Является ли упд первичным документом. Универсальный передаточный документ или универсальный счет

Главная / Суд

УПД – сводный первичный документ, который совмещает в себе признаки счета-фактуры и приходной накладной. Цель введения в бухгалтерский учет УПД - сокращение количества дублирующих друг друга документов, сопровождающих хозяйственные операции. Фактически - это фискальная уступка бизнесу.

Но пользоваться этим послаблением нужно осторожно, поскольку ошибки, неточности и просрочки заполнения УПД могут лишить продавца права на полную оплату отпущенного товара, а покупателя – возможности оприходовать приобретенные активы в своем учете (со всеми вытекающими налоговыми последствиями).

Что такое УПД в бухгалтерии?

По универсальному передаточному документу предприятия могут продавать товары/услуги, формировать НДС-обязательства и вычеты, оплачивать поставленную продукцию и оприходовать ее на складе. Если продавец вовремя составил УПД и направил его вместе с товаром, то для него этого достаточно, чтобы:

зафиксировать факт выбытия товаров в своём учете;
сформировать на сумму продажи НДС-обязательство;
требовать от покупателя оплаты поставленного товара.

Компания-покупатель, получившая от продавца вместе с товаром УПД, имеет право:

принять товар;
оплатить его стоимость;
отразить расходы на оплату в учете по налогу на прибыль и получить вычет по НДС.

При этом УПД может существовать как самостоятельно, заменяя собой приходные документы и счет-фактуру, так и просто являться усовершенствованной формой товарной накладной. То есть может идти в комплекте со счетом-фактурой.

Если вы получили от своего поставщика только УПД – это законно. Если вы получили УПД + счет-фактуру – это тоже в рамках налоговых правил.

Правомерность универсального передаточного документа обусловлена следующими нормами:

ст. 9 ФЗ О бухгалтерском учете - дает предприятию право самостоятельно выбирать формы документов для регистрации хозяйственных операций;
письмо ФНС РФ № ММВ-20-3/96@ от 21.10.2013 г. - предлагает УПД как альтернативу счету-фактуре;
гл. 21 НК РФ - не устанавливает ограничительных требований на содержание счета-фактуры, и налогоплательщик имеет право корректировать предложенную форму под особенности своего учетного процесса.

Важно: основание для применения УПД на предприятии – локальный приказ об учетной политике. Если вы хотите оформлять первичные документы на свои операции универсальным передаточным документом, то обязательно утвердите его форму приказом администрации.

Когда можно применять УПД?

Применение УПД оправдано на предприятиях с большим товарооборотом: на складах, торговых базах и т.д. Введение единого первичного документа и для налоговой отчетности, и для отпуска товара позволяет экономить трудовой ресурс.

Плательщики НДС имеют право оформлять УПД в следующих случаях:

при продаже товаров, кроме объектов недвижимости;
при передаче имущественных прав (по договору коммерческой концессии, при передаче кредитором права требования и т.д.);
при реализации услуг/работ;
при выполнении договоров комиссии.

Если объектом налогообложения НДС выступают другие хозяйственные операции (импорт, выполнение СМР для собственных нужд и т.д.), их оформление по УПД не производится. Не могут быть заменены на УПД товарно-транспортные накладные. Предприятие, которое ведет либо на основании чеков, обязано подтверждать свои транспортные затраты правильно оформленными ТТН.

И расходные, и другие кассовые документы, подтверждающие правильность обращения с наличными денежными средствами, пока не заменены на универсальную документацию и оформляются в прежнем режиме.

Предприятия, которые не ведут учет НДС и находятся на упрощенной системе налогообложения, фактически не получают никаких организационных преимуществ, используя УПД. Для них такая новация не принесет практической пользы. Для правильного учета хозяйственной деятельности упрощенцам достаточно обычных товарных документов.

Как заполняется универсальный передаточный документ?

УПД можно оформлять как в бумажном виде, так и в электронном. Если нужно откорректировать информацию в уже зарегистрированном документе, составляется исправление. Рекомендованная форма УПД и исправления к нему утверждены письмом ФНС РФ № ММВ-20-3/96@ от 21.10.2013 г. Электронная форма УПД введена в действие с 01.07.2017 года Приказом ФНС №ММВ-7-15/155@ от 24.03.2016 г.

