Путевой лист - важнейший для владельца автотранспорта документ с точки зрения принятия в расходы затрат на ГСМ. Существует ряд критериев, необходимых для корректного заполнения путевых листов, которые определены в законодательстве РФ. Рассмотрим, как правильно заполнить путевой лист, какие ошибки в документе повлекут доначисление налогов, а также приведем правила и образец заполнения документа.

В каких НПА можно найти образец заполнения путевых листов

Главный источник права, в котором зафиксирован порядок заполнения путевых листов — приказ Минтранса России от 18.09.2008 № 152 в его действующей редакции. Выделим его ключевые положения:

• путевые листы должны заполняться на каждый отдельно взятый вид транспортного средства (п. 9 приказа Минтранса № 152); при посменном использовании машины разными водителями нужно формировать отдельный лист на каждого из них (п. 11);
• максимальный срок, на который возможно оформление путевых листов и который, таким образом, может указываться в документе, — 1 месяц (п. 10);
• в наименовании документа должен быть зафиксирован тип машины, в заголовке — номер путевого листа (в соответствии с нумерацией, установленной в фирме);
• в документе, помимо основных реквизитов отправителя: названия, адреса и телефона - должен указываться ОГРН;

Образец заполнения можно скачать .

• в путевом листе должны указываться показания одометра в корреляции с датой и временем выезда машины на задание, а также ее возврата в гараж, скрепленные подписями ответственных лиц компании или ИП, а если ИП сам выполняет работу водителя, то им лично (п. 13, п. 14);
• если путевой лист оформляется при посменном пользовании машиной разными водителями, показатели одометра отмечаются в листе водителя, который первым выезжает на задание из гаража, а также того водителя, который заезжает обратно в гараж (п. 15);
• в путевом листе должны фиксироваться дата и время проведения медосмотров, которые проводятся до выезда в рейс и после возвращения из него, — они проставляются сотрудником медицинского профиля, непосредственно участвовавшим в осмотре, а также заверяются его штампом либо подписью при обязательном указании Ф. И. О. (п. 16);
• с 26.02.2017 (приказ Минтранса от 18.01.2017 № 17) обязательным реквизитом путевого листа стала отметка о проведения перед выездом в рейс (перед сменой) контроля технического состояния транспортного средства — контролирующим лицом, проводящим осмотр, указываются дата и время его проведения, заверяемые подписью с расшифровкой до инициалов (п. 16.1);
• заполненные путевые листы должны регистрироваться в специальном журнале, который заводится собственником транспорта (п. 17).

О порядке заполнения журнала учета путевых листов, читайте .

Заполненные листы должны храниться в организации, использующей транспортные средства, не менее 5 лет.

Таковы положения главного НПА, регулирующего заполнение бланков путевых листов. Способ заполнения соответствующего документа законодателем не определен — необходимые данные можно вносить в него как ручкой, так и на компьютере.

Крайне важно заполнять путевые листы корректно. Что будет, если пренебречь этим, рассмотрим на примере нескольких арбитражных разбирательств.

Подробнее об особенностях путевых листов, используемых ИП, читайте в статье «Какие особенности у путевого листа для ИП (бланк)?» .

Ошибки в путевом листе и отказ в возврате НДС

Весьма неприятными для налогоплательщика могут быть правовые последствия ошибок, допущенных в таком документе, как путевой лист. Обращает на себя внимание случай, свидетельствующий об отказе ФНС в признании права ИП на вычет по НДС по той причине, что путевые листы были заполнены некорректно.

Речь идет об арбитражном деле № А65-20582/2013. Истец — индивидуальный предприниматель — купил автомобиль у ООО и оформил ряд подтверждающих документов — накладную и акт приема-передачи. Продавец выставил в адрес покупателя счет-фактуру, в котором был указан НДС. Также известно, что ИП оплатил машину за счет кредитных средств.

ИП, осуществив государственную регистрацию машины, подал в ФНС декларацию по НДС, в которой была указана сумма к вычету. Однако налоговики отказали ИП в вычете, посчитав, что машина куплена не для бизнеса, а для личных целей.

Покупатель автомобиля подал иск в арбитраж, намереваясь добиться в судебном порядке аннулирования решения ФНС. Но успехом его попытки не увенчались — суд в 3 инстанциях подтвердил правоту налоговиков.

В ходе слушаний ИП предъявил суду в качестве доказательства пользования автомобилем для целей бизнеса копии путевых листов. Однако судьи посчитали, что данные источники не соответствуют требованиям приказа Минтранса № 152, поскольку в них не было указано некоторых важных, по мнению суда, реквизитов. Кроме того, в ходе слушаний было установлено, что в акте приема-передачи автомобиля была ошибка в указании наименования ООО, которое продало ИП транспортное средство.

Не указан пункт назначения — расходы на ГСМ списать не получится

Весьма примечательна еще одна ситуация, имевшая место в рамках арбитражного дела № А55-23291/2012. ВАС отказался его передавать на уровень президиума данной инстанции, оставив, таким образом, решение кассации в силе.

Налогоплательщик подал иск против ФНС, намереваясь оспорить решение налоговиков об отказе во включении в структуру расходов фирмы затрат на ГСМ. Инспекторы ФНС посчитали данные издержки неподтвержденными, так как в путевых листах, сформированных налогоплательщиком в подтверждение затрат на ГСМ, не были указаны пункты назначения, в которые ездили водители.

Сумма, фигурировавшая в иске, весьма приличная — 700 000 руб. Но у налогоплательщика не получилось ее отсудить. В ходе слушаний в рамках первой инстанции судьи подтвердили правоту налоговиков. Апелляция дала шанс истцу, установив, что путь следования машины, а также пункт назначения груза не должны фиксироваться в таком документе, как путевой лист, организациями, которые не являются по основному профилю деятельности транспортными. К тому же, как посчитала апелляционная инстанция, путевой лист не должен рассматриваться как единственный источник, способный подтвердить задействование автомобиля в коммерческой деятельности налогоплательщика.

