Один из экземпляров копии документа. Виды документов. Документом на машинном носителе является

Черновики и беловики текстовых документов. Автографы. Редакции. Подлинность документа. Понятие «подлинник». Подлинные и подложные документы. Виды фальсификации документов. Фальсификация содержания. Интерполяция. Фальсификация состава удостоверения, бланка. Понятие «копия документа». Виды копий. Порядок оформления копий. Юридическая сила копий. Реквизиты, придающие копии, выписке, дубликату юридическую силу, правила и право их проставления.

Источники: Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98"Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", Учебное пособие ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ Н.С.Ларьков

Черновой документ – рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом. После переписывания или перепечатки составляемый документ становится беловиком. Беловой документ – это рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений. Если беловик не требует утверждения, то он получает законченный вид. Если он вновь подвергается правке, то становится вторым черновиком. Если же беловик подписывается, удостоверяется печатью, то он становится подлинником. Подлинный документ – это документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путём, подтверждают достоверность его происхождения. Автографы- документы, переписанные или правленые (после перепечатки или переписки) рукою автора, т.е. авторские, собственноручные рукописи. Редакции (от лат. redactus – приведённый в порядок) – это варианты, разновидности текста, которые охватывают сравнительно большой его отрезок и содержат важные смысловые отличия. Редакция документа является результатом его переработки автором или каким-либо другим лицом с целью изменения содержания, полноты, стиля и т.д. В противоположность подлинным существуют подложные, фальсифицированные документы. выделяют несколько видов такого рода документов: полностью фальсифицированные документы, когда не соответствуют подлиннику ни их содержание, ни материальный носитель, ни внешние признаки (почерк, рисунки и т.п.). Частично фальсифицированные документы. Они, в свою очередь, различаются по характеру искажений (фальсификации) и могут содержать: фальсификацию содержания, т.е. документы могут быть подлинными с точки зрения их внешних признаков (бланк, реквизиты), но с искажённым содержанием. Разновидностью фальсификации содержания является интерполяция (от лат. “interpolatio”: изменение, искажение) – слова или фразы, произвольно вставленные в текст при переписке или редактировании и отсутствовавшие в оригинале; фальсификация состава удостоверения, бланка. Документы могут быть подлинными с точки зрения их содержания, авторства, времени создания, но иметь фальсифицированные внешние признаки. Копия документа – это “документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы. Виды копий: Отпуск – это копия, которая остаётся в учреждении взамен исходящего оригинала;. Дубликат – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу. Выписка – копия части документа; Копия с копии – создаётся в тех случаях, когда отсутствует оригинал, подлинник. По способу воспроизведения копии могут быть: ручные - получаются при переписке оригинала от руки или при перепечатке на пишущей машинке; автоматические – представляют собой точное воспроизведение документа средствами фотографии, печати, репрографии. По степени точности, близости к оригиналу копии могут быть: Графически тождественные (факсимильные) – фотографические, гектографические, стеклографические, ксерокопии и т.п., в т.ч. с изменяемым масштабом изображения; Частично тождественные – обычно изготовленные под копирку вместе с оригиналом. На копии не воспроизводятся типографские элементы бланка документа; Графически не тождественные копии – копии, снятые от руки, машинописным или типографским способом; Рисованные копии – максимально воспроизводящие внешний вид (почерк, размещение, удостоверительные надписи) оригинала.

ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", предусмотрено, что копией документа является документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы. Установлено, что заверенной копией документа является копия документа, на которую в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу. на копии указывается дата её выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в соответствующей организации, ставятся подпись руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печать организации.

Не подлежат свидетельствованию копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговорённые исправления. Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись, содержащую следующие элементы: надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. При выдаче и рассылке документов в другие организации копии заверяются печатью организации Установлено ГОСТ Р 6.30–2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» Таким образом, надлежащим образом заверенной является копия, содержащая: удостоверительную надпись; подпись уполномоченного лица; печать организации

В управленческой практике принято различать документы по степени их подлинности на черновые, беловые, подлинники, копии.

Черновой документ, изготовленный рукописным, машинописным способом или распечатанный с компьютера, отражает работу автора над его содержанием. Он может содержать только текст и не обладает юридической силой.

Беловой документ - это рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений.

Документ, в котором содержатся сведения, подтверждающие его достоверность (об авторе, времени и месте создания) считается подлинным. Подлинник официального документа - это первый (или единичный) экземпляр документа, обладающий юридической силой.

Копия документа - это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их (ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения).

