Положение о служебных поездках работников образец. Гарантии командированным сотрудникам. Кто должен составлять положение

Главная / Земля

Развивая бизнес, организации приходится расширять зону своей деятельности. В связи с этим возникает необходимость направления сотрудников компании в служебные поездки в другие города и регионы. Порядок направления регулируется нормами законов. Однако, чтобы учесть все моменты деятельности и окончательно урегулировать взаимоотношения с сотрудниками лучше всего разработать Положение о командировках. Скачать образец положения на 2019 год можно ниже.

Положение о командировках – это нормативный акт фирмы, в котором она рассматривает основные моменты и вопросы, возникающие при направлении ее сотрудников в служебные поездки.

Положение о служебных командировках конкретизирует законодательство в рамках хозяйствующего субъекта, отражая используемые документы и процедуры в самой организации.

При этом закрепленные в нем нормы ни в коем случае не должны противоречит законодательству, и не ухудшать положение работающего на предприятии человека.

Малые предприятия могут не разрабатывать свое локальные нормативные акты, а вопросы между работников урегулировать положениями, отраженными в трудовых контрактах. Однако если численность сотрудников достаточно значительна, то рациональнее ввести отдельное положение, а в трудовых контрактах делать ссылку на него.

Внимание! Главная цель Положения о командировках урегулировать вопросы между администрацией компании и занятых на предприятии сотрудниках при возникновении спорных ситуаций и их разрешения. Также этот акт призван обосновать произведенные в затраты и включить их в расходы при налогообложении прибыли.

Кто должен составлять положение

Положение о командировках не является обязательным нормативным актом предприятия. Поэтому его разрабатывать субъекты могут на добровольной основе.

Связано это с тем, что нормы, рассматриваемые в этом документе, могут быть отражены в других Положениях предприятия (Коллективном договоре, Положении об оплате труда, Правилах внутреннего распорядка).

Главное требование закона, чтобы вопросы по урегулированию командировок были рассмотрены. Малые предприятия имеют право включать данные моменты даже в каждый трудовой контракт с работником. Но это является трудоемко при достаточно большом количестве работников в компании.

Внимание! Если в компании довольно часто направляют работников в командировки, то рекомендуется разработать данное положение и использовать его при урегулировании вопросов с персоналом в этой сфере отдельное положение.

Положение о командировках образец 2019 скачать

Что оговаривается в положении о командировках

Общие положения

Все основные моменты, связанные с командировками, закрепляются законодательно в положении №749. Поэтому в этом документе необходимо оговорить те моменты, которые оставлены на усмотрение работодателей. Например, считается ли командировкой поездка надомного сотрудника к работодателю, либо по каким признакам поездка в течение одного дня будет отнесена к командировкам.

Правило оформление командировок

Новые правила по командировкам не требуют, чтобы на сотрудника выписывались и . Теперь основополагающим документом стал . Однако если необходимо, чтобы данные бланки все же были у работника, это необходимо прописать в данном разделе.

Здесь же нужно обговорить порядок сокращения продолжительности поездки либо ее продления - при соблюдении каких условий можно выполнить каждое действие.

Обязательно нужно обговорить, по какому принципу осуществляется определение продолжительности поездки, чтобы на основании этого правильно рассчитать количество суточных.

Внимание! Еще один момент, который можно отразить в данном разделе - порядок привлечения командированного сотрудника к работе в выходной день.

Компенсации и гарантии командируемым сотрудникам

Компания имеет право сама для себя установить, какие суммы будут подлежать возмещению после поездки, а также каким образом работник должен подтвердить правомочность произведенных расходов.

Предприятие имеет право для разных должностей установить разные объемы компенсируемых расходов.

В данном разделе желательно установить:

На каком типе транспорта работники разных должностей должны уезжать в поездку и возвращаться из нее;
При каких условиях работник имеет право воспользоваться самолетом;
Какая максимальная сумма оплаты за проживание в сутки (это также можно установить для каждой должности);
Работникам каких должностей можно пользоваться услугами повышенной комфортности - бизнес-класс, люкс-номера в гостинице и т. д.
Можно ли использовать для командировки личный транспорт и при каких условиях;
Можно ли в командировке пользоваться услугами такси;
Какие документы работник должен предоставить по каждому типу расходов.

