Ввод начальных остатков отпусков. Ввод начальных остатков отпусков Корректировка остатков отпусков в 1с зуп 8.3

Печать (Ctrl+P)

Ввод начальных остатков отпусков

До версии ЗУП 3.0.23 предполагалось, что при начале эксплуатации программы на уже действующем предприятии остатки отпусков вводятся своевременно перед началом ведения учета в ней с помощью документа «Данные на начало эксплуатации».

Ввод отдельного документа «Ввод начальных остатков отпусков» предполагался в том случае, если при начале эксплуатации сотрудники регистрировались документом «Прием на работу», и при этом все фактические отпуска со дня приема сотрудника в программе не регистрировались. Программа не давала записать начальные остатки отпусков, если на их дату уже были зарегистрированы фактические отпуска.

Однако практика показала, что зачастую учет остатков отпусков в программе «налаживают» уже после начала ее эксплуатации. В связи с этим в версии 3.0.23 изменено поведение документа «Ввод начальных остатков отпусков». Теперь он служит отправной точкой при расчете заработанных прав на отпуска. Ранее существовавшее ограничение на запись начальных остатков, если на их дату в программе уже были зарегистрированы фактические отпуска, убрано.

Теперь есть возможность ввести остатки уже после начала эксплуатации программы. В документе выдается предупреждение, что все зарегистрированные до даты ввода остатков события учитываться при расчете остатков не будут (при этом в карточку Т-2 они по-прежнему выводятся).

Документ доступен только через режим “Все функции”!?(см. рис 1). Разработчики включили в разделе кадры основного интерфейса, однако не входит в составе подсистем этого раздела!? . Эту статью пишу на базе редакции Зарплата и управление персоналом, редакция 3.1 (3.1.2.316), однако в интерфейсе последней версии –3.1.3.184 на дату написания этой статьи, тоже я не нашел этот документ

Рис 1 Форма “Все функции”

Документ предназначен для ввода неиспользованных дней отпуска, на которые сотрудник имеет право.

Если же при начале эксплуатации программы начальная расстановка сотрудников регистрируется документом , то сведения о неиспользованных днях отпуска, на которые сотрудник имеет право, можно ввести непосредственно в этом же документе.

В редакции 3.1.1. по просьбам пользователей разработчики усовершенствовали принцип ввода информации об остатках отпусков при начале эксплуатации (как программы в целом – документом “Начальная штатная расстановка”, так и отдельно подсистемы учета остатков отпусков – документом “Ввод начальных остатков отпусков”).

Теперь можно вводить остатки, не вводя при этом право на сам отпуск. Например, когда-то отпуск полагался сотруднику и был им заработан, но теперь этот отпуск сотруднику больше не положен, а остались только его неиспользованные остатки.

Ранее приходилось либо назначать право на 0 дней отпуска, либо удалять строку с правом на отпуск совсем, что в обоих случаях не позволяло в дальнейшем вести корректный учет остатка этого отпуска.

Теперь при вводе остатков отпусков в документе “Начальная штатная расстановка” появилась возможность явно указать, нужно ли предоставлять право на отпуск или нет.

Данные на начало эксплуатации

Как правило на практике программу начинают использовать не с начала деятельности организации. Таким образом, к моменту перехода на учет в 1С:Зарплата и управление персоналом 8 уже имеются определенные исторические данные, которые необходимо ввести в программу. В программе имеются специализированные документы для ввода начальных данных:

• Начальная штатная расстановка сотрудников – С помощью документа вводятся кадровые данные сотрудников по состоянию на дату начала эксплуатации программы
• Начальная задолженность по зарплате – В этом же документе, но со знаком «минус» фиксируется задолженность работников перед организацией, которую нужно учесть при очередной выплате заработной платы. Выплаченные суммы в программе учитываются по месяцу начисления, поэтому если зарплата за предшествующий месяц была полностью выплачена, то документ вводить не нужно
• Периоды, оплаченные до начала эксплуатации – Документ предназначен для отражения таких ситуаций, когда на дату начала эксплуатации сотрудники отсутствуют (находятся в отпуске). За зарегистрированные в нем периоды в программе не будет производиться начисление зарплаты. В табеле и других отчетах периоды будут обозначаться согласно указанному виду периода (состоянию).

Эти документы объединяются в журнал Данные на начало эксплуатации (Главное → См. также → Данные на начало эксплуатации ).

Информация по отпускам сотрудников – важная часть кадрового учета. В программе 1С 8.3 ЗУП вы можете сформировать детальный отчет по отпускам по каждому сотруднику. Как учитывать остатки отпусков в 1С 8.3 ЗУП 3.1 читайте в этой статье.

