Основные требования к оформлению документов. Основной распорядительный документ. Состав реквизитов организационно распорядительной документации

Отделение ПФР в процессе своей организационно-распорядительной и исполнительной деятельности издает распоряжения, приказы, инструкции, положения, акты, письма и другие документы, подготовка и оформление которых определяется государственными стандартами на организационно- распорядительную документацию.

Документы, подготовленные в Отделении ПФР, должны быть предельно краткими и ясными по содержанию, всесторонне обоснованными, тщательно отредактированными.

При подготовке документов применяется текстовый редактор Microsoft Office 2000 с использованием шрифтов Times New Roman размером 10-12 (для оформления табличных материалов), 13,14 через 1-2 межстрочных интервала.

Каждый вид документа должен иметь строго определенный состав реквизитов и порядок их расположения и оформления в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно – распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Бланки документов

Все виды организационно- распорядительных документов Отделения оформляются на бланках установленного образца формата А4 (210 х 297 мм) или А5 (148 х 210 мм).

Документы, издаваемые совместно двумя или более организациями, а также внутренние документы Отделения оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее, мм:

20 - левое,

10 – правое,

20 – верхнее,

20 – нижнее.

В Отделении ПФР применяется бланк письма (приложение №1), бланк приказа (приложение №2).

Бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации используются строго по назначению и без соответствующего разрешения управляющего не могут передаваться другим организациям и лицам.

Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по поручению управляющего Отделением. Соответствующие предложения вносятся руководителем группы по делопроизводству вместе с образцами предлагаемых бланков.

Требования к оформлению реквизитов документов

При подготовке организационно - распорядительных документов работники Отделения ПФР обязаны соблюдать следующие правила оформления реквизитов:

«Адресат»

Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретным лицам.

В состав реквизита «Адресат» входит почтовый адрес, который указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи (утв. постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221):

а) для юридического лица – полное или краткое наименование,

для гражданина – фамилия, имя, отчество;

б) название улицы, номер дома, номер квартиры,

в) название населенного пункта (города поселка и т.п.);

г) название района;

д) название республики, края, области, автономного округа, название страны (для международных почтовых отправлений),

е) почтовый индекс.

Полный почтовый адрес в обязательном порядке указывается составителем документа при направлении его разовым корреспондентам или частному лицу.

Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в вышестоящие организации (Президенту Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, палатам Федерального Собрания Российской Федерации, Правительству Российской Федерации, Аппарату Правительства Российской Федерации, Минздравсоцразвития России, Пенсионному фонду Российской Федерации, Управлению Пенсионного фонда Российской Федерации в Сибирском Федеральном округе) и постоянным корреспондентам (управления ПФР в городах и районах республики), а также если они адресованы руководителям республиканских министерств (Министрам).

«Заголовок к тексту документа»

Заголовок к тексту документа составляется лицом, готовящим проект документа.

Заголовок должен состоять из одной фразы, точно передавать смысл текста и отвечать на вопрос « о чем?» (« о ком?»), например: « О представлении отчетности...», « Об изменении...» (без кавычек), приказ о назначении на должность; или «чего?» («кого?») должностная инструкция ведущего специалиста и т.д.

Заголовок не составляется для документов, оформленных на бумаге формата А5 (148Х210), резолюций руководства, телеграмм, телефонограмм.

Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится.

«Текст документа»

Текст документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию, изложенную ясно, убедительно, кратко. Содержание должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу документами.

Деловое письмо должно быть безупречно с точки зрения его внешней формы, языка и стиля. В официально-деловом тексте допускается использование общепринятых сокращений, а также аббревиатур.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются причины, основания, цели составления документа, во второй- решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы- распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения; справки, докладные записки – оценку фактов, выводы).

В документах, устанавливающих права и обязанности (положение, устав, инструкция, правила и т. п.), а также содержащих описание, подтверждение фактов, событий, оценку деятельности учреждения (акт, заключение, справка, отчет и т. п.), используется форма изложения от третьего лица единственного или множественного числа: комиссия установила; отдел разработал; в состав департамента входят; ведущий специалист имеет право; и т. п.

