Форма командировочного удостоверения в году. Командировочное удостоверение. Кто оформляет командировочное удостоверение

Постоянно оформляя и подписывая ворох бумаг в рамках трудовых правоотношений с нанимателем, да и в других сферах личной и трудовой жизни, каждый из нас давно вынес для себя вывод о бесполезности и формальности большинства из них. Тем не менее все эти бумаги обязательны - этого требует законодательство в целях «подстраховки» от тех или иных непредвиденных неприятных ситуаций. Существуют, однако, и необязательные документы, которые напротив, имеют гораздо более глубокий смысл. Среди них - командировочное удостоверение.

Место командировочного удостоверения в процедуре командирования

Командирование сотрудника подразумевает оформление сразу нескольких документов

Командирование - достаточно сложный и относительно длительный процесс, который состоит не только из оформления документов, но и предварительной проверки возможности направления работника в поездку, получения его согласия при необходимости, выплаты аванса денежных средств на дорогу и пр. Каждый из этих процедурных моментов - обязательное требование трудового законодательства, прямо предусмотренное целым рядом норм (Главой 24 ТК и Положением о командировании №749 от 13.10.2008 г.).

Командировкой в соответствии с ТК считается поездка сотрудника в населённый пункт, отличный от того, где в соответствии с трудовым соглашением находится место его труда, по указанию нанимателя для выполнения связанных с должностными функциями заданий. Правовым основанием для командирования является изданный нанимателем распорядительный документ - приказ.

Процесс документального оформления командирования ни одним из отмеченных законодательных актов чётко не регламентирован. Не содержится в них и прямого требования об оформлении командировочного удостоверения, так же как и служебного задания, отчёта о его выполнении и пр. Все эти момент отнесены на усмотрение нанимателя, который в соответствии со ст. 22 ТК вправе отразить чёткий порядок и условия процедуры в собственных локальных НПА (к примеру, создать положение о командировании).

Для чего всё же нужно командировочное удостоверение

Командировка - хоть и не обязательный документ, но его практическое значение достаточно велико

Несмотря на то что командировочное удостоверение незаслуженно «обесценено» законодателем, этот документ имеет сразу несколько практически важных аспектов:

1. Подтверждение личности командированного, уточнение пункта назначения и цели поездки для контрагентов в месте командирования. Другими словами, приехав по месту назначения, работник предъявляет рассматриваемый документ, а принимающая сторона тем самым получает подтверждение цели его визита.
2. Подтверждение факта поездки для отправившей сотрудника стороны. На основании одного лишь приказа и отсутствия работника на месте в день командировки сложно судить о том, действительно ли он посетил пункт назначения, ведь в некоторых случаях задание можно выполнить и дистанционно. Командировочное удостоверение же содержит отметки о прибытии и выбытии, заверенные подписью и печатью принимающей стороны.
3. В пути к месту назначения и обратно работник может предъявить командировочное удостоверение представителю любого госоргана или предприятия, чем подтвердит факт своего служебного путешествия, его маршрут и цель.

Следует помнить, что командировочное удостоверение может служить подтверждающим документом и вообще действительно только при предъявлении паспорта или другого подтверждающего личность документа.

Какие моменты должны быть учтены в положении о командировании, как в локальном НПА организации

Для того чтобы в компании существовал чёткий механизм командирования, максимально продуманный и адаптированный к производственным реалиям, рекомендуется разработать и утвердить локальное положение в служебные поездки. Этот документ может предусматривать множество аспектов, подробно регламентировать все этапы командирования, а применительно к командировочному документу:

• закреплять его форму;
• устанавливать отделы и должности, ответственные за подготовку документа, проставление отметок о прибытии и выбытии;
• содержать правила ведения журнала регистрации удостоверений;
• определять должности, уполномоченные подписывать документ;
• устанавливать порядок проплаты расходов по командировке;
• регламентировать порядок и сроки хранения документа.

Как правило, за оформление документов в организации отвечает кадровик. Подписывает командировочные удостоверения руководитель организации.

Оформление командировочного удостоверения

Положением Госкомстата №1 от 05.01.2004г. утверждена две унифицированная форма для командировочного удостоверения - Т-10.

Унифицированная форма командировочного удостоверения утверждена Госкомстатом

С 2013 года эта форма не является обязательной к применению - каждый наниматель вправе разработать собственную, более удобную для применения.

