История развития делопроизводства. Краткая история развития делопроизводства

;text-decoration:underline" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Практическое занятие № 2 ;text-decoration:underline" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">. " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Тема: " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Основные этапы развития истории делопроизводства в России.

Цель: Изучить основные этапы развития истории делопроизводства в России.

;font-family:"Times New Roman CYR";color:#000000" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Практическое задание:

1. " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Составьте таблицу развития системы делопроизводства в дореволюционной России

1. " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Составьте таблицу развития делопроизводства в Советских учреждениях

1. " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Приказное делопроизводство (XVI—XVII вв.)

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Государственное делопроизводство как система начинает складываться с момента образования централизованного Русского государства в конце XV в. и начала процесса создания аппарата государственного управления, необходимого для регулирования хозяйственной и политической жизни государства. Система государственных учреждений этого периода включала: высший законодательный орган — Боярскую думу, центральные исполнительные органы - приказы, на местах - приказные избы (губная, съезжая, земская и др.).

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Период с " xml:lang="en-US" lang="en-US">XVI " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">- " xml:lang="en-US" lang="en-US">XVII " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> вв. получил название «приказного делопроизводства» по названию первых государственных учреждений — приказов.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Как центральные отраслевые органы государственного управления приказы, являвшиеся исполнительными органами решений Великого князя и Боярской думы, сформировались не сразу. Из личных поручений (приказов) Великого князя князьям и боярам возникли «избы» или «дворы». В середине XVI в. они преобразуются в постоянно действующие центральные учреждения - приказы с определенным кругом управленческих задач, самостоятельными структурными подразделениями, специальным штатом служилых людей (дьяками, подьячими) и определенной системой делопроизводства.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Возглавлял приказ приказной судья, в его подчинении находились дьяк (их могло быть несколько) и подьячие, подразделявшиеся на «старых» (старших), «средней руки» (средних) и «молодших» (младших). Структурными подразделениями приказов были столы или повытья. Принцип принятия решений в приказах — коллегиальный или единоначальный — до сих пор вызывает споры в научной среде, которые начались еще в XIX в.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Процесс организации работы с документами в период приказного делопроизводства осуществлялся следующим образом. Ответственность за всю работу с документами, т.е. за делопроизводство, возлагалась на дьяка. При поступлении на документе делали отметку о дате получения (обычно на оборотной стороне документа). Дьяк проставлял на документе помету (резолюцию), после чего документ поступал в соответствующий стол, где осуществлялся процесс подготовки проекта ответного документа: средний подьячий подбирал справочный материал, делались запросы в другие учреждения, затем старый подьячий составлял проект ответного документа, который передавался дьяку. При необходимости дьяк вносил поправки, «чернил» проект и передавал его на доработку или молодым подьячим для переписки текста набело.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Затем беловой экземпляр сверялся с черновиком и удостоверялся подписью («справой») подьячего, которая означала ответственность подьячего за точное соответствие беловика черновику, но не придавала документу юридическую силу. Документ обретал ее после «приписи» дьяка. После чего документ отправляли по назначению. Черновик оставался в приказе в качестве отпуска (копии ответа).

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Удостоверение документа в XVI—XVII вв. было весьма своеобразным. Ни царь, ни бояре свои подписи на них не ставили. Исключение составляли договорные грамоты с другими государствами. «А на всех делах закрепляют и помечают думные дьяки, ... для того устроены они, думные дьяки». Дьяк проставлял свою подпись, называемую «припись», по слогам на оборотной стороне документа, по всем местам склейки листов, так, чтобы буквы захватывали оба конца склеенных листов. Такой способ подписания обеспечивал охрану документа и затруднял их фальсификацию. Он был узаконен Судебником 1550 г. Право «приписи» мог иметь и старший подьячий.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Текст писался на узких полосках бумаги (шириной 15—17 см) на одной стороне; оборотная сторона использовалась для проставления помет, резолюций, адреса. (Бумага вместо пергамента применялась в России с XV в., ее привозили из Западной Европы. Отечественное производство бумаги началось во второй половине XVII в.) Если текст занимал несколько листов, их склеивали по узкому краю в ленту, иногда очень большой длины (например, Соборное уложение 1649 г. имело длину около 309 м), которая скатывалась в свиток, получивший название «столбец». Место склеивания листов называли «сстав».

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Столбцы использовались и для формирования документов в дела. В этом случае в начале столбца помещали инициативный документ (челобитную, память и др.), за которым подклеивали другие документы, возникавшие в ходе рассмотрения данного дела (расспросные речи, сказки, выписки и др.). В то же время сохранились столбцы, представляющие собой конгломераты документов, подклеенных без какой-либо системы по мере их накопления, т.е. для учреждений XVI—XVII вв. характерна «столбцовая техника делопроизводства».

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Наряду со столбцами в приказах применялись книги и тетради. Например, в приказах велись боярские книги (списки бояр), писцовые книги. Ветхие столбцы переписывались в тетради. Но книги и тетради не были характерны для делопроизводства XVI—XVII вв. Основная масса всех разрешаемых дел оформлялась столбцовым способом, который, несмотря на многие неудобства, сохранялся вплоть до петровских реформ.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Документирование управленческой деятельности государственных учреждений XVI—XVII вв. осуществлялось в конкретных видах и разновидностях документов.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">От верховной власти в лице царя и Боярской думы подчиненным направлялись " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">грамоты, указы и приговоры " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> Боярской думы. Между собой приказы сообщались " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">памятями " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> и направляли их подчиненным. Из местных учреждений в приказы посылали " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">отписки. " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> Формой письменного обращения частных лиц в государственные учреждения были " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">челобитные.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Существовали также системы документации, в которых фиксировались отдельные функции управления: военная, дипломатическая, бухгалтерского и хозяйственного учета и т.д. Например, дипломатические отношения с иноземными государствами оформлялись " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">договорами, грамотами главам государств, грамотами на проезд по территории государства " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> и др.; учетные данные заносили в книги: " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">писцовые, дозорные, переписные " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> и др.; хозяйственный учет требовал ведения специальных книг по учету, " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">сметных списков; " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> судебная деятельность нашла отражение в " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">правовых и судебных грамотах, судебных приговорах, судных списках, сказках, сыскных, расспросных, пыточных речах.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Документ этого периода представлял собой сплошной текст, реквизиты в нем почти не выделялись. Однако в отдельных видах документов можно проследить определенную последовательность в их расположении. Поэтому определить вид официального документа XVI—XVII вв. можно только после прочтения текста и выявления расположения реквизитов, а также наличия устойчивых словесных формулировок.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Например, многие грамоты начинались с обозначения автора — царского титула, затем указывался адресат — конкретное лицо или группа лиц, дата проставлялась после текста — «Писана на Москве в 7168 году». Приговоры, как правило, начинались с даты составления — «Лета 7261 года», далее следовал царский титул. В приговоре присутствовала словесная формула — «Царь-государь указал, а бояре приговорили».

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Наличие определенных правил составления и оформления документов, придававших им устойчивую форму, привело к появлению «образцовых» книг, включавших образцы некоторых видов документов.(Шмидт С.О., Князьков С.Е. Документы делопроизводства правительства России XVI-XVII вв. -М.: МГИАИ, 1985. - С. 27.)

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">В делопроизводстве приказов зарождаются традиции хранения документов. Появляется описание и учет документов. Начинают составляться описи документов. Значительный интерес представляет «Опись царского архива». Из нее мы узнаем о видах документов, о развитии изобразительного документирования — чертежах, картах. К описям документов уже в XVII в. составлялись для наведения справок о документах указатели, в частности, личных имен («азбуки»).

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Помимо приказных дьяков и подьячих составлением документов занимались так называемые «площадные подьячие», которые за определенную плату составляли челобитные и другие документы от частных лиц в государственные учреждения. Деятельность «площадных подьячих» регулировалась Соборным уложением 1649 г.

Основная особенность приказного делопроизводства заключалась в том, что его организация основывалась главным образом на. нормах обычного права, т.е. на традициях, обычаях, передаваемых из поколения в поколение в устной форме приказными служилыми людьми. В 1550 г. был издан Судебник, представлявший собой акт кодификации правовых отношений; в 1649 г. Земским собором утверждается Соборное уложение. Эти законодательные акты, устанавливая организацию деятельности судебных органов, регламентировали состав документов, правила оформления некоторых из них, порядок рассмотрения, а также ответственность должностных лиц за недобросовестную работу с документами и меру ответственности за допущенные нарушения.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">2. Делопроизводство в учреждениях России XVIII в. (коллежское делопроизводство)

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">В результате активной преобразовательной деятельности Петра I в начале XVIII в. в России были осуществлены административные реформы. Высшим светским учреждением стал Сенат, церковным — Синод. Центральные учреждения — приказы заменены коллегиями, преобразованы местные учреждения и созданы бурмистерские избы, городовые магистраты, ратуши, губернские и провинциальные канцелярии.

Система делопроизводства, сложившаяся в учреждениях XVIII в., получила название коллежской. Главное отличие коллежского делопроизводства от приказного заключалось в том, что его организация регламентировалась законодательством. Основным законодательным актом стал «Генеральный регламент» (Генеральный регламент или устав, по которому государственные коллегии, також и все оных принадлежащих к ним канцелярий и контор служителей, не только во внешних и внутренних учреждений, но и во отправлении своего чина подданейшее поступать имеют.), утвержденный 28 февраля 1720 г. Петром I. Он определил структуру коллегий, штатный состав, должностные обязанности чиновников, правила внутреннего распорядка и поведение чиновников, убранство «камор» - присутственных мест, организацию работы с документами: правила регистрации, контроль за исполнением документов, порядок их составления, удостоверения, хранения.

Существенное влияние на организацию делопроизводства в учреждениях XVIII в. оказал коллегиальный принцип принятия решений, узаконенный Генеральным регламентом. Организация делопроизводства коллегий возлагалась на канцелярию. Здесь готовились дела для слушания на заседании присутствия, оформлялись в соответствии с правилами принятые решения, регистрировались входящие и исходящие документы, осуществлялся контроль за их исполнением, хранились документы, по которым были приняты решения, и копии отосланных документов, а также печать коллегии.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Главным в канцелярии был секретарь. Он руководил действиями всех чиновников, входивших в ее штат: канцеляристов, регистраторов, копиистов, актариуса, переводчика, толмачей, вахмистра (сторожа коллегии). В его обязанности входила подготовка дел к слушанию в присутствии, причем важные дела он готовил сам, иные распределял между канцеляристами и следил за их подготовкой, лично докладывал подготовленные дела на заседании присутствия. Ход заседания присутствия фиксировал нотариус в протоколе. По принятым и записанным в протоколе решениям коллегии секретарь готовил проекты документов или поручал их исполнение канцеляристам.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Генеральный регламент узаконил необходимость регистрации документов и регламентировал технологию ее ведения. Основная цель регистрации была определена как охрана документов. Одновременно регистрационные журналы служили для справочной работы и для контроля за исполнением документов. Журналов было несколько: повседневная записка, росписи «вершенных и невершенных дел», регистратура, состоящая из четырех книг — А, В, С, " xml:lang="en-US" lang="en-US">D " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Генеральный регламент установил сроки исполнения документов. Указы следовало исполнять в течение одной недели, «ежели скорее нельзя». Если требовались какие-либо справочные материалы из губернии, на их доставку отводился месяц и время, необходимое на дорогу. При необходимости каких-либо уточнений разрешалось увеличить срок еще на две недели. Коллегия после получения необходимых сведений должна была принять решение и оформить его в течение недели, иначе существовала угроза «наказанием смертным или ссылкою на галеры и лишению всего имения по силе дела или вины».

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Генеральный регламент ввел понятие «архив». Все оконченные дела на протяжении трех лет находились в канцелярии или конторе, а затем под расписку сдавались в архив коллегии архивариусу. Помимо этого предписывалось создать архивы при Коллегии иностранных дел и при Ревизион-коллегии. В первом хранились «особые уставы, регламенты и все документы», необходимые для всех коллегий, во втором — финансовые документы коллегий.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Помимо присутствия и канцелярии в коллегиях для ведения «счетных дел» были созданы конторы под руководством камерира, в подчинении у которого находились каморшрейберы. Здесь велось делопроизводство по финансовой деятельности коллегий.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">После проведения губернской реформы в 1775 г., когда были ликвидированы коллегии (за исключением Военной, Морской и Иностранных дел), а их функции переданы местным учреждениям (губернским правлениям, казенным и судебным палатам, нижним земским судам, уездным казначействам), сохранился коллегиальный принцип принятия управленческих решений. Поэтому во вновь созданных учреждениях в основном сохранились структура коллегий, состав чиновников, их должностные обязанности, организация работы с документами. Все решения принимались в общем присутствии, а технологический процесс обработки документов осуществлялся в канцелярии.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Реформаторская деятельность в административной сфере оказала большое влияние на состав официальных документов и их формуляр. Возникло много новых видов документов. Их определения даны в Генеральном регламенте. Для наименований документов этого периода характерна западноевропейская терминология.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Виды документов, служившие для обмена информацией между учреждениями, определялись их соподчиненностью.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Особенно четко порядок «для сообщения властей и мест» установил закон 1775 г. От вышестоящих учреждений подчиненным направлялись " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">указы, " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> подчиненные учреждения направляли в вышестоящие инстанции " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">рапорты " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> и " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">доношения, " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> равные инстанции посылали друг другу " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">предложения " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> и " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">сообщения.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">В XVIII в. появляется новый вид документа — " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">протокол. " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> Его назначение, правила составления и оформления подробно изложены в специальной статье Генерального регламента.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Частные лица продолжали обращаться в государственные учреждения в форме " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">челобитных, " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> которые стали называть " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">прошения челобитчиковы. " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> В последней четверти XVIII в. за этим видом документа прочно закрепилось наименование " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">прошение.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">В XVIII в. активно развиваются другие системы документации. Для «сношений» между военными характерны " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">рескрипты, реляции, рапорты, донесения, приказы, ордера, предписания; " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> для учета численного состава армии составлялись " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">штаты, табеля, списки, ведомости; " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> ход военных действий отражался в " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">дислокациях, диспозициях, предположениях " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> и др. Договорные отношения с иностранными государствами фиксировались в " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">трактатах, договорах, конвенциях, протоколах; " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> для «сношений» с иностранными государствами пользовались " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">нотами, меморандумами, письмами; " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> дипломаты отправляли на родину " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">реляции, письма, депеши. " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Судебная документация включила " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">допросы, клятвенные обещания, показания; " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> результат судебного разбирательства излагался в " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">приговорах, определениях, выписках из журналов. " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> Бухгалтерский учет отражался в " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">балансе — " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> особой таблице, показывающей состояние хозяйственной деятельности на определенную дату; " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">главной книге " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> для систематизации всех хозяйственных операций. В этот период в России начинают применять термины «баланс», «дебет», «кредит», «бухгалтер». Статистический учет вели в по- ;vertical-align:super" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">\ " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> душных переписях, названных ревизиями. Результат ревизий фиксировался в " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">«ревизских сказках», " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> на основании которых составлялись " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">губернские сводки. " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> В XVIII в. активно складывается система документации по личному составу: введены " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">формулярные (послужные) списки " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> чиновников — документ, дающий полное представление о чиновнике, находившемся на государственной службе (его семейное положение, занимаемые должности до выхода в отставку или на пенсию).

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Формуляр документа в XVIII в. также претерпел значительные изменения.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Трудности использования столбцов в справочных целях, сложности, возникавшие при их хранении, привели к отмене столбцов. Указ Петра I 1700 г. предписал заменить их тетрадями: «Всякие нашего великого государя и челобитчиковы дела писать в лист и в тетради дестевые, а не в столбцы.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Введение листовой формы документа изменило его формуляр. Реквизиты выделились из текста и заняли определенные места на листе бумаги. Появились новые реквизиты — регистрационные номера: входящий и исходящий. Иногда стали обозначать наименование вида документа: рапорт, доношение, сообщение и т.д. Из текста выделились реквизиты: адресат, автор, вид документа, подпись, дата составления (подписания), получения документа, скрепы, регистрационные номера (исходящий и входящий).

Документ начинали с обозначения адресата, который начинался с предлога «в» и писался вдоль верхнего поля листа: «В Правительствующий Сенат», «В Государственную Берг-коллегию». Автор указывался под адресатом и в большинстве случаев начинался предлогом «из»: «Из Тульского уездного суда». Далее, писали наименование вида документа и, иногда, его краткое содержание: «рапорт о получении указа».

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Подпись включала наименование должности, имя и фамилию, иногда титул и следовала сразу за текстом документа. Скрепы проставлялись в правом нижнем углу листа и включали, так же как и подпись, наименование должности или чина, имя и фамилию. Обязательной стала скрепа секретаря.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">В левом нижнем углу проставляли дату подписания: «Генваря 21 дня 1753 года».

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Исходящий регистрационный номер писали вдоль поля документа.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">При получении документа в левом верхнем углу проставляли входящий регистрационный номер и дату получения: «Получено июля 15 дня 1745 года».

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Документы в ряде случаев скреплялись печатью. В гл. 13 Генерального регламента определен порядок пользования печатями.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">На документах XVIII в. наблюдается большое число отметок. Прежде всего это резолюция, ее писали на лицевой стороне первого листа. Можно встретить отметки о рассмотрении дела, о том, с кем передали документ, и т.д.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">3. Делопроизводство в учреждениях России XIX — начала XX вв. (министерское делопроизводство)

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">В начале XIX в. в результате административных реформ Александра I система государственных учреждений России была подвергнута серьезной корректировке. В состав высших государственных учреждений наряду с Правительствующим Сенатом вошли вновь созданные Комитет министров. Государственный совет.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Коллегии были заменены новыми центральными учреждениями — министерствами. Местные учреждения почти не претерпели изменений.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Высшие государственные учреждения — Сенат, Комитет Министров, Государственный совет — сохранили принцип коллегиальности при рассмотрении и решении вопросов управления. Делопроизводство в них велось в соответствии с законами, названными «учреждения»: «Учреждение Правительствующего Сената», «Учреждение Комитета министров», «Учреждение Государственного совета». Местные учреждения осуществляли работу с документами в соответствии с требованиями «Общего губернского учреждения» 1775 г.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Начало нового этапа развития делопроизводства в России связано с созданием министерств. Основой организации их деятельности стал принцип единоначалия, изменивший систему управления и соответственно делопроизводства. Поэтому делопроизводство XIX— начала XX вв. называют " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">министерским.

