Работодатель заводит трудовую книжку. Как завести трудовую книжку впервые. Формулировка сведений, вносимых в трудовые

Поступающий на работу заключает трудовой договор впервые (в соответствии с частью 4 статьи 65 Трудового кодекса РФ при заключении трудового договора впервые трудовая книжка оформляется работодателем).
Поступающий на работу заявляет об утрате, повреждении или отсутствии трудовой книжки по любой другой причине (в соответствии с частью 5 статьи 65 Трудового кодекса РФ в случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствии трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку).

При оформлении новой трудовой книжки обратите внимание!

Оформление новой трудовой книжки осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

При оформлении новой трудовой книжки обязательным является получение от поступающего на работу письменного заявления с указанием причины отсутствия трудовой книжки.

При этом причина отсутствия трудовой книжки может быть любой, а работодатель, получив письменное заявление, не вправе отказать работнику в оформлении трудовой книжки. Работодатель обязан оформить новую трудовую книжку только работнику, проработавшему у него свыше пяти дней и если работа у данного работодателя является для работника основной (часть 3 статьи 66 Трудового кодекса РФ, пункт 3 “Правил ведения и хранения трудовых книжек… “, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 №225 «О трудовых книжках»).

Некоторые кадровики считают, что если работник поступает на работу впервые, то работник не должен писать заявление с просьбой об оформлении трудовой книжки, поскольку часть 4 статьи 65 Трудового кодекса РФ этого не требует.

Но позволю себе спросить: Каким же образом кадровику узнать, в первый раз работник устраивается на работу или нет?

Полагаю, что только получив, письменное заявление.

Поэтому, на мой взгляд, правильным будет истребование с работника письменного заявления о выдаче новой трудовой книжке в случае ее отсутствия по любой причине.

Также следует помнить, что работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее (пункт 44 “Правил ведения и хранения трудовых книжек… “, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 №225 «О трудовых книжках»). Работодатель не вправе требовать с работника, чтобы он самостоятельно покупал трудовую книжку.

При выдаче работнику трудовой книжки работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на ее приобретение.

Образец заявления о выдаче (оформлении) новой трудовой книжки

Генеральному директору

ООО «Кадровые решения»
Петрову П.П.
Иванова Ивана Ивановича

Заявление

В связи с тем, что мной утрачена трудовая книжка (либо «я поступаю на работу впервые», либо «старая трудовая книжка повреждена и непригодна к использованию», либо указывается другая причина), на основании части 5 статьи 65 Трудового кодекса РФ прошу оформить мне новую трудовую книжку.

Дата / подпись / фамилия, инициалы

Как завести новую трудовую книжку по правилам?

Как завести новую трудовую книжку для нового работника

Вы приходите на свою первую работу и не знаете, с чего начать? Идите в отдел кадров или службу персонала. С вами должны заключить договор и завести трудовую книжку. Чистые бланки должны закупаться централизованно бухгалтерией предприятия и там же храниться, но иногда работодатель может обязать вас приобрести бланк. Купить его можно в киосках роспечати и в специализированных магазинах.

Заведение новой трудовой состоит из следующих этапов.

Занесение сведений о работнике на первый лист.
Заполнение раздела о приеме на работу.
Внесение сведений в соответствующие журналы или карточки учета.

Сведения о работнике берут из его анкеты и копий документов. В учетную карточку заносятся:

фамилия имя и отчество в соответствии с паспортными данными;
дата рождения;
образование;
профессия.

Все записи заносят строго от руки, шариковой ручкой с синей пастой. Они должны быть аккуратными и легко читаться. Печать проставляется в отведенном для нее месте. Работник, заполнивший документ, должен разборчиво указать свою фамилию.

Заводим новую трудовую взамен утерянной или испорченной

Такие важные документы следует хранить особо тщательно, в сейфе или специальном шкафу. Но даже самые идеальные условия не могут дать полной гарантии их сохранности.

Если книжка утеряна или пришла в негодность, в отделе кадров нужно запросить дубликат. Если вы не работаете, нужно обратиться к последнему нанимателю с письменным заявлением. В дубликат переносят все сведения, которые возможно восстановить. В качестве исходных документов используют:

сохранившиеся копии трудовой;
сведения из личной карточки;
трудовые договоры с прошлых мест работ;
выписки из архивных документов.

