О сроках хранения документов

Почему это важно?

Дело в том, что любая проверка автошколы со стороны любого ведомства, прежде всего опирается на предъявленную в ходе проверки документацию. В Предписании на проведение проверки всегда обозначен перечень документов, который должен быть предъявлен, при этом как правило, присутствует фраза «..и другие, необходимые для достижения результатов проверки, документы». Это мы все с Вами знаем. Однако, многие не знают другого.

В соответствии с Кодексом об Административных правонарушениях (КоАП), наказание не может быть наложено, если с момента обнаружения совершенного административного правонарушения прошло больше 3-х месяцев. Это не касается т.н. «длящихся правонарушений», но они, как правило, составляют значительное меньшинство. Подробно порядок наложения наказания описан в книге «Директору автошколы. Доступно и просто о законах». Из сказанного, прямо вытекает, что если в распоряжении проверяющих будут документы, характеризующие деятельность автошколы только за последние три месяца, то и круг возможных претензий с их стороны к деятельности автошколы значительно снизится.

С другой стороны, проверяющие всегда требуют предъявить им документы как минимум за предыдущие полтора - два года и законных оснований отказать им в этом нет (при наличии таких документов в автошколе). Иначе это будет расценено как невыполнение законного требования уполномоченного контролирующего лица и подлежит наказанию по тому же КоАП. Таким образом, единственной возможностью не демонстрировать проверяющим Вашу деятельность в полном объеме является законное отсутствие у Вас запрашиваемых документов. В связи с этим и встает вопрос о нормативных сроках хранения внутренней автошкольной учебно- и организационно-распорядительной документации. Обратимся к действующему законодательству.

Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125 "Об архивном деле в Российской Федерации" в статье 6 части 3 устанавливает, что Правительством РФ специально определяется уполномоченный федеральный орган исполнительной власти, который утверждает перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения. Во исполнение этого положения закона, Правительством РФ установлено, что эта функция возлагается на Министерство культуры и массовых коммуникаций РФ.

Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержден Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2007 г. N 1182 и зарегистрирован Минюстом России 27 сентября 2007 г., рег. N 10194. В связи с этим отменен ранее действовавший "Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения", утвержденный руководителем Федеральной архивной службы России 6 октября 2000 г.

В новом приказе Минкульта перечислены более 1000 позиций различного рода типовых управленческих документов, сам Перечень размещен в виде таблицы более чем на 250-ти страницах, поэтому приводить его здесь нет никакой возможности и необходимости. Скажем только, что Перечень носит общий характер, не конкретизирован под отдельные виды деятельности и поэтому может служить только ориентиром для написания для каждой отдельно взятой организацией своих локальных нормативных актов, регулирующих внутренний документооборот. При этом, конечно, такие локальные акты не должны противоречить Приказу Минкульта, в котором установлены общие принципы утверждения сроков хранения внутренних документов.

Для того, чтобы понять эти принципы, следует все-таки дать себе труд познакомиться с полным текстом приказа. В этой статье мы разберем подходы только к учебной, кадровой и бухгалтерской документации.

Начнем с конца.

Бухгалтерская документация. Конкретные сроки хранения отдельных видов бухгалтерской документации установлены в соответствии с требованием статьи 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», который обязывает организации хранить бухгалтерскую документацию не менее пяти лет. Под бухгалтерской документацией при этом понимаются не только сами первичные бухгалтерские документы, но и регистры бухгалтерского учета, а также финансовая отчетность организации. Одновременно с этим Налоговый кодекс предписывает обеспечивать сохранность данных налогового учета, а также других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в течение четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

Кадровая документация. В соответствии со статьей 22 Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации" документы по личному составу организации подлежат хранению в общем случае не менее 75-ти лет. При ликвидации негосударственных организаций, образовавшиеся в процессе их деятельности документы по личному составу, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) и государственным или муниципальным архивом.

Учебная документация.

Срок хранения путевых листов

Здесь все гораздо запутаннее. Дело в том, что понятие «учебная документация» не формализовано ни в одном нормативном документе. Более того, поскольку организация образовательного процесса, в соответствии с законом «Об образовании в РФ» относится к исключительной компетенции самой образовательной организации, то и структура и перечень конкретной учебной документации разрабатывается и утверждается самой образовательной организацией. Соответственно, ею же и утверждаются сроки хранения используемой учебной документации. Правда, выше мы говорили, что в этом отношении локальные акты организации не могут противоречить Приказу Минкульта. Что же предполагает утвержденный Приказом Минкульта Перечень типовых управленческих документов с указанием сроков хранения"?

