Мини офис судьи требования к организации документооборота. Системы управления документами. Требования к ведению документооборота

Главная / Налоги

Рациональная организация документационного обеспечения управления возлагается в организации на самостоятельную, организационно-обособленную службу, подчиненную руководителю организации, - службу документационного обеспечения управления (служба ДОУ, служба делопроизводства). В небольших организациях, где объем обрабатываемых документов невелик и создание такой службы нецелесообразно, всю работу по документационному обеспечению управления выполняет секретарь руководителя или специально выделенный для проведения этой работы сотрудник.

Служба ДОУ в зависимости от принадлежности к определенной группе организации может называться по-разному: управление делами (управление делопроизводства или информационно-документационного обеспечения), канцелярия, общий отдел.

Управление делами, как правило, создается в министерствах и ведомствах и имеет в своем составе следующие структурные подразделения:

секретариат, в состав которого входят: приемная, секретариат руководителя и секретариаты заместителей руководителя, секретариат коллегии, протокольное бюро;

инспекция при руководителе;

канцелярия, в состав которой могут входить: бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, контроля, экспедиция, бюро печати и размножения документов;

отдел писем (жалоб);

отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств;

центральный архив.

Канцелярия создается на государственных предприятиях, в учебных заведениях, в научно-исследовательских, проектных и конструкторских организациях. В ее состав, как правило, могут входить: подразделение по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб) граждан, секретариат, экспедиция, бюро печати и размножения документов, архив.

Общий отдел создается в органах власти и общественных организациях. Обычно в его состав входят те же подразделения, но к ним добавляется еще протокольная группа.

Состав конкретной службы ДОУ, число подразделений, в нее входящих, зависят прежде всего от количества обрабатываемых документов и информации, масштабов и характера деятельности организации, от выбранной организационной формы делопроизводства.

Работа службы ДОУ регламентируется следующими документами:

положением о службе ДОУ;

инструкцией по делопроизводству;

должностными инструкциями работников ДОУ.

Положение о службе ДОУ - это правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы данной службы.

Положение о конкретной службе ДОУ разрабатывается на основе примерных положений, приведенных в ГСДОУ и в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ. Данные примерные положения разработаны применительно к организациям, в которых есть такая служба ДОУ как управление делами, и содержат максимум формулировок, которые можно использовать при составлении положения о любой другой службе ДОУ - канцелярии, общем отделе и др.

Положение, как известно, имеет унифицированную структуру текста и включает в себя следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Цели и задачи.

3. Функции.

4. Права и обязанности.

5. Руководство.

6. Взаимоотношения.

7. Организация работы.

В разделе «Общие положения» определяются место и роль службы ДОУ, ее структура, подчиненность, перечень документов, которыми регламентируется ее деятельность, а также имеются указания на то, кто имеет право возглавить службу ДОУ и какую печать имеет эта служба.

В разделе «Цели и задачи» приводится перечень основных целей и задач. Как правило, основными целями службы ДОУ являются организация, руководство, координация и реализация работ по документационному обеспечению управления на современном уровне. Эта служба решает задачи организации единой системы делопроизводства, единого порядка документирования, разработки и внедрения нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации.

Из поставленных целей и задач формулируется набор функций, перечисление которых приводится в следующем разделе «Функции». Функции службы ДОУ можно разделить на три группы:

документирование управленческой деятельности (разработка и ведение табеля форм документов и альбома унифицированных форм документов; разработка и тиражирование бланков документов, их выдача и учет, оформление документов, их подготовка по указанию руководства, документирование заседаний, совещаний и др.);

организация и выполнение работ по обработке документов (прием и первоначальная обработка поступающих документов, регистрация, рассмотрение, доставка документов, контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в организации, информационно-справочное обслуживание, отправка документов, оперативное хранение документов, подготовка дел к сдаче в архив, архивные работы, организация работы с отдельными категориями документов - обращениями граждан, документами с грифом ограничения доступа и др.);

организационные виды работ (организация совещаний, приема посетителей, телефонных переговоров, методическое руководство постановкой делопроизводства в структурных подразделениях и в подведомственных организациях, разработка новейших технологий организации делопроизводства, повышения квалификации работников службы ДОУ и др.).

В разделе «Права и обязанности» приводится перечень прав, которые имеет служба ДОУ, необходимых для успешного выполнения ею своих задач и функций. К ним относятся:

право иметь доступ к информации (документам и базам данных);

право запрашивать сведения, необходимые для работы;

право осуществлять контроль за ведением делопроизводства в организации, за выполнением правил оформления документов и Др.

В этом же разделе указывается и ответственность за невыполнение прав и неиспользование обязанностей. Иногда в данном разделе приводятся обобщенные формулировки типа «служба ДОУ несет ответственность за невыполнение или некачественное выполнение своих обязанностей и неиспользование прав, представленных ей настоящим положением в соответствии с действующим законодательств ом».

Иногда в данном разделе конкретно указывается, на основании чего работники службы ДОУ могут быть привлечены к ответственности, например: «за несвоевременную сдачу документов в ведомственный архив или их утерю». Вне зависимости от того, какой вариант был выбран, вид ответственности, а также сроки или формы наказания невозможно перечислить в данном разделе, поэтому формулировка «в соответствии с действующим законодательством» здесь более уместна.

Раздел «Руководство» в положении о службе ДОУ раскрывает должностные обязанности руководителя службы - управляющего делами, начальника канцелярии, начальника общего отдела, так как должностная инструкция руководителю подразделения (так же как и руководителю организации) не составляется. Фактически этот раздел отражает то, что положено включать в должностную инструкцию: как назначается и увольняется, кому подчиняется, требования к уровню квалификации, его обязанности и права, ответственность.

Раздел «Взаимоотношения» содержит информацию о том, с какими подразделениями и по каким вопросам служба ДОУ взаимодействует, например «служба ДОУ взаимодействует с юридической службой по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов в организации».

Раздел «Организация работы» должен содержать информацию об особенностях в работе службы, если они есть, о графике работы, ссылки на действующие документы, в соответствии с которыми организуется работа организации в целом. Для государственных организаций это правила внутреннего распорядка. В этом же разделе должна быть информация о том, как будет происходить реорганизация службы, если в этом возникнет необходимость.

Таким образом, положение о службе ДОУ, которое четко описывает порядок работы и функции, распределение прав и обязанностей, создает необходимую основу для создания другого организационного документа - инструкции по делопроизводству, где приведена необходимая информация о том, какими способами и методами будут выполняться возложенные на службу ДОУ задачи и функции.

Инструкция по делопроизводству - основной документ, устанавливающий единый порядок документирования и выбранную технологию работы с документами в организации. Инструкция разрабатывается на основе общегосударственных нормативных документов (ГОСТов, ГСДОУ, существующих типовых и примерных инструкций, если они имеются, и др.). В то же время инструкция по делопроизводству должна отражать все особенности организации делопроизводства в конкретной организации.

При построении структуры текста инструкции по делопроизводству руководствуются действующими типовыми или примерными, например «Типовой инструкцией по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ» или инструкцией, разработанной для групп однородных организаций, выполняющих аналогичные функции. Из таких инструкций можно позаимствовать не только структуру текста, но некоторые разделы полностью - такие, где речь идет об экспертизе ценности документов, подготовке дел к архивному хранению. Инструкция, как и другие виды организационных документов, всегда начинается с раздела «Общие положения», а затем идут разделы, освещающие все особенности постановки делопроизводства в конкретной организации, степень механизации и автоматизации делопроизводства. Например, Инструкция по работе с документами в Государственной Думе Федерального Собрания Российской Федерации, утвержденная распоряжением Председателя Государственной Думы от 22 мая 1995 г. № 676р-1, состоит из следующих разделов:

1. Общие положения.

