В каких случаях выдается дубликат больничного листа и как его получить? Что делать при утере больничного листа сотрудника

Больничный лист требуется каждому человеку, который желает получить выплаты по временной нетрудоспособности на месте трудоустройства. Для этого приходится обращаться к лечащему врачу с жалобами и симптомами на какое-либо заболевание. Заполняется листок не только работником медицинского учреждения, но и сотрудниками компании, в которой трудится заболевший гражданин. Но нередко возникает ситуация, когда документ теряется. Виновником может выступать врач, пациент или сотрудник компании, вносящий сведения в этот документ. Поэтому возникает вопрос, что делать, если потерял больничный лист. В этом случае можно получить дубликат, причем процедура восстановления зависит от того, на каком этапе оформления больничного теряется листок нетрудоспособности.

Кто может потерять документ?

Больничный лист может потеряться на разных этапах оформления периода временной нетрудоспособности. Поэтому виновниками могут выступать следующие лица:

• врач вносит в этот документ сведения при первом посещении пациента, после чего листок остается в медицинской организации до следующего осмотра, причем во время этого периода может потеряться документ;
• сотрудник получает листок от врача после выписки, так как именно он передает документацию работнику бухгалтерии или отдела кадров компании, в которой он официально трудоустроен, но всегда существует вероятность, что он потеряет документацию;
• сотрудники фирмы, ответственные за заполнение или хранение листков, могут нарушить разные правила, что приводит к потере документации.

В каждой ситуации восстановление обладает своими особенностями. Поэтому все участники процедуры должны знать, что делать, если утерян больничный лист. Создание дубликата данного документа является достаточно сложным процессом.

Как поступить непосредственно пациенту?

Потерять листок может сам гражданин, получивший больничный лист от лечащего врача. Документ должен передаваться в бухгалтерский отдел компании, в которой работает гражданин. По разным причинам листок может быть утерян. Если работник потерял больничный лист, что делать? Для этого придется обращаться в медицинское учреждение, где изначально оформлялась данная документация.

К правилам восстановления документа в этом случае относится:

• если непосредственно пациент теряет листок нетрудоспособности, то обращаться придется в ту поликлинику, где документация выдавалась впервые;
• в качестве основания для составления дубликата выступает не только утеря листка, но и наличие ошибок в тексте;
• для получения нового документа требуется составить заявление по форме медицинского учреждения, в котором указывается причина для формирования дубликата;
• предварительно на месте трудоустройства придется взять справку, подтверждающую, что листок не был передан работнику бухгалтерского отдела для расчета пособия по временной нетрудоспособности;
• с собой при обращении в медицинское учреждение надо иметь паспорт.

На основании такого документа в поликлинике будет собрана комиссия, решающая возникший вопрос. Для этого устанавливается номер листка, который был ранее выдан пациенту. Определяется, какие именно сведения были прописаны в этом документе. Каждый документ обладает своим уникальным номером, вносящимся в специальную базу организации. Это позволяет достаточно быстро восстановить больничный листок.

После выполнения всех действий, комиссия принимает решение о выдаче дубликата. Соответствующая информация передается лечащему врачу, который делает дубликат. После этого документация передается пациенту. Сотрудник потерял больничный лист: что делать? Для этого придется обращаться в медицинское учреждение, где был получен оригинал данного документа.

Как поступить при порче документа?

Нередко новый больничный требуется получить по причине порчи документации пациентом. В этом случае придется заменять листок, а иначе работники фирмы, в которой работает гражданин, не смогут им воспользоваться. Дело в том, что информация, содержащаяся в этом документе, считывается специальной программой. Поэтому все сведения в него должны вноситься аккуратно, а также не допускается наличие повреждений листка.

Для восстановления испорченного листка вновь придется обратиться в медицинскую компанию, где был получен оригинал. При составлении заявления указывается, что причиной получения дубликата выступает порча оригинала.

Правила составления дубликата

Если комиссия принимает решение о повторной выдаче документа пациенту, то данным процессом занимается лечащий врач. Он должен взять новый листок, в который вносятся те же сведения, которые были в оригинале. К правилам оформления дубликата относится:

• используются те же правила, что и при заполнении оригинала;
• каждая буква прописывается в отдельной ячейке, а иначе компьютер не сможет считать информацию;
• все данные вносятся с помощью печатных букв;
• не требуется переписывать все сроки, в течение которых продлевался период временной нетрудоспособности;
• указывается только дата закрытия листка;
• допускается заполнять данный дубликат от руки или с помощью компьютера;
• если остаются пустые ячейки, то они зачеркиваются;
• ставится галочка напротив строчки, где указывается, что создается именно дубликат данной документации;
• как только документ будет полностью заполнен, он подписывается врачом, а также указывается новая дата формирования;
• дополнительно подписывается дубликат членами врачебной комиссии, которые должны убедиться в отсутствии ошибок.

