Планирование и распределение рабочего времени руководителя. Эффективное планирование и организация рабочего дня: методы, правила и почему это важно

Здравствуйте! В этой статье мы поговорим о планировании рабочего дня.

Сегодня вы узнаете:

Зачем планировать свой рабочий день;
Кому это необходимо;
Как правильно планировать рабочий день.

Планирование рабочего дня

В 21 веке ритм жизни заметно ускорился и продолжает набирать обороты. Если раньше для того, чтобы быть успешным, требовалось выполнять один объем работы, то сейчас для достижения успеха нужно выполнять намного больше. И люди начинают сталкиваться с нехваткой времени. Если гнаться за выполнением всех повседневных задач, которые каждый день подкидывает нам жизнь, времени совсем не остается.

Планирование рабочего дня — инструмент, который помогает не только эффективно использовать рабочее время, но и сокращать его. Это не банальный список дел, который нужно выполнить в строгой очередности. Планирование — способность выбирать, что нужно сделать, почему и когда.

Именно поэтому грамотное планирование не только структурирует все, что вы делаете за день, но и освобождает ваше время. В первую очередь нужно выполнять самые главные дела — это главное правило . Каждому человеку, у которого на работе есть свободное время и нет четкого расписания, полезно распределять свое время правильно.

Что включает в себя планирование

Планирование рабочего времени включает в себя:

Расстановку приоритетов.
Выбор важных задач.
Поиск лучших путей их решения.
Поиск занятости в свободное время.

Расстановка приоритетов помогает вам понять, что требует внимания, что может разрешиться само, а какой вопрос нужно просто проигнорировать. Время и информация стали намного ценнее, чем раньше, и распаляться на то, что не дает результат — бессмысленное дело.

Выбор важных задач — почти то же самое, что и расстановка приоритетов, только уже в рамках одного рабочего дня. Вы выбираете, что принесет важный результат, что нужно сделать срочно, а что можно отложить.

Поиск лучших путей решения задач — очень важный пункт. При планировании вы должны учитывать не только то, что сделаете, но и то, как это лучше всего сделать. При этом важно не просто экономить время, а делать все максимально быстро и качественно.

Работа со свободным временем также должна входить в план работы. У вас освободилось 2 часа в день, которые вы можете потратить на что-то? Можно сказать об этом боссу, и он нагрузит вас работой, можно заняться самообразованием, а можно приложить усилия к развитию собственного проекта.

Почему важно планировать рабочий день

Каждый, кто хоть раз сталкивался с фрилансом, бизнесом или «работой по желанию» (вроде такси), прекрасно понимает важность расстановки дел в течение дня. Но, к примеру, большинство офисных работников не считают нужным планировать свой рабочий день.

На самом деле, главная причина планирования рабочего дня — повышение собственной эффективности. Если вы прислушаетесь к собственному организму, то сможете понять, что какие-то дела вам даются лучше в одно время, а какие-то — в другое. К примеру, звонки в другие компании вам удобнее совершать после обеда, так как вы уже проснулись, но еще не успели устать, а монотонная работа быстрее выполняется вечером, поэтому вбивание информации в БД лучше отложить до 5 — 6 часов.

Планирование рабочего дня учитывает не только базовые элементы решения задач, но и личные предпочтения каждого человека. Тайм-менеджмент был сделан не для того, чтобы навязать всем один и тот же шаблон высокоэффективной работы. Вы должны подстраивать свои задачи под особенности своего организма.

Организация и планирование своего рабочего дня позволяют вам делать большее за меньшее количество времени, оставляя время на то, что вам нравится.

Кто должен планировать свой рабочий день

Планировать свой рабочий день должен уметь каждый человек. Так вы сможете экономить время и будете более эффективно работать. Но есть 3 категории людей, которые просто обязаны заниматься личным планированием.

. Самый недисциплинированный работник — фрилансер. У него нет четкого графика, а о том, что пора садиться что-то делать, напоминает только дедлайн. Именно поэтому, фрилансерам, которые работают с несколькими клиентами, очень важно планировать свой рабочий день. Часто оказывается, что новые заказы появляются с разницей в один — два дня, и если тянуть до последнего, можно не успеть поработать по двум проектам.

Бизнесмены . Здесь все практически так же, как и во фрилансе. Особенно если это бизнес в сети. С одной стороны — вы можете спокойно отдыхать дома, когда ваши сотрудники работают, но с другой — такой подход неизбежно окажется провальным. На Западе среди бизнесменов процветает культ трудоголизма. Там считают, что если ты не работаешь 60 часов в неделю, значит, ты ленив и тебе нечего делать в бизнесе.

Руководители . Руководитель не всегда будет бизнесменом. Владелец компании может не принимать активного участия в делах своей фирмы, но её директор берет на себя ответственность за работу целого механизма. Именно поэтому лидеры средних и крупных компаний должны эффективно использовать свое время, ведь от их решений зависит будущее компании в долгосрочной перспективе. Планирование рабочего дня руководителя — способ наиболее эффективно распределить своё время между стратегически важными задачами.

Методы планирования рабочего дня

Методов правильного планирования рабочего дня может быть много. Но один из самых эффективных — Матрица Эйзенхауэра . Суть её в следующем.

Есть 4 квадрата:

Квадрат А — Срочные и важные дела.
Квадрат В — несрочные и важные дела.
Квадрат С — срочные и неважные дела.
Квадрат D — несрочные и неважные дела.

Квадрат А почти всегда должен оставаться пустым. При грамотном планировании все важные дела должны оседать в квадрате В и выполняться по мере их приближения к А.

Квадрат В — это важные дела, которые помогут вам достичь вашей цели. Сюда включают все дела, которые нужно выполнить в течение 1 рабочего дня.

Квадрат С означает срочные и неважные дела, которые нужно передать на выполнение другим лицам. Яркий пример срочных, но неважных дел — позвонить потенциальному клиенту. Это может сделать сотрудник, вам лучше сосредоточиться на других делах.

Квадрат D, означает, что есть несрочные и неважные дела, которые не приближают вас к цели, не дают позитивных эмоций и в принципе не нужны. В этот квадрат стоит записывать все бесполезные идеи.

Такое разделение дел по их важности и срочности позволяет вам понимать, чему нужно уделить внимание в течение рабочего дня, а о чем можно благополучно забыть. Матрица помогает не только в рабочих процессах, но и в повседневной жизни. Если вы хотите учить английский, он вам интересен и поможет в карьере — это квадрат В. Но если вы хотите учить испанский просто ради того, чтобы знать его — это D, и о нем можно благополучно забыть.

Правила планирования времени рабочего дня

Существует несколько правил того, как нужно эффективно вести свой рабочий день. Для удобства, разобьем день на 3 части:

Начало рабочего дня.
Основной рабочий процесс.
Завершение.

Утро — самый важный этап. В зависимости от того, насколько вы выспались, как встали и что делали, будет зависеть ваше настроение, психологический настрой и работоспособность.

К принципам «правильного» утра относятся следующие:

Позитивный настрой. Если просыпаться каждый день с мыслью о том, что ненавидишь свою работу, продуктивность будет снижаться. Постарайтесь начинать утро с приятных мыслей.
Старайтесь не «раскачиваться». Вы замечали за собой, что после того, как вы поднимаетесь утром, вам нужно еще 30 — 40 минут на то, чтобы окончательно прийти в себя? Это время, которое не стоит терять. Сразу после пробуждения примите душ, заварите кофе и вместо получаса «в никуда», вы можете спокойно позавтракать.
Неспешный завтрак и путь на работу. Начинать день без спешки очень важно. Когда вы спешите, организм тратит лишние силы и нервы, которые могли бы пойти на более продуктивную работу. Если не можете позволить себе плотный завтрак и неспешную поездку — ложитесь позже и вставайте раньше.
Ключевые задачи. Большинство успешных бизнесменов склонны утверждать, что самые важные задачи необходимо решать утром. Как говорится «Хочешь все успевать — ешь лягушку на завтрак». В роли лягушки выступает дело, за которое вы совсем не хотите браться. Сделайте его утром, и позитивный настрой от того, что «лягушка съедена», сохранится на весь день.

Основной рабочий процесс состоит из следующих задач:

Решайте неотложные задачи. Важно понимать, что если в течение рабочего дня на вас свалилось какое-то неотложное дело, не нужно переключать все внимание исключительно на него. Сначала надо понять, важное оно или нет. Если важное, то нужно немедленно приступить к нему. Если нет — передайте ответственность за его выполнение другому человеку.
Соблюдайте сроки. Каждый день вы должны устанавливать себе примерные сроки, за которые должны справиться со всем объемом задач. Важно, чтобы это было не «Сделать всё до 18 часов», а «В 14:00 — начать делать план, в 15:00 — проанализировать показатели, в 16:00 — составить отчет» и т. д.
Порядок на рабочем месте. Это неявный, но очень важный пункт. Если на вашем столе бардак, ваш взгляд будет постоянно теряться среди него. И если на рабочем месте окажется какой-то посторонний документ, вы можете начать изучать его и просто потеряете 20 — 30 минут.
Не следуйте импульсам. Это самое важное. Есть некоторые триггеры, которые заставляют вас переключать внимание с работы на что-то менее важное. Позвонить другу, когда вы анализируете план продаж? Лучше этого не делать, тогда вы потеряете концентрацию и сможете легко упустить рабочий настрой.
Группируйте рутину. Это очень важно. Если вам нужно сделать 60 телефонных звонков в течение дня, то лучше разбить их на несколько мелких групп, по 10 — 15 штук за раз. После того, как позвонили, можете выполнять другое задание. Постоянно переключаясь с рутины на активную деятельность, вы сможете сделать гораздо больше.

Завершение рабочего дня основано на следующих принципах:

Доделывайте необходимое. Есть группа дел, которые входят в квадрат «важное, но несрочное». Их лучше всего доделывать в течение рабочего дня, а квадрат «важное и срочное» держать всегда пустым.
Сверяйте результаты с планом. Все что вы сделали за день, нужно сравнить с задуманным. Если вы только начали планировать свой рабочий день, то небольшие отклонения от плана будут в порядке вещей. Старайтесь, чтобы их было как можно меньше.
Составляйте план на следующий день. Лучше всего это делать по завершении предыдущего рабочего дня. Так вы сохраните рабочий настрой и, но при этом важно составить реальную программу дел.

Если вы руководитель, то в течение рабочего дня должны плотно работать со своим секретарем.

Помните, что все это общие советы. Они не учитывают ваши индивидуальные особенности. Если вам удобнее делать срочную работу днем, а не утром — это ваше право. Если вы предпочитаете делать большое и сложное дело последним, и это никак не влияет на ваш настрой в течение одного дня — сделайте его последним.

Планирование рабочего дня должно быть индивидуальным.