Большая часть Перечня посвящена организационно-распорядительной, кадровой и материально-финансовой сторонам деятельности организации. Среди этого списка есть позиции, соблюдение которых является обязательным для всех действующих хозяйствующих субъектов.

Конечно в первую очередь это учредительные, уставные, регистрационные, разрешительные документы. С ними в общем-то все ясно. Обратим внимание на позиции не слишком очевидные.

Так Перечень предписывает хранить Приказы, Распоряжения, документы к ним по основной (профильной) деятельности - постоянно. Таким образом, можно допустить, что в образовательной организации Приказы о формировании групп или об утверждении индивидуального графика обучения слушателя, о допуске к итоговой аттестации, о присвоении профессии и квалификации, о выдаче Свидетельства должны храниться в автошколе постоянно. Впрочем, поскольку конкретных наименований документов Перечень не предлагает, ничто не мешает сформировать этот перечень документов слегка по другому, о чем несколько ниже.

Перечень однозначно предписывает иметь и постоянно хранить в организации штатное расписание и штатные расстановки. Причем, если штатные расписания хранятся только текущие, то штатные расстановки хранятся 75 лет после каждого изменения в них. Также 75 лет хранятся Положения, инструкции о правах и обязанностях должностных лиц.

5 лет, после прекращения действия лицензии должны хранится копии актов, заключений, предписаний по результатам проверок по лицензированию и вся переписка с лицензионным органом по вопросам лицензирования. Столько же хранятся журналы, книги учета (регистрации) проверок, журналов, книги учета (регистрации) контроля за выполнением решений, определений, предписаний.

3 года хранятся отчеты, акты об использовании, уничтожении бланков строгой отчетности.

Прейскуранты, ценнники, тарифы на продукцию и услуги хранятся только текущие.

Обратите внимание. Срок хранения всех хозяйственных договоров и актов об их выполнении, в том числе и договоров оказания платных услуг - 5 лет с момента их завершения.

Новацией является требование хранить в течении 5-ти лет документы (информации, сведения, сводки, отчеты, справки) об основной (профильной) деятельности организации, подготовленные для размещения на Интернет-сайте.

Важным с точки зрения проведения проверок является требование хранить в течении 5-ти лет табели (графики), журналы учета рабочего времени. Впрочем, большим вопросом является законность интереса к этим документам проверяющих, не представляющих государственную инспекцию по труду. Из Перечня узнаем, что графики предоставления отпусков хранятся 1 год, а карточки учета отпусков - 3 года.

Отдельный раздел посвящен хранению документов по охране труда и технике безопасности. В силу его объемности имеет прямой смысл с ним познакомиться непосредственно. Там же обращает на себя внимание требование хранить в течение 5-ти лет переписку о проведении медицинских осмотров работников.

Различные документы по аттестации сотрудников хранятся от 1 года до 15 лет. Документы о повышении квалификации и переподготовке сотрудников должны храниться до 5-ти лет.

Как уже отмечалось, общих требований к срокам хранения учебной документации Перечень не устанавливает. Однако частный случай профессиональной образовательной деятельности - повышение квалификации, в нем приведен. Прямого отношения к другой образовательной деятельности, например к профессиональному обучению, эти требования не имеют, однако следует иметь в виду, что если разрешение спорной ситуации переносится в суд, то суд вполне может руководствоваться правилом т.н. «аналогии закона» и применить сказанное, в том числе и к деятельности автошкол.

Прежде чем рассуждать, как следует действовать, посмотрим что предписывает Перечень по отношению к организациям, осуществляющим повышение квалификации.

Постоянному хранению подлежат:

— Примерные образовательные программы;

— Учебные планы, программы, задания;

10 лет должны храниться стенограммы лекций преподавателей;

5-ти летнему сроку хранения подлежат:

— Договоры о повышении квалификации работников;

— Ведомости учета часов работы преподавателей;

— Списки лиц, окончивших учебные заведения;

— Журналы регистрации выдачи удостоверений об окончании учебных заведений.

3 года хранятся:

— Графики работы учебных заведений;

— Книги учета контрольных работ.

