Письмо с просьбой предоставить акт сверки образец. Понятие и суть. Что делать бухгалтеру, если документов нет в учете его организации

Акты сверки с налоговиками оформляются с 2017 года по форме, утв. Приказом ФНС от 16.12.2016 № ММВ-7-17/685@. В статье пойдет речь о целях изменений прежней формы, о сути корректировок и о способах получения таких документов.

Почему теперь форма называется акт сверки расчетов по налогам и сборам?

Каждый налогоплательщик вправе реализовать свое желание и свериться с ИФНС по произведенным платежам в бюджет. С 2017 года федеральной налоговой службе переданы функции администратора страховых взносов. По этой причине был изменен и акт сверки с налоговой.

Форму дополнили, чтобы сделать пригодной для сверок и по взносам. В документ теперь могут включаться сведения не только по налоговым платежам и соответствующим пеням и штрафам, но и аналогичная информация по взносам, вносимым в страховые фонды.

Образец акта сверки с налоговой приводится на нашем сайте.

А не так давно акт сверки и другие документы на зачет / возврат взносов .

Как составить запрос акта сверки с налоговой

Как и прежде, акт сверки с налоговой предоставляется по запросу, направляемому в ИФНС. Несмотря на то, что документ можно составлять в произвольной форме, при его составлении следует придерживаться определенных правил оформления и последовательности изложения.

Для того чтобы налогоплательщики могли сориентироваться в правилах его составления, для письменного заявления на акт сверки с налоговой образец представлен на нашем сайте.

Скачать образец запроса для письменного обращения

Современные программные системы позволяют общаться с налоговиками через интернет. В том числе можно провести сверку расчетов и получить в электронном виде акт сверки по налогам и сборам. Однако для этого организация должна обладать усиленной квалифицированной электронной подписью, которой и визируется запрос, посылаемый по ТКС в налоговую инспекцию, где организация стоит на учете.

Образец заявления на сверку расчетов с налоговой для такого случая немного отличается от того, который оформляется в письменном виде. Мы его тоже привели на нашем сайте.

Специалистам службы дается на обработку документа и на подготовку ответа налогоплательщику 5 рабочих дней. Если в запросе поставлена дата, которая должна служить точкой отсчета для сверки, то налоговики на нее и будут ориентироваться. Если такая дата не проставлена, расчеты будут сверяться на ту дату, когда оформлено заявление.

Порядок в бухгалтерии обеспечивает устойчивое положение компании, исключает финансовые риски от и неудобные вопросы со стороны налоговых органов. , которые подтверждают правильность , необходимо получать не только от хозяйствующих субъектов, но и от государственных органов. Нередко в практике организаций наблюдается отсутствие акта сверки. Это не только мешает сформировать соответствующее дело и провести плановую инвентаризацию профильной комиссией . В ряде случаев отсутствие письменного подтверждения проверки отражения данных в учете контрагентов затрудняет истребование задолженности в судебном порядке.

Акт сверки традиционно входит в пакет документов, которые требуются для подачи иска. В последнем случае оппоненты, чувствуя приближающиеся проблемы, умышлено игнорируют необходимость отработки высланного акта сверки. Это обычная практика, вот только бухгалтерия обязательно должна сработать. Для этого специалист финансовой службы формирует письменный запрос с просьбой либо отработать документ по форме инициатора, либо вывести свои данные для проверки достоверности учета.

Что такое письмо о предоставлении акта сверки

Обмен письменными обращениями является неотъемлемым элементом деловой этики. Будь то компания или , каждый из этих субъектов, который стремится к заключению контрактов, обязан соблюдать нормы гражданского законодательства. Халатное отношение к ведению внешней переписки грозит свести на нет деловые отношения. Также низкий уровень делопроизводства влечет за собой риски при отстаивании своих прав в судебных инстанциях.