Принцип единоначалия означал, что управленческие решения принимались единолично конкретным должностным лицом в рамках его компетенции. Второй важный принцип — принцип иерархии — предопределял строгое распределение функций управления между структурными подразделениями, а также обязанности чиновников всех рангов. Нарушение обязанностей влекло за собой конкретную меру ответственности, определенную законом. Внедрение принципа иерархии означало последовательность подготовки решения и обязательное участие в этом процессе всех структурных подразделений и должностных лиц — от нижестоящих к вышестоящим.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Внедрение новой системы управления началось изданием манифеста от 8 сентября 1802 г., провозгласившего создание первых восьми министерств, а завершилось изданием 25 июня 1811г. «Общего учреждения министерств». «Общее учреждение министерств» регламентировало единообразие в организации делопроизводства новых центральных учреждений. Был установлен порядок рассмотрения документов, подготовки их проектов, оформления, подписания, скрепления, регистрации, контроля за исполнением и архивного хранения. Порядок работы с документами назван в этом законе «образ производства дел». Он включал пять составных частей:

;font-family:"Symbol"" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> порядок вступления дел;

;font-family:"Symbol"" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> движение их, или собственно так называемое производство;

;font-family:"Symbol"" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> отправление дел;

;font-family:"Symbol"" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> ревизию;

;font-family:"Symbol"" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> отчеты.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Первые три части устанавливали путь прохождения документов от момента их получения или создания до завершения исполнения и отправки. Ревизия означала контроль за исполнением. Завершалось «производство дел» по «Общему учреждению» составлением отчетов.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Новые принципы, основанные на иерархическом построении аппарата, привели к необходимости строгого соблюдения последовательности прохождения документа в процессе его обработки во всех структурных подразделениях. Аппарат министерства возглавлялся министром (в подчинении которого был товарищ министра и канцелярия) и включал департаменты во главе с директором (у которого могла быть канцелярия), отделения, которые возглавляли начальники отделения, столы — во главе со столоначальниками. (В министерствах были созданы два коллегиальных органа: при министре — Совет министра, при департаментах - Общее присутствие департамента. Они являлись совещательными органами, помогавшими министру или директору департамента принять обоснованное, квалифицированное решение.)

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Все поступающие и отправляемые документы составляли «переписку министерства» и делились на два потока:

;font-family:"Symbol"" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> переписка министра;

;font-family:"Symbol"" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> переписка департамента.

А так как закон определил компетенцию министра и директоров департаментов в рассмотрении управленческих ситуаций, распределение всех входящих и исходящих документов между ними не вызывало особых затруднений. Структура документопотоков, как входящих, так и исходящих, ставилась в зависимость от заключенной в них информации.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Подготовка проекта документа начиналась в одном из столов, затем он последовательно передавался в отделение, департамент, министру, подвергаясь на каждом этапе корректировке. В этом состоит одно из основных отличий министерского делопроизводства от коллежского. В XVIII в. вся подготовительная работа для принятия решения и оформления его в соответствующей форме велась в канцелярии коллегии, а в XIX в. чиновники всех структурных подразделений министерства принимали участие в подготовке проекта решения, которое оформлялось в канцелярии министра или канцелярии департамента в зависимости от того, кто подписывал документ — министр или директор департамента.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Все входящие и исходящие документы регистрировали в журналах. Журналы подразделялись на общий и частный. Общие журналы велись в канцелярии министра и департаментах, частные — в отделениях.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Ежемесячно в структурных подразделениях проводилась «ревизия дел», т.е. был внедрен систематический контроль за исполнением документов. По его результатам составлялись «ведомости» о количестве исполненных и неисполненных документов. В конце года составлялась общая ведомость по министерству.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Ежегодная деятельность министерств заканчивалась отчетами. Отчетов было три: отчет в суммах, отчет в делах, отчет в видах и предположениях к усовершенствованию каждой части. Для каждого отчета существовал особый порядок составления и представления.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Со всех исходящих документов снимались копии («отпуски»), которые со всеми входящими документами сдавались в архив министерства, где на них составлялись описи.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Организацию работы с документами в XIX в. следует рассматривать как четкую систему, обеспечивавшую движение, учет, контроль и хранение управленческих документов, в основе которой лежали «универсальные» возможности человека.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">«Общим учреждением министерств» установлены единые принципы ведения делопроизводства во всех центральных учреждениях России. Специфика каждого из них нашла отражение в «частных учреждениях.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Компетенция должностных лиц в вопросах управления определила состав управленческих документов министерств.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">От императора министр получал " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">указы " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> и " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">повеления, " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> направлял ему " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">доклады " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> (или " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">записки) " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> и " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">представления, " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> от Государственного совета — " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">высочайше утвержденные мнения, " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> направлял " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">представления; " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> от Сената получал " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">сенатские указы, " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> направлял " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">представления, рапорты, доношения; " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> от Комитета министров — " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">выписки из журналов заседаний, " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> направлял " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">записки " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> и " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">представления. " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> Для получения денег из Государственного казначейства министр посылал " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">отношение.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Между собой министерства обменивались " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">отношениями, сообщениями, официальными письмами. " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> Подчиненным направлялись " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">предписания. " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> Подчиненные посылали в вышестоящие инстанции " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">рапорты, доношения, представления.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Директор департамента мог направлять министру " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">записки (докладные записки), представления; " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> в департаменты других министерств — " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">отношения, " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> подчиненным — " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">предписания.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Начальник отделения посылал в другие отделения своего министерства " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">записки, " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> в отделения других министерств — " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">отношения.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Ход заседания совещательных органов (Совета министра, Общего присутствия департамента) фиксировался в " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">журналах.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">В XIX в. существенные изменения произошли в формуляре документа. Это связано с внедрением в процесс документирования бланков. К «Общему учреждению» приложены четыре формы «переписки», служившие эталоном для составления и оформления официальных документов. Они составлены на бланках с угловым расположением реквизитов. Бланк включал: наименование учреждения-автора, наименования структурных подразделений, дату подписания документа, исходящий регистрационный индекс, краткий заголовок к тексту. Позже появляется ссылка на номер инициативного документа. В правом углу листа указывали адресат. Первоначально бланки писали от руки, но с 20-х годов прошлого столетия стали изготовлять типографским способом.

При анализе «сношений» следует иметь в виду, что на одних документах наименование вида обозначалось, а в других — «беззаглавных» — отсутствовало. Его можно определить, зная соподчиненность автора и адресата. Высшие, обращаясь к нижестоящим, писали адресат в дательном падеже: «Калужскому губернскому правлению». Равные и нижестоящие, обращаясь в вышестоящие учреждения, использовали предлог «в»: «В Калужское губернское правление». Если документ адресовался конкретному лицу и нижестоящий чиновник обращался к вышестоящему, указывался титул последнего: «Его превосходительству», «Его благородию». При общении равных должностных лиц и вышестоящих с нижестоящими титул не писали.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Документы в XIX в. обязательно подписывались и скреплялись. Подпись и скрепа включали наименование должности чиновника, его инициалы, фамилию.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">В 1262 «Общего учреждения министерств» впервые регламентирована зависимость юридической силы документа от правил его оформления: «Предписания Министров только тогда признаются действительными, когда они имеют установленную форму».

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">В формуляре документа XIX в. ясно прослеживается стремление к формализации, определению четких правил расположения и оформления реквизитов.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">На всем протяжении XIX в. активно развиваются другие системы документации. Характерно, что некоторые из них приобретают четко регламентированную форму — в виде Уставов, в которых установлен состав документов системы, правила их составления и оформления, а также приложены образцы форм документов. Например, документирование прохождения государственной службы закреплено в «Уставе о службе гражданской» 1832 г.,* вопросы бухгалтерского учета — в «Общем счетном уставе» в 1848 г.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Характерным явлением для XIX в. стало стремление к сокращению объема документооборота. Оно закреплено в специальных законодательных актах, изданных в 1831, 1852, 1860 гг.*, называвшихся «сокращение документооборота» или «сокращение переписки». Достигалась данная цель путем делегирования части полномочий в принятии управленческих решений нижестоящим учреждениям и должностным лицам. Например, передавались полномочия в решении кадровых вопросов, расходовании денежных сумм и т.д.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">В последней трети XIX в. большое влияние на делопроизводство оказало развитие техники. Изобретение пишущих машинок, гектографов и другой множительной техники вывело на новый уровень культуру документирования, ускорило изготовление документов, позволило экономить время и затраты, сократив рукописное изготовление документов. Появление телеграфа, телефона привело к появлению новых видов документов: " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">телеграмм, телефонограмм.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Общегосударственные нормы в делопроизводственной сфере, заложенные в «Общем учреждении министерств», в конце XIX в. стали нуждаться в корректировке и развитии. Отдельные ведомства пытались самостоятельно упростить делопроизводственный процесс. Например, в канцелярии попечителя Московского учебного округа внедряются элементы механизированной обработки документов: пометки на них (о получении, регистрации, направлении на исполнение, об исполнении и др.) наносились с помощью механических нумераторов или штампов.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Наиболее четко направления рационализации делопроизводства сформулированы в «Положении о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве», изданном в 1911 г.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">На протяжении XIX в. издавались сборники образцов документов, называемые «письмовниками», с целью помочь чиновникам и частным лицам составить документ в соответствии с существующими правилами.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">В XIX в. начинается процесс формирования теории делопроизводства. Он связан с именами М.М. Сперанского, Ф. Русанова, Н.В. Варадинова, К. Зосимского, В. Вельбрехта

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">4. Государственное делопроизводство в советскую эпоху

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">События октября 1917 г. в корне изменили систему государственных учреждений в России.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Организация деятельности советской администрации потребовала установления новых правил документирования. Был издан ряд законов, регламентировавших порядок внесения законопроектов, их утверждения, подписания, опубликования и вступления в силу; использования печатей с государственным гербом. Большое значение для оформления официальных документов имело постановление Совета Народных комиссаров от 2 марта 1918 г. «О форме бланков государственных учреждений», в котором перечислялись обязательные реквизиты бланка.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Несмотря на трудности гражданской войны, становление советского государственного аппарата сопровождалось поисками новых, соответствующих времени форм делопроизводства. Об этом свидетельствует постановление Совета Рабочей и Крестьянской Обороны от 8 декабря 1918 г. «О борьбе с областничеством и канцелярской волокитой», который предписывал заменить переписку переговорами по телефону, деловые бумаги — телефонограммами и установить контроль за всеми распорядительными документами. Всем советским учреждениям вменялось в обязанность исполнять постановления и распоряжения центральной власти точно и беспрекословно. Свидетельствует об этом также проект декрета «Об упрощении делопроизводства и переписки в советских учреждениях», подготовленный в декабре 1918 г. Совещанием по вопросу упрощения делопроизводства в советских учреждениях при Юрисконсульском отделе Наркомата Госконтроля. Для его доработки в январе 1919 г. было создано Междуведомственное совещание, куда входили представители пяти наркоматов. Они подготовили проект «Положения о письмоводстве и делопроизводстве», который, однако, не был утвержден.

Для первых лет советской власти характерна законодательная регламентация работы с обращениями граждан. Узаконено право гражданина на обжалование, подачу письменных и устных жалоб и сроки их рассмотрения.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">В 20-е годы развернулось массовое движение за научную организацию труда (НОТ) и научную организацию управленческого труда (НОУТ), оказавшее значительное влияние на формирование и развитие советского делопроизводства. Теоретические и практические разработки в этой сфере связаны с именами А.К. Гастева, П.М. Керженцева, Е.Ф. Розмирович, Л.А. Бызова, З.К. Дрезена и др.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">С начала 1920-х годов государство патронировало это движение, о чем свидетельствуют факты проведения конференций по НОТ: Первой Всероссийской конференции в январе 1921 г. и Второй Всероссийской конференции в марте 1924 г., а также создание Таганрогского института научной организации производства в 1920 г. и Казанского института научной организации труда в 1921 г., научно-практические разработки которых в области управления и делопроизводства способствовали оптимизации работы советских учреждений.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Развитие научной организации управленческого труда связано с деятельностью Народного комиссариата рабоче-крестьянской инспекции (НК РКИ).

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Координация работы по НОТ в стране была возложена на Совет научной организации труда, производства и управления (СовНОТ), созданный при коллегии НК РКИ в 1923 г., а роль методического центра по руководству рационализацией делопроизводства выполнял Отдел административной техники (АТО). Большое значение для развития советского делопроизводства имело создание при НК РКИ в 1925 г. Государственного бюро организационного строительства (Оргстрой) и в 1926 г. Института техники управления (ИТУ). Эти организации тесно сотрудничали. ИТУ занимался теоретическими разработками; Оргстрой реализовывал их на практике, внедряя в деятельность конкретных учреждений на основе хоздоговорных отношений.

При ИТУ был создан Кабинет стандартизации, который разрабатывал общесоюзные стандарты на документы, средства и предметы конторского труда, носители информации. Здесь были разработаны стандарты писем, телеграмм, телефонограмм, протоколов и др., форматов бумаги, а также стандартизировались материалы, используемые при работе с документами: чернила, ленты для пишущих машинок; разрабатывались образцы конторской мебели.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Для установления связей ИТУ и Оргстроя с госаппаратом в 1928 г. при ИТУ создано Консультационное бюро.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">В 1928 г. ИТУ совместно с Центрархивом РСФСР подготовил «Правила постановки архивной части делопроизводства в государственных, профессиональных и кооперативных учреждениях и предприятиях РСФСР». Правила имели большое значение для организации текущего хранения документов и определяли порядок их уничтожения. Подготовленный в 1931 г. ИТУ проект «Общих правил документации и документооборота» предполагал введение единых правил делопроизводства в общегосударственном масштабе. Но вследствие ликвидации ИТУ в апреле 1932 г. эти правила не были доработаны и утверждены.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">После ликвидации ИТУ в СССР не стало единого центра научной разработки вопросов делопроизводства. (Подробнее о деятельности ИТУ и причинах его ликвидации см.: " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">История " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> делопроизводства в СССР: Учеб. пособие. — М., 1974. - С. 105—113.) В истории делопроизводства начался длительный период ведомственного регулирования работы с официальными документами, так как каждое ведомство решало их по-своему.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">В 20-е и в начале 30-х годов вопросами совершенствования управления занимались общественные организации: Клуб работников административного дела, Объединение работников учета, Ассоциация работников управленческого дела. Издавались журналы, на страницах которых рассматривались проблемы работы с документами: «Техника управления», «Вопросы организации и управления», «Система и организация», «Время», «Организация труда».

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">В этот период издается много литературы по вопросам делопроизводства: и фундаментальные теоретические исследования, и пособия по делопроизводству для учащихся и практиков.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Значительное влияние на процессы документирования оказала Конституция 1936 г., впервые за годы советской власти законодательно закрепившая иерархию управленческих документов, четко определив, какие виды распорядительных документов должен издавать конкретный орган власти и управления.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Высший законодательный орган — Верховный Совет СССР издавал " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">законы, " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> его Президиум — " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">указы " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> и " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">постановления, " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> народные комиссары — " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">приказы " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> и " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">инструкции. " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> Местные Советы депутатов трудящихся и их исполкомы принимали " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">решения " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> и " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">распоряжения, " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> начальники управлений и отделов исполкомов — " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">приказы " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> и " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">инструкции. " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> Руководители организаций, учреждений и предприятий, действующих на основе единоначалия, — " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">приказы.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Отсутствие организационно-методического центра по руководству постановкой делопроизводства в стране, общегосударственных норм в области документирования, системы подготовки квалифицированных кадров в области делопроизводства, ведомственная разобщенность отрицательно сказывались на организации делопроизводства. В июне 1941 г. недостатки в этой сфере были сформулированы на I Межотраслевом совещании по оргтехнике, созванном Всесоюзным научным инженерно-техническим обществом машиностроителей. Для устранения недостатков на совещании была разработана программа мероприятий по улучшению делопроизводства, которая предусматривала:

 создание организационно-методического центра для руководства постановкой делопроизводства;

;font-family:"Symbol"" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> разработку положения (статуса) о делопроизводстве для всех учреждений в качестве общеобязательных норм;

;font-family:"Symbol"" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> разработку положения о кадрах канцелярских работников;

;font-family:"Symbol"" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> механизацию труда канцелярских работников;

;font-family:"Symbol"" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> унификацию и трафаретизацию служебной документации;

;font-family:"Symbol"" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> создание единого учебного центра для подготовки и переподготовки кадров;

;font-family:"Symbol"" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> изучение в школах правил составления служебных документов;

;font-family:"Symbol"" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> подготовку и переподготовку преподавателей, кадров по служебной документации;

;font-family:"Symbol"" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> создание Всесоюзного института по вопросам делопроизводства.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Таким образом, был намечен ряд мер, способствующих выработке общегосударственных норм в области делопроизводства на научной основе. Реализовать эту программу помешала война.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">В 40-е годы методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в советских учреждениях стало осуществлять Главное архивное управление, предпринявшее попытку создать единые нормы в работе с официальными документами. В 1943 г. был подготовлен проект «Инструкции по постановке документальной части и охране документальных материалов в текущем делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий СССР». К сожалению, проект не был утвержден. В этом документе подчеркивалось единство и связь между делопроизводством и архивом. Однако проект сыграл положительную роль, так как на его основе был создан ряд ведомственных инструкций по делопроизводству, в том числе типовых. В этом же году Главархив разработал «Перечень типовых документальных материалов, образующихся в деятельности учреждений, организаций и предприятий СССР». Для каждой категории документов были установлены сроки хранения (новое издание этого перечня было осуществлено в 1957 г.).

В послевоенные годы задача развития государственного делопроизводства в связи с восстановлением разрушенного хозяйства отошла на второй план. Наиболее значимым событием для развития советского делопроизводства в 50-е годы было постановление правительства СССР от 10 октября 1959 г. № 1375, в котором ряду ведомств поручалось разработать единую систему делопроизводства для учреждений и предприятий страны на основе широкого использования современной техники, т.е. ставилась задача разработки единых общегосударственных норм в делопроизводстве. В плане его реализации в июне 1960 г. в Москве было созвано Всесоюзное совещание по вопросам механизации труда инженерно-технических работников и работников административно-управленческого аппарата. Наряду с определением недостатков, негативно сказывающихся на работе аппарата управления, и предложениями по совершенствованию работы с документами (они совпадали с недостатками и предложениями, сформулированными на совещании 1941 г.), необходимости внедрения средств механизации в сферу управления, в решениях совещания поддерживалась необходимость создания единой системы делопроизводства в стране.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Важным этапом для развития советского делопроизводства явилось постановление Совета Министров РСФСР от 30 сентября 1961 г. «О мерах по улучшению делопроизводства в учреждениях и организациях РСФСР»*, утвердившее «Примерную инструкцию о делопроизводстве для учреждений и организаций РСФСР». Она послужила основой для разработки учреждениями РСФСР своих инструкций по делопроизводству. Большое значение имело утверждение Главным архивным управлением при Совете Министров СССР в 1963 г. «Основных правил постановки документальной части делопроизводства и архивов учреждений, организаций, предприятий СССР», повлиявших на единообразие в организации делопроизводства и архива в учреждениях страны.