Однако кассация отменила решение, вынесенное апелляционной инстанции. Судьи посчитали, что путевой лист — это документ, который создается именно с целью подтверждения обоснованности издержек фирмы в виде затрат на ГСМ. Поэтому если путевой лист не содержит сведений о пункте назначения, то, по мнению судей, нельзя достоверно установить факт задействования автомобиля водителями фирмы в служебных целях. Поэтому данный реквизит путевого листа, если следовать позиции кассации, нужно рассматривать как обязательный, отражающий сущность хозяйственной операции.

Сведения о пункте назначения, фиксируемые в таком документе, как путевой лист, если следовать логике положений определения ВАС по данному делу, должны быть в достаточной мере подробными. Как считает ВАС, путевой лист должен включать название организации, куда едет машина, а также адрес соответствующего объекта.

Правила оформления путевого листа для бухгалтерии в 2018-2019 годах

На практике может использоваться довольно широкий спектр путевых листов — все зависит от типа транспортного средства, способа его задействования, а также специфики деятельности организации. Основной источник права, в котором утверждены бланки путевых листов для различных видов автомобильной техники, а также типов предприятий — постановление Госкомстата от 28.11.1997 № 78. Однако применение этого документа не является обязательным, и владелец транспорта вправе сам разработать свой бланк путевого листа или, взяв за основу подходящую унифицированную форму, дополнить ее нужными реквизитами.

Бланки путевых листов претерпевают изменения, и в частности дополнения вносились в марте 2017 года. При заполнении документа необходимо обращать внимание на нововведения законодательства, о которых расскажем в этой статье.

Изменения, вносимые с 1 марта 2017 года

Согласно Приказу Минтранса РФ «О внесении изменений…» от 18.01.2017 г. № 17 в бланк путевого листа в 2017 году вносятся следующие изменения:

• в документе необходимо указывать сведения, касающиеся предрейсового контроля технического состояния автотранспортного средства;
• в заголовочной части документа не нужно проставлять штамп или печать в связи с тем, что она отменена к использованию хозяйствующими субъектами.

Поскольку юридические лица и индивидуальные предприниматели могут разрабатывать собственный бланк путевого листа, они должны самостоятельно учесть данные изменения и внести их в документ.

Периодичность оформления путевых листов

На периодичность оформления путевых листов влияет тот факт, является ли организация автотранспортной или нет. Если да, то они обязаны формировать путевые листы на каждый день, поскольку они считаются действительными только в течение одного дня (или смены). В случае отправки водителя в командировку организации должны выписывать путевой лист на более продолжительный период. Сотрудник должен самостоятельно оформлять путевой лист с подробным указанием маршрута следования и дат.

Если организация не является автотранспортной, то она формирует путевые листы с периодичностью, необходимой для обоснования расходов ГСМ. Однако согласно Приказу Минтранса РФ от 18.09.2008 г. № 152 срок выдачи путевого листа не должен превышать 1 месяца.

Формы путевых листов

Компании, не относящиеся к автотранспортным, оформляют путевые листы по одному из двух вариантов:

1. по типовой форме, утвержденной Госкомстатом;
2. по форме, разработанной самостоятельно.

Если бланк разрабатывается самостоятельно, его форму следует зафиксировать через учетную политику организации. Кроме того, путевые листы необходимо заполнять в любом случае, будь то собственное транспортное средство или арендованное.

Если организация планирует использовать стандартные типовые формы путевых листов, она может взять их из Постановления Госкомстата РФ от 28.11.1997 г. №78. Необходимо отметить, что эти бланки не обязательны к использованию, а потому могут быть видоизменены в соответствии с особенностями деятельности организации. К примеру, можно исключить какие-либо ненужные графы, только необходимо удостовериться, что все реквизиты, обязательные к заполнению, содержатся в путевом листе.

Скачать новые формы бланков с изменениями, внесенными в 2017 г.

Необходимый бланк путевого листа унифицированной формы можете скачать по этой . Если принято решение использовать упрощенную форму документа, ее можно скачать .

Для грузового автотранспорта может использоваться один из трех вариантов бланков, которые можно скачать по этим ссылкам:

Правила заполнения путевых листов

Транспортное средство обязательно проверяется перед выездом и после заезда, и делать это должен механик или специалист, ответственный за эксплуатацию автомобиля. При этом он снимает показания одометра, определяет расход ГСМ, а также проверяет правильность заполнения путевого листа.

На путевом листе обязательно должен поставить свою отметку медработник, ответственный за проведение предрейсового и послерейсового медосмотра сотрудников. При этом указываются дата и время, которые заверяются подписью с обозначением ФИО специалиста. На путевом листе обязательно должна быть надпись о том, что водитель «прошел предрейсовый медосмотр и допущен к выполнению трудовых обязанностей» или «прошел послерейсовый медосмотр».

Отметка о прохождении медосмотра должна быть сделана врачом, а при ее отсутствии или подписи иного сотрудника организацию оштрафуют. При этом нужно помнить, что она должна быть на всех путевых листах вне зависимости от того, находится ли автомобиль в собственности или в аренде.

Заполненные путевые листы необходимо хранить не менее 5 лет.

Заполнения путевых листов в 2017 году можно представить в виде такой таблицы:

Образец заполнения путевого листа, разработанного компанией с учетом изменений в 2017 году, можно представить таким образом:Особый момент: использование сотрудником личного автомобиля в своей трудовой деятельности

Возможна ситуация, при которой сотрудник использует личный автомобиль для осуществления трудовой деятельности. В этом случае ему положена компенсационная выплата. Согласно Письму Минфина РФ от 05.12.2012 г. № 03-03-06/1/629 все расходы сотрудника, в том числе амортизация автомобиля, ГСМ, должны возмещаться работодателем, но для этого между сторонами должно быть заключено официальное соглашение об использовании транспортного средства.

Кроме того, обязательно нужно заполнять путевой лист на данное транспортное средство, поскольку он является первичным бухгалтерским документом для учета работы водителя и использования автомобиля. Заполнять путевой лист нужно для того, чтобы:

1. подтвердить использование личного транспортного средства в хозяйственной деятельности юридического лица;
2. не облагать компенсационную выплату налогом на доходы физических лиц;
3. учитывать компенсационную выплату для определения налога на прибыль или для расчета единого налога на упрощенной системе налогообложения.

