На рынке сейчас представлен достаточно широкий спектр таких программных решений, каждое из которых чем-то, но отличается от других. Как разобраться в этой пестроте? Одна из характеристик, особенно важная для секретаря или делопроизводителя, который будет работать в такой системе - какие этап жизненного цикла документа автоматизирует конкретная система.

Что такое - жизненный цикл документа? Любой документ вне зависимости от его структуры или содержания проходит ряд стадий, которые в целом называются «жизненным циклом документа». Все документы проходят через пять основных этапов жизненного цикла (некоторые этапы могут повторяться, а некоторые имеют место только один раз):

1) документы создаются;

2) они рецензируются и исправляются:

3) формально или неформально утверждаются;

4) распространяются или публикуются для более широкой аудитории;

5) они выполняют свою основную функцию и попадают в архив;

6) при необходимости извлекаются из архива, а затем снова архивируются.

Но в учебниках по делопроизводству такого понятия нет. Есть понятие «документооборот» - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Выделяют следующие этапы технологической цепочки обработки документов:

прием и первичная обработка;

предварительное рассмотрение и распределение;

регистрация документов;

направление на исполнение и исполнение, документов;

оформление и удостоверение документов; отправка.

Отдельно как задачи делопроизводства рассматриваются вопросы контроля исполнения и хранения документов. Получается, что делопроизводство описывает только часть этапов жизненного цикла документа: ту, в рамках которой с ним работает делопроизводитель.

В системах электронного документооборота с документами работают все сотрудники, кому по роду деятельности это необходимо. Это руководители, которым нужно прочитать письмо и решить, что делать с ним дальше, исполнители, которые работают по выполнению резолюции, готовят ответные письма. В целом это может быть любой сотрудник организации, которому нужна информация по документам, по их содержанию, назначенным исполнителям, срокам исполнения и т.д.

В делопроизводстве принято выделять группы документов - входящие, исходящие, внутренние, организационно-распорядительные. При работе в системе электронного документооборота такое деление, как правило, остается.

В качестве примера сделаем описание работы в системе электронного документооборота с каким-нибудь типом документа, например - входящим.

Документ создается (чтобы документ стал входящим, он конечно должен быть создан, но происходит это где-то там, в другой организации), рецензируется, утверждается и распространяется (на этом этапе документ попадает в организацию).

На этапе создания (в данном случае получения документа системой электронного документооборота из внешних систем) требуется выполнение наиболее трудоемкой части работы по занесению информации о документе в систему электронного документооборота.

Работа эта состоит из двух частей:

1) ввод реквизитов документа;

2) ввод образа документа.

Ввод реквизитов документа похож на процесс составления регистрационно-контрольной карточки документа. Эту операцию выполняют, как правило, все системы электронного документооборота, но не все могут хранить электронный образ документа.

Далее документу присваивается регистрационный номер. На документ накладывается резолюция, назначаются ответственные за его исполнение, прописывается срок исполнения. Выполняет выдачу резолюции ее автор резолюции. Но бывают ситуации, когда он не может (или не хочет) это делать. Тогда на плечи секретаря ложится работа по занесению в систему резолюции, выполненной автором в традиционном - «бумажном» - формате. Следующим этапом обработки документа является создание отчета о его исполнении (отметки об исполнении). Гораздо удобнее, если можно сделать не просто пометку «выполнено такого-то числа», а иметь возможность оставить комментарий, сохранить файл, который будет являться подтверждением, что документ действительно исполнен.

Данная операция может быть разбита на две части:

* отчет самого исполнителя;

* отметка руководителя о том, что результат его устраивает.

Кто конкретно внесет информацию об этих операциях в систему? Все зависит от того, как организована работа. Варианты могут быть самыми разными: это может быть и исполнитель, и автор резолюции, данные функции также могут быть делегированы делопроизводителю. При изучении системы электронного документооборота на эти операции следует обратить особое внимание. Лучше, когда сами исполнители вносят информацию об исполнении - это разгружает службу делопроизводства.

Кроме того, дополнительные возможности систем электронного документооборота (сортировка документов на выполненные и невыполненные, автоматическая рассылка системой уведомлений о приближении срока выполнения документа) позволяют поднять исполнительскую дисциплину среди сотрудников.

Наступление этапа «передача в архив» совсем не обозначает, что документ стал ненужным. Необходимо организовать хранение так, чтобы документ можно было легко найти и получить нужную информацию. Как правило, для этого используют номенклатуру дел.

На этом этапе могут понадобиться операции контроля исполнения документов. Позволяет ли система составлять отчеты по статистике исполнения документа, насколько это удобно, есть ли возможность создавать собственные отчеты.

• Recovery Mode

Несмотря на кажущуюся очевидность утверждения «главный компонент приложения на базе СЭД - документ, а то, что оно автоматизирует – его «оборот», на практике оказывается, что под документом в приложениях могут иметься в виду самые различные сущности. Зависит это от типа документа и характера его «оборота», т.е. жизненного цикла обработки. Docsvision обеспечивает механизмы для реализации таких объектов. Связано это с тем, что даже для самых типовых приложений СЭД (например, для автоматизации задач классического делопроизводства) нам было необходимо моделировать в системе документ, который описывается очень сложной структурой данных и сложным жизненным циклом. Возможность моделировать такие сложные сущности как документ в делопроизводстве и позволила нам приобрести достаточную универсальность в реализации приложений для обработки документов различной природы. Держа в голове соображения, высказанные в , попробуем описать модель сущности, которую мы называем словом «документ».

Информация в документе

Неструктурированная информация

• один файл
• набор версий файла (хранящих историю его изменения)
• несколько файлов одного или разных форматов (например, договор и приложения), каждый из которых может содержать историю версий
• более сложные структуры файлов, включающие иерархическую упорядоченность данных, например, в задачах технического документооборота (описание структуры изделия)

Структурированная информация

Итак, из чего состоит структурированная часть документа.

