Как составить утвердить график отпусков, форму скачать. Как составить утвердить график отпусков, форму скачать Категории работников, имеющие приоритет в выборе даты отпуска

Это один из самых важных документов в кадровом делопроизводстве, но путаются в нем как новички, так и профессионалы. Читайте о том, как составить и заполнить график отпусков, скачайте бланк и образец заполнения в Word и "умный" интерактивный график в Excel.

Читайте в нашей статье:

График отпусков на 2019 год

В то время как большинство из сотрудников занимаются подведением итогов за прошедший год, службы персонала готовят график отпусков для коллектива уже на новый период. Такая работа, как правило, должна начинаться задолго до даты, установленной в ТК РФ.

Уже за две недели до начала нового года график отпусков должен быть не только составлен, но и утвержден. А его разработка начинается еще раньше.

При планировании отдыха персонала стоит учесть множество факторов, чтобы рабочая сила была использована максимально эффективно и с минимальными рисками трудовых споров .

Обращайте внимание на последовательность предоставления отдыха. Не стоит отправлять одновременно весь отдел, иначе работать будет попросту некому. Учитывайте также загруженность производства и сезонность, если она имеется.

Трудовое законодательство не обязывает компании советоваться с мнением персонала. Однако, если учитывать только производственные факторы, на выходе можно получить внутриколлективные противоречия и обиды. Поэтому важно принять во внимание интересы всех сторон и выбрать оптимальный вариант.

Шаг 8. Сделайте выписки для структурных подразделений и .

Образец заполнения графика отпусков по новым правилам

Проще всего заполнять график отпусков по образцу. Использовать свой шаблон наниматель может, однако он должен содержать все предусмотренные законом реквизиты. Лучше взять готовый бланк (унифицированную форму) и доработать до той формы, которая будет отражать потребности предприятия.

1. В шапке документа указываются название компании и реквизиты документа. Обязательным является реквизит “УТВЕРЖДАЮ”. Проставляется дата и подпись руководителя. В зависимости от того, как удобнее вести планы для организации возможно составление не одного, а нескольких документов. Для каждой структурной единицы - свой.

Это удобно, когда численность компании составляет сотни, а то и тысячи человек. Если же компания относится к малому бизнесу, такие действия нецелесообразны.

2. При наличии профсоюза, его одобрение тоже нужно получить, а реквизиты занести в шапку документа.

3. Далее идет табличная часть документа. Заполнение ее интуитивно понятно. Сотрудники группируются, как правило, по структурным подразделениям. Если отдых работника будет разделен на несколько частей, то и в таблице этот сотрудник будет упоминаться не один раз.

4. Подписывает график руководитель кадрового подразделения.

“Умный график отпусков” представляет собой таблицу Excel с несколькими вкладками. Он позволяет не только заполнить стандартную форму, но и оценить ближайшие отпуска, а также увидеть картину распределения отдыха по датам в виде схемы.

Кем утверждается график отпусков

В первую очередь, при наличии первичной профсоюзной ячейки, требуется согласование с ней. Профсоюз оценивает, прежде всего, учтены ли права сотрудников, для которых отдых предоставляется в те даты, когда им удобно (несовершеннолетние, одинокие родители с 2-мя и более детьми и др.). После получения одобрения, реквизиты письма или иного обосновывающего это документа, вносятся в шапку документа. Одобрение руководителя предприятия может быть оформлено приказом либо подписью, в зависимости от используемой формы. Как оформить .

Надо ли сотруднику писать заявление на отпуск, если есть график

Когда работник идет отдыхать по плану, писать заявление не требуется. Но оно может понадобиться в том случае, если сотрудник хочет уйти в отпуск не по графику.

Стоит отметить, что согласовывать отдых человеку нужно не менее чем за 3 дня до его начала, учитывая дату получения отпускных. Несоблюдение сроков выплат влечет за собой административную ответственность.

Штраф за отсутствие графика отпусков

Так как график является обязательным документом в компании (ст. 123 ТК РФ), за его отсутствие предусмотрены штрафы, установленные ст. 5.27 КоАП РФ.

Градация размеров наказания зависит, в первую очередь, от виновного. Максимальное наказание предусмотрено для юридических лиц: от 30 до 50 тысяч рублей или приостановление деятельности до 90 суток. Для должностных лиц и ИП штраф: от одной до пяти тысяч. Для ИП также предусмотрена приостановка деятельности (до 90 суток).

Вы еще не составили график отпусков? Начните работу над документом вовремя, чтобы уложиться в срок. Узнайте о 4 новых правилах в 2019 году и скачайте образец заполнения.

В статье:

Скачайте полезный документ:

График отпусков на 2019 год: кто составляет и когда

График отпусков - обязательный документ, который составляют ежегодно. В нем прописывают, как сотрудники компании будут отдыхать в следующем календарном году. Соблюдать документ обязаны и работники, и сам работодатель. Последнему нужно составить документ с четко прописанными датами.

График отпусков нужен, чтобы:

1. Заранее составить уведомление, выплатить отпускные и выполнить все остальные обязательства по отношению к отпускнику.
2. Вовремя найти замену специалисту, который уходит в отпуск.
3. Не допустить, чтобы сотрудники накапливали неиспользованные отпускные дни - за это компанию могут оштрафовать.
4. Распределить отпускные дни по рабочим группам, бригадам и отделам так, чтобы ни одно подразделение не простаивало из-за одновременного отсутствия нескольких сотрудников.

Составление графика отпусков на 2019 год поручают кадровику. Можно взять за основу унифицированную форму № Т-7 , утвержденную постановлением Госкомстата РФ №1 от 5.01.2004 года. Также вы можете разработать собственный бланк документа на 2019 год, утвердив его приказом. Документ заверяют подписью руководителя кадровой службы и передают на утверждение директору компании.

Внимание! ГИТ контролирует сроки утверждения документа на 2019 год и строго следит за их соблюдением. Крайняя дата - 17 декабря, в 2018 году это понедельник. Можно перестраховаться и утвердить документ 2019 на 14 декабря (пт) или на 15 декабря (сб). Учитывайте продолжительность рабочей недели в вашей организации.

Сведения, которые должны быть в образце:

1. Реквизиты работодателя.
2. Информация о работнике: структурное подразделение, должность или профессия, табельный номер, фамилия, имя и отчество.
3. Даты начала отпуска.
4. Количество календарных дней отпуска.
5. Данные о переносе и примечания, отражающие его причину.

