Срок хранения протоколов в ходе проведения конкурса. Сроки хранения договоров: на что обратить внимание. Хранение документов, связанных с проведением конкурса, аукциона, запроса котировок, запроса предложений
РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ТАМБОВА
Тамбовская область
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
Об утверждении Порядка хранения документации, связанной
с осуществлением закупок, и аудиозаписей процедур по
В целях реализации Федерального закона от 05.04.2013 N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд" ПОСТАНОВЛЯЮ:
1. Утвердить Порядок хранения документации, связанной с осуществлением закупок, и аудиозаписей процедур по определению поставщиков (подрядчиков, исполнителей) согласно приложению.
2. Информационному управлению администрации города Тамбова (Казарина) направить данное постановление для опубликования в газете "Наш город Тамбов".
3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя главы администрации города Тамбова А.А.Позднякова.
Глава администрации города
Тамбова А.Ф.Бобров
г.Тамбов
7 апреля 2014 г.
N 2665
Приложение
к постановлению администрации города Тамбова
от 7 апреля 2014 года
N 2665
Порядок хранения документации, связанной с
осуществлением закупок, и аудиозаписей процедур по
определению поставщиков (подрядчиков, исполнителей)
1. Общие положения
1.1. Настоящий Порядок хранения документации, связанной с осуществлением закупок, а также аудиозаписей процедур по определению поставщиков (подрядчиков, исполнителей) (далее - Порядок) определяет действия управления муниципального заказа и продаж администрации города Тамбова (далее - управление) по хранению документации, связанной с осуществлением закупок, а также аудиозаписей процедур по определению поставщиков (подрядчиков, исполнителей) после окончания процедуры определения победителя или иного участника закупки, с которым должен быть заключен контракт на поставку товаров (выполнение работ, оказание услуг).
1.2. Документацией, связанной с осуществлением закупок (далее - документы), являются:
- заявки заказчиков на организацию определения поставщика (подрядчика, исполнителя);
- конкурсная документация, документация об электронном аукционе, документация о запросе предложений, копии документов об их утверждении;
- копии приказов об утверждении составов комиссий по осуществлению закупок;
- извещения о проведении конкурсов, электронных аукционов, запросов котировок, запросов предложений;
- копии документов о внесении изменений в конкурсную документацию, документацию об электронном аукционе, извещение о проведении запроса котировок;
- запросы участников закупок о разъяснении положений конкурсной документации и документации об электронном аукционе, разъяснения положений конкурсной документации и документации об электронном аукционе;
- заявки на участие в конкурсе, запросе котировок, запросе предложений, окончательные предложения участников закупок, поданные в письменной форме;
- протоколы, составленные в ходе проведения процедур по определению поставщика (подрядчика, исполнителя);
- уведомления, приглашения, направляемые участникам закупок.
1.3. Документы, а также аудиозаписи процедур по определению поставщиков (подрядчиков, исполнителей) (далее - аудиозаписи) хранятся в управлении не менее чем три года. Конкретные сроки хранения документов и аудиозаписей устанавливаются номенклатурой дел управления.
1.4. Управление хранит документы и аудиозаписи в рамках текущего архива (далее - архив).
2. Основные задачи
Основными задачами управления по текущему хранению документов и аудиозаписей являются:
- комплектование архива документами, предусмотренными пунктом 1.2. настоящего Порядка, и аудиозаписями;
- учет и обеспечение сохранности документов и аудиозаписей;
- использование хранящихся в архиве документов и аудиозаписей.
3. Порядок работы
3.1. Порядок работы с документами:
3.1.1. Документы, предусмотренные пунктом 1.2. настоящего Порядка, по каждой процедуре определения поставщика (подрядчика, исполнителя) формируются в дело, которое является единицей хранения.
3.1.2. Работник управления,
-
принимает от начальника отдела по размещению муниципального заказа управления на обработку и хранение документы в трехдневный срок после окончания процедуры определения поставщика (подрядчика, исполнителя);
-
регистрирует в журнале учета поступающие на архивное хранение дела;
-
упорядочивает сданные на архивное хранение документы (подшивает в хронологическом порядке), формирует дела (на единицах хранения проставляет архивный шифр);
-
хранит в архиве управления дела в систематизированном порядке;
-
систематизирует учет и обеспечивает сохранность принятых в архив дел;
-
обеспечивает возможность использования дел для подготовки ответов по запросам правоохранительных и контролирующих органов;
-
выдает из архива дела работникам управления и для проверки правоохранительным и контролирующим органам;
- ведет учет выдачи дел из текущего архива в журнале учета документов;
-
осуществляет копирование документов для передачи их по запросам правоохранительных и контролирующих органов, а также в иных случаях.
