Инструкция по заполнению доверенностей получение тмц. Положение о порядке выдачи и использования. доверенностей на получение товарно-материальных ценностей. Заполнение лицевой стороны

Доверенность на получение товарно-материальных ценностей (ТМЦ)

Названный документ может быть:

оформлен посредством внесения необходимых сведений в стандартные бланки М-2 и М-2а, введенные постановлением Госкомстата РФ от 30.10.1997 № 71а;
составлен в свободной форме.

Законодательством не ограничен перечень лиц, которым предоставляется доверенность на ТМЦ . Это может быть как сотрудник юрлица — получателя матценностей, так и лицо, не имеющее трудовых отношений с данной организацией (данное утверждение относится и к типовой в связи с утратой силы инструкцией Минфина СССР «О порядке выдачи…» от 14.01.1967 № 17).

Полномочия лица совершать действия от имени организации могут вытекать из обстановки, в которой производится передача ТМЦ (п. 1 ст. 182 Гражданского кодекса РФ). Например, согласно условиям соглашения продавец обязан доставить товар на территорию складских помещений покупателя. Сотрудники упомянутого склада числятся в штате организации и несут соответствующую материальную ответственность. В данной ситуации можно передать ТМЦ без запроса доверенности на получение материальных ценностей . То же касается и передачи ТМЦ кассиру или продавцу в магазине розничной торговли и т. д.

Правила оформления доверенности на получение ТМЦ в свободной форме (образец)

Данный документ должен быть оформлен в соответствии с нормами гражданского законодательства:

Составляться в простой письменной форме (п. 1 ст. 185 ГК РФ).
Содержать следующую информацию:

название документа, его номер и дату выдачи прописью (без указания даты составления доверенность признается ничтожной (п. 1 ст. 186 ГК РФ));
место выдачи документа;
наименование организации-доверителя, ее ИНН, ОГРН, место и дата регистрации, наименование регистрирующего органа, юридический адрес, должность, Ф. И. О. уполномоченного лица, наименование и реквизиты документа, на основании которого указанное лицо реализует свои полномочия;
данные доверенного лица: Ф. И. О., дата рождения, реквизиты паспорта, адрес проживания;
перечень полномочий и действий, которые организация доверяет совершить представителю (может быть конкретизировано, что доверенность дает лицу право на получение конкретного товара или в определенную дату, по отдельному договору купли-продажи и т. д.);
срок действия (при отсутствии такого указания документ действует в течение 1 года с даты выдачи (п. 1 ст. 186 ГК РФ);
возможность/ невозможность передоверия;
образец подписи представителя.

Доверенность удостоверяется лицом, которое вправе действовать от имени организации без доверенности. Требование о наличии в доверенности печати в настоящий момент гражданским законодательством не предъявляется, однако рекомендуется ее проставить (при наличии).

Образец доверенности на получение ТМЦ можно скачать ниже:

Где скачать унифицированный бланк доверенности на получение материальных ценностей

Бланк доверенности на ТМЦ по форме М-2 применяется для разового поручения, по форме М-2а — при регулярной передаче матценностей.

Бланк доверенности на получение материальных ценностей заполняется следующим образом.

Лицевая сторона:

ОКПО организации, ее название.
Номер доверенности, место и дата выдачи прописью.
Срок действия определяется в соответствии с производственной необходимостью — на разовое получение ТМЦ или на конкретный период. Для удобства ведения бухгалтерского учета обычно устанавливается срок 1 месяц, но это необязательное требование.
Сведения о потребителе (т. е. получателе) и плательщике: полное наименование и почтовый адрес. Если данные роли исполняет одно и то же лицо, то во 2-й строке пишется: «Он же». Рекомендуется также указать ИНН организации.
Номер расчетного счета в банке и наименование банка (полностью).
Должность, полностью Ф. И. О. и реквизиты паспорта лица, получающего полномочия.
Название поставляющего матценности или товар лица и реквизиты документа — основания для передачи ТМЦ (например, договор купли-продажи № … от …» и т. д.).

Оборотная сторона:

В таблице перечисляются все ТМЦ, которые представителю предстоит принять. Если остаются пустые поля, в них следует поставить прочерки.
Подпись доверенного лица.

Доверенность удостоверяется подписью руководителя юрлица. ГК РФ отменена необходимость ее заверки подписью главного бухгалтера и скрепление печатью организации, однако рекомендуется по возможности проставлять их в предусмотренных в бланке местах.

Скачать доверенность на получение материальных ценностей установленного образца можно ниже:

Доверенность на получение ТМЦ (бланк М-2): оборотная сторона

Образец доверенности на ТМЦ по форме М-2 требует также заполнения специального корешка, включенного в унифицированную форму. В нем указываются все основные реквизиты выдаваемой доверенности на разовое получение ТМЦ:

номер и дата выдачи;
период действия (вписать, до какого числа);
должность, Ф. И. О. представителя, его подпись;
название поставщика;
в столбце 7 — наименование и реквизиты документации, служащей основанием для приема ТМЦ представителем;
в столбце 8 — реквизиты документа, подтверждающего исполнение поручения (например, накладная № … от …).

Такие корешки от разовых доверенностей стандартного образца сохраняются в типографской книжке (для этого на бланке доверенности на получение материальных ценностей предусмотрена линия отреза). По данным корешкам можно отследить каждый выданный бланк и результат его использования.

Таким образом, доверенность на получение материальных ценностей может быть составлена как в свободной форме, так и посредством заполнения специальных стандартных бланков. В соответствии с действующим законодательством круг лиц, которым может быть выдан данный документ, не ограничивается сотрудниками организации-доверителя.

С точки зрения закона, это письменное уполномочие, которое одно лицо выдало другому лицу (или лицам) для представительства перед третьими лицами (ст. 185 ГК РФ).

