Документы необходимые для счет фактуры. Регистрация, учёт и хранение счетов-фактур. Как правильно оформить и передать выставленный счет

Актуальный бланк счета-фактуры приложен к Постановлению №1137 от 26.12.11. Предназначение документа – обоснование возможности возмещения НДС для покупателя. Его формирование производится продавцом для клиента по факту отгрузочной операции или получения авансовой суммы в счет будущих операций.

Для чего нужен счет-фактура

Возместить из бюджета добавленный налог можно, указав данную сумму в декларации по НДС. Заполнение декларации проводится на основании показателей Книг покупок и продаж, которые обязаны вести плательщики добавленного налога. В указанные книги данные заносятся из получаемых и выставляемых счетов-фактур. Получаемые регистрируются в Книге покупок, выставляемые – в Книге продаж.

Покупателю, чтобы возместить из бюджета уплаченный поставщику (продавцу) добавленный налог, нужно преодолеть следующие этапы:

1. Получить от продавца счет-фактуру;
2. Внести его реквизиты, стоимостные и количественные показатели в Книгу покупок;
3. Перенести показатели из книг в декларацию.

Задача покупателя – получить своевременно от продавца с/ф, законами в РФ установлен срок в 5 дней с дня отгрузки или поступления предоплаты. Срок исчисляется в календарных днях. Задача продавца – правильно оформить с/ф для того, чтобы клиент не имел в будущем проблем с возмещением добавленного налога.

Кто оформляет счета-фактуры

Составляют с/ф для своих клиентов следующие лица:

1. Плательщики НДС;
2. Лица на спецрежимах в случаях, когда они совершают облагаемые добавленным налогом операции;
3. Лица, освобожденные от НДС, но совершающие облагаемые операции;
4. Посредники, выступающие в интересах комитента или принципала при продаже их товаров.

При получении аванса счет-фактура составляется дважды – по факту получения денег от покупателя и в момент отгрузки в счет поступивших средств.

При этом в с/ф, составленном при получении авансовых денег, указывается сумма НДС, выделенная из величины аванса. В с/ф, составленном при отгрузке, указывается сумма НДС, добавленная к цене реализации.

При редактировании ранее сформированного счета-фактуры вместо ошибочного составляется исправленный с/ф, если ошибка вызвана опечаткой, неверными расчетами, недочетами. А если ошибки значительны и связаны с изменением количества, цены, то в дополнение к ранее подготовленному с/ф оформляется корректировочный счет-фактура – самостоятельный документ, дополняющий ранее выставленный.

Кто не оформляет счет-фактуру?

Не должны оформлять с/ф:

1. Лица, совершающие операции, освобожденные от НДС;
2. Лица, осуществляющие розничную торговлю, занимающиеся общепитом, а также оказанием прочих услуг населению за наличные деньги (если продавец при этом выдает покупателю чек или БСО);
3. Лица на специальных режимах (за исключением некоторых отдельных операций);
4. Лица, получившие аванс от клиента в счет предстоящих отгрузочных операций товаров, облагаемых 0%, освобожденных от НДС по ст. 149 или 145, а также ценностей, продолжительность производственного цикла которых более полугода.
5. При оформлении согласия сторон об отсутствии обязанности по выставлению с/ф по причине его ненужности для покупателя (у последнего отсутствует необходимость в уплате и возмещении добавочного налога).

Продавец вправе не выставлять счет-фактуру, если клиенту он не требуется.

Например, покупатель освобожден от НДС и не обладает правом на вычет, соответственно и с/ф ему не нужен. Закон позволяет в данной ситуации не оформлять фактуры при наличии согласия обеих сторон, обоюдно подписанного. Данное утверждение подтверждает п.3 ст.169 НК РФ. Нужно помнить о том, что несмотря на то, что с/ф покупателю не нужен, он необходим продавцу для регистрации в Книге продаж, на основании которой считается налог к уплате. Поэтому с/ф все равно должен быть сформирован, но клиенту его можно не отправлять.

В каком виде оформляются счета-фактуры?

Для продавцов доступны два формата – электронный и бумажный. Можно выбрать любой удобный формат. Однако для формирования фактур в электронном виде, требуется подключиться к Оператору, который обеспечит электронную связь через ТКС между контрагентами. При этом участникам электронного документооборота следует заключить соглашение об обмене с/ф в электронном виде через ТКС.

Бумажный с/ф составляется для клиента и для себя, то есть формируется два идентичных экземпляра.

Выставлять счета-фактуры нужно после появления у продавца соответствующего основания:

• Отгрузка;
• Передача прав имущественного типа;
• Получение предоплаты.

