Служебное задание в служебную поездку. Для чего нужно служебное задание и как правильно его составить

Служебное задание на командировку – один из основных документов для оформления командировки. Оно выдается командированному сотруднику после подписания приказа и оформления командировочного удостоверения.

Служебное задание заполняется руководителем структурного подразделения и сотрудником, направленным в поездку. Бланк служебного задания на командировку имеет унифицированную форму № Т-10а и следующие назначения:

1. Определение цель командировки
2. Отслеживание отчетности выполнения цели поездки

Основные правила оформления командировки

Служебные задания и командировочные удостоверения не выписываются в случае, если в штате организации имеются сотрудники с разъездным характером работы, и это прописано в их трудовых договорах.

Направить в командировку руководитель организации может любого сотрудника. Однако в Трудовом Кодексе РФ есть некоторые исключения, а именно:

• Нельзя командировать беременных женщин и сотрудников младше 18 лет;
• От командировки могут отказаться сотрудники, имеющие больных родственников, за которыми требуется уход, имеющие детей до трех лет или детей-инвалидов до 18 лет.

Все затраты, понесенные сотрудником во время поездки, возмещаются работодателем. Сюда входят затраты на проезд, проживание и другие дополнительные расходы. При этом за сотрудником сохраняется его средняя заработная плата и рабочее место.

Образец заполнения служебного задания на командировку

Бланк служебного задания представляет собой стандартный односторонний лист А4 формата. Он состоит из двух частей. В первой части бланка предусмотрены строки для внесения общих сведений, таких как:

• Наименование организации.
• Номер и дата составления служебного задания.
• Фамилия, имя, отчество и табельный номер командированного сотрудника.

Во второй (основной) части бланка имеется таблица, состоящая из десяти граф. Эти графы содержат следующую информацию:

Наименование структурного подразделения;

• Должность сотрудника;
• Место назначения (страна, город, фирма);
• Дата начала и дата окончания командировки;
• Срок командировки в днях (всего и исключая время в пути);
• Организация, которая финансирует поездку;
• Основание для командировки (договор с принимающей стороной, график выполнения работ и др.);

Отчет о выполнении командировочного задания заполняется сотрудником. Здесь он кратко описывает результат выполнения задания и проведения работ. Далее визирует отчет. Руководитель же проверяет корректность заполнения отчета и пишет заключение о выполнении задания и ставит свою визу.

В служебном задании необходимо проставить дату заполнения отчета, так как по закону сотрудник должен отчитаться о командировке в течение трех рабочих дней со дня ее окончания. Также следует отметить важность точного и правильного заполнения документа. Это требование является обязательным ввиду прямого влияния на возможность организации учесть расходы на командировку при исчислении налога на прибыль.

Скачать образец бесплатно:

Большинство предприятий, которые занимаются экономической деятельностью, осуществляют взаимодействие со сторонними компаниями. Иногда сотрудникам требуется обмен опытом для получения новых знаний и повышения квалификации, и поэтому предприятия организовывают для своих работников командировки.

Учитывая то, что задание от руководства фирмы является официальным, оно должно оформляться в письменном виде, согласно действующему законодательству.

Законодательство

Порядок отправления сотрудников в служебные командировки регулируется следующими документами и актами:

В этом приказе формы Т-9 должны быть указаны следующие сведения:

1. Цель командировки.
2. Продолжительность.
3. Дата выезда сотрудника.

Подобный документ существовал раньше, однако к нему также необходимы были служебное задание, а также соответствующее удостоверение. Однако после того, как были отменены определенные пункты Постановления № 749, командировочное удостоверение приобрело необязательный характер.

Официальный документ

В нынешнее время он заполняется по форме Т-10а, которая и была утверждена согласно Постановлению Госкомстата № 1. Но, поскольку с 2013 года данный документ не выступает в качестве обязательного, формы документов, которые утверждаются данным актом, также не обязательны для применения.

Любой работодатель должен руководствоваться своим разумом в вопросе применения формы служебного задания. Сейчас служебное задание на командировку выступает в роли официального документа. В нем обязательно должны отражаться цель поездки рабочего и перечень задач для исполнения.

Обязателен ли

Все сведения, занесенные в документ, должны быть указаны и в приказе о назначении командировки, только в более компактном виде.

Необходимо также понимать, что Постановление № 749 регламентирует обязательное предъявление или оформление следующих документов:

1. Проездного документа.
2. Письменное распоряжение о направлении работника.
3. Документы о найме жилплощади.
4. Служебная записка о том, что используется личный транспорт.
5. Авансовый отчет о затратах.