Изменения 2017 года | Обновление требований от 12.12.2017 г.

ВНИМАНИЕ!

Министерство транспорта РФ приказом от 18.01.2017 № 17 года внесло поправки в порядок заполнения путевых листов,
утвержденный приказом Минтранса от 18 сентября 2008 г. № 152.
Документ зарегистрирован в Минюсте 13 февраля и официально опубликован 15 февраля 2017 года.

После скачивания образца, обязательно прочитайте ниже рекомендации и требования к путевым листам, учитывайте особенности своей деятельности!

Зачем делать ежедневный предрейсовый осмотр:

Внимание! Последние изменения!

Приказ Министерства транспорта РФ от 7 ноября 2017 г. N 476 "О внесении изменений в отдельные приказы Министерства транспорта Российской Федерации по вопросам организации и проведения предрейсового контроля технического состояния транспортных средств и оформления путевых листов"

В путевом листе должны отражаться ОГРН перевозчика и сведения о проведении предрейсового контроля.
Дополнен перечень обязательных реквизитов путевого листа.
Помимо прочего, в нем должны указываться ОГРН юрлица (предпринимателя), а также дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства (если обязательность его проведения предусмотрена законодательством).
Кроме того, ранее предусматривалось проведение ежедневного контроля технического состояния транспортных средств перед выездом на линию с места стоянки и по возвращении к месту стоянки. Теперь речь идет только о проведении предрейсового контроля технического состояния транспортных средств до их выезда с места постоянной стоянки.
Зарегистрировано в Минюсте РФ 1 декабря 2017 г. Регистрационный N 49083.

Приказ Минтранса России от 06.04.2017 N 141 "Об утверждении Порядка организации и проведения предрейсового контроля технического состояния транспортных средств"

Для ЮЛ и ИП, осуществляющих перевозки автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, утвержден порядок проведения предрейсового контроля технического состояния транспортных средств

Контроль технического состояния транспортных средств проводится контролерами, назначаемыми перевозчиками. При этом контролеры должны соответствовать профессиональным и квалификационным требованиям, утвержденным Минтрансом России.

При проведении контроля проверяется работоспособность и состояние основных узлов и систем транспортного средства, влияющих на безопасность дорожного движения. Закреплен перечень проверяемых узлов и систем (проверяется, в том числе, исправность тормозной системы, рулевого управления, стеклоомывателей и др.).

В путевом листе исправного транспортного средства ставится отметка "прошел предрейсовый контроль технического состояния", а также подпись, фамилия и инициалы контролера, проводившего предрейсовый контроль, дата и время его проведения.

Перевозчик ведет учет прохождения предрейсового контроля в специальном журнале.

Приказ вступает в силу по истечении 180 дней со дня его официального опубликования.

Вместе с тем, ранее:

Приказ Минтранса России от 18.01.2017 N 17 "О внесении изменений в обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов, утвержденные приказом Министерства транспорта Российской Федерации от 18 сентября 2008 г. N 152"

Уточнен порядок заполнения путевых листов юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями

Установлено, что дата и время проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства проставляются контролером технического состояния автотранспортных средств или контролером технического состояния городского наземного электрического транспорта, проводившим соответствующий контроль, и заверяются его подписью с указанием фамилии и инициалов.

Кроме того, отменено положение, согласно которому в заголовочной части путевого листа проставлялась печать или штамп юридического лица, индивидуального предпринимателя, владеющих соответствующими транспортными средствами на правах собственности или ином законном основании.

Любая организация, индивидуальный предприниматель, применяющие для осуществления своей деятельности легковой автотранспорт, должны четко представлять: в чем заключается необходимость путевых листов, как они выглядят и как их надо заполнять.

Обязанность оформления путевых листов определена Федеральным законом от 8 ноября 2007 года № 259-ФЗ. Действующее законодательство обязывает оформление путевых листов для контроля, правильного учета движения топливных ресурсов и расчета заработка водительскому составу. Кроме того, ведение учета расходов по использованию автотранспорта необходимо для целей налогообложения. Поэтому путевой лист можно смело назвать главным первичным документом, служащим основанием для осуществления контроля пробега автомобиля, списания ГСМ, оплаты труда и расчета налогов.

В соответствии с Постановлением Госкомстата РФ от 28 ноября 1997 года № 78 для оформления путевых листов предусмотрены типовые формы №3 и 3-спец. - для легковых автомобилей; №4 - для легкового такси; № 4-С и 4-П - для грузового транспорта; №6 и 6-спец. - для автобусов. Правила заполнения этих форм оговорены в Приказе Минтранса РФ от 18 сентября 2008 года № 152. Эти Правила обязывают выписывать путевые листы на один день или смену. Однако в случае необходимости оформления служебной командировки диспетчеру либо уполномоченному лицу необходимо указать дату выезда и возвращения в гараж (число, месяц, год) согласно приказу руководителя. Действие срока путевого листа не должно превышать один календарный месяц. Чтобы исключить возможные придирки контролирующих органов, путевые листы надо регистрировать в журнале, который должен быть соответствующим образом прошнурован, пронумерован и скреплен печатью (унифицированная форма №8).

Путевой лист легкового автомобиля - так нужен или нет?

Путевой лист обязательно должны приобрести:

1. Водители маршрутных такси, организующие перевозку пассажиров в районе или городе.
2. Шофер, занимающийся перевозкой какого-либо груза, предметов, товаров, багажа.
3. Водители транспортных компаний, совершающих рейсы междугороднего сообщения.
4. Шофер другого наземного транспорта общественного назначения - трамвая, троллейбуса.

Заметьте, что любое юридическое лицо, имеющее транспорт в распоряжении компании, должно принимать от своих сотрудников путевые листы чтобы:

1. Знать, где же находился автомобиль компании, какую работу выполнял водитель.
2. Отчитаться перед налоговой службой.
3. Рассчитать средства, которые были потрачены на бензин и ГСМ, которые не подлежат налогообложению.
4. Уменьшить сумму налогов.
5. Вести нормативно-правовую базу данных в бухгалтерии.

