Трудовая книжка утеряна как завести новую. Можно ли завести вторую трудовую книжку, и как это учитывается при подсчете стажа. Пошаговая инструкция для работодателя

Как завести новую трудовую книжку по правилам?

Как завести новую трудовую книжку для нового работника

Вы приходите на свою первую работу и не знаете, с чего начать? Идите в отдел кадров или службу персонала. С вами должны заключить договор и завести трудовую книжку. Чистые бланки должны закупаться централизованно бухгалтерией предприятия и там же храниться, но иногда работодатель может обязать вас приобрести бланк. Купить его можно в киосках роспечати и в специализированных магазинах.

Заведение новой трудовой состоит из следующих этапов.

Занесение сведений о работнике на первый лист.
Заполнение раздела о приеме на работу.
Внесение сведений в соответствующие журналы или карточки учета.

Сведения о работнике берут из его анкеты и копий документов. В учетную карточку заносятся:

фамилия имя и отчество в соответствии с паспортными данными;
дата рождения;
образование;
профессия.

Все записи заносят строго от руки, шариковой ручкой с синей пастой. Они должны быть аккуратными и легко читаться. Печать проставляется в отведенном для нее месте. Работник, заполнивший документ, должен разборчиво указать свою фамилию.

Заводим новую трудовую взамен утерянной или испорченной

Такие важные документы следует хранить особо тщательно, в сейфе или специальном шкафу. Но даже самые идеальные условия не могут дать полной гарантии их сохранности.

Если книжка утеряна или пришла в негодность, в отделе кадров нужно запросить дубликат. Если вы не работаете, нужно обратиться к последнему нанимателю с письменным заявлением. В дубликат переносят все сведения, которые возможно восстановить. В качестве исходных документов используют:

сохранившиеся копии трудовой;
сведения из личной карточки;
трудовые договоры с прошлых мест работ;
выписки из архивных документов.

Кроме того, можно использовать различные служебные удостоверения, пропуска, задокументированные свидетельские показания бывших сослуживцев и прочие официальные сведения.

Трудовая книжка – один из главных документов, подтверждающих стаж работника. Относиться к ней стоит бережно. Восстанавливать данные после утери или порчи документа очень проблематично, а какие-то и вовсе невозможно, например, если предприятие перестало существовать или его архивы были по какой-то причине уничтожены.

Статья дает ответ на вопрос: если уволили по статье, можно ли завести новую трудовую книжку, раскрывает другие нюансы законодательства.

Можно ли завести новую книжку, если уволили по статье

В статье 81 Трудового кодекса содержится тринадцать оснований, по которым могут уволить. Плохая запись в трудовой книжке перечеркивает возможность найти хорошую работу. Человек решает вопрос, что делать, и как найти работу. Кажется, что можно решить проблему, если «потерять» бланк. Действительно, если вы теряете книжку, то бланк выдает новый работодатель. Правило определила статья 65 Трудового кодекса. По новому месту службы человек подает заявление о выдаче бланка. Указывает в заявлении причины, по которым просит завести новую трудовую книжку.

5 основных причин для получения документа:

увольнение по статье;
утрата документа;
сокрытие информации о дополнительной работе;
желание очистить биографию;
повреждение или износ документа.

Новый работодатель заведет новый бланк, но не имеет права заполнять графы о прежних местах службы. Для восстановления записей о стаже, нужно обратиться к прежнему руководителю. По старому месту службы оформляется дубликат, и заполняется информация о трудовой деятельности.

Важно! Если уволили по статье, вопрос, можно ли завести новую трудовую книжку, решается положительно. Но в новую книжку не включаются сведения о стаже. Сразу пишется информация, куда устроился человек.

Есть еще один способ решения проблемы, если уволили по статье.

Альтернативный способ решения проблемы

Второй вариант подходит для тех, кто готов отстаивать свои интересы через суд. Ведь именно в суд придется обращаться, чтобы обжаловать увольнение. Пошлина по трудовым спорам с граждан не взимается. Человеку нужно грамотно составить иск, представить доказательства, что увольняют незаконно. Затем аргументировать позицию. Суд аннулирует запись, если сочтет доказательства достаточно серьезными.

