Положение о ведении делопроизводства. Положение о ведении делопроизводства Контроль исполнения и ведение справочной работы

Главная / Суд

8.1 Делопроизводство в Товариществе организуется на основе требований к делопроизводству в некоммерческой организации и ст. 27 ФЗ-66 от 15.04.1998 г. Основу делопроизводства в Товариществе составляет номенклатура дел, книг, журналов Товарищества, которая является документом постоянного хранения, а также упорядоченный приём, обработка, создание, выдача (пересылка) всех входящих и исходящих документов Товарищества, хранение архива.

8.1.1 Номенклатура представляет собой прошитые и опечатанные листы бумаги формата А-4 (альбомное расположение), в которую в обязательном порядке заносятся все сведения о всех делах, книгах, журналах, ведущихся в Товариществе (раздел, индекс дела, наименование, количество дел, сроки хранения). Номенклатура подписывается секретарём правления и утверждается председателем Товарищества.

8.1.2 Номенклатура дел, книг, журналов Товарищества ведётся секретарём правления постоянно и является документом постоянного хранения. Необходимые изменения в номенклатуру вносятся один раз в 2 года.

8.1.3 Все поступающие (входящие) и исходящие (внутренние) документы заносятся в соответствующие книги, журналы, дела в день поступления документа к секретарю.

8.1.4 Книги, журналы, дела и др. документы бухгалтерского учёта вносятся в общую номенклатуру Товарищества. Бухгалтерский учёт ведётся бухгалтером-кассиром Товарищества отдельно в соответствии с требованиями законодательства к бухгалтерскому учёту.

8.2 Уничтожение документов Товарищества производится в соответствии с правилами, установленными настоящим Уставом; отклонение от правил не допускается.

8.2.1 Малозначительные документы Товарищества могут быть уничтожены по истечении

Приходно-расходные сметы Товарищества;

Ведомости (журнал) приёма взносов и платежей;

Протоколы общих собраний, заседаний правления, комиссий;

Отчёты ревизионной комиссии или внешних аудиторов;

Договоры с подрядными организациями и акты приёмки работ;

Сопроводительные документы на имущество Товарищества;

Акты уничтожения документов.

8.2.2 Уничтожение документов проводится по решению правления Товарищества с обязательным участием бухгалтера-кассира.

8.2.3 Факт уничтожения документов фиксируется актом об уничтожении, в котором обязательно указываются:

Номер протокола заседания правления;

Наименование, даты регистрации, номера уничтоженных документов;

Лица, осуществившие уничтожение документов.

8.2.4 После уничтожения документов в соответствующих делах, номенклатуре делаются отметки об уничтожении для каждого документа (дела) с указанием на дату и исходящий номер акта об уничтожении. Акты об уничтожении хранятся в отдельном деле Товарищества постоянно.

8.3 Документы членам Товарищества предоставляются согласно правилам, установленным Уставом в целях полной реализации членом Товарищества права на получение информации о деятельности органов управления Товариществом.

8.3.1 Копии протоколов общих собраний членов Товарищества, заседаний правления, ревизионной комиссии, комиссии по контролю за соблюдением законодательства, комиссии по контролю за электроэнергией, других комиссий, заверенные выписки из данных протоколов предоставляются членам Товарищества или их представителям для ознакомления без ограничений после подачи письменного заявления в правление Товарищества. По требованию просителя копии заверяются подписью председателя правления и печатью Товарищества.

8.3.2 Если в заявлении о предоставлении копий не указано иное, копии предоставляются на бумажном носителе. При согласии члена Товарищества, копии документов могут быть переданы ему в электронном виде.

8.3.3 Расходы по изготовлению копий возлагаются на лицо, подавшее заявление о предоставлении копий.

8.3.4 Подлинники документов выдаются членам Товарищества для ознакомления на месте. Из помещения правления (архива) выносить подлинники документов запрещается за исключением случаев определённых законодательством и только лицами ответственными за их хранение и сбережение.

15. Делопроизводство

15.1. Реестр документов Товарищества

15.1.1. Реестр документов Товарищества представляет собой прошитую и опечатанную книгу, в которую в обязательном порядке заносятся сведения о всех документах Товарищества (протоколах собраний, заседаний правления и комиссий, отчетах, актах, справках, письмах, заявлениях, квитанциях, чеках, сметах, проектах, договорах, ведомостях уплаты взносов, исковых заявлениях, судебных решениях и т.д.).