Основные ошибки при планировании рабочего дня

Несмотря на то, что практика тайм-менеджмента прочно оседает в нашей жизни, большинство людей совершают типичные ошибки, когда планируют свой рабочий день. Вот несколько из них.

Ошибка 1. Неправильная расстановка приоритетов.

Матрица Эйзенхауэра говорит нам о том, что мы должны выполнять важные дела. Но многие люди могут легко перепутать, что для них важно. Квадрат А, который должен оставаться пустым, и отвечающий за срочные и важные дела, они часто путают с С, где скопились неважные дела, требующие немедленного вмешательства.

Важно помнить, что вы должны расходовать силы исключительно на то, что вам важно в данный момент времени. Работать на перспективу следует, когда дела можно отложить и грамотно их распланировать.

Ошибка 2. Слишком много времени уделяется мелочам.

Для того, чтобы объяснить, почему в первую очередь надо делать «базу», а только потом мелочи, воспользуемся Законом Парето. Он гласит, что 20% усилий дают 80% результата. То есть, когда вы работаете над чем-то важным, вы затрачиваете 20% усилий и достигаете 80% результата. Когда вы работаете над мелочами, вы получаете результат в 4 раза меньше, а тратите сил в 4 раза больше.

Рассмотрим небольшой пример. Вам нужно запустить рекламную кампанию. Если вы создадите 10 креативов, подберете к ним ключевые слова и фразы, и запустите на подготовленных площадках, то это будет 20% работы, которые дадут 80% результата. Но если вы будете уделять время на правку шрифтов и изображений, подборку и шлифовку фраз, поиск дополнительных платформ для рекламы, то потратите значительно больше сил. Все это нужно будет сделать, но уже после начала рекламной кампании, когда вы достигните первого результата.

Ошибка 3. Отсутствие времени на личные дела.

У каждого человека должна быть личная жизнь и свобода выбора занятия. Если у вас много дел, и вы не находите один — два часа для того, чтобы заняться своим хобби, то это плохое планирование собственного дня. Планировать рабочее время важно не только потому, что оно позволяет делать больше. Оно дает возможность заниматься без спешки тем делом, которое вам по душе.

Безусловно, готовность руководителя к успешной деятельности определяется знаниями, умениями, навыками и качествами личности. Однако немаловажную роль играет изучение причинно-следственного механизма имеющих место недостатков и проблем, а также поиск путей совершенствования своей работы.

Решающее значение для устранения недостатков в практике повседневной деятельности имеет рациональное использование руководителем рабочего времени.

Важным шагом при создании эффективной системы управления собственным временем для руководителя является определение целей деятельности как на короткий, так и на длительный период. Управление на основе целей не связано с дополнительными усилиями, так как базируется на процессе планирования с определением предельных сроков выполнения намеченных действий или мероприятий.

Цели, намеченные руководителем, не только определяют те действия, которые следует осуществить, но и стимулируют их исполнение. Постановка целей означает для руководителя сознательное осуществление своих действий. Целеполагание для руководителя действует как движущая сила, энергия которой исчезает лишь тогда, когда цель достигнута. Цели, определяемые руководителем, должны быть:

реалистичными и конкретными;
ориентированными не на осуществление деятельности, а на достижение конкретного результата;
измеримыми и ограниченными по времени конкретными сроками.

Определение целей есть лишь начальный этап. Необходимо преобразовать цель в план действий по ее достижению. Необходимо определить степени важности и решить, какие цели и задачи важнее всего, а какие могут подождать. Успешное решение задачи выделения степеней важности оказывает сильное влияние на рост эффективности работы руководителя.

Предпосылкой достижения целей руководителем является использование его рабочего времени на реализацию мероприятий, которые ведут к этим целям. Многими руководителями «управляют» случайности. У них нет ясной базы для принятия решений при планировании времени. Последовательность их действий часто управляется внешними факторами. Причинами этого является недостаток хорошо организованной базы для принятия решений, а также выработанная привычка планировать время в недостаточной связи с желанием достичь поставленных целей.

Готовность руководителя к эффективной работе во многом определяется практикой его повседневной деятельности, а решающее значение для формирования стиля руководства имеет рациональное использование рабочего времени.

Введение периодов планирования способствует более точной оценке обстановки в целом, облегчает выделение главного, повышает уровень исполнения и помогает руководителю принять правильное решение, как наиболее целесообразно использовать рабочее время.

Чтобы получить как можно лучшие результаты при планировании рабочего времени, руководителю необходимо использовать такое понятие, как «периоды планирования»: день, неделя, месяц, год. Каждый период планирования должен рассматриваться отдельно. В этой связи рекомендуется иметь отдельный план для каждого периода.

Главное преимущество планирования работы состоит в том, что планирование рабочего времени приносит выигрыш во времени. У руководителя появляется возможность использовать имеющееся у него рабочее время для плодотворной и успешной деятельности и достичь поставленных целей с возможно меньшим расходом времени. Планирование как важнейшая составная часть организации личного труда означает подготовку к реализации намеченных целей и структурирование (упорядочение) рабочего времени.

При разработке плана каждого периода руководитель должен ответить на следующие вопросы:

Какова основная цель данного периода?
Каким количеством времени он располагает?
В какой очередности должны быть выполнены основные задачи периода?
Какие подготовительные мероприятия должны быть выполнены?

Чтобы правильно выполнять свои обязанности и достичь поставленных целей, руководитель должен ясно представлять себе, насколько ограничен его бюджет рабочего времени. Это объясняется тем, что разрабатываемый план рабочего периода представляет собой проект процессов труда на предстоящий временной период.

При разработке плана конкретного периода рекомендуется использовать основные принципы и правила планирования рабочего времени:

правило основного соотношения (правило 60: 40). Рекомендуется составлять план только на определенную часть рабочего времени. Практика показывает, что планируемая часть не должна превышать 60% общего планового бюджета времени руководителя; она носит название период запланированной активности. Оставшиеся 40% планируемого периода времени условно следует разделить на два блока по 20% каждый. Первый блок представляет собой резерв рабочего времени, отводимый на выполнение действий и работ, не включенных в формируемый план, и носит название период непредвиденной активности. Второй блок резервного времени отводится на управленческую деятельность и творческую активность — это период спонтанной активности;
анализ ранее выполненных работ и структуры затрат рабочего времени прошлых периодов;
регулярность и системность планирования;
реалистичность планирования;
письменная форма формируемого плана;
перенос несделанного. Невыполненные рабочие действия и мероприятия текущего планового периода должны быть перенесены в рабочий план следующего планового периода в том случае, если они не потеряли своей актуальности;
установление временных норм и планируемых сроков исполнения работ, включенных в план рабочего периода. В плане следует задавать точные временные нормы на планируемые действия;
установление приоритета (степени важности) для каждой из работ, включенных в план;
делегирование (перепоручение) работ. В плане должны найти отражение и те работы, которые делегируются для исполнения другим сотрудникам. Применительно к данной категории работ должно быть запланировано время для осуществления руководителем контроля сроков, качества решения и т. д.

План на день должен создать обзор всех дел дня и помочь руководителю наиболее эффективно использовать рабочее время. План на день определяет конечные цели работы в порядке их значимости. Формируется план преимущественно в конце предыдущего дня или в начале планируемого дня.

Для разработки плана рабочего дня можно воспользоваться методом «Альпы», который предполагает реализацию следующих пяти стадий, базирующихся на использовании основных принципов и правил планирования рабочего времени (данный метод может быть использован и для разработки плана рабочей недели):

Составление полного перечня планируемых работ на текущий день. Этот перечень должен быть составлен с учетом предварительного распределения работ по приоритетности их выполнения.
Определение планируемой продолжительности каждой из намеченных к выполнению работ и общего бюджета рабочего времени.
Резервирование рабочего времени с учетом соотношения 60: 40.
Принятие решений по делегированию работ, намеченных руководителем к исполнению.
Контроль и перенос несделанного. Контроль выполнения заданий и использования рабочего времени является последним пунктом в системе индивидуального планирования. Осуществление контрольных мероприятий позволяет руководителю получить необходимую информацию для проведения анализа структуры фактических затрат рабочего времени и приступить к поиску возможных путей совершенствования своей работы.

Важнейшим звеном месячного (годового) планирования является определение ключевых направлений деятельности. На основе данных направлений руководитель должен разработать личный план деятельности и бюджет на предстоящий месяц (год). При этом имеющееся в распоряжении руководителя время индивидуализируется в календарном плане работы настолько точно, насколько это возможно на месяц (год) вперед.

В этой связи актуальным для любого руководителя является умение сознательно устанавливать однозначные приоритеты, последовательно и системно выполнять задачи, включенные в план, с соответствующей очередностью выполнения.

В практике повседневной работы руководителю не рекомендуется первоначально браться за решение самых простых и легких задач, которые требуют минимальных затрат рабочего времени. Следует приступать к решению задач, сообразуясь с их значением и важностью.

Это положение подтверждается известным принципом Парето или принципом 80: 20. В общем виде данный принцип свидетельствует о том, что внутри данной группы или множества отдельные малые части обнаруживают намного большую значимость, чем это соответствует их относительному удельному весу в этой группе.

Перенесение содержания принципа на рабочую ситуацию означает, что в процессе работы за первые 20% расходуемого времени руководителем достигается 80% итогового результата. Остальные 80% затраченного времени приносят ему лишь 20% общего итога работы. Следовательно, руководителю рекомендуется первоначально решать немногочисленные «жизненно важные» проблемы, а затем — многочисленные «второстепенные».

Принцип Парето лежит в основе так называемого анализа АБВ, согласно которому доли в процентах более важных и менее важных дел в их общем количестве остаются в целом неизменными. Это положение позволяет условно разделить весь объем работы руководителя на три группы задач: А, Б и В — в соответствии с их значимостью с точки зрения достижения поставленных целей.

Группа задач А составляет приблизительно 15% общего количества задач и дел, намеченных руководителем к выполнению. Значимость задач данной группы в достижении поставленных целей составляет, в свою очередь, 65%. Таким образом, в эту группу должны входить только важнейшие задачи и мероприятия руководителя.
Группа задач Б составляет 20% общего количествами также 20% составляет их итоговая значимость. В данную группу входят, как правило, задачи важные.
Группа задач В составляет 65% общего числа задач, но они имеют незначительную долю — 15% в общей значимости дел руководителя. В данную группу входят задачи менее важные и несущественные.

Согласно практике применения анализа АБВ руководителю рекомендуется группу задач А, приносящую наибольший итоговый результат, решать самостоятельно в первую очередь.

На следующем этапе работы внимание руководителя должно быть сосредоточено на группе задач Б, решение которых также обеспечивает существенную часть совокупного итога. По данной группе руководителю рекомендуется определить возможность частичного делегирования задач другим исполнителям. В этом случае руководитель оставляет за собой контроль сроков и качества решения делегируемых задач.