Кроме того, можно использовать различные служебные удостоверения, пропуска, задокументированные свидетельские показания бывших сослуживцев и прочие официальные сведения.

Трудовая книжка – один из главных документов, подтверждающих стаж работника. Относиться к ней стоит бережно. Восстанавливать данные после утери или порчи документа очень проблематично, а какие-то и вовсе невозможно, например, если предприятие перестало существовать или его архивы были по какой-то причине уничтожены.

Трудовая книжка является основным документом сотрудника, отражающим весь его трудовой путь. У молодых специалистов, которые еще ни разу не работали официально, возникает следующий вопрос: как получить трудовую книжку впервые?

Постановление правительства №225 сообщает, что организации должны покупать бланки трудовых книжек за счет собственных денег, а затем использовать их при приеме на работу сотрудников. Книжка является документом строгой отчетности, а также должна быть зарегистрирована в специальной книге. В связи с этим, наниматели выдают трудовые книжки только в том случае, если работник предоставит необходимые документы.

Какие документы нужны для оформления трудовой книжки

Чтобы впервые получить книжку, работник должен предоставить нанимателю:

паспорт;
документы об образовании (диплом, свидетельство, а также зачетная книжка при незаконченном образовании);
заявление.

Образец заявления на оформление трудовой книжки впервые выглядит следующим образом:

С какого возраста можно завести книжку

По общему правилу трудовую книжку можно завести с совершеннолетнего возраста, то есть с восемнадцати лет. Однако есть исключения. Подросток может пройти процедуру эмансипации, и получить книжку до исполнения восемнадцати лет.

Прохождение данной процедуры возможно с шестнадцати лет. Чтобы ее пройти, нужно заниматься предпринимательством или быть устроенным по трудовому контракту. Решение о присвоении статуса эмансипированного подростка принимает суд.

Сроки оформления книжек

Наниматель обязан оформить для сотрудника трудовую книжку в течение недели после того, как стороны подпишут трудовой контракт. После оформления наниматель передает книжку сотруднику для того, чтобы он проверил правильность написанной информации.

После этого книжка передается обратно нанимателю. Она хранится у него до того момента, пока работник не решит уволиться.

Прием сотрудника на работу начинается с оформления трудового контракта и издания соответствующего приказа, а не с оформления трудовой книжки. Она заполняется уже на основании сведений из приказа.

Заполнение титульного листа. На нем обязательно должна содержаться следующая информация:

фамилия и инициалы работника, в строгом соответствии с данными из паспорта;
год и дата рождения;
образование;
специализация;
дата заполнения книжки.

Внесение в книжку первой записи. Следует помнить, что первой записью может быть не трудоустройство на первое место работы, а служба в армии или обучение в университете.

Некоторые особенности

Трудовая книжка оформляется строго в определенном порядке. Однако при приеме на работу некоторых категорий граждан, порядок будет другой. Рассмотрим особенности оформления книжек при трудоустройстве некоторых граждан:

Граждане, не достигшие совершеннолетнего возраста. Оформление книжек для таких работников практически не отличается от общего порядка оформления. Единственным исключением является то, что на титульном листе не нужно прописывать информацию об образовании, ведь до достижения восемнадцати лет оно может измениться.
Студенты. Для этой категории работников образование подтверждается не дипломом, а справкой из деканата, или зачетной книжкой.
Работники по совместительству. Информация об основном месте работы вносится в книжку в обязательном порядке, а о дополнительном месте – только по желанию сотрудника.

Трудовая книжка - это основной документ о трудовой деятельности и стаже всех работающих граждан на территории Российской Федерации. Обязанность и порядок оформления этого документа строго регламентированы нормами трудового законодательства, носящими императивный характер. Настоящая статья посвящена гражданам, которые трудоустроились к своему первому работодателю или только собираются трудоустроиться и задаются вопросом, как получить трудовую книжку впервые.

Трудовая книжка

Трудовой кодекс Российской Федерации обязывает все организации, а также индивидуальных предпринимателей, которые используют наемный труд работников, к ведению учета трудовой деятельности и стажа всех сотрудников, трудящихся у них на основной работе по найму более 5 дней. Документом такого учета является трудовая книжка.

Форма и порядок составления трудовых книжек утверждены в двух нормативных правовых актах:

в Правилах от 16 апреля 2003 года (далее - Правила);
в Инструкции от 10 октября 2003 года (далее - Инструкция).