15.1.2. Реестр документов Товарищества хранится у председателя правления.

15.1.3. Запись в реестр документов Товарищества делается председателем правления в день получения им входящего или подписания исходящего (внутреннего) документа. Запись о документе должна содержать:

1) дату внесения записи в реестр;

2) наименование документа;

3) номер документа;

4) дату документа;

5) указание на содержание документа.

15.1.3. Заверенные подписью председателя и печатью Товарищества копии станиц реестра предоставляются членам Товарищества (представителям членов Товарищества) по их письменному заявлению, в течение не более двух недель с момента подачи заявления. Отказ в предоставлении копий реестра членам Товарищества не допускается.

15.2. Уничтожение документов Товарищества

15.2.1. Малозначительные документы Товарищества могут быть уничтожены по истечении семи лет с момента их создания или получения Товариществом. Не подлежат уничтожению:

1) приходно-расходные сметы Товарищества;

2) ведомости приема взносов и платежей;

3) протоколы общих собраний;

4) протоколы заседаний правления и комиссий;

5) отчеты ревизора или внешних аудиторов;

6) договоры с подрядными организациями и акты приемки работ;

7) сопроводительные документы на имущество общего пользования;

8) акты уничтожения документов.

15.2.2. Уничтожение документов проводится по решению расширенного правления Товарищества (с обязательным участием казначея), при единогласии всех присутствующих по вопросу о возможности уничтожения того или иного документа. Каждый документ, планируемый на уничтожение, непосредственно обозревается присутствующими на заседании расширенного правления.

15.2.3. Протокол заседания правления, на котором решен вопрос об уничтожении документов, обязательно содержит название, дату, номер каждого из документов, в отношении которых принято решение об уничтожении.

15.2.4. Факт уничтожения фиксируется актом об уничтожении документов, в котором обязательно указывается:

1) основание для уничтожения (протокол заседания правления);

2) названия, даты, номера уничтоженных документов;

3) лица, осуществившие уничтожение документов.

15.2.5. После уничтожения документов делаются соответствующие пометки в реестре документов Товарищества (для каждого из уничтоженных документов), с указанием на дату и номер акта об уничтожении документов.

15.3. Предоставление копий документов членам Товарищества

15.3.1. Копии документов Товарищества предоставляются членам Товарищества или их представителям без ограничений, в течение двух недель после подачи письменного заявления в правление Товарищества. По требованию просителя копии заверяются подписью председателя правления и печатью Товарищества.

15.3.2. Если в заявлении о предоставления копий не указано иное, копии предоставляются на бумажном носителе. При согласии члена Товарищества, копии документов могут быть переданы ему в электронном виде (на дискете, лазерном диске и т.п.).

Содержание пункта представляет из себя краткое описание порядка организации, хранения и уничтожения документов Товарищества соответствующее правилам делопроизводства, принятым в РФ. При необходимости в СНТ можно разработать и принять на общем собрании Положение о делопроизводстве в СНТ, взяв за основу любую инструкцию по делопроизводству в организации, доработав её до требований Товарищества. Полагаю, что указанных в главе правил вполне достаточно для устранения причин, из-за которых теряются документы. Т.е., если есть перечень всех документов; секретарь правления четко регистрирует документы, докладывает их исполнителям, контролирует исполнение, разносит по делам; документы уничтожаются по правилам; предоставляются садоводам без выноса их из правления, то они просто не могут "потеряться". Кстати, в новой редакции ФЗ-66 предлагается ответственность за делопроизводство в СНТ возложить на председателя правления, и данная глава служит неплохим подспорьем для председателя, правления и самих садоводов в том числе.

8.2.1 Малозначительные документы Товарищества могут быть уничтожены по истечении 6 лет с момента их создания или получения Товариществом. Не подлежат уничтожению:

o приходно-расходные сметы Товарищества;

o ведомости приёма взносов и платежей;

o протоколы общих собраний, заседаний правления, комиссий;

o отчёты ревизионной комиссии или внешних аудиторов;

o договоры с подрядными организациями и акты приёмки работ;

o сопроводительные документы на имущество общего пользования;

o акты уничтожения документов.

