Приказы по личному составу - это какие приказы (виды)? Документы по личному составу Приказы по личному составу что входит

Руководство и организация трудового процесса немыслимы без исполнительно-распорядительной деятельности и, соответственно, распорядительных документов.

Распорядительная документация представляет собой совокупность правовых актов, с помощью которых работодатель осуществляет полномочия по управлению и организации труда. Они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений в сфере труда.

Адресатом этих документов являются конкретные структурные подразделения, должностные лица или работники. Распорядительные документы издаются в виде приказов или распоряжений. Состав распорядительных документов, издаваемых у конкретного работодателя, определяется его учредительными документами (уставом, учредительным договором), локальными нормативными актами.

В организациях правом издавать распорядительные документы могут наделяться их руководители, также заместители руководителя, руководители структурных подразделений, главные специалисты организации. Это полномочие должно быть закреплено в организационно-правовых документах (Положении о структурном подразделении, должностной инструкции, приказе о распределении обязанностей между руководством организации).

Распорядительные документы согласно «Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного Росархивом 6 октября 2000 года делятся на три самостоятельные группы.

Первая группа – приказы (распоряжения) по основной деятельности. Они издаются при реорганизации, ликвидации организации, утверждении и изменении структуры и штатов, в целях утверждения или введения в действие документов (положений, инструкций, правил, регламентов и другое), при необходимости регулирования производственных, финансовых вопросов, проблем документационного, материально-технического обеспечения, научно-технической, социальной политики и другое.

Вторая группа - приказы (распоряжения) по личному составу регулируют трудовые отношения у конкретного работодателя. Они документируют основные кадровые процедуры - прием на работу, увольнение, перевод, предоставление отпусков, применение поощрений и дисциплинарных взысканий, командирование.

Третья группа – приказы (распоряжения) по административно-хозяйственным вопросам. Они издаются при решении организационных, хозяйственных, бытовых вопросов.

Документы, входящие в первую и третью группу, охватывают хозяйственную деятельность в целом и к кадровым вопросам относятся только косвенно. Вторую группу, напротив, образуют кадровые документы, непосредственно связанные с трудовой деятельностью работников. Многие из этих документов имеют унифицированную форму, утвержденную Госкомстатом Российской Федерации.

В соответствии с общими требованиями государственного стандарта - «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003» (утверждено Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 3 марта 2003 года №65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» вместе с «Унифицированной системой документации. Унифицированной системой организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003») (далее – ГОСТ Р 6.30-2003) приказы оформляются на бланке приказа (бланк конкретного вида документа).

Обязательными реквизитами приказа являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа (если они предусмотрены законодательством или локальными актами), отметка о контроле.

Заголовок должен отвечать на вопросы: о чем, о ком? Например: Приказ о создании аттестационной комиссии.

В приказах текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части дается обоснование распорядительных действий (например, нормативно-правовой акт вышестоящей организации или документ, ранее изданный данным работодателем, а также факты, события, послужившие причиной издания приказа).

Констатирующая часть завершается словом приказываю, которое печатается в разрядку.

Распорядительная часть согласно Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Минкультуры Российской Федерации от 8 ноября 2005 года №536 «О типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» должна содержать:

«перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа ».

Приказы по личному составу являются важнейшими документами, составляемыми в процессе документирования трудовых отношений.

Приказы по личному составу относятся к обязательным кадровым документам. ТК РФ прямо предусмотрено, что прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя (статья 68 Трудового кодекса Российской Федерации (далее ТК РФ)), прекращение трудового договора оформляется приказом (распоряжением) работодателя (статья 84.1 ТК РФ), обязательно издание приказа (распоряжения) о применении дисциплинарного взыскания (статья 193 ТК РФ).

Приказами по личному составу оформляют также: перевод работников, предоставление им отпусков, командирование, изменение условий оплаты труда, присвоение разрядов, изменение биографических данных, поощрения, изменение режима рабочего времени (например, приказы о привлечении к работе в выходные дни, о предоставлении неполного рабочего дня, неполной рабочей недели и другое).

Особенность приказов по личному составу – их одновременная унификация в составе двух унифицированных систем документации: организационно-распорядительной документации, введенной в действие ГОСТ Р 6.30-2003 и первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденной Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Двоякая системная принадлежность этого вида кадровой документации свидетельствует об особой значимости приказов по личному составу. Приказы по личному составу служат основанием внесения соответствующих записей в трудовые книжки, личные карточки (форма №Т-2) и другие кадровые документы.

Поэтому работодатели и работники кадровой службы должны знать требования к оформлению приказов по личному составу, содержащиеся в обоих нормативных актах и уметь использовать их в практической деятельности.

Большинство приказов по личному составу имеют унифицированные формы, которые утверждены Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Это следующие формы:

№Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу», №Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу», №Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу», №Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу», №Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику», №Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам», №Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)», №Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)», №Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку», №Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку», №Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника», №Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников».

Обратите внимание!

Особенность оформления данных приказов (распоряжений) обусловлена тем, что они являются первичными учетными документами, на основании которых ведется , и источником для налоговой отчетности. Поэтому при их оформлении необходимо учитывать требования «Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности в Российской Федерации», утвержденного Приказом Минфина Российской Федерации от 29 июля 1998 года №34н «Об утверждении положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации», а также Федерального закона от 21 ноября 1996 года 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Согласно части 2 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 года 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»:

«Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц ».

Формы первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, а также порядок их разработки и оформления могут быть разработаны организацией самостоятельно, но с учетом вышеуказанных требований об обязательных реквизитах, и закреплены в Положении об учетной политике организации.

Кроме того, говоря о порядке применения унифицированных форм первичной учетной документации, необходимо учитывать рекомендации, содержащиеся в Постановлении Госкомстата Российской Федерации от 24 марта 1999 года №20 «Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации»:

«В унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается».

Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно - распорядительным документом.

Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться в части расширения и сужения граф и строк, включения дополнительных строк и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.

Рассмотрим порядок заполнения унифицированных форм приказов (распоряжений) по личному составу подробнее.

Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (формы №Т-1, №Т-1а) применяется для оформления и учета, принимаемых на работу работников и издается на основании трудового договора. Приказ о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).

В приказе указываются: фамилия, имя, отчество принимаемого на работу, наименование структурного подразделения, профессия (должность), размер тарифной ставки, оклада, надбавок, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (в порядке перевода от другого работодателя, по совместительству, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и другое). На основании приказа заполняются: трудовая книжка, личная карточка (№Т-2), а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника (формы №Т-54 или №Т-54а).

Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (формы №Т-5, №Т-5а) применяются для оформления и учета перевода работника на другую работу у того же работодателя или в другую местность вместе с работодателем.

Содержит фамилию, имя, отчество работника, вид перевода, наименование структурного подразделения и наименование профессии (должности) – на прежнем месте работы; причину перевода (в полном соответствии с требованиями ТК РФ); наименование структурного подразделения, наименование профессии (должности), оклад (тарифную ставку), надбавку – на новом месте работы,); изменение оплаты труда (если оно возникает).

Приказ (распоряжение) визирует начальник структурного подразделения прежнего и нового места работы и подписывает работодатель или уполномоченное им на это лицо. Приказ (распоряжение) объявляются работнику под роспись. На основании приказа заполняются: трудовая книжка, личная карточка (№Т-2), лицевой счет работника (№Т-54).

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (формы №Т-6, №Т-6а) применяется для оформления ежегодного и других видов отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с ТК РФ, действующими законодательными актами и положениями, коллективными договорами и графиками отпусков. В организациях заполняется, как правило, в двух экземплярах: один остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию. Подписывается работодателем или уполномоченным им на это лицом, объявляется работнику под роспись.

Содержит фамилию, имя, отчество работника, наименование профессии (должности); наименование структурного подразделения; вид отпуска (ежегодный оплачиваемый, учебный, без сохранения заработной платы и другие); период работы, за который предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск; продолжительность отпуска, дату его начала и окончания.

Приказ является основанием для расчета заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме №Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику» На основании приказа также делаются отметки в личной карточке (№Т-2) и лицевом счете (№Т-54).

Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (формы №Т-8, №Т-8а) применяется для оформления и учета увольнения работника. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежащим образом заверенную копию указанного приказа (распоряжения).