Раньше наступления данных событий с/ф оформлять не рекомендуется, однако и не запрещается действующим законодательством. В данном случае налоговая придерживается мнения, что делать этого не нужно, а судебная практика содержит случаи, когда правда оставалась на стороне продавца, выставившего счет-фактуру более ранней датой.

Не допускается задержка в оформлении – дата выписки должна попадать в любой из 5-ти календарных дней, отведенных для оформления.

Допускается выставить один с/ф на несколько реализованных партий ТМЦ, если все отгрузки приходятся на один день для одного клиента.

Заполнение счета-фактуры

Бланк можно найти в прил. 1 к Постановлению №1137, подготовленному Правительством РФ. К оформлению данного документа предъявляются конкретные требования, закрепленные в НК РФ (ст.169).

От того, насколько верно заполнен счет-фактура, зависит возможность покупателя возместить НДС. Если с/ф будет включать не все необходимые обязательные реквизиты, или заполнение будет произведено не правильно, покупатель сможет зарегистрировать с/ф в своей Книги покупок, но налоговая впоследствии может отказать в возмещении налога по этому счету-фактуре.

Покупателю при получении с/ф от продавца следует проверить бланк на предмет корректности его оформления, наличия необходимых сведений и реквизитов. Если что-либо не устроило покупателя, он может обратиться к продавцу с просьбой об исправлении, при этом текущий с/ф уничтожается и формируется новый с тем же номером и датой, с верными реквизитами. Отличие исправленного варианта будет в наличии информации о номере и дате исправления.

Если в таблице с/ф остаются незаполненные графы и строки, их нужно прочеркнуть. Отсутствие прочерков не сделает с/ф не действительным, однако возникает риск внесения в пустые строки дополнительной ошибочной информации.

Утвержденный бланк счета-фактуры содержит исчерпывающий набор реквизитов, которых достаточно для указания всех необходимых показателей. Вместе с тем за продавцом остается право дополнить существующие поля и графы необходимой информацией. Главное при этом, не убрать и не сократить существующую в бланке информацию.

Заполнение полей счета-фактуры

Подписывает счет-фактуру руководитель, главный бухгалтер или лица, их заменяющие на основании приказа или доверенности. Печати данный бланк не требует.

Пример заполнения счета-фактуры

Пример заполнения счета-фактуры при отгрузке

Осуществление предпринимательской деятельности осложняется созданием внушительного количества документов. Однако среди них есть те, оформлять которые необходимо и для учёта хозяйственных операций, и для составления налоговой отчётности - это счета-фактуры. Каждый бизнесмен должен чётко уяснить, для каких целей они применяются, как их правильно составить и когда не нужно этого делать.

Счёт-фактура (СФ) считается бухгалтерским документом, эксперты утверждают, что для налогового учёта его можно рассматривать как первичный документ, а для бухгалтерии - нет, поскольку он составляется на основе других документов. Оформляется СФ на каждую операцию, по нему покупатель получает поставленный продавцом товар или услугу. Если получена предоплата, то выписывается СФ на сумму авансового платежа.

Документ широко используется налогоплательщиками: по нему покупатель претендует на налоговые вычеты в сумму НДС, уплаченной при расчёте за товар. Оформляя его, продавец подтверждает право покупателя на получение указанных вычетов.

Но не только продавцы и покупатели используют СФ, также его применяют посредники, комиссионеры или агенты. Оформляют СФ экспедиторы, застройщики.

Счёт-фактура не всегда необходим. Вот случаи, когда его не используют:

1. Продавец и покупатель не уплачивают НДС (специальные режимы налогообложения или ст. 145 НК РФ).
2. Продавец поставляет товар своему сотруднику безвозмездно.
3. Покупатель является физическим лицом и приобретает товары для последующей продажи.
4. Сделка не облагается НДС (ст. 149 НК РФ).

Различие счёта-фактуры и товарной накладной

Чем же отличается счёт-фактура от товарной накладной? Товарная накладная подтверждает факт передачи товара продавцом покупателю и подписывается обеими сторонами. А счёт-фактура аккумулирует сумму налоговых вычетов, подписывается продавцом и не является подтверждением передачи товара покупателю.

Срок выставления документа

Продавцу следует оформить и передать покупателю документ в течение 5 дней с момента исполнения условий сделки (отгрузки товара, оказания услуг, по окончании работ) или после получения предоплаты.

