Докладная записка. Текст, составление. Пример, шаблон, образец. Написание. Как составить, написать?

Советы по составлению докладных записок. Правила, структура, примеры. Как правильно составить докладную? (10+)

Докладная записка. Пример, шаблон, образец

Название "Докладная записка" происходит от слова "доложить", то есть сообщить информацию. Ее структура и содержание определяются этим соображением.

Цели составления такого документа:

• Исправить ситуацию . Вам известны некоторые факты, которые лично Вас не касаются, но по Вашему мнению мешают работе, снижают эффективность, служат источниками рисков. Вы сообщаете о них руководству, чтобы оно проанализировало информацию и приняло меры.
• Повысить эффективность своей работы . Плохое исполнение своих обязанностей смежными подразделениями или коллегами снижает эффективность Вашей работы. Вы предлагаете внести коррективы.
• Защититься . Вы подвергаетесь несправедливому отношению. Докладная записка является попыткой мирного урегулирования ситуации. Вы можете далее обратиться с жалобой в компетентные органы или суд, но предлагаете разобраться внутри компании, не вынося сор из избы.
• Снять с себя ответственность . Вы сообщили нужную информацию людям, имеющим необходимые полномочия. Дальше Вы уже не несете ответственности за исправление ситуации. К Вам не могут быть предъявлены претензии.

Текст докладной записки должен быть выдержан в деловом стиле .

Составление докладной записки имеет много общего с написанием жалобы .

Прочтите также:

• Технологии преуспевания
  • Карьера
  • Советы руководителю
  • Личный успех и гармония
• Активный отдых

Докладная записка

Получатель

Лицо, которому направляется докладная записка, его должность и ФИО.

Пример . Генеральному директору ООО "Фома и Ерема", Фоме Евгеньевичу Сомову.

Направлять докладную записку нужно лицу, в чьи компетенции входит решение поднимаемого Вами вопроса, так что перед составлением документа стоит ознакомиться с организационной структурой компании и распределением полномочий.

Права, обязанности и сферы компетенции обычно формулируются в положении о подразделении .

Суть проблемы

Коротко изложите суть информации, которую Вы хотите сообщить. Из этого раздела получатель должен понять серьезность проблемы, получить стимул внимательно прочитать остальной текст.

Пример 1 . Кассир регулярно опаздывает на работу. До открытия кассы работа парализована. Мы теряем клиентов и доходы.

Пример 2 . В помещении архива, содержащего конфиденциальные документы, появляются посторонние люди.

Пример 3 . Я подвергаюсь дискриминации в связи со своими религиозными убеждениями. Я атеист, а мой непосредственный руководитель - фанатично верующий человек. Он оказывает на меня давление.

Подробное описание ситуации

Пример 1 . Процедура обслуживания клиентов в нашей компании включает непосредственную оплату в кассу. Мы начинаем работать с 8:00, так как большинство клиентов заинтересовано в том, чтобы получить наши услуги до начала своего рабочего дня, чтобы потом вовремя успеть на свою работу. Однако, касса бывает закрыта до 9:00 - 9:30. Клиенты вынуждены ждать. Они обратились к нам, рассчитывая успеть на работу, но из-за работы кассы они опаздывают. Такие посетители либо вообще отказываются от наших услуг и уходят сразу, аннулируя заказ, либо не обращаются к нам повторно.

Пример 2 . В связи со свободным рабочим графиком, я регулярно прихожу на работу до начала рабочего времени остальных сотрудников. Я обратил внимание на то, что в это время в помещении архива проводится уборка. Уборщик находится там один. Шкафы с документами запираются, но это - обыкновенные офисные шкафы, не обладающие какими-либо классами защиты. Их легко открыть.

Пример 3 . Мой непосредственный руководитель постоянно напоминает мне, что я не посещаю церковных мероприятий, не венчан со своей женой. Он обращает внимание коллег на то, что я не соблюдаю посты и не отмечаю церковных праздников, и заявляет, что к неверующим людям не может быть доверия, так как они лишены морального стержня. В части оценки моей работы и материального поощрения он также проявляет предвзятость.

Нанесенный ущерб / потенциальные проблемы

Пример 1 . Плохая работа кассы нивелирует все наши конкурентные преимущества, основанные на удобном графике работы. Дополнительная оплата остальных сотрудников за дополнительное рабочее время в утренние часы оказывается напрасной тратой денег. Мы теряем старых лояльных клиентов и не можем привлечь новых.

Пример 2 . Разглашение информации из нашего архива может принести убытки, послужить причиной исков со стороны клиентов, подорвать авторитет нашей компании. Относительно свободный доступ к архиву может быть причиной проблемы для самого уборщика. Если кому-то станет известно, что уборщик имеет возможность ознакомиться с нашими конфиденциальными документами, это может послужить причиной криминального давления на него.