Особое место в истории советского делопроизводства занимает постановление Совета Министров СССР от 25 июля 1963 г. «О мерах по улучшению архивного дела в СССР», поставившее задачу разработки Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД).* Разработка ЕГСД поручалась ряду государственных ведомств, в числе которых было Главное архивное управление, в рамках которого в 1966 г. был создан Всесоюзный научно-исследовательский институт до-кументоведения и архивного дела (ВНИИДАД), главной целью которого стала разработка ЕГСД.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">8 мая 1964 г. Совет Министров РСФСР принял постановление «Об увеличении выпуска средств механизации делопроизводства и улучшении подготовки кадров по делопроизводству»,* ;vertical-align:super" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> " xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">на основании которого в Московском государственном историко-архивном институте (МГИАИ) был открыт первый в СССР факультет государственного делопроизводства (ФГД), готовящий специалистов по документационному обеспечению управления.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> Создание ФГД и ВНИИДАД позволило совершить качественный скачок в области делопроизводства. ВНИИДАД разрабатывал его нормативно-методическую базу, ФГД готовил специалистов для работы с документами. Тесное сотрудничество МГИАИ и ВНИИДАД дало значительный эффект для развития отечественного делопроизводства в 70-е — 80-е годы. Начались систематические, целенаправленные исследования теоретических и методических проблем документоведения, находившие воплощение в конкретных прикладных разработках общегосударственного характера.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Важнейшей из них стала Единая государственная система делопроизводства, одобренная Комитетом по науке и технике СССР в сентябре 1973 г. Основные положения ЕГСД — это научно упорядоченный комплекс правил, нормативов, рекомендаций, определивших и регламентировавших организацию делопроизводственных процессов в учреждениях, организациях, предприятиях СССР. Ее главная цель — усовершенствовать на единой основе организацию делопроизводства путем внедрения единых форм и методов работы с документами. ЕГСД устанавливала правила документирования управленческой деятельности (которые распространялись только на организационно-распорядительные документы), содержала рекомендации по организации работы с документами, определяла основы организации труда делопроизводственного персонала и механизации делопроизводственных процессов. Впервые была создана комплексная система делопроизводства, носившая общегосударственный характер, но, к сожалению, она не получила официального статуса.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Внедрение в аппарат управления средств вычислительной техники привело к переработке ЕГСД. В 1988 г. руководство Главархива СССР утвердило ее вторую редакцию, названную Единая государственная система документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ)(С этого времени понятие «делопроизводство» обозначается и термином «документационное обеспечение управления (ДОУ). В 1991 г. ЕГСДОУ была преобразована в государственную систему документационного обеспечения управления (ГСДОУ).). Положения ЕГСДОУ распространялись на всю управленческую документацию.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU"> Заметную роль в повышении качества подготовки управленческих документов и общей культуры управления сыграли государственные стандарты (ГОСТы).

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Первые ГОСТы на организационно-распорядительную документацию (ОРД) были введены в действие в 1972 г.: ГОСТ 6.38—72 «Система организационно-распорядительной документации. Основные положения» и ГОСТ 6.39—72 «Система организационно-распорядительной документации. Формуляр — образец» (переутверждены в 1978 г.). В 1990 г. они были переработаны и объединены в ГОСТ 6.38—90 «Унифицированная система документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Стандарты на ОРД установили состав реквизитов, правила их оформления и расположения, требования к бланкам, к текстам документов и документам, изготавливаемым с помощью печатающих устройств.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">В 70-е годы установлена единая терминология, применяемая в делопроизводстве и архивном деле. Толкование терминов стало однозначным вследствие требований ГОСТ 16487—70 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Он был переработан в 1983 г.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Внедрение в управление средств вычислительной техники привело к необходимости придать юридическую силу документам на машинописном носителе, поэтому был разработан и внедрен ГОСТ 6.10.4—84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники».

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Уделялось внимание нормированию труда работников делопроизводства. Разрабатывались нормативы времени на делопроизводственные операции, труд машинисток. Имея формулы трудозатрат, можно было рассчитать количественный состав работников делопроизводственной службы. Основанием для этого служили разработанные в 1988 г. Укрупненные нормативы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию и Единые нормы времени (выработки) на машинописные работы, разработанные Центральным бюро нормативов по труду Государственного комитета СССР по труду и социальным вопросам.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Большую роль для систематизации документов в текущем делопроизводстве, экспертизы их научной и практической ценности, подготовки и передачи документов в ведомственный архив сыграли «Основные правила работы ведомственных архивов», изданные в 1986 г. и «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств, учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения», утвержденный в 1989 г. и установивший сроки хранения документов (В настоящее время они перерабатываются).

В советскую эпоху развиваются системы документации: плановая, статистическая, бухгалтерского учета, материально-технического снабжения и др.

С 70-х годов в управлении стали внедрять средства вычислительной техники и в связи с этим возникли планы создания Автоматизированных средств управления (АСУ) и Общегосударственной системы сбора и обработки информации для учета планирования и управления народным хозяйством (ОГАС).* Воплощение этих идей потребовало разработки унифицированных систем документации, представляющих собой комплексы взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. В основу их разработки был положен единый методологический подход, содержавшийся в ГОСТ 6.10.1 - 75 «Унифицированные системы документации. Основные положения» (переработан в 1988 г.). Значительную роль в установлении единой терминологии в области унификации сыграл ГОСТ 6.10.2 — 83 «Унифицированные системы документации. Термины и определения».

Полный перечень унифицированных систем документации (УСД) дан в Общесоюзном классификаторе управленческой документации (ОКУД).* Каждая УСД, включенная в ОКУД, содержала наименования унифицированных форм документов, кодовое обозначение каждой формы. Наличие кодов обеспечивало автоматизированную обработку данных, содержащихся в формах конкретных УСД. Наряду с ОКУД действовал еще ряд классификаторов, необходимых как средство информационного обеспечения в области экономики, финансов, внешнеэкономической деятельности и др. Например, Общесоюзный классификатор предприятий и организаций (ОКПО), Общесоюзный классификатор специальностей по образованию (ОКСО), Общесоюзный классификатор продукции (ОКП) и др.

" xml:lang="ru-RU" lang="ru-RU">Развитие советского делопроизводства в 1970—80-е годы заложило основу для дальнейшего формирования современного делопроизводства в Российской Федерации. Многие нормативно-методические документы, созданные в этот период, действуют и в настоящее время.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.сайт/

Вопрос 1. История развития делопроизводства в России

История делопроизводства в России насчитывает столетия. С древнейших времен дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы узнаем историю своей страны, особенности быта людей и различных отношений, складывавшихся в далекие времена. Документы возникли вместе с письменностью, вначале как средство закрепления имущественных отношений, а затем, с развитием письменности, стали средством общения, передачи информации. Документы являются одним из важнейших хранилищ человеческой памяти, по которым мы можем изучить, в том числе и историю делопроизводства.

Условиями необходимости и возможности становления делопроизводства являются развитая письменность, овладение ею правящей элитой общества, установление государственности.

1 . Возникновение делопроизводства в России

В сложный период зарождения и формирования Древнерусского государства (X-XV вв.), во времена феодальной раздробленности, этнической замкнутости, при отсутствии единого управления, управленческие функции при князьях осуществляли отдельные должностные лица (служивые люди) иногда с небольшим числом помощников (дьяков). В этих условиях получил определенное развитие один из аспектов делопроизводства, а именно - документирование. О достаточно высоком уровне культуры подготовки документов в то время свидетельствуют договоры с Византией (911г., 945г.), жалованные и вкладные грамоты, завещания, личная переписка, найденная при археологических раскопках в 1951-1952 гг. в Новгороде, Пскове, Смоленске и других городах.

Известно, что в период правления Владимира Святославовича (978-1015 гг.) в Киеве существовало учебное заведение для детей бояр и старших дружинников. Из выпускников этой школы и отбирались претенденты на должности "печатников" - хранителей княжеской печати и "металников" - судейских секретарей, писцов и дьяков для ведения делопроизводства князей и крупных феодалов. В киевский период развития Древнерусского государства появились разные виды документов, фиксирующие конкретные частно-правовые отношения: грамоты уставные, вкладные, купчие, полные, жалованные и др.; заемные, закладные кабалы; житийные записи и т.д.

Со временем обозначались места для их наиболее безопасного хранения, например центральные храмы в городах. Место хранения документов называлось ларем, а лицо, ответственное за хранение документов, - ларником. Часто само хранение документов в храме придавало им юридическую силу. Центрами ведения документации и ее хранения были также гостиные дворы (смоленские, немецкие и др.), а также монастыри, являвшиеся крупными экономическими предприятиями.

В Пскове, например, документы хранились при Троицком соборе в ларях - сундуках. Государственные и церковные акты, которые утверждались на вече, помещали в "Ларь Святой Троицы", придавая им тем самым свойство официального документа. Акты, терявшие по тем или иным причинам свое значение, по постановлению вече уничтожались. По существу, псковский ларь был и архивом, и канцелярией. В Новгородской республике решения вече оформлялись в "вечевой избе" - особой канцелярии, возглавляемой вечевым дьяком. Здесь же хранилась и печать "Великого Новгорода".

По мере накопления навыков в создании документов стали вырабатываться типовые формуляры - образцы документов, устойчивые языковые формулы, применяемые в наиболее распространенных документах, процедура подготовки документов: черновик, редакция (вариант), беловик (окончательный вариант документа), - а также приемы удостоверения документов, призванные воспрепятствовать подделке документов в политических и лично-корыстных целях (проставление скреп, печатей, мостов, т.е. подписи на склейках).

Практически до конца XIV в. основным материалом для письма на Руси был пергамент (особым образом выделанная телячья, баранья или козлиная кожа), называемый в документах "хартией" или "телятиной"; лучший пергамент привозили из Греции или ганзейских городов.

Самой древней формой документа на Руси была грамота - отдельный лист пергамента шириной около 3,5 вершков (15-17см.). Размеры документа могли быть разной длины (десятки метров) за счет подклейки следующих листов, образуя собой столбец, столбик. Отсюда и название данной технологии работы с документами - "столбцовое делопроизводство". Если документ терял ценность, пергамент счищали, подравнивали, обрезали обтрепанные места и снова использовали для записи информации.

С увеличением количества создаваемых документов менялась графика письма: первоначально использовались уставная манера письма - выписывание букв с прямыми очертаниями, но в XIV в. стал использоваться полуустав, ускоривший процесс письма за счет выносных букв и сокращения отдельных слов. Документы писались сплошным текстом, без разделения на отдельные слова. Из знаков препинания к XIV в. стала использоваться лишь точка в конце предложения.

Несмотря на достаточно широкую практику документирования фактов и явлений частной и общественной жизни людей, говорить о делопроизводстве во времена Древнерусского государства как о какой-либо системе еще преждевременно. Но это был период, когда постепенно складывались традиции создания документов, их обработки и хранения, начал формироваться профессиональный цех специалистов по работе с документами - дьяков, подьячих, писцов, - появились предпосылки к законодательной регламентации делопроизводства. В этот период появились и получили распространение унифицированные документные формы, складывавшиеся из отдельных частных случаев, которые обобщались в канцеляриях и затем официально закреплялись. Делопроизводственная практика и в дальнейшем оказывала постоянное и существенное влияние на процесс становления науки о документах.

2 . Приказное делопроизводство

Российское делопроизводство как система начинает складываться с середины XV века по мере превращения Московского княжества в Великорусское государство.

Появляются первые приказы - центральные органы государственной власти, ведающие отдельными отраслями княжеского управления, и приказные избы - органы государственного управления на местах. Оформление приказов позволило централизовать управление страной. В деятельности этих органов и зародилась работа с документами, получившая название приказное делопроизводство. Приказы ведали управлением, сбором налогов и судом. С усложнением задач государственного аппарата число приказов росло. Ко времени преобразований, проведенных Петром I, их было более 50.

Представляет интерес и структура самого органа государственной власти - приказа:

Порядок составления документа в приказе был следующий: по указанию дьяка проект документа - "черное письмо" - составлял подьячий "средней руки", дьяк "черным" его, т.е. исправлял, а молодший подьячий "белил", т.е. писал начисто. Беловик сверяли с черновиком, "старый" подьячий "справлял" переписанный документ, удостоверял своей подписью соответствие его исправному черновику. "Справленные" документы подписывали дьяки. Подпись растягивали во всю ширину документа с целью охраны от подлогов. Приказы по праву можно было назвать колыбелью бюрократизма: зачастую документы проходили множество инстанций, подолгу задерживаясь без необходимости у отдельных исполнителей, прежде чем попадали по назначению.

В наследство от приказного делопроизводства получили мы и слово "волокита". Подклеенные в столбцы длинной в среднем 50 - 80 м документы наматывали на палочки в свитки. Ленты при чтении волочились, отсюда родилось и понятие. В аппарате приказного делопроизводства процветали взяточничество, чинопочитание. Не были развиты также делопроизводственные операции, такие как регистрация документов, хранение, контроль за исполнением. И все же именно на этом историческом этапе складывается первая система работы с документами, закладываются основные приемы и методы создания, оформления и обработки их.

Таким образом, в этот период управление не составляло стройной системы и строилось на системе "поручений" - какой-либо круг дел передавался в ведение определенного лица по степени близости и доверия к нему великого князя.

3 . Коллежское делопроизводство

Отсутствие в приказном делопроизводстве установленного законом единообразного порядка, точных форм письменных документов, конкретных сроков их исполнения, громадное число учреждений, запутанность их взаимоотношений между собой и в управлении территориями побудили Правительство искать новые формы государственного устройства.

Взамен устаревшей системы приказов в 1717 - 1718 г.г. было создано 12 коллегий, каждая из которых ведала определенной отраслью или сферой управления и подчинялась Сенату. Окончательно структуру коллегий определил Генеральный регламент государственных коллегий, подписанный Петром I 27 февраля 1720 г. В этом документе подробно и обстоятельно раскрываются функции каждого подразделения коллегии. В том числе имеется глава о структуре и функциях канцелярии, а также глава о секретарском чине. К секретарю предъявлялись высокие и строгие требования. Таким образом, Генеральным регламентом государственных коллегий была фактически создана канцелярия и утверждена должность секретаря. 27 февраля 1720 г. можно считать датой рождения секретарской должности на Руси. Кроме секретаря в состав канцелярии входили: регистраторы, актуариусы, архивариусы, конеисты, писцы, фискомы. В Генеральном регламенте четко определены права, обязанности, пределы компетенции и даже режим работы конторских служителей. В период коллежского делопроизводства были заложены основы организации учета и хранения документов, тогда же впервые появилось название "архив". В Генеральном регламенте предписано было иметь два архива - общий для всех коллегий в специальном ведении коллегии иностранных дел и финансовый. Развивая отдельные делопроизводственные операции по работе с документами, коллежское делопроизводство оставило без изменений его бюрократическую сущность.

Таким образом, XVIII век в развитии делопроизводства характеризовался усилением законодательной регламентации всех сторон деятельности канцелярии и учреждения в целом, формированием и закреплением общих административных начал деятельности учреждений, и прежде всего, бюрократического начала.

4 . Делопроизводство в России в XIX - XXI веках

4 .1 Система министерского делопроизводства

Начало XIX века ознаменовалось новой реформой государственного управления и делопроизводства, которая затронула главным образом верхний уровень управления - высшие и центральные учреждения, и вместе с реформами Екатерины II в последней четверти XVIII в. завершила формирование системы центральных и местных учреждений.

Новая система управления - министерская, основанная на принципе единоначалия, зародилась в недрах старой коллежской системы: в коллегиях конца XVIII века президенты имели более широкие права, чем ранее. Создание министерств было необходимо для более гибкой и оперативной системы управления.

"Общее учреждение министерств" от 25 июня 1811 года стало основным законодательным актом, определившим организацию и порядок работы центральных учреждений более чем на век. Он четко установил "предмет ведения государственных дел" министерств. Им были определены единообразная структура министерств, порядок их взаимоотношений с другими учреждениями.

Министерство возглавлял министр, а в его отсутствие- единственный заместитель (товарищ министра). Министры и товарищи министров назначались императором и были ответственны только перед ним.

Рабочий аппарат министерств состоял из департаментов. Они делились на отделения, отделения - на столы. В каждом департаменте также создавался совещательный орган из директора департамента и начальников отделений - общее присутствие.

Получили окончательное и единообразное устройство канцелярии как специальные подразделения, где было сосредоточено все "письмоводство" (т.е. делопроизводство).

"Общим учреждением министерств" устанавливался единообразный порядок "производства дел" во всех учреждениях и их структурных подразделениях. Весь процесс делопроизводства стал подразделяться на следующие этапы:

§ порядок вступления дел;

§ движение их, или собственно так называемое производство;

§ отправление дел;

§ ревизия;

§ отчеты.

Таким образом, были выделены основные этапы работы с документами: организация приема документов, направление на исполнение и исполнение, регистрация документов и контроль за их исполнением, отправка документов.

В исполнительном делопроизводстве сложился и определенный порядок составления документов. Во многом он также регламентировался законодательством.

До 60-х гг. XIX в. был распространен коллежский порядок составления документов. Он особенно строго соблюдался (и соблюдается сейчас) в судебных учреждениях. Коллежский порядок документирования заключается в том, что в начале документа повторяется вся предыстория вопроса. Позже этот порядок был заменен составлением справки, в которой давались краткие извлечения из всех документов с указанием их даты и номера. Такая справка получила название экстракта.

Законами устанавливались определенные правила составления всех разновидностей документов. В документе выделялись: заглавие, содержание, или "расположение обстоятельств дела", подпись, скрепа, особенные пометки, бланковые и конвертные надписи. Каждая часть должна была быть соответствующим образом оформлена.

В XIX в. документы стали изготавливаться на бланках. Бланком назывался лист, в левом углу которого делались "бланковые надписи": наименование ведомства, учреждения, структурной части учреждения, от которой исходил документ, дата отправления документа, номер его по журналу исходящих документов, заголовок к документу. Бланки вначале были рукописными, а вскоре их сменили типографские бланки и штампы с бланковыми надписями.

В исполнительном делопроизводстве особым этапом объявлялась ревизия дел, т.е. проверка исполнения документов.

В исполнительном делопроизводстве устанавливается более четкая организация хранения документов. Основным признаком группировки документов в дела оставался предметно- вопросный; корреспондентский и географический признаки применялись при формировании дел с перепиской. По номинальному и авторскому признакам группировались внутренние документы.

4 .2 Развитие советского делопроизводства

После революции в октябре 1917г., в связи с отстранением старого чиновничьего аппарата от власти и замены его неквалифицированным персоналом из рабочих и солдат, уровень документационного обеспечения управления заметно понизился. В.И. Ленин и Советское правительство, формируя новый государственный аппарат, параллельно уделяли много внимания улучшению "письмоводства", сокращению переписки, устранению канцелярской волокиты.

Были другие попытки улучшения работы государственных учреждений в области документирования, однако реализация их тормозилась вследствие разрухи и идущей Гражданской войны и интервенции государств Антанты (1918-1920гг.). Не хватало также технических средств оформления документов, бумаги, чернил.

В 1922 году Народным комиссариатом рабоче-крестьянской инспекции (НК РКИ) был образован отдел нормализации с секцией делопроизводства, которая занималась совершенствованием структуры делопроизводственных служб в государственном аппарате. В середине 20-х годов были образованы две важные научно-исследовательские организации - Государственное бюро организации строительства "Оргстрой" и Государственный институт техники управления (ИТУ), оказавшие заметное влияние на решение проблем управления и делопроизводства в учреждениях страны.

