Приказ об утверждении графика отпусков. Приказ об утверждении графика отпусков - образец (2019) Утверждение графика отпусков на год

График отпусков – обязательный документ для каждой компании. Его надо утвердить за две недели до начала 2015 года (ст. 123 ТК РФ). В этом году - не позднее 17 декабря. Как правильно составить свой бланк графика отпусков на основе унифицированного, покажем на примере.

График отпусков обязателен как для сотрудников, так и для работодателей. Об этом сказано в части 2 статьи 123 Трудового кодекса. Поэтому к его составлению нужно подходить со всей внимательностью. Тем более, что трудовая инспекция при проверках всегда изучает документ и дату его подписания.

На что обратить особое внимание при составлении графика отпусков, рассказывает Иван Шкловец, заместитель руководителя Роструда.

График отпусков можно составить по любой форме, если она утверждена в учетной политике

Теперь компании вправе не использовать типовую форму Т-7 для составления графика отпусков. Как и всю первичку, график можно составить по любой форме, если она утверждена в учетной политике (письмо Роструда от 14.02.13 № ПГ/1487-6-1). Но при составлении своего бланка можно взять за основу унифицированный, доработать его и упростить (см. образец).

Образец графика отпусков на 2015 год

Опасный реквизит

Составить график отпусков надо за две недели до начала будущего года (ст. 123 ТК РФ). В этом году крайний срок - 17 декабря. Если составить график позже, возможен штраф на трудовой проверке до 50 тыс. рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).

Из типовой формы можно убрать сведения о табельном номере сотрудника и переносе отпуска - основание и дата предполагаемого отдыха. Эти сведения не являются обязательными и только усложняют составление документа. Тем более что на практике работник, который не использовал отпуск по графику, часто не пишет никаких заявлений о переносе отдыха. А просто берет отпуск в другое время, согласовав дату с руководителем. При необходимости в графике можно оставить поле «Примечание» и там отражать все особенности отдыха конкретных работников.

На практике сотрудники редко берут отпуск сразу на 28 календарных дней. Поэтому в график отпусков стоит добавить несколько граф для каждого работника, чтобы он мог сразу поделить отпуск на части.

Из кодекса не ясно, надо ли включить в документ все неиспользованные отпуска сотрудников или только 28 дней очередного отдыха. Как мы выяснили, в Роструде считают, что в график необходимо вписывать все накопившиеся дни отдыха у работников. Ведь сотрудник вправе перенести отпуск на будущий рабочий год. Но использовать его надо не позднее 12 месяцев после окончания года, за который он предоставляется (ст. 124 ТК РФ).

В графике не надо отражать отпуск за свой счет, а также отпуск по беременности и родам и по уходу за ребенком. Статья 123 ТК РФ требует включать только ежегодные и дополнительные оплачиваемые отпуска.

Остальные сведения в графике стоит оставить так же, как и в унифицированной форме. Например, данные о должности работника и структурном подразделении. Иначе из документа будет не ясно, в какое время отдыхают сотрудники конкретного отдела. А значит, можно не заметить, что в отпуск в одно и то же время уйдут все специалисты подразделения.

Утверждает график руководитель компании, а с документом стоит ознакомить всех сотрудников под роспись.

Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.

Важно!

Должен быть утвержден не позднее чем за две недели до наступления календарного года;

Порядок согласования с выборным органом первичной профсоюзной организации – в соответствии со ст. 372 ТК РФ;

График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.

График отпусков:

Сводный документ, составляется в одном экземпляре и действует в течение одного календарного года, потому на практике ему присваивается номер 01;

Представляет собой таблицу, в которой содержится информация о датах предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков всем сотрудникам структурных подразделений организации;

В графике учитываются ежегодный основной оплачиваемый отпуск, ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, отпуска, неиспользованные за предыдущие периоды, отпуска совместителей по предоставленной с основного места работы информацией.

График отпусков кроме обеспечения права работников на отдых дает также ряд преимуществ для работодателя:

Если отпуск предоставляется в соответствии с графиком, это позволяет заблаговременно его оформить и подготовиться к выплате отпускных(не менее чем за три дня до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ));

У работодателя при необходимости будет время найти замену уходящему в отпуск сотруднику;

График позволяет контролировать своевременность предоставления работникам отпусков. При условии его соблюдения у сотрудников не будут накапливаться неиспользованные отпуска.