Общие правила заполнения и обращения командировочного удостоверения в организации таковы:

1. Удостоверение заполняется и подписывается у руководителя работником, на которого возложены функции по оформлению командирования, после издания приказа о командировании.
2. На подпись руководителя, как правило, проставляется круглая печать организации (условие зависит от избранной формы удостоверения, порядка, установленного локальным НПА о командировках).
3. Удостоверение может быть зарегистрировано в специальном журнале регистрации подобных документов, если таковой ведётся на предприятии.
4. Перед выдачей удостоверения работнику ответственное лицо проставляет отметку о выбытии, заверяя её собственной подписью и печатью структурного подразделения (если таковая имеется).
5. Удостоверение выдаётся командированному сотруднику под роспись в журнале регистрации.
6. Работник по прибытии в пункт назначения и при убытии из него обращается к ответственному лицу принимающей организации за проставлением аналогичных отметок в удостоверении.
7. Прибыв в командировавшую его организацию, сотрудник вновь приходит к выдавшему удостоверение лицу, которое проставляет финальную отметку.
8. Форма удостоверения может предусматривать подпись начальника структурного подразделения, в котором работает командированный работник, который должен оценить, выполнено ли служебное задание.
9. Командированный сдаёт удостоверение в бухгалтерию для начисления выплат.

Журнал регистрации командировок оформляется в произвольной форме

Оплаченные командировочные удостоверения хранятся среди первичных учётных документов бухгалтерии в соответствии с установленными правилами их хранения, сдачи в архив и уничтожения. Согласно Приказу Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 срок хранения командировочного удостоверения в организации составляет 5 лет.

Правила заполнения формы Т-10

Бланк формы Т-10 может быть заполнен как от руки, так и напечатан при помощи компьютерной техники. Однако важно помнить о том, что заполняется он исключительно на основании соответствующего приказа - именно оттуда берутся все данные.

Все данные для командировочного удостоверения содержит приказ о командировании

Если сведения о цели поездки (пункте назначения, дате поездки), обозначенные в удостоверении, не соответствуют указанным в приказе, такая командировка не может быть оплачена бухгалтерией.

Заполнению подлежат следующие графы лицевой стороны бланка Т-10:

• название компании - можно указать как полное, так и сокращённое, однако, оно должно полностью соответствовать наименованию, определённому уставными документами;
• номер регистрации удостоверения и дата его оформления - в соответствии с журналом регистрации командировок;
• табельный номер сотрудника - в соответствии с данными бухгалтерского учёта;
• Ф. И. О. командированного - полностью, без сокращений;
• название структурного подразделения, в котором трудится командированный;
• наименование его должности;
• пункт назначения - наименование компании, её адрес;
• цель командирования - указывается в точном соответствии с приказом;
• дата начала и окончания командировки (временные границ указываются без учёта времени нахождения в пути);
• реквизиты подтверждающего личность документа (паспорта, служебного удостоверения и пр.);
• подпись руководителя организации или другого уполномоченного лица, печать компании.

На лицевой стороне удостоверения проставляется подпись руководителя организации, ставится печать

Оборотная сторона бланка представляет собой отметки о выбытии и прибытии. Каждая отметка включает в себя:

• наименование населённого пункта (ничего другого здесь указывать не надо);
• дату;
• должность, Ф. И. О. и подпись лица, уполномоченного отмечать командировочные удостоверения в том или ином пункте назначения.

Последние несколько лет работодатели не обязаны пользоваться командировочными удостоверениями, так как командировочное удостоверение в 2019 году отменили. Однако этот документ может быть предусмотрен в организации, и у кадровиков могут возникнуть вопросы при его оформлении.

Отменили, но не запретили

Командировочные удостоверения в 2019 году не являются обязательными — такое правило действует с 2014 года, когда нормативным актом была принята отмена командировочных удостоверений (постановление от 29.12.2014 N 1595 . Но это не значит, что предпринимателям запретили этим документом пользоваться. Если в локальных нормативных актах компании он предусмотрен, его по-прежнему заполняют и выдают на руки работникам, отправляемым в командировки.

Сейчас рабочую поездку можно подтвердить служебной запиской, проездными билетами, а также отчетом о проделанной работе. Это важно в том случае, когда принимающая сторона отказывается заполнять справку о командировке, и сотруднику необходимо самостоятельно подтвердить отсутствие на рабочем месте по уважительной причине и свои расходы.

Разберемся, какая должна быть форма командировочного удостоверения в 2019 году и как его правильно заполнять.

Бланк документа на командировку и образец заполнения

Подчеркиваем, что это лишь рекомендуемая форма, поэтому на предприятии может быть установлен и иной образец. Тем не менее, большинство реквизитов должно совпадать, иначе по нему сложно будет определить, кто и по чьему распоряжению командирован.

Рассмотрим такой пример:

Главный инженер предприятия «Альтернативный сервис» Петров Семен Васильевич отправляется в поездку на неделю в соседний город, чтобы провести пусконаладочные работы деревообрабатывающих станков. Как заполнить командировочное удостоверение?

Шаг 1. Заполняем данные об организации работодателе

Вписываем наименование предприятия, а также восьмизначный ОКПО.