Когда не нужно оформлять путевой лист:

1. Физическому лицу, использующему собственный транспорт в своих целях.
2. Физическому лицу, предоставляющему автомобиль другому лицу по доверенности.

По вопросу необходимости оформления путевого листа, если автомобиль зарегистрирован на коммерческую организацию.

Недавно к нам в редакцию пришло письмо, в котором его автор рассказал, что его остановили сотрудники Госавтоинспекции и сначала попросили предъявить доверенность на право управления транспортным средством (!), а затем путевой лист. Как вы уже поняли наш герой ехал за рулем корпоративной машины, которая принадлежит юридическому лицу. Так как водитель за рулем корпоративного автомобиля не осуществлял коммерческую перевозку пассажиров и не перевозил коммерческий груз, то согласно действующему законодательству он имел право передвигаться без путевого листа.

То же самое касается доверенности на управление ТС, которая была отменена еще в 2012 году. Но, несмотря на то, что водитель не нарушал закон, он был привлечен к административной ответственности за отсутствие путевого листа. Как вы думаете, законно ли это? Обязан ли в такой ситуации водитель иметь при себе заполненный путевой лист? Давайте разбираться.

Для начала давайте выясним, законно ли инспекторы ДПС требовали от водителя доверенность на право управления автомобилем.

И так, для этого давайте вспомним Постановление Правительства РФ № 1156 от 12.11.2012 года, который отменил абзац четвертый пункта 2.1.1 ПДД РФ. Напомним, что этот пункт регулируют перечень документов, которые водитель автомобиля обязан возить с собой и предъявлять их сотрудникам полиции при первом требовании.

Так, в частности Постановление Правительства № 1156 от 12.11.2012 года отменило абзац, обязывающий ранее водителей возить с собой документ на право управление транспортным средством в отсутствии собственника. То есть, другими словами Правительство в 2012 году отменило обязанность водителей возить с собой доверенности на право управления ТС. Соответственно, с 2012 года сотрудники полиции не имеют право требовать от водителей предъявить доверенность.

К счастью наш герой, которого остановили сотрудники ГИБДД для проверки документов знал об этом Постановлении и фактически процитировал его слово в слово сотрудникам полиции. В итоге инспекторы ДПС сразу забыли о своей просьбе и неожиданно переключились на путевой лист, потребовав предъявить заполненный документ, указав на то, что автомобиль зарегистрирован на юридическое лицо, а значит, в соответствии с законодательством все водители, управляющие корпоративным транспортом, обязаны возить с собой и предъявлять по первому требованию заполненные путевые листы .

Как вы уже поняли наш герой не имел оформленного путевого листа. В итоге сотрудники Госавтоинспекции, составив протокол об административном правонарушении и выписали штраф.

К сожалению, наш герой не юрист в области автотранспортных перевозок и в области безопасности дорожного движения. Поэтому он поверил сотрудникам полиции, что каждый водитель корпоративного транспорта обязан иметь при себе заполненный путевой лист. В итоге он, как законопослушный гражданин РФ, заплатил в установленный законом срок выписанный штраф.

Но на самом деле сотрудники ГИБДД выписали штраф не законно, и его можно было легко, оспорив в суде, отменить. Все дело в том, что наш герой, несмотря на управление автомобилем, который принадлежит юридическому лицу, был не обязан возить с собой заполненный путевой лист, поскольку не осуществлял коммерческую перевозку пассажиров или грузов. Но к сожалению Вам не удасться доказать свою правоту инспектору ГИБДД, поэтому мы настоятельно рекомендуем иметь при себе путевой лист при любой поездке на транспорте, принадлежащего организации.

И так давайте внимательно рассмотрим пункт 2.1.1 Правил дорожного движения:

Согласно пункту 2.1.1 ПДД РФ водитель механического транспортного средства обязан иметь при себе и по требованию сотрудников полиции (в том числе сотрудникам ДПС ГИБДД РФ) передавать им, для проверки следующие документы:

Водительское удостоверение или временное разрешение на право управления транспортным средством соответствующей категории или подкатегории

Регистрационные документы на данное транспортное средство (кроме мопедов), а при наличии прицепа - и на прицеп (кроме прицепов к мопедам)

- в установленных случаях разрешение на осуществление деятельности по перевозке пассажиров и багажа легковым такси, путевой лист, лицензионную карточку и документы на перевозимый груз, а при перевозке крупногабаритных, тяжеловесных и опасных грузов - документы, предусмотренные правилами перевозки этих грузов

Документ, подтверждающий факт установления инвалидности, в случае управления транспортным средством, на котором установлен опознавательный знак "Инвалид"

Страховой полис обязательного страхования гражданской ответственности владельца (полис ОСАГО)

В случаях, прямо предусмотренных законодательством Российской Федерации, иметь и передавать для проверки работникам Федеральной службы по надзору в сфере транспорта карточку допуска на транспортное средство для осуществления международных автомобильных перевозок, путевой лист и документы на перевозимый груз, специальные разрешения, при наличии которых в соответствии с законодательством об автомобильных дорогах и о дорожной деятельности допускается движение по автомобильным дорогам тяжеловесного и (или) крупногабаритного транспортного средства, транспортного средства, осуществляющего перевозки опасных грузов, а также предоставлять транспортное средство для осуществления весового и габаритного контроля

Обратите внимание на выделенный красным текст. Этот пункт указывает на то, что водители обязаны возить с собой путевой лист, только в установленных законом случаях. То есть, путевой лист, если следовать логике закона, водитель должен возить с собой не всегда. Иначе бы в законе не было бы отметки об "установленных случаях". Но тот ли случай или нет будет определять именно сотрудник ГИБДД при остановке вашего автомобиля.

Мы знаем, что возить с собой заполненный путевой лист нужно только в установленных законом случаях.

Но в каких же тогда случаях, установленных законом, водители обязаны иметь при себе заполненный путевой лист и предъявлять его по требованию полиции?