В этом же разделе можно обговорить размер суточных для разных должностей. Также можно установить разным размер денежных средств, выдаваемый для близких поездок и на дальние расстояния.

Внимание! Отдельно необходимо обговорить порядок возмещения расходов и размер суточных при поездках в иностранные государства. Можно для каждой страны установить свой размер суточных, компенсации за проживание и т.д.

Порядок выдачи денег подотчет, отчет о командировке

Очень важно, чтобы такой раздел присутствовал в положении. Именно он будет определять каким образом работники могут получить деньги подотчет на командировку, а затем отчитаться по осуществленным расходам по .

В раздел нужно включить информацию:

В какой срок нужно работнику выдать необходимые денежные суммы на командировку;
Каким образом и в течение какого промежутка времени после возвращения из поездки он должен будет предоставить отчет о произведенным во время нее расходам.

Порядок утверждения положения

Поскольку положение о командировках можно отнести к локальным нормативным актам, то обязательным к разработке и использованию оно не является. Однако, если все же решено его применять, то нужно соблюдать определенную процедуру его ввода в действие.

Проект положения нужно обязательно отправить в профсоюзный орган, имеющийся в компании, и в установленном порядке провести его согласование. Если такой не сформирован, то данный шаг можно опускать.

После этого производится его ввод в действие, это допускается сделать двумя способами:

Поставить на положении специальный гриф «Утверждаю», с подписью руководящего лица. Если положение также согласовывалось с уполномоченными сотрудниками, то необходимо предусмотреть также графы и для них.
Издать отдельный распорядительный документ – приказ об утверждении положения о командировках. В нем нужно указать при каких условиях и с какой даты положение начинает действовать. На обложке положения также ставится гриф «Утверждено», и затем записываются сведения о приказе.

Внимание! После ввода положения в действие его текст нужно предоставить для ознакомления всем работникам фирмы. Факт ознакомления нужно фиксировать на отдельном либо в специальном журнале путем проставления подписи.

ПОЛОЖЕНИЕ О СЛУЖЕБНЫХ КОМАНДИРОВКАХ

в пределах Российской Федерации

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение о служебных командировках (далее - Положение) устанавливает основные правила и порядок направления работников ООО «Монтаж и наладка» в служебные командировки в пределах Российской Федерации.

1.2. Служебная командировка - это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

ООО «Монтаж и наладка», кроме лиц, указанных в пункте 1.4 Положения.

1.4. Положение не распространяется:

На беременных работниц;

Работников в возрасте до 18 лет;

Работников в период действия ученического договора;

Работников с разъездным характером работы (приложение № 5 к коллективному договору);

Работников, имеющих детей в возрасте до трех лет или детей-инвалидов в возрасте до 16 лет. (В Положении стороны коллективного договора расширили законодательно установленный список категорий работников, которых нельзя отправлять в командировку. В этом списке отсутствуют категории физических лиц, не имеющих трудовых отношений с предприятием, а именно исполнители по договорам гражданско-правового характера, учредители, члены совета директоров. - Примеч. ред.)

2. Срок командировки

2.1. Срок командировки работников, командировочное задание которых предполагает выполнение работ по монтажу и наладке, не может превышать одного календарного года, включая дни отъезда и приезда, прочих работников - 40 календарных дней.

2.2. При необходимости командирования работника на срок, превышающий установленный в пункте 2.1 Положения, по его истечении сотруднику предоставляется дополнительный отпуск сроком на семь календарных дней, оплачиваемый за счет собственных средств предприятия (приложение № 6к коллективному договору). По его окончании работник вновь направляется в командировку для завершения командировочного задания. (В Положение введена дополнительная - по сравнению с нормами трудового законодательства - льгота для работников, вынужденных находиться в длительных командировках. - Примеч. ред.)

2.3. Фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении о днях прибытия в место командировки и выбытия. Если работник командирован последовательно в несколько населенных пунктов, отметки о днях прибытия и выбытия делаются в каждом пункте.

