах со стороны покупателя УПД подписывает уполномоченное лицо, которое отвечает за оформление первичных документов или сделки.

Электронный УПД

Действует с 07.05.2016, ему открыл дорогу Приказ ФНС от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@. Применяется шире, чем бумажный:

• как счет-фактура (СЧФ);
• как универсальный передаточный документ (СЧФДОП);
• как первичный документ, например, накладная или акт (ДОП).

Если это УПД (СЧФДОП) или акт (ДОП), то документу требуется подпись получателя, поэтому он представляет собой два связанных файла: с данными продавца и с данными покупателя (п. 2.10 Приказа Минфина № 174н).

Если это счет-фактура (СЧФ) — он не требует подписи получателя, поэтому это один файл обмена с информацией продавца.

Как заполнять электронный УПД

Если это СЧФ

Поля, которые в нем необходимо заполнить, определены п. 5 ст. 169 НК РФ:

1. порядковый номер документа, число, месяц и год его формирования;
2. название, адрес, ИНН обеих сторон сделки;
3. названия и адреса отправителя и получателя груза;
4. номер документа, который фиксирует аванс в счет предстоящих поставок;
5. состав поставки, если возможно — единица измерения содержимого;
6. количество содержимого поставки в единицах измерения, названных ранее; валюта;
7. цена за единицу измерения поставки, не учитывая налог (исключение — государственная регулируемая цена, включающая налог);
8. стоимость поставки или имущественных прав без налога;
9. акциз, где это необходимо;
10. налоговая ставка;
11. налог для покупателя по действующим налоговым ставкам;
12. стоимость поставки с учетом налога;
13. страна происхождения товара;
14. номер таможенной декларации;
15. код вида товара по единой Товарной номенклатуре внешнеэкономической деятельности Евразийского экономического союза для товаров, вывезенных за пределы РФ на территорию Евразийского экономического союза.

В электронном формате появляется новое обязательное для заполнения поле — название субъекта, составившего файл продавца. Если продавец и составитель — разные субъекты, то второй заполняет поле «Основание, по которому экономический субъект является составителем файла обмена счета-фактуры (информации продавца)». Это важно для аутсорсеров и агентов.

Если это ДОП

В нем обязательно заполнить поля, названные в ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»:

1. название документа;
2. число, месяц, год его создания;
3. экономический субъект, который сформировал документ;
4. суть сделки;
5. сумма или объем поставки;
6. ФИО и подписи ответственных лиц.

Если это УПД (СЧФДОП)

В нем должны быть все сведения, перечисленные выше.

Особенности формата

Если он используется как ДОП или СЧФДОП:

• Может иметь два наименования. Одно — официальное по факту хозяйственной жизни. Второе — о котором договорились контрагенты.
• Есть специальные поля для сведений о перевозчике.
• Требует подписи со стороны покупателя уполномоченным лицом, которое отвечает за оформление первичных документов или сделки.

Для всех типов документов

• Можно внести любые дополнительные сведения: вид операции, информация для участника документооборота, дополнения об участниках сделки.
• Сведения об участниках сделки содержат поля:

• код ОКПО;
• структурное подразделение;
• информация для участника документооборота;
• для ИП — ИНН, реквизиты свидетельства о государственной регистрации, ФИО; для ЮЛ — наименование, ИНН, КПП; для иностранного лица, которое не стоит на учете в налоговых органах, — название и другие сведения;
• адрес;
• контактные сведения (номер телефона, e-mail);
• банковские реквизиты.

• Блок «Подписант» включает четыре атрибута: «Область полномочий», «Статус», «Основание полномочий (доверия)», «Основания полномочий (доверия) организации».

«Область полномочий» обязательна для заполнения, выбирается нужное.

5 и 6 — если подписывается УПД (СЧФДОП).

Области полномочий подписанта-продавца

Области полномочий подписанта-покупателя

Поле «Статус» заполнять обязательно. Можно указать:

1 — сотрудник продавца;
2 — сотрудник организации, составившей файл продавца;
3 — сотрудник иной уполномоченной организации;
4 — уполномоченное физическое лицо (в том числе ИП).