Да, действительно в определенных случаях путевой лист все-таки нужно заполнять и возить с собой, чтобы предъявить его по первому требованию. Например, в случае, когда водитель занимается коммерческой перевозкой груза (ов) или пассажиров.

Для начала давайте выясним, в каких случаях заполняется путевой лист. Этот вопрос регулируется Приказом Министерства транспорта РФ №152 от 18.09.2008 г. года "Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов", с изменениями на 2017 год.

Так, согласно этому документу, путевой лист заполняется на транспортные средства, принадлежащие юридическим лицам или индивидуальным предпринимателям для перевозки грузов, пассажиров или багажа. Вот выдержка из Приказа Минтранса №152:

"9. Путевой лист оформляется на каждое транспортное средство, используемое юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем для осуществления перевозок грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом в городском, пригородном и междугородном сообщениях"

Многие скажут что в этом документе нет ни слова о "коммерческих перевозках" поэтому, судя по всему, путевой лист должен оформляться во всех случаях эксплуатации транспортного средства, которое принадлежит юр.лицу или ИП. На самом деле это не так. Дело в том, что Приказ Минтранса №152 прямо ссылается на более важный Федеральный закон:

Закон № 259-ФЗ "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта" от 8 ноября 2007 года

Статья 1. Предмет регулирования

Настоящий Федеральный закон регулирует отношения, возникающие при оказании услуг автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, которые являются частью транспортной системы Российской Федерации. Отношения, связанные с оказанием услуг автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом и не урегулированные настоящим Федеральным законом, регулируются другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Настоящий Федеральный закон определяет общие условия перевозок пассажиров и багажа, грузов соответственно автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями, в том числе с использованием автомобильных прицепов, автомобильных полуприцепов (далее также - транспортные средства), а также общие условия предоставления услуг пассажирам, фрахтователям, грузоотправителям, грузополучателям, перевозчикам, фрахтовщикам на объектах транспортных инфраструктур.

Перевозки пассажиров и багажа, грузов автомобильным транспортом в международном сообщении регулируются международными договорами Российской Федерации.

К отношениям, связанным с перевозками пассажиров и багажа, грузов для личных, семейных, домашних или иных не связанных с осуществлением предпринимательской деятельности нужд, применяются также положения законодательства Российской Федерации о защите прав потребителей.

То есть, как видите Приказ Минтранса №152, ссылаясь на Федеральный закон №259, подразумевает, что путевой лист должен оформляться при коммерческих перевозках грузов и пассажиров. Но в этих документах нет ни слова о том, что у водителя автомобиля, который принадлежит юридическому лицу или индивидуальному предпринимателю, должен быть на руках заполненный путевой лист при любых видах перевозок. То есть, при отсутствии факта коммерческих перевозок согласно приказу Министерства транспорта, путевой лист не должен заполняться. Например, при поездках для корпоративных нужд компании. Иначе в подобном документе это было бы прописано.

В каких случаях перевозка груза и пассажиров может считаться коммерческой?

Согласно Федеральному закону №259 от 8 ноября 2007 года, коммерческими перевозками считаются услуги по перевозки грузов, багажа и пассажиров.
Также согласно этому же закону разъяснены такие понятия как груз, багаж и пассажир:

Груз - материальный объект, принятый для перевозки в установленном порядке

Багаж - вещи пассажира, принятые для перевозки в установленном порядке

Пассажир - физическое лицо, заключившее договор перевозки пассажира, или физическое лицо, в целях перевозки которого заключен договор фрахтования транспортного средства

Также обратите внимание на статью 2 "Основные понятия, используемые в настоящем Федеральном законе №259", где разъясняется, что такое перевозчик:

"Перевозчик - юридическое лицо, индивидуальный предприниматель, принявшие на себя по договору перевозки пассажира, договору перевозки груза обязанность перевезти пассажира и доставить багаж, а также перевезти вверенный грузоотправителем груз в пункт назначения и выдать багаж, груз уполномоченному на их получение лицу"

И так, что из этого следует:

Нужно ли оформлять путевой лист для водителей, которые находятся за рулем корпоративного (служебного транспорта) если они не осуществляют коммерческих перевозок, а эксплуатируют автотранспорт для внутренних нужд юридического лица или индивидуального предпринимателя?

Как вы уже поняли в этом нет необходимости, поскольку действующее Российское законодательство четко обозначила тех лиц, которые обязаны во время управления транспортным средством иметь при себе заполненный путевой лист и предъявлять его по первому требованию сотрудникам полиции.

К сожалению, некоторые сотрудники ГИБДД, по всей видимости, либо не знают об этих не очень легких законодательных нормах (хотя это их прямая обязанность), либо намерено пользуются на дороге юридической неграмотностью водителей, которые трудятся в различных компаниях.

Многие водители, даже в душе понимая, что сотрудники ДПС не законно требуют путевой лист, стараются не связываться. Для многих, к сожалению, проще заплатить штраф.

Но это приводит к безнаказанности тех недобросовестных сотрудников ГИБДД, которые незаконно требуют предъявить путевой лист с водителей, которые не занимаются коммерческими перевозками.

Поэтому советуем вам в случае незаконного привлечения к административной ответственности за отсутствие оформленного путевого листа, оспаривать действия сотрудников ГИБДД в суде, а пойдете вы в суд или нет - решать вам, но явно проще возить с собой путевой лист.

Особенности выписки путевых листов

Бухгалтер любой организации должен знать, что такой документ выписывается на 1 день, либо на 1 поездку. К примеру, вас отправляют в командировку в другой город на транспорте компании с водителем. Он должен получить путевой лист перед выездом.

Заметьте, если ваше нахождение в другом городе затянулось на 1 месяц и даже больше, то, чтобы вас привезли обратно, водитель должен будет выписать 2 такой же лист. Подтверждение этому вы найдете в Приказе №152 Минтранса РФ от 18 сентября 2008 года, под названием «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов». В нем указан срок выдачи - от 1 до 30 дней.

