Данная инструкция поможет вам перепровести документы в 1С 8.3. Групповое проведение документов показано на примере программы 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0 .

Существует 2 основных способа группового проведения (перепроведения) документов в 1С 8.3.

Способ 1. Проведение с помощью выделения нескольких документов

Это самый простой способ провести несколько документов. Он полезен когда необходимо перепровести документы одного вида (например, только Реализации или только Поступления ).

На рисунке ниже показано как перепровести все реализации за выбранный период. Для того, чтобы перепровести несколько реализаций Вы можете вместо 4-х шагов выделить несколько документов с помощью мыши (или кнопками со стрелочками) держа зажатой клавишу SHIFT.

Способ 2. Проведение с помощью стандартной функции

Данный способ позволяет выполнить групповое перепроведение документов за опеределенный период независимо от вида документа. С помощью этого способа можно перепровести все документы информационной базе 1С 8.3. Для того чтобы воспользоваться им Вам необходимо иметь права администратора.

Для начала необходимо включить отображение команды Все функции , как показано на рисунке ниже.

Выполняя следующие шаги, мы задаем настройки проведения. На шаге 10 мы задаем период, на шаге 11 — указываем, что нам нужно только перепровести проведеные документы. На шаге 13 — выбираем для перепроведения документы всех видов.

После проведения документов программа 1С 8.3 выведет на экран соответствующее сообщение.

Ведения учета в 1С – это последовательный ввод документов 1С, отражающих хозяйственную деятельность компании. То есть — покупки, продажи и прочее.

Таким образом один из ключевых столпов, на которых работает 1С – это документы 1С.

Давайте рассмотрим в этом уроке — что такое документы 1С и принципы работы с ними.

Документы 1С не являются справочной информацией (как справочники 1С), наоборот — каждый документ описывает хозяйственную операцию в жизни компании (фирмы). Набор всех введенных пользователями документов 1С вместе – это и есть учет компании.

Хозяйственные операции обычно проводятся над чем-то, например, над товарами (покупка, продажа), над деньгами (получение на счет в банке, выдача из кассы) и так далее.

Таким образом:

• Есть вид учета: денежных средств, товаров и прочего.
• Информация из справочников определяет разрез вида учета: касса, счет в банке, товар.
• Документы 1С [каждый] определяют движение количества и/или суммы по разрезу в учете: касса +1000 рублей, счет -1000 рублей, товар +10 штук.

Зачем нужны Документы 1С

Эта история началась до появления 1С. В самом развитии учета товаров и денег как таковом люди задумывались о способах подтверждения как сделки в целом (договор), так и частей выполнения договора (хозяйственных операций).

Поставщик привез товар и отдал. В обмен нужна бумажка с печатью и подписью, чтобы было доказательство. Постепенно это развивалось. Как должна бумажка выглядеть. В каких случаях бумажки с каким названием должны выдаваться.

Сейчас на каждый чих придумана такая своя бумажка. Называется она [в целом] [первичный] документ учета. А в частности – конкретные называния документов: приходная накладная [на товары], счет-фактура, кассовый ордер.

Когда уже появилась 1С и другие программы учета, стало ясно, что как таковые первичные документы в программе не нужны – если цель посчитать сколько итого заработали или есть товаров. Например, можно просто записывать в некую таблицу или журнал движение денег по кассе и будет Вам итого (как в Excel).

Но в этом случае нет четкого соответствия бумажным документам и в случае, когда нужно разобраться а откуда такая сумма взялась, а что да почему, а где как говорится, доказательства?

Отсюда появилось четкое правило: в программе учета должны быть в наличии отражения всех настоящих бумажных первичных документов, причем один бумажный документ = один электронный документ 1С.

Где расположены Документы 1С

Аналогично, как и со справочниками, в режиме 1С Предприятие пользователь видит не какое-то стандартное меню 1С, а интерфейс, разработанный программистом. Поэтому угадать куда программист положил конкретный документ нельзя. Как фантазия позволила.

Для администратора (т.е. того самого программиста) есть стандартное меню, которое содержит все документы 1С конфигурации. Это меню Операции / Документы 1С, через который можно открыть любой документ.