В организациях заполняется, как правило, в двух экземплярах: один экземпляр остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию. Подписывается работодателем или уполномоченным им на это лицом, объявляется работнику под роспись. В случае, когда приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора невозможно довести до сведения работника или работник отказывается ознакомиться с ним под роспись, на приказе (распоряжении) производится соответствующая запись.

Содержит фамилию, имя, отчество работника, наименование структурного подразделения, наименование профессии (должности), основание увольнения.

На основании приказа делается запись в личной карточке (№Т-2), лицевом счете (№Т-54), трудовой книжке работника, а также производится расчет с работником по форме №Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении).

Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (формы №Т-9, №Т-9а) применяются для оформления и учета направления работника в командировку. Заполняется на основании служебного задания, подписывается работодателем или уполномоченным им на это лицом.

Содержит фамилию, имя, отчество работника, направляемого в командировку; наименование должности (специальности, профессии), наименование структурного подразделения; место назначения (страна, город, организация), срок командировки, даты ее начала и окончания и ее цель. При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку.

Приказ (распоряжение) о поощрении работника (формы №Т-11, №Т-11а) применяется для оформления и учета поощрений за успехи в работе. Составляется на основании представления руководителя структурного подразделения, в котором работает работник или работодателя. Подписывается работодателем или уполномоченным им на это лицом.

В приказе указывается, мотив поощрения, вид поощрения, форма поощрения, а в случае награждения ценным подарком (премией) также и его стоимость. Работодатель обязан ознакомить работника с данным приказом под роспись. Если поощрение работника не предусматривает денежного вознаграждения, то допускается исключение из формы реквизита «в сумме _________ рублей _____ копеек».

На основании приказа о поощрении работника делаются записи в личную карточку (№Т-2) и трудовую книжку работника.

Приказы по личному составу не имеющие унифицированной формы, например, об изменении биографических данных работника, о наложении дисциплинарного взыскания (замечание, выговор) могут составляться в произвольной форме с учетом обязательных реквизитов для данных документов.

Для оформления приказов по личному составу необходимо письменное обоснование, в качестве которого могут выступать: личное заявление работника, докладная записка руководителя подразделения (например, о переводе работника или о направлении его в командировку), акт (например, фиксирующие нарушение трудовой дисциплины), служебное письмо от другого работодателя с запросом на перевод работника, свидетельство о заключении брака, отражающее изменение фамилии работника и другие.

В организациях, как правило, приказы по личному составу составляются совместно отделом кадров и заинтересованными структурными подразделениями. В случаях, установленных законом, приказы обязательно должны иметь гриф согласования с профсоюзным органом (статьи 371, 82 ТК РФ).

Круг работников, которым предоставляется право подписывать и визировать приказы по личному составу, определяется работодателем в соответствующем локальном нормативном акте. Отменить или изменить приказ по личному составу может только лицо, издавшее этот приказ.

В целом порядок разработки и оформления приказов (распоряжений) по личному составу закрепляется в Положении (инструкции) о делопроизводстве или ином локальном нормативном акте.

По структуре различают следующие виды приказов по личному составу:

1. простые – содержат один распорядительный раздел, действие (принять, уволить, перевести и так далее);

2. сложные – содержат в приказе несколько распорядительных разделов.

В зависимости от адресата различают:

1. индивидуальные - содержат информацию только об одном работнике;

2. сводные - содержат информацию о нескольких работниках.

В сводном приказе по личному составу каждый пункт должен заканчиваться ссылкой на письменное основание данного распорядительного действия. Визы ознакомления работников в сводном приказе по личному составу могут располагаться либо непосредственно после текста каждого пункта приказа, либо после подписи работодателя или уполномоченного им на это лица.

Составляя сложные и сводные приказы, следует учитывать, что в один документ не целесообразно включать информацию с разными сроками хранения. Можно рекомендовать выделять приказы о предоставлении отпусков и командировании работников, которые имеют сроки хранения 3 и 5 лет, в отличие от других кадровых приказов, хранящихся 75 лет. Приказы о поощрениях и дисциплинарных взысканиях, как правило, оформляют в индивидуальном порядке.

Формулировка приказа должна соответствовать действующему трудовому законодательству. Так, при увольнении - причина увольнения, обязательно указывается в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи ТК РФ или иного федерального закона. При поощрениях и дисциплинарных взысканиях – в приказе обязательно указываются причина и вид поощрения или взыскания, согласно статьям 191, 192 ТК РФ.

Фамилию, имя, отчество в приказе по личному составу следует указывать полностью, а наименование должности, специальности, профессии – в соответствии со штатным расписанием.

Приказ по личному составу приобретает юридическую силу с момента его подписания.

Приказы по личному составу, согласно требованию ТК РФ, обязательно доводятся до сведения работника под роспись.

Кроме того, по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии приказов: о приеме на работу, о переводах на другую работу, об увольнении с работы и других документов, связанных с работой. Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены, надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно (статья 62 ТК РФ).

Все приказы по личному составу обязательно регистрируются, причем отдельно от приказов по основной деятельности. Для этого используют одну из регистрационных форм: книгу (журнал) регистрации или регистрационные карточки. В регистрационной форме указываются: дата и номер приказа, содержание приказа, лицо, подписавшее приказ и номер дела, в которое приказ подшивается для оперативного хранения.

Порядок регистрации и нумерации приказов по личному составу законодательно не регламентирован. В пункте 4.1.4 Приказа Минкультуры Российской Федерации от 8 ноября 2005 года №536 «О типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», отмечено лишь, что приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, служебная переписка, обращения граждан нумеруются отдельно.

Учитывая различные сроки хранения приказов по личному составу можно рекомендовать нумеровать их в соответствии со следующими правилами:

Обязательное отличие регистрационных индексов приказов по личному составу от индексов приказов по основной деятельности;

Применение буквенно-цифровой индексации приказов по личному составу (например, 1-к, или 1к, или 1л/с и тому подобное);

При большом количестве работников, когда образуется много кадровых приказов, их можно делить по разновидностям (например, №1у - об увольнении, №1/км – о командировании, №1/о – об отпуске, №1/п – о поощрении);

Для приказов с разными сроками хранения должны использоваться различные буквенные обозначения.

Нумеровать все приказы по личному составу одинаково и подшивать в одно дело не рекомендуется. Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленным «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения», утвержденный Росархивом 6 октября 2000 года сроками их хранения – 5, и 75 лет:

Эта статья больше теоретическая, чем практическая, но от этого не менее важная для секретарей. Особенно, секретарей и кадровиков в одном лице. Среди всех приказов организации нужно различать приказы по основной деятельности и приказы по личному составу. Если не научиться этого делать, то можно навлечь на свою организацию неприятности с контролирующими отношения с работниками органами. Так что разбираемся.

Виды приказов

О приказах в целом мы уже говорили. Вспомним еще раз: приказ – это распорядительный документ, издаваемый руководителем организации единолично с целью донести до работников свое управленческое решение.

Приказы делятся на три категории: , по административно-хозяйственной деятельности и по личному составу. Вот про последние-то мы и поговорим.

Приказы по личному составу

Определимся, что такое «личный состав».

Согласно федеральному закону от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 3), документы по личному составу это «архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем».

Таким образом, приказы по личному составу всегда относятся к трудовым отношениям работника и работодателя. Касаться они могут чего угодно: отпусков и оплаты, рабочего времени и фамилии, под которой работник записан в учетные документы. Неважно, главное – это всегда документы по труду.

Формы приказов по ЛС

Только часть приказов по личному составу составляется . Это приказы о приеме, об увольнении, переводе, отпуске и т.д. Многие виды приказов по личному составу унифицированных форм не имеют и составляются «в свободной форме», то есть так же, как и обычные приказы по основной деятельности в организации. Пусть это не вводит вас в заблуждение: если приказ относится в трудовым отношениям с работником (работниками), это – личный состав.

Особенности работы с приказами по личному составу

Первое и главное: приказы по личному составу ВСЕГДА хранятся отдельно от всех остальных. Даже если кадровых приказов 1000, а по ОД – 10, и наоборот, и искушение вести их все в одном журнале и подшивать в одну папку очень велико, делать так нельзя.