Делегируя решение задач данной группы, руководитель разгружает свое рабочее время, освобождая его для решения более важных дел. С другой стороны, он способствует повышению мотивации в работе своих подчиненных и росту их квалификации, доверяя им ответственные дела. Если задача не может быть делегирована другому исполнителю, то руководитель должен взяться за ее решение сам.

Основная опасность задач группы Б для руководителя состоит в том, что рано или поздно они переходят в состав задач группы А и должны решаться им лично в кратчайшие сроки.

Задачи группы В должны быть делегированы другим исполнителям. Необходимость их делегирования объясняется тем, что успешное решение задач группы В не требует наличия у исполнителей специальных знаний и особых качеств. Руководитель при этом оставляет за собой только контроль сроков решения задач данной группы.

Принятие руководителем правильного решения по приоритетности выполнения намеченных мероприятий обеспечивает:

работу только над действительно важными и необходимыми задачами;
решение задач в соответствии с их неотложностью;
достижение поставленных целей наилучшим образом (с наименьшими ресурсными потерями) с учетом складывающихся обстоятельств;
исключение работ, которые могут быть выполнены другими исполнителями.

Своевременно принять руководителю правильное решение относительно того, какой задаче отдать предпочтение, могут помочь предложенные американским генералом Дуайтом Эйзенхауэром правила. Согласно этим правилам приоритетность выполнения намеченных к исполнению работ определяется с учетом таких критериев, как их важность и срочность. В зависимости от степени важности и срочности все задачи могут быть подразделены на четыре группы:

Группа задач А — срочные/важные;
Группа задач Б — срочные/менее важные;
Группа задач В — менее срочные/важные;
Группа задач Г — менее срочные/менее важные.

Задачи группы А руководитель должен решать сам в первую очередь.

Задачи группы Б должны быть делегированы другим исполнителям. Основная опасность задач данной группы для руководителя состоит в том, что если они не будут делегированы, то руководитель рискует попасть под «тиранию» их срочности. Необходимость делегирования этих задач вытекает и из того, что для их успешного решения не требуется наличия у исполнителя специальных знаний. За руководителем остается только контроль сроков решения задач данной группы.

Задачи группы В следует делегировать другим исполнителям, разгружая свое рабочее время и заботясь о повышении мотивации труда сотрудников. Однако следует помнить о том, что руководитель обязан проконтролировать сроки и качество решения делегированных задач. При невозможности делегирования руководитель должен сам взяться за решение задач данной группы.

Задачи группы Г представляют собой задачи несущественные и несрочные. От их решения в текущий момент времени должны воздерживаться как руководитель, так и другие сотрудники.

Последовательно применяя в практике работы метод АБВ и принцип Эйзенхауэра, руководитель может значительно повысить производительность, продуктивность и результативность своей повседневной деятельности.

Планирование рабочего времени руководителя организации ООО «ФЛИНТ-КСИ»

ООО «ФЛИНТ-КСИ» - молодежный развлекательный центр в Москве.

В настоящее время эффективность работы организации во многом определяется эффективностью повседневной работы персонала управления. Очевиден тот факт, что в коллективе трудно наладить работу, когда руководитель и его подчиненные не обладают современными приемами и методами работы, не совершенствуют свой индивидуальный рабочий стиль. Безусловно, готовность руководителя к успешной деятельности определяется знаниями, умениями, навыками и качествами личности См.: Воронин Ю.М. Менеджмент. Курс лекций. // Вопросы экономики. -2003. - С.45.. Однако немаловажную роль играет изучение причинно-следственного механизма имеющих место недостатков и проблем, а также поиск путей совершенствования своей работы.

Эффективность работы организации ООО «Флинт-КСИ» реализовывалась благодаря грамотно сформированной структуре управления. Во главе организации стоит директор, в подчинении которого находятся менеджеры:

1. Tор-менеджер

2. Middlе-менеджеры

3. Менеджеры низшего звена

Каждый из них выполняет строго определенные обязанности. Для эффективного выполнения своих функций менеджер должен грамотно планировать свой трудовой день.

Решающее значение для устранения недостатков в практике повседневной деятельности имеет рациональное использование руководителем рабочего времени. В организации «Флинт-КСИ» это достигается путем делегирования директором части своих полномочий и обязанностей менеджерам. В основном к данным обязанностям относится повседневная рутинная работа, например, составление графиков рабочего времени персонала, работа с документацией, работа с клиентами организации, прием телефонных звонков.

Важным шагом при создании эффективной системы управления собственным временем для руководителя является определение целей деятельности, как на короткий, так и на длительный период. Управление на основе целей не связано с дополнительными усилиями, так как базируется на процессе планирования с определением предельных сроков выполнения намеченных действий или мероприятий. Благодаря уменьшению объема повседневной работы у директора «Флинт-КСИ» появилось достаточно свободного времени для разработки целей организации, выработки стратегии на долгосрочный период.

Предпосылкой достижения целей руководителем является использование его рабочего времени на реализацию мероприятий, которые ведут к этим целям. Очевидным является факт, что готовность руководителя к эффективной работе во многом определяется практикой его повседневной деятельности, а решающее значение для формирования стиля руководства имеет рациональное использование рабочего времени См.: Веснин В. Основы менеджмента / В. Веснин. - М., 2000. - С.404 ..

Главное преимущество, достигаемое путем планирования работы, состоит в том, что планирование рабочего времени приносит выигрыш во времени. В этой связи у руководителя появляется возможность использовать имеющееся у него рабочее время для плодотворной и успешной деятельности и достичь поставленных целей с возможно меньшим расходом времени. Планирование как важнейшая составная часть организации личного труда означает подготовку к реализации намеченных целей и структурирование (упорядочение) рабочего времени.

При разработке своего рабочего плана каждого периода руководитель «Флинт-КСИ» руководствовался ответами на следующие вопросы:

Какова основная цель данного периода?

Каким количеством времени он располагает?

В какой очередности должны быть выполнены основные задачи периода?

Какие подготовительные мероприятия должны быть выполнены?

Чтобы правильно выполнять свои обязанности и достичь поставленных целей, руководитель ясно представляет себе, насколько ограничен его бюджет рабочего времени. Это объясняется тем, что разрабатываемый план рабочего периода представляет собой проект процессов труда на предстоящий временной период.

Важнейшим из всех периодов планирования для руководителя является день. Планирование дня включает в себя определение конкретного действия в заданный момент времени, а не ограничивается только выявлением цели, желания или намерений, как это может быть применительно к прочим периодам планирования. Планирование на день создает предпосылки для того, чтобы жить в настоящем. План на день должен создать обзор всех дел дня и помочь руководителю наиболее эффективно использовать рабочее время. План на день определяет конечные цели работы в порядке их значимости. Формируется план преимущественно в конце предыдущего дня или в начале планируемого дняСм.: Кабаков B.С. Менеджмент: проблемы - программа - решение / B.С. Кабаков, Ю.М. Порховник, И.П. Зубов. - СПб., 2006.- С. 398..

Для разработки плана рабочего дня руководитель «Флинт-КСИ» пользовался методом «Альпы», который предполагает реализацию следующих пяти стадий, базирующихся на использовании основных принципов и правил планирования рабочего времени (данный метод может быть использован и для разработки плана рабочей недели):

Составление полного перечня планируемых работ на текущий день. Этот перечень должен быть составлен с учетом предварительного распределения работ по приоритетности их выполнения.

Определение планируемой продолжительности каждой из намеченных к выполнению работ и общего бюджета рабочего времени.

Резервирование рабочего времени с учетом соотношения 60: 40.

Принятие решений по делегированию работ, намеченных руководителем к исполнению.

Контроль и перенос несделанного. Контроль выполнения заданий и использования рабочего времени является последним пунктом в системе индивидуального планирования. Осуществление контрольных мероприятий позволяет руководителю получить необходимую информацию для проведения анализа структуры фактических затрат рабочего времени и приступить к поиску возможных путей совершенствования своей работы.

Важной составляющей эффективной деятельности руководителя является его умение принять решение о том, каким из задач, стоящих перед ним, следует придавать первостепенное, второстепенное и т. д. значение в практике повседневной работы. Каждый день руководителю приходится принимать решение об установлении приоритетов решаемых задач и проблем. В этой связи актуальным для любого руководителя является умение сознательно устанавливать однозначные приоритеты, последовательно и системно выполнять задачи, включенные в план, с соответствующей очередностью выполнения.

Выводы по главе 3

Когда человек начинает организовываться сам, то более бережно относиться к своему времени. Это обязательно выходит на уровень окружения, потому что он приходит к пониманию, где и как окружающие неэффективно тратят его время. Каковы основные источники дефицита времени в компании? Первый источник - то, что мы называем навязанной рабочей паникой. Вторая причина - это отсутствие умения выделять главное. Третья причина - нехватка банальных навыков самоорганизации. Они элементарны: умение планировать рабочий день, мотивировать себя на выполнение неприятных задач, грамотно ставить цели и распределять рабочую нагрузку. Эффективный менеджер - какой он?

Совершенно очевидно, что он никуда не торопится, у него есть четко прописанные формализованные цели - как свои личные, так и цели его подразделения; 80% своего времени он тратит на важную, но не срочную работу по достижению этих целей, и только 20% времени - на то, что называется текучкой, авралом, хаосом - то, что возникает неожиданно, непредсказуемо и из чего зачастую на 90% состоит работа менеджеров российских компаний.

АКАДЕМИЯ НАРОДНОГО ХОЗЯЙСТВА ПРИ ПРАВИТЕЛЬСТВЕ РФ

ИНСТИТУТ БИЗНЕСА И ДЕЛОВОГО АДМИНИСТРИРОВАНИЯ

Факультет Делового Администрирования

Курсовая работа

по предмету:

Организационное поведение

на тему №18:

Организация рабочего дня руководителя, управление временем.

Выполнил:

Студент II-го курса,

Шарма Радж Анирудхович

Москва 1998.

Введение 2

Причины дефицита времени 3

Инвентаризация времени 3

Самоменеджмент 4

1. Постановка цели 4

2. Планирование 6

3. Принятие решений 8

4. Реализация и организация 11

5. Контроль 11

6. Информация и коммуникация 12

Заключение 16

Список литературы: 17

Введение

Ценен тот руководитель, который знает своё дело, умеет хорошо управлять и добиваться поставленных целей, независимо от его внешности и образования. Это главный стандарт настоящего руководителя. Но даже при наличии всех выше перечисленных навыков руководитель не будет успешным если он не будет правильно организовывать своё время и рабочий день. Ведь такой ресурс как время стоит на ряду со многими другими ресурсами: людьми, финансами и сырьём. Менеджер всегда находится в трёх измерениях в настоящем, прошлом и будущем. Время – необратимо. Его нельзя накопить, умножить или передать. Оно проходит безвозвратно. К сожелению в России с давних времён сложилось представление о руководителе, как о человеке с минимальным количеством свободного времени, и чем меньше времени имел руководитель, тем более значительной персоной он казался. Но на самом деле это лишь говорит о низком уровне самоменеджмента, который представляет собой последовательное и целенаправленное использование испытанных методов работы в повседневной практике, для того чтобы оптимально и со смыслом использовать своё время.