Каждый работник имеет право на ежегодный оплачиваемый 28-ми дневный отпуск. Это право закреплено в трудовом законодательстве. Кроме того руководство может предоставлять дополнительные отпуска. Например, сотрудникам с ненормируемым рабочим днем или вредными условиями труда. Если работники трудятся в условиях крайнего севера, то им гарантирован дополнительный отпуск 24 дня. В программе 1С 8.3 ЗУП 3.1 можно учитывать различные виды отпусков и формировать детальный отчет по отпускам по каждому сотруднику. Где можно посмотреть остатки отпусков в 1С 8.3 ЗУП 3.1 читайте в этой статье.

Шаг 1. Введите в 1С 8.3 ЗУП начальные остатки отпусков

Если вы перешли на 1С 8.3 ЗУП 3.1 из другой зарплатной программы, то вам надо внести в 1С остатки по отпускам. Это не нужно делать только по новым сотрудникам, которых вы приняли на работу уже в 1С 8.3 ЗУП. Ввод остатков делайте в карточке сотрудника. Для этого зайдите в раздел «Кадры» (1) и кликните на ссылку «Сотрудники» (2). Откроется окно со списком сотрудников.

В открывшемся окне укажите вашу организацию (3), и кликните два раза на сотруднике (4), по которому нужно ввести остаток. Откроется карточка работника.

В карточке нажмите кнопку «Оформить документ» (5), выберете «Отсутствия» (6) и кликните на ссылку «Ввод остатков…» (7). Откроется форма для ввода.

В окне ввода укажите дату остатков (8). Это должна быть последняя дата периода, по которому вводится остаток. Далее нажмите кнопку «Добавить» (9) и введите виды отпусков (10), по которым нужно ввести данные. Также по каждому виду введите начальную (11) и конечную дату (12) периода. В поле «Остаток» (13) введите количество дней неиспользованного отпуска. Для ввода данных нажмите кнопку «Провести и закрыть» (14). Теперь по этому сотруднику в программе 1С 8.3 ЗУП 3.1 есть данные по остаткам.

Шаг 2. Учтите входящий остаток при оформлении отпуска в 1С 8.3 ЗУП 3.1

При создании документа «Отпуск» вы можете посмотреть остатки неиспользованного отпуска за все периоды работы сотрудника и учесть их. Зайдите в раздел «Кадры» (1) и кликните на ссылку «Отпуска» (2).

В открывшемся окне нажмите кнопку «Создать» (3) и кликните на ссылку «Отпуск» (4). Откроется форма для его оформления.

В этом отчете видны начальные остатки по видам отпусков (7), которые были введены вручную. Также здесь указаны остатки, накопленные за период, когда зарплата уже учитывалась в 1С (8). В графе «Остаток…» (9) указано, сколько дней может взять работник на текущий момент. Ориентируясь на эти цифры можно перейти к дальнейшему оформлению отпуска.

Шаг 3. Сформируйте отчет по остаткам отпусков в 1С 8.3 ЗУП 3.1

В 1С 8.3 ЗУП есть отчет по остаткам отпусков всех сотрудников. Для его формирования зайдите в раздел «Кадры» (1) и кликните на ссылку «Кадровые отчеты» (2). Откроется список всех отчетов.

В окне отчетов есть два отчета по остаткам:

• «Остатки отпусков» (3). Детальный отчет;
• «Остатки отпусков (кратко)» (4). Сокращенный вариант отчета.

В первом отчете можно посмотреть по каждому сотруднику (5) количество дней неиспользованного отпуска (6) в разрезе видов (7) и периодов (8).

Во втором отчете вы увидите сокращенный вариант первого отчета без указания периодов. Краткий отчет более читабелен.

В ЗУП 3.1 усовершенствован принцип ввода информации об остатках отпусков при начале эксплуатации. Теперь можно вводить остатки, не вводя при этом право на сам отпуск. Например, когда-то отпуск полагался сотруднику и был им заработан, но теперь этот отпуск сотруднику больше не положен, а остались только его неиспользованные остатки.

Ранее приходилось либо назначать право на 0 дней отпуска, либо удалять строку с правом на отпуск совсем, что в обоих случаях не позволяло в дальнейшем вести корректный учет остатка этого отпуска.

В ЗУП 3.1 при вводе остатков отпусков в документе "Начальная штатная расстановка" появилась возможность указать, нужно ли предоставлять право на отпуск или нет.

Начальные остатки отпусков

Подсчет положенных дней отпуска ведется программой 1С ЗУП автоматически, начиная с даты приема сотрудника на работу. Но бывают случаи, когда на момент начала учета сотрудники уже приняты на работу и у них есть остатки отпусков. В таком случае нужно ввести в программу начальные остатки отпусков через специальный документ Ввод остатков отпусков.