В этом списке можно заметить отсутствие служебного задания, по причине того, что документ не носит обязательного статуса. Вопрос о необходимости его оформления должен решиться руководителем компании на основании условий, которые оговариваются в локальных документах организации.

Каким требованиям должен отвечать

Каждый документ подобного типа должен отвечать установленным требованиям, независимо от существования установленной формы акта законодательством.

Те же самые условия относятся и к тем документам, которые оформляются на основании Инструкции по делопроизводству.

Стоит учитывать, что на основании применяемых требования Постановления Минкультуры № 558 , акт должен не только издаваться в компании, но также и храниться в архиве на протяжении 5 лет. Если же оформлялись командировки за пределы государства на более длительный период – то документы хранятся 10 лет.

Служебное задание может составляться в свободной форме, но, несмотря на это, существуют определенные сведения, которые он должен содержать:

1. Данные о сотруднике (подразделение, должность).
2. Наименование компании.
3. Дата приезда и отъезда.
4. Цель командировки.
5. Продолжительность поездки.
6. Пункт назначения.
7. Задание (при указании сроков).
8. Компания-плательщик.
9. Дата оформления документа.
10. Подписи (руководителя компании и сотрудника).

Кто должен заполнить

На каждом предприятии должен иметь установленный образец служебного задания. В случае, если его нет, составлением должен заниматься сам руководитель компании, или уполномоченный сотрудник. В любом случае, окончательное заверение производится работодателем, поэтому, подписывает документ он самостоятельно.

Не стоит забывать, что подписаться также должен и рабочий, который оправляется в командировку.

Правила оформления служебного задания на командировку

Чтобы оформить соответствующий акт, удостоверяющий отправление в командировку, на предприятии может издаваться специальный бланк определенного образца при учете принятых законных требований и наличие перечисленных выше разделов. При отсутствии такого бланка, его пример можно найти в Сети в свободном доступе.

Для правильного заполнения нужно видеть заполненный образец перед собой.

Необходимые документы

После того, как сотрудник прибывает из командировки, он должен предоставить следующие документы:

1. Командировочную записку со специальными отметками от организации-приемщика.
2. Финансовые отчеты, которые будут подтверждать факт поездки и позволят произвести работодателю выплаты по компенсированию затрат.
3. Билеты на транспорт, чеки.
4. Платежные документы из отелей и гостиниц.
5. Счета-фактуры для расчета по безналу.

Количество копий

Большинство кадровых документов производится в 2-3 экземплярах. Один остается у кадрового специалиста, второй должен направиться в бухгалтерию (при перечислении денежных средств), а третий вручается исполнителю.

Но в ситуации со служебным заданием данные правила не могут соблюдаться, потому что этот документ предназначается исключительно для того, чтобы письменно зафиксировать предназначенные работы для выполнения. Остальные функции выполняются приказом о выезде сотрудника в командировку, и именно этот документ подшивается в соответствующих подразделениях компании.

Печать на документации

Служебное задание, как было оговорено выше, не выступает в качестве обязательного документа. Соответственно, при учете того факта, что на документе не проставлена отметка «М.П.», то этот документ не должен заверяться печатью фирмы. Впрочем, никто не запрещает руководителям предприятий ставить печати на служебных заданиях.

Допускается ли оформление на нескольких работников

В бланках данного документа отводится отдельная графа для отражения сведений о рабочем. Соответственно, в таком документе не предполагается внесение сведений на несколько работников сразу. При направлении группы рабочих в поездку, работодатель должен изготовить несколько служебных заданий для каждого командированного сотрудника.

Но, что касается приказа о направлении в командировку, то такой документ может создаваться на нескольких рабочих. Оформляться он должен строго по . Именно в этой форме предполагается внесение информации о сотрудниках в формате списка.

Поездка руководителя

Генеральный директор также выступает в качестве наемного сотрудника компании. Это значит, что при его выезде в командировку, на него тоже необходимо создавать подобный документ. В этой ситуации возникает вопрос: кем должен этот документ подписываться?

В этом случае директор подписывает бумагу самостоятельно. Получается, что он направляет сам себя в командировку, и при этом передает собственные полномочия своему заместителю или другому уполномоченному сотруднику.