Оформлять листок следует на каждого водителя, особенно в том случае, когда транспорт будет использоваться несколькими сотрудниками во время перевозки (п. 11 того же приказа).

На каждый легковой или грузовой автомобиль компании также должен быть выписан свой, отдельный путевой лист (п. 9 того же приказа).

Документ должны регистрировать в бухгалтерии, либо сами руководители организации. Заметьте, срок хранения документов - не менее 5 лет.

Правила заполнения путевого листа грузового автомобиля в 2017 году - порядок внесения изменений до выезда и на линии

Чтобы правильно оформить бланк путевого листа , необходимо следовать следующим правилам:

1. Не забыть проставить сразу дату и код , по которому будут начислять компенсацию в бухгалтерии.
2. Указать марку авто, прицепа, гаражный номер , а также количество сотрудников-водителей, личные данные.
3. Определить количество рейсов , протяженность маршрута.
4. Записать, сколько литров топлива и других горюче-смазочных материалов требуется . Если в машине есть остаток, то его количество отмечают.
5. Сделать отметку о состоянии здоровья водителя у лица, который допускает водителя к своей деятельности.
6. Внести показания спидометра ТС.
7. Записать, во сколько вы выехали на машине из гаража , во сколько прибыли на место сбора пассажиров, либо груза, указать адрес этого места.
8. Описать объект перевозки.
9. Время прибытия на место отгрузки перевозимого товара следует также задокументировать.
10. Предъявление ТТН грузополучателю также отметьте в соответствующей графе.
11. Укажите и время отбытия с места отгрузки . Если случится простой на линии, то о нем следует также написать в документе, отметьте и причину.
12. Далее запишите, во сколько вы прибыли в гараж или на КПП , затем сдайте транспорт механику ОТК или КПП под подпись.

Основные формы путевых листов для легковых и грузовых автомобилей

1. Для легковушки. Оформляется такой документ по №3. Эта бумага позволяет зафиксировать работу сотрудника. В налоговой это доказательство служит основанием для начисления зарплаты.
2. Для специального авто. Это разновидность предыдущего документа для легковой машины, поэтому выписывают его по форме №3, специальной. В таком листе записываются также данные о работе водителя.
3. Для таксиста на легковой машине. Оформляется по №4. В нем также фиксируется работа шофера. По документу начисляют зарплату водителю.
4. Для грузового автомобиля, водитель которого работает сдельно , выписывается документ по форме №4-с.
5. Для грузового транспорта, водитель которого выполняет работу повременно и ежедневно , оформляется лист по №4-п.
6. Для автобуса бумага выписывается по форме №6. Обычно используется такой путевой лист для транспорта, действующего по пригородным или городским маршрутам.
7. Для автобусов необщего пользования. Перевозя пассажиров в таком транспорте, водитель должен обладать документом по специальной форме №6.

Как правильно разработать собственную форму путевых листов - правила

Не все работодатели желают связываться с оформлением путевых листов. Как правило, на заполнение бумаги уходит много времени. Поэтому можно упростить такой документ только некоторым организациям - тем, которые не имеют штатных водителей и транспортных средств, предназначенных для выполнения перевозок в целях компании.

Согласно Федеральному закону «О бухгалтерском учете» (от 21.11.1996 N129) в документе вы должны указать все главные сведения.

Штрафы 2017 за отсутствие путевых листов

Физическое лицо , передвигающегося без положенных бумаг, в частности путевого листа, не может быть уголовно наказан. Он будет привлечен к административной ответственности. Это означает, что его обяжут выплатить штраф в размере 500 рублей (ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ).

Юридическому лицу грозит больший штраф - 100 тысяч рублей (ч. 1 ст. 12.31.1 КоАП РФ). Такое же наказание ожидает компаний, организующих перевозку электрическим, наземным транспортом.

Если у Вас возникли вопросы с утверждением формы путевого листа, задавайте их в комментариях или свяжитесь с нами по телефону.

Мы можем разработать путевой лист такси именно под Вашу организацию с целью предотвращения штрафных санкций

Унифицированной формой документооборота транспортных компаний является путевой лист. Заполнение бланка необходимо для бухгалтеров в целях расчета зарплаты, списания топлива, оформления актов услуг по заказчикам; а также для водителей в целях обоснования законности перевозки грузов. Рассмотрим, какие изменения в путевых листах произошли в 2017 году – порядок формирования документа приведен ниже.

Новая форма путевого листа с 2017 года

Типовые бланки утверждены Госкомстатом в постановлении № 78 от 28.11.97 г. Форму первичного документа перевозчик вправе разработать самостоятельно, утвердив приказом руководителя. При этом обязательно отражение всех обязательных реквизитов согласно требованиям приказа № 152 от 18.09.08 г. (письмо Минфина № 03-03-06/2/161 от 25.08.09 г.).

Использование новых путевых листов в 2017 году обусловлено изменениями в приказе № 152, которые вступили в силу 26 февраля (Приказ № 17 от 18.01.17 г.). Перечень обязательных реквизитов скорректирован с учетом следующих условий:

1. Больше не требуется ставить оттиск печати/штампа транспортной компании (юр. лица или ИП) в шапке бланка.
2. Добавлена обязанность по указанию даты и времени предрейсового контроля состояния автомобиля ответственным лицом (контролером) с заверением личной подписью проверяющего и ее расшифровкой.

В связи с вышесказанными законодательными нововведениями путевые листы с 1 марта 2017 года должны соответствовать перечисленным требованиям. Если форма разработана транспортной организацией самостоятельно, необходимо проверить наличие всех обязательных строк. Если каких-либо показателей в бланке нет, следует доработать документ, чтобы избежать претензий со стороны проверяющих органов.

Основные правила составления путевых листов

Периодичность формирования зависит от специфики деятельности компании. Если предприятие относится к автотранспортным предприятиям, требуется ежедневно выписывать путевые листы – то есть на одну смену. Исключение – отправление водителя в командировку. В этом случае допускается оформление бланка на весь период отсутствия с подробным отражением предстоящего маршрута.