В распорядительных документах (распоряжение, приказ), а также документах, адресованных руководству Отделения ПФР или структурных подразделений, изложение должно идти от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили»).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок.

В письмах используют следующие формы изложения:

От первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

От первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");

от третьего лица единственного числа ("Отделение не возражает", "Отделение считает возможным").

Не следует начинать текст письма со ссылки на поступившее письмо-просьбу или запрос (например: На Ваш запрос от 12.04.99 № 08-12/99 сообщаем…), поскольку в обязательном порядке заполняется самостоятельный реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа».

Если исполнитель отвечает на несколько писем-запросов, то в тексте допускается перечисление дат и регистрационных номеров поступивших в Отделение ПФР документов.

«Подпись документа»

Подпись - обязательный реквизит документа, обеспечивающий его юридическую силу.

Документы от имени Отделения ПРФ подписываются управляющим или его заместителями.

Руководители структурных подразделений ведут переписку от имени возглавляемых ими структурных подразделений в пределах своей компетенции.

В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается); личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия).

При подписании писем руководителями структурных подразделений в составе наименования должности можно не указывать название структурного подразделения, если оно названо в тексте.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

При подписании документов, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

Подписи членов комиссии располагаются одна под другой в порядке, указанном в распорядительном документе, которым образована комиссия.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия.

Не допускается подписывать документ с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

«Согласование (визирование) документа»

Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

Согласование документа оформляется визой на документе или грифом согласования. Виза включает в себя должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия) и дату подписания.

Виза проставляется в нижней части оборотной стороны (допускается на лицевой) последнего листа подлинника распорядительного правового акта.

На документе, направляемом в управления ПФР в районах, городах республики, подлинник которого остается в Отделении ПФР, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа (кроме распорядительных документов)

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

Внешнее согласование документа оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия) и дату согласования или названия документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс.

Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» в левом нижнем углу документа.

Грифы согласования могут располагаться на отдельном Листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка: « Лист согласования прилагается».

«Утверждение документа»

Документы утверждаются Управляющим Отделением ПФР, его заместителями, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в документах и руководителями структурных подразделений (в части утверждения положений об отделах, должностных инструкций работников и т.д.) или изданием распорядительного документа. Оба способа имеют одинаковую юридическую силу.

На документах, подлежащих утверждению гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа.

При утверждении документа несколькими должностными лицами одного ранга их подписи располагаются на одном уровне.

Слово « УТВЕРЖДЕНО», входящее в состав грифа УТВЕРЖДЕНИЯ согласуется с наименованием утверждаемого документа в роде и числе (Положение УТВЕРЖДЕНО, состав УТВЕРЖДЕН, правила УТВЕРЖДЕНЫ и т.д.).

«Приложения к документу»

Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты: название, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметку о согласовании и т.п.

Отметка о наличии приложения к документу указывается в конце его текста над реквизитом « Подпись».

Если приложения не названы в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и количества их.

Если приложения к документу сброшюрованы, то количество листов не указывается.

На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу первого листа проставляется отметка с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера.

При наличии нескольких приложений к документу на них проставляются порядковые номера в соответствии с очередностью их упоминания в тексте « Приложение № 1», «Приложение №2» и т.д.

Само слово « Приложение» пишется только в единственном числе.

«Дата документа»

Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт; для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) – дата утверждения.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.

Документ, изданный совместно двумя и более организациями, должен иметь единую (последнюю) дату подписания.

Для документов, фиксирующих решения, принимаемые на заседании Совета (протокол), датой является дата принятия решения, а не подписания.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя цифрами.

В нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, используется словесно- цифровой способ оформления даты.

Дата документа – обязательный реквизит всех видов документов. Этот реквизит обеспечивает юридическую силу документа.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Место проставления даты на документе зависит от бланка и вида документа.