Форма и порядок заполнения счёта-фактуры

Бланк документа можно скачать . Счёт-фактура состоит из тринадцати строк и одиннадцати граф в таблице. Рассмотрим обязательные элементы СФ.

Обязательные элементы документа

Счёт-фактура состоит из информационного блока о сторонах сделки и таблицы с данными о предмете сделки. Информационный блок включает восемь строк:

1. Порядковый номер и дата составления документа (строка 1), номер проставляется в соответствии с хронологией выдачи счетов налогоплательщиком.
2. Номер и дата внесения изменений, если делались изменения (срока 1а).
3. Наименование продавца (строка 2), юридический адрес для продавца - юридического лица или место жительства, если продавец ИП (в строке 2а), индивидуальный номер налогоплательщика в налоговой инспекции (строка 2б).
4. Грузоотправитель и его почтовый адрес (строка 3).
5. Грузополучатель и его почтовый адрес (строка 4).
6. Покупатель (строка 6) и его юридический адрес для юридического лица или место жительства (покупатель ИП) (строка 6а), его номер в налоговой (строка 6б).
7. Номер и дата расчётно-платёжного документа, к которому составлен счёт-фактура. Если этот счёт-фактура составляется на полученный аванс, то в строке 5 ставится прочерк. Если получены авансовые или иные платежи за поставляемый в будущем товар, то указывается документ, к которому прилагается этот счёт-фактура.
8. Валюта (в строке 7), код валюты должен быть единым для всех перечисленных в документе товаров, узнать код любого вида валюты можно .
9. Идентификатор государственного контракта (строка 8) указывается в том случае, если оформляется поставка по госконтракту.

Красным цветом обозначены нововведения, вступившие в силу с октября 2017 года: номер госконтракта, код товара по ТН ВЭД, подпись уполномоченного лица

Перейдём к таблице, которая содержит 11 граф, полностью описывающих предмет сделки - работу, услугу или товар.

1. Первая графа предназначена для записи названия товара. В таблице появилась дополнительная графа 1а, в ней указывается код товара. Узнать его можно по общероссийскому классификатору ТН-ВЭД Товарная номенклатура внешнеэкономической деятельности . Этот столбец заполняют, если товар вывозится с территории РФ на территорию Евразийского экономического союза, в других случаях здесь ставят прочерк.
2. В графах 2 и 2а вносят единицу измерения (код и обозначение) по общероссийскому классификатору единиц измерения (ОК 015–94 (МК 00–97)) .
3. В третьей графе отмечают объём товара в указанных единицах (если показатель отсутствует, то ставят прочерк).
4. В четвёртой графе фиксируют тариф за единицу.
5. В пятой графе записывается общая стоимость поставленных товаров (оказанных услуг или работ).
6. В шестой графе фиксируется сумма акцизных сборов, если товар не подакцизный - ставят прочерк.
7. Седьмая графа - налоговая ставка. Для операций, перечисленных в ст. 168 пп. 5 НК РФ, записывается «без НДС».
8. Восьмая графа - сумма налога на добавленную стоимость.
9. Девятая графа - общая стоимость поставляемых товаров (оказанных услуг или работ) по выставляемому СФ.
10. В графах 10 и 10а указывают страну происхождения и её код по классификатору ОК (МК(ИСО 3166) 004–97) 025–2001, если товар произведён на территории другой страны.
11. В одиннадцатую графу записывают номер таможенной декларации для товаров, произведённых не на территории России.

Счета-фактуры должны заполняться разборчиво, без исправлений или помарок

Формулировка «без НДС»

Если продавец применяет УСН, тогда он не должен выдавать СФ, так как, по сути, не уплачивает налог на добавленную стоимость. Однако часто бывает, что покупателю счёт-фактура необходим, и он настаивает на его получении. Разрешением вопроса может стать выписка бумаги с формулировкой «без НДС», но нужно понимать различие между «без НДС» и «0% НДС», так как выставление счёта-фактуры с НДС влечёт обязательство продавца отчитываться перед налоговой инспекцией за обозначенную сумму НДС (пусть даже и нулевую), а это лишние хлопоты .

Ставить в счёте-фактуре вместо пометки «Без НДС» ставку 0% небезопасно. Точнее, делать так «упрощенцы» не вправе. Поскольку нулевая ставка - это реальная ставка, применять которую могут плательщики НДС в отношении экспортных операций. И она должна подтверждаться определёнными документами, которые налогоплательщик представляет в налоговую инспекцию вместе с декларацией по НДС (ст. 164 и 165 НК РФ).