Пример 3 . Описанное отношение ко мне снижает мою работоспособность, служит причиной постоянного стресса, влечет ухудшение моего здоровья. Качество моей работы снижается, производительность падает, что приносит прямые потери компании. В коллективе создается нервозная ситуация, что также не способствует производительному труду.

Перечень нормативных документов - оснований

В некоторых случаях описываемая ситуация не нарушает каких-либо нормативных документов, но содержит в себе опасность или приносит ущерб. Тогда этот раздел опускаем.

Пример 1 . В компании утвержден трудовой распорядок, в соответствии с которым рабочий день начинается в 8:00.

Пример 2 . В компании утверждено положение о конфиденциальности , описывающее порядок хранения и работы с конфиденциальными документами. Сложившаяся практика противоречит этому положению.

Пример 3 . Наше государство является светским. Свобода вероисповедания гарантирована Конституцией. Мне представляется, что дискриминация по религиозным соображениям недопустима.

Предложения

Пример 1 . Прошу Вас обязать кассира вовремя открывать кассу.

Пример 2 . Прошу Вас дать распоряжение об установке системы видеонаблюдения в помещении архива.

Пример 3 . Прошу Вас провести разъяснительную работу с моим непосредственным руководителем, указать ему на то, что его действия противоречат законодательству и наносят вред трудовому климату в коллективе, эффективности работы, имиджу компании, временно (до стабилизации ситуации) взять под личный контроль оценку моей работы и материальное поощрение. Надеюсь на Ваше понимание.

Заключение

Перечень прилагаемых документов

Информация о датах направления документа, если он направляется повторно.

Должность, фамилия, имя, отчество составителя

Дата, подпись

Прочтите также:

• Технологии преуспевания - как быть успешным во всех своих начинаниях, в том числе:
  • Карьера - как сделать карьеру, продвинуться по службе
  • Советы руководителю - как быть успешным руководителем
  • Личный успех и гармония - как преуспеть в общении и убеждении, избегать конфликтов, все успевать и не уставать
• Активный отдых - как и где провести свободное время с пользой и удовольствием

Работа современной компании, независимо от сферы ее деятельности и количества занятых в ней сотрудников, будет затруднительной без внутреннего документооборота . Именно посредством распространения внутренних документов до сотрудников доводится важная информация об изменениях в работе, поощрении и наказании отдельных работников, а также иная информация, которая способствует повышению эффективности рабочего процесса.

Одной из разновидностей внутренних документов является докладное письмо, целью которого является доведение соответствующей информации до руководства компании . Составление данного документа предполагает применение установленных правил, с ними мы и познакомим читателей в сегодняшнем материале. Мы расскажем о существующих видах документа и приведем образец докладной записки, в зависимости от ее содержания (темы).

Однако, прежде чем рассказывать о том, что такое “написать докладную”, следует обратиться к нормам законодательства, которые регулируют взаимоотношения сотрудник-руководитель .

Докладная записка является формной донесения некой информации до руководства компании

Следует сразу сказать, что в Трудовом кодексе и других законодательно-нормативных актах такое понятие как «докладная записка» не выделено . Все, что имеет отношение к «внутреннему коду» регламентируется исключительно правилами, установленными в самой организации. Посредством внутренней документации осуществляется передача информации от руководства до сотрудников компании (и наоборот), происходит обмен сведениями между отдельными подразделениями организации и решаются многие другие вопросы, призванные упростить внутренние взаимосвязи.

Несмотря на то, что ТК не дает четких комментариев в отношение ДЗ, документ обладает юридической значимостью . Инициатором составления ДЗ может быть сотрудник компании, также записка может составляться по требованию руководства. В классификаторе управленческих документов ОКУД докладной записке присвоен собственный код – 0286041. В бумаге необходимо точно описать существующую проблему, а поскольку ДЗ обладает юридической значимостью, то в ней не должно присутствовать орфографических и юридических ошибок.

Особенности докладной записки

Данная разновидность информирования имеет существенное отличие от остальных видов корпоративной документации . Оно заключается в том, что адресатом докладной являются исключительно вышестоящие должностные лица, предположим, руководитель отдела либо всей компании. Эти уполномоченные лица обладают соответствующей властью для принятия реальных решений.

Сведения, которые содержатся в данной бумаге, призваны побудить получателя документа к выполнению каких-либо действий . Какие действия должны последовать, зависит исключительно от содержания бумаги.

Однако, стоит уточнить, что докладная записка может быть адресована не только руководству некоторой организации . Ее получателями могут выступать уполномоченные лица контролирующих органов и инстанций (далее мы рассмотрим этот момент немного подробнее).

Для справки: Правильно написанная докладная записка директору или другому уполномоченному лицу должна содержать четкое изложение существующей проблемы. Помимо этого, в ней должны содержаться определенные выводы и предложения по разрешению ситуации. Получателем ДЗ может являться уполномоченное лицо внутри организации, но также она может быть направлена в сторонние организации.

