Как правильно написать копия верна на документе. Как заверить многостраничный документ. Заверение документа в организации

Почти у каждого из нас появляется ситуация, когда необходимо предоставлять документацию, заверенную определенным способом. Определенные органы требуют заверения каждого документа должностных лиц. Без выполнения подобных отметок бывает невозможным осуществление некоторых действий.

В основном достаточной является подпись человека, предоставляющего документы. Но в некоторых случаях может потребоваться специальное обозначение от организации или нотариуса.

Для чего может потребоваться такое действие

Правильное заверение ксерокопий документа означает присутствие всех реквизитов, определенных законодательно. Это дает документу юридическую силу .

Заверенная документация может использоваться для сдачи в суд, налоговую, контрагентам, работникам внебюджетных фондов, предоставления специалистам и пр. Она имеет важное значение в защите интересов и исполнении прав для физических и юридических лиц. Человеку может понадобиться заверенная копия для оформления наследства, в учебное заведение, при трудоустройстве, получения выплат и пенсий, разных имущественных сделок.

Так, на основании АДПК РФ определяется норматив, по которому в судебные органы должны сдаваться ксерокопии и подлинники документов, заверенные правильно. Иначе решение суда будет отменено или оспорено.

Заверение в организации

Часто в организации становится необходимым выполнение копии документации или выписки из нее. Чтобы копии обладали юридической силой, следует знать о правильности действий согласно нормативам делопроизводства к реквизитам.

После текста на свободном месте единственного или последнего листа многостраничного документа следует указать следующую информацию:

• пребывание подлинного документа (данный пункт наиболее важен для федеральных органов власти);
• копия верна;
• название должности заверяющего лица;
• подпись заверителя с расшифровкой;
• дата операции;
• для отправления документа в другую компанию ставится печать.

Правом на заверение копий обладают специалисты, занимающие руководящие должности и имеющие подобные обязанности.

Если в документе имеется более одного листа, то каждый из них нумеруется. Не имеет значения расположение цифровых обозначений, но они должны соответствовать подлиннику.

Обязательно следует скрепить все листы в соответствии с нумерацией документа, железной скобой или нитью. Место соединения располагается в той зоне, где отсутствует текст.

В области скрепления нити или скобы приклеивается специальная бумага с обозначением числа листов и подписи заверяющего лица. Также ставится печать, одна часть которой располагается на листе с нумерацией страниц, а другая – на документе.

В нормативных актах указывается, что листы многостраничной документации можно не соединять между собой. Но тогда на каждом листе проставляются обозначения, свидетельствующие о правомерности дубликата.

У нотариуса

Если нормативными документами установлена потребность в нотариальном заверении копий, то необходимо обращаться к нотариусу, иначе бумага не будет действительной. Это может быть копия паспорта, трудовой книжки или какого-либо приказа.

Нотариус может заверять копии документов при предоставлении их оригиналов , оформление и состав которых выполнены согласно российскому законодательству. Согласно установленным правилам, нотариус определяет личность лица, обратившегося для подтверждения дубликатов документов. При этом проверяется паспорт или другой документ удостоверения личности.

Заверять копии бумаг по доверенности можно лишь в том случае, если она включает подобные полномочия. Ее необходимо составлять по установленным правилам, которые оговорены законами о нотариате.

Срок действия копий документов, заверенных нотариусом, не ограничен законодательно.

Но существуют ситуации, когда у него нет прав на заверение дубликатов следующей документации:

• с грифом секретности;
• договоров, составленных в письменной форме с нотариально не удостоверенной подлинностью подписей;
• дипломов об обучении без номера регистрации, подписей лиц;
• выписок без дипломов;
• медицинской документации с указанием о заболеваниях и др.

Также определенные требования предъявляются к содержанию и оформлению документов. Нотариус не имеет право на заверение копий следующих бумаг:

• при наличии в тексте неоговоренных приписок, корректировок, перечеркнутых слов и других исправлений или особенностей;
• при написании некоторых фрагментов карандашом;
• при наличии нечитаемых слов, реквизитов, печатей или подписей;
• при нарушенной целостности;
• при отсутствии нумерации многостраничного документа, скрепления печатью и сшивки;
• при наличии факсимильной подписи;
• при ламинации документа, когда сложно определить его подлинность.