В новой 1С, тонкий / управляемый клиент, есть аналогичное меню с названием Все функции. Работает так же как и Операции в толстом клиенте.

В Конфигураторе все объекты 1С находятся в окне конфигурации, разделенным по веткам. Документы 1С находятся в одноименной ветке. Раскрыв ветку Вы видите список конкретных документов. Методика работы была описана в предыдущих уроках. Редактор открывается двойным щелчком мыши по конкретному документу.

Как выглядят Документы 1С

Перед тем, как начать работать с конкретным документом №33 от 1 октября, Вы открываете список документов.

Список бывает двух видов:

• Простой список документов 1С конкретного вида (на сленге часто называют ДокументСписок), например «Список приходных накладных»
• Журнал документов 1С – это отдельный Объект 1С, который позволяет создать сплошной список разных видов документов, например «Список складских документов».

1) Документы 1С имеют признаки, которые позволяют отличать один документ 1С от другого. Основные признаки документов 1С, на основании которых организуется список, это:

• Дата документа
• Номер документа
• Проведен по регистрам.

По умолчанию документ не проведен. Это значит он не виден в отчетах. Чтобы документ был виден в отчете — его нужно провести.

Чтобы провести документы 1С — нужно нажать или кнопку ОК (расшифровывается как Записать и Провести), или кнопку Провести (в меню по правой кнопке мыши в списке документов или кнопка в панели вверху окна документа).

Провести документы 1С можно .

2) К ним конечно же добавляются вторичные, но не менее важные учетные признаки:

• Организация
• Контрагент (т.е. клиент)
• Сумма и валюта (т.е. рубли, доллары) документа.

3) В большинстве типовых конфигураций 1С возможно вести одновременно несколько видов учета: бухгалтерский, налоговый, оперативный, еще какой-то. В связи с этим появляется третий признак документа – галочки, «включающие» этот документ для конкретного вида учета.

При двойном щелчке мышкой на конкретном документе – открывается форма (т.е. окно) самого документа. Она делится на «шапку» (обычно основные перечисленные выше поля) и закладки с табличными частями (таблицами).

У основной массы [видов] документов есть табличные части. Это значит, что мы обычно оформляем накладную не на один товар – товаров много. Поэтому для их внесения нужна таблица.

Документы 1С отличают один от другого – датой и номером. Это его главные уникальные поля. Номера 1С присваивает автоматически.

Усложнение 1. Часто номера документов должны быть с «префиксом» по организации, т.е. не «001», а «ОА0001» и «БВ001». Префикс тогда указывается в справочнике организаций – для одной ОА, для другой БВ.

Усложнение 2. Бывает, что у разных документов должна идти сплошная уникальная нумерация подряд. Для этих случаев есть объект 1С – Нумератор. Он расположен внутри ветки конфигурации Документы, в самом верху.

Усложнение 3. Последовательности. Мы рассмотрим в уроке «Дата 1С».

Поле Номер, обычно по-умолчанию закрыты от редактирования пользователем. Изменить можно вот таким способом (конечно если это разрешено правами).

Документы 1С — настройка и разработка

Создание новых документов 1С или изменение существующих проводится в конфигураторе. Методика работы – такая же, как и с другими объектами. Общие принципы мы рассматривали в предыдущих уроках.

Документы 1С — основные особенности по закладкам конфигуратора:

Документы и журналы 1С

Проведением документа называется действие которое выполняет изменение других данных в системе на основании информации документа. Прежде всего для документов в 1С Бухгалтерии проведение используется для отражения в бухгалтерском учете хозяйственной операции информация о которой введена в документ.

Заметим, что для некоторых видов документов проведение может не использоваться. Обычно это те виды документов которые не влияют на бухгалтерские итоги и не выполняют никаких других изменений данных в системе.

Запрос на необходимость проведения документа выдается на экран при нажатии кнопки формы документа для которой определено проведение документа.

Обычно это кнопка ОК или Провести .

Если на запрос ответить Да , то документ будет проведен. В журнале документов проведенный документ будет помечен в крайней левой колонке таким знаком.

Ответив Нет на запрос вы можете отказаться от проведения документа прямо сейчас а выполнить проведение в другое время.