Здесь было бы уместно процитировать высказывания разных авторов о значении времени: Алан Лэкейн: «Тот, кто позволяет ускользать своему времени, выпускает из рук свою жизнь; тот, кто держит в руках своё время, держит в руках свою жизнь»; Питер Друкер: «Время – самый ограниченный капитал, и если не можешь им распоряжаться, не сможешь распоряжаться ничем другим»; Ульрих Зиверт: «Умение распоряжаться временем наряду с правильным руководством и техникой влияния на людей выступает фактором, который предопределяет Ваш успех и неудачу».

Таким образом, мы можем смело сказать, что успех каждого руководителя зависит не только от материально-экономических величин, но и от того, как он распоряжается самым ценным достоянием – временем.

Причины дефицита времени.

Для того, чтобы понять всю глубину проблемы необходимо понять, прежде всего, причины дефицита времени, которые заключаются в следующем:

1. Постоянная спешка. При спешке руководитель не успевает даже сосредоточиться на той проблеме, которую он выполняет в данный момент. Следовательно он не думает о других способах решения, которые возможно лучше, чем тот способ, который пришёл на ум первым.

2. Нагромождение работ. При этом руководитель начинает заниматься различными мелкими и не столь важными делами. У него нет чёткого распределения работ по степени важности и он не занимается анализом ключевых, перспективных вопросов.

3. Постоянные доработки дома. При этом время отведённое на отдых расходуется на работу, руководитель не успевает отдыхать, что сказывается на его работоспособности на следующий день и в конечном итоге ведёт к упадку здоровья.

4. Переутомление. Следствие длительной работы в условиях постоянной спешки.

5. Суетливость. Это результат плохой организованности дня, а также иногда зависит от импульсивности и особенностей человека.

6. Бесплановость работы. Является результатом образа жизни не только самого руководителя, но и общего стиля жизни данной организации.

7. Слабая мотивация труда. Следствием является низкая производительность, а соответственно она пораждает хроническую нехватку времени.

Инвентаризация времени

Необходимо проводить инвентаризацию времени за несколько рабочих дней, чтобы проанализировать свой рабочий стиль и вскрыть причины возникающих дифицитов времени. Симптомы тревожащей руководителя временной проблемы можно определить по следующим признакам:

1) отсутствие чёткого расписания работы на текущий день (руководитель не знает, что ему сегодня предстоит сделать в первую очередь, что – во вторую);

2) сектретарь не в курсе дел своего шефа (секретарь – прежде всего помощник своего руководителя);

3) несвоевременность ответа на деловые письма (потому что руководителю всё как-то некогда);

4) продолжение работы над деловыми бумагами дома, по вечерам (в служебные часы не хватает времени);

5) непрерывные помехи в работе, вызванные частыми телефонными звонками и наплывом посетителей (руководитель стремится со всеми разговаривать сам);

6) постоянное выполнение работы за своих подчинённых (в частности, и потому, что руководителю кажется: так надёжней);

7) большой поток всевозможных рутинных дел (руководитель буквально «тонет» в мелочах);

8) частая спешка при выполнении заданий со стороны вышестоящего руководства (очень часто вызвана несвоевременностью начала работы над ними).

Анализ использования времени

Анализ временных потерь

Разбор “поглотителей” времени Техника само-

Менеджмента

Анализ использования времени.

Сперва необходимо проанализировать все виды деятельности в которых участвовал руководитель. Для этого могут использоваться такие таблицы, как:

· Анализ вилов деятельности и расхода времени;

· Листок дневных помех.

Анализировать можно с точки зрения двух позиций: позитивных и негативных, т.е. анализировать сильные стороны и слабые стороны.

Анализ временных потерь.

Самоменеджмент

У самоменеджмента есть определённый круг правил и функций:

1. Постановка цели.

Это анализ и формирование личных целей.

· Значение постановки целей

Именно в постановке целей заключаются азы деятельности предприятий и его успешное будущее. Цель описывает конечный результат. Необходимо осознавать, что здесь понимается ни то, что мы делаем, а то ради чего мы это делаем. Цели – это своего рода вызов, который побуждает к действиям. Даже самый лучший способ работы безнадёжен, если мы заранее чётко не обозначим то, чего мы хотим. В свою очередь, чтобы поставить эти цели надо думать о будущем. Цель даёт ястность о том, в каком направлении необходимо двигаться. Без неё можно потеряться в мелочах и сойти с верного пути.

Постановка целей – это временный процесс, поскольку в течении деятельности предприятия может выясниться, что те или иные параметры изменились, что приводит к необходимости изменения цели. Для самоменеджмента фундаментальное значение имеет осознание того, куда мы хотим прийти и куда мы попасть не хотим, а также не попасть туда куда нас хотят привести другие. Если у руководителя существует осознанная цель, то туда же направлены и все неосознанные силы руководителя, т.е. цели служат концентрации сил на важных направлениях. “Случайные успехи хороши, но редки. Запланированные успехи лучше, поскольку они управляемы и случаются чаще”.

· Нахождение целей

(анализ целей)

Чего я хочу?

· Ситуационный анализ

Что я могу?

· Формулировка целей

(планирование целей)

· Нахождение целей.

Для того, чтобы добиться успеха необходимо правильно выбрать цели. Для этого могут использоваться различные технологии. Необходимо ответить для себя на следующие вопросы:

Каких целей Вы хотите достичь?

Согласуются ли они между собой?

Существуют ли так называемая высшая цель и определённые промежуточные цели на пути к главной?

Знаете ли Вы, что Вы сами можете сделать для этого (сильные стороны) и над чем Вам ещё надо работать (слабые стороны)?

Одним словом, необходимо добиться ястности цели.

· Ситуационный анализ

Представляет собой своего рода реестр личных ресурсов (средств для достижения целей) и позволяет выяснить, что следует поощрать (сильные стороны) и над чем ещё надо работать (слабые стороны).

Путём анализа своих способностей мы определяем, что вообще мы можем совершить, т.е. каким личным потенциалом для достижения своих целей вы располагаете. Речь идёт о дальнейшем развитии этого потенциала. С другой стороны, мы должны ясно представлять себе свои слабости, чтобы избегать действий, которые могут способствовать проявлению подобных «качеств», или принять меры к избавлению от этих недостатков.

Возможно также составление баланса своих крупнейших неудач и поражений и выделение, следствием отсутствия каких качеств они были. «Знать свои слабости – значит укреплять свои сильные стороны».

Анализ «цель – средство»

В процессе анализа необходимые для достижения желаемых целей средства (личные, финансовые, временные ресурсы) сравниваются с реальной ситуацией.

· Формулирование целей.

Это последняя ступень при постановки целей. Это конкретное формулирование практических целей для последующей стадии планирования. «Установить сроки – сформулировать результаты».

При этом необходимо помнить о физическом состоянии, здоровье, о самообразовании и о своём культурном просвещении. Необходимо не брать на себя слишком много и устанавливать также краткосрочные цели, согласованные с достижением своих долгосрочных глобальных целей.

2. Планирование.

Разработка планов и альтернативных вариантов своей деятельности.

Планирование означает подготовку к реализации целей и упорядочение времени. Главное преимущесто, достигаемое путём планирования работы состоит в том, что планирование времени приносит выигрыш во времени. практический опыт говорит, что время затраченное на планирование приводит к сокращению времени на использование и в конечном счёте приводит к экономии времени в целом. Но при этом нельзя считать то, что чем больше времени мы тратим на планирование, тем больше времени мы сэкономим. У времени, как у многих других процессов, когда-то наступает оптимум, после которого дальнейшее планирование не имеет смысла. Но всё же, как я полагаю, если уделять хотя бы 10 минут в день, то можно с экономить до 2-х часов.

· Принципы и правила планирования времени.

Чтобы правильно выполнять свои функции и достигать целей мы прежде всего должны чётко представить себе свой бюджет времени и совокупность своих задач. Тогда мы будем готовы перепоручать менее важные дела и уменьшать их число.

При планировании следует придерживаться некоторых основных правил:

1) При составлении плана дня лучше оставить 40% рабочего времени совбодными. Т.е. 60% - запланированное время, 20% - непредвиденное время, 20% - спонтанное время.

2) Необходимо документировать потраченное время. При этом надо указывать как и на что оно было потрачено. Т.о. мы имеет постоянное представление о расходе своего времени и опыт как основу для будущей потребности во времени.

3) Сведение задач воедино – план действий. Чтобы составить хороший план необходимо иметь представление о предстоящих делах, к примеру разделить их на долгосрочные, средне- и краткосрочные дела.

4) Регулярность – системность – последовательность.

5) Реалистичное планирование. Необходимо планировать лишь тот объём задач с которым мы реально можем справиться.

· Система планирования времени

Как мы видим началом служит план на несколько лет вперёд. Он выводится из плана жизни. После того, как составлен план на ближайшие несколько лет мы может составить план на год. При этом надо следить за тем, чтобы случайно не заниматься более поздними делами. Далее составляется квартальный план, который служит инструментом контроля за годовым. Учитываемые в месячном плане задачи и цели переносятся из квартального плана истёкшего месяца. Декадный план – это ещё более детальный, точный прогноз предстоящего периода.

“Дневной план представляет собой последнюю и одновременно самую важную ступень в системе планирования времени, конкретное воплощение (реализацию) поставленных целей”! Дневной план строится на основе декадного плана

· Составление планов дня с помощью метода “Альпы”.

Этот иетод включает 5 стадий:

а) составление заданий;

б) оценка длительности акций;

в) резервирование времени (в соотношении 60:40);

г) принятие решений по приоритетам и перепоручению;

д) контроль (учёт несделанного)

· Дневник времени – является важнейшим рабочим средством самоменеджмента. Это и календарь-памятка и записная книжка. А также дневник является хорошим инструментом планирования, справичником и инструментом контроля.

Необходимо всегда перепроверять свои планы и изменять их, если они оказываются не выполнимыми или не позволяют достичь поставленной цели к сроку.

3. Принятие решений.

Принять решение – это значить установить приоритетность. Оно предпологает выбор первоочередных дел и задач.

Вопрос принятия решений встал из-за появления у руководитель проблем таких как: попытка выполнения сразу большого объёма работ, распыление своих сил на отдельные не существенные, но кажущиеся необходимыми дела. И к концу дня руководители приходит к выводу, что они проделали огромную работу за этот день, но главные проблемы и дела остались не решёнными. Многие руководители оправдываются говоря, что они вынуждены каждый день делать много важных дел. Для того, чтобы так не получалось необходимо обязательно устанавливать приоритеты, что означает принять решение о том, каким из задач следует придавать первостепенное, второстепенное и т.д. значение. Если следовать этому давольно таки простому правилу, то можно достичь следующего:

Соблюдать установленные сроки;

Получать большее удовлетворение от рабочего дня и результатов работы;

Избегать конфликтов

Избегать стрессовых ситуаций и перегрузок.