3.2. Порядок работы с аудиозаписями:
3.2.1. Работник управления, на которого возложены функции по информационному обеспечению процедур по определению поставщиков (подрядчиков, исполнителей):
-
осуществляет копирование аудиозаписей с диктофона на жесткий диск и обеспечивает их оперативное хранение;
-
осуществляет копирование аудиозаписей на резервный носитель;
-
по итогам календарного года осуществляет копирование аудиозаписей на магнитные носители и передает их на хранение работнику управления,
на которого возложено ведение архивного делопроизводства, в течение пяти рабочих дней по истечении календарного года:
-
осуществляет копирование аудиозаписей для передачи их по запросам правоохранительных и контролирующих органов.
3.2.2. Работник управления,
на которого возложено ведение архивного делопроизводства:
-
принимает на хранение магнитные носители с аудиозаписями в течение пяти рабочих дней по истечении календарного года;
-
регистрирует в журнале учета поступающие на архивное хранение аудиозаписи;
-
хранит в архиве управления аудиозаписи.
3.3. Дела и аудиозаписи подлежат уничтожению по истечении установленного срока хранения, который исчисляется начиная с года, следующего за годом проведения процедуры определения поставщика (подрядчика, исполнителя).
3.4. Дела и аудиозаписи истекшего срока хранения уничтожаются на основании акта о выделении к уничтожению дел (документов), не подлежащих дальнейшему хранению, утвержденного заместителем главы администрации города Тамбова и согласованного экспертной комиссией администрации города Тамбова.
Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем работника управления,
на которого возложено ведение архивного делопроизводства.
4. Ответственность
4.1. Должностное лицо управления несет дисциплинарную ответственность за необеспечение (ненадлежащее обеспечение) хранения документации и аудиозаписей.
4.2. Персональная ответственность работника управления, на которого возложено ведение архивного делопроизводства, закрепляется в его должностной инструкции в соответствии с требованиями законодательства.
Вся закупочная документация заказчика может храниться как в электронном, так и в бумажном виде. При этом, в соответствии с действующим законодательством, есть список регистров организации-заказчика, подлежащих обязательной сохранности в бумажной форме.
В 44-ФЗ нет строгого регламента по сохранению всех закупочных регистров.Хранение документов по закупкам должно включать следующие оперативные материалы:
- конкурсная документация с изменениями и разъяснениями, заявки на участие в конкурсе, все протоколы и аудиозаписи вскрытия конвертов хранятся в течение не менее 3 лет (ч. 15 ст. 53 44-ФЗ, Письмо Минэкономразвития № Д28и-1805 от 24.04.2017);
- документация с изменениями и разъяснениями о закрытом аукционе, заявки на участие, все протоколы хранятся также в течение минимум 3 лет (ч. 13 ст. 90 44-ФЗ, Письмо Минэкономразвития № Д28и-1805 от 24.04.2017).
Таким образом, минимальный срок хранения документов по закупке,в соответствии с 44-ФЗ, составляет три года. По истечении данного периода организация может либо продолжать хранить регистры, либо уничтожить их.
Порядок сохранности документальных материалов прописан также в следующих нормативно-правовых актах:
- Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
- Приказ Министерства культуры № 558 от 25.08.2010.
В пунктах 272-279 Приказа Минкульта также затрагивается хранение документации по закупкам. Согласно данной норме, все закупочные регистры надлежит хранить минимум 5 лет, за исключением материалов по крупным и особо крупным заказам, которые должны сохраняться не менее 10 лет.
Таблица сроков хранения
Представляем данные о периоде сохранности документации госзаказа в таблице:
Вид регистра | Период сохранности, лет |
---|---|
Срок хранения контрактов по 44-ФЗ (государственных и муниципальных контрактов) | 5 (после исполнения) |
Весь номенклатурный список закупочной документации, в том числе и переписки, как у организации-заказчика, так и у иных учреждений | 5 (после завершения процедур, заключения контракта, признания заказа несостоявшимся) |
Положения о комиссиях (единой, приемочной, экспертной и т. п.) | Постоянно |
План закупок, срок хранения планов-графиков | Постоянно |
Все журналы регистрации | 5 |
Реестры контрактов | Постоянно |
Отчеты по контрактам | Постоянно |
Реестры закупок, осуществляемых учреждением без заключения госконтракта | 5 (после совершения процедуры) |
Как установить сроки
Заказчик вправе самостоятельно регламентировать перечень и период сохранности регистров госзаказа. Для этого ответственному работнику необходимо подготовить внутренний приказ, регулирующий сохранность материалов по контрактной деятельности учреждения.