Зачем нужна докладная и кто ее составляет

Основной целью ДЗ является своевременное информирование вышестоящего руководства либо уполномоченного представителя иного структурного подразделения компании о событиях , которые могут влиять на эффективность и стабильность HR-менеджмента организации. Но информирование руководства не является единственной задачей ДЗ. Документ можно назвать мотиватором руководства на принятие конкретного решения по изложенной в бумаге ситуации.

Докладная может быть составлена как по инициативе работника, так и по требованию руководителя

ДЗ должна содержать обстоятельное изложение некоего происшествия, а также выводы с перечислением вероятных способов урегулирования вопроса. Руководитель, получивший ДЗ, обязан внимательно ознакомиться с документом и подтвердить этот факт собственноручной резолюцией.

В дальнейшем именно резолюция становится основанием для принятия соответствующих мер (материальное наказание/поощрение сотрудника и пр.). По вышеперечисленным причинам докладную записку называют инструментом, обеспечивающим обратную связь сотрудников организации и ее руководства.

К другим целям, которые преследует составление ДЗ, можно отнести следующие :

1. Повышение эффективности личной производительности . К примеру, если сотрудник видит явные помехи для эффективного выполнения им служебных обязанностей, он вправе предложить способы решения проблемы.
2. Исправление ситуации . Для примера можно привести такую ситуацию: сотрудник знает о каких-либо фактах, не касающихся его напрямую, при этом он считает, что это мешает стабильности и эффективности производственного процесса. В этом случае он может написать ДЗ начальству, для оперативного разрешения ситуации.
3. Снятие с себя ответственности . Предположим, сотрудник довел некоторую информацию до вышестоящего руководства, которое после этого по каким-либо причинам бездействует. В данном случае с сотрудника, написавшего ДЗ, будет снята всякая ответственность за исправление ситуации, т.е. претензий к нему не будет.
4. Защита при ущемлении прав . В данном случае ДЗ будет выступать шагом к мирному урегулированию конфликта и благоприятному решению проблемы.

Отличие от служебки

Рассмотрим, чем отличаются служебная записка и докладная записка.

Главной целью ДЗ , как было сказано выше, является доведение информации до вышестоящего руководства, в то время как «служебка» выступает способом передачи сведений между сотрудниками , имеющими равный статус. Помимо этого, у служебной записки отсутствует код в классификаторе ОКУД.

Бумага составляется по инициативе сотрудника . Особых правил для составления СЗ не предусмотрено. СЗ может быть составлена по различным вопросам и должна способствовать ускорению процесса их разрешения.

Образец служебной записки смотрите на фото ниже:

Образец служебной записки

Отличие от объяснительной

Получателем объяснительной записки тоже является вышестоящее руководство, но в отличие от ДЗ данная бумага преследует иные, кардинально отличающиеся, цели. Назначение документа вытекает из его названия: объяснение той или иной сложившейся ситуации. На основании объяснительной записки руководством принимается решение о виновности/невиновности ее составителя.

Это значит, что ОЗ, по аналогии с рассматриваемым в статье документом, выступает мотиватором к принятию вышестоящим руководством того или иного решения . Однако, это решение относится исключительно к дисциплинарным нарушениям. Также как ДЗ, объяснительная записка имеет собственный код в классификаторе ОКУД. Объяснительная пишется только по требованию руководства.

Образец объяснительной записки

Классификация докладных записок

Здесь рассмотрим виды ДЗ, которые могут различаться по статусу получателя. Их может быть два :

1. Внешняя ДЗ . Такой документ составляется для доведения информации до уполномоченных лиц вышестоящих инстанций. Бумага должна быть составлена на корпоративном бланке организации-составителя документа. Подписывается внешняя ДЗ только директором организации.
2. Внутренняя ДЗ составляется по инициативе сотрудника либо его непосредственного руководителя в целях повышения эффективности рабочего процесса. Документ подписывается составителем. Поскольку бумага предназначена для решения внутренних вопросов, то для нее, как правило, используется лист формата A4.

На обоих видах ДЗ проставляется дата, соответствующая дню ее составления и подписания .

В зависимости от содержания бумаги, ДЗ разделяются на :

1. Записка информационного характера . Такая бумага составляется периодически, в ней содержатся сведения об особенностях и методах организации рабочего процесса. Помимо этого, составление данного документа предполагает доведение до начальства идей по повышению эффективности работы.
2. Отчетная ДЗ. Целью данного документа является информирование руководства о результатах исполнения ранее полученных распоряжений в установленный период. Обычно такие ДЗ составляются сотрудниками низшего звена.
3. Записка, содержащая некую инициативу . В такой бумаге сотрудник обращается к руководству с просьбой о вынесении некоторого решения по состоявшимся событиям (дополнительные поставки, перераспределение обязанностей между сотрудниками и прочее).