2. Решите вопрос с предоставлением отпусков за прошлые годы

Теперь неиспользованные отпуска в любом случае сохраняются за работником и не сгорают независимо от того, как давно он получил на них право. Такое решение вынес Конституционный суд. С учетом количества накопленных дней отдыха у работника решите, стоит ли их включать в новый график отпусков.

Порядок составления на 2019 год : пошаговый алгоритм

Шаг 1. Узнайте желания работников

Кого внести в новый график

Вносите в шаблон документа на 2019 год всех штатных сотрудников, в том числе внешних и внутренних совместителей. Вы можете не отражать в общем списке декретниц, которые в следующем календарном году не планируют возвращаться к работе. Но тех, у кого декрет в следующем году заканчивается, вносите сразу.

Новичкам, устроившимся в компанию после утверждения документа, отпуск за первый год предоставляется по заявлениям, а не по графику.

Проверьте, есть ли в коллективе есть льготники. Они имеют право на отпуск в любое удобное время согласно нормам ТК.

Какие работники вправе взять отпуск вне графика

Если компания большая, уполномочьте линейных руководителей составить предварительные проекты графиков по каждому отделу, а затем объедините их в сводный график отпусков в экселе (скачать типовой шаблон можно онлайн).

Внимание! С октября 2018 года вступила в силу новая статья 262.2 ТК РФ, закрепляющая за работниками с тремя и более детьми в возрасте до 12 лет право взять ежегодный оплачиваемый отпуск в любое удобное время.

Учет мнения работников позволит избежать обид и конфликтов при составлении графика отпусков. Собрать пожелания подчиненных целесообразно поручить руководителям подразделений. Они учтут взаимозаменяемость сотрудников, сезонную нагрузку. Если организация маленькая, то собрать пожелания всех работников может кадровый работник.

Совет от редакции журнала «Кадровое дело»

Заранее обсудите с сотрудниками сроки ухода в отпуск или запросите сведения в письменной форме. Например, поручите начальникам отделов и рабочих групп составить предварительные графики, а затем сведите их в один документ. Что для этого нужно, читайте в статье:

Шаг 2. Составьте предварительные графики

Часто учесть желание всех работников просто нет возможности. В этом случае без изменений оставляем только пожелания льготных категорий. Остальным даем возможность самостоятельно договориться о времени отпуска.

Многие работники хотят пойти в отпуск именно летом. Чтобы это обеспечить, можно запланировать отпуска по частям. В этом случае работник будет указан в графике отпусков двумя строчками. При этом учтите:

1. Понадобится письменное подтверждение, что работник согласен на разделение отпуска на части.
2. Одна из частей отпуска должна быть 14 или более календарных дней.

Если договориться у работников не получается, то руководители подразделений могут запланировать им отпуск в тот период, когда это удобно для организации. Кстати, некоторые месяцы можно вообще сделать «закрытыми для отпусков». Работодатель вправе это сделать, если из-за особенностей производства отсутствие работника в этот период может плохо отразиться на нормальном ходе работы организации.

Шаг 3. Проверьте предварительные графики

Предварительно составленные графики руководители подразделений передают в кадровую службу для проверки. Кадровик проверит, не начинается ли отпуск раньше, чем период, за который он предоставляется.

Рабочий год, за который предоставляется отпуск, с 10.06.2018 по 09.06.2019. Отпуск за этот период должен быть запланирован не ранее, чем с 11 июня 2019 года.

Конечно, это очень рано. Работник получит отпуск авансом, отработав всего 1 день в данном рабочем году. Но закон этого не запрещает. Хотя и допускать такие ситуации не нужно. Ведь если работник надумает увольняться сразу после отпуска, то произвести удержание за неотработанные дни отпуска будет сложно.

Шаг. 4. Оформите проект графика отпусков

Проект - это оформленный, но еще не подписанный и не утвержденный документ. Оформить график отпусков можно по унифицированной форме Т-7, а можно разработать свою форму. Образец заполненного графика ниже.

Эксперты «Системы Кадры» разработали новый автоматизированный инструмент кадровика - . Он поможет спланировать отпуска с учетом праздничных дней и видеть, кого нужно в ближайшее время предупредить о начале отпуска.

Шаг 5. Согласуйте и утвердите график отпусков

График отпусков нужно согласовать с профсоюзом, но только если он есть в компании. Проект документа в профкоме обязаны рассмотреть в течение 5 рабочих дней. Не дождались мотивированного мнения - утверждаете без согласия.

Утвердить график отпусков нужно за 2 недели до наступления следующего календарного года. 17 декабря (в 2018 году это понедельник) - самый поздний срок утверждения графика.

1. График отпусков может утвердить руководитель организации. Для этого он ставит дату и свою подпись в верхнем правом углу документа.
2. График отпусков можно утвердить, если издать приказ по основной деятельности компании и включить в него пункт «Утвердить график отпусков на 2019 год». Сам график отпусков будет приложением к приказу.

Внимание! В законе не указано, каким способом нужно утверждать график отпусков. Руководитель делает это на свое усмотрение.

Эксперты советуют утвердить документ первым способом. Во-первых, в унифицированной форме Т-7 предусмотрен гриф утверждения лично руководителем. Во-вторых, срок хранения графика отпусков очень маленький - всего один год с момента окончания их действия, и нецелесообразно утверждать такие документы приказами, которые хранятся постоянно.

Закон не требует ставить на графике печать организации. Документ предназначен только для внутреннего использования.

Шаг 6. Ознакомьте работников с графиком отпусков

Трудовой кодекс прямо не предусматривает, что работников нужно знакомить с графиком отпусков под расписку. Статья 123 ТК РФ говорит только о том, что нужно извещать работника о начале отпуска за 2 недели до его начала. Но Роструд (письмо от 01.08.2012 № ПГ/5883-6-1) считает, что график отпусков является локальным актом организации, поэтому работодатель обязан знакомить с ним работников под подпись.

Экспертный ответ из «Системы Кадры»

Нужно ли знакомить сотрудников с графиком отпусков?
Рассказывает Нина Ковязина, заместитель директора департамента Минздрава России

Однозначный ответ на этот вопрос закон не содержит. В настоящее время по этому вопросу есть две противоположные позиции.

Позиция первая . Форма Т-7 не предусматривает графу для подписи работника. Кроме того, такой обязанности ТК РФ не устанавливает.