Период, в течение которого нужно хранить регистры госзаказа, не может быть меньше установленного в 44-ФЗ.
Во внутреннем приказе организации-заказчика надлежит определить ответственное лицо и начало отсчета периода сохранности (1 января, следующее за годом осуществления процедуры).
Также приказом утверждается перечень документации, которую будет хранить заказчик, и состав экспертной комиссии, ответственной за порядок учета таких материалов.
Распоряжение подписывается руководителем. Все перечисленные в документе ответственные лица должны поставить свои подписи, подтверждающие факт ознакомления с содержанием указа.
Здравствуйте, уважаемые читатели онлайн школы “Азбука тендеров”! Из настоящей статьи вы узнаете, что такое документация о закупке и из чего она состоит. Это фундаментальная информация, которая будет полезна, как заказчикам, так и участникам закупок, которые только начинают осваивать участие в государственных тендерах.
При проведении государственных закупок в рамках 44-ФЗ заказчик наряду с извещением обязан разместить в единой информационной системе (ЕИС) документацию о проводимой закупке, требования к содержанию которой установлены в Законе № 44-ФЗ.
Итак, документация о закупке по 44-ФЗ состоит из:
Извещения об осуществлении закупки . Это документ, в котором содержится ключевая информация о проводимой закупке:
- сведения о заказчике и его местонахождении;
- краткое изложение условий контракта с описанием объекта закупки;
- начальная (максимальная) цена контракта;
- источник финансирования;
- идентификационный код закупки;
- ограничения участия в определении поставщика, установленные в соответствии с 44-ФЗ;
- способ определения поставщика;
- срок, место и порядок подачи заявок;
- размер и порядок предоставления обеспечения заявок;
- размер и порядок предоставления обеспечения исполнения контракта.
Примечание: Общие требования к содержанию извещения установлены в статье 42 44-ФЗ. Однако для каждого отдельно взятого способа закупок состав сведений и информации, содержащейся в извещении, может отличаться.
Технического задания . Практически каждая документация о закупке содержит раздел “Техническое задание”. Это раздел или часть документации, в которой заказчик описывает объект закупки — товары, работы или услуги. В некоторых случаях эта часть документации может иметь такие названия, как “Смета”, “Дефектная ведомость”, “Спецификация” и т.д.
Этот раздел (часть документации) является для участника закупок самым важным, т.к. именно после его изучения участник принимает окончательное решение об участии или неучастии в той или иной закупке.
Примечание: Правила описания объекта закупки, которыми должен руководствоваться заказчик при подготовке технического задания (сокращенно — ТЗ), установлены в статье 33 44-ФЗ.
Общей части . Это часть документации, в которой заказчик описывает способ закупки, указывает информацию об используемых понятиях и сокращениях, требованиях к участникам и содержанию заявок. В общей части также прописывается порядок отзыва заявок, порядок предоставления разъяснений документации и порядок оценки заявок. Т.е. участник закупки, изучив эту часть документации, должен разобраться с тем, что ему необходимо сделать, чтобы принять участие в данной закупке.
Инструкции . В этой части документации должна содержаться информация по подготовке заявок участниками.
Примечание: В 44-ФЗ требование об обязательном наличии инструкции в составе документации установлено для:
- запроса предложений (п.3 ч.6 ст.83 44-ФЗ);
- закрытого аукциона (п.2 ч.1 ст.87 44-ФЗ);
- открытого конкурса (п.4 ч.1 ст.50 44-ФЗ);
- электронного аукциона (п.2 ч.1 ст.64 44-ФЗ).
Информационной карты . Это своего рода квинтэссенция информации, содержащейся в извещении и общей части документации. Как правило, этот раздел документации представляется в виде таблицы, где указывается основная информация о проводимой закупке.
Примечание: Если общая часть документации имеет разночтение с информационной картой, то руководствоваться нужно информацией, указанной в информационной карте, т.к. она имеет приоритет перед общей частью.
Обоснования начальной (максимальной) цены контракта . Это часть документации, в которой представлена информация, на основании которой заказчиком была установлена НМЦК.
