Удалить временные файлы в Windows. Срок хранения истек? Уничтожить

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения — процедура, проводящаяся по особым правилам. Из нашего материала вы узнаете о том, какие документы при этом потребуется оформить, для чего нужна экспертная комиссия, каким способом лучше избавиться от бумаг, а также о других нюансах этого процесса.

Накопились документы: как с ними поступить, чтобы не нарушить закон

Наша жизнь тесно связана с огромным количеством бумаг. Даже в обычной квартире можно обнаружить залежи разного рода макулатуры (к примеру, счета на оплату или копии личных документов). В компаниях и учреждениях бумажные завалы образуются в несравнимо больших объемах (распорядительные, административно-хозяйственные, бухгалтерские, кадровые и другие документы).

Обычному гражданину избавиться от ненужных бумаг можно без особых проблем — провести генеральную уборку и выбросить весь ненужный бумажный хлам. Никаких особых процедур при этом соблюдать не потребуется — даже если случайно будет уничтожено что-то ценное, наказания не последует. Правда, в такой ситуации придется потратить время и средства на восстановление утраченного документа.

Совсем иные требования предъявляются к уничтожению документов, образовавшихся в процессе деятельности различных компаний. Избавиться от приказов, распоряжений, кадровых и первичных бухгалтерских документов, а также от множества иных документов без соблюдения особой процедуры не получится. Кроме того, уничтожить документы можно только по истечении законодательно установленных сроков их хранения.

ВАЖНО! Обязанность по сохранению архивных документов (в том числе по личному составу) в течение сроков их хранения возложена на государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждан, занимающихся коммерческой деятельностью, в соответствии с п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ.

В случае несоблюдения этого закона предусмотрены различные виды ответственности (ст. 27 закона № 125-ФЗ).

Описание процедуры уничтожения — можно ли обойтись одним актом

Какова же процедура уничтожения документов с истекшими сроками хранения?

Для любых документов (неважно, распорядительных, бухгалтерских или кадровых) существует единый порядок их уничтожения. Он заключается в следующем:

• Необходимо проверить, истек ли срок хранения документов, а также наличие документов, потерявших свое практическое значение.
• Экспертная комиссия (ЭК), состав которой утверждается руководителем компании, должна провести экспертизу ценности документов (оформляется протоколом заседания ЭК).
• Составляется акт на уничтожение документов, утверждаемый руководителем предприятия.
• Дела, отраженные в акте, уничтожаются, что оформляется отдельным документом.

Одним актом здесь не обойтись, да и в одиночку избавиться от документов не получится. Не следует преуменьшать в данном случае роль экспертной комиссии. К примеру, если при экспертизе будет выявлено, что в одном деле подшиты документы с истекшим сроком хранения одновременно с бумагами, имеющими постоянные или длительные сроки хранения, то такой комплект документов потребуется расшить и расформировать. Документы, не подлежащие уничтожению к определенной дате, оформляются в самостоятельные дела.

Или другой пример: если экспертиза документов постоянного хранения выявила наличие одновременно оригиналов, копий или их дубликатов (то есть повторяющуюся информацию), то дальнейшему хранению подлежат оригиналы, а остальные документы уничтожаются. Всё это решает экспертная комиссия.

В ее обязанности также входит определение возможности восстановления текста поврежденных документов. К уничтожению могут быть отобраны документы, большая часть текста которых недоступна для прочтения и не подлежит восстановлению. Если возможно восстановление текста, поврежденный документ не уничтожается, а в последующем реставрируется или фотокопируется.

Результаты экспертизы документов должны найти отражение в протоколе ЭК, форма которого законом не регламентирована. А при оформлении акта на уничтожение документов лучше использовать форму, приведенную в приложении № 4 к Основным правилам работы архивов организаций, одобренным решением коллегии Росархива от 06.02.2002.

Как составить акт на уничтожение документов

До того момента, как произойдет уничтожение документов с истекшим сроком хранения, ответственным за их ликвидацию лицам придется изрядно потрудиться. Во-первых, отобранные документы необходимо упорядочить и описать — для этого предназначен акт «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению».

В акте не требуется описывать каждое дело — достаточно указать их общее количество и крайние сроки завершения делопроизводства. Например, в акте в отношении приказов по административно-хозяйственной деятельности достаточно привести следующую информацию:

Кроме заполнения табличной части акта, в нём требуется указать и другую важную информацию: итоговые цифры единиц хранения, подлежащих уничтожению, с указанием временного периода дел; отметку о согласовании приведенной в акте информации с экспертной комиссией (в том числе отдельно указываются дата и номер протокола ЭК об утверждении описей дел постоянного хранения). Акт утверждается руководителем фирмы. Особое место в нем отводится для даты составления — этот реквизит заслуживает отдельного внимания. Об этом поговорим далее.