Внимание! По умолчанию этот документ не выведен в интерфейс, но его легко можно вывести через настройку навигации (шестеренка в правом верхнем углу раздела "Главное").

Отчеты по остаткам отпусков в 1С ЗУП 3.1

Остатки отпусков всех сотрудников можно вывести в отчетах в разделе кадровых отчетов.

В данной статье рассматривается процесс актуализации информации об остатках отпусков в программе в том случае, если с момента приема работники использовали свои отпуска, но в программе эти факты не отражены должным образом. В первой части рассматривается механизм расчета остатка отпусков, начиная с даты приема сотрудника, если не вводились остатки. Во второй части рассматривается процесс ввода остатков отпусков прошлых лет и расчет остатков на текущую дату с учетом введенных остатков. В третьей части рассматривается отражение факта использования отпуска в текущем рабочем году.

Остатки отпусков открываются из Рабочего стола, закладка «Кадровый учет», кнопка «Остатки отпусков»

Рассмотрим остатки отпусков сотрудника «Шорин Виктор Андреевич», дата приема на работу – 01.06.2009, рабочий год – с 01.06 по 31.05, текущий остаток отпуска – 173 дня:

Остаток отпуска нигде в программе не хранится, а рассчитывается в момент открытия этой формы.

Данными для расчета остатка отпуска для сотрудника являются:

1. Количество дней отпуска в год

2. Данные ручного редактирования остатков отпусков прошлых лет

3. Дата приема сотрудника на работу

4. Текущая дата (или дата, указанная в поле «Дата остатка отпусков»)

Принцип расчета остатков для выделенного сотрудника отображается в разделе «Остатки отпусков прошлых лет» и меняется в зависимости от введенных данных.

Часть 1. Расчет остатка отпусков, начиная с даты приема сотрудника.

В нашем примере по сотруднику «Шорин» видим остаток 173 дня и принцип расчета остатка – рассчитывать, начиная с даты приема. Это значит, что программа определила количество дней отпуска в год (28 дней, по умолчанию), количество отработанных месяцев (с 01.06.2009 по текущую дату (23.07.2015) =6 лет и 2 месяца = 74 месяца; месяц считается отработанным, если в нем отработано 12 рабочих дней) и вычислила остаток по формуле:

ОстатокОтпуска = КоличествоДнейОтпускаВГод*ОтработаноМесяцев/12

Для сотрудника «Шорин» остаток получился 172,6666666666667. Это число округляется всегда в большую сторону до 173.

Количество дней отпуска в год определяется в карточке должности сотрудника, либо задается индивидуально для сотрудника в «Остатках отпусков» по кнопке «Изменить количество дней отпуска в год»

В этой части мы выяснили, как рассчитывается остаток отпуска, начиная с даты приема. Теперь разберемся с вводом остатков отпуска.

Часть 2. Ввод остатков отпусков.

Форма ввода остатков открывается из «Остатков отпусков» по кнопке «Редактировать остаток отпуска»

В подсказке видим, что когда остатки введены, то программа будет рассчитывать остатки для всех рабочих лет, следующих за последним рабочим годом, на который заполнены остатки.

Есть 2 способа ввода остатков: простой и детальный.

Данный способ применяется в том случае, если за ранние периоды, чем текущий рабочий год, отпуск израсходован полностью. Т.е. вводится только остаток на последний день последнего рабочего года (в нашем примере с «Шориным» это будет 31.05.2015).

Предположим, остаток равен 14 дням. Тогда на форме указывается дата и количество дней, затем кнопка «Ок». Нажимать кнопку «Рассчитать» не нужно (если нажали – то придется повторить ввод остатков).

В результате появляется новая строка в «Остатках отпусков прошлых лет»:

А также меняется текущий остаток: теперь он равен 19 дням. Это число получается в результате следующего расчета:

Остаток = КоличествоДней + КоличествоДнейОтпускаВГод*ОтработаноМесяцев/12;

КоличествоДней – это введенное нами число остатка на 31.05.2015.

ОтработаноМесяцев – начиная с даты ввода остатов по текущую дату (у нас - с 31.05.2015 по 23.07.2015).

КоличествоДнейОтпускаВГод – заданное для должности или для сотрудника (у нас – 28 дней).

У нас остаток равен 18,66666666666667. На форме он округлен до 19.

Рассмотрим детальный способ ввода остатков.

Данный способ применяется в том случае, если за ранние периоды, чем текущий рабочий год, отпуск израсходован не полностью. Т.е. вводится остаток по каждому рабочему году.