Кроме вышеперечисленных документов, сотрудниками различного уровня достаточно часто составляются «репрессивные» ДЗ . Зачастую это вынужденная мера. Ее целью является доведение до вышестоящего руководства информации о бездействии, нарушении корпоративного регламента и рабочей дисциплины, фактах некорректного поведения и пр. К составлению данного документа надлежит подходить особенно ответственно, поскольку малейшая неточность в описании фактов может в последующем обернутся серьезными неприятностями.

Понятно, что нарушение рабочей дисциплины и другие перечисленные ситуации становятся поводом для применения взыскания к виновному . Именно по этой причине в тексте записки предполагается четкое изложение весомых аргументов и конкретных доводов. Неверно оставленная бумага может стать поводом для обращения в суд человека, являющегося ее ключевым «фигурантом». С предоставлением суду означенной ДЗ и грамотным пояснением о злонамеренном ущемлении его прав являются поводом для принятия судом решения не в пользу составителя ДЗ. А потому следует знать, как пишется ДЗ. Далее рассмотрим это подробно.

При оформлении докладной следует соблюдать определенные правила

Как правильно составить докладную

Рассмотрим правильное оформление докладной записки. Поскольку этот документ имеет собственный код в классификаторе ОКУД, он оформляется соответственно с утвержденными стандартами.

В документе должно присутствовать три условных раздела, предполагающих разный смысл:

1. Изложение фактов. В этой части происходит констатация причин, спровоцировавших конфликтную ситуацию и ставших основанием для составления ДЗ. Здесь обязательно и максимально подробно указываются сопутствующие обстоятельства.
2. Аналитика. Данный раздел предполагает анализ сложившейся ситуации и ее вероятных последствий. Помимо этого, здесь излагаются варианты разрешения проблемы.
3. Резюме, в котором составитель ДЗ должен описать собственное мнение о сложившейся ситуации и привести веские, также в этой части предлагаются конкретные меры, направленные на разрешение конфликта. На основании изложенного в ДЗ руководителем будет принято решение в плане санкций, поощрений и иных действий по сложившейся ситуации. Поскольку у руководства не всегда хватает времени на скрупулезное разбирательство в ситуации, то обычно следует согласие с доводами составителя ДЗ, без вникания в детали.

Правила оформления

Каждая деловая бумага, в том числе и ДЗ, а также правила ее составления подчиняются определенным нормативам . Они прописаны в ГОСТе деловой документ об унифицированных системах документации, организационно-распорядительных документах и требованиях к их оформлению (ГОСТ-6.30-2003).

Важно! В случае, когда ДЗ составлена неправильно она может утратить доказательную силу в ходе разрешения спорных/конфликтных ситуаций, а значит, признана не имеющей юридической силы.

Оформление внутренней ДЗ. При формировании ДЗ допускается написать от руки или отпечатать на листе бумаги формата A4. В использовании фирменного бланка организации нет необходимости. При оформлении используются реквизиты, применяемые для данной разновидности внутренних документов:

• вверху слева указывается название подразделения, в котором работает составитель бумаги;
• получателя ДЗ (его фамилию И.О. и занимаемую им должность) указывают вверху справа;
• ниже указывается наименование документа «Докладная записка» (текст можно расположить посередине или в левой части строки);
• в следующей строчке прописывается дата составления бумаги (формат ДД-ММ-ГГГГ, должна совпадать с датой подписания);
• далее следует краткая суть докладной, начинающаяся с фразы «Довожу до вашего сведения…»;
• затем в трех обособленных блоках (см. выше) излагаются подробности;
• заканчивается документ подписью составителя (расшифровка и указание занимаемой должности – обязательны) и даты.

Пример докладной записки от сотрудника приводим на фото ниже:

Образец внутренней докладной записки

Составление внешней ДЗ. Внешняя ДЗ является исходящим документом. Она обязательно составляется на корпоративном бланке компании. Кроме указанных в предыдущем разделе сведений, внешняя ДЗ содержит:

• данные об организации-составителе;
• присвоенный бумаге исходящий номер;
• название населенного пункта, где составлена записка;
• подзаголовок, который прописывается под наименованием документа (должен начинаться со слов «Относительно…», «Касательно…» либо «О…»).

Остальное содержание внешнего документа по оформлению аналогично содержанию внутренней записки . Документ всегда визируется руководителем организации.

На фото ниже пример исходящей ДЗ:

Образец исходящей докладной записки

Должен ли отвечать адресат записки

Получение ДЗ руководителем предполагает принятие им соответствующего решения по описанной ситуации. Принимая решение следует учесть факты, содержащиеся в записке.

Воля руководителя выражается в виде резолюции . Она размещается непосредственно на тексте документа. В резолюции обычно прописывается суть принятого решения и назначается исполнитель. На основании резолюции руководителя должны быть выполнены конкретные меры по разрешению сложившейся ситуации.

Образец докладной записки

Исходя из практического использования в корпоративном общении данного документа, ДЗ подразделяются на ряд основных типов . Наиболее распространенные виды записок, которые чаще всего встречаются в корпоративных взаимоотношениях сотрудников государственных учреждений и коммерческих компаний, нужно рассмотреть отдельно. Далее поясним их ключевые нюансы и дадим примеры составления.