Примечание: Согласно ч.1 ст.22 44-ФЗ НМЦК определяется и обосновывается заказчиком с помощью следующих методов:
- метод сопоставимых рыночных цен (анализ рынка);
- нормативный метод;
- тарифный метод;
- проектно-сметный метод;
- затратный метод.
Образцов форм и шаблонов . В этой части документации заказчик размещает образцы форм, которые участнику необходимо будет заполнить при подготовке своей заявки.
Проекта контракта . Неотъемлемой частью любой документации является проект контракта. Т.е. это шаблон контракта, который будет заключен с победителем закупки.
Прочих документов и материалов. Наряду с вышеперечисленными документами заказчик может в составе документации приложить рисунки, схемы, чертежи, технические условия и т.д.
Хотим обратить ваше внимание на то, что состав документации о закупке может меняться в зависимости от того, что закупается заказчиком (товар, работа или услуга) и от того, каким способом эта закупка проводится.
Где и как получить документацию о проводимой закупке?
Как было сказано в самом начале статьи, извещение и документация о закупке размещается заказчиком в ЕИС. Поэтому ознакомиться с этой информацией и скачать её на свой компьютер вы можете с сайта единой информационной системы — www.zakupki.gov.ru.
Что для этого необходимо сделать?
Во-первых , вам необходимо зайти на официальный сайт ЕИС и ввести поисковые параметры, воспользовавшись инструментом быстрого или расширенного поиска.
Во-вторых , в результатах выдачи по вашему поисковому запросу найти подходящую закупку и нажать по номеру закупки.
В-третьих , в появившемся окне вам необходимо перейти по гиперссылке “Извещение о проведении…”, чтобы ознакомиться с общей информацией о данной закупке, а затем перейти во вкладку “Документы закупки”.
В-четвертых , во вкладке “Документы закупки”, вам необходимо скачать все прикрепленные документы (файлы).
Хотим обратить ваше внимание на то, что документы могут быть прикреплены на сайте, как в виде отдельных файлов, так и виде одного файла (архива).
Вся информация и документация, размещенная на сайте ЕИС, предоставляется абсолютно бесплатно.
В случае необходимости вы также можете запросить у заказчика комплект документации на бумажном носителе. В данном случае заказчиком может быть предусмотрена плата за предоставление документации, но не превышающая расходы на создание копии такой документации.
Изменения и разъяснения документации о закупке
В том случае если в ходе изучения документации о закупке у вас возникли какие-либо вопросы, то вы можете направить в адрес заказчика запрос на разъяснение положений документации. При участии в электронном аукционе участник может подать не более 3-х таких запросов. Количество запросов для других процедур 44-ФЗ не регламентировано.
Такой запрос может быть направлен участником закупок не позднее чем за 5-ть дней до даты окончания срока подачи заявок на участие в открытом конкурсе (ч.7 ст.50 44-ФЗ) и не позднее чем за 3-и дня до даты окончания срока подачи заявок на участие в электронном аукционе (ч.4 ст.65 44-ФЗ) или закрытом аукционе (ч.4 ст.87 44-ФЗ).
Заказчик также может вносить изменения в документацию о закупке, как по собственной инициативе, так и в связи с поступившим запросом от участника закупки не позднее чем:
- за 5-ть до даты окончания срока подачи заявок на участие в открытом конкурсе (ч.6 ст.50 44-ФЗ);
- за 2 дня до даты окончания срока подачи заявок на участие в электронном аукционе (ч.6 ст.63 44-ФЗ);
- за 2 рабочих дня до даты истечения срока подачи заявок на участие в запросе котировок (ч.6 ст.74 44-ФЗ);
- за 5-ть дней до даты окончания срока подачи заявок на участие в закрытом аукционе (ч.7 ст.87 44-ФЗ).
Важный момент: Изменять объект закупки не допускается. В случае внесения изменений в документацию срок подачи заявок продлевается.
Документация, как инструмент ограничения конкуренции
Заказчик может механически влиять на количество участников закупки. Очень часто в документации устанавливаются требования по товару таким образом, чтобы соответствовать этим требованиям мог только один или несколько участников.
Ограничения можно установить в документации, выдвинув требование для одного товарного знака. Также способом уменьшения участников пользуются при помощи включения в позицию контракта нескольких видов продуктов, для которых требуют различные характеристики. Иногда пользуются вариантом, когда к одному лоту выдвигают требования по множеству характеристик, взаимосвязанных между собой в документации.
Такие действия заказчика считаются нарушением. Законодательством предусмотрено четкое описание товаров (работ, услуг), которые являются объектом закупки.