2. Прием, регистрация, доставка документов:

2.1. Служебные документы;

2.2. Корреспонденция депутатов.

3. Работа с обращениями граждан.

4. Организация работы с документами в структурных подразделениях.

5. Подготовка и оформление служебных документов:

5.1. Общие требования; _

5.2. Распорядительные документы;

5.3. Документы заседаний и совещаний;

5.4. Служебные письма;

5.5. Служебные телеграммы.

6. Исходящие служебные документы.

7. Контроль исполнения документов и поручений.

8. Обеспечение документами депутатов и структурных подразделений Аппарата:

8.1. Обеспечение документами к заседанию Государственной Думы;

8.2. Обеспечение документами к заседанию Совета Государственной Думы;

8.3. Обеспечение типографскими изданиями;

8.4. Обеспечение нормативными материалами.

9. Использование бланков, печатей, штампов.

10. Машинописные работы.

11. Копировально-множительные работы.

12. Запись заседаний.

13. Формирование дел и хранение документов:

13.1. Составление номенклатуры дел;

13.2. Формирование дел;

13.3. Экспертиза ценности документов;

13.4. Оформление дел;

13.5. Составление и оформление описей дел;

13.6. Передача дел на хранение в Архив Государственной Думы.

14. Справочная работа.

Приложения.

В приложениях к инструкции по делопроизводству обычно даются образцы форм (регистрационно-контрольной карточки, номенклатуры дел, обложки дела и др.), образцы оформления документов (как правило, наиболее распространенных в конкретной организации), перечни документов (например документов, не подлежащих регистрации; документов, на которые проставляется гербовая печать), типовые или нормативные документы (положение о ЦЭК организации). Так, в Инструкцию по делопроизводству Государственной Думы РФ включено 48 приложений.

Инструкция по делопроизводству утверждается приказом руководителя организации, в котором указывается, с какого числа она будет введена в действие, а также перечисляются необходимые подготовительные мероприятия, которые должна провести служба ДОУ. Инструкция по делопроизводству является документом, с которым обязательно должен быть ознакомлен не только сотрудник службы ДОУ, но и каждый сотрудник организации под расписку при приеме на работу. Инструкция должна быть в каждом структурном подразделении организации.

Должностная инструкция является документом, регламентирующим организационно-правовое положение работника в службе ДОУ.

Должностная инструкция на руководителей подразделений службы ДОУ не составляется, так как в положениях о подразделениях всегда есть раздел «Руководство». Виды должностных инструкций, структура их текста, порядок их оформления, подписания и утверждения описаны в гл. 4. В заголовке должностной инструкции приводится наименование должности, для которой она разработана, в соответствии с наименованиями должностей, приведенными в Общероссийском классификаторе профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих. Любая должностная инструкция работников служб ДОУ составляется на основе квалификационной характеристики, приведенной в «Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих», который утвержден Постановлением Министерства труда и социального развития РФ 21 августа 1998 г.

В службе ДОУ должностной состав работников, как и в других подразделениях, состоит из руководителей, специалистов и иных служащих (технических исполнителей).

Основные функции руководителя структурного подразделения любого уровня - планирование и распределение работы, подбор и расстановка кадров, координация деятельности, контроль и оценка работы. Наименование должности формируется из слова «начальник» («заведующий») с добавлением наименования структурного подразделения. К руководителям относятся: управляющий делами, начальник канцелярии, начальник инспекции, начальник отдела (контроля, учета, регистрации), заведующий экспедицией, заведующий архивом и др. Как правило, численный состав руководителей в службе ДОУ не должен превышать 20% общего числа делопроизводственного персонала.

Основные функции специалистов службы ДОУ связаны с выполнением оперативных, технических и творческих операций по анализу и обобщению информации, разработке нормативно-методических документов по делопроизводству, подготовке по заданию руководства проектов документов, организации бездокументного обслуживания руководства и др. К специалистам в службе ДОУ относятся: архивист, археограф, инспектор, помощник руководителя, документовед, референт, программист, секретарь коллегии, корректор и др. В последнее время появилось даже наименование должности «специалист» и в штатные расписания включаются такие должности, как ведущий специалист, специалист первой (второй) категории. Чаще все-таки в службах ДОУ встречаются наименования должностей с приставкой «старший» - старший инспектор например. Это означает, что данный специалист руководит группой из 3 ...4 человек в своем структурном подразделении. Рекомендуется вводить должность старшего и тогда, когда специалист самостоятельно обеспечивает определенный участок работы, для которого нецелесообразно в структуре службы ДОУ создание отдельного структурного подразделения.

Основные функции технических исполнителей связаны с выполнением операций, связанных с приемом, передачей, учетом, сбором, доставкой, хранением документной информации, оформлением и размножением документов и др. К техническим исполнителям в службе ДОУ относятся: экспедитор, машинистка, делопроизводитель, секретари, курьеры, операторы ПЭВМ, а также операторы копировально-множительных бюро, которые отнесены согласно принятой в нашей стране классификации к категории рабочих, но не служащих.

Для обеспечения четкого функционирования службы ДОУ важно правильно определить общую численность ее работников. Согласно рекомендациям НИИ труда, оптимальная численность делопроизводственных работников по отношению к общему числу работающих в данной организации должна составлять: для министерств и ведомств - 12... 15 %, для промышленных предприятий - 0,5%. Можно рассчитать необходимую численность, используя методики расчета численности работников службы ДОУ с учетом данных, характеризующих конкретную организацию. Применяются различные методики, но основополагающими данными, используемыми в любой методике, выступают такие показатели, как объем документооборота и трудоемкость выполняемых делопроизводственных работ. Трудоемкость, в свою очередь, рассчитывается с учетом установленных норм времени на выполнение делопроизводственных работ. В настоящее время разработаны межотраслевые нормативные документы по нормированию таких делопроизводственных работ, как регистрация, контроль, составление номенклатуры дел на стенографические работы, работы по копированию и размножению документов, на машинописные работы, на архивные работы и др.

Согласно ГОСТ Р 51141-98 «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления называется документооборотом».

Документооборот в организации осуществляется в виде потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки содержания информации, к которым можно отнести руководителей организации и структурных подразделений, управленческих работников, и пунктами технической обработки собственно документов, обеспечивающих прием, учет, контроль, формирование информационно-справочных массивов, хранение и использование информации (подразделения службы ДОУ, делопроизводственные работники структурных подразделений и др.).

Учет объема документооборота относится к типовым функциям службы ДОУ.

Объем документооборота подсчитывается ежедневно путем суммирования количества входящих, исходящих и внутренних документов. Копии документов, изготовленные средствами оперативной полиграфии, учитываются отдельно.

Подсчет объема документооборота обычно осуществляется по местам получения и отправки документов (входящие и исходящие -в экспедиции), а также их создания (внутренние документы - по месту регистрации). Периодически служба ДОУ составляет сводку данных об объеме документооборота (за неделю, месяц, год).