2.4. При необходимости решение о продлении первоначально установленного срока командировки принимает генеральный директор ООО «Монтаж и наладка» по согласованию с непосредственным руководителем командированного работника и уполномоченным представителем принимаю щей стороны. Решение оформляется приказом генерального директора.

2.5. Днем выезда в командировку считается день отправления транс портного средства из места постоянной работы командированного работника, а днем приезда - день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы.

2.6. При отправлении транспортного средства до 24.00 включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0.00 и позднее - последующие сутки.

2.7. При задержке в пути работник обязан представить оправдательный документ транспортной организации (справку о причинах опоздания транспортного средства). При отсутствии такого документа пропущенное время в период командировки не включается, за него работнику не выплачиваются суточные, не возмещаются затраты на оплату жилья и прочие расходы.

3. Порядок направления в командировку и возвращения из нее

3.1. Убытие

3.1.1. Направление работников в командировку производится на основании приказа генерального директора (по форме № Т-9, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, далее - постановление № 1).

3.1.2. Руководитель подразделения командируемого сотрудника оформляет командировочное задание (форма № Т-10а, утвержденная постановлением № 1) с описанием основных направлений работы сотрудника в командировке.

3.1.3. За один день до отъезда работнику выдается командировочное удостоверение (форма № Т-10, утвержденная постановлением № 1). Если сотрудник возвращается из командировки в день отъезда, командировочное удостоверение выписывается в общем порядке. (Решение выписывать командировочное удостоверение для однодневных командировок зафиксировано по настоянию главного бухгалтера. Этот порядок облегчает ведение учета рабочего времени и расчета заработной платы. - Примеч. ред.)

3.1.4. Командируемый работник совместно с руководителем своего под разделения составляет смету командировочных расходов на основании норм, установленных разделом 5 Положения. При необходимости решение о произведении затрат сверх норм, установленных разделом 5 Положения, принимает генеральный директор предприятия на основании служебной записки непосредственного руководителя командируемого работника.

Смету расходов командируемого работника утверждают руководитель предприятия и главный бухгалтер.

3.1.5. За один день до отъезда в командировку работнику выдается де нежный аванс в пределах сумм, причитающихся по утвержденной руководителем организации смете командировочных расходов. При получении аванса работник подписывает и передает в бухгалтерию расписку о согласии на удержание сумм неиспользованного аванса из начисленной заработной платы в случае просрочки их возврата свыше срока, установленного в пункте 3.2.4 Положения.

3.1.6. В случае если необходимость в осуществлении дополнительных за трат возникла у работника в течение командировки, он обязан согласовать эти расходы со своим непосредственным руководителем. Факт согласования (разрешения) дополнительных расходов подтверждается направлением командированному факсимильного сообщения, зарегистрированного в журнале регистрации исходящей корреспонденции. Ответственность за дополни тельные расходы командированного работника сверх утвержденной сметы несет его непосредственный руководитель, санкционировавший их осуществление.

3.1.7. Непосредственный руководитель обязан провести подробный инструктаж командируемого работника.

3.1.8. При наличии нескольких видов транспорта, связывающего место постоянной работы и место командировки, администрация может предложить командированному работнику вид транспорта, которым ему надлежит воспользоваться. При отсутствии такого предложения работник самостоятельно решает вопрос о выборе транспорта, заказывает и приобретает по наличному расчету из сумм полученного аванса билеты на проезд.

3.1.9. Регистрация лиц, отбывающих в командировки, ведется инспектором отдела кадров в журнале учета работников, выбывающих в командировки.

3.1.10. В день отъезда сотрудник не обязан являться на основное рабочее место.

3.2. Возвращение

3.2.1. Работник обязан выйти на свое рабочее место на следующий рабочий день после дня прибытия из командировки.

3.2.2. Отметку в командировочном удостоверении о возвращении сотрудника делает специалист отдела кадров.

3.2.3. По возвращении из командировки работник в произвольной форме составляет отчет о выполнении командировочного задания и в течение двух дней сдает его руководителю своего подразделения.

3.2.4. По возвращении из командировки работник обязан в течение трех рабочих дней представить в бухгалтерию организации авансовый отчет (по форме № АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55) об израсходованных в связи с командировкой денежных средствах. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, документы об оплате жилого помещения, документы о фактических расходах по проезду и иных связанных с командировкой расходах.