Совет! Следует учесть пожелания работников до составления графика отпусков. Это возможно сделать несколькими способами:

1)Если численность сотрудников организации невелика, можно направить запрос в адрес всех сотрудников. Сотрудники могут выразить пожелания, заполнив удобную форму, ведомость планирования отпусков, заявление и т.д.

2)При большой численности сотрудников ведомость планирования удобней вести по подразделениям, направив запрос в адрес руководителей структурных подразделений.

Совет! Не забудьте в Графике отпусков учесть обязательные дополнительные отпуска отдельных категорий работников. Например работников, занятых на работах с вредными и/или опасными условиями труда, работников с ненормированным рабочим днем, работников, работающих в условиях Крайнего Севера или приравненных к ним местностях, и т.д.

В качестве бланка графика отпусков применяют унифицированную форму № Т-7. Однако, с 01 января 2013 года, в связи с вступлением в силу Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон № 402-ФЗ), унифицированные формы не являются обязательными к применению.

Согласно ч. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ формы первичных ученых документов, применяемых организацией (за исключением организаций государственного сектора), должен определять руководитель организации. То есть каждой организации необходимо издать приказ «Об утверждении форм первичных учетных документов, применяемых организацией» и при этом либо использовать унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты", либо разработать собственные формы.

Унифицированная форма № Т-7 в качестве бланка Графика отпусков достаточно удобна, поэтому ее можно взять за основу и доработать по своему усмотрению в случае такой необходимости.

На этапе планирования, перед началом календарного года заполняются только 1-6 столбцы таблицы графика отпусков: структурное подразделение, в котором работает сотрудник, его должность по штатному расписанию, ФИО, табельный номер сотрудника, количество календарных дней отпуска и запланированная дата начала отпуска.

Графы 7-10 заполняются от руки по мере ухода сотрудников в отпуск в течение года.

Если у Вас возникли трудности с составлением Графика отпусков на 2015 год, специалисты Центра кадровых решений "P&B excellent" всегда готовы оказать содействие в рамках услуги кадрового консалтинга. Будем рады сотрудничеству.

Унифицированная форма бланка графика отпусков № Т-7 доступна для скачивания.

Как составить приказ об утверждении графика отпусков

Обязанность по составлению графика отпусков прописана в ст. 123 Трудового кодекса РФ, согласно которой такой график является документом, где устанавливается периодичность предоставления работникам ежегодных оплачиваемых отпусков. Утверждается он распоряжением руководителя предприятия.

При составлении этого документа следует учесть ряд особенностей:

1. График должен быть составлен и утвержден за 2 недели до начала нового рабочего года.
2. Документ составляется с учетом мнения профсоюзного органа (см. ст. 372 ТК РФ).
3. График является обязательным как для работника, так и для администрации.
4. Для некоторых категорий трудящихся имеется ряд преимуществ при выборе периода времени отпуска. О том, как предоставляется отпуск и каков порядок этого, вы узнаете из статьи Порядок предоставления отпуска по Трудовому кодексу .

Обратите внимание! График отпусков допустимо составлять в свободной форме. Однако чаще всего используется унифицированная форма Т-7, утвержденная постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, поскольку она содержит в себе все необходимые реквизиты.

Согласно положениям ст. 123 ТК РФ указанный график должен в обязательном порядке утверждаться руководителем компании, а поскольку названная выше форма содержит графу об утверждении документа, при использовании Т-7 нет необходимости в составлении отдельного акта об утверждении.

Однако составление приказа может быть признано обязательным во внутреннем документообороте компании.

Скачать образец приказа на утверждение графика отпусков в 2018 — 2019 году

Поскольку составление приказа об утверждении графика отпусков не является обязательным, допускается его составление в свободной форме на бланке предприятия.

Приказ на график отпусков на 2018 — 2019 год должен содержать следующие реквизиты:

1. Название предприятия, составившего документ.
2. Дату и место составления.
3. Номер распоряжения.
4. Суть распоряжения со ссылкой на нормативный акт.
5. Перечень лиц, ответственных за оформление указанного документа, а также совершение всех необходимых с ним действий.
6. Подпись руководителя предприятия.
7. Подписи всех лиц, перечисленных в приказе, об ознакомлении с ним.