Чтобы сделать документ непроведенным следует в меню Действия главного меню программы выбрать функцию Сделать документ непроведенным .

После подтверждения признак проведенного документа изменится на такой.

Уже много раз в наших материалах мы рассказывали о различных настройках программ 1С. Но одну из них, появившуюся меньше года назад, пока незаслуженно обошли вниманием. В этой статье я расскажу об очень полезной и интересной настройке, влияющей на алгоритмы проведения документов в 1С: Бухгалтерии предприятия 8 редакции 3.0.

Давайте перейдем в раздел «Администрирование» и выберем пункт «Проведение документов».

Открывается форма настроек.

1. Момент выполнения расчетов

В том случае, если точка установлена на значении «При проведении документов», тогда все суммы будут рассчитываться непосредственно при работе с первичными документами (такой вариант всегда был реализован в программа 1С). Однако, если документов в вашей организации очень много, ежедневно осуществляется списание или реализация тысяч номенклатурных позиций, то скорость проведения этих документов будет снижать общий темп работы. Ведь все сложные расчеты выполняются в момент проведения.
Если же установить точку на поле «При закрытии месяца», то при проведении документов расчеты производиться не будут. А все сложные вычисления программа осуществит в ходе закрытия месяца. Основной плюс данного варианта – это повышение скорости проведения документов, экономия времени в ежедневной работе. Но при этом, вы не сможете оперативно видеть стоимость списанных ТМЦ.

ОСВ до момента закрытия месяца будет выглядеть следующим образом

К тому же, есть ряд ограничений: применять вариант с расчетами при закрытии месяца могут не все организации.

Исключение составляют:
- организаций и ИП, применяющие УСН (доходы, уменьшенные на величину расходов);
- ИП на общем режиме;
- организации, которые ведут раздельный учет входящего НДС;
- организации и ИП, которые используют способ оценки МПЗ "ФИФО";
- организации и ИП, которые используют способ оценки товаров в рознице "По продажной стоимости";
- организации и ИП, которые применяют УСН (доходы) и используют функционал оплаты платежным картами.
Для указанных организаций расчеты всегда будут выполняться при проведении документов.

2. Списание запасов при отсутствии остатков на складе

В том случае, если установить эту галочку, программа не будет сообщать об ошибке при проведении документов на списание или реализацию ТМЦ, если данных товаров или материалов нет на складе (если остатков нет, будет осуществляться списание «в минус»).
А вот если галочка не установлена, то программа будет жестко контролировать количество ТМЦ на складе и не позволит провести документ при недостатке товара или материала.
Пример работы с данной настройкой рассмотрен в одном из наших видео: Ошибки при списании материалов в 1С: Бухгалтерии предприятия 8.

3. Проверка проведения документов при формировании отчетов

Если установить следующую галочку на данной форме, то при формировании отчетов программа будет контролировать последовательность проведения документов и предлагать исправить ситуацию при необходимости. Это обусловлено тем, что последовательность проведения оказывает существенное влияние на данные отчетов: если она нарушена, информация по счетам может быть не совсем корректной.

4. Время документов

Последняя галочка на форме настройки, действительно, является очень полезной.

В том случае, если она установлена, программа сама будет распределять документы по временной шкале в течение дня.
Наверняка, Вы сталкивались с ситуацией, когда 1С не видит остаток товара на складе, т.к. поступление произошло в этот же день, и документ реализации введен с более ранним временем, чем документ поступления. Или программа искусственно задваивает обороты по счетам расчетов с контрагентами, если аванс был зачтен в тот же день (то есть аванса фактически не было, просто время документа оплаты меньше, чем время документа поступления или реализации).
Всех этих ситуаций можно избежать, если установить данную галочку в настройках. Например, время всех документов поступления товаров и услуг будет автоматически установлено на 7:00.

А документов реализации – на 14:00.

Я надеюсь, что материал этой статьи оказался для вас полезен, вы сможете выбрать и применить в своей работе перечисленные настройки. Если у вас остались вопросы, то их можно задать в комментариях.

Давайте дружить в

Зачем нужны документы?