3.2.5. По всем дополнительным расходам должны быть представлены подтверждающие документы.

3.2.6. Руководитель утверждает командировочные расходы работника, произведенные в пределах норм, установленных разделом 5 Положения, и на основании сметы командировочных расходов. Командировочные расходы работника, произведенные им сверх согласованной сметы и без согласования (разрешения) непосредственного руководителя, утверждению и возмещению не подлежат.

3.2.7. Работник в течение трех рабочих дней по приезде из командировки возвращает в кассу остаток неиспользованного аванса, выданного на командировку. При несвоевременном возврате остатка неиспользованного аванса работодатель вправе удержать его из сумм заработной платы работника на основании приказа генерального директора и расписки работника о его согласии на удержание.

3.2.8. В случае перерасхода денежных средств организация компенсирует работнику на основании его заявления суммы перерасхода, утвержденные руководителем организации.

4. Гарантии командированным работникам

4.1. При направлении работника в командировку ему гарантируется сохранение места работы и среднего заработка. В случае когда сумма среднего заработка за период командировки оказывается меньше, чем сумма заработной платы, начисленной исходя из должностного оклада, работнику гарантирована доплата до суммы заработка, рассчитанной из должностного оклада без учета других доплат и надбавок (приложение № 1 к коллективному договору). Доплата производится за счет собственных средств предприятия. Она облагается НДФЛ в общем порядке. (Дополнительная выплата, предусмотренная положением об оплате труда с целью возмещения потерь в заработке командированных работников. - Примеч. ред.)

4.2. На работников, находящихся в командировке, распространяется режим рабочего времени и времени отдыха тех организаций, в которые они командированы. Табель на командированного работника ведется по графи ку основного места работы. Он корректируется по возвращении сотрудника на основании данных командировочного удостоверения.

4.3. Если сотрудник специально командирован для работы в выходные или праздничные дни, ему производится доплата в размере двойной дневной тарифной ставки.

4.4. В случае когда по распоряжению работодателя работник выезжает в командировку в выходной день, ему по возвращении предоставляется другой день отдыха.

4.5. В случае временной нетрудоспособности командированному работнику на общих основаниях выплачивается соответствующее пособие. Течение командировки прерывается с первого дня нетрудоспособности и возобновляется со следующего дня после ее окончания.

4.6. За период временной нетрудоспособности командированному работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении).

Ему выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению командировочного задания или вернуться к месту постоянного жительства, но не свыше двух месяцев.

4.7. Выплата заработной платы командированному работнику производится одним из следующих способов по его выбору:

Почтовым переводом;

На лицевой счет в банке;

Через доверенное лицо из кассы предприятия.

Расходы по выплате заработной платы работникам, находящимся в командировке, несет работодатель.

5. Перечень и нормы командировочных расходов

5.1. Расходы на проезд

5.1.1. Расходы на проезд к месту командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются командированному работнику в размере фактически оплаченных сумм, подтвержденных оправдательными документами (билетами на железнодорожный, водный, автомобильный транспорт, распечаткой электронного билета и посадочным талоном на самолет, квитанциями об оплате дополнительных услуг и сборов перевозчика). Они включают стоимость фактически оплаченных:

Услуг по проезду от места проживания к месту командировки с учетом норм комфортабельности, установленных в пункте 5.1.2 Положения);

Услуг по проезду к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта;

Страховых платежей по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте;

Услуг по предварительной продаже проездных документов;

Услуг по использованию в поездах постельных принадлежностей;

Услуг VIP-залов в аэропортах (для работников административного управления);

Аэродромных сборов, сборов за право въезда, прохода, транзита авто мобильного и иного транспорта.

5.1.2. Расходы на проезд к месту командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не свыше стоимости проезда:

Железнодорожным транспортом - в купейном вагоне скорого фирменного поезда, для работников административного управления - в вагоне класса «СВ»;

Водным транспортом - в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пасса жиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;

Воздушным транспортом - экономическим классом, для работников административного управления - бизнес-классом;

Автомобильным транспортом - на любом автотранспортном средстве (включая такси).

