Организация претензионной работы.

Как правило, претензионная работа организуется по одному из 2 вариантов:

1. Создается претензионный отдел (бюро, группа), который занимается предъявлением и рассмотрением претензий. Роль юридической службы в таком случае сводится к осуществлению методического руководства претензионной работой, проверке на соответствие действующему законодательству, договорным и правовым отношениям с контрагентом оснований и предмета претензии, правомочности и сроков ее предъявления;

2. Предполагает возложение обязанностей по ведению претензионной работы на юридическую службу. В этом случае структурные подразделения или должностные лица, которым в силу возложенных на них функций стало известно о причинении организации убытков, представляют в юридическую службу соответствующие документы.

Порядок предъявления и рассмотрения претензий в организации необходимо регламентировать ЛНА. (Положение, инструкция и т.д.)

ü Порядок предъявления и рассмотрения претензий:

1. Организация, заявляющая требование, должна быть юридически заинтересована в том или ином разрешении ее претензии. Это выражается в том, что ожидаемое урегулирование спора может прямо отразиться на ее правах и обязанностях.

2. Претензия должна быть направлена организации, которая обязана нести ответственность за нарушение или оспаривание права.

3. Претензии должны быть предъявлены в определенные в законе или договоре сроки.

4. Претензия должна быть обоснована в правовом и фактическом отношении и отражать истинные обстоятельства спорных взаимоотношений организаций, в противном случае она не подлежит удовлетворению.

Юридическая обоснованность заключается в том, что правопритязание организации должно полностью соответствовать гипотезе и санкции определенной юридической нормы, которая устанавливает ответственность контрагента.

5.Соблюдение формы изложения претензии.Она должна содержать необходимые реквизиты и к ней следует прилагать все необходимые документы. Состав прилагаемых документов зависит от вида и обстоятельств спора, но во всех случаях необходимо приобщать доказательства, свидетельствующие о наличии между сторонами спорного отношения, а также устанавливающие факты неисполнения или ненадлежащего исполнения контрагентом своих обязанностей.

Уточнить фактическую сторону спора;

Исчислить размер ущерба;

Собрать необходимые для обоснования претензии документы;

Составить претензию и направить ее соответствующей организации

Рассмотрение претензий заключается в проверке законности и обоснованности предъявляемых требований. Необходимо установить истинность излагаемых в претензии фактов. То есть проверке подлежит документальная обоснованность предъявляемого требования.

Если будет установлено, что претензия правомерна и обоснована, она подлежит удовлетворению. При наличии обоснованных возражений организация обязана письменно известить заявителя о полном или частичном отклонении его требования, указать мотивы, а также возвратить документы.

Рассматривается претензия в течение срока, который установлен договором, либо указан в тексте претензии. (один месяц). Если необходимые документы для рассмотрения претензии не приложены, они должны быть запрошены у заявителя с указанием срока их предоставления. При неполучении документов к указанному сроку претензия рассматривается на основании имеющихся документов. Хозяйственное общество или индивидуальный предприниматель, получившие претензию, обязаны сообщить заявителю о результатах рассмотрения.

В ответе на претензию необходимо указать :

Признанную сумму, срок и способ удовлетворения претензии (номер и дату платежного поручения на перечисление денежных средств, наименование продукции, время отгрузки, реквизиты сопроводительных документов);

При полном или частичном отказе в удовлетворении претензии следует сообщить причины отказа со ссылкой на правовые нормы и доказательства, обосновывающие отказ, возвратить подлинные документы, которые были приложены к претензии, а также направить документы, отсутствующие у предъявителя требований.

Способ отправки ответа на претензию аналогичный направлению самой претензии, поскольку ответ является документом, создающим определенные права и обязанности у сторон хозяйственного спора.

ü Действующее законодательство на содержит требования какой-либо единой формы претензии. Однако из ее содержания должны быть четко поняты суть и обоснованность претензионных требований. Требования , предъявляемые к претензии нужно закрепить в ЛНА. Условно их можно разделить на общие и специальные.

Общие требования закреплены в различных инструкциях по делопроизводству, ГОСТах, в нормативных актах . Текст претензии должен быть грамотным, точным, не допускающим различных толкований. Другое важное требование - краткость претензий, их деловой характер, но в то же время достаточность сообщаемой информации.