В УПД должны быть включены все обязательные реквизиты счета-фактуры. Также в него может вноситься другая информация, необходимая в бухгалтерском учете. В соответствии с рекомендованной формой в УПД включаются данные:

о продавце и покупателе (их адреса, регистрационные коды и платежные реквизиты);
наименование каждой позиции продукции и ее код (кодировка товаров указывается в соответствии с расшифровкой Классификатора ТН ВЭД);
страна происхождения (цифровой код и наименование);
количество и единица измерения;
информация о платежном документе, по которому оплачивался товар (полностью или частично);
цена за единицу и общая стоимость;
данные о договоре и доверенности;
данные товарно-транспортной накладной на перевозку;
сведения о лице, сдавшем товар, и о лице, принявшем его.

Как следует из обязательных реквизитов, на момент составления УПД поставщик и покупатель должны:

заключить между собой договор (поставки, выполнения работ и т.д.);
определить порядок оплаты и транспортировки товара;
назначить ответственных должностных лиц за ведение хозяйственной операции.

Важно : все условия поставки товаров/услуг, внесенные в УПД, должны соответствовать условиям заключенного между сторонами договора. Если будут установлены разночтения, то сделка может быть признана недействительной.

Порядок действий следующий:

ответственное должностное лицо поставщика формирует УПД, вносит все необходимые данные и подписывает документ;
осуществляется фактическое выполнение поставки;
ответственное лицо получателя товаров/услуг проверяет всю внесенную информацию, сверяет с фактической операцией, подписывает документ со своей стороны;
если во время приемки возникли расхождения с фактической операцией, стороны составляют и подписывают исправление.

Важно: УПД отправляется только вместе с товаром или же передается поставщиком принимающей стороне сразу же после фактического выполнения обязательства по поставке.

Чтобы при оформлении операции не возникало разногласий с партнерами, рекомендуется на этапе заключения контракта дополнительно договориться про возможность применения УПД для документирования поставок. Также можно согласовать , доверенностей и другой исполнительной документации по сделке.

Подводим итоги

Несмотря на то что цель введения в учет универсального передаточного документа – упрощение бухгалтерского документооборота, на первом этапе работы с новой формой у предприятия может возникнуть много вопросов по ее оформлению и легитимности.

Правомерность УПД невозможно оспорить, если эта учетная форма утверждена приказом по предприятию и контрагент согласился на ее применение. Порядок оформления УПД практически ничем не отличается от заполнения счета-фактуры и акта выполненных работ.

Российская коммерческая организация применяет общий режим налогообложения. Можно ли начать применять универсальный передаточный документ с середины года? Если да, то каким документом нужно закрепить это решение?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Организация вправе применять универсальный передаточный документ только после утверждения его формы в своей учетной политике. При этом, по нашему мнению, утвердить форму универсального передаточного документа в своей учетной политике в середине отчетного года организация вправе только в случае существенного изменения условий ее деятельности.

Обоснование вывода:

Письмом от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@ "Об отсутствии налоговых рисков при применении налогоплательщиками первичного документа, составленного на основе счета-фактуры" ФНС России рекомендует к использованию новый первичный учетный документ - универсальный передаточный документ (далее - УПД). По задумке налогового ведомства, УПД объединяет в себе реквизиты, содержащиеся в первичных учетных документах, с реквизитами счетов-фактур. В указанном письме также сообщается, что этот документ может применяться любым хозяйствующим субъектом начиная с 2013 года. Рекомендуемая форма УПД и перечень операций, для оформления которых она может быть использована, содержатся, соответственно, в Приложениях 1 и 2 к указанному письму.

ФНС отмечает, что применение УПД носит рекомендательный характер и ее неприменение не влечет для хозяйствующих субъектов никаких отрицательных последствий в целях налогообложения. Кроме того, рекомендация применять УПД не ограничивает права хозяйствующих субъектов на использование иных соответствующих условиям ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) форм первичных учетных документов и формы счета-фактуры, установленной постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137.

Таким образом, УПД является первичным учетным документом, рекомендуемым к применению налоговой службой, который может использоваться или не использоваться хозяйствующим субъектом по своему усмотрению.