Как завести трудовую книжку

На основании пункта 8 Правил работодатель обязан произвести оформление трудовой книжки вновь принятому работнику до истечения одной недели с даты его трудоустройства. Этот документ оформляется кадровой службой предприятия (при наличии) в присутствии работника.

Обращаем внимание на то, что на оформление трудовой книжки впервые заявление не требуется. Образец бланка трудовой книжки предусмотрен Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 22 декабря 2003 года N 117н (далее - Порядок).

Как следует из пунктов 42 , 44 Правил , необходимость наличия должного количества бланков трудовой книжки возложена на работодателей. Трудовые книжки хранятся работодателем как документы строгой отчетности, а их выдача производится по заявке от кадровой службы.

Трудовым кодексом РФ предусмотрен ряд случаев, когда от вновь принятого работника может понадобиться заявление об отсутствии трудовой книжки (образец можно посмотреть здесь). Среди них утрата этого документа, повреждение или иные причины, по которым трудовая книжка отсутствует (). В соответствующем заявлении работник должен указать, что именно явилось причиной такого отсутствия.

Роструд в Письме от 30 апреля 2004 года разъяснил порядок действий работодателя в такой ситуации. При получении указанного заявления от работника ему надлежит оформить трудовую книжку с занесением в нее всех необходимых сведений о трудовой деятельности и стаже работника до момента трудоустройства к данному работодателю. Такие сведения работнику необходимо подтвердить документально. Общий стаж трудовой деятельности суммируется без уточнения лиц, времени работы и занимаемых за это время должностей.

Работнику важно знать, что оформление для него трудовой книжки бесплатным не является.

Все чаще наблюдаются случаи, когда соискатели предпочитают обходиться без документа, в который будут занесены все сведения о профессиональной деятельности. То есть оформляться на работу «неофициально». И напрасно. Данный документ является гарантией вашей будущей пенсии. Посему следует заранее побеспокоиться об этом. К тому же о том, как завести трудовую книжку, должен заботиться не работник, а работодатель.

Правила оформления этого документа описаны в инструкции Министерства труда России. Поэтому как работнику, так и работодателю придется потратить часть свободного времени на ее изучение. Так вы только выиграете, будучи уже подкованным в этом деле. Оформление документа выполняется только для работников организации, которые осуществляют трудовую деятельность более одной рабочей недели

Многие рабочие очень часто задаются вопросом относительно того, как правильнее поступить: завести трудовую книжку в новом варианте либо оставить старую? Ответ в этом случае следующий: необходимости в смене старого документа нет.

Если сотрудник первый раз имеет опыт трудоустройства, тогда трудовая книжка оформляется строго при нем. За нее придется заплатить сумму, равную цене бланка документа. Оплата либо вносится в кассу предприятия, либо удерживается из будущей зарплаты.

Порядок оформления трудовой книжки

титульного листа}
сведений о работе}
сведений о награждениях.

Титульный лист

Содержит в себе такую информацию о сотруднике, как:

дата рождения}
наличие образования, профессии, специальности.

Все перечисленные сведения заносятся в соответствии с записями, имеющимися в паспорте работника либо ином документе, подтверждающем его личность. Чаще всего это военный билет гражданина либо документы, к примеру, аттестат, содержащие достоверную информацию об образовании. В самом низу того же титульного листа обязательно необходимо поставить дату внесения всех записей.

Все эти правила четко прописаны в инструкции Министерства труда России. Вы сможете найти в ней ответы на все возникающие вопросы о том, как впервые завести трудовую книжку.

После того, как все сведения занесены, следует все тщательно просмотреть и проверить на предмет ошибок и недочетов, только тогда расписываться и ставить печати.

Сведения о работе

Этот довольно большой раздел состоит уже из четырех пунктов, или граф:

графа, носящая название «номер записи»}
дата}
графа, в которую вносятся сведения, связанные с приемом, переводом и прочими перемещениями}
графа, содержащая в себе информацию о документах, послуживших основанием для внесения записи.

Что касается первой графы, то в ней отмечается номер внесенной по порядку записи, во второй – та дата, когда соискателя взяли на работу.