5.2. Расходы на оплату жилья

5.2.1. Командированный работник вправе самостоятельно выбрать мес то проживания в командировке (гостиница или частный сектор). Он имеет право от лица предприятия:

Заключить договор аренды жилого помещения;

Произвести выплату арендной платы. Если арендодатель - физическое лицо, не являющееся индивидуальным предпринимателем, то удержать НДФЛ в размере 13% от суммы арендной платы;

Получить расписку о получении арендной платы арендодателем - физическим лицом.

5.2.2. При предъявлении подтверждающих документов (счета за проживание в гостинице по форме № 3-Г, утвержденной приказом Минфина

России от 13.12.93 № 121, расписки физического лица - арендодателя жилого помещения о получении арендной платы, договора аренды жилого помещения) командированному работнику возмещаются затраты по найму жилого помещения в месте командировки со дня прибытия и по день выезда. Они включают расходы:

По найму (аренде) жилья в размере фактических затрат, но не более 1000 руб. в сутки на человека, а для работников административного управления - 1500 руб.;

Оплате дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, в номере, за пользование рекреационно-оздоровительными объектами).

5.2.3. Расходы по найму жилого помещения за время вынужденной остановки в пути, подтвержденной оправдательными документами (см. пункт 2.7 Положения), возмещаются в размере фактических документально подтвержденных затрат, но не более 1000 руб. на человека в сутки для всех категорий работников.

5.2.4. При непредставлении работником документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения (в том числе при задержке в пути), ему выплачивается компенсация стоимости найма жилья в размере 700 руб. за каждый день нахождения в командировке.

5.3. Суточные

5.3.1. Командированному работнику выплачиваются суточные за каждый день нахождения в командировке в размере 800 руб., включая выходные и праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в дороге. Сумма превышения суточных по сравнению с нормой, установленной в пункте 3 статьи 217 Налогового кодекса, облагается налогом на доходы физических лиц.

5.3.2. При командировках в местность, откуда работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные не выплачиваются

5.4. Прочие командировочные расходы

5.4.1. При наличии оправдательных документов, подтверждающих оплату, командированным работникам возмещаются:

Расходы на междугородние переговоры с телефона гостиницы (наемного жилого помещения) с мобильного телефона на телефонные номера непосредственного руководителя (на основании распечатки узла связи, предоставившего услуги по месту командирования) в размере фактических затрат;

Расходы на оплату за пользование интернетом в размере фактических затрат, но из расчета не более 500 руб. за 30 календарных дней;

Представительские расходы (для работников административного управления) в размере фактических затрат, но не более 2500 руб. на одно приглашенное лицо;

Иные затраты, осуществление которых согласовано с непосредственным руководителем командированного работника, одобрено генеральным директором и главным бухгалтером.

5.4.2. Командированный работник обязан сохранять все документы, подтверждающие расходы.

6. Срок действия Положения

Положение вступает в силу с 1 января 2008 года и применяется в течение времени действия коллективного договора, приложением к которому оно является.

Отношения между работником и работодателем фиксируются с помощью законодательных актов, а также внутреннего положения о командировках в компании. Разбираем все по пунктам: что следует включить в документ и какие изменения последних лет предстоит учесть.

Зачем нужно внутреннее положение о командировках

Необходимость составления положения о командировках и введения в силу как внутреннего локального документа обусловлена рядом причин важных не только для работодателя, но и для командируемого сотрудника.

С точки зрения работодателя намного проще пользоваться одним единым документом, регламентирующим закрепление видов командировок, характер и величину возмещаемых расходов, специфику отчетности, а также действие различных служб при оформлении командировок и пр.

Разработка такого внутреннего документа в целях налогового учета позволяет признавать разнообразные расходы в качестве командировочных и обосновывать их величину в расходах при или УСН.

С точки зрения работника или совместителя, который направлен в командировку, предоставляются сохранение места работы (должности), сохранение среднего заработка на время нахождения в командировке, возмещение расходов, связанных с командировкой (расходов на проезд, наем жилья, суточных и др.).

Для правильного составления положения о командировках необходимо ознакомиться со структурой разделов и выделить главные пункты, которые необходимо зафиксировать в положении.