Позиция вторая. Есть мнение, что…

Чтобы не допустить ошибок, используйте умный график отпусков на 2019 год - готовую таблицу с четырьмя вкладками. Вам остается лишь внести данные по сотрудникам в эксель и скачать.

Редакция журнала «Кадровое дело» подготовила . Из нее вы узнаете, как на практике использовать график отпусков: включать макросы, переносить данные, применять функцию «Планировщик». Готовый документ согласуйте с профсоюзом (если есть) и утвердите в предусмотренном локальными нормами порядке.

Используйте «умный» документ в формате excel, чтобы уложиться в отведенные законом сроки и не допустить ошибок при работе над документом. К таблице прилагается готовый шаблон для распечатки - унифицированная форма №Т-7 со всеми необходимыми реквизитами. Составляя доумент, старайтесь учитывать пожелания сотрудников и соблюдайте права многодетных родителей и других льготников, которым ТК РФ разрешает брать отпуск в любое удобное время.

За две недели до нового года утвердите график отпусков на 2018 год. В статье можно бесплатно скачать образец заполнения графика отпусков в Excel и подробные рекомендации.

График отпусков на 2018 год (скачать образец заполнения в Excel и Word)

Чтобы график отпусков образец заполнения 2018 скачать бесплатно в Excel, пройдите по ссылке

Когда утвердить график отпусков на 2018 год

Очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков определяют в графике. Его составляют на один календарный год. Руководитель утверждает график не позднее чем за две недели до начала календарного года (ч. 1 ст. 123 Трудового кодекса РФ). График отпусков на 2018 год нужно утвердить не позднее 15 декабря 2017 года, поскольку 17 декабря — воскресенье.

Не составлять график или оформлять его более поздней датой рискованно. Трудинспекция вправе выписать штраф по статье 5.27 КоАП РФ:

• для должностных лиц - от 1000 до 5000 руб. ();
• для предпринимателей - от 1000 до 5000 руб.;
• для юридических лиц - от 30 000 до 50 000 руб.

На то, чтобы привлечь к ответственности виновных, у чиновников есть год — до 15 декабря 2018 года, так как нарушение не длящееся (постановление Президиума ВАС РФ от 3 июня 2014 г. № 1487/14).

На каком бланке оформить график отпусков на 2018 год

График отпусков на 2018 год, можно составить по унифицированной форме № Т-7, утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 . Можно разработать и собственную форму графика. Отразите в ней все обязательные для первички реквизиты из статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Чьи пожелания обязательно учитывать в графике

При составлении графика учитывают специфику деятельности компании и пожелания сотрудников на отпуск. Для этого у них запрашивают информацию о том, когда они планируют отдых в следующем календарном году. Сведения собирают по подразделениям компании. Их учитывают при составлении общего графика отпусков.

• работники в возрасте до 18 лет (ст. 267 Трудового кодекса РФ);
• совместители (ст. 286 Трудового кодекса РФ);
• работницы, уходящие в отпуск по беременности и родам (ст. 260 Трудового кодекса РФ);
• работники, усыновившие ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев (ст. 122 Трудового кодекса РФ);
• мужья в период нахождения их жен в отпуске по беременности и родам (ст. 123 Трудового кодекса РФ);
• супруги военнослужащих (ст. 11 Федерального закона от 27 мая 1998 г. № 76 ФЗ);
• граждане, подвергшиеся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне (ст. 2 Федерального закона от 10 января 2002 № 2 ФЗ);
• граждане, подвергшиеся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС (ст. 14 Закона РФ от 15 мая 1991 г. № 1244 1);
• почетные доноры (ст. 11 Закона РФ от 9 июня 1993 г. № 5142 1).

Ниже смотрите образец графика отпусков на 2018 год.

График отпусков образец заполнения - 2018

Как составить график отпусков, если работники хотят отдыхать одновременно

Если сотрудники со схожими обязанностями хотят взять отпуск в 2018 году в одно и то же время, ситуацию легко разрешить.

Почему не стоит идти на поводу у работников

Если отпускать всех одновременно, нарушится нормальная работа компании. При этом право на отпуск в удобное для себя время имеют лишь определенные категории работников. Скажем, беременные женщины непосредственно перед декретом.

Как определить, кого пускать в отпуск в желаемое время

Сначала определите, кто из сотрудников имеет право на отпуск в любое время. Выясните у остальных работников, почему он хотят в отпуск именно в это время. Возможно, причина серьезная. В итоге останутся работники, которым хочется вывезти ребенка на каникулах на море или побыть на даче, пока тепло. Отпуск таких сотрудников можно отложить на другое время.

На будущее можно разработать четкие правила о том, кто имеет преимущественное право на отпуск в ситуации, когда сами сотрудники не могут договориться между собой. Выбранный порядок можно установить в приказе, Положении об отпусках или в другом внутреннем документе.

В графике не совпадают плановые и фактические отпуска

С согласия руководителя сотрудники часто идут отдыхать в отпуск не в то время, какое запланировали в графике отпусков. На этот случай в типовой форме № Т-7 есть специальные столбцы для новых дат отдыха.

Что грозит, если график отпусков не менять

Часто график отпусков составляют и на весь год забывают о нем. Тогда есть риск, что график с неактуальной информацией трудовые инспекторы посчитают нарушением трудового законодательства. А за это установлен штраф в сумме до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).

Что предпринять, если работники идут в отпуск не по графику

Чтобы избежать спора, безопаснее вносить в график все изменения. И даже если компания ведет его по своей форме, лучше оставить в ней столбцы для актуальных дат отдыха . Не только из-за возможных претензий, но и потому, что этот документ нужен самому работодателю. Он позволяет спланировать время работы. Кроме того, график с отметками о реальном отпуске может пригодиться в качестве дополнительного доказательства, если возникнет спор с работником о количестве отгулянных дней.

Если трудинспекторы все же обнаружили, что в графике отмечены не все переносы, можете привести в защиту компании такой аргумент. График отпусков обязателен как для работника, так и для компании. Утвердить его надо не позднее чем за две недели до начала нового календарного года (ст. 123 ТК РФ). Это все требования к графику, которые есть в Трудовом кодексе РФ. В нем нет условия о том, что работодатель обязан вносить в него изменения.

Как нас заверили в Роструде, инспекторы на проверке оценивают в совокупности все документы, связанные с переносом отпуска: заявление, приказ, график, личную карточку сотрудника. Поэтому если неактуальный график будет единственным неправильно составленным документом, то проверяющие ограничатся предписанием. И только при совокупности разных трудовых нарушений будет штраф.