Письмо о предоставлении акт сверки, несмотря на отсутствие определенной формы, является необходимым документом. Он необходим для случаев, когда в организации по определенным контрагентам отсутствуют (не вернулись) акты сверки. Если, например, для счета-фактуры сегодня придуманы безусловные каналы доставки, то для инвентаризационных документов, не имеющих общеотраслевой формы, таких возможностей пока нет. С определенной долей уверенности можно утверждать, что именно письмо о предоставлении акта сверки может заменить последний документ в бухгалтерском деле, в том числе судебном.

Запрос на проведение сверки

Суть и понятие

Сущность такого документа заключается в письменной форме. Это запрос, составленный по правилам ведения делопроизводства. Письмо лучше всего оформлять на фирменном бланке организации и (лицом, его заменяющим по приказу).

Делается это не согласно традициям, а исключительно потому, что именно руководитель обладает правом переписки в организации. К тому же подписав такой запрос, бухгалтер лишний раз напомнит о низком состоянии дисциплины конкретных контрагентов.

Нормы

Применение конкретной нормы Закона для письменных запросов зависит от двух параметров:

• Суть запроса . для уже подготовленных актов. В этом случае форма запроса и его содержание определяются исключительно нормативными документами, которыми руководствуется компания согласно своему профилю и подведомственности;
• Адресат , в некоторых случаях определяет применение того или иного нормативного документа. Например, если организация или к , следует руководствоваться положениями (письмами, разъяснениями соответствующего ведомства), так как в этом случае могут применяться специально разработанные формы запросов и актов сверки соответственно.

Обязанность предоставления

Ответственность за формирование ответа на письмо о предоставлении акта сверки определяется нормативами, установленными для адресатов.

• Так, у налогового органа есть такая обязанность выслать акт в течение 10 дней (по факту ответ приходит по коммуникационным каналам связи в течение суток).
• Если дело касается обычного хозяйствующего субъекта , то такой обязанности у него нет. Между тем, если компания, к которой обращаются с подобным письмом, ведет делопроизводство и имеет (за этим следит налоговая), можно направить запрос посредством заказной переписки с указанием сроков ответственности.

Как написать письмо о предоставлении АС

Форма

Сам письменный документ по сути содержит просьбу, а потому он должен быть оформлен по всем правилам.

• В письме явно должны быть указаны адресат и отправитель, отражена суть обращения, соблюдены вежливость.
• Не менее важны юридические реквизиты письма, — дата, подписанты и деловой стиль (официальный бланк).
• Если к обращению есть приложения (акты), об этом необходимо указать в теле письма.

Форма обращения обычно совпадает с официальным бланком организации, либо исполняется по образцу принимающей стороны.

Скачать образец письма можно .

Пример письма

Инструкция по составлению

• Вступительная часть отводится под реквизиты. Лучше всего использовать стандартный бланк компании. Здесь же указывается, кому адресуется письмо ( , если обращение на конкретное лицо, следует в точности написать его должность), но не куда (для этого есть место на конверте);
• Сопроводительная часть предназначена для отражения подробных пожеланий заявителя. Согласно правилам делового этикета, обращение происходит на «вы» и «вам». Лучше всего в своей просьбе сослаться на конкретный пункт договора, согласно которому предусматривается проведение сверки;
• Заключительная часть обычно содержит сроки или ответа на запрос, а также реквизиты подписантов.

Срок предоставления

Указанный параметр уместен в трех случаях:

• Если предусмотрен учетной политикой предприятия, инициирующего запрос;
• Период предоставления заранее согласован хозяйствующими субъектами и отражен в договоре;
• Четко регламентирован отраслевыми нормативами;

В остальных случаях срок предоставления носит более рекомендательный характер, за исключением случаев, когда письмо составляется на основании запроса проверяющего органа (реквизиты прописываются в обращении).

Согласно Положению по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ составлению годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности в РФ в обязательном порядке должна предшествовать инвентаризация всех активов и обязательств.

Отметим, что дебиторская задолженность относится к имуществу организации, а кредиторская задолженность - к финансовым обязательствам.

