Форма уведомления о предоставлении ежегодного отпуска. Уведомление о начале отпуска — образец. Всегда ли нужно уведомление о начале отпуска: образец

В ТК РФ не оговаривается, каким образом работнику поступает уведомление о предоставлении отпуска. Сотрудника могут известить как в устной, так и в письменной форме. Но администрация должна придерживаться пунктов ст. 123 ТК РФ:

• Работник должен быть извещен о начале отпуска за 14 календарных дней.
• Сотрудник подписью подтверждает факт своевременного уведомления о дате отпуска.

Как сообщить работнику об отпуске

Руководитель вправе выбрать любой из нижеприведенных способов для извещения работника об отпуске:

• В отделе кадров предприятия заводится «Журнал уведомления о начале отпусков». Он должен быть прошнурован и пронумерован. Здесь будет подписью сотрудника заверяться его ознакомление с началом отпуска по графику.
• Можно обязать сотрудников расписываться в приказе об отправке работника в отпуск, фиксируя тем самым, что человек извещен. Датой уведомления об отпуске будет числиться день, в который документ был подписан сотрудником.
• Дату уведомления работника об отпуске можно записывать в «Графике отпусков» по предприятию. Для этого в «Графике отпусков» предусматриваются таблица, в которой регистрируется дата отпуска и место для подписи сотрудника о том, что он с ней ознакомлен.
• В некоторых организациях практикуется письменное уведомление работника об отпуске. Такое уведомление печатается в двух экземплярах. Оба экземпляра подписываются ознакомившимся сотрудником. Один экземпляр выдается на руки работнику, второй подшивается в отдельную папку «Уведомление о дате отпуска» в отделе кадров.

Пример графика отпусков можно скачать , а журнала уведомлений – .

Как составить уведомление об отпуске

Образец, в соответствии с которым пишется уведомление об отпуске по графику, приведен . Уведомление об отпуске, отпечатанное в двух экземплярах, с обязательной подписью работника – это вариант, позволяющий работодателю не отступить от требований ТК РФ и, одновременно, оставить у себя письменно зафиксированный факт ознакомления сотрудника с датой начала и окончания ежегодного оплачиваемого отпуска.

При составлении документа нужно вписать следующую информацию:

• Название предприятия (организации).
• Название документа и его порядковый номер.
• Дата выпуска извещения об отпуске.
• Фамилия, имя, отчество сотрудника.
• Должность по штатному расписанию.
• Дата первого и последнего дня отпуска сотрудника.
• Сумма календарных дней отпуска работника.

Уведомление об отпуске обязательно должно быть подписано сотрудником и руководством организации. В случае отказа работника подписать уведомление составляется акт, который известит сотрудника о дате отпуска, который и будет удостоверять, что администрация действует согласно законодательству. Сотрудникам отдела кадров предприятия очень удобно иметь пустой шаблон, который можно быстро заполнить и не упустить из виду важной информации.

Можно ли не уведомлять об отпуске

Если сотрудники отбывают в отпуска по , то составление письменного уведомления обязательно. Несоблюдение этого требования, в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ, является административным правонарушением и карается штрафом от 1 до 5 тыс. рублей для должностного лица или ИП и от 30 до 50 тыс. рублей – для юрлиц.

Часто сотрудники предприятия обращаются к администрации с заявлениями, в которых излагается просьба о на другие сроки. В случае если работодатель согласен на перенос отпуска, то в письменном уведомлении об отпуске по графику отпадает надобность. Понадобится только подпись сотрудника на заявлении о переносе отпуска на другое время, это и будет свидетельством его информированности.

Образец заявления о переносе отпуска вы найдете .

Тщательно продуманная, своевременная и подтвержденная документами процедура уведомления об отпуске по графику сотрудников предприятия – гарантия соблюдения законодательства и отсутствия проблем во время проверки организации инспекторами по труду.

Трудовой договор, контракт → Уведомление работника о начале отпуска

Ьнику отдела сбыта и.и. иванову уважаемый(ая) . (и.о. работника) в соответствии со статьей 123 трудового кодекса рф уведомляем вас о предстоящем отпуске с «» 20 г. по «» 20 г. сроком на календарных дней...

Уведомление о начале отпуска - образец этого документа нетрудно составить самостоятельно - содержит информацию о времени начала и окончания отпуска сотрудника, а также информирует его о предстоящем отпуске. Работодатель должен своевременно доводить до сведения сотрудников эту информацию, как того требует ст. 123 ТК РФ.