Копия документа может быть факсимильной или свободной. Факсимильная копия полностью воспроизводит содержание документа и все его внешние признаки (содержащиеся в подлиннике реквизиты, включая подпись и печать) или часть их, особенности их расположения. Факсимильная копия изготавливается на копировальной технике, с использованием фотографии, аппаратов факсимильной связи, принтеров. Для документов, изготовленных на пишущих машинках, факсимильной копией является второй и последующие экземпляры документов, полученные через копировальную бумагу. Они, как правило, остаются в делах учреждения. Устаревшее название таких копий - отпуск. Свободная копия содержит все реквизиты документа, но не обязательно повторяет его форму.

Все виды копий не имеют юридической силы, если они не получили специального удостоверения. В соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись "верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

ниже реквизита "подпись" проставляется надпись "Верно";

проставляется его личная подпись;

делается расшифровка подписи (инициалы, фамилия);

указывается дата заверения;

проставляется печать.

Например:

Инспектор службы кадров отдела кадров Левченко Т.С. Левченко

Документ, полученный из автоматизированной информационной системы, в соответствии с законом приобретает юридическую силу после его подписания должностным лицом в порядке, установленном законодательством Российской Федерации. Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью. Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования. Право удостоверять идентичность электронной цифровой подписи осуществляется в Российской Федерации на основе лицензии.

Алгоритм создания текста документа. Общие требования к тексту документа. Элементы текста: заголовок, приложения, требования к их оформлению. Унификация текста. Лингвистические особенности текстов служебных документов.

1.1.3. Понятия «экземпляр», «подлинник», «копия», «юридическая сила» электронного документа

Разрешенные к применению формы аналоговых документов регистрируются и систематизируются Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) . ОКУД является составной частью Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и охватывает унифицированные системы документации и формы документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве. Объектами классификации в ОКУД являются общероссийские (межотраслевые, межведомственные) унифицированные формы документов, утверждаемые министерствами (ведомствами) Российской Федерации.

Согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) аналоговые документы по виду оформления различаются как:

подлинник - первый или единичный экземпляр документа;

дубликат - повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу;

копия - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы;

заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляются реквизиты, придающие ей юридическую силу;

выписка - копия части документа, оформленная в установленном порядке.

В статье 9 проекта Федерального закона «Об электронном документе» устанавливается: «Все экземпляры ЭлД, подписанные одинаковым электронным аналогом подписи, имеют равное юридическое значение при условии подтверждения их подлинности в соответствии с требованиями настоящего Федерального закона » .

Статья 11 проекта Федерального закона «Об электронной торговле» гласит: «Все экземпляры ЭлД, подписанные при помощи электронной цифровой подписи (ЭЦП), … являются подлинниками. Электронный документ не может иметь копий в электронном виде. …Копии ЭлД могут быть изготовлены (распечатаны) на бумажном носителе… ».

В статье 9 закона «Об электронном документе» Республики Беларусь , в статье 7 закона «Об электронном документе» Туркменистана утверждается: - «Оригинал ЭлД существует только на машинном носителе. Все экземпляры ЭлД, зафиксированные на машинном носителе и идентичные один другому, являются оригиналами и имеют одинаковую юридическую силу ». В законах ничего не говорится об электронных копиях ЭлД, но явно допускается существование бумажных копий.

Комментарий. Если воспользоваться приведенной выше терминологией ОКУД, то возникают вопросы: что же такое подлинник? Все «экземпляры», или «первый или единичный экземпляр»? Отличаются ли между собой «подлинник» и «оригинал»? Являются ли два файла ЭлД в разных форматах (например, .doc, .txt или.arj) идентичными? Если отличаются, то какому из подлинников ЭлД можно придать статус оригинала, и чем оригинал-подлинник должен отличаться от просто подлинника? Если идентичны, то по каким признакам, ведь множества двоичных символов разных форматов явно отличны между собой? А если не идентичны, то чем один формат хуже другого?

Разработчики законов не дают определений понятий «экземпляр ЭлД», «подлинник ЭлД», «идентичные ЭлД», так что возможны, конечно, любые толкования. Но во всех приведенных предписаниях зафиксировано в явном виде существование нескольких экземпляров электронного документа, каждый из которых имеет юридическую силу оригинала. Не будем говорить, что по определению оригинал единственен и не может существовать в нескольких экземплярах. Важнее практические аспекты.