Заявление на отпуск — готовые шаблоны для разных случаев

Разберем четыре ситуации, в которых перед уходом в отпуск от работника нужно заявление.

Отпуск не по графику

С работников, которые отдыхают по графику, можно не брать заявления. Но лучше их собирать, чтобы не оформлять уведомления о начале отпуска. Для тех, кто отдыхает не по графику, заявление и так обязательно.

Просите работников приводить в заявлении весь период отпуска. Так сразу видна продолжительность отпуска и понятно, когда человека

Образец 1. Работник идет в обычный отпуск

Генеральному директору

ООО «Радуга»

(название организации)

О. Л. Соловьеву

(Ф.И.О. руководителя)

от старшего экономиста

(должность работника)

А.П. Семенова

(Ф.И.О. работника)

Прошу предоставить мне отпуск на период с «23 » мая 2018 г. по «20 » июня 2018 г.

«5 » мая 2018 г. Семенов (Семенов А. П.)

(дата) (подпись) (Ф.И.О.)

Согласовано:

«5 » мая 2018 г. Петров (Петров О. В.)

К ежегодному отпуску присоединяются отгулы

Сотрудник может присоединить к отпуску отгулы. К заявлению пусть приложит документы, которые подтверждают его право на дополнительные выходные .

Удобнее сделать отдельный шаблон для сотрудников, которые хотят присоединить к отпуску отгулы. Например, за дни сдачи крови или работу в выходные.

Образец 2. Сотрудник присоединяет к отпуску отгулы

Генеральному директору

ООО «Радуга»

(название организации)

О. Л. Соловьеву

(Ф.И.О. руководителя)

от старшего экономиста

(должность работника)

Е.С. Титовой

(Ф.И.О. работника)

Заявление

Прошу предоставить мне ежегодный основной оплачиваемый отпуск на период с «30 » мая 2018 г. по «27 » июня 2018 г.

Прошу присоединить к отпуску два дополнительных оплачиваемых дня отдыха (28 и 29 июня), положенные мне за дни сдачи крови

Основание:

справки по форме № 402/у от 10.11.2017 № 112615 и от 27.04.2018 № 34334, выданные Московской станцией переливания крови.

«11 » мая 2018 г. Титова (Титова Е. С.)

(дата) (подпись) (Ф.И.О.)

Согласовано:

«11 » мая 2018 г. Карпов (Карпов И. С.)

(дата) (подпись) (Ф.И.О. руководителя)

Ежегодный отпуск перед декретным

Беременные сотрудницы имеют право на отпуск . Или сразу после него. Когда отпуск по графику и успела ли она отработать в компании шесть месяцев, не важно.

Сотрудница должна приложить к заявлению копию справки о беременности. Иначе в отпуске вне графика можно отказать.

Образец 3. Работница просит отпуск перед декретом

Генеральному директору

ООО «Радуга»

(название организации)

О. Л. Соловьеву

(Ф.И.О. руководителя)

от методиста

(должность работника)

Л.В. Зябликовой

(Ф.И.О. работника)

Заявление

Прошу предоставить мне ежегодный основной оплачиваемый отпуск

перед отпуском по беременности и родам (после отпуска по беременности и родам)

(нужное подчеркнуть)

с «4 » июня 2018 г. по «2 » июля 2018 г.

Основание — статья 260 ТК РФ.

Приложение: копия медицинского заключения.

«18 » мая 2018 г. Зябликова (Зябликова Л. В.)

(дата) (подпись) (Ф.И.О.)

Согласовано:

«18 » мая 2018 г. Голиков (Голиков С. С.)

(дата) (подпись) (Ф.И.О. руководителя)

Вместо отпуска работник берет компенсацию

Сотрудник в любое время может попросить заменить деньгами дополнительный отпуск. То есть ту часть отдыха, которая превышает 28 календарных дней в году.

Обычные отпуск, который сотрудник не успел отгулять за прошлые годы, заменять деньгами опасно. За это могут оштрафовать на 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).

Образец 4. Сотрудник хочет заменить часть отпуска денежной компенсацией

Генеральному директору

ООО «Радуга»

(название организации)

О. Л. Соловьеву

(Ф.И.О. руководителя)

от старшего эксперта

(должность работника)

П.А. Волкова

(Ф.И.О. работника)

Заявление

Прошу заменить денежной компенсацией часть отпуска, превышающую 28 календарных дней. Она составляет: три календарных дня.

«18 » мая 2018 г. Волков (Волков П. А.)

(дата) (подпись) (Ф.И.О.)

Согласовано:

«18 » мая 2018 г. Глебова (Глебова А. Ю.)

(дата) (подпись) (Ф.И.О. руководителя)

Нужно ли составлять график отпусков? Зачем работодателю график отпусков? Ответственность за отсутствие графика отпусков. Право на отпуск. Отпускной стаж. Продолжительность отпуска. Пожелания работников.

До нового года необходимо составить и утвердить график отпусков. Как правильно его подготовить и какие моменты при этом следует учесть?

Согласно пункту 5 статьи 37 Конституции РФ каждому гражданину, работающему по трудовому договору, гарантируется ежегодный оплачиваемый отпуск. Очередность предоставления отпусков работникам одной организации определяется графиком отпусков (ч. 1 ).

к меню

СОСТАВЛЯТЬ ИЛИ НЕ СОСТАВЛЯТЬ ГРАФИК ОТПУСКОВ?

Во многих организациях график отпусков не составляют, работники уходят в отпуск по согласованию с руководителем. Эта практика нарушает права работника, поскольку он лишен возможности планировать время отдыха и организовать его наиболее эффективным образом. Иногда сотрудник вообще не может воспользоваться гарантированным правом на отдых в течение календарного года.

Зачем работодателю график отпусков

Составление графика отпусков не только обеспечивает право работников на ежегодный отдых, но и дает ряд преимуществ работодателю.

Во-первых , если отпуск предоставляется в соответствии с графиком, это позволяет заблаговременно его оформить и подготовиться к выплате отпускных. Они выдаются не менее чем за три дня до начала отпуска (ч. 9 ).

Во-вторых , у работодателя при необходимости будет время найти замену уходящему в отпуск сотруднику.

В-третьих , график позволяет контролировать своевременность предоставления работникам отпусков. При условии его соблюдения у сотрудников не будут накапливаться не отгулянные отпуска.

