Как выплатить материальную помощь работнику. Материальная помощь студенту. Отражение материальной выплаты сотруднику в бухгалтерском учете

Материальная помощь не относится к выплатам за выполнение трудовых обязанностей сотрудника. Также данная выплата не регламентирована трудовым законодательством. Рассмотрим основные правовые аспекты и проводки по материальной помощи сотрудникам организации.

Проводки по начислению материальной помощи

Чтобы избежать споров с проверяющими органами, рекомендуется закрепить внутренними положениями виды выплат, приравненных к материальной помощи, их размер и документы, которые должны предоставлять сотрудники, чтобы ее получить.

Мат. помощь будет назначаться работнику по его письменному обращению, на основании приказа руководителя.

Отразить начисление данной выплаты сотрудникам организации следует проводкой: Дебет 91.2 Кредит 73 .

Если оплата производится лицам, не являющимися работниками организации, то проводка выглядит так: Дебет 91.2 Кредит 76 .

Фирма может производить выплату за счет нераспределенной прибыли. Для этого необходимо провести собрание учредителей и оформить решение, в соответствии с которым будут выплачены деньги. Чтобы отразить начисление для данной ситуации, нужно сделать запись Дебет 84 Кредит 73 (76).

Сам процесс передачи денежных средств отражают проводкой: Дебет 73 (76) Кредит 50 ().

Налогообложение и страховые взносы на материальную помощь

Материальная помощь не облагается НДФЛ и страховыми взносами:

• Если ее размер не превышает 4000 руб.
• Помощь выплачена при нанесении вреда здоровью из-за стихийного бедствия
• Помощь выплачена при нанесении ущерба в связи с террористическим актом
• Помощь выплачена по причине смерти близкого родственника или самого работника
• Помощь в размере до 50000 руб. в связи с рождением ребенка (данная сумма общая на обоих родителей, получающих выплату каждый по своему месту работы)

Суммы выплаченной материальной помощи не уменьшают налог на прибыль, т.е. учесть их в расходах нельзя.

Один из наиболее распространенных видов материальной помощи – выплата в связи с отпуском. Она приравнивается к оплате за отработанное время, поэтому облагается НДФЛ и взносами в полном размере.

При упрощенной системе налогообложения, если мат. помощь установлена нормативными актами организации, то она приравнена к выплате зарплаты. Следовательно, ее можно включить в расходы (объект налогообложения «Доходы минус расходы»). Для выплаты на упрощенке действуют те же нормы, что и для общего режима, т.е. случаи, когда мат. помощь не облагается взносами и НДФЛ – те же.

Пример проводок по выплате материальной помощи сотруднику

Организация по заявлению сотрудника, с приложенными документами, произвела ему выплату в связи с рождением ребенка в размере 30 000 руб. В приложенных документах есть справка 2-НДФЛ с места работы супруги сотрудника, из которой следует, что она получила такую же помощь в размере 000 руб.

Проводки:

Сегодня поговорим о правильном учете работникам для целей налогообло­жения.

Виды материальной помощи

Выплаты работникам в виде материальной помощи обычно не связаны с их трудовой деятельностью , а выплачиваются во время крупных трат работника, чтобы помочь в период тяжелого материального положения. Например, в случае смерти члена семьи работника , при необходимости провести дорогостоящее лечение самого работника или его родственников. Только к таким выпла­там можно применять определенный льготный порядок налогообложе­ния.

Как оформить?

Первое, прописать в приказе, что вы выплачиваете мат­помощь, но этого мало. Важна суть этой выплаты. Многие организации начис­ляет всем сотрудникам так называемую материаль­ную помощь к отпуску. Такие выплаты не пройдут проверку, их посчитают премиями и переквалифицируют в трудо­вые доходы. И соответственно, доначислят налоги и взносы. Ведь по сути такие доплаты к отпускам связаны с трудовой деятель­ностью работников и зависят от ее итогов.

Многие прописывают перечень событий, когда работнику может быть выплачена матери­альная помощь, и ее размер в коллективном договоре, локальных нормативных актах или трудовом договоре. Но это необязательно. Как правило, начисление матпомощи оформляется так:

• работник пишет заявление, указав в нем основание для получения помощи;
• к заявлению он прикладывает документы, подтверждающие событие, с наступлением которого связывается возникновение права на помощь:

(копия свидетельства о рожде­нии, копия свидетельства о регистрации брака, копия свидетельства о смерти и т. п.).
В принципе, он может сдать эти документы в бухгалтерию и через какое-то время после выплаты помощи; работодатель издает приказ о выплате помощи в определенном размере. Для прика­за можно использовать произвольную форму.