Специальные требования - претензия должна содержать определенные реквизиты :

1. наименование организации, предъявляющей претензию, и организации, к которой претензия предъявляется;

2. дату предъявления и номер претензии;

3. наименование вида документа - «претензия»;

4. обстоятельства, являющиеся основанием для предъявления претензии; доказательства, подтверждающие изложенные в ней обстоятельства; ссылка на соответствующие нормативные акты, а также договоры. Каждая ссылка на нормативный акт должна содержать полное название акта, орган, его издавший, дату и номер;

5. требования заявителя;

6. сумму претензии и ее расчет, если она подлежит денежной оценке;

7. платежные и почтовые реквизиты заявителя;

8. перечень прилагаемых к претензии документов и других доказательств.

Претензия подписывается руководителем организации или другим должностным лицом, если решение соответствующих вопросов отнесено к его компетенции.

Претензия отправляется заказным или ценным письмом либо вручается компетентному представителю организации-контрагента под расписку.

ü ИСКОВАЯ РАБОТА - совокупность действий организации, ее структурных подразделений и работников по подготовке исковых материалов и предъявлению исков, а также по защите против предъявляемых исков

ü Иск - обращение истца к суду с просьбой о рассмотрении и разрешении материально-правового спора с ответчиком и о защите нарушенного субъективного права или охраняемого законом интереса.

Иски - средство и способ защиты субъективных прав в случае их нарушения или угрозы нарушения, то есть в случае возникновения материально-правового спора

ü Форма и содержание искового заявления должны соответствовать требованиям, предъявляемыми ст. 131 ГПК и ст. 125 АПК.

ü Форма и содержание искового заявления:

1. Исковое заявление подается в суд в письменной форме.

2. В исковом заявлении должны быть указаны:

Наименование суда, в который подается заявление;

Наименование истца, его место жительства или, если истцом является организация, ее место нахождения, а также наименование представителя и его адрес, если заявление подается представителем;

Наименование ответчика, его место жительства или, если ответчиком является организация, то ее место нахождение;

В чем заключается нарушение либо угроза нарушения прав, свобод или законных интересов истца и его требования;

Обстоятельства, на которых истец основывает свои требования, и доказательства, подтверждающие эти обстоятельства;

Цена иска, если он подлежит оценке, а также расчет взыскиваемых или оспариваемых денежных сумм;

Сведения о соблюдении досудебного порядка обращения к ответчику, если это предусмотрено ФЗ или договором сторон;

Перечень прилагаемых к заявлению документов.

В заявлении могут быть указаны номера телефонов, факсов, адреса электронной почты истца, его представителя, ответчика, иные сведения, имеющие значение для рассмотрения и разрешения дела, а также изложены ходатайства истца.

3. Исковое заявление подписывается истцом или его представителем при наличии у него полномочий на подписание заявления и предъявления его в суд.

Указание адресов имеет существенное значение для определения подсудности дела, а также для направления повесток и извещений. В случаях, когда закон предусматривает возможность объявления розыска ответчика, истец не обязан давать точный адрес ответчика, а может ограничиться указанием на последнее известное его место жительства.

ü Элемент иска - это его составные части, определяющие содержание и индивидуализирующие его.

ü Они дают необходимую информацию о заинтересованных лицах – сторонах процесса , о субъективном материальном праве , нуждающимся, по мнению истца, в защите, об обстоятельствах , послуживших основанием обращения в суд. Ответчик, к которому предъявлен иск, получает возможность подготовиться к защите, поскольку узнает о характере предъявленного к нему требования: из чего вытекает и на чем основано. От элементов иска зависит способ защиты, предоставляемый нарушенному или оспоренному субъективному материальному праву, и характер будущего судебного решения.

ü Существует два элемента иска: предмет и основание иска.

Предмет иска - материально-правовой спор, о рассмотрении и разрешении которого истец просит у суда. Поскольку спор всегда связан с притязанием истца к ответчику, закон требует, чтобы в исковом заявлении истец указал суть своего требования (о чем оно?).