Если работница потеряла больничный лист по беременности и родам, то она должна вновь обратиться в перинатальный центр или другое учреждение, в котором состоит на учете, чтобы получить дубликат. Предварительно придется обратиться в бухгалтерский отдел фирмы, где она работает, чтобы взять справку о том, что лист не был передан в компанию.

Грамотно сформированный дубликат легко используется в качестве оригинала. На основании этого документа организация должна перечислить работнику положенное пособие.

Что делать, если организация потеряла больничный лист?

Потерять данную документацию может не только пациент, но и даже работники фирмы, где он работает. Гражданин должен передать листок сотрудникам бухгалтерского отдела, чтобы они направили нужные данные в ФСС, а также начислили пособие по временной нетрудоспособности. Но нередко по их вине теряется данная документация. Что делать, если утерян больничный лист организацией? Так как документ уже был зарегистрирован в компании, то процедура восстановления обладает некоторыми особенностями.

Первоначально устанавливается, что является причиной такой ситуации. Для этого может иметься вина какого-либо сотрудника, а также часто документация теряется в связи с чрезвычайными ситуациями, возникающими в компаниях.

Виновником является работник компании

Работодатель потерял больничный лист: что делать? Если устанавливается, что виновником является сотрудник бухгалтерского отдела компании, то выполняются следующие действия:

• первоначально создается в фирме комиссия, которая определяет виновника такого происшествия;
• если выявляется, что виновником является сотрудник бухгалтерского или кадрового отдела, то выплачивается сотруднику, рассчитывающему на пособие по временной нетрудоспособности, специальная компенсация;
• виновник обязан возместить компании понесенные расходы, для чего некоторая сумма средств удерживается с его зарплаты;
• после этого фирма составляет другие документы, на основании которых работник может получить положенные выплаты.

Фирма не может рассчитывать на получение дубликата от медицинской организации, поэтому придется формировать другие бумаги, выступающие основанием для начисления пособия.

Компания теряет документ в связи с чрезвычайной ситуацией

Нередко причиной потери многих документов в фирме выступает наступление сложных и непредвиденных чрезвычайных ситуациях. К таким ситуациям относятся наводнения, пожары или другие аналогичные ЧП. Для этого у компании должны иметься официальные подтверждения.

Если работодатель потерял больничный лист: что делать? Для этого фирме придется найти виновника и все равно перечислить выплаты работнику.

Потеря документации сотрудниками поликлиники

Что делать, если потерял больничный лист непосредственно лечащий врач? Даже сотрудники медицинской организации могут потерять документацию по разным причинам. Процедура восстановления делится на этапы:

• первоначально пациентом составляется заявление на получение дубликата;
• в заявлении указывается, что документ был утерян работниками поликлиники;
• создается комиссия, члены которой выявляют виновника и принимают решение о выдаче дубликата;
• виновник привлекается к ответственности;
• пациент получает дубликат, который выступает полноценной заменой оригиналу больничного листка.

При составлении нового документа учитываются все требования к его заполнению. Что делать, если потерял больничный лист работник медицинской организации? Для этого придется гражданину подождать, пока не будет сделан дубликат. На месте трудоустройства ему придется предупредить руководство о возникшей задержке.

Какие нужны документы?

Если организация потеряла больничный лист сотрудника: что делать? В этом случае фирма все равно должна выплатить работнику положенные выплаты, но она не сможет получить дубликат больничного листка. Для этого уполномоченными лицами фирмы составляются другие документы, выступающие основанием для получения средств от ФСС.

Если листок теряется непосредственно работником или сотрудником медицинской организации, то гражданин должен передать в поликлинику или больницу следующие документы:

• заявление на получение дубликата, в котором указывается причина утери или порчи оригинала;
• копия паспорта гражданина;
• справка, полученная с места работы и подтверждающая, что гражданин не получил пособие на основании оригинала документа.

Заявление составляется по форме медицинской организации, поэтому взять образец можно у работника поликлиники.

Особенности использования электронных бланков

Многие работодатели начинают переходить на использование электронного документооборота. Это относится даже к использованию электронных больничных листков. В этом случае документ составляется в электронном виде. После закрытия больничного, документация по специальным каналам связи направляется работодателю и в ФСС.