Но участие в судебном процессе может так же негативно сказаться на будущем трудоустройстве.

Последствия оформления нового документа

Прежде всего, книжка требуется для пенсионного фонда. Специалист пенсионного отдела проверит каждую запись. Затем подсчитает стаж для назначения пенсии. Но данные о стаже можно также почерпнуть из сведений персонифицированного учета. Выписка отражает, какие взносы уплачивались за работника. Если компании исправно платили взносы, то информация принимается в расчет для назначения пенсии.

Читайте также Оформление выписки из трудовой книжки

При желании новый руководитель также может узнать информацию, где ранее работал человек. Как говорится, шила в мешке не утаишь. Поэтому могут возникнуть проблемы с трудоустройством, когда есть пятна в биографии.

Закон напрямую не запрещает иметь несколько бланков. Но иногда документы используются, чтобы оформить дополнительные льготы и пособия.

Пример. Иванцева Нина перед выходом в декрет работала секретарем, устроилась подрабатывать переводчицей. Попросила работодателя завести книжку. В результате обе компании выплатили пособие по беременности и родам. Подобные действия являются мошенничеством и попадают под статью 159.2 Уголовного кодекса. Девушка рискует получить штраф размером до ста двадцати тысяч рублей или лишиться свободы. Полученные выплаты придется возвращать.

Проблем можно избежать, если вы заводите один документ о работе. Попытки использовать книжку для получения дополнительных выплат могут закончиться плачевно.

Как представляются налоговые вычеты

Вычет дается только по одному месту службы. Для совместителей вычет дается по основному месту работы. Второму работодателю нужно сообщить, что другая компания уже представила вычет. Не имеет смысла пытаться получить вычет в двух организациях. Налоговые инспекторы могут привлечь нарушителей к ответственности по статье 122 Налогового кодекса. Взыскивается штраф в размере двадцати процентов от суммы налога.

Нужно рассказать директору, является ли работа основной или дополнительной. Ведь компания столкнется с проблемами, если неправильно заплатит налог.

Аналогичное правило касается и других социальных выплат. Оплачивать учебные отпуска, время ухода за ребенком, должен только один работодатель.

Совместителям документы заполняются по основному месту службы. Информацию о дополнительной работе пишут на основании справок. Поэтому человек не может иметь сразу два бланка. Если документ потерян, нужно обращаться за получением дубликата.

Резюме

Если уволили по статье, можно скрыть неприятный факт биографии, и получить новую книжку.
Документы выдаются по месту трудоустройства. Сведения о прежней деятельности не пишутся.
Информация о стаже вписывается в дубликат. Для внесения сведений требуется собрать справки.
Можно оспорить неприятную запись, но участие в судебных спорах может также помешать дальнейшему трудоустройству.
Опасно использовать дополнительные документы для получения выплат и льгот. Получатель выплат рискует получить обвинения в мошенничестве.
Книжка – это не единственный вариант доказать стаж. Для назначения пенсий принимаются сведения персонифицированного учета.

В настоящее время наблюдается положительная тенденция в развитии финансовой и юридической грамотности работников. Граждане тщательно изучают законодательство, стремясь защитить свои права. Поэтому вопрос о том, возможно ли заводить вторую звучит все чаще. Законодательство Российской Федерации не содержит конкретный ответ на данный вопрос, что приводит к определенной неясности и попытке выяснить, как действовать правильно.

Трудовая книжка – это официальный документ, в который вносится информация о трудоустройстве и . Оформляется и хранится данный документ в отделе кадров предприятия-работодателя. Любая организация обязана вести книжки на всех сотрудников, которые работают по трудовому договору более пяти дней.