И приказ, и служебное задание должно подписываться и создаваться лично руководителем вместе со всеми необходимыми данными:

1. Срок исполнения поставленных задач.
2. Цель поездки.
3. Продолжительность командировки.

Отчет о проделанной работе

Законодательными нормами не предусматривается оформление отчета об исполнении задания. И получается, что в его оформлении у работодателя нет необходимости.

Но в той ситуации, когда в бланке документа установлен данный раздел, то его заполнение будет обязательным. При этом необходимо строго придерживаться установленным законом требованиям. Все обозначенные графы документов должны быть заполненными, соответственно, при наличии графы об отчете сведения также нужно в этой графе зафиксировать.

Отчет о работе может оформляться в свободном виде. В основном это делается в форме краткого изложения.

Ответственность за невыполнение требований

Согласно действующему законодательству, локальные документы организации должны исполняться в обязательном порядке, причем как сотрудниками фирмы, так и ее руководителем.

В той ситуации, когда на предприятии имеется документ, регламентирующий положения о командировках, и в нем есть утвержденный список необходимых документов, и в нем фигурирует служебное задание, то сотрудник обязательно должен будет его заполнить. Заполнению будут подлежать все графы, помимо этого, должен предоставляться и отчет о проделанной работе.

При отказе сотрудником в оформлении отчета, он может быть привлечен к дисциплинарной ответственности, на основании . На практике сотрудники все же сдают отчеты, поскольку написать несколько строк несложно, а получать наказание за неисполнение такого требования никому не хочется.

Отразить документально задание допускается и в приказе, но нужно это делать кратко и с указанием нужной информации вместе с остальными нюансами. Оформить это необходимо в том виде, которого требуют локальные документы организации и нынешнее законодательство.

Командировки — это неотъемлемая часть работы для многих сотрудников. От правильного оформления документации будет зависеть результат поездки. С 2015 года, служебное задание исключено из обязательного перечня для оформления командировки, но несет серьезную функциональную пользу.

Обязательный документ в этой процедуре — служебная записка на командировку. Образец 2018 года можно найти в статье по ссылке .

Служебное задание на командировку в 2018 году

Упрощение документооборота привело к отмене обязательного оформления задания и командировочного удостоверения при убытии работника в командировку (хотя по-прежнему нужно оформлять отчет о командировке). Но многие работодатели предпочитают пользоваться устоявшимися формами командировочных заданий, для уточнения не только сроков и места рабочей поездки, но и ее целей. Данная форма может применяться организациями по собственному желанию, а ее обязательность может быть закреплена в локальных документах. Командировочное задание может быть выдано для поездок как внутри страны, так и за ее границами. Подробнее о том, как происходит оформление командировок в 2018 году в статье по ссылке .

Что такое служебное задание?

Служебное задание — это документ, регламентирующий все основные положения предстоящей поездки.

В образце обязательно указываются такие пункты :

1. Наименование сторон убытия и прибытия.
2. Данные сотрудника, которого отправляют в поездку.
3. Крайние даты поездки, включающие также время на дорогу в ту и другую сторону.
4. Указываются цели, которые должен достичь сотрудник в командировке.

По большому счету, командировочное направление необходимо именно сотруднику, а не организации, для того, чтобы он мог сверить даты пребывания и имел четкие ориентиры для работы во время поездки.

Документы для оформления служебного задания

По прибытии из командировки сотрудник обязан предоставить :

• образец командировочной записки с отметками от принимающей организации;
• финансовые отчеты, подтверждающие поездку и позволяющие произвести выплаты по компенсации.

К таким отчетам можно отнести билеты на транспорт, если работник ездил на собственном автомобиле, то чеки с заправки. Для подтверждения оплаты за проживание необходимо представить платежные документы из гостиницы или общежития. Это могут быть как чеки об оплате, так и счет фактура для безналичного расчета.

Какие требования к документу существуют – нормативная база

Ранее бланки командировочных записок были строго регламентированы государственными нормативными актами РФ. Образцом бланка была признана форма Т-10а. Положение о служебных командировках в 2018 году отменяет обязательное пользование данным образцом, но не запрещает его. Организации, желающие ввести данный образец документа для обязательной отчетности, могут вносить утвержденную форму в локальные кадровые документы или составлять индивидуальные задания по внутренне разработанной форме.

Форма служебного задания

Оформлять образец записки необходимо в следующем порядке и внести следующие данные:

Сведения об организации и сотруднике :

• название организации;
• код ОКПО;
• № документа и дата его заполнения;
• Ф.И.О. работника;
• табельный номер работника.