Помощь, полностью освобождаемая от НДФЛ и страховых взносов

В связи со смертью члена семьи работника

Единовременная материальная помощь в связи со смертью члена семьи освобождается от и в полной сумме. При этом Минфин разъяснил, что выплаты материальной помощи физлицам, производимые в связи с одним и тем же событием, но согласно разным распоряжениям организации, не могут рассматриваться как единовременные. А вот по единожды принятому организацией решению помощь может выплачиваться как разовым платежом, так и несколькими платежами, и она продолжает оставаться единовременной.

Членами семьи признаются супруги, родители и дети (усыновители и усыновленные). Правда, Минфин однажды признал членами семьи не только указанных лиц, но и братьев, сестер, проживающих совместно с работником. Такой же вывод был сделан в судебном решении. В суде также удавалось признать членами семьи для целей получения освобождения от НДФЛ и страховых взносов родителей супруга.

В связи с чрезвычайными обстоятельствами, стихийными бедствиями

Такая помощь тоже полностью освобождается от НДФЛ и взносов? Правда, есть такие нюансы:

• должна быть документально подтверждена стихийная природа несчастья. Для этого пострадавший должен получить соответствующую справку. Например, при пожаре - в Государственной противопожарной службе МЧС России. Ведь по законодательству от налогообложения освобождаются выплаты, связанные со стихийными бедствиями и ЧС, а возгорание, вызванное, в частности, поджогом или бездействием постра­давших, к стихийным бедствиям не относится;
• для целей освобождения от обложения НДФЛ неважно, будет эта помощь разовая или многократная. Кроме того, полностью освобождает­ся от налогообложения помощь, выплаченная работнику в связи с гибе­лью члена его семьи в результате стихийных бедствий или других чрезвы­чайных обстоятельств;
• для освобождения от взносов это должна быть именно единовременная помощь, выплаченная работнику в связи с тем, что пострадал он сам.

Материальная помощь, освобождаемая от НДФЛ и взносов в пределах лимита

В связи с рождением ребенка

Такая материальная помощь не облагается НДФЛ и страховыми взноса­ми, только если она не превышает 50 000 руб. на каждого ребенка и выплачена в течение первого года после рождения малыша.

Обратите внимание на такую особенность. Указанный лимит 50 000 руб. действует:

• для взносов - в отношении каждого родителя;
• для НДФЛ - в отношении обоих родителей.

То есть ваш работник дол­жен подтвердить, что второй родитель не воспользовался таким вычетом у своего работодателя. А поскольку ответственность за своевременность и полноту перечисления НДФЛ в бюджет возлагается на организацию, являю­щуюся налоговым агентом, именно ей надо следить за выполнением этого требования. Например, можно попросить работника представить справку по форме 2-НДФЛ, выданную второму родителю, которая подтверждает, что матпомощь ему не выплачивалась или выплачивалась в сумме мень­шей, чем 50 000 руб. Если же второй родитель не работает, можно взять копию его трудовой книжки, справку из службы занятости или просто заявление о том, что он такую помощь не получал.

В связи с другими событиями (при регистрации брака, на лечение, на обучение и т. д.)

Материальная помощь по всем другим основаниям не облагается НДФЛ и страховыми взносами, если суммарно за год она не превышает 4000 руб. на одного получателя 11 .

Хотя есть и такое исключение. Матпомощь на лечение можно в пол­ной сумме не облагать НДФЛ, если:

• лечение оплачено за счет средств, оставшихся в распоряжении компа­нии после уплаты налога на прибыль. При этом Минфин разъяснял, что для выполнения этого условия организация должна полностью и своевре­менно уплачивать налог на прибыль. Тогда считается, что у нее остались средства после уплаты налога;
• есть документы, подтверждающие, что деньги потрачены именно на лечение в ситуации, когда деньги перечислялись не медицинской органи­зации напрямую, а выдавались работнику.