IrinaKhramova

https://www.buhonline.ru/forum/index?g=posts&t=318158

Сводный счёт-фактура

В комиссионных, агентских сделках может применяться сводный СФ. Это нововведение появилось в 2015 году. Например, продающий посредник (агент или комиссионер) отгружает товары (или оказывает услуги) нескольким покупателям, подобная операция может быть оформлена одним документом, сводным СФ. И наоборот, покупающий посредник (агент или комиссионер) приобретает для заказчика товары (услуги) от нескольких продавцов, и такая операция также может оформляться единым сводным счётом-фактурой.

Оформление СФ при частичном принятии товара

Частичное принятие товара подразумевает изменение стоимости поставляемых товаров, то есть требуется составлять корректировочный счёт-фактуру. Если товар принимается частично, то продавец готовит корректировочный счёт-фактуру на новую сумму с учётом недопоставленных товаров в течение 5 дней со дня подписания соглашения об изменении стоимости поставки. Потом регистрирует его в книге продаж и журнале учёта счетов-фактур. Покупатель учитывает в книге покупок первый счёт-фактуру с учётом уменьшения суммы.

Кто подписывает документ

Свою подпись на СФ ставят первые лица компании, директор и бухгалтер. Визирование документа допустимо и доверенным лицом, при этом право подписи доверенным лицом должно подтверждаться внутренним приказом о закреплении полномочий или выданной доверенности. В нормативных документах нет обязательного условия заверять документ печатью организации. Но, возможно, имеет смысл установить подобную обязанность при оформлении СФ на нескольких страницах доверенным лицом. Важно сделать это заранее, чтобы не доставлять неудобств покупателю.

Право подписи счёта-фактуры закрепляется внутренними распоряжениями (приказами)

Пример оформления документа при продаже товара

Предположим, что продавец ИП И.С. Иванов продал товар, облагаемый НДС. Следовательно, он должен выдать покупателю счёт-фактуру. Для его оформления понадобятся такие сведения:

1. Ф. И. О.
2. Юридический адрес - 770055 г. Москва, пер. Урукова, дом 12, корпус 1, квартира 22.
3. Фактический адрес - 428000 г. Чебоксары, ул. Мира, до 25, квартира 1.
4. Данные о платёжно-расчётном документе - №599 от 04.07.2017.
5. Реквизиты покупателя - компании ООО «Рога и копыта».

Предметом сделки является продажа монитора Samsung X90. Так как товар произведён вне таможенной зоны Российской Федерации (имеется регистрационный номер таможенной декларации и указан код страны происхождения 646 - Руанда), в графе 1а указывается код по товарной номенклатуре. Обращаясь к ТН ВЭД , выясняем, что код товара - . Мониторы считаются в штуках, код 796. Продаётся монитор в количестве одной штуки, тариф за единицу 4 237,49 рубля. Стоимость товара 4 237,49 руб., товар не облагается акцизными сборами, сумма налога равна 762,71 руб., общая стоимость равна 5 000,00 руб.

Счёт-фактура подтверждает реализацию компьютерной техники (монитора): страна-производитель острова Теркс и Кайкос (796), номер таможенной декларации 25252213213

Пример оформления документа при аренде помещения

Юридическое лицо ООО «Ветер», адрес: 118347 г. Москва, ул. Красная сосна, дом 5, сдаёт в аренду нежилое помещение компании ООО «Полёт» (111024, г. Москва, ш. Энтузиастов, дом 4). Документ составлен к платёжно - расчётному документу №131 от 08.10.2015.

В графе 1 записано наименование товара, в рассматриваемом примере аренда помещения за октябрь 2015 года с указанием реквизитов договора аренды (№3 от 01.10.2015).

Счёт-фактура выписан за аренду нежилого помещения в городе Москва

Книга продаж, книга покупок и журнал учёта СФ

Плательщики налогов ведут специальные учётные книги, где делаются записи о выданных (книга продаж) и принятых СФ (книга покупок), а также журнал учёта СФ. Налоговые органы обязали вести этот журнал посреднические компании (комиссионеров и агентов), а также транспортно-экспедиционные организации и застройщиков.

Журнал учёта состоит из двух частей: «Выставленные СФ» и «Полученные СФ» . Оформляется журнал за налоговый период в электронном и в бумажном виде. При этом соблюдается хронологический порядок оформления записей в журналах. Хранятся СФ не меньше 4 лет с даты оформления.

Книги покупок ведут покупатели как в бумажном, так и электронном варианте . Записи вносятся на основании полученных СФ, а также корректировочных СФ, по мере их получения. В случае частичной поставки в книгу покупок вносят данные полученного СФ, но с учётом изменения суммы в связи с недопоставкой. Если по операции был оформлен корректировочный СФ, а первоначальный СФ покупатель не получил, то регистрируется корректировочный СФ.