В график НЕ нужно включать

1) Подрядчиков. Даже если договор длительный, такие работники не имеют права на ежегодный отпуск. Если включить подрядчика в график отпусков, это будет дополнительным поводом для трудинспекторов в трудовой.

2) Сотрудниц, которые весь 2018 год будут в декрете или отпуске по уходу за ребенком, в график можно не включать. Если в отпуске по уходу сотрудница работает неполный день, это не имеет значения. Ей все равно не положено два отпуска одновременно. Даже если мама решит прервать детский отпуск и взять ежегодный, в графике это можно не прописывать. Если отпуск заканчивается в 2018 году, уточните, будет ли женщина брать после детского отпуска. Если будет, пропишите в графике 28 дней сразу после окончания детского отпуска.

к меню

С ЧЕГО НАЧАТЬ

Прежде чем составить график отпусков, необходимо учесть:

• положения действующего законодательства РФ об отпусках;
• специфику деятельности организации (например, наличие вредных или опасных условий труда, дающих право на дополнительный отпуск, распределение штатных сотрудников по подразделениям, возможность взаимозаменяемости, планы развития (сворачивания) производства);
• пожелания работников.

ПРАВО на ОТПУСК

Продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней (ч. 1 ). Право на его использование у сотрудника возникает по истечении шести месяцев непрерывной работы у одного работодателя (ч. 2 ).

Нужно ли заявление на отпуск?

Обязаны ли сотрудники организации писать заявление на очередной ежегодный отпуск? Согласно ежегодный отпуск предоставляется работникам на основании графика отпусков и изданного в соответствии с ним приказа руководителя.

При наличии таких документов писать заявление необязательно. Однако существуют исключения для следующих случаев:

• в графике обозначен только месяц, в котором работник уходит в отпуск. В этом случае сотруднику необходимо написать в заявлении точную дату начала своего отпуска ;
• работник уходит в отпуск не по графику . При согласовании с администрацией организации на основании данного заявления должен быть изменен график отпусков.

Кроме этого, Трудовой кодекс обязывает писать заявление тем сотрудникам, которые имеют право на отпуск до истечения шести месяцев непрерывной работы.

ПРИМЕР 1.

Инженер Н.А. Гайкин приступил к работе 23 апреля 2008 го да. С какого дня он имеет право взять первый отпуск?

РЕШЕНИЕ. Право на отпуск за первый год работы возникнет у Н.А. Гайкина 23 октября 2008 года.

График отпусков составляется на очередной календарный год (с 1 января по 31 декабря) с учетом того, когда начался рабочий год каждого сотрудника. Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время в соответствии с очередностью, установленной графиком (ч. 4 ст. 122 ТК РФ).

ПРИМЕР 2.

Инженер Н.А. Гайкин, приступивший к работе 23 апреля 2008года, в 2008 году не воспользовался правом пойти в отпуск. В графике отпусков на 2009 год запланировано три отпускных периода для этого работника:
- с 12 января 2009 года - 28 календарных дней за 2008 год;
- с 16 марта 2009 года - 14 календарных дней за 2009 год;
- с 31 августа 2009 года - 14 календарных дней за 2009 год.

к меню

Правильно ли составлен график отпусков?

РЕШЕНИЕ. Неверным является предоставление отпуска за рабочий год, который еще не начался (его начало приходится на 23 апреля 2009 года), поскольку он предоставляется за отработанный, так называемый рабочий, а не календарный год.

Первый отпуск с 12 января 2009 года будет правомерно предоставлен за период с 23 апреля 2008 года по 22 апреля 2009 года.

Второй отпуск на 14 календарных дней с 16 марта 2009 года запланирован неправомерно, поскольку период, за который он предоставляется (второй рабочий год с 23 апреля 2009 года по 22 апреля 2010 года), к моменту начала отпуска еще не наступит. У работника не возникнет права на отпуск за второй рабочий год.

Отпуск с 31 августа на 14 календарных дней запланирован правомерно, поскольку в соответствии с трудовым законодательством отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время этого рабочего года.

Необходимо внести изменения в график отпусков и перенести дату начала второго отпускного периода на более позднее время (после 23 апреля 2009 года).

к меню

Отпускной СТАЖ

• отсутствия сотрудника на работе без уважительных причин;
• отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста.

В стаж работы, дающий право на ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска за работу с вредными (опасными) условиями труда, включается только фактически отработанное в соответствующих условиях время (ч. 3 ст. 121 ТК РФ).

Отпускной стаж влияет на момент завершения очередного рабочего года. Если работник, к примеру, брал длительный отпуск за свой счет, окончание рабочего года сдвинется на количество календарных дней, превышающее 14.

Если последний день рабочего года переносится на более поздний срок, количество календарных дней ежегодного оплачиваемого отпуска, на которое может претендовать работник, изменяется. Если отпускной стаж не прерывается, то по истечении рабочего года сотрудник сможет отгулять 28 календарных дней. В противном случае ему полагается меньше отпускных дней. Как их рассчитать? Особой методики для этого не предусмотрено. На практике используется два варианта.

Первый вариант. Вначале нужно определить количество полных месяцев, которые включаются в отпускной стаж за определенный рабочий год. За каждый из них работнику полагается 2,33 дня отпуска (28 календ. дн. : 12 мес.). Сложность возникает при расчете дней отпуска, которые полагаются сотруднику за не полностью отработанный месяц рабочего года. В этом случае можно применить другой способ расчета.

Второй вариант. Он дает возможность более точно рассчитать количество дней отпуска, на которые работник имеет право в определенный момент. Расчет строится не на основе календарных месяцев, а исходя из календарных дней. Определяется количество календарных дней, приходящихся на отработанное в течение рабочего года время. В полностью отработанном рабочем году - 365 (366) календарных дней. За это время работнику полагается 28 календарных дней отпуска. Если в рабочем году были периоды, исключаемые из отпускного стажа, то сотрудник имеет право на меньшее количество календарных дней отпуска. Например, 326 календарных дней из 365 возможных, приходящихся на отработанное в рабочем году время, дают право на 25 календарных дней от пуска (28 календ. дн. : 365 календ. дн. x 326 календ. дн.). Рассмотрим пример.

к меню

ПРИМЕР 3.

К.С. Бубликов поступил на работу в ООО «Сласти» 2 мая 2007 года. В июне 2008 года он находился в неоплачиваемом отпуске продолжительностью 20 календарных дней.