Бухгалтерский и налоговый учет матпомощи

Сумма материальной помощи в бухучете признается прочим расходом организации в периоде ее начисления

Для целей налогообложения прибыли, а также при применении УСНО с объектом налогообложения «доходы минус расходы» суммы материальной помощи не учитываются в расходах.

Материальная помощь оказывается человеку, нуждающемуся в дополнительной помощи государства. В основном, за финансовой поддержкой обращаются студенты, инвалиды, участники Второй Мировой, матери-одиночки. Собрав нужные документы, обратившись в соответствующие инстанции, можно узнать, как получить материальную помощь, которая выплачивается каждый год. Также возможен одноразовый платёж в зависимости от заявления.

Документы на материальную помощь

Как оформить материальную помощь? Для начала соберите необходимые документы:

• Справка о составе семьи. Она предоставляется в жилищно-коммунальном управлении, которое относится к вашему району.
• Паспорт, копия значимых его страниц (первая, вторая, прописка).
• Документ, подтверждающий ваше материальное состояние. Это могут быть любые документы, связанные с данными обстоятельствами. Например, свидетельство о разводе, неуплате алиментов, удостоверение инвалида, справка из поликлиники, медицинское задокументированное обследование, список необходимых вам лекарств, цены на них, перечень процедур, их стоимость, справка о том, что вы являлись участником или очевидцем войны и т. д.
• Выписка или справка о заработной плате каждого члена вашей семьи.
• Сберегательная книжка, её ксерокопия. Можно оформить карточку на материальную помощь в банке. Необходимо указать реквизиты на номер карточки или сберегательной книжки, на которую будет приходить материальная помощь.

Необходимо обратиться в отделение, которое располагает полномочиями данных выплат - отделение социальной помощи, социальная организация защиты населения. Это касается одноразовой помощи от государства.

Материальная помощь от работодателя

Если ваше материальное положение затруднительно, вы задаётесь вопросом о том, как можно получить материальную помощь, необходимо обратиться к работодателю, если вы официально оформлены на рабочем месте. Можно подойти в главный офис или бухгалтерию компании. Для этого потребуется составить пакет документов, подтверждающих плачевное положение. Например, выписку и подтверждение из больницы, милиции, пожарной службы. Справку о том, что ребёнок инвалид, болен или брошен отцом. В зависимости от ситуации и формируется данный пакет. Все документы подаются директору компании и рассматриваются им.

Материальная помощь студенту

Такая помощь выплачивается каждый месяц в виде социальной стипендии. Перед тем как начислить материальную помощь, необходимо собрать документы, которые подтверждают необходимость помощи. Это справка о составе семьи, справка о доходах семьи, справки с мест работы семьи, также можно принести медицинские справки и заключения, чеки, подтверждающие стоимость лекарств, рецепты от врача. Эти документы нужно предоставить в деканат, также надо написать заявление на имя ректора института или колледжа. После подачи заявления и документов вашу просьбу рассмотрят и вскоре сообщат о результате. Причины, на основании которых можно писать заявление:

• Вы воспитываетесь в неполной семье (воспитываетесь матерью/отцом) или являетесь сиротой.
• Ваш семейный доход ниже прожиточного минимума.
• Родители или один из них являются пенсионерами.
• Вы из многодетной семьи.
• Вы являетесь иногородним, живёте в общежитии.
• Вы имеете детей (молодая семья). Также материальная помощь может выделяться в связи с беременностью, одноразово при рождении ребёнка. Вы можете получить материальную помощь, если вы мать/отец-одиночка.
• В связи с инвалидностью, болезнью.
• В связи с кражей, пожаром, обстоятельствами, которые привели к потере имущества или его повреждению.

В жизни каждого человека могут произойти события, когда ему будет нужна материальная поддержка. Например, при вступлении в брак или в связи с рождением ребенка. В этих случаях ему может быть оказана материальная помощь (далее — матпомощь).

Общие положения

На практике под матпомощью понимается добровольное предоставление нанимателем работникам и иным лицам, например их родственникам, бывшим работникам, денежных средств или иных материальных ценностей в связи с наступлением определенных обстоятельств.

Организации самостоятельно определяют, кому, когда, в каком порядке и размере выплачивать матпомощь <1> . Однако есть случаи, когда матпомощь предоставляется в обязательном порядке <2> .