От выбранного статуса зависит информация в поле «Основание полномочий». Для 1, 2 и 3 это «Должностные обязанности» или другие основания полномочий. Для 4 — основания полномочий, например, доверенность, дата, номер.

Поле «Основание полномочий (доверия)» заполняется, только если статус подписанта — 3.

Обязательно указать, кто подписывает УПД : ФЛ, ИП или представитель ЮЛ. Для ФЛ обязательны к заполнению лишь ФИ, для ИП — ИНН, ФИ, а для представителя ЮЛ — ИН ЮЛ, должность и ФИ.

Подписантов может быть несколько.

В России идёт активное внедрение универсального передаточного документа, призванного заменить привычные электронные счета-фактуры и товарные накладные. Что будет со старыми форматами? Что нужно знать компаниям при переходе на новый тип документов и какие преимущества это несёт для бизнеса? Рассказывает бизнес-аналитик Edisoft Алексей Порубов .

Расскажите про УПД в «двух словах». Что это за документ и для чего он нужен?

Универсальный передаточный документ или УПД - это новый формат бухгалтерского документа, совмещающий в себе свойства счёта-фактуры, товарной накладной и акта выполненных работ. Документ можно одновременно использовать для нескольких целей: отражения НДС, налога на прибыль и бухгалтерского учёта.

УПД помогает снизить издержки и трудозатраты при обработке информации, поскольку многие реквизиты в первичном документе и счёте-фактуре повторяются. Компании, которые используют УПД, могут оперировать только одним документом вместо двух-трёх. Кроме того, документ положительно влияет на сокращение рисков, связанных с расхождениями между накладной и счётом-фактурой.

В бумажном виде УПД существует уже несколько лет. В электронном виде документ начал внедряться с 2016 года. УПД обладает полной юридической значимостью и в ближайшее время полностью заменит устаревшие форматы электронных счетов-фактур, накладных и актов.

Это обязательно для всех? Почему некоторые компании активно лоббируют переход на УПД?

До 30 июня 2017 года можно продолжать использовать старые форматы электронных документов - счёт-фактуру, корректировочный счёт-фактуру, акт выполненных работ, товарную накладную. Они отменяются приказом ФНС от 24 марта 2016 г. N ММВ-7-15/155@. Применение универсального передаточного документа пока носит лишь рекомендательный характер. Но с 1 июля 2017 года электронный УПД станет обязательным для использования всеми организациями.

Многие компании начинают заранее готовиться к переходу на УПД, внедряя этот формат в своей практике. Это позволяет избежать возможных проблем с неготовностью организации и её партнёров к наступлению часа «Х». За несколько месяцев до начала обязательного применения УПД можно успеть приобрести необходимые опыт и навыки работы с документом, подготовить свою ИТ-инфраструктуру.

Для начала перехода какой-либо компании на УПД её контрагенты должны поддерживать работу с новым форматом и быть технически готовыми к работе с этим типом документа.

Как выглядит УПД?

Если обратиться к печатной форме документа УПД, то можно увидеть, что прежняя форма счёта-фактуры буквально встроена в документ и совсем не изменилась. В дополнение к тому, УПД содержит поля, относящиеся к первичному документу.

Ещё одной особенностью документа является факт его подписания сотрудником, ответственным за передачу товара/результата работы/услуги и за оформление факта хозяйственной жизни.

Электронный УПД содержит все те же данные, что обычно заполняются в первичных бухгалтерских документах. Различия видны лишь в техническом формате файлов и нюансах использования электронной подписи.

Электронный УПД может быть сформирован в трёх видах:

• С функцией счёта-фактуры. Такой УПД отражает факт хозяйственной деятельности и заменяет обычный счёт-фактуру
• С функцией накладной/акта. Здесь документ фиксирует переход товарно-материальных ценностей и служит заменой обычных накладных/актов
• С объединённой функцией как счёта-фактуры, так и накладной/акта. В этом случае документ заменяет сразу обе устаревшие формы.