Электронные документы

Электронная документация должна содержать электронную подпись, идентифицирующую владельца сертификата ключа. Сертификат предоставляется физическому лицу, которое действует от собственного имени или юридического лица в соответствии с доверенностью или Уставом.

Данные документы могут использоваться в любых правоотношениях, когда законом не предусмотрено запрета для их применения. Это могут быть , акты, заявления, отчеты, счета и договоры.

Не допускается составление в электронном виде документов строгой отчетности.

Заверение иностранной документации для отправки в зарубежные страны

Документация, составляемая в России, обладает юридической силой только на ее пределах. Чтобы придать ей соответствующий статус для зарубежья, следует провести ее легализацию или использовать апостиль .

Легализация осуществляется следующим образом:

• заверяются копии документа, у нотариуса переводятся на другой язык;
• в Минюсте подтверждается подлинность реквизитов;
• в МИДе заверяется печать;
• документ отправляется в консульство.

Более простым способом заверения иностранных документов является апостиль. Это специализированный реквизит в виде штампа с пунктами, который наносится на лист.

Подробная информация о данных процедурах представлена на следующем видео:

Как истец, так и ответчик должны представлять в суд либо оригиналы документов, либо их заверенные копии.

Требование представлять письменные доказательства в оригинале либо заверенной копии предусмотрено ч. 2 ст. 71 ГПК РФ.

Заверенная копия документа

Заверенная копия документа - это копия, на которой содержатся необходимые реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость (п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8–2013). Какие именно реквизиты должна содержать копия зависит от способа заверения.

Важно! Судом в качестве доказательств принимаются надлежащим образом заверенные копии документов. Если суд признал копию заверенной ненадлежащим образом, то при принятии решения суд не может опираться на содержание такого документа.

Предоставление ненадлежащей копии документа может повлечь признание доказательства ненадлежащим. Закон не раскрывает, что такое «надлежащим образом заверенная копия» документа. Поэтому по большей части суды полагаются на свое внутренне мнение и убеждение.

Как правило, копии документов заверяются у нотариуса. Однако имеются альтернативные способы заверить документы для суда.

Заверение копии документа у нотариуса

Нотариальное заверение копии документа является единственным способом заверения, бесспорно гарантирующим признание судами копии документа, заверенной надлежащим образом. При этом нотариус не подтверждает законность содержания документа и соответствие изложенных в нем фактов действительности. Цель нотариального заверения – идентичность копии оригиналу (ст. 77 Основ законодательства о нотариате).

Основной минус при обращении к нотариусу - временные и денежные затраты, особенно если необходимо заверить большой объем документов.

Заверение копии документа у руководителя организации

Руководителям организаций (директорам, начальникам отделов и прочим руководящим лицам) предоставлено право заверять копии документов.

Чтобы судом такая копия была признана надлежащим образом заверенная необходимо соблюсти следующие условия:

1. Лицо, заверившее копию, имеет правомерный доступ к подлиннику документа (т.е. руководитель одной организации не может заверить копию документа другой организации).
2. Копия документа должна содержать все «заверительные» реквизиты (см. ГОСТ Р 6.30–2003, Указ Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.83 № 9779-X), а именно:

• надпись «Верно»;
• должность лица;
• личную подпись;
• расшифровку подписи;
• дату заверения;
• печать (для ИП при отсутствии печати не требуется);
• отметку о нахождении оригинала документа (номер дела, том, страница).

Отсутствие какого-либо реквизита является основанием для признания судом копии документа заверенной ненадлежащим образом. По формальному признаку суд может не приобщать такой документ к материалам дела.

Заверение копии документа судом

Часто в суд предоставляются копии решений других судов. Если копию документа заверил суд, рисков признания ее ненадлежащей быть не может. При предоставлении такой копии важно не нарушать целостность документа (речь идет о сшивах).

Если есть возможность предоставить суду оригинал, но нет возможности приобщить документ к материалам дела, то суд в процессе судебного заседания может самостоятельно заверить копию. Для этого необходимо предоставить оригинал и копию одновременно.

Процедура обозрения судом подлинника документа представляет собой формальное сличение копии документа с текстом оригинала. При обозрении документа суд не устанавливает факты, входящие в предмет доказывания, и не пытается уяснить содержание документа. По такому же принципу заверяет нотариус.