Информация в столбцах :

• подразделение, к которому относится работник;
• должность;
• куда убывает – город и страна;
• название организации, куда прибывает работник;
• день отъезда;
• день приезда;
• цель командировки;
• подпись руководителя.

Как правильно заполнить служебную записку – кто ее подписывает?

Служебная записка в обязательном порядке подписывается руководителем. В день перед убытием на документе проставляется дата и печать предприятия, свидетельствующая об отправлении работника в командировку. Такие же отметки должны быть проставлены принимающей стороной при прибытии и убытии. Образец записки составляется в 1 экземпляре на каждого сотрудника отдельно. После прибытия и полного документального и финансового отчета записка, вместе с чеками, отправляется в бухгалтерию, где и подшивается в соответствующую папку.

Отчетность о выполнении служебного задания в каком виде преподносится?

Отчет о командировке должен составлять прибывший сотрудник, заполнив оставшуюся часть записки. В отчете описываются, какие работы были произведены и какие цели достигнуты. Также в нем можно описывать дополнительные мероприятия, которые не планировались, но были проведены. По результатам поездки делаются выводы об успешности проведенного мероприятия. Отчет предоставляется не позднее 3-х дней после прибытия.

Стоит отметить два момента:

1. Командировки делятся на два типа: запланированные и внеплановые. Образец командировочного задания, о котором идет речь, подготавливается непосредственным руководителем работника, которого направляют в командировку на основании плана.
2. В данный момент Положение, утвержденное Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 (в редакции от 29.12.2014), не содержит требований об обязательности оформления этого документа. Тем не менее, для издания приказа требуется основание. Таким основанием становится служебная, докладная записка или унифицированная форма Т-10а, служебное задание, образец заполнения которого представлен ниже.

Общие сведения о том, как заполняется служебное задание

Служебное задание оформляется по унифицированной форме Т-10а и заполняется в два этапа:

1. Шапка, столбцы 1-11. Бланк заполняется до издания приказа о направлении работника в рабочую поездку (как правило, этим занимается сам работник);
2. Столбец 12. Форма заполняется после возвращения сотрудника (на этом этапе форму заполняет, как правило, руководитель).

Образец служебного задания на командировку

Рассмотрим поэтапно заполнение этого документа.

Первый этап. Создание служебного задания

Заполняем шапку. Вписываем в документ полное наименование организации и восьмизначный код по ОКПО.

После этого присваиваем документу порядковый номер. Проставляется текущая дата.

Здесь требуется сделать небольшое отступление и пояснение. Дело в том, что в различных организациях способы нумерации различаются. Но мы рекомендуем придерживаться правила: у служебного задания и приказа о командировании реквизиты должны быть одинаковыми. Во-первых, это позволит избежать путаницы и лишней работы. А во-вторых, они неразрывно связаны между собой, одного без другого не бывает, и в этом плане такая нумерация обоснованна.

Записываем фамилию, имя и отчество направляемого в командировку сотрудника и его табельный номер.

Теперь переходим к заполнению основных столбцов.

В первый столбец вписывается наименование структурного подразделения командируемого работника.

Во второй вписывается должность этого сотрудника.

В третий заносится наименование страны и города назначения.

В четвертый — краткое наименование организации, в которую мы отправляем нашего работника.

В пятый заносим сведения о дате, когда сотрудник уезжает в командировку.

В шестой заносится дата окончания деловой поездки.

В седьмом ставим общее количество дней поездки.

В восьмом столбце указываем количество дней поездки без учета времени в пути (если сотрудник отправляется из Санкт-Петербурга в солнечный Сыктывкар на поезде, время, которое он проведет в пути, следуя туда и обратно, составит пять дней, если на самолете, то по 2 часа туда и обратно).

В девятый записываем сведения об организации, которая оплачивает командировку.

В десятый — сведения о документах, послуживших основанием для командирования (план или докладная записка).

В одиннадцатый столбец кратко, но емко записываем цель деловой поездки.

После заполнения указанных столбцов руководитель подписывает документ, знакомит с ним сотрудника и направляет в кадровое подразделение для подготовки проекта приказа о командировании. Кадровики готовят приказ и подписывают у руководителя организации оба документа.

Служебное задание на командировку в 2017-2018 годах составлять уже не обязательно, но многие предприятия оценили его удобство и продолжают работать с этим документом. О том, как и с какой целью сейчас применяется служебное задание на командировку, читайте в нашей статье.