Как не ошибиться с датой акта

Чтобы не нарушить требования закона и случайно не избавиться от документов, срок хранения которых еще не истек, необходимо правильно исчислять эти сроки. При этом нужно учесть следующее:

• документы, созданные до 2009 года (включительно), можно уничтожать только в том случае, если истек срок хранения, указанный в Перечне типовых управленческих документов, утвержденном Росархивом 06.10.2000;
• перед уничтожением дел с датой оформления в 2010 году и позднее сроки их хранения нужно сверять с перечнем, утвержденным приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558.

Несмотря на то что перечень, утвержденный Росархивом 06.10.2000, в настоящее время не действует, при уничтожении документов, созданных в период его действия, необходимо руководствоваться теми сроками хранения, которые в нем указаны. Это обусловлено тем, что приказ № 558, которым введен в действие перечень-2010, не имеет обратной силы, то есть не распространяется на ранее возникшие отношения — иное прямо не оговорено в нём самом. А отдельные сроки перечня-2000 и перечня-2010 не совпадают по одним и тем же видам документов.

При конкретизации даты уничтожения документов следует помнить, что в акт на уничтожение разрешено включать те документы, срок хранения которых истек к 1 января года составления акта. К примеру, дело 2015 года со сроком хранения 5 лет допустимо включить в акт не ранее 2021 года.

Когда оформить акт, если сроки хранения документов неизвестны

В процессе хозяйственной деятельности у организации могут появиться документы, не перечисленные в законодательно определенных перечнях. Рано или поздно вопрос об их уничтожении также возникает.

В любом случае до оформления акта на уничтожение необходимо конкретизировать сроки хранения таких документов. В соответствии с п. 2.2.5 Основных правил работы архивов организаций для определения сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями, ЭК организации вправе обратиться с запросом к специалистам архивного учреждения.

Только после того, как срок хранения будет определен, можно решать дальнейшую судьбу таких документов (уничтожить или продолжать хранить).

Нюансы оформления акта на уничтожение бухгалтерских документов

На особенностях уничтожения бухгалтерских документов необходимо остановиться отдельно. Несмотря на то что сроки их хранения также установлены перечнем-2010 и на них распространяется общая процедура хранения и уничтожения документов в соответствии с законом № 125-ФЗ, существует еще ряд нормативных документов, требования которых необходимо учитывать.

Так, в ст. 23 НК РФ установлено, что налогоплательщик обязан сохранять в течение 4 лет данные бухучета и иные бумаги, необходимые для расчета и уплаты налогов. А ст. 29 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ устанавливает срок хранения в 5 лет для первичных бухгалтерских документов, учетных регистров, учетной политики, бухотчетности и иных документов, связанных с организацией и ведением бухучета.

Подробнее о том, в течение какого периода необходимо хранить такие документы, как счета-фактуры, читайте в материале «Какой срок хранения счетов-фактур?» .

То есть если учетный регистр, справка или иная бумага каким-либо образом относится к разряду бухгалтерских, оформлять акт на уничтожение ранее истечения 5-летнего срока нельзя. Если это произойдет, ответственность за неправомерное уничтожение будет нести руководитель фирмы.

Однако это еще не все. Сказанное выше относилось к тем компаниям и предприятиям, деятельность которых в течение всего срока их существования была безубыточной. Если же получен убыток и его переносили на последующие периоды, все документы, подтверждающие размер такого убытка, запрещено уничтожать в течение всего срока переноса (ст. 283 НК РФ).

Когда все законодательно установленные сроки хранения истекут, акт на уничтожение оформляется в обычном порядке.

Акт оформлен — как избавиться от макулатуры

Законом не определены конкретные способы уничтожения документов с истекшим сроком хранения. Поскольку на момент составления акта эти документы уже не представляют для компании никакой ценности и, по сути, являются макулатурой, способ избавления от них возможен любой. Например, можно:

• отправить документы на переработку (утилизацию) в специализированную организацию;
• избавиться от ненужных бумаг с помощью специального уничтожителя (офисного шредера, измельчителя бумаги и др.);
• сжечь (однако это может повлечь проблемы с пожарниками).