Если говорить о документе, который нужно подготовить для сотрудника организации, чтобы тот мог получить купленные товары, он составляется в единственном экземпляре уполномоченным работником бухгалтерии и выдается на руки человеку, который будет представлять это учреждение и получать у поставщика купленные товарно-материальные ценности (далее по тексту — ТМЦ) по соответствующему договору.

До 06.06.2011 было запрещено выдавать такой документ на имя человека, который не работает в организации. Однако решением Верховного Суда РФ от 06.06.2011 № ГКПИ11-617 это требование было отменено.

Форма доверенности на получение материальных ценностей

Деятельность любой организации государственного сектора строго регламентируется. Поэтому и бланки первичных учетных документов для них устанавливаются строго в соответствии с законодательством России (приказ Минфина от 30.03.2015 № 52н). Однако доверенность на получение ТМЦ — исключение. Для нее не утверждена первичная форма, обязательная к применению органами государственного сектора.

В такой ситуации у организации есть два варианта:

разработать и утвердить собственный бланк;
использовать одну из тех форм, что были утверждены ранее, но затем стали не обязательными.

Собственная форма

Можно разработать собственный бланк и, утвердив ее в учетной политике, использовать в хозяйственной деятельности (ст. 9 закона № 402-ФЗ). Главное, чтобы он содержал все необходимые реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 ФЗ № 402-ФЗ:

наименование документа;
дату его составления;
наименование учреждения, которое выдало;
содержание факта хозяйственной жизни;
величину с указанием единиц измерения;
наименование должностей ответственных лиц;
подписи этих лиц и их расшифровки.

Унифицированная форма

Федеральное законодательство не запрещает применять первичные формы, которые действовали до вступления в силу закона № 402-ФЗ. Главное, чтобы они не противоречили действующему законодательству.

К таким относятся межотраслевые первичные формы, утвержденные в альбомах Госкомстата РФ от 30.10.1997 № 71а:

№ М-2 (ОКУД 0315001);
№ М-2а (ОКУД 0315002).

Их также необходимо утвердить внутренним актом.

Делая выбор, необходимо помнить, что № М-2а применяется организациями, у которых получение материальных ценностей носит массовый характер.

В дальнейшем в настоящей статье будет использована форма М-2 (с корешком об использовании). После получения материальных ценностей отрывной корешок нужно сдать обратно в бухгалтерскую или другую ответственную службу.

Бланк доверенности на получение товара

Инструкция по заполнению доверенности на получение материальных ценностей

Выше вы смогли скачать бланк доверенности на получение материальных ценностей, а теперь рассмотрим, как он заполняется на конкретном примере (№ М-2).

Оформляет ее уполномоченный работник бухгалтерской или другой ответственной службы учреждения на основании документов поставщика (наряда, счета, договора, заказа, соглашения и т.п.). Необходимо отразить паспортные данные лица, на которого она выписывается.

Вначале заполняется лицевая сторона.

Шаг 1. Заполняются реквизиты учреждения, номер, дата выдачи и срок выдачи.

Шаг 2. Заполняются поле «Должность» и паспортные данные представителя учреждения.

Шаг 3. Заполняются реквизиты поставщика, номера и даты приходных документов.

Затем заполняется оборотная сторона.

Шаг 4. Если в документах поставщика отражены наименования и количество материальных ценностей, которые нужно получить, то заполнять всю таблицу нет необходимости. Достаточно указать наименование приходного документа, единицу измерения и общую сумму цифрами и прописью. В противном случае таблица должна быть заполнена по каждому наименованию материальных ценностей.

Шаг 5. Лицо, на которого оформляется доверенность на получение материальных ценностей, оставляет образец личной подписи.

Шаг 6. Проставляются подписи ответственных лиц организации и их расшифровки.

Шаг 7. Заполняются реквизиты в отрывном корешке (для № М-2): номер, дата выдачи и срок действия, должность и ФИО лица, ее получившего, и расписка в получении. Затем указывается наименование поставщика и приходных документов от него.

При выдаче доверенности по форме М-2а все действия по Шагу 7 отражаются в Журнале учета.

Образец доверенности на получение товара

Порядок регистрации

Учреждения и организации, у которых получение материальных ценностей носит массовый характер, могут применять № М-2а. В остальных случаях допустимо использовать № М-2. Документы по форме № М-2 можно не учитывать, они регистрируются на отрывном корешке.

Для учета № М-2а бухгалтерская или другая ответственная служба регистрирует выдачу в журнале «Учет выданных доверенностей». Перед использованием журнал нужно прошнуровать и пронумеровать. Шаблон журнала учета утвержден Постановлением Госкомстата СССР от 28.12.1989 № 241 и имеет следующий вид:

Сроки выдачи

Срок, на который выдается документ, составляет, как правило, 15 дней. При получении материальных ценностей в порядке плановых платежей (например, по договору поставки) ее можно выдавать на календарный месяц.

Если срок действия доверенности не указан, то считается, что она действует один год (п. 1 ст. 186 ГК РФ).

Для каждого предприятия источником поступления товаров, а также материальных ценностей является их приобретение у поставщиков на основании заключённых договоров и актов. Исполнение обязательств по ним — это передача товара поверенному и переход права собственности.

Учитывая это, предприятие не может выполнить указанные действия, в связи, с чем уполномочивает на это физическое лицо. Данным фактом удостоверения предоставленных прав от предприятия может стать доверенность на получение ТМЦ.

Основные понятия

Виды доверенности и отличия между ними

Доверенность – документ, подтверждающий права и обязанности сторон, который выдаётся одним лицом другому для его законного представительства перед третьими лицами.

Соответственно, доверенность на получение ТМЦ – это документ, оформленный и выдаваемый предприятием на своего сотрудника, или другого доверенного лица, предоставляя ему право на получение ТМЦ у поставщика по заключённому договору.