В зависимости от способа испрашиваемой истцом защиты его субъективного материального права предметом иска могут быть:

Спор о наличии или отсутствии материального правоотношения между истцом и ответчиком;

Спор об обязанностях ответчика, вытекающих из материального правоотношения с истцом;

Спор об изменении или прекращении существующего между сторонами правоотношения.

От предмета иска следует отличать предмет спора , его называют объектом иска- это то материальное благо, получения которого добивается истец, например, конкретное имущество, сумма денег и т.п.

Основание иска - это те обстоятельства, на которых истец основывает свое обращение в суд. Он должен назвать их в своем заявлении. Значение имеют только юридические факты, то есть обстоятельства, которые влекут возникновение, изменение или прекращение правоотношения, с которыми связан возникший между сторонами материально-правовой спор. Остальные факты имеют чисто информативный характер и на результате разрешения спора не отражаются.

Юридическая служба организации, получив копию искового заявления, вправе подготовить отзыв на исковое заявление.

Отзыв на исковое заявление направляется ответчиком арбитражному суду, истцу и другим ответчикам. К отзыву прилагаются все факты, необходимые для рассмотрения хозяйственного спора. Отзыв подписывается руководителем организации или другим должностным лицом, в компетенцию которого входит такая обязанность.

В отзыве указываются :

1. Наименование суда, в котором рассматривается спор;

2. Дата подписания и номер отзыва, наименование истца;

4. Размер и расчет признанной суммы, а если она перечислена – номер и дата выписки соответствующего платежного поручения и доказательства принятия его кредитным учреждением к исполнению;

5. Мотив полного или частичного отклонения требований истца с ссылкой на законодательство, а также доказательства, обосновывающие отклонение искового требования;

6. Перечень прилагаемых к отзыву документов.

На каждое исковое заявление , предъявленное организацией, заводится дело , где группируются все документы: исковое заявление, претензионный материал, отзыв, решения, жалобы и др.

Юридическая служба не реже одного раза в год обобщает практику рассмотрения претензий и исков.

Анализ исков целесообразно проводить по следующим признакам:

1. Предмет иска;

2. Сумма иска;

3. Результат рассмотрения иска;

4. Структурные подразделения, в которых возникли иски;

5. Причины, послужившие основанием для предъявления иска.

Результаты анализа оформляются справкой, которая представляется руководству. В ней обобщаются следующие данные:

Причины возникновения исков;

Недостатки в работе отдельных служб;

Предложения по отнесению имеющихся убытков на виновных лиц.

Введение............................................................................................................. 3

Глава 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ПРЕТЕНЗИОННОЙ РАБОТЫ...... 5

1.1.Понятие, сущность, причины и задачи претензионной работы............... 5

1.2. Варианты ведения претензионной работы, общие методы и приемы претензионной работы, ее организационные формы....................................... 9

1.3. Претензионный порядок урегулирования спора..................................... 12

1.4. Положение о претензионной работе........................................................ 18

Глава 2. ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ПРЕТЕНЗИОННОЙ РАБОТЫ......................................................................................................... 21

Заключение...................................................................................................... 26

Список использованных источников и литературы....................................... 28

Введение

Понятие претензионной работы включает в себя не только правильное заполнение документов, но и знание возможностей того человека или предприятия, которому направляется претензия. В этой особой сфере правовых отношений, чаще всего внутренних, есть свои профессионалы, специалист по претензионной работе должен знать не только основные положения и законы, их ведь можно прочесть в книгах, но и иметь представление о бизнесе, что бы правильно составить тот или иной договор, оформить претензию, заявление не ущемляющую права как работника, так и работодателя.

Актуальность курсовой работы . С каждым днем все большее число организаций начинает ощущать на себе влияние кризисных явлений в мировой экономике, что проявляется, прежде всего, в задержках платежей и исполнения неденежных обязательств. На сегодняшний день одно из актуальных направлений деятельности юридической службы - это обеспечение исполнения обязательств контрагентами как в судебном, так и во внесудебном порядке. При этом внесудебный (претензионный) порядок является наиболее предпочтительным, поскольку позволяет экономить время и средства организации.

Претензия - один из эффективных методов досудебного урегулирования разногласий в предпринимательской сфере. Правильная организация претензионной работы может существенно повысить эффективность деятельности организации.