Трудовая книжка содержит данные о работнике:

ФИО согласно данным паспорта
сведения о возрасте
информация об образовании записываются на основании диплома или аттестата
полное и сокращенное наименование предприятий, с которыми у работника заключен трудовой контракт
должность/специальность сотрудника, присвоение разряда
данные или другого документа, на основании которого сотрудник принят на работу в организацию

При увольнении рабочего в отделе кадров вносят в трудовую книжку информацию о причине и дату, с которой сотрудник не работает в организации. Кроме того указывается приказ, согласно которому произошло увольнение работника.

Записи о принятии и увольнении должны заверяться личными подписями работника и кадрового сотрудника. В день окончания трудового договора гражданину обязаны предоставить трудовую книжку.

Законно ли наличие нескольких трудовых книжек?

Трудовая книжка – самое важное свидетельство трудового стажа сотрудника. Причины, по которым гражданин оформляет трудовую книжку повторно, могут быть различными:

утеря бланка трудовой и обнаружение оригинальной книжки только после заведения новой
скрытие от начальства предприятия еще одного места работы
желание утаить факт с прошлого места работы «по статье»
работник хочет начать трудовой путь с «чистого листа» и скрыть сведения о прежней нежелательной квалификации
физическое повреждение первой книжки

Каждый работник имеет право работать на нескольких предприятиях. Тем не менее, трудовая книжка должна храниться у основного работодателя (в соответствии со статьей 66 ТК РФ). Деятельность в других организациях в данном случае считается совмещением. По желанию работника сведения о второй работе можно внести в трудовую книжку, основываясь на приказе о приеме на службу в другую компанию.

Следовательно, у работника не должно быть в наличии несколько трудовых книжек. В случае потери книжки необходимо сообщить об этом в отдел кадров и будет выдан дубликат.

Однако четкого запрета владеть несколькими трудовыми книжками не содержится в . Сотрудник, работая сразу в двух организациях и заводя трудовые книжки в двух экземплярах, прямой ответственности перед законом не несет. Но иногда возникают ситуации, когда работа по двум книжкам незаконна. Например, женщина получает пособие по уходу за ребенком по обеим книжкам. В другом случае девушка выходит на новую работу, не прекращая декретный отпуск, и заводит еще одну трудовую книжку с целью получать пособие и в дальнейшем. Данные ситуации могут закончиться плачевно, так как работницу могут вынудить вернуть излишне полученные средства через суд или обвинить в мошенничестве.

Таким образом, для исключения проблем в будущем желательно вести трудовую деятельность, используя трудовую книжку в единственном экземпляре.

Как быть с вычетами при наличии двух трудовых?

Сотрудник, устраиваясь в организацию, должен сообщить работодателю о наличии трудовой книжки в двух экземплярах. Отказать в трудоустройстве на законодательном уровне работнику не могут. Однако работодатель задастся вопросом, почему стаж не учитывается в одной трудовой, даже при наличии второй работы . При этом работодатель попросит работника определиться с основным местом работы для того, чтобы не нарушить выполнение статей НК РФ. Ведь претендовать на налоговые вычеты сотрудник может лишь на одном месте работы.

Рабочий обязан выбрать основное место работы, а в другую организацию передать заявление, что вычеты уже получены. Не стоит предъявлять права на налоговые вычеты на обоих рабочих местах. В случае если об этом факте узнают работники налоговой службы, нарушитель заплатит штраф по статье 122 НК РФ.

Вопрос о является важным и для предприятия-работодателя. Поэтому начальник обязан быть в курсе, работает сотрудник в организации на основном месте работы либо совмещает эту работу с другой. Ведь если при ежегодной проверке работники налоговой службы обнаружат несоответствия, то нанимателю придется также оплачивать штрафы и пени согласно ст. 123 НК РФ. Для наемного рабочего данная ситуация чревата увольнением.

Таким образом, владельцам двух трудовых книжек не надо претендовать на налоговые вычеты сразу на нескольких местах работы. Также это касается других гарантий с основного места работы. При оформлении сотрудником отпуска на время прохождения сессии по учебе, требовать его оплаты нужно только у одного работодателя. Во второй организации необходимо оформить бесплатный отпуск.