В зависимости от функций и объёма полномочий, доверенности могут быть:

Генеральная (общая) — предоставляет круг полномочий доверенному лицу на реализацию полного комплекса различных юридических действий.
Специальная – предоставляет полномочия на реализацию однородных (связанных между собой) юридических действий.
Разовая – предоставляет полномочия для реализации одного определённого вида действия.

Документ на получение ТМЦ относится к специальным видам доверенностей, так как уполномочивает ответственное лицо выполнять ряд однородных действий, то есть получать товар у поставщика.

Доверенность на получение ТМЦ может быть:

выдана для покупателя;
выдана для продавца.

Юридическая наука устанавливает нормы, для чего нужна доверенность. Законодательство предоставляет право или обязанность лиц по заключению доверенностей с целью охраны и безопасности юридических и гражданских прав сторон.

Предназначение доверенности как правового акта состоит в том, что она является подтверждением полномочий поверенного перед третьими лицами от имени доверителя. В ней также фиксируется круг определённых прав и обязанностей поверенного, что значительно минимизирует неправомерные действия с его стороны. При этом сама доверенность выдается на совершение только правомерных действий.

Порядок учёта и хранения доверенностей на получение ТМЦ

Как и любой документ, доверенность на получение товарно-материальных ценностей подлежит строгому учёту. Их хранение также имеет свои нюансы, о которых речь пойдёт ниже.

Журнал регистрации

Любая доверенность, выдаваемая от имени организации, должна быть составлена в письменном виде с соблюдением норм законодательства. Она может быть составлена в произвольной форме или с применением специальных бланков форм М2 и М2а. Данные формы и процедура выдачи утверждены постановлением Госкомстата № 71а от 30.10.97 и инструкцией Минфина №17 от 14.01.1967.

В случае выявления недостачи товара, оформляется форма 3-1 доверенности, утверждённая МФ РК №216.

Инструкция № 17 возлагает обязанность регистрации доверенности на бухгалтерию, которая под расписку выдаёт её получателю.

Формы М2 и М2а отличаются между собой наличием отрывных корешков на бланке, которые соответственно подлежат различной регистрации. Доверенность формы М2, регистрируется только на отрывных корешках, которые обязательно подшиваются в специальную книгу учета в хронологическом порядке.

Данная книга перед началом оформления доверенностей:

должна быть постранично пронумерована;
последний лист должен содержать надпись «В настоящей книге пронумеровано __листов»;
общее количество листов обязательно прописывается прописью;
рядом с надписью ставиться подпись бухгалтера.

Форма М2а используется на тех предприятиях, на которых получение товара носит массовый характер. Такие доверенности подлежат регистрации в специальном журнале учёта.

Журнал учёта должен быть пронумерован, прошит и содержать графы и строки для заполнения:

Порядковый номер доверенности.
Дата её выдачи.
Срок действия.
ФИО и должность лица, на которого выдаётся доверенность.
Данные поставщика.
Дата и порядковый номер наряда или документа его заменяющего.
Подпись поверенного.
Дата и порядковый номер документа, подтверждающий выполнение определенного поручения.

Книги и журналы учета и регистрации должны храниться у должностного ответственного лица организации.

Доверенности, оформленные на получение товара, независимо от их формы хранятся 5 лет:

поставщиками;
получателями – при аннулировании доверенности.

Ответственные лица

Ответственными лицами являются:

Главный бухгалтер, который обеспечивает правильность выдачи, регистрации доверенностей и контроль за их оформлением. Он же проводит инструктаж всех поверенных лиц про порядок предоставления документа и выполнения соответственных поручений. В компетенции главбуха также контроль за надлежащим использованием выданных доверенностей и за неиспользованными бланками и порядок хранения данной документации.
Лицо, на которое оформлена доверенность, является материально ответственным. С ним может быть заключён письменный договор о материальной ответственности. Поверенный, получивший от поставщика ТМЦ, обязан бережно к ним относиться и принимать соответствующие меры по недопущению ущерба. Он так же должен сообщать руководству предприятие о возможных обстоятельствах, которые могут угрожать сохранности ТМЦ.

Если вред ТМЦ причинен не по вине работника, то он не несет материальной ответственности.

Нужна ли доверенность директору?

У многих бухгалтеров предприятий возникает вопрос: обязательно ли оформление доверенности на директора? Согласно законодательным нормам, директор как единственный исполнительный орган предприятия, выступает от имени и в защиту прав юридического лица на основании уставных документов.

По правилам оформления, доверенность выдаётся уполномоченному лицу и подписывается руководителем данного предприятия.

Соответственно директор не может оформить доверенность сам на себя. Поэтому он ее оформлять не должен.

А для получения товара достаточно предъявить один из указанных документов:

копию уставных документов или выписку из устава;
копию решения участников о назначении лица директором;
справку из ЕГРЮЛ

Но юридическое лицо может назначить директора определённого представительства или филиала. В таком случае руководитель будет действовать на основании генеральной доверенности. Ее директор должен предъявить поставщику.

Выдача документа не сотруднику предприятия

Доверенность на получение товара может быть оформлена на сотрудника предприятия и другого лица не являющимся его работником.

На практике нередко возникает ситуации, когда получение товара сотрудником предприятия невозможно. В таком случае законодательство даёт право получения другим лицам по доверенности. Следовательно, не сотрудник предприятия обязан получить доверенность по общим правилам и предъявить её продавцу.

Нужна ли доверенность другим лицам?

При получении товара от ИП не требуется предъявлять доверенность. Ему достаточно предъявит паспорт или свидетельство о госрегистрации ИП.

Доверенность от физического лица физическому лицу обязательно должна быть оформлена в соответствии с законодательством.

Оформление доверенности на юридическое лицо – не допускается, необходимо оформлять ее только на физическое лицо.