С 2 мая 2009 года работник планирует уйти в отпуск. Необходимо определить, сколько календарных дней отпуска полагается работнику по состоянию на 1 мая 2009 года включительно, если отпуск за первый рабочий год он использовал полностью.

РЕШЕНИЕ. Первый рабочий год сотрудника закончился 1 мая 2008 года. За этот период он использовал ежегодный оплачиваемый отпуск в полном объеме.

Теперь нужно выяснить, когда закончится второй рабочий год. Если бы К.С. Бубликов не брал неоплачиваемый отпуск в 2008 году, второй рабочий год закончился бы 1 мая 2009 года. Но в данной ситуации рабочий год сдвинется на шесть календарных дней (20 календ. дн. - 14 календ. дн.). То есть 14 календарных дней отпуска за свой счет не исключаются из стажа. Таким образом, за период с 2 мая 2008 года по 1 мая 2009 года отпускной стаж сотрудника составит 359 календ. дн. (365 календ. дн. - 6 календ. дн.).

За один календарный день, приходящийся на отработанное время во втором рабочем году, сотрудник заработал 0,0767 дня отпуска (28 календ. дн. : 365 календ. дн.). Следовательно, за 359 календарных дней работнику полагается 27,54 календарного дня отпуска (359 календ. дн. x 0,0767 дн.). Фактически сотруднику можно предоставить 27 календарных дней отпуска, поскольку 0,46 дня (1 дн. - 0,54 дн.) к указанной дате он еще не заработал.

к меню

ПОЖЕЛАНИЯ сотрудников и Продолжительность отпуска, ОПРОСНЫЙ лист

Опросите сотрудников, когда они планируют отпуска

Чтобы заполнить график, сначала соберите со штатных работников информацию, когда они планируют отпуска в следующем году.

Запланировать ежегодные отпуска придется даже сотрудникам, которые собираются увольняться, уйти в декрет или в отпуск по уходу за ребенком.

Используйте опросные листы. В них попросите работников отразить, в какое время они хотят уйти в отпуск (образец ниже).

Примечание : Скачать в формате Word 32Кб

Если работники затрудняются выбрать период отпуска, то попросите их написать примерные даты. Нельзя оставлять в графике пустые строки. Позже работники смогут согласовать с руководством перенос дней отпуска.

Поясните работникам, какие дни отпуска им нужно запланировать в опросном листе.

Основные отпуска. У большинства работников ежегодный основной отпуск длится 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Но некоторым сотрудникам, например инвалидам и несовершеннолетним, надо предоставлять больше дней. Так, отпуск несовершеннолетнего сотрудника составляет 31 календарный день (ст. 267 ТК РФ), а работника-инвалида - 30 календарных дней в год (ст. 23 Федерального закона от 24.11.95 № 181-ФЗ).

Предупредите сотрудников, что они могут разбить отпуск на части. Но хотя бы одна часть отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ).

Продолжительность отпуска, планируемого на следующий календарный год, зависит не только от даты возникновения соответствующего права и отпускного стажа. К рассчитанной продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска следует добавить не использованное работником количество календарных дней отпуска за предыдущий период.

Кроме того, необходимо учесть, что некоторые работники имеют право на дополнительные оплачиваемые отпуска (ст. 116-119, 173- 176 и 350 ТК РФ). Согласно части 2 при исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с ежегодным основным оплачиваемым отпуском. Это значит, что в графике от пусков указывается общая продолжительность оплачиваемого отпуска.

Дополнительные отпуска. Некоторые работники имеют право на дополнительный оплачиваемый отпуск. Его продолжительность зависит от категории работника (см. таблицу ниже).

к меню

Кто из работников имеет право на дополнительный отпуск

* На дополнительный отпуск имеют право врачи общей практики, которые непрерывно трудятся в данной должности свыше трех лет.

Дополнительный отпуск, в отличие от основного, сотрудники вправе не отгуливать, а заменить компенсацией. Но даже если работник планирует взять компенсацию, попросите его указать в опросном листе дни дополнительного отпуска.

Неотгулянные отпуска за прошлые годы. Трудовой кодекс РФ не требует включать в график дни отпуска, не отгулянные в прошлые годы. Более того, удобнее такие дни в график не включать. Тогда вам не придется информировать каждого сотрудника, сколько дней он не отгулял. Оставшиеся дни работник не теряет, он может их отгулять по заявлению.

Проверьте опросные листы работников - все ли дни распределили сотрудники, верно ли разделили отдых на части.

Если работники ошиблись, то верните им опросные листы. Поясните, какие ошибки надо исправить.

к меню

ЛЬГОТНАЯ КАТЕГОРИЯ РАБОТНИКОВ выбирает ВРЕМЯ ОТПУСКА, специфика производства

Некоторым работникам работодатель обязан предоставить отпуск в любое удобное для них время (даже до истечения шести месяцев с начала работы у данного работодателя). Перечень таких лиц приведен в таблице на стр.1 , стр.2 .

Многодетным работникам можно брать отпуск в удобное для них время

Статья 257.1 ТК РФ

«Очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков для работников, имеющих трех и более детей.
Работникам, имеющим трех и более детей в возрасте до двенадцати лет, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время.».

Бесплатно вести кадровый учет и рассчитывать зарплату в веб-сервисе

КАК УЧЕСТЬ СПЕЦИФИКУ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ в ГРАФИКЕ ОТПУСКОВ

Как правило, работники хотят отдыхать летом или в начале осени. Но при составлении графика отпусков работодатель должен не только учитывать пожелания сотрудников, но и обеспечить непрерывную работу организации.

По этой причине руководитель вправе равномерно распределять от пуска работников организации в течение всего года. Он может установить, что в течение каждого месяца в отпусках может находиться не более 8,33% персонала (100% : 12 мес), либо применить иное основание распределения времени начала отпусков. Имеет смысл устанавливать некую очередность отпусков среди работников родственных профессий (должностей) одного подразделения, например среди продавцов магазина, специалистов отдела, рабочих одной специальности отдельного цеха (участка).

Учитываем пожелания работников

В некоторых случаях при подготовке графика работодатель имеет возможность учесть пожелания работников по поводу планирования отпуска.

Форма, в которой работники могут выразить свои пожелания относительно даты начала отпуска, разделения его на части и переноса, законодательно не установлена, поэтому кадровая служба решает этот вопрос самостоятельно. Можно попросить работника написать заявление с указанием предполагаемой даты начала отпуска в произвольной форме. Это удобно, когда в организации численность работников невелика (до 20 человек) (см. образец заявления ).