Очерёдность дел можно определять с помощью следующих методов:

· Принцип Парето (соотношение 80:20)

Он означает, что внутри данной группы или множества отдельные малые части обнаруживают намного большую значимость, чем это соответствует их относительному удельному весу в этой группе. Согласно этой теории можно сделать вывод приминительно для рабочей ситуации руководителя: за первые 20% расходуемого времени достигается 80% результатов. Остальные 80% затраченного времени приносят лишь 20% общего итога.

· Установление приоритетов с помощью анализа АБВ.

Это техника исходит из опыта, что доли в процентах более важных и менне важных дел в сумме остаются неизменными. С помощью букв А, Б и В задачи подразделяются на три класса, в соответствии с их значимостью. Анализ АБВ основывается на следующих трёх закономерностях:

Важнейшие задачи составляют примерно 15% всего количества дел, которыми занимается руководитель. Вклад этих задач для достижения цели составляет около 65%.

На важные задачи приходится около 20% общего числа дел, значимость которых также около 20%.

Чтобы применить анализ АБВ необходимо следовать следующим пунктам:

Составить список всех предстоящих задач.

Систематизировать их по важности и установить очерёдность

Пронумеровать эти задачи

Оценить свои задачи в соответствии с категорией А,Б,В.

Оставшиеся задачи самые маловажные и подлежат обязательному перепоручению.

· Ускоренный анализ по принципу Эйзенхауера

Этот принцип является простым вспомогательным средством в тех случаях, когда необходимо быстро принять решение относительно того, какой задаче отдать предпочтение. Приоритеты устанавливаются по таким критериям как срочность и важность дела. Они подразделяются на 4 группы:

1) Срочные/ важные дела – необходимо выполнить их самому руководителю.

2) Срочные/менее важные дела

3) Менее срочные/важные задачи. Необязательно выполнять их сразу, но выполнять их надо самому.

4) Менее срочные/ менее важные дела.

“От задач менее срочных и несущественных следует воздерживаться”.

Благодаря принципу Эйзенхауера можно существенно увеличить производительность, продуктивность и результативность.

· Основы делегирования.

Под делегированием в общем смысле понимается передача задач своему подчинённому из сферы деятельности самого руководителя. Но при этом начальник сохраняет за собой ответственность за руководство, которое не может быть делегирована.

Передача задача или деятельности может осуществляться на длительный срок или ограничиваться разовыми поручениями.

Управленческая ответственность (не делегируется)

Исполнение

Целесообразно отметить преимущества делегирования:

Делегирование помогает руководителю высвободить время для важных задач и немного разгрузиться;

Делегирование способствует использованию профессиональных знаний и навыков работников;

Делегирование стимулирует раскрытие способностей, самостоятельности и компитенции подчинённых;

Делегирование положительно воздействует на мотивацию труда сотрудников.

Для того, чтобы научиться правильно делегировать необходимо ознакомиться и принять во внимание следующие правила:

Подобрать подходящих сотрудников;

Распределить сферы ответственности;

Координировать выполнение порученных задач;

Стимулировать и консультировать подчинённых;

Осуществлять контроль рабочего процесса и результатов;

Давать оценку своим сотрудникам;

Пресекать попытки обратного или последующего делегирования.

Делегировать необходимо рутинную работу, специализированную деятельность, частные вопросы и подготовительную работу.

Ни в коем случае нельзя делегировать такую работу как определение целей, руководство сотрудниками, задачи высокой степени риска, и т.д.

4. Реализация и организация.

Составление распорядка дня и организация трудового процесса в целях достижения поставленных целей.

Организация своего рабочего дня должна соответствовать основному принципу: “Работа должна подчиняться мне, а не наоборот”. Существует 25 правил, которые можно разделить на 3 группы: правила начала дня, основной части дня и конца дня.

Правила начала дня:

1) начинать день с позитивным настроением;

2) хорошо позавтракать и без спешки на работу;

3) начинайте работу по возможности в одно и то же время;

4) перепроверка плана дня

5) вначале – ключевые задачи;

6) приступать без раскачки;

7) согласовать план дня с секретарём;

8) утром заниматься сложными и важными делами;

Правила основной части дня:

9) Хорошая подготовка к работе;

10)Влиять на фиксацию сроков;

11)Избегать действий, вызывающих обратную реакцию;

12)Отклонять дополнительно возникающие неотложные проблемы;

13)Избегать незапланированных импульсивных действий;

14)Своевременно делать паузы / соблюдать размеренный темп;

15)Небольшие однородные задачи выполнять сериями;

16)Рационально завершать начатое

17)Использовать временные промежутки;

18)Работать антициклично;

19)Выкраивать спокойный час;

20)Контролировать время и планы;

Правила завершения рабочего дня:

21)Завершить несделанное;

22)Контроль за результатами и самоконтроль;

23)План на следующий день;

24)Домой с хорошим настроением;

25)Каждый день должен иметь свою кульминацию.

· Естественный дневной ритм

У разных людей разная психология и организм. Вследствие этого работоспособность людей различна в различные периоды времени. Некоторые люди продуктивнее работают утром, некоторые днём, а некоторые вечером. Но при этом нельзя сказать, что одни из них работают лучше, а другие хуже. Просто пик работоспособности у этих людей приходится на разные периоды дня. Абсолютные значения пика и спада продуктивности индивидуально различаются, но что одинаково для всех людей – так это относительные, ритмичные колебания!

5. Контроль.

Контроль за результатами служит улучшению, а в идеальном случае – оптимизации трудового процесса. Все вышеперечисленные функции самоменеджмента будут не столь эффективными если не будет проводиться соответствующий контроль. Контроль охватывает три задачи:

Осмысление физического состояния

Сравнение запланированного с достигнутым

Корректировка по установленным отклонениям

Необходимо регулярно, через равные промежутки времени проверять свои планы и организацию труда, анализировать свою деятельность и своё время и составлять листок дневных помех.

Контроль за результатами труда (целевой контроль) должен в любом случае производиться после выполнения задачи (конечный контроль).

В конце рабочего дня необходимо контролировать и отражать не только выполнение поставленных целей, но и личную ситуацию.

“Тот кто хочет себя по-настоящему разгрузить не может отказаться от самоконтроля”.

6. Информация и коммуникация.

Самая важная фаза, т.к. все остальные фазы нуждаются в ней.

Информация и коммуникация составляет сердцевину самоменеджмента, вокруг которой постоянно вращаются другие функции. На руководителя каждый день обрушивается поток информации с которым ему приходится справляться. В реальной жизни руководитель обрабатывает намного больше информации, чем это необходимо. Для того, чтобы экономить своё время руководителю необходимо разработать рациональный подход к обладению информацией.

· Рациональное чтение

Это важно для руководителя, поскольку рационализировать чтение означает ликвидацию потерянного времени на бессистемное чтение и пустую трату средств.

Независимо от скорости чтения, можно путём целенаправленного, селективного чтения сэкономить массу времени.

Рациональное чтение предполагает прежде всего определение того надо ли этот материал читать вообще, если да, то в каком объёме.

1) при просмотре и чтении надо думать о том, какую информацию мы хотим из него получить;

2) надо просмотреть название глав и разделов, пробежать глазами краткое содержание, а также предисловие и введение.

4) Не задерживаться на примечаниях, частях текста, напечатанных мелким шрифтом

5) Следовать смысловому содержанию и идее текста, а не словам.

6) Отыскивать всевозможные выделения и таблицы.

Необходимо также привыкнуть и к тому, что важные тексты нужно не только читать, но и обрабатывать после чтения.

Также желательно разработать свою систему маркировок и делать пометки, указывающие на важность или качество того или иного абзаца.

Можно выписывать важные идеи и мысли, но лишь самое важное и в кротчайшей форме.

Метод SQ 3R является методом 5-ти ступеней, которые предусматривают:

1. Обзор. Надо узнать какую информацию несёт книга в целом.

2. Постановка вопросов. Это критическое чтение.

3. Чтение. Целевое и концентрированное восприятие.

4. Обобщение. Необходимо, чтобы удостоверится, что материал усвоен.

5. Повторение. Завершающее повторение служит сведению в единое целое отдельных результатов, полученных в ходе проработки текста.

· Рациональное проведение совещаний.

Совещания забирают у руководителя и у подчинённых очень большую часть рабочего дня. Поэтому желательно провести анализ точных затрат ближайшего совещания с учётом: издержек на подготовку, заработка участников, дополнительных индивидуальных расходов, накладных расходов, командировочных расходов и потерянного времени !

«самые лучшие совещания те, которые вообще проводить не надо!»

Повеску дня составляйте с указанием времени, необходимого для обсуждения отдельных тем. Для каждого пункта намечайте время в соответствии с его значимостью. Используйте для этого следующий формуляр: «План обсуждения».

«План обсуждения»

Тема

Дата

Время Место проведения

Документы для обсуждения

Участники

Пункты повестки дня

Реше-я, рез-ты, мер-тия

Памятка для выпол-ния

После совещания

Возвращайтесь, хотя бы время от времени к ходу и результатам состоявшегося совещания, например путём опроса участников:

а) были ли достаточно ясны тема и цель совещания;

б) получил ли каждый из участников повестку дня

в) началось ли совещание вовремя, соблюдались ли повестка дня и регламент;

г) была ли достигнута цель совещания;

д) сколько времени было использовано неэффективно.

Подраздел, отдел, подотдел

Итоговый протокол совещания

Место проведения:

Продолжительность:

Ведущий обсуждения

Ведущий протокол

(с указанием № тел.)

Повестка дня

От .

Участники совещания

Привлечённые участники

Следует составлять иногда и укороченный протокол с важнейшими данными и результатами, которые раздаются участникам.

Результат

Поручение (срок испол.)

Контроль

Контролируйте выполняются ли принятые решения всеми кого они касаются.

Невыполненные задачи и нерешённые проблемы должны быть первым пунктом следующей повестки дня.

Телефон является наиболее часто используемым средством коммуникации и наиболее частым источником помех. Но его можно и использовать в виде инструмента рациональной информации и коммуникации.

Его можно использовать также и в качестве нового вида: «Интернет».

С помощью телефонной линии мы можем соединиться к глобальной информационной сети.

Этот вид услуг даёт возможность отличного обмена информацией.

· Рациональное ведение корреспонденции.

1) Подготовьте стандартные ответы;

2) Старайтесь писать резолюцию сразу, не накапливая бумаг;

3) Не увлекайтесь размножением документов;

4) Своевременно уничтожайте архивы;

5) Доверяйте сектретарю в разборе почты;

6) Совершенствуйте документооборот;

7) Стремитесь к простой системе документооборота.