Документы в 1С -- это электронные аналоги обычных бумажных документов. Документы предназначены для регистрации фактов реального мира в компьютере. С помощью документов можно вводить информацию в базу данных, например, принимать нового сотрудника документом "Приказ о приеме на работу". Или можно просто создать платежное поручение в банк или ввести счет-фактуру. Документы обычно формируют движения. Движения документа -- это изменения в справочниках и других объектах конфигурации, порожденные этим документом.

Таким образом, документы предназначены для хранения основной информации обо всех событиях , происходящих на предприятии, и, разумеется, имеющих смысл с точки зрения экономики. При помощи документов отражаются и платежи с расчетного счета, и операции по кассе, и кадровые перемещения, и движения по складу, и прочие подобные события.

В процессе конфигурирования настраивается произвольное количество видов документов . Типичными примерами видов документов являются такие документы, как «Платежное поручение», «Счет», «Приходная накладная», «Расходная накладная», «Накладная на внутреннее перемещение», «Приходный кассовый ордер» и так далее. Каждый вид документа предназначен для отражения своего типа событий. Это определяет его структуру и свойства, которые описываются в конфигурации.

Документы играют центральную роль для основных механизмов, реализуемых компонентами системы. В системе 1С:Предприятие документ является основной учетной единицей. Каждый документ содержит информацию о конкретной хозяйственной операции и характеризуется своим номером , датой и временем . Дата и время - наиболее важные характеристики документов, так как позволяют устанавливать строгую временную последовательность совершения операций. Все документы (вне зависимости от вида) образуют единую последовательность. Фактически, эта последовательность отражает последовательность событий - так, как они происходили реально. Внутри даты последовательность документов определяется их временем, при этом время документа является не столько средством отражения реального (астрономического) времени ввода документа, сколько средством, позволяющим четко упорядочить документы внутри одной даты.

Данные, вводимые в документ (реквизиты документа), обычно содержат информацию о происшедшем событии: например, в накладной - информацию о том, с какого склада, каких товаров и сколько отгружено; в приказе о приеме на работу - информацию о сотруднике, оклад, другие сведения. Кроме собственно записи, для документа весьма важным свойством является его проведение. При проведении документ может отразить зафиксированное им событие в механизмах, реализуемых компонентами. Например, если установлена компонента «Бухгалтерский учет», документ может записать бухгалтерскую операцию, отразив в виде проводок в бухгалтерском учете информацию, содержащуюся в документе.

Следует заранее уточнить, что в Конфигураторе создается, строго говоря, не сам документ, а средство ввода документа в компьютер - шаблон документа. Каждый создаваемый в конфигураторе документ является описанием множества документов одного вида. Например, созданный в Конфигураторе документ «Накладная» при работе с системой 1С:Предприятие позволит формировать накладные, которые будут иметь разное содержание, по одинаковый набор реквизитов, одинаковую логику поведения и так далее.

Состав документа

С точки зрения программиста, у документа есть экранная форма -- Диалог. Именно его видит пользователь на экране. Также у документа обычно есть одна или несколько бумажных форм -- Таблиц. С помощью Таблиц документ печатается на бумаге. Поведение документа определяется с помощью встроенного языка 1С. На языке записывается, что документ делает в системе, как он формирует бумажный бланк и как он себя ведет на экране.

Документ обычно имеет печатную форму. Печатная форма полностью формируется средствами встроенного языка 1С, что придает большую гибкость программе. Это одна из причин ошеломляющего успеха системы 1С:Предприятие. Печатная форма документа - это фактически отчет, формируемый обычно из формы открытого документа и содержащий сведения из этого документа. Чтобы научиться формировать печатные формы, вам нужно изучить главу Отчеты (объект "Таблица").

У документа может быть несколько шаблонов печатных форм. Средствами встроенного языка (метод ИсходнаяТаблица) задается тот шаблон печатной формы, который будет использоваться.

Шаблоны печатных форм (таблицы) могут быть общие. Это дает возможность использовать один шаблон для печати нескольких видов документов. Т.е. общая таблица является глобальной для конфигурации и может быть использована в любом модуле. Примером из типовой конфигурации может являться шаблон печатной формы "Отчет о движении документа", который используется разными модулями конфигурации

Проведение документа

Некоторые документы могут проводиться . С точки зрения пользователя, "провести" документ означает "пустить его в дело". С точки зрения программиста, при проведении документа сработает модуль проведения документа (процедура ОбработкаПроведения ). Именно там определяются все действия, выполняемые при проведении документа. Например, при проведении документа "Приказ о приеме на работу" сработает модуль этого документа, который в справочник Сотрудники добавит нового сотрудника.

