Как оформить использование личного автомобиля в служебных целях и получить компенсацию? Выплачиваем работнику компенсацию за использование автомобиля для служебных поездок личных легковых автомобилей

Нормы компенсаций за использование личных автомобилей

Нормы расходов организаций на выплату
компенсаций за использование личных автомобилей
(личного транспорта)

Внимание!

• Нормы расходов на компенсацию за использование личного транспорта уже включают в себя все затраты , связанные с его использованием в служебной деятельности (ГСМ, ремонт, техобслуживание, мойку и т.д.). Таким образом, никакие сверхнормативные суммы компенсации за использование личного транспорта и возмещения расходов не уменьшают налогооблагаемую базу ни по налогу на прибыль, ни по единому налогу для УСН.
• В налоговых расходах можно учесть сумму компенсации за использование личного автомобиля, начисленную сотруднику только за те дни, когда автомобиль фактически использовался в служебных целях. То есть, если компенсация установлена в твердой сумме за месяц, а работник в течение месяца находился на больничном, в отпуске и т.д., то к налоговому учету можно принять лишь часть компенсации, рассчитанную за фактически отработанные дни.
• Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях уменьшает налогооблагаемую базу только при наличии всех подтверждающих документов, оформленных надлежащим образом.
• На сумму компенсации не начисляются страховые взносы и не удерживается НДФЛ.
• Путевой лист?
  Налоговый Кодекс РФ напрямую не выдвигает требование оформления путевых листов для выплаты компенсации за использование личного автомобиля работника в служебных целях. По мнению контролирующих органов организация должна вести учет служебных поездок в путевых листах. Именно путевые листы являются подтверждением фактического использования имущества в интересах работодателя (Письмо Минфина РФ от 27.06.2013 г. №03-04-05/24421). Сам по себе приказ руководителя об установлении компенсационных выплат не является первичным учетным документом (ст.9 Федерального закона от 06.12.2011 г. №402-ФЗ «О бухгалтерском учете») и его будет недостаточно для подтверждения реально понесенных работником затрат. Но, если у налогоплательщика будут иные документы, подтверждающие расходы (например, отчеты работника с приложенными чеками, журнал учета служебных поездок с указанием времени, цели поездки и пр.), то отсутствие путевых листов не будет являться основанием для отказа в признании компенсационных расходов.

ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 2 июля 2013 г. N 563 О ПОРЯДКЕ

Правительство Российской Федерации постановляет:
1. Утвердить прилагаемые Правила выплаты компенсации за использование федеральными государственными гражданскими служащими личного транспорта (легковые автомобили и мотоциклы) в служебных целях и возмещения расходов, связанных с его использованием.
2. Установить предельные размеры компенсации за использование личного транспорта в служебных целях согласно приложению.
3. Министерству финансов Российской Федерации давать разъяснения по вопросам, связанным с применением Правил, утвержденных настоящим постановлением.
4. Установить, что финансовое обеспечение расходных обязательств Российской Федерации, связанных с реализацией настоящего постановления, осуществляется в пределах бюджетных ассигнований, предусмотренных федеральным государственным органам в федеральном бюджете на обеспечение их деятельности на соответствующий финансовый год.
5. Признать утратившими силу:
постановление Правительства Российской Федерации от 20 июня 1992 г. N 414 "О нормах компенсации за использование личных легковых автомобилей в служебных целях" (Российские вести, 1992, N 24);
постановление Совета Министров - Правительства Российской Федерации от 24 мая 1993 г. N 487 "О предельных нормах компенсации за использование личных легковых автомобилей и мотоциклов для служебных поездок" (Собрание актов Президента и Правительства Российской Федерации, 1993, N 22, ст. 2031);
пункт 1 изменений, которые вносятся в акты Правительства Российской Федерации, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 17 декабря 2010 г. N 1045 "Об изменении и признании утратившими силу некоторых актов Правительства Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, N 52, ст. 7104).