Еще раз: кадровые приказы всегда и хранятся отдельно!

Второе: срок хранения приказов по личному составу отличается от срока приказов по ОД. Основная деятельность . Личный состав в основном – 50 лет, если это документы созданы после 2003 года и 75, если раньше. Часть приказов по личному составу хранится 5 лет, но их не много. Сроки хранения установлены типовых документов со сроками хранения от 2010 года в статье 19.

50 (75) лет хранятся приказы по личному составу:

• о приеме работника на работу;
• о перемещении;
• о совмещении;
• о переводе;
• об увольнении;
• об аттестации;
• о повышении квалификации;
• о присвоении званий (чинов);
• об изменении фамилии;
• о поощрениях и награждениях;
• об оплате труда;
• о премировании;
• о различных выплатах;
• о всех видах отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда;
• об отпусках по уходу за ребенком;
• об отпусках без сохранения заработной платы;
• о дежурствах по профилю основной деятельности;
• о длительных внутрироссийских и зарубежных командировках;
• о командировках для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда.

5 лет хранятся приказы по личному составу:

• о дисциплинарных взысканиях;
• о ежегодных оплачиваемых отпусках;
• об отпусках в связи с обучением;
• о дежурствах;
• о краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках.

Третье: оформление приказов на хранение. Независимо от срока хранения, приказы по личному составу подлежат оформлению в дела : с нумерацией страниц, описью, листом-заверителем и . Это написано в , пункт 4.19.

Четвертое: при ликвидации организации, если она не была источником комплектования гос. архива, ее приказы по основной деятельности, скорее всего, никому не нужны и будут уничтожены. А вот приказы по личному составу с длительными сроками хранения ликвидационная комиссия ОБЯЗАНА передать в гос. архив.

Вывод напрашивается сам собой: приказы по личному составу – очень ценные документы организации. Обрабатывать и хранить их нужно отдельно от всех остальных документов.

Приказы по личному составу составляют отдельную группу кадровой документации и требуют определенных правил составления, отличных от приказов по основной деятельности. Они фиксируют прием на работу, перемещение по работе, увольнение с работы, установление должностных окладов, отпуска, командировки, изменение фамилии, поощрения, взыскания и т. д.

В настоящее время действуют унифицированные формы большинства приказов по личному составу (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1). Они имеют особенности составления и оформления: эти приказы оформляются не на несколько действий, а на одно, т. е. самостоятельно издается приказ о приеме на работу, самостоятельно о переводе, увольнении, командировании. Каждый приказ можно оформлять не на отдельного сотрудника, а сразу на несколько, что при большом количестве работающих очень удобно.

Введение унифицированных форм вызвало самые различные мнения: одни считают, что такие формы удобны и необходимы кадровой службе, другие полагают, что новые формы повышают трудоемкость работы по ведению кадровой документации.

Однако следует учитывать, что современной документации по кадрам присущи такие недостатки, как: неприспособленность некоторых документов к обработке средствами электронно-вычислительной техники, неоправданное разнообразие форм, оформляющих аналогичные задачи по организации управления кадрами, отсутствие единого нормативного документа по оформлению кадровой документации.

Разработчики унифицированных форм кадровой документации преследовали две цели: упорядочить и унифицировать традиционный комплекс документов, оформляющих ряд задач по организации управления кадрами и приспособить эти документы к компьютерной обработке.

Введение унифицированных форм приказов по личному составу позволило внести единообразие в структуру текста документа и избавило сотрудников кадровой службы от сомнений в выборе того или иного варианта написания распорядительной части.

Оформление приказов по личному составу не имеет четких указаний ГОСТа на оформление распорядительной документации (ГОСТ Р 6.30-2003 "УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов"), однако в целях внесения единообразия при составлении данного вида документа необходимо придерживаться ряда правил, которые оговариваются в инструкциях по организации работы с документами в конкретной организации.

Приказы по личному составу оформляются на бланках формата А4 и имеют следующий состав реквизитов:

· наименование вида документа - "Приказ";

· дата, номер;

· место издания, заголовок к тексту;

· подпись;

· визы согласования;

· отметка об ознакомлении с приказом работника;

· отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Нумеруются приказы в течение календарного года. Номер (индекс) пишут с буквой "к", что значит приказ по кадрам, или л/с (приказ по личному составу), возможны и другие буквенные обозначения. Приказы с разными сроками хранения не могут формироваться в одно дело. Приказы визируют обычно заместитель директора по кадрам, сотрудник отдела кадров, начальник отдела, в который направляется работник, а приказы, имеющие пункт о материальной ответственности, обязательно визирует бухгалтер. Работник, ведущий кадровую документацию, должен ознакомить каждого сотрудника с приказом, после чего сотрудник проставляет свою визу, состоящую из следующих элементов: "С приказом ознакомлен", подпись, расшифровка подписи и дата ознакомления.

Приказы вступают в силу с момента их подписания, но иногда в тексте приказа может быть указана другая дата вступления его в юридическую силу. Например, приказ подписан 22 апреля, а назначение работника на должность произведено 27 апреля.

К текстам приказа по личному составу предъявляются особые требования: формулировки должны быть четкими, точными, так как они отражают трудовые права работника. Приказ по личному составу в отличие от приказа по основной деятельности может не содержать констатирующую часть и распорядительное слово "Приказываю" (оно не содержится в приказах по личному составу в отличие от приказа по основной деятельности). Распорядительным словом в приказах по личному составу являются слова: "Принять", "Уволить", "Назначить", "Изменить", "Присвоить" и т. д.

Текст приказа, в связи со сложившейся практикой, может быть оформлен двумя способами.

Первый вариант, когда распорядительная часть обычно начинается с глагола: "Изменить", "Присвоить", "Объявить" и т. д., напечатанного прописными буквами без абзаца с новой строки после заголовка к тексту. Заголовок к тексту приказов отвечает на вопрос "о чем?": о приеме, об увольнении, об изменении фамилии, об объявлении выговора, о переводе на другую работу и т. п. Далее, с новой строки, с абзаца пишутся полностью фамилия, имя, отчество сотрудника, на которого издается приказ и распространяется действие приказа.

Объявить:

Ивановой Ирине Сергеевне, старшему эксперту отдела продаж, выговор за халатное отношение к служебным обязанностям, повлекшее порчу технического оборудования.

Во втором варианте распорядительное слово пишут в одной строке с действием. Рассмотрим составление приказа о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работника, в связи с вступлением сотрудника в брак. Данный приказ не имеет унифицированной формы и оформляется по правилам оформления распорядительных документов. В тексте такого приказа обязательно должны содержаться сведения как о старых, так и о новых данных работника, реквизиты документов, на основании которых вносятся новые сведения о нем. Рекомендуемое название такого приказа - "Приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работника".

Не рекомендуется использовать распространенную формулировку вроде "С такого-то числа считать Иванову Лебедевой в связи с регистрацией брака...", т. к. это неграмотно. Можно подумать, что без приказа работодателя Иванова не будет считаться Лебедевой? Лебедевой она считается на основании свидетельства о регистрации брака, а не на основании приказа своего работодателя.

Неправильной является и другая распространенная формулировка - "Внести изменения в персональные данные работника". Изменять персональные данные работника - это полномочие специальных государственных органов, а не кадровой службы работодателя. Кадровая служба лишь вносит изменения в документы, содержащие персональные данные, на основании документов об изменении персональных данных работников, выданных специальными государственными органами.

Дата составления приказа - поступление копии паспорта в кадровую службу.

Приказы по административно-хозяйственным вопросам

Распорядительные документы, относящиеся к административно-хозяйственной деятельности, указаны все в том же Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций. Согласно этого Перечня определены темы, раскрывающие содержание административно-хозяйственной функции:

1. Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности

2. Эксплуатация зданий, помещений

3. Транспортное обслуживание, внутренняя связь

Из этого следует, что приказы (распоряжения), издаваемые по перечисленным направлениям, следует относить к категории административно-хозяйственных вопросов. Папки с такими документами должны храниться пять лет, а при регистрации приказов (распоряжений) к регистрационному номеру следует добавлять буквенный индекс «а», «ах» или иной, например: приказ № 1-ах, № 2-а, № 3-хоз.