Непосредственный начальник работника должен поставить на заявлении свою визу.

В организации с большой численностью сотрудников удобнее составлять ведомость планирования отпусков по каждому подразделению. В ней нужно предусмотреть свободные графы, в которых работники могут изложить свои пожелания (см. образец ведомости ).

к меню

КАК составить ГРАФИК ОТПУСКОВ, Сроки, Образец скачать

График отпусков оформляют сотрудники отдела кадров. Если отдела кадров нет, то график может составить тот сотрудник, на которого возложены обязанности вести кадровый учет. Составляют этот документ на каждый календарный год. Причем подготовить его нужно за две недели до наступления этого периода. То есть, к примеру, график отпусков на 2017 год должен быть датирован не позже 16 декабря 2016 года (17 декабря – суббота). Об этом сказано в Трудового кодекса РФ.

График отпусков составляют по той форме, которая утверждена руководителем приказом к учетной политике. См. пример заполнения графика по унифицированной форме.

Не включайте в график лишние отпуска

В график отпусков включайте основной и дополнительные оплачиваемые отпуска по всем работающим сотрудникам. Но отпуска без сохранения зарплаты и некоторые оплачиваемые отпуска в графике не нужны. Например, и родам и по . Они не относятся к ежегодным оплачиваемым отпускам. Вписывать в график сотрудницу, которая с начала года находится в одном из таких отпусков, вообще не нужно. Если она захочет взять ежегодный оплачиваемый отпуск по окончании отпуска по уходу за ребенком, то компания обязана предоставить его независимо от очередности, предусмотренной графиком.

• временная нетрудоспособность работника, наступившая во время отпуска;
• исполнение работником во время отпуска государственных обязанностей, если для этого законом предусмотрено освобождение от работы.

к меню

Реквизиты приказа руководителя об изменении даты начала отпуска указываются в графе 8 «Основание переноса отпуска» графика.

Графу 10 «Примечание» работник кадровой службы заполняет если:

• в текущем году отпуск работнику не предоставлялся ();
• работник был отозван из отпуска и его часть переносится на следующий год (ч. 2 );
• отпуск работнику был продлен (ч. 1 ст. 124 ТК РФ).

В этом случае в графе 10 сотрудник кадровой службы указывает основания для отзыва из отпуска, его переноса или продления.

к меню

Изменение графика отпусков по ИНИЦИАТИВЕ Работодателя

Очередность предоставления отпусков может изменяться и по инициативе работодателя, если, например, уход работника в отпуск в текущем рабочем году может отрицательно сказаться на работе организации (ч. 3 ст. 124 ТК РФ).

Чтобы действия работодателя по изменению графика были правомерными, он должен:

• получить письменное согласие работников (ч. 2 ст. 125 ТК РФ) (см. образец заявления о согласии работника на перенос отпуска);
• издать приказ или распоряжение о перенесении отпусков (см. образец приказа ).

Обратите внимание:

работодатель обязан предоставить работнику неиспользованную часть отпуска в любое удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединить к отпуску за следующий рабочий год ().

А теперь рассмотрим пример заполнения графика отпусков на 2009 год.

ПРИМЕР 4.

В ООО «Пастораль» работает девять человек. При планировании отпусков на 2009 год специалист отдела кадров выяснил следующее:

• ни один из сотрудников организации права на дополнительный от пуск не имеет;
• работников, имеющих право на отпуск в любое удобное для них время, в компании нет;
• в связи с производственной необходимостью главный бухгалтер Е.А. Овечкина в 2008 году находилась в отпуске только 14 календарных дней;
• генеральный директор И.В. Пастухов и менеджер отдела телефонных продаж Е.Л. Кроликова решили разбить ежегодный отпуск на части, по этому их фамилии вписаны в график два раза.

В течение 2009 года:

• маркетолог А.Н. Горный во время отпуска заболел, на основании больничного листа его отпуск был продлен на пять дней;
• начальник отдела по обслуживанию клиентов И.Р. Баранов написал заявление о переносе отпуска по семейным обстоятельствам;
• экспедитор В.О. Ручьев был отозван из отпуска в связи с производственной необходимостью.

Выборного профсоюзного органа в ООО «Пастораль» нет, поэтому строка, в которой отражается его мнение, не заполняется. Дополнительная графа 11 в график не введена. Как график отпусков должен выглядеть в конце 2009 года?

РЕШЕНИЕ. Рассмотрим, как нужно заполнять график отпусков в течение года. Отметим, что работники ознакомились с датой начала отпусков, расписавшись в уведомлении. Этот документ сотрудник кадровой службы приложил к графику. График отпусков работников ООО «Пастораль» приведен в таблице .

к меню

Матери двух и более детей могут выбирать удобное время отпуска

Работницы, у которых два и более ребенка в возрасте до 12 лет, смогут выбирать время отпуска. Передвинуть в графике отпусков периоды отдыха таких сотрудниц никто не в праве. Постановление об этом ЦК КПСС от 22 января 1981 г. №235 «О мерах по усилению государственной помощи семьям, имеющим детей», утвердил Верховный суд России.

Согласно указанному Постановлению, работницы с детьми в возрасте до 12 лет имеют первоочередное право на получение ежегодного отпуска в летнее или другое удобное для них время, а также право на дополнительный отпуск по уходу за детьми без сохранения заработной платы продолжительностью до 2 недель (по согласованию с компанией). Такая норма закреплена также частью четвертой Трудового кодекса РФ.

к меню

НАРУШЕНИЕ графика отпусков

Если нарушение графика отпусков произошло по вине работника, и если в график отпусков лицом, ответственным за его составление, не были внесены изменения, работодатель может воспользоваться нормами .

Основанием привлечения к дисциплинарной ответственности является дисциплинарный проступок , то есть неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей.

установлены виды дисциплинарных взысканий.

В целях налогообложения прибыли в составе расходов на оплату труда можно учесть средний заработок, сохраняемый на время отпуска, лишь при наличии в организации графика отпусков. Поэтому, если по графику отпусков у работника отпуск запланирован на одну дату, а фактически работник отгулял отпуск в другое время, организации скорее всего придется доказывать налоговым органам, что расходы на оплату труда действительно подтверждены документально.

к меню

Может ли администрация предоставлять отпуск в зимнее время два года подряд вопреки желания работника?