Председатель Правительства
Российской Федерации
Д.МЕДВЕДЕВ

Утверждены
постановлением Правительства
Российской Федерации
от 2 июля 2013 г. N 563

ПРАВИЛА
ВЫПЛАТЫ КОМПЕНСАЦИИ ЗА ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ФЕДЕРАЛЬНЫМИ
ГОСУДАРСТВЕННЫМИ ГРАЖДАНСКИМИ СЛУЖАЩИМИ ЛИЧНОГО ТРАНСПОРТА
(ЛЕГКОВЫЕ АВТОМОБИЛИ И МОТОЦИКЛЫ) В СЛУЖЕБНЫХ ЦЕЛЯХ
И ВОЗМЕЩЕНИЯ РАСХОДОВ, СВЯЗАННЫХ С ЕГО ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ

1. Настоящие Правила устанавливают порядок выплаты компенсации за использование личного транспорта (легковые автомобили и мотоциклы) в служебных целях и порядок возмещения расходов, связанных с использованием указанного транспорта в служебных целях (далее соответственно - компенсация, личный транспорт, возмещение расходов) федеральными государственными гражданскими служащими, служебная деятельность которых связана с постоянными служебными поездками в соответствии с их должностными обязанностями (далее - гражданские служащие). 2. Для получения компенсации и возмещения расходов гражданский служащий подает заявление представителю нанимателя с указанием сведений, об исполнении каких должностных обязанностей и с какой периодичностью используется личный транспорт.
К заявлению прилагается копия свидетельства о регистрации транспортного средства (с предъявлением оригинала). 3. Решение о выплате компенсации и возмещении расходов принимается представителем нанимателя в 10-дневный срок со дня получения заявления гражданского служащего с учетом: необходимости использования личного транспорта для исполнения должностных обязанностей, связанных с постоянными служебными поездками; времени использования личного транспорта в служебных целях; объема бюджетных ассигнований, предусмотренных соответствующему федеральному государственному органу в федеральном бюджете на обеспечение его деятельности. 4. Максимальный размер компенсации в месяц не должен превышать предельный размер этой компенсации, предусмотренный приложением к постановлению Правительства Российской Федерации от 2 июля 2013 г. N 563. 5. Возмещение расходов на приобретение горюче-смазочных материалов производится по фактическим затратам, подтвержденным соответствующими документами (счетами, квитанциями, кассовыми чеками и др.). 6. Выплата компенсации и возмещение расходов гражданскому служащему производятся 1 раз в текущем месяце за истекший месяц на основании акта федерального государственного органа, в котором определены размеры компенсации и возмещения расходов. 7. Гражданскому служащему, которому предоставлен служебный транспорт с персональным закреплением, в случае его отказа от этого транспорта и подачи заявления о выплате компенсации и возмещении расходов устанавливается компенсация и возмещаются расходы в порядке и размерах, предусмотренных настоящими Правилами.

Бухгалтерский учет компенсационных выплат

Согласно условиям трудового договора ООО «Альфа» ежемесячно выплачивает работнику (менеджер по закупкам) компенсацию за использование личного легкового автомобиля
(объем двигателя - 1 400 куб. см) в размере 2 000 рублей.
Выплата осуществляется до 5 числа следующего за начислением компенсации месяца.

Бухгалтерские проводки

Cхема безопасного учета выплат компенсаций
за использование личных автомобилей и налогов

Пример трудового договора

В трудовом договоре курьера Ивановой В.В. указано, что для исполнения трудовых обязанностей работник использует личный легковой автомобиль.
Ивановой В.В. представлены документы, подтверждающие право владения автомобилем. Согласно приказу руководителя компенсация за использование личного автомобиля выплачивается с 01.02.2016 в размере 1 200 руб., что соответствует норме, определенной Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92.
С 01.05.2016 по 16.05.2016 (15 дней) Иванова В.В. была в отпуске.

Бухгалтерские проводки

Одно из условий быстрой и мобильной работы любой организации - наличие автотранспорта. Организации часто заключают соглашения с работниками об использовании личного автомобиля в служебных целях. Законодательство предусматривает различные способы оформления таких отношений.

В большинстве случаев применяют два из них: организация выплачивает работнику компенсацию или арендует у него автомобиль. В статье мы собрали ответы на все вопросы по использованию личных автомобилей работников.

Оформить использование личного автомобиля работника в служебных целях организация может следующими способами:

• Выплатить работнику компенсацию за использование и износ личного автомобиля по трудовому договору.
• Арендовать автомобиль у работника.
• Заключить с работником договор на оказание транспортных услуг.
• Передать машину в безвозмездное пользование или лизинг.

ОРГАНИЗАЦИЯ ВЫПЛАЧИВАЕТ СОТРУДНИКУ КОМПЕНСАЦИЮ ЗА ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ЛИЧНОГО АВТОМОБИЛЯ

Если личный автомобиль работника используется с согласия работодателя и для служебных целей, работодатель должен компенсировать износ (амортизацию) личного транспорта, а также возместить расходы, связанные с его использованием (ст. 188 Трудового кодекса РФ).

О размере компенсации за использование автомобиля в служебных целях должны договориться работник и руководитель.

При этом следует учитывать, что размер компенсации влияет на налоги.