Как правило, обозрение судом оригинала документа фиксируется в протоколе судебного заседания. Это исключает риски, связанные с представлением в материалы дела копий документов, не заверенных надлежащим образом. Представить подлинник на обозрение суду может любой участник процесса.

Рассмотрение копии документа судом

Как говорилось выше понятие «надлежащим образом заверенная копия» документа законодательно не определено. Решение судьи о принятии копии либо в отказе основывается на применяемым им подхода: формального и неформального.

Формальный подход заключается в том, что при отсутствии какого-либо заверительного реквизита является основанием для признания копии заверенное ненадлежащим образом.

Неформальный подход заключается в следующем. Судьи в основу своих решений берут простые (не заверенные) копии документов в качестве доказательств. Если такие решения впоследствии обжалуются, вышестоящие суды оставляют их в силе. Позиция судов такова: стороной, оспаривающей документ, не представлен оригинал или копия с нетождественным содержанием. Кроме того, суды отдельно отмечают, что заявлений о фальсификации при рассмотрении дела в суде первой инстанции не поступало.

Конечно же в большинстве случаев суды как по своей инициативе, так и по требованию других участников указывают на необходимость представления письменных доказательств, оформленных надлежащим образом.

Доверенность на заверение копий документов

Отдельное полномочие по заверению копий документов в доверенность включать не обязательно, поскольку данное полномочие не относится к специальным. При наличии сомнений суд всегда может потребовать представления оригинала документа.

Для снижения риска признания ненадлежащим представленного в копии доказательства в существующих условиях рекомендуется.

1. Проставлять на копии документа все заверительные реквизиты.
2. Если документ планируется заверить в суде, то до предъявления копии документа не проставлять заверительных надписей.
3. Приобщать к материалам дела копии документов, заверенные руководителями, у которых находится оригинал (кредитными организациями, государственными органами).
4. В случае сомнений в представленной копии, в суде первой инстанции потребовать от оппонента представить оригинал на обозрение суда. При необходимости поднять вопрос о фальсификации (подложности).

Пожалуй, нет такого бухгалтера, которому бы не приходилось готовить копии документов: для представления налоговикам (Статьи 88, 93 НК РФ), во внебюджетные фонды (Статьи 37, 38 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах..."), для выдачи работникам (Статья 62 ТК РФ), участникам (Пункт 2 ст. 91 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах" (далее - Закон об АО); п. 4 ст. 50 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью" (далее - Закон об ООО)), для участия организации в конкурсе (аукционе) (Пункт 2 ст. 35, п. 2 ст. 41.3 Федерального закона от 21.07.2005 N 94-ФЗ "О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд") и т.д. При этом бухгалтер нередко сталкивается с "в установленном порядке", "должным образом" или просто "надлежаще". Что же оно означает?

Разбираемся с терминологией

Определения этих терминов в законодательстве нет. По сути, все они подразумевают одно: заверение с целью подтвердить соответствие копии оригиналу, как того требует закон или другой нормативный документ. Если говорить об изготовлении копий для представления их заинтересованным лицам, то заверить их могут:
(или ) нотариус;
(или ) сама организация (сам предприниматель).

Заверяем копии

Обращаемся к нотариусу

Когда нормативный акт указывает на необходимость нотариального заверения, выбора нет - не заверенную нотариусом копию у вас просто не примут. Например, чтобы с доходов российского представительства иностранной организации не удерживали налог на прибыль, ему нужно выдать организации, выплачивающей доход, нотариально заверенную копию свидетельства о постановке на учет в налоговом органе (Подпункт 1 п. 2 ст. 310 НК РФ). Нотариальное заверение копий часто требуется при подготовке документов для оформления лицензии (Подпункт "б" п. 7 Положения о лицензировании деятельности по производству, хранению и обороту этилового спирта, утв. Постановлением Правительства РФ от 09.07.1998 N 727; пп. "г" п. 24 Правил проведения торгов (аукциона, конкурса) на оказание услуг связи, утв. Постановлением Правительства РФ от 12.01.2006 N 8).
При желании вы можете заверить у нотариуса копию любого документа и при отсутствии требования в законе. К примеру, если вы хотите повысить доверие к копии и исключить малейшие сомнения в ее надежности. Такое заверение будет признаваться "надлежащим" всегда, но, кроме временных затрат, влечет еще и денежные. Поэтому без особой необходимости обращаться к нотариусу не нужно.