В соответствии с пунктом 4 ПБУ 1/2008 "Учетная политика организации" (далее - ПБУ 1/2008) и частью 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ при утверждении учетной политики хозяйствующего субъекта ее руководителем утверждаются, в частности:

Формы первичных учетных документов (определенные руководителем экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета), формы регистров бухгалтерского учета, формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности;

Правила документооборота и технология обработки учетной информации.

При этом пунктом 5 ПБУ 1/2008 и частью 5 ст. 8 Закона N 402-ФЗ предусмотрено, что должна применяться последовательно из года в год.

Таким образом, применение хозяйствующим субъектом УПД в качестве первичного учетного документа, посредством которого осуществляется оформление фактов его хозяйственной жизни, обусловлено утверждением формы этого документа в учетной политике.

Изменение учетной политики должно быть обоснованным и оформляться соответствующей организационно-распорядительной документацией (приказами, распоряжениями и т.п.) организации (п.п. 8, 11 ПБУ 1/2008).

Согласно пункту 12 ПБУ 1/2008 и части 7 ст. 8 Закона N 402-ФЗ изменение учетной политики производится с начала отчетного года, если иное не обуславливается причиной такого изменения. То есть в общем случае изменения учетной политики организация должна утвердить приказом, составленным не позднее 31 декабря текущего года. Такие изменения начинают действовать с начала следующего года.

Нормами пункта 10 ПБУ 1/2008 и части 6 ст. 8 Закона N 402-ФЗ приведен перечень случаев, которые влекут изменение учетной политики организации. К таким случаям относятся случаи:

Изменения законодательства РФ и (или) нормативных правовых актов по бухгалтерскому учету;

Разработки организацией новых способов ведения бухгалтерского учета. Применение нового способа ведения бухгалтерского учета предполагает более достоверное представление фактов хозяйственной деятельности в бухгалтерском учете и отчетности организации или меньшую трудоемкость учетного процесса без снижения степени достоверности информации;

Существенного изменения условий хозяйствования. Существенное изменение условий хозяйствования организации может быть связано с реорганизацией, изменением видов деятельности и т.п.

При этом в пункте 10 ПБУ 1/2008 указано, что не считается изменением учетной политики утверждение способа ведения бухгалтерского учета фактов хозяйственной деятельности, которые отличны по существу от фактов, имевших место ранее, или возникли впервые в деятельности организации.

В перечисленных случаях (в том числе в некоторых случаях при разработке организацией новых способов ведения бухгалтерского учета (абзац 2 п. 2 ПБУ 1/2008)), например при изменении способа организации документооборота, изменение учетной политики может производиться не с начала отчетного года.

Рассмотрим, относится ли переход на применение УПД в середине отчетного года к указанным в пункте 10 ПБУ 1/2008 и части 6 ст. 8 Закона N 402-ФЗ случаям.

Так как ФНС России не является законодательным органом власти, ее письма не могут быть приравнены к изменению законодательства РФ по бухгалтерскому учету. К тому же, если говорить о начале применения УПД начиная с середины текущего (2014) года, то следует учитывать, что, УПД, как указано в рассматриваемом письме от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@, может применяться с 2013 года.

Кроме того, переход на применение УПД или иного первичного учетного документа не является для хозяйствующего субъекта новым способом ведения бухгалтерского учета.

Таким образом, полагаем, что организация вправе утвердить в середине отчетного года применение УПД в своей учетной политике и использовать ее с середины этого года только в случае существенного изменения условий ее деятельности. При этом такое изменение должно повлечь для нее объективную необходимость ввести в свой документооборот новые формы первичных учетных документов. Это возможно, например, в случае, когда организация, оказывающая услуги, в середине года начнет осуществлять новый вид деятельности - оптовую торговлю. В этом случае, ей понадобится разработать и утвердить в учетной политике, помимо существующего акта об оказании услуг, новый документ, служащий для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации. В такой ситуации организация может, воспользовавшись правом, предоставленным ей частью 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ и вышеуказанным письмом ФНС России, утвердить в своей учетной политике для этих целей не товарную накладную, а УПД.