Так, в состав затрат организации при расчете налога на прибыль включаются компенсационные выплаты, установленные в пределах норм, которые определены в постановлении Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 (подп. 11 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ).

Нормы расходов на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей приведены ниже.

Нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование

для служебных поездок личных легковых автомобилей

Компенсация за дни, в которые автомобиль не использовался в служебных целях, в налоговых расходах организации не учитывается.

Если работник болел, был в отпуске или в командировке, то, согласно официальному мнению, за дни отсутствия работника сумму компенсации учесть в налоговых расходах нельзя, поскольку это необоснованный расход (письмо Минфина России от 03.12.2009 № 03-04-06-02/87).

ОРГАНИЗАЦИЯ АРЕНДУЕТ АВТОМОБИЛЬ СОТРУДНИКА

Для оформления арендных отношений необходимо заключить договор аренды и оформить акт приема-передачи автомобиля.

Договор аренды можно оформить только на автомобиль или арендовать автомобиль вместе с водителем. В первом случае личный автомобиль предоставляется организации во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им или с оказанием услуг по управлению автомобилем, во втором случае управлять арендованным автомобилем будет сам работник-арендодатель, то есть за рулем автомобиля всегда будет находиться его собственник.

Договор аренды можно заключить таким образом, чтобы работник, передавший машину в аренду, получал арендную плату, а расходы по содержанию автомобиля были возложены на организацию-арендатора.

ОРГАНИЗАЦИЯ ВОЗМЕЩАЕТ РАСХОДЫ, СВЯЗАННЫЕ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ ЛИЧНОГО АВТОМОБИЛЯ В СЛУЖЕБНЫХ ЦЕЛЯХ

Возмещение расходов за использование личного транспорта предусмотрено ст. 188 ТК РФ, согласно которой организация возмещает работнику расходы, связанные с использованием его личного имущества для служебных целей. При использовании личного автомобиля к таковым можно отнести:

• расходы на ГСМ;
• расходы на ремонт автотранспортного средства;
• расходы на платную парковку в рабочее время, мойку машины и другие аналогичные расходы.

Таким образом, организация может выплачивать сотруднику компенсацию в виде возмещения фактических расходов, связанных с использованием автомобиля.

Возмещаемые расходы не облагаются «зарплатными» налогами, если есть документы, подтверждающие суммы таких расходов.

ДОКУМЕНТЫ, НЕОБХОДИМЫЕ ДЛЯ ВЫПЛАТЫ КОМПЕНСАЦИИ И ВОЗМЕЩЕНИЯ РАСХОДОВ

Чтобы доказать, что организация компенсирует работнику «служебный» износ личного автомобиля и возмещает фактические расходы по эксплуатации, а не выплачивает ему дополнительный доход, необходимы подтверждающие документы (письма Минфина России от 27.08.2013 № 03-04-06/35076, от 13.04.2007 № 14-05-07/6, Постановление ФАС Уральского округа от 29.05.2014 № Ф09-2371/14). Так,

использование машины в интересах работодателя можно подтвердить соглашением к трудовому договору;

принадлежность автомобиля работнику подтверждается копией технического паспорта личного автомобиля, заверенной в установленном порядке;

порядок расчета компенсации подтверждается справкой-расчетом о сумме компенсации. Она составляется на основании чеков, накладных, квитанций и других документов, обосновывающих расходы на эксплуатацию личного автомобиля;

выплаты компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях осуществляются на основании приказа руководителя.

Е.Н. Селянина,
аудитор

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале

Компенсация за использование личного имущества

Нередко работники используют свое личное имущество в служебных целях. Как оплатить такие расходы сотруднику, какими проводками оформить операции и какие налоги начислить, расскажут наши эксперты.

Работник может пользоваться личным телефоном для ведения служебных переговоров, может использовать свой автомобиль для поездок в командировку или по иным рабочим вопросам. Также работник вправе использовать любое личное оборудование, если на это согласен работодатель.

Работник получит денежную компенсацию за использование личного имущества при выполнении двух условий (ст. 188 ТК РФ):

• имущество используется в интересах работодателя;
• работодатель выразил свое согласие на использование такого имущества в письменном виде.

Размер компенсации прописывается непосредственно в трудовом договоре или в дополнительном соглашении к нему. На основании письменного соглашения составляется приказ об использовании личного имущества.

Использование личного автомобиля

По взаимному согласию работодателя и работника последний может использовать свой личный автомобиль в служебных целях. В таком случае работодатель должен компенсировать затраты сотрудника.