Регистрация и хранение приказов

Только после подписания приказы регистрируются (принято в этот же день) службой делопроизводства по порядку номеров с указанием даты. Каждый год нумерация опять начинается с единицы, хотя сам журнал регистрации приказов может вестись несколько лет.

Регистрация приказов по основной деятельности осуществляется отдельно от распоряжений, а также приказов по административно-хозяйственным вопросам и по личному составу. В основном это обусловлено различными сроками хранения.

Регистрацию приказов можно проводить в электронном виде. Этой же цели может служить журнал регистрации приказов. База данных регистрации приказов по основной деятельности имеет постоянный срок хранения вне зависимости от выбранного названия. Если регистрация ведется в электронной базе, то вовсе не обязательно (даже не нужно) ее дублировать на бумаге.

Не существует единого образца журнала регистрации приказов, сама форма не регламентируется никакими нормативно-методическими документами. Поэтому допускается добавить нужные графы или убрать, по вашему мнению, лишние.

С приказом о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные, знакомят под роспись всех заинтересованных лиц: самого работника, соответствующих работников кадровой службы и бухгалтерии.

На основании такого приказа будут вноситься изменения в трудовую книжку работника, личную карточку работника, лицевой счет работника и иные документы отдела кадров, бухгалтерии, службы безопасности и иных структурных подразделений.

Приказы по основной деятельности имеют срок хранения "постоянно". Приказы по административно-хозяйственным вопросам - срок хранения 5 лет.

Приказы по личному составу о приеме, увольнении, перемещении сотрудников хранятся 75 лет. Однако приказы о предоставлении учебных отпусков, дежурств, взысканиях, краткосрочных внутри России командировках имеют срок хранения 5 лет в соответствии со ст. 6 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения. Располагаются приказы в деле по порядковым номерам приказов.

ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

СРЕДНЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ

«БАЛАШИХИНСКИЙ ПРОМЫШЛЕННО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ КОЛЛЕДЖ»

Кириллова Елена Александровна

магистр, преподаватель спецдисциплин

Специальности: 034702

« Документационное обеспечение управления и архивоведение»

г.о. Балашиха

Содержание:

Пояснительная записка

При изменении отпусков и предоставлении отгулов

Образцы формулировок приказов по личному составу При изменении режима рабочего времени

Образцы формулировок приказов по личному составу При исполнении обязанностей временно отсутствующего работника

Образцы формулировок приказов по личному составу При изменении персональных данных

Образцы формулировок приказов по личному составу При наложении дисциплинарного взыскания и отстранении от

Образцы формулировок приказов по личному составу При обучении

Образцы формулировок приказов по личному составу При изменении условий труда

Образцы формулировок приказов по личному составу Приказы по основной деятельности, подготавливаемые отдел

14.

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Важное значение приобретают вопросы формирования и закрепления нового представление о становлении кадровой службы в организациях и функционировании современной системы в соответствии с Трудовым законодательством в Российской Федерации. Раскрыть узловое для организации кадровой службы понятие, его правовой статус; принципы кадровой службы; законодательные основы о кадровой службе в РФ; взаимосвязь работника и работодателя. Главная цель: в настоящее время работодателям необходимы специалисты кадровых служб, досконально знающие трудовое законодательство, грамотно ведущие кадровую документацию и умеющие правильно оформлять трудовые отношения , высокого профессионального мышления, высокого профессионализма, чувства законности и справедливости. В изменяющихся условиях современного российского общества все более актуальным становится обновление и модернизация содержания образования.

Приоритетными ориентирами для личности в период ее осмысленного взросления становятся применение инновационных методов обучения, что позволяет повысить знания студента. Творческие задания, особенно практическое для обучающего, придает смысл обучению, мотивирует деятельность студентов. Исходя из особой практической значимости, в содержании курса специально выделены вопросы о роли кадровой службы в укреплении законности, защите прав работника и работодателя, о значении выработанных теоретических положений для практики кадровых служб. Неизвестность ответа и возможность найти свое собственное решение позволяет создать фундамент для сотрудничества, общения всех участников образовательного процесса, включая педагога. В целях более эффективного изучения кадровых основ разработано учебное пособие - сборник для студентов, обучающихся по специальности «Документационное обеспечение управления и архивоведение». В результате работы со сборником студенты должны:

1) иметь представление о кадровой службе, об основных закономерностях ее возникновения, функционирования и развития.

2) знать какими нормативными документами регулируется работа кадровых служб, какие документы необходимо иметь в кадровой службе; правила хранения и доступа к кадровым документам.

3) уметь создавать кадровую службу организации; оформлять кадровую документацию в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ; правильно работать с трудовыми книжками; обеспечивать хранение кадровой документации; определять сроки хранения кадровых документов.

Сборник разработан с учетом требований федерального государственного образовательного стандарта среднего профессионального образования по специальности 034702 «Документационное обеспечение управления и архивоведение». Весь материал подготовлен с учетом действующего российского законодательства на 1 января 2013 года.

Применение сборника в целях самообучения и самоконтроля поможет более эффективно освоить материал и подготовиться к экзамену. При использовании таблиц учебный материал усваивается на более глубоком уровне, чем при прослушивании лекций. Материал считается изученным в достаточной степени, если студент может составить и оформить нужный документ.

Образцы формулировок приказов по личному составу при изменении отпусков и предоставлении отгулов

Заголовок приказа

(основание приказа)

Примечание

Изменение в отпусках, отгулы

Об отзыве из отпуска

ОТОЗВАТЬ Черникову Любовь Ивановну (таб. № 24) - заместителя главного инженера из ежегодного оплачиваемого отпуска с 25.06.2007 г. и предоставить оставшуюся часть ежегодного отпуска 7 календарных дней с 13.08 по 19.08.2007 г. включительно.

Основание: докладная записка главного инженера Красникова В. Н. об отзыве работника из отпуска от 21.06.2007 г., согласие Черниковой Л. И.

1. Личная карточка Т-2

2. График отпусков

О продлении отпуска

ПРОДЛИТЬ Михайлову Михаилу Петровичу (таб. № 939) - экономисту по труду планового отдела ежегодный оплачиваемый отпуск на 16 календарных дней с 30.07 по 14.08.2007 г. включительно в связи с болезнью Михайлова М. П. во время отпуска.

Основание: листок нетрудоспособности серия АЮ № 5679865, заявление Михайлова М. П. о продлении отпуска от 28.06.2007 г.

О переносе ежегодного оплачиваемого отпуска

ПЕРЕНЕСТИ Петрову Виктору Маратовичу (таб. № 15) - электромеханику станционного цеха ежегодный оплачиваемый отпуск на следующий 2008 рабочий год в связи с производственной необходимостью.

Основание: служебная записка начальника станционного цеха Иванова И. И. от 05.06.2007 г., утвержденный график отпусков ЗАО «ВРЕМЯ» на 2007 г., согласие Петрова В. М. на перенос отпуска

1. График отпусков

О прерывании отпуска по уходу за ребенком

СЧИТАТЬ Волкову Зинаиду Николаевну (таб. № 115) - секретаря-референта канцелярии приступившей к работе 01.10.2007 г. после отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет.

Основание: заявление Волковой З. Н. о выходе из отпуска от 31.10.2007 г.

Личная карточка Т-2

Табель учета рабочего времени

Об отмене ежегодного оплачиваемого отпуска

ОТМЕНИТЬ приказ № 615-о от 05.08.2007 г. о предоставлении отпуска Давыдову Петру Афанасьевичу (таб. № 167) - инженеру-электронику отдела технической эксплуатации в связи с болезнью и предоставить отпуск по заявлению работника в другое время.

Основание: служебная записка начальника отдела технической эксплуатации Романова Р. Р. от 05.08.2007 г., заявление Давыдова П. А., лист временной нетрудоспособности № 324-61 от 30.07.2007 г.