В случае существенного изменения условий деятельности организации утверждение в учетной политике формы УПД, равно как и утверждение в ней соответствующих изменений, следует осуществлять в порядке, установленном учетной политикой этой организации. Документами, на основании которых должны вноситься такие изменения, могут стать приказы, письменные распоряжения руководителя организации (п.п. 8, 11 ПБУ 1/2008). При этом подлежащая применению форма УПД определяется руководителем организации по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (п. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).

Энциклопедия решений. Универсальный передаточный документ в целях учета расходов при налогообложении прибыли.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Гусев Кирилл

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
профессиональный Мягкова Светлана

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Применяют счет-фактуру (СЧФ). Универсальный передаточный документ (УПД) применяется значительно реже, несмотря на способность заменять собой несколько документов: СЧФ и первичную документацию БУ. Что мешает повсеместно применять УПД? Можно ли применять одновременно оба документа и в каких случаях? В каких случаях предпочтительно использовать счет-фактуру? Разберемся.

УПД и СЧФ

Счет-фактура – документ НУ. Он подтверждает отпуск товара покупателю, оказание ему услуг, производство работ по операциям, облагаемым НДС, больше нигде не применяется. Реквизиты СЧФ содержат сведения:

о предмете сделки;
о стране его происхождения;
о сумме;
о количественных характеристиках хозяйственной операции;
о ставке налога;
об акцизе;
о соответствующей группе товаров;
позволяющие идентифицировать налогоплательщиков.

Информация, содержащаяся в СЧФ, применяется для расчетов по НДС и контроля этих операций. К СЧФ при оформлении отпуска товара прилагается документ БУ: товарная накладная, акт приема-передачи и пр.

Универсальный передаточный документ (УПД) — бланк, созданный на базе СЧФ. Все сведения из СЧФ отражаются в УПД. Для удобства «зона счета-фактуры» выделена темным контуром. Помимо этого, в УПД присутствуют сведения на отпуск ТМЦ (акта, товарной накладной, частично — ТТН, документа на отпуск материалов ф. и пр.), т.е. информация, когда произведена отгрузка, кто из должностных лиц взял за нее ответственность и скрепил своей подписью, на основании какого договора произведена отгрузка.

УПД может использоваться как в БУ, так и в НУ. Характер использования помечается цифрой (1 или 2) – в левой части бланка, вверху:

При статусе 1 УПД исполняет роль одновременно счета-фактуры и документа, подтверждающего передачу.
При статусе 2 УПД заполняется только как документ БУ.

Очевидно, что СЧФ может быть заменен УПД с одновременным сокращением документооборота. Однако полного замещения в практике учета не происходит. Этому есть объективные причины.

УПД или СЧФ?

Письмом №ММВ-20-3/96 от 21-10-13 г. налоговая служба рекомендует применять УПД в учете, а применение счетов-фактур закреплено в НК РФ как обязательное. При выборе документа, фиксирующего суммы по НДС, налогоплательщики зачастую отказываются от УПД именно по той причине.

Есть и более веские поводы, указывающие, что счет-фактуру заменять УПД нецелесообразно:

Ограничения по формату УПД. Согласно законодательству УПД в бумажном виде может использоваться комплексно в НУ и БУ либо только как документ БУ. Исключительно как счет-фактуру его использовать можно только электронно (согласно Пр. №ММВ-7-15/155 от 24-03-16 г.).
Авансовые платежи. В письме №ММВ-20-3/96 зафиксированы случаи, при которых используется УПД (отгрузка товаров, передача имущественных прав, оказание услуг). Авансовые платежи в списке не упомянуты. На аванс выставляется только счет-фактура (ст. 168-3 НК РФ).
Корректировки. Изменения стоимости, количества ТМЦ, имущественных прав ведут к необходимости использования корректировочного счета-фактуры. В БУ обычно составляется и подписывается акт или подобный ему документ, отражающий разницу первоначальных и измененных показателей, согласие сторон на изменение условий отгрузки (т.н. кредит-нота и аналогичные ей). При использовании корректировочного УПД все эти сведения (корректировки по НДС, корректировки на разницу показателей) придется отражать в одном документе. Учитывая, что на практике ситуации хозяйственной жизни имеют множество нюансов, это может вызывать затруднения и замедлять оформление документов. Оформить два разных документа, внести в них корректировки и зарегистрировать намного проще.
Исправления. При необходимости исправить данные счета-фактуры выписывают новый экземпляр (Правила заполнения СЧФ, п. 7, Пост. Прав. №1137), при этом номер и дату документа менять нельзя. Исправления в бухгалтерских документах вносить проще, например, цифровую информацию просто зачеркивают, помечают дату исправления, и рядом с записью ставит подпись ответственное лицо. Как и в предыдущем случае, здесь проще использовать СЧФ и первичные документы БУ по сделке порознь.