Оформление пенсии при наличии двух трудовых книжек

Владельцы трудовых книжек в двух экземплярах при , подавая документы в ПФ, пытались сдать с пакетом документов обе книжки с целью увеличения общего стажа. Однако сотрудники пенсионного фонда не принимают несколько трудовых книжек. Предоставлять в ПФ можно лишь один экземпляр.

В ближайшем будущем планируют отменить у работников обязательное наличие трудовой книжки. С внедрением персонифицированного учета в пенсионном страховании утратился смысл в книжке как в накопителе учета трудового стажа. Индивидуальные записи на каждого работника в пенсионном фонде включают все сведения о стаже будущего пенсионера. Помимо этого, после пенсионной реформы на сумму пенсии также влияют взносы на индивидуальный счет в ПФ.

Следовательно, людям с несколькими трудовыми книжками, необходимо иметь в виду, что к пенсионному заявлению они смогут приложить только одну «выгодную» книжку.

Пособия и стаж

Обладателей трудовых книжек в дух экземплярах довольно часто волнует вопрос о том, как рассчитывается страховой стаж и начисляются . Страховой стаж состоит из следующих периодов работы:

госслужба
муниципальная служба
по трудовому договору
другая деятельность, на протяжении которой работник был застрахован

Пособия выплачиваются в случае предоставления больничного в связи с:

заболеванием

Подтверждением для расчета стажа и суммы пособий согласно законодательству является трудовая книжка. Следовательно, для оформления и получения денежных выплат работник должен указать лишь одно главное место работы. Пособия, полученные в связи с беременностью и послеродовым периодом, или заболеванием, начисляются по одной из трудовых книжек. Если работник захочет получить данные выплату по двум местам работы, то его смогут обвинить в мошенничестве.

Девушкам при оформлении больничного листа по беременности обязательно стоит указать основное место трудоустройства. Получить два больничных для разных организаций невозможно.

Таким образом, запрета в законодательстве РФ на наличие у сотрудника нескольких трудовых книжек не предусмотрено. Однако стоит понимать, что наличие книжек в двух экземплярах способствует возникновению проблем при обращении в и пенсионные органы.

Все чаще наблюдаются случаи, когда соискатели предпочитают обходиться без документа, в который будут занесены все сведения о профессиональной деятельности. То есть оформляться на работу «неофициально». И напрасно. Данный документ является гарантией вашей будущей пенсии. Посему следует заранее побеспокоиться об этом. К тому же о том, как завести трудовую книжку, должен заботиться не работник, а работодатель.

Правила оформления этого документа описаны в инструкции Министерства труда России. Поэтому как работнику, так и работодателю придется потратить часть свободного времени на ее изучение. Так вы только выиграете, будучи уже подкованным в этом деле. Оформление документа выполняется только для работников организации, которые осуществляют трудовую деятельность более одной рабочей недели

Многие рабочие очень часто задаются вопросом относительно того, как правильнее поступить: завести трудовую книжку в новом варианте либо оставить старую? Ответ в этом случае следующий: необходимости в смене старого документа нет.

Если сотрудник первый раз имеет опыт трудоустройства, тогда трудовая книжка оформляется строго при нем. За нее придется заплатить сумму, равную цене бланка документа. Оплата либо вносится в кассу предприятия, либо удерживается из будущей зарплаты.

Порядок оформления трудовой книжки

титульного листа}
сведений о работе}
сведений о награждениях.

Титульный лист

Содержит в себе такую информацию о сотруднике, как:

дата рождения}
наличие образования, профессии, специальности.

Все перечисленные сведения заносятся в соответствии с записями, имеющимися в паспорте работника либо ином документе, подтверждающем его личность. Чаще всего это военный билет гражданина либо документы, к примеру, аттестат, содержащие достоверную информацию об образовании. В самом низу того же титульного листа обязательно необходимо поставить дату внесения всех записей.

Все эти правила четко прописаны в инструкции Министерства труда России. Вы сможете найти в ней ответы на все возникающие вопросы о том, как впервые завести трудовую книжку.