О нарушении трудовой дисциплины

Разнообразные нарушения дисциплины, к сожалению, встречаются достаточно часто и реакция сослуживцев и непосредственного начальника в виде составления ДЗ вполне закономерна .

Такая бумага официально подтверждает дисциплинарный проступок работника . Но чтобы взыскание, налагаемое на нарушителя, было возможным, необходимо довести до руководителя информацию о факте нарушения. Это и выступает основной целью данной разновидности ДЗ. В записке должны присутствовать сведения о нарушении и просьба к руководству о принятии надлежащих мер.

О невыполнении должностных обязанностей

Другим, часто используемым в корпоративном обиходе типом ДЗ является докладная записка о невыполнении должностных обязанностей.

Такой документ призван довести до вышестоящего руководителя сведения о том , что конкретный работник выполняет (выполнил) возложенные на него обязанности с нарушениями или не выполнил их вообще. В последней части бумаги должна содержаться просьба о дисциплинарных мерах воздействия. Без документа, указывающего на факты нарушения, любые санкции по отношению к этому работнику считаются необоснованными.

Докладная составляется о нарушении трудовой дисциплины, неисполнении служебных обязанностей, некорректном поведении и в других ситуациях

О некорректном поведении

И еще один вид ДЗ, требующий рассмотрения . Расскажем, как написать докладную о некорректном поведении сотрудника.

Этот вид ДЗ служит для информирования руководителя о недостойном поведении оскорбительного характера в рабочее время. Предложенные меры должны содержать не только просьбу о наказании виновного, но и требование о недопущении таких ситуаций в будущем.

Заключение

Резюмируем вышесказанное: написать ДЗ вправе любой сотрудник, у которого имеются для этого веские основания. Но при ее составлении следует понимать, что отсутствие фактов, обоснований и предложений по разрешению ситуации, а также неверное оформление документа могут повлечь за собой негативные последствия не только для фигуранта документа, но и для его составителя.

Главное при составлении записки, не выходить за рамки действующего законодательства . Это относится как к рядовым сотрудникам, так и к работникам ОК, бухгалтерии и руководства организации. Такой документ является весомым подтверждением действий, а также того, что они были (не были) совершены.

Проверки государственных организаций в части оборота бюджетных денег в последнее время не редкость. Правильный документооборот позволяет проверяющим установить правомерность поощрения/наказания сотрудников и установить необоснованное начисление премий либо удержание зарплаты. И если такие факты будут раскрыты, то к руководителю организации применяются соответствующие санкции . Ну а в коммерческих компаниях ДЗ является эффективным инструментом защиты прав сотрудников организации.

Ответим, в каком случае составляют служебную записку и как правильно оформить этот внутренний документ. Скачайте готовые образцы и используйте их в работе.

Скачайте и используйте готовые образцы документов:

Для чего составляют служебную записку

До того, как писать служебную записку, необходимо четко понять, в каких случаях составляют этот вид документов и чем они отличаются от других видов записок, используемых во внутреннем документообороте предприятия.

Для взаимодействия внутри организации используют несколько видов служебных документов:

• докладные (кадровая);
• объяснительные;
• пояснительные;
• служебные.

Они не только имеют разные наименования, но и назначение.

Докладную записку составляют в случае нарушения работником установленного режима труда, правил внутреннего трудового распорядка. Она является основанием для вынесения дисциплинарного взыскания проштрафившемуся сотруднику.

Подсказка от журнала «Справочник секретаря». Расположение реквизитов на докладной записке

Объяснительную записку составляет сотрудник, допустивший нарушение дисциплины, правил охраны труда, условий трудового договора и т.п. Без этого документа работодатель не вправе принимать решение о вынесении наказания работнику.

Пример объяснительной записки

Скачать образец

Пояснительную записку составляют в качестве приложения к пакету документов. Ее назначение - пояснить, какие документы содержатся в пакете и какие действия ожидаются от исполнителя после обработки этих документов.

Служебная записка - образец оперативного взаимодействия между руководством и работниками одного подразделения или руководством разных подразделений. Цель документа - информировать о производственных проблемах, препятствующих эффективному исполнению трудовых обязанностей. Форма служебной записки образец также позволяет включить в текстовую часть предложения по исправлению сложившейся ситуации, в том числе, предложения о премировании сотрудников. Поэтому служебная записка часто является основанием для принятия управленческих решений, направленных на повышение мотивации, производительности и эффективности труда.

Оформление служебной записки

Хоть служебная записка и является частью внутреннего документооборота, к ее оформлению предъявляются требования, установленные . Исполнение требований стандарта и заполнение всех необходимых реквизитов подтверждают юридическую силу этого документа. Это необходимое условие, ведь на основании информации, изложенной в служебной записке, принимаются управленческие решения.