«Регистрационный номер (индекс) документа»

Регистрационный номер (индекс) документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов одного календарного года, который дополняется индексом по номенклатуре дел, кодами структурных подразделений или корреспондентов, в зависимости от вида документа.

Регистрационный номер входящего документа из ПФР и других регионов состоит из порядкового номера. Регистрационный номер входящего документа из организаций, ведомств Республики Тыва состоит из порядкового номера и символом «РТ», который отделяется дефисом.

Регистрационный номер исходящего документа, подписанного руководством Отделения ПФР, состоит из буквенного индекса, присвоенного руководителю, кода структурного подразделения, подготовившего документ и порядкового номера (приложение №3).

Регистрационный номер исходящего документа, подписанного руководителем подразделения, состоит из кода структурного подразделения и порядкового номера.

Регистрационный номер приказа управляющего Отделением ПФР состоит из порядкового номера.

Индекс внутренних документов (полученных или подготовленных в структурных подразделениях – акты, договоры, докладные записки, справки, заключения и т.п.) состоит из индекса структурного подразделения и порядкового регистрационного номера.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями,состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документы (совместные нормативные документы).

Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания регистрационного номера и даты поступившего документа в тексте письма.

«Отметка об исполнителе документа»

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа.

Отметка включает индекс структурного подразделения, фамилию (или имя, отчество, фамилию) исполнителя документа и номер его служебного телефона.

На документе, подготовленном несколькими исполнителями, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

«Отметка о поступлении документа»

Отметка о поступлении документа оформляется проставлением штампа экспедиции и содержит дату поступления документа, количество листов и приложений к нему. При необходимости проставляются часы и минуты.

«Резолюция»

Резолюция пишется должностным лицом на документе. В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, ставится подпись автора резолюции, дата.

«Отметка о контроле»

Отметка о контроле обозначается буквой «К» или штампом «КОНТРОЛЬ» и проставляется на документах, подлежащих исполнению в определенный срок.

Существует два вида срока исполнения документа: типовой и индивидуальный: типовой срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный нормативными правовыми актами; индивидуальный срок исполнения документа – срок исполнения документа, указанный в резолюции руководителя или в самом документе.

«Отметка об исполнении»

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, при наличии такого документа – ссылку на его дату и номер; отметку «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ; дату, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.

«Отметка о заверении копии документов»

Отделение ПФР может выдавать сторонним организациям копии только тех документов, которые создаются самим Отделением ПФР. Снятие копий с документов, подписанных руководством Отделения ПФР, допускается только с разрешения руководителя, подписавшего документ.

На копиях исходящих документов, остающихся в деле, допускается не указывать дату и должность лица, заверившего копию.

В копии документов должны быть внесены все исправления, сделанные при подписании подлинника. На копиях проставляется дата подписания документа и регистрационный номер.

Заверение копий документа производится для придания им юридической силы. Заверительная надпись проставляется от руки и удостоверяется штампами группы по ведению делопроизводства, группой по кадрам и других структурных подразделений, имеющих право заверения документов.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно», должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилия); дату заверения.

«Оттиск печати»

Оттиск печати с изображением Государственного герба Российской Федерации (гербовая) заверяет подлинность подписи должностного лица на документах гражданско-правового характера (приложение №4).

Оттиск печати с изображением Государственного герба Российской Федерации (гербовая для финансово-хозяйственных документов) заверяет подлинность подписи должностного лица ПФР на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей (приложение №5).

На документах финансового характера и ценных бумагах печать проставляется в специально отведенном месте. Как правило, это место обозначается символом МП без захвата наименования должности и подписи.

Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ, и был хорошо читаемым.

Структурные подразделения Отделения ПФР могут иметь печать со своим наименованием, если это предусмотрено положениями об этих структурных подразделениях.

Порядок применения и хранения гербовых печатей, а также печатей структурных подразделений определяется руководством Отделения ПФР.

«Гриф ограничения доступа к документу»

Гриф ограничения доступа к документу («Для служебного пользования» и др.) проставляют без кавычек на первом листе в правом верхнем углу документа и его можно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.

Идентификатор электронной копии документа

Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные.

