Образец акта приема-передачи документов. Акт приема-передачи товаров. Скачать образец

Главная / Земля

Акт приема-передачи документов предназначен для оформления процедуры отправки значимой документации согласно определенному перечню. Данный бланк служит вариантом подтверждения получения определенным лицом определенного документа.

Предназначение документа

Бланк акта заполняют юридические лица, если намереваются передать значимые юридические документы в следующих ситуациях:

Документы другим юрлицам в рамках договора.
Кадровые документы при переводе или увольнении сотрудников, а также ликвидации подразделений и т.д.

Документ фиксирует факт вручения деловых бумаг, позволяя впоследствии доказать исполнение своих обязанностей перед другой стороной. Акт может заполняться как в рамках исполнения обязательств по договору, так и в других ситуациях по просьбе сторон, одна из которых нуждается в документации.

Надлежаще составленный приемопередаточный акт имеет юридическую силу, так как составление и подписание данной бумаги будет служить свидетельством совершений действий при разбирательствах в суде.

Документ подписывается между двумя сторонами в двух экземплярах, по одному экземпляру для каждой из сторон – отправителю и получателю.

Обязательные реквизиты

Несмотря на то, что в российских законах нет утвержденной единой формы документа, следует соблюдать определенные требования при составлении и подписании акта. В противном случае документ будет считаться недействительным и не сможет быть использован в качестве доказательства получения адресатом требуемого документа.

Документ должен иметь название.
Указывается дата, когда акт был составлен и место его оформления.
Компания, передающая документы, вносит в акт свое полное название в качестве отправителя.
Указывается конкретное ответственное лицо, оформившее акт: его должность и полное имя.
Вносят сведения об адресате, т.е. лице, которое должно получить определенные документы. Название организации пишут полностью с указанием формы собственности.
В документе обязательно отражают информацию о лице, которое должно получить список документации: полное ФИО и его должность.
Информация о документах может быть занесена в виде таблицы, в которой содержатся сведения о названии документов, их регистрационных номерах.
Приемопередаточный акт должен содержать подписи ответственных сотрудников предприятия, участвующих в процессе передачи документов с обеих сторон.
Документ является юридически значимым и нуждается в заверении печатью в организации, составившей подобный акт.

Данный бланк может заполняться и в случае передачи документации между физическими лицами. В таком случае вместо полного названия юрлица указывают паспортные данные сторон, а подписи не заверяются печатью ввиду их отсутствия.

Если документы передаются в оригинале, информация об этом должна быть отражена в акте. В случае утери или порчи составленный акт позволит урегулировать ситуацию с соответствующими органами. Так как риск утраты документов присутствует всегда, рекомендуется накануне передачи делать копии со всех оригиналов.

На видео об оформлении передачи документов

Акт приема-передачи документации применяется и в работе кадровой службы. При передаче важных личных документов не только составляется акт, но и проверяется их соответствие указанному в акте перечню и на подлинность. Это позволит избежать нежелательных разбирательств, если между сотрудником и организацией появятся какие-либо претензии.

Акт приема-передачи имущества - документ, подтверждающий фактическую передачу от одного лица второму. Это может быть имущество или материальная ценность.

Акт приема-передачи имущества - это один из важнейших документов при исполнении договоров поставки, купли-продажи, аренды и т. д.

Когда он необходим:

аренде имущества;
договоре купли-продажи;
оформлении залога;
иных ситуациях.

В нем не указываются никакие условия и пункты сделки, а описывается факт передачи и состояние имущества. Так что подписание бланка акта приема-передачи имущества не отменяет необходимости составления иных документов.

В целом это подтверждение исполнения сделки и обязательств. Сведения, которые зафиксированы в документе, защищают права обеих сторон. Передающее лицо уверено в сохранности имущества в прежнем состоянии или иметь подтверждения соответствия товара требованиям. А принимающее лицо сможет не платить компенсацию, если был нанесен ущерб до факта передачи.

Все споры в последующем будут основаны именно на пунктах акта. Доказать наличие повреждений, не указанных в договоре, даже через суд будет практически невозможно. Поэтому при подписании необходимо тщательно проверить соответствие фактического состояния и указанного в документе.

Это могут быть акты на:

помещение;
товар;
основные средства;
документы;
оборудование.