Как оформить служебное задание по командировке и отчет о его выполнении в 2017-2018 годах?

С 08.01.2015 обязательное оформление на предприятиях и у ИП таких документов, как удостоверение командированного или его служебное задание, отменено. Это произошло в результате вступления в силу постановления Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595, которым внесены существенные поправки в другое правительственное постановление — «Об особенностях направления работников в служебные командировки» от 13.10.2008 № 749.

Указанные изменения были внесены в целях совершенствования налогового администрирования в рамках исполнения одноименного распоряжения Правительства РФ от 10.02.2014 № 162-р.

Что изменилось при оформлении командировок?

Теперь при направлении сотрудника в командировку достаточно оформить письменное решение руководителя компании. С этой целью издается соответствующий приказ либо распоряжение.

Для определения фактически проведенных в командировке дней командированный обязан представить проездные документы либо заполненную служебную записку, если он перемещался на собственном или служебном автомобиле (п. 7 постановления № 749).

Можно ли использовать отмененные бланки?

Запрета на использование устаревших форм отчетных документов, в частности служебного задания на командировку, нет ни в постановлении № 749, ни в каких-либо других нормативных источниках.

Таким образом, работодатели, еще в прежние времена оценившие удобство необязательных теперь форм документов, могут и дальше продолжать ими пользоваться. Для легализации такого решения необходимо предусмотреть соответствующий пункт в локальном положении о командировках и общей учетной политике компании.

Использование служебного задания удобно тем, что позволяет отследить, достигнута ли цель командировки и в полном ли объеме. То есть заполнение этого документа помогает систематизировать все сведения об определенной командировке, начиная с детализации самого задания для командированного и завершая отчетом о его выполнении.

Какая форма служебного задания на командировку используется в 2017-2018 годах?

Работодатель, решивший не отказываться от оформления служебных заданий, может разработать свой бланк документа или использовать форму Т-10а, утвержденную постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1.

ВАЖНО! Поскольку со дня начала действия закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ стало необязательным применение унифицированных форм, утвержденные постановлением Госкомстата бланки могут использоваться в качестве шаблона для разработки собственного документа.

В связи с этим применение формы Т-10а хотя и необязательно, но для многих предприятий предпочтительно в связи с тем, что в бланке документа есть все реквизиты, которые позволят систематизировать необходимую информацию о каждой командировке.

При разработке собственного бланка документа необходимо обеспечить наличие в нем всех обязательных сведений, список которых перечислен в п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ. Разработанный шаблон можно утвердить в качестве приложения к действующему на предприятии положению о командировках.

Можно ли где-то скачать бланк служебного задания на командировку или нужно разрабатывать свой?

Многие онлайн-сервисы предлагают скачать уже готовый бланк любого документа, в т. ч. служебного задания. Но перед использованием шаблона рекомендуется проверить, все ли обязательные реквизиты в нем есть, что занимает достаточно много времени. И поэтому большинство предприятий и ИП с наемными сотрудниками предпочитают разрабатывать собственные, адаптированные под свои уникальные условия бланки.

Если же нет ни времени, ни желания работать над созданием собственного бланка документа, проще скачать унифицированную форму Т-10а и внести в нее постоянные реквизиты своей компании, логотип и пр.

Как заполнить служебное задание на командировку?

Бланк документа по форме Т-10а интуитивно понятен. В нем следует указать:

• информацию и должность командированного;
• структурное подразделение, в котором он работает;
• пункт назначения;
• сроки командировки.

Оформленный документ подписывается начальником структурного подразделения и выдается командированному перед его отправлением в поездку. Графу с кратким отчетом командированный заполняет самостоятельно по возвращении. Полностью заполненное задание сотрудника, сданное в бухгалтерию вместе с подтверждающими командировочные расходы документами, утверждается директором компании.

Образец заполнения служебного задания на командировку

Для большей наглядности приведем пример заполнения служебного задания на командировку.

Для оформления служебного задания чаще всего используется бланк по форме Т-10а. Поскольку с 2013 года унифицированные бланки документов не являются обязательными, каждое предприятие может составлять собственные. Взяв за основу форму Т-10а, можно обеспечить детальную систематизацию всей важной информации как о задании и его выполнении, так и о сроках поездки.

В служебном задании указывается вся основная информация о сроках командировки, полученном (и впоследствии выполненном) задании, месте назначения и основании для поездки командированным лицом в интересах компании.