Сведения об объемах документооборота организации являются не только основанием для определения штатной численности самой службы ДОУ и ее структуры, но и выбора средств организационной и вычислительной техники, необходимой для обработки определенных объемов документов, выбора наиболее эффективной системы делопроизводства, степени централизации и технологии отдельных этапов документооборота. Анализ документооборота может показать степень загруженности отдельных подразделений службы ДОУ и отдельных ее работников, наметить основные пути рационализации работы с документами.

В составе документооборота принято различать следующие основные документопотоки:

входящие (поступающие) документы, т.е. документы, поступившие в организацию;

исходящие (отправляемые) документы, т.е. официальные документы, отправляемые из организации;

внутренние документы, т.е. официальные документы, не выходящие за пределы подготовившей их организации.

Каждый из перечисленных выше документопотоков характеризуется собственными показателями, в состав которых, прежде всего, входят виды документов, их количество, маршруты (пути) прохождения наиболее типовых групп (видов) документов. Так, в поток входящих документов входят не только официальные документы, поступающие из других организаций, но и документы личного происхождения, т.е. документы, созданные лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей (например, обращения граждан). Для каждой группы документов в организации должен быть разработан свой маршрут прохождения. Разработка таких маршрутов базируется на типовой технологии организации документооборота, рекомендованной Государственной системой документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и предусматривающей следующие основные этапы:

прием поступающих документов, их первоначальная обработка;

доставка документов по назначению;

рассмотрение документов руководством организации и руководителями структурных подразделений;

регистрация документов;

информационно-справочная работа;

контроль исполнения документов;

исполнение документов;

отправка документов.

Кроме перечисленных этапов документооборота в организацию работы с документами входит также хранение и использование документов в текущей деятельности организации и прежде всего работа с уже исполненными документами до их передачи в архив организации. Это важный этап в организации делопроизводства, обеспечивающий в дальнейшем формирование архивной информации.

этапы прохождения документов;

пункты обработки документной информации;

сроки обработки и исполнения документов.

Такие схемы включаются в инструкцию по делопроизводству организации. При организации документооборота и его рационализации принято руководствоваться принципами (основными положениями), выработанными практикой делопроизводства и научной организацией управленческого труда:

движение документов должно быть прямоточным, т.е. практически исключать возвратные маршруты;

документ должен пребывать только в тех инстанциях, где это обусловлено необходимостью работы с ним;

документ должен быть в структурном подразделении или у исполнителя однократно.

Операции над документом, если это возможно, должны выполняться параллельно для сокращения времени движения документов внутри организации: например, копирование документа, в исполнении которого принимают участие несколько исполнителей, и одновременная передача копий всем исполнителям и др.

Любые сведения о ходе движения документа внутри организации должны происходить с одновременным информированием службы ДОУ или через эту службу.

Перечисленные выше документы - положения, инструкция по делопроизводству, должностные инструкции работникам - не только регламентируют порядок работы, но прежде всего закрепляют основные моменты в организации работы с документами в организации. Таким является выбор организационной формы делопроизводства.

Организационная форма делопроизводства может быть централизованной, децентрализованной и смешанной. Выбор определенной формы зависит от объемов документооборота, масштабов организации, территориального размещения ее структурных подразделений.

Централизованная форма делопроизводства предполагает, что все работы с документами от момента получения (создания) до передачи их на архивное хранение проводятся в одном месте, т.е. централизуются.

Эта форма наиболее рациональна при незначительных объемах обрабатываемых документов, так как позволяет максимально механизировать и автоматизировать выполнение сосредоточенных в одном месте делопроизводственных работ, держать под контролем всю организацию документационного обслуживания.

Децентрализованная форма делопроизводства применяется тогда, когда структурные подразделения организации территориально разобщены. Внедрение этой формы предполагает, что в каждом структурном подразделении есть своя служба ДОУ (хоть и небольшая) или работник, которые самостоятельно ведут все виды работ с документами.

В крупных организациях с большими объемами обрабатываемых документов чаще всего применяется смешанная форма делопроизводства, при которой централизуется часть выполняемых работ по документационному обслуживанию. Как правило, это работы, связанные с приемом и первоначальной обработкой документов, контролем за исполнением, копированием и размножением. Такие работы, как регистрация, текущее хранение документов, подготовка и сдача их в архив, осуществляются в структурных подразделениях.

Внедрение компьютерных технологий в делопроизводство позволяет децентрализовать регистрацию документов, создавая в то же время централизованную информационно-поисковую систему (базу данных) о документах организации.

Использование таких технологий становится необходимой характеристикой работы службы ДОУ. Но это не означает отказа от существующих правил документирования управленческой деятельности в традиционных бумажных документах, что в первую очередь входит в понятие «делопроизводство». Компьютерные технологии на современном этапе все больше внедряются в организацию работы с документами, что позволяет не только автоматизировать выполнение традиционных этапов документооборота, но и реализовать принципиально новые возможности в деле управления документооборотом в целом по организации, выполнения справочно-информационной и аналитической работы, а также использования элементов электронного документооборота. Это позволит поднять работу служб ДОУ на новый качественный уровень.

Контрольные вопросы и задания

1. Как называется служба, осуществляющая документационное обеспечение управления, в зависимости от принадлежности к определенной группе организаций?

2. Какова типовая структура управления делами?

3. Какими правовыми актами регламентируется работа службы ДОУ?

4. Какова структура текста положения о службе ДОУ и что должно быть отражено в каждом разделе?

5. Какие функции службы ДОУ вы знаете?

6. Что устанавливает инструкция по делопроизводству и какие разделы текста могут быть включены в нее?

8. На какие виды делопроизводственных работ разработаны нормы времени?

9. Что такое документооборот и как осуществляется подсчет объема документооборота?

10. Какие потоки документов принято различать в составе документооборота?

11. Назовите основные этапы документооборота.

12. Назовите основные принципы организации документооборота.

13. Какие существуют организационные формы делопроизводства и чем они

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет и основанием для осуществления предварительного и последующего контроля за совершенными хозяйственными операциями или действиями должностных и материально-ответственных лиц. Первичный учет является начальным этапом учетного процесса. На основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы.

Документооборот - это движение документов на предприятии от их создания или получения от других организаций до принятия к учету, обработки и передачи в архив.

Рациональная организация документооборота -- это одно из основных условий правильной постановки бухгалтерского учета. Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля. От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание, особенно в бухгалтерии, где несвоевременная обработка финансовых документов может привести к отрицательным экономическим последствиям. Установление того или иного порядка документооборота зависит от характера и особенностей хозяйственных операций и их учетного оформления, а также от структуры предприятия и его учетного аппарата.

Этапы документооборота:

1. Составление документа на предприятии или получение со стороны;
2. Проверка документа: по форме, арифметически; по существу;
3. Обработка документа: запись проводок, включение документов в регистры;
4. Сдача в архив.

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы. Создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота. Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя предприятия. Документооборот, организованный по графику, позволяет ускорить прохождение каждым первичным документом весь путь - от оформления и проверки до обработки, способствует равномерному распределению учетной работы в течение всего рабочего времени, повышает производительность труда счетных работников, способствует усилению контрольных функций бухгалтерского учета, а также повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ. График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. Работники предприятия, учреждения создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, учреждения, в которые представляются указанные документы. Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по предприятию, учреждению осуществляет главный бухгалтер.