Объектом исследования являются общественные отношения, возникающие в связи с возникновением претензий в организации.

Предмет исследования – претензионная работа в организации.

Цель работы – рассмотреть претензионную работу.

Исходя из поставленной цели, я поставила перед собой следующие задачи:

· Рассмотреть понятие, сущность, причины и задачи претензионной работы;

· Изучить варианты ведения претензионной работы, общие методы и приемы претензионной работы, ее организационные формы;

· Исследовать претензионный порядок урегулирования спора;

· Дать претензионный порядок урегулирования спора;

· Приложить несколько документов по обеспечению претензионной работы.

Источниковая база исследования . В данной курсовой работе были использованы печатные материалы и интернет - ресурсы: документы, книжные пособия, статьи зарубежных и отечественных исследователей, монографическая и иная литература по теме исследования.

Методы исследования: Обобщение и анализ полученных результатов, изучение литературы по поставленной проблеме.

Совокупность данных методов помогает подробно изучить рассматриваемую тему, выявить ее особенности, выполнить поставленные задачи и достигнуть цели исследования

Курсовая работа состоит из введения, двух глав – теоретической и практической, заключения, списка использованных источников. В первой главе рассматриваются теоретические аспекты претензионной работы. Во второй главе (практической) рассматривается документационное обеспечение претензионной работы в организации, приводятся примеры образцов документов по составлению претензий, а также по их ведению.

Глава 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ПРЕТЕНЗИОННОЙ РАБОТЫ

Понятие, сущность, причины и задачи претензионной работы

Претензия (complaint) – выражение неудовлетворенности продукцией и/или работой организации, или непосредственно процессом управления претензиями в ситуациях, где явно или неявно ожидается ответ или решение.

Деятельность любой системы не обходится без внешней координации процесса, корректирования работы. Так происходит с человеческим организмом, нуждающимся в том, чтобы находиться в обществе себе подобных, и это же касается любых человеческих сообществ, которые вынуждены соотносить свою деятельность друг с другом, чтобы она проистекала максимально эффективно.

Регулировать неизбежно возникающие конфликты во внешних или внутренних отношениях организации, занимая в ней руководящую должность, практически невозможно. Одно дело, когда речь идет о потенциальных партнерах, или клиентах, с которыми нужно лично вести переговоры. И совсем другое - когда необходимо обращение в государственные инстанции, или же есть потребность разрешить возникшие проблемы с другими организациями. Вполне естественно, когда компания идет согласно заданной траектории своего развития, на ее пути возникают новые трудности, которые уже нельзя уладить старыми методами. Нужно действовать тонко и аккуратно, заботясь, в том числе и о своей репутации. Непонимание между людьми, компаниями, обществами - ситуация, которая встречается довольно часто. И далеко не всегда руководителям хочется поднимать шумиху и подавать исковое заявление в суд. Если можно решить дело без него, естественно стоит воспользоваться этим шансом и сберечь свои нервы, заодно оставив СМИ без лишних толков и сплетен.

В юридической практике существует целая область, посвященная досудебному разбирательству, попытке не доводить дело до суда, разрешив конфликт мирным путем и удовлетворив всеобщие пожелания. По сути, такая работа сводится к тому, что обе стороны конфликта обмениваются претензиями относительно нарушенных договорных условий и обязательств с целью урегулировать возникшие разногласия.

Претензионная работа является предпочтительным вариантом решения споров и разногласий. Претензионный порядок разбора ситуации способствует соблюдению договорных обязательств контрагентами в рамках действующих законодательных норм.

Немаловажно рассмотреть причины, по которым наиболее часто возникают имущественные споры. Одной из них является стремление каждой компании извлечь собственную выгоду, а порой и обеспечить удовлетворение своих интересов незаконным путем. Другая причина в том, что зачастую руководительский состав компании не имеет должного профессионального опыта в юридической сфере, и допускает некоторые оплошности при составлении договора, заключении сделок и в целом при ведении деятельности компании. Плохо сформулированные условия договора, нечеткий обмен информацией между сторонами в большинстве случаев приводят к конфликтным ситуациям.