При всем разнообразии видов и форм документов, реально циркулирующих в советских учреждениях, продолжали оставаться неупорядоченными по форме и содержанию потоки документации. В этой связи к концу 20-х годов остро встала проблема их унификации и стандартизации. В ИТУ организовали специальное структурное подразде- ление, занимавшееся этими вопросами на общесоюзном уровне -- Кабинет стандартизации. Им были разработаны стандарты служебных писем, телеграмм, телефонограмм, протоколов, извещений и др. Стандартизиро- вались материалы, применяемые в делопроизводстве (бумага, чернила, ленты для пишущих машинок и т.п.); средства и предметы конторского труда, включая офисную мебель. Успешной была деятельность Кабинета по стандартизации форматов бумаги.

Тяжелое состояние разрушенной войной экономики и проблемы восстановления народного хозяйства после окончания войны оттеснили на второй план вопросы документационного обеспечения управления. Повышение интереса к разработке проблем рационализации технологии и техники управления можно отнести к началу 60-х годов.

На долгом и тернистом пути подготовки Государственной системы документационного обеспечения управления, действующей в настоящее время, первым юридически важным этапом стало принятие 25 июля 1963 г. постановления Совета Министров СССР "О мерах по улучшению архивного дела в СССР". Главному архивному управлению и ряду государственных комитетов и институтов поручалась разработка ЕГСД. В 1966 г. в рамках Архивной службы учрежден Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), которому поручалось завершить разработку данного документа. В 1970 г. создан проект основных положений ЕГСД, в подготовке которого приняли участие НИИтруда, ВНИИоргтехники, Институт государства и права Академии наук СССР, ВНИИстандартизации. После обсуждения и доработки в сентябре 1973 г. "Основные положения ЕГСД" одобрил Госкомитет СМ СССР по науке и технике и рекомендовал их министерствам, ведомствам и организациям для использования, но только как положения, не имеющие официального статуса. Однако элементы новых информационных технологий, частично реализовывавшиеся в практике работы ведущих зарубежных фирм, в ЕГСД представлены не были из-за полного отсутствия литературы по этим вопросам и финансирования на их практическое изучение. Этот пробел отчасти восполнен позже созданием новой редакции Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), утвержденной-начальником Главного архивного управления в 1988 г.

Заметным явлением в истории делопроизводства 70-80-х гг. стало издание ГОСТов на управленческие документы. В середине 80-х годов ЕГСД была переработана в Единую государственную систему документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ). С этого времени понятие "делопроизводство" именуют также термином "документационное обеспечение управления" (ДОУ). Значение некоторых ГОСТов проявилось в полной мере позднее в 90-х гг. Внедрение указанных материалов в практику управления значительно улучшило оформление документации, рационализировало процедуры поиска, учета и хранения разнообразной информации, подготовило почву для автоматизации управленческих функций.

В целом развитие делопроизводства советского периода, в особенности 70-80-х годов XX в., оценивается учеными-документоведами весьма положительно. Начав в 20-х годах с отдельных административных мер по упорядочению документирования, оно пришло к созданию общегосударственной системы делопроизводства, отвечающего на начало 90-х годов соответствующим требованиям научно-технического прогресса конца XX в., став основой формирования современного делопроизводства в Российской Федерации.

4 .3 Делопроизводство в современной России

Нормативно-правовую базу делопроизводства в современной России составляет совокупность законодательных актов Российской Федерации, правовых и нормативных актов и методических документов, регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения управленческой документации, а также регулирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях управления.

Исходным правовым актом, определяющим государственную политику в сфере информационно-документационного обмена, является Конституция Российской Федерации. В Конституции записано: "Каждый имеет право свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом…".

Это положение развито в новейшем правовом акте - Федеральном законе "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" от 27.07.2006г. №149-ФЗ. Федеральный закон содержит ряд важных положений, связанных с документационным обеспечением управления. Закон регулирует отношения, связанные с осуществлением права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации; применение информационных технологий; обеспечение защиты информации; дает определение таких понятий как документированная информация, электронное сообщение, конфиденциальность информации и др.

Приведу ниже лишь некоторые нормативные акты, которые в настоящее время имеют первостепенное значение для организации делопроизводственного обеспечения управления:

Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ).

Делопроизводство в федеральных органах исполнительной власти. Типовая инструкция по делопроизводству.

Утверждена приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005г. № 536.

Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22.10.2004 №125-ФЗ.

Федеральный закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в РФ в интересах граждан, общества и государства.

ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Национальный государственный стандарт России ГОСТ Р 6.30-2003 является важнейшим нормативным документом по оформлению служебной документации. Стандарт принят постановлением Госстандарта России (теперь - Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии) от 3 марта 2003г. № 65-ст.

В стандарте отражены проверенные временем требования к оформлению управленческих документов, оговоренные в ранее действовавших, а затем отмененных стандартах ГОСТ Р 6.30-97 и его предшественников ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72.

Требования ГОСТ Р 6.30-2003 распространяются на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД) - постановления, приказы, решения, протоколы, акты, письма и другие документы, включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД, класс 0200000). Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного Герба Российской Федерации.

Кроме уже названных нормативно-методических документов в стране действуют нормы и правила работы с рядом специфических документных образований, которые регламентируются специальными нормативно-правовыми актами. Речь идет о бухгалтерской, кадровой, торговой и других видах документации.

Названные нормативно-правовые и методические документы служат базовыми источниками для разработки собственных положений (инструкций) по делопроизводственному обеспечению управления конкретной организации, фирмы.

Требования, устанавливаемые названными нормативными документами, должны основываться на современных достижениях науки, техники и информационных технологий, на международных стандартах, а также учитывать опыт документирования и документооборота в Российской Федерации.

Вопрос 2. Организация работы инспектора отдела кадров

Отдел кадров - визитная карточка предприятия. Первый шаг человека на предприятии - это отдел кадров. А человеку свойственно запоминать начало и конец разных событий. Для каждого человека нужно просто найти свое место. На одном месте сотрудник неэффективен, а на другом - гениален. В каждом можно найти способности, которые позволят человеку работать на определенном участке с максимальной отдачей.

Инспектор отдела кадров - это специалист службы работы с персоналом в различных компаниях и организациях. Диапазон решаемых им задач на предприятиях очень широк, но в основном эти специалисты занимаются ведением кадрового учёта и делопроизводством.

В настоящее время профессия инспектора по кадрам стала очень актуальной, в связи с появлением в России множества западных фирм, с которыми пришло понятие "корпоративной этики" и "корпоративной культуры". Кроме того, изменение законодательства в области труда также потребовало от учреждений самого разного уровня и масштаба наличия грамотного специалиста в области кадрового делопроизводства. Сама отрасль работы с персоналом сильно эволюционировала - появилось разделение на отделы кадров, отделы по работе с персоналом, отделы по найму персонала (рекрутинг), отделы по компенсациям и поощрениям, отделы развития персонала и прочие.

Инспектора по кадрам занимаются в основном кадровым делопроизводством, вопросами зачисления и увольнения из штата, отпусками. Уровень учреждения, а также его принадлежность к государственному или частному сектору определяют доходы кадровика.

Инспектор отдела кадров руководствуется в своей деятельности:

Законодательными актами РФ;

Положением об отделе кадров, Уставом организации, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;

Приказами и распоряжениями руководства;

Должностной инструкцией инспектора отдела кадров (должностной инструкцией инспектора по кадрам).

Специалист по кадрам должен знать основы делопроизводства и управления, быть компетентным в юриспруденции, владеть современными методами работы с персоналом.

Преимущества профессии : размеренность труда, определенность основных обязанностей.

Ограничения профессии : повышенная ответственность, монотонность труда.

1 . Тип и класс профессии

Профессия инспектора отдела кадров относится к типу "Человек - Знак", она связана с работой со знаковой информацией: текстами, цифрами, таблицами. В ней требуются логические способности, умение сосредотачиваться, интерес к работе с информацией, развитое внимание и усидчивость.

Также она относится к типу "Человек - Человек", так как предполагает общение и контакты с людьми.

Профессия инспектора по кадрам относится к классу "исполнительских", так как связана с исполнением решений, работой по заданному образцу, соблюдением имеющихся правил и нормативов, следованием инструкциям. Она требует организованности, исполнительности.

2 . Содержание деятельности

Основная деятельность инспектора по кадрам - работа по сопровождению персонала в организации, а также ведение делопроизводства.

Инспектор по кадрам обеспечивает прием, размещение и оформление принятых сотрудников, совместно с руководителями подразделений организует проведение их трудоустройства и работы по адаптации к производственной деятельности.

Инспектор по кадрам организует проведение аттестации работников предприятия, ее методическое и информационное обеспечение, принимает участие в анализе результатов аттестации, разработке мероприятий по реализации решений аттестационных комиссий, определяет круг специалистов, подлежащих повторной аттестации.

Инспектор по кадрам организует своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководителя предприятия. Ведет учет личного состава, выдачу справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников, хранение и заполнение трудовых книжек, ведение установленной документации по кадрам. Также занимается подготовкой материалов для представления персонала к поощрениям и награждениям.

Инспектор по кадрам может заниматься подготовкой документов по пенсионному страхованию, а также документов, необходимых для назначения пенсий работникам предприятия и их семьям, представление этих документов в органы социального обеспечения.

Инспектор по кадрам следит за обеспечением социальных гарантий трудящимся в области занятости, соблюдением порядка трудоустройства и переобучения высвобождающихся работников, предоставления им установленных льгот и компенсаций. Проводит систематический анализ кадровой работы на предприятии, разрабатывает предложения по ее улучшению.

Инспектор по кадрам организует табельный учет, составление и выполнение графиков отпусков, контроль над состоянием трудовой дисциплины в подразделениях предприятия и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка, анализ причин текучести кадров, разрабатывает мероприятия по укреплению трудовой дисциплины, снижению текучести кадров.

3 . Требования к знаниям и умениям специалиста

Для успешного освоения профессии инспектора отдела кадров необходимы базовые знания по обществознанию, юридическим наукам.

Квалифицированный инспектор отдела кадров должен знать :

Кадровое делопроизводство;

Трудовое законодательство;

Правила и внутренние нормативы кадровой деятельности в организации;

Основы документооборота и архивного дела, и т.п.;

Квалифицированный инспектор отдела кадров должен уметь:

Работать с документами, нормативными актами;

Взаимодействовать с людьми;

Осуществлять процесс трудоустройства, увольнения, рассчитывать отпуска и т.п.

4 . Требования к индивидуальным особенностям специалиста

Для успешной деятельности в качестве инспектора отдела кадров необходимо наличие следующих профессионально-важных качеств:

Способность к концентрации внимания;

Склонность к работе с информацией;

Склонность к работе в сфере общения;

Эмоциональная устойчивость.

5 . Условия труда

Инспектор отдела кадров может работать как самостоятельно, так и в коллективе, который может состоять из нескольких специалистов. Чаще всего представители данной профессии работают в помещениях. Это могут быть офисы компаний и организаций, либо даже домашние условия. Работа происходит преимущественно сидя, с использованием компьютера. Как правило, это спокойная деятельность, хотя и в работе инспектора отдела кадров могут периодически случаться командировки, разъезды или деловые встречи.

Инспектор отдела кадров имеет много ограничений в рамках своей деятельности. С одной стороны, он может принимать собственные решения при выполнении поставленных задач. С другой стороны, он часто ограничен требованиями и нормами своей профессии.

6 . Пути получения профессии

Базовым образованием для инспектора отдела кадров может служить юридическое, экономическое, педагогическое или психологическое профессиональное образование. Владея им, достаточно окончить специальные курсы по кадровому делопроизводству. Кроме того, во многих учебных заведениях существует специальность "специалиста по управлению персоналом". Для дальнейшего повышения квалификации специалистов существуют семинары и тренинги.

7 . Области применения профессии

Инспектора отдела кадров могут работать в таких организациях и сферах, как:

Предприятия и организации;

Государственный и коммерческий сектор;

Компании по аутсорсингу или аудиту кадровых услуг и т.п.;

8 . Перспективы карьерного роста

Инспектора отдела кадров могут специализироваться в конкретных сферах производства, бизнеса и прочей деятельности. Зачастую профессиональных рост инспектор отдела кадров связан с освоением новых приемов и способов кадрового делопроизводства, постоянным изучением новых норм, правил и основ трудового законодательства.

Также человек с профессией инспектора отдела кадров может осваивать смежные специализации, такие как: бухгалтер, юрист, менеджер по персоналу и т.п.

При этом профессия инспектора отдела кадров может предполагать и управленческий путь развития. В данном случае человек может начать руководить отделом кадров и выйти на уровень директора по персоналу.

В случае данного направления карьерного роста рекомендуется развивать управленческие умения, осваивать такие профессии, как: менеджер.

Список использованной литературы

1. Конституция Российской Федерации, 12.12.1993 г.

2. Басаков М.И. Современное делопроизводство. Учебное пособие.

Ростов-на-Дону, 2008. - 473 с.

3. Голикова Н. Б. Кисляева Л. Г. Система государственного управления XVIII века. // Очерки русской культуры XVII века. - М.: Изд. МГУ, 2000 - Ч.2 - С.44 - 109.

4. Ерошкин Н. П. История государственных учреждений дореволюционной России. - М.:Высшая Школа,2003.

5. Кудряев В.А. и др. История развития Российского делопроизводства. М., 2008.

6.Ларьков Н.С. Документоведение. Учебное пособие. М., 2006. - 427 с.

7. Павленко Н. И. Пётр Великий. - М.: Мысль, 2003 - С.536 - 637.

8. Трудовой Кодекс РФ от 30.12.01 №197- ФЗ в ред. от 01.12.07.

9. Гражданский Кодекс РФ, Часть I от 30.11.94 в ред. от 01.02.08.

10. Авдеев. В.В. Управление персоналом: оптимизация командной работы. Реинжиниринговая технология: учебное пособие.- М.: Финансы и статистика, 2008

11. Берд П. Продай себя. Тактика совершенствования вашего имиджа.-Минск. Амалфея, 2006.

12. Воробьев Л.А. Основы управления производством: Учебное пособие. Л.А. Воробьев. - Мн.: НПЖ "Финансы. Учет. Аудит", 1997.

13. Комисарова Г.А. Управление человеческими ресурсами: Учебное пособие. - М.: Дело, 2003.

14. Маслов Е.В. Управление персоналом предприятия.- М.: ИНФРА-М, Новосибирск: НГАУЭиУ, 2008.

15. Музыченко В. Управление персоналом. - М.: издательский центр "Академия", 2006. делопроизводство коллежский министерский инспектор

16. Управление организацией: Учебник / Под ред. А.Г. Поршнева, З.П. Румянцевой, Н.А. Саломатина, 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2002.

17. Федорова Н.В. Управление персоналом организации: Учебное пособие. - 2-е изд., перераб. / Н.В. Федорова, О.Ю. Минченкова. - М.: КНОРУС, 2005.

18. Шапиро С.А. Управление человеческими ресурсами.- М.: ГроссМедиа, 2007.

Размещено на сайт

Подобные документы

Понятие и значение делопроизводства. Возникновение делопроизводства в России. Приказное делопроизводство, система коллежского делопроизводства. Система министерского делопроизводства XIX-начала XX вв., рационализация управления и делопроизводства.

курсовая работа , добавлен 29.04.2014


Создание специальных органов для реализации властных полномочий. Особенности приказного делопроизводства. Основные виды документов коллежского делопроизводства. Принципы исполнительного делопроизводства. Главная особенность делопроизводства приказов.

курсовая работа , добавлен 30.03.2016


Особенности системы делопроизводства и унификация документов. Система приказного, колежского и министерского письмоводства в различные исторические периоды. Русские письмовники XVIII-XX века. Концепция образцовых текстов. Эпоха советской канцелярии.

дипломная работа , добавлен 09.02.2011


Анализ нормативных документов, регламентирующих организацию делопроизводства. Оценка службы документационного обеспечения управления на предприятии. Разработка предложений по автоматизации делопроизводства отдела кадров в среде "КАДРЫ SB" ООО "АДСК".

дипломная работа , добавлен 12.12.2011


Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению, порядок обращения с конфиденциальными документами. Способы сохранения конфиденциального делопроизводства. Секретные архивы. Обеспечение безопасность конфиденциального делопроизводства.

курсовая работа , добавлен 15.01.2017


Законодательное регулирование делопроизводства и архивного дела. Нормативно-методическое регулирование делопроизводства. Правовые основы стандартизации в Российской Федерации. Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации.

реферат , добавлен 08.10.2014


Сущность, понятие и основные характеристики делопроизводства. Столбцовое (приказное) делопроизводство, коллежское делопроизводство и исполнительное делопроизводство. История создания и развития делопроизводства. Характеристика профессии деловодов.

курсовая работа , добавлен 18.02.2009


Теоретические аспекты организации документационного обеспечения управления в учреждении здравоохранения. Отличия делопроизводства от документооборота. Западные системы автоматизации делопроизводства в России. Анализ документационного оборота больницы.

дипломная работа , добавлен 06.01.2013


Автоматизация делопроизводства в отделе кадров. Цели эффективности создания вычислительной системы. Разработка общего алгоритма функционирования системы и алгоритмов решения отдельных функциональных задач. Требования к рабочим местам пользователей ВС.

дипломная работа , добавлен 07.08.2012


Общая характеристика видов деятельности ООО "Безопасный город", знакомство с проблемами и методами организации делопроизводства. Знакомство со структурой нормативно-правовой базы делопроизводства. Анализ функций документационного обеспечения управления.

Документы появились с возникновением письменности. Документы, сохранившиеся на территории нашего государства с древнейших времен, свидетельствуют о документировании различных сторон жизнедеятельности отдельных людей и государства.

Летопись , повествуя об отношениях Древнерусского государства (IX-XII вв.) и Византии, сообщает содержание договоров, заключенных между ними. Это свидетельствует о наличии дипломатической документации. Дипломатические отношения фиксировались также в грамотах. Грамота удостоверяла личность посла, его полномочия для подписания договора.

Складывание система правовой документации

В XI в. были созданы выдающиеся письменные памятники русского права : Русская Правда, Правда Ярослава, Правда Ярославичей. К началу XII в. они были объединены в Краткую правду .

Важно знать, что большое значение, придававшееся охране частной собственности, вызвало необходимость фиксировать факт владения ею в различных грамотах. В грамотах фиксировались также привилегии купцов, доходы церкви, различные соглашения, завещания.

В период феодальной раздробленности (XIII-XV вв.) развитие феодальных отношений фиксировалось в частноправовых актах (вкладные, купчие грамоты на землю и иное имущество, кабалы закладные, заемные, служилые, на заем денег, движимого и недвижимого имущества, полные грамоты на продажу в рабство, отпускные грамоты при отпуске на ϲʙᴏбоду и др.) Отношения между княжествами закреплялись в договорах великих и удельных князей. Создаются письменные памятники права — судные грамоты . Властные указания подчиненным верховная власть фиксировала в указных грамотах . Судебная деятельность сопровождалась составлением судных списков» правовых грамот, бессудных грамот» мировых.