Шаг 2. Указываем исходные сведения о документе

Для этого необходимо присвоить ему номер, а затем указать дату составления.

Шаг 3. Вписываем сведения о командируемом сотруднике

Записать корректно фамилию, имя и отчество (при наличии) работника, его табельный номер, а также занимаемую должность. Ошибок быть не должно, поскольку такая справка всегда «сопровождается» документом, подтверждающим личность гражданина.

Шаг 4. Указываем место командировки

В предусмотренных для этого полях необходимо записать наименование предприятия, куда отправляется работник, с уточнением города, а при необходимости и страны.

Шаг 5. Записываем, какие задачи ставятся перед работником

Важно максимально точно указать цель командировки в командировочном удостоверении. Примеры четко поставленных задач:

• для проведения переговоров по вопросу о заключении договора о рекламе;
• для осуществления пусконаладочных работ дизельного генератора;
• для участия в судебном заседании по делу № ГКПИ100-1682.

Шаг 6. Рассчитываем длительность командировки

Необходимо записать даты отъезда и возвращения, а также указать количество тех дней, которые работник фактически проведет на территории иного населенного пункта.

Шаг 7. Вписываем персональные данные командированного

Поскольку на каждого сотрудника, отправляющегося в служебную поездку, нужен отдельный документ и он является бумагой, подтверждающей отсутствие работника на месте, в него обязательно нужно вписать паспортные данные командированного. Вместо паспорта РФ можно использовать сведения из заграничного паспорта, если работать придется на территории другого государства. Если командируется работник-иностранец, записываем данные из документа, удостоверяющего его личность.

Шаг 8. Отдаем на подпись руководителю

Шаг 9. Заполняем оборотную сторону

Работодатель в левой части листа указывает, откуда и какого числа работник отравляется в командировку. Лицо, выполнившее эту запись, обязательно должно указать свою должность и Ф.И.О.

Шаг 10. Работник просит внести записи принимающую сторону

Если организация, куда направлен сотрудник, не ведет командировочные удостоверения, ответственное лицо в отделе кадров, бухгалтер или секретарь могут отказаться заполнять такой документ. В этом случае поля о прибытии и выбытии из населенного пункта остаются незаполненными. Подтвердить дату отбытия работник обязан билетами (путевым листом), служебной запиской.

Шаг 11. Ставим отметку о прибытии

По возвращении из командировки сотрудник должен отдать документ. Тогда же необходимо вписать дату окончания служебной поездки.

Напомним, правильно оформленные документы хранятся в отделе кадров или в бухгалтерии. На их основании можно компенсировать расходы организации и предоставлять дополнительные дни отдыха работнику. Срок их хранения — не менее 5 лет

Командировочное удостоверение – документ, подтверждающий факт нахождения работника по командировочному месту назначения. Наряду с этим документом обычно оформляется служебное задание и . Также необходимо вести учёт всех командировочных удостоверений в предназначенном для этого журнале регистраций.

Отмена командировочных удостоверений . Постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 отменено обязательное оформление командировочного удостоверения и .

Когда сотрудник прибывает по месту назначения командировки, он предъявляет служебное удостоверение для его заполнения с обратной стороны, где каждая организация указывает своё наименование, дату прибытия / отбытия сотрудника, а также ставит подпись и печать.

По возвращении из командировки сотрудник должен сдать заполненное командировочное удостоверение, а также авансовый отчёт с документами, подтверждающими командировочные расходы, на сумму которых впоследствии можно уменьшить налоговую базу при расчёте налога на прибыль организаций.

Заполнение формы Т-10

Командировочное удостоверение по форме Т-10 – это двухсторонний бланк, на одной стороне которого содержится общая информация о командировке и командируемом сотруднике, а на другой стороне – наименования, подписи и печати организаций, в которых он побывал во время поездки.

Вверху указывается наименование организации или ИП, номер документа и дата его составления.

Строка «Код по ОКПО». Указывается код по ОКПО согласно данным в уведомлении из Росстата.

Строка «Командируется в». Указывается место назначения командировки (страна, город, населённый пункт, наименование организации).

Ниже – цель и продолжительность командировки согласно служебному заданию. Первый день – это день отъезда из места постоянной работы, последний день – это день возвращения.

Затем указываются данные паспорта или документа, его заменяющего.

Форма Т-10 подписывается руководителем организации.

С 08.01.2015 Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 исключило из текста Положения об особенностях направления работников в служебные командировки требование об обязательности оформления командировочных удостоверений.

Тем не менее, несмотря на отсутствие требования оформления командировочного удостоверения в действующем Положении, утвержденном Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749, работодатель на основании положений статей 21 и 189 ТК РФ вправе издать локальный нормативный акт, предусматривающий обязательность оформления и заполнения служебных документов непосредственно в своей организации.