Кроме того, структура бухгалтерской службы на некоторых предприятиях (сельскохозяйственных, производственных) предполагает использование нескольких экземпляров первичных бухгалтерских документов, например, в складском учете и сводных отчетах ответственных лиц подразделений используется одна и та же накладная. Применение УПД в этом случае не имеет смысла.

Универсальный передаточный документ, с этой точки зрения, рекомендуется применять в малом и среднем бизнесе, при наличии ограниченного числа хозяйственных операций и небольшого штата учетных работников.

Важно! Применение УПД, как и применение счетов-фактур, необходимо отразить в учетной политике организации. Целесообразно утвердить локальным нормативным актом используемую форму УПД (корректировочного УПД). При переходе на УПД в середине года следует вводить дополнения к учетной политике до начала налогового периода.

Можно ли использовать два документа одновременно?

Могут возникать ситуации, при которых встает вопрос об одновременном использовании УПД и СЧФ. Например, один контрагент требует оформить сделку счетом-фактурой и товарной накладной, а другой согласен на обмен УПД. С точки зрения законодательства, оба варианта вполне легитимны и могут применяться в одной организации.

Применение одного из вариантов оформления возможно в рамках одного договора, т.е. все отгрузки по одному договору могут, например, оформляться пакетом документов «СЧФ + накладная», а по другому договору – УПД, заполненным в соответствии со статусом «1». Разные партии в рамках одного договора могут оформляться как пакетом документов «СЧФ + первичный документ БУ», так и УПД со статусом «1» (по тексту письма №ГД-4-3/8963 ФНС от 27-05-15 г.).

В НУ эти суммы признаются и в целях расчета , одновременно с учетом по НДС.

Применение УПД не накладывает ограничений на использование в документообороте других учетных форм. Теоретически нет законодательного запрета и на использование УПД со статусом «2» с одновременным оформлением счета-фактуры.

Главное

УПД целесообразно применять при ограниченном документообороте и объемах хозяйственных операций.
СЧФ может применяться в пакете с документами БУ подтверждающего характера практически повсеместно.
В ряде случаев заменить счет-фактуру УПД невозможно.
Применение двух видов документов в рамках разных партий по договору либо в рамках разных договоров законом не запрещено.
В законодательстве не содержится запрета также на одновременное использование УПД и любых иных документов.

Порекомендовала налогоплательщикам использовать универсальный передаточный документ (УПД), который заменяет накладную (акт) и счет-фактуру. Многие бухгалтеры отнеслись к этой возможности с осторожностью, ведь Налоговый кодекс не содержит такой нормы. Напротив, в ст. 169 НК РФ явно сказано, что основанием для принятия к вычету НДС служит счет-фактура. Как же быть бухгалтеру? Есть ли риск при использовании в работе УПД? Попробуем разобраться в этих вопросах, определим плюсы и минусы использования универсального документа.

Универсальный передаточный документ содержит все реквизиты счета-фактуры, полностью дублируя его. Именно этот факт позволяет принимать НДС к вычету на основании УПД. Кроме того, анализируемый документ включает в себя основные элементы накладной ТОРГ-12 : основание отгрузки, даты отгрузки и получения товара (услуги, права), подписи ответственных лиц. В целом УПД может заменить и другие передаточные документы: акт выполненных работ (услуг), накладную на отпуск материалов на сторону М-15 , акт приема-передачи основных средств ОС-1 (письмо ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@). Универсальный передаточный документ отвечает всем требованиям, которые предъявляются к первичному учетному документу, поэтому покупатель вправе признать расходы на основании УПД.