При таких условиях непосредствено пациент не получает на руки какие-либо документы. Работодатель получает листок в электронном виде, после чего на основании этого документа перечисляются из ФСС деньги в виде пособия по временной нетрудоспособности. При таких условиях невозможно потерять листок.

Заключение

Каждый гражданин должен знать, что делать, если потерял больничный лист. Потерять документацию может не только сам пациент, но и даже лечащий врачи или работодатель. Восстановить документ достаточно просто, для чего придется обращаться непосредственно в медицинскую организацию, где был выдан утерянный оригинал.

Многие работодатели начинают переходить на электронную систему, что позволяет не передавать документы в бумажном виде пациенту. В этом случае упрощается не только документооборот, но и начисление пособия работнику.

Выявив необходимость сочинять важный документ, будет правильным расслабившись разделить документ на три главных групп. Эти разделы не точно будут изложены в этом же порядке. Обязательно следует осознать к чему именно вы стремитесь в результате, потом выпишите мотивы. Весомыми могут стать порядки, обычаи, приказы госорганов. Начало принципиально необходимая часть, который производит впечатление. Также постарайтесь разобраться кому адресован приготовляемый просительный документ и кто конкретно должен удовлетворить требование.

Дубликат больничного листа

Для того чтобы получить дубликат, потерявший документ работник должен обратиться в поликлинику или в больницу. Выдается он согласно указанному ранее Приказу Минздравсоцразвития России с надписью «дубликат» на бланке документа.

Может быть использован и специальный штамп для этих целей. И, если в первоисточнике могло быть несколько записей о периоде нетрудоспособности, то в дубликате делается одна запись за весь период болезни. При повторной выдаче больничного листа используются те же самые бланки, на которых оформлялся первичный документ. Заполняться он должен таким же образом, как и в первый раз. Однако вместо даты выдачи оригинала, в дубликате будет отражено число и месяц выдачи повторного документа.

Получить дубликат сложно, если листок нетрудоспособности утерян работодателем. ФСС, рассматривая подобную ситуацию, обычно подчеркивает, что после того, как бухгалтер принял документ к начислению, дубликат не выдается. Об этом предупреждены медицинские учреждения.

Как быть, если в бухгалтерии потеряли больничный лист работника?

К сожалению, человеческий фактор может сработать и даже в таком отделе как бухгалтерия, где всегда строгий учет всех бумаг и даже незначительных бумажек, происходят утери.

Но бывает, случается так, что некоторые документы теряются и что тогда делать?

Остается только путь поиска или восстановления такого утраченного документа. Но не все документы легко восстанавливаются и появляются даже порой некоторые ограничения по использованию таких восстановленных документов.

Как же быть, если потерялся листок нетрудоспособности на какого-нибудь сотрудника?

Можно ли применять дубликат листка нетрудоспособности?

Оригинал листка нетрудоспособности выдается в медицинском учреждении в тот день, когда больной туда обращается или в день закрытия больничного. Таков общий порядок выдачи, который установлен соответствующими законодательными актами.

А вот право на то, что бы получить пособие по такому листку сохраняется за сотрудником в течение полугода с момента его выдачи.

Если листок нетрудоспособности был потерян самим сотрудником еще до того момента, как он отдал его в бухгалтерию, то сотрудник может обратиться в медицинское учреждение, которое ему выдавало этот листок за получением дубликата.

Его может оформить лечащий врач, но заверить его должен председатель врачебной комиссии. На этом листке ставится специальная отметка дубликата, и то число когда он выдан.

А вот если организация потеряла листок уже после того, как выплатила сотруднику компенсацию или пособие, то ФСС эти расходы организации не будут подлежать возмещению. И это на основании того, что возмещение возможно только при предоставлении оригинала больничного листа или его дубликата, но организация не может получить дубликат, если она потеряла оригинал.

Ведь дубликат выдается только, если в листке были допущены ошибки или его потерял сам больной.

Также такой документ как справка из больницы, где будет содержаться информация о том, что такой листок выдавался, не считается тем документом, на основании которого может быть назначена компенсация.

Но при разбирательстве дел в суде, судьи выносят не такие однозначные решения, как чиновники, которые отказывают в возмещении расходов. Через суду получить возмещение по больничному, а точнее по его дубликату, вполне реально.

Как происходит подтверждение утраты документа

Каждый бухгалтер знает, что первичные документы необходимо хранить на протяжении сроков, которые установлены в размере не менее пяти лет после того, как закончится отчетный год, а если правила организации устанавливают и более длительный срок, то дольше.

Если какой-то документ пропал, то руководитель организации с помощью своего приказа назначает комиссию, которая занимается расследованием причин такой потери. Комиссия должна выяснить причину и самое главное документально ее отразить, т.е. зафиксировать факт утраты.