Скачать образец приказа об утверждении графика отпусков можно, пройдя по ссылке: Приказ на график отпусков - образец.

Обратите внимание! Оформление документа допускается на отдельном листе формата А4 как от руки, так и в печатном виде. Необходимости в проставлении печати на приказе нет, поскольку он относится к внутренним бумагам предприятия и может составляться в единственном экземпляре. Впоследствии приказ хранится в архиве предприятия в течение срока, установленного для соответствующих приказов. Рекомендуем отнести его к приказам по административно-хозяйственной деятельности и хранить 5 лет (см. подп. «в» п. 19 Перечня типовых управленческих архивных документов…, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

При составлении приказа нет необходимости вносить в него весь график предоставления отпусков, поскольку его объем может быть большим. Допустимо указать его в виде приложения к приказу.

Составление приказа об утверждении графика отпусков не является обязательным, поскольку существующие формы графика предоставления отпусков содержат в себе графу, при заполнении которой указанный документ будет утвержден руководителем. Однако его составление может быть признано обязательным, если того требует внутренний документооборот предприятия.

В соответствии с законодательной базой страны, каждый работник предприятия или частной фирмы имеет право на взятие трудового отпуска на 10-30 календарных дней. На практике, каждая частная фирма и тем более крупное предприятие, утверждает собственные правила и условия, а с ними далее и график отпусков на годовой период. Согласно нынешним нормам законодательства, обыкновенный отпуск исчисляется 28-ю календарными днями. Работнику предоставляется право расходовать это время двумя равными отрезками по 14 дней. Естественно, работник штата не вправе самостоятельно покинуть рабочее место, взяв оплачиваемый отгул, когда ему вздумается. Для этого, как уже было сказано выше, существует график отпусков за подписью руководителя предприятия, который предоставляет его работникам с целью ознакомления в форме, носящей детальный характер.

Как правильно заполнять график отпусков на 2019 год?

Само собой, разумеется, документ в виде графика трудовых отпусков, в составлении зависит от того, какое количество работников присутствует в штате. Если, к примеру, компания имеет штат из 10-ти человек, каждый из них пойдет на заслуженный отдых помесячно, подав соответственное заявление руководителю. На практике, руководитель предприятия требует с работников предоставить ему всю необходимую информацию для точного планирования выходных дат. Получив от каждого штатного работника нужные сведения, руководитель и составляет план на будущий год и визирует его своей подписью. Документ, представляющий собой подробный график ухода работников штата в отпуска, является обязательным, как для работодателей, так и работников, о чем свидетельствует часть вторая той же 123-ей статьи ТК РФ. Безусловно, существуют и другие статьи Трудового кодекса России, в которых подробно описаны требования к руководителю по составлению графика, но сейчас не о них.

Кроме ежегодных отпусков оплачиваемого типа, график может включать в себя и дополнительные выходные дни, не использованные работниками на протяжение года и автоматически смещенные на будущие двенадцать месяцев. Более того, формой этого документа, по утверждению директора предприятия, может быть предусмотрен отпуск внешнего совместителя. С этой целью работнику необходимо составить заявление в свободной форме или по бланку, запросив, таким образом, у совместителя, данные по датам оплачиваемых выходных касательно основного места работы. Процесс оформления графика трудовых отпусков находится под полным контролем руководителя и его заместителей с конечным проставлением подписей всех, кто принимал в том участие. Практически, за составление этого документа персональную ответственность несет руководитель и его зам.

Составление графика трудовых отпусков для всех сотрудников происходит с указанием сведений в каждой отдельной графе. Если ранее вы не знали ответа на вопрос о том, как составить данный документ, обратите внимание на пример далее. Первая графа документа описывает наименование предприятия или подразделения. Во второй графе прописывается профессиональная принадлежность работника штата, согласно утвержденному расписанию. В первой и второй графах вся информация указывается строго согласно штатному расписанию и никак иначе. Следом, в строке третьей графы прописывается фамилия, имя и отчество работника штата. Четвертая графа существует для номера табеля. Её следует заполнять только, если организацией или предприятием предусмотрена система присвоения табельных номеров. Пятой графой прописывается число дней, которые положены тому или иному работнику в качестве заслуженного им трудового отпуска. В последней шестой графе проставляются отметки о запланированных датах трудовых отпусков.