Подробные условия применения, порядок заполнения и отражения УПД в книге покупок и продаж содержатся в письме ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ . Рассмотрим основные нюансы применения универсальных докуметов.

Сфера и порядок применения УПД

Форму УПД могут использовать организации и ИП на любой системе налогообложения. Юридические лица и ИП на УСН и ЕСХН могут использовать УПД в качестве первичного документа со статусом 2 для подтверждения расходов в целях налогообложения (письмо ФНС России от 05.03.2014 № ГД-4-3/3987).

УПД со статусом 2 могут составлять комитенты при отгрузке товара и продавцы, осуществляющие операции, не облагаемые НДС.

Если вы решили применять универсальный документ для целей бухгалтерского и налогового учета, зафиксируйте это решение в учетной политике. Также утвердите форму УПД, которую будет применять организация.

Необязательно полностью переходить на использование УПД. Даже по одному договору, который подразумевает несколько поставок, можно составлять как привычные всем документы (счет-фактуру, накладную, акт), так и УПД. Это подтверждает письмо ФНС России от 27.05.2015 № ГД-4-3/8963 . О правомерности налоговых вычетов на основании универсального документа, в частности, сказано в письме Минфина РФ от 16.06.2014 № 03-07-09/28664 .

Если организация перешла на применение универсальных передаточных документов, совсем не обязательно сообщать об этом покупателям. В свою очередь покупатели не вправе требовать от поставщика выписывать счета-фактуры вместо УПД. Некоторые договора поставки содержат наименование документов, которые продавец составляет при отгрузке товаров (работ, услуг). В таком случае нужно составить дополнительное соглашение к договору, где прописать условия применения УПД.

Статус УПД

В левой части документа необходимо выбрать один из двух статусов. Статус № 1 говорит о том, что документ одновременно заменяет и передаточный документ (накладную, акт), и счет-фактуру. Статус № 2 означает, что перед вами только передаточный акт. Если продавец выписал УПД со статусом 2, необходимо также выписать и счет-фактуру (применимо для организаций, работающих с НДС).

Статус с кодом 2 позволяет заполнить лишь те реквизиты, которые обязательны для накладной (акта). Значит, продавец вправе оставить пустыми часть данных УПД:

строку 5 «К платежно-расчетному документу»;
графу 6 «В том числе сумма акциза»;
графу 7 «Налоговая ставка»;
графы 10 и 10а «Страна происхождения товара» (цифровой код и краткое наименование);
графу 11 «Номер таможенной декларации».

Форма УПД содержит строки «Наименование экономического субъекта» (№ 14 и 19). Их можно не заполнять, если на документе будет стоять печать продавца и покупателя. Печать должна содержать полное наименование организации.

Статус документа носит информационный характер. Фактический статус УПД определяется наличием/отсутствием в нем всех обязательных показателей в отношении первичных учетных документов и (или) счетов-фактур. Поэтому регистрации в книге покупок и книге продаж подлежит даже УПД со статусом 2, если в нем заполнены все реквизиты.

Дополнительные реквизиты УПД

Форма УПД носит рекомендательный характер и не обязательна к применению. Налогоплательщик имеет право вносить дополнительные реквизиты в документ (п. 3 письма ФНС России от 24.01.14 № ЕД-4-15/1121@).

Регистрация УПД в книге покупок и книге продаж

Покупатель сначала регистрирует УПД в журнале учета полученных и выданных счетов-фактур, далее - в книге покупок. При этом нужно соблюдать правила, предусмотренные Постановлением Правительства РФ № 1137 .

Согласно установленным правилам счета-фактуры регистрируются в хронологическом порядке по дате получения. В УПД эта информация содержится в строке 16 и отражается в графе 8 книги покупок.

Продавец товаров (работ, услуг, имущественных прав) регистрирует УПД в журнале учета полученных и выданных счетов-фактур и в книге продаж. Несмотря на то что в УПД есть несколько различных дат (составления, отгрузки, получения), в графу 3 книги продаж переносится дата составления УПД (строка 1).

Преимущества УПД

Применение универсальных документов значительно упрощает документооборот.