Чтобы у контролирующих органов не было претензий, для возмещения затрат по использованию личного авто нужно иметь в наличии следующие документы (письма Минфина России от 27.02.2013 № 03-04-06/5600 , от 25.10.2012 № 03-04-06/9-305):

• трудовой договор (дополнительное соглашение к нему) с указанием технических и регистрационных данных автомобиля, порядка использования имущества, размера компенсации;
• приказ с указанием размера компенсации и приказ (или иной документ), который подтверждает производственную необходимость использования личного автомобиля работника;

• копия ПТС (или доверенность на управление);
• путевые листы;
• чеки и квитанции, подтверждающие расходы по эксплуатации машины.

Размер компенсации за использование сотрудником личного автомобиля можно установить любой. Кроме того, помимо закрепленной суммы компенсации работодатель может возместить расходы на ГСМ, стоянку и прочие затраты, связанные с использованием автомобиля.

Однако учесть все расходы без ограничения можно лишь в целях бухгалтерского учета. В налоговом учете дело обстоит иначе — признать расходы (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ) можно только в пределах норм, установленных п. 1 Постановления Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 .

Законодательно установлено два вида компенсации:

• 1 200 руб. в месяц — для легковых автомобилей с объемом двигателя до 2 000 куб. см;
• 1 500 руб. в месяц — для легковых автомобилей с объемом двигателя более 2 000 куб. см.

Установленная сумма компенсации также включает в себя износ машины, затраты на ГСМ и техническое обслуживание, ремонт, мойку и т. д. (письма Минфина РФ от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39239 и от 04.12.2015 № 03-03-06/70852 , письмо УФНС России по г. Москве от 04.03.2011 № 16-15/020447@).

На практике компании чаще всего устанавливают повышенные компенсации и на основании оправдательных документов оплачивают фактически понесенные затраты на обслуживание авто в служебных целях. В случае превышения компенсируемых затрат над установленными нормами нужно применять ПБУ 18/02 и учитывать постоянные разницы.

Постоянное налоговое обязательство при выплате компенсации сверх норм отражается проводкой: Дебет 99 Кредит 68.

Сумму начисленной компенсации в учете отражают проводкой: Дебет 20 (26, 44 и т. д.) Кредит 73.

Компенсации за использование личного автомобиля не облагаются НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ). Это правило действует и на суммы сверх нормативов. Важно закрепить выплачиваемую сумму в трудовом договоре (дополнительном соглашении) и подтвердить использование машины в служебных целях (письма Минфина РФ от 27.08.2013 № 03-04-06/35076 , от 27.06.2013 № 03-04-05/24421 , от 11.04.2013 № 03-04-06/11996). Чтобы избежать налогообложения компенсации, машина должна принадлежать сотруднику.

Если работник управляет машиной по доверенности, придется заплатить НДФЛ (письмо Минфина РФ от 21.02.2012 № 03-04-06/3-42).

Исключение! Если работник управляет машиной, которая находится в собственности супруга, компенсация не облагается НДФЛ. Однако эта машина должна быть приобретена в браке (письмо Минфина РФ от 27.08.2012 № 03-04-05/6-1004).

Сумма компенсации за использование личного транспорта не облагается страховыми взносами (письма Минтруда РФ от 26.02.2014 № 17-3/В-92 , ФСС РФ от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985 , ПФР РФ от 29.09.2010 № 30-21/10260).

Использование мобильного телефона и расходы на переговоры

Выплаты за использование личного телефона для рабочих целей компенсируют износ данного имущества. Помимо этого, компания может компенсировать расходы на ведение телефонных переговоров на основании детализированного счета оператора связи (письмо Минфина РФ от 17.06.2009 № 03-04-06-01/138 , письма УФНС России по городу Москве от 21.01.2008 № 28-11/4115 , от 28.08.2007 № 28-17/1269).

Документально подтвержденные и экономически обоснованные траты на звонки в служебных целях можно полностью учесть в расходах организации (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Компания может самостоятельно установить месячный лимит по возмещению работнику затрат на услуги связи. Тогда все разговоры сверх установленного лимита будут считаться личными разговорами и их нельзя будет учесть в налоговых расходах предприятия, пока сотрудник не возместит сверхнормативную часть затрат (письмо Минфина РФ от 13.10.2010 № 03-03-06/2/178).

Для экономического обоснования затрат на телефонные разговоры на предприятии должны быть следующие документы (письма Минфина России от 19.01.2009 № 03-03-07/2 , от 27.07.2006 № 03-03-04/3/15 , УФНС РФ по г. Москве от 09.02.2005 № 20-12/8153):

• приказ об утверждении списка сотрудников, которые для исполнения служебных обязанностей используют личные телефоны;
• письменные соглашения с работниками об использовании в работе личных телефонов;
• должностные инструкции, в которых прописана необходимость использования мобильного телефона;

• ежемесячная детализация разговоров;
• заявления сотрудников о возмещении расходов на оплату служебных переговоров с личных телефонов.

