Товарная накладная бланк скачать word. Бланк товарной накладной и правила его заполнения

Товарная накладная торг-12 – это первичный документ, используемый при оформлении продажи товарно-материальных ценностей на сторону. В нем раскрывается информация о названии товара, его цене, количестве, общей стоимости и сумме НДС. В обязательном порядке при оформлении товарной накладной указывают реквизиты двух сторон, печать организации и подписи ответственных лиц.

Бланк товарной накладной составляется в двух экземплярах. Один экземпляр остается у передающей стороны, а второй – у принявшей товарно-материальные ценности. Счет-фактура выписывается одновременно с накладной, на основании которой покупатель делает приход ТМЦ у себя в бухгалтерском учете.

В Альбоме унифицированных форм первичной учетной документации установлен образец формы торг-12 "Товарная накладная". Поэтому унифицированная форма торг-12 является первичным учетным документом. Каждый факт хозяйственной операции должен подтверждаться первичным документом с обязательными реквизитами. Это прописано в Законе о бух. учете РФ.

Обязательные реквизиты товарной накладной:

• наименование документа;
• дата составления;
• название организации, составившей документ;
• содержание самой хозяйственной операции;
• единицы измерения в денежных и натуральных показателях;
• название должностных лиц, совершивших хозяйственную операцию;
• подписи ответственных лиц.

Товарная накладная торг-12 – унифицированная, поэтому должна заполняться в соответствии с требованиями. И хоть в обязательных требованиях ничего не говорится о печати на форме накладной, ее нужно ставить на бланк. В противном случае могут появиться проблемы при проверке контролирующими органами.

Неправильное оформление товарной накладной не дает оснований на списание в учете товарно-материальных ценностей и на включение в расходы в налоговый учет. То же относится к покупателю: неправильно оформленный бланк торг-12 не дает права на оприходование ТМЦ, а также на включение суммы НДС в налоговый кредит.

Правила заполнения товарной накладной:

Верхнее поле бланка раскрывает информацию о предприятии, осуществившем отгрузку товара: его название, адрес, почтовый индекс, ИНН, расчетный счет, БИК, корреспондентский счет и номер телефона.

Графы «Поставщик» и «Плательщик» аналогичны графам «Грузоотправитель» и «Грузополучатель».

Заполнение поля «Основание» отражает информацию о договоре на сделку: его номер и дата составления.

Данные сводной таблицы накладной должны соответствовать данным, указанным в счете-фактуре на эту операцию.

Заполнение табличной части торг-12:

• Код товара в торг-12 присваивается организацией самостоятельно. Как правило, его можно найти в прайс-листе предприятия. Некоторые организации этот код указывают в соответствии с единым российским классификатором продукции. Так как данный реквизит накладной – необязательный, проблем с ним во время проверок не возникает.
• Единицы измерения – при заполнении товарной накладной их лучше заполнять в соответствии с единым российским классификатором единиц измерения.
• Вид упаковки. Данная графа заполняется сокращенно. Вместо «ящик» указывают «ящ.» и т.д.
• Количество в одном месте – это количество товара в упаковке.
• Количество мест, штук – общее количество упаковок.
• Масса заполняется только если товар весовой. Если товар без упаковки, то в графе «Масса брутто» проставляется прочерк.
• Цена за единицу продукции без НДС.
• Стоимость товара без НДС.
• Графа 13 показывает ставку НДС, поэтому там нужно ставить 18%.
• Графа 14 отражает саму сумму НДС.
• В последней графе указывается стоимость товара с НДС.
• Поле «ИТОГО» - это сумма всех строк на странице накладной. Если документ составлен не на одном листе, то каждая страница подсчитывается отдельно, а на последней странице выводят общую сумму товарной накладной в строке «Всего по накладной».

Если какие-то поля табличной части документа не заполняются, то в них ставят прочерки. Нельзя оставлять пустые строки в накладной.