Должны быть приложены все необходимые документы, например, если имел место пожар, то должны быть документы из пожарной службы и т.д.

После такой проверки нужно сделать запрос в организацию здравоохранения с просьбой о выдаче дубликатов.

Больничный утерянный работодателем не будет восстановлен

После последней информации ФСС, дубликат может сделать только сам работник в медучреждении. А если больничный лист утерян работодателем, то такой больничный лист не восстанавливается и выплат по нему не будет, это же касается и больничного листа связанного с отпуском по беременности и родам. Поэтому, рекомендую, прежде начинать выяснять кто виноват, лучше работнику пойти и сделать дубликат больничного и не упоминать в медучреждении, что больничный лист потерян работодателем, чтобы вообще не остаться без денег.

Иначе, просто придется идти в суд и судиться с работодателем, а когда отношения испорчены, то возникает вопрос, как долго такой работник проработает у данного работодателя.

"Как известно, больничный лист, потерянный самим работником, можно восстановить. Для этого сотрудник должен обратиться в больницу за дубликатом больничного. Но как оказалось, получить дубликат не удастся, если лист потерян работодателем.ФСС в письме от 17.07.2013 № 15-03-11/12-7761 рассмотрел следующую ситуацию. В ходе выездной проверки отделение Фонда вычеркнуло расходы на больничные. Так как работодатель не смог предоставить оригиналы листков нетрудоспособности, сославшись на их утерю при переезде. Фонд такие аргументы не устроили. При этом в Фонде подчеркнули, что дубликат листка нетрудоспособности может получить только работник. И то до того, как сдаст оригинал в бухгалтерию. После того, как бухгалтер принял листок к учету, дубликат не выдается. ФСС просил довести эту информацию до медицинских работников."

Как восстановить потерянный больничный лист

Раздел: Гражданское право |

Что делать, если утерян больничный лист? Можно ли его восстановить? Эти часто задаваемые вопросы волнуют людей, у которых такая потеря случилась. Для них это важно, поскольку больничный лист – это не только свидетельство временной нетрудоспособности, но еще и деньги, которые могут быть потеряны вместе с документом на их получение. Оказывается, все зависит от того, кто потерял больничный: сам работник или его работодатель.

Дубликат больничного листа

Фонд социального страхования РФ разъясняет, что испорченный или потерянный самим работником листок временной нетрудоспособности может быть получен повторно (письмо от 17.07.2013 за № 15-03-11/12-7761). По Приказу Минздравсоцразвития РФ (август 2007 г.) при утрате больничного листа повторный листок нетрудоспособности выдается «лечащим врачом и главой медицинской комиссии». Естественно, что утративший документ гражданин обращается за повторным получением больничного листа только в том случае, если пособие по документу не получено.

ФСС также разъясняет, что получить дубликат листка временной нетрудоспособности можно лишь со справкой с места работы о том, что пособие данному лицу не выплачивалось. Правда, в новых документах ФСС ссылки на необходимость подобной справки отсутствует, но истребование ее, в принципе, не запрещается, поскольку речь идет о расходах денежных средств.

Получение дубликата больничного листка

Для того чтобы получить дубликат, потерявший документ работник должен обратиться в поликлинику или в больницу. Выдается он согласно указанному ранее Приказу Минздравсоцразвития России с надписью «дубликат» на бланке документа. Может быть использован и специальный штамп для этих целей. И, если в первоисточнике могло быть несколько записей о периоде нетрудоспособности, то в дубликате делается одна запись за весь период болезни. При повторной выдаче больничного листа используются те же самые бланки, на которых оформлялся первичный документ. Заполняться он должен таким же образом, как и в первый раз. Однако вместо даты выдачи оригинала, в дубликате будет отражено число и месяц выдачи повторного документа.

Получение копии требует предварительного заполнения заявления по форме медицинского учреждения. К обязательным условиям также относится наличие паспорта.

Согласно Приказу 624н копия бюллетени, также, как первоначальный бюллетень, выдаётся непосредственно застрахованному лицу. При этом гражданин не обязан предъявлять никаких специальных справок об утере или непригодности данного документа (это строго регламентируется в статьях приказа 1 и 4).

Юридически обоснованным основанием выдачи копии, также является заявление директора организации с обязательным дополнительным приложением материалов об утрате.

Оформление дубликата больничного листа в 2018 году

Дубликат больничного листа оформляется непосредственно лечащим врачом. В верхний правый угол бланка ставится отметка «Дубликат», а в строках «С какого числа» и «По какое число» в таблице «Освобождение от работы» необходимо указание всего периода нетрудоспособности, то есть дата начала и завершения лечения (очень актуально в случае, если больной должен осуществлять алиментные выплаты: детали по вычету — ).