Вопрос: нужно ли регистрировать в книге покупок счета-фактуры с нулевым НДС?

Ответ: да, регистрировать в книге покупок необходимо практически все счета-фактуры, полученные от продавца - и на авансы, и на отгрузку. Со своей стороны продавец оформляет счета-фактуры на все операции, которые облагаются НДС. И в данном случае не имеет значения, какова ставка налога.

Луиза Баянова

https://kontur.ru/qa/4302

Книга продаж оформляется продавцом . Здесь в хронологическом порядке записываются сведения обо всех выданных СФ, первоначальных, с изменениями, корректировочных. Если счёт-фактура не оформлялся (ст. 169 п. 3 пп. 1 НК РФ), то здесь регистрируются первичные документы.

Электронный СФ составляют в единственном экземпляре. Номер СФ присваивает оператор электронного документооборота, и подписывает документ лишь одно уполномоченное лицо. Для отправки электронного документа потребуется наличие интернета, продавец, покупатель и оператор электронного документооборота. Отправив электронный счёт-фактуру, продавец ожидает от покупателя извещения о получении. Получив счёт-фактуру, покупатель отправляет извещение продавцу, а также подтверждение оператору. И принять счёт-фактуру «задним числом» уже не получится.

С введением электронного документооборота процесс сдачи отчётности по НДС заметно упростился: теперь подавать данные нужно только в онлан-режиме

Особенные случаи при осуществлении операций

Что делать, если допущена ошибка при выдаче счёта-фактуры? Если неточность не помешает действиям налоговых органов по обработке СФ, и вся запрашиваемая информация идентифицируется, то вносить изменения не нужно.

Внесение изменений в счёт-фактуру

Когда сведения в СФ недостоверны и требуют корректировки, то готовят корректировочный СФ или исправляют первоначально выпущенный СФ. Исправления в СФ вносятся путём формирования нового документа, в первой строке которого (порядковый номер и дата составления) указывается та же информация, что и в первоначальном документе, в строке (1а) записывается номер исправления и дата составления, далее заполняется достоверной информацией о поставляемом товаре.

Так как информация в документе изменялась, соответствующие корректировки вносят и в журналы регистрации (журнал учёта счетов-фактур, журнал продаж, журнал покупок) путём двойной записи, в первой строке изменённые данные счёта-фактуры записываются со знаком минус, в следующей строке - новые сведения с положительным знаком. Исправления датируют тем налоговым периодом, к которому относится первоначальный счёт-фактура. Чёткие инструкции на этот счёт прописаны в Постановлении Правительства № 1137 с изменениями от 19.08.2017.

Оформление счёта-фактуры при возврате товара

Если товар не был принят, то он возвращается, а продавец оформляет корректировочный счёт-фактуру . В ситуации, когда покупатель принял товар, а потом его вернул, то теперь уже бывший покупатель обязан составить СФ и передать его и возвращаемый товар бывшему продавцу.

Видео: изменения в оформлении СФ с октября 2017 года

Счёт-фактура является подтверждением права покупателя на налоговые вычеты по НДС. Выдача и принятие СФ регистрируется в специальных учётных формах с обеих сторон сделки. Если выявлены ошибки, формируют корректировочный СФ или составляют новый документ взамен первоначального. Если в сделке участвует предприниматель, использующий упрощённый режим налогообложения, то счёт-фактура не оформляется.

Счет-фактура - это важный документ, служащий основанием для направления НДС к вычету. Очень важно следить за тем, чтобы счет-фактура была оформлена правильно, с выполнением всех необходимых требований по ее заполнению. Также мы разберемся с тем, как правильно оформить счет-фактуру.

Зачем нужен счет-фактура?

Данный документ служит для выделения НДС из суммы и является сопроводительным документом при совершении сделок купли-продажи. На основе полученной счет-фактуры покупатель имеет право направить выделенный в ней НДС на уменьшение налога, подлежащего уплате в бюджет.

Как правило, при совершении купли-продажи к счет-фактуре прилагаются также , если товар доставляет транспортная компания, то еще и .

Счет-фактура для покупателя

Если покупатель – плательщик НДС, то ему необходимо, чтобы продавец заполнил счет-фактуру. Именно на основании этого документа у покупателя появляется право на применение вычета по данному налогу. Важно отметить, что счет-фактура не является фактом подтверждающим получение товаров или услуг для этих целей вам потребуется заполнить товарную накладную или акт приема-передачи работ (смотрите статью ). Счет-фактура не признается первичным документов в соответствии с ФЗ “О бухгалтерском учете” и Налоговом кодексе РФ.