Например, действующие законы Республики Беларусь и Туркменистана предоставляют неограниченные возможности для обогащения. В соответствии с ними платежное поручение, записанное (для надежности) на нескольких дискетах или переданное несколько раз, дает формальное право на соответствующее число выплат. Действительно, если экземпляры идентичны, то имеют одинаковую юридическую силу. Раз первый по времени экземпляр поручения дает право на перечисление денег, то отказ для вновь поступившего, точно такого же, и имеющего такую же юридическую силу, противозаконен. Если бы закон выполнялся, то последствия очевидны.

Существование нескольких оригиналов электронной ведомости на выдачу зарплаты предполагает, что по каждой можно получить деньги, а признание оригиналом только одной означает, что в случае неудачной записи файла по другой (копии!? но ведь они неразличимы!) нельзя ничего получить. Использование традиционной терминологии аналоговой среды применительно к электронному документу эквивалентно «очеловечиванию» машины и ведет к неустранимым парадоксам.

Операция копирования органически присуща электронной среде, более того, в определенном смысле это абсолютно точная операция, так что конкретизация копии - крайне сложная техническая задача. В огромном числе ситуаций, особенно в финансовой и коммерческой сфере, применяются документы однократного действия, например, то же самое платежное поручение. Здесь обязано выполняться требование единственности оригинала (подлинника) документа. В этих случаях невозможно соблюдать закон - считать каждый экземпляр подлинником. Необходимо нарушать закон, принятый на государственном уровне и подписанный Президентом страны.

В ст. 12 проекта Федерального закона «Об электронной торговле» предписывается, что при сохранении (очевидно, в базах данных) «…ЭлД должны сохранять формат, в котором они были сформированы, переданы или получены ». Чтобы не противоречить предыдущей статье 11 этого же законопроекта, запрещающей электронные копии ЭлД, остается предположить, что хранятся только подлинники документов. Законодатель не определяет понятия «формат ЭлД», так что приходится ступить на зыбкую тропу догадок.

Если «формат» подразумевает техническую реализацию ЭлД, то проект закона запрещает даже стандартные операции переформатирования файла, например, архивирование файла, и, наоборот, требует хранения массы избыточной «технологической информации». Достаточно напомнить, сколько раз меняется формат ЭлД при его «формировании, передаче, получении». Даже если допустить, что под «форматом» понимается визуальное отображение ЭлД, т. е. некоторый аналоговый документ, то и здесь хотя бы масштаб картинки выбирается произвольно.

Если же «формат» означает отсутствие дополнительных надписей на подлиннике, то закон запрещает любую модификацию ЭлД-оригинала, характеризующую его исполнение. Это в аналоговом документе любая надпись может рассматриваться как виза на оригинале и неразрывно связана с ним. В электронной среде любое изменение или дополнение ЭлД кардинально его меняет. Для ЭлД однократного действия, где оригинал необходимо должен «погашаться», чтобы исключить его повторное использование, и в таком виде храниться для отчетности, выполнение требований закона «Об электронной торговле» означает невозможность электронной торговли.

Цитированные законы и проекты явно или неявно не допускают наличие электронных копий ЭлД, но зато прямо говорят о возможности бумажных копий. Если понимать под «копией» приведенное выше определение ОКУД , то возникает естественный вопрос: какие «внешние признаки ЭлД или часть их, воспроизводит » бумажная копия ЭлД? Тем более странным выглядит предписание, что «электронный документ не может иметь копий в электронном виде ». Тем самым предписывается хранить в составе ЭлД цифровую подпись автора на момент архивирования: документ с иной удостоверяющей подписью - это копия. А ведь согласно закону ЭлД «не может иметь » электронных копий! Придется забыть об архивировании ЭлД, даже если не обращать внимания на «внешние признаки » ЭлД и считать, что электронная копия полностью воспроизводит информацию подлинного документа.

В электронных финансовых документах значительный объем занимает электронная цифровая подпись (ЭЦП). Если это, например, платежный документ, содержащий несколько ЭЦП, то их объем может превышать 90% общего объема ЭлД. Подобные документы должны храниться длительное время. ЭЦП одного и того же юридического или физического лица неизбежно должна измениться за несколько лет, хотя бы в силу прогресса в криптографии. Поэтому ЭЦП регистрируется на определенный период, после которого аннулируется, теряет свою практическую значимость, и может быть заменена на новую.