Предположим, что наш сотрудник «Шорин» с начала работы отгулял свой отпуск не полностью, а именно: за каждый рабочий год использовано 23 из 28 дней отпуска. Т.е. остаток на конец каждого года равен 5 дням. Заполним форму:

В результате этих действий программа суммирует остатки прошлых лет и рассчитывает текущий остаток по формуле:

Остаток = СуммаОстатковПрошлыхЛет + КоличествоДнейОтпускаВГод*ОтработаноМесяцев/12;

В нашем случае остаток равен 5+5+5+5+5+5+28*2/12 = 34,66666666666667, округленно 35.

Итак, в этой части мы рассмотрели простой и детальный способы ввода остатков отпусков. В рассматриваемом примере с момента окончания последнего рабочего года (31.05.2015) и до текущей даты (23.07.2015) сотрудник не ходил в отпуск. Если это событие имело место в вашей компании, то такой факт нужно отразить в программе.

Часть 3. Отражение факта использования отпуска в текущем рабочем году.

Но мы рекомендуем для отражения отпуска за текущий рабочий год не использовать документ «Корректировка записей регистров», а пользоваться обычным отпуском. Проверьте в настройках параметров учета каким способом списываются фактические отпуска. Это может быть либо кадровый приказ «Отпуск организации», либо расчетный документ «Начисление отпуска»:

В нашем примере остатки уменьшаются кадровыми приказами.

Предположим, что сотрудник «Шорин» в текущем году (с 31.05.2015 по текущую дату (23.07.2015)) уже успел сходить в отпуск на 14 дней, а в программе это никак не отражено. Т.е. в остатках отпусков должен быть остаток не 35, а 21 день.

Для этого создаем документ «Отпуск организации» из меню «Кадровый учет» - «Отпуска». Заполняем, как показано на картинке.

После проведения документа смотрим остатки отпусков:

Получается 21 день, что соответствует действительному остатку отпуска на текущую дату с учетом остатков прошлых лет и использованного отпуска в текущем рабочем году.

Ручной ввод остатков не типичный процесс для пользователей редакции 1С: Зарплата и управление персоналом 2.5. Это весьма трудоемкое занятие, особенно если в организации работает много сотрудников.

Чаще всего встречается два варианта переноса данных:

• организация переходит с 1С: ЗиК 7.7 - для этого применяется типовой механизм переноса данных
• в организации раньше вели учет вообще не в 1С - скорее всего, для такого случая пишется обработка переноса данных.

Однако процесс ввода остатков вручную, необходим для правки результатов типового переноса, которая также выполняется в ручном режиме.

Пример – ввод остатков на начало года

Для ввода остатков нам нужен документ - “Перенос данных”. Он находится в меню – Операции - Документы... - Перенос данных.

В новом документе нужно установить период регистрации предшествующий текущему, дату конца предыдущего месяца и на закладке “Регистры накопления” добавить необходимые регистры.

Взаиморасчеты с сотрудниками организаций

Для ввода долгов по зарплате сотрудников предназначен регистр “Взаиморасчеты с сотрудниками организаций”. Если организация должна сотруднику, то вводится запись с видом движения – Приход, если нет - Расход.

Последние три колонки заполняются при регистрации долга перед организацией (необязательно).

Взаиморасчеты с депонентами организаций

Если есть зарплата на депоненте, то нужно сделать записи с видом движения “Приход”.
При вводе задолженности по депонентам нужно указать, по какой ведомости возникла задолженность. Для этого сначала нужно сформировать документ “Зарплата к выплате организаций”.

НДФЛ расчеты с бюджетом

В случае задолженности перед бюджетом по уплате НДФЛ, то нужно сделать записи с видом движения “Приход”.

НДФЛ к зачету

Если есть суммы переплаты НДФЛ по сотруднику, нужно ввести записи с видом движения – Приход.

Такая ситуация возникает когда у сотрудника удержали НДФЛ больше, чем должны. Это происходит в тех случаях, когда сведения о налоговых вычетах регистрируются “задним числом”.

Если возникла такая задолженность, нужно сделать следующую запись:

Погашение займов сотрудниками организаций

Для ввода остатков по непогашенным займам сначала нужно ввести документ “Договор займа с сотрудником”, в котором указать данные действовавшие на момент получения займа.

Например, если сотрудник брал в сентябре 50000 руб. под 10% на 5 месяцев, то в документе нужно указать следующее:

После этого в документе “Перенос данных” сделать запись с видом движения “Расход” на сумму, которую сотрудник уже погасил к моменту ввода остатков.

В записи указать период, предшествующий вводу остатков, ранее введенный договор займа и сумму погашения.

Все остальные данные, необходимые для расчета можно ввести при помощи соответствующих документов:

• Для учета невыходов переходящих на первый месяц начисления - больничные, отпуска и оплаты по среднему заработку.

Ввод остатков в середине отчетного периода

Если остатки вводятся не с начала года, то придется вводить данные для расчета НДФЛ и Страховых взносов, а также сведения по больничным и отработанному времени.