1. График отпусков

2. Табель учета рабочего времени

О замене части ежегодного отпуска компенсацией

Трудовым договором Хомич О. А. предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск 30 календарных дней. В соответствии со ст. 126 ТК РФ часть ежегодно оплачиваемого отпуска, превышающего 28 календарных дней, может быть заменена денежной компенсацией. На основании вышеизложенного ПРИКАЗЫВАЮ:

ЗАМЕНИТЬ Хомич Оксане Анатольевне - инженеру-программисту часть ежегодного оплачиваемого отпуска за период с 03.03.2006 по 02.03.2007 г. в размере двух календарных дней денежной компенсацией.

Отделу кадров внести соответствующую запись в личную карточку работника для учета выплат компенсаций за ежегодный отпуск

Основание: трудовой договор Хомич О. А. от 30.04. 2003 г. № 453/29, заявление Хомич О. А. от 26.11.2007 г.

1. Личная карточка Т-2

2. График отпусков

О предоставлении отгула за ранее отработанное время

ПРЕДОСТАВИТЬ:

Старикову Петру Петровичу (таб. № 443) - кабельщику-спайщику 5-го разряда аварийной бригады отгулы на 13 и 14.08.2007 г. за работу в выходные дни 10 и 11.02.2007 г. (приказ генерального директора ЗАО «ВРЕМЯ» от 01.02.2007 № 13).

Основание: заявление Старикова П. П. от10.08.2007 г. Приказ № 32-2 от 02.02.2007 г. о дежурстве в выходные дни

1. Личное дело

О предоставлении дополнительных дней отдыха в связи со сдачей крови

ПРИКАЗЫВАЮ:

Иванову Илье Ивановичу - слесарю-сантехнику 1-го разряда цеха СМП в связи с осуществлением донорских функций 23.01.2007 г. в соответствии со ст. 186 ТК РФ:

Предоставить дополнительные дни отдыха 23 и 24.01.2008 г.

Оплату за эти дни производить исходя из средней дневной тарифной ставки.

Основание: справка по форме № 401/у № 345-26,

служебная записка Иванова И. И.

Образцы формулировок приказов по личному составу при изменении режима рабочего времени

Заголовок приказа

Формулировка приказа - распорядительная часть

(основание приказа)

Примечание

Изменение режима рабочего времени

Об установлении режима неполной рабочей недели

УСТАНОВИТЬ:

Черниковой Ирине Ивановне (таб. № 25) - начальнику технического отдела как инвалиду 3-й группы общего заболевания:

1. С 02.07.2007 по 25.05.2008 г. включительно работу в режиме сокращенной рабочей недели с дополнительным выходным днем по пятницам.

2. Оплату труда производить пропорционально отработанному времени.

Основание: справка МСЭ-015 № 235183 от 22.05.2007 г., выданная Царицынским бюро МСЭ, Заявление Черниковой И. И. от 02.07.2007 г.

1. Табель учета рабочего времени

Об установлении сокращенной продолжительности рабочего времени

УСТАНОВИТЬ:

Кацадзе Джемалу Джабаевичу (таб. № 890) - инженеру электросвязи группы электропитающих устройств с 01.02.2007 по 31.01.2008 г. сокращенную продолжительность рабочего времени 35 часов в неделю с сохранением полной оплаты труда.

Основание: справка МСЭ-13 № 541384 от 18.01.2007 г, ст. 92 Трудового кодекса Российской Федерации, ст. 23 Федерального закона «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации» от 24.11.1995 г. № 181-ФЗ

1. Табель учета рабочего времени

УСТАНОВИТЬ:

Никулиной Тамаре Яновне (таб. № 196) - инспектору по кадрам отдела кадров работу с неполным рабочим днем:

Ежедневно - начало работы в 9-15, окончание - в 15-30, с 12.03.2007 г. включительно, с оплатой пропорционально отработанному времени как матери, имеющей ребенка в возрасте до 14 лет.

Основание: заявление Никулиной Т. Я. о предоставлении неполного рабочего дня от 05.03.2007 г.

1. Табель учета рабочего времени

Об установлении режима неполного рабочего дня

1.УСТАНОВИТЬ:

Константиновой Елене Владимировне (таб. 123) - бухгалтеру 1-й категории бухгалтерии работу с неполным рабочим днем по графику:

понедельник, среда - начало работы в 08-30, окончание - в 16-30,

вторник, четверг - начало работы в 08-30, окончание - в 17-30,

пятница - начало работы в 08-30, окончание - в 16-15,

с 05.09 по 31.12.2007 г. включительно с оплатой труда пропорционально отработанному времени в связи с учебой без отрыва от производства в Государственном колледже технологии и управления.

Основание: заявление Константиновой Е. В. от 04.09.2007 г.

1. Табель учета рабочего времени

Об изменении режима рабочего времени

ИЗМЕНИТЬ:

Пушкиной Елене Ивановне (таб. №134) - оператору ЭВМ сектора приема и подготовки данных, работающей по режиму пятидневной рабочей недели с двумя выходными днями, режим работы на режим по графику сменности с 11.06.2007 г. включительно на период ежегодного отпуска Степановой С. П. и производить доплату в размере 40% от стоимости часа за работу в ночное время.

Основание: служебная записка начальника сектора приема и подготовки данных Петровой Н. Н. от 04.06.2007 г., согласие Пушкиной Е. И.

1. Табель учета рабочего времени

Об установлении ненормированного рабочего дня

УСТАНОВИТЬ:

Иванову Ивану Ивановичу (таб. №125) - ведущему инженеру отдела программного обеспечения ненормированный рабочий день с 02.03.2007 г.

Основание: служебная записка начальника программного обеспечения Данилова А. И. от 01.03.2007 г., утвержденный перечень должностей с ненормированным рабочим днем от 01.02.2007 г.

1. Дополнительное соглашение к трудовому договору

Об установлении режима гибкого рабочего времени

РАЗРЕШИТЬ:

Хаустову Андрею Васильевичу (таб. № 11) - начальнику коммерческого отдела работу в режиме гибкого рабочего времени с обязательным ежедневным присутствием на рабочем месте не позднее 12-00 с 40-часовым суммарным количеством отработанных часов в неделю с 01.06 по 31.12.2007 г. включительно.

Основание: заявление Хаустова А. В. от 24.05.2007 г.

Об изменении режима рабочего времени, переводе на сменный режим

1. ПЕРЕВЕСТИ:

Евдокимова Илью Владимировича - инженера станционного оборудования с 25 марта 2007 г. на работу по сменному графику.

2. Суммированный учет рабочего времени для Евдокимова И. В. вести поквартально.

3. График работы и месячную норму труда установить в соответствии с утвержденным графиком сменности.

Основание: дополнительное соглашение № 1 от 24.03.2007 г. к трудовому договору Евдокимова И. В. № 341-2 от 01.10.2006 г.

Образцы формулировок приказов по личному составу при исполнении обязанностей временно отсутствующего работника

Размер надбавки (доплаты) за выполнение дополнительной работы определяется по соглашению сторон трудового договора. Если трудовым договором или должностной инструкцией определено, что работник замещает на время отсутствия другого работника (например, обязанность ведущего инженера по кадрам замещать на время отсутствия начальника отдела кадров) и это является трудовой функцией работника, то в этом случае доплаты за исполнение обязанностей временно отсутствующего могут не устанавливаться.

Образцы формулировок приказов по личному составу при изменении персональных данных

Заголовок приказа

Формулировка приказа - распорядительная часть

(основание приказа)

Примечание

Изменение персональных данных

Об изменении фамилии, учетных данных

1. ИЗМЕНИТЬ Киселевой Ирине Владимировне - бухгалтеру бухгалтерии (таб. № 748) фамилию на Левенцова в связи с заключением брака.

2. ВНЕСТИ изменения в трудовой договор Киселевой И. В. № 349-76 от 31.11.2005 г., в трудовую книжку № 342143 и другие учетные и кадровые документы.

Основание: свидетельство о браке серия номер, выданное отделом ЗАГС муниципального района «Войковский» 15.11.2007 г.

Трудовой договор

Личная карточка Т-2

Личное дело

Трудовая книжка

Табель учета рабочего времени

Об изменении паспортных данных

ВНЕСТИ изменения в учетные и кадровые документы Киселевой Ирины Владимировны - бухгалтера бухгалтерии.

Основание: паспорт серии 45 07 № 012543, выдан ОВД «Вешняки» г. Москвы, дата выдачи 29.09.2007 г.