Правила заполнения (+образец)

Внесение реквизитов

Согласно Инструкции, отпуск ТМЦ не производится в случае, если доверенность оформлена с нарушениями заполнения реквизитов.

Алгоритм заполнения реквизитов на лицевой стороне в порядке убывания (сверху вниз):

Название организации в соответствии с учредительными документами (полное или сокращённое).
В верхнем правом углу - код ОКПО, присвоенный государственным органом при регистрации.
Порядковый номер бланка, согласно регистрационным данным.
Дата выдачи, согласно регистрации в книге (журнале) учёта. Без этих данных доверенность является недействительной.
Срок действия. В графе указывается последний день, когда доверенность имеет юридическую силу.
Наименование и адрес потребителя (поставщика)- указывается в соответствии с уставными документами.
Наименование и адрес плательщика – указываются все достоверные данные организации, которая выдала доверенность. В данной графе также можно указать расчётные счета, открытые в финансовых учреждениях.
Данные лица, на которого выдана доверенность – Ф.И.О, должность (в дательном падеже).
Паспортные данные доверенного лица (№,серия, кем выдан, дата выдачи).
Полное наименование продавца (поставщика).
Название документа, дата и номер, согласно которому выдаются ТМЦ.

Заполнение остальных полей

Лицевая сторона доверенности формы М2 содержит отрывной корешок, который также подлежит заполнению. Все данные для его заполнения точно такие же, как и у основной формальной ее части. Поэтому заполняется она также.

Оборотная сторона бланка содержит сведения о получаемом товаре. Их перечень заполняется в случае не указания таких данных на лицевой стороне.

Вносятся следующие записи:

Порядковый номер товара.
Название материальных ценностей.
Единица измерения.
Количество – вписывается прописью и с большой буквы.

Если после полного заполнения остаются пустые ячейки, в каждой из них следует поставить прочерки.

В конце документа поверенное лицо ставит свою личную подпись, которая удостоверяется подписью руководителя предприятия и главным бухгалтером. На все подписи должна быть поставлена печать.

В электронном виде

На каждом предприятии, которое ведёт учёт таких доверенностей, может быть использована электронная автоматизированная база данных. Пустые бланки доверенностей, могут быть в электронном формате документов excel или word.

Такой бланк может быть заполнен в электронном виде, после чего он распечатывается и все уполномоченные лица ставят свои подписи и печать. Обязательно при таком способе, необходимо проверять правильность заполнения всех полей и реквизитов. Или же распечатывается пустой бланк и заполняется лицом, на которого выдаётся доверенность от руки.

Существует ещё способ для бухгалтеров - выписка доверенности из 1С. Такой способ упрощает данную процедуру и сокращает время набора реквизитов, так как, внеся в базу информацию один раз, она автоматически будет вноситься в нужные разделы.

Смотрите видео о том, как выписать доверенность в программе 1С

Процедура использования доверенности на получение товара и материальных ценностей

Наличие подтверждающих документов

Право на получение товара поверенным подтверждается выданной доверенностью.

При получении товара, поверенный обязан представить:

правильно оформленную доверенность;
оригинал паспорта, подтверждающего его личность;
в случае отсутствия паспорта, проверка лица может быть осуществлена по водительскому удостоверению.

Поставщик должен проверить все предоставленные документы и сверить все реквизиты. После этого оформляется товарная накладная, в которой обязательно указываются реквизиты лица, получившего товар.

Оригинал доверенности остается у поставщика, который прикрепляется к отгрузочному документу и сдаётся в бухгалтерию.

Доверенность, выданная на постоянное получение товара по различным накладным, храниться у поставщика до истечения срока её действия. Доверенность в данном случае передается при первоначальной отгрузке товара, а после истечения указанного срока — в бухгалтерию.

Факт передачи товара и принятие его покупателем подтверждается исключительно совокупностью двух документов – доверенностью и товарной накладной. Одного документа – недостаточно.

Срок действия

На какой срок выдаётся доверенность, устанавливается индивидуально для каждого случая, исходя из способа получения и вида товара.

Если данный период прямо не указан, то по общим правилам считается, что выдана годовая доверенность.

По истечении установленного срока – доверенность будет являться недействительной.
Срок действия начинается течь с даты выдачи документа. Если такая информация отсутствует – доверенность считается ничтожной.

С 1 сентября 2013 года, согласно законодательным изменения в ГК России, доверенность может выдаваться на любой срок. Все доверенности на длительный срок, выданные до 2013 года, ограничены общим сроком действия – 3 года.

Возврат неиспользованного бланка

Неиспользованный бланк должен быть возвращён на предприятие. В таком случае, в корешке книги учета или в журнале делается соответствующая запись. А на самом бланке доверенности, делается надпись «Не использована» который должен храниться у ответственного лица до конца отчётного периода.

После его истечения неиспользованные бланки уничтожаются, с обязательным составлением соответственного акта.

Когда доверенность признаётся недействительной?

Доверенность признается недействительной в случае:

Неправильного заполненного или пустого бланка доверенности. Не должно быть исправлений и различного рода помарок.
Если на бланке не указаны сроки выдачи документа.
Отсутствие, хоть одной законодательно установленной подписи на документе.
Если поставщик получил от получателя письменное сообщение об аннулировании данной доверенности.

При заполнении и выдаче доверенности на получение ТМЦ следует придерживаться тех же принципов, что и для другой документации: аккуратность и скрупулёзный учёт.

Является ли доверенность первичным документом? По какой форме составлять доверенность? Какие правила нужно соблюдать при оформлении доверенности?

Вопрос: доверенности формы № М-2 являются первичными учетными документами?

Ответ: Доверенность не является первичным документом. Из 9 Закона «О бухгалтерском учете» от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ следует вывод, что первичными являются лишь те документы, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Доверенность к таким документам не относится. Она необходима лишь для того, чтобы представитель покупателя мог получить товары со склада поставщика или от транспортной организации.