Инвентаризация расчетов с поставщиками, покупателями, разными дебиторами и кредиторами заключается в проверке обоснованности числящихся на балансе сумм дебиторской и кредиторской задолженностей.

При этом, достоверно оценить правильность отражения сумм задолженности позволяет сверка расчетов контрагентами.

Для чего нужен акт сверки расчетов с контрагентами

Если задолженность, отраженная в акте сверки, совпадает по данным организации и данным контрагента, то это означает, что все хозяйственные операции с указанным контрагентом отражены в учете правильно и своевременно и операции по отгрузке товаров, оказании услуг, выполнении работ, по получению и перечислению денежных средств не пропущены и не "задвоены".

Таким образом, акт сверки позволяет не только выявить ошибки в ведении бухучета, но и избежать разногласий с контрагентами.

Кроме этого, если дебитор организации подписывает документ, то он соглашается с состоянием расчетов и выражает готовность погасить свою задолженность.

Акт сверки расчетов с контрагентами также служит основанием для списания безнадежных долгов после окончания срока их исковой давности.

Акт сверки расчетов с контрагентами можно использовать при обращении в суд с целью взыскания с контрагента долга за поставленные товары или оказанные услуги.

За какой период необходимо осуществлять сверку расчетов с контрагентами

При инвентаризации расчетов с покупателями и заказчиками, с поставщиками и подрядчиками, а также с прочими дебиторами и кредиторами организации следует провести сверку взаимных расчетов со своими контрагентами по состоянию на 31 декабря отчетного года, которые оформляются актами сверки взаиморасчетов.

Порядок осуществления сверки расчетов с контрагентами

Организация, которая является инициатором сверки, информирует другую компанию о необходимости проведения сверки и составления акта.

После этого первая организации выявляет по своим данным сумму задолженности и сообщает об этом второй организации.

Если вторая организация согласна с величиной задолженности, то первая организация оформляет акт, распечатывает его в двух экземплярах, подписывает у своего руководителя и передает на подпись во вторую фирму.

Если же у второй организации есть возражения по поводу суммы задолженности, то необходимо поступить следующим образом:

1. Бухгалтер первой организации заполняет только свою часть акта и пересылает документ по электронной почте или факсу бухгалтеру второй организации.
2. Бухгалтер второй компании вносит свои данные, и таким образом выявляются расхождения.
3. Сторона, у которой выявлены ошибочные данные в учете, вносит необходимые изменения в учете.
4. После этого, первая организации формирует новый, уже скорректированный, акт сверки расчетов, включив в него данные обеих сторон договора. Акт формируется в двух экземплярах и уже не содержит расхождений.
5. Акт сверки подписывают руководители обеих организаций и ставят печати.

Форма акта сверки взаиморасчетов

В законодательстве не предусмотрено унифицированной формы данного документа.

Поэтому, форму акта сверки взаиморасчетов организация разрабатывает самостоятельно.

При этом форму следует утвердить как приложение к учетной политике.

Отметим, что акт сверки не является первичным учетным документом, подтверждающим совершение хозяйственной операции, так как не влияет на финансовое состояние сторон.

Поэтому отражать в акте все реквизиты, установленные для первичных документов в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", не обязательно.

• наименование документа - акт сверки расчетов (с указанием названий организаций);
• реквизиты договора, заключенного между сторонами;
• дату и место составления документа;
• номер документа;
• период, за который проводилась сверка;
• сумму задолженности одного из контрагентов (указать, какого именно) на начало периода, за который проводится сверка;
• суммы хозяйственных операций, совершенных между контрагентами (каждая сторона вносит свои данные);
• даты совершения хозяйственных операций между контрагентами (каждая сторона вносит свои учетные данные);
• реквизиты документов, подтверждающих совершение хозяйственных операций между контрагентами (каждая сторона вносит свои учетные данные) Такими документами являются накладные, акты приема-передачи результатов выполненных работ/оказанных услуг, платежные поручения, кассовые ордера и т.д.;
• сумму задолженности одного из контрагентов (указывается, какого именно) на конец рассматриваемого периода;
• наличие расхождений в учетных данных сторон;
• подписи и печати сторон.