Требования, предъявляемые к оформлению учетных документов:

Для правильной организации бухгалтерского учета и своевременного отражения хозяйственных операций на счетах необходимо строго соблюдать требования по составлению документов. Основные требования, предъявляемые к учетным документам, приведены в ст.9 Федерального Закона от 21.11.96 № 129-ФЗ (ред. от 23.07.98) "О бухгалтерском учете".

1). Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания.
2). Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Если специфика деятельности организации предполагает создание собственных форм первичного учета, форма которых не предусмотрена в альбомах унифицированных форм, то они должны содержать следующие обязательные реквизиты: наименование документа; дату составления документа; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции.
3). Измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении.
4). Наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления.
5). Личные подписи указанных лиц и их расшифровки (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники).

В зависимости от характера операции, требований нормативных актов, методических указаний по бухгалтерскому учету и технологии обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты. В приказе по учетной политике должны быть утверждены разработанные на предприятии формы первичного учета. Применение бланков устаревших и произвольных форм не допускается. Записи в первичных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации и другими средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве. Запрещается использовать для записей простой карандаш. Свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прочерку. Бланки форм первичных документов, отнесенные к бланкам строгой отчетности, должны быть пронумерованы в порядке, установленном министерствами и ведомствами (нумератором, типографским способом). Ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Количество лиц, имеющих право подписи документов на выдачу особо дефицитных и дорогостоящих материальных ценностей, должно быть ограничено. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами. Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. Под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и договоры, заключенные по товарному и коммерческому кредиту. В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций первичные учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность. Первичные и сводные учетные документы можно составлять на машинном носителе. В условиях автоматизации бухгалтерского учета реквизиты первичных документов могут быть зафиксированы в виде кодов. Подписи лиц, ответственных за составление машиночитаемых первичных документов, могут быть заменены паролем или другим способом авторизации, позволяющим однозначно идентифицировать подпись соответствующего лица. Порядок записи в машиночитаемых первичных документах определен общеотраслевыми руководящими методическими материалами по созданию и внедрению автоматизированного бухгалтерского учета в составе АСУ предприятий, учреждений. В том случае, когда в правоотношении участвует другой участник хозяйственной операции, а также контролирующий орган, суд или прокуратура, предприятие обязано изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях. В качестве примера можно привести случай, когда налоговый орган, осуществляя контроль за хозяйствующими субъектами, проводит проверку предприятия (например, при ликвидации юридического лица) и требует бумажного документального оформления хозяйственных операций, оформляемых первичными и сводными первичными документами.

В соответствии с Положением о главных бухгалтерах, запрещается принимать к исполнению и оформлению первичные документы по операциям, которые противоречат законодательству и установленному порядку приемки, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей. Такие документы должны быть переданы главному бухгалтеру предприятия для принятия решения. Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования:

* при ручной обработке - дату записи в учетный регистр;
* при обработке на вычислительной установке - оттиск штампа контролера, ответственного за их обработку.

Все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки "Получено" или "Оплачено" с указанием даты (числа, месяца, года). Дополнительные требования к порядку создания первичных документов, фиксирующих факты совершения кассовых операций, операций с товарно-материальными ценностями, кредитных и расчетных обязательств, определяются положениями о главных бухгалтерах, о централизованных бухгалтериях, о ведении кассовых операций, правилами Государственного банка РФ и другими нормативными актами. При проверке по форме необходимо проконтролировать заполнение обязательных реквизитов документа - оформленный ненадлежащим образом документ налоговая инспекция может признать недействительным. Все предусмотренные формой документа реквизиты должны быть заполнены с учетом требований по их заполнению, содержать необходимые подписи лиц, ответственных за составление документа, и их расшифровки, а также печать организации, если это предусмотрено бланком формы и действующим законодательством. При этом необходимо учитывать, что в целях налогообложения первичными документами являются не только накладные, счета-фактуры, платежные поручения, но и договоры, акты сдачи-приемки, гарантийные письма. Приемка и проверка отдельных первичных документов, используемых в бухгалтерском учете, могут быть поручены вычислительной установке. Для этого в составе вычислительной установки приказом руководителя предприятия, учреждения выделяются работники, которые осуществляют приемку и проверку первичных документов, используемых в бухгалтерском учете, под контролем главного бухгалтера.

Исправление ошибок в первичных документов:

Ошибки, выявленные в результате проверки, можно разделить на несколько групп:

* по причинам возникновения -- небрежность, бухгалтерская неграмотность,

переутомление, неисправность вычислительной техники и т.п.;

* по месту возникновения -- в тексте или цифрах первичных документов, при разноске в регистры;
* по значению -- локальные ошибки (например, в дате) и транзитные (вызывающие автоматические ошибки в нескольких местах).

Внесение исправлений в кассовые (приходные и расходные кассовые ордера) и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений. Ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских), исправляются следующим образом:

* зачеркивается одной тонкой чертой неправильный текст или сумма так, чтобы можно было прочитать исправленное;
* надписывается над зачеркнутым исправленный текст или сумма;
* на полях соответствующей строки делается оговорка "Исправлено" за подписью лиц, подписавших ранее документ, либо подтверждается подписью лица, производившего исправление, а также проставляется дата исправления. В тексте и цифровых данных первичных документов и учетных регистров подчистки и неоговоренные исправления не допускаются.
* если документ составлен в нескольких экземплярах, то исправление делается на каждом экземпляре в отдельности.

Способ регистрации учетной информации, т.е. сведений из первичных документов, понимается под термином техника бухгалтерского учета. Для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных учетных документах, составляются сводные учетные документы - учетные регистры, которые, в зависимости от степени автоматизации, могут составляться на бумажных и машинных носителях информации (в электронном виде). Учетные регистры применяются для отражения информации на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.

По внешнему виду учетные регистры подразделяются на: книги; карточки; свободные листы; машинограммы (полученные при использовании вычислительной техники); машинные носители. Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета.

По видам производимых в них записей учетные регистры бывают: хронологические (регистрационный журнал); систематические (главная книга счетов); комбинированные (журналы-ордера).

По степени детализации информации, содержащейся в учетных регистрах, они могут быть: синтетическими (главная книга счетов); аналитическими (карточки); комбинированными (журналы-ордера).

В соответствии со ст. 17 Закона РФ № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. В связи с этим на предприятии должен быть создан архив и назначен работник, ответственный за его сохранность. Перечень документов, в отношении которых установлены постоянные и временные сроки хранения, регламентирован "Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения", утвержденным Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 15.08.88 в ред. Решения Госналогслужбы РФ, Росархива от 27.06.96. Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

Правила оформления:

С 1 июля 2003 г. введен новый стандарт ГОСТ Р. 6.30-2003, устанавливающий требования к оформлению документов. Стандарт устанавливает состав реквизитов управленческих документов, правила их составления и расположения, а также требования к бланкам документов. Стандарт устанавливает единые требования и правила оформления документов управления независимо от того:

государственное это или негосударственное предприятие;

каким видом деятельности занимается предприятие;

как ведется делопроизводство (традиционным способом или на основе современной информационной технологии).

Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми, а не обязательными.

Отметка о контроле, ранее располагавшаяся на левом поле документа, теперь ставится на верхнем поле.

Размеры полей документов: правое поле составляет не менее 10 мм, все остальные - не менее 20 мм.

В грифе утверждения наименование утверждающего документа дается в творительном падеже (утверждено приказом).