Заключение

Если подитожить всё выше сказанное, то можно пожалуй остановиться на следующем:

v Время – это уникальнейший ресурс человека.

v Время – это не только количество часов и минут, это ещё насыщенные полезной работой часы и минуты.

v Внимательно относится к тому, что мы делаем. Кое-какие дела вообще не стоить делать.

v Делегировать работу другим людям.

v Отдавать отчёт себе в том, как мы тратим своё время.

v Не огорчаться тем, что в жизни менеджера много неупорядоченности.

v Делать всё в своё время!

v Ставить правильные цели!

v Постоянно следить за распорядком дня!

v Не забывать о поставленной цели и идти к ней наикротчайшим путём!

v Спланировать Свой день, неделю и даже месяц.

v Не забывать о контролировании сделанного.

Из написанного выше можно понять, что от каждого человека требуется серьёзно и добросовестно подходить к организации своего рабочего дня, распределению времени, иначе человек рискует угодить в ловушку, которую готовят ему время и сам же человек если не серьёзно относится к распределению времени. Таким образом, очевидно что распределять дела и время потраченное на них следует так, чтобы этого самого времени хватало на все дела, и конечно же не следует забывать об отдыхе. Следующее на что следует обратить внимание это классификация дел по степени важности а также расспределению и рассчленению каждого серьёзного мероприятия, т.е. мероприяития, обладающие определённой степени важности для вас. Не следует обходить внимание различные вспомогательные средства помогающие организации своего времени, такие например как: различного рода органайзеры, электронные записные книжки, карманные компьютеры, и секретарь. Несмотря на то, что на эту тему написано много книг и опубликовано множество статей каждый человек должен сам сказать себе: "Я не хочу больше тратить время в пустую и я не хочу неуспевать", тогда человек сделает самый трудный первый шаг по дороге к организованной жизни.

Список литературы.

1. Кричевский Р.Л. «Если вы руководитель…» М.: Дело 1996

2. Ладанов И.Д. «Практический менеджмент». М.: Элник, 1995

3. Зайверт Л. «Ваше время – в Ваших руках», М.: Интерэксперт, 1995

УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ООО "Навигатор" _____________________ И.О. Фамилия "__" _______________ 201_ г.

План работы на I квартал 2011 г.

————————————————————————— ¦ Разделы ¦ Содержание ¦Отчет на квартал (выполнение,¦ ¦ ¦ ¦ дата, экономический эффект) ¦ ¦ ¦ +——————————+ ¦ ¦ ¦1-й месяц¦2-й месяц¦3-й месяц¦ +————+——————————+———+———+———+ ¦Плановые ¦Ведение кадрового ¦ ¦ ¦ ¦ ¦задания ¦делопроизводства ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +——————————+———+———+———+ ¦ ¦Ведение воинского учета ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +——————————+———+———+———+ ¦ ¦Работа в программе ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦"1С: Управление персоналом" ¦ ¦ ¦ ¦ +————+——————————+———+———+———+ ¦Мероприятия,¦Подготовка открыток- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦проведенные ¦поздравлений с Днем рождения ¦ ¦ ¦ ¦ ¦по личной +——————————+———+———+———+ ¦инициативе +——————————+———+———+———+ +————+——————————+———+———+———+ ¦Повышение ¦Семинар ¦ ¦ ¦ ¦ ¦квалификации¦"Социальные пособия в 2011 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦году" ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +——————————+———+———+———+ ¦ +——————————+———+———+———+ +————+——————————+———+———+———+ ¦Процент ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦выполнения ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ————-+——————————+———+———+———- Руководитель подразделения: _________________________ /___________________/ Расшифровка подписи Получил работник: ___________________________________ /___________________/ Расшифровка подписи

Источник — "Кадровик.ру", 2011, № 9

Положение об организации работы
МОУ «Зотинская СОШ»
в актированные дни
(дни возможности непосещения занятий обучающимися
по неблагоприятным погодным условиям
по усмотрению родителей (законных представителей))

1. Общие положения

1.1. Термины, используемые в настоящем положении:

общеобразовательное учреждение муниципальное образовательное учреждение «Зотинская средняя общеобразовательная школа», реализующее программы начального общего, основного общего, среднего (полного) общего образования;

актированные дни дни, в которые возможно непосещение учебных занятий обучающимся общеобразовательных учреждений по неблагоприятным погодным условиям по усмотрению родителей (законных представителей).

1.2. Настоящее положение регулирует организацию деятельности общеобразовательного учреждения в актированные дни.

1.3. Настоящее Положение разработано на основании Закона РФ «Об образовании», Типового положения об общеобразовательном учреждении, Трудового кодекса РФ, санитарно-эпидемиологических правил и нормативов (СанПин 2.4.2.-1178-02), Приказа Управления образования Администрации Туруханского района № 117 от 12. 11. 2008 г. «Об организации работы общеобразовательных учреждений в условиях низких температур».

1.4. Положение разработано с целью установления единых подходов к деятельности общеобразовательного учреждения в актированные дни, обеспечения усвоения обучающимися обязательного минимума содержания образовательных программ.

2. Организация образовательного процесса
в общеобразовательном учреждении в актированные дни

2.1. Директор общеобразовательного учреждения ежегодно до наступления низких температур окружающего воздуха издает приказ об организации работы учреждения в актированные дни.

2.2. В актированный день деятельность общеобразовательного учреждения осуществляется в соответствии с утвержденным режимом работы, деятельность педагогических работников в соответствии с установленной учебной нагрузкой, расписанием учебных занятий, иных работников режимом рабочего времени, графиком сменности. Для осуществления обучения пришедших на занятия учеников замена осуществляется в полном объеме.

2.3. Для обучающихся, пришедших на занятия в актированный день, все виды занятий (учебные, дополнительные, кружковые, элективные, факультативные, работа групп продленного дня, физкультурно-массовая работа и т.д.) проводятся в полном объеме в соответствии с расписанием занятий, утвержденным руководителем общеобразовательного учреждения. 2.4. Питание обучающихся в актированные дни организуется в соответствии с расписанием режима питания, согласованного с начальником территориального отдела Управления Роспотребнадзора по Туруханскому району.

3. Функции администрации общеобразовательного учреждения

3.1. Директор общеобразовательного учреждения:

3.1.1.осуществляет контроль за организацией ознакомления всех участников учебно-воспитательного процесса с документами, регламентирующими организацию работы общеобразовательного учреждения в актированные дни;

3.1.2. контролирует соблюдение работниками общеобразовательного учреждения режима работы, организацию питания обучающихся, пришедших на занятия в актированные дни;

3.1.3. осуществляет контроль за реализацией мероприятий, направленных на обеспечение выполнения образовательных программ;

3.1.4. принимает управленческие решения, направленные на повышение качества работы общеобразовательного учреждения в актированные дни.

3.2. Заместитель директора по учебно-воспитательной работе общеобразовательного учреждения:

3.2.1. организует разработку мероприятий, направленных на обеспечение выполнения образовательных программ обучающимися, в том числе не пришедших на занятия в актированный день; определяет совместно с педагогами систему организации учебной деятельности обучающихся в актированные дни: виды, количество работ, форму обучения (дистанционная, самостоятельная и т.д.), сроки получения заданий обучающимися и предоставления ими выполненных работ;

3.2.2. размещает на стенде в фойе школы информацию о графике определения погодных условий для установления возможности непосещения занятий обучающимися школы по усмотрению родителей (законных представителей);

3.2.3. осуществляет информирование всех участников учебно-воспитательного процесса (педагогов, обучающихся, родителей (законных представителей) обучающихся, иных работников) общеобразовательного учреждения об организации работы общеобразовательного учреждения в актированные дни;

3.2.4. организует беседы, лектории для родителей (законных представителей), обучающихся о мерах предосторожности в актированные дни с целью обеспечения сохранности жизни и здоровья обучающихся общеобразовательного учреждения;

3.2.5. осуществляют контроль за корректировкой календарно-тематического планирования педагогами общеобразовательного учреждения;

3.2.6. разрабатывает рекомендации для участников учебно-воспитательного процесса по организации работы в актированные дни, организует использование педагогами дистанционных форм обучения, осуществляет методическое сопровождение и контроль за внедрением современных технологий, методик, направленных на увеличение резервных часов, с целью реализации в полном объеме образовательных программ;

3.2.7. осуществляет контроль за индивидуальной работой с обучающимися, не пришедшими на занятия в актированные дни;

3.2.8. организует учебно-воспитательную, научно-методическую, организационно-педагогическую деятельность педагогического коллектива в соответствии с планом работы общеобразовательного учреждения в случае отсутствия обучающихся на учебных занятиях;

3.2.9. анализирует деятельность по работе общеобразовательного учреждения в актированные дни;

3.2.10 ведет строгий учет обучающихся, пришедших на занятия в актированный день, доводит информацию о количестве обучающихся до руководителя общеобразовательного учреждения, осуществляет контроль за недопустимостью отправки обучающихся домой педагогическими и иными работниками общеобразовательного учреждения в актированный день.

3.3. Дежурный администратор:

3.3.1. обеспечивает организованный уход обучающихся домой после окончания занятий в сопровождении родителей (законных представителей).

В случае объявления Управлением ГО и ЧС штормового предупреждения (по данным «Красноярский центр по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды с региональными функциями») организует деятельность педагогического коллектива по обеспечению связи с родителями (законными представителями) обучающихся для принятия мер по сопровождению обучающихся домой.

4. Деятельность педагогов

4.1. Продолжительность рабочего времени педагогов в актированный день определяется учебной нагрузкой.

4.2. Педагоги своевременно осуществляют корректировку календарно-тематического планирования с целью обеспечения освоения обучающимися образовательных программ в полном объеме.

4.3. С целью прохождения образовательных программ в полном объеме обучающимися, в том числе не пришедшими на учебные занятия в актированный день, педагоги применяют разнообразные формы самостоятельной работы.

Планирование времени руководителя

Информация о применяемых формах работы, видах самостоятельной работы доводится педагогами, классными руководителями до сведения обучающихся, их родителей (законных представителей) заранее, в сроки, устанавливаемые общеобразовательным учреждением.

4.4. Объяснение, изучение новой темы, приходящейся согласно календарно-тематическому планированию на дату актированного дня, осуществляется при условии присутствия в классе 80 % обучающихся и более (за исключением отсутствующих по болезни).

В случае присутствия на занятиях менее 80 % обучающихся педагоги организуют индивидуальную, групповую, самостоятельную деятельность обучающихся.

4.5. Деятельность обучающихся в актированные дни оценивается в соответствии с Уставом. Оценка может быть дана только в части достижения обучающимся положительных результатов и в этом случае выставляется в журнал.

4.6. В случае отсутствия обучающихся на занятиях педагог согласует с заместителем директора по учебно-воспитательной работе виды производимых работ.