Запись промежуточного продления не требуется, даже если оно осуществлялось.
Право на выплату пособия сохраняется за сотрудником в течение полугода после выздоровления или признания факта инвалидности. Аналогичный временной интервал установлен для сотрудниц, завершивших свой декретный отпуск.

Если же обращение по выплате пособия превысило шестимесячный срок, то решение о его назначении будет принято областными органами ФСС РФ. Следует отметить, что положительное решение будет принято только при наличии уважительных причин.

Как заверить копию больничного листа для ФСС?

Заверять копию бюллетени нужно у лечащего врача, а затем у заместителя руководителя лечебно-профилактического учреждения по клинико-экспертной работе.

Производится по заявлению, с приложением требуемых документов. Заявление должно быть написано либо на бланке организации, либо должно иметь проставленный угловой штамп, где указаны реквизиты фирмы.

Справка к дубликату больничного листа

Прилагается с целью подтверждения получения нового документа. Представляет собой произвольно написанное заявление с указанием факта утраты предыдущего документа. Требуется для соблюдения отчетности и правовой обоснованности выдачи копии.

Как получить дубликат больничного листа по беременности и родам?

Требуется обратиться непосредственно к наблюдавшему вас терапевту, у которого сохранена вся отчетная документация. В случае осложненных родов (ранних или патологических), многоплодной беременности — листок нетрудоспособности оформляется медицинской организацией, где были приняты роды. Соответственно, копию получать следует там.

Зачем в роддом копия больничного листа?

С целью правильного расчёта срока бюллетени, будущей матери требуется иметь при себе копию бюллетени. Это обосновано тем, что роды могут принять патологический характер, что потребует увеличить восстановительный период.

Как получить дубликат больничного листа при утере?

Если листок нетрудоспособности был утерян, его дубликат следует получить у лечащего врача, предварительно предъявив документ об отсутствии выплат организации по данному листку нетрудоспособности.

В верхний правый угол бланка обязательно вносится пометка “дубликат”, а в пункте “освобождение от работы” отмечается весь временнной интервал периода нетрудоспособности в одной строке. Бланк считается заверенным при наличии подписи непосредственно лечащего врача, а также зам-руководителя лечебного учреждения по КЭК работе.

Единовременно с этим вносится пометка в медицинский журнал, где фиксируются все номера выписанных листков нетрудоспособности.

К слову, на сайте имеется статья по оплате больничного листа после увольнения по собственному желанию, образец 2018 года.

Как получить дубликат больничного листа взамен испорченного?

Если в строке «ЗАПОЛНЯЕТСЯ ВРАЧОМ МЕДИЦИНСКОЙ ОРГАНИЗАЦИИ» будут выявлены ошибки, то больничный лист автоматически считается испорченным. В данной ситуации медицинская организация обязана выдать новый бланк листка нетрудоспособности.

Для того, чтобы соблюсти порядок при проведении регистрации листков нетрудоспособности, в выдаваемом взамен испорченного бланке обязательно должна присутствовать отметка «V», а в строчке «Дата выдачи» нужно указать непосредственную дату выдачи вновь оформленного листка нетрудоспособности.

Параллельно вносится отметка в журнал лечебного учреждения. Подобная система многоуровневой регистрации и строгой отчетности способствует предотвращению неправомерного использования бланков листков нетрудоспособности.

Учтите: необходимо вернуть непригодный бланк в выдавшую его больницу.

Образец заявления на выдачу дубликата больничного листа

Запрос на выдачу дубликата бюллетени, производится непосредственно лицом, которому он был оформлен. Также это может оформить организация, где работает сотрудник.

Бланк листа нетрудоспособности заполняется непосредственно лечащим врачом, после чего он выдается сотруднику с целью предъявления на месте работы.

Скачать образец можно здесь

Больничный лист – важный документ, позволяющий сотруднику уйти в отпуск по причине временной потери трудоспособности, а также получить необходимые денежные выплаты. Но бывают ситуации, при которых в силу определенных обстоятельств этот документ теряется. Как же быть в таком случае?

Что делать, если сотрудник потерял больничный лист?

Если неприятность в виде утери листа нетрудоспособности все же случилась, необходимо незамедлительно предпринять меры по его восстановлению. Для этого нужно знать, куда обратиться и что делать, чтобы восстановить больничный лист.