Примечание
Если в поселении или муниципальном районе нет нотариуса, то к нотариальному приравнивается заверение копии (Статьи 1, 37 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, утв. ВС РФ 11.02.1993 N 4462-1):
(или ) главой местной администрации;
(или ) специально уполномоченным должностным лицом местного самоуправления.

Заверяем самостоятельно

Если же в нормативном акте речь идет просто о заверении, то требовать от вас похода к нотариусу нельзя. Такой вывод следует из п. 2 Указа Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 N 9779-X "О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан" (далее - Указ N 9779-X). Он достаточно древний, к тому же сфера его действия формально ограничена (как видно из названия). Поэтому многие воспринимают его требования, скорее, как обычаи делового оборота. Тем не менее это действующий нормативный акт в статусе федерального закона. И большинство судов применяют его в отношении копий документов, не только "касающихся прав граждан" (Постановления ФАС МО от 21.09.2010 N КА-А40/10627-10; ФАС ПО от 26.05.2010 по делу N А72-15314/2009; ФАС ЦО от 20.07.2004 N А68-АП-122/Я-04; Первого ААС от 07.09.2009 по делу N А43-12945/2009).
Более современный документ в этой сфере - Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", принятый Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст (далее - ГОСТ Р 6.30-2003), но он носит рекомендательный характер (Пункт 1 ГОСТ Р 6.30-2003).

Вывод
Лучше соблюдать требования Указа N 9779-X и ГОСТ Р 6.30-2003 одновременно. Они совсем не противоречат друг другу, скорее, дополняют (мы подтвердим это в таблице, приведенной ниже).

Самостоятельно заверить можно прежде всего копии тех документов, которые составлены в вашей организации (бухгалтерские документы, приказы, письма и проч.) (Пункт 1 Указа N 9779-X). Копии других документов вы можете заверять только в том случае, если подлинник хранится у вас (как, например, трудовые книжки работников).
Итак, для заверения нужно проставить на копии документа следующие реквизиты (Часть 4 п. 1 Указа N 9779-X; п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003; Постановления ФАС ВСО от 22.04.2011 по делу N А10-2449/2010; ФАС ПО от 05.09.2006 по делу N А65-8702/2005-СГ3-33).

Совет
При заверении обращайте внимание на качество подлинника. Если документ имеет неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления, предупредите получателя, что копию у него могут не принять (Пункт 3 Указа N 9779-X; Постановление Двадцатого ААС от 15.05.2009 по делу N А62-47/2009).

Заверить копию многостраничного документа вы можете двумя способами:
(или ) отдельно заверить каждый лист копии;
(или ) прошить все листы, пронумеровать их и заверить на обратной стороне последнего листа на месте прошивки. Тогда нужно указать количество листов, например: "Копия на 6 листах верна".

Заверяет предприниматель

Положения Указа N 9779-X и ГОСТ Р 6.30-2003 применяются к предпринимателям по аналогии. Однако у предпринимателя может не быть печати. Это не является препятствием для "надлежащего" заверения - по закону печать для них не обязательна (Постановление ФАС ДВО от 12.09.2008 N Ф03-А51/08-2/3390; Письмо УФНС России по г. Москве от 28.02.2006 N 28-10/15239).

Заверяем для налоговиков

Если ИФНС требует от вас копии документов для (Статьи 93, 93.1 НК РФ), то вы вправе проставить на них ограниченный набор реквизитов (Приложение N 5 к Приказу ФНС России от 31.05.2007 N ММ-3-06/338@):
- заверительную надпись;
- подпись руководителя (заместителя) и (или) уполномоченного лица;
- печать организации.
Это требования самих налоговиков, которые они закрепили приказом. Аналогичные случаи (когда нормативный акт сам описывает, как нужно заверить копию) нередки (Пункт 11 Положения о лицензировании внешнеэкономических операций с товарами, информацией, работами, услугами, результатами интеллектуальной деятельности (правами на них), в отношении которых установлен экспортный контроль, утв. Постановлением Правительства РФ от 15.09.2008 N 691). В подобных ситуациях вы просто должны руководствоваться предложенным порядком.