Документы, закрепляющие факт передачи имущества, отражают исполнение обязательств по договору. Также такие акты фиксируют состояние передаваемого имущества на момент передачи. Эти сведения:

с одной стороны , позволяют передающей стороне требовать сохранения текущего состояния имущества (если договор предусматривает его возврат в будущем) и подтвердить отсутствие претензий получателя к его качеству на определенный момент;
а с другой - дает право принимающей стороне отказаться от компенсации ущерба, причиненного до момента передачи.

Акт приема-передачи имущества не имеет строго установленной формы, составляется в письменном виде в присутствии как передающей, так и принимающей стороны, и заверяется их подписями.

Поскольку данный документ не имеет строго установленной формы, утвержденных бланков для него также не существует.

Есть основные пункты, наличие которых является обязательным:

наименование «Акт»;
место составления (город);
дата подписания документа;
данные продавца и покупатели или арендатора и арендодателя (ФИО, сведения из паспорта, адрес);
название и реквизиты документа основания (купли-продажи, аренды, прочего);
описание состояния и объема имущества (размер, площадь, количество комнат, количество);
согласие обеих сторон;
информация об отсутствии претензий.

При заключении акта о передаче имущества фиксируются его дефекты. Документ составляется в двух экземплярах, на нем поставляются печати. Один оригинал получает продавец, а второй покупатель. Обычно их подкалывают к самому договору.

Акт на имущество

Форма акта приема-передачи имущества - юридический документ. При купле-продаже многие не задумываются о необходимости подписания таких договоров. Его подготавливают застройщики, чтобы обезопасить себя. При этом до подписания документа ответственность лежит на продавце, а после переходит на покупателя.

Аналогичная ситуация при сдаче помещения в аренду . В этом случае заключение акта обязательно. Иначе арендодатель не возместит убытки, причиненные жильцами. Обычно указывают, какой проведен ремонт, наличие коммуникаций (отопление, колонка, котел, телефон), телевидения, интернета.

Скачать образец:

Необходимо с осторожностью отнестись к подписанию любых документов, ведь в акте могут быть указано неверное состояние, за которое потом придется платить. Его подписывают после осмотра помещения.

В данной ситуации допустимо составлять отдельный документ либо включить эти условия в договор. На практике дополнительно акт подписывается, когда дата основного договора и фактическая передача имущества происходит позже, через месяц или два.

Акт на основные средства

Акт на прием-передачу основных средств заключается как внутри компании между ответственными лицами, так и между организациями. Существует единая форма. Образец доступен в программах Гарант либо 1С. Бланк для подобных операций называется ОС-1б и дает возможность для передачи любых товарно-материальных ценностей за исключением зданий, сооружений.

Подписание такого документа необходимо для постановки на баланс нового основного средства. Если оно ранее уже было в пользовании, то принятие происходит без акта, его делает передающая сторона.

Бланк состоит из нескольких разделов. Вначале указывается дата и номер документа. Если оборудование новое, то первая таблица не заполняется. Для тех что были в эксплуатации указывается точный срок нахождения в пользовании и фактической работы или простоя. Следующий раздел заполняет принимающая сторона. Здесь отображают стоимость с учетом дополнительных расходов в виде транспортировки, монтажа и срок полезного использования. Подписание происходит комиссией, после чего все передается в бухгалтерию для постановки на учет и заведению карточек.

Если есть несоответствие

Акт приема-передачи подразумевает, что обе стороны довольны. Но акт бывает не всегда. Поэтому порой необходим образец акта о недостаче товара при приемке. Если есть расхождения по количеству и качеству продукции используют форму ТОРГ-2. Они актуальны как для внутренней бухгалтерии, так и для налогового учета.

Этот документ - основание для составления претензии к продавцу. С ним можно отправляться в суд или требовать компенсации, предусмотренные договором. Если к части товара замечаний нет, то он в этом акте не указывается. Отображается количество продукции, состояние товара и упаковки, наличие пломб.

Обязательным условием является сбор комиссии. В нее входят представители продавца, покупателя, компании перевозчика, лицо, принимающее товар на хранение. В случае отсутствия продавца можно привлечь человека из независимой организации.

Передача имущества во временное пользование и с целью реализации

В ходе передачи ценностей возможно выявление недостачи, недокомплектации или дефектов, поэтому все выявленные при приемке недостатки должны быть отражены в акте.