Поэтому до того, как написать служебную записку, ознакомьтесь с требованиями ГОСТ. Стандартом установлен перечень реквизитов этого вида документов, обязательных для заполнения. К ним относятся:

• название подразделения, в котором числится автор записки;
• наименование вида внутреннего документа – «Служебная записка »;
• дата составления;
• внутренний регистрационный номер документа;
• должность, подразделение, фамилия и инициалы адресата;
• заголовок к тексту;
• текстовая часть;
• подпись, фамилия и инициалы составителя.

Подсказка от журнала «Справочник секретаря». Как писать служебную записку образец

Скачать образец

В некоторых случаях служебная записка пример написания может содержать визы согласования. Как правило, это требуется, если в записке содержатся предложения, касающиеся работы или взаимодействия с другими подразделениями. Виза согласования потребуется и в том случае, когда служебная записка составляется не на имя непосредственного руководителя, а на имя более высокого начальника. Это будет подтверждением, что непосредственный руководитель в курсе происходящего и согласен с предложениями, высказываемыми работником.

Составляют служебную записку, как правило, от лица работника, специалиста, в том числе, руководителя подразделения. Поэтому при изложении сути используют первое лицо единственное число. Если авторов несколько - текст пишется от первого лица множественного числа. Он может быть написан на стандартном листе писчей бумаги формата А4 от руки или же на компьютере, но в этом случае работник обязательно должен поставить собственноручную подпись.

Как правильно написать служебную записку образец

Если вы не знаете, как написать служебную записку, образец оформления можно скачать по ссылкам в начале статьи. Но особое внимание следует уделить текстовой части документа. Важно определится, с какой целью она составляется. Например, служебная записка может быть составлена для того, чтобы:

1. Указать на возникшие в работе затруднения, довести эту информацию до руководства и, тем самым, снять с себя ответственность.
2. Обосновать необходимость материального стимулирования работников, показавших высокие результаты в труде.
3. Запросить информацию из другого подразделения.
4. Проинформировать уполномоченное должностное лицо о возможности рационализации труда и внесения изменений в технологический процесс с целью повышения производительности.
5. Обосновать необходимость приобретения дополнительных инструментов или оборудования и в этом случае служебная записка может являться документом первичного бухгалтерского учета, на основании которого будут впоследствии произведены расходы.

Законом не установлено то, как пишется служебная записка, но предприятие может самостоятельно разработать шаблоны, с помощью которых сотрудники будут правильно оформлять и составлять такие документы.

Общий принцип составления текста: изложение проблемы с указанием всех причастных лиц и предлагаемые варианты ее решения. Излагать суть проблемы следует коротко и логично. Для убедительности следует ссылаться на цифры, факты и документы, которые смогут подтвердить правоту составителя.

Скачать образец

Общий объем текстовой части служебной записки не должен превышать 8-10 строк. При необходимости, адресат всегда сможет запросить у составителя документа дополнительные сведения.

Не забудьте зарегистрировать служебную записку в специальном журнале регистрации внутренних документов. Это позволит исключить конфликтные ситуации, связанные с утерей и несвоевременным представлением информации руководству.

Что делать, если на одного из работников нет управы? Если он творит, что ему вздумается, не справляется со своими прямыми обязанностями? Можно написать докладную записку на такого сотрудника, где сообщить о его хамском поведении и оскорблении других лиц, а также - о невыполнении должностных обязанностей или о прогуле. Она составляется по образцам внутреннего делового документооборота.

Что представляет собой докладная записка на сотрудника

Докладная записка о хамском поведении работника - это уведомительный документ, целью которого является проинформировать начальство о ненадлежащем поведении одного из сотрудников, которое не укладывается в дозволенные рамки корпоративной этики или законодательства.

А также существует докладная записка о невыполнении должностных обязанностей. Этот документ сообщает о том, что работник не выполняет те требования, которые изложены в трудовом договоре и правилах внутреннего трудового распорядка.

Ещё есть докладная записка об отсутствии на рабочем месте. Она информирует начальство о том, что сотрудник прогуливал или опаздывал на работу. Прогулом считается отсутствие более 4 часов подряд или в течение всего дня или смены. Всё, что меньше этого времени - опоздание.

Записка фиксирует факт ненадлежащего поведения. Как правило, в документе числится просьба применить к сотруднику соответствующие меры. Если её не подать, к ответственности такого человека привлечь будет затруднительно.

Как правильно написать: формы, образцы, примеры

Текст докладной записки может быть свободным. Единой формы нет. Необходимо изложить ситуацию, описав как можно больше подробностей. Главное, чтобы в ней содержались все необходимые факты нарушения и атрибуты делового документооборота. Оформление делается по стандарту ГОСТ 6.30–2003: лист бумаги формата А4, все полагающиеся реквизиты.