Стандарт ГОСТ Р 6.30-2003. распространяется на ОРД, предусмотренные унифицированной системой организационно-распорядительной документации: постановления, приказы, распоряжения, протоколы, акты, письма и др., которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия и регулирования в деятельности.:

v федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов РФ, включая субъекты РФ, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;

v предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности.

Стандарт устанавливает:

Состав реквизитов документов;

Требования к оформлению реквизитов документов;

Требования к бланкам и оформлению документов;

Требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба РФ, гербов субъектов РФ

Документация, применяемая при оформлении распорядительно-исполнительной деятельности любого предприятия или организации, называется ОРД.

Состав ОРД призван фиксировать Общероссийский классификатор управленческой документации. В классификаторе перечислены наименования форм ОРД, систематизированные по следующим функциям:

Создание организации, предприятия;

Реорганизация организации, предприятия;

Ликвидация организации, предприятия;

Организационно-нормативное регулирование деятельности организации, предприятия;

Оперативно-информационное регулирование деятельности организации;

Прием на работу; перевод на другую работу; увольнение с работы;

Оформление отпусков;

Оформление поощрений; оформление дисциплинарных взысканий.

Государственные стандарты на документы и документацию. Оформление реквизитов ОРД

Каждый документ состоит из отдельных составляющих его элементов, получивших название реквизитов (автор, адресат, подпись, дата и т.д.). Реквизиты – опознавательные элементы, определяющие его правоотношения с субъектами и объектами деятельности предприятия. Реквизиты документа подразделяются на постоянные и переменные. Постоянные реквизиты – это символы и индексы, наносимые на типовые заготовки документов (бланки и формы) типографским или другим способом. Переменные реквизиты – это символы и индексы, вносимые в документ в процессе его подготовки и оформления.

Различные виды документов имеют разный набор реквизитов, который определяется назначением документов (протокол, акт, приказ и т.п.). Совокупность реквизитов, определенным образом расположенных в документе, составляет его формуляр. Формуляр, характерный для определенного вида документов, называется типовым формуляром (бланком ОРД).

Во втором разделе ГОСТ установлен перечень реквизитов, используемых при подготовке и оформлении документов: Б – реквизиты, используемые для изготовления бланков; * - реквизиты, для размещения которых на бланке проставляются отметки.

Кроме того, в документах могут быть атрибуты, специфические для данного типа документа. Например, входящие документы кроме базовых реквизитов имеют еще следующие:

1. Контрольный срок исполнения. Данный атрибут берется или непосредственно из входного документа (где он может быть указан) или из типа входного документа, который определяет сроки ответа на те или иные входные.

2. Контролирующее лицо. Обычно это одно из первых лиц предприятия, которое назначает конкретного исполнителя документа и ставит резолюцию. Данный атрибут проставляется не на всех входящих документах, а только на наиболее важных, ответственных. Не пустой аргумент вызывает необходимость в случае завершения обработки документа посылать сообщения о прохождении документа соответствующему субъекту.

Внутренние документы , помимо перечисленных выше реквизитов, могут обладать еще следующими:

1. Список подразделений предприятия для ознакомления.

2. Контрольный срок ознакомления или исполнения.

3. Список исполнителей документа.

Исходящие документы имеют следующие дополнительные реквизиты:

1. Документ-основание. Этот атрибут есть всегда, т.к. исходящий документ всегда порождается на основе или входящего или внутреннего;

3. Контрольный срок ответа. Данный атрибут встречается редко и не во всех организациях.

Некоторые виды документов разрешается оформлять рукописным способом (заявления, служебные записки и др.), но обычно служебные документы готовят с помощью печатающих устройств.

Рисунок 1 - Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка

Рисунок 2 - Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка

Оформление документов

Расположение реквизитов согласно рассматриваемому стандарту.

1. Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Положением «О Государственном гербе Российской Федерации».

2. Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

3. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

4. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций.

5. Основной государственный регистрационный номер юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

6. Идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

7. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при её отсутствии – полное наименование вышестоящей организации.