В левой части таблицы отражаются, как правило, факты хозяйственной деятельности организации - составителя документа.

Она включает в себя четыре столбца.

В первом столбце указывается порядковый номер записи, во втором столбце - краткое содержание хозяйственной операции, в третьем и четвертом столбцах- ее денежное выражение по дебету или кредиту.

Правая часть таблицы остается незаполненной; данные туда записываются контрагентом при проведении им сверки.

Таким образом, в акт вносятся в хронологическом порядке записи обо всех проведенных организацией с участием конкретного контрагента операциях за определенный период.

После чего подсчитываются обороты по дебету и кредиту и определяется итоговая сумма задолженности (конечное сальдо) на определенную дату.

Если проблем и ошибок не возникло, то суммы, полученные после заполнения первой и второй вкладки, будут выглядеть зеркально в таблице.

Чтобы акт сверки стал правомерным, он должен быть подписан с обеих сторон уполномоченными лицами.

Акт сверки может быть подписан уполномоченными лицами единоличным исполнительным органом организации (например, генеральным директором, финансовым директором и т.д.) либо представителем, действующим на основании выданной таким органом доверенности.

В рамках сверки с налоговой по расчетам налогоплательщика в части налогов, сборов и страховых взносов сведения, имеющиеся у ИФНС, сверяются с данными организации или ИП. То есть цель проведения сверки по налогам - удостовериться в том, что все налоги и другие обязательные платежи у налогоплательщика уплачены полностью либо выявить задолженность / переплату.

Сверка по налогам с налоговой проводится (п. 3 Регламента , утв. Приказом ФНС от 09.09.2005 N САЭ-3-01/444@, далее - Регламент):

• если организация (ИП) переходит из одной ИФНС в другую;
• если организация (ИП) снимается с учета в налоговой в связи с ликвидацией или реорганизацией;
• крупнейшими налогоплательщиками - ежеквартально;
• по инициативе налоговиков, к примеру, при обнаружении ими переплаты у организации или ИП (п. 3 ст. 78 НК РФ), а также в иных случаях, предусмотренных НК РФ;
• по инициативе налогоплательщика (пп. 5.1 п. 1 ст. 21 , п. 7 ст. 45 НК РФ). В этом случае организация (ИП) должна подать в свою ИФНС заявление на сверку с налоговой (пп. 11 п. 1 ст. 32 НК РФ).

По итогам сверки налогоплательщику направляется акт.

Как провести сверку с налоговой инспекцией

В первую очередь нужно уведомить ИФНС о том, что вы хотите получить акт сверки с налоговой. Сделать это можно несколькими способами:

• составить заявление на бумаге и представить его в ИФНС лично в двух экземплярах. На одном из них налоговики должны будут поставить отметку о приеме. И этот экземпляр вам надо будет оставить себе (п. 3.4.1 Регламента). Либо вы можете направить бумажное заявление по почте ценным письмом с описью вложения. Утвержденной формы его нет. Поэтому на странице приведен один из вариантов того, как может быть составлено заявление на сверку по налогам с налоговой (образец);
• направить запрос на сверку с налоговой инспекцией в электронном виде через Личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС либо по телекоммуникационным каналам связи, если у вас налажен электронный документооборот с налоговиками.

При выборе конкретного способа отправки нужно понимать, что при направлении электронного запроса налоговикам, акт вам также пришлют в электронном виде. Причем предназначен он только для информирования налогоплательщика о состоянии его расчетов (п. 2.22 Рекомендаций по организации электронного документооборота, утв. Приказом ФНС от 13.06.2013 N ММВ-7-6/196@). То есть при обнаружении в акте сведений, с которыми вы не согласны, вы не сможете вернуть его в ИФНС с указанием расхождений.