Претензия, будучи составленной и предъявленной, создает некий стимул поиска наиболее взаимовыгодного варианта решения проблемы и досудебного урегулирования спора путем переговоров. Безусловно, иногда досудебное урегулирование спора растягивается на слишком долгий срок, и здесь возникают определенные осложнения: виновная сторона может продолжить незаконно пользоваться денежными средствами или имуществом кредитора, а потерпевшая не в состоянии быстро восстановить свои права и получить компенсацию на протяжении всего времени претензионной переписки.
Однако сам по себе процесс претензионной работы имеет своей главной целью выявить и устранить предпосылки, ставшие поводом для нарушения договорных обязательств, и направлен на совершенствование работы по заключению и исполнению договоров в целом.

Претензионная работа имеет свой алгоритм исполнения и без помощи квалифицированного юриста при составлении претензии не обойтись. Сначала соответствующие материалы и должны быть подготовлены и предъявлены контрагенту. Неполучение ответа со стороны контрагента в течение месяца рассматривается, как повод обратиться в арбитражный суд, как, впрочем, и ответ, не удовлетворяющий требования заявителя.

Соблюдение порядка претензионной работы - крайне важная часть всей переписки, поскольку в случае, если дело дойдет до суда, то первое, на что будет обращено его внимание - это доказательства относительно выполненного претензионного порядка.

Одна из основных задач правовой работы на предприятии – обеспечение надлежащих условий для нормальной работы предприятия, достижение высоких экономических показателей, дальнейшего развития производства.

Предъявление претензий сторонами по договору и их рассмотрение является одним из признаков хозяйственного расчета. Путем выдвижения претензий к контрагентам по поводу тех или иных договорных обязательств предприятие защищает свои законные права и требует восстановления нарушенного права, защиты имущественных и моральных интересов.

Для обеспечения защиты интересов предприятий разработана система норм, которые призваны скорее решать споры между контрагентами в соответствии с основами законности и хозяйственного расчета.

Спор, как правило, возникает при наличии недостатков производства, например нарушения ритма работы, поставка некачественного сырья, которые необходимо как можно быстрее устранить для восстановления нормальной деятельности предприятия.

Таким образом, основная цель претензионной работы – устранять или предупреждать негативное влияние на производство со стороны контрагентов предприятия путем применения к ним правовых норм.

Выдвигая претензии, одно предприятие указывает другому на его неправильные действия или ошибки, которые неправомерно затрагивающих его интересы, и требует их устранения или исправления добровольно, ссылаясь при этом на нормативный акт и фактические обстоятельства дела. В этом заключается суть каждой претензии. И если предприятие-контрагент удовлетворяет выдвинутую претензию, то отпадает необходимость передавать дело для решения в судебные органы.

Задача претензионной работы на предприятии заключаются в следующем:

· восстановлении нарушенных прав и защите законных интересов предприятия;

· выявлении причин и условий невыполнения задания и обязательства, изготовление продукции ненадлежащего качества, краж имущества, бесхозяйственности и других нарушений;

· предупреждении нарушений государственной, плановой, договорной дисциплины и действующего законодательства;

· улучшении экономических показателей хозяйственной деятельности предприятия;

· возмещении за счет виновных лиц нанесенных предприятию убытков.

Варианты ведения претензионной работы, общие методы и приемы претензионной работы, ее организационные формы

Как правило, претензионная работа организуется по одному из двух основных вариантов.

При первом варианте в организации создается претензионный отдел (бюро, группа), который занимается предъявлением и рассмотрением претензий. Роль юрисконсульта в данном случае сводится к осуществлению методического руководства претензионной работой, проверке на соответствие действующему законодательству, договорным и правовым отношениям с контрагентом оснований и предмета претензии, правомочности и сроков ее предъявления.

Второй вариант предполагает возложение обязанностей по ведению претензионной работы на юридическую службу, и тогда структурные подразделения или должностные лица, которым в силу возложенных на них функций стало известно о причинении организации убытков, нарушении ее прав и законных интересов, представляют юристу соответствующие документы.

В случае если объем работы невелик либо в фирме нет юрисконсульта, претензионная работа ведется бухгалтером.

Выбор варианта зависит от нескольких факторов, в частности, от организационной структуры и вида деятельности предприятия, финансовых возможностей, многообразия хозяйственных связей и договорных отношений.