После раздела «Товарная накладная имеет приложение на…» в товарной накладной указывают число листов приложений к ней прописью. В качестве приложений может идти товарно-транспортная накладная.

После слов «и содержит» указывают прописью количество порядковых номеров столбца 1.

Прописью в бланке указывают:

• «Всего мест» - итоговая цифра из восьмого столбца сводной таблицы.
• «Масса груза (нетто, кг)» - итоговая цифра из десятого столбца сводной таблицы.
• «Масса груза (брутто, кг)» - итоговая цифра из девятого столбца сводной таблицы.
• «Всего отпущено на сумму» - итоговая цифра из 15-го столбца сводной таблицы.

Форма товарной накладной 2014 может быть заполнена в бумажном и в электронном виде.

Если в момент составления документа была допущена ошибка, то ее исправляют следующим образом: в двух экземплярах неправильная запись зачеркивается и заверяется подписью ответственных лиц обеих организаций. Рядом с подписью ставится дата исправления.

При приемке товара по накладной ответственное лицо сверяет с документами выгружаемый товар с фактически полученным предметом торговли. Ставит подпись в торг 12 на бланке и отдает один экземпляр поставщику.

Законодательно установленных правил хранения товарной накладной нет. Предприятие разрабатывает их самостоятельно. Как правило, на складе кладовщик составляет товарный отчет и к нему в хронологической последовательности прикладывает товарные накладные. Срок хранения товарных накладных – три года.

Товарная накладная относится к основным первичным сопроводительным документам и оформляется всегда, когда происходит передача товара от продавца к покупателю. Применяться она может как между двумя организациями, так и между юридическим и физически лицом. Использование этого документа имеет широкое распространение, поскольку он в ходу на многих предприятиях, где происходит отпуск товара.

ФАЙЛЫ Открыть эти файлы онлайн 2 файла

Для чего нужна товарная накладная

Товарная накладная необходима всем участникам сделки купли-продажи. С помощью этого документа покупатель может сверять выгружаемую продукцию (количество, объем, качество и т.д.) со сведениями, приведенными в нем, а продавец может учитывать товар, оставшийся на складе.

В тех случаях, когда приобретатель товара недоволен его качеством или иными параметрами, он может при помощи этого документа вернуть всю партию товара или заменить его на аналогичную продукцию. В случае возникновения спорных ситуаций, требующих разрешения в судебном порядке, товарная накладная обретает юридическую силу и служит доказательством в суде.

Довольно часто этот вид документа используют в своей работе и водители-экспедиторы, перевозчики товара, для которых он является своего рода «охранительной грамотой», удостоверяющей то, что товар не был украден, а транспортируется на законных основаниях. В момент отгрузки продукции водители передают товарную накладную от отправителя к грузополучателю.

Правила оформления товарной накладной

Обязанность по оформлению товарной накладной возлагается обычно либо на сотрудников бухгалтерских отделов, либо на кладовщиков или иных уполномоченных работников предприятия.

Унифицированного, принятого для всеобщего применения образца товарной накладной не существует, поэтому каждая организация может разработать и утвердить собственный бланк или воспользоваться шаблоном. Количество таблиц и строк в документе не ограничивается, поэтому при необходимости документ можно расширять или сужать, в зависимости от ситуации.

В накладной всегда должны содержаться следующие сведения:

• название и реквизиты организации, которая отпускает товар,
• данные о покупателе,
• информация о продукции: наименование, количество, цена и общая стоимость товара.

Если компания-продавец работает с НДС, это также указывается в документе. Товарная накладная обязательно должна быть подписана ответственным лицом. Ставить печать на ней необязательно, так как с 2016 года, юридические лица (как и индивидуальные предприниматели) имеют право не использовать в своей работе печати и штампы.

Товарная накладная может содержать всего один лист, а может – несколько, если по ней передается много разных наименований продукции. В случаях, когда она оформлена на нескольких страницах, это нужно обязательно отметить в ее первом листе.