После того, как все сведения занесены, следует все тщательно просмотреть и проверить на предмет ошибок и недочетов, только тогда расписываться и ставить печати.

Сведения о работе

Этот довольно большой раздел состоит уже из четырех пунктов, или граф:

графа, носящая название «номер записи»}
дата}
графа, в которую вносятся сведения, связанные с приемом, переводом и прочими перемещениями}
графа, содержащая в себе информацию о документах, послуживших основанием для внесения записи.

Что касается первой графы, то в ней отмечается номер внесенной по порядку записи, во второй – та дата, когда соискателя взяли на работу.

При приеме сотрудника на работу руководитель должен в третью графу вписать полное название организации и, если имеется, сокращенное. Здесь же следует отметить и то, на какую должность принят работник, по какой специальности, профессии и обязательно с учетом квалификации. Все соответствующие документы работник перед тем, как завести новую трудовую книжку, обязан предоставить в оригиналах.

В случае перевода или увольнения запись вносится в третью графу исключительно на основании изданного работодателем приказа или распоряжения. Дату и номер соответствующего документа необходимо отмечать в четвертой графе.

Все записи следует вносить только в полной форме, без каких-либо сокращений.

На тот случай, если сотрудник увольняется по собственному желанию или в связи с сокращением, соответствующую запись необходимо вносить в тот же день, но не позже. В иных ситуациях информация в трудовой книжке отмечается после издания работодателем приказа и на протяжении всей первой рабочей недели.

К сожалению, бывает и такое, когда работник уходит из жизни. Тогда руководитель должен внести в документ о профессиональной деятельности все сведения о расторжении трудового договора с бывшим сотрудником. А все документы, в том числе и трудовую книжку, следует передать родственникам либо по их желанию отправить почтой, но исключительно под расписку.

Награды и отличия

Последним пунктом являются правила внесения сведений о возможных награждениях сотрудника. В этом разделе руководитель либо иное лицо, которое является доверенным, к примеру, кадровик, должны отмечать все виды наград. К ним относятся и государственные. Сюда же относятся и почетные грамоты, и особенные премии, поощрения, но только если таковые предусмотрены.

Запомните, что при постоянных выплатах премии, которые положены согласно условиям трудового договора, нет необходимости каждый раз отмечать это в документе. Также не отражается информация, связанная и с разного рода взысканиями. Исключением является лишь сокращение работника.

Как не допустить ошибок

Главное, что следует понять и запомнить работнику и работодателю в равной степени: трудовая книжка является своего рода зеркалом всего профессионально наработанного стажа, и подсчет его осуществляется на основании указанных дат.

Иногда работодатели сталкиваются с тем, что соискатель не может предоставить трудовую. Руководитель в этом случае не знает, что ему делать дальше. На вопрос: заводим ли новую трудовую книжку на нового сотрудника, можно ответить двояко:

Если у соискателя трудовая утеряна, а справок с предыдущих мест работы он предоставить не может, то заводят новую трудовую, как будто он устраивается в первый раз.
Если соискатель может предоставить документы о предыдущих местах работы, то дубликат утерянной трудовой ему должны выдать на самом последнем месте, и ваша организация не имеет к этому отношения.

Если сотрудник впервые принят на работу, оформление трудовой книжки также необходимо. К тому же если прием был осуществлен на основании совместительства, руководитель имеет право внести соответствующую информацию, но только при наличии справки из основного места работы.

Работодатель должен помнить о том, что любые нарушения трудового законодательства чреваты наложением административного штрафа. Не стоит недооценивать работу подобных органов. Размер штрафа может быть разным, все зависит от степени и вида нарушения. Вот примеры:

наложение штрафа на лица, занимающие определенную должность, которые ранее были подвержены наказанию за подобные действия, противоречащие закону}
помимо штрафа, инспектор имеет право запретить осуществление любой трудовой деятельности на срок до 90 дней}
наложение штрафа, но уже не на отдельного сотрудника, а на всю фирму, – размер такого штрафа колеблется от трех сотен до пяти сотен минимальной суммы заработной платы.

