Образец объяснительной записки. Как писать объяснительные грамотно. Пример объяснительной записки об опоздании на работу

Объяснительная записка — это внутренний документ организации , который объясняет определенные действия или происшествия.

Унифицированной формы данного документа нет, но руководство, по желанию, может ее утвердить . Объяснительная записка пишется работником организации в единственном экземпляре на чистом листе формата А4. В ней содержится информация о том, кто и к кому обращается, а также само объяснение ситуации.

Написана записка может быть от руки или при помощи печатной техники, главное, чтобы на ней присутствовали все имена, дата и подпись работника .

Виды

В зависимости от своего содержания и причин составления, записка может быть нескольких видов :

1. Оправдательная — содержит информацию, которая объясняет собственное поведение, совершение какого-либо действия или, наоборот, бездействия.
2. Объяснительная — сотрудник объясняет действия, от него не зависящие, которые совершили другие лица, или они сложились по определенным обстоятельствам.

Как правильно написать, чтобы избежать наказания

Большая часть успеха при написании объяснительной записки зависит от ее правильного составления , для этого нужно соблюдать несколько правил :

• не допускать большого количества лишней информации и длительных повествований, информация должна содержать полезные сведения, объясняющие ситуацию;
• не употреблять красноречивых фраз, которые оскорбляют или, наоборот, превозносят другую сторону, принявшую участие в ситуации;
• не скрывать правды и не перекладывать свою вину на кого-либо, чистосердечное признание больше располагает к себе;
• не допускать в объяснительной грамматических и орфографических ошибок и помарок, она должна быть написана на чистом белом листе, аккуратным и разборчивым почерком, документ не должен вызывать раздражение только одним своим видом.

Несмотря на то, что объяснительная не имеет унифицированного бланка, составляется она по определенным правилам :

В случае составления записки в печатном виде подпись все равно ставится от руки .

Составляться объяснительная записка может по разным причинам , чаще всего это:

• отсутствие на рабочем месте;
• совершение ошибки в работе, несоблюдение должностной инструкции;
• невыполнение рабочего плана;
• в налоговую службу;
• от кассира;
• в детский сад;
• в университет;
• классному руководителю в школе;
• отсутствие на родительском собрании.

Отсутствие на рабочем месте

Одно из грубых нарушений, которое может повести за собой увольнение по статье, такой поступок обязательно сопровождается объяснительным документом . В основной части, в первом предложении указывается имя сотрудника и сколько рабочих дней он пропустил, а также даты, выпавшие на эти дни. После этого указывается причина прогула, объяснение должно быть логично связанным и правдивым. Чаще всего, не выход на работу происходит по причинам :

• проблем со здоровьем;
• ухода за одним из членов семьи;
• экстренного ремонта;
• автомобильной аварии;
• ненадлежащих погодных условий;
• временного заключения в месте лишения свободы.

Лучше всего, если записка будет подкреплена каким-либо доказательством, таким как медицинская справка, документ о ДТП или справка из ЖКО, и т.д.

Совершение ошибки в работе, несоблюдение должностной инструкции

Работнику свойственно совершать ошибки, этому способствуют простые человеческие факторы , такие как усталость, плохое самочувствие, переживание, стрессы, невнимательность, проблемы в семье или отсутствие профессионализма.

Также сотрудник по каким-либо причинам может нарушить правила, которые он обязан соблюдать по своей должностной инструкции. Независимо от характера ошибки и причины ее возникновения, эту ситуацию работник обязан пояснить .

В объяснительной сначала указывается то, что было совершенно, а затем по какой причине так вышло. Все написанное должно быть понятно читателю, а объяснение — правдивым.

Невыполнение рабочего плана

Бывают ситуации, когда сотрудник не справился с установленным на определенный период объемом работы. Такая ситуация также должна быть прокомментирована работником. В объяснительной следуют указать то, с чем конкретно не справился работник, какой объем работы был указан по плану, какой был выполнен фактически.

Далее указывается, по какой причине это произошло — нехватка времени, оборудования, влияние прочих факторов или медлительность сотрудника. Также можно кратко указать свои пожелания, направленные на помощь в улучшении производительности.

В налоговую службу

Каждый отчетный период организация обязательно сдает необходимые сведения в налоговую службу , это может произойти в случаях:

• несвоевременной сдачи налоговой декларации в службу;
• выявления ошибок в декларации при написании слов или цифр;
• расхождения между данными, которые имеются в налоговой, и теми, что сданы организацией.

Объяснительная прилагается к исправленной декларации и может быть передана как лично, так и отправлена по почте. В ней нужно подробно, но в не очень большом объеме ответить на возникшие у налогового инспектора вопросы, например, почему получена данная итоговая цифра, методы расчета налогов или по какой причине были допущены ошибки.

От кассира

Работа кассира очень ответственная , так как она осуществляется в тесном контакте с денежными средствами. Поэтому, каждое ошибочное действие должно обязательно сопровождаться объяснительной и, по возможности, прикрепленными к ней доказательствами. Записка составляется в случаях:

• когда чек отбит на неверную сумму;
• осуществления возвратов на чековой ленте;
• неправильного расчета, который повлек за собой недостачу или излишки денежных средств в кассе;
• ненадлежащего ведения кассовых документов.

В основной части объяснительной указывается дата совершения ошибки, неправильная сумма, разница в данных, номера чеков, причина данного действия. Также можно указать, была ли она исправлена и каким способом. После прикрепляются подтверждающие чеки с подписями кассира, если они есть.

В детский сад

Объяснительные в детский сад родители обычно пишут в тех случаях, когда ребенок пропустил несколько дней, но не по причине больничного, или же не посещал врача, а лечился родителями самостоятельно .