Первый способ может обернуться для фирмы значительными материальными расходами на оплату услуг по утилизации, а передачу документов придется оформлять приемо-сдаточным актом или накладной с указанием количества дел и их веса. Для обеспечения конфиденциальности потребуется отправить в спецорганизацию своего работника с целью контроля за процедурой уничтожения документов.

Во всех остальных случаях без оформления дополнительных документов также не обойтись — об этом поговорим в следующем разделе.

Оформляем факт уничтожения документов

Акт «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению» является не единственным документом, который требуется оформить в подобной ситуации. Еще одну бумагу (обычно ее также именуют актом) составляют, чтобы подтвердить сам факт уничтожения утративших практическое значение и устаревших документов. Для этого акта не предусмотрено типовой формы, поэтому он составляется в произвольной форме. При этом важно указать в нем всю необходимую информацию.

Чтобы впоследствии к этому документу не было претензий, в нем нужно отразить следующее:

• наименование документа и название компании, от имени которой он составляется;
• дату оформления акта;
• описание факта уничтожения документов (с указанием объема или количества, а также способа уничтожения);
• подписи с расшифровками Ф. И. О. ответственных лиц.

Документы уничтожены по акту — могут ли наказать руководителя?

Если акт о выделении к уничтожению документов сформирован верно (с соблюдением всей процедуры по организации и проведению экспертизы документов и оформлению результатов работы ЭК), руководитель всё равно может быть привлечен к ответственности в том случае, если документы были уничтожены преждевременно и сроки их хранения не соблюдались.

ВАЖНО! В соответствии со ст. 15.11 КоАП РФ за грубое нарушение сроков хранения учетных документов возможен штраф в размере от 2 000 до 3 000 руб.

Если у юрлица отсутствуют средства на организацию и содержание отдельной архивной службы, но он не хочет быть наказан, ему необходимо назначить ответственных работников, в функции которых будет входить непрерывный контроль за хранением документов и своевременным уничтожением дел с истекшими сроками хранения.

Как составить акт, если уничтожить требуется документы в электронной форме

В соответствии со ст. 5 закона № 125-ФЗ отражение документов в составе архивного фонда не зависит от способа создания и вида носителя.

В п. 2 ст. 29 закона № 402-ФЗ указано, что документы и средства, воспроизводящие электронные носители информации, а также проверяющие подлинность ЭЦП, надлежит хранить не менее 5 лет после года, в котором они в последний раз использовались для составления бухгалтерских отчетов.

В настоящее время огромные объемы документации могут храниться в компании в электронном виде, а также на специальных носителях (дисках, флеш-картах и др.). Если ЭК определит отсутствие практической значимости электронных документов и (или) срок их хранения истечет, информация подлежит уничтожению вместе с носителем. При этом могут применяться те же способы уничтожения, что и для бумажных документов (измельчение, сжигание, изменение формы и др.).

Кроме того, могут применяться и специальные способы — стирание или перезапись файлов (абз. 2 разд. 9.9 ГОСТа 15489-1-2007, утв. приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 № 28-ст).

Особой процедуры (в том числе по оформлению акта) для этого законом не предусмотрено, поэтому необходимо придерживаться общего порядка, описанного ранее для бумажных документов. При этом не следует забывать о следующем:

• запрещено избавляться от ненужных файлов и документов самовольно и без оформления акта;
• нельзя уничтожать документы, относящиеся к судебному разбирательству (проходящему или предстоящему);
• нельзя игнорировать требование о конфиденциальности информации, содержащейся в уничтожаемых документах и их копиях;
• необходимо ликвидировать все копии документов (включая персональные и резервные), если такие дубликаты разрешены к уничтожению.

Итоги

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения происходит после завершения работы экспертной комиссии с обязательным оформлением акта. Затем в отношении всех отраженных в акте документов проводится процедура физической ликвидации — это действие тоже оформляется отдельным актом.

Способы избавления от документов могут быть различными — законом этот момент не регламентируется. Допустимо сдать их на утилизацию в специализированную компанию, воспользоваться офисным шредером или применить иной способ.

Сегодня я расскажу вам, как удалить временные файлы с компьютера. Иногда случается, что компьютер начинает работать медленнее, чем раньше без видимых на то причин. Это может проявляться по-разному: медленно открываются папки, не загружаются программы, закрывается браузер, зависает компьютер – всё это может быть результатом того, что компьютеру требуется удаление временных файлов.