На период утверждения описываемого документа все графы, с первой по шестую включительно, в соответствии с формой т-7 не должны быть пустыми. Отдельная графа этого приказа «утверждаю» должна содержать подпись руководящего лица компании или уполномоченного заместителя, у коего есть на то право подписи. Отдельно в журнал предприятия заносится номер утвержденного графика, согласно принятому и действующему в организации стандарту. В соответствии с индивидуальными требованиями, руководитель может дополнить документ реквизитами, изменив образец по приказу, утвержденному заблаговременно. Любые дополнительные изменения, вносимые руководителем в форму графика, заявленную им ранее, должны оформляться строго по приказу и быть завизированы соответствующим документом.

К ак следует вносить изменения в график на 2019 год?

Известно, что график заслуженных работниками оплачиваемых выходных утверждается на год, однако порой перед руководителями предприятий встает необходимость внесения изменений в документ, утверждение которого было датировано прошлыми месяцами и днями. Ряд изменений в отпускной график можно внести только по двум случаям. В ситуации переноса трудового отпуска по согласию с работником и по случаю отзыва его из предоставленных ему предприятием выходных дней. Первый пункт курируется статьей за номером №125 ТК РФ, второй частью 2-ой статьи за номером 125 соответственно. Так как форма Т-7 не имеет отдельной графы для внесения информации по отзыву, её можно заменить 10-ой графой, служащей для формирования примечаний. Следует необходимо прописать, что рабочий был отозван с отпуска с проставлением точной даты. Графой восемь, в этой ситуации, надо прописать реквизиты по приказу отзыва, а графу девять оставить под неиспользованное время отпуска.

Для посетителей нашего сайта действует специальное предложение - вы можете совершенно бесплатно получить консультацию профессионального юриста, просто оставив свой вопрос в форме ниже.

Отдельная статья Трудового кодекса предписывает возможность разделения отпуска на несколько равных частей. Рабочий предприятия или частной фирмы имеет полное право, по согласованию со своим работодателем, произвести разделение ежегодного отпуска на равные части, но не менее чем четырнадцать дней каждая. Дополнительные заявления в этой ситуации составлять не требуется, о чем написано в 125-ой статье ТК РФ. В случае приема на работу новых рабочих с утверждением их в официальный штат, работодатель имеет право отсрочить составление графика отпусков для данной категории лиц. В практическом плане, подавляющим большинством предприятий и организаций, с этой целью составляется и утверждается отдельный документ в виде графика по той же форме Т-7, подписываемой руководителем.

Ч. 1 ст. 115 ТК РФ определено, что ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется работникам продолжительностью 28 календарных дней.

Согласно ст. 123 Трудового кодекса РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем .

График отпусков не только обеспечивает право работников на ежегодный отдых, но и позволяет работодателю:

– заблаговременно оформить отпуск и выплатить отпускные, которые выдаются не менее чем за 3 дня до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ);

– при необходимости найти замену уходящему в отпуск работнику;

– контролировать своевременность предоставления работникам отпусков и не допускать накапливание неиспользованных дней отпуска.

График отпусков – обязательный документ для каждой компании. График отпусков должен быть утвержден не позднее чем за две недели до наступления календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). На 2015 г. – не позднее 17.12.2014.

Перед тем как составить график отпусков, работодатель собирает у работников информацию о планируемых датах отпусков. На основании полученных сведений и составляется график. Он подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации или уполномоченным на то лицом подписью на графике.

Если на предприятии есть первичная профсоюзная организация, то график необходимо согласовать с ней (ч. 1 ст. 123, ст. 372 ТК РФ).

Теперь компании вправе не использовать типовую форму Т-7 для составления графика отпусков. Как и всю первичную документацию, график можно составить по любой форме, если она утверждена в учетной политике (Письмо Роструда от 14.02.13 №ПГ/1487-6-1). Но при составлении своего бланка можно взять за основу унифицированный, доработать его и упростить (см. пример заполнения).