Записка пишется не на имя воспитателя, а на имя директора детского сада. В ней указывается имя ребенка, сколько дней он пропустил, на какие даты они выпали и сама причина отсутствия ребенка.

В университет

Студенты часто могут отсутствовать на парах, случиться это может как по уважительной причине, так и просто по нежеланию посещать занятие. Не смотря на ситуацию, студент обязан отчитаться о своем прогуле .

Объяснительная записка пишется от имени самого студента, на имя декана или начальника отделения. В ней указывается количество пропущенных учебных дней, их даты и сама причина пропуска. Если есть какое-либо доказательство, подтверждающее написанное, например больничная справка, его необходимо приложить к документу.

Классному руководителю в школе

При пропуске учеником отдельных уроков или целых учебных дней родитель также должен написать объяснительную, в которой указывается причина данного поступка. Составляется она на имя классного руководителя, от имени родителей или опекунов. В ней указывается имя ученика, дни или наименование пропущенных уроков, дата, на которую они выпали, и, обязательно, причина прогула.

Отсутствие на родительском собрании

Многие классные руководители просят родителей своих учеников писать им объяснительные записки при отсутствии их на родительском собрании. В таком случае в ней нужно указать дату проведения собрания и причину непосещения.

Но следует помнить, что такая объяснительная не является обязательной, так как присутствие на собрании — это добровольное дело, поэтому руководитель не имеет права требовать ее или выяснять личные причины, по которым родитель не явился .

Что влечет за собой отказ от написания

Написание хорошей объяснительной записки, в первую очередь, важно для самого работника, так как она может помочь избежать или смягчить наказание, убедив начальника в серьезности ситуации.

Но в некоторых моментах сотрудник отказывается давать какие-либо объяснения по поводу своего нарушения. В таком случае составляется специальный акт об отказе написания объяснительной записки , в 2 экземплярах, один из которых уходит в отдел кадров, а второй остается у работника.

Акт составляется не только в случае отказа предоставления записки, но и если она не была написана в течение 2 дней с момента совершения проступка сотрудником. В нем указывается следующая информация :

• наименование «Акт об отказе писать объяснительную записку»;
• данные о работнике, наименование организации, занимаемая должность, ФИО;
• данные о свидетелях составления акта, которых должно быть не менее 3 человек;
• дата составления акта;
• нормативная база, поясняющая правонарушение сотрудника и обязывающая его к написанию объяснительной;
• описание ситуации, совершенное сотрудником;
• причина отказа давать какие-либо объяснения, если она есть;
• пояснение, что акт составлен в 2 экземплярах и что работник с ними ознакомлен;
• должности и подписи всех свидетелей и составляющего данный документ.

При отсутствии объяснительной записки работодатель имеет полное право наказать сотрудника соответствующим законодательству образом, вплоть до увольнения по статье.

Сроки хранения документа

Как и любой документ, объяснительная записка подписывается уполномоченными лицами и передается на хранение, чаще всего, в отдел кадров . Храниться записки могут бессрочно . Единственный момент, при истечении срока давности у нарушения необходимость в пояснениях к нему также теряют необходимость.

За любой проступок нужно отвечать, особенно если он касается нарушения трудовой дисциплины. Объяснительная записка является важным документом , который помогает прояснить ситуацию и, если возможно, оправдать работника и снизить наказание. Поэтому нужно всегда правильно и честно относиться к ее составлению.

Если вам когда-нибудь понадобится писать объяснительную записку, а как показывает практика, бывают такие случаи достаточно часто, то делайте это грамотно и правильно. Не стоит недооценивать данный документ. Серьезный подход поможет избежать дальнейших недоразумений и мер дисциплинарного характера. В этом вам поможет данная статья. Узнаем о том, как написать объяснительную записку, какие бывают виды и предъявляемые требования к ней. Кроме того, данная информация будет полезна руководителям и лицам, в чью компетенцию входит данный вопрос.

Что такое объяснительная записка?

В общем смысле слова под объяснительной запиской следует понимать особую деловую бумагу, которая составляется для дачи пояснений по отдельным положениям основного документа (план, отчет, проект) либо дает комментарий о причинах какого-либо факта, события или поступка.

Большое количество вариаций и разновидностей этого документа условно можно разделить на две группы.

Виды объяснительных записок

1. Сопровождающие основной документ или дающие пояснения по отдельным его положениям.
2. Объяснительные записки по поводу какого-либо происшествия, поступков, сложившихся ситуаций и поведения отдельных сотрудников организации. Это наиболее распространенная разновидность документа, составляемая сотрудниками организации по требованию прямого или вышестоящего руководителя. Касаются они отношений, возникающих в процессе трудовой и производственной деятельности. Как правило, объяснительная записка директору пишется в связи с возникновением нештатной ситуации, нарушением трудовой и (или) производственной дисциплины, дисциплинарных проступков и нарушений и т. д. В перечисленных случаях работодатель обязан запросить ее от сотрудника (согласно Трудовому кодексу РФ, статья 193), так как она рассматривается законодателем как форма его самозащиты. Таким образом, объяснительная записка (образец ниже) является неотъемлемой составной частью процесса привлечения сотрудника к дисциплинарной ответственности.

Оформление объяснительной записки

Для первого вида документации оформление в печатном виде является обязательным требованием, для второго допустим рукописный текст на стандартном листе бумаги формата А4. О том, как написать объяснительную записку и что в ней указать, должен знать каждый, потому что на практике это встречается очень часто. Каким бы примерным сотрудником вы ни были, ситуации бывают разные, и от них никто не застрахован. В структуру объяснительной записки входят следующие обязательные для указания элементы:

• реквизиты адресата;
• наименование документа, указание вида;
• заголовок текста (начинается с предлога «О (Об)...»);
• основной текст;
• дата написания документа;
• личная подпись.