Личная карточка Т-2

Личное дело

Трудовой договор

Образцы формулировок приказов по личному составу при наложении дисциплинарного взыскания и отстранении от работы

Заголовок приказа

Формулировка приказа - распорядительная часть

(основание приказа)

Примечание

Дисциплинарные взыскания, отстранение работника от работы

Об объявлении замечания

За неоднократное нарушение п. 5.1 Правил внутреннего трудового распорядка ЗАО «ГЛАКОН» № 1 от 03.07.2002 г., выразившееся в систематическом опоздании Зинченко Д. Ю. на работу в период с 24.03 по 26.03.2008 г., руководствуясь статьями 192 и 193 Трудового кодекса Российской Федерации,

ПРИКАЗЫВАЮ:

ОБЪЯВИТЬ Зинченко Денису Юрьевичу - менеджеру по работе с клиентами ЗАМЕЧАНИЕ.

ПРИКАЗЫВАЮ не оплачивать время отсутствия на рабочем месте из-за опозданий:

24.03.2008 г. - на 3 часа 30 минут;

25.03.2008 г. - на 2 часа;

26.03.2007 г. - на 1 час 30 мин.

3. ВНЕСТИ соответствующие изменения в табель учета рабочего времени.

Основание: докладная записка начальника отдела по работе с клиентами Семенова А. О., объяснительная записка Зинченко Д. Ю. от 27.03.2008 г., акты об опоздании Зинченко Д. Ю. № 1 от 24.03.2008 г., № 2 от 25.03.2008 г., № от 26.03.2008 г.

1. Личная карточка Т-2

2. Личное дело

О вынесении дисциплинарного взыскания

19.08.2007 г. Трофименко Александр Владимирович - сантехник 6-го разряда не явился на работу и не сообщил причину своего отсутствия руководству участка.

20.08.2007 г. Трофименко А. В. вышел на работу, не предоставив оправдательных документов. Исходя из предоставленного работником письменного объяснения причины отсутствия на работе руководством признаны неуважительными. Руководствуясь ст. 192 и 193 Трудового кодекса Российской Федерации за нарушение трудовой дисциплины,

ПРИКАЗЫВАЮ:

Трофименко А. В. - слесарю-сантехнику 6-го разряда группы по обслуживанию вентиляционного и сантехнического оборудования участка за отсутствие на работе без уважительных причин объявить ВЫГОВОР.

Бухгалтерии не оплачивать Трофименко А. В. 19.08.2007 г.

Основание: объяснительная записка Трофименко А. В., докладная записка начальника группы по обслуживанию вентиляционного и сантехнического оборудования Каримова А. И., акт об отсутствии Трофименко А. В.на рабочем месте от 19.08.2007 г.

1. Личное дело

2. Личная карточка Т-2

О снятии дисциплинарного взыскания

За добросовестное выполнение обязанностей Ивановым И. Е. в соответствии с частью второй ст. 194 Трудового кодекса Российской Федерации и ходатайством непосредственного руководителя Иванова

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. СНЯТЬ дисциплинарное взыскание с Иванова Ильи Евгеньевича, слесаря-сантехника 5-го разряда, примененное 30.09.2007 г.

Основание: ходатайство Петрова И. М.

1. Личное дело

2. Личная карточка Т-2

Об отстранении от работы в связи с непрохождением проверки знаний и навыков в области охраны труда

15.02.2008 г. Ослов В. В. – - монтажник 5-го разряда цеха № 1 не явился на проверку знаний и навыков в области охраны труда. В соответствии с частью первой ст. 76 Трудового кодекса Российской Федерации

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. ОТСТРАНИТЬ от работы ОСЛОВА Василия Васильевича (таб. № 245) - монтажника 5-го разряда цеха № с 16 часов 30 минут 15.02.2008 г до прохождения им проверки знаний и навыков в области охраны труда.

2. ОПЛАТИТЬ ОСЛОВУ В. В. рабочий день 15.02.2008 г пропорционально отработанному времени и в табеле учета рабочего времени учесть период отстранения от работы.

2. НЕ НАЧИСЛЯТЬ ОСЛОВУ Василию Васильевичу заработную плату в течение периода отстранения от работы.

Основание: АКТ № 2 от 15.02.2008 г. об отказе Ослова В. В. дать письменное объяснение и об отстранении от работы Ослова В. В., решение комиссии по проверке знаний по охране труда № 32 от 15.02.2008 г.

Табель учета рабочего времени

Об отстранении в связи с приостановлением специального права

07.04.2008 г. Федоров А. А. - водитель транспортного цеха ЗАО «Время» в результате нарушения правил дорожного движения был лишен водительских прав сроком на один месяц. В соответствии с частью первой ст. 76 Трудового кодекса Российской Федерации

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. ОТСТРАНИТЬ от работы ФЕДОРОВА Алексея Анатольевича (таб. № 45) - водителя транспортного цеха с 07.04.2008 г. до восстановления и получения водительских прав.

2. НЕ НАЧИСЛЯТЬ ФЕДОРОВУ А. А. заработную плату в течение периода недопущения к работе.

3. НЕ ДОПУСКАТЬ ФЕДОРОВА А.А на рабочее место и на территорию ЗАО «Время» на период его отстранения от работы.

Основание: постановление суда о лишении права управления транспортным средством № 1934/347 от 03.04.2008 г. Акт об отстранении Федорова А. А. от работы от 07.04.2008 г.

Табель учета рабочего времени

Об отстранении от работы по требованию уполномоченного органа

02.04.2008 г. работник ЗАО «Время» АВДЕЕВ П. А был отстранен от работы Государственной инспекцией труда г. Москвы. На основании вышеизложенного и в соответствии с частью первой ст. 76 и частью первой ст. 157 Трудового кодекса Российской Федерации.

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. ОТСТРАНИТЬ АВДЕЕВА Павла Александровича (таб. № 246) - инженера ЭПУ энергетического цеха ЗАО «Время» от работы до прохождения им обучения и проверки знаний требований по охране труда.

2. ОПЛАТИТЬ АВДЕЕВУ П. А. период отстранения от работы в размере двух третей средней его заработной платы.

Основание: предписание трудовой инспекции №163/746 от 02.04.2008 г., акт об отстранении Авдеева П. А. от работы от 02.04.2008 г., письменное объяснение Авдеева П. А. по факту непрохождения обучения и проверки знаний от 02.04.2008 г.

Табель учета рабочего времени

Образцы формулировок приказов по личному составу при обучении

Заголовок приказа

Формулировка приказа - распорядительная часть

(основание приказа)

Примечание

Обучение

О назначении наставника

Для обеспечения ускоренной адаптации вновь принятого работника

ПРИКАЗЫВАЮ:

НАЗНАЧИТЬ Демидова Илью Игоревича, инженера отдела аппаратного обеспечения, с 01.08 по 01.09.2007 г. включительно наставником Королева Алексея Викторовича - техника отдела аппаратного обеспечения.

Основание: служебная записка начальника отдела аппаратного обеспечения Серого Н. Ю., Положение о наставничестве № 2-4 от 02.10.2004 г.

Личное дело

О направлении на стажировку

Для прохождения стажировки

ПРИКАЗЫВАЮ:

НАПРАВИТЬ Ферковича Александра Сергеевича - техника отдела документирования на стажировку в отдел программирования с 01.11 по 01.12.2007 г.

НАЗНАЧИТЬ Романова Андрея Яновича - ведущего программиста отдела программирования руководителем стажировки.

ПРЕДОСТАВИТЬ руководителю стажировки дневник прохождения стажировки в отдел персонала не позднее 10.12.2007 г.

Основание: записка руководителя отдела программирования Иванова А. Н., Положение о стажировке № 4-6 от 12.04.2006 г.

Оформляется дневник о прохождении стажировки в соответствии с Положением о наставничестве и стажировке

1. Личное дело

О приеме на производственную практику

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. ПРИНЯТЬ Орлова Александра Сергеевича - учащегося 3-го курса МГТУ им. Баумана для прохождения производственной практики (без оплаты) в цех электрических измерений.

2. УСТАНОВИТЬ срок прохождения производственной практики с 03.07 по 30.07.2007 г.