При приеме сотрудника на работу руководитель должен в третью графу вписать полное название организации и, если имеется, сокращенное. Здесь же следует отметить и то, на какую должность принят работник, по какой специальности, профессии и обязательно с учетом квалификации. Все соответствующие документы работник перед тем, как завести новую трудовую книжку, обязан предоставить в оригиналах.

В случае перевода или увольнения запись вносится в третью графу исключительно на основании изданного работодателем приказа или распоряжения. Дату и номер соответствующего документа необходимо отмечать в четвертой графе.

Все записи следует вносить только в полной форме, без каких-либо сокращений.

На тот случай, если сотрудник увольняется по собственному желанию или в связи с сокращением, соответствующую запись необходимо вносить в тот же день, но не позже. В иных ситуациях информация в трудовой книжке отмечается после издания работодателем приказа и на протяжении всей первой рабочей недели.

К сожалению, бывает и такое, когда работник уходит из жизни. Тогда руководитель должен внести в документ о профессиональной деятельности все сведения о расторжении трудового договора с бывшим сотрудником. А все документы, в том числе и трудовую книжку, следует передать родственникам либо по их желанию отправить почтой, но исключительно под расписку.

Награды и отличия

Последним пунктом являются правила внесения сведений о возможных награждениях сотрудника. В этом разделе руководитель либо иное лицо, которое является доверенным, к примеру, кадровик, должны отмечать все виды наград. К ним относятся и государственные. Сюда же относятся и почетные грамоты, и особенные премии, поощрения, но только если таковые предусмотрены.

Запомните, что при постоянных выплатах премии, которые положены согласно условиям трудового договора, нет необходимости каждый раз отмечать это в документе. Также не отражается информация, связанная и с разного рода взысканиями. Исключением является лишь сокращение работника.

Как не допустить ошибок

Главное, что следует понять и запомнить работнику и работодателю в равной степени: трудовая книжка является своего рода зеркалом всего профессионально наработанного стажа, и подсчет его осуществляется на основании указанных дат.

Иногда работодатели сталкиваются с тем, что соискатель не может предоставить трудовую. Руководитель в этом случае не знает, что ему делать дальше. На вопрос: заводим ли новую трудовую книжку на нового сотрудника, можно ответить двояко:

Если у соискателя трудовая утеряна, а справок с предыдущих мест работы он предоставить не может, то заводят новую трудовую, как будто он устраивается в первый раз.
Если соискатель может предоставить документы о предыдущих местах работы, то дубликат утерянной трудовой ему должны выдать на самом последнем месте, и ваша организация не имеет к этому отношения.

Если сотрудник впервые принят на работу, оформление трудовой книжки также необходимо. К тому же если прием был осуществлен на основании совместительства, руководитель имеет право внести соответствующую информацию, но только при наличии справки из основного места работы.

Работодатель должен помнить о том, что любые нарушения трудового законодательства чреваты наложением административного штрафа. Не стоит недооценивать работу подобных органов. Размер штрафа может быть разным, все зависит от степени и вида нарушения. Вот примеры:

наложение штрафа на лица, занимающие определенную должность, которые ранее были подвержены наказанию за подобные действия, противоречащие закону}
помимо штрафа, инспектор имеет право запретить осуществление любой трудовой деятельности на срок до 90 дней}
наложение штрафа, но уже не на отдельного сотрудника, а на всю фирму, – размер такого штрафа колеблется от трех сотен до пяти сотен минимальной суммы заработной платы.

Заполнение трудовой книжки осуществляется исключительно на русском языке, если трудоустройство происходит в России. Если же прием сотрудника совершается на территории той республики, которая входит в состав Российской Федерации, то происходит оформление на русском и языке данной автономной республики.

Каждый раз, когда руководитель или уполномоченное лицо вносят сведения в документ о приеме на работу, увольнении или переводе, обязательно об этом следует известить работника под подпись, и только после этого отметить все в личной карте.

Работодателю необходимо знать, в каком случае нужно завести новую трудовую книжку для нового сотрудника. Требовать от работника, который впервые устраивается на работу, бланк документа о профессиональной деятельности категорически запрещено. Ведь эти бланки подлежат строгой отчетности.

После надлежащего оформления трудовой книжки будущий сотрудник обязан изучить и проверить все записи, и только после этого подписывать документы. В заключение необходимо осуществить регистрацию трудовой книжки в специальной книге по учету движения трудовых книжек.