Объяснительная записка (образец приведен ниже) в содержательной части должна отражать объективные данные о событиях и конкретных фактах, давать четкие пояснения. Основной текст отражает личную позицию сотрудника в сложившейся ситуации, его отношение к совершенному проступку и последствиям. Если работник признает свою вину в совершении проступка, то он может это отразить в содержательной части, указав на свое раскаяние в содеянном, и дать обещание больше не повторять этого в будущем. Если же он считает себя невиновным, то есть возможность высказать свою точку зрения и предоставить свои доводы и необходимые доказательства.

Подводя итог, можно сказать, что объяснительная записка – пример того, как может себя обезопасить сотрудник при наличии спорной ситуации. Его пояснения по существу способствуют объективному оцениванию работодателем определенного факта и позволяют выявить все обстоятельства совершенного проступка, а в случае необходимости выбрать справедливую меру дисциплинарного взыскания.

Уведомление работника о даче объяснения

Как уже было упомянуто, работодатель обязан запросить у своего сотрудника письменное пояснение до применения дисциплинарного взыскания (ст. 193 ТК РФ). Кроме того, установлены сроки, в которые должно быть дано объяснение – два рабочих дня. Основываясь на том, что законодателем отводится определенное время, работодатель должен зафиксировать документально дату, когда он попросил своего сотрудника предоставить записку. Обязательного требования об этом нет, однако с практической точки зрения такой документ будет нелишним. Во-первых, это отправная дата, а во-вторых, документальное подтверждение того, что права работника не были нарушены. Приводим ниже пример, чтобы было понятно, что должно быть в нем указано и как написать. Объяснительную записку запрашивают на бланке письма с подписью представителя от работодателя, в компетенции которого выносить дисциплинарные взыскания. Как правило, это руководитель или лицо, которому делегированы эти полномочия.

Пример уведомления

Заместителю главного врача

Кукушкину Р.Р.

О предоставлении письменного объяснения

В связи с ненадлежащим исполнением Вами трудовых обязанностей, которые выразились в отсутствии на рабочем месте в период с 21.12.14 по 23.12.14, прошу Вас предоставить письменное объяснение по данному факту в отдел кадров до 18:00 часов 26.01.2014.

Главный врач (подпись) Сорокин П.П.

Уведомление получил 24.01.2014

Заместитель главного врача (подпись) Кукушкин Р.Р.

Вполне может возникнуть ситуация, когда сотрудник отказывается получать и подписывать такой документ, а объяснительная записка на работу при этом пишется с опозданием, когда уже невозможно применить меру дисциплинарного взыскания и вышли все сроки. В этом случае может быть следующий выход – вручать уведомление комиссией, то есть в присутствии непосредственного руководителя, представителя от профсоюза, юрисконсульта организации и других заинтересованных лиц. Если последовал отказ, то стоит составить акт с подписями всех, кто присутствовал. Таким способом вы подтвердите соблюдение положений ст. 193 ТК РФ.

Объяснительная записка (образец) на работу: пример № 1

Наиболее часто встречаются ситуации связанные с прогулами или опозданиями на работу.

Командиру войсковой части 65487

Полковнику Сидорову С.С.

От служащего МО РФ, делопроизводителя

Волкова Р.Л.

Объяснительная записка

Я, Волков Роман Львович, 16 мая 2014 года опоздал на работу на 4 часа. По существу сложившейся ситуации могу пояснить следующее. Сегодня утром, во время моего следования на работу на собственном автомобиле, я стал свидетелем ДТП. В связи с этим был вынужден давать показания сотрудникам ГИБДД. Это заняло достаточно много времени. Прилагаю копию протокола в качестве доказательства и подтверждающую записку инспектора ГИБДД Орлова П.П.

Пример № 2

Директору магазина «Парус»

Малининой М.М.

От заведующего складом

Смородинцевой С.С.

Объяснительная записка

Я, Смородинцева София Семеновна, 30 декабря 2014 года опоздала на работу на 2 часа. Дело в том, что накануне я купила новые часы с будильником. Не до конца разобравшись с механизмом, я неправильно установила таймер и проспала на один час. Осознаю свою ошибку. Обещаю, что впредь такого больше не повторится.

Объяснительная записка об ошибке: пример

Данный вид документа встречается тоже достаточно часто. Ошибки могут быть различного рода, касающиеся практической деятельности, оформления документации и т. д. В данном случае рассмотрена ситуация с невыполнением плана работы.

Директору ООО «Много денег»

Монеткиной Л.Д.

От главного специалиста Бумажкиной Р.М.

Объяснительная записка

О невыполнении плана за сентябрь 2014 года

Я, Монеткина Людмила Денисовна, проанализировав сложившуюся ситуацию, связанную с невыполнением плана по заключению кредитных договоров, поясняю следующее. Проблема связана с нехваткой сотрудников, так как за месяц были уволены два специалиста, на замену им никого не приняли. Двое оставшихся сотрудников с объемом работы не справляются, хотя и работают сверх нормы.

Составление акта о непредставлении сотрудником объяснительной записки

Если по истечении установленного срока объяснительная записка (пример выше) не была предоставлена сотрудником, то в соответствии с указанной статьей ТК РФ работодатель должен составить специальный акт. Правда, законодатель не указывает, кто конкретно из сотрудников должен это сделать, в какие сроки и требуется ли ознакомить с ним работника. Это определяется на уровне организации с учетом правил делопроизводства. Акт составляется при участии группы лиц и подтверждает установленные ими события или факты. Поэтому составлять его необходимо коллегиально, целесообразно будет привлечь тех сотрудников, что присутствовали при вручении работнику уведомления о требовании предоставить объяснительную записку. Пишется он на общем бланке и может иметь вид, представленный ниже.