Если же компания не относится к автотранспортным, разрешается составлять путевой лист с заданной периодичностью, необходимость которой определяется хозяйствующим субъектов самостоятельно. К примеру, это может быть декада или месяц, но не более. Наличие путевого листа является обязательным для списания топлива, подтверждения доставки товаров и ТМЦ, обоснования расходов по налогу на прибыль.

Путевой лист грузового автомобиля

Если предприятие владеет (на правах собственности, а также аренды) грузовым автотранспортом, можно использовать различные формы путевых листов – утверждены постановлением № 78:

1. 4-П – отличается тем, что при выписке этого бланка заработок водителям начисляется повременным способом.
2. 4-С – предназначен для начисления заработка сдельным способом.

Обе формы должны содержать сведения о предприятии, водителе, автомобиле, перевозимых грузах и маршрутах. Обязательно вносятся время выезда из гаража/заезда в гараж, показания спидометра, вид используемого топлива и применяемые коэффициенты. Документ удостоверяется уполномоченными лицами – механиком, контролером, диспетчером, медицинским работником, руководителем.

Бланки путевых листов грузового автомобиля можно скачать . Там же можно скачать бланки путевых листов для ИП.

Путевой лист легкового автомобиля

Если в работе компании используется служебный транспорт, требуется оформление путевого листа легкового автомобиля для подтверждения расхода ГСМ, начисления денежной компенсации за использование машин. Документ можно разработать самостоятельно или взять за основу типовую форму путевого листа легкового автомобиля из постановления № 78. Порядок составления предусматривает отражение обязательных сведений и реквизитов.

Обратите внимание! Для работы таксистов предназначается путевой лист по ф. 4. Именно на основании этого первичного документа фиксируется объем фактической работы и начисляется зарплата водителю легкового такси.

При оформлении данных документов нужно помнить, что для легковых и грузовых автомобилей предусмотрены разные формы путевых листов . Они были утверждены Минтрансом России в соответствующем Приказе. В 2017 году приказ претерпел очередные изменения, результатом которых стало внесение новых реквизитов в рассматриваемый бланк.

Стоит отметить, что компании могут, но не обязаны использовать утвержденные формы документов. Об этом должно быть сказано в утвержденной организации. Компаниям законодательство позволяет самостоятельно разрабатывать бланки.

Единственным условием при этом является наличие обязательной информации , а именно:

• название документа;
• порядковый номер;
• информация о периоде, на который выписан путевой лист;
• информация о владельце автомобиля;
• данные автомобиля, т.е. его тип и модель, государственный номер;
• информация о километраже на начало и конец рабочего дня;
• дата и время, в которое автомобиль покинул стоянку и в которое вернулся;
• личная подпись и ее расшифровка сотрудника, контролирующего километраж автомобиля и время его работы;
• сведения о водителе;
• отметка медика об осмотре водителя;
• отметка о том, что автомобиль перед началом работы прошел технический контроль, с указанием даты и времени проведения такой проверки;
• личная подпись и ее расшифровка сотрудника, выпускающего автомобиль на выезд.

Новые обязательные реквизиты

О том, что механик должен контролировать техническое состояние автомобиля перед каждым рейсом, было указано Минтрансом России еще в 2014 году. Однако необходимого реквизита в путевом листе не было, что позволяло организациям безнаказанно игнорировать данное требование . Теперь же данный реквизит стал одним из обязательных.

С 2018 года нужно указывать точную информацию о владельце ТС. Юридические лица теперь указывают ОГРН, ИП — ОГРИП. Печать и штамп в заголовочной части — больше не обязательные реквизиты.

Унифицированные бланки уже разработаны и утверждены. Компании же, которые их не используют, должны доработать свои документы на предмет соответствия новым требованиям.

Постоянные споры ведутся по поводу того, какие же компании должны соблюдать требования Минтранса – транспортные или же все организации, у которых есть автомобили. Мнение министерства однозначно. Его требования распространяются абсолютно на все юридические лица и индивидуальных предпринимателей, даже если автомобиль используется руководством только для управленческих нужд.

Если компания не соблюдает данное требование, то ей грозит административный штраф в сумме 30 000 руб. , а также расходы на топливо могут быть исключены из налогооблагаемой базы при расчете налога на прибыль.

Сотрудник, которому поручено проведение контроля над техническим состоянием автомобиля перед началом его работы, должен иметь соответствующую аттестацию. Как правило, он является механиком или водителем. Если в компании нет такой должности, то поставить нужную отметку можно в сервисном центре, с которым придется заключить договор на обслуживание имеющегося автопарка.

Специальную подготовку может пройти, например, и сам индивидуальный предприниматель, если его деятельность связана с перевозками.

Если при проведении предрейсового контроля была обнаружена поломка, то отметку в путевом листе ставить не нужно, а автомобиль к выезду не допускается.

Согласно действующим правилам, путевой лист должен выписываться на каждое выезжающее транспортное средство, даже если это автопогрузчик и работает он в пределах склада. Название бланка должно содержать тип автомобиля. Имеется в виду легковой автомобиль или грузовой.

Кроме формы используемого путевого листа в учетной политике должно быть указано, каким образом производится присвоение номеров бланкам . Связано это с тем, что законодательство требует вести учет выдачи путевок в специализированном , где в течение года должна соблюдаться сквозная нумерация. Однако, при наличии в компании нескольких типов транспортных средств допускается нумерация листов для легковых автомобилей обособленно от грузовых.

Период, на который выдается рассматриваемый бланк, зависит от деятельности компании . Если это транспортная компания, то она выдает его сроком на один рабочий день . Исключение составляют командировки. В этом случае путевой лист действует на весь период служебной поездки .

Для всех остальных фирм жестких ограничений нет. Они также могут оформлять документ каждый день, а могут оформить его на месяц. Причем календарный месяц – это максимальный срок, на который он выдается.

Механик или водитель, имеющий соответствующие полномочия, должен заверять дату и время выезда и возвращения, километраж на начало и конец рабочего дня своей подписью. Подпись обязательно должна иметь письменную расшифровку или штамп с данной информацией.