Структура положения о командировках

Как правило структура положения о командировках включает типичные разделы, но существуют и дополнительные разделы, которые зависят от специфики деятельности того или иного предприятия.

Рассмотрим основные разделы:

общие положения;

порядок оформления служебной командировки;

сроки командировки;

порядок оплаты труда командированных расходов и гарантии при направлении в служебные командировки;

порядок предоставления отчетности, связанной с направлением работников в служебные командировки;

иные пункты, в зависимости от специфики направления компании.

Общие положения:

Данный раздел является водным и содержит перечень основных понятий.

Здесь раскрываются понятие и виды служебных командировок, определяется круг лиц, на которых распространяется действие данного положения.

В трудовом законодательстве запрет на направление в служебные командировки определенному перечню лиц: беременные женщины, работники, не достигшие возраста 18 лет, и иные лица, указанные в ТК РФ.

В данном разделе также можно определить, какие поездки не считаются командировками, например:

служебные поездки работников, должностные обязанности которых предполагают разъездной характер работы (т.е. в течение рабочего дня выезды к клиентам), если иное не предусмотрено локальными или нормативно-правовыми актами;

поездки в местность, откуда работник по условиям транспортного сообщения и характеру работы имеет возможность ежедневно возвращаться к местожительству;

выезды по личным (без производственной необходимости, соответствующего договора или вызова приглашающей стороны);

поступление на учебу и обучение на заочных отделениях образовательных учреждений высшего и дополнительного профессионального образования.

Оформление служебной командировки

В данном разделе следует установить, какими документами оформляются командировки сотрудников. В компании могут использоваться не только унифицированные формы оформления командировки, но и неунифицированные, принятые в виде официального документооборота внутри компании. В таком случае необходимо зафиксировать в положении обязательные пункты, которые должны содержать:

цель поездки;

ожидаемый результат командировки. Цель и результат необходимы работодателя для понимания целесообразности планируемой командировки;

способ поездки: каким видом транспорта планируется поездка (самолет, поезд, личный транспорт). Указывается, необходимо ли провести заказ и оплату билетов работодателем по безналичному расчету, или командируемый сотрудник будет производить оплату за наличный расчет. Если согласована поездка в командировку на личном автомобиле, то в этом случае прикладывается расчет затрат на ГСМ;

вид проживания: гостиница или съемная квартира;

срок командировки в соответствии с билетами (дата отправления и дата прибытия). Если конечная дата не известна, необходимо указать предполагаемую. Исходя из количества дней производится расчет суточных;

наличие возмещения командировочных расходов за счет клиента. При этом все условия компенсации командировочных расходов должны быть прописаны в договоре с клиентом.

Также необходимо описать порядок документооборота, закрепить определенные обязанности по обработке документов за работниками разных административных служб предприятия.

Срок командировки

Срок командировки работников определяется решением работодателя с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

Фактический срок пребывания сотрудника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки.

Если принято решение проезда работника к месту командирования или обратно к месту работы на личном транспорте (служебной машине), необходимо отразить данный факт в приказе о направлении в командировку. Это и будет основанием для выдачи работнику путевого листа.

Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда – дата прибытия транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее – последующие сутки.

На работника, находящегося в командировке, распространяются режим рабочего времени и правила распорядка предприятия, учреждения, организации, в которое он командирован.

Командировочные расходы

Работодателю необходимо определить и зафиксировать перечень и объем затрат, которые компания компенсирует командированному сотруднику.

Например, данный перечень может состоять из следующих расходов:

оплата проезда;

найма жилого помещения;

суточные;

затраты на бензин, если командировка согласована на личном транспорте;

оплата аэроэкспресса;

такси и пр.

Важно обратить внимание, какие из расходов оплачиваются только при условии предоставления первичных документов, а какие - при их отсутствии.

После составления подобного перечня работодатель должен принять решение о размере возможной компенсации и способе ее выплаты, а также описать случаи при потере документов, подтверждающих расходы. Например, в таких ситуациях сотрудник за свой личный счет делает запросы на восстановление утерянных документов (билеты на поезд, билеты на самолет, проживание в гостинице). Если документы были не именные (билеты на автобус, электричку) и восстановить их невозможно, то затраты не принимаются и оплачиваются за счет командируемого сотрудника на основании его письменного согласия посредством взыскания из заработной платы.