Хамское поведение, оскорбление работников и клиентов

В докладной записке о хамстве того или иного работника должны в обязательном порядке значиться следующие параметры:

• наименование адресата с указанием конкретной должности, подразделения и ФИО;
• дата и исходящий номер бумаги (документ может быть зарегистрирован как внутренняя почта организации);
• текст записки;
• дата составления;
• подпись заявителя и её расшифровка с указанием должности и подразделения.

Невыполнение должностных обязанностей

В докладной записке о невыполнении должностных обязанностей присутствуют такие составляющие:

• наименование адресата;
• название документа (по центру);
• дата, когда была составлена бумага, и номер;
• текст записки, отражающий перечень обязанностей, которые работник не исполняет должным образом, и последствия, наступившие в результате;
• предложения относительно меры ответственности, которая будет применена к сотруднику;
• подпись и должность заявителя.

Прогул и опоздание

В докладной записке о прогуле или опоздании указываются:

• название подразделения, к которому относится сотрудник (отсутствующий на работе);
• ФИО руководителя и его должность;
• заголовок;
• текст, содержащий факт и временной промежуток отсутствия на рабочем месте;
• предложение о мере дисциплинарного взыскания;
• должность подающего, его подпись и расшифровка.

Чем грозят сотруднику докладные записки

Докладная записка относится к внутренней корреспонденции. Это не приговор и не гарантия применения наказаний, а лишь выявление нарушений. Руководство рассматривает обращение и делает вывод, насколько обосновано применить санкции. Сотруднику обязательно дадут шанс оправдаться. Им пишется объяснительная записка. Если работодатель сочтёт оправдание неудовлетворительным, он издаёт приказ о дисциплинарном взыскании. По закону это может быть замечание, выговор и увольнение.

Видео: как наказать работника

Существует несколько видов докладных записок, которые позволяют сообщать начальству о тех или иных проступках работника. К каждому из них предъявляются свои требования.

Руководить, то есть принимать решения о распределении ресурсов, можно только на основе достоверной и своевременной информации. Эта информация должна быть корректной и поступать достаточно оперативно. Именно для этого и служит официальный документ под названием «докладная записка», о которой вы узнаете далее.

Что это за записка?

Докладная записка является стандартной канцелярской формой передачи информации «снизу-вверх» – от нижестоящих сотрудников к руководству. В докладных записках описываются критические события, происходящие мероприятия и общее состояние фирмы. Опираясь на докладные, менеджер может сделать более точный анализ положения дел в организации и отдавать адекватные команды.

Создание докладной может быть задумкой и самого подчиненного, и его непосредственного руководства. Если инициатива исходит от менеджмента, то часто указание выполнить эту работу доводится до подчиненного в устной форме.

Существуют и другие виды записок для делового общения. Нельзя путать их с докладной, поэтому рассмотрим их популярные виды:

• Служебная записка – используется для передачи информации между отделами или сотрудниками, не состоящими в прямом подчинении друг другу. Так могут выражаться некие просьбы о сотрудничестве или уведомления о происходящих событиях внутри организации, поэтому такую форму нельзя считать докладной запиской.
• , в которой обычно сотрудник объясняет руководству свои действия, чаще всего такие, которые привели к нарушению нормальной работы организации. Это тоже не является докладной.

Ниже вы сможете просмотреть ролик, в котором объясняется, в чем разница между докладными и служебными записками:

Следует учитывать, что докладная записка является серьезным юридическим документом. Возможно, что в будущем вам придется ссылаться на нее при судебных разбирательствах, поэтому относитесь к ее содержимому внимательно.

Виды докладной записки

Существует условное разделение докладных по тематике, примерное направление которых понятно из названия:

• Отчетные . Чаще всего применяются именно такие докладные. Их составление заранее регламентируется вышестоящей структурой для контроля над параметрами, которые регулярно нуждаются в несложном, но непрерывном контроле.
• Инициативные . Подаются руководству нерегулярно в случаях, когда у подчиненных есть предложение по рационализации или оптимизации процессов на предприятии.
• Информативные . Пишутся для уведомления вышестоящих сотрудников о неких резких изменениях (часто негативных) в налаженной работе отдела или фирмы. В таких случаях обычно требуется быстрая реакция руководства, чтобы не понести потери либо не упустить возможную прибыль.

Вне зависимости от тематики, документ может быть:

• Внутренним . Для решения вопросов, возникающих внутри учреждения, применяются внутренние докладные. Решения после их рассмотрения принимают собственные сотрудники организации.
• Внешним . Внешняя докладная составляется для посторонней организации, которую стремятся вовлечь в процессы, происходящие в собственном учреждении.

Как составляются такие докладные записки, рассмотрим далее.

Как написать внутреннюю докладную?