Образец акта

О непредоставлении сотрудником письменного объяснения в связи с совершением дисциплинарного проступка

Мной, начальником отдела кадров Королевой Е.Е., в присутствии главного бухгалтера Ивановой Н.Н. и экономиста Певцова Р.И. составлен настоящий акт о нижеследующем:

06.07.2014 бухгалтеру Петровой И.И. было предложено в соответствии со ст.193 ТК РФ предоставить 09.07.2014 письменное объяснение по поводу совершенного ею дисциплинарного проступка, проявившегося в отсутствии на рабочем месте в течение 6 часов подряд. Петрова И.И. в установленный срок этого не сделала, сказав, что уже давала устное объяснение и больше писать ничего не собирается.

Настоящий акт составлен в двух экземплярах.

/подпись/ Королева Е.Е.

/подпись/ Иванова Н.Н.

/подпись/ Певцов Р.И.

Экземпляр акта получила:

/подпись/ Петрова И.И.

Не стоит расценивать отказ от написания объяснительной записки в качестве нового дисциплинарного проступка, ведь это исключительное право работника, а не обязанность. И данным актом работодатель лишь подтверждает то, что все нормы закона были соблюдены.

Отличие объяснительной записки от докладной и служебной

Не стоит путать три этих понятия. С первым мы уже разобрались. Зная о том, как написать объяснительную записку, вы легко сможете справиться с остальными. Скажем о них вкратце. Докладная записка носит обратный характер. Цель ее написания – это поставить в известность руководство о сложившейся обстановке, ситуации, фактах, имевших место быть, то есть мотивировать к каким-либо действиям.

Служебная записка предполагает передачу определенной информации по «горизонтальной» ветви управления, то есть от одного руководителя к другому, сотрудника одного отдела к работнику другого и т. д. Как правило, они касаются материально-технических, организационных, хозяйственных и других вопросов. По сути, это деловая переписка.

То, как писать объяснительную записку (образец или пример), легко можно найти в сети. Не существует единого бланка, однако есть определенные требования, на которые мы указали. Вы без затруднений можете использовать и переделывать приведенные примеры «под себя».

Ошибка на работе, в зависимости от последовавших за ней событий, может стать как досадным недоразумением, так и причиной тяжелых и даже драматических последствий. Скорее всего, в порыве сиюминутного гнева, начальство не сможет, да и не захочет, слушать доводы кадровика о том, что неправильное принятое решение сотрудника и халатность в работе – совсем ни одно и то же. Когда эмоции поостынут, правильно оценить произошедшее и его первопричины поможет объяснительная записка об ошибке в работе, предусмотрительно затребованная у работника.

Нормативная база

После обнаружения или признания ошибки, специалист может услышать в свой адрес достаточно нелестных слов: и о халатности, и о штрафах, и о «плохой» статье в трудовой. Даже если руководитель настолько горяч, что начнет грозиться еще до подробного анализа ситуации, работник должен помнить о нормах законодательства, которое в большинстве случаев станет на его защиту.

В первую очередь, нужно уяснить, что Трудовой кодекс не содержит таких понятий как ошибка, халатность или штраф. Самое строгое дисциплинарное наказание – увольнение без предварительных процедур– предусматривает только п.6 ст. 81 ТК РФ за грубые нарушения трудовых обязанностей:

• Прогул;
• Пьянство;
• Разглашение сведений, составляющих тайну или персональную информацию;
• Хищение;
• Пренебрежение к охране труда.

Как видно, единственную ошибку ни под один пункт не подведешь. Для того, чтобы расставание «по статье» стало реальностью, нужно допускать оплошности в работе систематически, да еще и умышленно, п. 3 или п. 5 ст. 81 ТК.

В любом варианте, уволить сразу никто не посмеет, разрешает принимать такое решение только по итогам рассмотрения объяснительной об ошибке в работе. Тот же порядок предусмотрен при разбирательстве в степени виновности и размерах нанесенного поведением работника ущерба, ст. 247 ТК . Руководитель обязан затребовать письменное объяснение и дать сотруднику два рабочих дня на его составление. Отказ от предоставления не препятствует применению в отношении работника дисциплинарной ответственности, если он был оформлен актом и подписан свидетелями, ст. 193 ТК.

Пошаговая инструкция по подготовке объяснительной

В любой неприятной рабочей ситуации, как не было трудно возражать начальству, работнику нужно понимать, что во внимание будут брать только аргументы, изложенные на бумаге. Вот почему устные беседы хороши лишь до того момента, как начнется документальное фиксирование обстоятельств и частностей. Как только работодатель попросил расписаться в требовании об объяснении, слова сразу теряют какой-либо вес.

От того, считает ли сотрудник себя виноватым в произошедшем, или он может выдвинуть контраргументы, будет зависеть и то, как написать объяснительную об ошибке в работе. Однако, принцип ее составления один и тот же:

1. Пишем шапку. Здесь нужно определить адресата, его должность и ФИО. Вполне возможно, что документ будет перенаправлен за пределы компании, например, в ФНС или ФСС.
2. Полностью указываем ФИО и должность работника в родительном падеже.
3. Наименование бумаги «Объяснительная записка об ошибке в работе».
4. Внятно излагаем суть. Придерживаться нужно делового стиля, не допуская пустых обвинений и не подкрепленных документами утверждений. Ситуация должна быть описана объективно и подробно, но без пространных формулировок и рассуждений.
5. Предлагаем пути решения проблемы или описываем уже сделанные в этом направлении шаги. Тут же можно упомянуть о тех мероприятиях, которые были предприняты, чтобы предотвратить ошибку.
6. Делаем вывод. Окончание повествования должно содержать в себе позицию самого сотрудника по поводу виновной стороны.
7. Ставим дату и подпись

Ознакомиться с примером объяснительной можно у нас на сайте ()

После предоставления объяснительной, у работодателя есть 30 дней для рассмотрения и принятия решения о взыскании, ст. 193 ТК.