Заполнение трудовой книжки осуществляется исключительно на русском языке, если трудоустройство происходит в России. Если же прием сотрудника совершается на территории той республики, которая входит в состав Российской Федерации, то происходит оформление на русском и языке данной автономной республики.

Каждый раз, когда руководитель или уполномоченное лицо вносят сведения в документ о приеме на работу, увольнении или переводе, обязательно об этом следует известить работника под подпись, и только после этого отметить все в личной карте.

Работодателю необходимо знать, в каком случае нужно завести новую трудовую книжку для нового сотрудника. Требовать от работника, который впервые устраивается на работу, бланк документа о профессиональной деятельности категорически запрещено. Ведь эти бланки подлежат строгой отчетности.

После надлежащего оформления трудовой книжки будущий сотрудник обязан изучить и проверить все записи, и только после этого подписывать документы. В заключение необходимо осуществить регистрацию трудовой книжки в специальной книге по учету движения трудовых книжек.

Каждый работник при зачислении в штат предприятия или организации сталкивается с такой процедурой как оформление трудовой книжки.

В этом документе должны быть отражены все данные о том, где, кем и как долго работал человек. Оформление трудовой книжки впервые начинается с ее выдачи работодателем. Затем на каждом следующем предприятии (при смене мест работы) в документ вносят необходимые записи.

Структура и содержание трудовой книжки

Этот документ сопровождает человека на протяжении всей его трудовой жизни. На основании ее записей можно сделать вывод об образовании специалиста, его навыках и опыте. Кроме того, порядок оформления трудовой книжки подразумевает размещение информации о наградах, поощрениях или дисциплинарных взысканиях, которые были применены к работнику.

Следует отметить, что ведение трудовой книжки осуществляется только сотрудником отдела кадров или тем работником предприятия, на которого возложены соответствующие функции. При этом обо всех новых записях в документе владелец книжки должен быть извещен.

Как хранятся трудовые книжки и бланки для них

Для ведения трудовых книжек государство выпускает специальные бланки. Они поступают на предприятия и хранятся с соблюдением довольно строгого порядка:

Местом хранения должен быть несгораемый шкаф.
Работодатель обязан обеспечить сохранность и целостность бланков. Поэтому шкаф запирают на ключ, а доступ к нему получают только сотрудники, которые имеют право работать с трудовыми книжками.
Выдача бланков осуществляется с параллельным внесением соответствующих записей в отчетную документацию.

Оформление и выдача документа

В согласии с законодательством Российской Федерации, человек не может сам купить бланки трудовой книжки. Они предоставляются непосредственно компаниям или работодателям, которые имеют статус индивидуального предпринимателя.

Когда в штате появляется сотрудник, для которого данное место работы стало первым, работодатель должен позаботиться о выдаче ему необходимого документа. Оформление новой трудовой книжки относится к обязанностям сотрудника отдела кадров (или другого уполномоченного лица).

Порядок учета трудовых книжек

Действия, которые производят работники отдела кадров с пустыми бланками и документами, принадлежащими сотрудникам предприятия, фиксируются в приходно-расходной книге. Здесь должно быть указано, кем, кому и на каких основаниях переданы бумаги (если необходимо выполнить оформление трудовой книжки, выдать вкладыш или требуется принять их на хранение). Вкладыши - это дополнительные страницы для тех трудовых книжек, которые оказались полностью заполненными. Их ведение подчиняется таким же нормам. Чтобы вкладыш был признан полноценной частью документа, он должен быть обязательно вшит в трудовую книжку.

Оформляя книгу учета данных о движении трудовых и вкладышей к ним, следует позаботиться о ее прошивке и опломбировании.