Право подписи доверенности на получение ТМЦ (М-2а) за директора наделяется доверенностью в произвольной форме. Руководитель имеет право передать другому сотруднику часть своих полномочий, в том числе, функцию по выдаче (подписанию) доверенностей.

Согласно п. 1 ст. 187 ГК РФ лицо, которому выдана доверенность, должно лично совершать те действия, на которые оно уполномочено. Оно может передоверить их совершение другому лицу, если уполномочено на это доверенностью. При этом закон не требует нотариального удостоверения доверенности, выдаваемой в порядке передоверия юридическими лицами, руководителями филиалов и представительств юридических лиц (п. 3 ст. 187 ГК РФ).

Таким образом, любой сотрудник может подписать доверенность на ТМЦ за директора в случае, если он имеет такое полномочие в доверенности, выданной генеральным директором.

Обоснование

Чем грозит продавцу отгрузка товара без доверенности

Прежде всего, отметим, что штрафы налоговиков можно оспорить. Ведь доверенность на самом деле вовсе не первичный документ. Из Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» следует вывод, что первичными являются лишь те документы, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Доверенность к таким документам не относится. Она необходима лишь для того, чтобы представитель покупателя мог получить товары со склада поставщика или от транспортной организации. Об этом сказано в пункте 45 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, которые утверждены приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н . Получается, что у налоговиков нет никакого права штрафовать организацию по Налогового кодекса РФ за то, что она отгружает товар без доверенности.

Тем более что у организации и без доверенности есть документы, которые могут подтвердить отгрузку - это платежки, счета-фактуры и товарные накладные. И судьи находят эти документы достаточными для отмены штрафа по Налогового кодекса РФ (см., например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 20 марта 2006 г. № А56-7874/04). Подспорьем может быть и акт сверки с покупателем, из которого следует, что товар по такой-то накладной действительно был отгружен и у покупателя нет претензий к продавцу. И кстати, эти же бумаги вполне могут доказать, что поставка не носила розничный характер и платить с этой сделки ЕНВД оснований нет.

Но чтобы споров избежать, лучше заручиться доверенностями от покупателей.

А если отгрузка уже состоялась, как советуют форумчане, стоит попросить покупателя оформить доверенность задним числом. Или съездить к нему и поставить на накладной печать контрагента. Ведь если есть печать на накладной, то доверенность уже необязательна. Что подтверждает и арбитражная практика (см., например, постановления ФАС Волго-Вятского округа от 16 июля 2008 г. № А43-19891/2007-39-485 и ФАС Поволжского округа от 19 февраля 2008 г. № А57-15040/2006-3).

Доверенность: какие реквизиты докажут полномочия представителя контрагента

Форма документа

При заключении договоров и их исполнении, отгрузке товаров и передаче имущества организация должна быть уверена, что контактирует с уполномоченным на то лицом. Чаще всего полномочия представителя подтверждает доверенность. Как должен быть оформлен этот документ? Нужна ли печать на доверенности и можно ли использовать факсимиле?

Определение доверенности приведено в пункте 1 статьи 185 ГК РФ. Так, доверенность представляет собой письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. В этой же статье закреплены основные требования к оформлению различных видов доверенностей.

Доверенность составляется в одном экземпляре. Лицо, выдающее доверенность, именуется доверителем, а лицо, которому она выдается, — представителем или поверенным. Представителем может быть как физическое, так и юридическое лицо.

Кому из сотрудников организации необходима доверенность

Без доверенности от имени организации может действовать только ее руководитель — директор или генеральный директор . Это указано в подпункте 1 пункта 3 статьи 40 Федерального закона от 08.02.98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью». Аналогичная норма предусмотрена в пункте 2 статьи 69 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах».

Директор или генеральный директор компании вправе, в частности, представлять ее интересы во всех учреждениях и организациях, в отношениях с любыми физическими и юридическими лицами, а также совершать любые сделки от имени компании. Доверенность для этого ему не нужна. Ведь он действует на основании устава организации. Чтобы подтвердить полномочия руководителя, можно представить контрагенту:

Копию устава юридического лица или выписку из него;

Копию протокола общего собрания участников или акционеров общества либо заседания совета директоров, на котором был избран руководитель. Если у общества единственный участник или акционер, представляется копия его решения о назначении руководителя общества;

Выписку из ЕГРЮЛ;

Выписку из трудового договора с руководителем (в части срока, на который заключен этот договор).

Остальным работникам для заключения сделок и совершения иных действий от имени работодателя необходима доверенность. Если сотрудник заключил сделку от имени организации, не имея на то полномочий, считается, что эта сделка совершена от имени и в интересах сотрудника, а не организации (п. 1 ст. 183 ГКРФ).

Обратите внимание: компания вправе выдать доверенность любому гражданину , в том числе и не состоящему с ней в трудовых отношениях. До недавнего времени был установлен запрет на выдачу доверенностей на получение ТМЦ лицам, не работающим в данной организации. Он был закреплен в абзаце 2 пунк-та 1 Инструкции Минфина СССР от 14.01.67 №17 «О порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности» 1 Указанная инструкция по-прежнему действует, но лишь в части, не противоречащей ГКРФ.(далее — Инструкция).

Верховный суд РФ признал указанный абзац недействующим, так как его положения противоречат нормам Гражданского кодекса (решение от 06.06.11 №ГКПИ11-617).

По какой форме составлять доверенность

Единой унифицированной формы доверенности не существует. Доверенности на получение товаров или материальных ценностей по договору, счету, накладной либо иному документу составляются по одной из типовых форм — № М-2 или М-2а (утв. ).

В целом указанные формы идентичны. Разница лишь в том, что в форме №М-2 есть отрывная часть — корешок доверенности. Он необходим для регистрации доверенностей в выдавшей их организации (рис. 1).