Счета фактуры: последние изменения

Все счета-фактуры, которые мы выписали или получили учитываются в специальных . С 2015 года журналы для тех кто осуществляет посредническую деятельность придется продублировать в интернете в ИФНС.

При предоставлении услуг населению счета-фактуры не выписываются (п.7 статья 168 НК РФ )

Налогоплательщик на ОСНО может не выписывать счет-фактуры неплательщикам НДС (при предварительном договоре в письменной форме).

Неплательщик НДС выписывает счет если он является налоговым агентом или осуществляет посредническую деятельность.

Образец заполнения счет-фактуры

• 1 - номер и дата составления счет-фактуры.
• 1а - если в документе выполняются какие-либо изменения, то заполняем эту строку.
• 2 - наименование предприятия продавца или ФИО индивидуального предпринимателя.
• 2а - для предприятий - адрес, указанный в учредительных документах, для ИП - адрес прописки.
• 2б - ИНН/КПП.
• 3 - наименование грузоотправителя и адрес его местонахождения, в случае, если грузоотправитель и продавец - это одно и то же лицо, то в этой строке пишутся слова «он же».
• 4 - наименование грузополучателя и адрес его местонахождения.
• 5 - если по указанному в счет-фактуре товару от покупателя поступала предоплата, то в этой строке указываем номер и дату платежного поручения.
• 6 - наименование покупателя (ФИО ИП).
• 6а - юридический адрес покупателя.
• 6б - ИНН/КПП.
• 7 - валюта, в которой выражены суммовые показатели в счет-фактуре, также указывается ее код. Для рубля используется код 643.

При сдаче выполненной услуги, облагаемой НДС, заказчику исполнитель обязан подготовить счет-фактуру по установленной Постановлением 1137 форме. Данное Постановление подготовлено Правительством РФ и содержит типовые бланки счета-фактуры (исходного и корректировочного), а также регистров, предназначенных для их учета.

Для чего нужен счет-фактура исполнителю и заказчику

Счет-фактура необходим обеим сторонам, поэтому исполнитель оформляет его в двух экземплярах одинакового содержания.

Исполнитель подготовленный документ заносит в Книгу продаж с помощью регистрационной записи, в процессе которой происходит перенос реквизитов и показателей из с/ф в графы Книги. В дальнейшем данные сведения пригодятся при оформлении декларации по НДС и расчете конечной величины добавленного налога для перечисления за квартал.

Для заказчика счет-фактура более важен, если, конечно, он выступает плательщиком добавленного налога. На основании полученного от исполнителя с/ф заказчик направляет сумму добавочного налога, указанную отдельной графой, к вычету. Сведения из полученного документа вносятся в Книгу покупок и в дальнейшем учитываются при расчете конечной суммы НДС к уплате, уменьшая начисленный с реализаций добавленный налог.

В какой срок нужно выставить счет-фактуру на услуги

Заказчик и исполнитель на начальном этапе формирования отношений подписывают договор об оказании услуг, определяющий условия сделки. По факту оказания услуги исполнитель отчитывается перед заказчиком посредством представления акта об оказании услуг.

Обязанность по передаче счета-фактуры на выполненные услуги должна быть исполнена заказчиком не позднее 5-того дня с даты подписания акта сторонами . Дни исчисляются в календарных. Нарушение данного срока не допустимо, при этом дата выписанного с/ф может приходиться на любой из дней отведенного срока.

Пример определения срока выставления с/ф

Не рекомендуется выставлять счет-фактуру раньше момента подписания акта оказанных услуг. Если дата с/ф будет раньше даты подписанного акта, налоговая может посчитать это неправомерным. Вместе с тем судебная практика показывает, что судебные споры подобного рода решаются в пользу плательщика, и счет-фактура признается корректным и подтверждающим право на налоговый вычет.

Если договор оказания услуг не предусматривает оформления актов в связи с длительным оказанием услуги, например, аренда или охрана, то счет-фактуру нужно передавать заказчику в течение 5 дней по окончании квартала или месяца, в котором оказана эта услуга.

Способ передачи счета-фактуры исполнителю

Российское законодательство позволяет оформлять с/ф в электронном или бумажном варианте.