Как правило, все эти моменты предусматриваются в локальных нормативных правовых актах, например в коллективном договоре, положении об оплате труда или положении о предоставлении материальной помощи (далее — Положение).

Кому может выплачиваться матпомощь?

В Положении может быть предусмотрено, что на получение матпомощи могут претендовать, к примеру:

— работники организации;

— родственники работников;

— бывшие работники организации, например пенсионеры, которые до выхода на пенсию работали в этой организации;

— родственники бывших работников в случае смерти этих работников.

Когда выплачивается матпомощь?

Матпомощь оказывают при наступлении определенных обстоятельств. Наниматель самостоятельно определяет случаи, в которых возможна выплата матпомощи. Их следует предусмотреть в Положении. При этом основания выдачи матпомощи могут быть различными.

«Наниматель оказывает материальную помощь в следующих случаях:

— при увольнении в связи с выходом на пенсию по достижении пенсионного возраста или инвалидности;
— в связи с юбилейными датами;
— в связи с тяжелым материальным положением;
…».

Пример формулировки в трудовом договоре:

«8. Работнику устанавливаются следующие условия оплаты труда:

8.5. единовременная выплата на оздоровление в размере 50 базовых величин».

Каковы размеры матпомощи?

Размер матпомощи наниматель определяет самостоятельно. Обычно он устанавливается:

— в фиксированной сумме;
— базовых величинах (БВ).

При этом в Положении целесообразно закрепить размер матпомощи отдельно по каждому случаю.

«Работникам организации к юбилею по случаю достижения 50-летнего возраста выплачивается материальная помощь в размере 500 белорусских рублей».

«В случае рождения у работника ребенка ему оказывается материальная помощь в размере 100 базовых величин».

Наниматель также может предусмотреть «вилку» выплат, т.е. указать, к примеру, максимальный и (или) минимальный размер матпомощи.

Примеры формулировок в Положении:

«При бракосочетании работнику оказывается материальная помощь в размере до 100 базовых величин».

«В случае рождения второго ребенка работнику выплачивается материальная помощь в размере не менее 1000 белорусских рублей».

Какова периодичность выплат?

Матпомощь может выплачиваться разово, например, при вступлении в первый брак или при увольнении в связи с выходом на пенсию. Также она может быть оказана в сроки, определенные в Положении, например раз в год к трудовому отпуску или к Новому году.

Каков порядок оказания матпомощи?

Порядок оказания матпомощи также следует закрепить в Положении.

На практике выплата матпомощи работникам производится в соответствии с распорядительным документом руководителя, например приказом. В свою очередь, приказ, как правило, издается на основании личного заявления работника. В заявлении, на наш взгляд, следует указать обстоятельства, в связи с которыми необходима матпомощь.

В Положении целесообразно предусмотреть перечень документов, которые работник должен приложить к заявлению, чтобы подтвердить наличие у него причин для получения матпомощи. Такими документами могут быть копии свидетельства о рождении, свидетельства о заключении брака, справка из медицинского учреждения и др.

Пример формулировки в Положении:

«Для получения материальной помощи работник должен подать в отдел кадров соответствующее заявление с приложением копий документов, подтверждающих наличие обстоятельств, в связи с которыми в организации выплачивается материальная помощь.

После проверки заявления и приложенных к нему документов на соответствие законодательству и настоящему Положению оно представляется руководителю организации для принятия решения.

Решение об оказании материальной помощи оформляется в форме приказа, на основании которого производится выплата материальной помощи работнику».

Обратиться за оказанием матпомощи работнику может также его непосредственный руководитель. Например, на практике встречаются случаи, когда при достижении работником пенсионного возраста его непосредственный руководитель обращается к руководителю организации с докладной запиской. На ее основании наниматель издает соответствующий приказ.

Приказ об оказании матпомощи относится к категории приказов по личному составу <6> . Так как унифицированной формы такого приказа нет, то при его подготовке следует соблюдать общие требования делопроизводства.

Пример формулировки в приказе:

«В связи с рождением ребенка у специалиста по кадрам Петровой С.Н. и в соответствии с подп. 2.4 п. 2 Положения о предоставлении материальной помощи

ОКАЗАТЬ:

Петровой Светлане Николаевне, специалисту по кадрам, материальную помощь в размере 100 базовых величин.