Компенсация за использование мобильного телефона не облагается страховыми взносами в пределах лимита, установленного соглашением (письмо ФСС РФ от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985). Также не облагается взносами возмещение расходов на служебные звонки (определение Верховного Суда РФ от 30.04.2015 № 309-КГ15-1758 , постановление арбитражного суда СКО.

Эксперт сервиса Норматив
Рогачева Е. А.

Выплата компенсации за использование личного автомобиля – возмещение работодателем расходов, связанных с износом транспортного средства. Также она должна включать вознаграждение водителю непосредственно за аренду. Об обязанности погашения предприятием долга перед работником сказано в ст. 188 ТК.

Какая норма выплаты полагается за использование машины?

Сразу стоит отметить, что никаких ограничений, связанных с покрытием сотруднику расходов на износ, законодательство не устанавливает. Работодатель может утвердить любую разумную сумму на возмещение расходов и амортизации, проводить ее расчет нет необходимости. При этом, что касается личного вознаграждения сотрудника, то тут установлены некоторые ограничения.

Из чего состоит компенсация автомобиля работника?

Компенсация за использование личного автомобиля включает в себя такие части:

• компенсация за амортизацию;
• возмещение расходов, возникших на стадии проезда, на личном автомобиле.

Хоть выше и отмечалось, что закон не требует проведения обоснования начислений, контролирующие органы все же рекомендуют вести учет расходов. При расчете выплат работнику за использование его личного средства нужно учитывать такие параметры:

• уровень износа ТС;
• срок полезного использования машины;
• интенсивность эксплуатации машины.

Поэтому, если имеет место аренда, то можно говорить о выплате по одной из следующих схем:

• приравнивание компенсации в стоимости расходов на амортизацию за месяц;
• установка расценок за каждый км. пробега (такие нормативы используют таксисты).

Какая будет компенсация за автомобиль, если учитывать нормы 2019 года?

Если за работу сотрудника на личном автомобиле полагается компенсация, то налоговые расходы можно включить сумму в пределах законных нормативов. Правило распространяется на компании с общей и упрощенной системы налогообложения. Большая часть компаний сразу учитывает максимальный размер возмещения, чтоб избежать перерасчета разницы.

Такие нормативы предусмотрены пунктом первым Постановления Правительства № 92, что от 08.02.2002 года:

• аренда легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см. стоит 1200 рублей;
• за эксплуатацию легкового ТС с объемом двигателя выше 2000 куб.см. придется отдать 1500 рублей;
• стоимость аренды мотоцикла обойдется в 600 рублей.

Обратите внимание! Вышеприведенные нормативы распространяются только на мотоциклы и легковые авто. Когда речь идет об эксплуатации грузового автомобиля, то в расходе можно учитывать и более высокие суммы. В Налоговом Кодексе оговорены ограничения только в отношении легковых авто, следовательно, на грузовые транспортные средства они не действуют. Это позволяет предприятию включать компенсацию за грузовик в другой перечень расходов.

Но вот послабления в отношении аренды личных грузовых авто сотрудников распространяются только на компании, которые работают на ОСНО. Те же предприятия, что действуют по упрощенной схеме налогообложения, имеют закрытый перечень расходов. Они могут учитывать толь компенсацию за аренду легковых авто, мотоциклов (пп.12 п. 1, ст.346.16 НК).

Что же касается расходов на топливо, то по мнению чиновников, затраты уже учеты в нормативах. О таком положении вещей сказано в письмах № 03-03-06/1/39239, что от 23 сентября 2013 г. и № 03-03-01-02/140, что 16 мая 2005 г. Таким образом, если поверх суммы компенсации выплатить возмещение ГСМ, то это может спровоцировать споры с налоговой инспекцией.

Стандартный расчет. Например, предприятие ежемесячно выплачивает сотруднику компенсацию за эксплуатацию личного автомобиля в рабочих целях. Сумма выплаты составляет 1200 руб. Поверх этой нормы возмещается также расход ГСМ – 4000 рублей. В налоговых расходах можно учесть только 1200 рублей.

Расчет, если сотрудник в отпуске или на больничном. Рассмотрим вариант, когда компания гарантирует сотруднику 4000 рублей ежемесячно. Но, с 12 сентября, работник оформил отпуск на две недели. Если учесть что в сентябре 22 рабочих дня, и 10 из них сотрудник был в отпуске, то используем такую схему расчета:

4000 руб. / 22 дн. × 12 дн.