Как показывает практика, процедура предъявления и рассмотрения претензий нуждается в определенной регламентации локальным нормативным актом.

Практика юридических служб определила общие методы и приемы претензионной работы, ее организационные формы. На каждом предприятии должен быть издан приказ или инструкция о порядке организации и ведения претензионно работы, где определялись бы подразделение или должностное лицо, должен готовить претензию в случае нарушения договора. Это подразделение или должностное лицо вправе требовать от других подразделений материалы, необходимые для предъявления претензий или подготовки ответа на нее.

В функции юридической службы входят контроль за правильностью предъявления претензий и ответов на них; обобщение результатов претензионной работы, подготовка руководству предложений по устранению недостатков в претензионной работе подразделений и должностных лиц.

На каждом предприятии должна организовываться надлежащая регистрация и учет претензий и исков, что, во-первых, обеспечивает хранение документов, а во-вторых, позволяет периодически анализировать состояние дел на предприятии: устанавливать причины предъявления претензий, уровень их удовлетворения и на этой основе разрабатывать необходимые предложения и мероприятия по их устранению. Как правило, на предприятии регистрируют претензии и иски юридические службы путем журнальной формы ведения учета. В одном журнале ведется учет претензий и исков, предъявленных предприятием, во втором – выдвинутых к предприятию.

Общим вопросом является также сроки выдвижения и рассмотрения претензий. Несоблюдение установленных сроков может лишить предприятие права на подачу иска, приведет к значительным потерям. И наоборот, соблюдение установленных сроков выдвижения и рассмотрения претензий чаще защищает предприятие от рассмотрения споров в арбитражных судах и денежных затрат на выплату государственной пошлины, командировочные и т.д.

Претензия подлежит рассмотрению в месячный срок со дня его получения. Если обязательными для обеих сторон правилами или договором предусмотрено право проверки забраковано продукции предприятием-изготовителем, претензии, связанные с качеством и комплектностью продукции, рассматриваются в течение двух месяцев.

Если отсутствуют отдельные необходимые для рассмотрения претензии документы, их испрашивается у заявителя с указанием срока их представления, но не менее пяти дней, не считая времени на почтовую пересылку. При этом рассмотрение претензии приостанавливается до получения этих документов или окончания срока их представления. Если затребованные документы не поступили в срок, претензия рассматривается по имеющимся документам.

Правильное выдвижения претензии делает своевременное урегулирование споров, восстановления нарушенных прав и интересов предприятия.

Необходимые для выдвижения претензии материалы готовят заинтересованные подразделения (отдел снабжения, бухгалтерия и др.) и передают в подразделения, выполняющие претензионную работу; последние должны проверить наличие права на выдвижение претензии, полноту полученных материалов и их надлежащее оформление.

В случае необходимости от отделов требуются необходимые дополнительные материалы, а оформлены ненадлежащим образом возвращаются к ним для доработки в установленный срок.

И функциональных обязанностей корпоративного юриста, претензионно-исковая работа является ключевым направлением деятельности юридической службы.

Положение о претензионно-исковой работе на предприятии

Претензионно-исковая работа – это совокупность действий юридического департамента, а также иных структурных подразделений и работников предприятия, по предъявлению и рассмотрению претензий и исков. В ходе осуществления такой работы происходит урегулирование гражданско-правовых споров, в которых участвует предприятие.

В целях обеспечения бесперебойной работы по этому направлению юридической поддержки, особенно в крупных юридических департаментах (5 и более юристов), зачастую имеет смысл создать отдельное структурное подразделение – отдел претензионно исковой работы . Юристы этого отдела должны обладать высокими компетенциями и узкой специализацией в данной области, так как занимаются они, как правило, исключительно ведением претензионно-исковых (или судебно-претензионных) дел.