Побудут дьяки — лица, владеющие приемами работы с документами.

Документы повествовали на дорогостоящем материале — пергаменте . Стоит заметить, что он изготовлялся из козлиной или телячьей кожи, а лучшие сорта доставляли из ганзейских городов и Греции. Стоит сказать, для экономии текст, утративший ценность и значение, счищали, а лист пергамента использовали заново.

Это время накопления опыта в области составления документов, когда формировались традиции в оформлении документов, устанавливались приемы их удостоверения — подписи, скрепы, печати, возникали стадии написания документа — черновик и беловик. При этом говорить о делопроизводстве как о системе определенных правил в период существования Древнерусского государства и во время феодальной раздробленности нельзя. Это период накопления традиций и обычаев в работе с официальными документами .

в России складывается из нескольких периодов:

• дореволюционного делопроизводства (XVI — начало XX в.);
• советского делопроизводства (октябрь 1917-1991 г.);
• постсоветского периода (1991 — по настоящее время)

Делопроизводство дореволюционной России

Делопроизводство дореволюционной России включает три этапа:

• первый этап — приказное делопроизводство (XVI — XVII в.);
• второй этап — коллежское делопроизводство (XIII в.);
• третий этап — исполнительное делопроизводство (XIX — начало XX в.)

События [[Октябрь 1917|октября 1917 г]]. в корне изменили систему государственных учреждений в России. Высшим органом государственной власти стал Всероссийский съезд Советов. Исполнительным органом между съездами был Всероссийский Центральный Исполнительный Комитет (ВЦИК) Высший орган управления был назван Совет народных комиссаров (Совнарком) Отраслевыми органами управления являлись народные комиссариаты (наркоматы) Органами государственной власти на местах были губернские и уездные Советы, а органами государственного управления — их исполнительные комитеты (исполкомы)

Первые годы советской власти ознаменованы поисками правил организации делопроизводства, отвечавших задачам, кᴏᴛᴏᴩые ставила новая власть.

Были изданы декреты , регламентировавшие порядок законотворческой деятельности (декрет СНК от 30 октября 1917 г. «О порядке утверждения и опубликования законов», декрет СНК от 18 ноября 1918 г. «О времени вступления в силу узаконений и распоряжений правительства») Порядок оформления официальных советских документов был установлен постановлением СНК от 2 марта 1918 г. «О форме бланков государственных учреждений»; порядок использования печатей декретами ВЦИК и СНК от б июля 1922 т. «О порядке пользования печатями с государственным гербом». Постановление Совета Рабочей и Крестьянской Обороны от 8 декабря 1918 г. «О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранении канцелярской волокиты» было направлено на сокращение потока документов и предписывало заменить переписку переговорами по телефону, деловые бумаги — телефонограммами и установить контроль за всеми распорядительными документами. Всем советским учреждениям вменялось в обязанность исполнять постановления и распоряжения центральной власти точно и беспрекословно. Ту же цель преследовал декрет «Об упрощении делопроизводства и переписки в советских учреждениях», подготовленный в декабре 1918 г. Совещанием по вопросу упрощения делопроизводства в советских учреждениях при Юрисконсультом отделе Наркомата госконтроля.

1920-1930-е годы особый период в развитии советского делопроизводства, так как ϶ᴛᴏ время массового движения, названного научной организацией труда (НОТ) и научной организацией управленческого труда (НОУТ) Движение за НОУТ оказало значительное влияние на формирование и развитие делопроизводства.

В рамках ϶ᴛᴏго движения были открыты научно-исследовательские институты: Таганрогский и Казанский институты научной организации труда. Координация работы по НОТ была возложена на Совет по научной организации труда (Совнот), созданный при коллегии Наркомата Рабоче-Крестьянской инспекции (НКРКИ) в 1923 г.

В ϶ᴛᴏт период были созданы общественные организации, занимавшиеся вопросами управления: Клуб работников административного дела, Объединение работников учета, Ассоциация работников управленческого дела.

Исключая выше сказанное, в рамках движения за НОУТ в каждом крупном учреждении и на предприятии создаются ячейки (бюро, сектора и др.) НОУТ.

Издавались журналы, на страницах кᴏᴛᴏᴩых рассматривались проблемы управления и работы с документами: «Отметим, что техника управления», «Вопросы организации и управления», «Система и организация», «Время», «Организация труда». Издается много литературы по вопросам делопроизводства. Среди них были и фундаментальные теоретические исследования и пособия по делопроизводству для учащихся и практиков.

В 1920-х годах издаются правовые акты, в кᴏᴛᴏᴩых нашли отражение наряду с прочим и вопросы документирования: Конституция СССР 1924 г. уточнила виды документов, издаваемых органами государственной власти и управления, порядок их издания. Декреты ВЦИК СССР установили право национальных республик и областей вести делопроизводство в государственных органах на национальных языках. Документы, направляемые за пределы республики, должны были писаться на двух языках: русском и национальном или только на русском языке.

Важно знать, что большое значение для развития советского делопроизводства имело создание при НКРКИ в 1925 г. акционерного общества — Государственного бюро организационного строительства (Оргстрой)

Главным направлением деятельности Оргстроя была рационализация делопроизводства .

Для внедрения результатов разработок, кᴏᴛᴏᴩыми занимался Оргстрой, требовалось их теоретическое обоснование, основанное на серьезной научной базе.

Таким учреждением стал созданный в 1926 г. при НКРКИ Институт техники управления (ИТУ)

ИТУ теснейшим образом сотрудничал с Оргстроем. Методики и обследования, научно обоснованные методы совершенствования делопроизводства, разработанные ИТУ, Оргстрой применял на практике, внедрял их в деятельность учреждений: метод непосредственных наблюдений, опроса (интервьюирования), актирования, фотографии, самофотографии рабочего дня, хронометража. Все данные методы и в настоящее время применяются при изучении системы делопроизводства, его анализе и разработке предложений по рационализации.

В 1928 г. ИТУ совместно с Центрархивом РСФСР подготовил «Правила постановки архивной части делопроизводства в государственных, профессиональных и кооперативных учреждениях и предприятиях РСФСР». Правила имели большое значение для организации текущего хранения документов в делопроизводстве, а также устанавливали порядок их уничтожения.

В 1931 г. ИТУ разработал проект «Общих правил документации и документооборота», предполагающий введение единых правил делопроизводства в общесоюзном масштабе. Это была первая попытка создания единой системы делопроизводства, так как «Общие правила...» должны были стать нормативной основой разработки инструкций по делопроизводству для каждого советского учреждения и предприятия. Но вследствие ликвидации ИТУ в апреле 1932 г. правила не были доработаны и утверждены. После ликвидации ИТУ в СССР не стало единого центра научной разработки постановки делопроизводства.

В истории делопроизводства начался длительный период ведомственного регулирования работы с официальными документами, в ϶ᴛᴏ время каждое ведомство решало вопросы организации делопроизводства по-ϲʙᴏему.

Значительное влияние на процессы документирования оказала Конституция 1936 г., впервые за годы советской власти законодательно закрепившая иерархию управленческих документов, четко определив, какие виды распорядительных документов должен издавать конкретный орган власти и управления, а также учреждения, организации и предприятия.

В 1943 г. Главное архивное управление СССР предприняло еще одну попытку создать единые нормы в работе с официальными документами . Был подготовлен проект «Инструкции по постановке документальной части и охране документальных материалов в текущем делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий СССР». При этом и в ϶ᴛᴏт раз документ не был утвержден.

В том же году издан первый перечень типовых управленческих документов , установивший сроки их хранения. Перечень стал основой экспертизы ценности документов и в делопроизводстве, и в архиве.

Не стоит забывать, что важной вехой для развития советского делопроизводства явилось решение Правительства СССР 1959 г. о разработке единой государственной системы делопроизводства для учреждений и предприятий страны на базе широкого использования технических средств. Постановлением Совета Министров СССР от 25 июля 1963 г. «О мерах по улучшению архивного дела в СССР» головной организацией по разработке Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД) назначается Главное архивное управление при Правительстве СССР (ГАУ СССР) При ГАУ СССР в 1966 г. был создан Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), основной целью кᴏᴛᴏᴩого была разработка ЕГСД.

Важно заметить, что одновременно начинается решение вопроса о подготовке кадров: в ряде средних школ с 1962/63 уч. г. начата подготовка учащихся по специальности «Делопроизводство». В 1964 г. в Московском государственном историко-архивном институте (МГИАИ) был открыт первый в СССР факультет государственного делопроизводства (ФГД), готовящий специалистов с высшим образованием для работы по до- кументационному обеспечению управления.

С ϶ᴛᴏго времени ВНИИДАД разрабатывал нормативно-методическую базу делопроизводства, ФГД (в настоящее время — факультет документоведения РГГУ) готовил специалистов для работы с документами.

Отметим, что тесное сотрудничество МГИАИ и ВНИИДАД дало значительный эффект для развития отечественного делопроизводства уже в 1970 — 1980-е годы. Начались систематические, целенаправленные исследования теоретических и методических проблем документове- дения, находившие воплощение в конкретных прикладных разработках общегосударственного характера.

Не стоит забывать, что важнейшей из них стала Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД), одобренная Комитетом по науке и технике СССР в сентябре 1973 г.
Стоит отметить, что основные положения ЕГСД — ϶ᴛᴏ научно упорядоченный комплекс правил, нормативов, рекомендаций, определивших и регламентировавших организацию делопроизводственных процессов в учреждениях, организациях, предприятиях СССР. Ее главная цель — усовершенствовать на единой основе организацию делопроизводства путем внедрения единых форм и методов работы с документами.
Стоит отметить, что основные положения ЕГСД установили правила документирования управленческой деятельности (кᴏᴛᴏᴩые распространялись только на организационно-распорядительные документы), содержали рекомендации по организации работы с документами, определяли основы организации труда делопроизводственного персонала и механизации делопроизводственных процессов. Впервые за прошедшие десятилетия была создана комплексная система делопроизводства, носившая общегосударственный характер, но, к сожалению, не получившая официального статуса.

В 1988 г. руководство Главархива СССР утвердило ее вторую редакцию, названную Единая государственная система документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ) Стоит сказать - положения ЕГСДОУ распространялись на все системы документации, включая документы, создаваемые средствами вычислительной техники и микрографии.

Вторым значительным направлением совершенствования делопроизводства стала унификация и стандартизация состава и правил оформления управленческой документации, активно развивающаяся с 1970-х годов.

Первые ГОСТы на организационно-распорядительную документацию (ОРД) были введены в действие в 1972 г. — ГОСТ 6.38-72 «Система организационно-распорядительной документации.
Стоит отметить, что основные положения» и ГОСТ 6.39-72 «Система организационно-распорядительной документации. Формуляр-образец».

В связи с разработкой Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД) данные ГОСТы были в 1978 г. утверждены в новой редакции и в 1990 г. переработаны и объединены в ГОСТ 6.38-90 «Унифицированная система документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Стандарты на ОРД установили состав реквизитов, правила их оформления и расположения, требования к бланкам, к текстам документов и документам, изготавливаемым с помощью печатающих устройств.

Отдельным направлением совершенствования работы с документами стала унификация терминологии, применяемой в делопроизводстве и архивном деле. Толкование терминов стало однозначным вследствие введения ГОСТ 16487-70 «Делопроизводство и архивное дело. Отметим, что термины и определения» (переработан в 1983 и 1998 гг.) Единая терминология позволяет однозначно воспринимать как нормативно-методические документы, так и специальную литературу. Официальные термины используют и при разработке локальных нормативных документов в любой организации.

С 1970-х годов в управление стали внедрять средства вычислительной техники и в ϶ᴛᴏй связи начинается разработка автоматизированных средств управления (АСУ) для решения управленческих и производственных задач. Внедрение АСУ потребовало унификации документов. В середине 1970-х годов были утверждены первые унифицированные системы документации (УСД) УСД представляют собой комплексы взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Материал опубликован на http://сайт

Стоит сказать - полный перечень УСД дан в Общесоюзном классификаторе управленческой документации (ОКУД), изданном в 1983 г.

В состав УСД вошла Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД) Стоит заметить, что она включала ГОСТ 6.15.1-75 «Основные положения», установивший назначение и состав УСОРД, требования к формам и текстам документов, правила их утверждения и регистрации; ГОСТ 6.38-75, ГОСТ 6.39-75 , а также Альбом унифицированных форм документов и Методические указания по их применению.

Особое значение ϶ᴛᴏй системы заключается в ее практически повсеместном применении в учреждениях, организациях и на предприятиях.

В 1980-е годы переработана нормативно-методическая база хранения документов в делопроизводстве и архиве. В 1986 г. изданы «Основные правила работы ведомственных архивов», кᴏᴛᴏᴩые содержали правила хранения документов, формирования документов в дела, их экспертизы, учета и комплектования архива. В 1989 г. издан «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств, учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения», кᴏᴛᴏᴩый также явился практическим пособием каждой делопроизводственной службы при организации хранения документов.

В 1980-е годы разрабатывались нормативы времени на делопроизводственные операции. На основе установленных формул трудозатрат можно было рассчитать количественный состав работников делопроизводственной службы.
Стоит отметить, что основанием для ϶ᴛᴏго служили вышедшие в 1988 г. Укрупненные нормативы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию и Единые нормы времени (выработки) на машинописные работы, разработанные Центральным бюро нормативов по труду Государственного комитета СССР по труду и социальным вопросам.

Делопроизводство в современной России

Развитие делопроизводства в 1970-80-е годы явилось основой для постановки делопроизводства в Российской Федерации.

Этот третий этап истории делопроизводства характеризуется, прежде всего, существенными изменениями в социальной и экономической сферах. С 1990-х годов в России началось активное создание негосударственных организаций (акционерные общества, общества с ограниченной ответственностью, унитарные предприятия и др.) В большей части данных организаций делопроизводство создавалось заново. С начала 1990-х годов в Российской Федерации стала развиваться законодательная и нормативная правовая база , кᴏᴛᴏᴩая установила требования как к документам, так и к работе с ними.

1.1. История развитие системы государственного делопроизводства в России

1.1.1. Делопроизводство в Древней Руси

С образования древнерусского государства письмен­ность стала инструментом для ведения дипломатической переписки с другими странами, заключения межгосудар­ственных договоров. В условиях формирования социально дифференцированного общества возникла необходимость в составлении завещаний, записях о долгах, заключении торговых контрактов и т.п. Уже в те давние времена до­кумент служил гарантией выполнения обязательств и ему придавалось большое значение.

Важные документы древнерусские князья хранили бе­режнее, чем драгоценности. Известно, что во времена Яро­слава Владимировича Мудрого собрание наиболее важных грамот и договоров Руси хранилось в Михайловском при­деле Софийского собора. Считается, что именно здесь были сосредоточены и документы времен до Владимира Свято­славовича. Еще одним хранилищем документов являлся Киево-Печерский монастырь, основанный при Ярославе выходцем из Черниговщины преподобным Антонием.

Из-за пожаров, княжеских междоусобиц и монголо-татарского нашествия большая часть документов древне­русских времен погибла. Лишь отдельные из них дошли до нашего времени. Наиболее древние из них - рукописные книги «Остромирово Евангелие» 1056-1057 гг. и «Сборник Святослава» 1073 и 1076 гг., произведения оригинальной древнерусской литературы «Поучение к братии» епископа Луки, «Слово о законе и благодати» митрополита Иллари­она, «Житие Бориса и Глеба» и т.п. Все они на сегодняш­ний день являются не только памятниками письменности и литературы, но и документами той эпохи.

Наиболее значимым историческим документом явля­ется Повесть временных лет, также дошедшая до нас не в оригинале, а в более поздних списках. Одним из них явля­ется Лаврентиевский список, названный по имени монаха Лаврентия, который составил его в 1377 г., и Ипатьевский список (от Ипатьевского монастыря в Костроме, где он был найден), датированный началом XV в. Именно в этом до­кументе содержатся сведения о первых международных ак­тах - договорах Руси с иностранными государствами.

Одним из древних документов - сборников норм пра­ва является Правда Русская, или Русская правда (термин «правда» здесь означает закон). Этот документ не сохра­нился. До нашего времени дошли лишь многочисленные списки (копии), из которых наиболее старинные датиру­ются XIII в. (их около 300).

Важными документами той эпохи были «княжьи уста­вы» и «уроки», а также церковные уставы. Княжьи уставы были направлены на дополнение или укрепление внут­ренних государственных норм и порядков, как, например, Устав Владимира Мономаха, который стал дополнением и своеобразной частью Русской правды. Под «уроками» подразумеваются постановления князей преимуществен­но финансового характера. Церковные уставы имели цель упорядочить правовое положение церкви в государстве, а также церковных судов, и обеспечить церковь материаль­но. Сохранились церковные уставы князей Владимира Свя­тославовича и Ярослава Владимировича. Первый известен в копии XIII в., второй - XIV в.

Документально закреплялись обычно три типа отноше­ний: государственные, производственные и гражданские. Письменные документы, дошедшие до нашего времени, свидетельствуют о том, что до X в. в основном документи­ровались правовые отношения между гражданами.

Подорожные грамоты, письменные завещания и другие документы того времени позволяют сделать вывод о том, что в древнерусском государстве существовала культура составления и оформления подобных документов. В специ­альных школах велась подготовка писцов, судейских секре­тарей, печатников (хранителей печати).

Язык документов Киевской Руси - старославянский.

Писались документы на дорогостоящем пергаменте - специальной тонко выделанной бараньей, козлиной или телячьей коже. Утратившие силу документы счищались с пергамента, после чего он использовался снова. Поэтому почти не сохранилось документов тех времен. С X в. перга­мент стал вытесняться бумагой. Документы писались гуси­ными перьями. Химический состав бумаги и чернил обес­печили большую долговечность текстов, поэтому до наших дней дошло множество документов того времени.

В XI-XV вв. развиваются законодательные основы го­сударства. Это приводит к зарождению русской системы делопроизводства, формируется круг работников, занимав­шихся созданием и обработкой документов. Решением во­просов государственного управления занималось княжеско-боярское окружение. Устанавливаются правила засвиде­тельствования документов подписями (скрепами), печатя­ми, «мостами» князей, городов и отдельных чиновников. В этот период создаются первые формулярники - пособия по делопроизводству с образцами наиболее распространен­ных документов. Центрами ведения и хранения документов были храмы, монастыри, гостиные дворы.

Становление и централизация московского государства приводит к развитию государственного управления и дело­производства.

До XV в. в Московском княжестве система управления имела дворцово-вотчинный характер. Боярская Дума была высшим государственным учреждением. Органами цен­трального управления были так называемые пути: соколь­ничий, ловчий, конюший, стольничий, чашничий. Само государство делилось на уезды, станы и волости во главе с наместниками и волостелями, компетенция которых рас­пространялась и на вотчины. Делопроизводство вели дья­ки, а при наместниках - писари и подьячие.