1 год и не больше могут храниться:

— Курсовые и контрольные работы слушателей;

— Журналы учета занятий;

— Книги, журналы учета посещения занятий;

— Документы (расписания, планы, графики) о проведении занятий, консультаций, зачетов.

Если организация принимает решение об использовании в учебном процессе путевых листов (напомним, что это требование для автошкол не является обязательным. См. Справочник «Директору автошколы. Доступно и просто о законах»), то оформленные путевые листы должны храниться не менее 5-ти лет и регистрироваться в журнале учета путевых листов по форме № 8 (Постановление Госкомстата от 28 ноября 1997 г. № 78), который также хранится не менее 5-ти лет с момента выдачи последнего путевого листа.

Документы (графики, сводки, сведения) о выходе автомобилей на линию согласно Перечню Минкульта рекомендуется хранить в течение 1-го года.

Попробуем сделать некоторые выводы.

Первое и основное. Если Вы полны решимости стоять исключительно на правовых позициях, отстаивая их в том числе и в возможных судах, то можете смело утверждать, что сроки хранения учебной документации в системе профессионального обучения не установлены ни одним нормативным актом. Если Вы хотите выбить из рук проверяющих всякие аргументы в пользу их взгляда на хранение документов, возьмите на вооружение приведенный выше Приказ Минкульта и, ссылаясь на него, разработайте свой внутренний нормативный локальный акт о порядке ведения, сроках хранения и порядке утилизации учебно-распорядительной документации. При этом Вам ничто не мешает подойти к делу творчески, в чем-то повторить Приказ Минкульта, а в чем-то, отступив от него, сделать все так, как Вам это будет удобно. Исходите из принципа разумности. Конечно, нельзя избавляться от документов, имеющих отношение к еще не выпущенным Вами слушателям, хоть бы они и учатся у вас уже целый год. С другой стороны, не упускайте из виду сказанное выше. Наказать Вас можно только за нарушение, которое допущено Вами за последние три месяца. Поэтому, не слишком раздражая проверяющих, вполне можно предоставлять им возможность изучать документы полугодичной (максимум годичной) давности.

И еще. Налицо достаточно типичная для нашего законодательства ситуация. Хотя Приказ Минкульта требует хранить, например, договоры целых 5 лет после их окончания, никаких санкций за нарушение этого требования ни предусмотрено. То же относится и пункту «Приказы, Распоряжения, документы к ним по основной (профильной) деятельности». Во-первых, никто не пояснил, что это такое и может быть не в Ваших интересах раскрывать какую-то информацию. Словом, с одной стороны, Приказ Микульта дает вполне определенные ориентиры в вопросах хранения внутренних документов, предоставляя при этом возможность проявить определенную гибкость, чем не грех грамотно воспользоваться.

Подборка наиболее важных документов по запросу Срок хранения путевых листов (нормативно-правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое). Нормативные акты: Срок хранения путевых листов Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558(ред. от 16.02.2016)»Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»(Зарегистрировано в Минюсте России 08.09.2010 N 18380) Путевые листы Приказ Минтранса России от 18.09.2008 N 152(ред. от 07.11.2017)»Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов»(Зарегистрировано в Минюсте России 08.10.2008 N 12414) 18.

Какой срок хранения у путевых листов (нюансы)?

Годовые и с большей периодичностью статистические отчеты и таблицы Не менее 10 лет Пункт 199 Перечня Сводные годовые и с большей периодичностью статистические отчеты и таблицы До ликвидации организации** Полугодовые статистические отчеты и таблицы Не менее 5 лет (при отсутствии годовых - не менее 10 лет) Квартальные статистические отчеты и таблицы Не менее 5 лет (при отсутствии годовых, полугодовых - не менее 10 лет) Месячные статистические отчеты и таблицы Не менее 1 года (при отсутствии годовых, полугодовых, квартальных - не менее 10 лет) * К бухгалтерской отчетности относятся бухгалтерские балансы, приложения к ним, предусмотренные нормативными актами, отчеты о прибылях и убытках, пояснительные записки, аудиторские заключения, подтверждающие достоверность бухгалтерской отчетности организации (если она подлежит обязательному аудиту) и другие специализированные формы (п. 2 ст.