Если же вы направили в инспекцию бумажное заявление, то в течение 5 рабочих дней налоговики должны будут сформировать акт сверки и передать его вам или переслать по почте (п. 3.4.3 Регламента). Если в акте сверки с налоговой инспекцией никаких неверных данных, на ваш взгляд, нет, то в конце раздела 1 вы указываете: «Согласовано без разногласий». И ставите подпись. Один вариант акта должен остаться у вас, второй - у налоговиков.

Если же расхождения были обнаружены, то в разделе 1 рядом с суммами, с которыми вы не согласны, укажите свои значения. Ниже ставится отметка, что «Согласовано с разногласиями». И затем нужно будет этот акт направить налоговикам.

Сопроводительное письмо является одним из видов деловой переписки, оно необходимо для описания направляемого контрагенту пакета документов и предоставления инструкций по работе с ними.

Чаще всего сопроводительные письма пишутся к актам: к актам согласования, актам сверки, актам выполненных работ, поскольку в этом случае факт принятия и срок возврата подписанных бумаг играет большую роль. Ниже можете ознакомиться с примерами таких писем.

Зачем требуется?

Основных причин для составления сопроводительного письма три.

1. Оно обеспечит регистрацию всего пакета поступивших документов, поскольку на нем стоит исходящий номер. При задержке ответа от компании вы можете звонить туда и уточнять информацию по номеру исходящего.
2. В нем можно указать срок ответа и отправки подписанных документов. На практике контрагенты часто забывают отправить обратно часть документов, четкая инструкция поможет им быстрее собрать нужный пакет документов.
3. Вы прилагаете весь список документации по проекту, которая была отправлена, после чего контрагент не может уже пожаловаться на то, что какой-то документ не дошел ему или не был зарегистрирован.

Кто подписывает?

Подписывает сопроводительное письмо руководитель организации либо уполномоченный руководитель подразделения. Если в сопроводительном письме речь идет об отправке первичных учетных документов, подписать письмо может и главный бухгалтер предприятия.

В письме указывается исполнитель, к которому контрагент может обратиться по всем вопросам.

Из чего состоит текст?

1. Сообщение об отправке письма. В нем отправитель уведомляет о факте и целях отправки.
2. Просьба об ответе. Здесь указывается, что именно контрагент должен сделать с документами.
3. Приложения. Это основа сопроводительного письма, здесь перечислены все документы и количество их экземпляров, отправленных контрагенту.

Как правильно написать?

Сопроводительное письмо пишется на официальном бланке организации. Оно может иметь тему: «О разработке положения…», «О закрытии актов по проекту…» и так далее.

Начинать обращение надо с сообщения об отправке письма. Здесь можно воспользоваться следующими формулировками: «Во исполнение… », «Высылаем вам …», «Представляем вам …». Далее следует сообщить о цели отправки документации: «для согласования », «для ознакомления », «для подписания » и так далее.

Во второй части должна содержаться конкретная инструкция к действию.

• «Просим подписать, скрепить печатью и выслать в наш адрес… ».
• «Просим рассмотреть в установленный законодательством срок и направить в наш адрес ».

Нужно ли указывать в сопроводительном письме срок исполнения? Учитывая, что по правилам делового обращения отвечать на письмо принято в течение 30 рабочих дней – лишним не будет. Многие компании любят указывать срок ответа на обращение в директивном формате: «Срок ответа на письмо – до 3 рабочих дней ».

В соответствии с законодательством, требовать исполнения в определенный срок может либо вышестоящая организация по отношению к нижестоящей, либо государственный орган.

Другой случай, когда требование ответа в определенный срок закономерно – если этот вопрос зафиксирован в договоре между компаниями.

Когда организации являются равноправными партнерами, очертить конкретный срок исполнения можно только в виде просьбы, приведя при этом вескую причину. Например: «Просим выслать заполненный опросный лист в срок до 10 рабочих дней в связи с необходимостью предоставить отчет в Министерство образования РФ … числа ».

Переходим к оформлению списка приложений. В сопроводительном письме должен быть перечислен весь перечень приложенных к письму документов, с указанием количества экземпляров и листов по каждому – в этом весь смысл сопроводительного письма.