Важно понимать, что помимо юридической службы в осуществление претензионно-исковой работы могут быть вовлечены и другие структурные подразделения компании. Так, инициатором предъявления исходящей претензии или иска, как правило, выступает сотрудник, ответственный за исполнение договора с контрагентом, так как он ведет контрагента и контролирует своевременность оплат от него. Документы и информация, необходимые для предъявления и рассмотрения претензий и исков, могут находиться в различных подразделениях (бухгалтерия, финансовая служба и другие). Надлежащее взаимодействие различных подразделений между собой при осуществлении претензионно-исковой работы является важным фактором, определяющим ее результаты. Часто оперативно подготовленный ответ на претензию, основанный на изучении всех имеющихся документов, позволяет избежать судебного разбирательства, а своевременно предъявленной претензии бывает достаточно для понуждения контрагента к исполнению обязательств. Для этого процесс судебно-претензионной работы должен быть хорошо регламентирован.

Вопрос регламентации судебной и претензионной работы достаточно важен, поскольку позволяет установить четкие правила (бизнес-процессы) работы с документами: исками, претензиями, порядок и сроки реакции на них итп. Именно поэтому в юридическом отделе, в деятельности которого работа с претензиями и исками составляет довольно высокий удельный вес (от 30 % времени), либо количество одновременно ведущихся судебно-претензионных дел более 10, должно быть разработано и утверждено Положение о претензионно-исковой работе.

Положение о претензионно-исковой работе

Положение о претензионно-исковой работе (наряду с положением о договорной работе) – это основополагающий локально-распорядительный документ, который функционально должен выполняться и соблюдаться юристами соответствующего профиля.

Перечислим основные разделы и вопросы, ответы на которые должно содержать Положение о судебно-претензионной работе.