Скажу пару слов о том, что такое временные файлы и откуда они появляются. Когда вы посещаете интернет-страницы, устанавливаете или удаляете программы, работаете с файлами, компьютер собирает и накапливает информацию обо всех ваших действиях, кроме того, когда вы удаляете программы и файлы, это удаление происходит не полностью: в системе остаются некоторые файлы и папки, удаление которых не приведет к негативным последствиям. Когда их накапливается много, они могут влиять на компьютер не самым лучшим образом.

Удаление средствами Windows

Самым простым способом избавиться от временных файлов является программа «Очистка диска», которая уже встроена в Windows.

Чтобы запустить её, нужно нажать левой кнопкой мыши на диск в разделе «Мой компьютер», выбрать пункт «Свойства» и во вкладке «Общие» кликнуть по кнопке «Очистка диска».

Самое главное – удаление временных файлов на диске, на котором стоит ваша операционная система. В появившемся окне вы увидите немало пунктов. По умолчанию будет выбрано всё необходимое, но также поставьте галочку «Временные файлы». Теперь нажимаете «ОК» и ожидаете завершения очистки.

Очистка папок Temp

Теперь выделяете все файлы в ней и удаляете.

Следующая задача — найти вторую папку Temp. Для этого нужно отобразить скрытые файлы и папки. Находим в меню «Панель управления» и выбираем «Параметры папок». Во вкладке «Вид» в окне «Дополнительные параметры» выбираем «Показывать скрытые файлы, папки и диски» и жмем «ОК». Теперь, если у вас Windows XP, то можете найти вторую папку Temp по адресу: С:\Documents and Settings\Имя_Пользователя\Local Settings\Temp\

Если Windows 7 C:\Users\ Имя пользователя \AppData\Local\Temp

Где Имя-Пользователя нужно заменить на ваше.

Также можно зайти в «Пуск» — «Выполнить» и ввести %TEMP%, после чего нажать Enter . Выделяете файлы в этой папке (Ctrl + A ) и тоже удаляете. Причем может случиться так, что выскочит сообщение, что некоторые файлы нельзя удалить. Это нормально, потому что некоторые из них могут использоваться системой в данный момент.

Просто нажимаете «ОК» и ждете удаления остальных. Теперь вы знаете, как очистить временные файлы, а главное, улучшить работу вашего компьютера. Также для удаления папки Temp можно использовать программное обеспечение, например программу Square Privacy Cleaner .

С помощью этой программы, вы можете сделать чистку компьютера автоматически + удалить ненужные ветки в реестре:

Для операционных систем Windows временные файлы являются перманентным злом. Пользователи ведут с ними борьбу еще с первых редакций ОС. Microsoft разработала программные инструменты удаления, но многие пользователи не знают об их существовании или не умеют использовать. Сегодня мы разберемся как удалить временные файлы в Windows.

Во всех работающих на ядре NT современных операционных системах Microsoft временные файлы располагаются одинаково. Для их хранения выделено две папки. Одна предназначена для системных временных файлов, а вторая ‒ для пользовательских.

Чтобы проверить директории хранения, вызовем меню «Выполнить». Нажимаем сочетание клавиш «Win» + «R» и вводим команду «sysdm.cpl» как показано на скриншоте.

В открывшемся окне свойств в верхней части переключаемся на вкладку «Дополнительно». Находим второй обозначенный пункт и открываем его.

Системное меню «Переменные среды» разделено на две части. Верхняя область пользовательская, а нижняя ‒ системная. Значения переменных «TEMP» и «TMP» указывают на каталоги хранения.

При желании их можно удалить с компьютера вручную. Метод этот не самый лучший и удобный. Часть расположенных в этих папках файлов может использоваться в данный момент программами или операционной системой и будет защищена от стирания.

Кэш Internet Explorer

Еще одним местом, где хранятся временные файлы в Windows 7, является директория кэша браузера Intenet Explorer. Популярностью он не пользуется и работают с ним редко. Большинство пользователей считает его программой, необходимой для скачивания «нормального» браузера.

Чтобы посмотреть, где IE хранит временные файлы интернета, откроем его и войдем в настройки.

Нажатие на «шестеренку» вызывает контекстное меню. Переходим в нем к обозначенному пункту.

Свойства браузера откроются на вкладке «Общие». На ней нам нужна кнопка «Параметры».

В открывшемся окне указана директория и параметры хранения временных файлов интернета.

В Windows 10 IE не является основным браузером, но пока еще присутствует во всех сборках ОС. Порядок настроек у него не изменился, но папку хранения временных файлов в Microsoft переименовали. Теперь она называется не Temporary Internet Files, а INetCache.