Полученная сумма – компенсация за сентябрь, с учетом отсутствия на работе сотрудника.

Основные особенности

НДФЛ с компенсационной суммы взыскивать не нужно. Эта выплата освобождается от налога (п. 3 статьи 217 НК РФ). Более того налог не нужно вычитывать из платежа, который выше норматива по прибыли. Главное, чтоб оговоренная величина была учтена в дополнительном соглашении к трудовому договору. Действуют такие же правила и в отношении страховых взносов. Под освобождение попадает сумма, оговоренная между сотрудником и работодателем в трудовом договоре.

Не следует начислять фиксированную, оговоренную договором, сумму компенсации, если сотрудник болел или был в отпуске. Начисления денег, выполненные за период, когда имущество сотрудника не использовалось в нужном объеме, не удастся списать в графу расходы. Кроме того их нельзя будет прописать в эту графу вплоть до момента выплаты, не достаточно начислить сумму, нужно ее возместить работнику.

Как подтвердить компенсацию?

Как уже отмечалось выше, компенсация не облагается НДФЛ и страховыми взносами, но только в рамках сумм оговоренных трудовым соглашением. Но чтобы подтвердить льготный тип выплаты, нужно подготовить такие документы:

1. Соглашение между сотрудником и предприятием об использовании личного транспортного средства работника. Это должно быть отдельное дополнение к трудовому договору.

Обратите внимание! Когда вопрос аренды личного автомобиля сотрудника возникает еще на стадии его приема на работу, то условия можно сразу внести в договор.

1. Копия свидетельства, подтверждающая факт регистрации ТС. Важно помнить, что компенсация выплачивается только за личное имущество работника. Ну а в ситуации, когда сотрудник использует в личных целях авто, которым он управляет по доверенности, есть разногласия. Одни письма контролирующих органов оговариваю такую возможность, другие разъяснения запрещают подобные схемы.
2. Отчеты о служебных поездках. Возможны такие варианты:

• Когда расчет производится с учетом километража рабочих поездок, нужно обязательно оформлять путевые листы. Расчет километража можно проводить на основании показателей одометра авто, показаний GPS-навигатора и иных приборов контроля.
• Компенсация платится на основании данных по «служебному» пробегу, в фиксированном виде, тогда можно взять любые документы для подтверждения. Это может быть маршрутный лист, журнал учета рабочих поездок.

Обратите внимание! В ситуации, когда вы применяете для учета служебных поездок личные формы документов, в них нужно учесть все реквизиты первичного документа. Кроме того, бланки должны быть утверждены учетной политикой организации. Об этом говорит п. 3 ст. 6, п. 2 ст. 9 ФЗ № 129 от 21.11.96 «О бухгалтерском учете».

1. Чеки, накладные, квитанции и другие бумаги, которыми подтверждается размер затрат. Это может быть квитанция об оплате места на стоянке, чек на погашение ГСМ расходов. Эти документы сотрудник может подавать вместе с заявлением на возврат расходов, можно использовать и авансовый отчет. Затраты могут быть возвращены, исходя из:

• фактических расходов ГСМ на норму 100 км «рабочего» пробега;
• нормативов Министерства транспорта;
• норм расхода ГСМ, учтенных в технической документации.

1. Бланк расчета. Порядок расчета должен быть предусмотрен в дополнении к трудовому договору. Общие условия включают в методику организации. Конкретные цифры нужно предусмотреть в расчетном листе, приказе или соглашении к договору.

Обратите внимание! Должное внимание нужно уделить правильному оформлению документов для возмещения компенсации. Из-за нечетких формулировок, ошибок в документации могут быть произведены доначисления НДФЛ, страховых взносов.

Здравствуйте! Меня зовут Белова Ольга Борисовна. Осуществляю деятельность в сфере юриспруденции с 2013 года. Специализируюсь преимущественно на гражданском праве. Училась в Северный (Арктический) федеральный университет имени М.В. Ломоносова. Факультет: Юриспруденция (Юрист).

В повседневной жизни наличие собственного транспорта является жизненной необходимостью для любого человека.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Не все компании имеют возможность предоставить своим работникам служебный транспорт, несмотря на то, что предлагаемые вакансии носят разъездной характер работы. Многие компании выходят из создавшегося положения, приглашая на работу сотрудников с личным автотранспортом.