Если на одной машине могут выезжать несколько сотрудников, то путевой лист выдается каждому водителю. В такой ситуации дата, время выезда и показания прибора, учитывающего пробег, вносятся в путевой лист водителя, который выезжает из гаража первым, а дата и время прибытия и километраж в конце рабочего дня – в путевой лист водителя, который вернул автомобиль на место постоянной стоянки.

Сотрудники, которым выдаются путевые листы, должны быть осмотрены медиком до начала работы и после нее. Он должен проставить соответствующий штамп в документ и заверить его своей подписью.

Данное требование на практике довольно часто нарушается, т.к. далеко не каждая компания может позволить себе иметь должность медицинского работника в штатном расписании. Однако отсутствие указанной отметки является серьезным нарушением. Чтобы избежать его, руководителю необходимо заключить договор на медицинское обслуживание со специализированной организацией.

Табличная часть путевого листа предназначена для внесения информации о маршруте сотрудника. Сюда вносятся данные о месте назначения, времени прибытия и выезда оттуда. Причем целесообразным представляется требование о том, чтобы заверяли эти данные ответственные лица .

Например, автомобиль торговой компании был направлен с партией груза для доставки ее в розничные магазины. В этом случае директора магазинов должны подписывать путевой лист при прибытии к ним машины. Эта мера является дополнительной функцией контроля, позволяющей проверять пробег, время работы, также она подтверждает производственный характер затрат, учитываемых по данному документу.

В путевом листе также указывается информация о движении топлива . На его основании производится . Данный участок бухгалтерского учета всегда являлся объектом пристального внимания со стороны различных проверяющих. И довольно часто налоговые органы изымали путевые листы, а точнее затраты на топливо, из расчета налога на прибыль в связи с их некорректностью, что вело к штрафным санкциям и начислению пеней.

Как было указано выше, регистрация выданных путевых листов должна вестись в специализированном журнале . Обычно этот журнал составляется за календарный год, т.к. с нового года нумерация начинается заново. Храниться он должен, как и вся документация, в том числе путевые листы, в течение 5 лет.

В текущем году действующими остаются Положения федерального законодательства, позволяющие юридическим лицам с организационно-правовой формой ООО и АО вообще не пользоваться печатью . Если руководство таких компаний принимает соответствующее решение, то оно должно быть зафиксировано в их уставе.

Таким образом, если в уставе организации указано, что компания не использует печать , то она не ставится ни на одном документе такой организации. Если же компания принимает решение об использовании печати , то ее необходимо ставить только на тех документах, на которых законодательство предусматривает данную обязанность.

Следовательно, Минтранс России, приняв в начале года изменения в Приказ №152 , просто устранил существовавшие разногласия между его положениями и вышеприведенными нормами. В частности, корректировки коснулись п. 12 Приказа, из которого было исключено упоминание о штампе и печати организации, являющейся собственником автомобиля. Считается, что данных, которые указываются в бланке путевого листа о компании, вполне достаточно для идентификации владельца.

Законами регулируется только минимальное количество информации, которая должна быть приведена в рассматриваемом бланке. Поэтому компания может принять решение о том, что она ставит свою печать на путевом листе. Ошибкой это не будет. Только данное решение нужно зафиксировать в своей учетной политике. И нужно помнить, налоговые инспекторы не вправе исключать расходы по таким путевым листам из налогооблагаемой базы.

Новый бланк 2018 года

Корректировки, которые были внесены в Приказ Минтранса России, потребовали изменения утвержденной формы путевого листа . Компании и индивидуальные предприниматели должны доработать бланки, чтобы они содержали все обязательные данные.

Так, необходимо предусмотреть место для заполнения сведений о техническом состоянии автомобиля перед работой и после нее, владельце ТС, ОГРН и ОГРИП. При этом отметка ставится с указанием даты и времени, а также с подписью ответственного сотрудника и ее расшифровкой.

Логичным с точки зрения наглядности и проверки корректности представляется внесение данных о техническом состоянии автомобиля в табличной форме. Пример такой таблицы представлен ниже.

Путевые листы должностные лица компании могут оформлять с помощью компьютера, а могут заполнять и от руки. Законодательство допускает оба варианта оформления. Основное требование – это наличие всех данных, которые перечислены в Порядке оформления путевых листов. В 2018 году путевые листы оформляют на день или срок, не больше одного месяца.

Если сотрудники фирмы используют свои автомобили в служебных целях, то компаниям рекомендуется оформлять путевые листы, иначе налоговые инспекторы при очередной проверке могут посчитать, что она не начислила на компенсации за использование личного транспортного средства сотрудника взносы на пенсионное обеспечение и социальное страхование.

В результате ей грозит не только доначисление указанных выплат, но и пеней, и . В такой ситуации позиция проверяющих однозначна : отсутствие путевого листа говорит о том, что автомобиль не был использован для осуществления основной деятельности фирмы, а сотрудник получил заработную плату, которая, в свою очередь, должна облагаться взносами во внебюджетные фонды. В такой ситуации компании остается только обратиться в суд .

Анализ арбитражной практики показывает, что корректность путевого листа – это гарантия для фирмы отстоять свою позицию . А вот небрежность в оформлении с большой долей вероятности приведет к удовлетворению требований налоговой инспекции или проверяющих со стороны внебюджетных фондов, ведь некорректно оформленный путевой лист считается неполноценным, а значит он не может подтвердить производственный характер поездки.

Такой документ изымается из учета, а затраты по нему восстанавливаются из налогооблагаемой базы, что в конечном итоге приводит к доначислению налога на прибыль, а в некоторых случаях – к отказу в вычете по налогу на добавленную стоимость.

Неполноценным может быть признан путевой лист, даже если в нем были указаны все необходимые реквизиты, но, например, не был указан маршрут движения. В такой ситуации позиции судей всех инстанций сходятся в том, что по такому путевому листу нельзя подтвердить корректность списания топлива, поэтому такие затраты не могут быть включены в расчет по налогу на прибыль.

Инструкция по заполнению путевого листа в 1С Бухгалтерия представлена ниже.