Сперва сотрудник, утративший больничный лист, обязан обратиться в местную поликлинику или стационар. Именно в медучреждении выдается аналог больничного листа. Заверить его может только председатель медицинской комиссии или главврач.

Обратившийся сотрудник должен иметь при себе следующие документы, без которых получение копии осуществить будет невозможно:

• готовое заполненное заявление на выдачу нового больничного листа (дубликата);
• паспорт гражданина России.

В настоящее время уже не требуется предоставление справки с нынешнего места трудоустройства о том, что работнику не осуществлялись выплаты по временной утрате трудоспособности.

Процедура восстановления утерянного больничного по вине самого сотрудника такова:

1. Нужно взять у начальства заверенную его подписью справку о том, что больничный бланк не был предоставлен.
2. Сотрудник пишет заявление на выдачу дубликата и относит его в медучреждение вместе со справкой.
3. Оба этих документа относятся в поликлинику, в которой был оформлен оригинал больничного листа.
4. После рассмотрения предоставленных сотрудником документов в медучреждении собирается медкомиссия, которая рассматривает вопрос об удовлетворении запроса на выдачу копии.
5. После одобрения разрешение передается лечащему врачу, который проводит повторное оформление больничного бланка.

Оформление дубликата больничного листа, правила и сроки оформления

Чтобы восстановить больничный лист при его утере, необходимо заполнить бланк, соответствующий оригиналу.

При этом идентичность бланка не подразумевает аналогичность заполнения. В этом и есть основное различие копии и оригинала. Правила оформления дубликата таковы:

1. На бланке в правом верхнем углу ставится обозначение «Дубликат». Такую метку можно поставить либо штампом, либо написать прописью.
2. Что касается даты, то указывается время заполнения дубликата, а не время оформления оригинала.
3. Период больничного отпуска прописывается одной строкой в бланке копии.
4. «Первичный» и «Продолжение листка» – необходимые для заполнения поля в дубликате больничного листка.
5. В отличие от оригинала, в дубликате необходимо заполнять строки «Профессия врача» и «Фамилии представителей врачебной комиссии». Эти строки заверяются подписями членов комиссии.

Что касается сроков предоставления дубликата, то лично в руки сотруднику он выдается в течение дня с момента подачи заявления. А вот если заявление на замену оформлял руководитель, то здесь время может затянуться максимум на 7 дней.

Потеря больничного – это серьезное нарушение, особенно если оно произошло по вине сотрудника бухгалтерии. После такого происшествия руководитель предприятия должен подписать приказ о создании комиссии по расследованию, которая выявит все факторы случившегося инцидента.

Комиссия документально оформит и заверит факт потери, а после проверки руководство передает запрос на оформление дубликата больничного в медицинское учреждение.

Что делать, если работодатель потерял больничный лист работника?

Случаются ситуации, когда больничный лист утерян руководителем компании. В этом случае созывается специальная комиссия, уполномоченная в рассмотрении сложившейся ситуации.

В том случае, если лист, подтверждающий временную нетрудоспособность, утерян вследствие непредвиденных ситуаций, будь то пожар, затопление, землетрясение и пр., руководством организации составляется протокол. В нем подробно описывается причина утери больничного документа, а после он передается в медучреждение для получения копии листа.

Помимо форс-мажорных ситуаций, лист может быть:

• утерян из-за невнимательности, халатности работников бухгалтерии, отдела кадров;
• испорчен во время заполнения вследствие допуска ошибок (дополнительно читайте о том, ).

Утеря бланка сотрудника из-за халатности организации – это серьезное нарушение дисциплины. В этом случае медучреждение вправе отказать в предоставлении копии больничного листа. По этой причине страховые выплаты сотрудник не получит. Все убытки из-за своего халатного отношения к работе возместит сотрудник бухгалтерии или кадрового отдела, по чьей вине и произошла потеря.

Однако получить дубликат больничного листа сотрудник вправе до того момента, пока бухгалтерия не внесла соответствующие заметки в учете акта о временной нетрудоспособности. После этого копию сотруднику уже никто не предоставит.

Что делать, если больничный утерян медучреждением?

Если больничный лист утерян по вине сотрудников медицинского учреждения, то эта ситуация ни в коем случае не отменяет всех выплат, предназначенных по страховому случаю.

Также медучреждение обязано предоставить обратившемуся сотруднику копию утерянного больничного. Для этого сотрудник обязан предоставить сведения с места прохождения комиссии.