Слово закона

У менеджеров по продажам, торговых представителей, выездных специалистов по обслуживанию клиентов конечный результат выполняемых ими функциональных обязанностей напрямую зависит от их способности быстро перемещаться от одного места назначения до другого. В такой ситуации собственный автомобиль, используемый в качестве служебного транспорта, превращается в производственную необходимость.

Что возмещают?

Сотруднику при использовании им личного автотранспорта согласно указаниям статьи 188 Трудового кодекса РФ для выполнения своих служебных обязанностей работодатель должен выплатить компенсацию. Но между работодателем и сотрудником должно быть заключено соглашение на его использование.

В соответствии с указаниями кодекса о труде условия осуществления выплат, их размер необходимо оговорить в достигнутом сторонами соглашении, где указать конкретную сумму компенсации и сроки совершения оплаты.

Согласно указаниям правовых актов оплачиваются расходы :

• амортизационные;
• на покупку бензина, смазочных материалов;
• осуществление технического обслуживания;
• производство текущего ремонта.

Компенсационные выплаты за эксплуатацию сотрудником личного автомобиля принято устанавливать в твердой сумме, которая подлежит ежемесячной оплате. Она выдается за фактически отработанный период времени, из которого исключаются дни пребывания в трудовом отпуске, на больничном листе вследствие болезни.

Условия использования автомобиля

Личный автотранспорт сотрудника может быть использован в служебных целях работодателем, если достигнуто обоюдное согласие между сторонами. Согласно указаниям статьи 642 Гражданского кодекса РФ документально оформляется соглашение в качестве договора аренды автотранспорта на определенный срок.

В нем отмечается, что арендодатель отдает в распоряжение на временное владение и пользование арендатору автомобиль без водителя за определенную плату и без оказания услуг по управлению им.

В трудовом кодексе приводится разъяснение об условиях использовании личного автотранспорта в служебных целях. На основании статьи 188 издается приказ образец, которого компания может разработать в произвольной форме.

Нормативные акты

Регламентируют использование сотрудниками своего личного автотранспорта документы, которые указаны ниже. В них установлены нормативы по эксплуатации автотранспорта. Они определяют цели использования, основным из которых является повышение достижения личной эффективности в трудовой деятельности. Действующее положение о компенсации было разработано на основании указаний российских законодательных актов.

В их число входят:

• Трудовой кодекс, в статье 188 закреплено положение об использовании личного транспорта;
• Письмо Министерства финансов за номером 57, в котором приводятся условия осуществления выплат компенсации работникам, если они используют личные легковые автомобили для служебных поездок;
• Постановление Правительства, где установлены нормы расходов организаций на осуществление выплат компенсации за пользование для служебных поездок собственного автотранспорта. В нем разъяснены положения, по которым определяется налоговая база по налогу на прибыль организаций. Оно было опубликовано 8 февраля 2002 года за номером 92.

По общепринятым правилам статьи 188 кодекса о труде размер компенсации должен быть установлен соглашением, которое заключает сотрудник со своим работодателем.

В действующих законодательных актах о труде конкретные нормы не установлены.

Но при совершении выплаты за счет средств, которые выделяются из бюджета отдельных учреждений необходимо руководствоваться указаниями приказа Министерства финансов РФ за номером 16н.

Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях — 2019

Любая компания вне зависимости от правово-организационной формы обязана осуществить оплату компенсаций за эксплуатацию автотранспорта сотрудника, если он использует его для своевременного выполнения возложенных на него должностных обязанностей.

Предварительный договор или по факту?

Оплата компенсации осуществляется на основании заключенного договора между работодателем и сотрудником за фактически понесенные им расходы.

Чтобы получить компенсацию за использование личного автомобиля сотрудник представляет в бухгалтерию компании документы, в число которых входит:

• копия технического паспорта автотранспорта, заверенная нотариусом;
• официальные бумаги, обосновывающие расходы, которые установлены правилами по бухгалтерскому учету. Например, чек на покупку горюче‑смазочных материалов, акт на выполнение текущих ремонтных работ.

Помимо вышеуказанных документов бухгалтерией ежедневно заполняется путевой лист, в котором ведется учет рабочего времени водителя и пробега автотранспорта, его маршрута согласно указаниям постановления Госкомстата РФ, изданном 28 ноября 1997. Он подтверждает факт эксплуатации сотрудником при исполнении должностных обязанностей собственного автотранспорта. Министерство транспорта Федерации в своем приказе, испущенном под номером 152, установило обязательные сведения, заполняемые в путевом листе.

Документальное оформление

Компания, пользующаяся личным автотранспортом сотрудника для выполнения служебных обязанностей, может оформить в качестве:

• трудового договора с сотрудником, по которому обязуется оплачивать компенсацию за использование автомобиля;
• договора аренды автомобиля или передачу его в долгосрочное использование;
• соглашения на оказание транспортных услуг.