Срок 6 лет установлен, исходя из 3-х сроков полномочий 3 составов правления согласно требованиям действующей редакции ФЗ-66.

8.2.3 Факт уничтожения документов фиксируется актом об уничтожении, в котором обязательно указываются:

o номер протокола заседания правления;

o наименование, даты регистрации, номера уничтоженных документов;

o лица, осуществившие уничтожение документов.

Пункт соответствует нормам ст. 27 п. 3 ФЗ-66. В целях устранения из жизни садоводов вечной головной боли по поводу закрытого доступа к документам Товарищества пункт значительно расширен правилами, в соответствии с которыми четко определены права садовода получить документ и обязанности правления по выдаче документа садоводу по его запросу.

8.3.3 Расходы по изготовлению копий возлагаются на лицо, подавшее заявление о предоставлении копий.

8.3.5 Порядок предоставления документов для ознакомления, копий документов для граждан, ведущих индивидуальную садоводческую деятельность в границах Товарищества, аналогичен п. 8.3.1 - 8.3.4.

8.4 Копии протоколов общих собраний членов Товарищества, заседаний правления, ревизионной комиссии, комиссии по контролю за соблюдением законодательства, комиссии по контролю за электроэнергией, других комиссий, заверенные выписки из данных протоколов предоставляются органу самоуправления Московского района г. Калининграда, местным органам власти, судебным и правоохранительным органам, организациям в соответствии с их запросами в письменной форме.

15297

Устав садоводческого или дачного товарищества

Существенным условием для создания является наличие участников , отвечающих всем требованиям действующего законодательства и расположение всех земельных в пределах одной территории. Основанием для создания сообщества является общее решение граждан об учреждении . В некоторых случаях такое решение может возникнуть в процессе другого объединения.

Этот документ является основой деятельности любого предприятия, оформляется в письменном виде и чаще всего за основу берется стандартный бланк, в который вносятся правки, в зависимости от задач и целей, стоящих перед будущим объединением.

Устав объединения принимается и утверждается путем проведения общего голосования дачников и садоводов. Согласно положениям от 15.04.1998 в уставе прописываются все необходимые положения, такие как:

название, месторасположение и правовая форма организации;
предмет, цели и задача работы сообщества;
полномочия и обязательства сообщества, а также его участников;
правила и условия принятия граждан в члены сообщества ;
порядок внесения членских и других ;
условия и правила организации обязательных работ;
полномочия и компетенция органов , правила их выбора;
порядок выплаты зарплаты сотрудникам объединения;
порядок и голосования;
правила ведения делопроизводства и документооборота сообщества;
условия ликвидации или реорганизации сообщества.

Кроме обозначенных пунктов, в уставе следует прописать ответственность членов объединения по долгам организации . Важно, чтобы уставные положения по своему содержанию не противоречили действующему законодательству.

Регламенты садоводческого или дачного товарищества

Для полноценной работы организованного сообщества, помимо устава и решения, необходимо произвести утверждение на общем собрании членов сообщества внутренних регламентов . К обязательным относятся:

порядок ведения общего собрания участников сообщества;
направления деятельности правления товарищества;
правила работы ;
условия деятельности комиссии, выполняющей надзор за соблюдением действующего законодательства;
порядок создания и дальнейшего функционирования представительств товарищества;
правила учреждения фонда взаимного кредитования;
условия функционирования прокатного фонда;
внутренний распорядок функционирования сообщества.

Регламенты должны быть прописаны понятным деловым языком, подтверждены подписями председателей и уполномоченных лиц. Что касается изменений в данных положениях, то поправки могут быть внесены только путем созыва общего собрания участников товарищества.

Регулирующие документы товарищества

Перечень документов садоводческого товарищества , являющихся обязательными можно дополнить такими бумагами, как:

правила внутреннего распорядка;
должностные инструкции сотрудников садового и дачного товарищества ;
порядок выхода участников из состава объединения;
акт передачи дел в случае смены председателя сообщества.

Каждый из указанных нормативных документов садоводческих товариществ , представляет собой инструкции и рекомендации по работе с членами сообщества и организации деятельности самого объединения.

В правилах внутреннего распорядка указывается период работы и отдыха сотрудников, проведение различных мероприятий, включая обязательные работы и собрания, подведение итогов и контрольно-ревизионные процедуры.