Особенности объяснительных

Если речь заходит о трудовом праве, то в нем говорится, что решение о предоставлении или непредоставлении объяснительной записки об ошибке в работе принимается работником самостоятельно. Ответственности лишь за то, что сотрудник отказался письменно объяснять свое поведение, кодекс не предусматривает.

Немного другой подход к этому вопросу у контролирующих органов. Например, Налоговый кодекс РФ предполагает финансовый штраф за отказ от предоставления пояснений. Что касается ситуаций с привлечением полиции или расследований несчастных случаев, то тут отказ от дачи показаний может обернуться уголовной ответственностью.

Нужно сказать, что объяснительные в адрес государственных инстанций обычно пишутся не от имени сотрудника, допустившего ошибку, а от имени хозяйствующего субъекта. Объяснение сотрудника, чаще всего, документ для внутреннего использования или основание для принятия кадровых решений. Как вариант, оно может стать полезным для выбора лица, из доходов которого будет удержан наложенный на компанию штраф или другой материальный ущерб.

Разъяснения в налоговую

Как известно, в России взят курс на уменьшении количества проверок для бизнеса. Но мало кто отдает себе отчет в том, что любая предоставленная в ИФНС бумага подвергается камеральной проверке. Это означает, что после сдачи отчетности налоговые инспекторы анализируют ее содержание, сопоставляют показатели внутри самого отчета и с имеющимися в распоряжении ФНС данными. Вплоть до встречных проверок.

Если выявлено расхождение, фискалы имеют право потребовать объяснений, ст. 88 НК РФ . Несмотря на то, что этот документ не является отчетом, его нужно направить инспектору в пятидневный срок, поскольку опоздание или отказ от предоставления может стоить 5000 рублей.

Есть две формы подачи объяснений:

• собственно письмо в произвольной форме с подробным описанием причин возникновения расхождений;
• Направление нового отчетного или уточняющего расчета (декларации), если отклонения стали результатом ошибки ответственного за его составление лица.

Пояснительные документы в ФСС

Если у Фонда нет вопросов к предоставленной отчетности, это не означает, что других объяснений его работники не потребуют. Чаще всего это касается обстоятельств и причин назначения соцпособий по нетрудоспособности в результате бытового травматизма.

Более строгие требования к письменным пояснениям предъявляются к предприятию, если там зафиксирован несчастный случай или факт производственного увечья. Обязательным мероприятием по расследованию этого происшествия считается сбор и анализ объяснительных от потерпевшего и свидетелей, ст. 229.2 ТК.

От того, как сам пострадавший опишет свои действия и соотнесет их с необходимостью выполнять свои должностные обязанности, будет зависеть квалификация его травмы и сумма страховых выплат. Если объяснительная не предоставлена сознательно или получить ее нет возможности, то это не станет основанием для остановки расследования. Тогда выводы будут строить на показаниях очевидцев и результатах экспертиз.

Дисциплинарное взыскание можно применить не позднее полугод после его совершения. Исключение сделали только для тех ошибок, которые выявлены при аудиторской проверке. Наказание за них может быть применено даже спустя два года, ст. 193 ТК.

Объяснительная об ошибке от бухгалтера

Бухгалтерский и налоговый учет таят в себе столько подводных камней и условностей, что редкий специалист в этой области смог избежать ошибок. Опасность этой профессии в том, что любая неточность грозит финансовыми потерями:

• Ошибка в сумме рассчитанной зарплаты – неприятности с работником, вплоть до суда;
• Занижение обязательств по налогам и сборам – неприятности и штрафы от ФНС;
• Опоздание со сроками оплаты или предоставления отчетности – административная ответственность или санкции по НК РФ.

Вот почему ответственный за допущенное нарушение бухгалтер напишет не только объяснительную записку об ошибке на работе на имя директора, но еще должен будет предоставить уточняющую отчетность.

Если трудовой договор специалиста предусматривает возмещение штрафов, вынесенных по вине конкретного бухгалтера, то сумму финансовой санкции удерживают из его зарплаты. В случае отсутствия данного пункта в контракте работника, то удержать можно только сумму среднего заработка за месяц, и только с согласия работника, ст. 137 ТК. Если бухгалтер возражает и в пояснении привел свои аргументы, то возмещение ущерба возможно только через суд.

Письменные пояснения от медсестры

Медицина — еще одна сфера, в которой специалисты всех рангов несут огромную ответственность не только как наемные работники, но и как профессионалы, влияющие на жизнь и здоровье людей. И если цена неправильно заполненных форм и журналов, обычно, невелика, то ошибки в манипуляциях и проведении процедур оборачиваются самыми тяжелыми трагедиями. Это, в равной степени, касается представителей и младшего, и среднего медпесонала.

Чаще всего, объяснения медсестры вынуждены писать по поводу жалоб пациентов или неточностей в работе. Если последствия таких ошибок не выходят за рамки организационных проблем, то письменное покаяние сотрудницы станет основанием для наложения дисциплинарного взыскания (ст. 193 ТК) или отказа от него (ст. 192 ТК).

Более серьезные последствия потребуют расследования и могут дойти до судебного разбирательства. Тогда, уже на этапе составления объяснительной записки об ошибке в работе, нужно внимательно сопоставить действия медсестры с утвержденными Минздравом нормативами и должностными обязанностями. Необходимо также заострить внимание на том, что ситуация не стала результатом пренебрежения к своим трудовым функциям или злого умысла.