Рисунок 1. Образец заполнения доверенности по форме № М-2

Напомним, что в доверенностях, подлежащих нотариальному удостоверению, срок действия доверенности указывается прописью. Основание — пункт 22 Методических рекомендаций по совершению отдельных видов нотариальных действий нотариусами РФ (утв. приказом Минюста России от 15.03.2000 №91). Рекомендуем и в остальных доверенностях дату выдачи и срок ее действия также указывать прописью.

Максимальный срок действия доверенности — три года (п. 1 ст. 186 ГКРФ). Доверенности на получение ТМЦ, которые составляются по типовым формам № М-2 и М-2а , обычно выдаются сроком на 15 календарных дней. Так сказано в пункте 3 Указаний по применению и заполнению форм, утвержденных постановлением Госкомстата России от 30.10.97 №71а .

Допустим, организация передала аудиторской компании полномочия по ведению бухгалтерского и налогового учета сроком на пять лет. Чтобы аудиторы могли сдавать отчетность в налоговую инспекцию и взаимодействовать с налоговиками по другим вопросам, организация выдала им доверенность на такой же срок. Несмотря на это, данная доверенность будет действительна лишь первые три года с момента ее совершения. Ведь согласно пункту 1 статьи 186 ГК РФ срок действия любой доверенности не может превышать трех лет.

Использование фирменного бланка. Есть мнение, что доверенности следует оформ-лять на фирменном бланке организации. Но такое требование действующим законодательством не предусмотрено. Поскольку доверенность на бланке компании выглядит более солидно, все-таки лучше составлять ее именно так.

Реквизиты товаросопроводительного документа. В унифицированных формах доверенностей № М-2 и М-2а предусмотрено указание сведений о документе, по которому поверенный будет получать ТМЦ. Кроме того, на оборотной стороне этих форм имеется таблица, в которой приводится перечень получаемых материальных ценностей. Обязательно ли в доверенности заполнять оба этих реквизита?

Нет, не обязательно. Но данные товаросопроводительного документа — его наименование, номер и дату — нужно указать в любом случае. Если в таком документе отражены наименование и количество получаемых ценностей, перечень на оборотной стороне доверенности можно не заполнять. В нем следует поставить прочерки (см. пример доверенности выше). Данное правило установлено в абзаце 2 пункта 3 Инструкции.

Справка

Поверенный вправе передоверить полученные полномочия другому лицу

Представитель должен лично совершать те действия, на которые его уполномочили. Однако в некоторых случаях он может передоверить все или часть полномочий, которые получил на основании доверенности. Это предусмотрено в пункте 1 статьи 187 ГКРФ.

Передоверие полномочий другому лицу возможно лишь в двух случаях:

—право передоверия было предусмотрено в основной (первоначальной) доверенности;

—поверенный передает полномочия в силу сложившихся обстоятельств для охраны интересов доверителя.

Доверенность, выдаваемая в порядке передоверия, должна быть нотариально удостоверена (п. 3 ст. 187 ГКРФ). Срок ее действия не может превышать срока действия основной доверенности (п. 4 ст. 187 ГКРФ).

Очевидно, что передоверить можно только те полномочия, которые были предоставлены поверенному по основной доверенности. Так, руководитель филиала или представительства юридического лица, который сам действует на основании доверенности головной компании, вправе передоверить свои полномочия полностью или частично своему заместителю либо другому работнику.

О факте передоверия необходимо известить лицо, выдавшее основную доверенность. Это должен сделать представитель, передавший полномочия другому лицу (п. 2 ст. 187 ГКРФ).

Кроме того, он обязан сообщить первоначальному доверителю сведения о лице, которому передоверены полномочия. Если лицо, передавшее полномочия в порядке передоверия, не уведомило об этом доверителя, оно отвечает за действия нового поверенного как за свои собственные. Основание — пункт 2 статьи 187 ГКРФ.

Несмотря на передоверие полномочий, первоначальный представитель вправе продолжать лично совершать те действия, на которые его уполномочили по основной доверенности

Образец подписи поверенного. Этот реквизит обязателен для доверенностей на получение ТМЦ. Он предусмотрен, в частности, в типовых формах № М-2 и М-2а . Выдача доверенностей по указанным формам без образца подписи поверенного не допускается. Это указано в абзаце 3 пункта 3 Инструкции.

Целесообразно включать образец подписи представителя также в доверенности, выдаваемые на заключение договоров, подписание различных документов от имени доверителя и др. Вместе с тем отсутствие на доверенности образца подписи поверенного не является основанием для признания ее недействительной. Такие выводы содержатся в постановлениях Президиума ВАС РФ от 16.06.09 № 750/09 и от 13.08.96 №1792/96 .

Факсимильные подписи. Законодательство не допускает использования на доверенностях факсимильного воспроизведения подписей. Следовательно, ни подпись доверителя, ни образец подписи представителя на доверенности не могут быть выполнены с помощью средств механического или иного копирования либо другого аналога собственноручной подписи этих лиц.

Доверенность, подписанная не собственноручно, может быть признана недействительной. Такое же мнение высказали Минфин России в письме от 26.10.05 №03-01-10/8-404 и МНС России в письме от 01.04.04 № 18-0-09/000042@ . Аналогичной позиции придерживаются и арбитражные суды (постановления ФАС Уральского от 05.04.10 №Ф09-2085/10-С3 и Волго-Вятского от 29.04.05 №А11-1742/2003-К1-10/164 округов).

Оттиск печати. На доверенности, выданной от имени юридического лица , должен стоять оттиск его печати. Это требование закреплено в абзаце 1 пункта 5 статьи 185 ГКРФ. Доверенность без печати выдавшей ее организации недействительна (постановление ФАС Поволжского округа от 28.05.09 № А49-7388/2006).