На скриншотах видно, что это единственное изменение в настройках IE. Все остальные параметры и значения на своем месте.

Очистка средствами Windows

Инструменты, отвечающие за удаление временных файлов в Windows, всегда были расположены в меню управления системным диском. Исключение составляет только последняя версия ОС, в которой Microsoft использует новый интерфейс настроек. Сначала рассмотрим классический метод. Открываем «Проводник», чтобы отобразился системный диск.

Нажатием правой кнопки активируем сервисное меню. Выбираем самый последний пункт.

В открывшемся окне свойств рядом со схемой, показывающей заполнение диска данными, находится кнопка «Очистка».

На скриншоте показана верхняя и нижняя часть списка доступных для удаления временных файлов. Проставляем галочки в нужных местах и нажимаем кнопку «ОК».

Система запросит подтверждение, после получения которого будет выполнена очистка временных файлов в Windows.

Windows 10

Запускаем новое меню параметров ОС, используя сочетание клавиш «Win» + «i». Выбираем отмеченный пункт.

Используем область быстрого перехода, расположенную слева, чтобы выбрать параметр «Хранилище». Открываем вторую гиперссылку, обозначенную на скриншоте.

Переключатель, отмеченный стрелкой, позволяет системе выполнять автоматическое удаление временных файлов. Некоторые пункты подразумевают выполнение этой операции раз в месяц. Основная очистка выполняется, только когда закончится свободное место.

Оба способа, предлагаемые Microsoft, нельзя назвать удобными. Они подразумевают непосредственное участие пользователя в процессе или очистку по достижении критического для системы заполнения дискового пространства.

Автоматизация процесса

Предлагаемый метод позволяет настроить автоматическое выполнение операций по удалению временных файлов при каждой перезагрузке ПК. Говоря точнее, он решает две задачи:

• предельно сокращает путь хранения временных файлов. В процессе установки программы распаковывают содержимое инсталляционных пакетов в пользовательскую папку. Путь к ней и так достаточно длинный, а наличие в нем кириллических символов может привести к сбою в работе инсталлятора. В результате программа «теряет» расположение распакованных файлов и ее выполнение прерывается ошибкой;
• очистка системы от «мусора» выполняется без вмешательства пользователя и сторонних программ.

Первым делом создаем новую папку «Temp» в корневой области диска. Меняем системные параметры переменных сред. Последовательно приводим все к виду, указанному на скриншоте цифрой «2».

Выполняем эту операцию для пользовательских и системных переменных. В результате настройки должны получить следующий вид.

Применяем выполненные изменения нажатием на кнопку «ОК». Сюда же, в общую папку можно перенести содержимое временных файлов интернета из IE. В параметрах браузера выбираем выделенный пункт.

В появившемся окне указываем новую директорию хранения.

После подтверждения действий окно выбора пути закрывается. Системные параметры приобретают вид, указанный на скриншоте. Рамкой указано новое место хранения.

В момент сохранения изменений появится окно предупреждения. Проверяем, чтобы данные в открытых программах были сохранены и соглашаемся.

Теперь, собрав все в одну директорию, создадим сценарий, позволяющий удалить временные файлы в Windows. Открываем «Блокнот» и копируем в него следующие строчки:

pushd % TEMP% && rd / s / q . > nul 2>&1

pushd C:\TEMP && rd /s /q . > nul 2>&1

Сохраняем созданный файл с расширением CMD. По умолчанию он записывается в папку пользователя.

Отдаем команду на запуск административной консоли в диалоговом окне «Выполнить».

В области переходов разворачиваем «Конфигурация Windows» и переходим к разделу «Сценарии». В правой части окна отобразятся доступные для редактирования пункты. Запускаем обозначенный цифрой «2».

Используем указанный пункт, чтобы добавить сценарий очистки.

Обозначенная кнопка «Обзор» откроет пользовательскую папку.

Находим созданный в «Блокноте» файл. Подтверждаем выбор нажатием на кнопку «Открыть».

В области просмотра должен отобразиться готовый к использованию сценарий. Подтверждаем свои действия последовательным нажатием на обозначенные кнопки.

На этом процесс автоматизации заканчивается. Можно закрывать редактор групповых политик и заниматься обычными делами.

В заключение

Как видите, с поставленной задачей можно справиться без применения специальных программ и «тайных» знаний. Благодаря созданному сценарию чистка временных файлов в папке Temp будет выполняться при каждой перезагрузке системы, а компьютер не будет «забиваться» ненужным «мусором».