Особенность профессии медсестры состоит еще и в том, что на них возлагается большая морально-этическая ответственность за самочувствие пациентов. Нарушения в этой области может также стать предметом разбирательства и вынесения взыскания. От того, насколько аргументировано изложит свою позицию медработник, будет зависеть, достаточно ли простых извинений или нужно будет привлекать вышестоящие инстанции.

Одна из попыток определения профессиональной ошибки гласит, что это форма добросовестного заблуждения при выполнении должностных обязанностей. Из этого следует, что человек не преследовал цель навредить и даже не предполагал такого развития событий. И если работнику удается составить объяснительную записку так, чтобы работодатель не усомнился в его искренности, то и наказание, обычно, применяется наиболее щадящее или не применяется вообще.

Юрист коллегии правовой защиты. Специализируется на ведении дел, связанных с трудовыми спорами. Защита в суде, подготовка претензий и других нормативных документов в регулирующие органы.

Любой работник хоть раз в жизни попадал в ситуацию опоздания на рабочее место, невозможности выхода на службу или исполнения должностных обязанностей качественно и в срок. Любое из таких нарушений может произойти по причинам как уважительным, так и неуважительным. Какими их посчитает начальник, зависит от того, как сумеет объяснить произошедшее провинившийся сотрудник.

Если предстоит писать объяснительную записку о невыполнении должностных обязанностей

По поводу возникшей ситуации ему предстоит высказаться в письменном виде, а именно составить документ, именуемый объяснительной запиской. Данная бумага носит пояснительный либо оправдательный характер.

Следует понимать, что объяснительная записка начальнику относится к числу официальных документов и оформление ее производится по определённым правилам. Содержание ее - информация, служащая объяснением причин допущенного проступка или нарушения. Назначение - предоставить возможность работнику продемонстрировать свой взгляд на возникшую проблему (ситуацию), изложить суть дела своими словами и оправдаться (по возможности) в глазах руководства.

В правильном оформлении объяснительной записки о невыполнении должностных обязанностей, как и любого официального документа, заинтересован тот, кто ее составляет, а именно допустивший нарушение работник. От того, насколько удачной и грамотной будет подача ситуации в его изложении, зависит решение руководства о наложении меры взыскания.

Как это сделать?

Очень важно попытаться донести до начальства причины случившегося. Ведь порой вины работника в недоразумении нет или же она минимальна. Если же, рассмотрев все обстоятельства дела, руководство всё же признает подчинённого виновным, к нему возможно применение дисциплинарных мер - вплоть до увольнения за невыполнение должностных обязанностей. Поэтому отношение к оформлению записки должно быть серьезным.

В определённых предусмотренных законодательством случаях составление ее обязательно. В других - объяснить ситуацию работнику предлагается по собственной инициативе. Часто при этом можно услышать вопрос: обязан ли провинившийся предоставлять объяснительную записку?

Следует знать, что данное действие относится к его правам, а не к обязанностям. Что это значит? Дело в том, что самого понятия объяснительной записки как такового в законодательстве нет. Формулировка действующего ТК РФ гласит о "затребовании объяснений в письменном виде". Предоставлять их работник обязан в случаях нарушений дисциплины труда, неисполнении собственных обязанностей или совершения неправомерного поступка. При этом устная форма объяснения не принимается.

О сути документа

Объяснительная записка оформляется не только в случае дисциплинарных нарушений, но и в других ситуациях. К числу последних можно отнести любое действие, в котором требуется оправдаться. Например - причинение ущерба рабочему имуществу.

В связи с этим важно уяснить себе суть упомянутого документа. Она заключается в письменном изложении произошедшего случая. Объяснительная записка не содержит каких-либо заявлений или просьбы разобраться в ситуации спора. В этом главное отличие ее от служебных документов другого вида, например, заявления либо докладной о невыполнении должностных обязанностей.

Таким образом, в написании и предоставлении ее начальству заинтересован сам провинившийся, так как данный документ дает ему шанс письменно донести до руководства собственную точку зрения на ситуацию. В то же время принудить его к обязательному написанию такой записки никто не вправе. В случае нажима он может подать жалобу в надзорную инстанцию.

Поговорим о правовой базе

Статья 193-я ТК РФ указывает, что объяснительная записка должна быть написана работником до того, как к нему могут быть применены дисциплинарные меры (издан приказ о невыполнении должностных обязанностей). На составление и подачу ее ему дается два дня. В случае невыполнения указанного действия может быть сформирован соответствующий акт.

Важно понимать, что при отсутствии официальных объяснений ответственности за нарушение избежать всё равно не удастся. Если работник не использует свое законное право оправдаться, это остаётся его личной проблемой.

Кроме того, данный документ упоминается в статье 247-й ТК РФ. В ней закреплено положение, согласно которому, в случае нанесения ущерба для выяснения причины случившегося требование ко всем причастным лицам предоставить письменные объяснения является законным и обязательным. В случае отказа от или передачи работодателю составляется соответствующий акт. Но официальной формы данного документа (пояснительной записки) на законодательном уровне так и не утверждено.

Форма объяснительной записки

Данная бумага относится к одной из специфических форм деловых документов. Соответственно, все правила оформления подобных актов при ее написании должны быть соблюдены. Писать следует на листе формата А4. В шапке документа приводится должность получателя (чаще всего это руководитель фирмы) вместе с данными самого работника, его должностью, структурным подразделением. Затем в обязательном порядке идет название документа и сам текст.

Утвержденной формы объяснительной записки не существует. То есть единых требований к ее заполнению законом в законодательстве не содержится. Но мы все же приводим для наших читателей один из в качестве общего ориентира.