Если в самом тексте письма ранее указывалось название отправляемого документа, в приложении его вновь упоминать не надо – достаточно сообщить о количестве экземпляров и страниц. Например: «Направляем вам экземпляр Акта приема-передачи работ по установке оборудования, подписанный с нашей стороны. Приложение: на 1 л. в 1 экз. »

Если приложенных документов несколько, необходимо составить нумерованный список:

Приложения:

• Акт об оказании транспортных услуг по акции «Счастье в каждый дом» на 1 л. в 1 экз.
• Счет на оплату услуг на 1л. в 1 экз.
• Счет-фактура на 1 л. в 1 экз.

Часто встречается вопрос о том, как же писать правильно – «Приложение» или «Приложения»? Несмотря на то, что в ГОСТе Р 7.0.97-2016 написано, что при перечислении нескольких приложений в отметке об их наличии обобщающее слово перед двоеточием стоит в единственном числе, то есть «Приложение», норме русского языка соответствует множественное число – «Приложения». В пояснениях к ГОСТу разработчики также указывают, что множественное число предпочтительнее.

Тем не менее, обе формы допустимы, главное, чтобы единообразие было в документообороте самой организации. Это же касается и других нюансов касательно написания слово «Приложение»: с большой буквы или маленькой, с № или без и так далее.

Если прилагаемых документов очень много, то лучше составить для них отдельную опись, а в тексте письма сослаться на нее.

К каким бумагам составляется?

Сверка

Писать сопроводительные письма к актам сверки, в частности, взаимных расчетов очень важно, потому что на сегодняшний день контрагенты фактически не обязаны подписывать или возвращать акты сверок. Если у контрагента есть задолженности перед компанией, можно указать необходимость подтверждения написанной суммы задолженности.

Согласование

Сопроводительное письмо передается вместе с актом согласования в случае выполнения кадастровых работ по образованию земельного участка.

Документ о выполненных работах

При отправке заказчику для подписание актов сдачи и приемки выполненных работ сопроводительное письмо необходимо, главным образом, потому, что оно подтверждает факт получения документов. Ситуация, когда заказчик не оплачивает работу, потому что отрицает факт приема и передачи документов от исполнителя – не редкость, сопроводительное письмо от организации способно «подстраховать» и стать весомым аргументом о передаче актов сверок и счетов в случае судебного решения вопроса.

Понятие «дефектный акт»

В реальной практике достаточно распространена ситуация, когда какой-то из документов, указанных в сопроводительном письме, забывают положить в пакет. Еще более анекдотическая ситуация, которая, к сожалению, часто происходит – пакеты документов могут быть перепутаны.

Что происходит после доставки сопроводительного письма с такими документами в компанию? Приложение с указанием всех документов и содержимое пакета сверяются секретарем: если какого-то из документов, указанных в приложении, при проверке не хватает, составляется дефектный акт, после чего письмо возвращается отправителю.

Куда отправляется документ?

У направляющей стороны сопроводительное письмо проходит несколько этапов:

1. написание исполнителем, согласование и подпись у руководителя организации;
2. регистрация в канцелярии, отправка.

После того, как письмо доходит до адресата, оно рассматривается (для того, чтобы убедиться, что все приложенные документы соответствуют описанию), регистрируется, поступает на рассмотрение первому лицу организации.

Тот назначает исполнителя и возвращает документ секретарю, далее документы поступают на исполнение, а оригинал письма хранится у секретаря. Сопроводительное письмо и приложенные к нему документы хранятся в разных местах. Хранятся сопроводительные письма в течение 5 лет.

Написание сопроводительного письма является частью деловой этики и показывает, прежде всего, уровень ответственности направляющей организации.

Если компания привыкла прикладывать к пакету бумаг на отправку такие письма, она заботится не только о своих интересах — о том, чтобы пакет документов был зарегистрирован, а необходимые акты и протоколы были возвращены в срок, — но и облегчает задачу своим партнерам, дав четкую инструкцию по работе с присланной документацией.