В общем случае учитывать мнение сотрудников при составлении графика отпусков работодатель вправе, но не обязан. Исключение составляют пожелания отдельных категорий сотрудников (льготники). Если работодатель включает в график отпусков работника в первый рабочий год, то ему также придется учесть мнение работника, который вправе претендовать на отпуск по истечении шести месяцев работы ().

Таким образом, составлять график отпусков работодатель может без учета мнения сотрудников, за исключением льготных категорий. При этом, если впоследствии такие «исключительные» сотрудники изъявят желание уйти в отпуск в другие даты, нежели это предусмотрено графиком, работодатель обязан исполнить такое требование и предоставить отпуск по заявлению сотрудника.

к меню

ОТВЕТСТВЕННОСТЬ и ШТРАФЫ за несоблюдение графика отпусков

Трудовой кодекс РФ не содержит специальных норм, регулирующих вопрос об ответственности за несоблюдение графика отпусков.

А вот наличие у работодателя графика отпусков является обязательным требованием законодательства в отношении порядка предоставления отпусков. На практике в силу разных причин графики отпусков нарушаются. Например, по производственной необходимости либо по желанию самого работника.

В этом случае трудовая инспекция может привлечь организацию к административной ответственности за нарушение законодательства о труде. В соответствии со нарушение законодательства о труде влечет наложение административного штрафа:

• на должностных лиц в размере от 1 000 до 5 000 руб.;
• на юридических лиц - от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

к меню

1. 
   Право на первый отпуск возникает через 6 месяцев непрерывной работы. Отпуск за второй и другие годы можно взять в любое время года по графику отпусков.

С момента утверждения графика отпусков исполнение его обязательно как для сотрудников, так и для работодателя

Всем работодателям в срок не позднее 15 декабря 2017 года (так как 17-е число выпадает на воскресенье) нужно утвердить график отпусков на 2018 год, согласно положениям статьи 123 Трудового кодекса РФ. Требованиям, нюансам и порядку утверждения этого документа посвятим две следующие статьи.

Зачем нужен график отпусков?

Ежегодно с регулярной периодичностью не позднее середины декабря компании и предприниматели во исполнение требований трудового законодательства составляют графики отпусков на следующий календарный период.

График отпусков - документ, в котором обозначено расписание ежегодных отпусков сотрудников с соблюдением определенной очередности. Такой подход обеспечивает пребывание на рабочем месте нужного для бесперебойного функционирования организации количества работников.

Порядок ведения и в целом наличие графиков отпусков в компании контролируют сотрудники трудовой инспекции, а иногда и налоговики.

Документ обязателен для всех юрлиц и ИП независимо от среднесписочной численности работников.

Исключение с 2018 года хотят сделать для организаций, относящихся к малому и микробизнесу. Однако до вступления в силу новых законодательных положений от такой обязанности не освобождены и эти работодатели.

График отпусков важен как для сотрудников, так и для самого работодателя, поскольку гарантирует соблюдение трудовых прав подчиненных и принуждает соблюдать букву закона.

Порядок утверждения графика отпусков

За правило принято применять унифицированную форму графика отпусков №Т-7, утвержденную постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1.

В законодательстве нет прямого указания на невозможность составления собственной формы данного документа, тем не менее, важно понимать, что график отпусков - это учетная документация. Он важен и для финансовой деятельности компании, поскольку на его основании осуществляется порядок выплаты сотрудникам отпускных. Если в компании разработана собственная форма документа, правомерность ее применения следует отразить в учетной политике организации.

График отпусков 2018 заверяет подписью начальник отела кадров. Если такой должности в компании не предусмотрено, подписать документ может уполномоченный работник с правом подписи финансовой или правовой документации, например, ведущий юрисконсульт либо главный бухгалтер. Утверждает документ руководитель компании. Круглую печать на подписи директора в форме ставить не нужно, для этого даже на унифицированном бланке место не предусмотрено.

С момента утверждения графика отпусков исполнение его обязательно как для сотрудников, так и для работодателя. Для целей соблюдения графика всеми сотрудниками, каждого из них нужно ознакомить с документом под подпись. Для этого можно поступить двумя способами:

1. Попросить работников расписаться рядом с датой его предполагаемого отпуска в самом графике, для этого в унифицированной форме предусмотрена графа «Примечание».
2. Приложить к документу лист ознакомления, в котором каждый работник поставит подпись и дату.

Многие кадровики интересуются, обязательно ли формировать отдельный приказ об утверждении графика отпусков? Такой обязанности нет, так как в шапке формы гриф «Утверждаю» с подписью руководителя уже выполняет роль приказа.

Согласно положениям п. 693 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 хранить графики отпусков нужно один год после года формирования.

Таким образом, для графика отпусков на 2018 год срок действия -2018 год, а срок хранения начнется 1 января 2019 года, после 31 декабря 2019 года документ можно уничтожить.

Как вносить дополнения и изменения в график отпусков?

Невозможно предугадать на год вперед, что потребуются какие-либо кадровые перестановки, вынужденный перенос отпусков, необходимость отзыва и переноса отпускных дней, будут увольнения сотрудников. Поэтому изменение графика отпусков неизбежно.

Для этих целей в унифицированной форме предусмотрены графы с 7 по 10:

• Графа 7 - фактическая дата выхода сотрудника в отпуск.
• Графа 8 - документ, выступающий основанием для переноса плановой даты начала отпуска, например, заявление сотрудника о переносе отпуска с подписью руководителя структурного подразделения и руководителя компании (ст. 124 ТК РФ).
• Графа 9 - предполагаемая дата начала перенесенного отпуска.
• Графа 10 - примечания, где сотрудники могут, как мы отметили выше, ставить свою подпись, подтверждающую ознакомление с документом.

Все заявления и иные документы о переносах отпусков нужно хранить вместе с утвержденным графиком. А для графика отпусков на 2018 год целесообразно дополнить форму графой «С изменениями ознакомлен», где сотрудники будут ставить подпись после внесения связанных с ними изменений в документ.

Если в течение года на работу были приняты новые сотрудники, трудовым законодательством не предусмотрена обязанность работодателя вносить дополнения в утвержденный график отпусков.

Так, предоставить отпуск новичку правомерно по одному его заявлению. Однако и запрета на внесение дополнений в документ в Трудовом кодексе нет. Потому, если было приятно много новых сотрудников, допустимо утвердить дополнительный график отпусков, в котором будут отражены сведения о планируемых отпусках только для них.

В следующей статье разберем нюансы законодательства, которые обязывают работодателей придерживаться некоторых требований и условий при составлении графиков отпусков.