1.1.2. Приказное делопроизводство

Система государственного делопроизводства Москов­ского княжества начинает складываться в середине XV в.

Тогда были организованы первые государственные учреж­дения - присутственные места, или приказы. Количество приказов как мест создания документов в XVII в. состав­ляло от 40 до 70.

Приказами стали называть и основные документы, соз­даваемые там - поручения князя боярам. Смысл слова «приказ» (как распоряжение) в документоведении остался неизменным и до наших дней.

Во главе отдельного приказа стоял приказной судья, в его ведении состояли дьяки (составители документов) - от одного до десяти. В ведении дьяков находились подья­чие, которые в соответствии со стажем работы делились на «старых», «середних» и «молодых». В крупных прика­зах подьячие объединялись по территориальному принци­пу в «столы» или повытья - структурные подразделения приказов. Старшим подьячим, наиболее опытным и ува­жаемым, и подьячим «средней руки» доверялась сложная работа, связанная с подготовкой решений по делам, хране­нием дел, опечатыванием архивных сундуков. Младшие по­дьячие не пользовались особым доверием. Многие царские указы XVII в. обращают внимание на необходимость строго контролировать их работу.

Работа с документами в приказном делопроизводстве включала следующие основные этапы: поступление доку­мента на рассмотрение и его регистрация (проставления даты); подготовка дела к «докладу» (старшим дьякам); рас­смотрение дела; оформление решения по делу («отпуск»), заверение документа дьяком, который ставил свою подпись. Несмотря на небольшое число видов документов, форму­ляр документа еще не сложился, а устойчивые формулы использовались в основном в обращениях (кому пишет - от кого). Законченные дела стали хранить отдельно от тех, с которыми еще велась работа. Появились первые «ведом­ственные архивы» - сундуки и шкафы для хранения дел.

Развитию актового делопроизводства способствовало принятие Устава 1566 г., который предусматривал ведение всех документов «словы русскими». В документах той поры прослеживается стремление придерживаться канцелярско­го стиля изложения, хотя и встречаются элементы живого разговорного языка, характерного для представителей фео­дального общества. Учитывая значимость актовых книг, всегда принимались меры для их сохранения. Устав обязы­вал помещиков каждого уезда «збудовать такое место, где бы завжды книги земские безпечне от всякой пригоды были захованы» и хранились «у скрынях моцных за тремя замка­ми». К сожалению, большая часть актовых книг утрачена. Ныне общее количество актовых книг составляет 7500 то­мов, которые вмещают около 5 млн документов-записей.

1.1.3. Коллежское делопроизводство

Крупные шаги в развитии системы делопроизводства в России сделал Петр I.

В канцелярии созданного им Се­ната действовала система регистрации входящих и исходя­щих документов, контроля за их прохождением по столам, а затем и исполнением в присутственных местах. Решения по делам создавались коллегиально, собранием сенаторов.

Вместо приказов были созданы 12 коллегий: Иностран­ных дел, Военная, Адмиралтейская, Камер-коллегия, Штатс-контор-коллегия, Ревизион-коллегия, Берг-коллегия, Ма­нуфактур-коллегия, Коммерц-коллегия, Юстиц-коллегия, Вотчинная и Главный магистрат. Система делопроизводст­ва получила название «коллежской», по названию учреж­дений нового типа.

Основой для работы коллегий стал изданный Петром I в 1720 г. «Генеральный регламент». Последний точно оп­ределял все вопросы деятельности коллегии и канцелярии как ее структурного подразделения, занимающегося дело­производственной деятельностью.

Управляющим канцелярией является секретарь. На нем лежит ответственность за организацию делопроизводства коллегии, подготовку дел к слушанию, докладывание дел на заседании коллегии, ведение справочной работы по де­лам, оформление решений и контроль над их исполнени­ем, хранение печати коллегии. Кроме секретаря в состав канцелярии входили: нотариус (вел протоколы заседаний и реестр дел), регистратор (вел регистрационные книги входящих и исходящих документов), актуариус (вел об­щий журнал входящих документов и отвечал за сохран­ность бумаг и канцелярские принадлежности), канцеляри­сты (выдавали под расписку документы и готовили дела к докладу), копиисты, переводчики, толмачи (для устного перевода) и вахмистр (сторож для охраны). Отдельно так­же организовывались архивы, обязанности хранения были возложены на архивариусов. Дела должны были сдаваться в архив по описи и под расписку. По всем делам в архиве велась опись («алфавит дел»).

Таким образом, система делопроизводства XVIII в. была основана на обширной законодательной базе, строгом за­креплении обязанностей как учреждений и их структурных подразделений, так и отдельных должностных лиц.

1.1.4. Министерское делопроизводство

Принципы министерского делопроизводства зародились еще при действующей системе коллежского делопроизвод­ства, когда председатели коллегий приобретали все больший вес в своих учреждениях и становились фактически едины­ми начальниками, принимавшими решения по делам.

В начале XIX в. были созданы первые министерства: военно-морских сил, иностранных дел, внутренних дел, ком­мерции, финансов, народного просвещения, юстиции и го­сударственное казначейство. Принцип коллегиальности принимаемых решений был в них сохранен, но последнее слово оставалось за начальниками - министрами. Мини­стру подчинялись департаменты, структурными подраз­делениями которых были отделения, состоявшие, в свою очередь, из столов. Делопроизводством министерства за­нималась канцелярия, решения по вопросам и документам принимал совет министра.

Тогда же был учрежден Комитет министров - высшее административное учреждение, действовавшее на колле­гиальных началах и рассматривавшее дела, выходящие за рамки компетенции отдельного министра и требующие со­вместного согласованного решения.

В это время появилось само понятие делопроизводства, как решение вопросов, начиная от поступления или созда­ния документа до его архивного хранения. Основной зада­чей делопроизводства считалось рассмотрение вопросов, принятие управленческих решений и организация управ­ления.

Начальной стадией работы с документами была их регист­рация при поступлении в министерство или отправке вновь созданных документов для работы. При этом для регистра­ции документов, направляемых в вышестоящие учреждения и подчиненным местам и писцам, существовали отдельные журналы. При отправке дел в подчиненные структуры они обязаны были сообщать об исполнении отправленной бума­ги. Контроль над исполнением дел, возлагался на начальни­ков отделений и директоров департаментов. На основе ве­домостей по исполнению документов в конце каждого года в канцелярии составлялась общая ведомость по всем депар­таментам и канцелярии министерства. Последняя стадия де­лопроизводства - отчеты (финансовые, отчеты по деятель­ности и планы на следующий год).

Система делопроизводства того времени была регламен­тирована Общим учреждением министерств и Сводом за­конов, которые четко оговаривали принципы деятельности учреждений различной подчиненности и ведение дел в них. Стали регулярно издаваться письмовники (сборники об­разцов документов). Появились теоретические разработки в области делопроизводства.

В конце XIX - начале XX вв. появляются новые техни­ческие средства - пишущие машинки, телеграф, затем те­лефон. С ними пришла возможность ускорения процессов делопроизводства, роста документооборота при уменьше­нии объема документов (за счет более компактного распо­ложения текста).

1.1.5. Делопроизводство в СССР в XX веке

Современные российские технологии ДОУ развивались постепенно, уходя корнями в традиции предшествующих периодов. В развитии делопроизводства СССР в XX в. было три основных периода: перестройка всей системы ор­ганизации делопроизводства в 1920-1930-х гг., период поч­ти полного отсутствия разработок в этой области в 1940- 1950-х гг. и развитие обширной законодательной базы, норм и правил делопроизводства в 1960-1990-х гг.

Смена государственной системы в 1917 г. сопровожда­лась перестройкой концепции управления страной в целом, аппарата государственных учреждений, а, следовательно, и смены системы делопроизводства. В первую очередь - ускорения процессов обработки документов и прохожде­ния дел по инстанциям.

Для управления государством был создан Совет Народ­ных Комиссаров (Совнарком, СНК), управлявший 13 от­раслевыми народными комиссариатами (наркоматами).

После Октябрьской революции 1917 г., так как старые работники министерств были уволены, для работы в учреж­дениях были привлечены профессиональные революцио­неры, рабочие, солдаты и прочие не имеющие специально­го образования кадры. Уровень ДОУ понизился, а любая власть объективно нуждается в укреплении и упорядоче­нии своего положения. Она не может стабильно существо­вать в условиях беспорядочного управления с неподготов­ленными сотрудниками аппарата управления. Необходимо было упорядочить процессы документирования.

Для этого стали использовать опыт работы предшест­венников, ведь рядом с новыми руководителями на своих рабочих местах оставались и многие царские чиновники. Так, при создании проекта Положения о письмоводстве и делопроизводстве за основу был принят аналогичный по наименованию и содержанию документ военного ведомст­ва 1911 г. Изменения в проекте были незначительными: ис­ключение устаревших канцелярских шаблонов при состав­лении текстов документов, рекомендации по уменьшению форматов бумаги в целях ее экономии и т.п. Однако эта работа не была доведена до конца.

К тому же на уровне делопроизводства негативно отра­жались последствия Гражданской войны, необходимость экономить бумагу и средства письма. Для создания доку­ментов стала использоваться низкосортная желтая бумага, иногда оберточная или папиросная, чернила разбавлялись. Все это сказалось через несколько десятков лет, когда ар­хивные документы начали стремительно портиться, бумага рассыпалась, выцветала, чернила теряли яркость вплоть до полной потери текста.

Для обеспечения законодательной базы новой систе­мы делопроизводства был издан Декрет СНК РСФСР от 30.10.1917 «О порядке утверждения и опубликования за­конов». Для улучшения качества оформления документов был принят Декрет СНК РСФСР от 02.03.1918 «О форме бланков государственных учреждений». В нем перечисля­лись обязательные реквизиты бланков документов, много внимания уделялось упрощению и рационализации дело­производства. Затем было издано постановление Совета рабочей и крестьянской обороны от 08.12.1918 «О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранении канцелярской волокиты». Были доработаны и начали применяться Положения о письмоводстве и дело­производстве. Также были разработаны и другие нормативно-методические документы в сфере ДОУ.

В 1920-е гг. стали проводиться исследования в области научной организации труда (НОТ), совершенствования до­кументирования исполнения, планирования и учета, улуч­шения делопроизводства в аппарате управления. Интерес­ные и перспективные разработки проблем делопроизводства велись также в Государственном институте техники управ­ления (основан в 1926 г.). Изучение вопросов проходило по следующим основным направлениям: документооборот учреждений и методы его оптимизации; способы регистра­ции документов, выработка рациональных методов учета документации; контроль исполнения документов; хранение документов.

Предлагаемая новая система делопроизводства основы­валась на следующих общих принципах, во многом актуаль­но звучащих и сегодня:

Организация делопроизводства должна быть единой для всего учреждения;

Регистрация документов должна быть однократной и производиться в самой упрощенной форме;

Отказ, где возможно, от регистрации вообще;

Число инстанций, через которые проходит каждый документ, сокращается до минимума;

Справочная работа обеспечивается с наименьшей за­тратой времени;

Контроль исполнения документов должен быть про­веркой по существу, не носить формальный характер;

Наблюдение, руководство и ответственность за по­становку делопроизводства возлагается на определенное лицо.

В 1928 г. Государственным институтом техники управ­ления совместно с Центрархивом РСФСР были подго­товлены и изданы Правила постановки архивной части делопроизводства в государственных, профессиональных и кооперативных учреждениях и предприятиях РСФСР, в которых давались рекомендации по составлению переч­ней документов и дел, циркулирующих в учреждениях, и правила их уничтожения (для документов с истекшими сроками хранения).

К концу 1920-х гг. остро встала проблема унификации и стандартизации документооборота. Были разработаны стандарты составления различных видов документов, фор­маты бланков. Стандартизировались материалы, приме­няемые в делопроизводстве (бумага, чернила, ленты для пишущих машинок и т.п.). В делопроизводстве появляют­ся системы специальной документации - статистическая, плановая, бухгалтерская, кадровая. Издаются отраслевые, нормативные и методические материалы: инструкции по ведению делопроизводства, указания, правила и т.д. Про­водятся исследования по стандартизации и унификации специальных систем документирования.

В 1931 г. был издан проект Общих правил документации и документооборота. В нем был аккумулирован передовой практический опыт, накопленный к тому времени различ­ными ведомствами и организациями, обобщены исследова­ния отечественных и зарубежных ученых.

Великая Отечественная война, а затем необходимость восстановления хозяйства после нее привели к почти пол­ному отсутствию теоретических и практических разработок в области ДОУ в 1940-1950-е гг.

Интерес к делопроизвод­ственной основе управления возродился только к началу 1960-х гг., что негативно отразилось на развитии концеп­ции безбумажного документооборота, которая в это время широко внедрялась за рубежом.

В 1960-1980-е гг. была разработана обширная законода­тельная база в области делопроизводства, созданы система стандартов по документации, общесоюзные классифика­торы, УСД. Постановлением Совета Министров РСФСР от 30.09.1961 «О мерах по улучшению делопроизводства в учреждениях и организациях РСФСР» была утверждена Примерная инструкция о делопроизводстве для учрежде­ний и организаций РСФСР.

В 1963 г. Главное архивное управление при Совете Мини­стров СССР (Главархив СССР) выпустило Основные пра­вила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций, предприятий СССР, которые на протяжении многих лет были руково­дящим материалом (единственным), способствовали упоря­дочению деятельности служб документации и архивов. Вы­шло постановление Совета Министров СССР от 25.07.1963 «О мерах по улучшению архивного дела в СССР».

Тогда же была осознана необходимость создания единой системы делопроизводства, унификации делопроизвод­ственных работ. Разработку ЕГСД поручили Главархиву СССР. В 1966 г. в рамках Главархива СССР был учрежден Всесоюзный научно-исследовательский институт докумен- товедения и архивного дела (ВНИИДАД), которому была передана разработка ЕГСД.

В 1973 г. Основные положения ЕГСД были одобрены Госкомитетом СССР по науке и технике и рекомендованы министерствам, ведомствам и организациям для использо­вания.

Основными моментами развития делопроизводства в 1980-х гг. стали разработка и издание ГОСТ на управлен­ческие документы, общесоюзных классификаторов (ОКУД, ОКПО, ОКОНХ и др.) информации, УСД и госстандартов на эти системы.

В конце 1980-х гг. на основе ЕГСД была создана ГСДОУ. Приказом Главархива СССР от 25.05.1988 была утвержде­на «Государственная система документационного обеспече­ния управления (ГСДОУ). Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения». Последняя до настоящего времени остается основным нормативным документом по организации дело­производства в нашей стране. При неоднократных переиз­даниях ГСДОУ редактировалась, актуализировалась, из нее изымались и добавлялись отдельные положения.

На основе изложенного можно заключить, что традици­онная российская технология процессов ДОУ имеет следу­ющие особенности:

Четко выраженный вертикальный характер движения документов (руководитель - исполнитель - руководи­тель) внутри организации; отслеживание всего комплекса работ с документами в регистрационных журналах или ма­шинописных картотеках, куда заносятся все сведения о до­кументах, их перемещениях, резолюциях начальства, кон­троле сроков исполнения, отчетах и т.п.;

Ведение централизованных регистрационно-контрольных и отчетных массивов (файлов, картотек или жур­налов);

Для обеспечения единого порядка обработки доку­ментов предусматривается создание специализированных служб: управлений делами, секретариатов, канцелярий;

Относительно небольшое разнообразие процессов де­лопроизводства и документооборота, их высокая степень стандартизации;

Основы технологии ДОУ закреплены в государствен­ных нормативно-методических документах.

Основная проблема данной технологии - централизо­ванное оперативное отслеживание движения документов, поскольку эта технология требует как получения своевре­менной информации, так и ведения объемных РКК. При этом делопроизводство фактически отделено от работы с самими документами: руководители и исполнители ра­ботают непосредственно с документами (или их копиями), а делопроизводственный персонал отслеживает их дейст­вия с помощью РКК.

1.2. Современное делопроизводство: цели, задачи и основные принципы

1.2.1. Понятие делопроизводства

Термин «делопроизводство» появился во второй поло­вине XVIII в. Первоначальное значение этого термина не соответствовало современному пониманию. Слово «дело» обозначало не только папку с документами, но и сам решае­мый вопрос. Делопроизводство (производство дела) опре­деляло процесс решения дела.

В настоящее время значение этого термина изменилось. Современное делопроизводство означает организацию ин­формационного сопровождения дел, т.е. ведение докумен­тации по их рассмотрению.

Новое значение термина определяет главную цель дело­производства - информационное обеспечение управления. Поэтому синонимом делопроизводства считается словосо­четание ДОУ.

Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечи­вающая документирование и организацию работы с офици­альными документами. Информация, содержащаяся в до­кументах, необходима для стабильной деятельности любой организации. На основе ее принимаются соответствующие управленческие решения.

Процедуры делопроизводства регулируются законами РФ, государственными и отраслевыми стандартами, клас­сификаторами и инструкциями, а также инструкциями по делопроизводству конкретной организации, предприятия либо учреждения.

Перед делопроизводством стоят следующие цели:

Фиксирование информации (создание текстовых до­кументов в сфере управления);

Организация работы с документами (создание усло­вий, обеспечивающих движение, поиск и хранение доку­ментов в процессе делопроизводства).

Цели делопроизводства определяют его основные зада­чи: создание документов, т.е. фиксация их на каком-либо носителе (бумажном, электронном и др.); регистрация до­кументов; передача документов для их последующего ис­полнения или принятия по ним решений; систематизация документов; организация документооборота в организации и др.

Документ на бумаге все еще остается самым массовым носителем управленческой информации, поэтому, наряду с термином «делопроизводство», часто используют опре­деление ДОУ. В современном делопроизводстве все шире применяются электронные формы документа. Набирая до­кумент на клавиатуре компьютера, пользователь получает файл на диске, а с помощью принтера - твердую копию файла - бумажный документ. Последний может быть по­лучен другой организацией по почте и вновь с помощью сканера превращен в электронный документ - файл. Нако­нец, файлы без распечатывания могут пересылаться в дру­гую организацию по электронной почте.

Классификация документов происходит по многим фак­торам: по видам, по форме, по содержанию, по происхожде­нию, по срокам хранения и т.д.

Каждый документ имеет определенную форму и рек­визиты, причем для многих документов число реквизитов строго ограничено. В состав каждого документа входит ряд элементов (реквизитов): текст, название вида, автор, адре­сат, дата, подпись и др. Основным реквизитом документа является его текст - речевая информация, зафиксирован­ная любым типом письма или любой системой звукозаписи. Документ, созданный организацией или должностным ли­цом и оформленный в установленном порядке, называется официальным (управленческим). Очень важно правильно оформить документ, так как отсутствие или неправильное указание реквизитов делает документ недействительным.

Правила составления и оформления реквизитов рег­ламентируются ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распоря­дительной документации», где в определенной последова­тельности перечисляются реквизиты, присущие всем видам документов.