Наименование организации субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках - русском и национальном.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.

Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении об организации). Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском Государственном языке. Российской Федерации

Наименованиё филиала, территориальною отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

9. Справочные данные об организации включают: почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организация (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

10. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

11. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату

Дату документа оформляют тремя парами арабских цифр в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. Например, 24.10.03.

Допускается оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца.

При подготовке нормативных и финансовых документов Допускаются словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек), например: 24 октября 2003 г.

12. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

13. Ссылки на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. Этот реквизит может размещаться на бланке и заполняться при составлении письма ответа.

14. Место составления или издания документа указывают в случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения.

15. В качестве адресата могут быть указаны организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименование организации и её структурного подразделения в именительном падеже, например:

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

В состав реквизита Адресат при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы адреса указывают в последовательности, установленной почтовыми правилами.

Документ не должен содержать более 4 адресатов. Слово Копия перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документов.

Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

При адресации документа физическому лицу указывают почтовый адрес, затем фамилию и инициалы получателя, например:

16. Документ утверждается должностным лицом (коллегиальным органом) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова "Утверждаю" (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения например:

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова "утверждено" (без кавычек), наименования утверждающего документа в именительном падеже, его даты и номера, например:

Гриф утверждения документа располагается в верхнем правом углу документа (Приложение В).

17. Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подписи и дату, например:

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

18. Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется с наименованием вида документа и может отвечать на вопросы.

Например:

Приказ о чем (о ком?) о создании аттестационной комиссии, =

Должностная инструкция чья (для кого?) социального педагога =

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок можно не составлять.

19. Отметка о контроле - за исполнением документа, которую обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".

20. Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках.

Тексты документов пишут только на русском языке при направлении их:

В федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации,

На предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименование приказов характеризуемого субъекта должно быть выражено именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом 2-го лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованием приказов.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицы пёчатаются более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

Связанный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы, распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа,. заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, пронумерованных арабскими цифрами.

В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, дёйствующих на принципах единоначалия, также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагают от 3-го лица множественного числа ("слушали", «выступили»., «постановили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положения, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка) используют форму изложения текста от 3-го лица единствённого или множественного числа ("отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»)

В письмах используют следующие формы изложения: от 1-го лица множественного числа («просим направить, "направляем на рассмотрение»); от 1-го лица единственного числа ("считаю необходимым», «прошу выделить»);

От 3-го лица. единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает»).

21. Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:

Приложение: На: 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов количество экземпляров; при наличии:нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложения: 1. Положение об Управлении регионального на 5 л. в 1 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов Управления. регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают

В приложении к распорядительному документу на первом листе в правом верхнем углу пишут «Приложение» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение 2

К приказу директора Института

От 15.06.97 № 319

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 14.06.97 № 02-4/156 и приложение к нему, всего на 30 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на З л. в 5 экз. в первый адрес.

22. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

При оформлении документа на бланке должностного липа должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки "Зам." или косую черту перед наименованием должности.

23. Гриф согласования документа состоит из слов Согласовано, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют по следующей форме:

24. Согласование документа оформляют визой, которая включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости должность визирующего, например:

При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:

Визы проставляют на последнем листе подлинника распорядительного документа, на копии отправляемого документа (письмо). Возможно оформление виз распорядительного документа на отдельном листе.

25. Оттиск печати организации заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.

26. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита Подпись проставляют: заверительную надпись Верно; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи; дату заверения, например:

Допускается заверять копию документа печатью, по усмотрению организации.

27. Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

Петров или Петров Иван Васильевич

924 45 67; 924 45 67

28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова В дело; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ

29. Отметка о поступлении документа в организацию содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты)

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа

30. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Организационные документы - это комплекс документации, регламентирующей все аспекты деятельности любой компании. Они устанавливают порядок ее создания и правила работы, определяют административную структуру, регулируют права и обязанности сотрудников, организуют их труд. Оформление организационных документов требует знания действующего законодательства. Только при соблюдении всех существующих требований они будут обладать юридической силой, необходимой для разрешения конфликтов.