Атрибуты документов (реквизиты)

При создании структуры документа в Конфигураторе допускается определенный уровень абстракции. Так, в большинстве документов можно выделить две основные части: шапка и табличная часть. Как правило, в шапке содержатся реквизиты, которые являются общими для всего документа. Например, в счете на оплату в заголовочную часть помещаются установочные данные документа - номер и дата, а также сведения о плательщике и получателе платежа.

Каждый вид документа может иметь неограниченное количество реквизитов в шапке и в многострочной части. Для документа создается форма ввода - экранный диалог. При настройке для документа задаются также общие характеристики: длина номера документа, условия поддержки уникальности номеров и другие. Все документы характеризуются номером, датой и временем.

Термин "шапка" - достаточно условный и может относиться не только к реквизитам документа, которые физически находятся в верхней части бумажного бланка документа. Поэтому, в наиболее общем случае, реквизитом заголовочной части будет считаться любой реквизит, который встречается в документе только один раз. Табличная часть документа представляет собой список однотипных строк с информацией. Например, в уже упоминавшемся счете на оплату табличная часть - это перечень товаров или услуг, подлежащих оплате. Помимо наименований, табличная часть документа может содержать также разнообразную дополнительную информацию - стоимость товаров или услуг, количество, объем, вес и многое другое. В большинстве случаев табличная часть используется для формирования общей суммы документа. Структура документа в системе 1С:Предприятие 7.7 может содержать только одну табличную часть.

При разработке документов в Конфигураторе может быть создано необходимое количество общих реквизитов документов. Такие реквизиты, будучи созданными один раз, становятся доступными для всех документов: общие реквизиты можно размещать в формах документов, к значениям общих реквизитов можно обращаться из встроенного языка системы 1С:Предприятие. Работая с системой 1С:Предприятие, пользователь может выполнять отбор документов в журналах по значениям общих реквизитов документов.

Журналы документов

Все документы хранятся в журналах . Журнал документов -- это электронный аналог обычной бумажной папки. На экране журнал выглядит как таблица, строки которой являются документами. Например, вы можете создать журнал Приказы кадровые , который будет включать документы "Приказ о приеме на работу", "Приказ об увольнении", "Кадровое перемещение". С этим журналом будет работать пользователь-кадровик. Или можно создать отдельный журнал для банковских документов, куда войдут документы "Платежное поручение" и др.

Журналы документов предназначены для просмотра документов. Каждый вид документа может быть отнесен к определенному журналу. Сам журнал документов не добавляет новых данных в систему, а служит только как средство просмотра списка документов одного или нескольких видов. Для документов разных видов можно указывать один журнал, что позволяет произвольным образом группировать документы в журналах. Назначенный документам журнал можно менять. Например, может быть создан журнал «Складские документы», который будет содержать все приходные накладные и накладные на внутреннее перемещение. Назначенный документам журнал можно менять.

Для журнала могут быть определены графы журнала, для удобства просмотра реквизитов различных видов документов, отнесенных к данному журналу. Для журнала может быть описано несколько форм его визуального представления.

Для работы с документами могут использоваться специально созданные общие журналы . От «обычных» журналов документов их отличает возможность отбора документов по значению, указанному пользователем.

Журналы в системе 1С могут быть трех видов: Обычный , Общий и Дополнительный . Обычный журнал предназначен для хранения документов определенных видов. Документ также может быть включен в дополнительный журнал, при этом документ будет зарегистрирован сразу в двух журналах. Дополнительных журналов может быть несколько. Общий журнал показывает документы всех видов.

У журнала документов есть экранная форма, где можно настраивать отображаемые колонки. Можно создавать дополнительные колонки, которые будут отображать информацию из документов. Например, в журнале ПриказыКадровые удобно сразу видеть, к какому сотруднику относится каждый документ, для этого создается Графа журнала Сотрудник.