Полномочия лица, принимающего/передающего имущество по акту, должны подтверждаться соответствующей доверенностью. Исключением является ситуация, когда полномочия явствуют из обстановки (п. 1 ст. 182 Гражданского кодекса РФ).

Например, суды презюмируют наличие полномочий у принявшего товар лица, если оно владело печатью компании и проставило ее на акте передачи ценного имущества , при условии что отсутствуют доказательства потери/кражи печати (постановление АС ВСО от 07.10.2014 по делу № А10-2969/2013).

В то же время сама по себе печать не является более обязательным реквизитом для выполненных организацией документов, если она не упомянута в ее уставе.

Сохраните, а то забудете:

Акт приема-передачи документов - документ отражающий, передачу документа от одного лица к другому. Очень часто бывает, что в организации происходит смена руководящего работника или главного бухгалтера. Смена всегда происходит с передачей необходимой документации. Если такую передачу никак не фиксировать, то сотрудники и собственно фирма рискует потерять необходимую информацию и усложнить процесс вхождения в должность нового сотрудника.

Для фиксирования такой процедуры и инвентаризации документов служит акт приема-передачи документов. Подписанный акт является документом, в котором подтверждается, что одна сторона передала документы, а другая их получила. И условия в данном акте прописываются именно таким образом, чтобы подтвердить этот факт.

Подпись сторон в данном акте говорит об отсутствии претензий одного лица к другому в случае возникновения споров в будущем. Более того правильно оформленный акт будет иметь юридическую силу даже в случае если спор между сторонами дойдет до судебного разбирательства.

Акт приема-передачи документов: основные моменты

Каждая компания в праве составлять данный акт по собственному усмотрению и форме. Единственно важно, чтобы в документе были прописаны следующие моменты:

Наименование, дата и место оформления данного акта

Название предприятия, в котором осуществляется данная передача (для юр. лиц)

Фамилия Имя Отчество лица передающего документы (обычно это лицо и составляет данный документ). Также при необходимости прописываются паспортные данные.

Фамилия Имя Отчество лица принимающего документы (в случае если данное лицо является сотрудником другой фирмы, то реквизиты, название этой фирмы).

Перечень передаваемых по данному акту документов с указанием количества экземпляров, количества страниц, номера и даты документов.

При большом объеме материала вполне разумным является описание документов в приложении или в специальной таблице, где каждому документу дается свой порядковый номер и полная его характеристика. Все это необходимо чтобы ни один документ не пропал.

Ставятся подписи сторон, которые означают согласие с документом и отсутствием претензий. Также ставится печать компании, в которой передаются документы.

Такой акт вполне может составляться между физическими лицами без указания организаций. Здесь достаточно реквизитов и паспортных данных сторон.

Надо отметить, что таким актом можно пользоваться также и при оформлении услуги, когда заказчик принимает на себя ответственность за хранение важных и ценных документов на время работы. К примеру, такой услугой может быть оформление заграничных выездных документов. В случае потери оригинальных и ценных документов исполнителем, у клиента, имеющего данный акт, есть веское основание обратиться во все необходимые инстанции в случае спора.

Еще одним полезным моментов в передачи ценных оригинальных документов является их копирование передающим лицом.Акт приема-передачи документов изготавливается в двух экземплярах по одному каждому из сторон передачи. Ниже мы предлагаем вашему вниманию образцы таких актов.

АКТ

приема-передачи документов

г. ________________ « » _________________ 20__ г.

_______________________________ в лице ________________________________________ , с одной стороны, передал, а _____________________________ в лице______________________________ , с другой стороны, принял следующие документы:

№ п/п	Наименование документа	Дата документа	Номер документа	Форма (копия/ оригинал)	К-во листов

Данный акт составлен в двух экземплярах, по одному экземпляру для каждой из сторон.

Передал документы: Принял документы:

__________________ / / _____________________ / /

Нет необходимости говорить о том, какую роль играет документооборот в работе каждого предприятия или организации. Любая организация во время своей деятельности создает огромное количество документов, которые используются как внутри нее, так и передаются сторонним агентам.

Документы создаются в различной форме (бумажной или электронной), но всегда факт их передачи от одной инстанции к другой фиксируется.