Составляется товарная накладная в двух экземплярах, один из которых остается у реализатора товара и в последующем служит основанием для списания товарно-материальных ценностей, а второй передается на руки потребителю и может являться основанием для вычета НДС.

К товарной накладной могут быть прикреплены отдельные приложения (например, акт о передаче товара). Если подобные приложения имеют место быть, то это необходимо также отметить в основном документе.

Инструкция по заполнению товарной накладной

Начинается оформление товарной накладной с заполнения сторон сделки. В строку «организация-грузоотправитель» вписывается полное наименование предприятия, отпускающего товар с указанием его организационно-правового статуса и банковских реквизитов. В строку «Грузополучатель» аналогичным образом вписываются сведения о покупателе. Далее в строку «Поставщик» нужно продублировать сведения, внесенные в пункт «Грузоотправитель», а в строку «Плательщик», соответственно — о грузополучателе.

Далее нужно внести номер документа по внутреннему документообороту, а также дату его составления (она должна совпадать с датой отгрузки товара). Затем в накладную следует включить специальную таблицу, в которую надо вписать:

• подробный перечень передаваемых товаров, с указанием их наименования,
• единицы измерения (штуки, килограммы, литры и т.д.),
• количества,
• цены,
• общей стоимости.

Если компания работает с НДС, нужно его выделить, если нет, то эту ячейку можно оставить пустой. Далее в строке «Всего по накладной» надо заполнить ячейки о цене товара.

Ниже таблицы следует указать, сколько листов содержит товарная накладная. Затем в нужной строке отметить полную стоимость передаваемой продукции прописью (здесь важно обратить внимание на то, что оставшееся свободным место в этой строке нужно зачеркнуть). В заключение накладную должны подписать с обязательной расшифровкой своих подписей ответственные лица:

• сотрудник, отпускающий товар,
• главный бухгалтер,
• человек, принявший его.

Отпуск и прием любого товара организациями должен происходить с обязательным документальным подтверждением. Всё стоит определённых денег, а денежные перемещения необходимо фиксировать в бухгалтерских и иных документах учёта средств.

Согласно накладной

Выдавать товар со склада или принимать такой товар на склад следует согласно специальному документу, который называется накладная. Такой бумагой удостоверяется как сам факт передачи чего либо, так и учитывается количество и наименование переданного - принятого имущества. Сложностей в заполнении бланка документа не возникает по причине повсеместного и практически ежедневного заполнения подобных бланков сотрудниками, имеющими отношение к поступлению или передаче товаров и имущества. Главное - внимательность. Необходимо удостовериться в том, что данные записанные в документе соответствуют действительности по качественным и количественным показателям, имеются все необходимые подписи, печати и реквизиты.

После принятия либо отгрузки товара, соответствующий экземпляр накладной передаётся в бухгалтерию, где проводится первичный финансовый учёт движения материальных средств.

Перевозка товаров

Зачастую, продавец и покупатель или поставщик и получатель, находятся на значительном удалении друг от друга, и для доставки товара привлекаются сторонние организации и физические лица. Для контроля самого процесса перевозки, сохранности товара и соответствия его условиям, о которых договариваются партнёры, так же применяется накладная. По экземпляру заполненного и завизированного документа остаётся у каждого из участников отношений: поставщика, перевозчика, принимающей стороны. Таким образом, каждый из них, в случае спора, может доказать собственную непричастность к негативным обстоятельствам, связанным с самим перемещаемым имуществом (утрата товара, недостача, повреждение, несоответствие).

При применении накладных в процессе перевозки товара, каждая из сторон по такому документу передаёт имущество, чем и достигается контроль. То есть поставщик передаёт определённый вид товара и определённое его количество перевозчику, последний передаёт принятый товар опять же по накладной принимающей стороне. Всё достаточно просто и прозрачно.

Именно в связи с универсальностью, накладные применяются при практически любых видах перемещения товара независимо от того, каким образом или каким транспортом он перемещается. Готовые бланки накладных можно приобрести в торговых точках, либо в соответствии с разработанным и утверждённым образцом, изготовить их на собственных бланках организации.