Как производится извещение о начале отпуска

Законодательство не устанавливает определенной формы извещения о начале отпуска. Руководство компании вправе известить сотрудников о предстоящем отпуске как в устной, так и в письменной форме, соблюдая следующие условия, предусмотренные ст. 123 ТК РФ:

1. Известить сотрудника необходимо за 2 недели до начала отпуска.
2. Факт уведомления должен быть подтвержден подписью работника.

Согласно письму Роструда «О сроке оплаты отпуска…» от 30.07.2014 № 1693-5-1, работодатель может самостоятельно выбрать способ информирования работников о предстоящем отпуске.

Например, можно завести специальный журнал Уведомление работника об отпуске по графику, образец и фиксировать в нем каждый факт извещения работников. В таком случае сотрудник должен расписываться непосредственно в журнале.

Также отметка об уведомлении может содержаться в приказе организации о предоставлении отпуска. Важно при этом учесть, что датой извещения будет считаться тот день, когда работник поставил свою подпись в документе.

Информацию об уведомлении работодатель может вносить и в график отпусков организации. Для этого он должен дополнить документ графами для отражения информации об уведомлении и подписей сотрудников.

Еще один распространенный вариант — письменное уведомление в виде отдельного документа, который выдается каждому сотруднику индивидуально. Его распечатывают на бумаге в 2 экземплярах. На обоих ставится отметка об ознакомлении и подпись сотрудника, после чего один экземпляр остается у работника, другой — в организации.

Уведомление работника об отпуске по графику, образец уведомления

Уведомление в письменной форме под подпись — оптимальный вариант, который позволяет работодателю соблюсти требования законодательства и иметь на руках доказательство осведомленности работника о времени начала и окончания очередного отпуска. В документе может содержаться следующая информация:

• наименование организации;
• название и номер документа;
• дата издания уведомления;
• фамилия и инициалы работника;
• наименование должности сотрудника;
• даты начала и окончания отдыха работника;
• количество календарных дней отпуска.

На уведомлении необходимо поставить отметку об ознакомлении работника и удостоверить его подписью руководителя организации. Если работник отказывается подписать документ, работодателю необходимо составить соответствующий акт, который станет доказательством информированности сотрудника о предстоящем отпуске.

Удобно оформлять уведомление в виде шаблона: заготовки с одинаковым текстом, в который достаточно вписать данные работника и даты. Образец уведомления вы можете найти на нашем сайте.

Всегда ли необходимо уведомление о начале ежегодного оплачиваемого отпуска?

Уведомление необходимо составлять в случаях, когда работники отдыхают по заранее установленному графику . Несоблюдение данного требования законодательства, согласно ст. 5.27 КоАП РФ, является административным правонарушением.

При этом на практике встречаются ситуации, когда сотрудники пишут заявление с просьбой предоставить отпуск в другое время. Руководство предприятия может пойти навстречу, причем в таком случае нет смысла уведомлять сотрудника о предстоящем отпуске. Подписи на заявлении будет достаточно для доказательства его информированности.

Правильно организованный процесс уведомления работников позволяет избежать нарушения трудового законодательства и, как следствие, возможных проблем с трудовой инспекцией в случае проверки предприятия.

Право на ежегодный, и что важно, оплачиваемый отпуск, гарантируется законодательством. На разных предприятиях, к отпускам, понятно, может быть своё отношение, но руководитель в любом случае, должен придерживаться требований закона и о продолжительности, и об очерёдности отпусков своих сотрудников.

Оптимальным варианте, разумеется, необходимо учитывать и пожелания работника, и следить, чтобы на предприятии было достаточно работающих, чтобы обеспечить бесперебойное функционирование. Чтобы не возникало никаких недоразумений, предусмотрена и процедура, согласно которой отпуска распределяются между сотрудниками.

При определении очерёдности отпусков, составляется их график, в котором стараются учесть пожелания сотрудников. В нём определяет и продолжительность отпусков. Для большего количества работающих, он составляет 28 дней(календарных), но есть определённые категории служащих он может быть несколько более продолжительным.