Когда "надлежащее" заверение не обязательно

Если в законе идет речь просто о копии, то теоретически вы вправе выдать ксерокопию без заверения (например, при подтверждении нулевой ставки НДС (Статья 165 НК РФ)). Но судебная практика иногда вырабатывает и иные решения. Так, Высший Арбитражный Суд РФ недавно разъяснил, что акционерное общество обязано выдавать заверенные копии документов, если его акционер заявил такое требование (Пункт 9 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 18.01.2011 N 144). Хотя из текста Закона этого совсем не следует (Статья 91 Закона об АО).

Заверение копий не требует больших усилий. Но если вам приходится это делать часто, то закажите себе штамп с полным набором реквизитов - тогда точно ничего не забудете.

помощник руководителя
по налогам
ООО «Рамзес»

Как заверять документы?

С 01 июля 2017 года должен был вступить в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016, утвержденный приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст . Он заменяет ГОСТ Р 6.30-2003, который утвержден постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст . Следовательно, оформлять и заверять документы с июля мы должны были по новым правилам. Однако за несколько дней до 01 июля 2017 года вступление в силу нового ГОСТа отложили на год.

Новый стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы: уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др.

К обязательным требованиям оформления можно отнести следующие:

1. Оформление документов.

При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

Предпочтительными гарнитурами и размерами шрифтов для реквизитов документа являются:

• Times New Roman №№ 13, 14;
• Arial №№ 12, 13;
• Verdana №№ 12, 13;
• Calibri № 14 и приближенные к ним.

Абзацный отступ текста документа - 1,25 см.

Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.

Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом.

Текст документа печатается через 1-1,5 межстрочных интервала.

Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала.

Интервал между буквами в словах - обычный.

Интервал между словами - один пробел.

2. Наименование организации и должностей.

При оформлении организации и должностей важно следующее.

Наименование организации - автора документа на бланке документа должно соответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в его учредительных документах (уставе или положении). Под наименованием организации в скобках указывается сокращенное наименование организации, если оно предусмотрено уставом (положением).

3. Указание даты документа.

Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:

• арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2016;
• словесно-цифровым способом, например: 05 июня 2016 г.

4. Подписание документа.

Подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

Генеральный директор Подпись И.О. Фамилия

Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации. Допускается центровать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Генеральный директор

АО «Профиль» Подпись И.О. Фамилия

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.

Подпись И.О. Фамилия

Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

а) место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством.

Как нужно будет заверять копию трудовой книжки с 01 июля 2018 года

Документ касается и вопросов заверения копий.

Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

Инспектор службы кадров Подпись И.О. Фамилия

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № ... за... год») и заверяется печатью организации.

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

Приведем пример.

Примеры заверения копий различных документов

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Документы заверяют печатью организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).

Например, вас приглашают на работу, но вы потеряли письмо и вам выдана копия.

Исх. № 210913-3 Предоставляется по месту требования
от «21» июня 2018 г. Гарантийное письмо

Настоящим письмом ООО «Маркет плюс» подтверждает свое согласие и готовность заключить трудовой договор с Беляевым Валентином Викторовичем, принять его на работу в нашу организацию на должность менеджера по работе с ключевыми клиентами с 01 июля 2018 г.

Гарантируем предоставить ему официальную заработную плату (24 000 руб. оклад) + ежемесячная премия, оформление по ТК РФ, социальный пакет: страхование от несчастных случаев, оплата больничных листов и отпусков.

Директор ООО «Маркет плюс» Филяев А. П. Филяев

Главный бухгалтер Мороз Е. П. Мороз

Начальник отдела кадров Симонова

Спорным моментом является вопрос печати на документах, например на декларациях. Во всех случаях на копии делают заверительную надпись: «Копия верна» с подписью руководителя (или иного лица, уполномоченного доверенностью) и указанием даты заверения.

Федеральным законом от 06.04.2015 № 82-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ» (далее - ФЗ № 82-ФЗ) внесены изменения в Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» и Федеральный закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах», в соответствии с которыми общества с ограниченной ответственностью и акционерные общества вправе, но не обязаны иметь печать.

В связи с этим с 07.04.2015 (даты вступления в силу ФЗ № 82-ФЗ) документы, представляемые (направляемые) в налоговые органы, принимаются вне зависимости от наличия (отсутствия) печати в них (письмо ФНС России от 06.09.2016 № ОА-4-17/16629@).

Приведем пример заверительной надписи на декларации.

Но что произойдет, если заверить документ ненадлежащим образом? Если мы по какой-то причине отнесем такую копию в суд, то суд может просто не принять такие документы в качестве доказательств.