Зачем оформлять трудовую книжку

Документ, подтверждающий опыт и квалификацию работника, может иметь большое значение уже на этапе собеседования. Многие работодатели предпочитают изучать его параллельно с ведением устного интервью. Далее, когда выполняется оформление трудовой книжки, в ней отражаются все значимые изменения, сопровождающие трудовую деятельность работника:

Прием на конкретную должность.
Перевод в другой отдел.
Повышение или понижение.
Изменение статуса (например, перевод контрактника на работу по бессрочному трудовому договору или включение совместителя в число постоянных сотрудников).
Награды и поощрения.
Дисциплинарные взыскания, послужившие основанием для снятия с должности.
Увольнение.

Существуют такие виды трудовой деятельности, которые могут не отражаться в трудовой книжке (например, выполнение некоторых работ по совместительству). Работнику следует знать, что он имеет право попросить руководителя о внесении этих данных в свой документ. Работодатель не может отказать ему в этом.

Пока оригинал трудовой книжки хранится на предприятии, сотруднику на руки он не выдается. Однако может возникнуть ситуация, когда человеку понадобится подтвердить факт своего трудоустройства или продемонстрировать список предприятий, на которых он работал. Тогда может быть создана выписка из документа или его полная копия.

Правильное оформление трудовой книжки дает человеку право на получение пенсионного свидетельства. Начисляя пенсионные выплаты, страховой фонд изучает информацию, указанную в трудовой.

Кроме прочего, сведения о местах работы человека нужны для оформления загранпаспорта. Для некоторых категорий служащих выезд за границу может быть запрещен в связи с опасностью разглашения секретной информации.

Оформление трудовой книжки: правила и сроки

Независимо от того, заводят ли новую трудовую книжку или вносят записи в существующую, работодатели требуют от будущих сотрудников определенные документы:

Удостоверение личности (паспорт).
Свидетельство об образовании или диплом.
Сертификаты о прослушанных курсах (если они есть).
Военный билет (для военнообязанных граждан).
Свидетельство о заключении брака (если в результате была сменена фамилия).

Срок оформления трудовой книжки при поступлении человека на работу ограничен законодательством. Он составляет не более пяти дней с того момента, когда сотрудник приступил к выполнению трудовых обязанностей.

Если работодатель нарушает этот срок, ему следует подготовиться к правовым последствиям. Это актуально абсолютно для всех работников, даже для тех, кто не достиг совершеннолетия.

В согласии с законодательством, граждане могут быть трудоустроены с 14-летнего возраста. Правда, в таком случае они должны предоставить нанимателю письмо от родителей или опекуна с разрешением на ведение трудовой деятельности.

Копии трудовых книжек

Если документ был утерян или испорчен, работник может потребовать от работодателя выдачи нового.

Чтобы это сделать, ему следует написать заявление на оформление трудовой книжки. В нем указывают причину отсутствия документа. Следует отметить, что такое же заявление служит основанием для выдачи трудовой на первом месте работы человека.

Основания для записей

Оформление трудовой книжки впервые (образец титульной страницы расположен ниже) включает заполнение граф, касающихся личной информации о человеке.

Для этого сотрудник отдела кадров использует предоставленные ему документы. В остальных случаях, перед тем как в трудовой книжке появляется та или иная запись, руководитель издает соответствующий приказ.

Если речь идет о приеме на предприятие или о переводе сотрудника в другой отдел, то у работника отдела кадров есть семь дней для того, чтобы внести запись в трудовую. При увольнении документ оформляется в день издания приказа и отдается владельцу.

Несмотря на то что в приказе указывают всю подробную информацию о приеме или переводе (с наличием испытательного срока и других деталей), эти сведения не влияют на оформление трудовой книжки. Образец вносимых данных:

Принят на работу.
Переведен на другую должность.
Присвоена квалификация, тарифная сетка, разряд (какие конкретно).
Награжден, поощрен.
Уволен.

То есть должна быть приведена только причина записи и дата приказа. Любой пример оформления трудовой книжки, находящийся в свободном доступе, иллюстрирует именно такой принцип заполнения граф документа.

Грамматические нюансы

Согласно законодательства, даты в трудовой требуется указывать с использованием только арабских цифр.