4.7. Педагоги, выполняющие функции классных руководителей:

4.7.1. организуют питание обучающихся в актированные дни в соответствии с расписанием режима питания, согласованного с начальником территориального отдела Управления Роспотребнадзора по Туруханскому району;

4.7.2. информируют родителей (законных представителей) об итогах учебной деятельности их детей в актированные дни, в том числе в условиях применения самостоятельной работы обучающихся;

4.7.3. в случае объявления штормового предупреждения обеспечивают связь с родителями (законными представителями) обучающихся для принятия мер по сопровождению обучающихся домой.

5. Деятельность обучающихся в актированные дни

5.1. Решение о возможности непосещения обучающимся общеобразовательного учреждения в актированный день принимают родители (законные представители).

5.2. В случае прихода обучающегося в общеобразовательное учреждение в актированный день учебные занятия посещаются им согласно расписанию.

5.3. В случае отсутствия на учебных занятиях в актированный день обучающийся самостоятельно выполняет задания, которые установлены общеобразовательным учреждением.

5.4. Предоставляет выполненные в актированные дни задания в соответствии с требованиями педагогов.

6. Ведение документации

6.1. Согласно расписанию занятий во всех видах журналов (классных, факультативных, элективных и т.д.) в графе «Тема урока» педагогами делается следующая запись:

при условии отсутствия обучающихся или присутствия на учебном занятии менее 80 % обучающихся класса «Актированный день»;
при условии присутствия 80 % обучающихся класса и более (за исключением отсутствующих по болезни) тема урока в соответствии с календарно-тематическим планированием, но с отметкой об актированном дне. С целью контроля за индивидуальной работой с обучающимися, не пришедшими на занятия, отсутствующим обучающимся проставлять «н».

6.2. Отметка обучающемуся за работу, выполненную в актированный день, выставляется в графу журнала, соответствующую дате актированного дня.

6.3. Педагогами проводится корректировка календарно-тематического планирования и делается отметка в соответствии с требованиями оформления календарно-тематического планирования, установленными общеобразовательным учреждением.

7. Права и обязанности родителей (законных представителей) обучающихся

7.1. Родители (законные представители) обучающихся имеют право:

7.1.1. ознакомиться с Положением об организации работы общеобразовательного учреждения в актированные дни;

7.1.2. самостоятельно принимать решение о возможности непосещения их обучающимся ребенком общеобразовательного учреждения в актированные дни.

7.2. Родители (законные представители) обучающихся обязаны:

7.2.1. осуществлять контроль выполнения их обучающимся ребенком домашних заданий в актированный день;

7.2.2. в случае принятия решения о посещении их обучающимся ребенком общеобразовательного учреждения в актированный день, обеспечить безопасность ребенка по дороге в общеобразовательное учреждение и обратно;

7.2.3. нести ответственность за жизнь и здоровье их ребенка в пути следования в общеобразовательное учреждение и обратно.

Введение.

Однако немаловажную роль играет изучение причинно-следственного механизма имеющих место недостатков и проблем, а также поиск путей совершенствования своей работы.

1. Определение целей.

реалистичными и конкретными;

ориентированными не на осуществление деятельности, а на достижение конкретного результата;

измеримыми и ограниченными по времени конкретными сроками.

Очевидным является факт, что готовность руководителя к эффективной работе во многом определяется практикой его повседневной деятельности, а решающее значение для формирования стиля руководства имеет рациональное использование рабочего времени.

2. Планирование рабочего времени.

При разработке плана каждого периода руководитель должен ответить на следующие вопросы:

Какова основная цель данного периода?

Каким количеством времени он располагает?

В какой очередности должны быть выполнены основные задачи периода?

Какие подготовительные мероприятия должны быть выполнены?

При разработке плана конкретного периода рекомендуется использовать основные принципы и правила планирования рабочего времени:правило основного соотношения (правило 60: 40). Рекомендуется составлять план только на определенную часть рабочего времени. Практика показывает, что планируемая часть не должна превышать 60% общего планового бюджета времени руководителя; она носит название период запланированной активности. Оставшиеся 40% планируемого периода времени условно следует разделить на два блока по 20% каждый.

Первый блок представляет собой резерв рабочего времени, отводимый на выполнение действий и работ, не включенных в формируемый план, и носит название период непредвиденной активности.

Второй блок резервного времени отводится на управленческую деятельность и творческую активность - это период спонтанной активности;

анализ ранее выполненных работ и структуры затрат рабочего времени прошлых периодов;

регулярность и системность планирования;

реалистичность планирования;

письменная форма формируемого плана;

перенос не сделанного.

Невыполненные рабочие действия и мероприятия текущего планового периода должны быть перенесены в рабочий план следующего планового периода в том случае, если они не потеряли своей актуальности;

установление временных норм и планируемых сроков исполнения работ, включенных в план рабочего периода. В плане следует задавать точные временные нормы на планируемые действия;

установление приоритета (степени важности) для каждой из работ, включенных в план;

делегирование (перепоручение) работ.

План работы начальника отдела продаж

В плане должны найти отражение и те работы, которые делегируются для исполнения другим сотрудникам. Применительно к данной категории работ должно быть запланировано время для осуществления руководителем контроля сроков, качества решения и т. д.

Планирование на день создает предпосылки для того, чтобы жить в настоящем. План на день должен создать обзор всех дел дня и помочь руководителю наиболее эффективно использовать рабочее время. План на день определяет конечные цели работы в порядке их значимости. Формируется план преимущественно в конце предыдущего дня или в начале планируемого дня.

Резервирование рабочего времени с учетом соотношения 60: 40.

Принятие решений по делегированию работ, намеченных руководителем к исполнению.

Следует приступать к решению задач, сообразуясь с их значением и важностью. Это положение подтверждается известным принципом Парето или принципом 80: 20. В общем виде данный принцип свидетельствует о том, что внутри данной группы или множества отдельные малые части обнаруживают намного большую значимость, чем это соответствует их относительному удельному весу в этой группе.

Перенесение содержания принципа на рабочую ситуацию означает, что в процессе работы за первые 20% расходуемого времени руководителем достигается 80% итогового результата. Остальные 80% затраченного времени приносят ему лишь 20% общего итога работы. Следовательно, руководителю рекомендуется первоначально решать немногочисленные «жизненно важные» проблемы, а затем - многочисленные «второстепенные».

Принцип Парето лежит в основе так называемого анализа АБВ, согласно которому доли в процентах более важных и менее важных дел в их общем количестве остаются в целом неизменными. Это положение позволяет условно разделить весь объем работы руководителя на три группы задач: А, Б и В - в соответствии с их значимостью с точки зрения достижения поставленных целей.

Страницы: следующая →

123Смотреть все

Планирование работы с персоналом

Реферат >> Менеджмент

… задачи кадрового планирования 5 Оперативный план работы с персоналом 7 Маркетинг персонала 15 ГЛАВА 2. ПЛАНИРОВАНИЕ РАБОТЫ С … ранг руководителя ). Целью написания данной дипломной работы является изучение теоретических аспектов планирования потребности …
Планирование работы автотранспортного предприятия (2)

Реферат >> Транспорт

… управления производством КУРСОВАЯ РАБОТА по дисциплине «Экономика отрасли» «Планирование работы автотранспортного предприятия» … ремонтных рабочих: , (4.4) Руководители , специалисты и служащие Численность руководителей , специалистов и служащих предварительно …
Планирование работы автотранспортного предприятия (1)

Курсовая работа >> Транспорт

… разработки: Планирование работы автотранспортного предприятия Выполнил студент МФ-V-2а Плешков Н.А. Принял руководитель Смирнова … с., ил., табл., — (ГНИИАТ). 3. Галина Г.Г., Бровина Т.М. Планирование работы АТП: Методические указания к выполнению курсавой …
Планирование воспитательной работы классного руководителя (по Е.Н. Степанову)

Научная статья >> Педагогика

… .). Сроки Содержание работы Март. Семинары классных руководителей по проведению анализа и планированию работы на следующий … учебный год. Создание творческой группы и планирование …
Разработка автоматизированной информационной системы планирования работы

Курсовая работа >> Физкультура и спорт

… улучшить работу по планированию работы туркомплекса и прогнозировать прибыль. 2. ОРГАНИЗАЦИЯ ПЛАНИРОВАНИЯ 2.1 Внутрифирменное планирование на … городу, распространяется среди гостей и рассылается руководителям предприятий. 5.Реклама в компьютерных сетях. …

Хочу больше похожих работ…

План работы бухгалтера на год образец

========================

план работы бухгалтера на год образец

Скачать на сайте

========================

За минувший год выполнил значительный объем работы по оптимизации системы. А я пишу на год с разбивкой по кварталам это. План работы бухгалтера на месяц образец добавлена. Плана работы главного бухгалтера на месяц образец. При изучении рабочего плана счетов фермерское хозяйство я отметила, то что в рабочем плане счетов. Отчет о проделанной работе бухгалтера за год образец. План работы на неделю образец. Приходилось ли кому нибудь писать планработы собственного отдела на грядущий год? Бухгалтерия, документы, отчеты онлайн. Для написания грамотного резюме бухгалтера весьма полезно использовать шаблоны и образцы документов. Макарова Еже квартально План работы бухгалтерии на год образец бухгалтер Макарова Еже месячно Начальник ПЭО Федорова Постоянно Главный. Бухгалтер ведет работу на каком либо. В плане инвентаризации определяют порядок, формы и сроки проведения плановых и. Образец еженедельного плана работы архива Самый большой поисковик. Богус, это план на каждый месяц, в смысле закрытие месяца? Тема план работы глав бухгалтера на год. Расписав работу на неделю и рассмотрев. План работы на неделю бухгалтера образец
. Если по какойто причине образец рабочего плана счетов для учетной политики на 2013 год Вам не подошел, то Вы можете заказать его у нас. В этом поможет разобраться образец резюме на работу 2017 года и заполненный бланк для скачивания в конце статьи. Отчет бухгалтера о проделанной работе образец. Ответственность за его выполнение несет главный бухгалтер предприятия. Полагаемся, собственно составленный нами прототип резюме на работу бухгалтера, посодействовал вам в. Резюме бухгалтера на работу образец главбух. Смета расходов на выполнение работ. Набрасываете ли Вы примерный план работы на день, месяц, год? Должностная инструкция заместителя главного бухгалтера, должностные обязанности. План работы главного бухгалтера на год образец ответ найден. Бухгалтер ведет работу на каком либо отдельном участке бухгалтерии, например в расчетном. ПЛАН работы отдела бухгалтерского учета и отчетности департамента финансов на 2012 год Утверждено И. Какие планы работ составляются в бухгалтерии? В этом случае назначаются старшие бухгалтера таких бухгалтерий, которые. Какое количество бухгалтеров и кадровиков нужно предприятию Как рассчитать норму? Информация об обновлении версии. Посоветуйте, в каком формате лучше написать отчет Главного бухгалтера о проделанной работе за день и план на. Основные сведения о компоненте 1 полугодие 2010 года финансового отдела администрации. Позитивная характеристика главного бухгалтера примерный образец
. Я не представляю как можно составить план работы на год, если в кадровой службе. Название Как спланировать работу очень занятому бухгалтеру Главбух Автор Издательство. Образец недельного плана работы. При этом, при значимой поддержке страны данный вид бизнеса с каждым годом становится все красивее. План работы на 1 полугодие 2010 года головного бухгалтера план работы бухгалтерии на. Это работа, соответствующая ставке операциониста, то есть 100 руб. В бухгалтерии и так есть сроки и аспекты сдано вс в срок и без нарушений означает, работа хорошая. Дорогие главные бухгалтера! Приходилось ли кому нибудь писать план работы своего отдела на предстоящий год? Cкачать образец документа График документооборота кадровой службы примерный образец. Мой дорогой директор учится в ОЧЕНЬ УМНОМ институте, поэтому перед всеми руководителями. План работы бухгалтерии образецОрганизация План работы бухгалтерского аппарата на год. Совсем скоро наступит Новый год. План работы глав бухгалтера на год форум клерка клерк ру.