Обмен электронными универсальными передаточными документами должен идти через провайдера электронного документооборота по полной аналогии с электронными счетами-фактурами и т. п. Этот процесс минимально отличается от привычного формата работы по ЭДО.

Как быть с электронными счетами-фактурами и накладными? Они отменяются?

В 2017 году устаревшие форматы документов законодательно потеряют силу и будут заменены на УПД.

Если компания обменивалась электронными документами через веб-решение, то отличия в порядке использования новых документом будут минимальными. Если использовалось интеграционное решение, то нужно заранее позаботиться о технической настройке, обратившись к провайдеру ЭДО.

Будет ли УПД стоить дороже ЭТОРГ и ЭСФ для пользователя?

Коммерческая часть работы с УПД не должна измениться в худшую сторону для пользователей систем электронного документооборота. Однако подробности следует уточнять у каждого из провайдеров.

Насколько сложно подключиться к обмену УПД? Есть ли «подводные камни» о которых полезно знать?

В целом, подключение к передаче УПД не должно вызвать каких-либо сложностей. Но важно понимать, что все случаи модернизации интеграционных решений для обмена УПД надо рассматривать индивидуально. Для этого компании следует подать оператору ЭДО заявку на подключение нового документа, после чего специалист по внедрению выяснит объём необходимых доработок или необходимость установки дополнительных модулей.

При работе через веб-среду у пользователя, как правило, уже имеются все средства для создания УПД как с нуля, так из документов типа «Заказ», «Уведомление об отгрузке» и «Уведомление о приёмке».

В ближайшее время организации и предприниматели смогут не только обмениваться электронными универсальными передаточными документами (УПД) друг с другом, но и передавать их в инспекцию. Приказ ФНС России от 24.03.2016 №ММВ-7-15/155@* , которым утвержден формат документа, зарегистрирован в Минюсте 21.04.16 и вступит в силу с 7 мая.

Специалисты налоговой службы не раз сообщали, что истребуемые документы могут быть представлены в инспекцию в электронном виде через интернет только в том случае, если они изначально были составлены в соответствии с установленным форматом и переданы через систему для обмена электронными юридически значимыми документами (например, « »). Для самых распространенных документов (счета-фактуры, ТОРГ-12, акты приемки-сдачи) форматы утверждены. Поэтому такие документы можно при необходимости переслать в инспекцию через систему для отправки отчетности (например, « »), не распечатывая на бумаге. А вот формата универсального передаточного документа, который объединяет в себе счет-фактуру и первичный документ, до сих не было. В связи с этим представлять в инспекцию УПД, составленный в электронном виде, приходится на бумажном носителе (см. « »). Согласно комментируемому приказу, в скором времени УПД можно будет направлять в ИФНС, не распечатывая на бумаге.

Новый формат документа можно будет использовать:

• как счет-фактуру;
• как первичный документ, подтверждающий совершение хозяйственной операции;
• как универсальный передаточный документы (УПД), который совмещает в себе счет-фактуру и первичный документ, подтверждающий совершение хозяйственной операции.

Форма универсального передаточного документа, а также рекомендации по его заполнению приведены в письме ФНС России от 21.10.13 № ММВ-20-3/96@. УПД объединяет в себе счет-фактуру и первичный документ, подтверждающий совершение хозяйственной операции. УПД со статусом «1» заменяет собой как счет-фактуру, так и накладную либо акт. УПД со статусом «2» заменяет собой только накладную либо акт. Подробнее об УПД см. « » и « ».

При этом в приказе оговорено, что электронные счета-фактуры можно будет создавать как по старому формату (утв. приказом ФНС от 04.03.15 № ММВ-7-6/93@), так и по новому (утв. приказом ФНС России от 24.03.16 №ММВ-7-15/155@) вплоть до 1 июля 2017 года. А прием налоговыми органами таких счетов-фактур должен быть обеспечен до 31.12.2020 года.

* Название приказа — «Об утверждении формата счета-фактуры и формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, в электронной форме».