При запросе хранимого ЭлД из архива документ должен заверяться действующей в данный момент подписью владельца архива, не имеющей прямого отношения к автору документа. Архиватор должен гарантировать, что этот документ действительно был несколько лет назад подписан автором, чью ЭЦП, ныне аннулированную, архиватор обязан проверить в момент архивирования. Если следовать положениям цитированных законов, то надо на порядок увеличивать объем архивов, время поиска и передачи, и т. д. И все это для того, чтобы сохранить устаревшую цифровую подпись, которую и проверить через несколько лет невозможно.

А что делать с электронными документами массового назначения (например, законами) при запросе из официального архива? Передать документ пользователю с ЭЦП Президента страны? По закону электронная копия не имеет права на существование, так что каждый желающий будет иметь в распоряжении документ с ЭЦП Президента. Любую ЭЦП можно дискредитировать, только это требует огромных ресурсов. Но ЭЦП Президента стоит очень дорого, затраты на ее дискредитацию могут и окупиться. А это уже прямая угроза информационной безопасности. Не проще ли предоставить электронную копию президентского ЭлД, заверенную действующей в данный момент подписью хранителя документа?

Вот к каким абсурдным с позиций здравого смысла следствиям ведет использование предписываемой законами терминологии. Законодатели «чувствуют», что ЭлД принципиально отличен от АнД, поэтому и предлагают рассматривать ЭлД как множество неразличимых объектов («экземпляров»), а не как отдельный объект, что характерно для АнД, но не «осознают» этого или боятся пойти против доминирующего толкования. Поэтому допускается множество оригиналов (подлинников, экземпляров), запрещаются электронные копии, переформатирование ЭлД, придается равная юридическая сила каждому «подлиннику, экземпляру» ЭлД.

Понятие «экземпляр» электронного документа необходимо конкретизировать. Является ли экземпляром ЭлД файл в оперативной памяти? или запись файла в ином формате? или заархивированный файл? или преобразование файла для его представления на экране монитора? или множество пакетов, на которые «разрезается» файл для его передачи, и т. д. и т. п.? А ведь все это - один и тот же электронный документ. Налицо неправомерное распространение понятий, эффективных в одной среде, на объекты другой, принципиально отличной среды.

Копия документа - это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридическую силу.

Повторное, точное воспроизведение подлинников (в целях размножения) является копией. Само понятие копия (лат. сopia - множество) связано с размножением оригинала любого вида.

Среди копий различаются:

Выписка - копия части документа. Выписка должна содержать воспроизведение полного текста решения по определенному вопросу. Юридическую силу выписка приобретает после ее заверения должностным лицом организации или нотариусом. Особый вид - фото и светокопии, отличительной чертой которых является точное воспроизведение оригинала. Они являются видом факсимильных, автоматических копий. Кроме копий, снятых непосредственно с оригинала или полученных автоматически, т.е. одновременно с оригиналом, могут быть кратные копии: копия с копии.

На приобретение документом юридической силы влияют:

1. Соблюдение организацией, ее должностными лицами, готовящими документ, положений действующего законодательства.

2. Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации. Эти правила специфичны для каждого типа документов и регламентируются ГОСТами и другими нормативно-методическими материалами.

Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления.

Юридическая сила документа может быть обеспечена установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов, т.е. обязательных элементов оформления документов: наименование организации - автора документа, подпись, дата, регистрационный номер документа, гриф утверждения, печать и др.

Юридическая сила копий :

1) копия должна содержать точный текст подлинника (включая и бланк, на котором подготовлен документ), расшифровку печатей, подписей должностных лиц.

2) свидетельство юридической силы копии документа - отметка о ее заверении.

Заверение копий должно производится самой организацией или, по необходимости, нотариусом. Нотариального заверения обычно требуют для копий учредительных документов организации, которые представляются в различные государственные структуры (судебные, налоговые и лицензионные органы, комитеты по управлению имуществом и т.д.) Но в принципе любая копия документа, не противоречащего закону и имеющего юридическое значение, может быть заверена нотариально. Нотариус сличает подлинник с копией и заверяет ее. Запрещается нотариальное свидетельствование копий паспортов, военных билетов, служебных удостоверений.

Сами организации имеют право заверения документов, создающихся в этих организациях. Также организации могут заверять документы граждан при приеме на работу (диплом, аттестат, удостоверение на льготы и т.д.)

Копия документов – это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть и, не имеющий юридическую силу. Среди копий различают: Выписка – копия часть документа, должна содержать воспроизведение полного текста решения по определенному вопросу. Особый вид – фото и светокопии.