Электронная форма доступна, когда обе стороны договорных отношений подключены к Оператору, оказывающему услуги подобного рода. Исполнитель и заказчик должны иметь необходимое техническое оснащение для электронной передачи и приемки документов через ТКС. Сторонам нужно обладать усиленной квалифицированной электронной подписью для заверения документов. Кроме того, сторонам нужно составить и подписать письменный вариант соглашения о том, что обмен счетами-фактурами будет производиться в электронном виде. Если все эти условия соблюдены, то счета-фактуры могут передаваться электронно. Исправляться и корректироваться они также могут через ТКС, что гораздо быстрее и удобнее.

Бумажная форма доступна всем желающим. Если стороны используют бумажный обмен документами, то исполнителю счет-фактуру нужно составлять в двух экземплярах. Первый с подписью главбуха и руководителя будет передан заказчику для использования при возмещении налога. Второй будет зарегистрирован в Книге продаж исполнителя и направлен на хранение.

Образец заполнения счета-фактуры на услуги

Для оформления следует применять бланк из Постановления №1137 от 26.12.11.

В целом, порядок заполнения полей счета-фактуры на оказанные услуги аналогичен случаю отгрузки товаров, однако имеются свои особенности в оформлении отдельных строк и граф.

Заполнение строк с/ф на услуги

Заполнение граф таблицы

Счет-фактура на аванс за услуги

При получении авансовой суммы от заказчика за услуги, которые будут оказаны в счет оплаты, исполнителю нужно в течение пяти дней оформить с/ф, в котором не заполняются следующие поля:

• 3 и 4 строки, где указывают реквизиты грузоотправителя и грузополучателя;
• 2, 2а, 3, 4 графы – сведения об единице измерения, цене за нее и количестве;
• 5 гр. – стоимость без налога;
• 6 гр. – величина акциза;
• 10, 10а и 11 – сведения об импортных товарах.

Не следует оставлять указанные поля пустыми, нужно заполнить их прочерками. Отсутствие прочерков не вызовет непринятие налоговой счета-фактуры, однако в такой ситуации не исключено неправомерное внесение некорректных данных в пустые поля.

В графе 6 лучше вместо прочерка написать «без акциза».

В каких случаях ФНС может отказать в вычете?

При получении счета-фактуры от исполнителя заказчику следует проверить наличие всех обязательных реквизитов, верность их отражения.

Отсутствие или неверное указание некоторых реквизитов в с/ф может повлечь за собой отказ налоговой в вычете.

Например, ошибки в написании ИНН и КПП сторон является поводом для непринятия с/ф.

Также серьезной ошибкой будет неверное написание валюты платежа или ее код.

Отказ в возмещении налога поступит, если невозможно будет точно идентифицировать услуги, заявленные исполнителем. Услуги должны быть не только поименованы, должно присутствовать указание на документ, определяющий порядок оказания, выполнения или сдачи этих услуг. Детализация должна быть достаточной для верного определения вида услуг и их характера.

Регулирование и учет финансовых операций между субъектами хозяйствования и налоговыми органами осуществляют посредством счета-фактуры.

Назначение документа

Счет-фактура – это первичный бухгалтерский хозяйственный документ, который является основанием для осуществления расчетов между покупателем и поставщиком товаров или заказчиком и исполнителем работ, услуг.

Данный документ выдается поставщику с целью обозначить, что конкретная услуга была предоставлена, товар был отгружен, а также для того, чтобы подтвердить сумму НДС, которую в дальнейшем необходимо будет учесть.

Образец заполнения счет-фактуры довольно прост и не представляет никаких трудностей. Этот бухгалтерский документ заполняет продавец товара для отчетности перед налоговыми органами. Еще его могут использовать покупатели в налоговых структурах с целью уменьшения налоговых обязательств.

Как оформить счет-фактуру в программе 1С?

В программе 1С можно без труда выполнить правильное заполнение счет-фактуры. Образец и пошаговый алгоритм описан ниже.

Документ "Счет-фактура " используется для документального оформления предварительных договоренностей на реализацию товаров, услуг клиентам.

При продаже товаров, услуг по выписанному счету оформляется расходная накладная на основании данных, указанных в счете (режим ввода документа на основании). Из справочника "Контрагенты" выбирается конкретный покупатель (его название), валюта, которая будет выписана, и ее курс. После того как будет выбран покупатель, реквизит "Вид торговли" будет установлен в том значении, которое определено по умолчанию для конкретного клиента в справочнике "Контрагенты". Несмотря на это, в любом счете возможно изменить значение реквизита "Вид торговли".