Больничный лист может быть не утерян, а испорчен при заполнении медицинским сотрудником. Тогда осуществляется повторное заполнение акта с соблюдением следующих требований:

• для заполнения полей нового бланка необходимо использовать только гелевую или перьевую ручку, но ни в коем случае не шариковую;
• допускается использование исключительно черных чернил;
• рукопись должна быть выполнена только печатным шрифтом, исключительно на русском языке;
• не допускается отступление за пределы отведенных полей, граф и ячеек;
• допущенные при написании фактические, грамматические ошибки портят заполняемый бюллетень и автоматически делают его недействительным.

Если медицинский работник, оформлявший больничный лист, сделал ошибку при заполнении, то бланк с ошибкой необходимо незамедлительно вернуть по месту заполнения. Это сэкономит время, поскольку не придется оформлять дубликат.

Потеря больничного листа в большинстве случаев не несет за собой серьезных последствий для работника. Переоформить и получить дубликат можно в довольно короткие сроки. А если такая неприятность произошла по вине нанимателя или медицинского работника, основную работу по получению дубликата возьмет на себя организация.

Листок нетрудоспособности – это типовой бланк, получаемый по месту прохождения лечения для предъявления по месту работы с целью обоснования отсутствия заболевшего на рабочем месте и начисления ему соответствующего пособия. Листок составляется частично врачом, после чего передается для дальнейшей обработки работодателю. Составленный и заполненный документ предоставляется в ФСС для возмещения больничного пособия. Рассмотрим в статье случаи, когда выписывается дубликат листка нетрудоспособности.

Когда оформляется дубликат листка о временной нетрудоспособности

Больничный лист всегда выписывается медработником, только после этого он переходит к работодателю лица, на которого лист составлен. В определенных ситуациях возникает потребность составления дубликата листка нетрудоспособности. В целом документ аналогичен первично выписанному бланку, однако включается пометка о том, что это дубликат, то есть повторно выписанный лист. Обязанность по выписке дубликата также ложится на врача.

В каких случаях составляется дубликат взамен первичного документа:

1. Медработником, заполнявшим первичный листок, допущена ошибка;
2. Первичный документ утерян по вине работника;
3. Первичный листок поврежден работником и непригоден для представления в ФСС.

В данном перечне оснований для выписки дубликата не значится допущение ошибок работодателем при заполнении.

Листок о нетрудоспособности сформирован таким образом, что часть его заполняется по месту лечения, вторая часть – по месту работы. Читайте также статью: → “ ». Если ошибка в оформлении допущена врачом, она не может быть исправлена в текущем документе. Необходима выписка дубликата документа без исправлений медработником.

Если ошибка допущена работодателем, то позволено ее исправить, аккуратно зачеркнув неверные данные и указав корректные сведения на оборотной стороне. Исправление работодатель должен заверить своей подписью, печатью, датой.

Ошибки при заполнении больничного

ФСС произведет возмещение, если листок об утере трудоспособности заполнен корректно. Ошибки, помарки, нечеткое заполнение могут стать преградой для автоматизированной системы фонда в процедуре прочтения содержимого полей больничного. Работодатель должен передавать в ФСС листок нетрудоспособности в таком виде, который полностью удовлетворяет требованиям Порядка выдачи больничных. В противном случае он подлежит исправлению или замене и выписке дубликата.

• Некоторые ошибки работодателя можно исправить, но ошибки врача корректировке в текущем бланке не подлежат. Если медработник при выписке листка ввел некорректные данные, он обязан, согласно упомянутому выше Порядку и Письму ФСС №13-03-18/15-12956, аннулировать неправильный листок и выписать его дубликат.
• Врач при оформлении листка руководствуется 56 пунктом Порядка выдачи, все правила, обозначенные в данном пункте, должны быть выполнены. Любая неточность в заполнении полей врачом требует выписки дубликата больничного. Корректировать сведения в первичном документе он не вправе.
• Работодатель при заполнении также должен учитывать требования п.56 Порядка. Нельзя вносить данные шариковой ручки, также запрещено использование чернил синего оттенка. Заполняемую информацию нужно четко помещать внутрь поля, не выходя за его края.

Ошибки работодателя в некоторых случаях можно исправить в текущем больничном листе без выписки дубликата.

К таким ошибкам можно отнести:

• Некорректное указание реквизитов работодателя, его представителей и нетрудспособного;
• Ошибки в указании стажа и периодов страхового типа;
• Неверно проведенные расчеты пособия. Читайте также статью: → “ ».

Не нужно выписывать дубликат или исправлять технические недочеты, если они не мешают прочесть записи всех полей правильно. К таким недочетам можно отнести:

• Внесения в поля информации не заглавными, а прописными буквами;
• Попадение отдельных символов полей на их границы, если это не мешает прочтению содержимого поля;
• Лишние пробелы между инициалами медработника;
• Заход печати на поле с информацией и др.