Необходимо особое внимание уделить закреплению в положении о командировках затратам по размеру суточных. Размер суточных законодательно не регламентирован, поэтому в расходы, уменьшающие налоговую базу по прибыли или УСН, они принимаются в любом самостоятельно установленном работодателем размере.

Также компенсация затрат, в которые входят и размер суточных, может быть установлена в одинаковом размере для всех сотрудников компании или возмещение сумм будет варьироваться в зависимости от занимаемой должности.

Например, в положении о командировках могут быть установлены следующее ранжирование размера суточных:

по Москве и Санкт-Петербургу:

Руководителям отделов и исполняющим обязанности – 600 руб. в сутки;

Остальным сотрудникам – 500 руб. в сутки;

по остальным городам:

Руководителям отделов и исполняющим обязанности руководителей – 500 руб. в сутки;

Остальным сотрудникам – 400 руб. в сутки.

Следует заметить, что для целей обложения суточных НДФЛ и страховыми взносами, регулируемыми НК РФ, действует ограничение, обязывающее удерживать налог на доходы и начислять страховые взносы с сумм, превышающих:

700 руб. - для командировок по территории России;

2 500 руб. - для зарубежных поездок.

В связи с этим чаще всего размер суточных устанавливают именно в этих пределах (как в примере выше).

Однако ТК РФ не содержит ограничений на право работодателя устанавливать определенные размеры суточных при направлении работников в командировки для выполнения служебных заданий.

В 2017 г. предприятие может самостоятельно определять размеры суточных, что также предусмотрено ст. 346.16 НК РФ (подп. 13 п. 1), и закреплять их в своих внутренних актах. В этом случае организация отчисляет страховые взносы с разницы между нормативом и фактической величиной выданных суточных.

Гарантии работодателей перед работниками

В положении о командировках необходимо зафиксировать гарантии работников при направлении в служебные командировки.

На основании ст. 167 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку, а также во время нахождения работника в пути к месту командирования (из места командирования) ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.

В случае направления работника-совместителя в командировку одновременно по основной работе и работе, выполняемой на условиях совместительства, средний заработок сохраняется у обоих работодателей, а возмещаемые расходы по командировке распределяются между командирующими работодателями по их взаимному соглашению.

Отчет

В положении следует определить порядок и сроки о командировке.

Форма отчета командируемого о проделанной работе не регламентируется нормативными документами. Его содержание определяется исключительно спецификой деятельности предприятия и должностными обязанностями работника. Однако имеет смысл в положении привести образец такого отчета для командируемых сотрудников, иначе зафиксировать, что отчет составляется в произвольной форме.

По возвращению командируемый сотрудник обязан составить авансовый отчет в установленный срок. Этот документ является обязательным для заполнения.

Следует установить полномочия по заполнению и проверке отдельных разделов авансового отчета, требования к прилагаемым расходным документам, порядок выдачи перерасхода и возврата неиспользованного остатка денежных средств, выданных под отчет.

Например, в положении можно учесть специфику состава предоставления подтверждающих документов, а также конкретизировать по видам:

билеты на проезд, страховой полис и багажный билет, прилагаемые к билету. К электронному билету на самолет необходимо приложить посадочный талон. Посадочный талон не предоставляется в случае приобретения электронного ж/д билета. Если билет для сотрудника закупает сторонняя организация, предоставляется товарный чек с указанием стоимости билета и стоимости услуг посредника (сервисный сбор) и чек;

если проживание в гостинице оплачивалось сотрудником за наличные (либо оплачивал клиент), то необходимо предоставить чек. При отсутствии чека гостиница выписывает счет на бланке строгой отчетности;

чеки или подтверждения по другим расходам, установленным к возмещению действующим положением (бензин, Интернет, телефон, ГСМ, такси и пр.);

авансовый отчет в установленной форме.

В некоторых случаях для возмещения перерасхода от работника требуют письменное заявление. Если такой порядок практикуется, ему необходимо придать нормативную силу путем упоминания в Положении.