На практике в основном встречаются случаи заключения договора на аренду автотранспорта, который оформляется в письменной форме. По условиям договора арендатор должен поддерживать в надлежащем состоянии арендованный автотранспорт, производя своевременно текущий, капитальный ремонт.

Арендатор покрывает расходы на:

• осуществление страхования гражданской ответственности владельца автотранспорта;
• содержание автотранспорта в ходе его эксплуатации;
• поддержание в надлежащем состоянии автотранспорта;
• проведение текущего, капитального ремонта автотранспортного средства;
• причиненный третьим лицам вред, если он имеет место.

Данное положение закреплено статьями 644, 646 и 648 Гражданского кодекса Федерации.

В некоторых компаниях обходятся внутренним приказом руководителя, в соответствии с которым сотруднику осуществляются компенсационные выплаты.

В нем отмечено, что работодатель обязуется оплачивать:

• компенсацию за износ автотранспорта, то есть амортизационные расходы, возникшие вследствие его эксплуатации;
• расходы, связанные непосредственно с эксплуатацией автотранспорта.

Унифицированной утвержденной законодательными актами формы приказа не существует.

Выплата: суммы и сроки

В обязанности ответственного за осуществление учета рабочего времени руководителя входит производство записи в табель отработанных сотрудником дней, когда он использовал личный автомобиль.

Компенсации за использование личного автотранспорта устанавливается в размерах :

• за легковые автомобили выплачивается 400 рублей за каждый отработанный день, но она не должна превышать 8 000 рублей в месяц;
• за мотоциклы за каждый день отработки составляет 200 рублей , при этом в месяц он не должен превысить 4 000 рублей .

Начисление компенсационных выплат в бухгалтерском учете заносится в статью счета 73, где записываются прочие операции при работе с персоналом. В нем необходимо записать размер компенсации, который подлежит к выдаче. Выплата компенсации совершается на основании справки, которая оформляется непосредственным руководителем. В ней отражается количество отработанных дней. Она заверяется начальником структурного подразделения, где трудится сотрудник.

Справка-расчет составляется расчетным бухгалтером компании до 3 числа месяца, который следует за отчетным месяцем. Она подается каждый месяц в занимающее работой с персоналом подразделение для издания приказа о совершение выплаты компенсации. Выплата компенсации за использование личного автотранспорта осуществляется одновременно с выдачей заработной платы по графику компании.

Памятка бухгалтеру

На основании статьи 252 налогового кодекса к расходам, подлежащим налогообложению относятся затраты налогоплательщика для осуществления хозяйственной деятельности. Они должны быть обоснованы, подтверждены документально. К ним также отнесены убытки сообразно положению статьи 265, которые понес налогоплательщик в ходе экономической деятельности.

НДФЛ

При установлении в договоре аренды автотранспорта арендной платы, выраженной конкретной суммой, она подлежит налогообложению в качестве налога на доход физического лица в размере 13 %.

Что касается выплачиваемой за использование автотранспорта сотрудника в интересах работодателя компенсации, то сообразно статьи 217 Налогового кодекса РФ она не облагается налогом.

Но данное правило действует исключительно в тех случаях, когда выплаты осуществляются в рамках утвержденных действующими законодательными актами нормах.

Налог на прибыль

Правовыми актами установлены нормы расходов, на которые должны ориентироваться компании при осуществлении компенсационных выплат, если используется автотранспорт сотрудника. При отчислении указанные выплаты причисляют к прочим расходам согласно указаниям статьи 264 НК, которые непосредственно касаются производства и реализации продукции.

Нормы сообразно постановления о налогообложении по сумме выплачиваемой ежемесячно компенсации установлены в зависимости от типа автотранспорта, основных технических показателей двигателя.

Например, при превышающем 2000 куб. см рабочем объеме двигателя уплачивается 1500 рублей, если он меньше указанного, то — 1200 рублей.

Взносы

Сообразно предписаниям статьи 236 Налогового кодекса, статей 9 и 20.2 соответственно Федеративного закона за номером 212, изданного в июле 2009 года и под номером 125, опубликованного в июле 1998 года на компенсационные выплаты в соответствии с правовыми актами не начисляются взносы.

А именно:

• единый социальный налог;
• взносы на обязательное пенсионное страхование.

В них отмечается, что не должно производиться начисление страховых взносов на все виды компенсационных платежей, которые выплачиваются сотруднику за выполнение функциональных обязанностей.