Срок хранения путевых листов

В избранноеОтправить на почту Срок хранения путевых листов установлен несколькими нормативно-правовыми актами. О том, сколько должен храниться путевой лист в организации и какие нюансы хранения этого документа существуют, читайте в нашей статье.

Внимание

КоАП РФ).Кроме того, уклонение от уплаты налогов и (или) сборов с организации путем непредставления налоговой декларации или иных документов, представление которых в соответствии с законодательством РФ о налогах и сборах является обязательным, наказывается штрафом в размере от 100 000 до 300 000 руб. То же деяние в особо крупных размерах приведет к штрафу от 200 000 руб.

Сколько нужно хранить документы?

Для таких учреждений предусмотрена определенная классификация путевых листов, которые допускается использовать и хранить в архиве после использования в работе:

• путевые листы для специальных автомобилей (учитываются все доступные транспортные средства, присутствующие в автопарке организации);
• путевые листы легкового такси (указывается количество собственных автомобилей, задействованных в работе наемными таксистами);
• путевые листы автобусов (транспорта для гражданских и транспортных перевозок);
• путевые листки автобусов необщего пользования (автобусы для личного пользования);
• путевые листы для грузовых машин (сдельные и не сдельные).

Использование и хранение путевых листов подразумевается для предприятий любой формы собственности, если у таковой имеется собственное транспортное средство.

Сроки хранения документов

ЫYо Б¤П╕vAjєвЫNєfR█г╝q└ЦЁJ╞R2ю∙░V#Pм╥чУq∙!¤Ф┘QOyPк╙┤╘z6╢ы∙У{БЖаk╒BЎ=\ЗъИ═9╝╬LЩ▄В8Zр▀tp▒Су-сЦЁЕь╠у°╖ёт ┘6:@З╟У╜┐=ЪюIi░╙ф№XЬбщ╞9Д └7А#t_╛,╟QПВ╜дИ(╬w┤сО╣╕╓bЮь%!6z-7: У#Й5▒т8╢М╡╩Vй’q█sПKbdлХ╟r?(q:¤р8┐вщ_╧K╘╠Ї░]p;Лк^╒╔├Л▒╧ЭFЛ9$К┌J2Cщ°ы»·X╛╬hК│╘:т}И┼ \ў-╘¤(╢И@├╢┼│^╒▐тIтS└y▐юg█дчО;J┼k╘OЗб╒¤Nt·Hр$\╩-ЬaTЬm8║П╔Ч:░5╢─╫j╧Ю/oЙBщ7GрVJ╡3└ЙЛм▒╔╝[Ф▐$Абd▄Щ9ЗgК╦dЮUыЄЯу ЧХMIэР╣гц<ААЎЕ╕■c8оdGDbZ┴╩`√╞ДhЇ┤HГ]Ф╓nms9i)X╘╘ёЄ╘э∙▐З░\ ╛ы-ЙEZяўvМ]SъР=т-ш=ї╞ёK∙√е_┤Ы┬iбGП0=щiЄЫ9╚»u─═CЪйЫ_│в¤║■GЯ»kкМЇ╚L▓ЩмЭ Яы╛╜▀`▒·чиq+uFьcu╒к8дv┬9╛EжМC»B·|Aб╧■мвidХNнцу°kСгЮ#с╢yйcЬNc^Я&GОШьЬ╒pmз√;╖ДS╠Л╝oъ╤╣Еp╣╛4Qp&╩ЎцеKУг╘)LF0хBг■З√а├ZdLн3.GНe?┤Б4жБ!»╫V ╥йД╦jэx┘╕G░СUБф╬√bч;JМм├5·гуоeФreл═1▒▓:EЩH▐╞╘а№Я я?ОIm}ёЧ=fcэ║u2_▄2е$D╛╪Н5T√─┐в╪┬K╔?╡у3ў╣80╓Pм▌h°LL╒{10щMy╢ж▓йЬ▓_ИАy┴╚tэ▀Iy.CКЯgмПw»╣┘v─of+<ЬE°.

Как долго хранить документы

Инфо

К ответственности может привлекаться не только организация, но и должностные лица, то есть бухгалтер и директор. Так, за грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а также порядка и сроков хранения учетных документов должностные лица наказываются административным штрафом в размере от 2000 до 3000 руб.