Должностные инструкции представляют собой положения, согласно которым сотрудник сообщества исполняет свои трудовые обязанности.

Порядок выхода участников из состава товарищества также регламентируется соответствующим документом.

В том случае, если в объединении меняется председатель, в обязательном порядке составляется акт приема-передачи документации товарищества.

Дополнительные документы

Помимо основных документов садоводческого некоммерческого товарищества , которые должны постоянно храниться у председателя, в сообществе могут иметься и дополнительные бумаги, связанные непосредственно с работой товарищества, то есть в список могут быть включены различные договоры, соглашения, ревизионные акты, выписки, справки и так далее.
Эти сопутствующие бумаги также участвуют в документообороте и хранятся у председателя товарищества.

Заключение

В завершение статьи можно сделать ряд выводов:

Для каждого дачного или садоводческого объединения должен быть оформлен устав . Данный документ является основой для работы и функционирования предприятия.
В уставе обязательно прописываются все существенные положения, касающиеся деятельности созданного товарищества.
Помимо устава, принимаются регламенты , которые устанавливают порядок проведения той или иной процедуры, например, ревизии, организации работы фонда взаимопомощи или фонда проката.
Положения регламента могут быть изменены только путем созыва общего собрания граждан и принятия соответствующего решения.
Также для работы товарищества могут потребоваться внутренние документы , такие как порядок выхода участников из состава объединения, правила внутреннего распорядка и другие.
Документооборот товарищества может быть представлен и дополнительными бумагами в виде договоренностей, соглашений, различных справок и выписок.
Все документы должны быть оформлены надлежащим образом, подписаны официальным лицом и заверены печатью общества. Документация хранится у председателя товарищества.

Расписать по пунктам ПОВЕСТКУ ДНЯ. (на первое место поставить вопрос о переизбрании правления или председателя. Зависит от того, кого переизбирают)
Стора, а какже отчет предыдущего, ревизионной комиссии, утверждение сметы, а то люди которые еще не приняли дела будут предлагать смету?
В выписке, всегда д.б. повестка и там цитируем вопрос которым переизбран председатель, например: по пятому вопросу слушали:
Вот набросала на скорую руку, но мы обычно проводим два собрания в год, если получается:
Протокол общего отчетно-выборного собрания
членов СНТ «Яблочко» № 1
Присутствует 160 членов СНТ (всего согласно реестру 300 членов)
Председатель собрания: Мусатова М.Б.
Секретарь собрания: Караваева И.Н.
Приглашенные: индивидуалы, кандидаты в члены СНТ -5 человек, список прилагается, приложение № 1, арендаторы и пр. (пофамильно),

ПОВЕСТКА ДНЯ
1. Выборы председателя и секретаря ОС
2.Утверждение списка вновь принятых членов СНТ (прием в члены) (общим списком), (зачитываем № участка, фИО, основание права, есть ли возражения, голосуем общим списком)
3. Утверждение повестки дня
4. Выборы счетной комиссии
5. Отчет председателя правления ФИО по итогам _______года.
6. Отчет ревизионной комиссии по акту за 2009 год. Утверждения акта ревизионной комиссии.
7.Утверждение сметы расходов СНТ на 2011 год.
9. Выборы председателя правления
10. Выборы членов правления.
11. Выборы ревизионной комиссии
12. Разное.

По первому вопросу слушали:
Председатель правления Иванова И.А., участок № 66 (или любой член СНТ) предложила в качестве кандидатуры секретаря собрания Караваеву И.Н.
Петрова ИВ. Участок № 55, предложила выбрать председателем ОС Мусатову М.Б.
,,
(общим списком), (зачитываем № участка, фИО, основание права, есть ли возражения, голосуем общим списком)
Утверждаем кол-во присутствующих членов, включая новеньких.
Председатель собрания предложила утвердить следующую повестку дня.
Возражения есть?
,,,,
Голосовали 165
Против-
За-
Воздержавшиеся-
Принято единогласно (большинством голосов

По четвертому вопросу слушали:
Председатель собрания предложила следующий утвердить следующий список счетной комиссии (подготовить заранее)
Возражения, предложения есть?
И т. д.
Для того, чтобы легче составить протокол ОС, ЗП, нужно записывать на диктофон или камеру.