Внутренние докладные обычно пишут на простых листах бумаги. Перечислим обязательные составляющие и укажем их традиционное расположение:

1. Кому предназначена докладная (кто должен будет принимать решение) – справа вверху, в дательном падеже.
2. Информация о лице, составившем документ с непременным указанием отдела (подразделения). Указывается также справа, ниже предыдущей части, в дательном падеже.
3. Название документа – «Докладная записка» – в центре листа (после названия точка, двоеточие и другие знаки препинания не ставятся). Если тема докладной стандартная (о прогуле, о предложении, о премировании) – можно сразу ее добавить под заглавием.
4. Регистрационный номер и дата (если этого требует внутреннее делопроизводство).
5. Возможно упоминание побуждений, вызвавших составление записки.
6. С абзаца – констатация, то есть изложение сложившейся в каком-либо процессе ситуации с точки зрения респондента (факты, события, обстоятельства, хронология, причинно-следственные связи).
7. С нового абзаца – аналитика, то есть точное описание проблем, уже существующих или возможных в будущем, как это представляется докладчику (иногда приводятся потенциальные возможности, которые пока не используются, однако могут послужить на благо организации).
8. С новой строки – рекомендации, то есть пути устранения проблем или предложения по минимизации потерь, если избежать негативного воздействия неких факторов невозможно (либо оптимальный путь по освоению незадействованных ресурсов).
9. Дата, число, персональные данные докладчика – подпись, должность, инициалы (ФИО).

Пустой бланк документа можно загрузить .

Наиболее популярные формы такой докладной записки рассмотрим ниже.

О нарушении трудовой дисциплины

Такой документ является очень серьезным, ведь на его основании может быть:

• вынесено (выговор);
• понижение сотрудника в должности;
• запущена процедура увольнения сотрудника по соответствующей статье Трудового Кодекса РФ;
• открыто судебное разбирательство.

Само собой, такая информация является внутренней, так что нежелательно ее проникновение за пределы учреждения.

В основном тексте должно быть совершенно четко и конкретно указано, в чем провинился работник. Еще лучше, если прямо приводятся статьи Трудового Кодекса РФ и правила внутреннего распорядка, нарушенные сотрудником.

В тексте обычно присутствует упоминание о том, что сотрудник дал объяснения своему поведению в объяснительной записке, с указанием номера, даты и других идентификаторов этого документа. Если же такой объяснительной нет, это тоже указывается.

Образец внутренней докладной записки о том, что работник нарушил трудовую дисциплину, поскольку не был на рабочем месте, можно скачать .

О невыполнении должностных обязанностей

Как правило, за невыполнение должностных обязанностей следует наказание работника в виде привлечения к дисциплинарной ответственности. Его формами могут быть:

• невыплата премии;
• штраф;
• выговор;
• понижение в занимаемой должности.

Образец докладной записки о невыполнении должностных обязанностей предлагается загрузить .

Сотрудник вправе подать в суд на работодателя, если посчитает наказание несправедливым или чрезмерным, поэтому при составлении докладной необходима точность формулировок и выверенность предъявляемых требований, например, со ссылкой на внутренний распорядок работ.

О премировании

Такая форма докладной применяется в случаях, когда сотруднику назначается премия. В основном тексте расписывается, за какую работу назначается премия и в каком размере. Скачать образец такого документа можно .

Как составить внешнюю докладную?

Такие документы оформляются на фирменном бланке с обязательным указанием реквизитов и контактных данных компании. Эмблема на бланке поможет получателю быстрее понять, с кем он имеет дело. Для подтверждения достоверности документа должна быть поставлена синяя печать предприятия.

Так как деловая бумага будет отправляться во внешний мир, то требования к ее наполнению такие:

1. Название организации-получателя. Сокращения и пропуски не допускаются (справа вверху).
2. Должностное лицо, которому направляется документ (обычно «Генеральному директору» или нечто подобное) – под предыдущей частью.
3. Название организации-отправителя, также без сокращений и пропусков (слева вверху).
4. Полное официальное название документа (докладная записка о командировании сотрудника, например) – в центре документа.
5. Суть дела, что излагается в деловой форме кратко и ясно.
6. Должность, сигнатура и инициалы руководителя организации-отправителя (в центре нижней части).
7. Данные об исполнителе – должность, инициалы, номер контактного (служебного) телефона (ниже предыдущей части).

Вот образец такой записки:

5 требований к форме докладной

Докладная записка не имеет строго обязательной формы, однако она является канцелярским сообщением, поэтому пишется в негласном формате, который имеет следующие обязательные элементы:

1. Необходимая информация должна быть обязательно четко прописана.
2. Грубые ошибки и пропуск важных данных недопустимы, иначе в дальнейшем докладная может быть признана недействительной.
3. Эмоциональные оценки и личное отношение к описываемой ситуации обычно не приветствуется, так как не способствует принятию административного решения.
4. При описании обстоятельств необходимо указывать все существенные детали ситуации. Несущественные мелочи можно не упоминать.
5. В конце документа обязательно прописывается должность составителя и его ФИО.

Выше вы ознакомились с различными видами докладных, так что теперь намного лучше понимаете, как их составлять и что в них должно быть написано. Особенно это полезно знать служащим государственных учреждений, начальники которых обязываются писать докладные записки.