Ставятся только инициалы и фамилия исполнителя.

Расположение отметки о поступлении документа в организацию размещается в правом нижнем углу.

Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает: юридическую силу документов; качественное и своевременное составление и исполнение документов; организацию оперативного поиска документов, и, следовательно, способствует успешной деятельности предприятия.

При подготовке документов используются следующие реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации;
02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 - код организации;
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 - код формы документа;
08 - наименование организации;
09 - справочные данные об организации;
10 - наименование вида документа;
11 - дата документа;
12 - регистрационный номер документа;
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 - место составления или издания документа;
15 - адресат;
16 - гриф утверждения документа;
17 - резолюция;
18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле;
20 - текст документа;
21 - отметка о наличии приложения;
22 - подпись;
23 - гриф согласования документа;
24 - визы согласования документа;
25 - оттиск печати;
26 - отметка о заверке копии;
27 - отметка об исполнителе;
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 - отметка о поступлении документа в организацию;
30 - идентификатор электронной копии документа.

Ведение делопроизводства в организации подразумевает не только издание документов, но и их правильное оформление. Именно от правильности оформления зависит, будет ли данный документ иметь юридическую силу или нет. Именно поэтому так важно организовать правильное ведение документооборота в организации. Давайте рассмотрим подробнее, как сделать документооборот в организации правильным, а главное, эффективным.

В данной статье мы рассмотрим:

требования к ведению документооборота;
основные правила ведения документооборота;
возможные нарушения при ведении документооборота.

Каждый руководитель организации стремится к тому, чтобы вся работа с документами осуществлялась на максимально высоком уровне. К сожалению, это невозможно, если сотрудники компании, осуществляющие оформление документов, не знают основ ведения документооборота. Поэтому давайте разберем, что такое документооборот и как его организовать.

Требования к ведению документооборота

Для начала давайте разберемся в понятиях. Документооборотом в организации можно назвать все стадии «жизни» деловой бумаги: от ее оформления и до отправления в архив. Также из самого названия процесса понятно, что подразумевается движение документа. То есть документооборот включает в себя все перемещения документа (не только внутри организации). Соответственно, ведение документооборота должно заключаться в создании слаженной работы с документами на всех этапах и во всех подразделениях организации.

Требования к ведению документооборота регламентируют всю работу с документацией. К ним можно отнести как требования по оформлению документов, так и требования к процессам ознакомления, хранения и уничтожения. Совокупность всех требований, предъявляемых в работе с документами, представляет собой основы документооборота. К примеру, единые требования к оформлению документов во всех подразделениях организации будет являться начальным этапом в построении правильного документооборота. Ведь именно на этапе оформления простая бумажка приобретает юридическую силу и становится документом, чтобы стать основой для решений, приказов, резолюций и прочих изменений в компании. Поэтому так важно не допускать на этом этапе ошибок, иначе уже с этого момента можно считать ведение документооборота неправильным.

Квалифицированное ведение документооборота в организации предполагает документирование всех вопросов с соблюдением установленных правил оформления документов. Данная задача заметно упрощается, если организация внедряет систему электронного документооборота. При этом в первую очередь необходимо позаботиться о соблюдении требований нормативных актов к ведению и хранению документации.

Следует отметить, что юридическая сила любого документа обеспечивается наличием всех необходимых реквизитов. Необходимо помнить, что различные документы состоят из разного набора реквизитов и при составлении одного документа, конечно же, не нужно использовать все, описанные в ГОСТ Р 6.30-2003.

Например, реквизит «Справочные данные об организации» указывается только в письмах, при этом на бланке письма не приводится реквизит «Наименование вида документа». В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов может быть дополнен и другими, если того требует назначение документа, его обработка и т. д.

Однако документ может содержать целый ряд дополнительных реквизитов, которые для отдельных видов документов могут становиться обязательными в силу требований закона или иных нормативных актов.

Правила ведения документооборота

Документооборот - сложный технологический процесс, характеризующийся различными параметрами, связанными с процессами документирования и со всей деятельностью организации. Организация документооборота включает все операции по приему, передаче, составлению, согласованию, оформлению, удостоверению, хранению и отправке документов.

Негласным правилом ведения документооборота в организации является уменьшение временных затрат на обращение документа среди сотрудников. То есть с момента создания и до момента завершения задачи, по которой создан данный документ, должно пройти как можно меньше времени. К примеру, если в компании разработана новая номенклатура дел, то ее согласование, утверждение и введение должны осуществляться максимально быстро. Эффективность документооборота в данном случае можно оценить по времени, которое прошло с момента издания новой номенклатуры дел и до ее применения во всех подразделениях организации.

Кроме того, при организации движения документов необходимо выполнение следующих правил:

максимальное сокращение инстанций прохождения документов (путь документа должен быть максимально коротким – из пункта А в пункт Б без каких-либо лишних инстанций, которые лишь тормозят оборот);
исключение возвратных движений документов (подразумевает отсутствие возможных ошибок, из-за которых документ не смогут визировать, подписать, ввести в действие и т.д.);
максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов, исходя из того, что каждое перемещение документа должно быть оправданным.

Данные правила ведения документооборота помогут создать в организации правильное движение (циркуляцию) документов без необоснованных задержек на чьем-нибудь столе.

Более того, соблюдение этих правил позволяет значительно улучшить документационное обеспечение аппарата управления за счет:

прямоточности направления потоков документов, исключения дублирующих и повторных операций по подготовке и обработке документов;
ритмичности движения документов, которая обеспечивает их равномерное поступление и способствует пропорциональной загрузке как специалистов аппарата управления, так и службы делопроизводства.

Нарушения при ведении документооборота

Нарушения при ведении документооборота могут возникнуть как на этапе оформления документов, так и при непосредственном движении документа. Чтобы исключить количество возможных ошибок, необходимо заранее позаботиться о создании и утверждении инструкций, которые будут регламентировать все процессы, осуществляемые с документами. Лучше всего, когда в организации есть служба ДОУ, которая занимается организацией и ведением документооборота, а также работает над выявлением и исключением возможных ошибок.

Правильная организация и ведение документооборота позволяют создать в компании циркуляцию документов, которая осуществляется в своем ритме и по отлаженной схеме. Как правило, чем больше организация, тем больше и количество документов, а значит, возрастают и требования к ведению документооборота. Избежать большинства ошибок можно путем внедрения систем электронного документооборота. Однако следует учитывать, что данная мера эффективна в больших организациях. В маленьких компаниях же электронный документооборот будет скорее тормозить процесс обращения документов. Поэтому следует изначально задуматься о необходимости такого внедрения и о последствиях, которые оно принесет.

Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.

Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства в организации (учреждении), так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов.

Основными правилами организации документооборота являются:

оперативное прохождение документа, с наименьшими затратами времени;

максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов);

порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.

Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства - возможность централизованного выполнения однородных технологических операций.

Основой структуры любого документооборота является документ. Все документы (традиционные на бумаге и на магнитных носителях) в комплексе должны быть согласованы путем соблюдения правил особенностей представления информации на каждом из носителей.

Организация документооборота - это правила, в соответствии с которыми должно происходить движение документов. Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления организации (учреждения), все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело. Документооборот является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения управления. Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов в организации (учреждении)

Порядок прохождения документов и организация всех операций при работе с ними, должен быть регламентирован инструкцией по делопроизводству в организации (учреждении) и табелем унифицированных форм документов.

Разделяют централизованный документооборот и документооборот уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Документы, учитываемые только в структурных подразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения.

Как правило, централизованный документооборот представлен организационно-распорядительной документацией, а документооборот уровня структурного подразделения - специализированной документацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации (в него могут входить и организационно-распорядительные документы).

В крупных организациях существует отдельное структурное подразделение, в задачи которого входит обеспечение централизованного документооборота. Структурное подразделение может называться по разному: управление делами, канцелярия, общий отдел и т.п. В организациях, где объем централизованного документооборота не настолько велик, чтобы им занималось самостоятельное подразделение, функции по его поддержанию могут быть возложены на секретаря руководителя организации.

Выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот.

Входящие. Входящий документ - документ, поступивший в учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ или могут быть указанные непосредственно во входящем документе.

Исходящие. Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например запросы в другие организации).

Внутренние. Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Данные документы используются для организации работы учреждения (организации), так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации. К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы. Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительная записка), личного состава и т.д.

Через канцелярию проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных подразделений организации (особенно если они территориально разнесены) и приказы руководителя организации. Через канцелярию также проходят внутренние документы, порождающие исходящие документы.

Документационное обеспечение управленческой деятельности орга низации - важнейшая обслуживающая функция управления, от рацио нальной организации которой зависят скорость и качество принятия управленческих решений, эффективность работы организации в целом. Рациональная организация документационного обеспечения управ ления возлагается в организации на самостоятельную, организацион но-обособленную службу, подчиненную руководителю организации, - службу документационного обеспечения управления (служба ДОУ, служ

ба делопроизводства). В небольших организациях, где объем обрабаты ваемых документов невелик и создание такой службы нецелесообразно, всю работу по документационному обеспечению управления выполняет секретарь руководителя или специально выделенный для проведения этой работы сотрудник.

Служба ДОУ в зависимости от принадлежности к определенной груп пе организации может называться по-разному: управление делами (уп равление делопроизводства или информационно-документационного обеспечения), канцелярия, общий отдел.

Управление делами, как правило, создается в министерствах и ведом ствах и имеет в своем составе следующие структурные подразделения:

секретариат, в состав которого входят: приемная, секретариат руко водителя и секретариаты заместителей руководителя, секретариат кол легии, протокольное бюро;

инспекция при руководителе;

канцелярия, в состав которой могут входить: бюро правительствен ной переписки, бюро учета и регистрации, контроля, экспедиция, бюро печати и размножения документов;

отдел писем (жалоб);

отдел совершенствования работы с документами и внедрения тех нических средств;

центральный архив.

Канцелярия создается на государственных предприятиях, в учеб ных заведениях, в научно-исследовательских, проектных и конструк торских организациях. В ее состав, как правило, могут входить: под-

разделение по учету и регистрации, контролю, совершенствованию ра боты с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб) граждан, секретариат, экспедиция, бюро печати и раз множения документов, архив.

Общий отдел создается в органах власти и общественных органи зациях. Обычно в его состав входят те же подразделения, но к ним до бавляется еще протокольная группа.

Состав конкретной службы ДОУ, число подразделений, в нее входя щих, зависят прежде всего от количества обрабатываемых докумен тов и информации, масштабов и характера деятельности организации, от выбранной организационной формы делопроизводства.

Работа службы ДОУ регламентируется следующими документами: положением о службе ДОУ;

инструкцией по делопроизводству; должностными инструкциями работников ДОУ.

Положение о службе ДОУ - это правовой акт, определяющий поря док образования, права, обязанности и организацию работы данной службы.

Положение о конкретной службе ДОУ разрабатывается на основе примерных положений, приведенных в ГСДОУ и в Типовой инструк ции по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ. Данные примерные положения разработаны применительно к организациям, в которых есть такая служба ДОУ, как управление делами, и содержат максимум формулировок, которые можно использовать при составле нии положения о любой другой службе ДОУ - канцелярии, общем от деле и др.

Положение, как известно, имеет унифицированную структуру тек ста и включает в себя следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Цели и задачи.

3. Функции.

4. Права и обязанности.

5. Руководство.

6. Взаимоотношения.

7. Организация работы.

В разделе «Общие положения» определяются место и роль служ бы ДОУ, ее структура, подчиненность, перечень документов, которы ми регламентируется ее деятельность, а также имеются указания на то, кто имеет право возглавить службу ДОУ и какую печать имеет эта служба.

В разделе «Цели и задачи» приводится перечень основных целей и задач. Как правило, основными целями службы ДОУ являются органи зация, руководство, координация и реализация работ по документаци- онному обеспечению управления на современном уровне. Эта служба решает задачи организации единой системы делопроизводства, едино-

го порядка документирования, разработки и внедрения нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации.

Из поставленных целей и задач формулируется набор функций, пе речисление которых приводится в следующем разделе «Функции». Функ ции службы ДОУ можно разделить на три группы:

1) документирование управленческой деятельности (разработка и ве дение табеля форм документов и альбома унифицированных форм до кументов; разработка и тиражирование бланков документов, их выдача и учет, оформление документов, их подготовка по указанию руковод ства, документирование заседаний, совещаний и др.);

2) организация и выполнение работ по обработке документов (при ем и первоначальная обработка поступающих документов, регистра ция, рассмотрение, доставка документов, контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в организации, информаци онно-справочное обслуживание, отправка документов, оперативное хра нение документов, подготовка дел к сдаче в архив, архивные работы, организация работы с отдельными категориями документов - обраще ниями граждан, документами с грифом ограничения доступа и др.);

3) организационные виды работ (организация совещаний, приема посетителей, телефонных переговоров, методическое руководство по становкой делопроизводства в структурных подразделениях и в подве домственных организациях, разработка новейших технологий органи зации делопроизводства, повышения квалификации работников служ бы ДОУ и др.).

В разделе «Права и обязанности» приводится перечень прав, кото рые имеет служба ДОУ, необходимых для успешного выполнения ею своих задач и функций. К ним относятся:

право иметь доступ к информации (документам и базам данных); право запрашивать сведения, необходимые для работы;

право осуществлять контроль за ведением делопроизводства в орга низации, за выполнением правил оформления документов и др.

В этом же разделе указывается и ответственность за невыполнение прав и неиспользование обязанностей. Иногда в данном разделе приво дятся обобщенные формулировки типа «служба ДОУ несет ответствен ность за невыполнение или некачественное выполнение своих обязан ностей и неиспользование прав, представленных ей настоящим поло жением в соответствии с действующим законодательством».

Иногда в данном разделе конкретно указывается, на основании чего работники службы ДОУ могут быть привлечены к ответственности, например: «за несвоевременную сдачу документов в архив организа ции или их утерю». Вне зависимости от того, какой вариант был вы бран, вид ответственности, а также сроки или формы наказания невоз можно перечислить в данном разделе, поэтому формулировка «в соот ветствии с действующим законодательством» здесь более уместна.

Раздел «Руководство» в положении о службе ДОУ раскрывает долж ностные обязанности руководителя службы - управляющего делами, на чальника канцелярии, начальника общего отдела, так как должностная инструкция руководителю подразделения (так же как и руководителю организации) не составляется. Фактически этот раздел отражает то, что положено включать в должностную инструкцию: как назначается и уволь няется, кому подчиняется, требования к уровню квалификации, его обя занности и права, ответственность.

Раздел «Взаимоотношения» содержит информацию о том, с какими подразделениями и по каким вопросам служба ДОУ взаимодействует, например «служба ДОУ взаимодействует с юридической службой по пра вовым вопросам, связанным с подготовкой документов в организации». Раздел «Организация работы» должен содержать информацию об особенностях в работе службы, если они есть, о графике работы, ссыл ки на действующие документы, в соответствии с которыми организует ся работа организации в целом. Для государственных организаций это правила внутреннего распорядка. В этом же разделе должна быть ин формация о том, как будет происходить реорганизация службы, если в

этом возникнет необходимость.

Таким образом, положение о службе ДОУ, которое четко описывает порядок работы и функции, распределение прав и обязанностей, созда ет необходимую основу для создания другого организационного доку мента - инструкции по делопроизводству, где приведена необходимая информация о том, какими способами и методами будут выполняться возложенные на службу ДОУ задачи и функции.

Инструкция по делопроизводству - основной документ, устанав ливающий единый порядок документирования и выбранную техноло гию работы с документами в организации. Инструкция разрабатывает ся на основе общегосударственных нормативных документов (ГОСТов, ГСДОУ, существующих типовых и примерных инструкций, если они имеются, и др.). В то же время инструкция по делопроизводству долж на отражать все особенности организации делопроизводства в конк ретной организации.

1 Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнитель ной власти. - М., 2000.

раздела «Общие положения», а затем идут разделы, освещающие все особенности постановки делопроизводства в конкретной организации, степень механизации и автоматизации делопроизводства. Например, Ин струкция по работе с документами в Государственной Думе Федераль ного Собрания Российской Федерации, утвержденная распоряжением Председателя Государственной Думы от 22 мая 1995 г. № 676р-1, со стоит из следующих разделов:

1. Общие положения.

2. Прием, регистрация, доставка документов.

Служебные документы.

Корреспонденция депутатов.

3. Работа с обращениями граждан.

4. Организация работы с документами в структурных подразделениях.

5. Подготовка и оформление служебных документов.

Общие требования.

Распорядительные документы.

Документы заседаний и совещаний.

Служебные письма.

Служебные телеграммы.

6. Исходящие служебные документы.

7. Контроль исполнения документов и поручений.

8. Обеспечение документами депутатов и структурных подразделе ний Аппарата.

Обеспечение документами к заседанию Государственной Думы.

Обеспечение документами к заседанию Совета Государствен ной Думы.

Обеспечение типографскими изданиями.

Обеспечение нормативными материалами.

9. Использование бланков, печатей, штампов.

10. Машинописные работы.

11. Копировально-множительные работы.

12. Запись заседаний.

13. Формирование дел и хранение документов.

Составление номенклатуры дел.

Формирование дел.

Экспертиза ценности документов.

Оформление дел.

Составление и оформление описей дел.

Передача дел на хранение в Архив Государственной Думы.

14. Справочная работа. Приложения.

ментов (например, документов, не подлежащих регистрации; докумен тов, на которые проставляется гербовая печать), типовые или норматив ные документы (положение о ЦЭК организации). Так, в Инструкцию по делопроизводству Государственной Думы РФ включено 48 приложений. Инструкция по делопроизводству утверждается приказом руководи теля организации, в котором указывается, с какого числа она будет вве дена в действие, а также перечисляются необходимые подготовитель ные мероприятия, которые должна провести служба ДОУ. Инструкция по делопроизводству является документом, с которым обязательно дол жен быть ознакомлен не только сотрудник службы ДОУ, но и каждый сотрудник организации под расписку при приеме на работу. Инструк

ция должна быть в каждом структурном подразделении организации.

Должностная инструкция является документом, регламентирующим организационно-правовое положение работника в службе ДОУ.

Должностная инструкция на руководителей подразделений службы ДОУ не составляется, так как в положениях о подразделениях всегда есть раздел «Руководство». Виды должностных инструкций, структура их текста, порядок их оформления, подписания и утверждения описа ны в гл. 5. В заголовке должностной инструкции приводится наимено вание должности, для которой она разработана, в соответствии с наи менованиями должностей, приведенными в Общероссийском класси фикаторе профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих. Любая должностная инструкция работников служб ДОУ составляется на основе квалификационной характеристики, приведен ной в «Квалификационном справочнике должностей руководителей, спе циалистов и других служащих», который утвержден постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 21 августа 1998 г.

В службе ДОУ должностной состав работников, как и в других под разделениях, состоит из руководителей, специалистов и иных служа щих (технических исполнителей).

Основные функции руководителя структурного подразделения лю бого уровня - планирование и распределение работы, подбор и расста новка кадров, координация деятельности, контроль и оценка работы. Наименование должности формируется из слова «начальник» («заве дующий») с добавлением наименования структурного подразделения. К руководителям относятся: управляющий делами, начальник канце лярии, начальник инспекции, начальник отдела (контроля, учета, реги страции), заведующий экспедицией, заведующий архивом и др. Как правило, численный состав руководителей в службе ДОУ не должен превышать 20 % общего числа делопроизводственного персонала.

Основные функции специалистов службы ДОУ связаны с выполне нием оперативных, технических и творческих операций по анализу и обобщению информации, разработке нормативно-методических доку ментов по делопроизводству, подготовке по заданию руководства про ектов документов, организации бездокументного обслуживания руко-

водства и др. К специалистам в службе ДОУ относятся: архивист, архео граф, инспектор, помощник руководителя, документовед, референт, программист, секретарь коллегии, корректор и др. В последнее время появилось даже наименование должности «специалист» и в штатные расписания включаются такие должности, как ведущий специалист, специалист первой (второй) категории. Чаще все-таки в службах ДОУ встречаются наименования должностей с приставкой «старший» - стар ший инспектор например. Это означает, что данный специалист руко водит группой из 3-4 человек в своем структурном подразделении. Ре комендуется вводить должность старшего и тогда, когда специалист самостоятельно обеспечивает определенный участок работы, для кото рого нецелесообразно в структуре службы ДОУ создание отдельного структурного подразделения.

Основные функции технических исполнителей связаны с выполне нием операций, связанных с приемом, передачей, учетом, сбором, до ставкой, хранением документной информации, оформлением и размно жением документов и др. К техническим исполнителям в службе ДОУ относятся: экспедитор, машинистка, делопроизводитель, секретари, курьеры, операторы ПК, а также операторы копировально-множитель ных бюро, которые отнесены согласно принятой в нашей стране клас сификации к категории рабочих, но не служащих.

Для обеспечения четкого функционирования службы ДОУ важно правильно определить общую численность ее работников. Согласно рекомендациям НИИ труда, оптимальная численность делопроизвод ственных работников по отношению к общему числу работающих в данной организации должна составлять: для министерств и ведомств - 12-15%, для промышленных предприятий - 0,5 %. Можно рассчитать необходимую численность, используя методики расчета численности работников службы ДОУ с учетом данных, характеризующих конкрет ную организацию. Применяются различные методики, но основопола гающими данными, используемыми в любой методике, выступают та кие показатели, как объем документооборота и трудоемкость выполняе мых делопроизводственных работ. Трудоемкость, в свою очередь, рассчитывается с учетом установленных норм времени на выполнение делопроизводственных работ. В настоящее время разработаны межот раслевые нормативные документы по нормированию таких делопроиз водственных работ, как регистрация, контроль, составление номенклату ры дел на стенографические работы, работы по копированию и размно жению документов, на машинописные работы, на архивные работы и др.

Согласно ГОСТ Р 51141-98 «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления называется документооборотом»1.

1 ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М., 1998.-С. 3, п. 60.

Документооборот в организации осуществляется в виде потоков до кументов, циркулирующих между пунктами обработки содержания ин формации, к которым можно отнести руководителей организации и струк турных подразделений, управленческих работников, и пунктами техни ческой обработки собственно документов, обеспечивающих прием, учет, контроль, формирование информационно-справочных массивов, хране ние и использование информации (подразделения службы ДОУ, делоп роизводственные работники структурных подразделений и др.).

Учет объема документооборота относится к типовым функциям службы ДОУ

Объем документооборота подсчитывается ежедневно путем сумми рования количества входящих, исходящих и внутренних документов. Копии документов, изготовленные средствами оперативной полигра фии, учитываются отдельно.

Подсчет объема документооборота обычно осуществляется по мес там получения и отправки документов (входящие и исходящие - в экс педиции), а также их создания (внутренние документы - по месту реги страции). Периодически служба ДОУ составляет сводку данных об объ еме документооборота (за неделю, месяц, год).

Сведения об объемах документооборота организации являются не только основанием для определения штатной численности самой служ бы ДОУ и ее структуры, но и выбора средств организационной и вы числительной техники, необходимой для обработки определенных объе мов документов, выбора наиболее эффективной системы делопроиз водства, степени централизации и технологии отдельных этапов документооборота. Анализ документооборота может показать степень загруженности отдельных подразделений службы ДОУ и отдельных ее работников, наметить основные пути рационализации работы с доку ментами.

В составе документооборота принято различать следующие основ ные документопотоки:

входящие (поступающие) документы, т. е. документы, поступившие в организацию;

исходящие (отправляемые) документы, т. е. официальные докумен ты, отправляемые из организации;

внутренние документы, т. е. официальные документы, не выходящие за пределы подготовившей их организации.

Каждый из перечисленных выше документопотоков характеризует ся собственными показателями, в состав которых прежде всего входят виды документов, их количество, маршруты (пути) прохождения наи более типовых групп (видов) документов. Так, в поток входящих доку ментов входят не только официальные документы, поступающие из других организаций, но и документы личного происхождения, т. е. до кументы, созданные лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей (например, обращения граж-

дан). Для каждой группы документов в организации должен быть раз работан свой маршрут прохождения. Разработка таких маршрутов бази руется на типовой технологии организации документооборота, рекомен дованной Государственной системой документационного обеспечения уп равления (ГСДОУ) и предусматривающей следующие основные этапы:

прием поступающих документов, их первоначальная обработка; доставка документов по назначению;

рассмотрение документов руководством организации и руководите лями структурных подразделений;

регистрация документов; информационно-справочная работа; контроль исполнения документов; исполнение документов;

отправка документов.

Кроме перечисленных этапов документооборота в организацию ра боты с документами входит также хранение и использование докумен тов в текущей деятельности организации и прежде всего работа с уже исполненными документами до их передачи в архив организации. Это важный этап в организации делопроизводства, обеспечивающий в даль нейшем формирование архивной информации.

этапы прохождения документов;

пункты обработки документной информации; сроки обработки и исполнения документов.

Такие схемы включаются в инструкцию по делопроизводству орга низации. При организации документооборота и его рационализации принято руководствоваться принципами (основными положениями), выработанными практикой делопроизводства и научной организацией управленческого труда:

движение документов должно быть прямоточным, т. е. практически исключать возвратные маршруты;

документ должен пребывать только в тех инстанциях, где это обус ловлено необходимостью работы с ним;

документ должен быть в структурном подразделении или у испол нителя однократно.

Операции над документом, если это возможно, должны выполнять ся параллельно для сокращения времени движения документов внутри организации: например, копирование документа, в исполнении которо го принимают участие несколько исполнителей, и одновременная пе редача копий всем исполнителям и др.

Перечисленные выше документы - положения, инструкция по дело производству, должностные инструкции работникам - не только регла ментируют порядок работы, но прежде всего закрепляют основные мо менты в организации работы с документами в организации. Таким явля ется выбор организационной формы делопроизводства.

Организационная форма делопроизводства может быть централи зованной, децентрализованной и смешанной. Выбор определенной формы зависит от объемов документооборота, масштабов организации, территориального размещения ее структурных подразделений.

Централизованная форма делопроизводства предполагает, что все работы с документами от момента получения (создания) до передачи их на архивное хранение проводятся в одном месте, т. е. централизу ются.

Эта форма наиболее рациональна при незначительных объемах обра батываемых документов, так как позволяет максимально механизировать и автоматизировать выполнение сосредоточенных в одном месте дело производственных работ, держать под контролем всю организацию до- кументационного обслуживания.

Децентрализованная форма делопроизводства применяется тогда, когда структурные подразделения организации территориально разоб щены. Внедрение этой формы предполагает, что в каждом структурном подразделении есть своя служба ДОУ (хоть и небольшая) или работ ник, которые самостоятельно ведут все виды работ с документами.

В крупных организациях с большими объемами обрабатываемых документов чаще всего применяется смешанная форма делопроизвод ства, при которой централизуется часть выполняемых работ по доку- ментационному обслуживанию. Как правило, это работы, связанные с приемом и первоначальной обработкой документов, контролем за ис полнением, копированием и размножением. Такие работы, как регист рация, текущее хранение документов, подготовка и сдача их в архив, осуществляются в структурных подразделениях.

Внедрение компьютерных технологий в делопроизводство позволя ет децентрализовать регистрацию документов, создавая в то же время централизованную информационно-поисковую систему (базу данных) о документах организации.

«делопроизводство». Компьютерные технологии на современном этапе все больше внедряются в организацию работы с документами, что по зволяет не только автоматизировать выполнение традиционных этапов документооборота, но и реализовать принципиально новые возможно сти в деле управления документооборотом в целом по организации, вы полнения справочно-информационной и аналитической работы, а также

использования элементов электронного документооборота. Это позво лит поднять работу служб ДОУ на новый качественный уровень.

Контрольные вопросы и задания

1. Как называется служба, осуществляющая документационное обеспече ние управления, в зависимости от принадлежности к определенной группе орга низаций?

2. Какова типовая структура управления делами?

3. Какими правовыми актами регламентируется работа службы ДОУ?

4. Какова структура текста положения о службе ДОУ и что должно быть отражено в каждом разделе?

5. Какие функции службы ДОУ вы знаете?

6. Что устанавливает инструкция по делопроизводству и какие разделы тек ста могут быть включены в нее?

8. На какие виды делопроизводственных работ разработаны нормы времени?

9. Что такое документооборот и как осуществляется подсчет объема доку ментооборота?

10. Какие потоки документов принято различать в составе документообо рота?

11. Назовите основные этапы документооборота.

12. Назовите основные принципы организации документооборота.

13. Какие существуют организационные формы делопроизводства и чем они отличаются друг от друга?

ГЛАВА 8. ОРГАНИЗАЦИЯ ПРИЕМА, РАССМОТРЕНИЯ И РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ

Требования к ведению документооборота

Правила ведения документооборота

Нарушения при ведении документооборота

Выбор редакции