Составляется документ как минимум за две недели до начала следующего года и каждый работающий должен быть ознакомлен с ним под роспись. Многие предприятия, практикуют такой подход – сотрудник пишет заявление об отпуске прежде, чем отправиться на отдых

Однако, обстоятельства меняются и может получиться так, что к сезону отпуска сотрудник может сменить своё мнение. Процедура смены графика так же предусмотрена. Но избежать недоразумений с работниками позволит использование предусмотренного уведомления работника о предстоящем отдыхе.

Уведомление работника о начале отпуска

Чтобы избежать конфликтов и дать работнику возможность вовремя отправиться в отпуск, уведомляют его об этом за две недели до начала отдыха, то есть за четырнадцать календарных дней. Если этого сделано не было, сотрудник имеет полное, подтверждённое законом право требовать его переноса. Делается это на основании заявления о переносе даты начала отпуска, на ту, которая в большей степени соответствует его желаниям, что создаёт дополнительные трудности не только работодателю, но и остальным сотрудникам.

Именно поэтому, так важно вовремя представить уведомление работника о начале отпуска . Если на рабочем месте в силу определённых причин сотрудника нет, документ, после его составления, направляется ему письмом. Подтвердить тот факт, что с документом работающий был ознакомлен, станет уведомление о вручении письма, но в этом случае, датой, в которую письмо вручено работающему (то есть день, в который он поставил роспись в этом уведомлении).

Следуя этим простым правилам, прописанным в законодательстве нашей страны можно избежать неприятных неожиданностей и конфликтных ситуаций в коллективе. Важно правильно заполнить уведомление работника о начале отпуска, а так же придерживаться установленных сроков. Чтобы упростить себе работу, предлагаем прямо сейчас скачать бланк уведомления.

Какой срок хранения уведомлений о начале отпуска. Можно ли в уведомлениях не указывать должность работника. И можно ли не указывать количество календарных дней (при этом указать дату начала и дату окончания отпуска).

Ответ

Трудовым законодательством не предусмотрена форма уведомления работников о начале отпуска. При этом работодатель должен соблюдать следующие правила: уведомить работника о предстоящем отпуске не позднее, чем за две недели до его начала; получить подпись работника, подтверждающую факт уведомления о начале отпуска. Для выполнения обязанности о своевременном оповещении работников о предстоящем отпуске работодатель может разработать специальную форму уведомления. Указывать количество календарных дней не обязательно, даты начала и окончания отпуска будет достаточно.

Образец уведомления о начале отпуска

В соответствии с ПРИКАЗОМ МИНКУЛЬТУРЫ РОССИИ ОТ 25.08.2010 № 558 срок хранения приказов на отпуск 5 лет, полагаем, что и уведомления нужно хранить столько же.

Примечание:

Изменения в сроки хранения документов по личному составу, которые внесла статья 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ, должны были по задумке авторов законопроекта коснуться только документов, срок хранения которых ранее составлял 75 лет. При этом законодатели допустили недоработку, поскольку формально добились увеличения сроков хранения для всех групп документов по личному составу. А именно для тех, по которым предусмотрен срок хранения пять лет согласно пунктам 19 и 665 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. В настоящее время готовится законопроект, который внесет изменения в Закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ и устранит возникшую недоработку. Как разъясняют специалисты Роструда, до принятия этих изменений следует применять сложившуюся систему определения сроков хранения документов согласно перечню, утвержденному приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558, во избежание каких-либо недоразумений и штрафов и не выделять к уничтожению документы по личному составу.

Таким образом, до внесения новых изменений в ФЗ «Об архивном деле» в части уточнения сроков хранения документов по личному составу, не рекомендуется уничтожать документы по личному составу по истечении 5 лет хранения.

Подробности в материалах Системы Кадры:

1.Ответ: Нужно ли сотрудника уведомить о предстоящем по графику отпуске

Н.З. Ковязина

О дате начала отпуска сотрудника нужно известить под подпись не позднее чем за две недели до его начала (). Формы и способы такого извещения организация определяет самостоятельно. Это могут быть отдельные извещения или уведомления сотрудников, ознакомительные листы и ведомости, проекты приказов (распоряжений) и т. п.

Например, можно оформить уведомление о предстоящем отпуске в . Другой вариант: составить приказ об отпуске по или и ознакомить с ним сотрудников заранее: за две недели до начала отпуска.

Также можно унифицированную графика отпусков или дополнить двумя дополнительными графами. В одной из которых сотрудники будут расписываться в том, что им известна дата начала отпуска, а в другой - указывать дату уведомления о начале отпуска.