Ниже расположен типовой образец и бланк накладной, вариант которого вы можете скачать бесплатно.

Накладная торг-12 относится к документам, позволяющим контролировать отпуск и расход материальных ценностей. Бланк в форме excel можно скачать бесплатно.

Бумаги первичного учета имеют в организации колоссальное значение. Правильное делопроизводство позволит исключить массу проблем. Накладная торг-12 относится к разряду документов, позволяющих контролировать отпуск и расход материальных ценностей в учреждении. Оформление рассматриваемого акта не вызывает трудностей специалистов. Имея под рукой бесплатную базу данных бланков, шаблонов и образцов, легко создать нужный пакт. По специальной прямой ссылке имеется бланк накладной торг-12 в формате excel. Его можно скачать бесплатно без ограничений.

Оформление накладной торг-12 возможно в письменном и электронном варианте. Последний более распространен на сегодняшний день и применяется повсеместно. Удобство электронного документооборота очевидно. Акты пересылаются в одно мгновение в любую точку мира и просматриваются на компьютере. Первичное оформление происходит в конкретном структурном подразделении определенным специалистом, когда возникает необходимость отпуска ТМЦ. Создав накладную торг-12, работник подписывает ее и согласовывает с руководством и бухгалтерией.

Обязательные пункты накладной торг-12

• В верху накладной торг-12 пишется название учреждения;
• Ниже реквизиты структурных подразделений, отпускающих товар;
• Данные грузополучателя;
• Далее таблица с фиксацией и конкретизацией ТМЦ и характеристиках;
• В конце таблицы ставятся визы сторон контракта;
• Обязательно нужно скрепить бумаги печатями или отметкой о полномочиях лица (доверенность);

Товарной Накладной (далее — ТН) именуется первичный учетный документ, служащий документальным подтверждением свершившегося факта купли-продажи или иного варианта передачи прав собственности товарно-материальных ценностей. Форма ТОРГ-12 установлена Постановлением Госкомстата РФ № 132.

Хозяйственная деятельность предприятия невозможна без ее отображения в учетных документах. Создание и оформление ТН служит доказательством сделки с товаром между поставщиком и потребителем. У первого лица согласно этого документа появляются основания списать ТМЦ, у второго — оприходовать их для дальнейшего распоряжения ими. Так же существует товарно-транспртная накладная (1Т) утверждена в 1997 году постановлением Госкомстата за № 78.

Поскольку в деловых взаимоотношениях подобного типа участвует два субъекта сделки, ТН оформляется в двух экземплярах. Оба абсолютно идентичны и оформляются поставщиком. Как правило, они составляются на бумаге, но имеют место быть и электронные варианты ТН.

Состав ТН.

«Шапка» документа

Здесь размещена информация об организациях, участвующих в товарно-денежных отношениях друг с другом. Это организация, отправляющая товар потребителю, и получатель товара. Данные о компаниях включают в себя все необходимые адреса и реквизиты сторон.

В правилах оформления жестко не закреплены требования по указанию таких данных, как ИНН или БИК компании, однако практика показывает, что эта информация не станет излишней.

Важно: Налоговые органы требуют точного и полного заполнения свободных полей документа. При этом важен порядок заполнения. Пример: внизу поля указан следующий порядок: адрес, телефон, факс, банковские реквизиты.

Согласно этого порядка и размещается информация о компании. Перед адресом обязательно идет почтовый индекс. Перестановка данных местами является нарушением правил оформления.

В случае, если компания имеет юридический адрес, отличающийся от фактического месторасположения склада и/или офиса, то в ТН вернее будет указать фактический адрес. В этом случае в графу «Плательщик» вводятся данные согласно Учетной Карточки организации, а в графу «Грузополучатель» заносится адрес доставки.

Важно: Если адрес Грузополучателя и адрес Плательщика совпадают, оба поля заполняются полностью, без прочерков или словосочетаний типа «Он же» или подобных.