Это может быть предупреждение или штраф. Размер штрафа составляет от 3 до 5 МРОТ (ст.
Минфина РФ от 30.11.2012 № 03-03-07/51). Автотранспортные предприятия обязаны оформлять путевой лист ежедневно, исключением в данном случае является командировка. Срок хранения путевого листа На сегодняшний день срок хранения путевого листа установлен следующими документами:

• приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152;
• приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558.

В приказе Минтранса РФ четко установлено, что путевой лист должен храниться не менее 5 лет (п.

18), то есть по желанию организации этот срок может быть увеличен. И если с первым приказом все предельно ясно и просто, то с приказом Министерства культуры дела обстоят иначе. Во-первых, в нем оговаривается, что срок хранения для путевого листа составляет 5 лет, при условии проведения проверки или ревизии контролирующим органом в течение этого периода (ст.
842 перечня документов).

Росархив путевые листы срок хранения

Так, за грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а также порядка и сроков хранения учетных документов должностные лица наказываются административным штрафом в размере от 2000 до 3000 руб. (ст. 15.11 КоАП РФ). Этот штраф может наложить только суд. Порядок хранения документов в организации могут проверить работники архивной службы.
С их подачи мировой судья может наказать руководителя фирмы. Это может быть предупреждение или штраф. Размер штрафа составляет от 3 до 5 МРОТ (ст. 13.20 КоАП РФ). Кроме того, уклонение от уплаты налогов и (или) сборов с организации путем непредставления налоговой декларации или иных документов, представление которых в соответствии с законодательством РФ о налогах и сборах является обязательным, наказывается штрафом в размере от 100 000 до 300 000 руб.

Разъясните, каков срок хранения документов? У нас есть информация, что ряд документов, например путевые листы, могут быть уничтожены по прошествии 1-2 лет. ООО «Лидия», г. Хабаровск Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами.

Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет (ст. 9 Закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов.

Расходы должны быть обоснованы и документально подтверждены в соответствии с законодательством РФ (ст. 252 НК РФ). Сроки хранения первичных учетных документов регламентируются архивным законодательством в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 06.10.2000), ст.
23 НК РФ и ст.
НК РФ).Срок хранения документа исчисляется с 1 января года, следующего за годом, когда документ был оформлен.Отсутствие первичных документов или счетов-фактур, равно как и регистров бухгалтерского учета, является грубым нарушением правил учета доходов и расходов и может повлечь следующие штрафы (ст. 120 НК РФ):- за нарушение, совершенное в течение одного налогового периода, — 5000 руб.;- за нарушение, совершенное в течение более одного налогового периода, — 15 000 руб.;- если нарушение повлекло за собой занижение налоговой базы — штраф в размере 10% от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб.Налоговики могут также наложить штраф за непредставление в установленный срок налогоплательщиком в налоговые органы документов и (или) иных сведений, предусмотренных НК РФ и иными актами законодательства о налогах и сборах (ст. 126 НК РФ). Это нарушение влечет штраф в размере 50 руб.
СэaгrU┐{Yр╢м╚ЎvР$мl╧цrаk!gn-[ёЯl╢█%╝ўРлrо█^aй│ь╧C{L╛9╒-хl.1jF] ╖╨╦╙/Щ╝?■vf*оиIД4A┌с-▀╠Ї╩ф№╬»$’z{╫╞pк▌nЄ═/Афу,E ·rИzм╔пPaЩ▓#░╥gД уэХpлwЩctиЙ»Z√гйУ╨ўєmМДЧкТiЯЎ]╪пШ]apwЖ┬╡СMF3u_Лп^┼х╥~▒Ж2G╡щ┬zх* ╫·╨ки√с█ЧDZмy[У═с╙X ;}0BC╩’chЎ║╡РО3ЇGWN3DФФ^MNфоцАQдLОп∙{╫’6┌▒╜Є╔’V^╢├4┬s5г┐|g╗вN╢х8Z*%╠№wc┐,с▄-Б1═ў░│ыYтIB┼├зb▓В %№2E╒В3╦╨пБ{▌Ь║jG│S█┐|EО╬┬l╕eJ|╖┤╕йы╩Тйk80█■С╠L░ rмsэоУ z┴┬ьJр¤ВRСНаа┬m|q╠Зю»($}5їт4╕┼·╣afХюяН╬hzZо╤ps5E b▐G─лu)SJ╬1╬$ц░ьsП).Zy░░┘З▐,И▒НLс-6qччu┌S]ЮdИ┤ы╢УBK C┴ЖуR▒╗гВВ╞ «╫J┌!ЎО;v-Ї°Фo’─9╝%▐▐╠m┬пuP{ь$Ш№НеСМоN┼╢/w5ўj╨┴2З_p╛SИftИ (гs!╔╚╛╘0OZЛsa ■█У}эяибШ┌%]╫ГР╬ZЫр┌D √╛ЗЯаДPб7╘*ўг▓Uo╡оY;#Ъ,ъЗХjУ╓эsчдТ∙9Yb│╕ОLБРС╔╜рС╔»J│Їrr9∙zL╦DK;ЬЩ-J═∙О^ф╗оъ╚9ЄH-vРЪК╔g:л╖tbL!Л0BеНа:╖)=ф╪r╒|3у.H|їяЫ╔╚,Г╕}єы.╥,№╣SPОЦЧЎ.