Обязательна ли печать на доверенности, составленной индивидуальным предпринимателем ? Да, но только если у предпринимателя есть печать. Дело в том, что в гражданских правоотношениях предприниматели приравнены в правах к юридическим лицам (п. 3 ст. 23 ГКРФ). То есть к предпринимательской дея-тельности ИП применяются правила Гражданского кодекса, которые регулируют деятельность юридических лиц, являющихся коммерческими организациями.

Значит, на предпринимателей распространяются общие правила оформления доверенности, предусмотренные в пункте 5 статьи 185 ГКРФ. Аналогичные выводы приведены в письме ФНС России от 10.08.09 № ШС-22-6/627@ .

Но действующее законодательство не обязывает индивидуальных предпринимателей иметь собственную печать. Поэтому предприниматель, у которого нет печати, вправе выдавать доверенности, скрепляя их только своей личной подписью без приложения печати.

В каких случаях доверенность необходимо удостоверить у нотариуса

Таких случаев всего четыре. Во-первых, нотариальному удостоверению подлежат доверенности, выдаваемые в порядке передоверия (п. 3 ст. 187 ГКРФ). Подробнее о передоверии полномочий, полученных по доверенности, читайте во врезке на следующей странице.

Во-вторых, доверенность нужно заверить у нотариуса, если она выдается на совершение сделок, которые согласно законодательству должны быть нотариально удостоверены (п. 2 ст. 185 ГКРФ). Например, доверенность на заключение договора ренты необходимо заверить у нотариуса, поскольку такой договор подлежит нотариальному удостоверению (ст. 584 ГКРФ).

Другой пример — доверенность на совершение сделки по переводу долга или уступке права требования. Такая доверенность должна быть удостоверена нота-риусом, если переводимый долг или переуступаемое требование основаны на сделке, совершенной в нотариальной форме (п. 1 ст. 389 и п. 2 ст. 391 ГКРФ).

В-третьих, доверенность, выданная физическим лицом на представление его интересов в отношениях с налоговыми органами или внебюджетными фондами , должна быть удостоверена нотариально. Это указано в пункте 3 статьи 29 НКРФ и части 9 статьи 5.1 Федерального закона от 24.07.09 №212-ФЗ.

И в-четвертых, нотариальная доверенность необходима представителю, чтобы подать в отделение Росреестра заявление на государственную регистрацию прав на недвижимое имущество . Данное требование закреплено в пункте 1 статьи 16 Федерального закона от 21.07.97 № 122-ФЗ.

Как отозвать доверенность

Лицо, выдавшее доверенность, вправе ее отменить, то есть прекратить действие доверенности до истечения срока, на который она изначально выдавалась. Такая возможность предусмотрена в пункте 2 статьи 188 ГК РФ. Самый распространенный пример — отмена доверенности в связи с увольнением работника.

Об отмене доверенности доверитель должен уведомить самого представителя, а также всех известных доверителю третьих лиц, в отношениях с которыми поверенный представлял его интересы (п. 1 ст. 189 ГК РФ). В противном случае права представителя по доверенности сохраняются до того момента, когда ему станет известно о ее отмене (п. 2 ст. 189 ГКРФ).

Если досрочно отзываемая доверенность была удостоверена нотариусом, она отменяется в нотариальном порядке. При отзыве доверенности, выданной в порядке передоверия, нотариус делает отметку об ее отмене на основной доверенности. Это указано в пункте 10.5 Методических рекомендаций по удостоверению доверенностей (утв. решением правления Федеральной нотариальной палаты от 7—8 июля 2003 года, протокол №03/03).

Как только представитель узнает о досрочном отзыве доверенности, он должен немедленно вернуть ее доверителю. Такое требование закреплено в пункте 3 статьи 189 ГКРФ. С отзывом доверенности теряет силу и передоверие полномочий, полученных по этой доверенности (п. 3 ст. 188 ГК РФ).

Другие случаи, когда доверенность перестает действовать, перечислены в пунк- те 1 статьи 188 ГК РФ. Так, действиедоверенности прекращается вследствие:

Истечения срока, на который она была выдана;

Отказа поверенного;

Ликвидации юридического лица, от имени которого выдана доверенность. Увольнение или смерть руководителя организации-доверителя, подписавшего доверенность, не является основанием для ее прекращения (определение ВАС РФ от 26.07.07 № 8522/07);

Смерти гражданина, выдавшего доверенность;

Признания гражданина, выдавшего доверенность, недееспособным, ограниченно дееспособным или безвестно отсутствующим;

Ликвидации юридического лица, которому была выдана доверенность;

Смерти гражданина, которому выдана доверенность;

Признания гражданина, которому выдана доверенность, недееспособным, ограниченно дееспособным или безвестно отсутствующим

Отвечает Любовь Котова,

начальник отдела нормативно-правового регулирования страховых взносов департамента налоговой и таможенной политики Минфина России

«Используйте коды с учетом . Код зависит от ваших тарифов и гражданства сотрудника. Для иностранцев – граждан стран ЕАЭС используйте тот же код, что и для граждан РФ. Как заполнить раздел 3 расчета в различных ситуациях, смотрите в рекомендации.»

Доверенность - официальный документ, позволяющий совершить любые юридически значимые действия, так сотрудник компании при наличии полномочии имеет право получить какой-либо товар от поставщика или продавца, а в некоторых случаях и заключить сам договор поставки или купли-продажи. А именно это доверенность, дающая возможность получить материальные ценности в рамках одной организации. Актуальные , для ознакомления и скачивания. Резонный вопрос - что это за документ, как он оформляется и что из себя представляет?