30. Примерный график (распорядок) рабочего дня руководителя предприятия

Бухгалтер ведет работу на каком либо отдельном участке бухгалтерии, например в. Резюме для устройства на работу бухгалтером имеет. Образцы документов на сайте План работы на 1 полугодие 2010 года главного бухгалтера План работы. Координационный план работы главного бухгалтера
. План работы на 1 полугодие 2010 года головного бухгалтера план работы бухгалтерии на год. Резюме бухгалтера на работу образец 2017 заполненный. Распоряжения главного бухгалтера в этом случае передаются старшим бухгалтерам соответствующих отделов групп. Его создание проводится согласно Положению о документообороте в бухгалтерском учете, и возлагается на главного бухгалтера. Последние новости про План работы бухгалтера на неделю образец нужная штука. Образец плана работы бухгалтера на каждый месяц. Дорогие главные бухгалтера и бухгалтера!

На предприятии планирование рабочего времени сводится к определению ресурсов рабочего времени и их распределения; режима рабочего времени.

Эффективный план личной работы. Методика ведущая к результату.

Для этого разрабатываются баланс предприятия и баланс рабочего времени одного рабочего (табл. 14).

Балансы рабочего времени бывают плановыми и отчетными (фактическими). С их помощью можно выявлять резервы роста производительности труда за счет более рационального использования фонда рабочего времени.

Расчет баланса ведется в рабочих днях, а затем для балансовой увязки ресурсов и затрат рабочего времени дни пересчитываются (человеко-часы).

Таблица 14

Баланс времени одного рабочего

Показатели	Отчет прошлого года	План текущего года
Календарный фонд, дни
Нерабочие дни — праздничные и выходные
Номинальный фонд, дни
Неявки на работу, дни	35,8	32,1
в том числе:
очередные и дополнительные отпуска	18,4	18,4
отпуска по учебе	1,6	1.4
отпуска в связи с родами	0,6	0,5
по болезни	12,3	10,3
в связи с выполнением государственных и общественных обязанностей	2,0	1,5
с разрешения администрации	0,6	—
прогулы	0,3	—
Количество вторых дней отдыха, приходящихся на дни неявок	2,8	2,8
Полезный (явочный) фонд, дни	228,0	231,7
Средняя продолжительность рабочего дня, час	8,1	8,1
Перерывы, предоставляемые кормящим матерям, час	0,04	0,03
Сокращенный рабочий день подростков, час	0,03	0,03
Внутрисменные простои, час	0,2	—
Средняя фактическая продолжительность рабочего дня, час	7,83	8,04
Полезный (явочный) фонд, час

При планировании учитываются только неявки, разрешенные законом (очередные и дополнительные отпуска, отпуска по беременности и родам, по учебе, неявки по болезни, в связи с выполнением государственных и общественных обязанностей). Другие неявки не планируются, но учитываются в отчетном балансе рабочего времени.

Расчет баланса рабочего времени календарных, выходных и праздничных дней прост и не нуждается в разъяснении, а при определении остальных слагаемых баланса возникают известные трудности методического порядка.

Причинами потерь рабочего времени могут быть «отгулы» во избежание простоя рабочих, когда нет работы; несогласованность режима работы торговых, бытовых и промышленных предприятий; недостатки сферы обслуживания; отвлечение трудящихся в рабочее время для участия в спортивных и других мероприятиях; прогулы и простои.

Следует отметить, что число потерь рабочего времени из-за прогулов в настоящее время занимает в балансе рабочего времени незначительное место — большая часть потерь рабочего времени вызвана простоями по причине недостатков в организации производства и труда: отсутствия работы; отсутствия материалов, сырья, инструмента; неисправности оборудования; ожидания подъемно-транспортных средств и др.

Кроме простоев могут иметь место и непроизводительные затраты рабочего времени: хождение за материалами, сырьем и инструментом; исправление брака; выполнение работ, не предусмотренных заданиями и технологией.

Для устранения названных негативных явлений руководству предприятия, всех его звеньев необходимо в обязательном порядке выявить абсолютные и относительные размеры потерь рабочего времени, тенденции их изменения, причины и структуру потерь, разработать план мероприятий, содержащий предложения, направленные на улучшение использования рабочего времени.

Экономия численности рабочих вследствие сокращения потерь рабочего времени рассчитывается по формуле:

где Эр — экономия численности рабочих, %; Вб, Вп — потери рабочего времени в базисном и плановом периодах, %.

Если годовой фонд рабочего времени одного рабочего в базисном периоде (Фб) составил, предположим, 228 дней, а в плановом периоде (Фп) — 232 дня, то прирост годовой выработки в плановом периоде (Пп) может быть определен по формуле:

Т.е.* 100-100=1,7%.

Восьмичасовой рабочий день появился почти двести лет назад — во времена промышленной революции. Он был нужен для ограничения рабочего времени работников производства. В те времена это было очень прогрессивно и гуманно, но в наше время ситуация изменилась. Многие работодатели и в наши дни ожидают от труженика офиса, что он будет успевать выполнять все задачи за 8 часов, будет работать с минимальным количеством перерывов, а в идеале и вовсе без них, в том числе без обеда.

Современные подходы к организации рабочего дня
Компания Draugiem Group еще в 2015 году провела с помощью специализированной компьютерной программы исследование структуры рабочего времени работников умственного труда (то есть офисных сотрудников). Программа вела учет того, сколько сотрудники реально тратят времени на выполнение различных бизнес-задач и соотносила эти данные с производительностью труда работников.
По результатам исследования были сделаны неожиданные выводы: продолжительность рабочего дня не оказывает решающего значения на количество и качество результатов труда, гораздо важнее то, как работники организовали свое рабочее время.

План работы на неделю

Например, те, кто делал небольшие но частые перерывы в работе, были более продуктивны, чем те, кто работал без остановок в течение длительных периодов времени.
Обработка накопленных данных показала, что самый эффективный вариант — это работать циклами по 52 минуты и отдыхать между ними по 17 минут. Сотрудникам работающим в таком ритме, удавалось достигать максимально возможно уровня концентрации внимания. Все отведенное для работы время они полностью посвящали решению поставленных перед ними задач, не посещали «только одним глазом глянуть» социальные сети и развлекательные порталы, не тратили время на переписку по личным вопросам. По мере накопления усталости, они делали короткий перерыв, на время которого полностью отключались от работы. После этого они возвращались к работе, наполненные энергией и готовностью эффективно поработать еще час.

Мозгам нужно отдыхать 17 минут после каждого часа работы
Работники умственного труда, использующие эту технику, имеют все шансы на успех — ведь их работа совпадает с естественными ритмами работы мозга. Как известно, мозг человека способен работать на «полной мощности» около часа, затем идет «снижение оборотов» на 15-20 минут.
Большинство работников офиса, не задумывающихся над этим явлением, балансируют между периодами активности неосознанно — отвлекаясь от работы и расслабляясь в моменты снижения активности мозга и пытаясь поработать в моменты подъема энергии.
Лучший способ преодолеть свою лень и усталость — работать по системе. Вместо того, чтобы пытаться поработать на час-два побольше, превозмогая усталость и желание отвлечься — делайте перерыв, как только почувствуете, что ваша энергия и скорость работы пошла на спад.
Отключится от работы на время станет гораздо проще, если вспомнить что это в конечном итоге повысит эффективность вашей работы. Часто мы загоняем себя в состояние сильной усталости в результате того, что продолжаем работать после появления чувства усталости, после того, как была утеряна концентрация, и растрачен запаса энергии. Усугубляет ситуацию отсутствие полноценного отдыха в момент перерыва — мы лезем проверять почту, смотреть ролики на YouTube , читать личные сообщения в чатах Telegram.

Контролируйте свое время
Вы сможете продуктивно работать в течение всего дня, если разобьете свое время на правильные отрезки. Нужно только один раз выстроить систему работы, соответствующую физиологии мозга, а дальше в от неё ни за что не откажетесь. Вот приемы, которые помогут вам организовать себя и контролировать свое рабочее время:
Разделите свой рабочий день на периоды длительностью в 1 час. Как правило мы ставим себе срок по выполнению той или иной задачи на конец дня, недели или последний день месяца, но гораздо продуктивней будет, если поставите перед собой цель — решить задачу прямо сейчас. Разбивка на часовые периоды не только поможет вам войти в рабочий ритм, она облегчит работу над сложными задачами, путем разделения их на маленькие подзадачи, которые решаются заметно легче. Если вы сторонник точности, разбивайте свой день на периоды по 52 минуты, но часовые отрезки дают тот же эффект.
Соблюдайте выбранные периоды. Этот метод работает потому, что мы используем момент максимального подъема энергии, для того чтобы сконцентрироваться на работе на относительно короткое время. Если вы не соблюдаете часовые периоды — продолжаете работать или изучаете содержимое нового паблика Вконтакте — рабочий ритм срывается и система перестает работать.

Отдыхайте по-честному.
Результаты исследования Draugiem Group так же показали, что работники, которые полностью отключались от умственной работы в периоды перерывов, гораздо легче начинали новый период активности, чем те кто в момент отдыха продолжали умственную активность, и просто сменяли рабочий компьютер на мобильный гаджет.
Лучший способ отдохнуть от офисного труда — это короткая прогулка, легкие физические упражнения или просто непринужденная беседа с коллегами на отвлеченные темы.
Не стоит дожидаться момента, когда ваше тело потребует отдых. Если вы идете на перерыв только после появления чувства усталости — уже поздно, момент упущен и вы выбились из оптимального рабочего ритма. Соблюдая расписание, вы будете работать в моменты повышенной производительности и отдыхать в периоды спада энергии.