Документооборот зависит от размера предприятия: чем оно крупнее, тем больше в нем документооборот. В доку­ментообороте участвуют руководители разного ранга, спе­циалисты, менеджеры, эксперты, контролеры, работники архива и другие потребители информации. Документообо­рот должен быть налажен таким образом, чтобы ускорить процесс информационного обмена (быстрый доступ, поиск, доставку). От этого зависит выполнение требования опера­тивности и достоверности информации для принятия ре­шения и управления организацией.

К информации предъявляются два требования, во-пер­вых, она должна быть своевременной, а во-вторых, доста­точной для принятия наилучшего решения.

Информационные связи предприятия могут осуществ­ляться различными средствами, как устными, так и пись­менными. К средствам письменной (документированной) связи относятся: деловые письма, соглашения, договоры; доклады, отчеты; телеграммы, телефонограммы, телексы, факсы. Устная связь осуществляется при помощи: уст­ных переговоров, совещаний; телефонных переговоров (внутренних, городских, междугородних, международных); громкоговорящей связи, переговорных устройств; телекон­ференций.

Документирование - процесс подготовки и создания до­кументов, совокупность работ по документированию дея­тельности предприятия и по организации в нем докумен­тооборота.

Достижения в науке, стремительное развитие производ­ства требуют изменений в сфере управления. Чтобы повы­сить эффективность и качество управления, следует совер­шенствовать делопроизводство. В связи с этим основными принципами организации современного делопроизводства становятся: оперативность в составлении и прохождении документа; высокое качество документов; оптимальность документооборота (целесообразность документов, недопус­тимость их многократного дублирования и волокиты при прохождении и т.п.); широкое применение безбумажных технологий обмена информацией.

Успешной реализации этих принципов в управлении способствуют следующие организационные меры: оптими­зация распределения обязанностей между сотрудниками; оснащение рабочих мест секретарей, работников архивов, канцелярий компьютерами и современной оргтехникой; внедрение компьютерных сетей и сетевых технологий; при­менение специализированного программного обеспечения, учитывающего специфику конкретных отраслей, для орга­низации работы с документами.

Развитие компьютерной техники и новых информаци­онных технологий позволяет реорганизовать и ускорить процесс управления. Современное делопроизводство ха­рактеризуется внедрением в процесс работы с документами компьютерной, организационной техники (многофункцио­нальных телефонов, факсов, модемов) и сетевых техноло­гий. Для решения основных задач делопроизводства на со­временном этапе используются программное обеспечение компьютеров, базы данных, современные телекоммуника­ционные технологии и Интернет.

Для создания документов используются текстовые ре­дакторы. Эта информационная среда позволяет оператив­но редактировать документы, использовать готовые фор­мы (шаблоны), оформлять документы с использованием фирменного бланка предприятия, тиражировать созданные документы и многое другое. Специальные программы-пере­водчики помогают быстро и грамотно производить перево­ды документов на любой язык. Табличные процессоры по­зволяют включить в документы (отчеты, записки, расчеты) различные диаграммы, рисунки. Многие прикладные про­граммы для создания и оформления текстовых документов предоставляют возможность проверки орфографии и стиля письма, что является еще одним существенным преимуще­ством использования компьютера в делопроизводстве.

Для обмена информацией используются компьютерные сети (локальные, корпоративные, глобальные), что ускоря­ет процесс обмена.

Для регистрации документов и контроля за их ис­полнением используются программы по автоматизации управления и организации труда сотрудников делопроиз­водственных служб. Они позволяют регистрировать внут­ренние и внешние документы, осуществлять контроль за исполнением документов, своевременное оповещение ис­полнителя о наступлении срока исполнения документа.

Для хранения и систематизации документации исполь­зуются системы управления базами данных. С их помощью можно не только создавать электронные картотеки, но и осуществлять быстрый поиск необходимых документов, создание новых и уничтожение устаревших данных.

1.2.2. Место делопроизводства в структуре управленческого труда

Труд в сфере управления состоит из сравнительно не­большого числа сложных логических либо творческих опе­раций - прогнозирования, планирования, оценки ситуации и принятия решений и большого количества технических операций, действий, совершаемых над документом как но­сителем информации (составление, регистрация, контроль и т.д.).

Процесс делопроизводства представляет собой часть технологии управления и обработки документов. При этом предметом труда является информация в различном виде, содержащаяся в документе. Средством труда служит орг­техника, которая обеспечивает обработку информации, качество и высокую производительность труда. Доку­ментирование управленческой деятельности заключается в фиксировании на бумаге или других носителях управлен­ческих решений по установленным правилам, т.е. в созда­нии управленческих документов.

Процесс труда с документами состоит из ряда операций, которые условно можно разделить на технические (дело­производственные), логические и творческие.

К техническим (делопроизводственным) операциям от­носится обработка поступающей документации: вскрытие конвертов, регистрация, печатание документа, перемеще­ние документа, контроль исполнения, подписание приказов и других документов.

Логические операции включают чтение и ознакомление с документом, подбор необходимой информации, анализ и сопоставление данных, произведение необходимых под­счетов, согласование, визирование, контроль и др.

Творческие операции, отражающие специфику труда ру­ководителя, состоят из определения состава исполнителей документа, поиска альтернативных решений, выбора опти­мального решения, документирования принятого решения и пр.

НОМЕР ЗАНЯТИЯ ПО ПОРЯДКУ 1

Специальность: Право и судебное администрирование

МДК 01.01 «Судебное делопроизводство»

ТЕМА: Основные положения судебного делопроизводства

ЦЕЛИ:

Обучающая: формирование умений логически и полно выстраивать ответ, отличать общее и судебное делопроизводство; формирование знаний о понятии и видах информации, её роли в судебном делопроизводстве; понятии, предмете и методах судебного делопроизводства; задачах и видах судебного делопроизводства; истории судебного делопроизводства в России; взаимосвязи с другими дисциплинами и отраслями права.

Развивающая: совершенствование навыков самостоятельной работы с законодательством; развитие мыслительных операций, умений пользоваться профессиональной терминологией ; развитие способности применять нормы законодательства к конкретным производственным ситуациям.

Воспитательная: формирование интереса к специальности, стремления к глубокому освоению знаний в связи с другими специальными дисциплинами, осознание ценности получаемых знаний на занятиях для профессионального становления; воспитание чувства патриотизма.

ЗАДАЧИ:

Обеспечить восприятие, осмысление и первичное запоминание пройденного материала.

Выработать умение отличать общее от судебного делопроизводства.

Выработать умение правильно классифицировать судебные документы.

Определить значимость темы занятия для дальнейшего успешного изучения дисциплины.

МЕТОДЫ: активные методы обучения, элементы дискуссии.

ТИП ЗАНЯТИЯ: лекционное.

МЕЖПРЕДМЕТНЫЕ СВЯЗИ: Теория государства и права, Конституционное право; Документационное обеспечение управления.

СРЕДСТВА ОБУЧЕНИЯ: компьютерная презентация по теме.

Литература

1. Конституция Российской Федерации: Принята всенародным голосованием 12.12.1993 (с изменениями и дополнениями ) // РГ. – 21.01.2009. - № 7.

2. О Государственном гербе Российской Федерации: Федеральный конституционный закон от 25.12.2000 N 2-ФКЗ (с изменениями и дополнениями ).

3. Об информации, информационных технологиях и о защите информации:

Федеральный закон: от 27.07.2006 N 149-ФЗ (с изменениями и дополнениями) // Собрание законодательства РФ", 31.07.2006, N 31 (1 ч.), ст. 3448.

4. О персональных данных: Федеральный закон: от 27.07.2006 N 152-ФЗ (с изменениями и дополнениями ) //Собрание законодательства РФ, 31.07.2006, N 31 (1 ч.), ст. 3451.

5. О техническом регулировании: Федеральный закон от 27.12.2002 N 184-ФЗ (с изменениями и дополнениями ) // Собрание законодательства РФ", 30.12.2002, N 52 (ч. 1), ст. 5140.

6. Басаков М.И. Делопроизводство: Учебное пособие/ М.И. Басаков. – 7-ое изд. перераб и доп. –М.: Изательство –Торговая корпорация и К»,2012 -348 с.

7. Соколов В.С. Документационное обеспечение управления: учебник – 2-ое изд. –М.: ФОРУМ: ИНФРА –М, 2008. 176 с.

8. Чашин А.Н. Основы судебного делопроизводства: Учебное пособие. –М.: Дело и сервис, 2012. -160 с.

9. Чвиров В.В. Судебное делопроизводство: Учебное пособие. – М.: РГУП, 2016.- 335 с.

СТРУКТУРА ЗАНЯТИЯ (90 минут)

Организационная часть.

Постановка цели занятия. Актуализация знаний.

Опрос по теме домашнего задания.

Объяснение нового материала.

Закрепление изученного материала.

Подведение итогов занятия.

Домашнее задание.

ХОД ЗАНЯТИЯ

Организационный момент

Приветствие и проверка состояния аудитории, отсутствующих студентов.

Постановка целей занятия. Актуализация знаний.

Объяснение нового материала по теме: « ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ СУДЕБНОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА».

ПЛАН:

1. Понятие общего и судебного делопроизводства. Классификация документов. Понятие, предмет и метод судебного делопроизводства. Взаимосвязь с другими дисциплинами и отраслями права.

   Функции судебных документов.

   Автоматизированные информационные технологии в судебном делопроизводстве.

   История судебного делопроизводства в России.

Делопроизводство - деятельность по созданию документов и организации работы с ними.

Соответственно судебное делопроизводство - деятельность по созданию документов и организации работы с ними в судебных органах.

Делопроизводство, в том числе судебное, складывается из двух основных блоков:

Создания документов (документирование)

Организации работы с документами.

Цель МДК 01.01 «Судебное делопроизводство» - помощь будущим и практикующим работникам аппаратов судов в рациональной организации делопроизводства.

Предмет МДК 01.01 «Судебное делопроизводство» - знания об организации делопроизводства в судебных органах.

Документированием называется запись необходимой информации на различных носителях по определенным правилам. В современном делопроизводстве применяются две основные формы носителей для документов - бумажная и электронная .

Организация работы с документами есть деятельность по осуществлению документооборота, использованию документов в текущей деятельности юридического лица, а также их хранению. Понятия хранения и использования документов не нуждаются в комментариях в силу их очевидности и обыденности.

«Документооборот - это движение документов с момента их получения (входящие) или создания (исходящие) до завершения исполнения, отправки адресату или поступления на хранение в дело».

Документы, используемые в судах, не являются однородными по своим характеристикам, что дает основание для их классификации по различным основаниям.

Современная наука делопроизводства классифицирует все документы следующим образом:

По способу документирования: рукописные, электронные, графические, кино-, фото-, фонодокументы.

По сфере использования: организационно-распорядительные, финансово-бухгалтерские, научно-технические, по труду, отчетно-статистические.

По месту составления и использования: входящие, исходящие, внутренние.

По уровню доступа: открытые, для служебного пользования, секретные, совершенно секретные, особой важности, конфиденциальные.

По происхождению: официальные и личные.

По юридической силе: подлинники, дубликаты, заверенные копии, копии.

По форме изложения: индивидуальные, трафаретные, типовые.

По срокам хранения: бессрочные, долговременного хранения, временного хранения.

Структура и характер документационного массива, создаваемого и используемого в судебных органах, детерминируются кругом вопросов, решаемых конкретным органом, и зависят от его (органа) вида. Структура и характер документационного массива различен в судах общей юрисдикции различного уровня, мировых, арбитражных, конституционных и уставных судах.

В судебных органах выделяет три укрупненные группы документов:

основные документы. Содержание этой группы определяется

функциональными особенностями конкретного судебного органа. В эту группу входят судебные дела, производства, обзоры и т. д.

документы по личному составу;

документы экономического обеспечения деятельности судов.

В эту группу входят бухгалтерские балансы, сметы, расчетные ведомости и т. д.

В судебных органах функции по осуществлению делопроизводства возлагаются на определенную категорию работников. Передача функций по осуществлению судебного делопроизводства сотрудникам из числа несудейского аппарата судов преследует цель освобождения судей от выполнения дополнительной, неосновной работы, которая не связана напрямую с осуществлением правосудия.

Судьи освобождаются от составления отчетов, запол нения различных, довольно объемных, статистических карточек, составления сопроводительных писем, регистрации входящей и исходящей документации в журналах разнообразных утвержденных форм, выписывания повесток, оформления и сшивания томов судебных дел и производств, собственноручного ведения протоколов судебных заседаний, прочей рутинной работы, кото рая в силу свой повторяемости и относительной простоты может быть поручена специалисту менее высокой квалификации, чем непосредственно судья.

С учетом чрезвычайной загруженности российских судей это ведет к высвобождению их рабочего времени на организацию судебных процессов, то есть на деятельность, непосредственно связанную с осуществлением правосудия. Подобное размежевания функций правосудия и делопроизводства основано на повсеместно применяемом и проверенном многими поколениями специалистов научном принципе разделения труда.

Однако в области судебного делопроизводства задействован не только технический персонал аппаратов судов, но и непосредственно судьи, вплоть до председателя суда. Судьи и руководи тель суда со своими заместителями осуществляют общее руководство судебным делопроизводством.

Среди основных понятий, используемых в судебном делопроизводстве, являются понятия черновых и подлинных документов, а также их копий. Документ, который отражает авторскую работу над его текстом, называется черновым.

Подлинником официального документа является его единственный либо первый экземпляр.

Копией является объект на бумажном либо электронном носителе, воспроизводящий информацию документа. Копии могут быть выполнены в виде дубликата, выписки либо отпуска.

Дубликатом называется повторный экземпляр основного документа, имеющий равную юридическую силу.

Выписка есть разновидность копии документа, воспроизводящая его часть и заверенная должным образом. Выписки удобны в применении тогда, когда копия и основной документ несопоставимы по размерам. Например, в ходе обычной организационной деятельности председателем суда издаются различные распоряжения, касающиеся разнообразных сторон деятельности суда. Один из пунктов распоряжения за определенное число содержит положение о том, что секретарю судебного заседания предоставляется очередной ежегодный отпуск с указанием дат его начала и окончания. В том случае, если указанному работнику аппарата суда необходима копия этого распоряжения, нет необходимости делать ксерокопию всего распоряжения, занимающего нередко несколько страниц формата А4. Достаточно сделать выписку одного пункта и заверить ее.

Кроме того, судебному делопроизводителю необходимо хорошо представлять себе, что такое «номенклатура дел». В суде ряд исполнительных документов группируется в дела по определенным признакам. «Чтобы правильно сгруппировать документы в дела составляют специальный документ - справочник, который называется «Номенклатура (то есть перечень, список) дел». Этот справочник показывает, какой номер, заголовок и срок хранения нужно написать на скоросшивателе и какие документы затем подшить в данную папку».

Главной отличительной чертой судебного делопроизводства является то, что требование создания, обработки, использования судебных документов базируется на нормах закона Уголовно-процессуального и Гражданского процессуального кодексов Российской Федерации, Кодекса об административных правонарушениях. В этих актах содержатся основные правила, регламентирующие структуру поступающих и создаваемых в суде документов, их обязательные реквизиты, схему движения дела в зависимости от категории дела и порядка его рассмотрения, процессуальные сроки рассмотрения, порядок обращения к исполнению судебных актов и т.д.

Значительная часть информации, обращающейся в судах, подлежит документированию. Документы, возникающие в процессе такого документирования, выполняют ряд функций:

информационная функция заключается в том, что документ является носителем и источником информации;

управленческая функция заключается в том, что созданный документ позволяет руководству суда организовывать, регулировать, контролировать и анализировать управленческие процессы в суде;

правовая функция заключается в том, что документ является юридической основой судебной процессуальной деятельности, подтверждает имевшие место факты и события;

коммуникативная функция заключается в том, что документ является предметом, при посредстве которого производится обмен информацией между структурными подразделениями суда, между судами различного уровня, а также между судебной системой и внешней средой,

учетная функция заключается в том, что созданный документ накапливает сведения за определенный период, что позволяет в дальнейшем подвергнуть их количественному анализу;

социальной функция заключается в том, что документ отражает национально-экономическую, политическую, общественную и иные сферы жизни современного общества;

культурно-историческая функция заключается в том, что до кумент является памятником культуры своей эпохи, закреп ляет ее специфику, является источником знаний о событиях прошлых времен.

В литературе можно найти достаточно много определений термина «информация», отражающих различные подходы к толкованию этого понятия. В Федеральном законе Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации» дается следующее определение этого термина: «информация - сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления».

Информатизация – процесс создания оптимальных условий для комплексного применения информационно-коммуникационных технологий (ИКТ) в различных сферах жизни общества, в частности в судебном делопроизводстве.

Информатизация судебной системы обеспечивает:

оперативную информационно-правовую поддержку правоприменительной деятельности судов;

открытость работы всей судебной системы;

повышение оперативности сбора и оформления судебных документов в процессе подготовки и слушания дел;

сокращение сроков рассмотрения дел;

формирование единой информационной технологии судебного делопроизводства в целях сокращения времени на переписку и передачу информации;

доступность для судей и работников аппаратов судов всего объема информации о законодательстве РФ и судебной практике;

полноту и достоверность информации о деятельности судов;

повышение оперативности сбора и обработки соответствующих статистических данных и обеспечение объективного анализа правоприменительной практики;

повышение эффективности кадрового, организационного, материально-технического и ресурсного обеспечения деятельности судов;

информационно-аналитическую поддержку принятия решений во всех сферах обеспечения судебной деятельности.

Постановлением Совета судей Российской Федерации от 11 апреля 2002 г. N 75 утверждена Концепция информатизации судов общей юрисдикции, предусматривающая создание Государственной автоматизированной системы (ГАС) "Правосудие".

ГАС "Правосудие" – это территориально распределенная автоматизированная информационная система, предназначенная для формирования единого информационного пространства судов общей юрисдикции и системы Судебного департамента (СД) при Верховном Суде Российской Федерации, обеспечивающая информационную и технологическую поддержку судопроизводства на принципах поддержания требуемого баланса между потребностью граждан, общества и государства в свободном обмене информацией и необходимыми ограничениями на распространение информации.

Целями создания ГАС "Правосудие" являются:

Поддержание законности и обоснованности принимаемых судебных решений и качества оформляемых судебных документов.

Сокращение сроков рассмотрения дел и рассмотрения жалоб на основе использования новых информационных технологий, включая средства видеоконференц-связи.

Повышение эффективности процессов судебного делопроизводства и подготовки данных судебной статистики в судах путем сокращения времени на обработку и передачу информации.

Повышение достоверности и полноты первичной информации, получаемой в ходе судебных заседаний.

Повышение оперативности сбора и оформления судебных материалов при подготовке и слушании дел.

Обеспечение сетевого доступа к библиотечной электронной информации для работников судов и системы Судебного департамента.

Обеспечение оперативного доступа судей и работников аппаратов судов к актуальной и точной информации по действующему законодательству и правоприменительной практике.