Образец заполнения счет-фактуры продолжается с учетом взаиморасчета покупателей. Если этот учет выполняется по договорам в справочнике "Контрагенты", тогда договор для клиента выставлен по умолчанию, а наименование и реквизиты документа появятся в поле "Заказ". Изменяется значение реквизита посредством выбора другого договора в виде документа-заказа (кнопка "..."). Документ "Счет" можно сделать первым в цепочке взаиморасчетов с клиентами, т. е. документом-заказом (кнопка "х"). Тогда в поле "Заказ" будет видна строчка "Без заказа".

Когда же учет взаиморасчетов ведется в разрезе счет/накладная, выписываемая счет-фактура автоматически становится документом-заказом.

В графе "Срок оплаты" нужно указать дату – конечный срок, по которому выписанный документ будет считаться действительным.

Какие данные необходимо вводить в табличной части счет-фактуры в 1С?

Образец заполнения счет-фактуры в электронном виде состоит из следующих данных:

• наименование отпускаемого товара;
• количество единиц отгружаемой продукции, услуг, товаров;
• единицы измерения;
• коэффициент пересчета по определенной единице измерения;
• стоимость товаров в установленной валюте без НДС;
• сумма за вычетом НДС, в строке без скидки;
• размер скидки;
• суммы в графе НДС и с НДС с учетом скидки;
• отдельно сумма НДС.

Реквизиты "Сумма б/с", "Скидка" отображаются в табличной части документа тогда, когда константа "Использовать скидку" выбрана как "Да", следовательно, итоговая сумма по строкам с НДС и без НДС будет указана с учетом скидки или без.

Табличная часть документа оформляется следующими способами:

• обычный построчный ввод;
• множественный подбор из справочника "ТМЦ". Чтобы выполнить такой подбор, используют кнопку "Подбор" в диалоговой форме документа.

Оформление счет-фактуры при отгрузке товаров

Образец заполнения счет-фактуры начинается с момента составления документа и его порядкового номера. Затем указывается наименование продавца, покупателя, их юридические адреса, КПП или ИНН. Причем адреса и наименование вписываются согласно тем, которые указаны в регистрационных документах, т. е. юридические. Наименование можно указывать и в сокращенной форме. Если продажа товаров осуществляется из обособленных подразделений (ОП) продавца в такие же подразделения покупателя, тогда в счете-фактуре указываются КПП этих ОП.

Далее указывают номер платежного документа, если был получен аванс наличными за будущую поставку, затем вписывают валюту платежа и ее цифровой код, пишут наименование товаров, как указано в накладной, договоре, акте. В соседних графах с наименованием указывается количество, единица измерения, цена за единицу без НДС, сумма НДС с копейками без округления, совокупная стоимость товаров с НДС и без учета НДС.

Образец заполнения счет-фактуры для импортных товаров имеет аналогичный вид, только в графах еще отображают цифровой код товаров, страну происхождения, номер таможенной декларации, с помощью которой товары ввозятся в РФ. В том случае, если импортный товар будет перепродаваться, можно вписать эти данные из документа поставщика.

Счет-фактура, образец заполнения которой представлен на фото, подписывается главным бухгалтером, руководителем организации или лицом, уполномоченным доверенностью, приказом.

Документ может быть составлен в электронной или бумажной форме, заполнен от руки и с помощью компьютера.

Образец заполнения счет-фактуры на услуги

После того как будут оказаны и выполнены в полном объеме работы, продавцом выставляется счет-фактура на услуги. Образец заполнения идентичен счету по отгруженным товарам, только в случае с услугами в наименовании указываются названия произведенных работ, а в графе единицы измерения может отображаться данный параметр, а может – и нет, если договором не определен этот показатель.

Если был оказан большой перечень услуг, который невозможно уместить на одном листе счета, тогда стоит обратиться к положению, описанному в п. 2 ст. 169 Налогового Кодекса.

Как заполняют счет-фактуру ИП?

Аналогично первичной выписанной документации на товары и услуги оформляется счет- фактура ИП. Образец заполнения свидетельствует о том, что подписывать документ предприниматель должен лично, он не имеет возможности, права поручить кому-либо эту обязанность или оформить доверенность для этого. В крайнем случае можно воспользоваться нотариально заверенной доверенностью.

Обязательно необходимо указать все реквизиты поставщика и покупателя: юридическое наименование, регистрационные, банковские данные, систему налогообложения, адрес, по которому была произведена регистрация в налоговых структурах, и статус. Всегда выписывается номерная счет-фактура. Образец заполнения показывает, что ставятся номера не хаотично, а желательно по порядку и без использования буквенных обозначений.