1. Общие положения
   Должны быть установлены цели и задачи претензионно-исковой работы, как-то:
   • защита финансово-экономических интересов компании путём снижения и предупреждения непроизводительных расходов и потерь;
   • защита и восстановление имущественных и неимущественных прав и охраняемых законом интересов компании;
   • защита деловой репутации компании;
   • установление и устранение причин и условий, вызывающих неисполнение договорных обязательств компанией и его контрагентами.
2. Претензионный порядок урегулирования споров
   Этот раздел регламента должен предусматривать разделение претензий на входящие и исходящие. В части исходящих претензий требуется установить:
   • случаи обязательного инициирования претензий сотрудниками бизнес-подразделений. Например, может быть установлено, что передача материалов юристам для предъявления претензий является обязательной при допущении контрагентом просрочки в исполнении обязательств свыше определенного срока (например, 30 дней), а также в иных случаях (например, поставка продукции ненадлежащего качества);
   • порядок и сроки передачи информации и материалов юристам, перечень нарушений, при допущении контрагентами которых однозначно должна формироваться претензия.
     Вопрос контроля за своевременностью передачи в юридическую службу материалов для предъявления претензий является крайне актуальным. Практика показывает, что далеко не всегда подразделения должным образом относятся к исполнению данной обязанности. Достаточно эффективным средством контроля является периодическое изучение данных о дебиторской задолженности с указанием момента ее возникновения. Указанная обязанность может быть возложена на менеджеров по работе с клиентами, абонентский отдел, реже – бухгалтерию, но никак не на юристов. Это позволяет определить контрагентов, нарушивших свои обязательства, момент возникновения задолженности и специалистов, не обратившихся в юридическую службу.
   • порядок и сроки передачи информации и материалов юристам, перечень нарушений, при допущении контрагентами которых однозначно должна формироваться претензия;
   • требования к содержанию и форме претензии (кто подписывает);
   • порядок отправки (передачи) претензии контрагенту, а также ее комплектности (какие документы к ней прилагаются).
   В части входящих претензий необходимо определить:
   • сроки обработки (ответа на претензию);
   • комплектность документов, которые должны быть приложены к претензии от контрагента;
   • примерное содержание ответа на претензию;
   • установить порядок взаимодействия юриста, отвечающего на претензию, и сотрудников бизнес-направлений, а также бухгалтерии, по вопросам передачи юристам информации и материалов по содержащимся в претензии требованиям;
   • установить порядок хранения претензий.
   Помимо всего прочего, в этом разделе стоит описать общий подход к договорному установлению обязательного претензионного порядка досудебного урегулирования споров. Данный порядок также может быть установлен в Положении о договорной работе .
3. Судебно-исковой порядок урегулирования споров
   Опять-таки, как и в случае с претензиями, следует предусмотреть разделение процессов обработки входящих исков, а также составление и подачу исходящих исков. Должны быть определены:
   • безусловные основания для предъявления искового заявления
   • круг возможных подписантов искового заявления, можно ли подписывать его по доверенности
   • требования к содержанию подготавливаемого искового заявления, а также отзыва на входящее исковое заявление. Здесь речь идет только о ряде обязательных реквизитов, которые в основном уже предусмотрены АПК РФ и ГПК РФ. Структура формирования, формулировки, доводы, обоснование правовой позиции в нетиповом исковом заявлении задаются юристом произвольно, экспертно-правовым путем.
   • порядок и сроки подготовки документов судебно-искового процесса: отзывов, ходатайств, заявлений итд
   • порядок хранения поступающих в компанию исковых заявлений и направляемых от нее контрагентам
   Весь ход дальнейшей работы юриста в основном регламентируется АПК и ГПК РФ, поэтому не нуждается в дублирующей регламентации, за исключением внутренних сроков подготовки процессуальных документов.
4. Сопровождение исполнительного производства В российской практике одним из наиболее сложных и в то же время актуальных направлений претензионно-исковой работы является исполнение судебных решений. Для того чтобы сделать данную работу эффективной, необходимо работать в тесном контакте с подразделениями службы судебных приставов, участвовать в исполнительных действиях, предоставлять транспорт, организовывать присутствие понятых, оказывать другую помощь. Такая работа зачастую носит разъездной характер. С учетом изложенного, представляется целесообразным на уровне Положения о претензионно-исковой работе выделить это направление как отдельное, поручив его одному или нескольким сотрудникам юридической службы, которые бы сосредоточили на нем все усилия и по возможности, не привлекались для решения других вопросов. В целом судебно-претензионный регламент должен отвечать на следующие вопросы:
   • в каких случаях является обязательной передача материалов в юридическую службу для предъявления претензии или иска контрагенту;
   • каковы сроки исполнения запросов юридической службы о предоставлении дополнительных документов;
   • кто несет ответственность за принятие решений о предъявлении, признании, отклонении претензии (иска), заключении мирового соглашения;
   • в каком порядке идет согласование условий соглашения об урегулировании спора;
   • каков порядок и сроки для предъявления претензий (исков);
   • какие требования к форме и содержанию претензий (исков);
   • в чем заключается порядок делопроизводства (учет, оформление, хранение поступающих материалов);
   • как контролировать своевременность передачи материалов в юридическую службу иными подразделениями;
   • подходы к оценке правовых рисков при рассмотрении входящей претензии (иска), а также подготовке исходящей претензии (иска).
   Для целей неукоснительного соблюдения Положения о судебно-претензионной работе не только юристами, но и сотрудниками других подразделений, в нем целесообразно установить, работники какого структурного подразделения, помимо юристов, отвечают за выполнение тех или иных пунктов инструкции. Не лишним будет также установить порядок инструктажа, информирования и проверки знаний не юридических подразделений относительно их обязанностей согласно Положению. Зачастую бывает полезно утвердить образцы (шаблоны) типовых исковых заявлений и претензий как приложения к Положению. Типовые исковые заявления особенно широко используются в юридических отделах ресурсо-снабжающих организаций, у которых много должников по стандартным договорам присоединения (электричество, газ, вода). Второй по распространенности портрет юридических отделов, строго регламентирующий процесс претензионно-исковой работы, это юридические отделы государственных органов, муниципальных предприятий, компаний с государственным участием. В том случае, когда процесс судебного взыскания жестко стандартизирован, а также при составлении исковых заявлений, во многом требуется не творческий, а «ксерокс-подход», т.е. только заполнение переменных полей (ответчик/должник, сумма долга, период просрочки итп). Причем разработаны они должны быть не столько для самих юристов, сколько для менеджеров: сотрудников абонентских отделов, служб взыскания заложенности, которые вынуждены подавать в суды такого рода заявления в массовом порядке.

Автоматизация претензионно-исковой работы юристов

Автоматизация претензионно-исковой работы юристов – это следующий органичный шаг после ее регламентации.

В программе «Юрайт: Судебно-претензионная работа» предусмотрен большой набор функциональных возможностей как для юриста, занимающегося претензионно-исковой работой, так и для его руководителя.