Бланк командировочного удостоверения

Порядок заполнения

Отмена командировочных удостоверений никак не сказалось на порядке его заполнения. Бланк удостоверения или унифицированной формы Т-10 заполняется с двух сторон.

1. Заполнение начинается с внесения сведений о наименовании организации и восьмизначного кода ОКПО.

Мы рекомендуем придерживаться правила: у командировочного удостоверения, служебного задания и приказа о командировании реквизиты должны быть одинаковыми. Во-первых, это позволит избежать путаницы и лишней работы, а во-вторых, эти документы неразрывно связаны между собой, одного без другого не бывает, поэтому такая нумерация обоснована.

3. Записываем фамилию, имя, отчество командируемого работника и его табельный номер.

4. Вносим сведения о структурном подразделении и должности командируемого.

5. Указываем, куда командируется сотрудник.

6. Прописываем цель его командирования.

7. Указываем количество календарных дней командировки и период поездки по датам.

8. Прописываем паспортные данные сотрудника.

После подписи первого лица переходим к заполнению оборотной стороны бланка.

10. В левой верхней части документа, в графе «Выбыл из», указываем наименование населенного пункта и название собственной организации. Ставим дату, когда работник должен уехать в командировку, подписываем и заверяем печатью предприятия.

11. Прибыв в место командирования, работник должен отметить в бланке формы свой приезд. Для этого он идет в одел кадров той организации, в которую его направили, и просит кадровика сделать ему отметку о прибытии аналогичным порядком, который описан в пункте выше.

12. Когда настанет время возвращаться, работнику необходимо поставить отметку в своем командировочном удостоверении об убытии.

13. По возвращению на работу сотрудник сдает документ в свой отдел кадров, где ему сделают отметку о прибытии и окончании командировки.

Заполненный образец командировочного удостоверения

Хранение командировочных документов

Несмотря на то, что командировочное удостоверение отменили, в случае если организация их использует наравне со служебными заданиями, эти документы должны храниться вместе с приказами в отделе кадров организации пять лет, после чего они уничтожаются установленным на предприятии порядком.

Командировочное удостоверение - это документ, подтверждающий пребывание работника в командировке. В каждом городе (пункте), куда прибывает работник, в командировочном удостоверении делается запись о времени прибытия и отбытия, заверенные подписью и печатью. До 2015 года оформление командировочного удостоверения являлось обязательным, унифицированная форма Т-10 утверждена Госкомстатом России от 05.01.2004 №1.

В прошлом году порядок изменился - с 8 января 2015 года работодатели не обязаны оформлять командировочное удостоверение и служебное задание работникам, которые отправляются в командировку, так как требование об оформлении данных документов отменено. Однако работодатели могут продолжать использовать данные документы и далее, в частности, командировочные удостоверения (например, по унифицированной форме Т-10), если приняли такое решение и это отражено в учетной политике компании. Время нахождения работника в командировке нужно обязательно отметить в табеле учета рабочего времени.

Обратите внимание, с 8 августа 2015 года работодатели также не обязаны оформлять журналы учета командированных работников, однако могут продолжать оформлять журналы в свободной, утвержденной самостоятельно форме.

Как определить срок, когда работник фактически находится в командировке? Время командировки можно определить по проездным документам, предоставленным работником работодателю по возвращению. Если ваш сотрудник едет к месту командирования и возвращается на место работы на автотранспорте (служебном или личном), то срок пребывания в рабочей командировке необходимо указать в служебной записке. Если работник не может предоставить проездные документы (по причине их отсутствия), то срок нахождения в командировке работник должен подтвердить документами по найму помещения для проживания.

Оформлять командировку работника необходимо в следующем порядке:

1. Работодатель принимает решение о направлении работника в командировку.

2. Оформляются все необходимые документы для отправления работника в командировку и перечисляются деньги на командировочные расходы.

3. Когда работник возвращается из командировки, с ним производится окончательный расчет.

Образец заполнения унифицированной формы Т-10

Бланк является двусторонним. На первом листе в шапке документа вы заполняете следующую информацию: наименование организации, форма по ОКПО. Далее:

• номер удостоверения, дата составления;
• ФИО работника, подразделение, должность;
• место командировки;
• цель командировки сотрудника;
• длительность командировки без учета пути;
• реквизиты паспорта;
• подпись руководителя.

На обратной стороне командировочного удостоверения содержатся специальные графы для отметок прибытия в место назначения и отбытия из него:

• выбыл/прибыл в;
• число и подпись ответственного лица с указанием должности.

Если вам необходимо сократить или продлить время командировки, то сделать это можно, так как трудовое законодательство не регулирует вопрос изменения срока командировки. Каких-либо запретов или ограничений на изменение срока нет.

Образец заполнения командировочного удостоверения по унифицированной форме Т-10.