3. НАЗНАЧИТЬ Серегина Алексея Ивановича (таб. № 764) - инженера линейных сооружений связи и абонентских устройств 1-й категории цеха электрических измерений руководителем производственной практики с доплатой в размере 25% к должностному окладу.

4. Орлову А. С. проходить производственную практику ежедневно с 9.00 до 16.00 с перерывом для отдыха и приема пищи с 12.30 до 13.30.

5. Серегину А. И обучить практиканта Орлова А. С. безопасным приемам и методам труда в соответствии с утвержденным Положением по охране труда

Основание: направление на производственную практику Орлова А. С. от 03.07.2007 г., коллективный договор ЗАО «ГЛАКОН» от 02.02.2004 г.

Образцы формулировок приказов по личному составу при изменении условий труда

Заголовок приказа

Формулировка приказа - распорядительная часть

(основание приказа)

Примечание

Изменение условий труда

Об исключении работы во вредных условиях

ПРИКАЗЫВАЮ:

ИСКЛЮЧИТЬ из обязанностей Чугуева Бориса Юрьевича (таб. №364) - кабельщика-спайщика цеха работу во вредных условиях труда: спайку освинцованных кабелей и кабелей с полиэтиленовыми и полихлорвиниловыми оболочками сроком на три месяца с 07.06 по 06.09.2007 г. и установить 8-часовой рабочий день с нормальной продолжительностью рабочего времени в размере 40 часов в неделю.

Основание: справка МСЧ № 34 от 07.06.2007 г. № б/н, дополнительное соглашение к трудовому договору Чугуева Б. Ю.

О работе во вредных условиях труда

ПРИКАЗЫВАЮ:

СЧИТАТЬ Чистякова Евгения Сергеевича (таб. № 234) - кабельщика-спайщика 4-го разряда цеха работающим во вредных условиях труда с поднятием тяжести не более 12 килограммов с 16.05.2007 г.

Основание: справка МСЧ № 35 от 16.05.2007 г. № б/н

О снятии доплаты за выполнение дополнительных обязанностей

ПРИКАЗЫВАЮ:

СНЯТЬ с Дерюженко Александра Анатольевича (таб. № 124) - инженера электросвязи 1-й категории станционного цеха доплату в размере 20% за выполнение дополнительных обязанностей по выполнению работ по сбору и сдаче лома и отходов драгоценных металлов в ЗАО «Время» с 01.01.2007 г.

Основание: докладная записка Петрова И. Г. № 31 от 10.12.2006 г.

Об изменении должностного оклада

ПРИКАЗЫВАЮ:

УСТАНОВИТЬ с 01.01.2008 г. Пак Елене Петровне - инспектору по кадрам отдела кадров оклад 24 000 (двадцать четыре тысячи) рублей.

Основание: дополнительное соглашение № 1 от 25.12.2007 г. к трудовому договору № 342-18 от 29.12.2006 г.

Заголовок приказа

Формулировка приказа - распорядительная часть

(основание приказа)

Примечание

Приказы по основной деятельности, подготавливаемые отделом кадров

О возложении ответственности за ведение и хранение трудовых книжек

В соответствии с правилами ведения и хранения трудовых книжек

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. ВОЗЛОЖИТЬ ответственность за ведение, учет, хранение и выдачу трудовых книжек на начальника отдела кадров Васильеву Наталью Андреевну

Об утверждении штатного расписания

Для формирования штатной численности и фонда оплаты труда на 2008 г.

ПРИКАЗЫВАЮ:

Утвердить штатное расписание № 02 от 28.12.2007 г. на 2008 г. со штатом в количестве 203 единиц с 01.01.2008 г.

О внесении изменений в штатное расписание

Для формирования штатной численности и фонда оплаты труда на 2008 г

ВНЕСТИ

изменения с 01.11.2008 г.:

в штатное расписание № 02 от 28.12.2007 г. утвержденное приказом № 67 от 28.12.2007 г. и введенное в действие с 01.01.2008 г.

1. ИСКЛЮЧИТЬ:

из штатного расписания 1 штатную единицу - должность заместителя главного бухгалтера с окладом 25 000 рублей.

ВВЕСТИ:

в штатное расписание 1 штатную единицу - должность руководителя канцелярии с окладом 20 000 рублей

Это делается утверждением штатного расписания с новой даты. При необходимости приказом в штатное расписание можно вносить изменения и необязательно каждый раз утверждать новое штатное. См Указания к заполнению унифицированных форм

О формировании графиков отпусков

РАЗРАБОТАТЬ график отпусков работников ЗАО «Время» на 2008 г. и представить на утверждение генерального директора до 15.12.2007 г.

Учитывать равномерность отправления работников в ежегодный отпуск при разработке графика отпусков.

График отпусков не должен нарушать производственный процесс ЗАО «Время». В графике отпусков учесть, что в летнее время может быть предоставлен отпуск не более 50% работников ЗАО «Время». Летнее время считать с мая по сентябрь 2008 г.

Ответственность за разработку графиков отпусков в структурных подразделениях возложить на руководителей структурных подразделений, начальнику отдела кадров предоставить сводный график отпусков

О введении в действие Правил внутреннего трудового распорядка и Положения о персональных данных

ПРИКАЗЫВАЮ:

ВВЕСТИ в действие с 01.12.2007 г. Правила внутреннего трудового распорядка для работников ЗАО «Время», утвержденные генеральным директором 29.10.2007 г.

ВВЕСТИ в действие с 01.11.2007 г. Положение о персональных данных, утвержденное генеральным директором 30.10.2007 г.

С Правилами внутреннего трудового распорядка и Положением о персональных данных начальнику отдела кадров ознакомить всех работников ЗАО «Время» под роспись

Печать

1. Ввести в действие с 01.11.2008 г. печать отдела кадров со следующими реквизитами: «Закрытое акционерное общество - “Время” ОТДЕЛ КАДРОВ»

   Ответственность за хранение и использование печати возложить на начальника отдела кадров

   Печать использовать строго в соответствии с инструкцией № 34 от 30.10.2008 г. «Использование печатей и штампов ЗАО “Время”». С 01.08.2008 г. в трудовых книжках ставится только печать организации и подпись генерального директора. Поэтому в этом приказе надо отразить, на каких документах могут ставить печать отдела кадров сотрудники, ответственные за ее хранение и использование. В соответствии с (п. 5) Правилами ведения и хранения трудовых книжек и изменениями, утв. Постановлением Правительства РФ от 01.03.2008 г. (а не с 01.08) все записи, внесенные в трудовую книжку, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью работодателя (печать отдела кадров также является печатью работодателя). Данный приказ нужен, чтобы узаконить печать отдела кадров (если таковая есть и используется). Обратите внимание: в приказе дается ссылка на Инструкцию на использование печатей, в ней все должно быть описано подробным образом

"Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2008, N 5

Составляем приказы по личному составу правильно

Слушатели семинаров по делопроизводству часто задают вопросы, касающиеся составления различного рода приказов. Среди них типичными являются вопросы о том, какие приказы относятся к приказам по личному составу, а какие - по основной деятельности, какие государственные стандарты устанавливают требования к оформлению приказов, обязательно ли применение унифицированных форм приказов и др. На эти и другие актуальные вопросы кадровиков дает ответы данная статья.

Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа в управленческой деятельности организации. Он издается для решения основных и оперативных задач. По юридической природе приказ может быть как актом управления, содержащим нормы права, регулирующие определенные сферы общественных отношений, так и актом применения норм права.

В делопроизводстве принято разделять два вида приказов: приказы по основной деятельности и приказы по личному составу.

Словарь кадрового делопроизводства. Приказ по основной деятельности - правовой акт, издаваемый руководителем органа управления, действующего на основе единоначалия, для осуществления исполнительной и распорядительной деятельности в ходе решения задач, возложенных на организацию, или во исполнение законов, постановлений и распоряжений Правительства РФ, вышестоящих органов власти и управления.

Приказ по личному составу - правовой акт, издаваемый администрацией для регулирования правоотношений между гражданами и органами управления.

К приказам по основной деятельности относятся: приказы по финансовым вопросам, по материально-техническому обеспечению, по организационно-правовым вопросам, по регулированию управленческой деятельности.