Стиль изложения, используемый работником, должен быть деловым. При написании важно соблюдать стилистические и грамматические правила языка. Допускается присутствие технических терминов и профессионального сленга, но использовать не следует. Никакой двусмысленности данный документ содержать не должен, поэтому текст обязан быть написан логическим и чётко выверенным стилем. Изложение случившегося происходит всегда от первого лица, корректным языком, грамотно, без стилистических и орфографических ошибок.

Что важно упомянуть

Все обстоятельства, послужившие причиной проступка или правонарушения, должны быть изложены подробно. Поведение самостоятельно оценивается с точки зрения правомерности. Обязательно должны быть указаны все существенные обстоятельства, содействующие совершению проступка.

Необходимо подчеркнуть признание либо непризнание вины, а также зафиксировать мнение пишущего по поводу наступивших последствий обсуждаемого проступка и отношение его к предстоящему привлечению к ответственности. Следует ли самому оценивать свои действия в тексте объяснительной? Если наличие вины признается работником, это необходимо указать с последующим уточнением о недопустимости будущих подобных нарушений.

Чаще всего выполняют объяснительную записку от руки. Как вариант можно набрать её на компьютере, но с психологической точки зрения подобный документ вызовет меньше доверия у работодателя в связи с некоторой своей шаблонностью. Начальник может заподозрить, что подходящий по смыслу текст элементарно скачан (с внесением минимальных правок) из интернета, где во множестве имеются примеры объяснительных записок на все случаи жизни.

Кто и когда может потребовать объяснительную

Потребовать отчета работника в случае невыполнения им собственных трудовых функций имеет право тот, кто непосредственно отвечает за результат выполнения данного производственного задания. Но право требовать написания объяснительной записки о невыполнении должностных обязанностей принадлежит лишь руководителю предприятия либо непосредственному начальнику.

Выше уже упоминалось, что объяснительные записки в обязательном порядке пишутся в случаях дисциплинарных проступков либо причинения материального ущерба фирме. Следует теперь уточнить, что конкретного предприятия могут быть закреплены и иные ситуации, в которых работодатель имеет право потребовать письменных объяснений. В этом случае объяснение может быть получено на основании так называемого требования работодателя.

Документ, именующийся требованием, оформляется на специальном бланке и подлежит регистрации в отдельном журнале, как любая Его предоставляют сотруднику под подпись с указанием даты передачи. Данное число позволяет ориентироваться в соблюдении законности при составлении объяснительной.

В случае возможных судебных разбирательств оформленное надлежащим образом требование послужит свидетельством того, что работодатель вёл процедуру расследования причин случившегося и принимал решение о мерах взыскания с соблюдением всех норм закона. Если работник не только отказывается писать объяснительную, но и получать на руки требование, необходимо составить об этом акт.

Психологические нюансы

Следует иметь в виду, что невыполнение задания может быть обусловлено совершенно разными обстоятельствами. Порой это случается безотносительно к поведению работника. Если он не чувствует за собой никакой вины, это требуется в убедительной форме обосновать, сопроводив серьезными доказательствами.

Крайне не рекомендуется пытаться при написании объяснительной записки о невыполнении должностных обязанностей перекладывать вину либо ответственность на других лиц, в частности, на того же руководителя. Маловероятно, что данная линия поведения найдет понимание у начальства.

Например, вы допустили ошибку по невнимательности - в связи с плохим самочувствием. Можно написать, что причиной проступка явилось переутомление, но не стоит подчеркивать, что исходным фактором послужило долгое отсутствие отпуска по вине того же самого начальника.

Что еще должно быть в тексте

Стандартное окончание объяснительной - признание осознания последствий поступка и обещание приложить все возможные усилия для исправления ситуации, а также заверение в недопустимости аналогичных ошибок впредь.

От промахов в трудовой деятельности не застрахован никто из сотрудников - от новичков до опытных работников. Ошибки являются следствиями самых разных причин, которые могут быть как объективными, так и субъективными. Каждая из них должна быть подробно обрисована в тексте объяснительной, все обстоятельства и предпосылки случившегося - описаны достаточно подробно.

Не стоит обвинять в случившемся коллег, но в случае отсутствия вины выдумывать ее искусственно также не рекомендуется. Обстоятельства, изложенные в документе, должны соответствовать реальным.

Другие поводы к написанию объяснительных

Если объяснительная пишется за такой вид проступка, как опоздание, то следует понимать, что данное событие относится к дисциплинарным нарушениям и причины его совершения должны быть объяснены. Если обстоятельства дела будут признаны руководством уважительными, наказания можно будет избежать. В противном случае опоздавшего ждёт применение дисциплинарных мер воздействия.

Объяснительная по такому случаю относится к кадровым документам. Она должна быть передана непосредственно руководителю либо в отдел по работе с персоналом (отдел кадров). Если речь идёт о прогуле, под которым законодательством понимается отсутствие на рабочем месте всю смену или подряд 4 часа в течение одного дня (смены), то можно предполагать расторжение трудового соглашения.

Именно потому в данном случае работник особенно заинтересован в предоставлении приемлемого объяснения своих действий. Уважительными могут быть признаны подтвержденные документально следующие причины: болезнь самого сотрудника или его близких, авария, смерть кого-то из членов семьи, несчастный случай либо стихийное бедствие. Причём любую из этих причин следует подтвердить документально.

Можно ли не писать записку и чем это грозит?

Как уже было упомянуто, обязательным данное действие не является. В написании ее в первую очередь заинтересован сам работник в целях положительного решения разрешения ситуации. Статьи 193-я и 246-я Трудового кодекса предлагают отказ от предоставления объяснительной зафиксировать при помощи специального акта. Но шансы избежать наказания при этом, естественно, значительно уменьшаются. Других конкретных последствий отказ от написания не несет.