Согласно ст. 125 ТК РФ, сотрудник вправе поделить отпуск на части, но одна из частей должна быть не менее 14 календарных дней . Поэтому стоит заранее проверить, как сотрудник поделил свой отдых.

На практике сотрудники редко берут отпуск сразу на 28 календарных дней. Поэтому в график отпусков можно добавить несколько граф для каждого работника, чтобы он мог сразу поделить отпуск на части.

Утвержденный график отпусков доводится до сведения всех работников. Обычно такие графики объявляются работникам под роспись. Однако помимо этого работодатель должен известить каждого работника о времени начала его отпуска не позднее чем за 2 недели (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). Работодателю следует вести журнал извещения работников о времени начала отпуска или же индивидуально под расписку извещать каждого конкретного работника. Это позволит избежать претензий со стороны работника и (или) проверяющих органов относительно времени начала отпуска.

При составлении графика отпусков следует учитывать, что некоторые категории работников имеют право использовать отпуск в удобное для них время.

В частности:

Если работник имеет право на выбор, при составлении графика отпусков целесообразно предложить ему написать заявление о том, в какое время он хотел бы получить отпуск. При наличии такого заявления и учете пожелания работника при составлении графика изменить впоследствии время использования отпуска можно только по взаимному согласию сторон.

Если работодатель не соблюдает требование законодательства о предоставлении отпуска отдельным категориям работников в удобное для них время либо нарушает утвержденный график отпусков, работники вправе обратиться за защитой в органы по рассмотрению трудовых споров (комиссию по трудовым спорам, инспекцию по труду, суд).

Пример заполнения графика отпусков на 2015 г.

Помимо ежегодных основных оплачиваемых отпусков в графике указываются дополнительные отпуска и отпуска, которые не были использованы работниками в течение текущего года и были перенесены на следующий год.

График отпусков оформляется следующим образом.

В графе 1 указывается наименование структурного подразделения.

В графе 2 отражается должность (специальность, профессия) работника согласно штатному расписанию.

В графе 3 указывается ФИО работника.

В графе 4 указывается количество календарных дней запланированного отпуска работника

В графе 5 отмечается запланированные даты отпуска.

На момент утверждения графика графы 1–5 графика отпусков должны быть заполнены.

При составлении графика графы 6–10 не заполняются.

Графа 6 и 7 «Фактический отпуск» заполняется после фактического окончания отпуска, то есть после того как работник выйдет на работу.

Графы 8 «Примечание» заполняются только в случае необходимости внесения в график каких-либо сведений. Например, перенос отпуска в связи с командировкой или болезнью сотрудника.

В графе 9 сотрудники ставят роспись о согласии своего графика отпуска.

Изменения в график отпусков могут быть внесены в следующих случаях.

1. При переносе отпуска с согласия работника (ст. 124 ТК РФ).

2. При отзыве работника из отпуска (ч. 2 ст. 125 ТК РФ).

3. При приеме новых работников после утверждения графика отпусков.

Порядок внесения изменений в график отпусков для новых работников не установлен. В настоящее время на практике применяются два варианта отражения отпусков, каждый из которых не противоречит действующему законодательству.

Вариант 1. К действующему графику отпусков нужно оформить приложение и внести в него сведения об отпусках новых работников.

Вариант 2. В действующий график отпусков, утвержденный до приема нового работника (ч. 1 ст. 123 ТК РФ), не вносят никакие изменения (дополнения).

При желании уйти в отпуск работнику необходимо направить работодателю заявление в произвольной форме. В случае достижения договоренности о дате начала отпуска работодатель издает приказ о предоставлении отпуска и составляет записку-расчет. Сведения об отпуске заносятся в личную карточку работника.

График отпусков должен храниться у работодателя один год (ст. 693 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 №558).

На основании п. 1.4 Перечня исчисление сроков производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. График отпусков на 2015 г., утвержденный в декабре 2014 г., заканчивает свое действие 31.12.2015. Следовательно, хранить его нужно весь 2016 г.

При отсутствии графика отпусков в организации за несоблюдение трудового законодательства на работодателя может быть наложено административное взыскание в соответствии со ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Для индивидуальных предпринимателей она предусматривает штраф в размере от 1 тыс. до 5 тыс. руб. Для юридических лиц – от 30 тыс. до 50 тыс. руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.