Необоснованные требования, установленные заказчиком в документации, могут быть обжалованы участником в ФАС. Поэтому, обращайте пристальное внимание на установленные заказчиком требования еще на этапе изучения документации.
Сколько хранится документация по закупкам 44-ФЗ?
Согласно ч.15 ст.53 44-ФЗ протоколы, составленные в ходе проведения конкурса, заявки на участие в конкурсе, конкурсная документация, изменения, внесенные в конкурсную документацию, разъяснения положений конкурсной документации и аудиозапись вскрытия конвертов с заявками на участие в конкурсе и (или) открытия доступа к поданным в форме электронных документов заявкам на участие в конкурсе хранятся заказчиком не менее чем три года .
Вот мы и рассмотрели с вами основные моменты, относящиеся к документации о проводимой закупке. Правильно составленная документация позволит участникам закупок безошибочно подготовить свои заявки, а заказчикам избежать штрафов и проверок со стороны контрольных органов.
На этом сегодня все. Если у вас остались вопросы, то можете задавать их ниже в комментариях к этой статье.
Может ли заказчик включить в приемочную комиссию внештатных сотрудников или сотрудников других ведомств?
Кратко
Да, может. Закон № 44-ФЗ не устанавливает требования к формированию приемочной комиссии, за исключением количества членов - не менее чем 5 человек.
Детали
Заказчик вправе самостоятельно определять состав приемочной комиссии. При этом если в контракте установлено, что приемка результатов проводится в соответствии с инструкциями П-6 и П-7, то при формировании комиссии надо учитывать их требования.
Напомним, что речь идет об инструкциях:
- Инструкция от 15.06.1965 № П-6 о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству;
- Инструкция от 25.04.1966 № П-7 о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству.
Важно
Внештатные сотрудники также несут ответственность за подписание акта о приемке продукции, которая не соответствует действительности
Руководители организаций по просьбе предприятия выделяют ему представителей для участия в приемке продукции по качеству и комплектности.
Для участия в приемке должны выделяться лица, компетентные по роду работы, образованию и опыту в вопросах определения качества и комплектности подлежащей приемке продукции.
Привлекаемых к приемке лиц необходимо ознакомить со стандартами, техническими условиями, чертежами и техническим заданием контракта. При приемке продукции по качеству и комплектности надо соблюдать правила и удостоверять своей подписью только те факты, которые были установлены с их участием. Записи в акте данных, которые участники приемки не устанавливали лично, делать нельзя.
Участие в приемке безвозмездно. Представители других предприятий и общественности не вправе получать у заказчика вознаграждение за участие в приемке продукции.
Все документы, которые используются для проведения тендера, хранятся по определенным правилам. Эти правила регулируются Федеральным законом №44 «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» от 5 апреля 2013 года.
Хранение документации по закупкам
Заказчик обязан обеспечивать сохранность, неприкосновенность и конфиденциальность поданных документов до момента вскрытия конвертов или открытия доступа к заявкам в электронном виде.
Заявки на участие в тендере принимаются в запечатанном конверте, который вскрывается тендерной комиссией только после окончания приема заявок, в день начала торгов.
Ответственность за это несут лица, осуществляющие хранение заявок: конверты НЕ должны быть повреждены, а доступ к заявкам в электронной форме НЕ должен быть открыт.
Все данные о поступивших заявках оформляются в виде протокола, где содержится полная информация об условиях, месте, дате и времени их оценки. Также оформляется протокол о результатах, который подписывают все члены тендерной комиссии, в течение дня после окончания оценки заявок.
Один его экземпляр хранится у заказчика или уполномоченного органа, а другой отдается представителю компании-победителя.
Срок хранения документов по 44 ФЗ после окончания конкурса
В соответствии со ст. 273 приказа Министерства культуры «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов» документацию по торгам нужно хранить в течение 5 лет. Документы по крупным поставкам - постоянно, то есть не меньше 10 лет.
Федеральный закон №44 устанавливает другой срок хранения тендерной документации. Согласно ему, все протоколы, составленные в процессе проведения тендера, другая документация и аудиозаписи хранятся заказчиком или уполномоченным органом не меньше 3 лет.
По правилам, Федеральный закон имеет преимущество перед постановлением Министерства.
ООО МКК "РусТендер"
Материал является собственностью сайт. Любое использование статьи без указания источника — сайт запрещено в соответствии со статьей 1259 ГК РФ