Лишая себя возможности высказать личное мнение и предоставить свое видение ситуации, чаще всего вы не добьетесь смягчения дисциплинарного взыскания (например, отмены выговора за невыполнение должностных обязанностей). Ведь любому руководителю подобный отказ покажется нежеланием признавать собственную вину или ошибку, особенно в тех случаях, когда она очевидна.

Объяснительная записка постоянно опаздывающей

Опаздываю по нескольким причинам. Езжу на машине - дорога не предсказуема и рисковать жизнью ради 10 минут рабочего времени считаю верхом идиотизма. Поскольку см. п.2 Я не курю, а это говорит о том, что в отличии от 90% сотрудников офиса, я вместо 5 перекуров по 10 минут, а точнее 50 минут в день, в то время как остальные пинают балду, нахожусь на своем рабочем месте и РАБОТАЮ! Далее см. п.3 Поскольку я человек ответственный, то минимум 2 раза в месяц мне приходится сидеть на работе до 23-00 (далее офис закрывается) и РАБОТАТЬ! Потому что те, кто по 50 минут в день курят за месяц накапливают16 часов и не справляясь со своей работой подводят меня. Таким образом 16 часов перекура + 8 часов переработки = на 24 часа в месяц я РАБОТАЮ больше и, чем кто бы то ни был в нашем офисе, а опаздываю максимум на 2 часа в месяц. Если руководство не видит экономической выгоды в моих опозданиях, может меня уволить, и найти другого более пунктуального сотрудника. Желаю, чтобы он был курящим и, приходя на работу вовремя ежемесячно "воровал" у Вас 2 рабочих дня.

*********************************************

Объяснительная записка Юрия

Я опоздал на работу из-за здорового образа жизни! На работу я вышел пораньше, но из-за отсутствия у меня сигарет мне крепко дали в бубен. Я отправился в медпункт, но он был закрыт. Тогда я купил бутылку водки и принялся промывать рану. Поэтому от меня пахнет спиртом, у меня разбито лицо, а плохая речь и нарушенная координация движения - результат сотрясения мозга!Я не пил, честно.

*********************************************

Объяснительная записка главбуха

Опоздала на три часа, так как под утро приснился сон, что баланс наконец сошёлся. Следствием этого стала серия мощных неуправляемых оргазмов. Прошу войти в положение.

*********************************************

Объяснительная Михаила

Признаюсь, что опоздал на работу на 6 часов из-за того, что вчера задержался на дегустации новой линейки продукции завода "Кристалл". Утром, с 8-00 до 14-00 вспоминал где я работаю, пока не пришла мама и не подсказала. Смею заверить, что впредь такого не повториться, т.к. адрес работы и телефон такси я благоразумно накарябал на двери холодильника.

*********************************************

Объяснительная записка Сергея

Опоздал на работу на полчаса, потому что все равно до десяти ничего делать не буду, мы утром пьем чай, а в меня так много не влезает.
*********************************************

*********************************************

Объяснительная записка Анны

Систематически опаздываю, так как считаю, что ко всему, что связано с работой нужно подходить системно.

*********************************************

Объяснительная Дениски

Я не опоздал, а скорректировал свой сегодняшний рабочий день адекватно неадекватному вчерашнему и обратно пропорционально к нормируемому.

*********************************************

Объяснительная Павла

8 сентября 2006 г. опоздал на работу, потому что перед тем как отвести своего ребенка в садик, ему в самое неподходящее время приспичило по самой не подходящей нужде. Время опоздания соответствует длительности того самого физиологического процесса. Данный случай можно отнести к обстоятельствам непреодолимой силе, т.е. "форс-мажор", так как не зависят от моего Желания успеть на работу.

*********************************************

Объяснительная Виктора

Я опоздал, потому что Вы который месяц не платите вовремя зарплату! Будете возмущаться я вообще уволюсь!

*********************************************

*********************************************

Объяснительная записка Юрия Юрьевича

Я опоздал на службу. Причины этого неблаговидного поступка весьма загадочны и коренятся скорее в области иррационального, посему я не в силах дать случившемуся сколь-нибудь приемлемое объяснение. Как человек тонкой душевной организации, не могу не чувствовать всю глубину моего падения, однако та же причина впредь едва ли позволит мне даже помыслить о возможном рецидиве.
Предлагаю:
1. Рассмотреть случившееся как недоразумение.
2. Отнестись ко мне снисходительно, тем более что свою порцию душевных терзаний (см. выше) я уже получил.

*********************************************

Объяснительная новичка

Я новичек, работаю в вашей фирме второй день. Так как сегодня понедельник, тяжелый день после выходных, я сел в метро и приехал на свою старую работу. И только по удивленному взгляду моего бывшего директора я понял, что приехал не туда. Комментарий: Все плакали.

*********************************************

Объяснительная Серго

Опоздал, т.к. пил очень-очень горячий чай, у меня лопнул мочевой пузырь и я ошпарил ноги.

*********************************************

*********************************************

Объяснительная грузчика

Вчера мою жену уволили с работы за пьянку! И это после 10 лет жизни, потраченных на эту работу. Мы решили это отметить. А сегодня на проходной завода попался я. Поэтому и опоздал.

*********************************************

Объяснительная записка старшего прапорщика

Я, гвардии старший старший прапорщик спецназа Матвеев, по поводу опоздания на службу могу пояснить следующее. Как всегда проснулся в 5.30, пробежал кросс 10 километров, отжался 200 раз, подтянулся 100 раз, после чего принял ледяной душ. Затем позавтракал, почистил ботинки, погладил камуфляж, надел его, надел разгрузку, снарядил ее обоймами, гранатами, взял пистолет, автомат, надел шлем, нанес налицо боевую раскраску, надел перчатки, перед уходом посмотрел в зеркало... и обосрался!

*********************************************