То же касается и присвоению порядковых номеров: каждая новая запись имеет свой номер, начиная с той, что была сделана, когда происходило оформление трудовой книжки впервые, и заканчивая регистрацией увольнения с последнего места работы.

Вся информация должна быть представлена максимально полно, то есть сотрудник отдела кадров не может сокращать слова.

Внесение исправлений и коррекция ошибок в документе

Естественным явлением при ведении любой документации становится совершение ошибок. Они могут быть связаны с использованием недостоверных источников информации (устаревшие данные, отсутствие полных сведений) или иметь механический характер (опечатки, описки, грамматические ошибки).

Чтобы исправить выявленную ошибку работник отдела кадров может воспользоваться несколькими способами:

Зачеркивание неверного слова и написание нового выше или ниже строки.
Внесение новой записи, которая аннулирует неверную.

Если работник сменил фамилию или получил новую профессию, это значит, что информация, указанная на титульном листе трудовой, должна быть изменена. Это выполняют методом зачеркивания (первый способ). Параллельно на внутренней стороне обложки записывают название и номер документа, ставшего основанием для изменений, ставят подпись человека, внесшего данные, и печать компании.

Если оформление трудовой книжки при приеме на работу сопровождается обнаружением ошибок в ведении документа, допущенных на предыдущем предприятии, их коррекция возможна сотрудником компании, которая принимает работника в свой штат. Эта процедура выглядит следующим образом:

Делают новую запись и присваивают ей следующий по порядку номер.
Указывают дату, когда выполняется исправление.
Пишут фразу «запись № считать недействительной».
Вносят правильную информацию.
Приводят номер приказа, который послужил основанием для неверной записи.

Отражение трудовой деятельности руководящих сотрудников

Оформление трудовой книжки директора - обязательная процедура для всех предприятий независимо от формы собственности, ведь на основании сделанных записей затем будет выдано пенсионное удостоверение. Порядок ведения этого документа для руководителя отличается специфическими нюансами и является более сложным, чем оформление трудовой книжки при приеме на работу сотрудников среднего и низшего звена. В большинстве случаев директор может сам вносить все необходимые записи.

Выдача трудовой книжки после увольнения работника

Когда работника по той или иной причине увольняют с предприятия, ему возвращают его документ. Оформление трудовой книжки (образец предложен ниже) при увольнении сотрудника подразумевает внесение записи, содержащей причину ухода, а также номер соответствующего приказа.

Формулируя причину, работодатель должен использовать примеры, приведенные в ТК (по собственному желанию, по согласию сторон, при ликвидации предприятия). Наиболее частой причиной становится увольнение по собственному желанию, оформление трудовой книжки в таком случае регулируется стандартными требованиями.

Документ работнику выдают в течение трех дней после окончания его последнего трудового дня. В тех случаях, когда работодатель не может отдать документ бывшему подчиненному по причине его отсутствия, он должен выслать на домашний адрес работника заказное письмо с извещением. Если человек дал письменное согласие, трудовая книжка может быть выслана ему по почте. Такой же порядок соблюдают, если работник умер, и документ должен быть передан его родственникам.

В ситуациях, когда документ не забирают, предприятие сохраняет его на протяжении двух лет (в отделе кадров, но не вместе с другими книжками). Затем его на 50 лет передают в архив, после чего уничтожают.

Если работодатель - индивидуальный предприниматель

С 2006 года индивидуальные работодатели обязаны вносить записи в трудовые книжки своих работников. Таким образом, их права уравнены с теми, которыми пользуются юридические лица.

Принимая на работу человека, который прежде нигде не работал, индивидуальный предприниматель должен предоставить ему трудовую книжку (стоимость которой будет вычтена из первой заработной платы работника), а также вовремя и правильно вносить в нее все необходимые записи.

Нередко такие субъекты хозяйственной деятельности предпочитают нанимать сотрудников-совместителей. В таком случае они ничего не вносят в трудовые, но могут выдать справку по требованию человека, и уже на ее основании запись будет сделана на основном месте работы.