Путевой лист - документ для учета работы водителя, пробега и маршрута автомобиля. Путевой лист нужен, чтобы обосновать (бензин, газ, моторное масло и т. п.) в налоговом учете и рассчитать зарплату водителю.

Какие бланки путевых листов использовать

Организация или индивидуальный предприниматель вправе использовать самостоятельно разработанные бланки путевых листов либо бланки, которые утверждены Госкомстатом или отраслевыми ведомствами. Используемые формы закрепите в учетной политике.

По-новому заполняйте путевые листы

Минтранс требует оформлять отдельный путевой лист на каждый рейс. По каким путевым листам теперь налоговики разрешат списывать расходы, разобралась редакция . Безопасные варианты оформления смотрите на .

Как оформить путевой лист для нескольких водителей

Если транспортное средство посменно используют два водителя и больше, путевой лист оформляют на каждого водителя. При этом время выезда и показания одометра на этот момент указывают в путевом листе водителя, который первым выехал в рейс. А время заезда и показания одометра — в путевом листе водителя, который вернулся на место стоянки. Как заполнять маршрут путевого листа >>

Образцы путевых листов можно скачать в Системе Главбух .

Как регистрировать путевые листы

Организации и ИП, которые занимаются перевозками, регистрируют путевые листы в журнале регистрации путевых листов. Этот журнал учета движения иногда также называют реестром путевых листов.

Как хранить путевые листы

Хранить водителей надо в течение пяти лет. Если компания или ИП потеряют документы, налоговики выпишут штраф как за грубое нарушение правил учета в сумме 10 000 руб.

Штрафы за ошибки

Кроме того, водителя при перевозке пассажиров или груза без путевого листа могут оштрафовать на 500 рублей (ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ).

Штраф проверяющие выпишут не только за отсутствие путевого листа, но и за нарушение правил его оформления. Например, если в бланке путевого листа нет отметки о медосмотре, штраф для компании составит 30 000 руб., а для ее должностного лица - 5000 руб. (ст. 12.31.1 КоАП РФ).Посмотрите, как заполнять путевой лист , чтобы избежать штрафов и учесть ГСМ в расходах.

Статьи по теме «Путевой лист»:

Вступил в силу приказ Минтранса № 467 от 21.12.2018. С 1 марта выдавайте путевые листы на сокращенные сроки, по-другому заверяйте подписи и фиксируйте данные одометра. Если будете работать по-старому, не сможете списать в расходы ГСМ. 18671

Кто обязан применять путевые листы

В своей работе унифицированные формы путевых листов должны применять автотранспортные компании. Все другие организации могут, но не обязаны их использовать в своей деятельности.

Обязательно ли применять только унифицированную форму путевого листа

Нет, необязательно. Каждая организация может самостоятельно разработать свой бланк. Его форму необходимо утвердить приказом руководителя и закрепить в учетной политике.
Если вы решили разработать собственную форму путевого листа, обязательно включите в него все обязательные реквизиты, которые предусмотрены приказом Минтранса России от 18.09.2008 №152. Помимо этого, такой документ должен быть составлен с учетом требований, которые законодательство предъявляет к первичным документам.

Должна ли организация ежедневно оформлять новый путевой лист

Каждый день оформлять путевые листы должны автотранспортные предприятия.
Остальные организации могут оформлять путевой лист каждый день, но совсем не обязаны это делать. Этот документ можно оформлять на любой срок, не превышающий один месяц.