Так как в этом процессе участвуют две стороны (передающая документацию и принимающая ее), то такое действие называется приемом-передачей. Передачи осуществляется в форме акта приема-передачи документов. Для образца акта приема-передачи документов не существует законодательно закрепленного бланка или стандарта. Его оформляют в произвольной форме, но к его содержанию предъявляются определенные требования.

Требования к акту приема-передачи документов

Акт должен содержать ясную и недвусмысленную трактовку того, что передается, в каком виде (оригинал, копия, электронная версия), а также перечень лиц, участвующих при приеме-передаче. Стандартное содержание акта следующее:

полное наименование передающей и принимающей стороны;
должности и фамилии лиц, участвующих в приеме-передаче;
дату и место передачи (или место составления акта);
подробный перечень передаваемой документации с указанием объема (количество страниц) и экземпляров;
подписи представителей передающей и принимающей сторон;
оттиски печатей сторон.

Ниже приводится образец акта передачи документов, составленный между двумя юридическими лицами.

«Утверждаю» «Утверждаю»

Директор ООО «Синие зори» Директор ЗАО «Электрон»

Федоров В.В. ___________ Терехов И.И.

Мы, нижеподписавшиеся представители ООО «Синие зори», в лице руководителя сектора рекламы Томина Сергея Ивановича и художника Страхова Владимира Петровича передаем, а представитель ЗАО «Электрон», в лице коммерческого директора Павлова Ивана Алексеевича принимает образцы рекламных буклетов, выполненные согласно договору №32 от 23 января 2017 года.

Читайте также: Расписка о долге денежных средств: образец

Настоящий акт составлен в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон.

От ООО «Синие зори» От ЗАО «Электрон»

Томин С.И. ___________ Павлов И.А.

Страхов В.П.

Если количество документации большое, то ее список составляется в виде описи на отдельных листах в качестве приложения к акту. При этом в самом акте дается ссылка на опись и указывается количество страниц (документов) в описи. Опись документов для передачи другой организации (образец):

Приложение к акту приема-передачи

Между ООО «Техрезерв» и ООО «Верила»

передаваемых документов.

Устав ООО «Техрезерв» 14 стр. 1 экз. копия
Годовой отчет за 2016 год 24 стр. 1 экз. копия

Справка от Гостехнадзора 1 стр. 1 экз. оригинал

От ООО «Техрезерв» От ООО «Верила»

Иванов В.А. __________ Артемов А.И.

Часто возникает необходимость составления акта приема-передачи между физическими лицами внутри организации. Это происходит всегда, например, при вступлении в должность нового директора, главного бухгалтера или материально ответственного лица. Эти процедуры достаточно сложны. Смысл составления подобных актов заключается в разграничении ответственности нового и старого работника. Такие документы играют важную роль при возникновении судебных разбирательств. Здесь невозможно привести конкретных форм, но важным является закрепление результатов передачи дел, приказом по предприятию (организации).

Часто в деятельности производственных предприятий возникает необходимость в приеме (передаче) технической документации. Иногда такая передача предусмотрена договором со сторонней организацией, которая создает (разрабатывает) такие документы. Объем передаваемой документации обычно очень велик и составляет сотни и тысячи страниц и чертежей, а также включает в себя научно-технические отчеты. Так как такие работы выполняются по договору, то актом приема-передачи является акт завершения работ. Ниже приведен акт приема-передачи технической документации, которая разработана по договору.

Доказательством исполнения обязанностей стороны в ряде договоров является письменный акт приема-передачи.
Документ подписывается, как правило, сторонами договора и в рамках договорных отношений: передача товара по договору поставки, транспортного средства или иной вещи по договору купли-продажи, в рамках арендных отношений и т.п. Такой акт фиксирует не только факт выполнения обязательств, но и состояние передаваемого имущества на момент передачи. Поэтому в рамках судебных споров акт приема-передачи может стать важным .

Обязательность составления такого документа, как акт приема-передачи, может быть предусмотрена прямо в договоре, а может вытекать и из норм Гражданского кодекса РФ. Например, в силу ст. 556 ГК РФ факт передачи недвижимости по договору купли-продажи и принятие ее покупателем осуществляется по передаточному акту. Или ст. 655 ГК РФ (аренда здания). Акт приема-передачи может быть составлен сторонами любого обязательства и по личной инициативе.