Что делать, если больничный утерян?

Пропажа листка нетрудоспособности не позволит получить работодателю возмещение пособия, выплачиваемого работнику в связи с временной неработоспособностью. Если листок потерял сам работник, не донеся его до бухгалтерии, то это его вина, и заняться получение дубликат должен он сам. Для этого работнику необходимо прийти в медучреждение по месту выписки первичного документа и подать просьбу для оформления дубликата.

Если листок утерян работодателем, например, в связи с безалаберным отношением работника бухгалтерии к документам, то также необходимо получить дубликат, однако в этом случае работник не обязан обращаться в клинику. Работодатель может обратиться к нему с подобной просьбой, однако удовлетворять эту просьбу работник не обязан, так как его вины в пропаже нет.

Больничный, утерянный работником, поликлиника обязана восстановить. Если листок потерял работодатель, то за поликлиникой остается право отказать в выписке дубликата.

Для получения дубликата необходимо составить заявление о выдаче дубликата больничного и предоставить его по месту выписки листка нетрудоспособности. В заявлении идет обращение к главному врачу поликлиники, в тексте пишется просьба выдать дубликат листка нетрудоспособности (написать номер, дату выдачи, ФИО нетрудоспособного) с указанием причины (например, в связи с утерей).

Если заявление поступает от работника, и указана причина для выписки дубликата – утеря по вине работника, то врач обязан составить листок еще раз, указав, что это дубликат. Если заявление поступает от работодателя, и вины работника в утере документа нет, то поликлиника может и отказать в предоставлении дубликата, так как в законодательстве четко указана, что замена производится только в случае утери больничного работником.

Так как основание в виде утери документа по вине работодателя для повторного оформления листка нетрудоспособности в законодательстве не закреплено, поликлиника вправе оставить за собой решение о возможности подготовки дубликата.

Если медучреждение не выпишет дубликат, то возмещать расходы работодателя по выплате пособия ФСС не будет. Читайте также статью: → “ ». Однако позиция суда в подобных ситуациях немного иная, практика показывает, что судья может признать обоснованием для возмещения пособия не только утерянный листок нетрудоспособности, но и иные документы (справки из поликлиники с записями о выдаче больничного листа, копии корешков листков, проведенные работодателем расчеты пособия).

Процедура замены листка нетрудоспособности при утере

Процедура замены листка нетрудоспособности при утере по вине работника следующая:

1. Работник получает от работодателя справку о том, что листок не предоставлен;
2. Работник пишет заявление в поликлинику о выдаче дубликата и прикладывает справку;
3. Документы передаются по месту выписки больничного;
4. В поликлинике формируется комиссия, которая принимает решение об удовлетворении просьбы – решение комиссии документально закрепляется, отмечается, какой лист подлежит восстановлению;
5. Запись с решением о выписке дубликата передается лечащему врачу для повторного формирования документа.

Если листок утерян в организации работодателя, то действия иные:

1. Работодатель формирует комиссию, которая определяет причины утери;
2. Если это форс-мажор, то составляется заявление в поликлинику с просьбой о выдаче листка по причине непредвиденного форс-мажорного обстоятельства (например, пожар);
3. Если это вина работника, то также делается попытка восстановить листок в поликлинике;
4. При получении отказа от поликлиники затраты на выплату пособия нетрудоспособному списываются либо в расходы организации, либо возмещаются за счет виновного лица.

Оформление дубликата листка нетрудоспособности

Для выписки дубликата используется тот же бланк листа, что и при оформлении первичного документа. В целом, процедура заполнения дубликата аналогична начальному документу. Однако необходимо в верхней части листка поставить галочку в поле «Дубликат», при этом поле «Первичный» остается пустым. Также в поле «дата выдачи» будет указан момент выписки дубликата, а не первичного документа.

При оформлении используются правила, утвержденные Порядком, которые применяются и при первичной выписке листков о временной утери работоспособности:

• Доступен машинописный или ручной способ заполнения;
• Цвет заполняемой информации – черный;
• Буквы – печатные, заглавные, хорошо читаемые;
• Буква, слова, символы, цифры помещаются четко внутрь полей, не выходя за их рамки;
• При распечатке листка, заполненного машинописным способом, необходимо проставить прочерки в каждом пустом поле.

Если в первичном больничном могут быть указаны периоды продления листа, то в дубликате это делать не нужно, в разделе «освобождение от работы» ставятся начальная дата открытия больничного и дата его закрытия. Промежуточные записи не нужно отражать. Особенности заполнения листка врачом при выписке дубликата сведены в таблицу: