Письмо - основное средство связи юридических лиц между собой и с физическими лицами. Письмо - основа управленческих коммуникаций.

Письмо должно быть однопредметным, т.е. затрагивать один вопрос. Если необходимо обратиться в организацию по нескольким разнородным вопросам, целесообразно составлять отдельное письмо по каждому из них.

Оптимальный объем текста - 1-2 страницы формата А4. При объеме текста более одной страницы рекомендуется использовать второй лист, а не оборотную сторону первого листа.

При составлении и оформлении письма используются следующие реквизиты:

Сопроводительное письмо

Сопроводительное письмо информирует адресата о прилагаемых к письму документах. Составлять сопроводительное письмо целесообразно только в тех случаях, если необходимо что-либо разъяснить или дополнить к приложенным документам: указать срок исполнения, объяснить причину отправки, разъяснить сложные моменты и т.д. Формуляр (перечень необходимых реквизитов) сопроводительного письма:

Заголовок (17) сопроводительного письма отвечает на вопрос «о чем?». Например:

О материалах конференции

Об отзыве на статью

Текст (19) письма начинается с устойчивых языковых формул:

Направляем Вам...,

Возвращаем Вам...,

Высылаем Вам....

Допускается начинать текст письма фразами типа

В соответствии с предварительной договоренностью направляем (высылаем, возвращаем)...

В соответствии с ранее достигнутой договоренностью направляем (высылаем, возвращаем) ...

Следующий абзац текста должен содержать обоснование причины отправки и перечисление действий, которых отправитель ждет от получателя.

Если одновременно с сопроводительным письмом направляются не текстовые документы, а, например, образцы продукции, отметка о наличии приложения (20) не оформляется. В этом случае в конце текста дается информация о прилагаемых материалах. Например:

Образцы продукции (изделие 1213 в 2 экз. и изделие 1215 в 1 экз.) прилагаются.

Пример оформления сопроводительного письма приведен в приложении .

Гарантийное письмо

Гарантийное письмо - документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места работы, проведения исследований и т.п.). Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным. Формуляр гарантийного письма:

Заголовок (17) гарантийного письма отвечает на вопрос «о чем?». Например:

Об аренде автомобиля

О вывозе мусора

Об обучении сотрудника

Текст (19) письма начинается с устойчивой языковой формулы: Просим Вас.... Далее по смыслу - «оказать услугу» (однократное оплаченное действие, не оформленное договором). Слов «оказать услугу» в тексте письма быть не должно, вместо них должна быть названа сама услуга. Например:

В следующем абзаце текста приводятся банковские реквизиты, независимо от того, включены они в справочные данные (07) или нет.

Возможные варианты фиксации банковских реквизитов:

Оплату гарантируем с р/с...

Оплату гарантируем. Наш р/с...

Оплату гарантируем. Наши банковские реквизиты...

Отметка о наличии приложения (20) оформляется в том случае, если это обусловлено содержанием гарантийного письма.

Подписывают гарантийное письмо лица, имеющие право совершения финансово-хозяйственных операций (Например: директор и главный бухгалтер). Исключительная особенность гарантийного письма: подписи должностных лиц обязательно заверяются оттиском печати организации.

Пример оформления гарантийного письма приведен в приложении .

Стиль переписки государственных организаций

Стиль переписки государственных организаций используется в переписке государственных структур или (реже) в переписке коммерческих организаций с государственными инстанциями.

Особенностью стиля является изложение текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, напоминаем, высылаем и т.д.), т.к. должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации. О принятых решениях сообщают либо от третьего лица единственного числа (департамент сообщает), либо в безличной форме (министерством принято решение).

Употребление языковых формул

Одна из особенностей деловой речи - широкое употребление языковых формул - устойчивых (шаблонных) языковых оборотов, используемых в неизменном виде. Например:

Сообщаем, что в период с... по...

Установлено, что в период с... по...

Сообщаем, что по состоянию на...

Направляем (представляем, высылаем, возвращаем) Вам...

Направляем Вам согласованный с...

Направляем на рассмотрение и утверждение...

Проверкой установлено, что...

Считаем целесообразным...

В соответствии с ранее достигнутой договоренностью...

Просим Вас рассмотреть вопрос...

Просим Вас изыскать возможность...

Принимая во внимание, что..., просим....

В отдельных случаях языковые формулы определяют разновидность письма. Например:

Оплату гарантируем. Наши банковские реквизиты... (гарантийное письмо)

В противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции

В противном случае дело будет передано в арбитражный суд (претензия).

Употребление слов в одной падежной форме

Употребление однотипных падежных форм при имени существительном («нанизывание падежей») - характерная особенность стиля. Чаще всего в текстах писем используется последовательное подчинение слов в родительном падеже, реже - в творительном. Например:

Полностью разделяем необходимость дальнейшего обсуждения (род. п.) конкретных аспектов (род. п.) возможного сотрудничества (род. п.) Управления (род. п.) делами (род. п.) Президента (род. п.) Российской Федерации (род. п.) и руководства (род. п.).

Направляем Вам проект повестки (род. п.) дня (род. п.) научно-практической конференции (род. п.).

Ограниченная сочетаемость слов

Ограниченная сочетаемость слов, используемая в стиле переписки государственных организаций, приближает словосочетания к языковым формулам.

Конструкции с отглагольным существительным

В переписке государственных организаций для выражения действия чрезвычайно активно используются конструкции из отглагольного существительного и глагола вместо простой глагольной формы («расщепление сказуемого»). Например:

Ограниченное употребление глаголов в личной форме

Государственному стилю переписки свойственен неличный (безличный) характер изложения текста. Выражается это в ограниченном употреблении глаголов в форме первого и второго лица, а глаголы в форме третьего лица употребляются в неопределенно-личном значении. Например:

Комиссией проведена проверка...

Министерством принято решение...

Кроме того, активно используются страдательные конструкции, в отличие от форм действительного залога. Например:

Проектом предусмотрено сооружение здания... (а не: Проект предусматривает).

Построение предложений

При построении предложений следует учитывать закономерности, характерные для синтаксиса управленческой документации. В документах наиболее распространенными являются односоставные предложения (без подлежащего) со сказуемым в качестве главного члена, с которого начинается предложение. («Просим выслать план модернизации оборудования»). В двусоставных предложениях преобладает прямой порядок слов (подлежащее предшествует сказуемому). Например:

Комиссия проверила организацию и условия хранения управленческих документов

Из сложных предложений наиболее употребительны сложноподчиненные предложения. Место придаточного предложения в них зависит от того, какой член главного предложения оно поясняет. Если придаточное предложение поясняет какое-либо слово главного, оно следует непосредственно за этим словом. Например:

В работе совещания, на котором присутствовало свыше 100 человек, приняли участие...

Если придаточное относится ко всему главному предложению, то оно ставится перед главным, если акцентируются обстоятельства совершения действия, или после главного, если оно поясняет основную мысль предложения. Например:

При условии досрочного и качественного выполнения полного объема работы, заказчик обязуется... (обстоятельства совершения действия).

Одновременно сообщаем, что в настоящее время подготовлено технико-экономическое обоснование... (поясняется основная мысль предложения).

Причастные и деепричастные обороты

Придаточные предложения рекомендуется заменять причастными и деепричастными оборотами. Причастный оборот может следовать за определяемым словом («тема, выполненная институтом») или предшествовать ему («выполненная институтом тема»). Причастный оборот не должен включать в себя определяемое существительное.

Правильно : Интерес, проявленный к выпускаемой продукции

Неправильно: Проявленный интерес к выпускаемой продукции

Место деепричастного оборота относительно свободное. Деепричастие всегда должно быть связано с существительным, обозначающим действующее лицо - субъект действия, и ни в коем случае - с объектом.

Правильно : Оценивая результаты работы отдела, мы отмечаем высокий процент внедренных разработок.

Неправильно: Оценивая результаты работы отдела, у него отмечается высокий процент внедренных разработок.

Структура текста

Текст письма состоит из вступления, изложения или доказательства и заключения.

Во вступлении обосновываются причины возникновения вопроса или дается его краткая история. Если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него.

В изложении или доказательстве приводится аргументирующая информация: изложение фактов, описание ситуаций и т.д.

В заключении формулируется основная цель письма, приводятся выводы, предложения, просьбы, распоряжения, т.е. излагается позиция автора.

В зависимости от назначения письма применяются и другие схемы построения текста, в которых один из элементов может отсутствовать или их порядок может быть другим.

Для удобства восприятия текст письма делится на абзацы, т.е. новая мысль начинается с красной строки.

Особенности стиля переписки коммерческих организаций

Появление стиля переписки коммерческих организаций обусловлено изменениями характера и этики взаимоотношений между ними. Партнерские отношения возможны только при условии равноправия и взаимного уважения сторон. Характерной особенностью стиля является подчеркнутая вежливость и тактичность. По этой причине активно используется сослагательное (условное) наклонение глаголов. Повелительное наклонение недопустимо. Рекомендуется избегать категоричных выражений, что достигается вводными словами: по-видимому..., если возможно... и т.п.

Как правило, текст излагается от первого лица единственного числа (прошу, считаю необходимым и т.д.), т.к. акцентируется единоличная ответственность должностного лица за принятые решения.

В стиле переписки коммерческих структур ограниченно используются устойчивые языковые формулы, «нанизывание падежей» и отглагольные существительные.

Структура текста

Элементы текста письма: обращение, благодарность или комплимент, мотивация, аргументация, позиция автора, заключение, формула вежливости.

В зависимости от назначения письма применяются и другие схемы построения текста, в которых один из элементов может отсутствовать или их порядок может быть другим. Как правило, изложение позиции автора может предшествовать аргументирующей информации.

Текст письма начинается с обращения. В переписке негосударственных организаций составление текста письма без обращения недопустимо. Обращение рекомендуется начинать с абзаца и завершать восклицательным знаком.

Может быть использован один из четырех вариантов обращения.

1 . Обращение по имени и отчеству.

Используется преимущественно в переписке с постоянным партнером. Например:

Уважаемый Иван Иванович!

Сопроводительное письмо к документам выполняет несколько полезных функций. Рассмотрим как его составить, а также покажем образцы сопроводительных писем для различных деловых ситуаций.

Главные функции сопроводительного письма — подтверждающая, рекомендательная и пояснительная.

Приведенный в письме перечень позволяет засвидетельствовать отправку именно тех документов, которые в нем указаны. Четкие инструкции и рекомендации укажут, что делать с каждым полученным документом, например, подтвердить получение, поставить печать подпись и прислать обратно, проинформировать и т.д. Пояснения помогут понять содержимое письма, например в случае отправки уточненной налоговой декларации в инспекцию.

Образец сопроводительного письма скачать

Как правильно написать сопроводительное письмо к документам

Четко установленной формы сопроводительного письма нет. Можно пользоваться общей структурой деловых писем.

Бланк сопроводительного письма может состоять из шапки, заголовка, основного текста, отметки с количеством приложений и заключительной части с реквизитами.

Составьте сопроводительное письмо на фирменном бланке организации и напишите дату когда его составили и регистрационный номер.

В шапке слева укажите компанию-адресата, а также должность, Ф.И.О лица, которому отправляете письмо.

Сделайте заголовок. Основной текст начните с вежливого обращения к адресату. Соблюдайте этику общения, не допускайте фамильярности.Перечислите передаваемые документы и их реквизиты, приведите адресату инструкцию с пояснениями как поступить с каждым полученным документом. Если даете какие-либо пояснения четко опишите их суть и при необходимости приведите расчеты.

Если вы делегировали исполнение поручения о котором говорится в письме другому сотруднику, укажите его Ф.И.О, должность и контактные данные, чтобы адресат смог его легко найти для взаимодействия.

«А где написано, что мы должны составлять сопроводительное письмо к направляемым документам?» На этот вопрос придется честно ответить: «Нигде». Составление сопроводительного письма - это неписаное правило делопроизводства и обычай делового оборота, но не требование, содержащееся в обязательных для исполнения документах. Однако если разобраться, то становится понятно: сопроводительное письмо нужно в первую очередь не получателю, а отправителю.

ПОЛЬЗА И ЦЕЛЕСООБРАЗНОСТЬ СОПРОВОДИТЕЛЬНОГО ПИСЬМА

Чем сопроводительное письмо может быть полезно для отправителя? Сопроводительное письмо:

Имеет реквизит «Дата составления документа», а значит, в случае необходимости может служить доказательством того, что документы были отправлены вовремя;

Содержит полный перечень направляемых документов (реквизит «Отметка о наличии приложения»), так что если какой-то важный документ затеряется, никто не сможет сказать, что он не был направлен;

Подлежит регистрации у адресата, в отличие от направляемых с ним документов, а поскольку от даты регистрации отсчитывается срок исполнения, на эту дату может ориентироваться отправитель, если захочет получить ответ.

Сопроводительное письмо к документам, как и вся прочая поступающая корреспонденция, подлежит регистрации у секретаря организации-получателя. Но если вы по опыту знаете, что с этим могут возникнуть проблемы, лучше избежать неприятного разговора и просто отправить весь пакет документов по почте, заручившись уведомлением о вручении письма. Имея на руках уведомление, отправитель может уже не волноваться о том, было ли зарегистрировано письмо, и оставить это на совести получателя.

ОФОРМЛЯЕМ РЕКВИЗИТЫ СОПРОВОДИТЕЛЬНОГО ПИСЬМА

Правила оформления реквизитов можно найти в следующих документах:

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 (далее - Методические рекомендации по внедрению ГОСТ).

■ Бланк письма. Готовый бланк письма, оформленный в соответствии с ГОСТ 6.30-2003, уже содержит необходимые реквизиты.

К обязательным реквизитам бланка относятся:

ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП;

Наименование организации;

Справочные данные об организации.

Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) является факультативным реквизитом.

Сопроводительное письмо может быть подготовлено на бланке письма (см. Пример 1), бланке структурного подразделения (см. Пример 2) или на бланке должностного лица (см. Пример 3).

■ Текст. Текст сопроводительного письма зачастую носит формальный характер и всего лишь сообщает о направлении документов. Важнейшая часть информации содержится в описании приложений. Однако тексты сопроводительного письма могут различаться по уровню сложности.

Элементарный. Самый простой текст письма-сопровождения может выглядеть так:

Как видим, в таком тексте содержится лишь сообщение о том, что в адрес получателя высланы некие документы.

С обоснованием. Если направление пакета документов, прилагаемого к письму, предписывается нормативным правовым актом или соглашением между организациями, то текст сопроводительного письма начинается со слов «Во исполнение…» или другой формулировки, содержащей ссылку на норматив:

С указанием. Текст сопроводительного письма следующего уровня сложности содержит также указание на то, что получателю следует сделать с направленными ему документами:

Таким образом, текст сопроводительного письма можно условно разделить на две части:

Сообщение о направлении документов (обязательная);

Инструкция по обращению с направляемыми документами (факультативная).

■ Отметка о наличии приложения. Особенность сопроводительного письма заключается в том, что его смысловым центром является вовсе не текст, а перечень прилагаемых документов. В связи с этим вспомним общее правило оформления этого реквизита: в сопроводительных письмах отметка о наличии приложения оформляется под текстом письма от границы левого поля (Приложение № 11 к п. 3.3.2 Методических рекомендаций Росархива) (см. Примеры 1-3).

Особое внимание уделим правильному оформлению этого реквизита в частных случаях.

Случай первый - простой. Если прилагаемый документ уже назван в тексте письма, в реквизите «Отметка о наличии приложения» достаточно указать только количество листов и экземпляров этого документа, например:

Случай второй - сложный. Если документов-приложений несколько, то каждый из них получает свой порядковый номер, за которым следует указание количества листов и экземпляров. Документы перечисляются либо в произвольном порядке, либо от основного документа к второстепенным. В тексте письма прилагаемые документы не называются, например:

Случай третий - полиграфический. При направлении каталога, бренд-бука, методического пособия, изготовленного в типографии, то есть любого сброшюрованного документа, количество его листов не указывается:

Случай четвертый - электронный. Ни Методические рекомендации Росархива, ни ГОСТ 6.30-2003, ни Методические рекомендации по внедрению ГОСТ не содержат правил приложения к письму внешних информационных носителей. При этом практика направления организациями друг другу флеш-карт или компакт-дисков довольно широко распространена. Приходится изобретать собственные правила оформления, руководствуясь элементарной логикой. Так, бессмысленно указывать количество листов и экземпляров электронного документа. Достаточно будет его наименования, формата (чтобы получатель заранее знал, откроется ли файл на его компьютере) и, пожалуй, объема. Не нужно забывать и об указании вида носителя, например:

Случай пятый - сочетанный. Бывают сложные письма, которые одновременно являются и информационными, и сопроводительными. Если одно письмо направляется в несколько адресов, причем все адресаты получают информацию, а некоторые - еще и документы-приложения, то реквизит оформляется так:

Случай шестой - описательный. Если приложений настолько много, что их перечисление займет не одну страницу, целесообразно составить их опись и оформить ее как единственное приложение к письму. Это делается для того, чтобы работник, ответственный за выполнение поручения по письму, получил вместе со всеми приложениями их опись, ведь сопроводительное письмо и приложения к нему практически всегда идут в организации разными маршрутами. Опись будет называться «Опись приложений к письму от… №…».

Текст и отметка о наличии приложения будут выглядеть в этом случае так:

■ Прочие реквизиты

Остальные реквизиты сопроводительного письма оформляются в общем порядке, предписанном ГОСТ 6.30-2003 и Методическими рекомендациями Росархива.

К обязательным реквизитам относятся:

Дата документа;

Регистрационный номер документа;

Адресат;

Заголовок к тексту;

Подпись;

Отметка об исполнителе.

Факультативными реквизитами в данном случае являются:

Визы согласования документа, которые обычно остаются на экземпляре документа у исполнителя.

ОТСЛЕЖИВАЕМ МАРШРУТ СОПРОВОДИТЕЛЬНОГО ПИСЬМА

Сопроводительные письма перемещаются в организации точь-в-точь по тем же маршрутам, что и все остальные деловые письма самых разных видов.

2. Вместе с визами и пакетом приложений (это обязательно!) проект письма попадает на подпись к генеральному директору или другому уполномоченному должностному лицу.

3. Подписанный проект превращается в полноценный документ, обладающий юридической силой, и проходит процедуру регистрации в канцелярии или у секретаря руководителя-подписанта.

4. Организуется доставка сопроводительного письма и всех прилагаемых к нему документов адресату.

5. В канцелярии организации-адресата поступившее сопроводительное письмо и приложения к нему проходят процедуру первичного рассмотрения. Цель этой процедуры - убедиться, что все доставленные приложения соответствуют перечисленным в реквизите «Отметка о наличии приложения».

6. Если все в порядке, письмо регистрируется (что делать, если не все в порядке, описано далее).

7. Зарегистрированное входящее письмо поступает на рассмотрение первому лицу организации или другому уполномоченному руководителю, по общему правилу - вместе с приложениями. Но в организации могут быть установлены свои правила на этот счет. Например, если письмо типовое и точно известно, кто из должностных лиц будет назначен исполнителем по нему, секретарь может договориться с директором и передавать приложения исполнителю сразу, не дожидаясь резолюции. В крайне редких случаях, если в типовом письме содержится «нештатная» информация, приложения оперативно доставляют руководителю на рассмотрение.

8. С приложениями или без сопроводительное письмо попадает на рассмотрение руководству организации-адресата.

9. Руководитель назначает исполнителя, вынося обычную резолюцию, и возвращает документ секретарю.

10. Секретарь передает задачу исполнителю по принятым в организации правилам. В этот момент чаще всего сопроводительное письмо и его приложения разделяются: исполнителя интересуют именно последние, а не письмо, и что делать с приложениями, он, скорее всего, знает. Если письмо содержит какие-то особенные инструкции по работе с приложенными документами, то исполнитель получает от секретаря копию, а не оригинал письма. Оригинал остается у секретаря (в канцелярии) и подшивается в дело.

11. Приложение между тем идет своим путем, который определяется видом документа и может быть сколь угодно долгим.

Если что-то пошло не так. Если при первичном рассмотрении в канцелярии, еще при доставке, выяснится, что в приложенном пакете не хватает одного или нескольких заявленных в сопроводительном письме документов, об этом составляется акт (см. Пример 4), а письмо возвращается отправителю.

ХРАНИМ СОПРОВОДИТЕЛЬНЫЕ ПИСЬМА

Сопроводительные письма хранятся отдельно от приложений, с которыми поступают в организацию. В системе электронного документооборота при регистрации этих приложений ставится ссылка на регистрационную карточку входящего письма, но делать это не обязательно: сопроводительное письмо завершает выполнение свей функции ровно в тот момент, когда исполнитель взял в руки приложенные к нему документы, чтобы начать работу с ними.

Что касается сроков хранения сопроводительных писем, то они попадают под статьи Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558; далее - Перечень 2010):

Переписка с государственными органами Российской Федерации, государственными органами субъектов

Российской Федерации, органами местного самоуправления по основным (профильным) направлениям деятельности - 5 л. ЭПК (ст. 32 Перечня 2010);

Переписка с вышестоящей организацией по основным (профильным) направлениям деятельности - 5 л. ЭПК (ст. 33 Перечня 2010);

Переписка с подведомственными (подчиненными) организациями по основным (профильным) направлениям деятельности - 5 л. ЭПК (ст. 34 Перечня 2010);

Переписка с другими организациями по основным (профильным) направлениям деятельности - 5 л. ЭПК (ст. 35 Перечня 2010).

Как видим, хранят сопроводительные письма в течение 5 лет, после чего надлежит провести экспертизу их ценности и либо продлить им срок хранения, либо уничтожить. Уничтожение также проводится в общем порядке.

РЕЗЮМЕ

1. Основная цель сопроводительного письма - подтвердить, что приложенные к нему документы были направлены и доставлены адресату.

2. Сопроводительное письмо оформляется по тем же правилам, что и прочие деловые письма; особое внимание следует уделять оформлению реквизита «Отметка о наличии приложения».

3. Если с сопроводительным письмом доставлен неполный пакет документов, об этом составляется специальный акт.

4. Документооборот сопроводительных писем осуществляется по общим правилам работы с входящими документами, принятым в организации.

5. Сопроводительное письмо и доставленные с ним документы хранятся отдельно друг от друга в течение установленных для них сроков.

Отправляя документы в ту или иную инстанцию, нужно сопроводить их письмом с пояснениями. От того, насколько грамотно и убедительно оно написано, во многом зависит успех обращения. Поэтому стоит уделить немного внимания изучению порядка составления подобного документа.

Ниже речь пойдет о том, в каких случаях требуется сопроводительное письмо к документам и как его правильно написать. Кроме того, для наглядности мы подготовили образец такого письма, использование которого значительно упростит вам выполнение задачи.

Когда пишется сопроводительное письмо к документам?

При передаче документов в какую-либо организацию или должностному лицу, в том числе лично, через курьерскую службу, обычную почту или электронную, необходимо сопроводить их письмом, из которого станет ясно, что именно отправляется, с какой целью осуществляется отправка бумаг, кто и кому их передает.

Это так называемое сопроводительное письмо. Кроме уведомления о передаче документов, оно играет роль гарантии получения вложения адресатом. Письмо, сопровождающее документы, в зависимости от их содержания и цели отправки, может иметь вид описи, запроса, приложения, благодарности, отказа, подтверждения и т.д.

Как пишется сопроводительное письмо к документам?

При подготовке письма, которым сопровождается отправка каких-либо документов, следует придерживаться определенных рекомендаций его оформления:

• Хоть строгих правил написания или образца сопроводительного письма в законодательстве нет, следует помнить, что это официальный документ, и при его оформлении необходимо придерживаться правил делопроизводства.
• Заголовок такому письму не требуется. Как правило, оно начинается со слов «направляем акт проверки», «высылаем приказ», «возвращаем документы» и подобных, после которых описывается, что именно отправляется.
• В сопроводительном письме должна содержаться следующая информация:
  • Сведения об отправителе (фамилия, имя, отчество, должность и название компании, если автор сопроводительного письма действует от ее имени);
  • Сведения об адресате (фамилия, имя, отчество, должность и название организации). Письмо можно отправлять и без указания конкретного должностного лица;
  • Цель, с которой осуществляется отправка документов. Могут использоваться такие формулировки, как «на подпись», «на согласование», «на ознакомление» и т.д.;
  • Порядок действий, которые следует совершить с документами после их подписи, ознакомления и т.д. В письме может быть указано, например, что приложенные к нему бумаги нужно вернуть, отправить по определенному адресу или оставить у адресата;
  • Перечень документов, которые направляются в качестве приложения к этому сопроводительному письму. Это основной элемент сопроводительного письма, поскольку именно с целью передать документы оно и составляется. Необходимо произвести подробную опись с указанием названия, регистрационного номера, даты подготовки (отправки), количества страниц и экземпляров каждой из бумаг. Если информация о документе содержится в основном тексте письма, в списке приложений его можно подробно не описывать. При отправке нескольких документов их перечень должен быть нумерованным. В конце указывается общее количество бумаг и страниц в них;
  • Дата отправки письма и его регистрационный номер;
  • Подпись лица, имеющего соответствующие полномочия, с расшифровкой его должности, фамилии и инициалов. Это может быть руководитель организации, его заместитель, начальник подразделения или другой ответственный человек. Так, сопроводительное письмо к документам финансового характера может подписывать главбух, а к договорам и бумагам, связанным с судебными разбирательствами, руководитель юридической службы.
• Сопроводительное письмо должно быть кратким - объемом в полстраницы и даже меньше. Необходимо избегать перегрузки письма лишними данными. Его основная цель – сопроводить документы, поэтому важно, чтобы содержание было конкретным, лаконичным и изложенным в деловом стиле.
• Если документы отправляются от имени организации, сопроводительное письмо должно быть выполнено на ее фирменном бланке.

Важно: особые правила и нюансы следует учитывать при составлении

Унифицированная форма такого письма отсутствует, однако в практике сложились некоторые правила его составления. Чтобы оформлять сопроводительное письмо было проще и быстрее, стоит воспользоваться образцом такого документа.

Сопроводительное письмо - это вид делового письма, которое составляется при отправке документов, коммерческого предложения, резюме и т.п.

Как написать сопроводительное письмо

• вступления, которое может включать заголовок письма, обращение к получателю, цель письма;
• основной части, текст которой должен отражать основную суть сопроводительного письма;
• заключения, которое содержит подпись отправителя (ФИО отправителя, его должность, подпись).

Что же писать в сопроводительном письме? Текст данного документа пишется в произвольной форме. Главная задача сопроводительного письма к резюме - вызвать интерес работодателя к своей кандидатуре, к коммерческому предложению - заинтересовать потенциального покупателя. Сопроводительные письма к договору и другим документам, в налоговую содержат опись передаваемых документов и инструкцию для получателя.

Образцы и примеры сопроводительного письма