К приказам по личному составу относятся: приказы о приеме, переводе, увольнении, поощрении, изменении фамилии, об очередных и учебных отпусках, о дежурствах, о взысканиях, о командировках и др.

В Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М., Росархив, 2002) к отдельной группе приказов отнесены приказы по административно-хозяйственным вопросам (ст. 6), т.е. приказы о соблюдении правил внутреннего трудового распорядка, об эксплуатации зданий, сооружений, транспортном обслуживании, внутренней связи, охране (разд. 10 Перечня).

Так как приказы по основной деятельности и по административно-хозяйственным вопросам входят в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации, то оформляться они должны в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (М., ВНИИДАД, 2003). В соответствии с указанным ГОСТом приказ оформляется на специально разработанном бланке "Приказ" или на общем бланке с указанием вида документа "Приказ" (см. Приложения к ГОСТу).

В 2004 г. Госстандарт утвердил унифицированные формы большинства приказов по личному составу. Текст таких приказов представлен в табличной форме и имеет ряд отличий от традиционного способа их оформления. Например, в соответствии с требованиями приказы оформляются не на несколько распорядительных действий, а на одно: отдельный приказ о приеме на работу, отдельный - о переводе, увольнении, командировании.

Приказы, не вошедшие в разработанный унифицированный комплекс документов, в целях внесения единообразия в оформление желательно оформлять с учетом требований ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Следует также учитывать, что приказы по личному составу должны соответствовать Трудовому кодексу Российской федерации (ТК РФ) и Кодексу об административных правонарушениях с изменениями и дополнениями.

Все приказы по личному составу оформляются на бланках формата А4 и имеют следующий состав реквизитов:

Наименование вида документа - "Приказ";

Дата и номер приказа;

Место издания;

Заголовок к тексту;

Текст (распорядительная часть и основание издания);

Подпись;

Визы согласования;

Отметка об ознакомлении с приказом работника;

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Также хотелось бы отметить, что организация может вносить дополнительные реквизиты в унифицированные формы первичной учетной документации, а вот реквизиты этих форм, утвержденные Госкомстатом России, должны оставаться без изменений. Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.

Приказы подписывает руководитель организации. В случае его отсутствия подпись может проставлять лицо, официально исполняющее обязанности руководителя. Так, в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. Приказом Минкультуры России от 08.11.2005 N 536) говорится: "Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: "и.о.", "зам"). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности". На практике в таких случаях инициалы и фамилия лица, подписавшего документ, указываются под фамилией руководителя.

Приказ вступает в законную силу с момента его подписания (издания). Таким образом, датой приказа по основной деятельности является дата подписания документа, которая проставляется в заголовочной части приказа (ГОСТ Р 6.30-2003).

Датой приказа по личному составу также является дата подписания документа, которая может совпадать, а может не совпадать с датой вступления в законную силу указанного действия в тексте документа. Например, приказы о приеме и о переводе на другую работу могут иметь обратную силу. В ч. 2 ст. 67 ТК РФ говорится, что трудовой договор, не оформленный надлежащим образом, все же считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя. При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех дней со дня фактического допущения его к работе.

Таким образом, трудовой договор, оформленный, например, 24 декабря, в котором указывается, что работник приступил к работе 22 декабря, имеет обратную силу (в данном примере - двухдневный период). Так как основанием для издания приказа является именно трудовой договор, то приказ также будет иметь две даты: дату подписания 24 декабря (она же - дата, указанная в заголовочной части) и дату начала работы 22 декабря, указанную в тексте документа. Пример записи в трудовой книжке (рис. 1).

Пример записи в трудовой книжке

Так же решается вопрос и в случае с несвоевременным оформлением перевода работника. Но в случае увольнения приказ обратной силы иметь не может. Например, работник написал заявление 02.12.2007 с формулировкой: "Прошу уволить меня по собственному желанию 02.12.2007" и руководитель подписал ему заявление, то приказ не может быть издан 03.12.2007, а только более ранней датой, например 31.11.2007.

Правила регистрации приказов

Регистрационный индекс документа, как правило, включает в себя несколько элементов. Основным элементом индекса является порядковый номер документа. В дополнение к порядковому номеру с целью облегчения поиска указывают код места исполнения и хранения документа, принадлежности его к определенному вопросу, корреспонденту, автору, территории, периоду и т.д.

Приказы по личному составу группируются отдельно от приказов по основной деятельности, поэтому необходимо дополнять индекс приказов по личному составу буквенным обозначением, например 28-к или 12 л/с (личный состав). Поскольку приказы по личному составу имеют различные сроки хранения, а документы с разными сроками хранения не могут помещаться в одно дело, то внутри этой категории документов (приказы по личному составу) необходимо при индексации сделать различия. Так, приказы о приеме, перемещении, увольнении можно формировать в одно дело в хронологическом порядке и присваивать им индекс в пределах данной группы с добавлением буквенного обозначения л/с, а приказы о предоставлении отпусков, о командировках и т.п., имеющие временные сроки хранения, - в отдельное дело с присвоением других буквенных обозначений (N 15-к, N 11-о).

Печать на приказах

Законодательные и иные нормативные акты не содержат какой-либо информации о заверении приказов печатью организации или иной печатью. Следовательно, можно сказать, что закон не требует заверять приказы (распоряжения) по личному составу печатью. Унифицированные формы приказов (распоряжений), утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты", также не содержат указаний на необходимость заверения приказов печатью.

Однако копии приказов, помещаемых в личное дело сотрудника, должны быть заверены отметкой "О заверении копии" с последующим проставлением на ней печати, так как личные дела в случае передачи документов на государственное хранение будут храниться вне организации.

Оформление виз на приказах

Визы проставляются на лицевой или оборотной стороне последнего листа приказа ниже реквизита "Подпись". Визы могут оформляться и на отдельном листе бумаги - листе согласования. В этом случае, в том месте на приказе, где должны были располагаться визы, указывают: "Лист согласования прилагается". Виза оформляется следующим образом. Собственно слово "Виза" не пишется, а указывается должность, подпись, расшифровка подписи и дата согласования.

Отметка об ознакомлении с документом служит письменным подтверждением факта доведения документа до сведения сотрудника и начинается словами: "С приказом ознакомлен". Отметка включает личную подпись сотрудника, ее расшифровку и дату, проставленную от руки.

В унифицированных формах приказов по личному составу (о приеме на работу - Т-1, переводе на другую работу - Т-5, предоставлении отпуска - Т-6, прекращении трудового договора - Т-8, направлении работника в командировку - Т-9 и о поощрении - Т-11) содержится реквизит "Виза ознакомления работника". В числе других приказов по личному составу, не имеющих унифицированной формы, необходимо выделить приказ о применении дисциплинарного взыскания, на котором данная виза проставляется обязательно, т.к. согласно ч. 6 ст. 193 ТК РФ приказ (распоряжение) работодателя о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под расписку в течение трех рабочих дней со дня его издания.

Что касается других неунифицированных приказов, то в законе нет прямого указания об ознакомлении с ними работников в письменной форме. Однако в связи с тем, что в приказах по личному составу затрагиваются принципиально важные для работника вопросы (например, присвоение разрядов, изменение анкетно-биографических данных и т.д.), представляется целесообразным предусматривать визу ознакомления работника в каждом приказе. Отметку об ознакомлении с документом располагают ниже реквизита "Подпись" на лицевой или оборотной стороне документа.

Оформление отметки об ознакомлении с приказом

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Начальник отдела кадров Начальник юридического отдела │

│ личная подпись А.В. Федоров личная подпись А.Ю. Мамонов │

│ Дата Дата │

│ Начальник отдела безопасности Начальник отдела технического │

│ обслуживания │

│ личная подпись М.А. Свистунов личная подпись Г.В. Жигунов │

│ Дата Дата │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Доведение приказа до исполнителей

Законодательством не предусмотрена конкретная форма доведения приказа до исполнителей. При "традиционной" организации делопроизводства чаще всего с приказов и распоряжений снимают копии, реже делают выписки, которые затем направляют исполнителям или сотрудникам организации в соответствии с указателем рассылки (он также составляется и подписывается исполнителем).

Л.Доронина

кафедры ДиДОУ ГУУ

Подписано в печать