Графа «Основание» включает в себя информацию о договоре или ином соглашении, результатом которого стал возможным процесс поставки товара.

Правую часть шапки занимают номера кодов.

Форма ОКУД является одинаковой для всех, это классификационный номер документа.

Форма ОКДП присваивается компании согласно ее кода деятельности.

Форма ОКПО уникальна для каждой компании, за ее присвоение отвечает Росстат.

«Шапку» закрывает номер документа и дата его составления. Дата составления может не совпадать с датой отгрузки товара, поскольку ТН не всегда составляется день-в-день. Факты предварительного оформления грузов для отправки не редкость в случае самовывоза ТМЦ иногородними получателями, для которых дата оформления не критична.

Основная (Информационная) часть

Имеет форму таблицы с пронумерованными под оглавлением столбцами.

Столбец 2 содержит полную информацию о товаре согласно каталога продукции Предприятия.

Наименование товара не должно иметь никаких отличий от того варианта, который указан в прайс-листе и служит приложением к договору купли-продажи.

В графе «Код» содержится внутренний код товара, который компания присваивает сама.

Графа «Единицы измерения» отражает данные согласно их общероссийской классификации. Это могут быть единицы массы, объема или количества. Они привязаны к «Коду по ОКЕИ».

«Вид упаковки» показывает, в каком виде отправлен товар. Допускаются сокращения, например: «палл.» (паллета) или «кор.» (коробка).

Важно: Допускается заполнение граф ТН вручную. В этом случае необходимо соблюдать ту орфографию, которая присутствует в Карточке Товара, с сохранением соответствующих сокращений, символов и прочего.

Количество ТМЦ в одном месте не всегда поддается подсчету, поэтому данную графу часто пропускают.

Столбец «Масса брутто» и «Масса нетто» заполняются в том случае, если это возможно определить. При совпадении обоих масс графа «нетто» не дублируется.

В графу «Цена» вносится стоимость одной единицы товара, «Сумма» оформляется путем перемножения данных в 11 и 12 столбцах. Ставка НДС (14) составляет 18%, следующая графа суммирует общий НДС. В заключительной графе в каждой строке проставляется сумма 13 и 15 граф.

Важно: Если какие-либо ячейки таблицы остаются незаполненными, в каждом таком окне следует ставить прочерк. Незаполненных ячеек в ТН не допускается.

Завершается основная часть полем «Итого», в котором проставляется сумма данных по соответствующим столбцам.

Нижнее поле («Подвал»)

Зачастую ТН имеет приложения в виде сопроводительных документов. Это могут быть сертификаты, описания или спецификации, доверенности и пр. Перечислять их не требуется, обязательно лишь указать их точное количество в листах и количество наименований. Например: «имеет приложение на 100 листах и содержит 3 порядковых номера записей».

Ниже проставляется общее количество мест отпущенных ТМЦ и их масса.

Пример неправильного заполнения: 16,8 т (шестнадцать тонн 800 кг).

Пример правильного заполнения: 16,8 т (шестнадцать тонн восемьсот килограмм).

Важно: Все данные внизу таблицы проставляются как цифрами, так и прописью.

Оформление заканчивается проставлением подписей лиц, ответственных за отпуск ТМЦ. Число таких сотрудников колеблется от 5 до 3-х. Как правило, вопросами отпуска оперируют три человека, совмещающие в себе несколько функций.

В случае, если Получателем и Перевозчиком является одно и то же лицо, графа «Груз принял» остается незаполненной (ставится прочерк).

Следует отметить, что «жизнь» товарной накладной не заканчивается после того, как стороны проставят свои подписи и печати на этом документе. Далее ее путь лежит через бухгалтерский отдел в архив организации, где она будет дожидаться момента встречи с представителями налоговых органов. И чтобы эта встреча прошла безболезненно для компании, о ней следует позаботиться еще в период создания и оформления ТН. Такую предусмотрительность нельзя переоценить.