• набор атрибутов стандартных типов (строка, число, дата, время)
• атрибуты перечисления (простые справочники) – для различных типов документов атрибуты могут быть заполнены предопределенными значениями различных типов (вид договора, уровень доступа и пр.).
• атрибуты, заполняемые из справочников, в отличие от перечислений, - это могут быть сложноорганизованные справочники (например, сотрудников, контрагентов, номенклатуры дел или товарных позиций и пр.). С одной записью справочника может быть связано несколько атрибутов документа. Например, для конкретного контрагента в документе могут сохранятся такие атрибуты как ФИО, юр. адрес, телефон и пр. В зависимости от способа обработки документа справочное поле может сохранять статическое значение выбранного элемента - справочника или ссылку, которая будет восстанавливать значение при каждом открытии документа, а, возможно, и то и другое.
• атрибуты, специфичные для конкретной системы обработки документов. Так, например, для Docsvision - это такие атрибуты как ссылка на связанный документ, категория документа, ссылка на папку, в которой хранятся документы, номер документа, ссылка на задание, которое создано по документу и пр. Заполнение подобных полей требует определённой логики обработки в зависимости от типа атрибута.

Иногда таблицы могут организовывать иерархии записей. Каждая строка в таблице атрибутов может содержать не только плоский набор атрибутов, но, в свою очередь, содержать таблицу атрибутов. Самый типичный случай - это список заданий, связанных с данным документом. В приложениях СЭД часто возникает необходимость декомпозировать задания, таким образом каждая строка таблицы, содержащей ссылки на задние по документу, может содержать подчиненную таблицу, содержащую порожденные от него дочерние задания.

Служебная информация – содержит данные, которые накапливаются в ходе обработки документов и которые нужны не для реализации логики приложения, а для других задач, например, аудита, анализа безопасности и производительности и пр. Это могут быть журналы фиксации фактов доступа к документу, история изменений, сделанных в документе и пр. Это, как правило, табличные данные.

Информация о достоверности – специальный вид служебной информации, с помощью которой подтверждается подлинность авторства и неизменности документа. Для этого, как правило, используются механизмы электронной подписи с использованием сертификатов. Иногда могут использоваться и менее дорогостоящие механизмы, так, например, в системе Docsvision реализован механизм «простой подписи», не требующий инфраструктуры PKI. Подписываться могут файлы документов и отдельные атрибуты структурированных данных, также в подпись может включаться информация о совершении операций в отношении подписываемых данных.

Системная Информация – используется приложением для выполнения различных сервисных функций и для реализации функций приложений, скрытых от глаз пользователя. К такой информации в системе Docsvision относятся:

• Время последнего изменения данных документа
• Информация о правах доступа к документу
• Наличие блокировки документа или отдельных файлов (Check-in/check-out контроль)
• Этап жизненного цикла обработки документа (состояние документа)

В Docsvision есть несколько возможностей конструировать информационную структуру и визуальный интерфейс формы документов. Низкоуровневый визуальный инструмент Менеджер карточек (CardEditor) позволяет создавать новые типы документов, описывать их информационную структуру и определять ограничение на значения полей. При использовании данного инструмента программный компонент, реализующий интерфейс документа, разрабатывается на любом языке программирования с использованием API платформы Docsvision.

Рисунок 1. Низкоуровневый инструмент CardEditor позволяет описывать информационную структуру документов.

Более высокоуровневый документ – конструктор карточек - позволяет формировать и информационную структуру, и внешний интерфейс определенного вида* документа. Содержит набор элементов управления как общего назначения, так и специализированных. Конструктор карточек позволяет также подключать различные программные обработчики (скрипты) к различным операциям, которые выполняет пользователь, и событиям.
*
Тип – это низкоуровневый объект, который содержит в себе описание структуры данных (схему)
Например, в Docsvision изначально поставляются типы карточек Документ и Задание.
Вид – это разновидность карточки определенного типа. Настраивается при помощи справочников и конструкторов.

Рисунок 2. Высокоуровневый инструмент «Конструктор карточек» позволяет описывать информационную структуру документов и ее интерфейс.

Например, в Docsvision поставляются для типа Документ виды Входящий, Исходящий и т.д.
Для одного документа могут быть сконструированы несколько интерфейсов для его обработки различными пользователи на различных стадиях его жизненного цикла.

Жизненный цикл документа

• изменения могут вноситься в основной текст файла документа, только в протокол разногласий или вноситься не могут,
• могут быть доступны для чтения и редактирования те или иные поля (метаданные) документа,
• доступны для выполнения те или иные операции.

В системе Docsvision имеется отдельный конструктор, позволяющий описывать жизненный цикл документа и операции, доступные на каждом этапе жизненного цикла.


Рисунок 3. Инструмент «Конструктор состояний» позволяет описывать жизненный цикл документа.

Замечание! Жизненный цикл документа описывает не процесс его обработки, а изменение документа в процессе его обработки. Обычно в ECM/BPM-системах реализуются две подсистемы – управления жизненным циклом документов (Life Cycle) и бизнес-процессами их обработки (Workflow).

Бизнес-логика обработки документа, операции по обработке документа

Однако большое количество сценариев обработки бизнес-логики документа невозможно заранее предугадать. Для их реализации документ Docsvision поддерживает возможность программных расширений. Для этого можно использовать язык #C и специализированное API для доступа и управления данными документа. Программа обработки может быть связана с любым событием, происходящим с документом – его открытием, модификацией поля или файла.


Рисунок 4. Конструктор карточек позволяет создавать различные программные сценарии для реализации расширенной логики обработки документа.

Особая группа логики обработки информации в документе связана с синхронизацией данных из полей содержимого файла (например, ячейки Excel или поля Word) документа и его атрибутами. Для этого в Docsvision реализован специальный инструмент разметки офисных документов.

В следующем разделе мы расскажем про средства оптимизации интерфейса документа для конкретного сценария использования и ролевой модели Docsvision.

2.2. Стадии жизненного цикла и функции документа

Понятия «жизненный цикл документа» (англ, document lifecycle) и «управление жизненным циклом документов» (англ, document lifecycle management) широко используются зарубежными документоведами и архивистами. При этом разработка проблематики применения новых информационных технологий для работы с документами и регламентация этой сферы осуществляются на основе данной концепции.

В 2010 г. нами было отмечено, что в российском документоведении понятие «жизненный цикл документа» пока не получило столь широкого распространения, хотя связанные с ним закономерности существования документа бесспорно признаются . Так, видный российский документовед Т.В. Кузнецова подчеркивала, что «этапы работы с документами были и остаются одними и теми же во все времена» . В последние годы ситуация с использованием понятия «жизненный цикл документа» стала меняться в связи с необходимостью методологической проработки вопросов обращения электронных документов и их жизненного цикла. Сейчас это понятие в среде российских документоведов и архивистов получило более активное применение.

Понятие «жизненный цикл документа» применительно к электронным документам в библиотечном деле нашло отражение в ГОСТ Р 7.0.95-2015 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Электронные документы. Основные виды, выходные сведения, технологические характеристики», где записано, что «под жизненным циклом электронного документа понимается последовательность событий, которая сопровождает создание и использование электронного документа» .

С позиций классического документоведения и архивоведения основные стадии жизненного цикла документа рассмотрены членом-корреспондентом РАН В.П. Козловым . При этом автор подчеркивает, что «…осознание жизни документа и основных стадий, этапов этой жизни является второй, после определения документа, фундаментальной основой общей теории документа» , формирование и развитие которой еще продолжается.

В.П. Козлов выделяет фазы создания и бытования документа, которые в свою очередь подразделяются на ряд этапов. Так, создание документа включает, как правило, три этапа: «возникновение замысла документа с целью реализации какой-либо возложенной на него функции, реализация этого замысла, сопровождаемая возникновением вариантов текста документа, и оформление одного из таких вариантов – на основе определенных юридически зафиксированных норм (бланк, подпись, печать, регистрационный номер и др.), либо с помощью традиционно принятых физическими и юридическими лицами знаковых элементов (например, подписи, условного символа и др. – в частной переписке)» .

Бытование документа, по В.П. Козлову, включает две фазы – оперативное бытование (в этой фазе документ выполняет те целевые функции, ради которых был создан) и архивная фаза. При этом к существенным характеристикам фазы оперативного бытования автор относит:

1) движение документа (возможно как в запрограммированном, так и в незапрограммированном направлении), в процессе которого возникают различные взаимосвязи этого документа с другими;

2) приобретение документом дополнительной информации в виде резолюций, различных помет, нарушающих при этом «неприкосновенность документа».

Бесспорно, эти характеристики являются очень важными при применении документов на бумажном носителе. В случае использования электронных документов и соответствующих информационных технологий движение документа в незапрограммированном направлении (если это не связано с принятием управленческих решений в процессе работы с документом) может означать несанкционированный доступ к информации, для исключения которого должны применяться соответствующие программно-технические средства и организационные меры защиты информации. Кроме того, к числу важнейших условий оборота официальных электронных документов относится обеспечение их «неприкосновенности», для чего должны использоваться соответствующие средства аутентификации и контроля целостности, криптографические и другие средства защиты информации. Поэтому, чтобы не нарушить целостность электронного документа, приобретаемая им дополнительная информация не вносится непосредственно в сам документ (иногда используют понятие «тело» документа, от английского «body »), а дополняются связанные с ним метаданные.

Архивная фаза оперативного бытования, как отмечает В.П. Козлов, характеризуется большей, в сравнении с доархивной, степенью упорядоченности документов, так как в этой фазе «документ обретает физические, логические и иные связи с другими документами» и получает «свойство эффективного адресного поиска» .

Принимая во внимание свойства электронных документов и среды их бытования, подчеркнем, что требуемая степень упорядоченности массивов электронных документов, их физических (место на том или ином носителе записи) и логических (гиперссылки, рубрикация и т. п.) связей с другими документами, а также возможность многоаспектного поиска становятся достижимыми уже на более ранних фазах их жизненного цикла.

Фаза покоя определяется как «невостребованность документа для решения тех оперативных задач, для которых он создавался» . Осуществляемый в ходе экспертизы ценности отбор документов, подлежащих постоянному хранению, значительно сужает круг документов, которым предстоит судьба исторического источника. Эти документы будут находиться в состоянии покоя уже в этом качестве (с сохранением возможности обращения к этим документам либо их копиям).

Обозначенные фазы бытования документов (т. е. их жизненного цикла) созвучны с терминологией, закрепленной в международном стандарте ISO 5127: 2001, в котором выделены документы «активные», «полуактивные» и «неактивные» . Ранее, примерно в 1960-е гг., эти характеристики документов легли в основу модели жизненного цикла документов, предложенной американскими специалистами в области документации. Эта модель включает стадию создания документа, затем стадию его активного использования (с хранением в текущих делах). После экспертизы ценности документ либо уничтожается, либо переходит на третью стадию «полуактивного» состояния (с хранением в архиве организации). Затем вновь проводится экспертиза ценности и определяется, будет ли документ уничтожен или перейдет на четвертую стадию – станет неактивным документом с долгосрочной архивной ценностью.

Как отмечают М.В. Ларин и О.И. Рысков, данная модель способствовала, особенно в Северной Америке, разграничению сфер деятельности управляющих документацией и архивистов, которые стали уделять внимание только документам, находящимся в неактивной стадии. В противовес этим взглядам австралийскими архивистами в середине 1990-х гг. была предложена модель «континуума документов» . Согласно этой концепции работа с документацией в организациях и обществе может быть представлена как не имеющий границ во времени и пространстве континуум документов, отвечающий управленческим, нормативным, социальным и культурным потребностям. В этом континууме и должно строиться взаимодействие сотрудников документационной службы, архива организации и государственных архивов. При этом архивисты должны участвовать в процессе управления документацией как можно раньше, а не в конце жизненного цикла документов, что представляется особенно важным при организации работы с электронными документами для исключения риска их преждевременной утраты.

Полагаем, что идея о необходимости взаимодействия управляющих документацией и архивистов при организации работы с документами, в том числе электронными, заслуживает всяческой поддержки и реализации на практике. Созвучна она также требованиям ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 , предусматривающим распределение ответственности и полномочий по работе с документами между всеми сотрудниками организации, включая не только управляющих документацией, но и представителей смежных информационных профессий, а также руководителей всех уровней.

Вместе с тем, на наш взгляд, перевод проблематики жизненного цикла документов исключительно в сферу полномочий и ответственности архивистов и других специалистов оставляет без внимания ряд важных характеристик собственно документов, которые важно учитывать в условиях применения новых информационных технологий. Можно даже сказать, что здесь имеется опасность подмены понятий, т. е. вместо анализа свойств документа рассматриваются функции по управлению документацией и их распределение между представителями ряда профессий. Применительно к концепции континуума документов можно заметить, что, действительно, процесс документообразования носит постоянный характер и так же, как и функции управления в широком понимании (включая и управление документацией как специфическую функцию), должен осуществляться непрерывно. Но любой документ имеет свой жизненный цикл (как и комплексы документов), с учетом закономерностей которого и должен быть выстроен «континуум» управленческой, нормативно-правовой и практической деятельности с создаваемыми документами . Поэтому концепция жизненного цикла документа сохраняет свою актуальность и методологический потенциал в условиях расширения применения электронных документов. Это подтверждают и современные публикации зарубежных специалистов (например, ).

Со своей стороны отметим, что под жизненным циклом документа (ЖЦД), как и других объектов, к которым применимо понятие жизненного цикла, следует понимать предсказуемые изменения состояния, закономерности существования этого объекта (стадии жизненного цикла), а также период, в течение которого документ проходит стадии своего существования . В рамках каждой стадии ЖЦД можно выделить определенные этапы (фазы) ЖЦД и последовательность событий.

На наш взгляд, существуют четыре основные стадии жизненного цикла документа: создание, обращение, хранение, уничтожение. Графическая модель стадий ЖЦД представлена на рис. 4.

Рис. 4. Жизненный цикл документа: основные стадии

Американский специалист по управлению документацией Гордон Е. Дж. Хоук в качестве одной из стадий ЖЦД выделяет классификацию документов, условно обозначая стадии ЖЦД словами «создавать – классифицировать – использовать – хранить – уничтожать» . Действительно, если рассматривать ЖЦД в рамках одной информационной системы, обеспечивающей хранение ЭД, то документ при включении в данную систему должен быть, в соответствии с принятой системой классификации, определенным образом систематизирован, т. е. необходимо определить его логическое место среди других документов, уже включенных в систему. Для управленческого документооборота задачи классификации не являются отдельной стадией, а присутствуют на разных стадиях ЖЦД.

Так, на стадии создания документа задача классификации возникает при определении вида документа и его связей с другими документами, с учетом (или во исполнение) которых он создается, определении необходимого состава виз и уровня подписания (утверждения).

При придании документу официального статуса классификация требуется для присвоения документу регистрационного номера (в соответствии с принятой в организации системой номерообразования), дополнения атрибутов документа индексами в информационной системе (в соответствии с тематическим или иными рубрикаторами).

На стадии обращения путем систематизации и классификации определяется возможность использовать типовые процедуры и процессы работы, типовые резолюции и т. п. (т. е. выполняется классификация по документопотокам).

На стадии хранения ключевой является классификация документов по срокам хранения и делам в соответствии с номенклатурой дел, выделение документов с истекшими сроками хранения к уничтожению.

Соответственно, современные системы электронного документооборота, обеспечивающие различные процессы работы с документами (подробнее об этом в следующем разделе настоящей главы и в главе 4), должны отражать большее разнообразие состояний ЖЦД, чем системы, главной целью которых является только хранение документов.

Высказываются разные точки зрения на то, что считать началом ЖЦД – момент придания документу официального статуса или же учитывать период его подготовки. По нашему мнению, началом ЖЦД следует считать начало работы над проектом документа, когда его версия материализуется на носителе информации, обрастая изменениями и дополнениями содержания документа (по результатам индивидуальной или совместной работы), а также рядом реквизитов, предшествующих официальному подписанию документа. Более того, в процессе управления эта стадия работы с документом (как и стадия обращения) неразрывно связана с подготовкой и принятием управленческих решений и является важнейшей частью управленческих процедур и бизнес-процессов в организации. Поэтому, на наш взгляд, оставлять эту стадию за рамками ЖЦД и процессов документооборота принципиально неверно. Кроме того, можно заметить, что существующие в настоящее время модели жизненных циклов других объектов, учитываемых в процессе управления (например, жизненный цикл организации, жизненный цикл товара, жизненный цикл информационной системы), включают в себя стадии, связанные с зарождением концепции этих объектов (см., например, ). Цикл подготовки, принятия и реализации управленческих решений (рис. 2) и соответствующие каждому этапу информационные потребности также могут рассматриваться как ориентиры при анализе жизненного цикла управленческих документов.

Таким образом, началом ЖЦД в организации будет являться начало работы над проектом документа либо получение уже существующего документа, созданного за пределами организации, а концом ЖЦД – уничтожение документа или передача его на постоянное хранение. ЖЦД может оказаться коротким и завершиться на стадии создания, если документ не будет подписан, либо на других стадиях, если после них последует его уничтожение. Стадия уничтожения не является обязательной, так как некоторые документы в силу государственной важности имеют срок хранения «постоянно». Уничтожение документа может быть как предусмотренным (например, по истечении срока хранения по результатам экспертизы ценности), так и случайным (например, физическая утрата в результате пожара, намокания и других непредусмотренных обстоятельств) либо преднамеренным (к примеру, противоправные действия по ликвидации документов как улик) . На рис. 4 показано, что стадии обращения и хранения взаимосвязаны: находящийся на хранении документ может быть вновь введен в обращение.

Указанные стадии жизненного цикла управленческих документов носят самый общий характер и не зависят от материального носителя информации. В рамках каждой стадии ЖЦД состояния документа могут меняться, что отражается в метаданных документа. Рассмотренные стадии ЖЦД для документов на бумажном носителе характеризуют существование подлинного документа. Однако следует также принимать во внимание нахождение в обращении не только подлинников (оригиналов), но и копий документа (бумажных и электронных), а также возможность опубликования официального документа в печатной либо в электронной форме (включение в различные электронные информационные ресурсы).

Эти обстоятельства могут оказать некоторое влияние на стадию ЖЦД, связанную с уничтожением документа. С одной стороны, обращение к электронным копиям документа в той или иной информационной системе снижает риск его преждевременной полной утраты на бумажном носителе. С другой стороны, срок хранения копий документа в идеале не должен превышать запланированную продолжительность жизненного цикла документа. Как предусмотрено ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, при истечении установленного срока хранения документа должны быть также уничтожены все его копии . Однако этот процесс, особенно в случае применения электронных копий документа, может контролироваться только системой управления документами в рамках конкретной организации или информационной системы. В случае публикации документов и применения внешнего электронного документооборота гарантировать уничтожение тиражированных или электронных копий документов, которые могут использоваться «до минования надобности», не представляется возможным .

Добавим к приведенной выше схеме еще один контур: публичное обращение, связанное с опубликованием документа за пределами информационной системы, в рамках которой он был создан. Процессы обращения копий опубликованного документа протекают уже за пределами основного ЖЦД (рис. 5). Публикация документа рождает новый контур ЖЦД либо на стадии обращения (например, тиражирование его бумажных экземпляров или опубликование документа на официальном сайте государственного органа), либо на стадии хранения (например, введение в научный оборот и публикация документа, находящегося на хранении в государственном архиве). Строго говоря, может быть опубликован и проект документа (к примеру, нормативного акта), т. е. на стадии создания документа, но этот проект также должен сохраняться в установленном порядке.

К контуру публичного обращения примыкает обращение документа в целях надзора и контроля за деятельностью организации, а также в целях правоохранительной деятельности и судопроизводства. Этот контур обращения документа (на рис. 5 он отдельно не выделен, чтобы не перегружать схему) может быть отнесен к упомянутому выше «движению документа в незапрограммированном направлении». Здесь проявляется функция документа как свидетельства и доказательства. По требованию правоохранительных и судебных органов могут предоставляться не только копии (заверенные копии), но и подлинники бумажных документов с изъятием их из дел. Соответствующий практический опыт в настоящее время накапливается и в отношении электронных документов.

Рис. 5. Жизненный цикл документа с учетом его публичного обращения

Стадия хранения документа включает три фазы: оперативное хранение, хранение в архиве организации, а для документов, подлежащих длительному или постоянному хранению, – хранение в государственном или муниципальном архивах. Первые две фазы этой стадии реализуются в информационной системе (системах) организации. Третья фаза связана с перемещением документа в соответствующий государственный или муниципальный архив.

С позиций ЖЦД появляется возможность внести дополнительную ясность в понятие «электронный документ». По мнению М.В. Ларина, это понятие следует относить к «документам, проходящим все стадии своего жизненного цикла – от создания до уничтожения или передачи на вечное архивное хранение – в электронном виде» .

Применительно к бумажным документам (и другим аналоговым, вещественным документам) можно говорить, что осуществляется их непосредственная, физическая передача на хранение в государственные архивы (как материальных носителей информации). Для передачи на хранение электронных документов и включения их в информационную систему (ИС) архива требуется использование технологий миграции, конверсии и др.

Указанное обстоятельство побуждает задуматься о том, что в силу неотделимости информации от ее носителя для бумажных и иных вещественных документов их жизненный цикл может рассматриваться как единый независимо от перемещений документа в пространстве и во времени, включая завершающие стадии хранения или уничтожения. Для электронных документов, существующих не в аналоговой, а в электронной среде, важно рассматривать их жизненный цикл в рамках конкретной информационной системы.

Сходную точку зрения высказали А. Афанасьев и К. Синюшин в предисловии к российскому изданию книги американского специалиста по информационному менеджменту Дж. Д. Саттона: «Под жизненным циклом документа в электронной форме понимается все время жизни документа под управлением системы от момента создания или импорта документа до момента экспорта или уничтожения документа» . Сам же Саттон, рассматривая ЖЦД, выделял этапы создания или составления документа, размещения его в структуре системы, сохранения, поиска, распространения и вывода из обращения» .

После миграции электронного документа из одной системы в другую (на рис. 6 в качестве примера приведены ИС 1, ИС 2 и ИС 3) в новой системе совершаются все отмеченные нами четыре стадии ЖЦД, начиная с включения документа в ИС. Процессы электронного документооборота, при которых используется взаимодействие информационных систем с приемом-передачей документов и их метаданных (например, межведомственный документооборот), могут рассматриваться как включающие несколько жизненных циклов документа в разных информационных системах. Состояния экземпляров электронного документа в рамках названных четырех стадий и продолжительность их жизненного цикла в разных информационных системах будут различаться. Кроме того, могут различаться подходы к классификации документов в разных информационных системах (важность этого уже отмечена выше), что может отражаться в составе применяемых справочников (классификаторов). С другой стороны, при соблюдении требований аутентичности, целостности, достоверности документов и их пригодности для использования, а также наличия общей цели, связанной с управлением документами, у взаимодействующих информационных систем (определенной степени их интеграции, обмена метаданными), а также в случае портации ИС на новое ПО, на наш взгляд, можно говорить о сложном ЖЦД, включающем несколько вложенных ЖЦД, соответствующих указанным информационным системам.

Рис. 6. Вариант жизненного цикла электронного документа с учетом его передачи (миграции) при взаимодействии информационных систем (ИС 1,2 и 3)

Процессы, относящиеся к фазам хранения документа в государственном или муниципальном архивах либо к так называемому внеофисному хранению, хранению в «промежуточных архивах», хранению с использованием «облачных» сервисов, также протекают уже за пределами основного ЖЦД (для электронных документов – рассмотренный выше вариант взаимодействия информационных систем), в связи с чем на схеме (рис. 7) выделен соответствующий контур.

Рис. 7. Жизненный цикл документа с учетом его архивного хранения и публичного обращения

На рис. 7 графически (пунктирными линиями) показано, что публичное обращение связано с различными формами использования копий документов или выписок из документов.

Анализируя жизненный цикл управленческого документа, можно выделить несколько вариантов («ипостасей») его существования (другими словами, его различные состояния):

– проект документа;

– официальный документ (оригинал, подлинник, подписанный экземпляр, а также дубликат документа);

– заверенные копии официального документа;

– не имеющие юридической силы копии документа.

Архивное хранение подразумевает несколько состояний документов:

а) сами документы в состоянии «покоя», т. е. в неактивном состоянии;

b) копии документов, включенные в фонд пользования, в зависимости от частоты обращения их состояние может считаться полуактивным или неактивным;

c) копии документов, включенные в страховой фонд в неактивном состоянии.

Для электронных документов (ЭД), долговременно сохраняемых в архиве, также следует различать: основные экземпляры ЭД (включая ЭД на физически обособленных носителях информации и ЭД, подлежащие хранению в составе соответствующей информационной системы); копии ЭД, включенные в фонд пользования или размещенные в информационных ресурсах общего доступа (например, публикации на сайтах государственных архивов в сети Интернет); а также резервные копии ЭД. Уже сформировался в общих чертах подход, что каждый ЭД, передаваемый на государственное архивное хранение на физически обособленном носителе, должен быть передан в двух идентичных экземплярах. Экземпляры ЭД в архиве должны храниться в разных местах, на разных физических устройствах.

Жизнь документа в процессе архивного хранения продолжается. Она отражается в специфических метаданных, соответствующих данной стадии ЖЦД. К примеру, факт просмотра пользователем документа на бумажном носителе, находящегося на хранении в государственном архиве (либо его копирование, составление выписки), должен отражаться в имеющемся в деле (единице хранения) листе использования. На место дела, временно вынутого с места хранения (например, для работы специалистов архива либо по запросу исследователя), должен быть помещен лист-заместитель дела, содержащий необходимую информацию в связи с отсутствием данной единицы хранения на ее постоянном месте. Вместе с тем для электронных документов факты просмотра, копирования и другие действия работников архива и пользователей могут фиксироваться в информационной системе архива.

При рассмотрении ЖЦД, на наш взгляд, важно учитывать существование документа одновременно и как материального носителя информации, и как собственно запечатленной информации.

На наш взгляд, продолжительность жизненного цикла документа с учетом стадии его хранения можно определить как функцию от периода востребованности содержащейся в документе информации (его контента, от англ, «content», содержание), а также жизненных циклов носителя информации, средств записи и воспроизведения информации, средств хранения документа:

ЖЦД = ƒ (ЖЦИ, ЖЦН, ЖЦСХД, ЖЦЗВИ),

где ЖЦИ – период востребованности (жизненный цикл) информации; ЖЦН – жизненный цикл носителя информации; ЖЦСХД – жизненный цикл средств хранения документа; ЖЦЗВИ – жизненный цикл средств записи и воспроизведения информации.

Так, к примеру, жизненный цикл носителя информации (ЖЦН) по времени может оказаться короче, чем период востребованности информации, содержащейся в данном документе. В этом случае ЖЦН определит продолжительность жизненного цикла документа в целом. В современных условиях в целях соответствия ЖЦН и ЖЦД по их продолжительности уже на стадии создания документа должны учитываться рекомендации по выбору материальной основы документа – носителя информации. К примеру, во второй половине прошлого века при документировании деятельности высших партийно-государственных органов Советского Союза стала применяться специальная бумага, по своим характеристикам соответствовавшая задаче обеспечения постоянного хранения этой категории документов. При определении категорий документов, создаваемых в форме электронных документов, также надо учитывать долговечность носителя информации и способа фиксации информации (формат записи) в сопоставлении с тем периодом, в течение которого документальная информация должна быть сохранена (установленный срок хранения документа) .

Временные характеристики жизненных циклов различных носителей информации имеют физическую природу, носят общий характер и не связаны напрямую со спецификой деятельности организаций. Поэтому требования или рекомендации по применению определенных типов носителей информации и способов фиксации информации для долговременного хранения документов (в частности, электронных) важно устанавливать на уровне государственного регулирования (имея в виду, прежде всего, органы государственной власти и другие организации, для документации которых нормативно определены длительные сроки хранения). Этот вывод вполне соотносится с охарактеризованной выше концепцией «континуума документов».

Реализацию стадии обращения документа, в ходе которой происходит его физическое перемещение, обеспечивают средства передачи документов (СПД), диапазон которых расширяется (курьерская доставка, почта, телеграф, телекоммуникационные каналы и др.). В условиях применения электронных документов формируется достаточно сложная инфраструктура обмена документами. СПД также могут оказывать влияние на продолжительность ЖЦД. Так, если выбранное СПД не обеспечивает своевременную передачу документа, то предписываемые в нем действия могут потерять актуальность в связи с изменением управленческой ситуации. Соответственно, фаза активного нахождения документа в обращении будет сокращена. Но это не скажется на сроках оперативного и архивного хранения документов и продолжительности ЖЦД в целом. Если же СПД не обеспечили физическую доставку документа (т. е. произошла его утрата), то на этом ЖЦД будет завершен, либо должна быть осуществлена повторная доставка дубликата документа или его копии. Применение современных систем и технологий электронного документооборота позволяет добиться гарантированной доставки .

Стадия хранения документа обеспечивается применением средств хранения документа (СХД), в том числе средств и технологий обеспечения сохранности документов, соблюдения нормативных условий хранения носителей информации, соответствующих их физическим характеристикам (например, соблюдение определенного температурно-влажностного режима, защиты носителей информации от действия света, биоповреждений и других форм деструктивного воздействия).

По мере расширения применения документов на технических носителях информации, в том числе электронных документов, возрастает влияние жизненного цикла средств хранения документа (связанного с жизненным циклом поколений техники) на ЖЦД. В связи с этим, как уже отмечалось выше, возникает проблема конверсии и миграции документов. В отношении хранения электронных документов важно заметить, что проблема их долговременного хранения связана с физическими характеристиками вещества и поля как видов материи. Структура и силовые характеристики поля в силу его физической природы являются нестабильными. Поэтому хранение ЭД в большей мере зависит от динамических факторов, чем хранение бумажных документов. Для обеспечения сохранности электронных документов важно не только соблюдение определенных требований к самим документам, но и устойчивое, непрерывное функционирование соответствующих программно-аппаратных средств, на которых реализованы информационные системы.

Для электронных и других технотронных документов важно также учитывать жизненный цикл средств записи и воспроизведения информации (ЖЦЗВИ), содержащейся в документе. К примеру, внешняя сохранность дискеты 20-летней давности как физического объекта не означает возможности прочитать ее содержание современными программно-техническими средствами. Поэтому, как уже отмечалось в разделе 1.3, одним из способов является параллельное хранение и поддержание в работоспособном состоянии средств воспроизведения информации, соответствующих способу записи информации в сохраняемом документе. Например, для фонодокументов это означает применение конкретных типов средств воспроизведения звукозаписи. Однако в настоящее время для создания фонда пользования для таких документов также применяются электронно-цифровые технологии. Для электронных документов (как на физически обособленном материальном носителе, так и сохраняемых в информационной системе) технологии конверсии и миграции являются в настоящее время основными способами продления продолжительности их жизненного цикла.

1) "Системы электронного управления документами (ЭУД) обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации. Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают системы ЭУД включают текстовые документы, образы, электронные таблицы, аудио-, видео- данные, и документы Web. Общими возможностями систем ЭУД являются создание документов, управление доступом, преобразование и безопасность."

3)Сегодняшние предприятия требуют истинно распределенной архитектуры управления документами, т.е. такой, которая удовлетворяет следующим требованиям:

• Масштабируемость, надежность и управляемость для экономичного корпоративного развертывания.
• Автоматическая поддержка распределенного управления различными информационными материалами на протяжении всего их жизненного цикла, от создания до рецензирования, утверждения, распространения и архивирования.
• Гибкость управления доступом ко всему спектру документов, от электронной почты до дискуссионных баз данных, от видео клипов до формализованных документов всех типов.
• Возможность обеспечения мгновенного доступа к документам через Web-браузеры, настольные приложения и другие общедоступные типы клиентов.
• Открытая, расширяемая архитектура, позволяющая организациям, во-первых, быстро расширять платформу управления документами в ответ на появление новых бизнес целей, таких, как управление записями и, во-вторых, интегрировать управление документами с более широкими стратегическими инициативами, такими как Управление знаниями.
• Доступность широкого спектра дополнительных технологий для повышения уровня возврата от инвестиций.

Распределенное, расширяемое управление документами приводит к резкому повышению продуктивности работы сотрудников, усилению общей конкурентоспособности организации, обеспечивая оптимизацию любого количества междисциплинарных процессов, вместо автоматизации отдельных вертикальных. Корпоративное управление документами является существенным шагом на пути к воплощению в жизнь инициатив по управлению корпоративными знаниями.

2) Связь документа с носителем информации. Важной характеристикой является дуализм документа – как содержащейся в документе информации и как материального носителя этой информации. Это в равной мере относится и к бумажным, и к электронным документам, но проявляется по-разному.

Бумажный документ от носителя информации неотделим. Каждый бумажный документ имеет свой носитель информации.

Электронный документ в силу своей физической природы имеет динамичный характер, не связан жестко с единственным носителем информации, существует в двух формах: пассивной (хранение) и активной (передача и обработка, в том числе визуализация для его восприятия человеком). Кроме того, если раньше можно было считать электронным документом (по аналогии с бумажным документом) соответствующим образом оформленную информацию, записанную, к примеру, на дискете, то в условиях применения современных информационных систем и технологий электронный документ как объект носит гораздо более сложный, многокомпонентный характер.

2.Форма представления информации. В бумажных документах, а также в кино– и фотодокументах информация представлена в форме, непосредственно воспринимаемой человеком (аналоговой форме, из-за чего такие документы, в отличие от электронных, иногда называют аналоговыми).

В электронном документе информация содержится не просто в электронно-цифровой форме. Существенно то, что эта информация не может непосредственно восприниматься человеком. Более того, электронная форма представления информации дает возможность выстраивать процессы ее обработки без участия человека, т. е. в зависимости от степени структурированности и формализации информации процесс работы с документами может быть максимально автоматизирован (к примеру, как это осуществляется в системах банковских электронных платежей и расчетов). При необходимости восприятия информации человеком она визуализируется на экране монитора (документ при этом приобретает также виртуальную форму) или путем распечатки на бумажном носителе (по образному выражению, получается «твердая копия»).

4)Жизненный цикл документа - тип поведения документа от момента формирования до момента передачи в архив (на хранение) или уничтожения.

Любой документ вне зависимости от его структуры или содержания проходит ряд стадий, которые в целом называются жизненным циклом документа. Все документы проходят через пять основных этапов жизненного цикла (некоторые этапы могут повторяться, а некоторые имеют место только один раз):

• документы создаются;
• рецензируются и исправляются;
• формально или неформально утверждаются;
• распространяются или публикуются для более широкой аудитории;
• выполняют свою основную функцию и попадают в архив;

при необходимости извлекаются из архива, а затем снова архивируются

Ниже приведены основные стадии жизненного цикла документа -создание, обращение, хранение, уничтожение. На рисунке показано, что стадии обращения и хранения могут быть взаимосвязаны: нахо­дясь на хранении, документ может быть вновь введен в обращение. Уничтожение документа может быть как предусмотренным (напри­мер, по истечении срока давности), так и случайным (например, физическая утрата в результате пожара, намокания и других непред­виденных обстоятельств).

Рис. 2.2. Жизненный цикл документа (основные стадии)

Приведем краткую характеристику основных функций работы с документом на протяжении его жизненного цикла в организации и возможности их автоматизации.

Составление - подготовка содержания документа на основе имеющейся информации и ее оценки. Часть процессов составле­нии документа может быть автоматизирована при подготовке текста на компьютере. При документировании повторяющихся ситуаций могут быть использованы типовые тексты, в том числе компьютер­ные формы, шаблоны.

Примеры шаблонов - бланки для исходящих писем организации; бланк заявление на отпуск; бланк платежной ведомости.

Оформление - использование внешних элементов оформления конкретной разновидности документов и расположение реквизитов м соответствии с установленными требованиями (форматы бумаги, Планки, границы полей и т. п.) Процесс может быть частично авто­матизирован (типовые компьютерные формы, шаблоны с типовыми элементами оформления).

Пример - оформление доверенности на управление автомоби­лем, распечатываемой у нотариуса.

Согласование - оценка целесообразности документа, его обос­нованности, соответствия действующему законодательству, норма­тивным документам и др., проставление собственноручной подписи уполномоченным лицом в соответствии с его компетенцией и предо­ставленными правами (реквизиты «визы» или гриф «согласования»). Требуется оценка документа, восприятие информации человеком. Могут быть использованы электронный аналог подписи при согла­совании электронной версии документа и технология электронного согласования проектов.

Подписание (утверждение) - проставление подписи или грифа утверждения на документе уполномоченным лицом в соответствии с его компетенцией и предоставленными правами. Требуется оценка документа, восприятие информации человеком. Может быть исполь­зован электронный аналог подписи.

Регистрация, учет - запись учетных данных о документе по установленной форме (в журнале, картотеке, компьютере), фик­сирующая факт его создания или получения. Процесс может быть автоматизирован, при этом могут осуществляться автоматическое присвоение регистрационных номеров в соответствии с выбранными правилами номерообразования и запись учетных данных документов в информационной системе.

Передача на исполнение или отправка адресату - процедура доведения документов (или их копий) до конкретных лиц для озна­комления или совершения действий, указанных в документе. Пере­дача может осуществляться непосредственно исполнителю, через курьера, с использованием различных способов отправки (почта, телеграф, факс и т. п.). При наличии электронного документа или электронной копии данная процедура может быть автоматизирована (использование корпоративной системы документооборота, элект­ронной почты, корпоративного портала).

Копирование (размножение) - создание копий документа на бумажном носителе или в электронной форме для ознакомления с ним и одновременной работы необходимого круга лиц. Используется копировально-множительная или компьютерная техника (распе­чатка дополнительных копий документа, изготовленного на компью­тере, копирование файла, сканирование или копирование бумажного документа).

Получение - процедура получения документов или их копий конкретными лицами для ознакомления или совершения действий, указанных в документе, в установленных случаях документируется (передается под расписку получателя). Варианты получения - от работников служб, осуществляющих доставку документов, от началь­ника или коллег, по каналам связи (факсу, электронной почте, посредс­твом корпоративной системы электронного документооборота и др.). Ознакомление - оценка информации, содержащейся в доку­менте для использования в дальнейшей работе. Документ представ­ляется на бумажном носителе или в электронной форме.

Рассмотрение (принятие решений по документу, резолю­ция) - оценка информации, содержащейся в документе, и приня­тие решений о порядке дальнейшей работы с ним, сроках, характере исполнения, конкретных исполнителях. Документ представляется на бумажном носителе или в электронной форме.

Контроль прохождения и исполнения документа - отслежи­вание установленного порядка прохождения документа и его испол­нения (сроки и решение вопросов). Требуется оценка документа, восприятие информации человеком. Документ представляется на бумажном носителе или в электронной форме. Формальная сторона контроля может быть автоматизирована.

Хранение документа в процессе исполнения - обеспечение физической сохранности документа и соблюдение порядка доступа к информации в процессе его исполнения. Могут использоваться средства автоматизации поиска бумажного документа в процессе исполнения. В случае использования системы автоматизации доку­ментооборота необходимо обеспечить физическую сохранность электронных документов и баз данных (в том числе резервное копи­рование).

Списание в дело - признание факта, что выполнение документа завершено; помещение документа на хранение в дело, сформированное по предметно-вопросному, корреспондентскому, хронологичес­кому и другим признакам; обеспечение физической сохранности, удобства для дальнейшего использования документов и быстрого их нахождения по запросу. На документах на бумажной основе делается соответствующая отметка, и при использовании автоматизирован­ной системы документооборота в нее вносится информация о спи­сании документов в дело. Для документов, существующих только в электронной форме, требуется дальнейшая проработка таких вопро­сов, как организация их хранения, обеспечение физической сохран­ности, аутентификация и др.

Поиск - нахождение документа или запрашиваемых о нем све­дений. Процесс может быть автоматизирован: необходима фор­мулировка критериев поиска в информационной системе (системе документооборота или в архиве).

Хранение в архиве - обеспечение физической сохранности документа и соблюдение порядка доступа к информации в процессе, архивного хранения. Могут быть использованы средства автомати­зации для контроля за условиями хранения, противопожарной безо­пасностью, регулирования доступа в помещение архива и защиты информации в информационной системе. Возможно создание фонда пользования архивными документами в электронной форме, автоматизации поиска документов в процессе архивного хранения. При использовании автоматизированных систем следует обеспечить физическую сохранность электронных документов и баз данных (в том числе резервное копирование).

Экспертиза ценности - отбор документов на хранение или уста­новление сроков их хранения в архиве организации на основе принятых критериев, а также выделение к уничтожению документов с истек­шими сроками хранения. Требуется оценка документа, восприятие информации человеком. Формальная сторона (отбор дел и докумен­тов по срокам хранения) может быть автоматизирована. Документы представляются на бумажном носителе или в электронной форме.

Уничтожение - физическое уничтожение (разрушение) носи­теля информации или записи на носителе. Используется оборудова­ние для уничтожения бумажных документов (например, измельчения бумаги) или для уничтожения записи на бумажном носителе.