Например, если работник добирался до места командирования на личном транспорте, тогда по возвращении из командировки сотрудник представляет работодателю служебную записку, в ней указывается фактический срок пребывания в командировке и прилагает оправдательные документы, которые подтверждают использование личного транспорта (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.)

В противном случае дополнительные права возникают у предприятия. Ст.137 ТК РФ предусмотрено при несвоевременном возврате денежных средств удержание их из заработной платы работника с его письменного согласия. В Положении необходимо разработать механизм удержания, его сроки, письменного уведомления работника, а также утвердить форму документа-основания для удержания (приказ или распоряжение).

Дополнительные разделы

К дополнительным разделам можно отнести действие отдельных служб при оформлении командировки, права и обязанности командируемого сотрудника, виды взысканий за несвоевременное оформление документов или отсутствие оправдательных документов, заключительные положения и прочее.

командировки суточные гостиницы

У работодателя должны присутствовать определенные кадровые документы, и, как правило, они требуются при проверке работодателя на соблюдение норм трудового законодательства. К таким документам относятся штатное расписание , график отпусков , трудовые договоры с работниками, приказы о приемах на работу , переводах и т.д.

Положение о служебных командировках не упоминается в законодательстве в числе обязательных документов, которые должны быть у работодателя. Однако принятие единого локального нормативного акта, который регулирует порядок отправления работников в командировки , отлично сказывается на дисциплине труда в компании и для удобства как работодателя, так и работников иметь данный документ целесообразно.

Положение об особенностях отправки работников в командировки

Положение № 749 о командировках утверждено постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г., в нем рассматриваются основные вопросы, регулирующие отправку сотрудников в командировку. Так, положением определяется, что трудовым местом работника считается место нахождения компании, где он трудится, и если работник направляется в обособленное подразделение компании, которое находится в месте, отличном от места нахождения компании, эта поездка считается командировкой. Но в случае, если работа сотрудника компании имеет разъездной характер, то служебная поездка не признается командировкой.

Срок командировки определяет работодатель, руководствуясь объемом, сложностью работы, которую предстоит проделать работнику. Срок, когда работник фактически находится в командировке, определяется по билетам, которые работник предоставляет по возвращении. Так, днем отбытия в командировку считается день отправления транспортного средства (поезд, самолет, иное), которым работник следует до места назначения, таким же образом определяется день возвращения работника.

Составление положения о командировках

Положение о командировках не имеет унифицированной формы, поэтому работодателю следует разработать ее самостоятельно. Целесообразно составить документ, разбив его на логические части – пункты, разделы и пр. Оформляется данный документ в порядке, предусмотренном для локальных нормативных актов работодателя.

Положение о служебных командировках содержит основные принципы и порядок направления сотрудников компании в служебные командировки, в частности включает в себя следующую информацию:

Общие положения: порядок отправки работников в командировки, принятый в данной компании, кто отвечает за оформление документов, на кого из работников распространяется действие положения;
Положение о командировках содержит срок служебных командировок, как определяется срок пребывания в командировке;
Порядок оформления командировок: оформляемые документы, процедура оформления и т.д.;
Возмещение расходов, понесенных работником: суточные, размер, порядок их выплаты, расходы на проезд и т.д.;
Особенности отправки сотрудников в зарубежные командировки;
Отчетность сотрудников по итогам командировки;
Другие вопросы, связанные со служебными командировками.

Положение о командировках в 2017 году также может содержать в приложении формы документов, издаваемых при направлении работников в командировки (например, приказ о направлении работника в командировку), а также иные приложения.

Поскольку положение о служебных командировках касается вопросов оплаты труда, проект данного документа целесообразно направить на рассмотрение представительного органа работников (например, профсоюза и т.п.) и при утверждении документа учесть его мнение. Если представительного органа в компании нет, работодатель разрабатывает и принимает локальные нормативные акты (в частности, положение о командировках) самостоятельно. В данном случае отсутствие представительного органа делает невозможным согласование с ним нормативных актов.

Разработанное положение о служебных командировках утверждается руководителем компании или индивидуальным предпринимателем и вводится в действие с конкретной даты. С данным документом стоит ознакомить под подпись всех работников компании.