Обеспечение объективного анализа правоприменительной практики, структуры правонарушений и направлений криминализации общества на основе больших объемов судебной статистики и данных предыстории.

Повышение оперативности информационного взаимодействия судов с Верховным Судом Российской Федерации, Судебным департаментом, следственными органами, прокуратурой, Минюстом России и органами государственной власти субъектов Российской Федерации.

Повышение эффективности информационных процессов кадрового, организационного, материально-технического и ресурсного обеспечения деятельности судов с созданием инструмента информационно-аналитической поддержки принятия решений во всех сферах обеспечения судебной деятельности.

Повышение оперативности реагирования на обращения судей, граждан и организаций в Судебный департамент.

Повышение полноты и достоверности информации, необходимой для административного управления, сокращение сроков ее представления в аппарат Судебного департамента из судов и органов Судебного департамента.

Создание достаточного функционального, информационно-технологического и программного обеспечения судов общей юрисдикции и системы Судебного департамента.

Повышение уровня достоверности представления данных, обеспечение адекватного решения вопросов информационной безопасности на всех этапах создания и использования ГАС "Правосудие".

Повышение информированности общества о деятельности судов, обеспечение прозрачности и открытости состояния системы правосудия в России.

Создание эффективной, экономически целесообразной системы управления, обеспечения, эксплуатации, поддержания и сервисного обслуживания имущественного комплекса ГАС "Правосудие".

Обеспечение вхождения в информационное пространство органов государственного управления, правоохранительных органов, организация взаимодействия между центральными национальными органами обеспечения деятельности судов (в первую очередь, в рамках СНГ) с ведущими международно-правовыми и судебными организациями - Международным судом, Советом Европы и другими зарубежными организациями.

ГАС "Правосудие" разрабатывается в составе следующих 27 подсистем:

Подсистема "Административное управление" предназначена для сбора, обработки, хранения и выдачи данных и документов, необходимых для выполнения функциональных обязанностей и информационной поддержки деятельности должностных лиц Судебного департамента, а также управлений (отделов) Судебного департамента в субъектах Российской Федерации, повышения эффективности их информационно-справочного обслуживания;

Подсистема "Банк судебных решений (судебной практики)" предназначена для организации автоматизированного сбора судебных решений, формирования единого банка судебных решений, обеспечения механизма для систематизации сведений по данным судебным решениям и обеспечения санкционированного доступа к информации со стороны различных категорий пользователей;

Подсистема "Ведомственная статистика Судебного департамента" предназначена для сбора и свода статистических данных ведомственной отчетности, полученных из соответствующих функциональных подсистем ГАС "Правосудие", с целью последующего анализа накопленных данных;

Подсистема "Видеоконференц-связь" предназначена для обеспечения Верховного Суда Российской Федерации, областных и равных им судов общей юрисдикции услугами видеоконференц-связи и обеспечивает проведение судебных заседаний в режиме удаленного участия осужденных и свидетелей;

Подсистема "Документооборот" предназначена для автоматизации информационных процессов документооборота и делопроизводства, связанных с документационным обеспечением управления деятельностью судов общей юрисдикции и системы Судебного департамента;

Интернет-портал ГАС "Правосудие" предназначен для обеспечения доступа граждан, юридических лиц, органов государственной власти к информации о деятельности судебной системы Российской Федерации;

Информационно-справочная подсистема предназначена для информационно-справочного обслуживания в оперативном режиме (режиме on-line) судов общей юрисдикции и системы Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации, а также взаимодействующих органов государственной власти на основе информации, содержащейся в информационном фонде ГАС "Правосудие";

Подсистема "Кадры" предназначена для комплексной автоматизации основных участков деятельности кадровых органов Судебного департамента и аппаратов судов: учета, хранения и анализа данных об организационно-штатной структуре и кадровом составе судов разных уровней и органов системы Судебного департамента;

Подсистема "Контроль финансов" повышает эффективность проведения проверок и ревизий финансово-хозяйственной деятельности судов и системы Судебного департамента;

Подсистема "Материально-технические ресурсы" предназначена для автоматизации планирования и учета обеспеченности материально-техническими средствами системы Судебного департамента и судов общей юрисдикции (в том числе военных судов), создания интегрированной базы данных по поступающим из регионов данным, характеризующим объекты материально-технического учета;

Подсистема "Международно-правовое сотрудничество" обеспечивает возможность доступа и поиска необходимой информации в среде информационных ресурсов международных правовых организаций, государственных и иных органов, учреждений судебной власти за рубежом с целью подготовки аналитических отчетов, а также ведения электронных библиотек международных правовых актов и зарубежных законодательных актов по вопросам правосудия;

Подсистема "Недвижимость" предназначена для автоматизации информационных процессов управления недвижимостью, проводимыми работами и необходимыми ресурсами, необходимыми для устойчивого функционирования;

Подсистема "Обеспечение безопасности информации" предназначена для повышения уровня достоверности данных и информационной безопасности, защиты информационных ресурсов при решении задач по интеграции с другими автоматизированными системами органов государственной власти и внедрении безопасной технологии обработки конфиденциальной информации, а также для создания комплексной системы антивирусной защиты;

Подсистема "Обеспечение эксплуатации и сервисного обслуживания" предназначена для автоматизации процессов обеспечения эксплуатации программно-технических средств ГАС "Правосудие" и сервисного обслуживания комплексов средств автоматизации;

Подсистема "Обращения граждан" предназначена для автоматизации информационных процессов, связанных с документационным обеспечением в части приема, обработки и рассмотрения писем, жалоб и заявлений граждан, включая возможность создания виртуальной приемной с использованием Web-технологий, а также устных обращений граждан (на приеме) в судах общей юрисдикции и в организациях системы Судебного департамента;

Подсистема "Общественные связи" предназначена для повышения эффективности процессов установления и развития связей органов судейского сообщества с государственными и иными органами, учреждениями и организациями (в том числе иностранными);

Подсистема "Организационное обеспечение" предназначена для создания, ведения и распространения классификаторов, справочников и словарей, нормативно-справочной информации, а также для обеспечения информационной совместимости и технологического единства информационных потоков судов общей юрисдикции и системы Судебного департамента;

Подсистема "Отражение информации коллективного пользования" предназначена для отображения предметов и информации, признанной в качестве вещественных доказательств, в ходе судебного заседания, в том числе с участием присяжных заседателей, справочной информации в приемных и холлах судов субъектов Федерации и управлениях Судебного департамента, а также использования средств визуального отображения для проведения обучения и обеспечения повседневной деятельности судов и управления Судебного департамента;

Подсистема "Право" предназначена для ввода, хранения и циркулярной рассылки нормативных актов, организации доступа к справочной базе нормативных актов и к справочным базам правовых актов, находящихся в правовых системах федерального и местного законодательства;

Подсистема "Связь и передача данных" представляет современную телекоммуникационную среду для обеспечения достоверной, надежной и оперативной передачи данных между комплексами средств автоматизации ГАС "Правосудие" всех уровней;

Подсистема "Судебная экспертиза" предназначена для повышения эффективности информационного взаимодействия пользователей ГАС "Правосудие" всех ее уровней при автоматизации судебно-экспертной деятельности судов общей юрисдикции в части удовлетворения соответствующих информационных запросов судей, их помощников, сотрудников аппарата судов и иных пользователей подсистемы;

Подсистема "Судебное делопроизводство и статистика" создана с целью предоставления пользователям средств формирования, анализа и интеграции информационных массивов данных, возникающих в процессе судопроизводства в судах общей юрисдикции, формирования и анализа массивов данных судебной статистики, фиксации хода судебного разбирательства, а также автоматизации процессов регистрации, сбора и хранения информации о лицах, привлеченных к уголовной ответственности и в отношении которых вынесены судебные постановления, вступившие в законную силу;

Подсистема "Судебное сообщество" предназначена для автоматизации информационных процессов, связанных с документационным обеспечением управления деятельности органов судебного сообщества;

Подсистема "Управление и контроль функционирования" предназначена для обеспечения централизованного управления распределенными компонентами комплексов средств автоматизации и оперативного получения данных о текущем состоянии узлов вычислительной сети объектов информатизации ГАС "Правосудие" для выявления и устранения нештатных ситуаций;

Подсистема "Финансы" предназначена для автоматизации деятельности подразделений Судебного департамента, управлений Судебного департамента в субъектах Федерации (округах), осуществляемой ими в процессе управления бюджетными средствами, на основе единого правового, методологического и информационного пространства.

В ГАС "Правосудие" предусматривается три информационных контура документооборота (защищенный, ведомственный и публичный), что должно обеспечить баланс требований открытости информации и ее защиты. В контурах обработки информации ГАС "Правосудие" при с соблюдении всех ограничительных мер защиты может обрабатываться и циркулировать информация следующих категорий:

публичный контур - только открытая информация;

ведомственный контур - открытая и конфиденциальная информация;

защищенный контур - открытая и конфиденциальная информация, а также сведения, составляющие государственную тайну с грифами "Секретно" и "Совершенно секретно".

Предусматривается информационный обмен между контурами в части открытой информации для публичного и ведомственного контуров, а также в части конфиденциальной информации - для ведомственного и защищенного контуров.

Все суды областного уровня, территориальные органы Судебного департамента, более половины районных судов имеют устойчивый доступ в Интернет. Началось создание ведомственной системы связи и передачи данных, обеспечивающей формирование единого информационно-телекоммуникационного пространства.

Практически все суды областного уровня оснащены системами видеоконференц-связи для проведения кассационных процессов с участием осужденных, содержащихся в следственных изоляторах. В настоящее время в Российской Федерации не осталось ни одного суда общей юрисдикции, не имеющего средств автоматизации судопроизводства на базе компьютерного оборудования.

Различные документы дошли до нас с древнейших времен. В нашей стране делопроизводство как таковое зародилось под вли янием Церкви после принятия христианской религии на Руси и развилось в конце XV в. вместе со становлением системы приказов ~ центральных органов государственной власти. Возник шее делопроизводство получило название приказного. В те време на не прослеживалось четкого различия между судебным и общим делопроизводством ввиду отсутствия деления центральной власти на законодательную, исполнительную и судебную. Производство дела в приказах брало начало с подготовки внутреннего документа либо с поступления входящего документа. На входящем документе проставлялись дата его получения и автор.

Специалистами в области делопроизводства того времени были дьяки. Дьяка не следует путать с дьяконом - служителем церкви. Это происходит из-за того, что оба русских слова происходят от одного греческого, в переводе обозначающего «служитель» .

Дьяк осуществлял общее руководство деятельностью прика за, в подчинении имел подьячих. Подьячие делились на три группы: «старые» (старшие), «средние» и «молодшие» (младшие).

В том случае, если по делу имелась необходимость получить справку, дьяк делал на обороте документа отметку «выписать», а после исполнения документа - отметку «вклеить в столп». Столпом назывались дела. Документы тогда не подшивали, а подклеивались один к другому, при этом места склеек заверялись дьяком. Документы имели форму свитка, и для того, чтобы прочитать документ, необходимо было развернуть свиток. Использование свит ков не было удобным, так как подклеенные в столпы документы быстро изнашивались, некоторые свитки достигали в длину не

одну сотню метров. После склейки документы наматывались на стержень либо просто скатывались в рулон, а затем хранились на полках и в сундуках. Если документ необходимо было перенести из одного помещения в другое, они нередко разматывались и волочились за несущим. Именно отсюда и произошло русское слово «волокита», обозначающее необоснованное затягивание дела.

Т.Н. Бондырева так описывает порядок составления документа в приказе: «...по указанию дьяка проект документа - «черное письмо» - составлял подьячий «средней руки», дьяк «чернил» его, то есть исправлял, а «молодший» подьячий «белил», то есть писал начисто. Беловик сверялся с черновиком, «старый» подьячий «справлял» переписанный документ, удостоверяя своей подписью соответствие его исправленному черновику. «Справленные» документы подписывали дьяки. Подпись растягивали во всю ширину документа с целью охраны от подлогов».

Такой важный документ в области судебного-делопроизводства, как протокол судебного заседания , впервые, упоминается в Судебнике 1497 г., именуемый докладным списком. Статья 16 Судебника гласила что «...докладной список боярину печатати своею печатью, а диаку подписывати. А имать боярину от списка с рубля по алтыну, а диаку от цодписи с рубля по четыре деньги, а подьячему, который на списке напишет, с рубля по две деньги».

Низкая эффективность приказного делопроизводства объяснялась отсутствием либо неразвитостью таких делопроизводственных операций, как регистрация документов, хранение и контроль.

Новый этап в развитии отечественного делопроизводства ознаменовали Петровские реформы начала XVIII в., когда вместо системы приказов была создана система коллегий . Генеральный регламент государственных коллегий фактически создал канцелярии к утвердил должности секретарей в России. Кроме секретарей в канцелярию входили регистраторы, актуариусы, архивариусы, копиисты, писцы и фискалы. Регистратор занимался ведением журнала исходящей и входящей документации. Актуариус регистрировал поступающие бумаги, составлял по ним реестр и раз носил документы непосредственно исполнителям. Архивариус вел протоколы. Копиисты переписывали документы набело.

При коллежском делопроизводстве были созданы упорядо чим мыс системы регистрации документов. Регистрация велась в журналах.

В начале XIX в. петровские коллегии заменены министерствами. В первой четверти XIX в. проводилась реформа общеимперской судебной системы, одним из основных направлений которой было совершенствование правил делопроизводства с целью повышения его эффективности. 23 марта 1840 г. на Путиловском и Невском машиностроительных заводах Петербурга были установлены должности личных секретарей руководителей, после чего личные секретари стали появляться и на других предприятиях, в учреждениях.

Роль секретаря суда в истории развития отечественного юри дического процесса можно ярко представить себе, обратившись к свидетельству А.Ф. Кони, отмечавшему, что когда впоследствии один из виднейших деятелей судебной реформы Николай Ивано вич Стояновский поступил в 1841 г. на службу в Сенат, то на весь личный состав Сената, главной судебной инстанции, состоящей из семи департаментов, только шесть человек имели высшее образование. При таком положении вещей в судах более низких инстанций, особенно в уездах, именно секретарь являлся единственным специалистом, имеющим навыки грамотного составления служебных документов.

Должность секретаря народного суда предусматривалась принятыми после победы большевиков нормативными актами. Вопросы судебного делопроизводства детально регламентировались в инструкциях, наставлениях и руководствах по судебному делопроизводству, которые издавал Народный комиссар юстиции РСФСР. В подобных инструкциях особое внимание уделялось составлению протоколов судебных заседаний по гражданским и уголовным делам. В 20-е гг. XX в. содержание прений сторон в протоколы не заносилось, а отмечался лишь порядок, в каком они происходили в судебном заседании.

Система современного судебного делопроизводства основана на законодательстве РФ, в котором основную роль играют процессуальные кодексы (уголовно, гражданско- и арбитражный процессуальные кодексы РФ), а также инструкции, принятые в 2004 г., регламентирующие судебное делопроизводство в верховных судах республик, краевых и областных судах, судах городов федерального значения, судах автономной области и автономных округов, в районном суде, арбитражных судах, по ведению судебной статистики. Упомянутые инструкции исходят из максимально эффективных приемов организации и ведения судебного делопроизводства, определяют условия труда соответствующих работников, способствуют соблюдению законности при отправлении правосудия.

Отдельного внимания требует новейшая история развития рассматриваемого института в арбитражном судопроизводстве. Такие процессуальные фигуры, специализирующиеся в области судебного делопроизводства, как секретарь судебного заседания и помощник судьи, впервые введены законодателем в арбитражный процесс лишь в 2002 г. при принятии нового (третьего) российского Арбитражного процессуального кодекса. Необходимо отметить, что аналогичные кодексы образца 1992 г. и 1995 г. страдали весьма серьезным недостатком: у судьи арбитражного суда не было не только помощника, но и элементарного секретаря. Судья самостоятельно выполнял большой объем технической работы, включая регистрацию и делопроизводство. Учитывая чрезвычайно высокую нагрузку арбитражного суда, как и любого иного суда в современной России, это вело к значительному снижению качества рассмотрения арбитражных дел. При разработке и принятии нового Арбитражного процессуального кодекса РФ (АПК РФ) предприняты шаги в сторону уравнивания организационного положения арбитражного суда с иными отечественными судами. Теперь помощь судье в подготовке и организации судебного процесса оказывает помощник судьи, он же имеет право вести протокол судебного заседания.

Закрепление изученного материала на данном занятии (10 мин.)

Преподаватель задаёт аудитории вопросы по рассмотренной теме, предлагает применить изученные нормы к практическим ситуациям.

Подведение итогов, выставление оценок

Объявление оценок. Анализ работы группы на занятии. Студентам предлагается сделать анализ урока на основе представленных в начале занятия задач.

Домашнее задание

В результате освоения темы обучающийся должен обладать следующими компетенциями:

ОК 1. Понимать сущность и социальную значимость своей будущей профессии, проявлять к ней устойчивый интерес.

ОК 2. Организовывать собственную деятельность, выбирать типовые методы и способы выполнения профессиональных задач, оценивать их эффективность и качество.

ОК 3. Принимать решения в стандартных и нестандартных ситуациях и нести за них ответственность.

ОК 4. Осуществлять поиск и использование информации, необходимой для эффективного выполнения профессиональных задач, профессионального и личностного развития.

ОК 5. Использовать информационно-коммуникационные технологии в профессиональной деятельности.

ОК 6. Самостоятельно определять задачи профессионального и личностного развития, заниматься самообразованием, осознанно планировать повышение квалификации.

ОК 7. Ориентироваться в условиях постоянного обновления технологий в профессиональной деятельности.

ОК 8. Организовывать рабочее место с соблюдением требований охраны труда, производственной санитарии, инфекционной и противопожарной безопасности.

ОК 9. Проявлять нетерпимость к коррупционному поведению.

ОК 10. Организовывать свою жизнь в соответствии с социально значимыми представлениями о здоровом образе жизни, поддерживать должный уровень физической подготовленности, необходимый для социальной и профессиональной деятельности.

ПК 1.1. Осуществлять работу с заявлениями, жалобами и иными обращениями граждан и организаций, вести прием посетителей в суде.

ПК 1.2. Поддерживать в актуальном состоянии базы нормативных правовых актов и судебной практики.

ПК 1.3. Обеспечивать работу оргтехники и компьютерной техники, компьютерных сетей и программного обеспечения судов, сайтов судов в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" (далее -сеть Интернет).

ПК 1.4. Обеспечивать работу архива суда.

ПК 1.5. Осуществлять ведение судебной статистики на бумажных носителях и в электронном виде.

ПК 2.1. Осуществлять прием, регистрацию, учет и хранение судебных дел, вещественных доказательств и документов.

ПК 2.2. Осуществлять оформление дел, назначенных к судебному разбирательству.

ПК 2.3. Осуществлять извещение лиц, участвующих в судебном разбирательстве, производить рассылку и вручение судебных документов и извещений.

ПК 2.4. Осуществлять регистрацию, учет и техническое оформление исполнительных документов по судебным делам.