Как оформить путевой лист, если два водителя работают на одной машине

Можно в один путевой лист вписать фамилии всех водителей, а можно выписать на каждого водителя отдельный путевой лист.

Как расписать маршрут в путевом листе

Маршут необходимо расписать как можно подробней. Если поездки происходят в пределах города, то необходимо указать все пункты пребывания автомобиля. При этом обязательно следует указать время выезда автомобиля и его прибытия, а также пройденный километраж. Все эти данные необходимы для подтверждения расходов на ГСМ.

Сроки хранения путевых листов

Путевые листы, в соответствии с п.18 разд.3 приказа Минтранса от 18.09.2008 №152, должны храниться в течение пяти лет.

Популярные материалы

Вопрос: Разъясните, каков срок хранения документов. У нас есть информация, что ряд документов, например путевые листы, могут быть уничтожены по прошествии 1 - 2 лет. ("Бухгалтерское приложение к газете "Экономика и жизнь", 2006, n 6)

"Бухгалтерское приложение к газете "Экономика и жизнь", 2006, N 6
Вопрос: Разъясните, каков срок хранения документов.
У нас есть информация, что ряд документов, например путевые листы, могут быть уничтожены по прошествии 1 - 2 лет.
ООО, г. Хабаровск
Ответ: Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет (ст. 9 Закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете").
Налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов. Расходы должны быть обоснованы и документально подтверждены в соответствии с законодательством РФ (ст. 252 НК РФ).
Сроки хранения первичных учетных документов регламентируются архивным законодательством в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 06.10.2000), ст. 23 НК РФ и ст. 17 Закона "О бухгалтерском учете".
В ст. 17 Закона "О бухгалтерском учете" предусмотрена обязанность организации хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет. Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.
Место хранения обработанных первичных документов организация определяет самостоятельно - у себя или в архиве (государственном или частном).
Документы до передачи их в архив должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах. Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер организации (п. 6.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Письмом Минфина СССР от 29.07.1983 N 105).
Налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы (для организаций - также и произведенные расходы) и уплаченные (удержанные) налоги (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).
Срок хранения документа исчисляется с 1 января года, следующего за годом, когда документ был оформлен.
Отсутствие первичных документов или счетов-фактур, равно как и регистров бухгалтерского учета, является грубым нарушением правил учета доходов и расходов и может повлечь следующие штрафы (ст. 120 НК РФ):
- за нарушение, совершенное в течение одного налогового периода, - 5000 руб.;
- за нарушение, совершенное в течение более одного налогового периода, - 15 000 руб.;
- если нарушение повлекло за собой занижение налоговой базы - штраф в размере 10% от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб.
Налоговики могут также наложить штраф за непредставление в установленный срок налогоплательщиком в налоговые органы документов и (или) иных сведений, предусмотренных НК РФ и иными актами законодательства о налогах и сборах (ст. 126 НК РФ). Это нарушение влечет штраф в размере 50 руб. за каждый непредставленный документ.
К ответственности может привлекаться не только организация, но и должностные лица, то есть бухгалтер и директор. Так, за грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а также порядка и сроков хранения учетных документов должностные лица наказываются административным штрафом в размере от 2000 до 3000 руб. (ст. 15.11 КоАП РФ). Этот штраф может наложить только суд.
Порядок хранения документов в организации могут проверить работники архивной службы. С их подачи мировой судья может наказать руководителя фирмы. Это может быть предупреждение или штраф. Размер штрафа составляет от 3 до 5 МРОТ (ст. 13.20 КоАП РФ).
Кроме того, уклонение от уплаты налогов и (или) сборов с организации путем непредставления налоговой декларации или иных документов, представление которых в соответствии с законодательством РФ о налогах и сборах является обязательным, наказывается штрафом в размере от 100 000 до 300 000 руб. То же деяние в особо крупных размерах приведет к штрафу от 200 000 руб. до 500 000 руб. (ст. 199 УК РФ). Должностных лиц по этой статье наказывают, только если доказано, что они умышленно не представляли документы (Постановление КС РФ от 27.05.2003 N 9-П).
Исходя из вышеизложенного организация обязана обеспечить хранение первичных учетных документов (включая путевые листы) не менее 5 лет.
М.Кузнецова
Начальник
консультационного отдела
Horwath МКПЦН
Подписано в печать
09.02.2006