Пример акта приема-передачи

по договору купли-продажи жилого дома и земельного участка

Гражданин РФ Одинцов Дмитрий Валерьевич, паспорт серия 56 14 номер 1684325, выдан 04.11.2012 г. Отделом УФМС России по Ульяновской области в Октябрьском районе г. Ульяновска, адрес регистрации: Ульяновская область, г. Ульяновск, ул. Кирова, 79 – 14, именуемый в дальнейшем Продавец, и

гражданин РФ Петросухов Семен Аркадьевич, паспорт серия 79 86 номер 4684215, выдан 08.02.2002 ТОМ Железнодорожного района г. Омска, адрес регистрации: Омская область, г. Омск, ул. Московская, 49, именуемый в дальнейшем Покупатель, а вместе именуемый Стороны,

составили настоящий акт приема-передачи о нижеследующем:

Во исполнение п. 3.4 Договора купли-продажи жилого дома и земельного участка от 01 февраля 2017 г. Продавец передал, а Покупатель принял следующее имущество:

Жилой дом, расположенный по адресу: Россия, Ульяновская область, г. Ульяновск, ул. Победы, 17, общей площадью 215 кв.м., этажность: 2, кадастровый номер: 29/725/798-81/5652, принадлежащий Продавцу на праве собственности, что подтверждается Свидетельством о государственной регистрации права от 17 мая 1998 г. серия АВ № 36422546, выдано Управлением Росреестра по Ульяновской области.
Земельный участок, расположенный по адресу: Россия, Ульяновская область, г. Ульяновск, ул. Победы, 17, общей площадью 556 кв.м., назначение земель: под индивидуальное жилищное строительство, кадастровый номер: 29/795/451-13/5614, принадлежащий Продавцу на праве собственности, что подтверждается Свидетельством о государственной регистрации права от 17 мая 1998 г. серия АВ № 36422546, выдано Управлением Росреестра по Ульяновской области.

Имущество Покупателем осмотрено, в результате осмотра недостатков не выявлено. Качество имущества соответствует условиям договора купли-продажи жилого дома и земельного участка от 01 февраля 2017 г., претензий к состоянию имущества Покупатель не имеет.
Одновременно с имуществом Продавец передал Покупателю 3 (три) комплекта ключей, а также оригиналы правоустанавливающих документов на жилой дом и земельный участок, документы о техническом состоянии.
Риск случайной гибели или случайного повреждения жилого дома и земельного участка переходит на Покупателя с момента подписания настоящего акта.
Настоящий Акт приема-передачи составлен в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, по одному для каждой из Сторон.

Продавец: Одинцов Дмитрий Валерьевич

Покупатель: Петросухов Семен Аркадьевич

Что включить в акт приема-передачи

Законом обязательные реквизиты такого документа не установлены. В то же время, чтобы использовать акт приема-передачи в бухгалтерских и иных юридически значимых целях, он обязательно должен содержать следующие сведения:

наименование сторон. Если договором предусмотрена обязанность вручить имущество третьему лицу, акт подписывается с третьим лицом. В большинстве случаев составляется акт приема-передачи теми же сторонами, что и договор. Помните, что от имени юридического лица без доверенности может действовать только тот, кто прямо указан в учредительных документах (директор, генеральный директор). Поэтому при приемке товара работником, необходимо убедиться в наличии доверенности или полномочий осуществить прием товара.
сведения о реквизитах договора, в рамках которого осуществляется передача и прием товара.
индивидуальные признаки передаваемой вещи, количество, ассортимент, качество.
наличие (отсутствие) претензий к внешнему виду вещи, качеству по результатам визуального осмотра.
передача принадлежности к вещи, документы к ней.
подписи сторон, дата составления.

Особенности составления акта приема-передачи между юридическими лицами

Подтверждение факта передачи товара является основанием оплаты со стороны Покупателя. Поэтому организациям следует уделять отдельное внимание при составлении такого рода документов.

Юридические лица вправе использовать унифицированные формы бланков. Например, ТОРГ-12 (товарная накладная). Анализ судебной практики не позволяет дать однозначный ответ на вопрос, является ли доказательством приема-передачи товара товарная накладная, подписанная не уполномоченным лицом, но имеющая печать организации. Поэтому необходимо убедиться в наличии у принимающего товар лица таких полномочий.

Свидетельские показания также допускаются не всегда, поэтому составить акт приема-передачи товара необходимо для подтверждения факта вручения имущества определенного качества.