Из статьи вы узнаете:

Организационно правовые документы компании

ГОСТ Р 6.30-2003. "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"

Действие данного стандарта распространяется на все виды служебных бумаг, включенных в УСОРД (Унифицированную систему организационно распорядительной документации). К ним относятся приказы, распоряжения, постановления, решения, акты, протокол, письма. В ГОСТе Р 6.3-2003 содержится перечень необходимых реквизитов, а также требования к их оформлению и образцы расположения. Помимо этого, стандарт определяет требования к официальным бланкам и приводит их образцы. Требования стандарта являются рекомендуемыми.

ГОСТ 6.10.5-87 "Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца"

Этот ГОСТ устанавливает требования к разработке унифицированных форм документации, учитывая возможность ее дальнейшей автоматизированной обработки, и изготовлению бланков. Его действие распространяется на любые акты, участвующие в реализации функций управления. Он определяет формат бумаги (А3 – 297х420мм, А4 – 210х420мм, А5 - 148х210мм, А6 - 105х148мм), используемой при оформлении бланков, размеры служебных полей (левое поле подшивки – 20мм, остальные – не менее 10мм), тип и кегль шрифта

(Times New Roman Cyr 13,5 – 14).

Издаются руководителем на основе единоначалия для решения основных и оперативных вопросов;

Распоряжения

Издаются руководителем единолично для разрешения оперативных вопросов, ограничены по сроку действия и касаются узкого круга лиц.

Решения

Выносятся коллегиальным органом управления в целях разрешения основных вопросов в конкретной сфере деятельности.

Особенности распорядительных актов:

• могут быть совместными, т.е. в оформлении принимают участие несколько компаний;
• вступают в действие с даты подписания или даты, указанной в тексте;
• могут обладать длительным действием или носить характер разового поручения;
• нуждаются в обязательной регистрации;
• содержат пункт о доведении до исполнителей;
• устанавливают срок исполнения.

Состав реквизитов организационно распорядительной документации

Государственный стандарт определяет перечень реквизитов, используемых при оформлении организационных документов. Некоторые из них обязательны для придания акту юридической силы: наименование и код организации, название базовой формы и ее код, дата подписания, идентификационный номер, подпись ответственного лица.

Совокупность реквизитов в полной мере отражает форму документа. В состав реквизитов, необходимых для оформления распорядительных актов, входят:

• Изображение Государственного герба РФ;
• Изображение герба субъекта РФ;
• Эмблема организации;
• Коды компании по ОКПО и ОКУД;
• Полное наименование в соответствии с уставом;
• Справочные данные (адрес, номера телефонов, номера банковских счетов, адрес электронной почты и др.);
• Наименование вида документа;
• Дата подписания или утверждения;
• Регистрационный номер;
• Место составления или издания;
• Гриф ограничения доступа;
• Адресат;
• Гриф утверждения;
• Резолюция;
• Заголовок к тексту;
• Отметка о контроле (срок исполнения);
• Основной текст;
• Отметка о наличии приложений;
• Подпись (наименование должности и Ф.И.О.);
• Гриф согласования;
• Виза;
• Печать;
• Отметка о заверении копии;
• Отметка об исполнении;
• Отметка о поступлении;
• Идентификатор электронной копии.

Правила оформления и использования организационных документов должны регламентироваться инструкцией по делопроизводству компании с учетом положений учредительной документации; Правом подписи таких служебных бумаг обладает единоличный исполнительный орган (директор или президент). В некоторых случаях право подписи предоставляется другим должностным лицам, что прописывается в приказе о распределении обязанностей.

Узнайте, что представляют собой распорядительные документы, какие их виды может содержать система распорядительных документов организации в 2016 году, где искать общие стандарты оформления и требования к распорядительным документам в 2016 году, почему приказ - основной распорядительный документ, а также какие элементы включаются в состав распорядительных документов.