Контроль исполнения документов

Контроль- это неотъемлемая функция управления. Контроль за сроками исполнения – важнейшая составная часть технологии ДОУ. Цель контроля за исполнением документов – содействие современному и правильному исполнению документов и поручений руководителя, получение информации, необходимой для оценки деятельности – подразделений и исполнителей ЗАДАЧИ – формировать справочно-информационный банк данных по контрольным документам, корректировать массив информации при изменении срока исполнения, содержания заданий, информировать о ходе исполнения документов, напоминать о ходе неисполненных документах, анализировать уровень исполнительной дисциплины по учреждению в целом. Значение контроля в организации – контроль за исполнением документов осуществляется в любой управленческой структуре, и влияет на уверенность в себе, повышает уровень ответственности за выполняемую работу. Это содействие правильному исполнению документов и поручений руководителей, получении информации, необходимой для оценки деятельности подразделений. Различают типовые и индивидуальные сроки исполнения. Типовые сроки исполнения устанавливаются законодательно: - Указом Президента РФ «О мерах по совершенствованию организации контроля и проверки исполнения поручений».- Постановлением Правительства РФ, - др. нормативными актами, в т.ч. ГСДОУ. На контроль должны быть поставлены все документы, поступающие от Президента РФ. Типовой срок исполнения основной массы документов – 10-15дней. Срок исполнения – это конечная дата работы над документом., для вх. документов (с даты, указанной в регистрационном штампе), для внутренних документов – с даты их подписания или утверждения, для решений коллегиальных органов – с даты совещания, для устных распоряжений – с даты их отдачи. Документы подлежат исполнению в следующие сроки: - с конкретной датой исполнения – в конкретный срок. Если в тексте пометка «срочно»- исполнение в 3 дня, пометка «оперативно» - 10-ти дневные, остальные – до месяца. Конкретные виды документов исполняются в закрепленные сроки (письма- 10дн, обращения граждан – от 15 до 30 дн, договоры – от 10 до 20 дн., платежные поручения – не позднее 2-х дней. Индивидуальные сроки исполнения. – устанавливаются в тексте документа или в резолюции и устных указаниях руководителя. Сроки индивидуального исполнения – от 10 до 30дн. Перенесение и изменение сроков исполнения документов – Если при получении документа исполнителем выясняется невозможность его своевременного исполнения, об этом докладывается руководителю. Вопрос о переносе сроков исполнения документа должен быть поставлен не позднее одного дня до истечения контрольной даты. Перенос срока задним числом не допустимо. Если руководитель продлевает срок исполнения, секретарь вносит в регистрационную карточку новый срок исполнения. Перечень, подлежащий обязательному контролю – в каждой организации свой перечень док-ов (создаваемых и утверждаемых руководителем) (распоряжения, приказы и т.д.). Технология контроля регистрации док-ов. Все документы принимаются и регистрируются. При получении документов проверяется правильность доставки корреспонденции, проверяется адрес, наличие всех листов, на всех документах проставляется отметка о получении (штамп), порядковый №, название организации. Документы делятся на регистрируемые и нет. Определяется по перечню документов, который составляется в организации. Нерегистрируемые сразу передаются по назначению. Входящие документы регистрируются в день поступления. Исходящие и внутренние – в день подписания. Построение контрольной картотеки. Форму контроля выбирают из возможностей учреждения. Это может быть ручная сроковая картотека, но сегодня все чаще используют автоматизированную систему контроля за исполнением документов. Сроковая картотека – используются регистрационные карточки и картотечный ящик с 32 разделителями. 31 разделитель – это числа месяца, 32-й – это для карточек со сроком исполнения на следующий месяц. Зарегистрировав документы, расставляют карточки по срокам исполнения. На отдельные карточки выписываются все пункты распорядительных документов. По сроковой картотеке можно легко узнать, что на какой день должно быть исполнено. Когда документ исполнен, на обратной стороне ставится отметка об исполнении, за каким № отправлен документ и решение вопроса. Автоматизация контроля за ходом исполнения документов. Автоматизированный контроль за исполнением документов выполняется с использованием специализированных программ контроля. Постановка документа на контроль происходит автоматически при заполнении поля «Срок исполнения». На документ может ставиться отметка об исполнении (штамп в виде буквы К- в левом поле на уровне заголовка). Автоматизированная система контроля легко позволяет просмотреть все задания не только по срокам, но и по исполнителям. При настройке системы рекомендуется заложить перечень типовых справок (отчетов) – это отчет об отправленных документах, - отчет о вх. док-х, - отчет о док-х числящихся за исполнителем, - отчет об исх. док-х, отчет об неисполненных исходящих док-х, - отчет о выполнении внутренних