В отличие от гражданского законодательства в потребительской сфере в зависимости от формы различают два вида доверенностей на получения товара: М-2 и М-2А. Форма М-2 используется в том случае, если товар или иная материальная ценность получается однократно, а М-2А если доверенность необходима для разового использования. Различается и процедура выдача документов. Так, для выдачи формы М-2 необходимо оформить расписку от получателя доверенности. Документ М-2А заносится в книгу учёта, при этом подробно описывается сама доверенность: количество страниц, круг полномочий, адреса, и сфера применения. Помимо вышеуказанной классификации, выделяют доверенности на получение материальных ценностей как от физического лица, так и от юридического. Особенности данных разновидностей рассмотри более подробно чуть дальше.

Общие правила заполнения доверенности.

Основная цель правильного заполнения доверенности это исключение возможности ее использования не уполномоченным лицом, а главное, получение товаров ненадлежащим субъектом. Ведь даже самая небольшая помарка может стать причиной хищения ценностей или их потерей. Действующие законодательство предъявляет строгие требования к заполнению доверенности, так еще в 90-х годах постановление Государственным комитетом статистики России была утверждена инструкция, включающая в себя следующие правила:

1. В обязательном порядке доверенность должна имеет индивидуальный регистрационный номер и быть действующий на момент выдачи. По общему правилу срок не является существенным условием документ и если он отсутствует, то доверенность действительна в течение 10 рабочих дней с момента выдачи.

2. В «шапке» документа необходимо указать наименование организации, при этом в точном соответствии с учредительными документа.

3. Кроме того, указывается полный юридический адрес и индекс предприятия.

4. Данные получателя доверенности заполняются полностью без каких-либо сокращений.

5. Для выдачи и заполнения доверенности необходим документ, удостоверяющий личность, данные с которого также заполняются в полном соответствии с документом.

6. Также в документе подробно описываются материальные ценности, на получение которых выдана доверенность. В частности, указывается тип и номер договора, контрагенты и поставщики товара, наименование, перечень и количество продукции. На корешке указывается срок и номер доверенности, а сам корешок хранится у бухгалтера до окончания срока действия документа.

7. Итоговый документ заверяет печатью организации, притом именно оттиском. Ни в коем случае нельзя воспроизводить печать на принтере, так как наименование компании, ИНН должны отчетливо читаться, а не расплываться по документу.

8. Кроме печати документ заверяется подписями: руководителя, бухгалтера и лица, кому выдается доверенность. При этом подписи выполняются только черной шариковой ручкой. Не допускается простая штамповка или сканирование росписи.

9. Любые исправления, помарки автоматически влекут недействительность доверенности.

Особые требования предъявляются к бланку доверенности на получения товара. Его образец можно либо скачать из сети интернет, либо составит ь в произвольной форме, но важно помнить, что несоблюдение любого из перечисленных услови й влечет отказ в выдач е товаров. Однако, если поставщик всё-таки возьмет на себя риски и выдаст продукцию лицу с неправильно заполненной доверенностью, это не освободит его от ответственности за утрату материальных ценностей. Другими словами, поставщик будет нести ответственность за злоупотребление своими правами. Доверенность - это своеобразная защита собственности организации. Однако это лишь общие правила заполнения доверенности и в зависимости от того, от кого Вы получаете товар, правила могут различаться.

Получение товара от юридического лица: особенности заполнения доверенности.

Рассмотрим особенности заполнения доверенности на получения материальных ценностей от юридических лиц. Так, отличия от общего порядка имеются в сроке действия документа, так в этом случае он составляет 3 года. Как правило, ее выдают на 1-2 месяца по форме М-2 или на две недели по форме М-2А. В графе «Информация о плательщике» указываются банковские реквизиты, обязательные для юридических лиц. Кроме того, в обязательном порядке указываются данные компании-поставщика: наименование, ИНН, организационно-правовая форма. К вопросу о заверение доверенности в этом случае, также нужно отнестись очень внимательно, так как сделки между юридическими лицами заключаются на весьма внушительные суммы, а потому лучше соблюсти нотариально заверенную форму документа.

Так, в большинстве случаев одной подписи руководителя недостаточно для доказательства факта выполнения поручения уполномоченным лицом и компания-покупатель терпит большие убытки из-за потери товара.

Получение товара от физического лица: особенности заполнения доверенности.

К порядку получения материальных ценностей физическим лицом, предъявляются упрощенные требования, ввиду предписаний гражданского законодательства, касающихся сделок в простой письменной форме между гражданами. Так, для личного получения товара у физического лица доверенность необязательна. Эта процедура оформляется накладной или приходной квитанцией с простым заверением руководителем организации. Все что нужно это документ, удостоверяющий личность индивидуального предпринимателя, свидетельство о государственной регистрации и документы на товар. Простота оформления сделки объясняется статусом сторон договора, а именно их ограниченной ответственностью по сравнению с юридическими лицами.

На практике может происходить так, что юридическое лицо требует предъявление доверенности для отпуска товара , руководствуясь якобы Гражданским кодексом, однако положения главы «Представительство» не содержит указания на обязательность оформления доверенности на получения товара лично. И в этом случаи требования компании являются неправомерными.

Однако из общего правила есть несколько исключений. Так, если руководитель компании является физическим лицом некоторые материальные ценности могут выдаваться только на основе доверенности. При взаимоотношениях с посторонним для предприятия человеком в частных случаях представительство также является обязательной, например, генеральная доверенность на получения товара от конкретного юридического лица.

Когда доверенность является недействительной?

При обнаружении помарок ил подчисток другая сторона вправе требовать признание такого документа недействительным. Однако, эту проблему можно решить простой подписью руководителя, подтверждающей согласие лица со всеми исправлениями. Еще одной причиной недействительности доверенности является использование бланка не соответствующего требованиям законодательства. Не менее важным нарушением является истечения срока действия документа, при этом в этом случае отпуск товаров не производится.

ВАЖНО: отпуск материальных ценностей без доверенности влечет административную или уголовную ответственность!