Из этой статьи вы узнаете:

• какую функцию выполняют распорядительные документы;
• какие существуют виды распорядительных документов;
• как происходит оформление распорядительных документов;
• какие требования к распорядительным документам предъявляются действующим законодательством.

Распорядительные документы закрепляют задачи, функции и цели всей организации или ее отдельных сотрудников (как руководящих, так и рядовых). Если в ходе операционной деятельности учреждения возникает потребность в выполнении конкретных действий, именно распорядительными документами утверждается порядок их реализации, а также права и обязанности работников, которые привлекаются к процессу.

Виды распорядительных документов

Согласно ГОСТ («Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», ГОСТ Р 6.30-2003 ), в 2016 году система распорядительных документов любой организации может быть представлена:

• постановлениями;
• распоряжениями;
• решениями;
• приказами;
• указаниями.

Все виды распорядительных документов должны использоваться по назначению. В каждом конкретном случае выбор типа документа осуществляется исходя из полномочий, статуса и компетенции должностного лица, которое его издает. Учитывается и порядок принятия управленческого решения (коллегиальный или единоличный). Как правило, приказы и распоряжения издает генеральный директор или его заместитель. Если документ издается в результате рассмотрения вопроса коллегиальным органом управления, оформляется постановление или решение.

Основной распорядительный документ

Приказ - основной распорядительный документ. Это самый распространенный вид управленческого документа в практике делопроизводства, обычно издаваемый по основным вопросам. Приказами утверждаются локальные акты, инструкции, перечни и номенклатуры, отчеты и планы развития производства, штатные расписания и типовые формы документов, решения о реорганизации предприятия или смене режима его работы. Изданием приказов сопровождаются прием, перемещение и увольнение работников, а также другие процедуры, касающиеся внутренней жизни организации.

В приказах отражаются решения конкретных задач, стоящих перед организацией, причем любой приказ позже можно отменить другим распорядительным документом. Издавая приказ об отмене предыдущего решения руководства, необходимо указывать дату, с которой действие распорядительного документа прекращается, а также его номер и точное наименование.

Все приказы обязательно проходят регистрацию, причем отсчет порядковых номеров ведется в пределах календарного года. Иногда в порядке, установленном номенклатурой дел организации, порядковый номер приказа дополняется буквенными или цифровыми обозначениями. Например, для группы приказов по личному составу может применяться обозначение «л/с», а для приказов по основной деятельности - «о/д».

Текст обычно состоит из двух частей - констатирующей и распорядительной: в первой части освещается суть рассматриваемого вопроса или цитируются предыдущие решения, во второй формулируется поручение. И если констатирующая часть не считается обязательной (во многих распорядительных документах она попросту отсутствует), то распорядительная как раз несет основную смысловую нагрузку.

Требования к распорядительным документам

Подробные требования к распорядительным документам изложены в ГОСТ Р 6.30-2003. Проставляя реквизиты, необходимо указывать код организации (по ОКПО) и код формы документа (по ОКУД), а также следить, чтобы используемое при оформлении название организации совпадало с данными учредительных документов. В качестве автора указывается должностное лицо, представляющее организацию.

Не забывайте вносить справочные данные: почтовый адрес, номера телефонов и другие данные об организации, а также наименование документа и дату. Если речь идет о приказе или распоряжении, обязательно ставится дата его утверждения или подписания, а в постановлении или решении указывается дата заседания, на котором оно было принято.

Регистрационный номер документу присваивается в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел, в случае необходимости на первом листе проставляется гриф ограничения доступа («Конфиденциально», «Строго секретно» и т. д.). Распорядительные документы организации в 2016 году подписываются исключительно должностными лицами, за которыми уставом закреплено соответствующее право.

Вложенные файлы

• Приказ об организации воинского учета (бланк).doc
• Приказ о реорганизации организации (бланк).doc
• Приказ об утверждении графика сменности (бланк).doc

Доступно только подписчикам

• Приказ об организации воинского учета (образец).doc
• Приказ о реорганизации организации (образец).doc
• Приказ об утверждении графика сменности (образец).doc