Так, в постановлении ФАС Поволжского округа от 07.07.2011 № А57-9000/2010 суд не принял в качестве доказательства копию декларации. Представленная заявителем копия налоговой декларации заполнена и рукописным, и машинописным способами, не содержит необходимых реквизитов в соответствии с требованиями «ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятым и введенным в действие постановлением Госстандарта Российской Федерации от 03.03.2003 № 65-ст. Должность лица, заверившего копию, и расшифровка подписи (инициалы, фамилия) отсутствуют, отметка о верности копии имеется только на втором листе, остальные листы не заверены. В связи с чем суды пришли к правомерному выводу о том, что такой документ не может являться копией налоговой декларации, поданной в налоговый орган, поскольку не воспроизводит полностью информацию подлинника документа и его внешние признаки, так как электронный вид налоговой декларации исключает ее рукописное заполнение, в том числе и частичное.

Аналогичный вывод сделан в Кассационном определении Пермского краевого суда от 18.07.2011 № 33-7178 , в п. 3.26 названного ГОСТа установлено, что при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Согласно п. 1 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» требования данного ГОСТа носят рекомендательный характер. Как следует из текста доверенности от 01.07.2010, С. уполномочивает Б. быть его представителем, в том числе представлять интересы в службах судебных приставов со всеми правами, какие предоставлены законом заявителю. Копия данной доверенности на момент ее представления в Управление Федеральной службы судебных приставов по Пермскому краю заверительной надписи не имела. Таким образом, необходимые реквизиты, указанные в п. 3.26 указанного ГОСТа, отсутствовали, что свидетельствует об обращении в Управление Федеральной службы судебных приставов лица, полномочия которого не были удостоверены надлежащим образом.

Таким образом, как старый, так и новый стандарт имеют большое значение с точки зрения правильности оформления документов, их заверения.

Субъект предпринимательской деятельности имеет право выдавать копии документов. Многие бумаги, предназначенные для предъявления в уполномоченные органы, подлежат заверению. У руководителей бизнеса часто возникают вопросы о том, как правильно заверять копии документов, какая информация в них должна быть отображена, и на какие законодательные акты можно ориентироваться, чтобы почерпнуть информацию о правилах проведения мероприятия.

Заверение копии

Что такое заверка документации

Копия документа воспроизводит его информационную наполненность, идентичную с оригинальной версией. Без подтверждения подлинности бумага не имеет юридической силы и ею невозможно воспользоваться в правовых взаимоотношениях. Заверенная копия документа - это документация, имеющая аналогичную структуру и содержание, но содержащая специальную отметку, обеспечивающую бумаге право на совершение юридических действий.

Помощь нотариуса

Если вид бумаг требует нотариального заверения, то документ не будет принят представителями уполномоченных органов без именно такого типа заверения. Проведение процедуры заключается в посещении нотариуса и в предоставлении ему оригиналов бумаг, с которых он самостоятельно снимет копии и проведёт с документацией требуемую операцию, зарегистрировав свои действия.

Заверение стандартным штампом

Необходимость нотариального подтверждения истинности конкретного документа обычно идентифицируется нормативными актами. Если в законе ситуация не оговорена, то можно осуществлять заверение копий документов в организации.

Некоторые субъекты хозяйствования для повышения собственного рейтинга среди аналогичных компаний, оказывающих идентичные услуги, нотариально заверяют всю документацию. Считается, что такое решение повышает уровень доверия клиентов. Оно оправданно, однако требует значительных финансовых вложений. Следует отметить, что если в окрестностях населённого пункта, вблизи хозяйствования субъекта бизнеса отсутствует нотариус, то правильно заверить документы помогут в административном подразделении округа.

Правила заверения копий документов

Заверение двухстороннего документа

При оформлении подтверждения подлинности копий бумаг на предприятии, у его представителей часто возникает вопрос о том, кто имеет право заверять копии документов в организации. Руководитель субъекта хозяйствования правомерен заверять только те бумаги, которые были им подписаны. Допускается также работа с той документацией, оригиналы которой хранятся на предприятии. Однако стоит учесть, что бумаги, принадлежащие сторонним компаниям и физическим лицам, официально копировать разрешается только после получения специального разрешения. Исключением является заведение личного дела на работника, требующее копирования идентифицирующей личность документации.