Среди основных плюсов УПД можно отметить:

снижение расходов на бумагу;
единый стиль документов для всех видов продаж (УПД заменяет акты услуг, ТОРГ-12 , ОС-1 , М-15);

экономию времени на оформление документов;
сокращение архива документов.

Но иногда без счетов-фактур не обойтись. Например, счет-фактура выписывается при получении предоплаты. В данной ситуации для целей бухгалтерского учета документ составлять не нужно, а для налогового учета необходимо. Поэтому УПД организация выписать не сможет, т.к. документ со статусом 1 заменяет не только счет-фактуру, но и передаточный акт, который здесь не требуется.

Подводя итог, можно отметить, что за универсальными документами будущее. И со временем к ним привыкнут, так же как и к новым формам и правилам заполнения документов по НДС, которые были установлены Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 .

Как исправить ошибки в УПД, подскажет Норматива.

Об особенностях заполнения универсального корректировочного документа читайте в подробной

Федеральная налоговая служба письмо от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@

Федеральная налоговая служба направляет для сведения и использования при проведении мероприятий налогового контроля рекомендации по вопросу оценки налоговыми органами документов, которые одновременно содержат все обязательные реквизиты, предусмотренные законодательством и для счетов-фактур, и для первичных учетных документов.
Обеспечить исполнение данных рекомендаций в практической работе налоговых органов и довести до сведения налогоплательщиков.

В соответствии с пунктом 1 статьи 169 Налогового кодекса Российской Федерации (далее – НК РФ) счет-фактура является документом, служащим основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом товаров (работ, услуг), имущественных прав (включая комиссионера, агента, которые осуществляют реализацию товаров (работ, услуг), имущественных прав от своего имени) сумм налога к вычету в порядке, предусмотренном главой 21 НК РФ.
При этом глава 21 НК РФ и постановление Правительства Российской Федерации от 26.12.2011 № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость» (далее – постановление Правительства РФ № 1137) не содержат ограничений на введение в формы счетов-фактур дополнительных реквизитов. Указание в счетах-фактурах дополнительных реквизитов (сведений) не является основанием для отказа в вычете сумм налога на добавленную стоимость (далее – НДС), предъявленных покупателю продавцом.
Согласно статье 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Статьей 313 НК РФ определено, что подтверждением данных налогового учета являются в том числе первичные учетные документы (включая справку бухгалтера).
Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон №402-ФЗ) предусмотрена самостоятельность хозяйствующих субъектов в выборе форм документирования фактов хозяйственной жизни. В статье 9 Закона № 402-ФЗ установлен только перечень обязательных реквизитов первичных учетных документов.
Таким образом, начиная с 2013 года любой хозяйствующий субъект, не нарушая законодательство, может объединить информацию ранее обязательных для применения форм по передаче материальных ценностей (ТОРГ-12, М-15, ОС-1, товарный раздел ТТН) с дублирующими по большинству позиций реквизитами с информацией счетов-фактур, выписываемых в целях исполнения законодательства по налогам и сборам. Такое объединение при соблюдении требований Закона № 402-ФЗ и главы 21 НК РФ не может лишить хозяйствующего субъекта ни возможности учитывать оформленный факт хозяйственной жизни в целях бухгалтерского учета, ни возможности использовать право на налоговый вычет по НДС и возможности использовать право подтверждения затрат в целях исчисления налога на прибыль организаций (и других налогов).
Используя приведенные здесь принципы и основания, ФНС России предлагает к применению форму универсального передаточного документа (далее - УПД) на основе формы счета-фактуры.
Форма носит рекомендательный характер. Неприменение данной формы для оформления фактов хозяйственной жизни не может быть основанием для отказа в учете этих фактов хозяйственной жизни в целях налогообложения.
Предложение ФНС России формы универсального передаточного документа не ограничивает права хозяйствующих субъектов на использование иных соответствующих условиям статьи 9 Закона № 402-ФЗ форм первичных учетных документов (из действовавших ранее альбомов или самостоятельно разработанных) и формы счета-фактуры, установленной непосредственно постановлением Правительства РФ № 1137.
Согласовано с Минфином России (заместитель Министра финансов Российской Федерации С. Д. Шаталов) письмом от 07.10.2013 №03-07-15/41644. Источник 1.